Eelnõu kooskõlastamine

Teie 30.03.2026 nr 8-1/26/1889, Haridus- ja Teadusministeerium HTM/26-0380/-1K Meie 04.05.2026 nr 1.1-11/1423-3 Arhiivieeskiri Lugupeetud haridus- ja teadusminister Rahandusministeerium kooskõlastab Vabariigi Valitsuse määruse „Arhiivieeskiri“ eelnõu järgmiste märkustega. 1) Eelnõu § 1 lg 2 kohaselt käsitatakse dokumendina arhiiviseaduse § 2 lg 1 nimetatud teavet, sealhulgas andmekogudes olevat teavet. Arhiiviseaduse kohaselt on dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. Statistikaameti spetsiifikast tulenevalt ei ole seal andmekogusid avaliku teabe seaduse tähenduses ning kõiki asutuse tegevuse käigus tekkivaid andmestikke ja andmevarasid ei saa käsitleda automaatselt teabena. See omakorda teeb keeruliseks arhiiviväärtuslikkuse väljaselgitamise, millest sõltub ka üleandmine Riigiarhiivile ehk avalikule arhiivile. Eelnõu § 5 lg 5 kohaselt peab arhiiviväärtuslikku teavet sisaldavas infosüsteemis olema tagatud võimekus masinloetaval kujul teabe eraldamiseks, teabe migreerimiseks infosüsteemide vahel ja teabe avalikku arhiivi üleandmiseks. Seletuskirjas on selgitatud, et silmas on peetud nii elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (EDHS) kui ka relatsioonilisi andmebaase. Statistikaameti puhul jääb ebaselgeks, kas arhivaalide üleandmisel peaks rakenduma eelnõu § 9 lg 3 (Infopakett arhiivikirjelduste ja digitaalarhivaalide üleandmiseks moodustatakse avaliku arhiivi koostatud struktuurinõuete alusel), kuigi tehniliselt on pigem kohalduv sama paragrahvi lg 4 ehk arhiiviväärtuslikest andmekogudest antakse avalikule arhiivile üle tõmmiseid iga andmekogu puhul kokkulepitud välba järel ja andmekogu lõpetamisel. 2) Palume parandada eelnõus läbivalt sõnapaar „loodud ja saadud“ vastavalt arhiiviseaduse sõnastusele („loodud või saadud“). 3) Eelnõu § 6 lg 1 sätestab, et asutuse arhiivis peab teave olema kättesaadav kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni, mille tagamiseks koostatakse arhiiviülevaade. Samas tuleneb määruse § 6 lg 3 punktidest 5 ja 6 mõneti vastuoluliselt, et arhiiviülevaates peavad sisalduma ka andmed teabe hävitamise kohta ja viide avaliku arhiivi vastuvõtmisaktile, kui teave on avalikku arhiivi üle antud. Maksu- ja Tolliameti (MTA) senine praktika on olnud, et hävitatud ja Rahvusarhiivi üle antud toimikute andmed kustutatakse MTA arhiiviregistrist, et register sisaldaks ainult olemasolevate toimikute andmeid. Kui edaspidi tuleks kõigi hävitatud dokumentide/andmete koosseisu kuuluvate üksuste nimetusi, kogust, piirdaatumeid ja Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272  juurdepääsukoha teavet arhiiviülevaates alles hoida, siis võib mõne aastaga juhtuda olukord, kus arhiiviülevaade ei täida eesmärki arhiivis olevate dokumentide-andmete leidmiseks, vaid sisaldab suures hulgas hävitatud dokumentide ja juba Rahvusarhiivi üle antud andmeid. 4) Täiendavalt märgime eelnõu § 6 lg 4 osas, et toetame ühtse elektroonilise keskkonna loomist, kuid sooviksime täpsemat infot, kuidas on arhiiviülevaate keskkond plaanitud üles ehitada ja milliselt on plaanitud eelnõu § 6 lg 3 nimetatud andmete esitamine. 5) Eelnõu § 14 lg 1 kohaselt koostab avalik arhiiv koostöös arhiivimoodustajaga arhiiviskeemi, mis on aluseks arhivaalide korrastamisel ja kirjeldamisel ning Rahvusarhiiv koostab arhiiviskeemi elektroonilises vastuvõtukeskkonnas. Palume selgitada, kas eesmärk on hoida üleval dubleerivaid tegevusi asutuse vaatest ehk Rahvusarhiivi jaoks peab olema arhiiviskeem ja asutuse enda jaoks täiendavalt arhiiviülevaade lisaks liigitusskeemile? Lisame taustana, et Justiits- ja Digiministeerium tegeleb analüüsiga, kuidas andmevarad (ja põhiandmed) viia kokku liigitusskeemi loogikaga, mis ei kattu arhiiviülevaatega. On oluline, et ka see vaade oleks kooskõlas arhiivieeskirjas kavandatavate tegevustega. 6) Eelnõu § 19 lg 2 ja seletuskirja koosmõjus võib jääda mulje, et Rahvusarhiivi elektroonilises kasutuskeskkonnas on kasutusel asutusepõhised kontod. Kuna tegelikult registreeruvad kasutajaks füüsilised isikud ning asutustel kontosid ei ole, tuleks seda seletuskirjas täpsustada. 7) Selgusetuks jääb, millistest kuludest kantakse edaspidi ressursimahukad keerukad ülesanded, mille nüüd võtab enda kanda avalik arhiiv ja mis varem olid asutuste kanda. Millised täiendavad kulud kaasnevad arhivaalide vastuvõtukeskkonna arendamisega, samuti mõnede ülesannete jätmisega üksnes avalikule arhiivile, st kas kaasneb täiendav vajadus tööjõu järele. Seletuskirja kulude ja tulude osas ei ole toodud välja täiendavate vahendite vajadust, samas eeltoodud vastuvõtukeskkonna arendamine ja teatud ülesannete ümberkorraldamine tõenäoliselt täiendavaid kulusid juurde toovad. Samuti ei ole analüüsitud, kas võiks tekkida ka täiendavaid tulusid, kui avalik arhiiv teatud teenuseid rohkem enda kätte koondab. Lisaks on seletuskirjas on öeldud, et määruse rakendamine ei kaota investeeringute vajadust Rahvusarhiivi tulevas(t)e arhiivihoidla(te) rajamiseks – ei ole aru saada, millele on siin viidatud ja ei ole ka täpsustatud mis summas, mis perioodi vajadused need on ja millistest vahenditest rahastus on planeeritud. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Jürgen Ligi rahandusminister Liis Lepik 53700586 [email protected] Ave Schultz 54750840 [email protected] Kärt Allert 6269307 [email protected] Agnes Peterson 58851301 [email protected]