Käskkiri

KÄSKKIRI Tartu 25.02.2015 nr 11-3/15-20 Tartu Ringkonnakohtu, Tartu Maakohtu ja Tartu Halduskohtu lähetuste korra kinnitamine Kohtute seaduse § 125 lg 1 punktide 2, 4 ja 7, § 125 lõike 2 ning justiitsministri 22.12.2005. a käskkirja nr 57 „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ § 3 lõike 3 alusel: 1. Kinnitan Tartu Ringkonnakohtu, Tartu Maakohtu ja Tartu Halduskohtu lähetuste korra (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks Tartu Ringkonnakohtu kohtudirektori 22. mai 2006. a käskkirja nr 21 „Tartu Ringkonnakohtu, Tartu Maakohtu ja Tartu Halduskohtu teenistuslähetuste vormistamise ja kulude hüvitamise ühine kord“. 3. Käskkiri jõustub 2. märtsil 2015. a. (allkirjastatud digitaalselt) Tiina Ereb Kohtudirektor  KOOSKÕLASTATUD Tartu Ringkonnakohtu, Tartu Maakohtu ja Tartu Halduskohtu esimeestega KINNITATUD Tartu Ringkonna-, Maa- ja Halduskohtu kohtudirektori 25. veebruari 2015. a käskkirjaga nr 11-3/15-20 TARTU RINGKONNAKOHTU, TARTU MAAKOHTU JA TARTU HALDUSKOHTU LÄHETUSTE KORD Tartu Ringkonnakohtu, Tartu Maakohtu ja Tartu Halduskohtu lähetuste kord kinnitatakse kohtute seaduse § 125 lg 1 p-de 2, 4 ja 7 alusel ning juhindudes avaliku teenistuse seaduse §- st 44, töölepingu seaduse §-dest 21 ja 40, Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2013. a määrusest nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr“, Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrusest nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“ ja Vabariigi Valitsuse 14. juuli 2006. a määrusest nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“. I. Üldsätted 1. Tartu Ringkonnakohtu, Tartu Maakohtu ja Tartu Halduskohtu lähetuste kord (edaspidi lähetuste kord) reguleerib Tartu Ringkonnakohtu, Tartu Maakohtu ja Tartu Halduskohtu (edaspidi kohtud) kohtunike, ametnike ja töölepingu alusel töötavate töötajate (edaspidi teenistujad) teenistus- ja töölähetuste kavandamise, lähetusse saatmise, lähetuse aruandluse ja lähetuskulude hüvitamise korda. 2. Lähetus on teenistuja saatmine kindlaksmääratud ajavahemikuks teenistus- või tööülesannete täitmisele (edaspidi teenistuslähetus) või koolitusel osalemisele (edaspidi koolituslähetus) väljapoole alalise teenistus- või töökoha (edaspidi teenistuskoht) asukohta. 3. Lähetuste kord reguleerib riigisisese lähetuse ja välislähetuse korda. Riigisisene lähetus tähendab teenistuja lähetamist Eesti Vabariigi piires, välislähetus tähendab teenistuja lähetamist välisriiki. 4. Lähetuste kord ei reguleeri kohtute esimeeste ja kohtudirektori välislähetusse saatmist, mida reguleerib Justiitsministeeriumi valitsemisala asutuste juhtidele kehtestatud kord, ja Tartu Maakohtu kinnistus- ja registriosakonna teenistujate lähetusse saatmist, mida reguleerib kinnistus- ja registriosakonna kohtudirektori kinnitatud kord. 5. Teenistuja esitab lähetusega seotud dokumendid digitaalsel kujul teenistuja tööandja kohtu dokumendihaldussüsteemis. II. Lähetuse kavandamine 6. Lähetuse kavandamisel võetakse aluseks kalendriaastasse kavandatud töökohtumised, kohtute ja Justiitsministeeriumi valitsemisala koolitusplaanid ning Riigikohtu koostatud kohtunike koolituse programm (edaspidi kohtunike koolitus). 7. Kohtudirektor planeerib koostöös kohtute esimeeste ja Tartu kohtute personaliosakonna juhatajaga (edaspidi personaliosakonna juhatajaga) kohtute lähetuskulude eelarved kalendriaasta põhiselt. 8. Kui teenistuja lähetusse saatmisega kaasneb kohtule lähetuskulude hüvitamise kohustus, saadetakse teenistuja lähetusse rahaliste vahendite olemasolul. 9. Lähetusega seotud sõitudeks kasutatakse üldjuhul ühistransporti või kohtute sõidukeid, mille kasutamine tuleb registreerida kohtus või kohtumajas kehtestatud sõidukite kasutamise korrast lähtudes. Isikliku sõiduauto kasutamine lähetuses tuleb eelnevalt kooskõlastada kohtudirektoriga. Kohtudirektor hindab isikliku sõiduauto kasutamise vajadust, võttes aluseks lähetuse eesmärgi ning aja ja rahaliste vahendite kokkuhoiu põhimõtte. 10. Teenistuja, v.a kohtunik, kes osaleb kohtunike koolitusel, on lähetuse ärajäämisest, edasilükkumisest, kestuse muutumisest või osalemise takistusest kohustatud teatama vahetule juhile, koolituslähetuse puhul ka personaliosakonna juhatajale. III. Riigisisese lähetuse vormistamine 11. Teenistuja, v.a kohtunik, kes osaleb kohtunike koolitusel, kooskõlastab riigisisesesse lähetusse mineku eelnevalt vahetu juhiga suuliselt või kirjalikult, koolituslähetuse puhul ka personaliosakonna juhatajaga. Muu lähetuse kooskõlastab kohtunik kohtu esimehe ja kolleegiumi esimehe või kohtumaja juhiga. 12. Kui teenistuja riigisisesesse lähetusse saatmisega kaasneb kohtule lähetuskulude hüvitamise kohustus, esitab lähetusse suunduv teenistuja lähetuse taotluse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis kehtestatud vormil. Riigisisese lähetuse taotlus edastatakse kulude kinnitamiseks kohtudirektorile. 13. Riigisisese lähetuse taotlust ei pea esitama, kui kohus hüvitab lähetuskuluna ainult ühistranspordipileti kulu või eelnevalt kohtudirektoriga kooskõlastatud isikliku sõiduauto kasutamise kulu. IV. Välislähetuse vormistamine 14. Välislähetusse suunduv teenistuja esitab lähetuse taotluse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis kehtestatud vormil. Teenistuja edastab taotluse kooskõlastamiseks vahetule juhile, koolituslähetuse puhul ka personaliosakonna juhatajale. Kohtunik kooskõlastab lähetusse mineku kohtu esimehe ja kolleegiumi esimehe või kohtumaja juhiga. Välislähetuse taotlus edastatakse lähetuskulude kinnitamiseks kohtudirektorile. 15. Teenistuja märgib välislähetuse taotluses lähetusega seotud eeldatavad kulud ning lisab taotluse juurde kulu tõendavad dokumendid. Teenistuja märgib välislähetuse taotluses, kui lähetusega seotud kulud hüvitab muu isik või organisatsioon. Välislähetuse taotluse juurde tuleb digitaalsel kujul lisada kutse ja/või kava või muu lähetuse põhjuseks oleva sündmuse kohta teavet andva dokumendi koopia.  Kohtudirektor võib teenistujalt nõuda täiendavaid dokumente eeldatavate lähetuskulude ja nende hüvitamise korra kohta. 16. Välislähetuse taotlus tuleb esitada vähemalt 10 tööpäeva enne kavandatud lähetuse algust. 17. Teenistuja tegeleb lähetusse suundumiseks vajaliku reisikorraldusega ning suhtleb sõidupiletite ja majutuskoha broneerimise, reisikindlustuse ja viisa vormistamise jms osas eelistatult Tartu kohtutele reisiteenuseid pakkuvate lepinguliste koostööpartneritega. Reisiteenuste tellimuse kinnitab sellisel juhul kohtudirektori abi. 18. Teenistuja välislähetusse saatmiseks vormistab personaliosakond lähetuse taotluse alusel käskkirja. Kohtuniku ja kohtujuristi välislähetusse saatmise kinnitab kohtu esimees, teiste teenistujate välislähetusse saatmise kinnitab kohtudirektor. V. Lähetuskulude hüvitamine 19. Teenistuja esitab lähetuskulude aruande hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast lähetusest naasmist digitaalselt dokumendihaldussüsteemis kehtestatud vormil lähetuse taotluse ja sellega seotud dokumentide juurde. Lähetusega seotud kulud hüvitatakse kulu tõendava dokumendi alusel, mis lisatakse digitaalsel kujul lähetuskulude aruande juurde. Lähetusega seotud kulud hüvitatakse juhul, kui seda ei ole teinud muu isik või organisatsioon. 20. Lähetuskulude aruanne esitatakse kohtudirektorile kinnitamiseks ja lähetuskulude hüvitise välja maksmise korraldamiseks. 21. Lähetuskulude aruande ja kulu tõendavate dokumentide esitamata jätmisel on kohtudirektoril õigus lugeda tehtud kulutused põhjendamatuks ja nõuda teenistujalt nende hüvitamist ja/või keelduda lähetuskulude hüvitamisest. 22. Lähetuskuluna hüvitatakse teenistujale sõidu- ja majutuskulu, samuti lähetuse põhjuseks oleva sündmuse osalustasu, viisa- ja reisikindlustuse kulu. Välislähetuse puhul hüvitatakse teenistujale reisikindlustuse ja viisa vormistamise kulu kindlustuspoliisi koopia või viisa koopia või muu kulu tõendava dokumendi alusel. Sõidupileti ettetellimise kulu, lennujaama-, reisija- ja väljalennumaksud hüvitatakse kulu tõendava dokumendi või sõidupiletile tehtud märke alusel. 23. Lähetuse majutuskulu hüvitatakse kulu tõendava dokumendi alusel. Riigisisese lähetuse puhul hüvitatakse majutuskulu ülemmääras 77 eurot iga ööpäeva kohta. Välislähetuse puhul hüvitatakse majutuskulu ülemmääras 128 eurot iga ööpäeva kohta. Kui lähetuskohas puudub võimalus kasutada piirmäärale vastava hinnatasemega majutuskohta, võib kohtudirektori nõusolekul majutuskulu piirmäära ületada, põhjendades majutuskulu piirmäära ületamise vajaduse ära lähetuse taotluses. Kui majutuskulude piirmära ületamise vajadust ei saa enne lähetusse suundumist ette näha, tuleb seda põhjendada lähetuskulude aruandes. Majutuskulu piirmäära ületamise eelneva kooskõlastamata jätmise või selle põhjendamatuse korral võib keelduda majutuskulu ülemmäära ületava summa hüvitamisest. 24. Lähetuskohta sõidu ja teenistuskohta tagasisõidu kulu hüvitatakse ühistranspordipileti või muu kulu tõendava dokumendi alusel. 25. Isikliku sõiduauto kasutamisel hüvitatakse lähetusega otseselt seotud kütuse- ja parkimiskulu. Hüvitamisele ei kuulu isikliku sõiduauto remondi- ja hoolduskulu.  Lähetuskulude aruandele tuleb digitaalsel kujul lisada kulu tõendav dokument (näiteks kütusetšekk või parkimiskulu tõendav dokument). Isikliku sõiduauto kasutamise eest lähetuses makstakse hüvitist 0,13 eurot iga läbitud kilomeetri kohta. Lähetuskulude aruandes tuleb märkida sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit sõidul lähetuskohta ja tagasi, sõiduauto omanik ja registreerimisnumber ning millisel õiguslikul alusel lähetatav sõiduautot kasutab. Aruandele tuleb digitaalsel kujul lisada koopia sõiduauto registreerimistunnistusest ja kasutamise õigust tõendavast dokumendist, v.a juhul, kui teenistuja on dokumendid eelnevalt samal kalendriaastal esitanud. VI. Päevaraha maksmine 26. Välislähetuses viibivale teenistujale makstakse päevaraha 32 eurot päevas. 27. Välislähetusse väljasõidu päeva eest makstakse päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha, kui sõiduk saabub välisriigist pärast kella 03.00. 28. Kohtudirektor võib päevaraha määra vähendada kuni 70 protsenti, kui teenistujale tagatakse välislähetuses viibimise ajal tasuta toitlustamine. VII. Avanss lähetuskulude katteks 29. Teenistujal on õigus enne lähetusse suundumist saada avanssi lähetuskulude eeldatava summa ulatuses. Taotlus avansi saamiseks tuleb esitada lähetuse taotlusega koos hiljemalt 10 tööpäeva enne lähetusse suundumist. 30. Kui teenistujale makstakse välislähetuse kulude katteks avanssi, näidatakse välislähetusse saatmise käskkirjas ära, millises summas ja millisele arveldusarvele avanss kantakse. 31. Avanss kantakse lähetuse taotluses näidatud arveldusarvele hiljemalt lähetusse suundumisele eelneval tööpäeval. VIII. Välislähetuse aruanne 32. Kohtudirektor või kohtu esimees võib välislähetusse saatmisel kohustada teenistujat pärast lähetusest naasmist esitama välislähetuse aruande, kehtestades aruandluskohustuse välislähetusse saatmise käskkirjas. Lähetusest naasnud teenistuja koostab välislähetuse aruande hiljemalt 10 tööpäeva pärast teenistuskohale naasmist. Aruanne tuleb digitaalsel kujul lisada dokumendihaldussüsteemis teenistuja lähetusega seotud dokumentide juurde. 33. Välislähetuse aruanne koostatakse vabas vormis. Aruanne peab sisaldama informatsiooni lähetuse põhjuseks olnud sündmuse toimumise aja, sihtkoha ja vastuvõtja või lähetuskohas aset leidnud sündmuse korraldaja kohta. Lähetusest naasnud teenistuja teeb välislähetuse aruandes kokkuvõtte lähetuse eesmärgist, lähetuse põhjuseks olnud sündmusel käsitletud peamistest teemadest, tehtud järeldustest, vastu võetud otsustest, võetud kohustustest teenistujale või tööandjale ja sõlmitud kokkulepetest. Aruandele võib lisada ka muid teenistuja poolt vajalikuks peetavaid andmeid (näiteks koolitusmaterjalid).