Pöördumine

SoM VAJS dokumentide koostamise ja hoidmise juhend 1. Eesmärk ja üldsätted 1.1 . Eesmärk Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeerium või SoM) ja valitsemisala juhtimissüsteemi (edaspidi VAJS) dokumentide koostamise ja hoidmise juhendi rakendamisega tagame töökorralduslike dokumentide ajakohasuse, arusaadavuse, süsteemsuse ning kehtivate dokumentide kättesaadavuse. 1 . 2 . Rakendusala Töökorralduslike dokumentide koostamise, uuendamise ja säilitamise nõudeid rakendatakse kõikidele VAJS dokumentidele (sh protsessid ja juhendid, vt tabel 2). Käesolev juhend hõlmab järgmisi etappe: Kõik VAJS dokumendid kinnitab vastavalt dokumendi eesmärgile ja ulatusele kantsler või minister, vt tabel 1: Liik Kommenteerimine Kooskõlastamine Kinnitamine SoM sisemised töökorralduslikud dokumendid , mis kohalduvad ainult SoMile , v. a kui muudes õigusaktides ei ole ministeeriumi esindamise õigust antud ainuüksi ministrile . Kõik asjasse puutuvad inimesed, sh SoM teenistujad ja VA asutuste esindajad Asekantslerid, protsessi omanik, dokumendihalduse spetsialist õigusnõunik (ÕT) NB! Ministri käskkirja kooskõlastavad kantsler ja ministri nõunikud. Kantsleri käskkirjaga VA ülesed töökorralduslikud dokumendid , mis kohalduvad kogu SoM valitsemisalas Ministri käskkirjaga Tabel 1. VAJS dokumentide kinnitamise tasemed . 1 . 3 . Alusdokumendid Käesoleva juhendi rakendamine lähtub VA JS struktuurist (S01). Ülevaade juhtimissüsteemi dokumentidest on leitav juhtimissüsteemi saidil ( JS ). Lisaks rakenduvad juhtimissüsteemi dokumentidele dokumendihalduskorras (P01_J02) ja dokumentide liigitusskeemis (viide) kehtestatud nõuded. 1 . 4 . Rollid ja vastut u s VAJS dokumentide ajakohasena hoidmist koordineerib SoM kvaliteedijuht , kes korraldab juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamise dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) ning teeb kinnitatud protsessid ja juhendid leitavaks juhtimissüsteemi saidil . PS! Muudatusi JS saidil on õigus teha vaid kvaliteedijuhil ning teabehaldusnõunikul. Igale protsessile on määratud protsessiomanik , kes vastutab protsessi asja- ja ajakohasuse eest . Kõigil teenistuja te l on õigus teha juhtimissüsteemi dokumentide muutmiseks ettepanekuid ning võimalus enne iga protsessi või juhendi uue versiooni kinnitamist ka oma arvamust avaldada . Rollide täpsem kirjeldus on toodud allolevas tabelis. Roll Kirjeldus Protsessiomanik Protsessi omanik vastutab protsessi ja sellega seotud juhendite ajakohasuse ja korrektsuse eest. hoi ab protsess i toimiva ja ajakohasena ning vaa tab dokumendi läbi vähemalt üks kord aastas. kogu b muudatusettepanekuid ja jälgi b protsessi reguleeriva id õigusruumi muudatusi; tööta b välja protsessi muudatused ja korralda b kommenteerimisring i ; kirjelda b protsess i selges ja arusaadavas vormis; lahenda b sisulised kommentaarid ja küsimused, mis protsessi või juhendiga seoses tekivad. Dokumendihalduse peaspetsialist Kooskõlastab VAJS dokumendi ning veendub selle korrektsus lähtuvalt dokumendihalduskorrale. Õigusnõunik (ÕT) Kooskõlastab VAJS dokumendi ning veendub selle kinnitamise õigusliku aluse korrektsuses. Asekantsler Kooskõlastab VAJS dokumendi ning veendub selle asjakohasuses oma valdkonna vaatest. Asutuse juht V eendub kommenteerimisringil oleva VAJS dokumendi asjakohasuses oma asutuse vaatest. Kantsler Kinnitab allkirjaga SoM sisemised VAJS dokumendid. Minister Kinnitab allkirjaga valitsemisalaülese mõjuga VA JS dokumendid. 2. VAJS dokumentide koostamine ja hoidmine VAJS dokumentide loomine ja muutmine jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Kirjeldab protsessi/juhendi vormil (P1_J1_V1), muutmisvajaduse korral korraldab dokumendis muudatuste tegemise ja kaasab vajadusel kvaliteedijuhi. Vajadusel Protsessi omanik Nõustab ja toetab protsessi omanikku, aitab koguda infot ja seda struktureerida ning vormistab dokumendid vastavalt juhtimissüsteemi nõuetele Vajadusel Kvaliteedijuht NB! Vajadusel saab protsessi/juhendit muuta ka üksikute muudatuste loeteluna eraldi käskkirjas, mille kinnitamise järgselt lisatakse kehtivale versioonile muudatus/täiendus. Sellisel juhul loob uue täisversiooni kvaliteedijuht. Kui protsessi/juhendi muudatus sisaldab arvukalt täiendusi, siis on üldjuhul otstarbekas kehtestada see uues sõnastuses, kas konkreetse dokumendi osa või dokumendi terviktekstina. Identifitseerimine ja VAJS dokumentide liigid Kõik VAJS dokumendid peavad olema tähistatud ja märgistatud versiooni (ver) numb riga. Tähis Liik Kirjeldus Vorm S Juhtimis-süsteem/ strateegia Üldine ülevaatlik dokument, mis kirjeldab liikumissuunda ja põhimõttelist käsitlusviisi mingi valdkonna juhtimisel Protsessi/ juhendi vorm (P1_J1_V1) Peab olema tähistatud ja käskkirjaga kinnitatud NB! tehnilisi juhendeid (nt PlanPro, KAIS) ei kinnitata, need registreerib ja teeb JS saidil kättesaadavaks kvaliteedijuht. P Protsess Ülevaatlik protsessikirjeldus, mis on kirjeldatud vormis tegevus-tähtaeg-vastutaja. J Juhend Spetsiifilist töölõiku, ülesannet või alaprotsessi kirjeldav dokument. Peab olema seotud protsessiga. V Vorm Vorm vm täiendav dokument. Peab olema seotud protsessi või juhendiga. Tabel 2. Juhtimissüsteemi dokumentide liigid Kommenteerimisring jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Kaasab kommenteerimisringil kõik osapooled, kelle tööd protsess/juhend puudutab. Sh ka RaM ühisosakonnale. Vähemalt 10 tp Protsessi omanik Pärast kommenteerimisringi töötab läbi ettepanekud ja kommentaarid ning teeb vajalikud muudatused failis, vajadusel peab läbirääkimisi ja kaasab kvaliteedijuhi. NB! Kõik diskussioonid, küsimused ja muudatused peavad saama lahenduse kommenteerimisringi faasis, et kooskõlastusring DHSis sujuks ladusalt. 10 tp Protsessi omanik Kooskõlastamine ja kinnitamine jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Korraldab kooskõlastusringi terviktöövoo (sh vormistab käskkirja) DHSis. Esitab kooskõlastamisele kinnitatava versiooni ning vormistab töövoo vastavalt tabelis 1 toodud põhimõtetele. NB! P rotsessiomaniku soovil võib DHSi kooskõlastusringi liikmeid lisada, kuid seejuures tuleb lähtuda otstarbekuse ja efektiivsuse põhimõtetest. 2 tp Kvaliteedijuht Kooskõlastab käskkirja (vt täpsemalt tabel 1) NB! Ministri käskkirja puhul on kooskõlastusringis ka kantsler ja ministri nõunikud . 2 tp Asekantsler, protsessi omanik, dok. halduse spetsialist, õigusnõunik (ÕT) Allkirjastab käskkirja. 2 tp Kantsler/ minister Avaldamine ja teavitamine jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Pärast käskkirja allkirjastamist lisab kinnitatud versiooni juhtimissüsteemi saidile, uuendab info VA JS dokumentide nimekirjas ning avaldab uudise sharepointis. NB! Valitsemisalaülese mõjuga protsessid/juhendid edastatakse asutusele läbi DHSi. 1 tp Kvaliteedijuht 2 . Leiab kehtiva protsessi/juhendi versiooni juhtimissüsteemi saidilt. 30 tp Teenistuja Seotud dokumendid ja lisad Protsessi/ juhendi vorm ( P1_J1_V1 ) Dokumendi muutmise ülevaade Versioon Muudatuse sisu Versioon 2 Uuendatud tabel 1 - VAJS dokumendid kooskõlastavad vastavalt liigile asekantslerid, mitte enam kõik SoM osakonnajuhatajad. Lisatud täiendus tehniliste juhendite mittekinnitamise osas. So tsiaalministeeriumi valitsemisala juhtimissüsteem i (SoM VAJS) kirjeldus Eesmärk ja üldsätted 1. 1. Eesmärk Sotsiaalministeeriumi ( ministeerium või SoM ) valitsemisala juhtimissüsteemi (SoM VAJS) eesmärk on tagada ministeeriumi ja selle valitsemisala (VA) toimimine süsteemselt, ühtsetel põhimõtetel , läbipaistvalt , tulemuslikult ja efektiivselt , seda pidevalt täiustades. Juhtimissüsteem toetab valdkonna arengukavade (RTA, HEA) ja SoM arengukava elluviimist, ministeeriumi ja asutuste põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmist ning organisatsiooni de strateegiliste eesmärkide saavutamist, mis on suunatud inimeste tervise ja heaolu suurendamisele. 2896235 154628 1. 2 . Rakendusala SoM VAJS on ministeeriumi ja selle VA toimimise raamistik , mis ühenda b k õik ministeeriumi ja rakendusasutuste tegevused tervikuks , hõlmates kõiki poliitikavaldkondi, rakendusasutusi ja teenuseid . Täpsemalt on kogu raamistik kirjeldatud kolmes peatükis. SoM valitsemisalas rakendatakse VA- üleselt teenuspõhise juhtimise põhimõtteid . 1.3. A lusdokumendid Juhtimissüsteemi loomisel on arvesse võetud avaliku sektori asutuse toimimisele kohalduvaid riiklikke õigusakte ja parimaid kogemusi . Organisatsiooni arengu aluseks on Eesti riigi pikaajaline arengustrateegia „Eesti 2035“ , valdkon dlikud arengukavad : Heaolu arengukava (HEA) ning Rahvastiku tervise arengukava (RTA) ; r iigi arengusuundi käsitlevad strateegilised dokumendid ja õigusaktid (nt riigireformi tegevuskava, riigiülene personalistrateegia jt) ; Vabariigi Valitsuse tegevusprogramm (VV TP) ; protsesside kvaliteedinäitaja ning klientide , partnerite ja oma töötajate tagasiside ; SoM organisatsiooni arengukava ; jt kohalduvad õigusaktid (nt Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused ) Ministeeriumi põhifunktsioonid ja ülesanded on fikseeritud ministeeriumi põhimääruses , detailsemalt on osakon dade ülesande i d ja funktsioon e kirjeldatud osakondade põhimäärustes . 1.4 . Rollid ja vastutus VA JS toimimise eest vastutab kantsler . A sutuste juhtimissüsteemi toimimise eest asutuse juht . VA JS keskse koordineerimise eest ministeeriumi tasandil vastutab SoM is kvaliteedijuht ning iga asutuse tasandil selleks määratud inimene . 1.4.1. Juhtimistasandid ja -organid SoMi valitsemisalas on maatriks juhtimine, mis põhineb teenuspõhi s e juhtimi s e põhimõtetel. Ministeeriumi valitsemisala juhi b minister (või ministrid) . Ministeeriumi tööd juhi b kantsler koos SoM juhtkonnaga . Ministeeriumi struktuurüksused pannakse paika põhimäärusega, mille kinnitab valitsus . Kehtiv ministeeriumi struktuur on leitav ministeeriumi kodulehelt . Valitsemisala asutuse tööd juhib asutuse juht koos asutuse juhtkonnaga. Asutuste struktuur i üksused pannakse paika põhimäärusega, mille kinnitab minister. Ministeeriumi ja selle VA kõrgeimad juhtorganid on: SoM juhtkond , kuhu kuuluvad minister, kantsler ja asekantslerid. Juhtkond võib kaasata erinevaid osakonna juhatajaid otsuste tegemis el . SoM valitsemisala juhtkond , kuhu kuuluvad minister, kantsler, asekantslerid, asutuste juhid. Ministeeriumis on inimeste juhtimise vastutus igal juhil, kellel on otsesed alluvad. See tähendab, et juht jagab ülesanded sihipäraselt ja õiglaselt, seab selged ning realistlikud ootused ja tähtajad, annab järjepidevalt tagasisidet, toetab arengut ning hoiab usalduslikku ja toetavat töökeskkonda. Täpsemalt on kõik VAJS võtmerollid kirjeldatud järgmisel lehel. Täpsemalt on juhtimisorganid, otsustuskogud koos eesmärgi ja sagedusega kirjeldatud tabelis 2. Juhtimistasand Kirjeldus Minister E sindab valitsemisalaülest poliitilist vaadet ning seab poliitilisi prioriteete. Kantsler Juhib ministeeriumi struktuurüksuste tööd ning koordineerib valitsemisala asutuste t egevust vastavalt valitsemisala strateegilistele eesmärkidele . S eab ministeeriumi strateegilised eesmärgid ning tagab nende elluviimise . V astutab ministeeriumi eelarve eesmärgipärase täitmise ees t. K innitab ministeeriumi koosseisu , et täita ministeeriumile seatud strateegilisi eesmär ke . Asekantsler Seab oma valdkonna strateegilised eesmärgid . Juhib eesmärkide täitmiseks vajalike tegevuste elluviimist oma valdkonnas. Vastutab oma valdkonna eelarve koostamise ja eesmärgipärase täitmise eest. Osakonna - juh ataja Toetab poliitikavaldkondade ja tugiteenuste tööd, tagades ressursid ning töökorralduse ja sisulise vastavuse protsessidele ja kvaliteedinõuetele , et eesmärgid oleks saavutatavad, sekkudes sisulisse juhtimisse vaid kriitiliste ressursside või strateegiliste otsuste korral. Toetab poliitika valdkondade ja tugiteenuste vahelist koostööd ja loob eeldused ühiste eesmärkide saavutamiseks (prioriteedid, kokkulepped, mõõdikud). Inimeste juhina loob kompetentse tiimi , määrates õiged ülesanded õigetele inimestele, seades realistlikud ootused ja tähtajad, pakkudes pidevat tagasisidet ning hoides toetavat ja usalduslikku töökeskkonda . Vastutab osakonna eelarve (sh välisvahendid, toetused jms) koostamise ja eesmärgipärase täitmise eest ning teeb selles vajadusel korrektiive. Poliitikajuht ministeeriumis Juhib oma poliitikavaldkon d a sisuli s e lt (sh kujunda b ja arendab ) koostöös poliitikavaldkonna tuumiktiimiga , mis on moodustatud tervikuna üle üksuste, asutuste ja organisatsioonide. V astut ab oma poliitikavaldkonna eesmär kide saavutamise eest , arvestades kliendi vajadusi, võimalikke ressursse, hetkeolukorda ning tagades jätkusuutlikkus e . V astutab sisuliste tööotsuste, dokumentide ja arengutegevuste eest . Vastutab oma poliitikavaldkonna eelarve tervikpildi hoidmise eest , omades ülevaadet tegevustest, teenuste maksumusest ja eelarve kasutusest. Tugiteenusejuh t ministeeriumis Toetab poliitikavaldkond i nende eesmärkide saavutamisel ning taga b organisatsiooni toimimi s e oma tugiteenuse raames . Vastutab oma tugiteenuse kujundamise, arendamise ja juhtimise eest. NB! V õib olla ka osakonnajuh ataja rollis , millega kaasnevad inimeste ja osakonna juhtimise ülesanded. Asutuse juht J uhib asutus t , selle eelarvet ning ressursside kasutust . Tagab, et asutuse teenused panustavad poliitikavaldkondade eesmärkide elluviimisse ning tagab volitatud teenus e juh i osalemise asutuse seisukoh tade esindamise ks poliitikavaldkondade tuumiktiimides. Teenusejuht asutuses Juhib oma teenust koostöös teenuse tuumiktiimiga poliitikavaldkonna eesmär gist ja asutu se eesmärkidega. V astutab oma teenuse kujundamise, arendamise ja juhtimise eest . Esindab teenust ja panustab proaktiivselt p oliitikavaldkonna tuumikusse . NB! Teenusejuhi rolli võib asutuses täita selleks volitatud ekspert, kelle nimi peab olema fikseeritud poliitikakaardil. Tabel 1 . Ministeeriumi j uhtimistasandid Juhtimisorgan Otsustus -kogu Liikmed/osalejad Eesmärk Regulaarsus Poliitika valdkondade sisuline juhtimine Poliitika - valdkonna tuumiktiim Poliitika - valdkonna tuumiktiim Poliitikajuht, tuumiktiimi liikmed Juhtida poliitikavaldkonna tuumiktiimi tööd valdkonna eesmärkide saavutamiseks. Üldjuhul kord kuus Valdkonna juhtimine Valdkonna koosolek (asekantsleri juhtimisel) Asekantsler, osakonnajuhatajad , poliitikajuhid Otsustada valdkonnapoliitiliste teemade sisuliste lahenduste osas , valdkonna ülevaated jms. Üldjuhul kord kuus Osakonna koosolek Osakonnajuhataja, osakonna töötajad Jälgida töötajate sooritust, ressursse ning tagada, et tiim täidab seatud eesmärgid. Otsustada töökorralduslike teemade osas . Üldjuhul 2 korda kuus Administratiivne juhtimine SoM juhtkond (va minister) Kantsleri koosolek Kantsler, asekantslerid, tugiosakondade juhid 2 x kuus ( I ja III T) kõik osakonna-juhatajad Otsustada ministeeriumiüleste mõjusate töökorralduslike teemade osas , milles on vaja kujundada põhimõttelisi SoM juhtkonna seisukohti ja ministeeriumi töökorraldust puudutavaid seisukohti. Kord nädalas SoM VA juhtkond Ministri laiendatud koosolek Minist er , kantsler, asekantslerid, asutuse juhid tugiosakondade juhid (vajaduspõhiselt) Reeglina infokoosolek, vajadusel tehakse otsuseid strateegiliste või päevakajaliste teemade osas. Kord kuus Trimestri tulemuste üle-vaatamine Minist er , kantsler, asekantslerid, asutuse juhid Vaadata üle prioriteetsete projektide ja valitsemisalaülese tööplaani edenemine, vajadusel langetatakse otsuseid. Kord trimestris Poliitika valdkondade sisuline juhtimine SoM juhtkond Ministr i koosolek Minist er , kantsler, asekantslerid Otsustada sisuliste valdkonnapoliitiliste ja -üleste teemade osas , mis vajavad suuremaid seadusemuudatusi või on seotud poliitiliste kokkulepetega Kord nädalas Ministri briif (valdkonna või teema põhiselt) Minister, asekantsler, kantsler O sakonnajuhataja , poliitikajuht ja/või teema omanik (vajadus - põhiselt) Otsustada ainult oluliste ministri otsust vajavate valdkonnapoliitiliste teemade sisuliste lahenduste osas , valdkonna ülevaated jms. Vähemalt 2 korda kuus (iga II nädal) Tabel 2. Ministeeriumi juhtimisorganid ja otsustuskogud Juhtimissüsteemi põhimõtted VAJS koondab kõik ministeeriumi ja valitsemisala protsessid ja juhendid , millel e on määratud omanik ja mis on kinnitatud kantsleri või ministri käskkirjaga . Kõik protsessi d ja juhendid on koostatud kaasates asjassepuutuvaid inimesi . J uhtimissüsteemi ja protsesside kirjeldamine on läbipaistev ning dokumendid on kõigile ministeeriumi ja VA asutuste töötajatele kättesaadavad . Juhtimissüsteemi ja põhitegevuste ülevaatus toimub regulaarselt vastavalt ülevaatus kalendrile, mille tulemused on sisendiks , et organisatsiooni pideva lt parenda da . Täpsemalt on juhtimissüsteemi dokumentide koostami st, muutmi st ja kinnitami st kirjeldatud juhendis (P 0 1_J 0 1) . Juhtimissüsteemi asjakohasena hoidmine taga takse PDCA ( Plan-Do-Check-Act ) ehk pideva parendamise põhimõtte kaudu , mis väljendub kogu tsükli rakendamises kõikide igapäevaste toimingute ja tegevuste juures. Tulemuslikkuse seiramine Poliitikavaldkondade tulemuslikkust seiratakse Vabariigi Valitsuse tegevusprogrammi (VV TP) ülesannete ja prioriteetsete projektide elluviimise abil. Lisainformatsiooni annavad nii eelnevat kalendriaastat kokkuvõtvad materjalid kui ka poliitikaval dkondade tulemusnäitaja d. Ministeeriumis osakonnajuh atajate ja juhtkonna ning rakendusasutuste juhtide tulemuslikkust seiratakse juhi tulemuskaardis seatud eesmärkide saavutamise kaudu. Tulemuskaarti on koondatud olulisemad eesmärgid ja tulemusnäitajad , mille eest juht koos oma tiimiga vastutab. Tulemuskaart pannakse kokku lähtudes prioriteetsetest fookusteemadest ning arvestades tervikuna organisatsiooni, poliitikavaldkondade ja tugiteenuste arenguvajadusi. Tulemusvaldkond Tulemusnäitaja/ mõõdik KLIENT K lien tide (sh siseklien tide ) ja p artnerite tagasiside STRATEEGIA P rioriteet sete projekt ide (PP) ja VV TP tulemuste saavutamine ARENG Töötajate rahulolu ja t ööandja soovitusindeks Tööprotsesside parendamine RAHA Eelarve vahendite juhtimine Välisvahendite kasutamine Valitsemisala toimimine 2.1. Teenuspõhise juhtimise põhimõtted 3402634 277495 0 0 Ministeeriumi ja VA juhtimine toim i b poliitikavaldkondade põhiselt (vt joonis 2) , lähtudes teenuspõhise juhtimise põhimõtetest : Poliitikavaldkonnal on selged ja mõõdetavad eesmärgid ning seda juhitakse lähtudes andmetest, faktidest ning planeeritud ressurssidest . Eesmärgid ja arendusplaanid on üle haldusala omavahel sünkroniseeritud ja toetavad üksteist . P oliitikavaldkon nal on regulaarselt üle haldusala ühise eesmärgi nimel töötav tuumiktiim . K õigil tuumiktiimi liikmetel on selge arusaam iga osapoole rollist , vastutustest ja õigustest . P oliitikavaldkondade ja teenuste arendamisel lähtume kliendikeskusest . Üks olulisemaid väärtuseid teenuspõhises juhtimises on toimiv koostöömudel , kus on määratud poliitikajuhi, teenusejuhi ja portfellijuhi rolli täitvad inimesed . Kõikidel poliitikavaldkondadel on poliitikajuht ja teenustel on teenusejuht , kes igapäevaselt juhib poliitikat või teenust üle SoM haldusala organisatsiooni(de), kaasates erinevaid osapooli. NB! Poliitikajuhi ja teenusejuhi roll, vastutus ja õigused on asutuste üleselt võimalikult sarnased. Kõik poliitikavaldkonnad on kirjeldatud poliitikakaardil , mis on kättesaadav tuumiktiimidele ning vajadusepõhiselt kõigile valitsemisala töötajatele. Asutuse t eenused on kirjeldatud teenusekaardil. Poliitikate juhtimisel, eesmärkide seadmisel ja töö planeerimisel lähtutakse primaarselt poliitikatest ja teenustest , mitte osakondadest. N äiteks koostatakse iga - aasta sed tööplaanid asutuste üleselt poliitikavaldkondade põhiselt , vt tööplaanide koostamise juhend (P02_J04) . 2.1. 1. Tuumiktiimid Koostöö toimub tuumiktiimis nii poliitikavaldkonna , teenuse kui tugi teenuse puhul . Tuumiktiimid moodustatakse struktuuriüksuste ja asutuste üleselt. Poliitikavaldkonna tuumiktiimi koosseis lepitakse kokku poliitikavaldkonnas ning kooskõlastatakse ministeeriumis tuumiktiimi liikme osakonnajuhi ning asutuse juhiga. Tuumiktiimi liikmel on oma asutusest antud volitus teenusejuhi rolli kandmiseks ja vajalikud ressursid, s h otsustusõigus, vastutus ja info jagamise õigus. Vajadusel võib tuumiktiime laiendada, kaasates ajutiselt või püsivalt ka teis i olulis i osapool i . 2.2. Poliitikavaldkonnad Ministeeriumi põhitegevus on poliitikajuhtimine (vt ptk 3. 1 ) , mille põhiväärtus seisneb erinevate teenuste (sh tegevuspõhise riigieelarve (edaspidi TERE ) teenuste) kokku juhtimises poliitikavaldkonna kui terviku vaate s. Poliitikavaldkond on juhtimisala ministeeriumi tasemel, mis h õ lmab poliitikajuhtimist koos sama valdkonna rakendustasandi teenustega (vajadusel ka teiste ministeeriumite valitsemisalade teenused). Poliitikavaldkond on reeglina TERE tegevuse tasand (al 2026. aastast). Horisontaalpoliitika on poliitikavaldkondade ülene valdkond , mis võib hõlmata nii poliitikavaldkonna kui tugiteenuse funktsiooni. 2.2.1. Ministeeriumi poliitikavaldkonnad Ministeeriumi toimimine VAJS tugineb protsessipõhisel lähenemisel ehk ministeeriumi tegevused on kirjeldatud protsessidena, mis ühendavad sarnase eesmärgiga tegevused ja neid toetavad juhendid ühtseks tervikuk s. Protsessid on jaotatud tugiteenuste vahel: iga tugiteenus koondab enda alla seotud protsessid ning igal protsessil on määratud omanik . Kõik teenistujad tegutsevad lähtuvalt kinnitatud protsessidest ja juhenditest ning kantsleri ja struktuuriüksuste juhtide korraldustest. Kvaliteedijuht vastutab juhtimissüsteemi ajakohasuse tagamise ning kõigile olemasolevatele ja uutele töötajatele juhtimissüsteemi tutvustamise eest. Protsessiomanik vastutab protsessi asjakohasuse eest . -59690 13335 T ugiteenuse eesmärk on võimestada ja toetada poliitikajuhtimist. Tugiteenust juhib tugiteenuse juht ning k õik SoM tugiteenused on kirjeldatud tugiteenusekaardil . Protsess on struktuurist sõltumatu tööviis, mis aitab tagada tegevuste ühtsust, kvaliteeti ja läbipaistvust üle organisatsiooni ja valitsemisa la. 3.1. Põhiprotsess: poliitikajuhtimine Poliitik a juhtimine on teadlik ja kooskõlastatud meetmete rakendamine eesmärgiga saavutada soovitud tulemused keskpikas ja pikas perspektiivis, tuginedes teadmistele, analüüsile ja kaasamisele. Tä p semalt on kogu poliitik a juhtimine ja sellega seotud protsessid kirjeldatud poliitika valdkonna juhtimise protsessis (P1 5 ). Poliitikavaldkonna juhtimise juurde käib lahutamatult arusaam, et protsess on läbipaistev ja selles on võimalik kaasa rääkida kõigil, keda kon kreetne muudatus puuduta b . Lisaks nõuab see mitme te osapool t e koostööd. Täpsemalt on ministeeriumi õigusloome korraldus kirjeldatud eraldi protsessis (P03) . Protsessi nimetus Omanik Poliitikajuhtimise protsess ( P1 5 ) Kvaliteedijuht 3.2. Tugiteenused Tugiteenus Eesmärk Protsess Omanik Õigusloome ja õigusalane nõustamine Tagada SoM-i õigusloome ja -tegevuste vastavus põhiseadusele, rahvusvahelisele õigusele ja hea õigusloome põhimõtetele, edendades inimkeskset, läbipaistvat ja usaldusväärset riigivalitsemist, kaitstes ministeeriumi õigushuve ning toetades terviklikult kogu ministeeriumi õigusliku selguse ja sidususe tagamisel . Õigusloome protsess (P03) Õigusala juht Lepingute sõlmimise ja haldamise protsess (loomisel) RaM-i ühisosakonna õigustalituse juht Rahvusvahelise koostöö edendamine Eesti riigi huvid on nähtavad ja kaitstud sotsiaal- ja tervisevaldkonnas ning rahvusvahelisest õigusest tulenevad võimalused on Eest inimestele võimalikult heal tasemel tagatud . EL asjade menetlemise protsess (loomisel) Euroopa Liidu ja väliskoostöö osakonnajuhataja Teadmistepõhine poliitika toetamine Toetada teadmistepõhist poliitikakujundamist, tagades objektiivse ülevaate sotsiaal- ja tervisevaldkonna arengutest ning poliitikate mõjususest. ​ Pakkuda poliitikakujundajatele vajalikku teavet ja tuge otsuste tegemisel.​ Koordineerida teadus- ja arendustegevuse koostööd nii Eestis kui ka rahvusvaheliselt. Teadus- ja arendustegevuse elluviimise protsess (loomisel) Teadusnõunik Analüüsiprotsess (loomisel ) Analüüsi osakonna juhataja Strateegiline planeerimine Tagada SoM VA-s kaasaegne, erinevaid tasemeid hõlmav ning terviklik strateegilise planeerimise süsteem, mis toetab strateegiliste eesmärkide saavutamist. Strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise protsess (P02) Strateegi aosakonna juhataja Finantside juhtimine Korraldada ministeeriumi ja VA raamatupidamine ning finantsjuhtimine. Eelarve planeerimine (viide P 02) Eelarveplaneerimise juht Finantsarvestus (viide P02) Finantsarvestusjuht Hankeprotsess (P06) RaM-i ühisosakonna õigustalituse juht Välisvahendite juhtimine Tagada EL struktuurfondide jt välisvahendite (RRF, Norra/EMP, Šveits) tõhus ja eesmärgipärane kasutamine . SoM (RA) tööprotseduuride kirjeldus (P14) Välisvahendite osakonna juh a taja Välisvahendite projektide elluviimise protsess (P17) Välisvahendite osakonna juh a taja SoM VA välistoetuste (nt EK otsetoetused, Joint Action jmt) protsess (loomisel) Välistoetuste planeerimise nõunik Organisatsiooni arendamine Edendada ministeeriumis inimkeskset ja paindlikku juhtimist, suurendada tulemuslikkust ja kohanemisvõimet ning lihtsustada strateegilist juhtimist. Organisatsiooni pideva parendamise protsess (loomisel) Kvaliteedijuht Teabehaldusprotsess (P01) Teabehaldusnõunik Kommunikatsiooni juhtimine Riik on ministeeriumi valdkondades oma inimestele arusaadav. ​ Poliitikamuudatuste elluviimise toetamine kommunikatsiooniga. Kommunikatsiooni protsess (P11) Kommunikatsioonijuht Sisekommunikatsiooni protsess (loomisel) Kommunikatsioonijuht Personalijuhtimine Tagada, et organisatsioonis töötavad õiged inimesed õigetel kohtadel, kes panustavad strateegiliste eesmärkide saavutamisse. Töökorraldust ja töökeskkonda koordineerivad juhised (P 18 ) Personalijuht Värbamise, valiku ja sisseelamise protsess (P09) Personalijuht Tulemusjuhtimise protsess (P20) Personalijuht Koolitus- ja arengutegevuste protsess (P07) Personalijuht Info- ja kommunikatsiooni-tehnoloogiate (IKT) juhtimine Tagada ministeeriumi ja VA tõhus IKT-ressursside kasutamine, toetades organisatsiooni eesmärkide saavutamist ning tagades konkurentsivõime kiiresti arenevas tehnoloogilises keskkonnas. Infoturbepoliitika (P10) Sh IKT kasutamise juhend (P10_J01) Innovatsiooni asekantsler Digilahenduste koordineerimine SoM VA-s on terviklik ja hästi koordineeritud digiarenduste süsteem, mis tagab selge ülevaate arendusprojektide mahust, ressursside (inimesed, raha, aeg) jaotusest ning toetab sotsiaal- ja tervisevaldkonna digilahenduste integratsiooni ja tõhusat rakendamist. Arendusportfellide koordineerimise protsess (P05) Arendusportfellide nõunik Toimepidevuse ja kriisideks valmisoleku tagamine Tagada ministeeriumi suutlikkus täita oma põhifunktsioone ja VA pakutavaid teenuseid katkestusteta või võimalikult lühikese katkestusega. Kriisireguleerimise protsess (P13) Kriisireguleerimis- ja toimepidevuse juht Siseaudit (ja riskijuhtimine) Anda SoM-ile ja SoM-i VA asutustele kindlust, et sisekontrollisüsteem toimib ja tegevused on kooskõlas asutuste eesmärkidega. Siseauditi protsess (P08) Siseauditi juht Riskijuhtimise protsess (P12) Siseauditi juht Haldusjuhtimine Tagada tõhus ja säästlik töökorraldus, mis toetab asutuse eesmärkide saavutamist, luues töötajatele turvalise, mugava ja keskkonnasäästliku töökeskkonna ning pakkudes sujuvat ja kvaliteetset haldusteenust. VA riigivara (sh kinnisvara) haldamise protsess (loomisel) R A M-i ühisosakonna kinnisvaratalituse juht Füüsilise töökoha haldusprotsess (loomisel) R A M-i ühisosakonna haldustalituse juht Lähetuste protsess (P04) SoM-i juhiabi Seotud dokumendid ja lisad Juhtimiskalender ( S 0 1_ V 0 1 ) VAJS dokumentide koostamise ja hoidmise juhend (P 0 1_J 0 1) Juhtimissüsteemi sait SoM -i Sharepointi s LISA 1 Poliitikajuhi roll LISA 2 Tuumiktiimi liikme roll LISA 3 Osakonnajuh ataja roll (SoM) LISA 4 Tugiteenuse juhi roll (SoM) LISA 5 Teenus e juhi roll (asutuses) Dokumendi muutmise ülevaade V ersioon Muudatuse sisu 2 J uhtimissüsteemi struktuur on viidud t eenusepõhiseks , täiendatud juhtimissüsteemi struktuuri (ptk 2.1), juhtimistasandid ja -organid on integreeritud ühte tabelisse (ptk 1.4.1) ning lisatud iga tugiteenuse eesmärk ja uuendatud protsesside nimekirj a iga tugiteenuse juures . 3 Ü henda tud SoM JS (S01_ver2) ja TPJ raamistiku (P16 _ver1 ) üheks tervikuks , uue pealkirjaga VAJS . Ptk 1.4 : l isatud asutuse juhi roll, ühtlustatud SoM juhtimisorganeid ning uuendatud SoM juhtkonna koosolekut (2x kuus osalevad osakon na juhatajad ) . Ptk 3 : ü hend atud organisatsiooni arendamise ja teabehalduse tugiteenuse d üheks . Lisa tud VAJS kinnitamise käskkirjale ka poliitikavaldkonnad ning kvaliteedipoliitika muud etud t ervishoiu kvaliteedi poliitikavaldkonnaks . LISA 1 Poliitikajuh i roll Poliitikajuhi roll on oma poliitikavaldkonna sisuline juhtimine (sh kujundamine ja arendamine) koostöös poliitikavaldkonna tuumiktiimiga , mis on moodustatud tervikuna üle üksuste, asutuste ja organisatsioonide. Poliitikajuhi vastutus on saavutada poliitikavaldkonna eesmärgid arvestades kliendi vajadusi, võimalikke ressursse, hetkeolukorda ning tagades jätkusuutlikkus. Ülesanded ja vastutus: juhib poliitikat , sh veab eest õigusloomet, muutuste kavandamist ja elluviimist, hindab poliitika rakendumist ning jälgib valdkonnale seatud eesmärkide poole liikumist; tagab poliitikavaldkonna aja- ja asjakohase ülevaate olemasolu , sh ülevaate arenguvajadustest (nt seosed teiste poliitikatega, õigusaktid, infosüsteemid, andmekogud, toimepidevus, võrgustikutöö jms) (vt P15 ptk 2.2 ) ; tagab poliitikakaardi l info õigsuse ; moodustab poliitikavaldkonna tuumiktiimi ja juhib selle tööd , sh tiimiliikmete rollijaotuste kokku leppimist ning vajalike ülesannete kokkuleppimist ja elluviimist; seab koos tuumiktiimi ja seotud osapooltega poliitikavaldkonna eesmärgid, mõõdikud ja ressursivajaduse . O saleb teenuste eesmärgistamises ning teeb ettepanekuid uute teenuste loomiseks või olemasolevate muutmiseks; prioriseerib oma poliitikavaldkonna eesmärke ja tegevusi lähtudes kokkulepetest, suunistest ning valdkonna vajadustest ja olemasolevatest ressurssidest; teeb koostööd teiste poliitikavaldkondadega eesmärkide saavutamiseks; on poliitikavaldkonna kõneisik , kes selgitab poliitikavaldkonnas tehtud poliitilisi valikuid ja otsuseid ning nende mõju erinevatele sihtrühmadele ning avalikkusele; kaasab siht- ja sidusgruppe (vt P15 ptk 2. 1 ) ; vastutab koos tuumiktiimiga poliitikavaldkonna tööplaani koostamise ja täitmise eest ning hindab ja arvestab selle täitmisega seotud risk id e ga ; v astutab poliitikavaldkonna eelarve tervikpildi hoidmise eest , omades ülevaadet tegevustest, teenuste maksumusest ja eelarve kasutusest ; tagab, et poliitikavaldkon d on riigisise ses ja rahvusvaheli ses koostöö s esindatud (Eesti huvide ja positsioonide esitamine, selgitamine ning kaitsmine), esindab poliitikavaldkonda oma ülesannete piires sealhulgas eelnõude menetlemisel Riigikogus. LISA 2 Tuumiktiimi lii kme roll (nt nõunik) ministeeriumis Tuumiktiimi liikme roll on oma tegevusega ning pädevuse piires t oetada poliitikavaldkonna eesmärkide saavutamist . Ülesanded ja vastutus: panustab poliitikavaldkonna visiooni loomisesse ja toetab selle elluviimist ; osaleb poliitikavaldkonna eesmärkide ja mõõdikute seadmisel , elluviimisel ning teeb ettepanekuid poliitikavaldkonna arendamiseks ; võtab osa poliitikajuhtimise tegevustest , muutuste kavandamisest ja elluviimisest, hindab poliitika rakendumist ning jälgib oma pädevuse piires valdkonnale seatud eesmärkide poole liikumist; eesmärkide täitmiseks teeb koostööd teiste tuumiktiimi liikmetega , teenuste juhtidega ning teiste seotud osapooltega; koostab ja esitab poliitikajuhile ja osakonnajuhile ettepanekuid poliitikavaldkonna tööplaani ja eelarve koostamiseks; teeb poliitikajuhile ettepanekuid poliitikavaldkonnas olevate teenuste loomiseks või muutmiseks; osaleb poliitikavaldkonnaga seotud riigisiseses ja rahvusvahelises koostöös (Eesti huvide ja positsioonide esitamine, selgitamine ning kaitsmine), esindab poliitikavaldkonda oma pädevuse ja rolli piires, sealhulgas eelnõude menetlemisel Riigikogus. LISA 3 Osakonnajuh ataja roll (SoM) Osakonnajuh a t aja kannab ministeeriumis kahte rolli: portfellijuh t ja inimeste juh t . Portfellijuhina on tema ülesanne tagada oma osakonna poliitikate /tugiteenuste omavaheline sidusus ja terviklikkus ning enda portfelliga seotud eesmärkide elluviimine poliitikavaldkondade kaudu. Inimeste juhina on tema ülesandeks luua kompetentne t iim ja kujundada inimestele eesmärkide saavutamiseks toetav keskkond . Ülesanded ja vastutus portfellijuhina : jälgib ja tagab oma osakonna poliitikavaldkondade ja tugiteenuste omavahelise sidususe ja terviklikkuse, sh kooskõla arengukava eesmärkidega; tagab oma portfelliga seotud eesmärkide planeerimise ning vastavalt protsessidele kvaliteetse ja tähtaegse elluviimise läbi poliitikavaldkondade ; osaleb oma osakonna poliitikavaldkondade /tugiteenuste tööplaanide ja tegevuste planeerimises , et tagada kooskõla valdkondlike strateegiliste eesmärkidega ; koostab oma osakonna eelarve ning vastutab selle efektiivse ja eesm ä rgip ä rase kasutamise eest; teeb ettepanekuid poliitikavaldkondade /tugiteenuste ü mberkorraldamiseks ja muudatuste planeerimiseks ning osaleb nende elluviimises; vajadusel osaleb poliitikavaldkondade tuumiktiimides ja valdkonnaüleses koostöös või määrab selleks esindaja ; Ülesanded ja vastutus inimeste juhina : j uhib inimesi ning osakonna tööd ja tagab osakonnale pandud ülesannete täitmise ; selgitab välja osakonna inimeste koolitus- ja arenguvajadused ja toetab nende arengut ; jälgib osakonna inimeste töökoormust ning teeb vajadusel töökorralduses muudatusi. LISA 4 Tugiteenuse juh i roll ( SoM ) Tugiteenuse juhi roll on võimestada poliitikavaldkonda /tugiteenust eesmärkide saavutamisel . Tugiteenuse juht vastutab oma teenuse kujundamise, arendamise ja juhtimise eest. Tugiteenuse juht võib olla osakonnajuh a t aja , millega kaasnevad inimeste juhtimise ülesanded. Ülesanded ja vastutus: juhib oma teenust ja vastutab tugiteenuse planeerimise ja osutamise eest , et poliitikavaldkonnad /tugiteenused saaksid oma tegevustes vajalikku tuge (nt finants, arendus, kommunikatsioon vmt); tagab tugiteenusekaardi l info õig suse; vastutab tugiteenuse tööplaani koostamise ja täitmise eest ning hindab ja arvestab selle täitmisega seotud risk idega ; teeb koostööd poliitikajuhtidega ja teiste tugiteenuste juhtidega, et mõista nende vajadusi ning pakkuda ootustele vastavat teenust; tagab, et tugiteenus on kooskõlas organisatsiooni strateegiliste suundadega (nt SoM-i arengukava ga ); parendab oma tugiteenust (sh juurutab uusi metoodikaid) ning hoiab protsessid asjakohasena . LISA 5 Teenus e juh i roll (asutuses) Teenusejuhi roll on oma teenuse sisuline juhtimine koostöös teenuse tuumiktiimiga ning kooskõlas poliitikavaldkonna eesmärkidega. Teenusejuht vastutab oma teenuse kujundamise, arendamise ja juhtimise eest ning panustamise eest poliitikavaldkonna tuumikus , lähtudes kliendi vajadustest . Ülesanded ja vastutus asutuses: on üldjuhul oma teenuse kõneisik, kes selgitab teenuse osutamisega seonduvaid aspekte erinevatele sihtrühmadele ning avalikkusele; vastutab teenusega seotud otsuste ja prioriteetide eest; tagab oma teenuse aja- ja asjakohase olukorrapildi (nt teenusekaart) olemasolu, sh ülevaade teenuse eelarvest ja arendusvajadustest; omab ülevaadet teenuse osutamisega tekkiva test või kogutava test andme test , järgib andmekogumisel riiklikke või rahvusvahelisi suuniseid ja parimaid praktikaid, tagab kogutud andmete kirjeldamise ning kvaliteedi; moodustab teenuse tuumiktiimi ja juhib selle tööd; loob koos teenuse tuumiktiimiga teenuse visiooni ja seab eesmärgid, mõõdikud ning ressursivajaduse, kooskõlastades need poliitikavaldkonna tuumiktiimis; prioriseerib oma teenuse eesmärke ja tegevusi lähtudes kokkulepetest, suunistest ning valdkonna vajadustest ja olemasolevatest ressurssidest; teeb koostööd tuumiktiimi ja teiste osapooltega eesmärkide saavutamiseks, et tagada teenuse kvaliteetne osutamine; hoiab ja talletab ajakohase ülevaate teenuse osutamisest: millised on kliendi ootused ja vajadused, mida teenus aitab lahendada; kuidas teenust osutatakse (sh kuidas osutatakse teenust erinevates kanalites); milline on kliendi kasutuskogemus selle teenusega; millist kommunikatsiooni teenuse kohta klientidele tehakse; millised on teenust reguleerivad ja mõjutavad õigusaktid ning valdkondlikud standardid; millised on teenuse põhiprotsessid või võtmetegevused; kes on teenuse osutamisega seotud osapooled ja mis on nende roll; millised on olulisimad takistused ja riskid teenuse osutamisel ning nende maandamismeetmed; millised tooteid teenuse osutamiseks kasutatakse. Ülesanded ja vastutus tuumiktiimi liikmena: esindab teenust poliitikavaldkonna tuumiktiimis, sh omades volitust vastutada teenusega tehtud otsuste eest; panustab poliitikavaldkonna visiooni loomisesse ja toetab selle elluviimist; osaleb poliitikavaldkonna eesmärkide ja mõõdikute seadmisel ning teeb ettepanekuid poliitikavaldkonna arendamiseks; osaleb poliitika juhtimises, muutuste kavandamises ja elluviimises; eesmärkide täitmiseks teeb koostööd teiste tuumiktiimi liikmetega, teenuste juhtidega ning muude seotud osapooltega; esitab poliitikajuhile ettepanekuid poliitikavaldkonna tööplaani ja eelarve koostamiseks; teeb poliitikajuhile ettepanekuid poliitikavaldkonnas olevate teenuste loomiseks või muutmiseks. MINISTRI KÄSKKIRI 15.01.2026 nr 2 Sotsiaalministeeriumi valitsemisala juhtimissüsteemi (VAJS) ning VAJS dokumentide koostamise ja hoidmise juhendi kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punkti 1 ja Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014. a määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 7 alusel ning juhindudes Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 4 lõikest 3: 1. Kinnitan järgmised dokumendid: 1.1. Sotsiaalministeeriumi valitsemisala juhtimissüsteemi (SoM VAJS) kirjeldus, tähis S1_ver3, lisatud lisana 1; 1.2. SoM VAJS dokumentide koostamise ja hoidmise juhend (P01_J01_ver2), lisatud lisana 2; 1.3. Sotsiaalministeeriumi poliitikavaldkonnad, lisatud lisana 3. 2. Tunnistan kehtetuks järgmised dokumendid: 2.1. kantsleri 28.02.2024 käskkirja nr 4 lisa nr 1 (Sotsiaalministeeriumi juhtimissüsteemi kirjeldus, tähis S1_ver2) ja lisa nr 4 (Juhtimissüsteemi dokumentide koostamise ja hoidmise juhend, tähis P1_J1_ver1); 2.2. Sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 28.10.2024 käskkirja nr 70 „Sotsiaalministeeriumi poliitikavaldkondade kinnitamine“; 2.3. Sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 14.01.2025 käskkirja nr 6 „Teenusepõhise juhtimise raamistiku ja digiarenduste rohepõhimõtete kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Karmen Joller sotsiaalminister  KINNITATUD Sotsiaalministri 15.01.2026 käskkirjaga nr 2 Lisa 3 Sotsiaalministeeriumi poliitikavaldkonnad 1. Terviseala asekantsleri vastutusala poliitikavaldkonnad 1.1. Tervisekäitumise poliitika 1.2. Keskkonnatervishoiu poliitika 1.3. Nakkushaiguste ennetamise poliitika 1.4. Vaimse tervise poliitika 1.5. Esmatasandi tervishoiu poliitika 1.6. Spetsialiseeritud abi poliitika 1.7. Ravimi- ja meditsiiniseadmete poliitika 1.8. Tervishoiuteenuste kvaliteedi poliitika 1.9. Tööjõupoliitika 2. Sotsiaalala asekantsleri vastutusala poliitikavaldkonnad 2.1. Perepoliitika 2.2. Laste heaolu teenuste poliitika 2.3. Lastekaitsepoliitika 2.4. Ohvriabipoliitika 2.5. Pensionipoliitika 2.6. Majandusliku toimetuleku poliitika 2.7. Hoolekandeteenuste poliitika 2.8. Sotsiaaltöö korralduse poliitika 2.9. Puudega inimeste õiguste poliitika 2.10. Sotsiaalkindlustuspoliitika 3. Innovatsiooni asekantsleri vastutusala poliitikavaldkonnad 3.1. Digilahenduste poliitika 3.2. Andmepoliitika 4. Kantsleri vastutusala poliitikavaldkonnad 4.1. Toimepidevuse ja kriisideks valmisoleku poliitika 4.2. Rahvusvahelise koostöö edendamise poliitika