Teabehalduse kord

FOR OFFICIAL USE Notation made on: Restriction on access valid until: Basis: Holder of information: Estonian Information and Communication Technology Centre (isiku nimi) Your Ref: (asutuse nimi) (aadress) Our Ref: (indeks, linn) (riik) (pealkiri) Dear Mr/Ms Perekonnanimi, [siia kirjuta kirja sisu]  Lorem ipsum 1. Lorem ipsum 1.1. Lorem ipsum 1.1.1. Lorem ipsum 1.1.1.1. Lorem ipsum With best regards, (signed digitally) (allkirjastaja) [siia kirjuta allkirjastaja ingliskeelne ametinimetus] Encl. (koostaja) (koostaja e-posti) Copy to Lõõtsa 8a / 11415 Tallinn / ESTONIA / [email protected] / https://www.rit.ee  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: Kehtib kuni: Alus: Teabevaldaja: Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus (isiku nimi) Teie (asutuse nimi) (e-post) Meie (aadress) (indeks, linn) (pealkiri) Austatud (isiku nimi) [siia kirjuta kirja sisu] Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastaja nimi) (ametikoht) Lisad: Lisaadressaadid: (koostaja nimi) (koostaja e-post) Lõõtsa 8a / 11415 Tallinn / [email protected] / www.rit.ee / Registrikood 77001613  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: Kehtib kuni: Alus: Teabevaldaja: Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus (kuupäev) nr (viit) DOKUMENDILIIK (Pealkiri) (sisu)  KÄSKKIRI 15.01.2025 nr 1 Teabehalduse kord Ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri 12.11.2021 käskkirjaga nr 225 kinnitatud (24.08.2022 käskkirjaga nr 196 muudetud) Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse põhimääruse § 13 lõike 1 punkti 7 alusel 1. kinnitan teabehalduse korra (uus terviktekst koos lisadega 1—4), 2. tunnistan kehtetuks direktori 21.12.2023 käskkirja nr 23 „Teabehalduse korra kinnitamine“, 3. käskkiri jõustub tagasiulatuvalt alates 01.01.2025. (allkirjastatud digitaalselt) Ergo Tars direktor  KINNITATUD direktori 15.01.2025 käskkirjaga nr 1 Lisa Sisukord 1. Üldsätted ....................................................................................................................................... 2 2. Mõisted ja lühendid ....................................................................................................................... 2 3. Vastutus ......................................................................................................................................... 3 4. Dokumendihaldus ......................................................................................................................... 4 5. Teabe avalikustamine ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine........................................... 9 6. Pitsati hoidmine ja kasutamine ...................................................................................................... 9 7. Asjaajamisaasta alustamise ja lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide hoid .................... 10 8. Asjaajamise üleandmine.............................................................................................................. 10 9. Teabe säilitamine, hoidmine ja hävitamine ................................................................................. 10 10. Sisuhaldus sise- ja välisveebis..................................................................................................... 11 11. Dokumendihalduse mõõdikud..................................................................................................... 12 1. Üldsätted 1.1. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (edaspidi RIT) teabehalduse korraga (edaspidi kord) reguleeritakse teabe haldamist, jagamist ja vahetamist. Teabehalduse alamtegevused on andme- , dokumendi- ja sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja selle kaitse korraldamine. 1.2. Kord ei reguleeri riigisaladust ega salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide, mis on sätestatud riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses ning riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse korras, töötlemist. 1.3. Teabehalduses lähtutakse teabe minimaalse dubleerimise põhimõttest, st sama teavet ei hoiustata erinevates süsteemides. 1.4. Dokumendihalduses lähtutakse lisaks käesolevale korrale Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Dokumentides, millele kehtivad erinõuded (nt raamatupidamisdokumendid), lähtutakse vastavatest õigusaktidest ja RITis kehtestatud dokumentidest. 1.5. Direktor kehtestab käskkirjaga RITi dokumentide liigitusskeemi, mis on dokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise ja registreerimise ning säilitustähtaegade ja juurdepääsutingimuste määramise alus. Liigitusskeemis määratakse kindlaks kõigis infosüsteemides hoitava teabe säilitustähtajad. 1.6. RIT lähtub isikuandmete töötlemisel isikuandmeid reguleerivatest õigusaktidest ja RITi direktori käskkirjast „Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (RIT) andmekaitsetingimused“. 1.7. Teabehalduse kord on kohustuslik täitmiseks kõigile RITi töötajatele. 1.8. RITi e-posti aadress on [email protected] ja veebilehe aadress www.rit.ee. Töötajate kontaktandmete veebilehel avaldamise otsustab direktor käskkirjaga. 2. Mõisted ja lühendid 2.1. Asjaajamisperiood – fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse dokumendihalduse toimingutes. 2.2. Dokumendihaldus – 1. haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ning süstemaatilise ohjamisega, sh organisatsiooni tegevust ja 2/12  toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS-ISO 154891:2004); 2. asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus. 2.3. Dokumendimall – dokumendiplangi alusel ja dokumendiliigi metaandmetest ning vorminõuetest lähtuv eelseadistatud fail, mida kasutatakse dokumendihaldussüsteemis elektrooniliste dokumentide loomisel. 2.4. Dokumendiplank – kindla ülesehitusega paberileht või digitaalne vorming, millele on trükitud või kantud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2.5. Dokumendivahetuskiht ehk DHX – dokumendivahetuse protokoll, mis võimaldab dokumendihaldus- ning teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada. 2.6. Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud RITi põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmise käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõendamiseks. 2.7. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem ehk DHS – elektrooniline dokumentide ja tööülesannete loomise, haldamise ning menetlemise süsteem. 2.8. Infosüsteem – andmeid töötlev, salvestav või edastav tehniline süsteem koos tema normaalseks talituseks vajalike vahendite, ressursside ja protsessidega. Rakendus, teenus, infotehnoloogiline vara või iga muu informatsiooni käitluse komponent. 2.9. Juurdepääsupiiranguga teave – teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud. 2.10. Dokumentide liigitusskeem – RITi funktsioonide ning tegevuste ja/või sarjade hierarhiline esitus, mis on kinnitatud direktori käskkirjaga. 2.11. Metaandmed – teavet kirjeldavad andmed, mis luuakse ja/või mida hallatakse infosüsteemis. 2.12. Märgukiri – käesoleva korra mõistes isiku pöördumine, millega ta teeb RITile ettepanekuid töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks või annab avaliku elu ja riigivalitsemisega seotud teavet. 2.13. RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal. 2.14. SAP – riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu. 2.15. Sari – dokumentide rühmitamise viis tegevuste või toimingute kaupa või muude tunnuste (liik, vorm, saamine, loomine, kasutamine) alusel. Sarja piires võib dokumente koondada toimikuteks. 2.16. Selgitustaotlus – isiku pöördumine, milles ta taotleb RITilt teavet, mis eeldab RITi käsutuses oleva teabe analüüsi, sünteesi või lisateabe kogumist. 2.17. Säilitustähtaeg – lühim aeg, mille jooksul peab teavet hoidma või säilitama, mis on määratud dokumentide liigitusskeemis. 2.18. Teabehaldus – tegevus, mis toetab RITi eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alamtegevused on andme-, dokumendi- ja sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine. 2.19. Teabehalduse eest vastutav töötaja – dokumendi- ja töösuhete halduse peaspetsialist või muu töötaja, kellele on töölepingu või ametijuhendiga antud teabehaldust korraldavad ülesanded. 2.20. Teabenõue – taotlus teabe saamiseks. 2.21. Teave ehk andmed – teabe ehk andmetena käsitatakse käesolevas korras avaliku teabe seaduse § 3 lõikes 1 ning arhiiviseaduse § 2 lõikes 1 nimetatud teavet, mis on jäädvustatud mis tahes viisil mis tahes teabekandjale. 2.22. Toimik – asjaajamises sisu või liigi poolest kokkukuuluvate dokumentide kogum, mis tavaliselt piirdub ühe asjaajamisperioodiga. 3. Vastutus 3.1. Kvaliteedijuhtimise süsteemi nõuete tagamise ja rakendamise eest vastutab kvaliteedi ja teenusehalduse osakonna protsesside tiimi juht. Protsesside nõuetekohase korraldamise ning kvaliteedi eest vastutavad protsessijuhid ja -omanikud nimetab direktor protsesside nimekirjas. 3.2. Teabehalduse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja. 3.3. Sisu halduse eest sise- ja välisveebis vastutab kommunikatsioonijuht. 3.4. Dokumendihalduse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja. 3.5. Andmehalduse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja. 3.6. Teabele juurdepääsu ning teabe kaitse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja, isikuandmeid puudutavas osas andmekaitsespetsialist. 3.7. Dokumentide korrektse vormistamise ja menetlemise eest ning vajadusel juurdepääsupiirangu seadmise ja jääkteabe eemaldamise eest vastutab dokumendi sisu eest vastutav isik. 3/12 3.8. Korra nõuetekohase rakendamise ja ajakohastamise eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja. 3.9. Dokumentide liigitusskeemi koostamise ja kaasaegsena hoidmise eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja. 3.10. RITis loodud ja saadud teavet hallatakse infosüsteemides, mille nimekiri asub Confluence’is ja mida hoiab ajakohasena teabehalduse eest vastutav töötaja. 4. Dokumendihaldus 4.1. RIT loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente üldiselt elektrooniliselt. 4.2. RITi dokumentide liigitusskeem sisaldab sarja juures viidet infosüsteemile, kus info tekib ja kus seda säilitatakse. Dokumendihaldussüsteem 4.3. Dokumendihaldus toimub DHSis. RITis on kasutusel dokumendihaldussüsteem Delta. 4.4. RITi asjaajamisperiood on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni või muu ühekordse kindla ülesandega üksuse asjaajamisperiood on selle tegevusperiood. 4.5. Kõik RITi töötajad on DHSi kasutajad. Kasutajakonto luuakse tööle asumisel keskselt SAPi edastatud info põhjal ning suletakse samal põhimõttel. 4.6. Kasutajate autentimine toimub ID-kaardi või mobiil-ID vahendusel. 4.7. Kasutajad rühmitatakse struktuuriüksuse ja vajadusel ametikoha põhjal gruppidesse, mille alusel määratakse õigused DHSis tegutsemiseks. 4.8. Juurdepääsupiiranguga teabe puhul kitsendatakse DHSi kasutajate õigusi sarja- või funktsioonipõhiselt. 4.9. DHSis eristatakse kolme kasutajaõiguste gruppi. 4.9.1. Administraatorid haldavad ja arendavad süsteemi (dokumendipuu hierarhia loomine, dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine, dokumendi liikide ja mallide loomine ning korrastamine, eeldefineeritud töövoogude korrastamine jms tegevused), vastutavad õiguste haldamise eest ja omavad ligipääsu kõigile dokumentidele. 4.9.2. Dokumendihaldurid näevad lisaks tavakasutaja õigustele menüüpunkti „saabumine/saatmine“ koos selle alammenüüdega ja saavad sarja loomisel vaikimisi sarjas olevate dokumentide metaandmete lugemisõiguse. 4.9.3. Tavakasutajad saavad vastavalt õigustele luua ja lisada uusi dokumente, käivitada töövooge ja osaleda ise töövoos (kooskõlastamine, täitmine, allkirjastamine), sh muuta töövoo käigus metaandmeid ja dokumendi (faili) sisu, eemaldada enda loodud või lisatud dokumente (v.a registreeritud dokumendid), edastada dokumente süsteemivälistele isikutele ja asutustele ning vastavalt juurdepääsuõigustele otsida ja vaadata dokumente. 4.10. DHSi kasutamisel tagab töötaja, et tema kasutajakonto õigused ei satu teiste isikute valdusesse. Töökohalt lahkudes (töö katkestamisel või lõpetamisel) väljub turvaliselt süsteemist (sulgeb veebilehitseja, lukustab arvutiekraani). 4.11. DHSi varukoopiate tegemine kuulub teenusepakkuja (Registrite ja Infosüsteemide Keskuse) vastutusvaldkonda. Üldnõuded dokumentidele 4.12. RITi dokumendid peavad olema vormistatud korrektselt ja ühetaoliselt. Dokumendid (v.a RITi sõlmitavad lepingud) vormistatakse RITi dokumendiplankidele. 4.13. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas kirjastiili Roboto tähesuurusega 11. 4.14. Dokumentide vormistamisel kasutatakse reavahet 1–1,5, tekst vormindatakse rööpselt. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada paksus või kaldkirjas. 4.15. Digitaalselt vormistatud dokumendi nimi peab andma ülevaate, mis dokumendiga on tegu. 4.16. Digitaalselt vormistatud dokumentide nimedes on keelatud kasutada sümboleid (, . / < > @ [ ] & # * = jne) ja tühikut, mis tuleb asendada alakriipsuga, ning täpitähti (õ, ä, ö, ü, š, ž), mis tuleb asendada tähtedega o, a, o, u, s, z. 4.17. Dokumendi kõik lehed nummerdatakse alates teisest leheküljest, märkides lehe alumise serva keskele jooksva lehekülje number ja kaldkriipsu taha dokumendi lehekülgede arv. 4.18. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles või kokkuleppel mõlemale poolele arusaadavas võõrkeeles. 4/12 Dokumendiplangid 4.19. RITis on kasutusel eestikeelne digitaalne RITi üldplank ning eesti- ja ingliskeelsed kirjaplangid. 4.20. Dokumendiplangid kujundatakse teabehalduse eest vastutava töötaja tellimusel vastavalt asutuse visuaalse identiteedi stiilijuhisele. 4.21. Digitaalsed plangid on kättesaadavad SharePoint SISE_RIT saidil. 4.22. Struktuuritoetustest rahastatavate programmide ja projektidega seotud dokumendid, mis on mõeldud avalikkusele, osalejatele, lõppsaajatele või projekti sihtrühmale, ja veebileht või selle mobiilivaade, mille kaudu edastatakse projektiga seotud teavet, tähistatakse logoga. Dokumendimallid 4.23. DHSis kasutatakse dokumentide loomisel reeglina dokumendimalle. Teabehalduse eest vastutav töötaja loob dokumendiplankide alusel ja dokumendi liigi metaandmetest ning vorminõuetest lähtuvalt dokumendimallid. 4.24. Kui dokument on loodud dokumendimalli kasutamata, laetakse DHSi dokumendiplangile, põhjendatud juhtudel valgele paberile/lehele vormistatud dokument. Dokumentide loomine 4.25. Dokumendi loomisel lähtutakse käesolevas korras kehtestatud nõuetest. 4.26. Dokumendi kavandi koostab töötaja DHSis. 4.27. Dokumente menetletakse digitaalselt DHSis, kasutades selleks ettenähtud dokumendimalle ja eelseadistatud töövoogusid. 4.28. Loodud dokumendil on kohustuslikud ja dokumendi liigile omased elemendid. Kohustuslikud elemendid on: 4.28.1. dokumendi andja või lepingupooled, 4.28.2. kuupäev, 4.28.3. sisu, 4.28.4. allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta. 4.29. Protsessijoonis: Posti vastuvõtmine, dokumentide hõlmamine ja registreerimine 5/12 4.30. Dokumendid, mis saabuvad e-posti aadressile [email protected], edastab teabehalduse eest vastutav töötaja DHSi saabunud dokumentide loendisse. DHXi kaudu saabuvad dokumendid edastatakse otse saabunud dokumentide loendisse. 4.31. Töötaja nimelisele e-posti aadressile saabunud dokumendiväärtusega dokumendi DHSi hõlmamise eest vastutab töötaja. Töötaja registreerib saabunud dokumendi ise või edastab dokumendi registreerimiseks e-postile [email protected]. Registreerimise ja säilitamise protsessi käigus peab e-kiri jääma digitaalseks dokumendiks. Dokumendi autentsuse ja tervikluse säilitamiseks peab manus (e- kirja lisana saadetav fail) olema koos e-kirjaga. 4.32. E-kirja kui dokumendi väärtust hinnatakse sisu järgi. 4.33. E-kirjad, sh manused, mis on loodud või saadud RITi tegevuse käigus ning peegeldavad asutuse tegevust ja otsustusi, on RITile kuuluvad dokumendid ja need peab töötaja säilitama. 4.34. Saabunud posti ja paberdokumendid võtab vastu büroospetsialist. 4.35. Saadud paberdokumendid digiteeritakse ja hõlmatakse DHSi, v.a juhul, kui: 4.35.1. dokument ei ole digiteeritult kasutatav; 4.35.2. dokumenti ei ole mahu tõttu või erandlikul põhjusel otstarbekas digiteerida. Värviline dokument skaneeritakse resolutsiooniga 300 dpi ja must-valge halltoonides (8 bit) ning PDF- vormingus. 4.36. Digiteeritud paberdokumendi võib tagastada selle esitajale/saatjale või hävitada, kui õigusaktist ei tulene teabe originaali säilitamise nõuet. 4.37. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumentide adressaadi õigsust ning allkirjade või digitempli ja lisade olemasolu. Puuduste korral informeerib saatjat. 4.38. Dokumendi hõlmamisel määratakse dokumendi asukoht DHSi dokumendipuus. Toimikusse saab lisada ainult kindlaks määratud liiki dokumente. 4.39. Dokumendi registreerija seab vajadusel dokumendile käesoleva korra punkti 5 kohaselt juurdepääsupiirangu. 4.40. Dokumendi registreerimisel genereeritakse hõlmatud dokumendile automaatselt dokumendi viit (number ja toimiku tähis) ja registreerimiskuupäev. 4.41. Dokumenti saab registreerida toimiku koosseisu või olemasoleva dokumendi alanejaks sama asja koosseisus. Näiteks lepingu lisa(d) ja lepingu tulemi üleandmis-vastuvõtmisakt registreeritakse lepingu alaneva dokumendina. Dokumendile, mis registreeritakse dokumendi juurde alanevaks dokumendiks, lisandub täiendav individualiseeriv number. Nt: 5-3/22/111-2, kus 5-3 on sarja tähis, 22 toimiku avamise aasta kaks viimast numbrit, 111 dokumendi järjekorranumber, 2 esimese alaneja, dokumendi individualiseeriv number. 4.42. DHSis registreeritud dokumentidele luuakse omavahelised seosed. 4.43. Dokumentide registreerimisel kehtib ühekordse registreerimise reegel. DHSis ei registreerita dokumente, mis on registreeritud teistes infosüsteemides. 4.44. Registreerimisjärgselt suunab dokumendi registreerija selle täitja määramiseks vastutava struktuuriüksuse juhile või otse täitjale ülesande täitmiseks. 4.45. Kõik asutusse saabunud registreeritavad dokumendid registreeritakse samal või järgneval tööpäeval. 4.46. DHSis registreeritakse: 4.46.1. käskkirjad; 4.46.2. lepingud; 4.46.3. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, keskuse tegevuses olulist tähtsust omavad e-kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, pöördumised, teabenõuded jm); 4.46.4. volikirjad; 4.46.5. protokollid; 4.46.6. aktid; 4.46.7. aruanded; 4.46.8. majasisesed dokumendid (näiteks avaldus, hankekaart, esildised jm). 4.47. Registreerimisele ei kuulu: 4.45.1. RITi-sisene kirjavahetus; 4.45.2. dokumendid, mida menetletakse mõnes muus infosüsteemis; 4.45.3. kirjad märkega “ISIKLIK” (kui dokument osutub avamisel ametlikuks, vastutab registreerimise eest adressaat); 4.45.4. infovahetus partneri/kliendiga, millel ei ole tõendusväärtust (infopäringud teenuste kohta vms); 4.45.5. trükised (ajakirjad, brošüürid, raamatud); 6/12  4.45.6. saabunud anonüümsed dokumendid; 4.45.7. valesti adresseeritud dokumendid, mis edastatakse registreerimata õigele adressaadile või tagastatakse saatjale; 4.45.8. saabunud kutsed; 4.45.9. tööle või praktikale kandideerimisega seotud dokumendid. 4.46. Protsessijoonis: Vastusdokumentide menetlemine ja lahendamise tähtajad 4.47. Vastusdokument vormistatakse jätkuna alusdokumendile. 4.48. Vastuskirja eelnõu edastatakse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks, lähtudes lisas 1 väljatoodud dokumentide töövoogudest. 4.49. Dokumendi lahendamise tähtaja määrab registreerija, arvestades õigusaktidega dokumentide menetlemiseks ettenähtud tähtaegu. 4.50. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab dokumendi eest vastutav töötaja. 4.51. Saabunud dokumendi vastamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja asja algatavas dokumendis märgitud tähtajast. 4.52. Saabunud dokumendile (kiri, selgitustaotlus, märgukiri jm) vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 15 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral, lähtuvalt vastuse keerukusest, võib vastamise tähtaega pikendada kahe kuuni. Isikut teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja selle põhjusest. Teabenõudele vastatakse viivitamata või hiljemalt viie tööpäeva jooksul. 4.53. Vastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumise päevale järgnevast tööpäevast. 4.54. Dokumendi täitja saab DHSi teavituse dokumendi täitmiseks suunamisest ja perioodiliselt meeldetuletusi, kuni dokument on märgitud täidetuks. 4.55. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Töövood 7/12 4.56. Dokumendiga tehtavad tegevused DHSis, RTIPis ja Fitekis on organiseeritud töövoogudeks, mis omakorda jagunevad töövoosammudeks (kooskõlastamine, täitmine, teadmiseks edastamine, allkirjastamine, kinnitamine jne). Iga töösammuga on seotud konkreetne tööülesanne, selle täitja ja täitmise tähtaeg. 4.57. Dokumendi kavandi koostaja või teabehalduse eest vastutav töötaja algatab töövoo, kasutades eelseadistatud töövoogusid. 4.58. Kui töötajale saabub tööülesanne, mis ei kuulu tema valdkonda, delegeerib ta tööülesande õigele täitjale esimesel võimalusel, aga mitte hiljem kui kaks päeva pärast tööülesande saamist. 4.59. Kui mõni töötaja on menetlusringis mitmes rollis, suunatakse dokument talle üks kord kõrgemal positsioonil oleva rolliga (nt kui kirja allkirjastab osakonnajuhataja, ei ole vaja dokumenti talle kooskõlastamiseks suunata). 4.60. Dokumendi kooskõlastamise tähtajad on toodud välja korra lisas 1. Majasisestele kirjadele peab vastama hiljemalt kolme tööpäeva jooksul. 4.61. Kui kooskõlastusringile on saadetud käskkiri, millega kinnitatakse kõigi töötajate töökorraldust puudutavad juhendid, korrad jmt, ning dokument ei ole tähtajaks kooskõlastatud, loetakse kooskõlastus antuks pärast tähtaja saabumist. 4.62. Eelarvestamise ja kulujuhtimise dokumentide menetlemisel lähtutakse lisaks käesolevale korrale direktori käskkirjaga kinnitatud eelarvestamise ja kulujuhtimise protsessist. 4.63. Asutuseülesed dokumendid kooskõlastavad kõik osakonnajuhatajad. 4.64. Osakonnajuhataja võib menetlusringi kaasata teisi asjassepuutuvaid töötajaid kui dokumendi sisu puudutab teisi struktuuriüksusi/töötajaid. 4.65. RITi dokumentide töövood on kirjeldatud lisas 1 „Dokumendi liikide töövood“. Dokumentide allkirjastamine 4.66. RITi dokumentide allkirjastamise põhimõtted. 4.66.1. Lepinguid ja RITi-üleseid dokumente allkirjastab direktor või direktori volikirja alusel RITi töötaja. 4.66.2. Osakonna tööd puudutavaid dokumente, millega ei kaasne RITile rahalisi kohustusi, allkirjastab osakonnajuhataja (nt kirjavahetus osakonda puudutavates küsimustes). 4.66.3. Hankelepingute järgsete tööde või asjade vastuvõtmise akti allkirjastab osakonnajuhataja või töö tellimiseks sõlmitud hankelepingus volituse saanud töötaja (RITi esindaja). 4.66.4. Enne käesolevat korda RITi ja isikute vahel sõlmitud lepingute (sh hankelepingud) puhul loetakse lepingust tulenevad õigused ja kohustused vastuvõetuks tööd aktiga vastu võtnud isiku poolt (kui lepingu ese on seotud selle isiku vastutusvaldkonnaga ning kui lepingust tulenevaid töid pole vastu võtnud lepingus kokkulepitud volitatud isik). 4.67. Dokumendid esitatakse allkirjastamiseks koos lisade ja muude asjakohaste materjalidega. 4.68. Enne dokumendi allkirjastamist veendub allkirjastaja, et tal on selleks vastav volitus. 4.69. Dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, v.a juhul, kui: 4.69.1. teine osapool on dokumendi allkirjastanud paberil; 4.69.2. dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga tutvuda; 4.69.3. adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti. 4.70. Digitaaldokumendid allkirjastatakse DHSis töövoo sammuna „allkirjastamine ID-kaardi või mobiili- ID-ga“. 4.71. Digitaalse allkirjastamise käigus toimub DHSis dokumendi registreerimine (genereeritakse registreerimise kuupäev ja number) ja luuakse arhiivivorming (PDF-fail). 4.72. Kui dokument digiallkirjastatakse väljaspool DHSi, peab dokumendi fail olema eelnevalt viidud PDF- vormingusse. 4.73. Paberkandjal dokument vormistatakse DHSis, kasutades eelseadistatud dokumendimalli, prinditakse ja allkirjastatakse. RITi tarbeks skaneeritakse allkirjastatud dokument ja lisatakse DHSi. Asutusesiseselt dokumentidest teavitamine 4.74. Dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub DHSis. 4.75. Dokument edastatakse töötajale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust. 4.76. RITi-sisesed ja/või töötaja tööd korraldavad dokumendid (korrad, eeskirjad, juhendid jm) suunatakse DHSis töötajale teadmiseks võtmiseks ning töötaja annab dokumendiga tutvumise kohta kinnituse DHSis. 8/12 4.77. Uutele töötajatele tutvustatakse varem kehtestatud kordasid allkirja vastu. Dokumentide ja saadetiste väljastamine 4.78. Digitaalselt allkirjastatud ja adressaadile edastamiseks märgitud dokumendi (koos e-kirja mallile vormistatud kaaskirjaga) saadab DHSist välja teabehalduse eest vastutav töötaja või koostaja DHXi kaudu või e-kirjana. DHSist saadetud dokumendi saatja aadress on [email protected]. 4.79. Eelistama peab dokumentide elektroonilist väljasaatmist ning avaliku sektori puhul DHXi kaudu saatmist. 4.80. Dokument saadetakse välja registreerimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. 4.81. Kui koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab saatja e- kirja DHSi PDF-vormingus hõlmamise ja registreerimise eest. 4.82. Postiga ja kullerpostiga saadetava dokumendi ja saadetise viib töötaja väljasaatmiseks büroospetsialistile. 5. Teabe avalikustamine ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine Teabe avalikustamine 5.1. Avalik teave on mis tahes viisil mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud info, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. 5.2. Dokumentidele ja teabele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega RITi veebilehel ja teabenõude täitmisega. 5.3. Avalikule teabele juurdepääsu võimaldamiseks avaldab RIT oma veebilehel dokumendiregistri. 5.4. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse RITi veebilehe vastavasse rubriiki esimesel võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. Iga töötaja vastutab oma ametijuhendi piires selle eest, et RITi poolt avalikustamisele kuuluv teave oleks edastatud kommunikatsioonijuhile üleslaadimiseks. 5.5. Dokumendiregistri avaliku vaate kaudu ei võimaldata otseligipääsu juurdepääsupiiranguga dokumentide sisule. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine 5.6. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise esmase vajaduse otsustab dokumendi koostaja, kes dokumendi sisust lähtudes teeb DHSis dokumendi metaandmetes märke „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“, märkides juurdepääsupiirangu õigusliku aluse, piirangu kehtivuse arvutab DHS automaatselt. Kui dokumendid saabuvad paberkandjal, tehakse juurdepääsupiirangu märge ka dokumendile või dokumendi kogumile. Kui metaandmetes on juurdepääsupiirang märgitud, tekib dokumendimallile vormistatud dokumendile juurdepääsupiirangu märge automaatselt. 5.7. „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ märkega kirja ja/või muu dokumendi vastuskirjale ja/või muule dokumendile kantakse samuti juurdepääsupiirangu märge. Juurdepääsupiirangu aluseks märgitakse sel juhul algatuskirjas märgitud juurdepääsupiirangu õiguslik alus. 5.8. Märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ tehakse väljasaadetavale dokumendile (sh kaaskiri) olenemata dokumendi teabekandjast. Juurdepääsupiirangu märge sisaldab järgmisi andmeid: teabevaldaja nimetus, juurdepääsupiirangu alus, märke vormistamise kuupäev ja piirangu kehtimise lõpptähtpäev. 5.9. Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus on ära langenud, on teabevaldaja kohustatud juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistama. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamisel eemaldatakse DHSist juurdepääsupiirang ning tehakse märkus täiendava info reale, võimalusel tehakse dokumendile märge juurdepääsupiirangu äralangemise kohta. 5.10. Juurdepääsupiiranguga infot kasutatakse ainult tööülesannete täitmiseks ja piiratud juurdepääsuga dokumente ning nende koopiaid väljastatakse ainult seadusega ettenähtud juhtudel. 6. Pitsati hoidmine ja kasutamine 6.1. RITis kasutuses olev Riigivapiga pitsat on sõõrikujuline ja 35 mm läbimõõduga, mille keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemisel äärel on suurtähtedega tekst “RIIGI INFO- JA KOMMUNIKATSIOONITEHNOLOOGIA KESKUS”. Riigivapiga pitsat on registreeritud Riigikantseleis vastavalt riigivapi seadusele. 6.2. Pitsati kasutamine ja selle hoidmine. 9/12  Pitsati liik Kasutusala Pitsati kasutaja ja hoidja Riigivapiga pitsat Ametkondlikud välislepingud Pitsati hoidja on dokumendi- ja töösuhete halduse peaspetsialist, jm dokumendid kasutajad on direktor, asedirektor ja osakonnajuhatajad 6.3. Pitsatijäljend ehk pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte tähte. 6.4. Rikutud ja kehtetute pitsatite hävitamiseks koostab teabehalduse eest vastutav töötaja hävitamisakti ja korraldab hävitamise. 7. Asjaajamisaasta alustamise ja lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide hoid 7.1. Asjaajamisaasta alguses avatakse DHSis dokumentide liigitusskeemi põhjal uue asjaajamisaasta toimikud. 7.2. DHSis on kõikidele sarjadele vaikimisi määratud säilituskava. 7.3. Asjaajamisaasta lõpetamine toimub vastavalt DHSis määratud säilituskavale. 7.4. DHSi aktiivbaasis hoitakse dokumente liigitusskeemis näidatud tähtajani ning seejärel kantakse arhiveerimistoimingute teostamiseks passiivbaasi. 7.5. Asjaajamisaasta jooksul tekkinud paberdokumendid, mis peavad olema registreeritud DHSis, kogutakse toimikutesse vastavalt liigitusskeemis märgitud sarjadele. 8. Asjaajamise üleandmine 8.1. Kui töötaja on puhkusel, määrab ta riigitöötaja iseteenindusportaalis ja DHSis endale asendaja. Teostamisel ja uued tööülesanded suunatakse asendajale. 8.2. Töölepingu lõppemisel peab DHSis lõpetama pooleliolevad ülesanded või suunama need asendajaks määratud töötajale või vahetule juhile hiljemalt töölt lahkumise päevaks. 8.3. Töötaja annab asjaajamise üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga töölepingu lõppemisel, kui seda nõuab vahetu juht või osakonnajuhataja või vajadusel teabehalduse eest vastutav töötaja. Üleandmis- vastuvõtmisakti kantakse üleandja valduses olevad pooleliolevad dokumendid ja toimikud (viitega sarjale ja numbrile). Muudel juhtudel lepivad üleandmise vormi kokku üleandja ja vastuvõtja. 8.4. Struktuuriüksuse asjaajamine antakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga üle asutuse töökorralduse olulise muutmise korral. Asjaajamise üleandmist korraldab teabehalduse eest vastutav töötaja. 8.5. Töötaja teavitab lahkumisel olulisemaid koostööpartnereid uuest kontaktisikust, eriti pooleliolevate projektide või lepingute puhul. RIT sulgeb töötaja e-posti aadressi pärast viimast tööpäeva ning lisab kolmeks kuuks e-kirjade saabumisel automaatvastuse. 8.6. Direktori vahetumise korral vormistatud asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama järgmiseid andmeid: 8.6.1. täitmisel olevate kirjade ja lepingute loetelu; 8.6.2. lahendamisel olevate ülesannete, sh töörühma ja projekti ülesannete, ja vastavate dokumentide loetelu; 8.6.3. eelarvevahendite seis; 8.6.4. RITi pitsatite arv, liigid ning nende hoidmise eest vastutavate töötajate nimed ja töökohad; 8.6.5. viimasena allkirjastatud dokumentide viidad dokumendi liikide kaupa. 9. Teabe säilitamine, hoidmine ja hävitamine 9.1. Dokumente hoitakse alles nende säilitustähtaja jooksul ning pärast säilitustähtaja lõppu hävitatakse. 9.2. Iga töötaja vastutab tema kasutuses või vastutusel olevate dokumentide säilimise eest ja tagab, et dokumendid ei satuks kolmandate isikute kätte. 9.3. Lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga paberdokumendid antakse säilitamiseks üle teabehalduse eest vastutavale töötajale. 9.4. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaalseid dokumente ja nende metaandmeid säilitatakse dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis. 9.5. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10 aasta) digitaalseid dokumente ja nende metaandmeid säilitatakse nende säilitustähtaja lõppemiseni dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis. 9.6. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks. 9.7. Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt. 10/12 9.8. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse hävitamisaktis määratud mahus ühe kuu jooksul pärast akti koostamist. DHSis olevate dokumentide hävitamist koordineerib teabehalduse eest vastutav töötaja. 9.9. Teabe hävitamise kord ja juhend erinevates infosüsteemides on kirjeldatud teenuse osutamise tingimustes, infosüsteemi kasutuslepingus või nende puudumisel Confluence`is. 9.10. Teabe hävitamise korrektse ja turvalise protsessi eest vastutab punktis 3.10. viidatud ülevaates määratud infosüsteemi vastutaja. Kui töötaja enda loodud teabe kustutamine on talle lubatud, koostab infosüsteemi vastutaja vajadusel teabe kustutamise ja hävitamise juhendi, mille leiab sisemiste juhendite alt Confluence`is. 9.11. Protsessijoonis: 10. Sisuhaldus sise- ja välisveebis 10.1. Siseveebi haldust korraldab ja selle peakasutaja on kommunikatsioonispetsialist, kelle pädevuses ja vastutuses on siseveebi struktuuri ja sisu vastavuse kontroll, ilmnenud puuduste kõrvaldamise nõudmine sisu loojatelt ning töötajate juhendamine siseveebi kasutamisel. 10.2. Siseveeb jaguneb pealeheks ja alamlehtedeks. Pealehe kaudu sisestatakse siseuudiseid, organisatsiooni üldinfot ja hallatakse siseveebi otsingukeskust. Pealehe ülesehitus järgib põhimõtet, et kogu kasutajale vajalik info leiab avalehele paigutatud viidete kaudu. 10.3. Siseveeb on seotud programmiga SAP, et oleks võimalik ühiskasutada kasutajate andmeid ja hallata neid ühest keskkonnast. Juhul kui kasutajate andmed on asutusesiseseks kasutamiseks, ei kasutata SAPist importimist, vaid sisestatakse ja uuendatakse käsitsi. 10.4. SAPi ja siseveebi suhtlus toimub päringutega, kus siseveeb pöördub SAPi poole, et uuendada kasutajate profiili andmeid, lähetusi, eemalviibimisi ja puhkusi. 11/12 10.5. Välisveebi peakasutaja on kommunikatsioonijuht, sisuhaldusõigused võivad olla ka teistel töötajatel ning teenuseosutamise lepinguga välisel kommunikatsioonikonsultandil. Kommunikatsioonijuhi pädevuses ja vastutada on välisveebi keskkonna toimimise tagamine, sisu arendamine, õiguste haldamine, struktuuri ja sisu vastavuse kontroll, ilmnenud puuduste kõrvaldamine koostöös valdkonnajuhtidega ning Valitsusportaali partneritega, sisuhaldajate juhendamine välisveebi kasutamisel. 10.6. Välisveeb on kasutuses kahekeelsena (eesti ja inglise) ning jaguneb avaleheks ja artiklilehtedeks. Avalehel avaldatakse pressiteateid. 10.7. Välisveebi kui Valitsusportaali keskne baasteenuste partner on Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus, sisulise halduse ja juhtimise partner on Riigikantselei. 10.8. Teabe avalikustamise ja eemaldamise RITi veebilehel korraldab kommunikatsioonijuht, kes kannab hoolt, et RITi veebileht oleks kooskõlas õigusaktidega. 11. Dokumendihalduse mõõdikud Jrk Mõõdiku nimi Kirjeldus Sihtväärtus 11.1. Vastamistähtaegade Mõõdik uurib, kas Seadusest tulenevad vastavus seadusele vastamistähtaegu täidetakse. tähtajad (teabenõue Mõõdikut rakendatakse viis tööpäeva, vajaduspõhiselt selgitustaotlus või märgukiri 15 kalendripäeva) 12/12  Dokumendi liikide töövood dokumendihaldussüsteemis Roll menetlusringis (tööülesande täitmise Täitja Selgitus tähtaeg) KÄSKKIRI (Alusta Deltas uut dokumenti – käskkiri) Korraldav dokument, mille annab välja direktor keskuse tegevuste korraldamiseks Menetluse algataja Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi (sisu või teabehalduse eest vastutav töötaja) mallile ning suunab menetlusringile. Määrab vajadusel esmase juurdepääsupiirangu *Kui dokumendi paneb menetlusse teabehalduse eest vastutav töötaja vm töötaja, siis on kohustuslik dokument kooskõlastada sisu eest vastutava töötajaga. Kooskõlastamiseks* Sisu eest vastutav töötaja Kontrollib sisu, vormistuse ja menetlusringi korrektsust, sh (1 tööpäev) et kõik asjassepuutuvad isikud / struktuuriüksuse esindajad on kooskõlastusringis olemas. Kontrollib juurdepääsupiirangu vajadust ja olemasolu *Kui ei ole osakonnajuhataja. Vahetu juht* Hindab dokumendi sisu struktuuriüksuse vaates Kooskõlastamiseks (paralleelselt) Hindab dokumendi sisu ja selle otstarbekust osakonna (5 tööpäeva) Osakonnajuhatajad vaates. Rahalisi kohustusi sisaldava dokumendi puhul kinnitab eelarveliste vahendite olemasolu Finantskontroller* *Kui käskkiri sisaldab rahalisi väljamakseid Kontrollib käskkirja õiguspärasust (õiguslik alus ja vastavus Kooskõlastamiseks Jurist / õigus- ja hankeosakonna juhataja valdkonna õigusaktidele). Kontrollib juurdepääsupiirangu (2 tööpäeva) vajadust ja olemasolu Täitmiseks Vormistab dokumendi lõplikult. Kontrollib kooskõlastajate Sisu eest vastutav töötaja (1 tööpäev) lisatud märkusi, teeb vajadusel neid arvestades muudatusi Täitmiseks Kontrollib dokumendi vormistust, vajadusel korrigeerib, sh Teabehalduse eest vastutav töötaja (1 tööpäev) eemaldab jääkteabe Veendub enne allkirjastamist, et dokument on korrektne ja Allkirjastamiseks Direktor selle on kooskõlastanud vajalikud töötajad 1/9  Menetluse algataja Täitmiseks Suunab käskkirja informatsiooniks määratud isikutele (sisu või teabehalduse eest vastutav töötaja) Teadmiseks Teadmiseks puudutatud osapooltele PERSONALIKÄSKKIRI (Alusta Deltas uut dokumenti – personalikäskkiri) Korraldav dokument, mida annab välja direktor keskuse töötajatega seoses Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi ning suunab menetlusringile. Vajadusel kaasab menetlusse Menetluse algataja juristi. Kui algataja on personaliosakonna juhataja, siis vahepealseid kooskõlastusi ei ole *Kui ei ole osakonnajuhataja. Vahetu juht* Kontrollib sisu õigsust ja eesmärgipärasust struktuurüksuse vaates Kontrollib sisu õigsust ja eesmärgipärasust. Rahalisi Kooskõlastamiseks (paralleelselt) Osakonnajuhataja kohustusi sisaldava dokumendi puhul kinnitab eelarveliste (2 tööpäeva) vahendite olemasolu *Kui ei ole menetluse algataja. Personaliosakonna juhataja* Kontrollib dokumendi õigsust. Kontrollib dokumendi vormistust, vajadusel eemaldab Teabehalduse eest vastutav töötaja jääkteabe Enne allkirjastamist veendub, et dokumendi on Allkirjastamiseks Direktor kooskõlastanud vajalikud töötajad Teadmiseks RTK personaliarvestus Teadmiseks Puudutatud osapooled LEPING (Alusta Deltas uut dokumenti – leping) Leping on kirjalikult vormistatud ametlik kokkulepe, mis tekitab, muudab või lõpetab lepingupoolte teatud õigused või kohustused. Teiseks lepingupooleks võivad olla isikud, asutused, organisatsioonid vms Menetluse algataja (sisu eest vastutav töötaja, Täidab Delta metaväljad ja vormistab või lisab väljaspool hankejuht/-spetsialist või teabehalduse eest süsteemi vormistatud lepingu ning suunab menetlusringile. vastutav töötaja) Määrab vajadusel esmase juurdepääsupiirangu 2/9  *Kui dokumendi paneb menetlusse teabehalduse eest vastutav töötaja vm töötaja, on kohustuslik kooskõlastada dokument sisu eest vastutava töötajaga. Kontrollib üle lepingu eseme kirjelduse, tähtajad, kogumaksumuse (väljamaksed osade kaupa jne), kontaktisiku(d), teenuse üleandmise ja väljamaksmise korra Kooskõlastamiseks* Sisu eest vastutav töötaja ning lepingu teksti keelelise korrektsuse. Täidab Deltas (1 tööpäev) järgmised metaväljad: kuluüksus, ressursikood, investeeringu puhul WBS. Teenuse tellimisel välisriigi juriidiliselt või füüsiliselt isikult peab olema fikseeritud käibemaksu nõue ja füüsiliste isikute puhul nende maksuresidentsus (vajadusel konsulteerida finantsspetsialistiga) *Kui ei ole osakonnajuhataja. Kontrollib lepingu sisu, sh kas teenuse ostmine on Vahetu juht* asjakohane, kas lepingust selgub lepingu tasu (kogumaksumus), kas hankekorda on järgitud, kas kooskõlastusringis on vajalikud töötajad Kontrollib, kas lepinguliste kohustuste võtmiseks on olemas eelarvelised vahendid. Vaatab üle nii eelarvelise kui ka Osakonnajuhataja sisulise poole, kas teenuse ostmine on vajalik tegevuste elluviimiseks Kooskõlastamiseks (3 tööpäeva) Andmekaitsespetsialist* *Kui leping sisaldab isikuandmete töötlemise kokkulepet *Kui menetluses on hankeleping. Hankejuht/-spetsialist või hankejurist* Kontrollib hankelepingu vastavust hanke alusdokumentidele *Raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingu menetlusringi juristi ei lisata. Kooskõlastamiseks Kontrollib lepingu kehtivuse aluseid (sh esindusõigus), kas Jurist / õigus- ja hankeosakonna juhataja* (2 tööpäeva) lepingueseme kirjeldus on selge, kas sisaldab asjakohaseid õiguskaitsevahendeid, kas lepingusumma, kokkulepped tasu väljamaksmise kohta ja lepinguperiood on fikseeritud, kas 3/9  hankemenetlus on läbi viidud. Kontrollib juurdepääsupiirangu vajadust ja olemasolu Vormistab dokumendi lõplikult, eemaldab jääkteabe, ilma Teabehalduse eest vastutav töötaja mallita koostatud lepingute puhul registreerib lepingu ja lisab Täitmiseks numbri lepingusse (1 tööpäev) Vaatab üle kooskõlastustelt tulnud märkused, vajadusel teeb Sisu eest vastutav töötaja parandused. Kontrollib juurdepääsupiirangu olemasolu ja õigsust Direktor allkirjastab RITi-ülesed ning rahalisi kohustusi toovad lepingud. Osakonnajuhataja allkirjastab vastavalt volitusele oma osakonna tegevusega seotud lepingud, mis ei Allkirjastamiseks (digi) too kaasa rahalisi kohustusi, v.a juhul, kui direktor pole Direktor/osakonnajuhataja osakonnajuhatajale eraldi volikirja andnud. Allkirjastaja kontrollib enne allkirjastamist üle vajalikud kooskõlastused ning kas dokument on suunatud õigele allkirjastajale Saadab allkirjastatud lepingu teisele osapoolele. Oluline on, Täitmiseks Sisu või teabehalduse eest vastutav töötaja et Deltas oleks salvestatud kõigi osapoolte allkirjastatud leping (sh skaneeritud paberleping) KIRJAVAHETUS (Alusta Deltas uut dokumenti – kiri – väljaminev kiri) RITi üldist tegevust või osakonda puudutav väljasaadetav dokument (kiri, tõend, teatis, aruanne vm dokument), mis vormistatakse kirjaplangile, volikirjade jaoks on eraldi mall Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi Menetluse algataja (sisu või teabehalduse eest ning suunab menetlusringile. Vajadusel määrab esmase vastutav töötaja) juurdepääsupiirangu *Kui dokumendi paneb menetlusse teabehalduse eest vastutav töötaja. Kooskõlastamiseks* Sisu eest vastutav töötaja Kontrollib sisu ja vormistuse korrektsust, menetlusringi (1 tööpäev) õigsust ning vajalike seoste olemasolu. Kontrollib juurdepääsupiirangu vajadust ja olemasolu Kooskõlastamiseks *Kui ei ole osakonnajuhataja. Vahetu juht* (3 tööpäeva) Hindab dokumendi sisu struktuuriüksuse vaates 4/9  *Kui dokumendi allkirjastab direktor. Osakonnajuhataja* Hindab dokumendi sisu osakonna vaates *Kui kirja sisu puudutab rahaliste vahendite liikumist, Finantskontrolle* rahalisi kokkuleppeid. Suunab vajadusel kirja kooskõlastamiseks finantsjuhile Täitmiseks (1 tööpäev) Teabehalduse eest vastutav töötaja Vormistab dokumendi lõplikult, sh eemaldab jääkteabe Direktor/osakonnajuhataja Osakonnajuhataja allkirjastab osakonnas koostatud kirjad. Allkirjastamiseks (digi) Allkirjastaja kontrollib üle vajalikud kooskõlastused Saadab kirja välja. Kui kiri allkirjastati paberil, siis skaneerib Täitmiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja allkirjastatud kirja ning salvestab Deltasse RINGKÄIGULEHT (Alusta Deltas uut dokumenti – majasisene dokument – ringkäiguleht) Töötaja lahkumisel Deltas algatatav terviktöövoog Menetluse algataja (personalispetsialist) Algatab menetlusringi Vastutab lahkumisel asjade õigeaegse üleandmise eest. Edastab sülearvuti, sülearvutilaadija ja sülearvutikoti viimasel tööpäeval IT-hooldusspetsialistile. Korrastab kapid/sahtlid isiklikest asjadest. Lepingu eest vastutava isikuna (volitatud esindaja, kontaktisik) teavitab teist lepingupoolt vastutava isiku vahetusest ning annab teada, kes Lahkuv töötaja on uus vastutav isik. Kui riigihangete registri e-keskkonnas on hankemenetlus lõpetamata või on sõlmitud leping alles Täitmiseks täitmisel, siis riigihanke eest vastutava isikuna korraldab registris hanke eest vastutava isiku vahetuse ning algatab vajadusel hanke korraldamise käskkirjas enda väljaarvamise hankekomisjonist Tagab pooleliolevate tööde üleandmise (nii DHSis kui ka Lahkuva töötaja vahetu juht väljaspool DHSi), asendaja määramise, kelle poole pöörduda Kontrollib üle lahkuva töötaja pooleliolevad ülesanded ja Teabehalduse eest vastutav töötaja dokumendid, sh vastutusel olevad lepingud. Tõstab lahkuva töötaja töölepingu või personalikäskkirja lõpetatud 5/9  töölepingute või personalikäskkirja toimikusse. Sulgeb isikutoimiku. Saadab töötaja lahkumise info ITabile Kontrollib, kas RS sisaldavad dokumendid on tagastatud Infoturbeekspert registrisse Finantskontroller Vaatab üle ja sulgeb kasutajaõigused finantssüsteemides Viib läbi lahkuva töötaja mobiililepingu/telefoniga seotud Büroojuht tegevused. Tagab lahkuva töötaja läbipääsuvahendite tagastamise (uksekaart). Lõpetab töötaja tervisekindlustuse, Stebby ja Bolt kontod jne Büroospetsialist HINNAPAKKUMINE (KVAL) (Alusta Deltas uut dokumenti – väljaminev kiri) Hinnapakkumise asutuse pakutava teenuse kohta, vormistatakse hinnapakkumise mallile Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi Menetluse algataja (hinnapakkumise koostaja) ning suunab menetlusringile. Vajadusel määrab juurdepääsupiirangu Kontrollib dokumendi vastavust. Kontrollib Teenuse eest vastutaja Kooskõlastamiseks (järjestikune) juurdepääsupiirangu vajadust ja olemasolu (5 tööpäeva) KVAL osakonnajuhataja Kontrollib dokumendi õigsust Finantsjuht Kontrollib dokumendi vastavust hinnakirjale Allkirjastab dokumendi, kontrollib kooskõlastuste Allkirjastamiseks Direktor olemasolu Menetluse algataja (hinnapakkumise koostaja / Täitmiseks Saadab välja teabehalduse eest vastutav töötaja) KOOSTÖÖKOKKULEPE (KVAL) (Alusta Deltas uut dokumenti – leping) Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi Menetluse algataja (kliendisuhete juht) ning suunab menetlusringile. Vajadusel seab dokumendile juurdepääsupiirangu Teenuse eest vastutaja Kontrollib dokumendi õigsust Kooskõlastamiseks KVAL osakonnajuhataja Kontrollib dokumendi õigsust (3 tööpäeva) Finantsjuht Kontrollib dokumendi vastavust eelarvele Jurist / õigus- ja hankeosakonna juhataja Kontrollib dokumendi õigsust 6/9 Kooskõlastamiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja Vaatab üle vormistuse, registreerib dokumendi (2 tööpäeva) Teeb dokumendi PDF-failiks ja saadab kliendile tutvumiseks Täitmiseks Koostöökokkuleppe koostaja ning allkirjastamiseks. Märgib tööülesanne täidetuks alles siis, kui leping on tagastatud Allkirjastamiseks Direktor Kontrollib kooskõlastuste olemasolu, allkirjastab dokumendi Menetluse algataja / teabehalduse eest vastutav Saadab kahepoolselt allkirjastatud dokumendi kliendile Täitmiseks töötaja tagasi MÜÜGIARVETE ESILDISED (Alusta Deltas uut dokumenti – majasisene dokument) Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi Menetluse algataja (esildise koostaja) ning suunab menetlusringile Kooskõlastamiseks Kontrollib müügiarve esildise õigsust ja vastavust pakutud Puudutatud osakonnajuhatajad (2 tööpäeva) teenusele Kooskõlastamiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja Registreerib dokumendi, vajadusel lisab numbri esildisse (1 tööpäev) Täitmiseks RTK raamatupidaja Koostab arve Teadmiseks Kliendisuhete juht Infoks, et RTK on arve teinud Riigitöötaja iseteenindusportaali töövood Roll menetlusringis Täitja Selgitus LÄHETUSKORRALDUS Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab korralduse Kooskõlastamiseks Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab (2 tööpäeva) Personalispetsialist Kontrollib ja kooskõlastab Kinnitamiseks Personaliosakonna juhataja Kinnitab korralduse LÄHETUSKORRALDUSE/KOOLITUSLÄHETUSKORRALDUSE KULUARUANNE Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab kuluaruande Kooskõlastamiseks Personalispetsialist Kontrollib ja kooskõlastab (2 tööpäeva) Arvestusspetsialist Kontrollib ja lisab arvestusobjektid Kinnitamiseks Osakonnajuhataja Kinnitab 7/9  PERSONALIOSAKONNA JUHATAJA SISE- JA VÄLISLÄHETUSE KORRALDUS Menetluse algataja (personaliosakonna juhataja) Koostab ja esitab korralduse Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab Kooskõlastamiseks Personalispetsialist Võtab reisipakkumised, lisab kulud lähetuskorraldusse (2 tööpäeva) Arvestusspetsialist* *Arvestusspetsialist vaid juhul, kui töötaja soovib avanssi Kinnitamiseks Direktor Kinnitab VÄLIS-LÄHETUSKORRALDUS/VÄLIS-KOOLITUSLÄHETUSKORRALDUS Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab korralduse Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab Talitusejuhataja, kui ei ole vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab Kooskõlastamiseks Osakonnajuhataja Kontrollib ja kooskõlastab (2 tööpäeva) Personalispetsialist Võtab reisipakkumised, lisab kulud lähetuskorraldusse Arvestusspetsialist* *Arvestusspetsialist vaid juhul, kui töötaja soovib avanssi Kinnitamiseks Personaliosakonna juhataja Kinnitab VÄLISLÄHETUSE KULUARUANNE/VÄLIS-KOOLITUSLÄHETUSE KULUARUANNE Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab kuluaruande Kooskõlastamiseks Personalispetsialist Kontrollib ja kooskõlastab (2 tööpäeva) Arvestusspetsialist Kontrollib ja lisab arvestusobjektid Kinnitamiseks Osakonnajuhataja Kinnitab PUHKUSTE AJAKAVA Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab taotluse Kooskõlastamiseks Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab (2 tööpäeva) Osakonnajuhataja Kontrollib ja kooskõlastab Personaliosakonna juhataja Kontrollib ja kooskõlastab Kinnitamiseks Direktor Kinnitab AJAKAVAVÄLINE PUHKUSETAOTLUS/ PUHKUSE TÜHISTAMISE TAOTLUS Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab taotluse Kooskõlastamiseks Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab (2 tööpäeva) Personaliosakonna juhataja Kontrollib ja kooskõlastab Kinnitamiseks Osakonnajuhataja Kinnitab PUUDUMISTAOTLUS 8/9  Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab taotluse Kooskõlastamiseks Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab (2 tööpäeva) Personalispetsialist Kontrollib ja kooskõlastab Personaliosakonna juhataja Kontrollib ja kooskõlastab Kinnitamiseks Osakonnajuhataja Kinnitab KOOLITUSTAOTLUS/KOOLITUSLÄHETUSKORRALDUS Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab taotluse/korralduse Kooskõlastamiseks Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab (2 tööpäeva) Koolitusspetsialist Kontrollib ja loob koolitussündmuse Kinnitamiseks Personaliosakonna juhataja Kinnitab 9/9