KÄSKKIRI
27.03.2025 nr 1-2/25-022
Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti
dokumendihalduse korra kinnitamine
Majandus- ja taristuministri 07.12.2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve
Ameti põhimäärus“ § 5 lg 3 punkti 1 alusel ning arvestades Vabariigi Valitsuse 25.05.2017
määrusega nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, eelkõige §-dega 3, 6, 11, 13
ja 16:
1. Kinnitan Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra
(lisatud).
2. Tunnistan kehtetuks Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori
08.07.2024 käskkirja nr 1-2/24-039 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti
dokumendihalduse korra kinnitamine“.
(allkirjastatud digitaalselt)
Kristi Talving
peadirektor
Koostaja: Mariko Männa
2
KINNITANUD
peadirektor
27.03.2025
käskkirjaga nr 1-2/25-022
Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse kord
SISUKORD
1.PEATÜKK ÜLDSÄTTED ...........................................................................................................................4
1. Reguleerimisala ja kohaldamisala ......................................................................................................................... 4
2. Asjaajamise korraldamine .................................................................................................................................... 4
3. Dokumendihaldussüsteem (DHS) ......................................................................................................................... 5
4. Üldine ülesannete jaotus dokumendihalduse korraldamisel................................................................................ 5
5. Ligipääsu taotlemine teabele infosüsteemis ........................................................................................................ 5
6. Ameti esindamise õigus ........................................................................................................................................ 6
7. Allkirjastamise õigus ............................................................................................................................................. 6
2.PEATÜKK DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE ................................................................................6
8. Dokumendiregister ............................................................................................................................................... 6
9. Ameti elektronposti aadressid .............................................................................................................................. 6
10. Dokumendi registreerimise kohustus .............................................................................................................. 7
11. Dokumendiregistrisse mittekantavad dokumendid ......................................................................................... 7
12. Dokumendi registreerimise pädevus................................................................................................................ 8
13. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine ................................................................................ 8
14. Dokumendi registrisse kandmise aeg ............................................................................................................... 9
15. Dokumendiregistrisse kantavad andmed ......................................................................................................... 9
16. Dokumendi registreerimisnumber ................................................................................................................... 9
3.PEATÜKK DOKUMENDI MENETLEMINE .......................................................................................... 10
1. JAGU DOKUMENDI LÄBIVAATAMINE JA TÖÖÜLESANDE TÄITMINE.............................................................................. 10
17. Dokumentide menetlemise üldnõuded ......................................................................................................... 10
18. Tööülesanded ................................................................................................................................................. 10
19. Sissetuleva dokumendi üldine menetlusrada ................................................................................................. 10
20. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine.................................................... 11
21. Täitmise tähtajad............................................................................................................................................ 11
2. JAGU DOKUMENDI KOOSTAMINE, KOOSKÕLASTAMINE JA ALLKIRJASTAMINE ............................................................... 12
22. Dokumendi koostamine ................................................................................................................................. 12
23. Dokumendi kooskõlastamise kohustus .......................................................................................................... 12
24. Ameti dokumendi üldine menetlusrada ......................................................................................................... 12
25. Dokumendi kooskõlastamise tähtaeg ............................................................................................................ 13
26. Allkirjastamise üldnõuded .............................................................................................................................. 13
27. Paberdokumendi menetlemine...................................................................................................................... 14
28. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku menetlemine .................................................................. 14
3. JAGU DOKUMENDI VÄLJASAATMINE JA ASJA LAHENDATUKS LUGEMINE ...................................................................... 14
29. Dokumendi väljasaatmise üldnõuded ............................................................................................................ 14
30. Dokumendi väljasaatmise aeg ........................................................................................................................ 15
31. Ametisiseste dokumentide saajale esitamine ................................................................................................ 15
32. Asja lahendatuks lugemine ............................................................................................................................ 15
4. JAGU DOKUMENDI AVALIKUSTAMINE JA JUURDEPÄÄSUPIIRANG ............................................................................... 15
33. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris .............................................................................. 15
34. Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded ...................................................................................................... 15
35. Avaliku teabe üldnõuded ............................................................................................................................... 16
36. Juurdepääsupiirangu kehtestamine koostatud dokumendile ........................................................................ 17
37. Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile ......................................................................... 17
38. Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine ............................................................ 17
4.PEATÜKK DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED .................................................................. 18
39. Üldnõuded dokumendi koostamisele ............................................................................................................ 18
40. Faili salvestamine ........................................................................................................................................... 18
3
41. Ameti dokumendimallid ja -plangid ............................................................................................................... 19
42. Dokumendi vormistamise stiilinõuded ........................................................................................................... 19
43. Dokumendi kuupäev ...................................................................................................................................... 20
5.PEATÜKK DOKUMENTIDE SÜSTEMATISEERIMINE ...................................................................... 21
44. Dokumentide liigitusskeem ............................................................................................................................ 21
45. Dokumentide liigitus ...................................................................................................................................... 21
6.PEATÜKK DIGITAALSE TEMPLI, KRÜPTOVÕTME JA VAPIPITSATI KASUTAMINE NING
DOKUMENTIDE TÕESTAMINE JA AMETLIK KINNITAMINE .......................................................... 22
46. Digitaalallkirja, digitaalse templi ja krüptovõtme kasutamine ....................................................................... 22
47. Dokumendi tõestamine .................................................................................................................................. 22
48. Dokumendi kinnitamine ................................................................................................................................. 22
49. Vapipitsati kasutamine ja hoidmine ............................................................................................................... 23
7.PEATÜKK ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE ........................................................................................... 23
50. Asjaajamise üleandmise üldnõuded ............................................................................................................... 23
51. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt..................................................................................................... 23
8.PEATÜKK DOKUMENTIDE HOIDMINE JA ARHIIV ......................................................................... 24
52. Dokumentide säilitamise tähtajad ................................................................................................................. 24
53. Digitaalsete dokumentide hoidmine infosüsteemis ....................................................................................... 24
54. Lahendatud paberdokumendi hoidmine ........................................................................................................ 24
55. Peadirektori lahendatud dokumentide hoidmine .......................................................................................... 25
56. Digitaalse info hoidmine välistel andmekandjatel.......................................................................................... 25
57. Lahendatud digitaaldokumendi hoidmine ..................................................................................................... 25
58. Dokumentide eraldamine hävitamiseks ......................................................................................................... 26
59. Arhivaali säilitamine ....................................................................................................................................... 26
60. Arhivaali kasutamine ...................................................................................................................................... 26
61. Laenutamise registreerimine ......................................................................................................................... 26
62. Dokumentide arhiivi üleandmine ja hävitamine ............................................................................................ 27
63. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi ........................................................................................................... 27
4
1.peatükk
Üldsätted
1. Reguleerimisala ja kohaldamisala
1.1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti (edaspidi Amet) dokumendihalduse korraga
kehtestatakse Ameti asjaajamise ja dokumendihalduse nõuded ning Ameti ametnikele ja
töötajatele (edaspidi ühiselt teenistuja) antavad volitused.
1.2. Ameti asjaajamine tagab Ameti avatuse ja teabe avalikustamise infosüsteemis, kiirendab
info ringlust ning soodustab ülesannete õigeaegset täitmist, nõuetekohast andmehaldust
ning dokumentide ja andmete säilitamist. Hästi korraldatud asjaajamine teeb info
leidmise ja selle kasutamise võimalikult lihtsaks ning võimaldab teenistujal langetada
kiiresti õigeid otsuseid Ametile püstitatud eesmärkide saavutamiseks.
1.3. Dokumendihalduse kord ei reguleeri riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate
dokumentide haldamist Ametis.
2. Asjaajamise korraldamine
2.1. Ameti asjaajamist korraldab digiteenuste osakonna koosseisus tegutsev kantselei
(edaspidi kantselei). Kantselei tööd juhib teabehalduse nõunik.
2.2. Dokumendihalduse ülesandeid dokumendihaldussüsteemis Delta ja arhiivitöö ülesandeid
täidab vastavalt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ning Riigi Tugiteenuste
Keskuse (edaspidi RTK) vahel sõlmitud koostöökokkuleppele RTK.
2.3. Ameti asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine,
süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.
2.4. Amet vahetab reeglina teiste riigiasutustega dokumente asutuste vahelise
dokumendivahetusesüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskiht – DHX) kaudu.
Andmevahetus toimub andmevahetuslepingute alusel.
2.5. Asjaajamisperioodiks Ametis on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse
kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.
2.6. Ameti asjaajamine on üldjuhul elektrooniline. Dokument vormistatakse paberkandjal, kui
dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud õigusaktiga.
2.7. Ameti asjaajamine on asjapõhine, st kui konkreetse asja lahendamine liigub järgmisse
kalendriaastasse, siis uue asjaajamisaasta toimikut ehk asja ei vormistata, vaid
dokumendid koostatakse ja registreeritakse varem avatud toimikus ehk asjas kuni
dokumentidest tulenevate tegevuste lõpetamiseni. Kõik asjaga seotud dokumendid
vormistatakse sama asja alla (vajadusel järjena).
2.8. Ameti struktuuriüksustes loodavad dokumendivormid (ettekirjutused, protokollid,
teatised jt sarnased dokumendid) koostatakse vastavalt konkreetset tegevust reguleerivale
õigusaktile ning kooskõlas asjaajamise heade tavadega.
5
3. Dokumendihaldussüsteem (DHS)
3.1. Teabe haldamiseks Ametis kasutatakse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) ning
muid Ameti poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme.
3.2. Nii DHS-is kui muudes Ameti poolt hallatavates ja kasutatavates infosüsteemides
(edaspidi ühiselt nimetatuna infosüsteemis) lähtutakse asjaajamisel käesolevast korrast,
kui infosüsteemide kasutuskorrad või põhimäärused ei reguleeri teisiti.
3.3. Infosüsteemis võib andmeid luua ja dokumente sisestada ning menetlusmärkeid teha
teenistuja, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud.
3.4. Teenistuja vastutab infosüsteemi sisestatud andmete õigsuse eest ja peab jälgima üldiseid
andmeturbe põhimõtteid, mis on leitavad Ameti siseveebist ja Andmekaitse Inspektsiooni
kodulehelt.
4. Üldine ülesannete jaotus dokumendihalduse korraldamisel
4.1. Struktuuriüksuse juht:
1) tagab nõuetekohase dokumendihalduse toimimise struktuuriüksuses;
2) tagab struktuuriüksuse tööülesannete tähtaegse täitmise;
3) tagab struktuuriüksuse tegevuse dokumenteerimise, infosüsteemi pädeva kasutamise,
andmekvaliteedi ning dokumentide ja andmete säilitamise;
4) osaleb Ameti dokumentide liigitusskeemi jt dokumendihaldust korraldavate
dokumentide alusdokumentide väljatöötamisel.
4.2. Ameti teenistuja:
1) tagab dokumentide nõuetekohase vormistamise ja tähtaegse menetlemise oma pädevuse
piires;
2) tagab tööülesannete tähtaegse täitmise;
3) vastutab enda koostatud dokumentides esitatud andmete õigsuse eest;
4) tagab dokumentide säilimise kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni;
5) vastutab enda hallatavate dokumentide lisamise eest infosüsteemi;
6) jälgib andmeturbe põhimõtteid.
5. Ligipääsu taotlemine teabele infosüsteemis
5.1. Kui infosüsteemi kasutajal tekib põhjendatud vajadus juurdepääsuks teabele, millele tal
juurdepääs puudub, tuleb pöörduda infosüsteemi eest vastutava teenistuja poole
juurdepääsuõiguse saamiseks.
5.2. Asutusevälistele kasutajatele infosüsteemile ligipääsu andmiseks, välja arvatud punktis
2.2. nimetatud ülesandeid täitva asutuse puhul, esitab juurdepääsu vajava isiku vahetu
juht, asutuse juht või koostöökokkuleppes määratud isik taotluse infosüsteemi eest
vastutavale isikule, milles näidatakse isiku nimi, isikukood, ametinimetus, juurdepääsu
põhjus ning periood, millal juurdepääsu soovitakse.
5.3. Infosüsteemi eest vastutav teenistuja vaatab taotluse üle koostöös Ameti vastava
teenuseomanikuga ning kui taotlus on põhjendatud, loob ligipääsu või edastab vajadusel
info IT-toele konto loomiseks.
6
5.4. Kui kasutajakonto on loodud ja kasutaja lisatud Ameti infosüsteemi vastavasse
kasutajagruppi, teavitab infosüsteemi eest vastutav teenistuja juurdepääsu taotlejat konto
loomisest ning edastab info õiguste ulatuse ning kehtivuse kohta.
6. Ameti esindamise õigus
Ameti esindamise õigus ja esindusõiguse ulatus määratakse peadirektori poolt kinnitatava
ametijuhendi või volikirjaga.
7. Allkirjastamise õigus
7.1. Dokumendi allkirjastamise õigus Ameti esindamisel on peadirektoril, kui ta ei ole
volitanud allkirjastamist edasi.
7.2. Dokumentide allkirjastamise õigus ja ulatus määratakse peadirektori poolt kinnitatava
ametijuhendi või volikirjaga. Ülevaade allkirjastamise õigustest on toodud käesoleva
korra lisades 1 ja 2.
7.3. Peadirektori ainupädevus allkirja andmisel on järgmistel dokumentidel:
1) kiri Riigikogule, Vabariigi Presidendile, Vabariigi Valitsusele, ministrile,
õiguskantslerile, riigikontrollile, Euroopa Liidu institutsioonile ja muu riigiasutuse või
suurema institutsiooni (nt erialaliidud) juhile;
2) riiklikule arengukavale, strateegiale, jm olulise tähtsusega dokumentidele esitatavad
seisukohad;
3) õigusakti muutmise või kehtestamise ettepanekud;
4) Ametisse saabunud õigusakti eelnõu kooskõlastuskirjad;
5) Ameti poolt sõlmitavad lepingud;
6) vaideotsused;
7) Ameti otsused, mis avaldavad olulist mõju teistele.
2.peatükk
Dokumentide registreerimine
8. Dokumendiregister
8.1. Dokumendiregistri pidamise eesmärk on tagada:
1) registreeritud dokumentide arvestus;
2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja,
väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu.
8.2. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt
peetavale dokumendiregistrile on tagatud Ameti veebilehe kaudu.
8.3. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse ja
salastatud välisteabe seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest.
9. Ameti elektronposti aadressid
9.1. Ameti ametlik elektronposti aadress on
[email protected].
7
9.2. Ametlik elektronposti aadress avaldatakse Ameti veebilehel http://www.ttja.ee.
9.3. Ameti postkastide, v.a teenistuja nimelise postkasti, loomine ja sulgemine tellitakse
teabehalduse nõunikult. Postkasti loomiseks esitatakse järgmised andmed: postkasti nimi,
kasutamise eesmärk, tähtaeg ning teenistujate nimed, kes peavad postkastile ligi pääsema.
9.4. Teabehalduse nõunik peab ülevaadet eelmises punktis nimetatud postkastide, nende
vastutajate ja tähtaegade üle ning otsustab uue postkasti loomise vajaduse või pakub
olemasoleva kasutamise võimaluse.
9.5. Ameti postkasti loomise ja sulgemise taotlused IT-abile teeb teabehalduse nõunik,
kooskõlastades need digiteenuste osakonna juhatajaga.
10. Dokumendi registreerimise kohustus
10.1. Registreerimisele kuuluvad Ameti loodud, väljasaadetavad ja Ametisse saabunud
olulised dokumendid ning kirjalikku taasesitamist võimaldav ja tõendamisväärtusega
teave, sh memod, olulised telefonikõned, e-kirjad jm, mille sisu on vaja hiljem nt kohtus
tõestada.
10.2. Oluline on dokument või teave eelkõige juhul, kui sellel on mõju suhtlusele
halduseväliste isikutega, asutustega, rahvusvahelisele koostööle või kui see mõjutab
Ameti ülesannete täitmisel otsustusprotsessi.
10.3. Dokument lisatakse infosüsteemi ja registreeritakse üks kord.
11. Dokumendiregistrisse mittekantavad dokumendid
11.1. Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta:
1) saabunud kutseid, v.a välislähetuse aluseks olevad kutsed;
2) õnnitlusi ja kaastundeavaldusi;
3) koosolekute teadaandeid;
4) reklaamtrükiseid;
5) perioodikat (ajaleht, ajakiri vm.);
6) informatiivse sisuga e-kirju;
7) anonüümseid dokumente v.a juhul kui dokumendi sisu vajab kontrollimist;
8) kirju, millel on rämpsposti tunnused;
9) teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt ja täidetakse kättesaamise päeval;
10) dokumente märkega “ISIKLIK”;
11) dokumente, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;
12) dokumente, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta;
13) paberkandjal dokumente või digitaalallkirja nõudvaid dokumente, millel ettenähtud
allkirjad puuduvad.
11.2. Punktis 11.1. alapunktis 10 nimetatud dokument edastatakse adressaadile avamata. Kui
selgub, et märkega “ISIKLIK” saabunud dokument on ametialane, tagastab adressaat
selle viivitamata kantseleile ja dokument registreeritakse.
11.3. Punktis 11.1. alapunktis 11 nimetatud dokumendi kohta selgitab kantselei välja õige
adressaadi ja vajadusel edastab selle.
8
12. Dokumendi registreerimise pädevus
12.1. Ametisse e-teenuste vahendusel saabunud dokumendid registreerib infosüsteem
automaatselt.
12.2. Ameti postiaadressile ja ametlikule e-posti aadressile saabunud posti võtab vastu ja
registreerib kantselei või RTK.
12.3. Kui digitaaldokument saabub teenistuja e-posti aadressile, registreerib teenistuja e-kirja
infosüsteemis ise või edastab registreerimiseks ametlikule e-posti aadressile.
12.4. Kui dokument saabub Ameti ametlikule elektronposti aadressile ning samaaegselt
teenistuja elektronposti aadressile, registreerib dokumendi kantselei või RTK. Kui
dokument saabub samaaegselt mitmele e-posti aadressile, saadetakse dokument
registreerimisele ametlikule e-posti aadressile.
12.5. Ametisse paberkandjal saabuvad dokumendid registreerib kantselei või RTK.
12.6. Paberkandjal dokumendid mahuga kuni kümme lehte skaneeritakse registreerimisel.
Suuremamahuliste või -mõõtmeliste dokumentide või/ja lisade puhul skaneeritakse ainult
esileht ning infosüsteemi märgitakse kommentaaride lahtrisse dokumendi lehtede arv,
lisade olemasolu. Paberkandjal dokumendid edastatakse vajadusel asja menetlevale
struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutavale teenistujale või pannakse struktuuriüksuse
postisahtlisse, mis asub kantseleis.
12.7. Paberkandjal dokumendi juures säilitatakse ümbrik juhul, kui:
1) saatja aadressi saab kindlaks määrata ainult ümbriku järgi;
2) kui dokumendi kuupäev erineb postitempli kuupäevast.
12.8. Käsipostiga saabunud või teenistujale isiklikult üleantud paberkandjal dokument, mis
tuleb registreerida dokumendiregistris, esitatakse registreerimiseks kantseleile.
12.9. Ekslikult Ametisse saabunud dokumendi tagastab saatjale kantselei. Võimalusel saadab
kantselei Ametisse ekslikult saabunud dokumendi vastavalt kuuluvusele õigele
adressaadile, informeerides sellest saatjat.
12.10. Kui ekslikult saabunud dokument on juba Ametis edastatud täitmiseks, kuid dokumendi
lahendamine ei kuulu Ameti pädevusse, edastab tööülesande saanud teenistuja
dokumendi vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teavitades sellest sama aja
jooksul dokumendi saatjat.
13. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine
13.1. Registreerija kontrollib saabunud dokumendi registreerimiskõlbulikkust, sealhulgas
kontrollitakse adressaadi õigsust, selgitatakse välja, kas dokument on olulisemate
vorminõuetega kooskõlas ja kas loetletud lisad on olemas.
13.2. Kui esineb registreerimist takistavaid puudusi, võetakse ühendust dokumendi saatjaga
ning võimaluse korral lisatakse puuduvad andmed infosüsteemi.
9
13.3. Saabunud paberkandjal dokumendi esimese lehekülje paremasse alumisse serva (seal
vaba pinna puudumise korral esilehe muule vabale pinnale) kantakse saabumismärke
tempel, millele märgitakse saabumise kuupäev ja dokumendiviit.
14. Dokumendi registrisse kandmise aeg
14.1. Digitaalne dokument salvestatakse terviklikuna infosüsteemi pärast dokumendi
registreerimiskõlblikkuses veendumist.
14.2. Saabunud paberkandjal dokument skaneeritakse pärast dokumendi
registreerimiskõlblikkuses veendumist, välja arvatud juhul, kui registreerimist ei ole ette
nähtud.
14.3. Dokument registreeritakse üldjuhul selle saabumise või väljasaatmise päeval või sellele
järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge „KIIRE“, registreeritakse ja edastatakse
dokument läbivaatamiseks viivitamata. Saadetised, mis sisaldavad pakkumust, konkursil
kandideerija avaldust vms ja ümbrikud, mis on tähistatud vastava märgusõnaga,
edastatakse adressaadile avamata.
15. Dokumendiregistrisse kantavad andmed
15.1. Dokumendi registreerimisel täidetakse infosüsteemi ekraanivormidel andmeväljad
vastavalt saabunud teabe või dokumendi infole. Täitmiseks kohustuslikud andmeväljad
on vastavalt tähistatud. Saabunud dokumendi registreerimisel kantakse andmete
olemasolul infosüsteemi saatja dokumendi number ja juurdepääsupiirangu andmed.
15.2. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi järjekorranumber automaatselt.
15.3. Vastusdokumendid seotakse algdokumentidega ja need registreeritakse üldjuhul ühe
numbri all.
15.4. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud
identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
16. Dokumendi registreerimisnumber
16.1. Dokumendi registreerimisnumber moodustub vastavalt Ameti dokumentide
liigitusskeemile funktsiooni numbrist ja dokumendisarja numbrist, aastaarvu numbrist,
asja või toimiku numbrist ja dokumendi järjekorranumbrist. Tähistena kasutakse araabia
numbreid ja ladina tähti. Loogilised osad eraldatakse kaldkriipsu ja sidekriipsuga.
Näide: 11-2/20-01041-004, kus 11 tähistab funktsiooni numbrit, 2 dokumendisarja
numbrit, 20 tähistab aastat, 01041 toimiku numbrit ja 004 toimikus oleva dokumendi
järjekorranumbrit.
16.2. Registreerimisnumbrid algavad igal kalendriaastal numbrist 1.
10
3.peatükk
Dokumendi menetlemine
1. jagu
Dokumendi läbivaatamine ja tööülesande täitmine
17. Dokumentide menetlemise üldnõuded
17.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul infosüsteemis.
17.2. Dokumendi menetlemine hõlmab järgmisi etappe:
1) dokumendi läbivaatamine;
2) dokumendi koostamine;
3) dokumendi kooskõlastamine;
4) dokumendi allkirjastamine;
5) dokumendi registreerimine;
6) dokumendi väljasaatmine.
17.3. Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema seotud nii, et oleks tagatud
dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
17.4. Dokumendi menetlemiseks salvestatakse dokument infosüsteemi ning luuakse sellele
töövoog. Töövoos saab valida erinevaid tööülesande täitjaid erinevate täitmise
tähtaegadega.
17.5. Kooskõlastamiseks ei saadeta dokumenti juhul, kui dokumendi koostaja on ise ka
allkirjastaja, puudub dokumendi kooskõlastamise vajadus või dokument edastatakse
paberkandjal.
18. Tööülesanded
18.1. Ameti teenistujal on kohustus jälgida talle suunatud tööülesandeid ja täita need
tähtaegselt arvestades õigusaktidest ja teenistus- või tööalaste korraldustest tulenevate
tähtaegadega.
18.2. Tööülesanded kuvatakse infosüsteemis ja saadetakse teenistuja e-posti aadressile
automaatse teavitusena.
19. Sissetuleva dokumendi üldine menetlusrada
19.1. Sissetulevad dokumendid menetletakse infosüsteemis reeglina järgmiselt:
1) valitsusasutuse ja muu riigiasutuse ning kohaliku omavalitsuse üksuse juhi poolt
allkirjastatud dokument ning muu Ameti tegevuse seisukohast olulise tähtsusega
dokument (nt valdkondliku huvirühma või erialaliidu kiri, strateegiad, arengukavad jne)
saadetakse täitmiseks vastava valdkonna struktuuriüksuse juhile ja teadmiseks
peadirektorile;
2) kohtumenetlust puudutav dokument, õigusakti eelnõu ja haldusakti peale esitatud vaie
ning muu õigusliku sisuga dokument saadetakse täitmiseks õigusosakonna juhatajale,
teadmiseks peadirektorile ja vastutava osakonna juhatajale;
11
3) muud sissetulevad dokumendid saadetakse täitmiseks vastava valdkonna
struktuuriüksuse juhile.
19.2. Kohtudokumentide kättesaamiskinnituse kohtule saadab õigusosakonna juhataja või
õigusnõunik.
19.3. Täpsem menetlusrada on toodud lisas 1.
20. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine
20.1. Sissetulevale dokumendile määrab reeglina vastutaja ja suunab selle infosüsteemi kaudu
menetlusse kantselei või RTK, v.a juhul, kui käesolevast dokumendihalduse korrast
tuleneb teisiti või on selle alusel otsustatud teine menetluskord. Kui ei ole selge, kellele
saabunud dokument lahendamiseks saata, edastatakse tööülesanne peadirektorile, kes
määrab dokumendi eest vastutaja.
20.2. Dokument edastatakse täitmiseks vastavalt asja kuuluvusele üldjuhul struktuuriüksuse
juhile, kes suunab dokumendi teenistujale lahendamiseks (tööülesande vastutaja).
Vastusdokumendid, tüüptaotlused vms ja teabenõuded võib edastada otse vastavale
teenistujale teenistuja otsest ülemust sellest informeerides (infosüsteemi kaudu
teadmiseks saatmine). Tööülesande vastutaja võib vajadusel delegeerida tööülesande
täitmiseks teisele teenistujale.
20.3. Kui dokumenti peab selle sisu arvestades üheaegselt menetlema mitu teenistujat,
määratakse dokumendile mitu täitjat. Kui dokumendi täitmiseks antakse tööülesanne
mitmele teenistujale, määratakse üldjuhul tööülesande peavastutaja (töövoos esimene
täitja), kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab dokumendi tähtaegse täitmise eest.
Kaastäitjad kannavad vastutust dokumendi tähtaegse ja korrektse täitmise eest vastutava
täitjaga võrdsel määral.
21. Täitmise tähtajad
21.1. Dokument vaadatakse läbi ja asi lahendatakse 30 päeva jooksul dokumendi saamisest
arvates, kui õigusaktidest või juhi teenistus- või tööalasest korraldusest ei tulene muud
tähtaega.
21.2. Dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse dokumendi registreerimisele järgnevast
tööpäevast, kui õigusaktist ei tulene teisiti.
21.3. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on tähtaegselt sooritatud
ja asjaosalisi sellest teavitatud ning vajadusel vastav kanne infosüsteemis tehtud.
21.4. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada.
Dokumendi vastutaja teatab tähtaja pikendamisest saatjale enne esialgse tähtaja
saabumist.
21.5. Teabenõudele vastamine toimub vastavalt avaliku teabe seadusele.
21.6. Selgitustaotlusele või märgukirjale vastamine toimub vastavalt märgukirjale ja
selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusele.
12
2. jagu
Dokumendi koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine
22. Dokumendi koostamine
22.1. Dokumendid koostatakse infosüsteemis vastaval ekraanivormil ja mallil.
22.2. Lepingu koostamisel tuleb see enne infosüsteemi lisamist saata ülevaatamiseks aadressile
[email protected].
22.3. Ametile kooskõlastamiseks esitatud õigusakti eelnõu kooskõlastamisel märkusteta ei ole
vajalik eraldi kooskõlastuskirja vormistada.
22.4. Juhendid, eeskirjad ja korrad vaatab üle ja vajadusel uuendab dokumendi koostaja
vähemalt kord aastas. Ülevaatamise aeg peab olema tuvastatav.
23. Dokumendi kooskõlastamise kohustus
23.1. Ametisiseselt kooskõlastatakse dokumendid menetluse käigus.
23.2. Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi kõikide struktuuriüksuste juhtidega, kes
paiknevad struktuuris tema ja dokumendi allkirjastaja vahel, samuti muude Ameti
teenistujatega, kelle töövaldkonda dokument puudutab. Kui dokumendi koostaja
allkirjastab haldusakti või väärteomenetluses tehtava lahendi ise, või koostab dokumendi,
mis võib puudutada isiku õigusi, kooskõlastab ta selle vähemalt struktuuriüksuse juhiga.
Muud dokumendid kooskõlastatakse struktuuriüksuse juhiga vastavalt kokkuleppele.
Kohtudokumendid kooskõlastatakse vastava valdkonna juhiga või juhi poolt määratud
isikuga.
23.3. Peadirektor võib teenistus- või tööalase korralduse andmisega määrata dokumendid, mida
temaga ei kooskõlastata või mida ta soovib kooskõlastamise asemel saada teadmiseks.
23.4. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt vahetule juhile ja seejärel astmelt
kõrgemale teenistujale. Vajadusel ja võimalusel võib dokumenti saata kooskõlastamiseks
ka paralleelselt mitmele teenistujale korraga.
23.5. Dokument kooskõlastatakse märkusteta, märkustega või ei kooskõlastata.
Mittekooskõlastamist tuleb põhjendada.
24. Ameti dokumendi üldine menetlusrada
24.1. Ameti dokumentide kavandite menetlemisel toimub kooskõlastamine infosüsteemis
reeglina järjestikuse kooskõlastusringiga järgmiselt:
1) peadirektori poolt allkirjastatavad väljaminevad dokumendid (sh haldusaktid,
käskkirjad, lepingud ja teised väljasaadetavad dokumendid) kooskõlastatakse kõigi
juhtidega, kes jäävad koostaja ja allkirjastaja vahele;
2) väljamineva haldusakti kavand (sh ettekirjutused, hoiatused, otsused, korraldused jne)
ning väärteomenetluses tehtava lahendi kavand kooskõlastatakse talituse juhataja ja
osakonna juhatajaga ning vajadusel vastava struktuuriüksuse juhi poolt määratud
13
teenistujaga, samuti, kui nimetatud dokumendil on oluline mõju, siis osakonnajuhataja
vastavasisulise otsuse korral kooskõlastatakse see ka peadirektoriga;
3) asutusesisese haldusakti kavand tuleb kooskõlastada teenistujatega, kellele pannakse
kohustusi või kelle töö- või tegevusvaldkonda antud haldusaktiga reguleeritakse ning
vajadusel õigusosakonna juhatajaga;
4) vaideotsused ja arvamused õigusaktide eelnõude kohta ning muud olulise õigusliku
tähtsusega dokumendid ja kirjavahetus kooskõlastatakse õigusosakonna juhatajaga;
5) hankedokumendid ja lepingud (sealhulgas töövõtulepingud, teenuse osutamise lepingud
ja rahvusvahelised lepingud) kooskõlastatakse õigusnõunikuga;
6) rahalisi kohustusi kaasa toovad dokumendid kooskõlastatakse finantsnõunikuga;
7) struktuuriüksuse juht võib struktuuriüksuse siseselt ette näha dokumendi või olulise
tähtsusega kirjavahetuse kooskõlastamise kohustuse struktuuriüksuse juhiga.
24.2. Kui dokumendi kavand puudutab Ameti teenistujaid sõltumata nende asetusest
teenistuskohtade koosseisus ja hierarhias, kooskõlastatakse see infosüsteemis reeglina
paralleelse kooskõlastusringiga.
24.3. Kui kooskõlastaja ei nõustu dokumendi sisuga, märgib ta infosüsteemis dokumendi
mittekooskõlastatuks, lisades põhjenduse või kooskõlastab kommentaaridega. Kui
koostaja mittekooskõlastamise põhjendusega ei nõustu, jätkab kooskõlastusringi
vastavalt poolelijäänud järjekorrale. Lõpliku otsuse eriarvamuse arvestamise kohta
langetab allkirjastaja.
25. Dokumendi kooskõlastamise tähtaeg
25.1. Dokumendi koostaja peab saatma dokumendi kooskõlastamiseks koos kõigi lisadega
õigeaegselt ja nii et igale kooskõlastajale jääb dokumendi kooskõlastamiseks aega
soovitavalt vähemalt kaks tööpäeva.
25.2. Riigihangete, lepingute ja käskkirjaga kinnitatavate juhendite kooskõlastamisel ei või
kooskõlastajale antav tähtaeg olla lühem kui kolm tööpäeva.
25.3. Peadirektorile kooskõlastamiseks esitatavate dokumentide kooskõlastamise tähtaeg on
vähemalt kolm tööpäeva.
25.4. Tulenevalt dokumendi iseloomust võib põhjendatud juhtudel tähtaega pikendada või
lühendada.
26. Allkirjastamise üldnõuded
26.1. Dokumendi vastutaja edastab dokumendi allkirjastamiseks peale dokumendi
kooskõlastusringi lõppemist, kontrollides eelnevalt, et dokumendis on parandused sisse
viidud.
26.2. Dokument ja selle lisad peavad olema ühes digikonteineris.
26.3. Amet allkirjastab üldjuhul lepingu esimesena ja edastab seejärel teisele osapoolele
allkirjastamiseks.
26.4. Ametist väljasaadetava dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, välja
arvatud juhul, kui:
1) õigusaktidest tuleneb muu vorminõue;
14
2) dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga
tutvuda;
3) adressaadi elektronposti aadress ei ole teada;
4) adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti;
5) kasutatakse vapipitserit või turvaplanki.
26.5. Punktis 26.4. alapunktides 2, 3 ja 4 nimetatud juhtudel võib vajadusel dokumendi
allkirjastada digitaalselt. Sel juhul antakse kantseleile
[email protected] aadressil tööülesanne
dokumendi ja digiallkirja kinnituslehe väljaprintimiseks.
26.6. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning kui dokumendi
autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud (täpsemalt vt lisa 1 ja 2).
27. Paberdokumendi menetlemine
27.1. Paberdokumendi registreerib koostaja pärast vormistamist, salvestab PDF vormingusse,
prindib selle välja, allkirjastab dokumendi või võtab juhilt allkirja ning toimetab
kantseleisse väljasaatmiseks.
27.2. Peale allkirjastamist korraldab dokumendi vastutaja allkirjastatud paberdokumendi
skaneerimise ning lisamise infosüsteemi.
28. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku menetlemine
28.1. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku vormistamisel lähtutakse hea
õigusloome ja normitehnika eeskirjast.
28.2. Ettepaneku juurde lisatakse kõik selle juurde kuuluvad dokumendid eraldi failidena.
3. jagu
Dokumendi väljasaatmine ja asja lahendatuks lugemine
29. Dokumendi väljasaatmise üldnõuded
29.1. Dokumendi koostaja saadab dokumendi välja digitaalselt läbi infosüsteemi.
29.2. Kui teenistuja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt,
vastutab ta dokumendi lisamise ja registreerimise eest infosüsteemis.
29.3. Kui digitaalne dokument tuleb väljastada paberkandjal, siis prinditakse digitaalselt
allkirjastatud dokument koos digiallkirja kinnituslehega ja edastatakse adressaadile ilma
ametliku kinnituseta (nt koopia-koopia õige).
29.4. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse infosüsteemi või kui infosüsteemis
loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, tagab dokumendi sisestaja või looja
digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisu samasuse.
29.5. Tundliku sisuga info tuleb saata krüpteeritult.
29.6. Kohtumenetluse materjalid esitab õigusosakonna teenistuja e-toimikusse.
15
29.7. Paberkandjal dokument edastatakse kantselei poolt adressaadile postiteenuse osutaja
vahendusel. Kantselei võib paberkandjal dokumendi välja saata ka kullerposti või
käsipostiga.
30. Dokumendi väljasaatmise aeg
30.1. Enne kella 09:00 kantseleisse toodud paberdokumendid ja saadetised saadetakse välja
samal päeval. Hiljem toodud dokumendid saadetakse välja järgmisel tööpäeval
(postipakid saadetakse välja samal või järgmisel päeval).
30.2. Enne kella 16.00 digitaalselt allkirjastatud dokumendid saadetakse elektrooniliselt välja
samal päeval. Hiljem allkirjastatud dokumendid saadetakse välja järgmisel tööpäeval.
30.3. Eelnevates punktides toodu ei kohaldu kohtule saadetavatele, vaidemenetluses
koostatavatele ja muudele sarnastele menetlusdokumentidele, mille vastavad
menetlustähtajad tulenevad otseselt seadusest või on ette antud teise asutuse (nt kohus)
poolt. Nimetatud menetlusdokumentide välja saatmine tuleb kooskõlastada
õigusosakonnaga ning see toimub vastavalt eelnimetatud tähtaegadele, sõltumata
allkirjastamise kellaajast.
31. Ametisiseste dokumentide saajale esitamine
Ametisisesed dokumendid tehakse teatavaks DHS-i kaudu või seadusest tulenevatel juhtudel
allkirja vastu. Teenistuja loetakse dokumendiga tutvunuks, kui teenistuja on dokumendi
DHS-is teadmiseks võtnud või seadusest tulenevatel juhtudel on teenistuja dokumendiga
tutvumist allkirjaga kinnitanud.
32. Asja lahendatuks lugemine
Asi on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud või kui dokumendi
saatjale on vastatud sisuliselt ning lahendamisest on asjaomastele isikutele või asutustele
teatatud või kui ei ole vaja vastata, on infosüsteemi tehtud selle kohta vastav märge.
4. jagu
Dokumendi avalikustamine ja juurdepääsupiirang
33. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris
33.1. Dokument avalikustatakse Ameti veebilehel avaliku teabe seaduses sätestatud korras.
33.2. Juurdepääsupiiranguga dokumendil on avalikus dokumendiregistris avalikustatud ainult
avalikud metaandmed.
34. Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded
34.1. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates
dokumendi koostamisest või saamisest. Piirangu lõppemise aeg näidatakse võimalusel
kuupäevana. Juurdepääsupiirangu lõpukuupäev määratakse kindlaks lähtudes dokumendi
koostamise kuupäevast.
16
34.2. Juurdepääsupiirang kehtestatakse kuni piirangu vajaduse möödumiseni, kuid mitte
kauemaks kui viieks aastaks. Peale viie aasta möödumist võib pikendada teabe
juurdepääsupiirangu tähtaega veel kuni viie aasta võrra, kui piirangu kehtestamise põhjus
püsib. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või
dokumenteerimisest 75 aastat.
34.3. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi
väljastamisel (nt teabenõude korras) tehakse dokumendist ärakiri selliselt, et kaetakse
avalikustamisele mittekuuluvad andmed kinni.
34.4. Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel ja kasutamisel peab olema välistatud
kolmandate isikute juurdepääs neile dokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumendi
hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse dokumendi
lahendamine või koostamine kuulub. Juurepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende
eest vastutav teenistuja viisil, mis välistab nende sattumise kõrvaliste isikute kätte
(näiteks lukustatud kapis või sahtlis), dokumente ei või jätta järelevalveta.
34.5. Et vältida asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabe sattumist kõrvaliste isikute kätte,
on keelatud dokumente jätta nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ning printerite
juurde. Kui leiad sellise dokumendi ning dokumendi omanikku ei ole võimalik tuvastada,
tuleb dokument hävitada kas paberihunti kasutades või viies dokument 0-korrusel
asuvasse kinnisesse dokumendikonteinerisse. Nõupidamisruumi tahvlid tuleb
koosolekute lõppedes koosoleku korraldajal puhastada ja pabertahvlilt kasutatud paberid
ära võtta.
34.6. Võimalusel tuleb vältida juurdepääsupiiranguga teabe hoidmist väljaspool infosüsteeme
(nt struktuuriüksuste võrguketastel, kuna nii ei ole teabe terviklus piisavalt tagatud). Eriti
tundlikule teabele (nt eriliigilised isikuandmeid) piiratakse juurdepääsu ka Ameti siseselt
nii, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente tööülesannete
täitmiseks.
34.7. Juurdepääsupiiranguga ja/või eriti tundlikku teavet sisaldavate dokumentide (olenemata
andmekandjast) kasutamisel, hoidmisel ja edastamisel tuleb järgida õigusaktidest
tulenevaid nõudeid ja lähtuda andmeturbe põhimõtetest. Juurdepääsupiiranguga teabe
volitamata kasutamisest või lekkimisest tuleb viivitamata teavitada Ameti
andmekaitsespetsialisti ja peadirektorit või nende äraolekul määratud asendajaid.
35. Avaliku teabe üldnõuded
35.1. Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja
dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud
õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.
35.2. Teabevaldaja on Amet.
35.3. Teabevaldaja peab tagama juurdepääsu dokumendiregistri kaudu dokumentidele, millele
ei ole kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
35.4. Dokumendi pealkirja muutmiseks avalikus registris tuleb muuta ekraanivormil andmeväli
„pealkiri veebis“ või „avalik nimetus“ (vms sõltuvalt infosüsteemist).
Dokumendiregistris Ameti kodulehel avalikustatakse sellisel juhul pealkiri, mille sisestab
dokumendi lahendamise või koostamise eest vastutav teenistuja. Kui vastutav teenistuja
pealkirja muuta ei soovi, kandub kodulehe dokumendiregistrisse dokumendi pealkiri.
17
Enne kirja kooskõlastusringile saatmist peab dokumendi eest vastutav teenistuja kindlasti
üle vaatama juurdepääsupiirangud ning vajadusel kas kehtestama uue piirangu või
piirangu tühistama. Peale allkirjastamist muudatusi enam teha ei saa.
36. Juurdepääsupiirangu kehtestamine koostatud dokumendile
36.1. Juurdepääsupiirangu kehtestamise otsustab ning selle õigusliku aluse määrab kindlaks
üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine või koostamine kuulub.
36.2. Asutusesiseks kasutamiseks mõeldud dokumendi vormistamisel kasutatakse järgnevat
märget:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud…………20….a
Juurdepääsupiirang kehtib kuni …………..20…...a
Alus: AvTS § 35 lg … p …
Teabevaldaja: Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet
36.3. Dokumentidele juurdepääsupiirangu märke tegemisel ja kehtivuse määramisel võib
lähtuda ka juurdepääsupiirangute klassifikaatorist.
37. Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile
37.1. Ametisse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute olemasolu kontrollib dokumendi
registreerija.
37.2. Kui elektrooniliselt saabunud dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, siis
selle registreerimisel lisab registreerija metaandmetesse juurdepääsupiirangu aluse ja
kehtivusaja. Dokumendi vastutaja võib põhjendatud juhul juurdepääsupiirangu alust
täpsustada.
37.3. Ametisse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute õigsust või piirangu seadmise
vajadust kontrollib üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.
Juurdepääsupiirangu kehtestamise või muutmise vajadusest teavitab teabevaldajat
teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.
37.4. Kui asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud paberkandjal dokumendil puudub
juurdepääsupiirangu märge, siis lisab tööülesande vastutaja ettepanekul selle kantselei.
38. Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine
38.1. Dokumendi juurdepääsupiirangu tähtaeg võib olla kuni 5 aastat, va riiklikku ja
teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste ettevalmistamist käsitlevad
dokumendid, mille suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni
ja isikuandmeid sisaldav teave, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat.
38.2. Kui teabekandja võimaldab, teeb tööülesande vastutaja või vastutaja puudumisel
kantselei teenistuja juurdepääsupiirangu lõppemisel dokumendile järgmise tekstiga
märke:
18
„JUURDEPÄÄSUPIIRANG LÕPPENUD ……………………………….20……a
Märke lisaja: Mari Muru, 11.11.2022, allkiri
38.3. Elektrooniliste dokumentide puhul eemaldab vastutaja dokumendi metaandmetest
piiranguga seotud andmed, valib loetelust, millisel õigusliku alusel piirang maha võetakse
ning vajadusel sisestab kommentaari piirangu eemaldamise põhjusest.
4.peatükk
Dokumentide vormistamise nõuded
39. Üldnõuded dokumendi koostamisele
39.1. Dokumendid, sh e-kirjad koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja
standardites ettenähtud nõuetele.
39.2. Kõigil ametikirjadel peab olema pealkiri. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama
dokumendi sisu. Infosüsteemi ekraanivormidele kantavad pealkirjad peavad olema
võimalikult täpselt dokumendi sisu avavad, et tagada infosüsteemis paremad
otsitulemused.
Näide 1: Eesti Raudtee. Teade õnnetusjuhtumist 01.01.2020 Balti jaamas
Näide 2: Juuli Kuu. Apollo e-pood
39.3. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja
võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele.
39.4. Suuremahuliste dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja
tema kasutamine hõlbus. Kasutada võib alapealkirju või liigendamist peatükkideks,
jagudeks, punktideks ja alapunktideks. Teksti liigendamisel kasutatakse araabia
numbreid, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kõik alajaotised nummerdatakse suurema
jaotuse piires ja number sisaldab kõiki suuremate jaotuste numbreid, mida võib eraldada
ka parempoolse suluga (näiteks: 1. Peatükk, 1.1. Jagu, 1.1.1. Punkt või 1) Punkt, 1.1.1.1.
Alapunkt või 1) Alapunkt). Üle 10-leheküljelistele dokumentidele on soovitav koostada
sisukord.
40. Faili salvestamine
40.1. Failide pealkirjastamisel tuleb lähtuda põhimõttest, et pealkiri vastaks dokumendi
pealkirjale lühendatud variandis. Kui faili pealkirja on vaja lisada kuupäev või mõni muu
numbriline väärtus, siis need märkida faili pealkirjas viimasena. Soovitav on failide
pealkirjas mitte kasutada täpitähti, side- ja kaldkriipse ega muid sümboleid.
40.2. E-postiga saabunud failid salvestatakse eraldi vastavalt faili vormingule ja e-kirja enda
tekst vorminguga .eml või .msg.
40.3. E-postiga saabunud digitaalselt allkirjastatud failid salvestatakse infosüsteemi alati
digitaalallkirja vorminguga.
19
41. Ameti dokumendimallid ja -plangid
41.1. Ametis kasutatakse digitaalset üldplanki, mille alusel kujundatakse vajalikud
dokumendiplangid (kirjaplank ja dokumendipõhjad ehk mallid).
41.2. Mallid on leitavad infosüsteemis või Ameti sisevõrgust.
41.3. Trükitud paberkandjal plangina on kasutusel ainult turvaplank, mille trükitehnilisel
valmistamisel kasutatakse vähemalt kaht turvaelementi (vesitrükk, plangi number jmt).
Turvaplangile prinditakse Ametis välja antavaid lubasid ja tunnistusi.
41.4. Turvaplankide vastavuse õigusaktide ja standarditega kehtestatud vorminõuetele tagab ja
turvaplankide tellimise, väljastamise ja hoidmise ning rikutud turvaplankide hävitamise
korraldab teabehalduse nõunik.
41.5. Dokumendiplankide ja mallide loomisel lähtutakse valitsusasutuste visuaalse identiteedi
stiilijuhises toodud reeglitest. Plankide nõuetekohase kujundamise ja mallide loomise
tagab infosüsteemi peakasutaja.
41.6. Rikutud üld- ja kirjaplangid hävitab iga teenistuja ise hävitamise teel.
41.7. Ameti dokumendiplanki ja/või malli ei kasutata mitme asutuse nimel koostatava ühise
dokumendi vormistamisel (nt leping) ja Ametisisesel asjaajamisel (aktid, avaldused,
taotlused). Käskkirja, otsuse või korraldusega kinnitatav eeskiri, juhend või loetelu
vormistatakse valgele lehele.
42. Dokumendi vormistamise stiilinõuded
42.1. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirja kirjastiiliga Times New Roman või
Arial suurusega 11 kuni 14, ühekordse või poolteistkordse reavahega. Tekstist
esiletõstmist vajavaid sõnu/lauseid võib alla joonida, sõrendada või kasutada topeltkirja.
Teksti iseseisvad loogilised osad tuuakse esile kahekordse reavahega. Ameti haldusaktid
vormistatakse ühekordse reavahega, kasutades kirjastiili Times New Roman suurusega
11 või 12.
42.2. Dokumendi koostamisel vormistatakse ainult esimene leht plangile. Dokumente võib
vormistada mõlemale lehepoolele, välja arvatud protokoll ning haldusaktid (ettekirjutus,
otsus, käskkiri jmt). Mitmelehelised dokumendid nummerdatakse alates teisest lehest.
42.3. Väljasaadetavale paberdokumendile märgitakse adressaadi nimi, tänava nimi, maja- ja
korterinumber, asula nimi, sihtnumber, linna või maakonna nimi. Kirja adresseerimisel
välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega. Riigi nimi on
soovitav kirjutada inglise keeles.
42.4. Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi ja
elektronposti aadress.
42.5. Mitmele adressaadile saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli
adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Adressaatide vahele jäetakse tühi
rida. Kui adressaate on rohkem kui neli, märgitakse adressaadiväljale neli adressaati ning
20
ülejäänud lisaadressaatide reale (peale allkirja ja lisasid), kasutades dokumendi saatmise
eesmärki selgitavaid sõnu: Sama, Koopia(d), Teadmiseks.
42.6. Kui üks (samasisuline) dokument saadetakse korraga üheliigilistele asutustele, ametnike
või töötajate grupile, võib adressaadid üldistada. Näiteks: Ministeeriumid,
Inspektsioonid, Ametid. Kui selline kiri väljastatakse paberkandjal, siis see vormistatakse
Ameti plangile ühes eksemplaris ja paljundatakse pärast allkirjastamist koopiamasinal
vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse koopiad, kirja originaal jääb Ametisse.
42.7. Mitmete erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele.
Ametisse jääva ärakirja adressaadiväljale märgitakse Vastavalt nimekirjale.
42.8. Vastuskirjadele märgitakse saabunud kirja viide (kuupäev ja registreerimisnumber) ja
Ameti kirja viide (kuupäev ja registreerimisnumber). Viidete eristamiseks kasutatakse
sõnu Teie ja Meie. Ameti algatuskirjal viite ees sõna Meie ei kasutata.
42.9. Allkirja vormistamisel kasutatakse lugupidamisavaldust, dokumendile alla kirjutanud
isiku allkirja ja allkirjastaja nime ning ametinimetust. Ametinimetused kirjutatakse
väikese algustähega ja lugupidamisavalduse järele ei panda koma.
42.10. Haldusaktide jmt haldusdokumentide allkirjastamisel lugupidamisavaldust ei kasutata.
Allkirja jaoks jäetakse vabaks vähemalt kolm rida. Digitaalselt allkirjastatavate
dokumendile lisatakse allkirja asemel sulgudes märge (allkirjastatud digitaalselt).
42.11. Mitut allkirja vajava dokumendi allkirjad paigutatakse astmeliselt nende ametikohtade
staatuse järjekorras üksteise kõrvale, nihutades iga järgmist ühe rea võrra allapoole.
42.12. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega teenistujad, paigutatakse nende
allkirjad ühele kõrgusele.
42.13. Dokumentide juurde kuuluvate lisade kohta märgitakse lisade reale vastavate failide
pealkirjad koos faililaiendi tähisega, paberkandjal dokumendi korral lisade nimetused,
lehtede ja eksemplaride arv.
Näide 1: Aruanne_2023_Q1.pdf
Näide 2: 2023.a 1.kvartali aruanne 3 lehel 1 eks
42.14. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale lisaks punktis
42.9 nimetatule selle koostaja või vastutava teenistuja ees- ja perekonnanimi,
elektronposti aadress ja telefoninumber.
42.15. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. Dokumendi sisu (tekst)
peab olema täpne, keelsuselt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.
Üldjuhul käsitleb üks dokument ühte teemat. Pikemate dokumentide tekst tuleb
liigendada nii, et dokument on ülevaatlik.
43. Dokumendi kuupäev
43.1. Kuupäev märgitakse dokumendil vastavalt Eesti Standardile nr EVS 882-1:2013
numbrilisel kujul (nt 09.10.2023).
21
43.2. Haldusaktides (käskkiri, otsus, ettekirjutus jmt), protokollides ja välisriikidega peetavas
kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures
dokumendi koostamise või väljaandmise koht ja kuu nimetus märgitakse nimetavas
käändes (nt 09. oktoober 2023).
43.3. Saabunud kirja, taotluse, teabenõude või muu dokumendi saabumise kuupäevaks loetakse
dokumendi registreerimise kuupäev.
43.4. Kuupäeva märkimisel dokumendi elemendina loetakse dokumendi kuupäevaks selle
allkirjastamise kuupäev. Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, on
dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev
või kellaaeg.
43.5. Lepingu sõlmimise kuupäevaks loetakse viimase allkirja lisamise kuupäev, v.a kui
lepingus on kokku lepitud teisiti.
43.6. Protokolli kuupäevaks loetakse koosoleku toimumise kuupäev.
43.7. Dokumentide või nende kohta dokumendiregistrisse märgitavateks kuupäevadeks võivad
vajadusel olla ka muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad.
5.peatükk
Dokumentide süstematiseerimine
44. Dokumentide liigitusskeem
44.1. Dokumentide liigitusskeemi koostamise eesmärk on tagada asjaajamises toimikute
moodustamise, haldamise ja arvestamise kord.
44.2. Dokumentide liigitusskeem on funktsioonipõhine ja tähtajatu ning kehtestatud
peadirektori käskkirjaga ning on kättesaadav siseveebist.
44.3. Dokumentide liigitusskeemi muudetakse eelkõige kui:
1) Ameti ülesannete muutumise tulemusena tekivad uued dokumendi sarjad;
2) muutub dokumendi liigi kohta kehtestatud säilitustähtaeg;
3) sellekohase põhjendatud ettepaneku teeb Rahvusarhiiv.
45. Dokumentide liigitus
45.1. Dokumentide liigituse põhiüksus dokumentide loetelus on sari.
45.2. Dokumentide liigitusskeemi koostab teabehalduse nõunik struktuuriüksustelt saadud
ettepanekute põhjal ja vajadusel kooskõlastatakse Rahvusarhiiviga.
45.3. Dokumentide liigitusskeemis kasutatakse süstematiseerimiseks ja loogiliste osade
eraldamiseks araabia numbreid, side- ja kaldkriipse.
22
6.peatükk
Digitaalse templi, krüptovõtme ja vapipitsati kasutamine ning dokumentide tõestamine
ja ametlik kinnitamine
46. Digitaalallkirja, digitaalse templi ja krüptovõtme kasutamine
46.1. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel
digitaalallkirjaga või kinnitamisel digitaalse templiga võib kasutada isikutunnistusele
kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud E-identimise ja e-
tehingute usaldusteenuste seaduse nõuetele vastavat sertifikaati.
46.2. Digitempel asub kantseleis seifis ning digitempli saamiseks tuleb pöörduda kantselei
poole.
46.3. Tundliku sisuga info (nt eriliiki isikuandmed, olulise tähendusega ärisaladus)
krüpteeritakse vajadusel enne e-posti teel või muul mitteturvalisel elektroonilisel teel
asutusest väljasaatmist. DHX-i kasutades ei pea dokumente krüpteerima. Ameti
krüptovõtit hoitakse kantseleis seifis ning dokumendi krüpteerimiseks või
dekrüpteerimiseks tuleb pöörduda kantselei teenistuja poole.
47. Dokumendi tõestamine
47.1. Vapipitser (pitsati jäljend) pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud või
Ameti poolt väljaantavale paberdokumendile, millel ei ole kujunduselemendina kasutatud
väikest riigivappi. Vapipitserit kasutatakse füüsiliste ja juriidiliste õiguste tõestamiseks,
mis on aluseks tehingutele raha ja materiaalsete väärtustega.
47.2. Ameti dokumentidest tehtud koopiate, ärakirjade ja väljavõtete õigsuse tõestamiseks
kasutatakse vastavaid lihttempleid (ÄRAKIRI, ÄRAKIRI ÕIGE jmt). Tõestatava
dokumendi esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale tehakse templiga märge
ÄRAKIRI või KOOPIA või VÄLJAVÕTE ning dokumendi viimasele lehele allumisele
parempoolsele nurgale tehakse templiga vastav tõestusmärge (nt ÄRAKIRI ÕIGE).
48. Dokumendi kinnitamine
48.1. Vapipitser (pitsati jäljend) pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud või
Ameti poolt väljaantavale paberdokumendile. Vapipitserit kasutatakse füüsiliste ja
juriidiliste õiguste tõestamiseks, mis on aluseks tehingutele raha ja materiaalsete
väärtustega. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Vajadusel ja võimalusel võib
digitaalsete dokumentide tõestamiseks kasutada digitemplit.
48.2. Haldusaktiga kinnitatud dokumendi (põhimäärus, ametijuhend jms) esimese lehe
ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.
NÄIDE: KINNITANUD
peadirektor
31. detsembri 2019
käskkirjaga nr 1-2/19-044
23
48.3. Kui haldusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel
juhul tehakse kinnitusmärge koos märkusega lisatud dokumendi numbri kohta.
NÄIDE: Lisa 2
KINNITANUD
peadirektor
24. detsembri 2019
käskkirjaga nr 1-2/19-044
49. Vapipitsati kasutamine ja hoidmine
49.1. Ametis on kasutusel üks vapipitsat, mida kasutatakse õigusaktides sätestatud korras
väljaantavate dokumentide kinnitamiseks ja tõendamiseks.
49.2. Pitsatiga kinnitatakse allkirja õigust. Pitser (ehk pitsati jälg) peab riivama allkirja
viimaseid tähti.
49.3. Ameti vapipitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib teabehalduse nõunik ning
vapipitsatit hoitakse kõrvalistele isikutele kättesaamatus kohas.
49.4. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsati ja templite hävitamise ja uute
tellimise korraldab teabehalduse nõunik.
7.peatükk
Asjaajamise üleandmine
50. Asjaajamise üleandmise üldnõuded
50.1. Teenistuskohalt vabastamisel, teenistuskoha muutumisel või teenistussuhte peatumisel
annab teenistuja asjaajamise üle vastuvõtjaks määratud teenistujale teenistusest
lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. Asjaajamise üleandmine teenistuja
töösuhte lõppemisel vormistatakse ringkäigulehega. Asjaajamise üleandmise-
vastuvõtmise akt vormistatakse juhul, kui seda nõuab teenistuja vahetu juht.
50.2. Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik,
toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt ja asjaajamise võtab üle kõrgemalseisev
teenistuja või tema poolt määratud teenistuja ning DHS-i tehakse vastav märge.
51. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt
51.1. Kui asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt tuleb vormistada, tehakse seda hiljemalt
teenistuja lahkumise päevaks.
51.2. Kui asjaajamise üleandmisel ei ole üks pooltest akti sisuga nõus, siis esitatakse enne akti
allkirjastamist üleandja ja vastuvõtja poolt eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille kohta
tehakse akti eraldi märge.
51.3. Ameti juhtimise üleandmisel uuele peadirektorile annab peadirektor ametisse astuvale
peadirektorile ülevaate Ameti strateegilistest eesmärkidest ja nende saavutamisest,
24
Ametile antud ülesannetest ja nende täitmisest, Ameti ja tema valitsemisala
probleemidest, Ameti eelarvevahendite kasutamisest ja seisust ning Ameti
töökorraldusest. Akti sel juhul ei vormistata.
51.4. Ameti teenistujate lahkumise korral vaadatakse koos vahetu juhiga üle pooleliolevad
ülesanded vastavalt käesoleva punkti alapunktides toodud loetelule. Asjaajamise
üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse vaid juhul, kui seda nõuab vahetu juht.
Sellisel juhul märgitakse akti:
1) teenistuja täitmisel olevate lepingute loetelu koos lepingu lõppemise tähtpäevaga;
2) lahendamisel olevate muude ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu.
51.5. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja ja vastuvõtja.
8.peatükk
Dokumentide hoidmine ja arhiiv
52. Dokumentide säilitamise tähtajad
52.1. Dokumendi säilitustähtaeg on kooskõlas dokumentide liigitusskeemis sarja kohta
kehtestatud säilitustähtajaga. Säilitustähtaeg määratakse:
1) aastates;
2) tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega või
3) alatisena.
52.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või saamisest või kindlaksmääratud
sündmuse toimumisest alates. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega
arvestatakse viimase dokumendi loomisest või saamisest või asja lõpetamisest alates.
53. Digitaalsete dokumentide hoidmine infosüsteemis
53.1. Digitaalsed dokumendid koondatakse infosüsteemis ühte asja ehk toimikusse.
53.2. Infosüsteemis hoitakse asi/toimik avatuna kuni asjaga tegelemise lõpuni ning
asja/toimiku vastutaja sulgeb selle, kui menetlus on lõppenud.
54. Lahendatud paberdokumendi hoidmine
54.1. Paberdokumendid koondatakse asjaajamisaasta vältel registraatoritesse, kiirköitjatesse
või muudesse ümbristesse (edaspidi toimik) vastavalt Ameti dokumentide liigitusskeemis
märgitud sarjale.
54.2. Toimiku seljale või kaanele märgitakse sarja number ja nimetus, aastaarv, vajadusel
pealkiri (st valdkond, mille kohta toimik on loodud ja/või juurdepääsu piirangut sisaldav
vm täpsustus), sarja säilitustähtaeg.
54.3. Paberil kirjavahetuse puhul paigutatakse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade jm
asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms).
Toimikusse paigutatakse dokumendid üldjuhul kronoloogilises või mõnes muus
loogilises (näiteks tähestikulises) järjestuses, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult.
Samas asjas mitme köite tekkimisel köited nummerdatakse. Kirjavahetuse lõpetab selles
asjas viimati koostatud või saadud dokument.
25
54.4. Toimikusse pannakse lõplikult vormistatud dokument. Poolikult vormistatud dokument
(kuupäeva, viidete, kooskõlastusmärke, allkirja vms puudumine) tagastatakse koostajale
lõplikuks vormistamiseks.
54.5. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitustähtajaga dokumente.
54.6. Vajadusel võib ühte toimikusse paigutada mitme sarja dokumente, eraldades need
vahelehega. Selline toimik tuleb arhivaalide loetelus sarjade kaupa eraldi loetleda. Samuti
võib ühte dokumendisarja pidada erinevates struktuuriüksustes.
54.7. Paberdokumente hoitakse struktuuriüksuses pärast nende loomist või saamist ja nendega
seotud asjaajamise lõppu üldjuhul kolme järgmise asjaajamisperioodi jooksul.
54.8. Toimikuid hoitakse dokumentide loomise ja saamise eest vastutava teenistuja käsutuses
vähemalt aktiivse asjaajamise perioodi jooksul.
55. Peadirektori lahendatud dokumentide hoidmine
Peadirektori dokumente hoiab korras, süstematiseerib, moodustab toimikuid ja vastutab
nende arhiivihoidlasse üleandmise eest juhiabi-büroojuht.
56. Digitaalse info hoidmine välistel andmekandjatel
56.1. Mahukate (uuringute raportid, pildifailid) ja spetsiifilise tarkvaraga loodud (näiteks
AutoCadi DWG formaadis) digitaaldokumentide faile infosüsteemi võimalusel ei
hõlmata, vaid hoitakse sertifitseeritud välistel andmekandjatel (nt võrguketas,
mälupulgad, DVD-d, CD-plaadid jmt). Dokumendid ei tohi välistel andmekandjatel olla
tihendatud ega krüpteeritud, välja arvatud seadusest tulenevatel juhtudel. Infosüsteemis
tehakse dokumendi registreerimisel ekraanivormile märge dokumendi andmekandja liigi
kohta.
56.2. Välise andmekandja pakend peab olema selliselt märgistatud, et see on nii saajale kui
saatjale arusaadav. Tundlikku teavet sisaldava välise andmekandja märgistus peab olema
selline, et kõrvalised isikud sisust aru ei saaks.
56.3. Kui Ametisse saabuvad dokumendid välisel andmekandjal, siis edastatakse need
dokumendi vastutajale, kes vastutab andmekandja säilimise, hoidmise vastavalt
dokumentide liigitusskeemile ja eesmärgipärase kasutamise eest.
56.4. Välistel andmekandjatel olevate dokumentide arhiivi üleandmisel tagab
arhiiviväärtuslike dokumentidega andmekandjate arhiivipüsivuse RTK.
57. Lahendatud digitaaldokumendi hoidmine
57.1. Lahendatud digitaaldokument salvestatakse säilivuskindlale kandjale formaadis, mis
tagab dokumendi säilimise autentsena ja terviklikuna vähemalt sellele kehtestatud
säilitustähtaja jooksul.
57.2. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik
tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud
säilitustähtaja jooksul.
26
57.3. Punktis 57.2. nimetatud dokumendi säilituseksemplarile tehakse digitaalallkirja
tõestusmärge.
58. Dokumentide eraldamine hävitamiseks
58.1. Dokumendi, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, võib
hävitada.
58.2. Skaneeritud dokumendi originaali võib kantselei teenistuja hävitada ühe kuu möödumisel
selle saamisest kui see ei oma arhiiviväärtust ja juhul kui ei selgu, et dokumenti tuleb
edasiseks säilitamiseks arhiveerida.
58.3. Dokumentide hävitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määruses
nr 181 „Arhiivieeskiri“ (edaspidi arhiivieeskiri) sätestatud korrale.
59. Arhivaali säilitamine
59.1. Arhivaali, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse ja
millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse vajadusel Ametis või antakse üle
alaliseks säilitamiseks Rahvusarhiivi vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale.
59.2. Arhivaale ei hävitata.
59.3. Ameti arhiivis tagatakse arhivaalide säilitamiseks vajalikud tingimused ja koostatakse
arvestusdokumendid.
60. Arhivaali kasutamine
Ameti teenistujatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada arhiivist
toimikuid.
61. Laenutamise registreerimine
61.1. Teistele asutustele või isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente peadirektori loal.
Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:
1) laenutamise eesmärk;
2) arhivaali identifitseerimiseks vajalikud andmed (arhivaali tähis asjaajamises, arhivaali
pealkiri ja aasta, leidandmed);
3) tagastamise tähtaeg;
4) laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmanda isiku kätte;
5) laenutajale keeld mitte avaldada dokumentides talletatud teavet ilma Ameti loata.
61.2. Punktis 62.1. nimetatud paberil akt koostatakse kahes eksemplaris, digitaalne akt
koostatakse ühes eksemplaris ja sellele kirjutavad pooled alla. Ameti poolt kirjutab aktile
alla RTK töötaja, kes on arhiiviteenuse pakkuja.
61.3. Kui taotletakse arhivaalist koopiat või väljavõtet või arhivaali alusel koostatud teatist ja
arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, rahuldab RTK töötaja isiku või asutuse
taotluse.
27
62. Dokumentide arhiivi üleandmine ja hävitamine
62.1. Üldjuhul moodustatakse arhiveerimisele kuuluv toimik ühe dokumendihaldusperioodi
või asja menetlemise jooksul kogutud dokumentidest. Erandi võivad moodustada
eriformaadilised või eriliigilised arhivaalid.
62.2. Arhiveerimiseks ettevalmistatud ja dokumentide liigitusskeemi järgi süstematiseeritud
toimikud antakse koos üleantavate toimikute nimekirjaga üle RTK töötajale. Digitaalsed
lõpetatud asjad/toimikud suletakse infosüsteemis.
62.3. RTK töötaja korraldab arhivaalide korrastamise, arvele võtmise, hindamise, kasutamise,
säilitamise ning hävitamise või avalikku arhiivi üleandmise vastavalt arhiivindust
reguleerivatele õigusaktidele ja Rahvusarhiivi nõuetele ning juhistele. Digitaalsete
dokumentide hävitamist ja Rahvusarhiivile üleandmist korraldab teenistuja, kellele see
on ülesandeks antud.
62.4. Arhivaalide kasutamist ja väljastamist Ameti siseselt korraldab RTK töötaja.
63. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi
63.1. Kohustus anda arhiiviväärtusega arhivaalid üle Rahvusarhiivi tekib arhivaaliga seotud
asjaajamise lõppemisest alates 10 aasta pärast. Arhivaalid antakse üle üleandmise
kohustuse tekkimisest alates viie aasta jooksul Ameti ja Rahvusarhiivi kokkulepitud
tähtajal.
63.2. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud
korrale.