KINNITATUD
Lennuameti peadirektori
11.08.2017
käskkirjaga nr 1.1-1/17/162
Lisa 3
JUHTIMISSÜSTEEMI MITTEVASTAVUSE ARUANNE
Registreerimise kuupäev ja registrinumber: nr
Mittevastavuse sisend: Siseaudit Organisatsioonisisene mittevastavus Tagasiside kliendilt või teiselt osapoolelt ______________
Mittevastavuse avastaja/siseaudiitor: Mittevastavuse avastamise/siseauditi kuupäev:
Mittevastavuse/siseauditi teema:
Tähelepanekud ja ettepanekud parendustegevusteks:
Mittevastavused:
5 6 7 8 9
MV nr Viide nõudele Nõude kirjeldus Mittevastavuse kirjeldus Vastutaja
Aruande lisad (tõendusdokumendid):
LENNUAMET Vorm VA 136-1/V1 Leht 1/1
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
KINNITATUD
Lennuameti peadirektori
11.08.2017
käskkirjaga nr 1.1-1/17/162
Lisa 2
JUHTIMISSÜSTEEMI MITTEVASTAVUSTE KÄSITLEMISE PROTSEDUUR
1. EESMÄRK
1.1 Antud protseduuri eesmärk on anda juhised Lennuameti juhtimissüsteemi
mittevastavuste ühtseks käsitlemiseks.
2. KÄSITLUS- JA KASUTUSALA
2.1 Mittevastavus on protsessi/ tegevuse kõrvalekaldumine kehtestatud nõuetest (nõude all
mõistetakse mis tahes õigusakti- või sisedokumendi nõuet).
2.2 Protseduuri rakendatakse ühtselt kogu organisatsiooni ulatuses olenemata
mittevastavuse valdkonnast ja sellest kas tegemist on sisemiselt- või väliselt tõstatatud
mittevastavusega.
3. VOLITUSED, KOHUSTUSED JA VASTUTUSED
3.1 Üldvastutus mittevastavuste haldamise koordineerimise eest lasub juhtimissüsteemide
vaneminspektoril (edaspidi JSVI) koostöös mittevastavuse valdkonna eest vastutajaga.
4. TEGEVUSKIRJELDUS
4.1 Mittevastavuse registreerimine
4.1.1 Juhtimissüsteemi sisemised mittevastavused registreeritakse ühtsele Mittevastavuse
aruande vormile (VA 136-1), kuhu tuleb märkida järgnev informatsoon:
a) registreerimise kuupäev ja DHS-i registreerimise number (genereerib DHS);
b) mittevastavus(t)e sisend ehk missugune on mittevastavus(t)e päritolu:
i. siseaudit;
ii. organisatsioonisiseselt fikseeritud mittevastavus;
iii. tagasiside klientidelt või teistelt huvipooltelt;
iv. muu.
c) mittevastavuse avastaja/ siseaudiitor;
d) mittevastavuse avastamise/ siseauditi kuupäev;
e) mittevastavuse/ siseauditi teema (sh viide protseduurildele või õigusaktidele
millele vastavust kontrolliti);
f) siseauditist tulenelvalt tähelepanekud ja ettepanekud;
g) mittevastavus(ed): mittevastavuse järjekorra number käesoleval aruandel,
viide nõudele, nõude kirjeldus, mittevastavuse võimalikult täpne kirjeldus ja
vastutaja.
4.1.2 Sisemise mittevastavuse asjakohasust hindavad JSVI koos vastava valdkonna eest
vastutajaga.
4.1.3 Välisteks mittevastavusteks loetakse mittevastavused mis on tõstatatud välisauditi
raames mille puhul on tõendusdokumendiks välisauditi aruanne.
LENNUAMET Protseduur AP 136/V6 Leht 1/2
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
4.1.4 JSVI ülesanne on viia informatsioon mittevastavuse aruandest mittevastavuste
registrisse, kus kajastub tõendusmaterjalina kogu info mittevastavuste käsitlemise
kohta.
4.2 Mittevastavuse uurimine
4.2.1 Iga mittevastavuse uurimise viib läbi valdkonna eest vastutav, kes selgitab välja ja
viib ellu järgmised järeltegevused:
a) mittevastavuse algpõhjuse analüüs (algpõhjuse leidmisel tuleb piirduda
tegevustega, mis jäävad organisatsiooni mõjusfääri);
b) korrektsioon (antud mittevastavust/olukorda korrigeeriv tegevus) koos
tähtajaga;
c) korrigeeriv tegevus koos tähtajaga (parendus probleemi kordumise ja
edaspidise ilmnemise vältimiseks);
d) mittevastavuse sulgemise otsus koos kuupäev (mida tehti).
4.2.2 Punktis 4.2.1 toodud informatsiooni esitab valdkonna eest vastutav JSVI´le kes
vastutab selle eest, et asjakohane info oleks hoiustatud mittevastavuste registris
(VA 136-2).
4.2.3 Mittevastavus loetakse suletuks, kui on teostatud kõik punktis 4.2.1 nimetatud
tegevused.
4.3 Mittevastavuste järeltegevuste täitmise jälgimine
4.3.1 Järeltegevuste ja määratud tähtaegadest kinnipidamise ülevaatus toimub vähemalt 1
x kuus JSVI poolt, kes teeb kokkuvõtte juhtkonnakoosolekul.
5 SEOTUD DOKUMENDID
5.1 VA 136-1 Juhtimissüsteemi mittevastavuse aruande vorm
5.2 VA 136-2 Juhtimissüsteemi mittevastavuste registri vorm
Anni Adamson
juhtimissüsteemide vaneminspektor
LENNUAMET Protseduur AP 136/V6 Leht 2/2
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
KINNITATUD
Lennuameti peadirektori
11.08.2017 käskkirjaga nr 1.1-1/17/162
lisa 4
Juhtimissüsteemi mittevastavuste register
INFO MITTEVASTAVUS
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Mittevastavuse
Viide mittevastavuse Mittevastavuse
Avastamise Audiitor Auditeeritav valdkond Viide nõudele Nõude kirjeldus MV kirjeldus Vastutaja
aruandele ID number
kuupäev
Ref. Finding
Finding date Auditor Audited subject area Finding ID Finding Ref. Ref. Requirement Description Finding description Responsible person
Document
VA 136-2 V1
KORRIGEERIMINE SULGEMINE
10 11 12 13 14 15 16 17
Korrektsioon Korrigeeriv tegevus
Mittevastavuse Mittevastavuse
Algpõhjus Mittevastavuse sulgemise otsus
Tähtaeg Tähtaeg sulgemise kuupäev hetkeseis
Root Cause Correction Date Corrective action Date2 Closure Finding Closing date Status open/close
KINNITATUD
Lennuameti peadirektori
11.08.2017
käskkirjaga nr 1.1-1/17/162
Lisa 1
SISEAUDITI PROTSEDUUR
1. EESMÄRK
1.1 Protseduuri eesmärk on kirjeldada siseauditite läbiviimist vastavalt siseauditite plaanile
ning anda raamistik ja juhised siseaudiitorile.
2. KÄSITLUS- JA KASUTUSALA
2.1 Siseaudit on sõltumatu, tõenduspõhine ja dokumenteeritud tegevus.
2.2 Siseauditid hõlmavad kõiki juhtimissüsteemi osi ja elemente.
2.3 Kõik siseauditid viiakse läbi protseduuris toodud põhimõtetel ning peadirektori poolt
kinnitatud siseauditite plaani kohaselt.
2.4 Plaaniväliste siseauditite teostamise põhjuseks võib olla mistahes juhtimissüsteemi osas
probleemi esinemine.
3. VOLITUSED, KOHUSTUSED JA VASTUTUSED
3.1 Siseauditite planeerimise ja korraldamise eest vastutab juhtimissüsteemide
vaneminspektor (JSVI).
3.2 Siseaudiitor vastutab siseauditite teostamise ja tulemuste dokumenteerimise eest.
3.3 Siseauditite dokumentatsiooni süsteemse säilitamise eest vastutab JSVI.
3.4 Mittevastavuste likvideerimisel ja korrigeerivate tegevuste rakendamisel juhindutakse
Juhtimissüsteemi mittevastavuste käsitlemise protseduurist (AP 136).
4. TEGEVUSKIRJELDUS
4.1 Siseauditi planeerimine
4.1.1 Plaaniline siseaudit
4.1.1.1 Siseauditid viiakse läbi planeeritud ajavahemike järel vähemalt üks kord 2 aasta
jooksul igas juhtimissüsteemi osas.
4.1.1.2 Siseauditid planeeritakse JSVI poolt siseauditite plaani vormile (VA 135-1)
eelneva perioodi lõpus koostöös siseaudiitoritega ning kinnitatakse käskkirjaga.
Siseauditite plaanis on määratletud:
a) siseauditi ulatus ja teema;
b) siseauditi läbiviimise aeg;
c) siseaudiitor.
LENNUAMET Protseduur AP 135/V11 Leht 1/3
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
4.1.1.3 Siseauditi teemad jaotatakse selliselt, et ühte teemat oleks võimalik ühe auditi
käigus auditeerida.
4.1.1.4 Ühe auditi käigus võib ka mitu teemat auditeerida, kui on tagatud eesmärgi
saavutamine.
4.1.2 Plaaniväline siseaudit
4.1.2.1 Ettepaneku plaanivälise siseauditi läbiviimiseks võib teha iga teenistuja.
4.1.2.2 Vastav ettepanek esitatakse JSVI-le, kes hindab ettepaneku sisu, vajadusel
organiseerib plaanivälise siseauditi läbiviimise.
4.2 Siseauditi läbiviimine
4.2.1 Siseauditi ettevalmistamine
4.2.1.1 Siseauditi algatab siseaudiitor vastavalt siseauditi plaanile või plaanivälise
siseauditi läbiviimise vajadusel: valmistab ennast ette, tutvub auditeeritavate
dokumentidega ning lepib kokku kohtumise vastava vastutusala esindajaga, et teha
intervjuu ja vaatlus töökohal.
4.2.2 Siseauditi läbiviimine
4.2.2.1 Siseaudiitor viib läbi auditi intervjuud, dokumentatsiooni- ja/või tegevuste
ülevaatuse, et hinnata tegevuse vastavust protseduuris kehtestatud nõuetele ning
koguda tõendusmaterjale siseauditi aruande koostamiseks.
4.3 Siseauditi dokumenteerimine
4.3.1 Siseaudiitor vormistab siseauditi tulemused juhtimissüsteemi mittevastavuse
aruande vormile (VA 136-1), mis on ühtne kõikide juhtimissüsteemi
mittevastavuste registreerimiseks. Aruanne sisaldab järgmist informatsiooni:
a) registreerimise kuupäev ja DHS-i registreerimise number (genereerib DHS);
b) mittevastavus(t)e sisend ehk missugune on mittevastavus(t)e päritolu:märkida
„Siseaudit“;
c) siseaudiitor;
d) siseauditi läbiviimise kuupäev;
e) siseauditi teema (siseauditite plaanist „Teema“ tulp);
f) positiivsed tähelepanekud ja ettepanekud parendustegevusteks (tähelepanekuid
ja parendusettepanekuid ei käsitleta edaspidi mittevastavusena);
g) tuvastatud mittevastavused (iga mittevastavus vormistatakse eraldi reale).
5 6 7 8 9
MV nr Viide Nõude kirjeldus Mittevastavuse kirjeldus Vastutaja
nõudele
1 Õigusakt Õigusaktis toodud Mittevastavuse kirjeldus. Osakonna
ARO.GEN.200 nõude kirjeldus. juhataja
2 Protseduur AP Protseduuris toodud Mittevastavuse kirjeldus. JSVI
602 V11 nõude kirjeldus.
Tabel 1 (5 mittevastavuse järjekorra number; 6 viide nõudele millele vastavust hinnati; 7 nõude
kirjeldus; 8 võimalikult täpne mittevastavuse kirjeldus; 9 esinenud mittevastavuse valdkonna eest
vastutaja); NB Tabelis toodu on näitliku tähendusega..
LENNUAMET Protseduur AP 135/V11 Leht 2/3
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
4.3.2 Juhul, kui siseauditi käigus tuvastatakse mittevastavusi, mis jäävad antud
auditeeritava valdkonna eest vastutava isiku vastutusalast välja, märgitakse
mittevastavuse vastutaja nimi vastavasse lahtrisse aruandel ning JSVI teavitab
mittevastavuse eest vastutajat. Siseaudiitor allkirjastab mittevastavuse aruande ja
edastab selle läbi DHS-i JSVI-le.
4.3.3 Vajadusel lisatakse mittevastavuse aruandele siseauditi käigus kogutud
tõendusmaterjalid, mis märgitakse vastavasse lahtrisse.
5. SEOTUD DOKUMENDID
5.1 VA 135-1 Siseauditite plaani vorm
5.2 AP 136 Juhtimissüsteemi mittevastavuste käsitlemise protseduur
5.3 VA136-1 Juhtimissüsteemi mittevastavuse aruande vorm
5.4 VA136-2 Juhtimissüsteemi mittevastavuste registri vorm
Anni Adamson
juhtimissüsteemide vaneminspektor
LENNUAMET Protseduur AP 135/V11 Leht 3/3
Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 /
[email protected] / www.ecaa.ee
Registrikood 70000800
11.08.2017 nr 1.1-1/17/162
KÄSKKIRI
Tallinn
Juhtimissüsteemi dokumentide
kinnitamine
Tuginedes majandus- ja kommunikatsiooniministri 31. juuli 2006. a määruse nr 73
“Lennuameti põhimäärus” § 20 punktile 3:
1. Nimetan ümber AP 602 V11 Siseauditi protseduuri ja kinnitan uue identifitseerimisnumbriga
AP 135 V11 – lisa 1.
2. Nimetan ümber VA 602-1 V4 Siseauditi plaani vormi ja muudan identifitseerimisnumbri VA
135-1 V4.
3. Nimetan ümber AP 603 V6 Juhtimissüsteemi mittevastavuste käsitlemise protseduuri ja
kinnitan uue identifitseerimisnumbriga AP 136 V6 – lisa 2.
4. Nimetan ümber VA 603-1 V3 Juhtimissüsteemi mittevastavuse aruande vormi ja kinnitan
uue identifitseerimisnumbriga VA 136-1 V3 – lisa 3.
5. Kinnitan VA 136-2 V1 Juhtimissüsteemi mittevastavuste registri vormi lisa 4.
6. Tunnistan kehtetuks:
6.1. Lennuameti peadirektori 31. jaanuari 2017. a käskkirja nr 16 p 1.1.
6.2. Lennuameti peadirektori 31. märtsi 2011. a käskkirja nr 20 p 1.2.
6.3. Lennuameti peadirektori 25. veebruari 2009. a käskkirja nr 10 p 1.4.
6.4. Lennuameti peadirektori 26. jaanuari 2010. a käskkirja nr 4 p 1.2 (VA 602-2 V3).
6.5. Lennuameti peadirektori 27. oktoobri 2016. a käskkirja nr 58 p 1.6 (VA 602-3 V1)
(allkirjastatud digitaalselt)
Kristjan Telve
peadirektor