Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine

KINNITATUD Lennuameti peadirektori 27.02.2017 käskkirjaga nr 1.1-1/17/35 Lisa 1 DOKUMENDIHALDUSE KÄSIRAAMAT Sisukord 1. ÜLDSÄTTED 3 1.1. Asjaajamise üldised põhimõtted 3 1.2. Mõisted 4 1.3. Kontaktandmed ja teabe avalikustamine 5 1.4. Õigused dokumendihaldussüsteemis 6 2. DOKUMENDIPLANGID JA NENDE KASUTAMINE 6 2.1. Lennuametis kasutatavad plangid 6 2.2. Dokumendiplankide arvestus 7 3. KASUTATAVAD DOKUMENDILIIGID 7 3.1. Käskkiri 7 3.2. Peadirektori otsus 8 3.3. Protokoll 8 3.4. Akt 9 3.5. Järelevalve ja leiu aruanne 9 3.6. Ettekirjutus ja üldkorralduslik ettekirjutus 9 3.7. Väärteomenetlus 10 3.8. Leping 10 3.9. Ametikiri 10 3.10. Kaaskiri 11 3.11. Volikiri 11 3.12. Garantiikiri 11 3.13. Elektronkiri 11 4. DOKUMENTIDE VORMISTAMINE 11 4.1. Üldnõuded 11 4.2. Dokumendi koostamine 12 4.3. Dokumendi kooskõlastamine (asutuse sisene) 12 4.4. Käsiraamatute heakskiitmine 13 4.5. Asutuse väline kooskõlastamine 14 4.6. Arvamuse andmine (asutuse väline) 14 4.7. Dokumendi allkirjastamine 14 5. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE 15 5.1. Saabunud dokumentide vastuvõtmine, registreerimine ja edastamine 15 5.2. Dokumendiregistrisse kantavad andmed 16 5.3. Dokumentide täitmine ja tähtaegse täitmise kontroll 17 5.4. Dokumentide väljasaatmine 18 6. DOKUMENTIDE ELEMENDID 19 6.1. Üldsätted 19 6.2. Juurdepääsupiirangut reguleeriv märge (AvTS) 19 6.3. Dokumendi liigi nimetus20 6.4. Dokumendi kuupäev 20 6.5. Viit 20 6.6. Seosviit 21 6.7. Adressaat 21 6.8. Pealkiri 23 6.9. Pöördumine 23 6.10. Tekst 23 6.11. Tervitusvormel 23 6.12. Allkiri 24 6.13. Märkus lisade kohta 24 6.14. Koostaja nimi, telefoninumber ja elektronposti aadress 25 6.15. Kooskõlastusmärge (paberkandjal) 26 6.16. Kinnitusmärge 26 6.17. Ametlik kinnitamine 27 6.18. Duplikaat 27 6.19. Templi jäljend 28 7. DOKUMENDI LIIGID MENETLUSTES 28 8. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE 30 8.1. Üldosa 30 8.2. Andmete saladuses hoidmine 31 8.3. Isikuandmete töötlemise lubatavus 31 8.4. Delikaatsete isikuandmete töötlemise registreerimine 31 8.5. Töötlemise dokumenteerimine 31 8.6. Eraeluliste andmete hoidmise põhimõtted Lennuametis 31 8.6.1. Väärtegude menetlemise käigus saadud andmed ja nende töötlemine 31 8.6.2. Taustakontrolli teostamise käigus saadud andmed ja nende töötlemine 32 8.7. Andmete edastamine ja säilitamine 32 8.8. Andmete kaitse kustutamise või hävimise eest 32 8.9. Andmete arhiveerimine, üleandmine ja hävitamine 32 9. TEABENÕUETE JA MÄRGUKIRJADE NING SELGITUSTAOTLUSTE MENETLEMINE 33 9.1. Esitamise viis 33 9.2. Kehtivad nõuded 33 9.3. Menetlusse võtmine ja registreerimine 33 9.4. Teabenõudele vastamine 34 9.5. Täitmisest keeldumine 35 9.6. Selgitustaotlusele või märgukirjale vastamine 36 9.7. Selgitustaotlusele või märgukirjale vastamisest loobumine 36 9.8. Selgitustaotlusele ja märgukirjale vastamise tähtaeg 36 9.9. Teabenõude/selgitustaotluse/märgukirja täitmise eest vastutavad isikud 37 10. ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE 37 10.1. Dokumentide loetelu koostamine, kehtestamine ja muutmine 37 10.2. Dokumentide hoidmine 37 10.3. Arhivaalide hoidmine 38 10.4. Arhivaalide loetelu koostamine 38 10.5. Dokumentide hävitamine 39 10.6. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi 39 11. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE 39 LISA 1 - KIRJAPLANK 40 LISA 2 - ÜLDPLANK 41 LISA 3 - SERTIFIKAAT 42 LISA 4 - SERTIFIKAADI LISA 43 LISA 5 - LUBA 44 LISA 6 – Eraelulise teabe hoidmise põhimõtted 45 LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 2/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  1. ÜLDSÄTTED 1.1. Asjaajamise üldised põhimõtted 1.1.1. Dokumendihalduse käsiraamat määrab kindlaks asjaajamise, dokumendihalduse, isikuandmete töötlemise ja teabehalduse korraldamise põhinõuded Lennuametis. Dokumendihalduse käsiraamatut tutvustab igale uuele teenistujale tööle asumisel dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 1.1.2. Dokumendihalduse nõuete täitmine on kohustuslik kõigile Lennuameti teenistujatele. 1.1.3. Dokumendi menetlemise (sisu, vormistamine, õigekeelsus, dokumendiplangi, kooskõlastaja(te) ja allkirjastaja(te) valik, juurdepääsupiirangute ja tähtaegade määramine, registreerimiseks esitamine, vastamise tähtajast kinnipidamine, ärakirja saajate määramine, postiaadressi olemasolu ja postitamise viisi määramine) eest vastutab dokumendi koostaja. 1.1.4. Lennuameti juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks koostatavateks haldusdokumentideks on:  kirjad (sh avaldused, taotlused)  memod (sh ettekanded, seletuskirjad)  käskkirjad  otsused  protokollid  aktid  lepingud  järelevalve aruanded, leiu aruanded (sh auditite ja inspekteerimiste aruanded, täidetud kontroll-lehed, ülevaatuste tulemused jms)  ettekirjutused ja hoiatused  üldkorralduslikud ettekirjutused  volikirjad  sertifikaadid, sertifikaadi käitamistingimused  registreerimisvormid  load, ühekordsed load 1.1.5. Lennuameti asjaajamisperiood on kalendriaasta. 1.1.6. Lennuameti asjaajamise korraldamise tagab peadirektor. Asjaajamise üldist korraldamist teostab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. Osakonnajuhataja vastutab nõuetekohase asjaajamise toimimise eest oma osakonnas. Dokumendi- ja teabehalduse spetsialist vastutab nõuetekohase asjaajamise toimimise eest juhtkonnas. 1.1.7. Juhtimissüsteemi dokumentatsiooni eest vastutab juhtimissüsteemide vaneminspektor ning juhtimissüsteemi dokumentide vormistamise nõudeid kirjeldab „Dokumendi- ja andmeohje protseduur“. 1.1.8. Dokumentide avalikustamist ja neis sisalduvate isikuandmete kaitset korraldab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist koostöös õigusnõunikega. 1.1.9. Dokumendi- ja teabehalduse spetsialist edastab kord nädalas nimekirja tähtajaks vastamata dokumentide ning lähenevate tähtaegade kohta dokumentide täitjate elektronposti aadressidele ning koondi nendest peadirektorile. 1.1.10. Lennuameti arhiivialast tööd korraldab ning selle häireteta ja nõuetekohase toimimise eest vastutab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 1.1.11. Kontrolli asjaajamisalase ja arhiivitöö nõuete täitmise üle korraldab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 1.1.12. Dokumendihalduse käsiraamat ei hõlma riigisaladust ega salastatud välisteavet käsitlevaid dokumente, mis registreeritakse eraldi registris riigisaladuse kaitse eest vastutava isiku LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 3/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  poolt ja juurdepääs tagatakse ainult vastavat luba omavatele teenistujatele. Salastatud teabekandjate asjaajamist korraldab ning selle eest vastutab lennundusjulgestuse osakond. Riigisaladust ja salastatud välisteavet hõlmab Lennuameti riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse kord. 1.1.13. Dokumendi- ja teabehalduse spetsialist võtab vastu kirjad, millel on märge EU/NATO PIIRATUD / EU/NATO RESTRICTED ning edastab ümbriku suletuna esimesel võimalusel lennundusjulgestuse osakonda vastava tasemega luba omavale teenistujale. 1.1.14. Dokumendihalduse käsiraamat ei hõlma järelevalve käigus saadud või loodud teabe vormistamist, registreerimist, kooskõlastamist ja allkirjastamist lennuohutuse järelevalve infosüsteemis LOIS. LOIS’is digitaalselt allkirjastatud sertifikaadid, load, otsused ja järelevalve aruanded registreeritakse dokumendihaldussüsteemis (vt p 5.1.16.). 1.1.15. Lennuohutust mõjutavate juhtumite ja juhtumitega seotud analüüside registreerimise ja haldamise eest vastutab lennundusohutusnõunik. 1.1.16. Osakondade juhid vastutavad nõuetekohase asjaajamise toimimise eest osakonnas, osakonna tegevuse dokumenteerimise eest, dokumendihaldussüsteemi ja muude infosüsteemide pädeva kasutamise eest, dokumentide säilitamise eest osakonnas ning osalevad Lennuameti dokumentide loetelu jt dokumendihaldust korraldavate dokumentide alusdokumentide väljatöötamisel. 1.1.17. Lennuameti asjaajamine on üldjuhul elektrooniline. Dokument vormistatakse paberkandjal kui dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud õigusaktiga või kui see tuleneb heast tavast või kui adressaadi elektronposti aadress ei ole teada või kui adressaat ei ole nõus dokumendi elektroonilise edastamisega. 1.2. Mõisted 1.2.1. Kinnitamine – asutuse siseselt koostatud ja kooskõlastatud dokumendi aktsepteerimine, millega kinnitatakse selle õigsust. Dokument jõustub peale kinnitamist. Nt: Lennuameti puhul kinnitatakse dokument käskkirjaga. 1.2.2. Kooskõlastamine – (asutuse väline) ühe haldusorgani poolt edastatud dokumendi kooskõlastamine teise haldusorgani poolt, mis toimub seaduse või määruse alusel. (HMS § 16). Nt: kohaliku omavalitsuse saadetud planeeringute (ehitusega seotud menetlused, ka takistused) kooskõlastamine. Seaduste, määruste eelnõude kooskõlastamine. Teiste haldusorganite (ametid, ministeeriumid, KOV) saadet dokumendi kooskõlastamine.  Asutuse sisene kooskõlastamine – protsess, mis eelneb enamasti kinnitamisele või dokumendi allkirjastamisele, kus kooskõlastajad peavad andma oma pädevustest lähtuvalt hinnangu kinnitamisele või allkirjastamisele mineva dokumendi kohta. 1.2.3. Heakskiitmine (Approval) – Järelevalve subjekti koostatud ja kinnitatud dokumendi heakskiitmine, millega Lennuamet aktsepteerib dokumendi sisu ja vastavust nõuetele. Nt: (käsiraamat, MEL jms.) 1.2.4. Ametlik kinnitus - Ametlik kinnitamine on haldusorgani poolt ärakirja (koopia), väljavõtte või väljatrüki õigsuse kinnitamine.  Ärakiri: koopia – originaalile nii sisuliselt kui ka vormilt vastav kopeerimise teel saadud dokumendi täpne jäljend. Ärakiri kitsamas mõttes: originaaldokumendi sisuline täies mahus taasesitus (vormiliselt ei pruugi ärakiri originaaliga kokku langeda  Väljavõte: originaaldokumendi osaline taasesitus, kus tuuakse ära üksnes mingi osa pikemast dokumendist. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendi liiki, väljaandmise aega.  Väljatrükk: automatiseeritud andmekogus sisalduva teabe taasesitus paberkandjal. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 4/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 1.2.5. Arvamuse andmine (asutuse väline) – Toiming enne kooskõlastuse küsimist teise haldusorgani või muu isiku poolt, kes vastava menetlusega seotud on. 1.2.6. Delikaatsed isikuandmed on: 1) poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed; 2) etnilist päritolu ja rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed; 3) andmed tervisliku seisundi või puude kohta; 4) andmed pärilikkuse informatsiooni kohta; 5) andmed seksuaalelu kohta; 6) andmed ametühingu liikmelisuse kohta; 7) andmed süüteo toimepanemise või selle ohvriks langemise kohta enne avalikku kohtuistungit või õigusrikkumise asjas otsuse langetamist või asja menetluse lõpetamist; 8) biomeetrilised andmed (eelkõige sõrmejälje-, peopesajälje- ja silmaiirisekujutis ning geeniandmed). 1.2.7. Isikuandmed – andmed tuvastatud või tuvastamata füüsilise isiku kohta sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need andmed on. 1.2.8. Isikuandmete töötlemine – iga isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine, hävitamine või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest. 1.2.9. Avalik teave - Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud või dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduse või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. 1.2.10. Teabenõudja on iga isik, kes esitab teabevaldajale teabenõude avaliku teabe seaduses sätestatud korras (AvTS § 7). 1.2.11. Teabenõue on teabenõudja poolt teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks avaliku teabe seaduse korras (AvTS § 6). 1.2.12. Selgitustaotlus (MSVS § 2 lg 2) on isiku pöördumine, milles isik:  taotleb adressaadilt teavet, mis eeldab adressaadi käsutuses oleva teabe analüüsi, sünteesi või lisateabe kogumist;  taotleb õigusalase selgituse andmist. Õigusalane teave MSVS kohaselt on riigi- ja kohaliku omavalitsuse üksuse asutuse tasuta selgitused tema poolt väljatöötatud õigusaktide, nende eelnõude ja asutuse tegevuse aluseks olevate õigusaktide ning asutuse pädevuse ja õigusloome tegevuse kohta (MSVS § 3). 1.2.13. Märgukiri (MSVS § 2 lg 1) on isiku pöördumine, millega isik:  teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks;  annab adressaadile avaliku elu ja riigivalitsemisega seotud teavet. 1.3. Kontaktandmed ja teabe avalikustamine 1.3.1. Lennuameti kontaktandmed on: Lõõtsa 5, Tallinn 11415 Üldtelefon 610 3500 Üldfaks 610 3501 Elektronposti aadress [email protected] 1.3.2. Lennuameti asjaajamises kasutatavad kontaktandmed, dokumendiregister ning muu avalikustamisele kuuluv teave on avalikustatud Lennuameti kodulehel www.ecaa.ee. 1.3.3. Juhul, kui Lennuameti kontaktandmed muutuvad, avalikustab Lennuamet uued kontaktandmed vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutmist ameti kodulehel. Lennuameti ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagab Lennuamet vana aadressi kasutamise vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 5/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 1.4. Õigused dokumendihaldussüsteemis 1.4.1. Dokumendihaldussüsteemis on administraatori õigused dokumendi- ja teabehalduse spetsialist, dokumendihalduri õigused üldosakonna juhatajal ja finants-haldusnõunikul dokumendi- ja teabehalduse spetsialisti asendamiseks. Teenistujatel on tavakasutaja õigused.  Administraatori õigustega isik saab dokumendihaldussüsteemis teha kõiki seadistus- ja administreerimistegevusi, häälestada dokumendihaldussüsteemi vastavalt asutuse vajadustele. Administraatori õigustega isikul on automaatselt olemas kõikide dokumendihaldussüsteemis olevate dokumentide nägemise ja muutmise õigused.  Dokumendihalduri õigustega isik saab (administraatori eemal oleku ajal): o lisada ja sulgeda funktsioone ja sarju dokumentide loetelus; o avada ja sulgeda toimikuid ning hallata nende elukäiku; o registreerida ja hõlmata saabunud dokumente. o paigutada dokumente dokumentide loetelus (sarjad, toimikud) õigesse kohta; o elektrooniliselt saabunud (DVK) dokumente vastu võtta, registreerida; o välja saata dokumente e-posti kaudu või üle DVK juhul, kui juurdepääsuõigustesse on lisatud kasutajagrupp Dokumendihaldurid; o dokumente kustutada juhul, kui juurdepääsuõigustesse on lisatud kasutajagrupp Dokumendihaldurid; o hallata kasutajate ja kasutajagruppide õigusi.  Tavakasutaja õigustega isik saab dokumendihaldussüsteemis registreerida kirju ning algatada töövoogusid. Saab näha kõiki avalikke dokumente. Tavakasutajal on nägemise ja / või muutmise õigused, kui ta on lisatud dokumendi õigustesse. Dokumendi vastutajana on kasutajal kõik nägemise ja muutmise õigused (dokumendile, kus ta on vastutajaks määratud). 2. DOKUMENDIPLANGID JA NENDE KASUTAMINE 2.1. Lennuametis kasutatavad plangid Plangid Kasutusala Üldplank/digitaalne üldplank Käskkirjad, aktid, järelevalve aruanded, peadirektori otsus, ettekanne, ettekirjutused, hoiatused, protokoll, üldkorralduslik ettekirjutus Kirjaplank/digitaalne kirjaplank Ametlikud kirjad Turvaelementidega lisaleht Sertifikaatide lisalehed Sertifikaatide plank Sertifikaadid, ametlikud kinnitused, kontrollpiloodi volitused/tunnistused Lubade plank Lennundusspetsialistide load, tervisetõendid Faksiplank Faksid Valge kirjapaber Lepingud; korraldava dokumendi lisalehed; aktid, kui allkirjastaja pole Lennuameti teenistuja; memo Väärteomenetluse plangid Väärteomenetluses koostatavad dokumendid (otsus kiirmenetluses, otsus üldmenetluses, väärteoprotokoll) 2.1.1. Paberplankide näidised asuvad Public-kettal kaustas „Dokumendi näidised“ (M:\27- Dokumentide näidised) ja Lennuameti siseveebis. Digitaalplangid asuvad dokumendihaldussüsteemis. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 6/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 2.1.2. Dokumendi eelnõu töövariante ja osakondade vahelist kirjavahetust plangile ei vormistata. 2.2. Dokumendiplankide arvestus 2.2.1. Turvaelementidega planke tellib ja väljastab osakondadele dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 2.2.2. Plangid asuvad dokumendi- ja teabehalduse spetsialisti juures lukustatud kapis. Turvaelementidega plankide (sertifikaat ja lisaleht) väljastamisel kantakse registrisse väljastatavate plankide numbrid, väljastamise kuupäev, saaja nimi ja allkiri. Plangid ei tohi olla kättesaadavad kõrvalistele isikutele. 2.2.3. Rikutud, kehtivuse kaotanud või mittevajalikud dokumendiplangid hävitatakse purustamise teel. 3. KASUTATAVAD DOKUMENDILIIGID 3.1. Käskkiri 3.1.1. Peadirektor annab käskkirju vastavalt põhimäärusele teenistusalastes küsimustes. 3.1.2. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ning kehtib käskkirja kehtetuks tunnistamiseni. 3.1.3. Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad Lennuameti käskkirjad: 1) põhitegevuse käskkirjad (ameti põhitegevust reguleerivad ja korraldavad käskkirjad); 2) personalikäskkirjad. 3.1.4. Põhitegevuse käskkirja koostamiseks annab teenistuja sisendi dokumendi- ja teabehalduse spetsialistile, kes selle vormistab ja menetlusse suunab. Peadirektori allkirjastatud käskkiri edastatakse teadmiseks teadmisvajadusega teenistujatele. 3.1.5. Käskkirjad vormistatakse, menetletakse ja allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt dokumendihaldussüsteemis. Erandjuhtudel vormistatakse käskkiri paberkandjale ning allkirjastatakse omakäeliselt. 3.1.6. Käskkiri vormistatakse üldplangile ning registreeritakse vastavalt käskkirja liigile dokumendihaldussüsteemis. 3.1.7. Lähetuse ja puhkuse käskkirju menetletakse Riigitöötaja portaalis (RTIP). 3.1.8. Käskkirja kooskõlastamine toimub nii digitaalse kui ka paberkandja puhul dokumendihaldussüsteemis. Enne allakirjutamist kooskõlastavad selle: 1) osakonnajuhataja, kelle kompetentsi kuulub antud käskkirja sisu; 2) õigusnõunik kooskõlastab kõik Lennuametis väljaantavad käskkirjad, väljaarvatud lähetuste käskkirjad; 3) finants-haldusnõunik kooskõlastab kõik finantspoolega seonduvad käskkirjad; 4) üldosakonna juhataja kooskõlastab kõik personali- ja palgapoolega seonduvad käskkirjad. 3.1.9. Paberplangile vormistatud käskkirjad trükitakse ühes eksemplaris, millest tehakse vajadusel koopia ning kinnitatakse koopia õigsus ametliku kinnitusega. 3.1.10. Kui käskkirja juurde kuulub lisa, vormistatakse see valgele paberile ning märgitakse lisa esimese lehe paremasse ülemisse nurka kinnitusmärge vastavalt dokumendihalduse käsiraamatu punktile 6.17. 3.1.11. Käskkiri kehtib adressaadile teatavaks tegemisest või kätte toimetamisest alates, kui ei ole ette nähtud hilisemat kehtima hakkamist. 3.1.12. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirja tekstis märgitud isik. Osakonnad jälgivad kehtivate käskkirjade aktuaalsust ja vajadusel teevad ettepaneku nende muutmiseks. 3.1.13. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada peadirektori uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus viidatakse milline käskkiri millisest kuupäevast ja millise registrinumbri ning pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud. Vastav märge tehakse ka dokumendihaldussüsteemi. Näide: LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 7/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  Tunnistan kehtetuks peadirektori 01. jaanuari 2016. a käskkirja nr 1 punkti 1.1. 3.1.14. Käskkirja allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.1.15. Postiga saadetakse adressaadile käskkirja ametliku kinnitusega koopia, käskkirja originaal jääb Lennuametile. 3.1.16. Paberkandjal vormistatud käskkirja ametliku kinnitusega koopia saadetakse adressaadile tähitud postiga. Digitaalselt allkirjastatud käskkirja võib digitaalselt välja saata adressaadi eelneval nõusolekul. Digitaalselt allkirjastatud käskkiri koos kinnituslehega prinditakse välja ning saadetakse paberkandjal adressaadile tähitud postiga. 3.1.17. Ametliku kinnitusega käskkirja (paber- ja digiplangil vormistatud käskkirja) koopia saadetakse adressaadile väljastusteatega tähtkirja teel. 3.2. Peadirektori otsus 3.2.1. Peadirektori otsus on haldusakt, mida oma pädevuse piires annab välja peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik ning mis on kooskõlas kehtiva õigusega. 3.2.2. Peadirektori otsused vormistatakse, menetletakse ja allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt DHSis. Erandjuhtudel vormistatakse otsus paberkandjale ning allkirjastatakse omakäeliselt. 3.2.3. Peadirektori otsus vormistatakse üldplangile. 3.2.4. Paberplangile vormistatud otsus trükitakse ühes eksemplaris, millest tehakse koopia ning kinnitatakse koopia õigsus. 3.2.5. Peadirektori otsuse kooskõlastamine toimub dokumendihaldussüsteemis ning enne allkirjastamist kooskõlastavad otsuse: 1) osakonnajuhataja, kelle kompetentsi kuulub antud otsuse sisu; 2) õigusnõunik kooskõlastab kõik Lennuametis väljaantavad otsused. 3.2.6. Peadirektori otsuse allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.2.7. Postiga saadetakse adressaadile otsuse ametliku kinnitusega koopia, otsuse originaal jääb Lennuametile. 3.2.8. Paberkandjal peadirektori otsuse ametliku kinnitusega koopia saadetakse adressaadile tähitud postiga. Digitaalselt allkirjastatud peadirektori otsused võib digitaalselt välja saata adressaadi eelneval nõusolekul ning paludes kinnitada dokumendi kätte saamist. Digitaalselt allkirjastatud peadirektori otsused koos kinnituslehega prinditakse välja ning saadetakse paberkandjal adressaadile tähitud postiga. 3.2.9. Ametliku kinnitusega otsuse (paber- ja digiplangil vormistatud otsuse) koopia saadetakse adressaadile väljastusteatega tähtkirja teel. 3.2.10. Otsus kehtib adressaadile teatavaks tegemisest või kätte toimetamisest alates, kui ei ole ette nähtud hilisemat kehtima hakkamist. 3.3. Protokoll 3.3.1. Protokoll on nõupidamise, koosoleku või komisjoni tegevuse käiku kirjeldav dokument, kus jäädvustatakse olulisemad asjaolud, sõnavõtud ja otsused. 3.3.2. Protokolli märgitakse:  koosoleku toimumise kuupäev ja kellaeg  osalejad (osavõtjad, puudujad, külalised)  päevakord (vajadusel)  koosoleku käik (vajadusel märgitakse osalejate ütlused)  otsused 3.3.3. Protokollimise vajaduse ja mahu määrab koosoleku kokkukutsuja või koosoleku juhataja. 3.3.4. Juhtkonna koosolekud protokollitakse alati. Vajadusel protokollitakse ka muud Lennuameti koosolekud. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 8/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 3.3.5. Teenistujad, kes osalevad juhtkonna koosolekul, saadavad protokollijale vähemalt 15 minutit enne koosolekut elektronkirja teel teemapunktid, mida teenistuja plaanib koosolekul käsitleda. 3.3.6. Protokoll vormistatakse digitaalselt üldplangile ja digiallkirjastatakse 3 tööpäeva jooksul. Juhtide koosoleku protokollid vormistatakse kahe tööpäeva jooksul koosoleku toimumise päevast alates. 3.3.7. Juhtide koosolekute protokollid registreeritakse DHSis ja selle eest vastutab protokollija. 3.3.8. Juhtkonna koosoleku protokollid saadab protokollija peale allkirjastamist teenistujatele tutvumiseks tähtajaliselt läbi DHSi. Tähtaja jooksul, milleks on 10 kalendripäeva, tuleb teenistujal protokolliga tutvuda või esimesel võimalusel peale puhkuselt, lähetuselt vmt. naasmist. 3.3.9. Dokumendiliigi nimetus koos koosoleku nimetusega märgitakse nimetavas käändes. 3.3.10. Kui päevakorrapunkte on rohkem kui üks, siis punktid nummerdatakse. Üldjuhul kasutatakse kogu protokolli ulatuses skeemi: KUULATI /RÄÄGITI – küsimused – vastused küsimustele – sõna võtsid – OTSUSTATI 3.3.11. Protokollil esitatud kirjalike ettekannete sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ja tekstis tehakse märge “Ettekande tekst protokollile lisatud”. 3.3.12. Protokolli digiallkirjastavad koosoleku juhataja ja protokollija. 3.4. Akt 3.4.1. Akt on dokument, mis koostatakse komisjoni, selleks volitatud isiku või asutuse/ettevõtte esindaja poolt fakti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks. 3.4.2. Akt vormistatakse üldplangile, kui allkirjastajad on Lennuameti teenistujad. Kui üheks osapooleks on teine asutus/ettevõte, siis vormistatakse akt valgele paberile. 3.4.3. Akt registreeritakse dokumendi- ja teabehalduse spetsialisti või vastutava teenistuja poolt (olenevalt akti sisust) DHS’is.  Varade tagastus – kooskõlastab ja registreerib finants-haldusnõunik  Asjaajamise üleandmine töösuhte lõpetamisel - (vt 8 peatükk)  Arstliku läbivaatuse dokumentide üleandmise-vastuvõtmise aktid – registreerib dokumendi- ja teabehalduse spetsialist ning allkirjastab lennundusmeditsiini vaneminspektor  Lepingute järgsed aktid – kooskõlastab üldosakonna juhataja ja finants- haldusnõunik, allkirjastab osakonna juht. 3.4.4. Pärast kooskõlastamist ja allakirjutamist esitatakse akt kinnitamiseks peadirektorile. 3.4.5. Üldjuhtudel menetletakse ja allkirjastatakse aktid digitaalselt. Paberplangile vormistatud akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. 3.5. Järelevalve ja leiu aruanne 3.5.1. Järelevalve käigus saadud või loodud dokumentide käsitlemine on reguleeritud Järelevalve protseduuris AP 605. 3.6. Ettekirjutus ja üldkorralduslik ettekirjutus 3.6.1. Järelevalve käigus leitud puuduse tõsidusest lähtuvalt tehakse ettekirjutusi ja hoiatusi. Ettekirjutused ja hoiatused vormistatakse üldplangile ja paberkandjal ettekirjutuse ametliku kinnitusega koopia edastatakse adressaadile tähitud postiga. Ettekirjutuse võib digiallkirjastada ja edastada adressaadile elektrooniliselt, kui selleks on olemas adressaadi taasesitatavas vormis antud nõusolek. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 9/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 3.6.2. Ettekirjutused ja hoiatused registreeritakse dokumendihaldussüsteemis „Ettekirjutus ja hoiatus“ kausta. 3.6.3. Ettekirjutus peab sisaldama järgmisi andmeid:  isiku või asutuse nimi, kellele on ettekirjutus tehtud  andmed ettekirjutuse objektiks oleva toimingu kohta  ettekirjutuse täitmise tähtaeg  ettekirjutuse tegemise põhjendus  ettekirjutuse tegemise kuupäev, ettekirjutuse teinud isiku nimi, ametikoht ja allkiri. 3.6.4. Ettekirjutused ja hoiatused kooskõlastab enne allkirjastamist osakonna juht (või inspektor oma pädevuse piires) ning õigusnõunik. 3.6.5. Ettekirjutused ja hoiatused allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.6.6. Üldkorraldusliku ettekirjutusega antakse käitumisjuhis teatud toimingu teostamiseks või ohuolukorda ennetavate meetmete võtmiseks lennuohutust mõjutavate asjaolude ilmnemisel. 3.6.7. Üldkorralduslik ettekirjutus vormistatakse üldplangil ühes eksemplaris ning edastatakse läbi dokumendihaldussüsteemi osakonna juhile (või inspektorile oma pädevuse piires) ning õigusnõunikule kooskõlastamiseks. 3.6.8. Üldkorraldusliku ettekirjutuse allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.7. Väärteomenetlus 3.7.1. Väärteomenetluse käigus dokumentide vormistamine on reguleeritud Väärteomenetluse korraga AD 116. 3.8. Leping 3.8.1. Digitaalallkirjastatava lepingu koostamisel märgitakse lepingusse, et leping allkirjastatakse digitaalselt ning eksemplaride arvu ei märgita. Paberkandjal lepingu puhul vormistatakse see valgele paberile nii, et igale osapoolele jääb üks eksemplar ning märgitakse eksemplaride arv. 3.8.2. Rahalised ning töö- ja praktikalepingud kooskõlastab õigusnõunik, üldosakonna juhataja ning finants-haldusnõunik (vajadusel teised asjakohased teenistujad). Mitterahalised lepingud (nt. koostöölepingud) kooskõlastab osakonna juht või asjakohane teenistuja. 3.8.3. Leping jõustub viimase osapoole allkirjastamisel või lepingus märgitud kuupäeval. 3.8.4. Lepingu allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.9. Ametikiri 3.9.1. Ametikiri on mistahes infovahetuse eesmärgil koostatud kiri, mis vormistatakse kirjaplangile, registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning mille allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.9.2. Ametikirjaks loetakse mh järelepärimised, selgitustaotlused, märgukirjad, algatuskirjad (va järelevalve menetluse algatusega seotud kirjad), vastuskirjad. 3.9.3. Algatuskiri on esimene kiri antud küsimuses, mis paneb aluse järgnevale kirjavahetusele või tegevusele, mille allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.9.4. Vastuskiri on algatuskirjale vastuseks koostatud kiri, mis vormistatakse kirjaplangile ning mille allkirjastab peadirektor. 3.9.5. Vastuskirja koostamisel tuleb • viidata saadud algatuskirja kuupäevale ja viitele • küsimustele vastata nende esitamise järjekorras LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 10/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  • vastuskirja alustada taotlemise refereerimisega nii, nagu sellest aru saadi, kui algatuskirja on võimalik mitmeti mõista • eitavat vastust motiveerida. Et ei tekiks täiendavat kirjavahetust, peab äraütlemine olema viisakas ja lõplik. 3.10. Kaaskiri 3.10.1. Kaaskiri on informatiivne kiri, kus märgitakse ära edastatav dokument ning mille allkirjastab edastatava dokumendi eest vastutav teenistuja või dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 3.10.2. Digitaalsel edastamisel loetakse kaaskirjaks e-posti sisu, mida ei allkirjastata ning mille saadab välja vastutav teenistuja. 3.10.3. Kaaskirja juurde lisatakse edastatav dokument. 3.11. Volikiri 3.11.1. Volikiri on peadirektori poolt esindajale antud kirjalik dokument, mis väljendab esindaja volitusi. Esindajal ei ole edasivolitamise õigust. 3.11.2. Liiginimetus VOLIKIRI trükitakse suurtähtedega plangi pealkirjaväljale. Volikirjal pealkiri ja pöördumine puudub. 3.11.3. Volikirjas on kohustuslik märkida esindatav, esindaja ees- ja perekonnanimi ning isikukood, vajadusel ametinimetus ning volituse kehtivuse aeg. 3.11.4. Volikiri vormistatakse kirjaplangile ning selle allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.12. Garantiikiri 3.12.1. Garantiikiri koostatakse ostu või tellimuse teostamiseks. 3.12.2. Garantiikiri vormistatakse kirjaplangile ning selle allkirjastab peadirektor või peadirektori osalistes ülesannetes olev isik. 3.13. Elektronkiri 3.13.1. Iga teenistuja vastutab tema e-posti aadressile saabunud ametlike kirjade ja dokumentide registreerimise eest.  Teenistuja registreerib tema elektronposti aadressile tulnud ametliku kirja, kui seda ei ole saadetud lisaks teenistuja elektronposti aadressi ka Lennuameti üldmeilile.  Kui ametlik kiri on saadetud lisaks teenistuja elektronposti aadressi ka üldmeilile, siis registreerib selle dokumendi- ja teabehalduse spetsialist ning suunab vastutavale inspektorile täitmiseks või teadmiseks, olenevalt kirja sisust. 4. DOKUMENTIDE VORMISTAMINE 4.1. Üldnõuded 4.1.1. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud füüsilise või juriidilise isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. 4.1.2. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. 4.1.3. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt mõistetav. Dokumentide vormistamise keelteks on eesti ja inglise keel, teatud juhtudel ka vene keel. Riigisisene asjaajamiskeel on eesti keel. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 11/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 4.1.4. Dokumendi võib vormistada kas paberkandjal originaalallkirjaga või digitaalsel kandjal digitaalallkirjaga (digitaaldokument). Kooskõlastusringile ja allkirjastamisele edastatav digitaaldokument tuleb vormistada Word 97-2003 document vormingus. Digitaaldokument salvestatakse *.bdoc (Binary Document) või *.pdf (Portable Document Format) vormingus. 4.1.5. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse püstkirja Times New Roman suurusega 12 ja single reavahega. 4.1.6. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatult, kaldkirjas või topeltkirjas ehk jämedas kirjas, kuid vältida tuleks erivormide üleküllust. 4.1.7. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili (rööpjoondus), mille puhul teksti lõigud eraldatakse üksteisest ühekordse tekstis kasutatud reavahega. 4.1.8. Dokumendi lehed nummerdatakse mitmelehelistel dokumentidel alates teisest lehest, märkides jooksva lehekülje numbri ja kogu dokumendi lehtede arvu. 4.1.9. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja (digi või paberkandja) valikul tuleb lähtuda:  adressaadist;  dokumendi liigist;  sarjast, kuhu dokument kuulub ning säilitustähtajast;  nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;  võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 4.1.10. Kõik dokumendi ja selle menetlemise kohta tehtavad lisamärkmed peavad olema seotud dokumendi ja tema osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. 4.1.11. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. 4.2. Dokumendi koostamine 4.2.1. Dokumendi koostab tähtaegselt Lennuameti teenistuja, kelle ametiülesandeks see on või kellele see on ülesandeks edastatud. 4.2.2. Digitaaldokumendid vormistatakse digiplangile ning edastatakse läbi dokumendihaldussüsteemi allkirjastamiseks. Teatud juhtudel toimub dokumentide allkirjastamine väljaspool dokumendihaldussüsteemi (nt Lennuohutuse Infosüsteemis LOIS menetletavad dokumendid). 4.2.3. Asutusse jäävad paberdokumendid vormistatakse ühes eksemplaris. 4.2.4. Paberkandjal ametlikud kirjad ja kaaskirjad vormistatakse ja allkirjastatakse kahes eksemplaris. Otsused, käskkirjad, ettekirjutused, sertifikaadid, load, üldkorralduslikud ettekirjutused vormistatakse ühes eksemplaris, millest tehakse peale allkirjastamist koopia ja ülemisse paremasse nurka tehakse templi jäljendiga ametliku kinnituse märge (vt ka p 6.17). Templi jäljend: KOOPIA ÕIGE allkiri……………………………… nimi……………………………….. ametikoht…………………………. „……“………………….. ……….a. 4.2.5. Lennuametisse jäävad ametlikult kinnitatud paberkandjale vormistatud koopiad sertifikaatidest, volitustest ja lubadest. Lennuametist saadetakse välja ametlikult kinnitatud koopiad paberkandjal allkirjastatud otsusest, käskkirjast, üldkorralduslikust ettekirjutusest, ettekirjutusest ning dokumendi originaalid jäävad Lennuametisse. Digitaaldokumendi edastamise korral lisatakse dokumendile allkirjastamist tõendav trükitud kinnitusleht. 4.2.6. Dokumentide paberplangid on leitavad Lennuameti siseveebist ning digiplangid DHSist. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 12/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 4.3. Dokumendi kooskõlastamine (asutuse sisene) 4.3.1. Dokumendi koostaja esitab dokumendi vastava(te)le teenistuja(te)le kooskõlastamiseks. Digitaaldokumendid edastatakse kooskõlastamiseks läbi dokumendihaldussüsteemi (vaata lisaks punkt 4.3.7.). 4.3.2. Digitaaldokumendi korral märgib kooskõlastaja oma ettepanekuid dokumendi täiendamiseks või muutmiseks dokumendihaldussüsteemi. 4.3.3. Dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul samal või järgneval tööpäeval. Tulenevalt küsimuse keerukusest või mahust võib kooskõlastaja tähtaega pikendada kuni kolme tööpäevani, teatades sellest kooskõlastamisele saatnule kohe pärast tähtaja pikendamise vajaduse ilmnemist. 4.3.4. Kui esitatakse allkirjastamiseks vastuskiri, on kirja koostajal kohustus enne allkirjastamiseks esitamist tutvustada kirja projekti kõigile täitjatele, kellele ülesanne lahendada anti. 4.3.5. Asutustevaheliselt vormistatakse dokumendi kavandi/projekti kooskõlastamine kirja või kooskõlastusmärkega. 4.3.6. Kui kooskõlastamiseks esitatud dokumendi kohta on kooskõlastajal eriarvamus, siis see lisatakse dokumendile ja säilitatakse ka pärast allakirjutamist originaali juures. Digitaaldokumendi kohta esitatud eriarvamused säilitatakse dokumendihaldussüsteemis. Kui dokumendi koostaja ei ole nõus arvestama kooskõlastajate ettepanekuid, esitab ta oma seisukoha kirjaliku eriarvamusena. Otsuse eriarvamuste arvestamise või mittearvestamise kohta teeb dokumendi allkirjastaja. 4.3.7. Dokumente kooskõlastavad: Lepingud Rahalised lepingud õigusnõunik finants-haldusnõunik üldosakonna juhataja Töö- ja praktikalepingud õigusnõunik finants-haldusnõunik üldosakonna juhataja Mitterahalised lepingud osakonna juht õigusnõunik Käskkirjad, Personali käskkirjad õigusnõunik otsused finants-haldusnõunik üldosakonna juhataja Põhitegevuse käskkirjad osakonna juht Juhtimissüsteemi vaneminspektor (kui tegemist on juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamisega) Õigusnõunik dokumendi- ja teabehalduse spetsialist Peadirektori otsused osakonna juht õigusnõunik dokumendi- ja teabehalduse spetsialist Ettekirjutused, hoiatused osakonna juht õigusnõunik dokumendi- ja teabehalduse spetsialist Üldkorralduslikud osakonna juht ettekirjutused õigusnõunik dokumendi- ja teabehalduse spetsialist 4.3.8. Kui dokument on asjaomaste teenistujatega (asutustega) kooskõlastatud, esitatakse see allakirjutamiseks (punkt 4.5.7.). LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 13/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 4.4. Käsiraamatute heakskiitmine 4.4.1. Lennuametile esitatakse heakskiitmiseks järgmised dokumendid:  Käsiraamatud  Hooldusprogrammid  Funktsionaalsetes süsteemides tehtavate ohutusega seotud muudatuste heaks kiitmine  Protseduurid, situatsioonikavad, juhendid, hädaolukorra lahendamise plaan 4.4.2. Punktis 4.4.1. nimetatud dokumendid suunab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist läbi dokumendihaldussüsteemi vastutavale teenistujale täitmiseks. 4.4.3. Digitaalselt heakskiidetud käsiraamat koos vastutava inspektori allkirjaga saadetakse elektroonselt asutusele tagasi. 4.4.4. Paberkandjal heakskiidetud käsiraamat/tiitelleht saadetakse koos kaaskirjaga asutusele posti teel. Kaaskirja allkirjastab vastutav inspektor, kellele käsiraamat heakskiitmiseks on saadetud. 4.4.5. Digitaalselt saadetud käsiraamatud peavad olema formaadis, mida ei ole võimalik muuta (pdf). 4.5. Asutuse väline kooskõlastamine 4.5.1. Ehitisregistris on kooskõlastamise õigus vastutaval inspektoril. Enne kooskõlastamist ehitisregistris tuleb (vajaduse korral) DHSis algatada arutelu või suunata arvamuse andmiseks (sisemine kooskõlastus) kooskõlastamise/kooskõlastamata jätmise tekst teenistujale, kelle pädevusse arvamuse andmine kuulub. 4.5.2. Ametikirjaga kooskõlastamisel tuleb märkida kooskõlastatava dokumendi:  Kuupäev ja viit või dokumendi number  Pealkiri  Dokumendi koostaja (planeerija või ehitusprojekti koostaja nimi) 4.5.3. Digitaalselt DHSis või paberkandjal ametikirjaga toimub asutuse väline kooskõlastamine enamasti haldusorgani juhtide vahel. Lennuameti ametikirjaga kooskõlastused allkirjastab peadirektor või teda asendav isik olenemata teise asutuse kooskõlastuse taotluse allkirjastanud isiku positsioonist. 4.6. Arvamuse andmine (asutuse väline) 4.6.1. Arvamust võib küsida teine haldusorgan või muu isik, menetluse raames (peamiselt planeerimismenetlus ja ehitus- ja kasutuslubadega seotud menetlus). 4.6.2. Planeerimismenetluste puhul on arvamust õigus küsida ka näiteks planeerijal, kellel tulenevalt HMSist kooskõlastamise taotlemise õigust ei ole. Arvamuse küsimise eesmärgiks on enamasti arvamuse andja seisukohtade teada saamine võimalike planeeringu lahenduste sobivuse kohta. Sama eesmärk on arvamuse küsimisel/andmisel ka ehitusega seotud menetluste puhul. 4.7. Dokumendi allkirjastamine 4.7.1. Koostaja esitab pärast kooskõlastamist dokumendi allkirjastamiseks vajadusel koos kõigi materjalidega, mille alusel see on koostatud või koos dokumentidega, mille muutmist või kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab. 4.7.2. Kui dokument vajab mitut allkirja, esitatakse dokument kõigepealt astmelt madalamale teenistujale ja pärast temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale teenistujale. 4.7.3. Lennundusjulgestuse osakonna juhatajal on kirjaplangi allkirjastamise õigus riigisaladust ning salastatud välisteavet puudutava infoga kirjadele. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 14/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 4.7.4. Lepingutele, volikirjadele ning üldplangile vormistatud käskkirjadele ja otsustele kirjutab alla peadirektor. 4.7.5. Peadirektori äraolekul allkirjastab dokumente peadirektorit käskkirjaga asendama määratud teenistuja, kes üldjuhul ja võimalusel kooskõlastab allkirjastamise peadirektoriga. 4.7.6. Digitaalselt allkirjastatakse Lennuametis dokumendid dokumendihaldussüsteemis. Erandjuhtudel allkirjastatakse dokumente digitaalselt väljaspool dokumendihaldussüsteemi. 4.7.7. Lennuametis koostatud dokumente allkirjastavad peadirektor, osakonna juht ning vastutav järelevalveametnik alljärgnevalt: (1) Ametlikud kirjad (ametikiri, volikiri, peadirektor (tema puhkuse või lähetuse garantiikiri) ajal käskkirjaga määratud asendaja) (2) Kaaskiri vastutav järelevalveametnik oma pädevuse ulatuses (3) Lubade allkirjastamine vastutav järelevalveametnik oma pädevuse ulatuses (4) Kontrollpiloodi tunnistus osakonna juht (tema puhkuse ajal peadirektor) (5) Sertifikaadid osakonna juht (tema puhkuse ajal peadirektor) v.a. lennukõlblikkuse kontrolli sertifikaadid, mida allkirjastab lennukõlblikkuse kontrollija. (6) Ametlikud kinnitused (mis on vormistatud osakonna juht (tema puhkuse ajal sertifikaadi plangil) peadirektor) (7) Ühekordsed load osakonna juht (tema puhkuse ajal peadirektor) (8) Lennuload osakonna juht (tema puhkuse ajal peadirektor) (9) Käskkiri, otsus peadirektor (tema puhkuse või lähetuse ajal käskkirjaga määratud asendaja) (10) Ettekirjutus peadirektor (tema puhkuse või lähetuse ajal käskkirjaga määratud asendaja) (11) Üldkorralduslik ettekirjutus peadirektor (tema puhkuse või lähetuse ajal käskkirjaga määratud asendaja) (12) Lepingud peadirektor (tema puhkuse või lähetuse ajal käskkirjaga määratud asendaja) 5. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE 5.1. Saabunud dokumentide vastuvõtmine, registreerimine ja edastamine 5.1.1. Lennuametile DVK kaudu, üldelektronposti aadressile, postiga, kullerpostiga ja käsipostiga saabunud dokumendid võtab vastu, avab (v.a kirjad märkega ISIKLIK, EU/NATO PIIRATUD / EU/NATO RESTRICTED) ning registreerib ja edastab täitjale dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 5.1.2. Dokumentide registreerija kontrollib adressaadi õigsust, allkirjade ja lisade olemasolu. Kui selgub, et ei ole kõiki loetletud dokumente või dokumendi juures puuduvad selles märgitud lisad, informeerib registreerija sellest dokumendi saajat. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 15/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 5.1.3. Kirjale lisatakse ümbrik juhul, kui postitempli alusel on vaja tõendada dokumendi saabumise kuupäeva, näiteks 1) on saabunud kohtukutse 2) on saabunud kiri eraisikult ilma kuupäevata 3) saatja aadress on märgitud ainult ümbrikule 5.1.4. Kui dokumendi menetlemine ei kuulu Lennuameti pädevusse, edastatakse ekslikult saabunud dokumendi kaaskirjaga õigele adressaadile ja informeeritakse sellest kirja saatjat. 5.1.5. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis sisaldab asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viita ehk registreerimis tähist. Templi jäljend: LENNUAMET 01-01-2016 Nr. ……………………………… 5.1.6. Lennuamet kasutab dokumentide registreerimiseks dokumendihaldussüsteemi Delta. 5.1.7. Dokumendihaldussüsteemis registreeritakse kõik asutuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendihaldussüsteemi pidamise eest vastutab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 5.1.8. Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. Kui postiga saabub dokument, mis on eelnevalt saabunud (faksi, elektronpostiga jne), siis märgitakse dokumendile selle saabumise kuupäev ning varem saabunud dokumendi registreerimise number. 5.1.9. Dokumendihaldussüsteemis registreeritakse uue järjekorranumbriga ainult saabunud või väljasaadetavad algatuskirjad. Samas küsimuses korduvalt saadud/saadetud kirjad registreeritakse esmase registreerimisnumbri järjena, mis registreerimisel saab programmi poolt individualiseeriva järjekorra numbri. 5.1.10. Dokumendid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis saabumise või sellele järgneval tööpäeval ning edastatakse vastavalt kuuluvusele täitja(te)le. Kui dokument on suunatud mitmele isikule, edastab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist paberkandjal dokumendi isikule, kes dokumentide loetelu järgi on antud temaatikaga dokumentide eest vastutaja. 5.1.11. Kui dokumendil on märge KIIRE, siis registreeritakse ja edastatakse dokument viivitamatult. Viivitamata edastatakse ka ohutusjuhtumite teated. 5.1.12. Teenistuja elektronposti aadressile saabunud dokumendid registreerib ja edastab täitmiseks teenistuja. Kui saabunud elektronpostile on adresseeritud mitmele teenistujale, registreerib selle teenistuja, kelle nimi on aadressiväljal märgitud esimesena. 5.1.13. Isiklikult üle antud dokumentide registreerimise ja täitmiseks esitamise eest vastutab teenistuja, kellele dokument vahetult saabus. 5.1.14. Arved asuvad ning neid menetletakse eArvekeskuses. 5.1.15. Lennuametile DVK kaudu, üldelektronposti aadressile, postiga, kullerpostiga ja käsipostiga saabunud kutsed, õnnitlused, kaastundeavaldused, reklaamtrükised, perioodika, informatiivse sisuga trükised, anonüümsed dokumendid (kus puuduvad saatja kontaktandmed) ning kirjad märkega ISIKLIK ja EU/NATO PIIRATUD / EU/NATO RESTRICTED edastab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist teenistujale ilma registreerimata. Kui selgub, et märkega ISIKLIK saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see dokumendihaldussüsteemis. Registreerimise eest vastutab adressaat. 5.1.16. Lennuametis on kasutusel lennuohutuse järelevalve infosüsteem (LOIS), mida reguleerib LOISi põhimäärus. LOISi kaudu on võimalus kliendil esitada taotluseid/avaldusi. Paberkandjal, DVK vahendusel ja üldelektronposti teel saabunud taotlused/avaldused LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 16/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  registreerib dokumendihaldussüsteemis dokumendi- ja teabehalduse spetsialist ning taotluse menetleja (vastav teenistuja, kellele dokument täitmiseks on suunatud) sisestab taotluse LOISi. Esitatud dokumente menetletakse LOISis ning menetluse käigus tekkinud tõendusdokumendid (sertifikaadid, load, järelevalve aruanded) registreeritakse dokumendihaldussüsteemi. 5.2. Dokumendiregistrisse kantavad andmed 5.2.1. Õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) akti andja; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaeg; 6) allakirjutaja 7) koostaja 8) kooskõlastaja 9) jõustumise kuupäev; 10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 11) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 12) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 5.2.2. Protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) nõupidamise/koosoleku liiginimetus (protokollide korral); 2) registreerimise kuupäev ja number; 3) toimumise kuupäev ja kellaaeg; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) protokollija ning koosoleku juhataja ees- ja perekonnanimi; 6) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 5.2.3. Lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused; 2) lepingu liik; 3) registreerimise kuupäev ja number; 4) lepingu objekt; 5) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 6) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). 5.2.4. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 2) saabumise või saatmise kuupäev; 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 5) peakiri ja lühike sisukokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) vormigu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 10) dokumendi saatja poolt märgitud viit; 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 12) sarja tähis; LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 17/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 14) lahendamise tähtaeg; 15) täitmisemärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 5.3. Dokumentide täitmine ja tähtaegse täitmise kontroll 5.3.1. Vastutav täitja peab tagama dokumendi täitmise kindlaksmääratud tähtajaks. Dokumendi kaastäitjad on kohustatud vastutava täitja nõudmisel esitama kõik vajalikud materjalid. Kaastäitjad kannavad võrdsel määral vastutust dokumendi õigeaegse ja kvaliteetse ettevalmistamise eest. 5.3.2. Kõik vastust, lahendamist või ettepanekut vajavad dokumendid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja suunatakse täitmiseks. 5.3.3. Dokument lahendatakse kirja tekstis või resolutsioonis märgitud tähtajaks. Sellise tähtaja puudumisel lahendatakse dokument või tutvutakse dokumendiga hiljemalt 30 päeva jooksul. Tähtaega võib pikendada kooskõlastatult tähtaja määranud isikuga enne täitmise tähtaja saabumist. Tähtaja pikendamiseks tuleb saata dokumendi- ja teabehalduse spetsialistile tööülesande pikendamise taotlus läbi dokumendihaldussüsteemi koos põhjenduse ja uue tähtajaga. 5.3.4. Teabenõue täidetakse või teavitatakse teabenõudjat viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul. Selgitustaotlusele vastamise tähtaeg on 30 kalendripäeva. Selgitustaotlusele vastamise tähtaega võib erandjuhul ühe korra pikendada 30 kalendripäeva võrra. Teabenõuete ja selgitustaotluste menetlemine toimub eraldi korra alusel. Asutuste vaheline kooskõlastus või eriarvamus antakse dokumendile hiljemalt 10 tööpäeva jooksul. 5.3.5. Tähtaegu hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast. 5.3.6. Dokumentide täitmist jälgib dokumendihaldussüsteemi kaudu dokumendi täitja ning dokumendi- ja teabehalduse spetsialist kord nädalas. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab dokumendi täitja. 5.3.7. Dokumendi täitmise tähtaega võib pikendada, kui ilmneb, et ettenähtud tähtajast ei ole võimalik kinni pidada ja pikendamise võimalus on ette nähtud konkreetset menetlust reguleeriva õigusaktiga. Sellisel juhul informeeritakse dokumendi saatnud isikut/asutust vähemalt 5 tööpäeva enne tähtaja saabumist ning teatatakse võimaliku täitmise tähtaeg. 5.3.8. Ülesanne loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või dokumendi saatjale on vastatud või dokumendiga on tutvutud. 5.3.9. Üldjuhul koostatakse täitmiseks saabunud dokumendi lahendamiseks vastusdokument. Kui sissetulnud kirjas olev küsimus lahendati telefoni või läbirääkimiste teel, tehakse täitmismärge dokumendihaldussüsteemi, kus näidatakse, kes, kellega, mis kuupäeval ja kuidas küsimuse lahendas. 5.3.10. Kui teenistuja viibib kontorist eemal (ametilähetus, puhkus, haigusleht jne) jäetakse MS Outlook´i vastav teade (automaatvastus: kontorist väljas). Kõik eemalviibimise ajal täitmist vajavad tööülesanded tuleb enne puhkust/lähetust suunata asendajale. 5.4. Dokumentide väljasaatmine 5.4.1. Paberdokumentide väljasaatmist korraldab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. Kui soovitakse paberdokumentide väljasaatmist samal päeval, tuleks vastavad dokumendid edastada dokumendi- ja teabehalduse spetsialistile enne kella 15.30. 5.4.2. Elektronpostiga või läbi DVK väljasaadetava digitaaldokumendi edastab adressaadile koostaja või dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 5.4.3. Dokumentide väljasaatmisel arvestatakse koostaja märget „KIIRE“, „saata tähitult“ jt. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 18/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 5.4.4. Faksiga saadetud dokumentidele lisatakse faksi saatmisraport. Ebaõnnestunud edastamisest informeeritakse koostajat. 5.4.5. Otsusest, käskkirjast, ettekirjutusest ja üldkorralduslikust ettekirjutusest saadetakse välja ametlikult kinnitatud koopia. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi postiga saatmise puhul trükitakse dokumendi juurde kinnitusleht. Postiga saadetavale dokumendile vormistatakse juurde kaaskiri. 5.4.6. Käsipostiga edastatud sertifikaadi, otsuse, käskkirja, ettekirjutuse ja üldkorraldusliku ettekirjutuse Lennuametile jääva eksemplari pöördele kirjutab saaja kätte saamise kohta märke, oma nime, kuupäeva ja allkirja. 6. DOKUMENTIDE ELEMENDID 6.1. Üldsätted 6.1.1. Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja dokumendiliigile omased lisaelemendid. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:  dokumendi väljaandja;  kuupäev  tekst;  allkiri või allkirjad. 6.1.2. Dokumendi lisaelemendid lähtudes dokumendiliigist on:  aadress;  adressaat;  kasutusmärge;  kontaktandmed;  koostaja;  lisaadressaat;  lisamärge;  pealkiri;  seoseviit;  viit;  muud dokumendi elemendid. 6.2. Juurdepääsupiirangut reguleeriv märge (AvTS) 6.2.1. Juurdepääsupiirangu kehtestamisel tehakse dokumendi parempoolsesse ülanurka suurtähtedega märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS. Märkele lisatakse selle teabevaldaja nimi, juurdepääsupiirangu alus, lõpptähtpäev ja vormistamise kuupäev. Sama märge tehakse ka dokumendihaldussüsteemi. Näide: ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 01.02.2013 Kehtib kuni: 02.03.2014 LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 19/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 2 p 3 Teabevaldaja: Lennuamet Näide inglise keeles: FOR INTERNAL USE Notation made on: 01.02.2013 Restriction on access applies until: 02.03.2014 Basis: Section 35 clause (1) 17 on Public Information Act The holder on information: ECAA Digitaaldokumendi näide: ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: registreerimise hetkel Juurdepääsupiirang kehtib kuni: 75 aastat allkirjastamise kuupäevast Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12 Teabevaldaja: Lennuamet 6.2.2. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni viieks aastaks. Tähtaega võib pikendada viie aasta võrra, kui püsib juurdepääsupiirangu põhjus. Isikuandmeid sisaldavale asutusesisesele teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang 75 aastaks. 6.2.3. Digitaaldokument vormistatakse AK märkega plangile märkides ära juurdepääsupiirangu aluse ning kehtivuse. Juurdepääsupiirangu kehtestamise eest vastutab dokumendi koostaja. 6.2.4. Lennuameti teenistujatel on keelatud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumendi ja selles kajastuva info levitamine kolmandatele isikutele. 6.2.5. Juurdepääsupiiranguga dokumendi nõuetekohase hoidmise, kasutamise ja edastamise eest vastutab teenistuja, kelle valduses see on. 6.2.6. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi väljastamisel teabenõude korras tehakse dokumendist koopia selliselt, et kaetakse avalikustamisele mittekuuluvad andmed kinni. 6.2.7. Kui teabenõudja poolt taotlevale dokumendile ei ole tehtud juurdepääsupiirangu märget, kuigi dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, korraldab teabenõude täitja dokumendi märgistamise. 6.3. Dokumendi liigi nimetus 6.3.1. Dokumendi liigi nimetus vormistatakse suurtähtedega. Näide: KÄSKKIRI AKT 6.4. Dokumendi kuupäev 6.4.1. Dokumendi kuupäevaks on sellele viimase allkirja andmise kuupäev, protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev, lepingu allkirjastamise kuupäev, väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. 6.4.2. Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse selle registreerimise kuupäev. 6.4.3. Kui dokumenti ei allkirjastata, on selle kuupäevaks registreerimise kuupäev. 6.4.4. Dokumendi kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras – päev, kuu ja aasta. Näide: 01.01.2016 LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 20/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 6.4.5. Paberdokumentidel jäetakse dokumendi kuupäeva koht allakirjutamiseni tühjaks. See märgitakse pärast allakirjutamist käsitsi. 6.4.6. Digitaaldokumentidele kandub kuupäev automaatselt dokumendi allkirjastamisel, kui dokument on vormistatud digitaaldokumendi plangile. 6.5. Viit 6.5.1. Viit on dokumendile registreerimisel antud tähistus, mis osutab dokumendi kohale dokumendihaldussüsteemis. Vastavalt dokumentide loetelule moodustub viit järgmistest alamelementidest, mille märgib dokumendile koostaja: 1) funktsioonist 2) allfunktsioonist 3) sarjast 4) käesoleva registreerimisaasta numbrist Näide: 1.3-4/12/333 kus: 1 – funktsioon: Lennuameti töö korraldamine 3 – allfunktsioon: personalitöö korraldamine 4 – sari: lähetuskäskkirjad 12 – käesolev (2012.a) asjaajamisaasta ja 333 on dokumendihaldussüsteemi järjekorra number, mis kirjutatakse paberdokumendile registreerija poolt käsitsi peale dokumendi allkirjastamist ja registreerimist. Järje numbrit 1 ei kirjutata. 6.5.2. Digitaaldokumentidele kandub viit automaatselt dokumendi allkirjastamisel, kui dokument on vormistatud digitaaldokumendi plangile. 6.6. Seosviit 6.6.1. Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast (kui see on märgitud), mis võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja. Seosviit vormistatakse ainult vastuskirjadel ning selle märkimine on kohustuslik. 6.6.2. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja viidet eristatakse sõnade „Teie“ ja „Meie“ abil. Viide “Teie” vormistatakse samal kõrgusel adressaadivälja esimese reaga. Viide “Meie” vormistatakse samale kõrgusele adressaadivälja kolmanda reaga. Näide: Teie: 01.01.2016 nr 3-4/56 Meie: .01.2016 nr 1.1-3/16/333 Algatuskirjal sõna „Meie“ ei märgita. 6.6.3. Füüsilisele isikule vastusena saadetava kirja puhul viidatakse viitereal tema avalduse või märgukirja kuupäevale (kui see on olemas). Näide: Teie: 01.01.2016 LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 21/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 6.7. Adressaat 6.7.1. Adressaat on füüsiline või juriidiline isik, kellele ametikiri saadetakse. 1) Dokumendi adresseerimisel tuleb eelistada personaalset (nimelist) adresseerimist. 2) Vastuskirjad adresseeritakse alati kirja saatnud (allkirjastanud) isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati. 3) Adressaadile, kellele kiri on määratud teadmiseks, mitte täitmiseks, saadetakse koopia põhiadressaadile määratud kirjast. Sellekohane märge vormistatakse lisaadressaatide real. 4) Kui adressaate on mitu, võib saadetavate kirjade adressaadiväljale märkida adressaadid tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla. Kui adressaate on hulgi või kirja sisu nõuab adressaatidelt erinevat reageeringut, märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saamise eesmärki selgitavaid sõnu “Sama”, “Teadmiseks” või “Koopia”. 5) Adressaadiväljale märgitakse üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide real näidatakse sama kirja teised adressaadid ilma postiaadressi märkimata. 6) Elektroonselt saadetava kirja puhul, kirjutatakse adressaadi reale postiaadressile lisaks ka elektronposti aadress. 7) Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse Lennuametile jääva kirja koopia juurde eraldi lehel adressaatide nimekiri. Sellisel juhul tehakse kirja adressaadiväljale märge „Vastavalt nimekirjale“. Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris. 8) Kirja adresseerimisel välisriiki on soovitatav järgida „Ülemaailmse postikonventsiooni täitevreglementi“. Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles. 6.7.2. Adressaadi väli koosneb: 1) viisakustiitel (Pr, Prl, Hr ilma punktita) ning ees- ja perekonnanimi; 2) akadeemilise tiitliga isiku puhul ei kasutata viisakustiitlit, vaid akadeemilist tiitlit (Prof, Dr); 3) struktuuriüksus (kirjutatakse juhul, kui on teada, millises struktuuriüksuses isik töötab; 4) organisatsiooni nimi; 5) tänav, maja (lühendit tn ei kasutata); 6) asula; 7) sihtnumber ja linn (või maakond); 8) riik (kui kiri saadetakse teise riiki). 6.7.3. Adressaadi viimane osa (linn, maakond või riik) märgitakse suurtähtedega. Adresseerimise näited: nimeline adresseerimine Prl Gerli Rebane Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Harju 11 15072 TALLINN piiratud kasutamise märge ISIKLIK, inglise ISIKLIK keeles CONFIDENTIAL Prl Gerli Rebane Majandus- ja Väljasaadetava ISIKLIK dokumendi puhul Kommunikatsiooniministeerium tehakse, märge ka ümbrikule. Lennuametisse Harju 11 saabuva ISIKLIK dokumendi sisu ei kuulu 15072 TALLINN LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 22/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 avaldamisele kõrvalistele isikutele. Ümbriku võib avada vaid adressaat. Nimelise suunamise puudumisel avab ümbriku peadirektor. asutusele või kui on ebaselge kelle kompetentsi Majandus- ja antud küsimus kuulub Kommunikatsiooniministeerium Harju 11 15072 TALLINN mitmele adressaadile korraga Adressaadi väljal: Lennuliiklusteeninduse AS AS Fort Aero Eesti Lennuakadeemia ----------------------------------------------------- --------------------------------------------------- Lisaadressaatide rida, kus kasutatakse dokumendi Lisaadressaatide real: saatmise eesmärki selgitavaid sõnu: - täitja nime ette sõna “Sama” Sama: AS Fort Aero - informeeritu nime ette sõna “Teadmiseks” Teadmiseks: Eesti Lennuakadeemia 6.8. Pealkiri 6.8.1. Kõikidele kirjadele (välja arvatud lühikesed kuni kümnerealised kirjad, tänukirjad ning kaastundeavaldused) kirjutatakse pealkiri. Pealkiri lihtsustab kirja sisust ülevaate saamist. 6.8.2. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult kirja sisu. Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. 6.8.3. Pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega nimetavas või seestütlevas käändes ja paksus kirjas (bold). Pealkirja lõpus kirjavahemärke ei kasutata. 6.8.4. Pikem pealkiri vormistatakse selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone. 6.8.5. Elektronkirja puhul kirjutatakse pealkiri teema väljale. 6.9. Pöördumine 6.9.1. Pöördumine vormistatakse 1-2 reavahet enne teksti. 6.9.2. Pöördumiseks kasutatakse ametinimetust, akadeemilist kraadi ja tiitlit, sõjaväelist ja diplomaatilist auastet. 6.9.3. Pöördumine puudub mitte isikulise adresseerimise korral. 6.9.4. Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime ning kirjavahemärke. Näide: Adressaat Pöördumine Hr Kristen Michal Lugupeetud härra minister Majandus- ja Austatud härra minister taristuminister Hr Elmar Vaher Lugupeetud härra peadirektor Politsei- ja Piirivalveamet Pr Margit Markus Moossen Lugupeetud proua Markus Moossen 6.10. Tekst 6.10.1. Tekst trükitakse 2-4 reavahet pealkirjast allpool. Taandrida ei kasutata. Lõikude vahele jäetakse tühi rida. Teksti ei tohi tekkida põhjendamatuid sõrendusi ega lünki. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 23/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 6.10.2. Dokumendi tekst peab olema täpne, keeleliselt ja stiililt korrektne ning üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili (rööpjoondus), mille puhul teksti lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Taandrida ei kasutata. 6.10.3. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitav koostada sisukord. 6.10.4. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral ka kogu dokumendi lehtede arvu. Näide: 3/10 6.11. Tervitusvormel 6.11.1. Tervitusvormel trükitakse 1-2 põhireavahet peale teksti. Tervitusvormeli lõpus kirjavahemärki ei kasutata. Näide: Austusega Lugupidamisega 6.11.2. Välisriikidesse saadetavatel kirjadel vormistatakse tervitusvormel järgmiselt: Näide: Yours faithfully Yours sincerely 6.12. Allkiri 6.12.1. Allkiri koosneb dokumendi allkirjastanud isiku allkirjast, selle all olevast ees- ja perekonnanimest ning ametnimetusest. Allkiri kirjutatakse täpselt ees- ja perekonnanime kohale, mitte kõrvale ega alla. Allkirja jaoks jäetakse vabaks viis tühja rida. 6.12.2. Paberdokumendid allkirjastatakse sinise tindi-, geel- või pastapliiatsiga. 6.12.3. Kui dokumendile kirjutab alla mitu teenistujat, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist allkirja ühe rea võrra allapoole. Näide: (allkiri) Kristjan Telve (allkiri) peadirektor Silja Vöörmann-Milošević õigusnõunik 6.12.4. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega teenistujad, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele ettevõtete nimetuste tähestikulises järjekorras. 6.12.5. Kui dokument allkirjastatakse digitaalselt, märgitakse allkirjastaja ees- ja perekonnanime kohale sulgudes „allkirjastatud digitaalselt“. Näide: Näide inglise keeles: (allkirjastatud digitaalselt) (Digitally signed) Kristjan Telve Kristjan Telve peadirektor Director General LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 24/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 6.12.6. Kui dokumendi kirjutab alla volitatud isik, tuleb vormistada tema ametinimetus koos volitaja ametinimetusega. Näide: Näide inglise keeles: (allkirjastatud digitaalselt) (Digitally signed) Silja Vöörmann-Milošević Silja Vöörmann-Milošević Õigusnõunik Legal Adviser peadirektori osalistes ülesannetes in the capacity of Director General 6.13. Märkus lisade kohta 6.13.1. Kui paberdokumendil on viidatud lisadele, kirjutatakse lisade reale eraldi väljale lisade lehtede ja eksemplaride arv ning lõpus kirjavahemärki ei kasutata. Näide: Lisa: 5 lehel 2 eks 6.13.2. Digitaalselt allkirjastatud dokumendile märgitakse lisatud failide arv ja vormingutüüp. Näide: Lisa: 2 pdf. faili 6.13.3. Kui dokumendiga koos saadetakse välja lisasid, millele ei ole tekstis viidatud, kirjutatakse lisade reale nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Näide: Lisad: 1. Järelevalve aruanne 5 lehel 2 eks 2. Leiu aruanne 3 lehel 2 eks 6.13.4. Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge ka selle lisa olemasolu kohta. Näide: Lisa: Lennuameti 12.03.2016 kiri nr 4.4-9/16/333 2 lehel ja lisa selle juurde 1 lehel 6.13.5. Kui kirjale lisatav dokument on koopia, siis tehakse selle kohta vastav märge: Näide: Lisa: Lennuameti peadirektori 05.05.2016 otsuse nr 35 koopia 6.13.6. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. 6.13.7. Kui lisasid on mitu, tuleb need nummerdada märkega esimese lehe paremas ülaservas (Lisa 1, Lisa 2 jne) 6.13.8. Haldusakti ja protokolli puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis. Lisa esimese lehe paremas ülanurgas tehakse märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Näide: Lennuameti peadirektori 01. jaanuari 2016 käskkiri nr 1.1-1/16/30 Lisa 1 LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 25/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 6.14. Koostaja nimi, telefoninumber ja elektronposti aadress 6.14.1. Koostaja kontaktandmed koosnevad dokumendi koostaja ees- ja perekonnanimest, telefoninumbrist ja e-posti aadressist. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja e-posti aadress. Näide: Silja Vöörmann Milošević 610 3560 [email protected] 6.14.2. Telefoninumbrid grupeeritakse neljakaupa tagantpoolt lugedes. 6.14.3. Rahvusvahelisel suhtlusel tuleb kirjutada telefoninumbri ette riigi suunakood. Näide: Silja Vöörmann Milošević +372 610 3560 [email protected] 6.15. Kooskõlastusmärge (paberkandjal) 6.15.1. Dokument kooskõlastatakse paberkandjal kirjalikult kooskõlastusmärke teel. Digitaaldokumendid kooskõlastatakse dokumendihaldussüsteemis. Näide: KOOSKÕLASTAN (allkiri) Silja Vöörmann-Milošević õigusnõunik 01.01.2016 6.15.2. Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele, tekstist alla poole, lehe paremasse nurka. 6.15.3. Ametliku kinnituse märked trükitakse ärakirjale/ väljavõttele, kui selleks on võimalus või kasutatakse vastavaid pitsateid. KOOSKÕLASTAN allkiri………………… nimi………………...... ametikoht…………….. LENNUAMET „....“………….20…….. 6.15.4. Järelevalvega seotud dokumentide kooskõlastamine toimub vastavalt osakondade käsiraamatutes sätestatule. 6.16. Kinnitusmärge 6.16.1. Dokument võib olla kinnitatud ametiisiku poolt või teise dokumendiga. 6.16.2. Haldusaktiga kinnitatava dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka trükitakse: Näide: KINNITATUD Lennuameti peadirektori LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 26/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  01. jaanuari 2016. a käskkirjaga nr 17 6.16.3. Kui haldusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Näide: KINNITATUD Lennuameti peadirektori 01. jaanuari 2016. a käskkirjaga nr 17 Lisa 2 6.16.4. Dokumendile, mille kinnitab ametiisik, trükitakse kinnitusmärge järgmiselt: Näide: KINNITAN (allkiri) Kristjan Telve peadirektor 01. jaanuar 2016 6.17. Ametlik kinnitamine 6.17.1. Märge dokumendi originaalsuse või terviklikkuse kohta vormistatakse suurtähtedega dokumendi esimese lehe parempoolses ülanurgas (KOOPIA ÕIGE, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, VÄLJATRÜKK). Märge tehakse igale lehele. 6.17.2. Märge dokumendi originaalsuse või terviklikkuse kohta peab sisaldama viidet originaaldokumendile ning ametliku kinnitamise kuupäeva. Kinnituse alla märgitakse kinnitaja nimi, ametikoht, nime kohale allkiri. 6.17.3. Kui ei ole võimalik punktis 6.17.3. nimetatud märget esimesele lehele teha, siis tuleb nimetatud märge teha viimasele lehele. 6.17.4. Ametliku kinnituse märked trükitakse ärakirjale/ väljavõttele, kui selleks on võimalus. ÄRAKIRI Lennuamet kinnitab ärakirja vastavust originaalile. ……………………………………………….. VÄLJAVÕTE Lennuamet kinnitab väljavõtte õigsust originaalile. ……………………………………………….. 6.17.5. Sertifikaat, otsus, käskkiri vormistatakse ühes eksemplaris (vt ka 4.2.5) ning peale allkirjastamist, tehakse Lennuameti pitsatiga jäljend, tehakse dokumendist koopia ning kinnitatakse templi jäljendiga (näide lisatud) koopia õigsus. Templi jäljend: KOOPIA ÕIGE LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 27/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  allkiri……………………………… nimi……………………………….. ametikoht…………………………. „……“………………….. ……….a. 6.17.6. Ametliku kinnitamise õigus on dokumendi- ja teabehalduse spetsialistil, osakonna juhatajal, peadirektoril. 6.18. Duplikaat 6.18.1. Dokumendi koopia ja väljavõtte ametlikku tõestamisõigust omavad kõik teenistujad oma pädevuse piires 6.18.2. Duplikaadi väljastamine toimub kinnitatud taotluse vormi alusel kaotatud või hävinud dokumendi asendamiseks. Taotluses peavad sisalduma andmed asendatava dokumendi kohta, sealhulgas dokumendi kaotamise või hävimise asjaolude kohta. 6.18.3. Duplikaadile lisatakse märge DUPLIKAAT, duplikaadi väljastamise kuupäev ning väljastaja nimi ja allkiri. Duplikaadile märgitakse originaaldokumendi number. 6.19. Templi jäljend 6.19.1. Pitser on pitsati jäljend, mis riivab allkirja viimaseid tähti. Pitser pannakse paberdokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud. 6.19.2. Lennuametil on kaks pitsatit, millest üks asub dokumendi- ja teabehalduse spetsialisti ja teine lennutegevuse osakonna vaneminspektoril (lubade väljastamine). Nimetatud isikud/osakond vastutavad pitsati hoidmise ja kasutamise eest. Väljaspool tööaega hoitakse pitsateid lukustatud kapis. 7. DOKUMENDI LIIGID MENETLUSTES 7.1. Lennuametile saadetavad taotlused, avaldused, kaaskirjad jmt ning Lennuameti vormistatud dokumendid peavad olema dokumendihaldussüsteemi registris lihtsalt eristatavad. Menetlustes kasutatavad dokumendi liigid on järgnevad (sisend – väljund): Liik Sisend Väljund Teenus Lennundus- Taotlus personaliluba  Lennunduspersonali (piloodid, spetsialistide salongipersonal) lubade taotlemine (siin all load on 13 erinevat liiki loa taotlemise võimalust)  Osa-66 lennundustehnilise töötaja loa taotlemine  lennujuhi, lennujuhiõpilase, informaatori loa taotlemine Sertifikaadid Taotlus Sertifikaat  Lennuettevõtja sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Mittetulundusliku lennutegevuse registreerimise taotlemine ja reg.tunnistuse muutmine  Lennukoolitusorganisatsiooni sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Lennutreeningseadme kvalifikatsiooni sertifikaadi taotlemine ja muutmine LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 28/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800   Õhusõiduki lennukõlblikkuse kontrolli sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Õhusõiduki lennukõlblikkussertifikaadi ja piiratud lennukõlblikkussertifikaadi taotlemine ja muutmine  Osa-M alajagu G jätkuvat lennukõlblikkust tagava organisatsiooni sertifikaadi väljaandmine  Osa -147 lennundustehniliste töötajate koolitusorganisatsiooni sertifikaadi väljaandmine  Osa-145 hooldusorganisatsiooni sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Osa-M ajalugu F hooldusorganisatsiooni sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Õhusõiduki registreerimine  Õhusõiduki mürasertifikaadi taotlemine ja muutmine  Aeronavigatsiooniteenuse osutaja sertifikaadi väljaandmine või muutmine  Lennuvälja/kopteriväljaku sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Lennujuhtimiskoolitaja sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Lennujuhtimis- ja raadionavigatsiooniseadme sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Meteoreoloogiaseadme sertifikaadi taotlemine ja muutmine  Lennuprotseduuride väljatöötaja sertifikaadi taotlemine ja muutmine Käsiraamatud, Taotlus kooskõlastus/  Julgestusalase koolituskava heakskiitmise koolituskavad kinnitus/heaks taotlemine (k.a. punkt kiitmine  Lennuvälja või kopteriväljaku 4.4.1.) julgestuskäsiraamatu heakskiitmise taotlemine  Lennuettevõtja julgestuskäsiraamatu heakskiitmise taotlemine Tunnustamised Taotlus käskkiri; otsus  Julgestusotstarbelise läbivaatuse teostaja tunnustamine  Kokkuleppelise esindaja staatuse taotlemine  Julgestuse eest vastutava isiku tunnustamise taotlemine  Tuntud saatja tunnustamine  Kokkuleppelise esindaja tunnustamine  Lennundusjulgestusalaseid tööülesandeid täitva isiku tunnustamise taotlemine  Kokkuleppeliste pardavarude tarnija tunnustamise taotlemine Ühekordsed Taotlus ühekordne  Õhusõiduki lennuloa taotlemine load; lennuload luba/lennuluba  Osa-21 lennuloa väljaandmise teenusstandard. Avaldus lennuloa tingimuste kinnitamiseks LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 29/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800   Ühekordse loa taotlemine mehitamata õhusõiduki käitamiseks Detailplaneerin Taotlus kooskõlastus/  Detailplaneeringute, ehitusprojektide ning gud; kinnitus/heaks kõrgtakistuste kooskõlastuse andmine kõrgtakistused kiitmine Mehitamata Taotlus kooskõlastus/  Mehitamata õhusõiduki lennutamise õhusõidukid kinnitus/heaks kooskõlastamise taotlemine kiitmine Sertifikaatide väljaandmise puhul tuleb meeles pidada, et enne sertifikaadi vormistamist tuleb koostada ja allkirjastada peadirektori otsus (dokumendi liik DHSis:käskkiri/otsus) 8. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE 8.1. Üldosa 8.1.1. Isikuandmete töötlemisel juhindub Lennuamet isikuandmete kaitse seadusest, avaliku teabe seadusest ning muudest asjakohastest Eesti Vabariigi ja Euroopa Liidu õigusaktidest. 8.1.2. Töödeldavate isikuandmete (sh delikaatsete isikuandmete) koosseisu kuuluvad: 1) isikut tuvastatavad andmed (nimi, sünniaeg, isikukood, kontaktandmed); 2) isiku tervislikku seisundit kajastavad andmed; 3) isiku kohta teostatud uuringuid kajastavad andmed; 4) väärteo menetlemise dokumendid. 8.1.3. Isikute kategooriad, kelle andmeid töödeldakse (andmesubjektid): 1) lennundusspetsialistid, sh lennundusseaduse § 241 lõikes 1 loetletud lennundusspetsialistid, kelle terviseseisund peab vastama kehtestatud tervisenõuetele; 2) väärteomenetlusega seotud isikud (sh menetlusalused isikud). 8.1.4. Delikaatsete isikuandmete allikad on järgmised: 1) isiku tervislikku seisundit kirjeldavad dokumendid; 2) väärteomenetlusega seotud dokumendid, sh seletuskiri, menetlusaluse isiku ülekuulamise protokoll, väärteoprotokoll, otsus. Andmeid töödeldakse elektrooniliselt või käsitsi korrastatud vormidel. 8.1.5. Terviseandmete töötlemise eest vastutab lennundusmeditsiini vaneminspektor ning väärtegude pädevad menetlejad määratakse peadirektori käskkirjaga. 8.1.6. Isikuandmete töötlemisel järgitavad üldpõhimõtted: 1) seaduslikkus – isikuandmeid võib koguda ausal ja seaduslikul teel; 2) eesmärgikohasus – isikuandmeid võib koguda üksnes määratletud ja õiguspäraste eesmärkide saavutamiseks ja isikuandmeid ei või töödelda viisil, mis ei ole andmetöötluse eesmärkide saavutamisega kooskõlas; 3) minimaalsus – isikuandmeid võib koguda vaid selles ulatuses, mis on vajalik määratletud eesmärkide saavutamiseks; 4) individuaalne osalus – andmesubjekti tuleb teavitada tema kohta kogutavatest andmetest, talle tuleb võimaldada juurdepääs tema kohta käivatele andmetele ja tal on õigus nõuda ebatäpsete ja eksitavate andmete parandamist; 5) kasutuse piiramine – isikuandmeid võib töödelda muudel eesmärkidel üksnes andmesubjekti nõusolekul või selleks pädeva organi loal; LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 30/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  6) andmete kvaliteet – isikuandmed peavad olema asjakohased, täielikud ning vajalikud antud andmetöötluse eesmärgi saavutamiseks; 7) töötlemise turvalisus – isikuandmete kaitsel tuleb rakendada turvameetmeid nende lubamatu muutmise, avalikuks tuleku või hävitamise eest. 8.1.7. Lennundusspetsialistide terviseandmete töötlemise õigus on määratud peadirektori käskkirjaga lennundusmeditsiini vaneminspektorile ning dokumendi- ja teabehalduse spetsialistile, kelledel on nimetatud andmetele ainuisikuline juurdepääs, 8.1.8. Isikuandmeid töödeldakse vastavalt oma pädevusele isikuandmete kaitse seaduses lubatud eesmärkidel ja tingimustel ning Lennuameti juhiste ja korralduste kohaselt. 8.1.9. Isikuandmete töötlemisel hoitakse saladuses tööülesannete täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid ka pärast töötlemisega seotud tööülesannete täitmist või töö- ja teenistussuhte lõppemist. 8.1.10. Isikuandmete töötlemisel tuleb järgida lisaks isikuandmete kaitse seadusele ning käesolevale korrale ka muid Lennuameti juhiseid ja eeskirju (sh MKMi IT-alased eeskirjad ja juhendid, Väärteomenetluse läbiviimise kord (AD 116) 8.1.11. Volitatud töötleja peab tagama, et tema poolt töödeldavad isikuandmed oleks kaitstud lubamatu töötluse eest. 8.2. Andmete saladuses hoidmine 8.2.1. Andmete töötlemises osalevad ja andmetele juurdepääsuõigust omavad isikud on kohustatud hoidma saladuses neile tööülesannete täitmisel teatavaks saanud informatsioon või isikuandmeid, mis ei ole avalikuks kasutamiseks. 8.2.2. Kõigil Lennuameti teenistujatel on olemas ametijuhendid, kus on fikseeritud nende tööülesanded, õigused ja vastustus, sh konfidentsiaalse info hoidmise kohustus. Konfidentsiaalse info hoidmise kohustus on sätestatud ka Lennuameti sisekorrareeglites (AD 103). 8.2.3. Konfidentsiaalsusleping sõlmitakse kõigi juriidiliste ja füüsiliste isikutega, kellelt teenuseid ostetakse või kellel võib olla ligipääs Lennuametis olevatele isikuandmetele. 8.3. Isikuandmete töötlemise lubatavus 8.3.1. Isikuandmete töötlemine on lubatud ilma andmesubjekti nõusolekuta, kui töötlemine toimub õigusakti alusel ja/või Lennuameti põhimäärusega ettenähtud kohustuste täitmiseks. 8.3.2. Muudel juhtudel loetakse isikuandmete töötlemine lubatuks, kui selleks on andmesubjekti kirjalik taasesitamist võimaldav nõusolek ja töötlemine ei ole vastuolus õigusaktidega. 8.3.3. Andmesubjekti nõusolek peab olema antud vabatahtlikult ja võib olla isiku poolt igal ajal tagasivõetav. 8.4. Delikaatsete isikuandmete töötlemise registreerimine 8.4.1. Lennuamet registreerib delikaatsete isikuandmete töötlemise Andmekaitse Inspektsioonis. 8.4.2. Delikaatsete isikuandmete töötlemine registreeritakse viieks aastaks. Lennuamet esitab vähemalt 2 kuud enne registreeringu tähtaja möödumist uue registreerimistaotluse. 8.4.3. Lennuameti võib jätta delikaatsete isikuandmete töötlemise registreerimata Andmekaitse Inspektsioonis, kui ta on määranud isikuandmete kaitse eest vastutava isiku. Isikuandmete kaitse eest vastutava isiku määramisest (teatades ühtlasi isiku nime ja kontaktandmed) ning tema volituste lõppemisest tuleb viivitamata teavitada Andmekaitse Inspektsiooni. 8.5. Töötlemise dokumenteerimine 8.5.1. Isikuandmete kaitseks kasutuselevõetud organisatsiooniliste, füüsiliste ja tehniliste abinõude kirjeldus on toodud dokumendis AD 304. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 31/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 8.5.2. Lennuameti eraeluliste andmete hoidmise põhimõtted on kirjeldatud Lisas 6. 8.5.3. Finants-haldusnõunik koordineerib isikuandmete töötlemisel kasutatavate seadmete üle arvestuse pidamist raamatupidamisprogrammis SAP. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium peab arvestust Lennuametis kasutatava tarkvara üle. 8.6. Eraeluliste andmete hoidmise põhimõtted Lennuametis 8.6.1. Väärtegude menetlemise käigus saadud andmed ja nende töötlemine 8.6.1.1.Väärtegude menetlemise käigus saadud isikuandmeid (sh delikaatseid isikuandmeid) tuleb töödelda vastavalt isikuandmete töötlemise nõuetele ja rakendada vajalikke turvameetmeid. 8.6.1.2.Väärteomenetluses kogutav teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks, väljaarvatud väärteomenetluse seadustikus10 sätestatud tingimustel avaldatav teave (väärteomenetluse kohta võib väärteomenetluse, avalikkuse või andmesubjekti huvides andmeid avaldada enne otsuse tegemist üksnes juhul, kui sellega ei kahjustata ülemäära väärteomenetlust, riigi huve või ärisaladust, samuti andmesubjekti ega kolmandate isikute õigusi, eriti delikaatsete isikuandmete avaldamise puhul). 8.6.1.3.Väärteomenetluses tehtud otsuste avaldamisel lähtutakse kriminaalmenetluse seadustiku11 § 408 lõigetes 2 ja 3 toodut, arvestades kohtuvälise menetluse erisusi. 8.6.1.4.Väärteomenetluse dokumente säilitatakse väärteoasjade kaupa eraldi toimikus vastavalt Lennuameti dokumentide loetelule dokumendi- ja teabehalduse spetsialisti juures. 8.6.2. Taustakontrolli teostamise käigus saadud andmed ja nende töötlemine 8.6.2.1. Taustakontrolli teostamise käigus saadud isikuandmeid (sh delikaatseid isikuandmeid) tuleb töödelda vastavalt isikuandmete töötlemise nõuetele ja rakendada vajalikke turvameetmeid. 8.6.2.2.Taustakontrolli teostamise käigus kogutav teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks ning edastatakse asutuste vahel krüpteeritult. 8.6.2.3.Dokumendihaldussüsteemi registreeritakse dokumendid krüpteerimata kujul, kuid piiratakse kasutamisõigustega dokumendile liigipääs. 8.6.2.4.Paberkandjal dokumendid, mis on saadud või loodud taustakontrolli teostamise käigus, säilitatakse vastutava teenistuja juures suletud kapis. 8.7. Andmete edastamine ja säilitamine 8.7.1. Isikuandmete edastamine on lubatud andmesubjektile ja volitamata isikutele andmesubjekti kirjalikul nõusolekul, riigi- või kohaliku omavalitsuse ametnikele ametiülesannete täitmiseks ning seadusega määratud juhtudel uurimisorganile. 8.7.2. Kui andmesubjekt soovib isikuandmeid sisaldavast dokumendist ärakirja või koopiat, annab Lennuamet isikule välja vabas vormis esitatud avalduse alusel dokumendi ärakirja või kinnitatud koopia. 8.7.3. Välisriiki isikuandmete edastamise korral on edastamine lubatud üksnes sellisesse riiki, kus on piisav andmekaitse tase (Euroopa Liidu liikmesriik, Euroopa Majanduspiirkonna lepinguga ühinenud riik, samuti selline riik, mille andmekaitse taset on Euroopa Komisjon hinnanud piisavaks). Välisriiki, mis ei vasta eeltoodud tingimustele, võib isikuandmeid edastada, juhul kui andmesubjekt on andnud selleks nõusoleku. 8.7.4. Isikuandmete edastamise korral tuleb kasutada märget (e-postil kirja alguses ja tähitud postil ümbrikul) MEDICAL CONFIDENTIAL 8.7.5. Elektroonilisel kujul olevaid delikaatseid isikuandmeid edastatakse krüpteeritud kujul koos digitaalallkirjaga, paberkandjal olevaid aga tähitud kirjana või käsipostiga. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 32/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 8.8. Andmete kaitse kustutamise või hävimise eest 8.8.1. Vastavalt Dokumendi- ja andmeohje protseduurile ja MKMi andmevarunduse korrale tehakse serveri kettal elektroonilisel kujul säilitatavate andmete kaotsimineku vältimiseks regulaarselt turvakoopiaid. 8.8.2. Lennuameti arhiivi ohuplaan (AD 304) määrab dokumentide kaitse, pääste ja taastamise meetmed ja nende rakendamise hädaolukorras. 8.9. Andmete arhiveerimine, üleandmine ja hävitamine 8.9.1. Andmete arhiveerimise, üleandmise või hävitamise vajaduse otsustab andmete omanik (Lennuamet). 8.9.2. Andmed annab üle ja hävitab selle eest vastutav teenistuja andmete omaniku (Lennuamet) vastutusel. Andmete üleandmisel või säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamisel koostatakse vastav akt (dokumentide üleandmise-vastuvõtmise akt või hävitusakt). Andmete hävitamisel kasutatakse paberipurustajat. 9. TEABENÕUETE JA MÄRGUKIRJADE NING SELGITUSTAOTLUSTE MENETLEMINE 9.1. Esitamise viis 9.1.1. Lennuametis tagatakse teabele juurdepääs: - teabenõude täitmisega; - selgitustaotluse täitmisega; - teabe avalikustamisega. 9.1.2. Teabenõue esitatakse suuliselt või kirjalikult: 1) suuliselt pöördudes Lennuameti ametnike poole vahetult või telefoni teel. Kui teabenõudja ei ole rahul suuliselt antud teabega on Lennuameti ametnikul õigus nõuda kirjaliku teabenõude esitamist; 2) kirjalikult, andes teabenõude üle isiklikult või edastades selle posti, faksi või e-postiga. 9.2. Kehtivad nõuded 9.2.1. Teabenõudes peab suuliselt või kirjalikult esitama järgmised andmed: 1) Teabenõudja/isiku ees- ja perekonnanimi; 2) asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude/märgukirja/selgitustaotluse puhul juriidilise isiku nimi või asutuse nimetus; 3) teabenõudja/isiku sideandmed (posti- või elektronpostiaadress või faksi- või telefoninumber); 4) taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu või isikule teada olevad dokumendirekvisiidid; 5) taotletav teabenõude/märgukirja/selgitustaotluse täitmise viis. 9.2.2. Kui teabenõudega taotletakse teavet, milles sisalduvad teabenõudja või kolmandate isikute delikaatsed või eraelulised isikuandmed, esitatakse teabenõue vahetult koos isikut tõendava dokumendiga. 9.2.3. Lennuametil on õigus nõuda kirjaliku teabenõude esitamist, kui teabenõudja ei ole rahul suuliselt antud teabega. 9.2.4. Teabenõudega teabele juurdepääsu eesmärgi põhjendamine on nõutav, kui: 1) riigi- või kohaliku omavalitsuse ametnik või töötaja taotleb teavet ameti- või tööülesannete täitmiseks; 2) isik taotleb eraelulisi isikuandmeid kolmanda isiku kohta. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 33/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 9.3. Menetlusse võtmine ja registreerimine 9.3.1. Teabenõude/märgukirja/selgitustaotluse täitja analüüsib sõnumi sisu ja teeb kindlaks: 1) kas tegemist on teabenõudega või märgukirja/selgitustaotlusega (vt punkt 8.3.1); 2) kas teabenõude registreerimiseks on vajalikud andmed esitatud; 3) kas teabenõude registreerimiseks või täitmiseks on vajalik ja võimalik ühendust võtta teabenõudjaga/märgukirja või selgitustaotluse esitanud isikuga. 9.3.2. Kui teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt koguda ja analüüsida ning selle alusel on vaja uus teave dokumenteerida, siis on see pöördumine selgitustaotlus ja sellele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduses (MSVS) ning käesolevas protseduuris ettenähtud korras. 9.3.3. Kirjalikult esitatud, postiga saabunud, Lennuameti üldfaksile või – elektronpostiaadressile edastatud teabenõuded/märgukirjad/selgitustaotlused registreerib dokumendihaldusprogrammis dokumendiliigi teabenõue alla dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 9.3.4. Dokumendihaldusprogrammi kantakse teabenõude/märgukirja/selgitustaotluse registreerimisel järgnevad andmed: 1) füüsilise isiku ees-ja perekonnanime initsiaalid; 2) asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude/märgukirja/selgitustaotluse puhul juriidilise isiku nimi või nimetus; 3) teabenõudja/isiku sideandmed; 4) taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu või teabenõudjale/isikule teada olevad dokumendirekvisiidid; 5) struktuuriüksuse või vastutava ametniku nimetus, kuhu teabenõue suunati. 9.3.5. Kui suuliselt (vahetult või telefoni teel) esitatud teabenõuet ei täideta viivituseta, kirjutab teabenõude saaja punktis 8.2.1nimetatud vajalikud andmed üles ning registreerib teabenõude vastavalt punktile 8.3.3. 9.3.6. Kui teabenõudes ei ole kõiki vajalikke andmeid, kantakse registrisse olemasolevad andmed ja võetakse teabenõudjaga/isikuga ühendust andmete saamiseks või täpsustamiseks. 9.3.7. Teabenõude/selgitustaotluse/märgukirja registreerib dokumendi- ja teabehalduse spetsialist dokumendihaldusprogrammis teabenõude / märgukirja / selgitustaotluse saamise päeval või hiljemalt saamisele järgneval päeval. 9.3.8. Teabenõuet ei registreerita, kui: 1) see on anonüümne; 2) see on esitatud suuliselt ja täidetakse viivitusteta; 3) teave on avalikustatud. 9.3.9. Juhtumiteks, mil suuliselt esitatud teabenõue ei vaja registreerimist ja mis täidetakse viivituseta, loetakse: 1) teabenõude esitamisel antakse dokumendi koopia isiklikult teabenõudjale kätte või edastatakse see vahetult pärast teabenõude saamist elektrooniliselt või faksi teel; 2) teabenõudja juhatatakse avalikustatud teabe juurde, st. teatatakse talle, millises korras ja kus saab dokumentidega tutvuda; 9.3.10. refereeritakse olemasolevaid dokumente või andmeid, st. antakse teavet menetluses oleva avalduse, märgukirja või muu taotluse kohta; 9.3.11. antakse teavet teabevaldaja valduses oleva teabe olemasolu kohta ja selle kohta, kelle poole peaks teabe saamiseks pöörduma. 9.4. Teabenõudele vastamine 9.4.1. Peale teabenõude registreerimist või suuliselt saadud teavet, mis ei vaja registreerimist ning teabe suunamist vastutavale täitjale, selgitab täitja: 1) kas taotletud avalik teave on teabevaldaja valduses ja millised dokumendid on teabenõude täitmiseks vajalik väljastada; 2) kas teabele on kehtestatud juurdepääsupiirang; LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 34/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  3) kas on aluseid, mis kohustavad teabenõude täitmisest keelduma või on vaja kaaluda teabenõude täitmata jätmist; 4) millisel viisil tuleb teabenõue täita. 9.4.2. Teabenõude täitmise viisi valikul arvestatakse, millisel viisil soovib teabenõudja teabenõude täitmist ja võimalusel valitakse kõige vähem kulukas ja tehnilistele võimalustele vastav viis olenevalt taotletava teabe mahust ning teabekandja tüübist. 9.4.3. Teavet väljastatakse: 1) teabenõudes märgitud elektronpostiaadressil; 2) dokumendi koopia või ärakirjana paberkandjal, kas vahetult teabenõudjale või tema postiaadressil; 3) faksi teel; 4) suuliselt; 5) tutvumiseks teabevaldaja juures. 9.4.4. Vajadusel võetakse ühendust teabenõudjaga ja lepitakse kokku sobiv teabenõude täitmise viis kui teabekandja tüüp ei võimalda teabenõudja poolt soovitud viisil edastamist. Kui täitmise viisi ei ole võimalik täpsustada hiljemalt 5 tööpäeva jooksul, valib täitmise viisi teabenõude täitja. 9.4.5. Teabenõudja nõudel kinnitatakse paberkandjal väljastatavad dokumentide koopiad ametliku kinnitusmärkega, kui kinnitus on vajalik teabenõudja õiguste ja vabaduste kasutamiseks ning kohustuste täitmiseks. 9.4.6. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul alates registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõudes esitatud andmete puudulikkuse tõttu ei ole võimalik teabenõuet täita, võetakse teabenõudjaga teabenõude täpsustamiseks 5 tööpäeva jooksul ühendust. Ajakirjanike poolt esitatud teabenõue täidetakse üldjuhul saabumise päevale järgneval päeval. 9.4.7. Teabenõude täitmise tähtaega võib pikendada kuni 15 tööpäevani, kui teabevaldajal on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, teatades teabenõudjale 5 tööpäeva jooksul täitmise tähtaja pikendamisest koos põhjendusega. Kui muul viisil ei ole võimalik teatada, vormistatakse ametlik kiri. 9.4.8. Kui taotletud teave ei ole teabevaldaja valduses, selgitab teabenõude täitja välja pädeva teabevaldaja ja edastab talle teabenõude viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samal ajal (suuliselt, elektrooniliselt) teabenõudjale. 9.4.9. Kui taotletud teave on avalikustatud avaliku teabe seaduses või muus seaduses sätestatud korras, teatatakse teabenõudjale viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul taotletava teabe juurdepääsu viis ja koht. 9.4.10. Teabenõude täitmine registreeritakse dokumendihaldusprogrammis, kuhu kantakse järgmised andmed: 1) teabenõude täitja (teabe eest vastutav ja teabe väljastanud isik); 2) täitmise kuupäev; 3) teabenõude täitmise viis või alus, millega loetakse teabenõue täidetuks. 9.5. Täitmisest keeldumine 9.5.1. Kui otsustatakse teabenõude täitmisest keelduda, teatab teabenõude täitja sellest teabenõudjale kirjalikult 5 tööpäeva jooksul koos põhjenduse ja viitega seaduses sätestatud alusele. 9.5.2. Teabevaldaja keeldub teabenõude täitmisest, kui: 1) taotletav teave ei käsitle avalike ülesannete täitmist; 2) taotletava teabe suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudjal ei ole taotletavale teabele juurdepääsuõigust; 3) ta ei valda taotletavat teavet ega tea, kes seda valdab, ning tal ei ole võimalik taotletava teabe valdajat kindlaks teha; 4) teabenõude täitmine pole võimalik, kuna teabenõude täpsustamisel ei selgu, millist teavet teabenõudja taotleb. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 35/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 9.5.3. Teabenõude täitja võib teabenõude täitmisest keelduda, kui: 1) teabenõuet ei saa täita ühekordse teabe väljastamisega; 2) teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt süstematiseerida ja analüüsida ning selle alusel on vaja uus teave dokumenteerida. Selline teabenõu loetakse selgitustaotluseks ja sellele vastatakse märgukirjale ja selgistustaotlusele vastamise seadusega ettenähtud korras (vt p 8.6); 3) taotletav teave on samale teabenõudjale juba väljastatud ja antud teabenõudja ei põhjenda vajadust saada teavet teist korda; 4) teabenõudja sideandmed puuduvad; 5) teabenõudja on kohtu poolt tunnistatud teovõimetuks; 6) teabenõude täitmine nõuab taotletava teabe suure mahu tõttu teabevaldaja töökorralduse muutmist, takistab talle pandud avalike ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult suuri kulutusi. 9.5.4. Teabenõude täitmisest keeldumisest teavitab otsuse teinud ametnik dokumendi- ja teabehalduse spetsialisti, kes teeb dokumendiregistrisse vastava kande, milles näidatakse ära: 1) keeldumise kuupäev; 2) keeldumise alus. 9.5.5. Teabenõuete vastused vaatab enne välja saatmist üle üldosakonna juhataja. Elektroonilised vastused edastab teabenõudjale üldosakonna juhataja, postiga ja faksiga saadetavad vastused dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. 9.6. Selgitustaotlusele või märgukirjale vastamine 9.6.1. Vastamiskohustus on adressaadil (MSVS § 5 lg 1). 9.6.2. Kui märgukiri või selgitustaotlus on adresseeritud asutuse teenistujale, võib tema asemel vastata sama asutuse teine pädev teenistuja (MSVS § 5 lg 2). 9.6.3. Kui märgukiri või selgitustaotlus on adresseeritud mitmele teenistujale sama asutuse piires, võib sellele vastata ühiselt (MSVS § 5 lg 3). 9.6.4. Kui adressaat leiab, et ühtegi märgukirjas esitatud seisukohta või ettepanekut arvestada või märgukirjale vastata või selgitustaotluses soovitud teavet või selgitust anda ei ole tema pädevuses, edastab ta märgukirja või selgitustaotluse pädevale asutusele või organile vastamiseks viivitamata, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul märgukirja või selgitustaotluse registreerimisest ning teavitab sellest isikut lõikes 8.4.7 sätestatud korras. Isiku teavitamine ei ole vajalik, kui märgukiri või selgitustaotlus edastatakse sama asutuse teisele teenistujale (MSVS § 5 lg 4). 9.6.5. Isikule vastatakse märgukirjas või selgitustaotluses esitatud aadressil (faksi number, posti- või elektronposti aadress) kirjalikult või kokkuleppel muul viisil. 9.6.6. Märgukirjas esitatud seisukoha või ettepaneku mittearvestamisel selgitatakse vastuses arvestamata jätmise põhjust. 9.6.7. Selgitustaotlusele vastamisel antakse isikule taotluses soovitud teave või õigusalane selgitus või põhjendatakse selle andmisest keeldumist. 9.7. Selgitustaotlusele või märgukirjale vastamisest loobumine 9.7.1. Vastamisest võib loobuda, kui: 1) isikut ei ole võimalik kindlaks teha; 2) puuduvad isiku sideandmed; 3) isik on piiratud teovõimega ja talle on kohtu poolt määratud eestkostja ning märgukiri või selgitustaotlus on esitatud esindaja eelneva nõusolekuta (isikule tuleb esitada viivitamata sellekohane teave); 4) isik on selgelt väljendanud seisukohta, et ta ei soovi märgukirjale vastust; LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 36/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  5) märgukiri või selgitustaotlus ei ole esitatud eesti keeles ja keeleseaduse § 12 kohaselt ei ole adressaat kohustatud sellele vastama (vastamiseks tuleb nõuda esitajalt koheselt tõlget eesti keelde); 6) märgukirja või selgitustaotluse sisu ei ole loetav või arusaadav (isikule tuleb esitada viivitamata sellekohane teave); 7) selgitustaotlusele vastamine nõuab teabe suure mahu tõttu asutuse töökorralduse muutmist, takistab talle pandud avalike ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult suuri kulutusi (isikule tuleb esitada viivitamata sellekohane teave). 9.8. Selgitustaotlusele ja märgukirjale vastamise tähtaeg 9.8.1. Märgukirjale ja selgitustaotlusele tuleb esitada vastus viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. 9.8.2. Erilise vajaduse korral võib vastamistähtaega pikendada kuni kahe kuuni, kuid isikut tuleb teavitada tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest. 9.8.3. Tähtaja arvestusel tuleb lähtuda lisaks sellest, et märgukiri või selgitustaotlus tuleb registreerida hiljemalt taotluse saamisele järgneval tööpäeval. 9.9. Teabenõude/selgitustaotluse/märgukirja täitmise eest vastutavad isikud 9.9.1. Teabenõude täitmise eest vastutavad teenistujad, kellele saabunud teabenõue on ülesandeks suunatud. 9.9.2. Kui ajakirjanike poolt esitatud teabenõudest ei selgu, millist konkreetset olemasolevat dokumenteeritud teavet taotletakse või kui ajakirjanikud soovivad nõutud teabe kohta täiendavat informatsiooni, tuleb ajakirjanikud suunata üldosakonna juhataja poole. 10. ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE 10.1. Dokumentide loetelu koostamine, kehtestamine ja muutmine 10.1.1. Lennuameti asjaajamise ühtlustamiseks, lihtsustamiseks ja parema ülevaatlikkuse saamiseks ning oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks kehtestatakse Lennuametis funktsioonipõhine dokumentide loetelu. 10.1.2. Dokumentide loetelu koostab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist. Loetelu kehtestatakse tähtajatult peadirektori käskkirjaga pärast Rahvusarhiivist kooskõlastuse saamist. 10.1.3. Dokumentide loetellu kantakse dokumentide kohta järgmised andmed:  Arhiivimoodustaja nimi (Lennuamet)  Funktsiooni/allfunktsiooni tähis ja nimetus  Sarja/allsarja tähis ja nimetus  Säilitustähtaeg  Info juurdepääsu piirangu kohta  Dokumentide asukoht  Teabekandja (paberil või digitaalne)  Vajalikud märkused  Märge avaliku arhiivi hindamisotsuse kohta  Viide dokumendiregistri kohta 10.1.4. Dokumentide loetelu muudetakse, kui Lennuameti funktsioonidele lisanduvad uued funktsioonid ja uued sarjad; muutuvad säilitustähtajad või muudetakse Lennuameti struktuuri; arhivaale sisaldav sari (allsari) liidetakse arhivaale mittesisaldava sarjaga; arhivaalidest moodustuv sari jaotatakse kaheks või enamaks sarjaks. 10.1.5. Uus dokumentide loetelu kehtestatakse, kui Lennuameti ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutub dokumentide koosseis. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 37/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 10.1.6. Lennuameti arhiivialast tööd korraldavad ja selle häireteta ja nõuetekohase toimimise eest vastutavad dokumendi- ja teabehalduse spetsialist (juhtkonna dokumentatsioon) ning osakondade juhatajad (osakondade dokumentatsioon). 10.2. Dokumentide hoidmine 10.2.1. Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või kuni avalikku arhiivi üleandmiseni dokumentide loeteluga kehtestatud sarjade kaupa selliselt, et see ei kahjusta dokumentide seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. 10.2.2. Lahendatud paberdokumente hoitakse toimikutes või muudes ümbristes, millele on märgitud dokumentide loetelule vastav tähis ja sari; toimiku piirdaatumid; säilitustähtaeg. Juurdepääsupiiranguga dokumendisarja puhul tehakse toimikule märge AK. Täidetud, lahendatud ning väljasaadetud dokumendi Lennuametisse jääva eksemplari paneb lahendaja dokumendi toimikusse vastavalt dokumentide loetelule. 10.2.3. Iga aasta alguses seab dokumentide koostaja sisse jooksva aasta toimikud. Dokumentide liigipõhiste sarjade puhul paigutatakse toimikusse reeglina ühe asjaajamisaasta dokumendid. Kui sarjas koguneb dokumente vähe, võib toimikut jätkata järgneva(te)l asjaajamisaasta(te)l. 10.2.4. Toimikusse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Enne toimikusse paigutamist kontrollitakse dokumendi terviklikkust (allkirjade, kuupäevade, lisad jms olemasolu). 10.2.5. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatusdokument koos vastuskirjaga ja asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. 10.2.6. Toimikusse paigutatakse dokumendid üldjuhul kronoloogilises või mõnes muus loogilises järjestuses, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult. 10.2.7. Dokumentide hoidmine toimub vastavalt dokumentide loetelule vastavas struktuuriüksuses. 10.3. Arhivaalide hoidmine 10.3.1. Arhivaale tuleb hoida nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende lubamatu kasutamise, kahjustumise ja hävimise. 10.3.2. Arhivaalide korrastamisel:  Võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest.  Eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid.  Järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt.  Lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esileht ja kinnituskirje leht säiliku lõppu.  Lehed kinnitatakse köitepaeltega arhiivikaantesse ja paigutatakse arhiivikarpi. 10.3.3. Lennuameti arhivaale väljastatakse või antakse asutuse siseseks kasutamiseks vaid Lennuameti teenistujatele. Eraisikuid ning teisi asutusi teenindatakse kirjaliku taotluse alusel. Eraisiku või teise asutuse poolt esitatud taotlus, arhivaali väljastamiseks või andmete esitamiseks, rahuldatakse juurdepääsupiiranguta arhivaali suhtes. Arhivaal väljastatakse dokumendi kopeerimise teel. Osaliste andmete esitamise vajadusel vormistatakse väljavõte. Osakondades säilitatavate arhivaalidega võimaldatakse Lennuameti teenistujatele tutvumine suulisel kooskõlastamisel vastava säilitaja osakonna/teenistujaga. Arhivaali kasutamisel on keelatud:  teha neisse märkmeid;  niisutada sõrmi lehekülgede keeramisel;  teha väljakirjutusi arhivaali peale; LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 38/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800   anda arhivaale edasi teistele isikutele;  murda lehti, muuta nende järjekorda ja neid köitest välja võtta;  omaalgatuslik paljundamine;  muud arhivaale kahjustavad toimingud. 10.3.4. Arhivaalide eest vastutab säilitaja osakond/teenistuja. 10.4. Arhivaalide loetelu koostamine 10.4.1. Asjaajamises tekkinud toimikud võetakse arhivaalide loetelus arvele pärast asjaajamisaasta lõppu. 10.4.2. Arhivaalide loetelu koostatakse iga sarja kohta eraldi leht. Igal järgneval aastal täiendatakse loetelu sarjade lõikes. Arhivaalide loetelus loetletakse toimikud dokumentide loeteluga kehtestatud sarjade kaupa. 10.4.3. Arhivaalide loetelus märgitakse vähemalt:  Asutuse nimi (Lennuamet).  Funktsioon/allfunktsioon.  Sarja tähis.  Sarja nimetus.  Säilitustähtaeg.  Toimiku järjekorranumber.  Toimiku pealkiri.  Toimikute hulk.  Piirdaatumid.  Asukoht.  Viide hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud.  Viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 10.4.4. Arhivaalide loetelu peetakse digitaalselt (L:\Public\02-INFOSTEND\12- ARHIIVINDUS\Arhivaalide loetelu). 10.4.5. Arhivaalide üleandmisel tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaalide üleandmise kohta viitega üleandmis-vastuvõtmisaktile. 10.5. Dokumentide hävitamine 10.5.1. Dokumente võib hävitada pärast säilitustähtaja möödumist, kui Rahvusarhiiv on välja selgitanud, et dokumentidel puudub arhiiviväärtus. 10.5.2. Dokumente, millele Rahvusarhiiv on peale hindamist andnud arhiiviväärtuse, säilitatakse püsivalt arhivaalidena Lennuameti arhiiviruumis ning neid ei hävitata. 10.5.3. Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt, mis sisaldab järgmiseid andmeid:  Viide Rahvusarhiivi hindamisotsusele  Funktsioon/allfunktsioon.  Sarja tähis ja pealkiri  Piirdaatumid  Hulk  Säilitustähtaeg  Viide õigusaktile, mis reguleerib dokumenteide säilitamist või hävitamist  Märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. 10.5.4. Dokumendid hävitatakse purustamise teel või kustutades digitaalne teave selle kandjalt. 10.5.5. Dokumentide koopiate hävitamine toimub dokumentide purustamise teel tsentraliseeritud korras. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 39/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 10.6. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi 10.6.1. Arhivaalid tuleb Rahvusarhiivile üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt kümne aasta pärast dokumendi loomist või saamisest, kui õigusaktiga ei ole sätestatud teisiti. 10.6.2. Arhivaalide üleandmiseks esitatakse Rahvusarhiivile taotlus, kus on ära toodud üleandmist tingivad asjaolud, arhiivimoodustaja nimetus, arhivaalide võimalikult täpne hulk ning teave hindamisotsuse kohta. 10.6.3. Enne arhivaalide üleandmist korrastatakse ja kirjeldatakse need vastavalt Rahvusarhiivi juhistele. 10.6.4. Arhivaalide üleandmise kulud katab Lennuamet. 10.6.5. Arhivaalide üleandmisel vormistab Rahvusarhiiv üleandmis-vastuvõtmisakti, mis allkirjastatakse üleandja ja vastuvõtja poolt. Akti üks eksemplar jääb üleandjale ja teine vastuvõtjale. 11. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE 11.1. Asjaajamise järjepidevuse tagamiseks on teenistujal kohustus teenistus- või töökohalt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral andma asjaajamise üle teda määratud teenistujale. 11.2. Lahkuv teenistuja on kohustatud asjaajamise üle andma hiljemalt teenistusest vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise päevaks. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mille allkirjastavad üleandja ning vastuvõtja. 11.3. Lahkuv teenistuja korrastab tema kasutuses olnud dokumendid ja tagab nendele, mis vajavad säilitamist või on edaspidi töös vajalikud, kättesaadavuse. 11.4. Kui teenistujale ei ole määratud asendajat, antakse asjaajamine üle tema vahetule juhile. 11.5. Puhkusele minev teenistuja annab asjaajamise üle teda asendavale teenistujale viimasel tööpäeval enne puhkust. 11.6. Sujuva ning nõuetekohase asjaajamise üleandmise eest vastutab lahkuva teenistuja või puhkusele mineva teenistuja vahetu juht. Katri Pihelgas dokumendi- ja teabehalduse spetsialist LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 40/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: xx.xx.xxxx Kehtib kuni: xx.xx.xxxx Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 2 p 3 Teabevaldaja: Lennuamet LISA 1 - KIRJAPLANK LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 41/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Eesnimi Perekonnanimi Teie: Asutuse nimi Tänava nimi Meie: xx.2015 nr 4.4-9/15/1111- 12345 Linn Riik Pealkiri Austatud proua/härra [siia kirjutage kirja sisu] Lugupidamisega Eesnimi Perekonnanimi Ametinimetus Lisa: 1. Pealkiri 2. Pealkiri Eesnimi Perekonnanimi +372 512 3456 [email protected] Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 LISA 2 - ÜLDPLANK LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 42/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 OTSUS / KÄSKKIRI / ETTEKIRJUTUS / … Tallinn xx.2015 nr 4.4-9/15/1111- Pealkiri [siia kirjutage kirja sisu] Eesnimi Perekonnanimi Ametinimetus LISA 3 - SERTIFIKAAT LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 43/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  LISA 4 - SERTIFIKAADI LISA LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 44/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  LISA 5 - LUBA LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 45/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  LISA 6 – Eraelulise teabe hoidmise põhimõtted Riigiasutuse tegevus on avalik. Meie materjalidega võib tutvuda teabenõude esitamisega. Osa töötulemustest avaldame Internetis. Töö käigus koguneb meile ka isikuandmeid, sealhulgas LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 46/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 tundlikku ja eraelulist teavet. Ka Teie eraelulist teavet võib meie asutusse sattuda. Näiteks kui Te meile kirjutate või olete mõne menetluse osapooleks. Isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud. Püüame ka oma sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks. Kui Teid huvitab, kas ja kuidas Teie isikuandmed meie kaudu teistele teatavaks saavad, siis soovitame lugeda alljärgnevaid selgitusi. Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kellelegi teisele järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus. Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile. Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris. Sealt on näha kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. Dokumendi pealkirjaks näitame internetis taoliste kirjavahetuse puhul „Selgitustaotlus“, „Märgukiri“ või „Teabenõue“. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutuse-siseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile võidakse kirjutada ka tundlikel teemadel. Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35. Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus). Kaebuse, vaide läbivaatamine Teie isikuandmeid kasutame asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus. Kui olete saatnud meile kaebuse/vaide, mille läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile. Kaebust/vaiet ja selle läbivaatamise materjale võime kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub: e-posti teel (reeglina me e-kirju ei krüpteeri), posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal); faksi teel (üldjuhul isiku soovil). Kasutame kättetoimetamisel aadressandmeid, mida menetlusosaline on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Kaebused/vaided ja sellealane kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab sellega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35. Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus). Väärteomenetlused LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 47/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Lennuamet on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Kasutame seda väärteomenetluste läbiviimiseks, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). Põhimääruse kohaselt on e-toimiku infosüsteem kinnine. Siseneda saab üksnes ID- kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente. Oma internetipõhises dokumendiregistris tähistame väärteomenetluste asjus eraisikutega peetava kirjavahetuse osas dokumendi saaja/saatja üksnes märkega „eraisik“, mitte nimega. Sellisel dokumentatsioonil on sarjapiirang – teabenõude esitamisel vaatame üle, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult väljastada. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)- posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35. Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras. Väärteotoimikut säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud toimikud kuuluvad hävitamisele. Võrgulehe külastamine, küsitlustel osalemine Meie võrgulehe külastajate andmeid, samuti meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid avaldame üksnes isikustamata kujul. Meile tööle kandideerimine  lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;  eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda;  kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;  kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;  teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;  mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame vaidlustamistähtaja jooksul (1 aasta);  kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Õigus tutvuda enda andmetega Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Kui soovite nende väljastamist paberil, võtame seaduse kohaselt paljundustasu alates 21. leheküljest. Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:  kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,  takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,  raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,  ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist. Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist. LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 48/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist. Teil on õigus esitada meie otsuste peale vaie või pöörduda halduskohtusse. Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie võrgulehel viidatakse (välislingid). LENNUAMET Dokument AD 303/V11 Leht 49/49 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  27.02.2017 nr 1.1-1/17/35 KÄSKKIRI Tallinn Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine Tuginedes majandus- ja kommunikatsiooniministri 31. juuli 2006. a määruse nr 73 “Lennuameti põhimäärus” § 20 punktile 3: 1. Kinnitan: 1.1. AD 303 V11 Dokumendihalduse käsiraamatu – lisa 1. 2. Tunnistan kehtetuks: 2.1. Lennuameti peadirektori 24. mai 2016. a. käskkirja nr 39 p 1.1. 2.2. Lennuameti peadirektori 09. juuni 2015. a. käskkirja nr 30 p 1.1 (AD 115 V4 Teabenõuete menetlemise kord). 2.3. Lennuameti peadirektori 01. juuni 2016. a. käskkirja nr 43 p 1.1 (AD 108 V6 Isikuandmete töötlemise kord). 2.4. Lennuameti peadirektori 03. aprilli 2012. a. käskkirja nr 31 p 1.2 (AD 108-1 V1 Eraelulise teabe hoidmise põhimõtted). 2.5. Lennuameti peadirektori 09. mai 2016. a. käskkirja nr 34 p 1.2 (AD 108-2 V2 Isikuandmete kaitse organisatsiooniliste ja füüsiliste turvameetmete kirjeldus Lennuametis). (allkirjastatud digitaalselt) Kristjan Telve Peadirektor