KAVAND UURING „ASUTUSTE DOKUMENDIHALDUSE JA ARHIVEERIMISE HETKEOLUKORRA KAARDISTAMINE NING NENDE TEENUSTE KONSOLIDEERIMISE TEOSTATAVUS- JA TASUVUS ANALÜÜS “ Uuringu alusmaterjaliks on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi analüüs „Asutuste asjaajamine ja dokumendihaldus – hetkeolukord ja ettepanekud“ (2019) koos lisadega. Uuringu eesmärk on kaardistada dokumendihalduse ja arhiveerimise hetkeolukord ning analüüsida nende teenuste konsolideerimise võimalikkust ja mõjusid. Uuringu tulemid on: Täpsustatud ja tä iendatud hetkeolukorra analüüs, mis hõlmab teenuste tänast korraldust valitsusasutustes ja nende hallatavates riigi asutustes , sh kasutatavad infosüsteemid ja teenuste osutamise kulu d . Seniste dokumendihalduse ja arhiveerimise te enuse konsolideerimise kogemuste analüüs (Eesti ja teiste riikide või rahvusvaheliste ). Konsolideeritud dokumendihaldus e ja arhiveerimise teenuse alternatiivsete mudelite kirjeldus ja võrdlev analüüs (sh hinnangud mudeli rakendamise võimalikkusele ja kaasnevatele mõjudele ) . Edasise tegevusplaani kirjeldus (sh ajakava) . A nalüüsi kokkuvõte, lühikokkuvõte ja tulemusi tutvustav esitlusmaterjal. Täitja tutvustab uuringu vahe- ja lõpptulemeid (sh dokumentide täiendusi ja parandusettepanekuid) enne tellijale üleandmist projekti juhtrühmas ning täiendab või täpsustab neid vastavalt juhtrühma tagasisidele . Pakkumuses arvestada lõpptulemuste presentatsiooni ja tulemuste selgitamisega (90 min) kantslerite koosolekul. TÄPSUSTAMIST VAJAVAD HETKEOLUKORRA ASPEKTID Andmete täpsustamiseks tuleb täitjal viia asutus t e (ligikaudu 65 asutust) vastavate töötajate seas läbi elektrooniline küsitlus ja vajadusel täpsustavad intervjuud (ligikaudu 20 ) , mille tulemusena peaks selguma järgnev info. Tellija edastab täitjale kontaktide nimekirja (1 kontakt asutuse kohta) . 1. Dokumendihalduse ja arhiveerimise teenuste osutamise maht valitsusasutustes Selgitada välja dokumendihalduse ja arhiveerimise tänane korraldus (teenusena sisse ostetav või teisele asutusele volitatud , ühe töötaja ülesanne või jagatud mitme spetsialisti vahel , jagatud sisutöötajate vahel vm) ning teenuste osutamise toimemudel ja tööjõu maht all pool esitatud tegevuste lõikes – hinnang , mitu FTEd tegevustele kulub. Küsimustik on esitatud näidisena, lõplik küsimustik lepitakse kokku Tellija ja Täitja vahel. TEGEVUS DOKUMENDI-HALDURID (dokumendi - halduse teenistusgrupp) (FTE) SEKRETÄRID (sekretäri teenistusgrupp tase 1 ja 2) (FTE) ARHIVAARID (FTE) (arhiivinduse teenistus - gruppp ) TEISED TÖÖTAJAD (sh sekretäri teenistusgrupp tase 3 ja 4) (FTE) Saadud dokumentide vastuvõtmine, registreerimine ja ja registreeritud dokumendi läbivaatajale või lahendajale suunamine DHSis (kõik kanalid kokku) Väljasaadetavate dokumentide registreerimine ja väljasaatmine DHSis (kõik kanalid kokku) Avalikustamine ADRis (nt piirangu seadmine, pikendamine/lõpetamine DHSis piirangu tähtaja saabumisel, teabenõuetele vastamine) Dokumentide ja/või arhivaalide säilitustegevused (paber ja DHSid – nt vastuvõtmine asutuse arhiivi, korrastamine, kasutatavuse seire, varundamine, säilitustähtaegade seire) Dokumentide hävitamine säilitustähtaja möödumisel (paber ja DHSid ) Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi (paber ja DHSid – korrastamine, arhiiviskeem ja nimistud, suhtlus avaliku arhiiviga) DHSi haldamine (sarjade, toimikute, kasutajate haldus, kasutajate õigused, dokumendimallid, standardsed töövood) DHSi kasutajate koolitus ja nõustamine, DHS juhiste koostamine Dokumendihalduse tööpere teenistujate juhendamine või dokumendihalduse üksuse juhtimine Dokumendi- ja arhiivihalduse muud tegevused kokku (FTE) ja tegevuste loetelu: 1. 2. 3. 4. KOKKU (FTE) KOMMENTAARID (nt kui teenus on sisse ostetud , teenust osutab teine asutus, teenust osutab piirkondlik üksus või töötja, teenust osutab maakonnakeskuses asuv riigimaja vms. ) 2. Dokumentide maht valitsusasutuste dokumendihaldussüsteemides 2.1. Dokumendihaldussüsteemides registreeritud dokumentide arv ja enamlevinud dokumendiliigid (2019 a. andmed) . 2.2. D okumentide arvu muutumise prognoos võttes arvesse teadaolevaid arendusi infosüsteemides. 2.3. 2019. a saadud ja saadetud paberdokumentide arv . 3. Menetlussüsteemide dokumendid valitsusasutuste dokumendihaldussüsteemides I nfo dokumendihaldussüsteemiga li id estatud muude infosüsteemide kohta, mille vahel toimub automaatne dokumendi- ja andmevahetus , sh info tulevikus planeeritavate või lõpetatavate liidestuste kohta . 4. Teenuste osutamisega kaasnevad kulud 4.1 . Teenuse osutamisega seotud töötajate tööjõukulu , eraldi dokumendihalduse tööpere töötajate (dokumendihaldurid, arhivaarid, 1. ja 2. taseme sekretärid) ning sisutöötajate ja teiste töötajate (sh 3. ja 4. taseme sekretärid ) kohta. 4.2 . Kulud arhiiviruumidele ja sisseostetud arhi ivikorrastamise teenusele. 4.3 . D okumendihaldussüsteemide ülalhoiuks ja arendamiseks kulutatud eelarve 2016-2019. 5. Dokumendi halduse ja arhiveerimise teenuste osutamine valitsusasutuste hallatavates riigi asutustes (v.a muuseumid ja koolid) 5.1. Valitsusasutuste küsimustiku punktides 1 – 4 loetletud andmed . 5.2. Asutuses kasutatav dokumendihaldussüsteem. SENISTE DOKUMENDIHALDUSE JA ARHIVEERIMISE TEENUS T E KONSOLIDEERIMISE KOGEMUSTE ANALÜÜS ( KOLM EESTI JA VÄHEMALT KAKS TEISTE RIIKIDE VÕI RAHVUSVAHELISTE ORGANISATSIOONIDE ) Analüüs peaks sisaldama järgmist : teenusmudeli lühikirjeldus ; teenusmudeli tugevad ja nõrgad küljed ; mõju hinnangud . Analüüsitavate juhtumite loetelu : nelja ministeeriumi dokumendi- ja arhiivihaldus teenust e osuta mine Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituses ; Keskkonnainspektsiooni dokumendi- j a arhiivihalduse konsolideerimine ; üks Eesti dokumendi- ja/või arhiiviteenuste konsolideerimise projekt Täitja ettepanekul (Täitja põhjendab ettepanekut, kooskõlastatakse eelnevalt Tellijaga) ; kaks kuni kolm teiste riikide või vajadusel rahvusvaheli ste organisatsioonide dokumendi- ja/või arhiivite enuste konsolideerimise projekt i Täitja ettepanekul ( Täitja põhjendab ettepanekut, kooskõlastatakse eelnevalt Tellijaga ) . KONSOLIDEERITUD TEENUSTE ALTERNATIIVSETE MUDELITE KIRJELDUS JA VÕRDLEV ANALÜÜS Alternatiivsed dokumendihalduse ja arhiveerimise konsolideeritud teenuste toime mudelid . Analüüsitakse kolme alternatiivset toime mudelit , millest ühe võib luua Täitja . Iga mudeli juures tuua välja: mudeli kirjeldus mõju hinnang tugevate ja nõrkade külgede analüüs Analüüsist peab ilmnema , milline miks on see toimemudel on kõige eelistatum otstarbekam ja miks , ning milliseid konkreetseid ülesandeid hakkab toimemudeli alusel täitma teenust pakkuv asutus ja milliseid teenust saav asutus ning millised on nendevahelised peamised infovahetuse ja töökorralduse vormid. Soovitatud toimemudeli osas peab välja tulema , millised on konsolideerimise võtmetegurid ja strateegilised põhjendused, sh millised kulud ja riskid konsolideerimisega kaasneda võivad ning kuidas saab riske maandada . Täitja esitab omapoolse ettepaneku kõige sobivama mudeli kohta. Mõjude hindamisel tuleb arvestada nii rahalise kui mitterahalise kasuga. Mitterahaline kasu võib olla asutuse sisutöötajate töö koormuse vähenemine, korrektsed juurdepääsupiirangud, infolekete vältimine, isikute parem juurdepääs piiranguta dokumentidele, dokumentide kasutatavus , dokumentide õigeaegne hävitamine ja Rahvusarhiivi andmine vm . EDASINE TEGEVUSPLAAN Edasise aja- ja tegevuskava kirjeldus lähtudes Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi analüüsidokumendi st , käesoleva uuringu tulemite st , juhtrühmalt saadud muu st teabe st. ANALÜÜSI KOKKUVÕTE JA ESITLUS Analüüsi kokku võte , mis lähtub Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi analüüsidokumendist, käesoleva uuringu tulemitest ja juhtrühmalt saadud muust teabest. Slaidid ja lühikokkuvõte lõpptulemite tutvustamiseks. Lõpptulemuste ja ajakava tutvustamine ja selgitamine kantslerite koosolekul (90 min).
ASUTUSTE ASJAAJAMINE JA DOKUMENDIHALDUS – HETKEOLUKORD JA ETTEPANEKUD Sisukord: 1. Vastutaja muutmine 2. Dokumendihalduse võimalik konsolideerimine 2.1. Dokumendihalduse teenused 2.2. Võimaliku konsolideerimise ulatus 3. Hetkeolukord ( as-is ) . Dokumendihaldus valitsusasutustes 3.1. Dokumendid DHSides 3.2. Dokumendihalduse tööpere 3.3. Dokumendihalduse teenused 3.4. Dokumendihaldussüsteemid 4. Trendid dokumendihalduses 5. Dokumendihaldus tulevikus ( to-be ). Ettepanekud /soovitused 6. Õigusliku regulatsiooni muutmine jt v astutuse üleandmiseks ja konsoli deerimiseks vajalikud tegevused ASUTUSTE ASJAAJAMINE JA DOKUMENDIHALDUS – HETKEOLUKORD JA ETTEPANEKUD 1. Vastutaja muutmine Teabehalduse, sh dokumendihalduse arenguks vajalikud otsused ja tegevused on MKMi poolt tehtud. Dokumendihalduses on põhirõhk liikunud arenguotsustelt igapäevaprobleemidele. Nende lahendamine ei vaja koordineerimist ministeeriumi kui poliitikakujundaja tasandil. Need saaks lahendada rakendusasutuse tasandil, ühtlustamise ja tööjõu ü hise kasutamise abil. Kuna erinevate tugiteenuste keskseks korraldamiseks on riigis loodud eraldi asutus – RTK – on mõistlik lisada RTK põhiülesannete hulka ka dokumendihalduse korraldamine. Ettepanek: Asendada d okumendihalduse arengu koordineerimise ülesanne dokumendihalduse korraldamise ülesandega ja määrata MKMi asemel vastutajaks RTK. 2011. a võttis valitsus otsuse luua MKMi juurde infoühiskonna teenuste arendamise osakond (ITAO) , mis koordineerib avalike teenuste arendamist IKT vahendite abil. Kuna kaasaegsete teenuste loomist takistas paljuski senine paberpõhine dokumendihaldus, tehti MKMi ITAO- le ülesandeks koordineerida ühtlasi avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengut. Selle toetamiseks loodi MKMi juurde dokumendihaldusnõukogu (DHN), kuhu kuuluvad kõigi ministeeriumide dokumendihaldusjuhid ning Eesti Linnade ja Valdade Liidu , Riigi Infosüsteemi Ameti ja Rahvusarhiivi esindajad. Seitsme aasta jooksul on MKMi juhtimisel välja töötatud avalike teenuste korraldamise roheline raamat, tervikliku infohalduse (hiljem nimega terviklik teabehaldus) lähtekontseptsioon ja sellele toetuv tegevuskava „Lihtsam riik 2020“ ning valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ (TKTA) . Praeguseks on MKMi juures tööd alustanud avalike teenuste nõukogu, mille abil MKM ITAO suunab kaasaegsete, elu- ja ärisündmustel põhinevate teenuste loomist ja arendamist. Selle tegevusega kaasneb teabe nutikam kasutamine ja dokumentide hul k vähene b pidevalt . Juba 2015. a alguseks oli varasem dokumentide vahetamine asendunud andmete vahetamisega 81% juhtudest. Seega on dokumendihalduse arengu koordineerimine MKMi ITAO poolt olnud küll hädavajalik, kuid nüüdseks lõpule jõudnud. MKMi ITAO töö põhirõhk on praegu teistel algatustel, mis avalike teenuste kvaliteeti tõsta aitavad. Dokumendihaldusjuhid tõstatavad DHNis üha enam igapäevaküsimusi, mis vajavad küll tegelemist, kuid mille lahendamine ei peaks kuuluma MKMi kui poliitikat kujundava asutuse ülesannete hulka. Teisalt on DHNi kaudu selgunud, et eri asutuste praktilise dokumendihalduse vahel on ebaühtlust, aga ka vajakajäämisi – nt dokumentidele säilitustähtaegade määramisel või dokumentide hävitamisel ja Rahvusarhiivi andmisel. MKMi ITAO ülesandeks ei ole disainida ega osutada spetsiifilisi põhi- ega tugiteenuseid. MKM ITAO jätkab andmete kasutamist edendava poliitika kujundamist avalike teenuste arengu koordineerimise kaudu ning selleks ei ole enam vaja koordineerida dokumendihalduse arengut. Dokumendihalduse e dasine kujundamine peaks olema tugiteenuseid osutava rakendusasutuse korraldada. Erinevates aruteludes on dokumendihalduse tulevaseks korraldajaks pakutud RTKd , aga ka R M i ühisosakonda või Rahvusarhiivi. Arutatud on ka teenuste sisseostmist väliselt teenusepakkujalt, kuid Eestis ei ole teada teenusepakkujat, kes suudaks dokumendihaldust vajalikus mahus ja avalikus sektoris nõutud tasemel osutada. Kolmest nimetatud asutusest on tugiteenuste korraldamine üksnes RTK põhiülesannete hulgas. R M i põhiülesanneteks on valitsuse nõustamine ja poliitika kujundam ine oma valitsemisala valdkondade s. Rahvusarhiivi põhiülesanded on sätestatud arhiiviseaduses – hinnata asutustes tekkiva teabe arhiiviväärtust (makrohindamine), koguda ja säilitada arhiiviväärtuslikku teavet ning korralda selle kasutamist. Rahvusarhiivi kasuks võiks ehk kaaluda pikaajalise säilitustähtajaga elektrooniliste dokumentide säilitamise teenus, mille Rahvusarhiiv on riigi asutuste jaoks loonud. See teenus ei ole aga otse ühegi DHSiga liidestatud ning dokumentide säilitamisele andmisel Rahvusarhiivist ei ole mingit eelist võrreldes säilitamisele andmisega mis tahes teisest asutusest. Rahvusarhiivi infosüsteemidest on dokumendihaldusega seotud teabe liigitusskeemide haldamise süsteem ASTRA ning arhiiviinfosüsteem AIS, mida kasutatakse arhivaalide vastuvõtmisel asutustest. Tuleb aga arvestada, et ne is infosüsteemides hallatakse nii DHSide kui ka kõigi teiste infosüsteemide teavet . RMi ühisosakonna dokumendihaldustalitus on alates 2017. a korraldanud nelja ministeeriumi dokumendihaldust vastavalt nende vahel sõlmitud kokkuleppele. See on lähtunud ratsionaalsetest kaalutlustest ühisesse majja kolimisel, mitte eesmärgist hakata teenuseid pakkuma kõigile valitsus- või riigiasutustele. Tugiteenuste ühiseks osutamiseks on RMi valitsemisalasse loodud RTK. Teisi dokumendihaldusega seotud infosüsteeme peale nelja ministeeriumi DSHi de dokumendihaldustalitus ei halda ega arenda. MKMi ettepanek on viia dokumendihalduse korraldamine RTKsse . Kooskõlas RTK põhimäärusega osutab RTK avaliku sektori asutustele teenuseid vastavalt tugiteenuste osutamise kokkulepetele ning korraldab riigi raamatupidamist, personali- ja palgaarvestust ja riigihankeid . RTK eeliseks mõlema teise eespool nimetatud asutuse ees on märkimisväärne kogemus tugitegevuste ülevõtmise s ja ühise s korraldamise s . Samuti on RTK-l kogemus kasutajasõbraliku tööprotsesse toetava süsteemi – riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) – loomises ja edasiarendamises. RTIPi on DHSidest liikunud ja liikumas suur hulk dokumente ning RTIPis hallatakse teavet, mis on seotud dokumentide haldamise ja kasutamisega DHSides (nt ametniku/töötaja seos asutuse ja struktuuriüksusega , tema äraolekud ja tema asendamine) . RTK juures käib regulaarselt koos RTK nõukoda, mille liikmeteks on kas RTK teenuseid kasutavate asutuste juhid või nende volitatud teised juhtivad töötajad. L isas 1 on info alternatiivide kohta, mida kaaluti enne vastutaja määramise ettepaneku tegemist . 2. Dokumendihalduse võimalik konsolideerimine Dokumendihaldus on praeguseks elektrooniline ja suhteliselt hästi standardiseeritud ning DHSides hallatavate traditsiooniliste dokumentide hulk väheneb pidevalt. Üksiku asutuse tasandil on järjest keerukam leida kompromissi kahe vajaduse vahel – tööjõu kokkuhoid ja kvaliteetsed dokumendihalduse teenused. Dokumendihaldust on võimalik ja mõistlik konsolideerida , mi lle kinnituseks on ka juba läbi viidud konsolideerimisprojektid. Ü ht n e korraldus võimaldab tööjõu du optimaalselt kasutada ja teenuste kvaliteeti tõsta. Konsolideerida saab need teenused, mida on võimalik osutada väljastpoolt asutust. Vajaliku ühtlustamise saab teha olemasolevate koostöö kogude abil. Tulevikus saab kaaluda tarkvaralisi alternatiive praegustele DHSidele . Ettepanek: Konsolideerida dokumendihalduse teenused järk-järgult RTKsse ja luua riigi ühtne virtuaalkontor. DHNi tegevust jätkata RTK juures, et lahendada praktilise d küsimuse d . RTK nõuko jas leppida vajadusel kokku asutuste tööprotsesside ühtlustamine. 2.1 Dokumendihalduse teenused Dokumendihaldus e teenusteks on praegu DHSides hallatavate dokumentide vastuvõtmi ne (sh menetlusse suunamine) ja väljasaatmine, säilitamine, hävitamine ja arhiveerimine ning neile juurdepääsu korraldamine . Dokumendihalduse teenuseks ei ole asutuse üldine teabehalduse korraldus, mis on otseses seoses asutuse teenuste ja protsesside arendamisega. Dokumendihalduse teenuseks ei ole ka juhi või struktuuriüksuse assisteerimine, näiteks kohtumiste ettevalmistamine ja protokollimine, välislähetuste ja -visiitide korraldamine, juhi töögraafiku haldus jms. TKTAs on välja toodud erinevus dokumendi - ja teabehalduse vahel. Teabehaldust ei vaadelda iseseisva tegevusena, vaid kui asutuse teenuste ja protsesside korraldamise loomulik k u osa. Teabehaldus katab asutuse kogu teabe, olenemata selle allikast, vormist ja talletamise viisist. Teabehalduse eesmärk on maandada teabega seotud riskid, vähendada sellega seotud kulusid ning tagada teabe kvaliteet ja kättesaadavus. Seetõttu on teabehalduse osaks ka valikute tegemine selle üle, mida üldse tuleks dokumentide kujul luua ja mida viia andmete kujule . Valitsusasutuste dokumendihalduse hetkeseisu kaardistamisel 2019. a aprillis nimetasid asutused 2 34 eri infosüsteemi , mida igapäevatöös kasuta takse . Need infosüsteemid on erinevad, alates DHS idest ja lõpetades geoinfot või satelliidiandmeid töötlevate süsteemidega. Seetõttu on t eabehaldusel mit u alategevus t , millest üks on dokumendihaldus. Dokumendihaldus tegeleb selle osaga teabest, mis tekib traditsiooniliste dokumentidena – paberi, faili või e-kirja kujul – ja mille haldamiseks on seni kasutatud DHS e . Dokumendihalduse teenused joonistuvad samuti välja TKTA s . Nende sisu on järgmine : Dokumentide menetlemise korraldamine hõlmab dokumentide vastuvõtmist ja jaotamist, aga ka töövoogude loomist ja haldamist DHSis ning menetlustähtaegade jälgimist. Dokumentide haldami se korraldamine hõlmab eelkõige dokumentide säilitamist, sh paber- või elektroonilises arhiivis, dokumentide hävitamist ja Rahvusarhiivi andmist. Dokumentide vahetamise korraldamine hõlmab dokumentide väljasaatmist õige kanali kaudu ja vajadusel nende kohale jõudmise kontrolli. Dokumentidele juurdepääsu korraldamine hõlmab asutuse töötajatele DHSi dokumentidele juurdepääsuõiguste andmist ja piiramist. Samuti hõlmab see dokumentide avaldamist veebis, sh avalikus dokumendiregistris, aga ka päringutele ja teabenõuetele vastamist. Dokumendihalduse teenuste osaks on kasutajate nõustamine ja nende tagasiside analüüs. Dokumendihaldusteenuseid osutavad peamiselt asjaajamise ja dokumendihalduse ning arhiivinduse teenistusgruppide liikmed. Väiksemates organisatsioonides osutavad dokumendihalduse teenuseid ka sekretärid, kelle põhiülesandeks on juhi ja/või struktuuriüksuse assisteerimine . Assisteerimisteenuseid, nagu näiteks kohtumiste ettevalmistamine ja protokollim i ne , välislähetuste ja -visiitide korraldamine, juhi töögraafiku haldus jm, tuleks vaadelda dokumendihaldusteenustest eraldi. 2 . 2 . V õimaliku konsolideerimise ulatus A sutuse teabe üldine korraldus peaks jääma asutusse ning mõistlik on see ühendada teenuste ja protsesside arendusega. Samuti peaks id asutusse jääma assistendid ja juhiabid. Konsolideerida on mõistlik dokumendihalduse teenused, mis on loetletud jaos 2.1 ja mida seniste kogemuste põhjal saab osutada väljastpoolt asutus t ehk virtuaalkontorist. Samuti võib seniste kogemuste põhjal väita, et d okumendihalduse konsolideerimise edukuseks on samaaegselt vaja: 1) koondada dokumendihaldurid ja arhivaarid ühtse juhtimise alla ning 2) viia läbi vajalik ühtlustamine. Üksnes ühise DHSi kasutuselevõtmisest ei piisa ja sellele üleminek ei pea olema esmane tegevus . Ettepanek : Konsolideerida jaos 2.1 nimetatud dokumendihalduse teenused. Esmalt konsolideerida valitsusasutuste dokumendihaldus . S eejärel pakkuda teenuseid ka teistele riigiasutustele. Konsolideerimise käigus viia läbi vajalik ühtlustamine, milleks kasutada DHNi ja RTK nõuko da . Vastutus oma teabehalduse tervikliku korraldamise eest peab jääma asutusele, sest teabe nutikast kasutamisest sõltub teenuste kvaliteet ja infovarasid on palju . See hõlmab otsuseid selle üle, millist teavet mi s kujul ja millises infosüsteemis töödelda , kui kaua mida alal hoida, kuidas ja kellele teavet jagada ning kuidas vähendada teabe dubleerimist . 2019. a mais kinnitati Kutsekojas teabehalduse korraldaja kutsestandard ja pärast kutseandja määramist saavad vajalikke lisateadmisi omandada kõik, kelle senine töö on seotud kas protsesside, teenuste või teabe haldamisega. Kuna kõrgkoolid, nt Tartu Ülikool, on kutsestandardit juba arvestanud õppekava uuendamisel, saab eeldada, et tööturule tulevad ka uued tugevate teadmistega töötajad. Asutus saab teabehaldust korraldama määrata selleks kõige paremini sobiva isiku, kes võib samaaegselt vastutada ka protsesside või teenuste eest. Teabe- ja dokumendihaldusega on seotud ka sekretäride , referentide, konsultantide ja juhiabide töö , kes kuuluvad sekretäri teenistusgruppi . Valdavalt ei osuta nad siiski dokumendihalduse teenuseid, vaid assisteerivad struktuuriüksuse või valdkonna töötajaid või juhte. Teenistusgrupi ülesannete kirjelduste järgi valmistavad sekretärid ette kohtumisi, koosolekuid ja nõupidamisi ja/või protokollivad neid , planeerivad ning korraldavad välislähetusi ja -visiite, valmistavad ette materjale ja dokumente või tõlgivad neid ning haldavad juhi töögraafikut. See töö peaks samuti jääma asutustesse. Erandiks võivad olla 1. või 2. taseme sekretärid, kelle tööks on vastu võtta ja registreerida saabuvaid dokumente. D okumendihalduse teenused on asutustele jätkuvalt vajalikud, kuid nende maht väheneb . Üksiku asutuse tasandil on järjest keerukam leida kompromissi kahe vajaduse vahel – tööjõu kok kuhoid ja kvaliteetsed dokumendihalduse teenused. Samas on valdkond suhteliselt hästi standardiseeritud. Kui dokumendihaldus e teenuseid osutab üks asutus, on võimalik tööjõudu jagada, tegevusi planeerida ning dokumente ja teenuseid järjest enam ühtlustada . See aitab kokku hoida kulusid ja tõsta teenuste kvaliteeti. Kuna dokumente luuakse, vahetatakse ja hallatakse e lektroonilises keskkonnas , on võimalik riigi asutuste jaoks luua ühine virtuaalkontor. Avalikus sektoris on dokumendihalduse konsolideerimise kohta häid näiteid . Näiteks PPAs on pärast piirkondlike dokumendihaldusüksuste ühendamist ühtlustunud dokumendihalduse kvaliteet. Kõik dokumendid ja dokumente haldavad arhivaarid koondati ühtse juhtimise alla keskarhiivi ning 34 arhivaari asemel teeb nüüd sama töö ära 16 . Samas on veel küsitav vanade dokumentide nii suure mahu hoidmine asutuse juures. Ühtse juhtimise positiivne mõju il mneb ka ministeeriumide ühismajas tegutseva RaM ühisosakonna dokumendihaldustalituse näitel . Ne lja ministeeriumi arhiive hal lates suuna b talitus tööjõudu sinna , kus olukord parasjagu kõige kriitilisem . Lisaks juhib talitus 15 endise maavalitsuse arhiivide korrastamist. On tähelepanuväärne, et töö , mida hulk asutusi ei suutnud aastate jooksul ära teha eraldi , sa adi ühtse l juhtimisel kontrolli alla lühikese ajaga – arhiividest on ülevaade , Rahvusarhiiviga kokku lepitud üleandmiste ajakava ning projekt plaanitakse lõpetada 2020. aastal. S eniste kogemuste põhjal ei ole leidnud kinnitust laialt levinud arvamus, nagu peaks konsolideerimisel esmalt kasutusele võtma ühe ühise DHSi . Nt ministeeriumide ühismajja minekul võtsid neli ministeeriumi küll kasutusele sama DHSi , kuid ka kaks aastat hiljem on DHSe sisuliselt neli – need erinevad omavahel nii dokumentide organiseerimise, dokumendiliikide kui ka töövoogude poolest. Praeguseks on talitus alustanud dokumentide liigitusskeemide ja säilitustähtaegade ülevaatamist , et neid ühtlustada . HTMi juhitud r iigikoolide asjaajamise ühtlustamise projekti alustati samuti ühisele DHSile üleminekust, kuid ka neli aastat hiljem on probleemiks erinevad liigitusskeemid ja dokumendiliigid ning avalikustamine. Taas kaalutakse DHSi vahetamist, mis aga ei lahenda probleeme iseenesest. KeMi haldusala ühtse le DHSi le üleviimine kestis aasta ning selle käigus tehti ka vajalik ühtlustamine . Selle tulemusel pole vähenenud dokumendihaldurite arv , kuna nad jäid eri asutustesse, kuid tõusnud on töö kvaliteet. PPA viis vajaliku ühtlustamise läbi nii DHSis kui ka dokumendihalduse korralduses. Kõigi seniste projektide põhjal saab väita, et seniseid dokumendihalduse teenuseid on võimalik osutada kaugtööna , v.a assisteerimine (juhiabid ) ja teabehalduse korraldus laiemas vaates, mis ei ole edukaks osutunud. Konsolideerimisprojektide peamiseks edufaktoriks on olnud dokumendihaldus e tegevuste planeerimine ühtse juhtimise all, mis on võimalda nud ka tööjõu kasutust optimeerida. Teine oluline edufaktor on ühtlustamine (dokumentide organiseerimine DHSis , dokumendiliigid, töövood). 2018. a kevadel DHNi liikmete abil kogutud info põhjal jäävad asutuste üleselt DHSidesse samataolised dokumendid, mida ja millega seotud tööprotsesse tuleks ühtlustada. Dokumendihaldurite võimalused , aga ka võimekus tööprotsesside muutmist mõjutada ning tarkvaralisi valikuid teha on olnud piiratud. RTK juures tegutsev RTK nõuko da on sobiva tasemega kogu, kus ühtlustamise vajadused läbi arutada ja kokku leppida. Infotehnoloogiline tugi on RTK-l olemas. RTK-l on ka positiivne kogemus raamatupidamisdokumentide ( e-arved jm) keskse jaotamisega asutustesse. Dokumendihaldus es ettetulevad praktilis ed küsimus ed saab läbi arutada DHNis . Tulevikus on mõistlik kaaluda ka DHSide sobivust DHSiga seotud tööprotsessidele ja dokumentidele ning võimalikke alternatiive (nt RTIPi moodul, uut tüüpi DHSi lahendus). MKMi ettepanek on konsolideerida 2. jaos nimetatud dokume ndihalduse teenuste osutamine RTKsse ja jätkata DHNi tegevust RTK juures . Esmalt konsolideerida valitsusasutuste dokumendihaldus ning seejärel pakkuda teenuseid ka teistele riigiasutustele. Lisas 2 on näiteid seni läbi viidud konsolideerimis - ja ühtlustamis projektide kohta. 3 . D okumendihaldus valitsusasutustes . Hetkeolukord ( as-is ) . 3 .1. Dokumendid DHSides Eri valitsusasutustes on DHSis registreeritud dokumentide arv väga erinev. See ei olene asutuses töötavate isikute arvu st , vaid asutuse töö iseloomust, töökorraldusest ja infosüsteemidest, aga ka dokumendihaldurite harjumustest. Suure dokumentide arvuga asutustes dubleeritakse menetlussüsteemide dokumente DHSi või vastupidi ning selle põhjus ja põhjendatus erineb asutuse viisi. Ministeeriumite hallatavates valitsusasutustes registreeritakse kordades rohkem dokumente kui ministeeriumites endis. Registreeritud dokumentidest 44% on sissetulnud , 32% väljaläinud ja 24% muud dok umendid. Saadud dokumente on rohkem kui saadetuid, kuna: a) mitmele adressaadile saadetud üks kiri saab mitu vastust, b) kõik saadud dokumendid ei vaja vastamist ning c) kooskõlastamiseks saadud eelnõud kooskõlastatakse sageli vaikimisi. Muud ehk sisedokumendid on valdavalt käskkirjad, protokollid, memod, kuid mõnes asutuses registreeritakse ka väljastatavad haldusaktid või menetlussüsteemist automaatselt säilitamisele edastatud dokumendid muude dokumentidena. Asutuste viisi on sisedokumentide arv erinev. 2018. aastal registreeriti valitsusasutuste DHSides kokku ligi 2 , 9 miljonit dokumenti . Kõige enam dokumente registreeriti M eM i valitsemisalas, millele järgnesid So M ja SiM oma valitsemisaladega. See on eelkõige tingitud kolmest asutusest , mille arvele langes peaaegu pool ehk 1,5 miljonit dokumenti – Põllumajanduse Registrite ja Infosüsteemide Ametis (PRIA) ja Sotsiaalkindlustusametis (SKA) registreeriti kummaski üle 0,5 miljoni dokumendi ning Politsei- ja Piirivalveametis (PPA) üle 450 000 . Võrdlusena võib nimetada Patendiametit, kus registreeriti 862 dokumenti aastas , Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ametit (3037) ning Keeleinspektsiooni (3996). D okumentide arvukus el on erinevad põhjused. PRIAs , aga ka M eM i valitsemisalas laiemalt , on olnud tava dubleerida erinevate menetlussüsteemide teavet dokumentidena DHSi , kas siis ainult nende säilitamiseks või ka allkirjastamiseks ja väljasaatmiseks . Kahetsusväärselt on loodud ka dubleerivaid DHSi menetlus ringe teabele „tõendusväärtuse tekitamiseks “. SKA dokumentide arvukus on eelkõige seotud SKAIS2 valmimise venimisega ja sellega, et piirkondlike struktuuriüksuste ülesanded jaotati ümber enne kui IT-lahendused seda toetasid . PPA s on DHS kujundatud dokumendihaldurite juhtimisel keskseks süsteemiks, kuhu saabuvad dokumendid ka veebivormide kaudu. Käsitsitöö maht on suur – d okumendid jaotatakse käsitsi ning nende menetlemise ks kasutatakse erinevaid infosüsteeme . Kõigi m inisteeriumi t e valitsemisala valitsusasutuste ehk ametite-inspektsioonide DHSides registreeritakse kordades rohkem dokumente kui ministeeriumi t es endis . See on eelkõige seotud sellega, et ametid-inspektsioonid osutavad avalikke teenuseid, mis on seotud suhtlusega kodanike ja ettevõtjate ning asutuse vahel, samas kui ministeeriumi t e dokumendid on peamiselt seotud poliitikakujundamise, sh õigusloomega. Ministeeriumites registreeriti ühe asutuse kohta keskmiselt 17 157 dokumenti aastas, ametites-inspektsioonides aga üle 200 000 . Kui PRIA, PPA ja SKA välja arvata, oli ametites-inspektsioonides registreeritud dokumentide arv 6 korda suurem kui ministeeriumites. Ministeeriumi t es ja Riigikantseleis registreeriti 2018. a kokku pisut rohkem kui 0,25 miljonit dokumenti ehk vähem kui 1/10 kõigist valitsusasutuste dokumentidest. Ministeeriumit e hulgas oli dokumente kõige rohkem VäMis ( 41 715), kelle olulisteks suhtluspartneriteks on välisriigid. Samuti registreeriti palju dokumente KeMis (30 364) . J ärgmised arvud olid aga juba ligi poole väiksemad ning k õige vähem registreeriti d okumente Riigikantseleis (6343) ja KuMis (7617) . Ministeeriumi t es registreeritud dokumentide üld arvu erinevuse üks põhjuseid on suur erinevus sis emiste dokumentide arvu s – kui JuMis registreeriti 2018. a ainult 1020 sisedokumenti ja SoMis 1035, siis VäMis ja KeMis ligi 10 korda rohkem, vastavalt 16463 ja 19245 . KeM i dokumendihaldusjuht nimetas sise miste dokumentidena käskkirju, ministri määruseid, korraldusi, protokolle, memosid, akte , lepinguid jm. VäMi dokumendihaldusjuhi hinnangul on nende sisedokumentideks peamiselt välisvisiitidega seotud dokumendid ja memod. SoMi dokumendihaldusjuht selgitas, et SoMis luuakse sisedokumente küll DHSis , kuid neid ei ole kohustuslik registreerida. Kõigi s valitsusasutuste s 2018. a r egistreeritud dokumentidest 44% olid sissetulnu d , 32% väljasaadetud ja 2 3 % muud dokumendid . Silma torkab erinevus saabunud ja väljasaadetud dokumentide arvus. Sageli on saadud dokumente rohkem kui väljasaadetuid ning ministeeriumite puhul on see kõigil juhtudel nii. Ministeeriumi t e dokumendihaldusjuhtide selgit uste järgi on see eelkõige seotud õigusloomega – palju kooskõlastuseks saadud eelnõusid kooskõlastatakse vaikimisi ning enda ministeeriumis koostatud eelnõu saadetakse kooskõlastamiseks ja arvamuse avaldamiseks ühe kirjaga välja kuni 60 adressaadile, kellest paljud ka vastavad. JuMi DHSi s oli 2018. a registreeritud eelnõudega seotud dokument idest 3/4 saadud, 1/4 aga väljasaadet ud. Siiski ei olnud eelnõudega seotud dokumentide osakaal kõigist JuMis saadud dokumentidest kuigi suur, moodustades saadud 10 950 dokumendist vaid kümnendiku. DHNi liikmete sõnu l ei vaja vastamist k a paljud saadud kirjad. Dokumente saadetakse teisele asutusele teadmiseks, mis alati põhjendatud pole. Näiteks edastas MKM 2017.a JuMile ja Riigikantseleile DHNi ettepaneku muuta kehtetuks Vabariigi Valitsuse seaduse (VVS) § 74 lg 3, mille järgi tuleb ministrile edastada teadmiseks kõik ametite-inspektsioonide peadirektorite käskkirjad teenistusalastes küsimustes. Praktikas on selline nõue osutunud mittevajalikuks ja tekitab dubleerivaid tegevusi. Käesoleva ajani ei ole VVSi muutma asutud. Muid dokumente võib valdavalt käsitada sisemiste dokumentidena, kuid näiteks Veterinaar- ja Toiduameti (VTA) dokumendihaldusjuhi sõnul ei registreerita VTA s haldusakte väljaminevate dokumentidena vaatamata sellele, et osa neist saadetakse isikutele posti või e-postiga. VTA ligikaudu 100 000 sisemisest dokumendist oli haldusakte ligi 28 000. Väga palju sisedokumente oli ka PPAs (138 529) ja Keskkonnaametis (KEA, 97 182). PPA dokumendihaldusjuhi info järgi registreeritakse sisedokumentidena näiteks protokollid ja memod, aga ka teisest struktuuriüksusest info küsimine, arhiivipäringud ja -laenutus ning ametijuhendid. KEA dokumendihaldusjuhi hinnangul tuleb nende sisedokumentide maht peamiselt menetluse lisamaterjalidest, mis registreeritakse toimiku juurde. Kõige suurem sisedokumentide osakaal on Rahvusarhiivis, kus neid on 17 korda rohkem kui saadud ja saadetud dokumente kokku. Rahvusarhiivi dokumendihaldusjuhi selgituse järgi on need arhiivipäringud, mis tellitakse virtuaalse avatud uurimissaali VAU klienditeenindus moodulis, kus neile ka vastatakse. Registreeritakse ja säilitatakse need aga DHSis , kuhu need edastatakse VAUst automaatselt . Kõige vähem sisedokumente aastas oli Andmekaitse Inspektsioonis (AKI, 34) ja Patendiametis (208). Mõlemas asutuses on ka vähe töötajaid – vastavalt 16 ja 55. Asutuses registreeritud dokumentide üldarvu ja töötajate arvu vahel selget seost ei ole. Pigem sõltub see asutuse suhtluspartneritest ja kasutatavatest infosüsteemidest, aga ka töökorraldusest ja dokumendihaldurite harjumustest. 2018. a lõpu seisuga töötas valitsusasutustes 19 670 inimest. Ü he töötaja kohta registreeriti ühes asutuses keskmiselt 14 8 dokumenti aastas, mis teeb ligikaudu 0,6 dokumenti töö päevas. Kõige rohkem dokumente töötaja kohta registreeritakse PRIAs (1547) , kuid suur hulk neist liiguvad DHSi automaatselt menetlussüsteemidest. AKIs , kus töötajatele on seatud nõue registreerida kõik saadud ja saadetud e kirjad , registreeriti ühe töötaja kohta 433 dokumenti aastas ehk ligi 2 dokumenti tööpäevas. Ka Lennuametis, kus töötab 27 inimest, on registreeritud dokumentide arv ühe töötaja kohta suur – 545 dokumenti aastas. Kolmandiku sellest moodustavad droonidega seotud taotlused ja kooskõlastused. Kõige vähem registreeriti ühe töötaja kohta dokumente Häirekeskuses, kus tööks kasutatakse valdavalt teisi infosüsteeme kui DHS – 8 dokumenti aastas. Lisas 3 on statistiline ülevaade 2018. a registreeritud dokumentidest võrdluses asutuse töötajate arvuga ning lisas 4 sissetulnud , väljasaadetud ja muudest dokumentidest. 3 .2. Dokumendihalduse tööpere Dokumendihalduse teenuseid osutab asjaajamise ja dokumendihalduse teenistusgrupp (dokumendihaldurid), arhiivinduse teenistusgrupp (arhivaarid) ning osaliselt ka sekretärid. 3. ja 4. taseme sekretäre tuleb käsitada juhiabina ja väljaspool dokumendihalduse tööperet , nagu ka arhivaare Rahvusarhiivis, kus arhiivindus on asutuse põhitegevus. Dokumendihalduse tööpere liikmeid on valitsusasutuste s 575 , n eist dokumendihaldur eid 68% ning arhivaare ja sekretäre kumbagi 16%. Dokumendihalduri tel ja sekretärid el on valdavalt teenistusgrupi 2. tase, arhivaare on võrdselt 1. ja 2. tasemel. Ligikaudu 1/3 dokumendihaldureid võivad juhtida madalama taseme dokumendihaldurite tööd (3. või 4. tase). Asutustes on üksikuid 5. taseme dokumendihaldureid ja 3. taseme arhivaare ning üks 5. taseme arhivaar. Dokumendihalduse tööpere töötaja keskmine põhipalk jääb valdaval t 1100 ja 1300 € vahele ( 33 2 töötajat) . Ligikaudu 1380-eurost põhipalka saab 91 töötajat, ligikaudu 1500-eurost 61 ja ligikaudu 1800-st 33. Kuue töötaja keskmine põhipalk on 2462 €. 1. taseme töötajaid on 52 ning nende keskmine põhipalk jääb pisut alla 1100 €. Riigi ametiasutuste teenistuskohtade klassifikaatori (2019) järgi osutavad dokumendihaldusteenuseid peamiselt asjaajamise ja dokumendihalduse teenistusgruppi kuuluvad ametnikud ja töötajad ehk dokumendihaldurid . 1. mai 2019. a seisuga töötas valitsusasutuses 389,2 dokumendihaldurit (siin ja edaspidi on isikute arv taandatud täistööajale ning arvestatud on ainult aktiivses teenistussuhtes olevaid isikuid ). Dokumendihaldureid ei tööta Keeleinspektsioonis (EKI) ja Muinsuskaitseametis. JuMi , MKMi ja SoMi koosseisus ei ole samuti dokumendihaldureid, kuna neile ministeeriumitele osutab teenust RaMi ühisosakond . Vaid kaks d okumendihaldurit on 1. tasemel, keskmi s e põhipal gaga 1089 €. D okumendihalduritest enamik on 2. taseme töötajad , kellest 32,75-l on tase 2A j a 9-l tase 2B ning 235-l ei ole määratud, kas tase on A või B. Rohkem kui pool 2. taseme dokumendihalduritest töötab Ka Mi valitsemisalas, PPA-s või Prokuratuuris. Dokumendihaldurite keskmine põhipalk 2. tasemel on enamasti 1160 € ringis , sh 2B tasemel, kus töö hõlmab riigisaladust . Üllatuslikult teenib s ellest 100 € võrra rohkem (1264 €) 2A taseme dokumendihaldur , kelle töö ülesanded kattuvad 2B taseme dokumendihalduri omadega, kuid ei ole seotud riigisaladus ega . Lisaks on 2. tasemel 9,9 töötajat, kelle tööpereks on näidatud info- ja dokumendihaldus, kuigi 2019. a klassifikaatoris sellist teenistusgruppi ei ole. Nende keskmine põhipalk on 1487 € ehk 120–220 teistest 2. taseme dokumendihalduritest enam . 3. taseme dokumendihaldureid töötab valitsusasutustes 69,3, neist 11 tasemel 3A, 7 tasemel 3B ning 51,3 täpsustamata 3. tasemel. Enamiku 3. taseme dokumendihaldurite põhipalk ei erine oluliselt 2. taseme omast, jäädes 2A tasemele mõnel juhul isegi alla. K õige kõrgem at keskmi st põhipalk a 3. tasemel saab 3B dokumendihaldur, kelle töö on seotud ka riigisaladusega – 1793 €. Järgnevad täpsustamata 3. taseme töötajad 1514 - eurose keskmise põhipalgaga. 3. taseme dokumendihaldureid töötab peaaegu kõigis valitsusasutustes, v.a Prokuratuur, KeM , KuM ja Ravimiamet ( lisaks eespool nimetatud EKI- le ja Muinsuskaitseametile ) . Kuna 3. taseme dokumendihaldur vastutab juba ka asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse protsessi eest, on dokumendihaldurile määratud 3. tase neis asutustes, kus dokumendihalduse tööpere esindaja id ongi ainult üks – AKIs , Konkurentsiametis ja Lennuametis . 4. ehk struktuuriüksuse juhi tasemel töötab valitsusasutustes 24,2 dokumendihaldurit, neist 6,2 ministeeriumites, 7 ametites-inspektsioonides ning 11 Ka M i valitsemisalas, kus asutusi eraldi ei vaadeldud. Sellesse gruppi kuuluvad ka RaMi ühisosakonna 3,2 töötajat, kes on endised nelja ministeeriumi dokumendihaldusjuhid. Ametites-inspektsioonides on 4. taseme dokumendihaldurid sellistes asutustes, millel on põhitegevuse struktuuriüksuseid Eesti eri piirkondades (Tööinspektsioon, SKA, PPA) . P iirkondlikke struktuuriüksusi on ka Veterinaar- ja Toiduametil , kuid seal on kõrgeim tase 3. Erinev on 4. taseme dokumendihalduri juh timisel töötavate isikute arv , näiteks Maksu- ja Tolliametis 14 ja Päästeametis 6 . Mõnel juhul – nt SiMis , Päästeametis ja Tööinspektsioonis – ei ole 4. taseme dokumendihaldur struktuuriüksus e juht . Võib eeldada, et kõrgem tase määratakse vahel kõrgema palga tõttu . 4. taseme dokumendihalduri keskmine põhipalk on 1837 €. Dokumendihalduri 5. taseme tööülesanneteks on (asutuse) asjaajamise valdkonnapoliitika kujundamine ning valdkonna eelarve koostamine ja jälgimine. Sellisel ametikohal töötab 6 dokumendihaldurit ning nende keskmine põhipalk on 2462 €. Ministeeriumitest töötab 5. taseme dokumendihaldur KuMis , VäMis ja Riigikantseleis, ametitest-inspektsioonidest Põllumajandusametis (PMA) , PPAs ja SKAs . KuMis on 5. taseme dokumendihaldur ainuke asjaajamise ja dokumendihalduse tööpere esindaja asutuses. Riigikantseleis, PMAs ja SKAs ei tööta 4. taseme dokumendihaldureid ning 5. taseme dokumendihaldur i ülesanded katavad ühtlasi 4. taseme omad . Mõnel juhul võib 5. taseme dokumendihaldurile olla antud teabehald use korraldaja roll. Dokumendihaldusega on seotud ka sekretäri tööpere. Kuigi teenistusgrupi kõrgem tase võib sisaldada ka madalama taseme ülesandeid ning mõnel juhul (nt Maa-ametis ja Maanteeametis) on juhiabid ja referendid dokumendihaldus- või asjaajamisbüroo koosseisus , tuleks 3. ja 4. taseme sekretäre vaadelda dokumendihaldusest eraldiseisvatena. Teenistuskohtade klassifikaatori järgi on nende tööülesanded seotud juhi ja/või struktuuriüksuse assisteerimisega , sisaldades juhi töögraafiku haldamist, kohtumiste ettevalmistamist ja protokollimist, lähetuste planeerimist ja korraldamist, tõlketöid ning kirjade ja artiklite ettevalmistamist . T eenistuskohtade klassifikaatoris ei ole eraldi juhiabi teenistusgruppi , kuid 3. ja 4. taseme sekretäri saab käsitada ka juhiabina. D okumendihaldusega on seotud 1. ja 2. taseme sekretäride töö, sisaldades dokumentide vastuvõtmist, klassifitseerimist (registreerimist) ja edasisuunamist. 1. mai 2019. a seisuga oli 1. ja 2. taseme sekretäre valitsusasutustes 95,425. Muinsuskaitseamet on ainu ke valitsusasutus, kus asjaajamise ja dokumendihalduse ning sekretäri tööperede ülesandeid täidab üks 3. taseme sekretär ehk juhiabi. K eeleinspektsioonis täidab asjaajamise ja dokumendihalduse ning sekretäri tööpere ülesandeid samuti üks sekretär ja temale on määratud 2. tase. Valitsusasutustes kokku töötab 2. taseme sekretäre 96,425, neist 50,425 VäMi s . VäMi 2. taseme sekretäridest 3 töötab ministeeriumis, ülejäänud välisesinduste s . Kaks 2. taseme sekretäri töötab KuMis , 5. taseme dokumendihalduri juhtimisel. 2. taseme sekretäri keskmine palk on 1388 €. 1. taseme sekretäre töötab valitsusasutustes kokku 9 ,2. Selle taseme sekretär võtab vastu külalisi või telefonikõnesid, aga ka posti ehk siis tõenäoliselt töötab valvelauas. 1. taseme sekretäri keskmine põhipalk on 1090 €. Statistikaametis on 1. taseme sekretäre 2,2, Maksu- ja Tolliametis (MTA) ning R aM is kummaski 2. Üks 1. taseme sekretär on KeMis , Riigikantseleis ja VTAs . Mitte ühtki sekretäri tööpere liiget ei tööta 13 ametis-inspektsioonis , m õnes n eist on aga samal ajal suur d okumendihaldurite arv (nt KEAs või Tööinspektsioonis) . Dokumendihalduse oluline osa on dokumentide säilitamine, hävitamine ja Rahvusarhiivi andmine . Kuigi teenistuskohtade klassifikaatori kirjeldustest võib aru saada, nagu oleks kõik arhiivinduse tööpere ametikohad Rahvusarhiivi s, töötab arhivaare siiski ka asutustes. Seega tuleks teenistusgrupi tasemete kirjeldused üle vaadata. Kui Rahvusarhiiv välja arvata, on valitsusasutustes 90,3 arhiivinduse tööpere liiget. Neist enim ehk 26,65 töötab RaMi ühisosakonnas ning nende hallata on nelja ministeeriumi ja endiste maavalitsuste arhiivid. 23 arhivaari tööta b tähtajalise lepingu alusel, kuna töö maavalitsuste arhiividega on kavas lõpetada 2020. a astal. Teistest asutustest hoiab enda juures suuri arhiive Maa-amet ( MAA, 16 arhivaari), PPA (14,25) ja SiM (12). SKAs ja KaMis on kummaski 4 arhivaari, MTAs 3 ning ülejäänutes on asutuse peale 0,6–1 arhivaari. Ühtki arhivaari ei tööta 18 valitsusasutuses. Väljaspool Rahvusarhiivi töötab kõige enam 2. taseme arhivaare ( 44 ,25) ja nende keskmine põhipal k on 1234 €. Peaaegu sama palju (41,05) on ka 1. taseme arhivaare, põhipalgaga 1075 €. Kõige enam 1. taseme arhivaare on PPAs (13,25) ja M AA s (1 1 ) ning 2. taseme arhivaare RaMis ( 21,85) . Asutustes töötab ka 4 arhivaari, kellele on määratud 3. tase keskmise põhipalgaga 1383 € – SiMis , PPAs , MAA s ja Riigikantseleis. 4. taseme arhivaar id töötavad ainult Rahvusarhiivi s. Teenistusgrupi taseme kirjelduse järgi võiks eeldada, et väljaspool Rahvusarhiivi ei ole ka 5. taseme arhivaare, kuid üks 5. taseme arhivaar on MTAs ja üks MAAs . Sealjuures on MTA 5. taseme arhivaaril 2 alluvat ja MAA arhivaaril 15. Lisas 5 on dokumendihalduse tööpere jaotus asutuste kaupa ning lisas 6 dokumendihalduse tööpere keskmised põhipalgad. Lisas 12 on valitsusasutuste juhiabid, keda käesolev analüüs ei hõlma. 3 .3. Dokumendihalduse teenus ed Dokumendihalduse tööpere üks täiskohaga liige teenindab keskmiselt 44 töötajat. See hõlmab kõiki dokumendihalduse teenuseid . S h sõltub kasutajate nõustamis e ja abistamise maht DHSi kasutamise keerukusest . Eri asutustes on teeninda ta vate arv väga erinev. Sissetulnud ja väljasaadetavate dokumentidega tegelevad dokumendihaldurid (osaliselt ka sekretärid). 2018. a registreeriti selliseid dokumente keskmiselt 25,3 dokumendihalduri kohta tööpäevas ning ka siin on maht asutuste lõikes väga erinev. Teistest eraldi tuleb vaadelda PRIAt , kus selliste dokumentide arv on väga suur, kuid suur hulk neist registreeritakse automaatselt. Dokumente haldavad peamiselt dokumendihaldurid ja arhivaarid ( kui asutus es dokumendihaldurit ei ole, siis ka sekretärid). Dokumentide haldamise lihtsustamise ks on kasutatud dokumentide loetelusid, kuid erinevalt arhiivieeskirjas nõutud liigitusskeemidest ei kajasta need asutuse teavet üle kõigi infosüsteemide, vaid ainult DHSides olevat. Erandiks on üksikud asutused, nt SKA. Asutuse tööprotsesse dokumentide loetelud ei kajasta. DHSis olevad samad dokumendid – nt riigihanke dokumendid – on igas asutuses erinevalt sarjadesse organiseeritud, neil on erinevad säilitustähtajad ja juurdepääsutingimused. Probleemiks on vanade dokumentide hoidmine asutustes. Kuni vanad paberarhivaalid on Rahvusarhiivi andmata, ei jõuta arhiiviseaduses sätestatud lühikeste üleandmistähtaegadeni ja see seab ohtu elektrooniliste arhivaalide säilimise. H ävitamata on ka arhiiviväärtust mitteomavaid dokumente, mille säilitustähtaeg on möödunud. Asutused on asunud arhiive korrastama, kuid ligi 6 0% asutustest korrasta b alles enne 1997. a loodud dokumente. Paremini on korras nende asutuste arhiivid, kus töötab ka arhivaare. Elektroonilisi arhivaale on üle andnud Riigikantselei. Rahvusarhiivi pakutavat digitaaldokumentide pikaajalise säilitamise teenust ei ole asutused vaatamata üleskutsetele kasutanud. Teenuse kulunormid on 940 € ühe üleandmise ja esimese säilitusaasta eest ning ja 470 € aastas alates teisest säilitusaastast . Kulu ei olene üleantavate dokumentide mahust või arvust. Lisaks säilitustegevustele sisaldab teenus dokumentide hävitamist tähtaja lõppemisel. Dokumentide teabevaldajaks jääb asutus . Töötajate j uurdepääsu DHSi d okumentidele on korraldanud dokumendihaldurid . Ü lesanne on olnud neile keerukas ja esineb vigu. Dokumendihaldurite hallata on olnud ka avalikud dokumendiregistrid ( ADRid ), kuid et ADRis dokumendi avalikustamine on seotud kõrge riskiga, vastutab konkreetsele dokumendile juurdepääsupiirangu seadmise või mitteseadmise eest enamasti dokumendi koostaja. Vastutuse hajutamine ei ole taganud korrektset avalikustamist, mistõttu nt RMis ja MTAs seirab ADRe regulaarselt andmekaitsespetsiali s t. ADRide kasutatavusega on olnud probleeme. Neist on DHNi liikmete väitel lahendatud vormingute probleem. 2018. a lõpus lisandusid ligipääsetav u se nõuded. Kui v alitsusasutuste töötajate üldarvust maha arvata dokumendihalduse tööpere – dokumendihaldurid, arhivaarid (v.a Rahvusarhiiv ) ning 1. ja 2. taseme sekretärid, siis on dokumendihalduse tööpere ühe täiskohaga liikme teenindada keskmiselt 44 töötajat. See hõlmab kõiki dokumendihalduse teenuseid . Dokumendihaldurite töö on enamasti tagaplaanil, kuid nad annavad töötajatele ka nõu ja abi dokumentide loomisel, otsimisel ja sarjadesse organiseerimisel DHSis , sh toetavad neid juhendmaterjalide ja koolitustega. Nõustamistegevuse maht oleneb DHSide intuitiivsusest ja lihtsusest, milles on olnud tõsiseid puudujääke. Erinevates analüüsides on välja toodud asjaolu, et DHSidega on rahul küll dokumendihaldurid, kuid oluliselt vähem teised töötajad. Asutuste lõikes on dokumendihalduse tööpere liikme teenindatavate arv väga erinev, alates 5 , 5 töötajast Välisministeeriumis kuni 123 - ni RIAs . Kõige suurema teenindatavate arvuga torkavad silma Häirekeskus ja Päästeamet – vastavalt 147,7 ja 306,1 töötaja t ühe dokumendihaldu ri kohta . See on aga tinglik, kuna m õlema asutuse töötajad kasuta vad oma tööks valda valt teisi infosüsteeme kui DHS . Dokumentide menetlemis s e suunamise ja vahetamise teenuseid , sh nende avalikustamine, osutavad peamiselt dokumendihaldurid, mõnes asutuses k a sekretärid. Kui s isedokumen te registreerivad eeldatavast i töötajad ise , siis sissetulnud ja väljasaadetavate dokumentidega tegelevad sageli dokumend i haldurid . 2018. a registreerit i selliseid dokumente pisut rohkem ku i 2,2 miljonit, mis teeb keskmiselt 2 5 , 3 dokumenti dokumendihalduri kohta töö päevas . Ka siin on maht asutuste lõikes erinev , sõltudes nii dokumentide kui ka dokumendihaldurite arvust . Eelmises lõigus nimetatud põhjusel on Häirekeskuse dokumendihaldurite töömaht siin üks väiksemaid – 2,7 dokumenti dokumendihalduri kohta tööpäevas – samas kui Päästeametis registreeritakse 72 dokumenti dokumendihalduri kohta . Häirekeskusest väiksem koormus on üksnes Rahvusarhiivi s ja Patendiametis , kus kummaski registreerib 2 dokumendihaldur it tööpäevas 1,1 dokumenti . Päästeametist enam registreerivad dokumente Maanteeameti ja SKA dokumendihaldurid – vastavalt 75,3 ja 80,2. Maanteeameti dokumendihalduri tegelik töömaht on tõenäoliselt väiksem, kuna dokumentide registreerimine on ka sekretäride ülesan d e ks (sh 3. taseme 3 sekretäril) . Kui võtta arvesse kõigi valitsusasutuste 1. või 2. taseme sekretärid, registreerib üks dokumendihaldur/sekretär keskmiselt umbes 5 dokumenti päevas vähem kui eespool kirjas , kuid kuna sekretäridel on ka assisteerimisülesandeid, ei saa seda üldistada. Teistest eraldi tuleks vaadelda PRIAt , kus registreeritakse 396,1 dokumenti dokumendihalduri kohta tööpäevas, kuid see toimub valdavalt menetlussüsteemide vahendusel ja automaatselt. Dokumentide haldamise teenus t osutavad nii arhivaarid kui ka dokumendihaldurid (asutustes, kus dokumendihaldureid ei ole , ka sekretärid ). See teenus katab kõik DHSis registreeritud dokumen did ja hõlmab k a regulaarset dokumentide hävitamist ja arhiveerimiseks korrastamist. Dokumentide haldamise lihtsustamiseks on kasutatu d hierarhilist „dokumendipuud“ ehk liigitusskeemi. Arhiiviseaduse ( ArhS ) ja valitsuse määruse ga kinnitatud a rhiivieeskir ja alusel peaks liigitusskeem katma asutuse kogu tõendusväärtusega teabe olenemata selle vormingust või hoiukohast . L iigitusskeemi on seni hallanud arhivaarid ja dokumendihaldurid , kuid kuna nad tegele va d vaid osaga teabest, on ka liigitusskeemid dokumendipõhise d (dokumentide loetelud) ehk siis kirjeldavad vaid DHSides oleva t tea vet . Seetõttu on Rahvusarhiiv teiste andmekogude arhiiviväärtuse hindamiseks kasutanud riigi infosüsteemi haldussüsteemi RIHA kirjeldusi . Selle jätkusuutlikkus on aga küsitav , kuna infosüsteemide andmestik muutub pidevalt (sh DHSist väljaviidavate dokumentide arvelt). On väga üksikuid näiteid, nt SKA, kus liigitusskeem katab kõik asutuse infosüsteemid ja on lisaks seotud ka TERE teenustega. Vastavalt arhiivieeskirjale peab liigitusskeem põhinema asutuse funktsioonide (ülesannete), struktuuri ja tööprotsesside analüüsil ning selle hierarhia tasanditeks on funktsioonid ja sarjad. Võiks eeldada, et ühetaoliste funktsioonide dokumendid on organiseeritud enam-vähem sarnaselt ning et dokumentide loetelu abil on võimalik tööprotsess n-ö tagurpidi tuletada. M inisteeriumite riigihangete dokumentide analüüsimisel 2019. a aprillis-mais selgus aga, et dokumentide loetelud riigihangete protsesse ei kajasta ja DHSis oleva d riigihan gete dokumen did on igas asutuses erinev alt sarjadesse organiseeritud – olenemata sellest, kas riigihankeid viib läbi asutus ise või kasutatakse RTK teenu st . Kuna üha enam kasutatakse riigihangetes ka riigihangete registrit, siis on DHSides olev riigihanke dokumentide arv väga väike , eriti RTK teenus e kasutajatel – nt KeMis olin neid 2019. a I kvartalis registreeritud 9 ja JuMis 24. Sealjuures oli JuMi dokumentidest 16 seotud EL struktuuritoetustega ning lepingute sarjas (4 dokumenti) hoitakse ka töövõtu- j t riigihangetega mitte seotud lepinguid. Riigihanke lepinguid hoitakse samas sarjas teiste lepingutega ka KaMis , KuMis , SiMis ja SoMis . Mõnes ministeeriumis hoitakse ka tulemite üleandmise-vastuvõtmise akte lepingutega samas sarjas , teistes aga eraldi. Dokumentide haldamise teenus hõlmab ka säilitustähtaegade jälgimist ja säilitustähtaja saabumisel dokumentide hävitamist ning arhiiviväärtusega dokumentide e arhivaalide Rahvusarhiivi andmist . Riigihan ke dokumentide põhjal võib järeldada, et sama liiki dokumentidel on eri asutustes erinev säilitustähtaeg. Näiteks säilitatakse hankekomisjoni protokolle MKMis ja KaMis 7 a, HTMis 10 a , MeMis 25 a ning KuMis alaliselt. Valdavalt ei ole Rahvusarhiiv riigihan ke dokumentidele arhiiviväärtust andnud. K ui aga arhiiviväärtus ega on minist eeriumi üldkäskkirjade sar i ning samas hoitakse ka riigihangete käskkirju, nt hankekomisjoni moodustamise kohta (HTM, KuM , MKM), „ muutu b“ ka osa riigihanke ga seotud dokumen t id est arhiiviväärtuslikeks . Dokumente hävitatakse ja antakse R ahvusarhiivi kogumina, sarjade või sarjades olevate aastatoimikute kaupa. Tavaliselt toimub see kord aastas või mitme aasta kohta, kuid arhivaalide korrastamine Rahvusarhiivi andmiseks on töömahukas tegevus, eriti kui seda tehakse mitte regulaarselt, vaid tagantjärele. Ka erineb arhiiviskeem liigitusskeemist, kuna üle antavate sarjade jaoks kasutatakse teist numeratsiooni kui liigitusskeemis ning vajadusel seotakse või lahutatakse sarjade sisu. Rahvusarhiiv on liigitusskeemide koostamiseks loonud töövahendi ASTRA, mis peaks tulevikus ka arhiveerimist lihtsustama. Probleemiks on vanade dokumentide hoidmine asutustes. 2012. aastast kehtiv uus ArhS sätestab, et arhivaalid antakse Rahvusarhiivile üle kohe, kui asutus neid enam oma ülesannete täitmiseks ei vaja, kuid hiljemalt 10 a pärast loomist või saamist. Seda tähtaega võib pikendada seadus või riigiarhivaari otsus. Erand tehti ArhSis enne selle jõustumist loodud paberarhivaalidele, mille üleandmise tähtaeg on kuni 20 a loomisest. Rahvusarhiiv võtab sama funktsiooni ja sarja dokumente vastu kronoloogilises järjekorras. Se ega kuni vanad paber arhivaalid on üle andmata , ei saa rakendada lühikest üleandmise tähtaega. See tähendab aga ohtu elektrooniliste arhivaalide säilimisele, kuna dokumentide vormingud vananevad kiiresti ning pikaajaline säilitamine eeldab ka säilitustegevusi , nagu failide ja vormingute regulaarne seire , seoste ja kontekstiinfo säilitamine jm. ArhSi järgi on ette nähtud rahatrahvid, kui dokument või arhivaal muutub kasutuskõlbmatuks säilitusnõuete eiramise tõttu või see ebaseaduslikult hävitatakse. DHNi varasemates aruteludes on leitud, et arvestades esimeste elektroonilisel t loodud arhivaalide tekkeaega (2005) saaks neid Rahvusarhiivi anda alates 2015. a . E lektroonilisi arhivaale on aga üle antud väga vähe ning p eamiselt on seda teinud Riigikantselei. Praeguseks peaks enne 1997. a loodud paberahivaalid olema kindlasti Rahvusarhiivi an tud , v.a erandjuhud . 2018. a kevadel DHNi abil läbiviidud küsitlusest selgus aga , et neid oli valitsus asutustes ikka veel väga palju ja n a d ei olnud sageli üleandmiseks korrastatud . Ühe põhjusena nimetati varasemat ruumipuudust Rahvusarhiivis, valdavalt aga toodi põhjenduseks tööjõu nappus või ei peetud tegevust prioriteetseks. Mõnes asutuses ei o lnud arhivaare, teistes aga olid arhivaalid korralikult hallatud ja üle antud ning arhivaarid täitsid oma põhitegevusele lisaks muid ülesandeid, nt korraldasid tõlketö i d ( KaM ) . Oma arhivaaride andmist teiste abistamiseks rotatsiooni korras ei pidanud DHNi liikmed aga võimalikuks. DHNist saadud teave üleandmata arhivaalide kohta sai edastatud Rahvusarhiivile, kelle kogumisosakond asus asutustega läbirääkimisi pidama. Mõned asutused on abiks võtnud lisatööjõudu (nt RaM ) või tööle kogemustega inimese ( nt Päästeamet) , teised tellinud teenuse sisse (nt KuM ) . DHNi liikmete info järgi vajab sisseostetud teenus ka asutuse dokumendihalduri panust. Selgus ka, et lisaks Rahvusarhiivi andmata arhivaalidele on asutustes hävitamata säilitustähtaja ületanud arhiiviväärtuseta dokumente. 2019. a kevadel küsiti valitsusasutuste dokumendihaldurite le saadetud küsimustikus uuesti enne 1997. a loodud dokumentide kohta. Selgus, et olukord on suuresti endine, kuid asutused on asunud üleandmist ette valmistama . Vastuste põhjal ei ole kahel valitsusasutus el – AKI -l ja PRIA -l – selle perioodi arhivaale, kuna alustasid oma tegevust pärast 1997. a , vii e s valitsusasutus es on kõik vajalikud dokumendid Rahvusarhiivi an t ud või hävita t ud, umbes veerandil on dokumendid korrastatud ja ootavad Rahvusarhiivi andmist ning rohkem kui pooled tegelevad veel korrastamisega. Ra M il , kellel oli varemgi suur arhiiv ja kes võttis 2018. a v astu maavalitsuste arhiivid, puudu s hetkel ülevaade arhiivis olevast. Ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhtimisel on tähtajalise töölepinguga tööle jäänud maavalitsuste arhivaarid suutnud aga 2019. a lõpuks ülevaa t e luua ja asunud arhivaale üle andma. Valitsusasutuste üleselt võib tähele panna, et kõigis asutustes, kus dokumendid on üle antud ja hävitatud, on tööl arhivaar(id). Samas on töötab hulk arhivaare ka asutustes, mis alles korrastamisega tegelevad ning on asutusi, nagu nt Konkurentsiamet, KEA, PMA, Lennuamet, kus arhivaare ei tööta, kuid vanad dokumendid on korrastatud ja ootavad Rahvusarhiivi andmist. Seega on raske üheseid järeldusi teha ning arhiivit öö maht oleneb konkreetse asutuse dokumentide ja arhivaalide arvust. T orkab ka silma, et mõnes asutuses, nagu SiM , PPA ja MAA , on väidetavalt kõik vajalik hävitatud või Rahvusarhiivi antud, kuid asutuses töötab jätkuvalt suur hulk arhivaare. Kuigi dokumentide hävitamine ja Rahvusarhiivi andmine on järjepidev tegevus, tekitab see küsimuse, kas asutuse arhiivis ei hoita ka neid dokumente ja arhivaale, mida igapäevatöös tegelikult enam ei vajata. A rhiiv on korrastatud ja kas Rahvusarhiivi üle antud või selle ootel 17 asutuses , millest 10-s töötab kokku 50,85 arhivaari ning arhiiv on alles korrastamisel 20 asutuses, millest 9-s töötab kokku 19,8 arhivaari. Ra M i , kus korrastatakse ka maavalitsuste arhiive , teenindab 16,8 arhivaari ning AKIs ja PRIAs , mis alustasid tegevust pärast 1997. a, arhivaare ei ole. Arhiiviväärtust mitteomavate elektroonilis te dokumentide pikaajaline (üle 10 a) säilitamine on samuti seotud vormingute vananemise jm ohtudega . Rahvusarhiiv on välja töötanud pikaajalise säilitamise teenuse , mille kulunormid on 940 € ühe üleandmise ja üleandmisaasta l säilitamise eest ning ja 470 € alates teisest säilitusaastast, olenemata üleantavate dokumentide arvust. Rahvusarhiiv tagab dokumentide säilimise ja kasutatavuse ning hävitab dokumendid säilitustähtaja lõppemisel. Säilit a mis ele antud teabe v aldajaks jääb asutus, mis tähendab asutusele juurdepääsupiirangute haldamist ja teabenõuetele vastamist säilitustähtaja jooksul. Nii 2017. a kehtetuks tunnistatud AÜA kui ka kehtiv TKTA sätestavad teenuse kasutamise riigiasutustes, kuid mitte kohustuse vaid võimalusena. Asutused ei ole Rahvusarhiivi säilitusteenust vaatamata korduvatele üleskutsetele kasutusse võtnud ja hoiavad oma pikaajalise säilitustähtajaga dokumente DHSides . Seetõttu ei ole teenust igapäevatöös testitud ja Rahvusarhiiv ei ole teenust edasi arendanud. Teenuse mittekasutamise ühe põhjusena on toodud üleandmise keerukus t , kuna sarjad ja dokumendid tuleb üleandmiseks kirjeldada sama põhjalikult nagu arhivaalidki. Siiski tuleb tähele panna, et asutuses kord juba loodud kirjeldused on taaskasutatavad ehk siis algne põhjus on see, et pole jõutud elektrooniliste arhivaalide üleandmiseni . Dokumentidele juurdepääsu korraldamise teenus on seotud kõigi teiste dokumendihalduse teenustega. Dokumentide haldamisel tuleb tagada, et i gal töötajal on DHSis juurdepääs kõigile dokumentidele, mida ta oma töös vajab ning et samas ei saa ta ligi sellisele teabele , mis sisaldab tundlikku ehk juurdepääsupiiranguga teavet ja mille kasutamiseks tal õigust pole . Juur depääsu õiguste , aga ka - piirangute seadmine sarjadele on dokumendihaldurile olnud keerukas, eriti kui see on olnud üksnes tema ülesanne. Näiteks ei pääse töötajad DHSis alati ligi kõigile dokumentidele, millel piirangut pole ja mis on kättesaadavad avalikus veebis. Samuti on sarjadele seatud kehtetuid või aegunud piiranguid, nagu selgus riigihankedokumentide andmetest – näiteks ei saa AKI hinnangul juurdepääsu piirata STS_2014_2020 § 36 alusel, muutunud on RHSi alus (varem § 43 lg 4, alates § 110 lg 5) ning küsimusi tekitab ka eraeluliste isikuandmete piirang AvTS § 35 lg 1 p 12 lepingute ja aktide sarjal . Dokumendihaldurite korraldada on olnud ka piirangute seadmine dokumentidele ning avalike dokumendiregistrite (ADR) haldamine. ADRis tuleb avalikustada nii dokumentide metaandmed kui ka juurdepääsupiiranguta dokumentide failid ning sealtkaudu ei tohi olla kättesaadav tundlik teave. See tegevus on seotud kõrge riskiga, mistõttu on üldvastutajaks dokumendihaldur või andmekaitse spetsialist, kuid konkreetsele dokumendile juurdepääsupiirangu (mitte)seadmise eest vastutab enamasti dokumendi koostaja. Vastutuse hajutamine töötajatele ei ole taganud juurdepääsupiirangute õigsust, nagu on selgunud nii AKI järelevalve käigus kui kahetsusväärselt ka meediasse jõudnud juhtumitest . Dokumendihaldurid küll toetavad töötajaid ja näiteks RMi ühismajas seavad saadud dokumentidele piiranguid ka ise, kuid eksimise hirmus jäetakse teave pigem avalikustamata. MKMi , AKI ja RIA koostöös on asutuste abistamiseks loodud juurdepääsupiirangu aluste klassifikaator, mis sisaldab DHSis lubatud aluste lõplikku loetelu koos lubatud tähtaegadega, kuid õigele dokumendile õige piirangu val i mine eeldab nii tutvumist dokumendi sisuga kui ka häid andmekaitse alaseid teadmisi. Seetõttu seiravad nt RMi ja MTA andmekaitsespetsialistid oma asutuse ADRi regulaarselt, MTA isegi igapäevaselt. See on aga reaktiivne tegevus ning nt Riigikantseleis vaatab üks inimene osa sarjade dokumentide juurdepääsupiirangud üle veel enne nende registreerimist. Probleeme on olnud ka ADRide kasutatavusega . 2015. a oli ajakirjanikelt saadud ja DHNis läbi arutatud tagasiside järgi ADRide sisu ja jaotus äärmiselt ebaühtlane, need ei olnud ligipääsetavad kõigi seadmete ja brauseritega ning kasutati vorminguid, milles tehtud dokumente ei saanud lugeda ilma (tasuta või tasuli s t) tarkvara omandamata. Seetõttu lepiti DHNis kokku ja sätestati TKTAs nõue, et kõik juurdepääsupiiranguta tekstidokumendid avalikustatakse PDFis vm rakendustarkvarast sõltumatus vormingus ja inimloetavalt . Nõude täitmist seiratud ei ole, kuid DHNi liikmete info kohaselt nõuet täidetakse. Sama DHSi , nt Deltat, kasutavate asutuste ADRe on üritatud ühtlustada, kuid sealjuures on kaotatud „dokumendipuud“ ning dokumenti saab nüüd leida ainult otsinguvormi metaandmeid sisestades. 2015. a tõid ajakirjanikud probleemina välja ka selle, et dokumentide pealkirjad ei ava dokumendi sisu, mis on samamoodi probleemiks asutuse töötajale, kes otsib dokumenti DHSis . Mõnikord on kasutatud eraldi pealkirja ADRi jaoks, kuid seda ei saa pidada õigeks lähenemiseks. Ajakirjanike sooviks oli ka ületekstiotsing üle kõigi asutuste ADRide – nii metaandmetest kui ka piiranguta dokumentide sisust, mis ei ole 2019. a jätkuvalt võimalik. ADRidele lisandus nõudeid 2018. a detsembris, kui Eestis võeti AvTSi muutmisega üle ELi ligipääsetavuse direktiiv. Lisas 7 on ülevaade dokumendihalduse tööpere liikmete ja nende teenindada olevate töötajate kohta, lisas 8 sissetulnud ja väljaläinud dokumentide ja nendega tegelevate dokumendihaldurite kohta ning lisas 9 asutuste arhiivide seisu ja arhivaaride kohta. 3 .4. Dokumendihaldussüsteemid Dokumendihaldus on täies mahus elektrooniline ning selleks kasutatavad DHSid on standardsed tooted . Valitsusasutustes kasutatakse peamiselt kolme DHSi : DELTA (49% asutustest), SharePointi platvormil loodud DHS (PINAL, KIRKE ja Nortal DAS – 19%) ning Webdesktop (15%). Postipoisil, OpenTextil ja GoPro -l on igaühel 2 kasutajat. DHSide arv on alates 2016. a mõnevõrra vähenenud. Kõik avalikus sektoris kasutatavad DHSid on kohandatud riigi nõuetele vastavaks . Ühe DHSi jätkusuutlikkuse riski realiseerumisel on võimalik suhteliselt lihtsa vaevaga võtta kasutusele teine ning valdavalt on selleks ka varasem kogemus . DHSide peamine probleem on nende ebamugavus tavakasutajate jaoks, mis tuleneb eelkõige senisest dokumendihalduse loogikast ja käsitsitöö mahust . DHSid on valdavalt välja arendatud dokumendihaldurite juhtimisel, mis erineb teiste infosüsteemide arendamisest. Ühe DHSi väljavahetamine teise vastu ei ole kasutajate rahulolematust kaotanud . M õnevõrra on kasutajaid abistanud see, kui dokumendihaldurid on teatud toimingud (nt saadud dokumendi registreerimine, dokumendi väljasaatmine) enda peale võtnud . Kasutatavuse näitajaid ei ole DHSidest võimalik välja võtta , mistõttu on kasutatavuse hindamine olnud subjektiivne. Tehniliselt on DHSide peami ne probleem olnud standardtoote suuremahuline kohandamine, mis on teinud nende arendamise kalliks ning mõnel juhul lõppenud isegi DHSi sulgemisega (DORA). Vanade DHSide platvormid on valdavalt välja vahetatud või vahetamisel. Samas on küsitav suuremahuliste arenduste tegemine infosüsteemides, mis on olemuslikult aegunud. Dokumen tide menetlemine ja h ald us on valitsusasutustes praeguseks täies mahus elektrooniline . Selleks on kasutatud sama või lähedase funktsionaalsusega standardtooteid. Valitsusasutustes o li 1. mai 2019. a seisuga kasutusel 9 DHS i ja kõik need tooted on RIHAs registreeritud . K õige rohkem ehk 20 kasutajat oli DELTA-l . 6 kasutajat DHSil Webdesktop , 4 KIRKE-l ja 3 PINALil . Kolmel tootel – Postipoiss, OpenText Content Suite ja GoPro – oli igaühel 2 kasutajat ning PRIA kasutas t oodet Nortal DAS . Varasem SoMi haldusala DHS DORA oli veel kasutusel Ravimiamet is , kuid DORAst on otsustatud loobuda . KIRKEt , PINALit ja Nortal DASi võib tinglikult vaadelda ühe DHSina , kuna nad kõik on loodud SharePointi platvormile AS Nortali poolt ja suhteliselt lühikese aja jooksul ning nende ülesehitus ja funktsionaalsus on väga sarnased. KeM , HTM ja MeM on edasiseks kavandanud ühiseid väikearendusi, mis selgus 2018. a ministeeriumide IT-strateegiate ülevaatamisel MKMis . See sarnaneb Delta arendamisele, kus SiMi hangitud toote baasil tellis täiendatud lahenduse JuM ning hiljem asuti edasiarendusi koos korraldama . Seega võib öelda, et valitsusasutustes kasutatakse peamiselt kolme toodet: DELTA (49%), SharePointi platvormile loodud DHS (19%) ja Webdesktop (15%). Ajalooliselt on DHSide paljusus avalikus sektoris olnud probleemiks, kuna samu arendusi tellitaks e korduvalt ning vähem kasutatavate toodete jätkusuutlikkus on küsitav. Seetõttu on aeg-ajalt tõusnud üheainsa DHSi kasutuselevõtmise küsimus (nt 2000 ndate algul käivitati Riigikantselei projekti DHP ning 2010. a arutati k üsimust kantslerite nõupidamise) . Otsust ühele DHSile üleminekuks ei ole tehtud, küll aga on oldud üksmeelel, et kasutusel olevate toodete arv peab vähenema. Asutused jätkasid ka pärast 2010. a arutelu uute samalaadsete toodete tellimist, mille üheks põhjuseks oli see, et nn RIHA määruse järgi ei pidanud DHSid RIHA kooskõlastusringi läbima. Pärast RIHA määruse muutmist 2016. a tuleb DHSi loomine kooskõlastada juba kavandi staatuses , millega peatati uute DHSide kontrollimatu teke. MKM vaatas üle enne määruse jõustumist RIHAs registreerimisele esitatud DHSide metaandmete vastavuse riigi metaandmemudelie . Kuna enamik kasutatavaid tooteid vastas standardile, võtsid MKM ja RIA seisukoha, et sama funktsionaalsusega uute DHSide loomine ei ole põhjendatud. A lates 2016. a on DHSide arv mõnevõrra vähenenud . Avalikus sektoris on lõpetatud DHSide Documentum , DocLogix , Dogre ja GoPro ( MKMi tellitud lahendus) kasutamine, ning kasutusest väljumas on DORA . Väljaspool valitsusasutusi kasutatakse avalikus sektoris peamiselt DELTAt , Webdesktopi (eriti väiksemates asutustes), Webdesktopi analoogi EKIS (koolides) ning kohalike omavalitsuste jaoks loodud Amphorat . Tallinna linna ameti- ja hallatavates asutustes on kasutusel Postipoiss ning Tartu linna asutustes GoPro . Kõik avalikus sektoris kasutatavad DHSid on kohandatud riigi nõuetele vastavaks. Kasutatakse X-tee versi ooni 6, X-tee dokumendivahetusprotokolli DH X ja BDOCi /ASICE vormingus digiallkirju , rakenda takse riigi metaandmestandardit ning toimivad ADRid . See tähendab, et ühe DHSi jätkusuutlikkuse riski realiseerumisel on võimalik suhteliselt lihtsa vaevaga võtta kasutusele teine DHS ning teave sinna üle kanda. Valdavalt on selleks ka varasem kogemus. Ka DHSides kasutatavad juurdepääsupiirangu aluste loendid vastavad juurdepääsupiirangute klassifikaatori le JPP , kuid nt DELTAs ja SharePoint DHSis sisestatakse JPPs tehtavad muudatused asutuse loendisse veel käsitsi ning aluste masinloetavaid koode ja kõiki klassifikaatori võimalusi ei kasutata. Täiel määral rakendatakse JPPd Webdesktopis ja Postipoisis. Aadressiandmete süsteemi ADS DHSides valdavalt ei kasutata, kuna paberdokumentide hulk on vähenenud miinimumini ning postiaadressis on elemente, mida ADSis pole (sihtnumber, hoone mitteametlik nimetus ja nimekasti number). ADSiga on liides SharePointi DHSil (KIRKE) ning Maa-amet on loonud In- ADSi teenuse , mis sobib väikeste aadressi mahtudega DHSide le . Kõik DHSid on võimelised dokumente saatma isiku ametlikku postkasti riigiportaalis, kuid seda kanalit kasutatakse vaatamata TKTA nõudele vähe. Üks põhjus on see, et DHSid ei suhtle rahvastikuregistriga. RIA on loonud teenuse, mille abil saab kontrollida, kas isik on oma ametliku e-posti aadressi aktiveerinud, kuid sellest on vähe kasu, kui DHS is ei kasutata isikukoode. DHSid on valdavalt välja arendatud dokumendihaldurite juhtimisel, mis erineb teiste infosüsteemide arendamisest. Dokumendihaldusnõuete kirjeldamiseks kasutati enne 2014. a Riigikantselei väljatöötatud DHSide fu nktsionaalsusnõuete loetelu, kuid DHSide hangetes esitatud nõuetes oli sageli korduvaid või isegi vastukäivaid nõudeid. 2014. a kinnitas MKM hankijate abistamiseks oma juhistena „ DHSide miinimumnõuded“, mis põhinesid Euroopa Komisjoni spetsifikatsioonil . Mõlema nimetatud juhise eesmärk oli tagada koostalitlusvõime eri DHSide vahel. Miinimumnõuetel oli teinegi eesmärk: hinnata olemasolevate DHSide funktsionaalsust ja mittefunktsionaalseid omadusi, määrata selle alusel nende tüüp C, B või A ning kanda see teave RIHAsse . Nii oleks DHSi vahetada soovival asutusel olnud mugav RIHAs leida oma vajadustele vastav ad toot e d – lihtne C-tüüpi DHS sobinuks väga väikse dokumendimahuga asutusele, samas kui A-tüüpi DHSis oli ette nähtud säilitustegevuste automatiseerimine ja liidesed teiste süsteemidega. Nii RIA kui ka MKM kutsusid DHSide haldajaid ja arendajaid üles oma DHSi tüübi ise määrama ning RIA tegi selleks ka lihtsustatud faili. Ühtki DHSi aga miinimumnõuetega ei võrreldud ning ühegi DHSi tüüp ei ole RIHAs määratud. Haldajad ja arendajad pidasid seda liiga töömahukaks ning neil puudus ka võimalus nõudele vastavust tehniliselt kontrollida. Sertifitseerimise käivitamine olnuks ebamõistlik, arvestades selle kulusid , dokumentide üha vähenevat mahtu ja seda, et uute DHSide loomine on peatatud. Praegu miinimumnõudeid enam ei kasutata. DHSide peamine probleem on olnud nende ebamugavus tavakasutajate jaoks. Kasutajate rahulolematus tuleneb eelkõige senisest dokumendihalduse loogikast, kus dokumentide liigitamine, metaandmetega varustamine, juurdepääsupiirangute seadmine jms on jäetud kasutajate ülesandeks ning vajaliku teabe hilisem leidmine on keeruline. Kuna DHSe on arendatud dokumendihalduri vaatest lähtuvalt , siis kasutatakse dokumentide loomi s e l , menetlemisel ja kasutami sel sama loogikat nagu dokumentide haldamise l . Nagu selgus MKMi poolt 2016. a tellitud uuringust , ei ole k asutatavuse näitajaid DHSidest võimalik välja võtta ning kasutusmugavuse hindamine on subjektiivn e. Dokumendihaldurid on DHSidega olnud üldiselt rahul ning püüdnud tavakasutajaid toetada juhendamise, dokumendimallide ja eelkirjeldatud töövoogudega. Rohkem on kasutajaid abistanud aga see, kui teatud toimingud (nt saadud dokumendi registreerimine, dokumendi väljasaatmine) teevad dokumendihaldurid ise, nagu nt ministeeriumide ühismajas . Sageli ei ole asutus leidnud rahulolematusele muud lahendust kui DHSi välja vahetamine . Ü he samalaadse toote asendamine teisega , ilma tööprotsesse ja loogikat muutmata, ei ole aga kasutajate rahulolematust kaotanud . Eesti algupärased DHSid on turul juba ammu sest ajast – Postipoiss, Webdesktop ja A mphora loodi ligi 20 a tagasi. Sellise vanusega infosüsteeme loetakse IT-s pärandvaraks ning näiteks Postipoissi ähvardas 2016. a plat vormi aegumise tõttu sulgemine. Eeln imetatud toodete omanikeks on erafirmad, kes oma tooteid ka ise edasi arendavad. Iseseisvaid arendusi , sh platvormi vahetusi, on tehtud seda rohkem, mida rohkem firmal on kliente ka erasektoris (nt Webdesktopi omanik OÜ Webware ) . Teisalt on avaliku sektori tellitud lahendusi müüdud hiljem ka eraettevõtetele, sh isegi rahvusvaheliselt (nt SharePointil põhineva DHSi loonud Nortal AS). Rahvusvahelistes toodete nagu OpenText , GoPro ja varasemad SharePoint tooted (DORA jt) puhul on olnud probleemiks, et suure hulga kohanduste tõttu ei ole need enam karbitootena kasutatavad. DORA-le sai saatuslikuks eriti see, et toodet uuesti arendamata ei olnud võimalik kasutusele võtta SharePointi uuema id versioone . Ka vabavaralist toodet Alfresco kohandati DELTAde loomisel (alul SiMi , seejärel JuMi tellimisel) niivõrd palju, et Alfresco uuemaid versioone rakendada ei saa ning vähem kui 10 a tagasi valminud DHS ei ole enam probleemideta edasi arendatav. R egistrite ja Infosüsteemide keskus (RIK) on tehnilistele probleemidele ja jõudlusele tekkinud ohule viidates kavandanud DELTA platvormivahetuse , et hilisem edasiarendus oleks võimalik . Samas on küsitav suuremahuliste arenduste tegemine infosüsteemides, mis on olemuslikult aegunud. Lisas 10 on ülevaade valitsusasutustes kasutatavate DHSide kohta. 4 . Trendid dokumendihalduses Dok umentide hulk väheneb pidevalt seoses uute infosüsteemide väljatöötamisega. Täielikult korraldatakse ümber nii suhtlust kodanike ja ettevõtjatega (uued veebikeskkonnad) kui ka tööprotsesse . Näiteks soovitakse uue eelnõude infosüsteemi valmimisel asendada senine kooskõlastusprotsess ühisloomega . Alustatud on proaktiivsete ja sündmusteenuste väljatöötamist, mille valmimisel väheneb eriti ametite-inspektsioonide dokumentide hulk. Sama on rahvusvaheline suund, kuigi olukord erineb riigiti. Kuna sageli on teiste riikide avaliku sektori asutused veel paberpõhised, jäävad välisriikidega vahetatavad dokumendid esialgu DHSidesse . Teistest dokumentidest jäävad DHSidesse peamiselt tekstidokumendid, mille jaoks ei ole mõistlik eraldi menetlussüsteemi luua – nt teabenõuded, selgitustaotlused ja märgukirjad ja nende vastused , töörühmade protokollid ja memod ning asutuse töökorraldust reguleerivad dokumendid. DHSidesse jäävad ka eripäraste ja väiksemahuliste menetluste dokumendid ning v ahel võidakse DHSi kasutada menetlussüsteemi dokumentide säilitamiseks. DHSides ja nende asemele otsitakse uusi lahendusi, näiteks kasutajate vabastamine dokumentide registreerimisest jm dokumendihaldustegevustest, dokumentide organiseerimine juhtumipõhiselt ning lisavõimalustega infosüsteemid. OSKA raporti kohaselt on Eesti dokumendihalduse tööpere 10 a pärast 10–20% väiks e m kui praegu , mis on avaliku sektori arengut arvestades pigem 20%. Seega võib eeldada, et 10 a pärast osutab valitsusasutuste dokumendihaldusteenuseid 100–120 inimest vähem, kuid vähenemise arvelt tuleb osaliselt katta teised vajadused. Dokumentide hulk Eesti avalikus sektoris, eriti valitsusasutustes, väheneb pidevalt. Näiteks valmib 2019. a septembris kaitseväekohustuslaste iseteeninduskeskkond, mis on kaitseväekohustuslaste registri osa. See tähendab, et valdav enamik KRA ligi 90 000 dokumendist liigub DHSist välja. SKA DHSist liigub SKAIS2 valmides järk-järgult välja rohkem kui 450 000 dokumenti, 2019. a sügisel valmib esimese etapina peretoetuste osa. Ka PPA liigub samm-sammult selle suunas, et dokumentides olev jõuaks kohe õigetesse infosüsteemidesse ja DHSi dokumentide arv vähene ks . Valmimas on relvaregister, millega liigub DHSist välja ca 20 000 dokumenti aastas. T ulevikus on kavas täielikult digitaalseks muuta kohtueelne menetlus , mis mõjutab nii PPA d kui ka Prokuratuuri . MeM on asunud üle vaatama praktikat, kus menetlussüsteemide dokumente dubleeritakse ametite-in spektsioonide DHSidesse . Rahvusarhiiv on jõudnud tõdemusele, et VAU dokumentide dubleerimine DHSi ei ole praeguseks enam vajalik ja kuigi need edastatakse VAUst automaatselt, on sellest edaspidi kavas loobuda. Need on vaid mõned näited dokumentide vähendamisest ametite-inspektsioonide DHSides . VäM on ette valmistamas uue infosüsteemi analüüsi, et loobuda välissuhtlusega seotud ülevaadete, memode jms vormistamisest dokumendi kujul ja keskenduda dokumentide sisule ning selle lihtsale leidmisele ja korduvkasut u sele. Kui kavandatu realiseerub, väheneb VäMi enda DHSis dokumentide maht ca 1/3 ehk ligi 15 000 võrra ( sisedokumendid ) ning sama lahendust saavad välissuhtluse jaoks kasutada ka teised ministeeriumid ja Riigikantselei . Mitut asutust hõlmava projektina valmistavad JuM ja Riigikantselei ette E elnõude Infosüsteemi EIS põhjalikku uuendamist, õiguslooja tööriista loomist ja Riigi Teataja edasiarendusi, millega soovitakse alustada 2020. a. Uue EISi valmimisel viiakse ministeeriumite ja Riigikantselei, aga ka ametite-inspektsioonide DHSidest välja kõik õigusloomega seotud dokumendid , et vältida dubleerimist ning võimaldada tööd õigusakti tervikteksti baasil . Kuna eelnõude kooskõlastajateks on kõik ministeeriumid, siis võib 2018. a EISis registreeritud dokumentide arvu (1800) ja nt JuMis registreeritud eelnõudega seotud dokumentide arvu (1000) arvesse võttes väita, et EISi valmides on ministeeriumite DHSides kokku ca 10 000 dokumenti aastas vähem. Olenevalt ministeeriumist on see 5-15% DHSi dokumentidest. Sama lahendus on kavas kasutusele võtta ka strateegiate ja arengukavade ettevalmistamiseks. Lisaks liigub l ähiaastatel D HSidest Riigitöötaja Iseteenindusportaali kogu personalitöö. Nende dokumentide maht on RTK teenindada olevates kõigis asutus t es kokku ca 80 000 dokumenti aast as. Arvestades, et valitsusasutusi on teeninda ta vatest üle neljandiku, võib arvestada, et nende DHSides tekib personalidokumente aastas vähemalt 20 000 vähem. Eelarve planeerimise ja täitmisega seotud teave on liikumas RMi hallatavassse kuluanalüüsi tarkvarasse. Riigihangetega seotud dokumentide kohta DHN on teinud RMile ettepaneku, et need kõik vii daks DHSidest välja riigihangete registrisse. Eesti avalikus sektoris, aga ka kogu Euroopa Liidus, on võetud suund proaktiivsete ja sündmusteenuste osutamisele. Nende loomisel väheneb dokumentide hulk drastiliselt, kuna kodanik või ettevõtja ei pea mingi sündmuse saabumisel enam eri asutustesse pöörduma, vaid teenus eid on võimalik osutada ka s automaatselt või siis ühe pöördumise käigus . Se lliste teenuste loomin e vähendab eelkõige taotlusi ja haldusakte ametite-inspektsioonide DHSides . Olukorrast lähtuvalt võidakse faile küll DHSidesse kanda nt riigiportaali e-postkasti saatmise ja/või säilitamise eesmärgil, kuid palju seniseid dokumente muutub olematuks . 2019. a lõpuks valmib MKM ITAO tell itud sündmusteenuste analüüs, mille järel hakatakse teenuseid asutuste koostöös välja arendama. Rahvusvaheliselt on olukord sama , kuigi erineb riigiti . Rahvusvaheline organisatsioon DLM Forum , mis tegutseb Euroopa Komisjoni toetusel ja mille liikmeks on ka MKM, muutis oma viimase üldkoosoleku otsusel lühendi DLM taga peituvat nime. Selle senine tähendus oli Document Lifecycle Management , alates 2019. a maist aga Data Lifecycle Mangament . DLM Forumi esmane eesmärk on tagada teabe pikaajaline säilimine. Teabe vorm on aga aja jooksul muutunud ning seda hoitakse üha enam mitte dokumentide, vaid erinevate andmetena ( relatsioonilistes andmebaasides, ruumiandmetena, satelliidiseire andmetena jm). Samuti on muutunud otsuste langetamise protsess, kus kasutatakse suurandmeid ja nende analüüsi. Eri riikide avalikes sektorites on olukord siiski erinev. Näiteks käis MKMi ja JuMiga 2018. a kohtumas Jaapani Parlamendi delegatsioon, kelle eesmärk oli saada kogemusi ja nõu paberdokumentidelt elektrooniliste dokumentideni jõudmiseks. Ka ELi liikmesriikide avalike s sektorites on veel palju paberdokumente ja juurdunud harjumusi, mistõttu suhtlus välisriikidega toimub valdavalt paberil, mõnel juhul ka e-posti teel. Lisaks välissuhtluse dokumentidele jäävad DHSidesse eelkõige need dokumendid, mille jaoks eraldi menetlussüsteemi pole mõistlik luua – dokumen d id , mille maht on väike ja mille sisuks on tekst, eriti kui tekst on kõigil juhtudel erinev . Praeguste teadmiste juures jäävad DHSidesse lisaks välisriikidele vahetatavatele dokumentidele : teabenõuded, selgitustaotlused ja märgukirjad ( kirjavahetus isiku ja asutuse , aga ka avaliku sektori asutuste endi vahel ); töörühmade , nõukogude jms tegevusega seotud dokumendid (käskkirjad, protokollid, memod); asutuse sisemist ja valitsemisala asutuste tööd reguleerivad käskkirjad ja juhendid; asutusesisesed dokumendid (töönõupidamiste protokollid ja memod, tööaruanded jms); riigi haldusülesannete täitmiseks volitamise, riigieelarveliste eraldiste kasutamise , koostöö- jms lepingud . Lisaks jäävad DHSidesse eripäraseid ja väiksemahulisi ülesandeid täitvate asutuste (nt Konkurentsiamet, AKI) menetlus dokumendid ning need ametite-inspektsioonide dokumendid, mi da on vaja saata menetlu ssüsteemidest DHSidesse üksnes väljasaatmiseks ja säilitamiseks . Kuni parema lahenduse valmimiseni jäävad DHSidesse ka need dokumendid, mille jaoks on küll loodud keskne infosüsteem, kuid see ei võimalda dokumendi asutusesisest menetlust (nt riigi kinnisvara register). Samas otsitakse paremaid koosloome lahendusi mis tahes d okumentide kavanditega töötamiseks – näiteks on RIK loonud keskkonna „Kontor“. DHSidega ollakse rahulolematud nii Eestis kui ka teistes riikides. Seetõttu on otsitakse uusi võimalusi. Näiteks on DLM Forumi üritustel tutvustatud lahendusi, kus kasutatakse küll DHSi , kuid kõik dokumendi haldamiseks vajalik on dokumendihalduri korraldada. Sellisel juhul loob tavakasutaja dokumendi, kuid õigesse sarja ja toimikusse paigutab selle dokumendihaldur. Teise lahendusena organiseeritakse dokumente mitte liigiti, vaid juhtumipõhiselt, ning DHSis seotakse sama asjaga ka teistes infosüsteemides tekkiv teave. Eestis pakub üht sellist toodet (DSM – Digital Service Management ) LifeUP OÜ ning see on kasutusele võetud nt Kredexis ja TalTechis . KaMis on loodud Jiral ja Confluence’il põhinev infohalduss üsteem ehk juhtimissüsteem, milles hallatakse strateegiliste eesmärkide ja arengukavadega seotult nii juhtkonna koosolekute otsuseid, tööülesandeid kui ka nendega seotud dokumente. VäM on välja arendamas välissuhtluse infosüsteemi , et infot saaks lihtsalt otsida ja koondada ning selle põhjal analüüse ja neil tuginevaid otsuseid teha. Algne kava võtta kasutusele SharePointil põhinev DHS heideti kõrvale turvakaalutlustel, kuid mitte ainult. Mõlema viimati nimetatud projekti põhjenduseks on toodud praeguste DHSide jäikus ja piiratus. Kutsekojas viidi 2017.–18. a läbi OSKA rakendusuuring , mis hõlmas ka administratiivtöö ehk siis assisteerimise ja dokumendihalduse valdkonda. OSKA raportis toodi välja, et tehnoloogia areng mõjutab administratiivtööd oluliselt , kuna rutiinsemad tegevused automatiseeritakse. OSKA raporti tööjõuvajaduse prognoosi kohaselt suureneb tugitegevuste sisseost , mis aitab tööjõudu optimeerida ning vähendab eeldatavasti tööjõu vajadust . OSKA raporti hinnangul toimub 10 a jooksul töötajate arvu mõõdukas vähenemine kõigil administratiivtöö kutsealadel ehk siis dokumendihalduse tööperes on inimesi 10–20% vähem. Arvestades seda prognoosi, valitsusasutuste dokumendihalduse tööpere praeguste töötajate arvu (574) , OSKA raportis väljatoodud haldus- ja riigireformi lisamõju avalikus sektoris ning dokumentide arvu üldist vähenemist , või b eeldada, et valitsusasutuste dokumendihalduse tööpere väheneb 10 a jooksul umbes 400– 450 inimeseni. Kuna 50 neist töötab välisesinduses sekretärina , on dokumendihalduse Eestis asuva tööpere suuruseks eeldatavasti kuni 400 inimest. Mõnel juhul tuleb vähenemise arvelt vaja katta teised vajadused, näiteks teenuste ja teabehalduse korraldamiseks või ka toetavateks ehk assisteerimisteenusteks . OSKA raportis on prognoositud, et assisteerimine muutub sisulisemaks ning IT-süsteemide areng tekitab vajaduse teabehalduse tervikliku korraldamise järele . Lisas 11 on tööjõuvajaduste muutusi illustreerivad joonised Kutsekoja OSKA raportist . 5 . Dokumendihaldus tulevikus ( to-be ) . Ettepanekud/soovitused Ettepanekute ja soovituste eesmärk on optimeerida tööjõu kasutamist dokumendihalduses, vähendada kuusid, tagada teenuste kvaliteet ning nii teenindajate kui ka teenindavate rahulolu. MKMi hinnangul toetab eesmärki kõige paremini dokumendihaldusteenuste keskne osutamine RTKs . Ettepanekud – dokumentide menetlemine ja vahetamine : Sissetulnud ja väljaminevad dokumendid registreerivad ja suunavad menetlusse ning teabenõuetele vastavad dokumendihalduri d . Konsolideerimise käigus : 1) luua dokumentide jaotamist lihtsustav a bivahend , arvestades ka RTK positiivset kogemust arvete kesksel jaotamisel ; 2) teha koostöös DHNi ja Rahvusarhiiviga vajalik ühtlustamine ( nt liigitusskeemid, arvestades TERE teenuste jaotust ) , 3) ühtlustada koostöös DHNi ja RTK nõuko ja ga töövood, 4) näha ette kaheastmeline registreerimine avalikustamise ja andmekaitse nõuete täitmiseks, 5) nullbürokraatia projekti käigus suunata asutusi ebavajalikke dokumente ja menetlusi vähendama, 6) toetada DHNi bürokraatia vähendamise ettepanekute lahendamist. Dokumentide vahetamiseks kasutada X-tee dokumendivahetuslahendusi (DHX, isiku e-postkast riigiportaalis). Saadud paberdokumentide skaneerimiseks ning väljasaadetavate paberdokumentide printimiseks ja saatmiseks kaaluda teenuse sisseostmist , sõltuvalt dokumentide mahust . Kaasnevate riskide maandamiseks: 1) koondada dokumendihaldurid RTKsse , kolmes eri asukohas; 2) tööga rahulolu tõstmiseks ja tööjõu voolavuse vältimiseks kaaluda töö mitmekesistamise võimalusi ja võimaldada osakoormusega tööd, 3) luua RTK juurde andmekaitsespetsialistide väike grupp/struktuuriüksus, dokumendihalduse teenistuskohtade arvelt. Ettepanekud – dokumentide haldamine: Arhiivieeskirjas nõutud liigitussk eemi haldamine jätta asutustesse, kuna see katab asutuse kõik infosüsteemid, mitte ainult DHSi . Liigitusskeemid viia vastavusse teenustega (TERE, TKTA). RTKs kasutada seda liigitusskeemi osa, mis kirjeldab DHSi. Arhivaarid viia RTKsse , kuid paberarhiivid jätta esialgu asutustesse . Arhiivide võimalikult kiireks korrastamiseks: 1) luua ühine tegevuskava; 2) leppida Rahvusarhiiviga kokku üleandmise ajakava (paberarhivaalid anda soovitavalt üle enne 2025. a); 3) üle vaadata arhiiviväärtuseta dokumentide säilitustähtajad; 4) jagada tööjõudu vastavalt vajadustele (üle asutuste); 5) planeerida arhiivide järkjärguline kolimine ühele säilituspinnale, lähtuvalt arhiivide korrastumise ajast. Kaaluda koos Rahvusarhiiviga hoiuteenuse kasutuselevõttu. Digitaaldokumentide hävitamine teha vastavalt töömahule kas arhivaaride või dokumendihaldurite ülesandeks. Pika säilitustähtajaga digitaaldokumendid anda Rahvusarhiivi säilitusteenusele, mis vabastab RTK säilitustegevustest. Vajadusel saab dokumendihaldur dokumendi kätte kasutusliidese kaudu. Säilitamisele antud dokumentide juurdepääsupiiranguid haldab RTK. Selle saab teha andmekaitsespetsialistide ülesandeks. Ettepanekud – dokumendihalduse tööpere: Dokumendihalduse tööperes (valitsusasutused) saab eeldatavasti olema vähem liikmeid, eriti keskastme juhi tasandil. Samas võivad mõned dokumendihaldurid ja sekretäris jääda asutustesse, eriti assisteerivale tööle. Arhivaaride arvu vähendamise või säilitamise otsused teha pärast seda, kui selgub kesksesse arhiivi jäävate dokumentide hulk ja arvestada sealjuures digitaaldokumentide Rahvusarhiivi andmise töömahtu. Konsolideerimisest jätta välja välisriikides töötavad VäMi sekretärid. Kaaluda Kaitseväe ja vanglate dokumendihalduse konsolideerimise mõistlikkust. Teiste riigi- ja KOV asutuste soove RTK teenusega liituda kaaluda juhtumipõhiselt . Ettepanekud – dokumendihaldussüsteemid : MKM ei soovita alustada konsolideerimist ühisele DHSile üleminekust, vaid asendada see teiste tegevustega (arhiivide korrastamine, ühtlustamine). Soovitav on esialgu kasutada kolme suuremat DHSi ja jagada nendega seotud tegevused kolme eri asukoha vahel, et: 1) teha vajalik ühtlustamine kiiremini; 2) lihtsustada hilisemat üleminekut ühisele DHSile (ühtlustatud) ja 3) lihtsustada hilisemat üleminekut ühisele virtuaalkontorile (kogemus) . Maandatud on ühe DHSi kasutamisega seotud ohud – nt tehniline rik e samaaegselt kõigis asutustes. Mõnel juhul võib olla ka põhjendatud, et asutus jääb esialgu kasutama DHSi , mis kolme enim kasutatava hulka ei kuulu. Enne ühisele DHSile üleminekut kaaluda ka alternatiivseid lahendusi praegustele DHSidele . DHSi sage vahetamine on töömahukas ja kasutajatele ebamugav. Oluline on keskenduda kasutatavusele . DHS peaks olema teenuspõhise arhitektuuriga ja paindlik, et seda oleks lihtne ja odav arendada. Vajalik võib olla suhtlus teiste infosüsteemidega (nt rahvastikuregister). Teisalt võib dokumentide arvu vähenemisel ilmneda, et sobib mõni väga lihtne ja odav nn karbitoode. Kaaluda tuleks dokumendivahetuse vähendamist vähemalt sama DHSi kasutavate asutuste vahel , asendades selle juurdepääsuõiguste andmisega. On küll esile toodud õiguste süsteemi tõenäolist keerukust. Arhivaalide puhul tuleb selline lahendus kooskõlastada Rahvusarhiiviga . Dokumentide menetlemise ja vahetamise ning dokumentidele juurdepääsu korraldamise teenus ed . Arvestades dokumentide arvu ja edasist vähenemist võiks see olla ainult dokumendihaldurite ülesanne , nagu ka teabenõuetele vastamine . See : vabastab teiste töötajate aja sisulisele tööle ja tagab, et dokumentide haldamiseks vajalik (nt sarja/toimiku valik, metaandmete sisestamine) on õigesti tehtud ; v õimal dab dokumendihaldurite koormust ühtlaselt jagada. S aadud ja väljasaadetavaid saab dokumente dokumendihaldurite vahel jaotada esmalt valdkondade kaupa, hiljem aga üle kõigi asutuste ( tulevikus võib saatja jaoks olla dokumendi saajaks Eesti riik ); t agab dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu piiramise korrektsuse , kui kasutada kaheastmelist registreerimisprotsessi – lihtsamate dokumentide avalikustamise üle otsustab dokumendihaldur, kuid osa dokumente läbib andmekaitsespetsialisti või -üksuse kontrolli; kiirendab teabenõuetele vastamist, kuna dokumendihaldur tunneb dokumentide organiseerimise loogikat ja oskab dokumente kiiresti leida; vähen dab valesti adresseeritud teabenõuete edasisuunamist ja sellega asutuste vahelist dokumendivahetust (ning teabenõudjate kirjalikku teavitamist), kuna dokumente jaotab üks üksus. Konsolideerimise käigus oleks toetavate tegevustena vaja : luua veebi - vm lahendus, mille abil saab lihtsalt kiiresti otsustada, kellele vastav dokument edasi suunata. Kasutada saab TERE raames tehtut, ühtlustades sealjuures ka teenuste nimetusi. Saadud dokumente saab jaota da poolautomaatselt või käsitsi, arvestades dokumendi sisu . Võtta arvesse ka RTK positiivset kogemust arvete kesksel jaotamisel. teha koostöös DHNi ja Rahvusarhiiviga võimalikud ühtlustamised – funktsioonide ja sarjade nimetused (vastavalt TERE teenustele ja tegevustele), samasisu liste dokument ide liigid ja sarjadesse organiseerimine . ühtlustada RTK nõuko ja toel ühetaoliste dokumentide menetlus , arvestades parimat pra ktikat; suunata nullbürokraatia projekti raames asutusi loobuma menetlussüsteemide dokumentide ja eriti menetluste põhjendamatust dubleerimisest DHSi ning vähendama asutuste ja eriti struktuuriüksuste vahel ist dokumendivahetust ; aidata kaasa DHNi bürokraatia vähendamise ettepaneku te lahendamisele – teabenõuete, selgitustaotluste ja märgukirjade regulatsiooni lihtsustamise ettepanekud esitas MKM JuMile 2018. a ning VVSi muutmise ettepanekud JuMile ja Riigikantseleile 2015. a. Toetada tuleks MKMi ja RIA algatust suunata kogu dokumendivahetus kodanikega (ja võib-olla ka ettevõtjatega) riigiportaali eesti.ee, kus igal isikul on ametlik e-postkast. See on turvaline ja kasutaja vaates mugav . RIA parendab isiku ametliku e-postkasti teenust pidevalt. DHSid on võimelised dokumente sinna DHX protokolliga saatma ning vastu võtma tagasisidet dokumendi kohalejõudmise ja kättesaamise kohta. Kui dokument on vaja asutusest asutusse ametlikult saata, saab kasutada DHX protokolli. Dokumentide vahetamine X-tee kaudu ehk DHX protokolliga vähendab oluliselt registreerimisele kuluvat aega saaja juures. K ui dokumente saadakse ja on vaja välja saata paberil, võiks sõltuvalt paberdokumentide mahust k aaluda postiteenuse osutaja teenuse sisseostmist – saadud dokumendi avamine, skaneerimine ja RTKsse edastamine; välj a saa detava dokumen di printimine koopiana, ümbrikusse panek ja saatmine . Dokumentide vahetamise ja menetlemise keskse teenuse käivitamise ga kaasnevad järgmised riskid : dokumendihaldurite madal rahulolu (kuuluvustunde puudumine) ja töö kõikuv kvaliteet, kui nad töötavad RTKs , aga asuvad asutustes; võimalik ruumiprobleem, kui kõik dokumendihaldurid viia RTK juur de ; tööjõu voolavus ja sellest tulenev kvaliteedi langus, kui töö on väga rutiinne ; võimalikud eksimused dokumentide suunamisel ja avalikustamisel, kui eri valdkondade dokumente on palju. Arvestades juba käivitatud projekte väheneb valitsusasutuste sissetulnud ja väljaläinud dokumentide arv lähima paari aasta jooksul ca 250 000 dokumendi võrra ehk ligikaudu 10%. Eeldades SKAIS2 peatset valmimist ja teiste dokumentide jätkuvat vähenemist ning arvestades, et osa dokumente registreeritakse automaatselt, võiks 5–6 pärast olla dokumentide menetlemise ja vahetamise teenuste aastane maht mitte rohkem kui 1,3 miljonit dokumenti aastas. Kui praeguste andmete järgi r egistreeri b (sh suunab menetlusse) üks dokumendihaldur c a 20 sissetulevat ja väljaminevat dokumenti päevas , siis vajaks teenuse käigus hoidmine kuni 250 täiskohaga töötajat (praegu ca 450 ) . Kui dokumendihaldur registreerib ja väljastab eri asutuste dokumente (mille käigus tutvub ka nende sisuga), vähendab see ühest küljest tema igapäevatöö rutiini ning sellest tulenevat tüdimust ja väsimust. Teisalt seab kokkupuutumine tundliku sisuga kõrged nõuded dokumendihalduri eetilistele tõekspidamistele ja usaldusväärsusele, kuna konfidentsiaalne teave peab jääma konfidentsiaalseks nii dokumendihalduri töötamise ajal kui ka pärast seda. Valdavalt on dokumendihaldurid oma usaldusväärsust juba tõestanud, kuid aja jooksul võib sobivate isikute leidmine muutuda keeruliseks. Riskide maandamiseks võiks : dokumendihaldurid töötada RTK juures, kuid mitmes eri asukohas (Tallinn, Tartu , Viljandi ), jaotatuna DHSide ja/või valdkondade põhiselt; kaaluda töökorraldust, kus dokumendihaldur registreerib osa ajast ühetaolise sisuga standard semaid dokumente ja osa ajast suuremat tähelepanu nõudvaid dokumente ; kaaluda osakoormusega töö võimaldamist, mis sobib lastega töötajatele; arutada koos DHNiga teisi võimalusi dokumendihaldurite töö mitmekesistamiseks (olenevalt töötaja iseloomuomadustest nt infotelefonile vastamine ja kasutajate nõustamine või arhiivitöö graafiku alusel, teenuste parendamise aruteludes ja DHNi töös osalemine); luua osa dokum endihaldurite töökohtade arvelt RTK juurde andmekaitsespetsialistide väike grupp või üksus, kes tagab korrektse avalikustamise ja juurdepääsuõiguste andmise nii DHSides ja ADRides kui ka teistes RTK hallatavates süsteemides; luua RTK dokumendihalduri profiil, mida kasutada töötajate värbamisel. Dokumentide haldamise teenus . Arvestades seda, et arhiiviseaduse ja -eeskirja järgi peab liigitusskeem katma mis tahes kujul ja teabekandjal teabe, peaks DHSides olevaid dokumente katma ainult osa liigitusskeemist. Seetõttu võiks liigitusskeemi kui terviku haldus e jä tta asutusse . Lisaks ei kattu dokumentide Rahvusarhiivi andmisel kasutatav arhiiviskeem liigitusskeemiga. Kui liigitusskeem kajastab asutuse ülesandeid tööprotsesse, siis selguvad liigitusskeemist ka tööprotsesside ja teabe dubleerimise kohad. Liigitusskeem peaks lähtuma asutuse teenustest ja tegevustest (TERE, TKTA) ning seda peaks haldama asutuse teabehalduse eest vastutav isik , kes või ks samaaegselt vastutada ka teenuste ja/ või protsesside eest . Sealjuures peaks liigitusskeem kajastama seda, milline teave talletatakse DHSi ja on seega RTK haldamisel ning selle alusel saab RTK korraldada dokumentide ühtset haldamist. Asutus peab RTKd aegsasti teavitama juhtudest, kus dokumendid on kavas viia andmete kujule või need kaotada. Arhivaarid viia RTKsse ühtse juhtimise alla, kuid paberarhiivid jätta esialgu asutustesse . See võimaldab : luua ühise tegevuskava kõigi arhiivide korrastamiseks võimalikult lühikese ajaga; leppida Rahvusarhiiviga kokku üleandmise ajakava . Soovitavalt peaks valitsusasutuste arhiivides olevad paberarhivaalid olema üle antud aastaks 2025 , mil möödub 10 a esimeste digitaalsete arhivaalide tekkest; üle vaadata nende dokumentide säilitustähtajad , mis ei kuulu Rahvusarhiivi andmisele; jagada tööjõudu vastavalt vajadustele (korrastamine, hävitamine, üleandmine) ; mitte teha liigseid kulutusi aegunud dokumentide kolimisele (dokumendid, mille hävitamise või üleandmise tähtaeg on möödunud või mille säilitustähtaeg tuleb üle vaadata) ; planeerida arhiivide järkjärguline kolimine ühele säilituspinnale vastavalt tegevuskavale, pärast dokumenti de hävitamist ja arhivaalide üleandmist asutuses . Kaaluda koos Rahvusarhiiviga pika säilitustähtajaga arhiiviväärtust mitteomavate paberdokumentide hoi dmise võimalusi Rahvusarhiivis või eraõigusliku teenusepakkuja juures ( hoiu teenus). Seega töötaks arhivaarid seni , kui on kolitud ühte kesksesse arhiivi , asutuste juures , sh olenevalt tööülesannetest eri asutuste juures. Digitaaldokumentide nõuetekohane hävitamine ( DHSis ja ADRis , aga ka koopiad kõvaketastel) võib jääda kas dokumendihaldurite või arhivaaride ülesandeks . See tegevus vajab IT või DHSi haldaja tuge . Ettepanek on mitte hoida asutustes pika säilitustähtajaga (10 a või enam) digitaaldokumente, vaid v õtta kasutusele Rahvusarhiivi säilitusteenus . Kuna Rahvusarhiiv tagab dokumentide säilimise, vabastab see RTK säilitustegevustest (failide, vormingute ja säilitamise meediumite regulaarne seire). Rahvusarhiivi teenuse osaks on dokumentide kontrollitud hävitamine säilitustähtaja lõppemisel. DHSis hävitatakse säilitamisele antud dokumendid kohe, kui Rahvusarhiiv on üleandmise edukuse kohta tagasiside andnud . Kui asutuse töötajal või teabenõudjal on vaja säilitusteenusel olevat dokumenti, leiab dokumendihaldur selle kasutajaliidese kaudu. Säilitamisele antud dokumentide juurdepääsupiiranguid haldab RTK. Selle saab teha andmekaitsespetsialistide ülesandeks. Dokumendihalduse tööpere Eeldatavasti väheneb konsolideerimise tulemusel nii dokumendihaldurite kui ka arhivaaride arv . Tõenäoliselt väheneb kõige enam keskastme juhi tasemel töötavate dokumendihaldurite arv . Vaja võib olla üle vaadata teenistusgrupi töötajate palkade vahemikud . Os a 4.–5. taseme dokumendihalduritest võib jääda tööle asututesse teabehalduse korraldajatena , kõrgema taseme sekretäridena ( juhiabidena) vm . Teisalt võib mõni neist kandideerida piirkondliku üksuse juhiks. Sekretäride arvu vähenemise tõenäosus on ebaselge, kuna ka osa sekretäre võib jääda/suunduda asutustesse assisteerivale tööle . Konsolideerimisega ei ole hõlmatud Vä M i 47 sekretäri , kes töötavad välisriikides. KaMi ja KRA dokumendihaldurid võivad konsolideerimise alla kuuluda, kuna riigisaladuse ja salastatud välisteabe jaoks on eraldi töötajad ja infosüsteemid. Küsitav on Kaitseväe ja vanglate dokumendihaldurite konsolideerimine , arvestades asutuste eripära. Siiski ei ole ka see välistatud . Arhivaaride arvu vähendamise või säilitamise otsused teha hiljem – lähtuvalt korrastamise käigust, kesksesse arhiivi jäävate dokumentide arvust ja arvestades digitaalarhivaalide üleandmise esimesi kogemusi (töömaht, keerukus). On tõenäoline, et edaspidi soovivad RTK dokumendihalduse teenuseid kasutada ka teised riigi- ja KOV asutused. Teiste asutuste soovidele tuleks läheneda juhtumipõhiselt , arvestades ka seni tehtud ühtlustamist ning kasutusel olevaid DHSe . Dokumendihaldussüsteemid MKM ei soovita alustada konsolideerimist ühisele DHSile ülemineku st . Seniste kogemuste põhjal ei ole see edu võtmeks olnud ja võtab ettevalmistustöödest liiga suure mahu. Soovitav on asendada see tegevus dokumentide vähendamisega (sh arhiivide korrastamine) ja vajaliku ühtlustamisega . Kaaluda võiks, et valitsusasutustes jääks esialgu kasutusele kolm peamist DHSi (DELTA, Webdesktop ja SharePoint platvormil DHS). See võimaldaks : teha vajalik ühtlustamine kiiremini , kuna samaaegselt tehakse samu tegevusi kolmes eri grupis; lihtsustada hilisemat üleminekut ühele DHSile – vajalik ühtlustamine on tehtud; lihtsustada hilisemat üleminekut ühisele virtuaalkontorile , sh dokumendihaldurite töökoormuse ühtlas t planeerimis t – tekib asutuste ülese töö kogemus ; viia kuni ühise DHSi kasutuselevõtmiseni eri DHSide administreerimine ja korrastamine ning kasutajate nõustamine eri asukohtadesse – näiteks DELTA Tallinnas, SharePoint Tartus ja Webdesktop Viljandis . S elline lähenemine hajutab ühtlasi ühe DHSi kasutamisega seotud ohu d (nt samaaegne tehniline rike). Mõnel juhul võib olla ka põhjendatud, et asutus jääb esialgu kasutama DHSi , mis kolme enim kasutatava hulka ei kuulu. Kuna DHSi vahetamine on seotud väga suure töömahuga ja kasutajatele ebamugav, saab enne ühisele DHSile üleminekut kaaluda ka alternatiivseid lahendusi praegustele DHSidele . Oluline on DHSi kasutatavus – intuitiivsus, õpitavus jms, kuid kaaluda tuleks ka hierarhilise liigitusskeemi sobivust. Kindlasti võiks kasutaja vaade erineda oluliselt dokumendihalduri omast ning kasutaja võiks saada tegeleda ainult dokumendi sisuga, mõtlemata selle sarjale, liigile vms. Kasutajale on oluline ka dokumentide lihtne leidmine. DHS peaks olema teenuspõhise arhitektuuriga, et olla paindlik ja lihtsasti arendatav/kohandatav. Vajalik võib olla suhtlus teiste infosüsteemidega (nt rahvastikuregister). Teisalt võib dokumentide arvu vähenemisel ilmneda, et nende jaoks sobib mõni väga lihtne ja odav nn karbitoode. Kaaluda tuleks dokumendivahetuse vähendamist vähemalt sama DHSi kasutavate asutuste vahel . Kui dokumendi saaja ja saatja kasutavad sama DHSi , saab arvamuse või ettepaneku saamiseks asendada dokumendivahetuse dokumendile juurdepääsuõiguse andmisega DHSis ning arvamuse esitamisega kooskõlastusringis ning sama saab teha dokumendi teadmiseks suunamisel. Selle lahenduse juures on küll esile toodud õiguste andmise süsteemi tõenäolist keerukust. Arhivaalide puhul tuleb selline lahendus kooskõlastada Rahvusarhiiviga. 6. Õigusliku regulatsiooni muutmine jt v astutuse ü leandmiseks ja konsolideerimiseks vajalikud tegevused Õigusaktidest tuleb MKMi vastutuse lõpetamiseks ja RTK-le dokumendihalduse korraldamise ülesande andmi seks muuta mõlema asutuse põhimäärust. DHNi tegevuse saab MKMi juures lõpetada ministri käskkirjaga ja RTK juures alustada peadirektori käskkirjaga. Vajalikud taustamaterjalid ja RIHA õigused saab MKM RTK-le üle anda kuu aja jooksul alates otsusest. Konsolideerimise ajakava saab kokku leppida RTK nõukogus, kantslerite koosolekul ja asutuste juhtidega. Pärast põhimõttelise konsolideerimis otsuse langetamist kantslerite ja valitsuse tasandil saab käivitada rakendusprojekti. Arhivaalide üleandmise ajakava tuleks kinnitada koos Rahvusarhiiviga. Bürokraatia vähendamiseks vajalikud tegevused saab teha nullbürokraatia raames. MKMi a sjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu koordineerimise ülesanne sätestati 2011. a valitsuse määruses „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ (AÜA) ja MKMi põhimääruses . Alates TKTA jõustumisest 2017. a juunis on AÜA kehtetu. Vastutuse üleandmiseks MKM- ilt RTK-le on vaja muuta MKMi põhimääruse § 20 lg 1 1 sõnastust ja lisada RTK põhimääruse §-i 7 uus ülesanne (analoogselt § 7 punktiga 5). DHN alustas oma tegevust 2012. a, samuti AÜA alusel. TKTA § 18 lg 12 alusel jätkab DHN oma tegevust MKMi juures kuni vajaduse möödumiseni. Seega saab DHNi tegevuse lõpetada ilma õigusakte muutmata ministri käskkirjaga , alates vastutuse üleandmise ajast. DHNi tegevuse jätkamiseks RTK juures ei pea seda sätestama õigusaktis, kuna tegemist on asutuse-sisese töörühmaga. Teised v astutuse üleandmiseks vajalikud tegevused on seotud peamiselt taustamaterjalide ja info edasiandmisega RTK-le ning õiguste lõpetamise ja alustamisega RIHAs . Juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorit (JPP) on seni omavahelisel kokkuleppel hallanud kolm asutust ühiselt – sisu haldaja AKI, „ inimloetava “ osa täiendaja ja RIHA haldur MKM ning masinloetava osa täiendaja RIA. MKMi ja RIA ülesanne on võimalik anda vastavalt üle RTK-le ja RMIT- ile . Klassfikaatorit on uuendatud keskmiselt üks kord aastas. MKM on RIHAs hallanud ka DHS ide metaandmete loendit, mille haldajaks saaks samuti RTK. Metaandmeloendi muutmise vajadust ei ole hetkel ette näha. Kui vastutuse üleandmise otsus on kantslerite ja valitsus e tasandil vastu võetud, on võimalik põhimäärused muuta ja teised vastutuse üleandmiseks vajalikud tegevused teha ühe kuu jooksul . Dokumendihalduse koordineerimisega seotud sarjad lõpetab ja arhivaalid annab Rahvusarhiivile üle RaMi ühisosakonna dokumendihaldustalitus. Kuna RTK osutab asut ustele teenuseid lepingu alusel, toimub konsolideerimine vastavalt lepingute sõlmimise ajale. Ülemineku ajakava saab kokku leppida RTK nõukogus, kantslerite koosolekul ja asutuste juhtidega. Kui põhimõtteline otsus konsolideerimiseks on kantslerite ja valitsuse tasandil tehtud, saab RMi rahastamisel käivitada rakendusprojekti, sh hankida või värvata projektijuhi (kellest võib edaspidi saada ka vastava üksuse juht RTKs ). Kui RTK põhimääruses sätestada uue ülesandena dokumendihalduse korraldamine, saab dokumendihalduse teenuseid kujundada RTK. Konsolideerimise järgset sujuvat tööd toetaks arhivaalide üleandmise ajakava koostamine ja Rahvusarhiiviga kokku leppimine. Samuti on oluline kavandada vajalikud tegevused nullbürokraatia projekti raames. Toetada tuleks bürokraatiat põhjustavate õigusaktide (sh MSVS ja AvTS ) muutmist.
Saatja: Ülle Tamm Patendiamet <
[email protected]>
Saadetud: 07.01.2020 09:58
Adressaat: Liisa Laanemets <
[email protected]>
Teema: Ed: DH hetkeolukorra analüüs ja jätku-uuring
Manused: DH hetkeolukord ja ettepanekud tulevikuks.docx;
Lisa1_DH_vastutaja_alternatiivid.docx; Lisa2_DH_konsolideerimine_näited.docx;
Lisa3_AS_IS_DH_dokumendid_asutuse_tootajad.docx;
Lisa4_AS_IS_dokumendid_sisse_valja_muu.docx; Lisa5_AS_IS_DH_toopere.docx;
Lisa6_AS_IS_DH_keskmine_palk.docx; Lisa7_AS_IS_DH_toopere_teenindab.docx;
Lisa8_AS_IS_DH_votab_vastu_saadab_valja.docx; Lisa9_AS_IS_DH_arhiivid_arhivaarid.docx;
Lisa10_AS_IS_DH_DHSid.docx; Lisa11_DH_hoive_muudatused_OSKA.docx;
Lisa12_AS_IS_DH_juhiabid.docx; DH _lisauuring_lahteylesande_kavand_271119.docx
Saatja: Liis Laaneloog
Saatmisaeg: 07. jaanuar 2020. a. 7:47
Adressaat: Carmen Rohtla <
[email protected]>; Diana Niinepuu <
[email protected]>; Ene
Pellja <
[email protected]>; Helve Juusu <
[email protected]>; Heneli Leesik
<
[email protected]>; Indrek Sarapuu <
[email protected]>; Irja Koikson
<
[email protected]>; Jana Pelepelina <
[email protected]>; Kadi Kallas
<
[email protected]>; Karin Šein <
[email protected]>; Liina Kalm
<
[email protected]>; Mari Mitt <
[email protected]>; Mariann Sesmin
<
[email protected]>; Merilyn Pallas <
[email protected]>; Olivia Šults
<
[email protected]>; Triin Kask <
[email protected]>; Triin-Anneli Loodus <Triin-
[email protected]>; Ülle Kangur <
[email protected]>; Ülle Tamm Patendiamet
<
[email protected]>
Teema: FW: DH hetkeolukorra analüüs ja jätku-uuring
Tere
Edastan teile dokumendihalduse hetkeolukorra analüüsi ja jätku-uuringu materjalid. Materjalid on
kavand, mitte lõplikud dokumendid.
Plaanime aasta algul teid ka kokku kutsuda ning antud teemal arutleda.
Parimate soovidega
Liis Laaneloog
Ühisosakonna
dokumendihaldustalitus
620 8121
From: Liivi Karpištšenko [mailto:
[email protected]]
Sent: Thursday, December 12, 2019 10:18 AM
To: MKM Dokumendihaldusnõukogu list <
[email protected]>
Cc: Merilin-Siret Sahku <
[email protected]>
Subject: DH hetkeolukorra analüüs ja jätku-uuring
Tere kõigile!
Nagu viimasel koosolekul kokku leppisime, saadan analüüsi tervikteksti koos lisadega. Kuna kõiki kohal ei
olnud, siis teadmiseks ja meeles pidamiseks, et see pole lõplik tekst – lõplik analüüs ja ettepanekud
tekivad lisauuringu tulemusel. Seetõttu ei ole ma seda seni praktiliselt kellelegi jaganud (v.a juhtrühma
liikmed ja paar otseselt teemaga seotud inimest) ja olen vajadusel täiendanud. Ehk siis käsitada
kavandina, mille olete saanud tutvumiseks. Annan ka ATNile teada, et see teile läks, võib-olla soovivad
nemadki.
Manuses ka lisauuringu lähteülesande viimane versioon. Kui kellelgi on tähelepanekuid, et mis võiks
lähteülesandes teisiti või lisaks olla, siis palun saatke. Arutame need juhtrühmaga läbi.
Kui keegi soovib anda tagasisidet analüüsidokumendi kohta, siis palun piirduge faktitäpsustustega (nt kui
aasta jooksul on konkreetses asutuses toimunud mingi suurem muudatus).
Kuna lisa-uuringu alustamine on natuke veninud, siis kaalume, et ehk võtta dokumentide 2019. a arvud
valitsusasutustelt juba enne lisauuringu alustamist. Eelmisel aastal oli näha, et andmed saadi kätte väga
lihtsal viisil. Arutame ja annan teada.
Teeme siis mõned grupiarutelud ka, kuid mitte enne veebruarit. Võimalusel paaris väiksemas grupis, et
kõik saaksid rääkida. Annan teada, kui selleks võimalus (aeg) tekib. Kuigi lõplikud ettepanekud tulevad
hiljem, võime ju natuke mängida nende ettepanekute ja soovitustega, mis esialgses analüüsis.
Lõpetuseks tahan öelda paar sõna eelmise koosoleku kohta. Igasugune suhtlus on kahepoolne. Analüüsi
tulemuste ja ettepanekute tutvustamisest 8. oktoobri seminaril oli möödas pea kaks kuud. Selle aja
jooksul ei pöördunud ükski DHNi liige minu poole, et kohtuda ja teemat arutada või murest rääkida.
03.12. koosolekule oli plaanitud lisa-uuringu lähteülesande teema, mida ka arutasime. Seetõttu oli
konsolideerimise küsimuse tõstatamine ja eriti selle viis üllatav. Palun pöörduge edaspidi otse, kui miskit
on südamel. Olen arutamiseks varasemalt alati aja leidnud.
Ilusat saabuvat pühadeaega
Liivi
Lisa 11. Dokumendihalduse tööpere hõivet mõjutavad trendid ja hõivatute arvu muutuse prognoos* Joonis 1. Administratiivtöö kutsealade hõivet enim mõjutavad trendid Joonis 2. Hõivatute arvu muutuse prognoos administratiivtöö kutsealadel * Jooniste allikas: „Tulevikuvaade tööjõu ja oskuste vajadustele: personali- ja administratiivtöö ning ärinõustamine. Uuringu lühiaruanne 2018“ (Kutsekoda)
Lisa 2 . Dokumendihalduse konsolideerimine riigiasutustes – näited * Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalitus Ministeeriumide ühismaja valmimisel loodi RaMi uus üksus – ühisosakonna dokumenditalitus – kuhu viidi üle JuMi, MKMi, RaMi ja SoMi dokumendihaldurid ja arhivaarid. D okumendihaldustalitus osutab neljale ministeeriumitele dokumendihaldus teenus eid lepingu alusel . Dokumendihaldustalitus tegutseb virtuaalkontorina ning isiklikku kokkupuudet ministeeriumi töötajatega on vähe (nt DHSi kasutajate koolitamine ) . Dokumendihaldustalituse loomiseks andis sisendeid töörühm, millesse kuulusid nelja ministeeriumi dokumendihaldusjuhid ja mida juhtis toonane MKMi haldusosakonna juhataja. Töörühmale andis nõu ka MKMi ITAO nõunik. Töörühm võrdles eri ministeeriumide dokumendihaldusteenuseid ja nende mahtusid ning esitas ettepanekud ühismaja projektimeeskonnale. Üks ettepanekutest oli ühtlustada ministeeriumide samalaadsed tööprotsessid. MKMi ITAO andis lisaks soovituse luua veebileht vm töövahend, mille abil saaks teemade kaupa lihtsasti (nt otsinguaknas) leida, millise ministeeriumi milline struktuuriüksus ja milline teenistuja teemaga tegeleb. Juhtkonna poolt võeti vastu otsus, et kõik neli ministeeriumi lähevad üle ühise le DHSi le DELTA . Seetõttu kulus MKMis, RMis ja SoMis ettevalmistusaeg peamiselt DHSi vahetamisele . Tööprotsesse ei ühtlustatud , kuna see o n väljaspo ol dokumendihaldurite pädevust ja lisaks sooviti suurte muutuste käigus säilitada töörahu. Seetõttu on ka kaks aastat pärast ühismajja kolimist olukord endine – k uigi DHS on justnagu üks , on ühismajas DELTAsid tegelikult neli , igaüks oma liigitusskeemid e ja töövoo gu d ega . Dokumendihaldustalitus el on liigitusskeemide ja säilitustähtaegade ühtlustami ne küll plaanis . Ühismajja kolimise järel on sama DHS mõne erandiga juurutatud ka valitsemisala asutustes . Üleminekut juhtisid dokumendihaldustalituse töötajad ning sellele kulus üle aasta. Allasutuste dokumendihaldurid osutavad oma asutusele dokumendihaldusteenuseid ise. Allasutuste ja ministeeriumite liigitusskeeme ja töövooge omavahel ühtlustatud ei ole. DHSi haldaja on JuM ja selle arendamist korraldab RIK. Dokumendihaldustalitus esitab DELTA arendussoovid RIKile Dokumendihaldustalituses on j ärk-järgult ühtlustatud nelja ministeeriumi dokumendihaldusprotsesse, nt registreerimise korraldust. Arhivaaride tööd planeeritakse üheskoos . Kui dokumendihaldustalitus näeb nelja ministeeriumi võrdluses võimalust bürokraatia vähendamiseks , kas siis menetlusringi lühendamiseks, dokumendist või allkirjast loobumiseks vm, siis tehakse ühisosakonna kaudu ettepanek ministeeriumile . Maavalitsuste poolt RaMi üleantud arhiivide korrastamiseks on R a Mis tähtajalise lepinguga tööl 23 arhivaari, keda juhendab kaks ühistalituse arhivaari. Ühtse juhtimise all on lühikese ajaga saadud täielik ülevaade endiste maavalitsuste arhiividest ja sõlmitud üleandmise arhivaalide kokkulepped Rahvusarhiiviga ehk siis ära tehtud töö , mida 15 asutust ei suutnud ära teha iseseisvalt . Kavas ja eeldada on, et maavalitsuste arhivaalid saavad Rahvusarhiivile üle antud 2020. a . Dokumendihaldustalituse pädevus on olnud mõnevõrra hajus . D okumendihalduritel ei ole selgust, kas nad vastutavad üksnes dokumendihalduse teenuste või ka teabehalduse üldise korraldamise eest . Dokumendihaldurid ei tea, kes on nende partnerid ministeeriumides ja kas nad peaksid olema kaasatud mõnda projekti või mitte. Näiteks ei jõua dokumendihaldustalitusse info, kui ministeerium võtab täita uue funktsiooni või annab funktsiooni üle teisele asutusele. Liigitusskeemide eest vastutab aga praegu dokumendihaldustalitus ja liigitusskeemi muudatused tuleb kooskõlastada Rahvusarhiiviga. Samuti võib olla vaja teha muudatusi DHSis ja otsuseid varasemate dokumentide üleandmise või hävitamise üle. Dokumendihaldustalituse töötajate sõnul on neil m õnevõrra kadunud ka kuuluvuse tunne – nad justnagu oleksid oma endise ministeeriumiga seotud ja samas pole seda. Kuna pädevuse ulatus on tekitanud dokumendihaldurites küsimusi, on veninud ka asjaajamiskordade uuendamine . Kui u ue asjaajamiskorra esialgses versioonis püü ti sama aegselt reguleerida nii ministeeriumide üldist teabehaldust kui ka dokumenditöö üksikasju, siis hiljem keskenduti nelja ministeeriumi dokumendi- ja arhiivihalduse ühtlustamisele. Kui esialgu teenindas iga dokumendihaldur oma endise tööandja ehk ühe ministeeriumi töötajaid, siis 2019. a sügiseks oli jõutud sinnani, et iga dokumendihaldur teenindab kahte ministeeriumi (nt JuM/SoM ). Lahendatud on dokumendihalduri asendamine puhkuste jm äraolekute ajal , mil dokumentide menetlusse suunamiseks kasutatakse käsitsi loodud „spikrit“. Dokumendihaldustalitus on personalitalitusele andnud teada, et dokumentide lihtsamaks suunamiseks on d okumendihalduritel vaja ülevaadet, kes ministeeriumides millega tegeleb . Se llist ülesannete jaotus e kirjeldust kasutaks ka administraatorid ja telefoniteenindajad. DHNi töös on osalenud endised JuMi ja SoMi (kuni 2019. a sügiseni ka MKMi) dokum endihaldusjuhid , esindades vastavat ministeeriumi . SoMi endine dokumendihaldusjuht, kes on ühtlasi talituse juhataja, esindab ka RaMi. DHNi liikmed otsivad ühiselt ka parendusvõimalusi. Dokumendihaldustalituse töötajate arv on mõnevõrra vähenenud , võrreldes ühismajja kolimise eelse ajaga. Töötaja äraoleku, nt lapsehoolduspuhkuse, ajaks ei ole asendajaid võetud ning 2019. a lõpul koondatakse kaks töökohta. Keskkonnaministeeriumi ühine dokumendihaldussüsteem Ke M is ja tema 6 haldus ala asutuses (Keskkonnaamet, Keskkonnainspektsioon, Keskkonnaagentuur, Maa-amet, Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (KEMIT) ning Eesti Loodusmuuseum) on kasutusel ühine DHS , SharePointi platvormil KIRKE , kus samal platvormil on nii siseveeb kui ka DHS . KIRKE oli planeeritud olema täiesti uus ja teistsugune DHS. Selle loomise ettevalmistamist alustati 2010. a . Projektis oli mitmeid tagasilööke, mistõttu aktiivne faas algas 2014. a ning DHS saadi live -valmidus se 2015. a lõpuks. KIRKE on samal platvormil kui HTMi PINAL ja PRIAs kasutatav Nortal DAS ning need DHSid on loonud sama arendaja. Tinglikult saab kolme DHSi pidada üheks. Projekti ette valmistades ühtlustati DHSi vaates keskselt kõikide asutuste liigitusskeemid. F unkts i oonide pikad ja lohisevad nimed muudeti ühtlustamise käigus valdkondlikeks märksõnadeks, mis oleksid asutustes ühesugused ja lihtsalt arusaadavad (näiteks sarja „Keskkonnakasutuse üldine planeerimine ja organiseerimine“ nimetuseks sai „Keskkonnakasutus“). Lisaks vähendati poole võrra sarjade arvu ning likvideeriti all-sarjad . Dokumendihaldurite arv jäi üldjoontes samaks ja nad töötavad igaüks oma asutuses , sh korraldavad kasutajate koolitusi . N ende töö kvaliteet on KeMi üldosakonna juhataja hinnangul pigem tõusnud, sest Ke M veab DHS i keskset peakasutaja rolli ja on arendusvajaduste koondajaks ning sisupoole vedajaks. KEMIT omakorda koordineerib süsteemihaldust, arendustöid ning suhtlust arenduspartneriga. See tähendab, et haldusala a sutustel ei ole vaja planeerida selleks eraldi ressurssi ning nad saavad keskenduda tööde kvaliteedile . DHS is on võimalik teha nii keskseid seadistusi ( metaväljad , dokumendiliigid, ekraanivormid) kui ka asutusespetsiifilisi seadistusi , mis tulenevad menetlusprotsesside eripäradest (eelkõige töövoogude seadistused). DHSi parendamisega tegeletakse pidevalt ning hetkel viiakse DHSi uuele platvormile. KeMi dokumendihaldustalitus saab teenust osutada virtuaalkontorina . Samuti saab KIRKET virtuaalkontorina kasutada töötaja, sest süsteem ei sea takistusi töötamaks kontorist eemal – võimalik on teavet töövoogude kaudu edastada kiiresti ja mugavalt. Teavitused tulevad meilile automaatselt ning teatud toimingute osas saab teavitusi ka eraldi tellida. Sama kehtib ka siseveebi kasutamisele. Lahendamist vajava küsimusena too b KeM välja , et vaja oleks luua asutuste vaheliste töövoogude ristkasutamise töökind el võimalus . Politsei- ja Piirivalveameti dokumendihaldusbüroo ja keskne arhiiv PPA oma ligikaudu 4800 töötajaga on valitsusasutustest suurim . PPA dokumentide maht (ca 450 000 aastas) on suurusel kolmas, nagu ka dokumendihalduse tööpere. 01.05.2019. a seisuga töötab PPAs 61,75 dokumendihaldurit ja 14,25 arhivaari , kes kuuluvad dokumendihaldus- ja tõlkebüroo koosseisu. Dokumendihaldus toimib virtuaalkontorina – moodustatud on regionaalsed dokumendihaldusgrupid ja loodud keskarhiiv . Dokumendihaldus- ja tõlke büroo koosseisu kuulub ka infoturbetalitus . PPA kõigis struktuuriüksustes kasutatakse sama DHSi DELTA. Liigitusskeemid ja tööprotsessid on ühtlustatud . Peamise probleemina nähakse PPAs seda, et igapäevatöö on liiga dokumendipõhine ning et puuduvad kaasaegsed menetlussüsteemid , sh kaasaegsed e-teenused kodanike jaoks. Kuna saabunud dokumendid suunavad menetlusse dokumendihaldurid, on dokumendihaldurite hinnangul töö maht väga suur, eriti pärast nädalavahetust. Kõigi valitsusasutuste võrdluses on maht ühe dokumendihalduri kohta siiski pigem keskmine (ca 10 saadud ja ca 9 väljaläinud dokumenti dokumendihalduri kohta ühes tööpäevas ) ning arvestades asutuse tegevusala on probleemiks ilmselt pigem see, et dokumentide edasisuunamine ehk menetlejani jõudmine võtab aega. Probleemina näevad PPA dokumendihaldurid asutuste-vahelist bürokraatiat ehk suuremahulist dokumendivahetust. Võimalusena nähakse ühist liigitusskeemi, vähemalt ühe valdkonna ulatuses. PP A keskarhiiv käivitati 2018. a. Ettevalmistusi selleks alustati 2015. a arengukava loomisega . Läbi analüüsiti töö mahud ja senine korraldus. K oostöös RKAS-iga koostati lähteülesanne rendipinna leidmiseks. Varem oli PPA-l 57 arhiivihoidlat üle Eesti 23 asukohas. 2018. a septembriks olid kõik arhiividokumendid kolitud kokku Tallinnas Liivalao 14 asuvatesse renditud keskarhiivi ruumidesse (paralleelselt keskarhiiviga moodustati ka jälitusdokumentide arhiiv Pärnu mnt 139 asuvasse hoidlasse). Arhiivihoidla sisustamisel kasuta ti PPA arhiiviriiuleid. K olimiskulud kujunesid arvestatust suuremaks , kuna arhiiviriiulite lahtivõtmine ja uuesti kokkupanemine oli aeganõudev. Seetõttu oleks võinud kaaluda uute arhiiviriiulite soetamist . Keskarhiivi loomise järel on kogu PPA arhiiv ühetaolise ülesehituse ga ja arhiividokumentide säilitustingimused on nõuetekohase d . A rhivaalide korrastamise kvaliteet on tõusnud . T öökorralduse muutmise tulemusel oli võimalik vähendada arhiividokumentidega televate arhivaaride arvu . Keskarhiivis töötab varasema 36 arhivaari asemel nüüd 14 arhivaari , millega langesid personalikulud. Arhiividokumentide kättesaadavus (päringutele vastamine, toimikute laenutamine) ei ole keskarhiivi moodustamise järel halvenenud (n t on väljapoole Tallinna võimalik paberkandjal originaali asemel on enamasti edastada selle skaneeritud koopia). Riigikoolide dokumendihalduse keskne ühtlustamine Riigikoolide dokumendihalduse ühtlustamise projekt, mida on juhtinud HTM, on kestnud 4 aastat. Esmalt , a lates 2014. a, keskendus HTM koolide ühtsesse DHSi toomisele, mis jõudis 2018. a jaanuaris rakenduskõrgkoolide üle toomisega ka lõpule . Projekti algul kasutas 18 kooli dokumentide haldamiseks veel paberil registreerimisraamatuid või Exceli faile. Hetkel kasutavad kõik riigikoolid Eesti Koolide I nfosüsteemi EKIS, mis on sisuliselt DSH Webdesktop mõningaste koolile sobivate täiendustega. Koolijuhid väljendasid projekti käigus ühist soovi, et andmete sisestus oleks läbimõeldud: et kogutaks ainult vajalike andmeid ning et loodaks lahendus, mis arvestab teisi koolitöös kasutatavaid infosüsteeme (EHIS, ÕIS, SAP) ja samu andmeid ei tuleks korduvalt eri infosüsteemidesse, sh DHSi , sisestada, vaid toimiks andmevahetus. Tööprotsesse ja liigitusskeeme on proovitud ühtlustada, kuid see töö ei ole lõpule jõudnud . Koolide dokumendihalduses (nt avalikustamine) on olnud puudujääke ja 2019. a aasta on läinud juhendite, heade tavade jmt koostamisele, et kindlustada ühetaoline arusaam asjade toimimisest haridusasutustes. EKISes on alustatud dokumendiliikide (sh metaandmestik ) ühtlustamisega . Seni kasutasid eri tüüpi koolid erinevaid dokumendiliike ja menüüsid. Dokumendihalduse töötajate arv koolides ei ole muutunud. Kõikides riigikoolides on olemas juhiabi, kes tavaliselt täidab ka personalitöötaja ja veel mõnda rolli . HTM on loomas kooli juhiabi profiili, et koolijuhtidel oleks värbamine kergem. Osa koole on katsetanud juhiabi teenuse sisseostmist kaugtööna , mis ei ole HTMi hinnangul olnud kuigi edukas . Juhiabide tase on väga erinev, paljudel on erasektori taust ja seetõttu võtab ka harjumine oma aja. HTM on tellinud 2019. a sügiseks 4-päevalise dokumendihalduse teemalise koolituse kõikidele juhiabidele. Lisaks annab HTM välja infokirja kuhu koondatakse aktuaalsed teemad, KKK-d ja juhised. EKISe korrastamine , sh AKI ettepanekute täitmine ja menüüde ühildamine on tegevus, mis võtab HTMil ilmselt aega veel kuni 2020. a. Samas on HTM analüüsimas, kas vahetada praegu koolides kasutatav DHS välja mõne teise vastu ning uuritud on ka võimalust anda koolide dokumendihalduse korraldamine üle RTK-le . Kuna EKISt kasutab kokku ca 500 asutust, on DHSi vahetamine seotud suure töömahu ja suurte riskidega ning otsused tuleb teha väga läbikaalutult. Olenemata analüüsi tulemustest on HTMi selge seisukoht, et liigutakse igas mõttes ühtse ühtlustatud süsteemi poole. * Alli kas: arutelud DHNis , asutuste dokumendihaldusjuhid (K. Allert, RaM ; K. Potsepp, PPA; K. Laius, KeM ; M. Kask, HTM) , RMi ühisosakonna juhataja (M.-S. Sahku) ning projekti või töörühma juhtinud isikud (M. Kaljumäe, MKM; I. Põder, endine PPA töötaja; K. Vapper, KeM ja T. Mäesalu, endine HTMi töötaja).
Lisa 5. Valitsusasutuste dokumendihalduse töötajad asutuste kaupa 01.05.2019. a seisuga * Valitsemisala Asutuse nimi Tööpere nimetus Tööpere taseme number Aktiivses teenistus - suhtes isikute arv taandatud täistööajale ASJAAJAMINE JA DOKUMENDIHALDUS 389,2 Haridus- ja Teadusministeerium Haridus- ja Teadusministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 2 Haridus- ja Teadusministeerium Haridus- ja Teadusministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Haridus- ja Teadusministeerium Rahvusarhiiv Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 2 Justiitsministeerium Andmekaitse Inspektsioon Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1 Justiitsministeerium Konkurentsiamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3A 1 Justiitsministeerium Patendiamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2B 1 Justiitsministeerium Patendiamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3B 1 Justiitsministeerium Prokuratuur Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 34 Justiitsministeerium Prokuratuur Asjaajamine ja dokumendihaldus 2A 1 Justiitsministeerium Prokuratuur Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Asjaajamine ja dokumendihaldus 1 2 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 70,5 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Asjaajamine ja dokumendihaldus 2A 3 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 7,5 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Asjaajamine ja dokumendihaldus 3B 1 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 11 Keskkonnaministeerium Keskkonnaministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 3 Keskkonnaministeerium Keskkonnaministeerium Info- ja dokumendihaldus 2 2 Keskkonnaministeerium Keskkonnaamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 1 Keskkonnaministeerium Keskkonnaamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2A 13 Keskkonnaministeerium Keskkonnaamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3A 2 Keskkonnaministeerium Keskkonnainspektsioon Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 1 Keskkonnaministeerium Keskkonnainspektsioon Info- ja dokumendihaldus 3 2 Keskkonnaministeerium Maa-amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2A 2 Keskkonnaministeerium Maa-amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3A 2 Keskkonnaministeerium Maa-amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Kultuuriministeerium Kultuuriministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 5 1 Maaeluministeerium Maaeluministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 3 Maaeluministeerium Põllumajandusamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2A 2 Maaeluministeerium Põllumajandusamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3A 1 Maaeluministeerium Põllumajandusamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 5 1 Maaeluministeerium Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 3 Maaeluministeerium Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 2 Maaeluministeerium Veterinaar- ja Toiduamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 14 Maaeluministeerium Veterinaar- ja Toiduamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1 Maaeluministeerium Veterinaar- ja Toiduamet Info- ja dokumendihaldus 2 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Lennuamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Maanteeamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 2 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Maanteeamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Maanteeamet Info- ja dokumendihaldus 2 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Riigi Infosüsteemi Amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Veeteede Amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 1,5 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Veeteede Amet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1 Riigikantselei Riigikantselei Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 3 Põhiseaduslikud institutsioonid ja Riigikantselei Riigikantselei Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1 Põhiseaduslikud institutsioonid ja Riigikantselei Riigikantselei Asjaajamine ja dokumendihaldus 5 1 Rahandusministeerium Rahandusministeerium *** Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 13 Rahandusministeerium Rahandusministeerium *** Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 3,2 Rahandusministeerium Maksu- ja Tolliamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 12 Rahandusministeerium Maksu- ja Tolliamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 2 Rahandusministeerium Maksu- ja Tolliamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Rahandusministeerium Statistikaamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 0,3 Siseministeerium Siseministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 3A 2 Siseministeerium Siseministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 3B 1 Siseministeerium Siseministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Siseministeerium Häirekeskus Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1,5 Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 1 1 Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 54,75 Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 4 Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 5 1 Siseministeerium Päästeamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1 Siseministeerium Päästeamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Sotsiaalministeerium Ravimiamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 3,8 Sotsiaalministeerium Ravimiamet Info- ja dokumendihaldus 2 4,9 Sotsiaalministeerium Sotsiaalkindlustusamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 17 Sotsiaalministeerium Sotsiaalkindlustusamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 5 Sotsiaalministeerium Sotsiaalkindlustusamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 5 1 Sotsiaalministeerium Terviseamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 2B 6 Sotsiaalministeerium Terviseamet Asjaajamine ja dokumendihaldus 3A 1 Sotsiaalministeerium Tööinspektsioon Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 1,5 Sotsiaalministeerium Tööinspektsioon Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 12 Sotsiaalministeerium Tööinspektsioon Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Välisministeerium Välisministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 2A 11,75 Välisministeerium Välisministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 2B 2 Välisministeerium Välisministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 3A 2 Välisministeerium Välisministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 3B 4 Välisministeerium Välisministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1 Välisministeerium Välisministeerium Asjaajamine ja dokumendihaldus 5 1 ARHIIVINDUS (v.a Rahvusarhiiv) 90,3 Haridus- ja Teadusministeerium Haridus- ja Teadusministeerium Arhiivindus 2 1 Justiitsministeerium Patendiamet Arhiivindus 2 1 Justiitsministeerium Prokuratuur Arhiivindus 2 0,6 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Arhiivindus 1 1 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Arhiivindus 2 3 Keskkonnaministeerium Keskkonnaministeerium Arhiivindus 2 1 Keskkonnaministeerium Maa-amet Arhiivindus 1 11 Keskkonnaministeerium Maa-amet Arhiivindus 2 3 Keskkonnaministeerium Maa-amet Arhiivindus 3 1 Keskkonnaministeerium Maa-amet Arhiivindus 5 1 Kultuuriministeerium Muinsuskaitseamet Arhiivindus 1 1 Kultuuriministeerium Muinsuskaitseamet Arhiivindus 2 1 Maaeluministeerium Maaeluministeerium Arhiivindus 2 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Veeteede Amet Arhiivindus 1 1 Riigikantselei Riigikantselei Arhiivindus 3 1 Rahandusministeerium Rahandusministeerium *** Arhiivindus 1 4,8 Rahandusministeerium Rahandusministeerium *** Arhiivindus 2 21,85 Rahandusministeerium Maksu- ja Tolliamet Arhiivindus 2 2 Rahandusministeerium Maksu- ja Tolliamet Arhiivindus 5 1 Siseministeerium Siseministeerium Arhiivindus 1 3 Siseministeerium Siseministeerium Arhiivindus 2 8 Siseministeerium Siseministeerium Arhiivindus 3 1 Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet Arhiivindus 1 13,25 Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet Arhiivindus 3 1 Sotsiaalministeerium Sotsiaalkindlustusamet Arhiivindus 1 4 Välisministeerium Välisministeerium Arhiivindus 1 1 Välisministeerium Välisministeerium Arhiivindus 2 0,8 SEKRETÄRITÖÖD (tase 1– 2 ) 9 5 ,425 Haridus- ja Teadusministeerium Haridus- ja Teadusministeerium Sekretäritööd 2 5 Haridus- ja Teadusministeerium Keeleinspektsioon Sekretäritööd 2 1 Justiitsministeerium Justiitsministeerium Sekretäritööd 2 2 Kaitseministeerium Kaitseministeerium Sekretäritööd 2 3 Keskkonnaministeerium Keskkonnaministeerium Sekretäritööd 1 1 Kultuuriministeerium Kultuuriministeerium Sekretäritööd 2 2 Maaeluministeerium Veterinaar- ja Toiduamet Sekretäritööd 1 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Sekretäritööd 2 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Maanteeamet Sekretäritööd 2 4 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Veeteede Amet Sekretäritööd 2 2 Riigikantselei Riigikantselei Sekretäritööd 1 1 Riigikantselei Riigikantselei Sekretäritööd 2 2 Rahandusministeerium Rahandusministeerium Sekretäritööd 1 2 Rahandusministeerium Rahandusministeerium Sekretäritööd 2 3 Rahandusministeerium Maksu- ja Tolliamet Sekretäritööd 1 2 Rahandusministeerium Statistikaamet Sekretäritööd 1 2,2 Rahandusministeerium Statistikaamet Sekretäritööd 2 3 Siseministeerium Siseministeerium Sekretäritööd 2 1 Siseministeerium Päästeamet Sekretäritööd 2 5 Sotsiaalministeerium Ravimiamet Sekretäritööd 2 2 Välisministeerium Välisministeerium Sekretäritööd 2 50,225 KOKKU 57 4 ,925 *Allikas: Rahandusministeerium **Kogu valitsemisala ***Teenindavad JuMi , MKMi , RaMi ja SoMi , arhiivinduse töötajad korrastavad ka endiste maavalitsuste arhiive (tähtajaline töö) a rhiiv e
Lisa 6. Valitsusasutuste dokumendihalduse töö taja koguarv ja keskmine põhipal k /töötasu tasemete kaupa 01.05.2019. a seisuga * Tööpere nimetus Tööpere taseme number Määratud põhipalk taandatud täistööajale Töötajate arv taandatud täistööajale Arhiivindus 1 1075 40,05 Arhiivindus 2 1234 44,25 Arhiivindus 3 1383 4 Arhiivindus 5 1786 2 Asjaajamine ja dokumendihaldus 1 1090 3 Asjaajamine ja dokumendihaldus 2 1164 235,05 Asjaajamine ja dokumendihaldus 2A 1264 32,75 Asjaajamine ja dokumendihaldus 2B 1160 9 Asjaajamine ja dokumendihaldus 3 1514 51,3 Asjaajamine ja dokumendihaldus 3A 1215 11 Asjaajamine ja dokumendihaldus 3B 1793 7 Asjaajamine ja dokumendihaldus 4 1837 24,2 Asjaajamine ja dokumendihaldus 5 2462 6 Info- ja dokumendihaldus 2 1487 9,9 Sekretäritööd 1 1054 9,2 Sekretäritööd 2 1388 8 7 ,225 KOKKU: 57 5 ,9 *Allikas : Rahandusministeerium, SAP BO aruandluskeskkond , aruanne HR014 . Arhiivindus – v.a Rahvusarhiiv, sekretäritööd – tase 1 ja 2.
Lisa 7 . Valitsusasutuste dokumendihalduse tööpere ja nende teenindatavad töötajad 01.05.2019. a seisuga * Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Töötajate arv Sekretäri-töö (tase 1 ja 2) Arhiivindus Info- ja doku m en - dihaldus Asjaaja-mine ja DH DH tööpere kokku Töötajate arv ilma DH tööpereta Üks DH tööpere liige teenindab HTM 200 5,00 1,00 3,00 9,00 191,00 21,2 Rahvusarhiiv 187 96,80 ** 2,00 2,00 185 92,5 Keeleinspektsioon 16 1,00 1,00 15,00 15,0 JuM 151 2,00 3,00 *** 4,00 *** 9,00 142,00 15,8 Andmekaitse inspektsioon 16 1,00 1,00 15,00 15,0 Konkurentsiamet 40 1,00 1,00 39,00 39,0 Patendiamet 55 1,00 2,00 3,00 52,00 17,3 Prokuratuur 256 0,60 36,00 36,60 219,40 6,0 KaM 150 3,00 x 4,00 x 95,00 x 95,00 x 3 877,00 x 40,8 Kaitseressursside Amet 85 0,00 Kaitsevägi 3 744 0,00 KeM 187 1,00 1,00 2,00 3,00 7,00 180,00 25,7 Keskkonnaamet 339 16,00 16,00 323,00 20,2 Keskkonnainspektsioon 174 1,00 2,00 3,00 171,00 57,0 Maa-amet 278 16,00 5,00 21,00 257,00 12,2 KuM 75 2,00 1,00 3,00 72,00 24,0 Muinsuskaitseamet 63 1,00 2,00 3,00 60,00 20,0 MaM 210 1,00 3,00 4,00 206,00 51,5 Põllumajandusamet 185 4,00 4,00 181,00 45,3 PRIA 338 5,00 5,00 333,00 66,6 Veterinaar- ja Toiduamet 310 1,00 1,00 15,00 17,00 293,00 17,2 MKM 205 1,00 2,00 *** 4,00 *** 7,00 198,00 28,3 Lennuamet 27 1,00 1,00 26,00 26,0 Maanteeamet 508 4,00 1,00 3,00 8,00 500,00 62,5 Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Töötajate arv Sekretäri-töö (tase 1 ja 2) Arhiivindus Info- ja doku m en - dihaldus Asjaaja-mine ja DH DH tööpere kokku Töötajate arv ilma DH tööpereta Üks DH tööpere liige teenindab RIA 124 1,00 1,00 123,00 123,0 TTJA 76 2,00 2,00 74,00 37,0 Veeteede Amet 261 2,00 1,00 2,50 5,50 255,50 46,5 RaM 400 5,00 19,65 *** 4,20 *** 28,85 371,15 12,9 MTA 1 321 2,00 3,00 15,00 20,00 1 301,00 65,1 Statistikaamet 384 5,20 0,30 5,50 378,50 68,8 Riigikantselei 139 3,00 1,00 5,00 9,00 130,00 14,4 SiM 191 1,00 12,00 4,00 17,00 174,00 10,2 Häirekeskus 223 1,50 1,50 221,50 147,7 PPA 4 836 14,25 61,75 76,00 4 760,00 62,6 Päästeamet 2 150 5,00 2,00 7,00 2 143,00 306,1 SoM 171 2,00 *** 4,00 *** 6,00 165,00 27,5 Ravimiamet 83 2,00 4,90 3,80 10,70 72,30 6,8 Sotsiaalkindlustusamet 546 4,00 23,00 27,00 519,00 19,2 Terviseamet 265 7,00 7,00 258,00 36,9 Tööinspektsioon 107 14,50 14,50 92,50 6,4 VäM 594 67,225 1,80 21,75 90,78 503,23 5,5 KOKKU/KESKMINE 585,93 19 077,08 44,0 *Allikas: Rahandusministeerium **Asutuse põhitegevuse töötajad ***Töötavad RaM ühisosakonnas x Kogu KaM valitsemisala kokku Joonis 1. Ministeeriumi valitsemisala DH tööpere üks liige teenindab keskmiselt
Lisa 12 . Valitsusasutuste juhiabid asutuste kaupa 01.05.2019. a seisuga* Valitsemisala Asutuse nimi Tööpere nimetus Tööpere taseme number Aktiivses teenistussuhtes isikute arv taandatud täistööajale Haridus- ja Teadusministeerium Haridus- ja Teadusministeerium Sekretäritööd 3 2 Justiitsministeerium Justiitsministeerium Sekretäritööd 3 4 Kaitseministeerium Kaitseministeerium ** Sekretäritööd 3 5 Keskkonnaministeerium Keskkonnaministeerium Sekretäritööd 3 1 Keskkonnaministeerium Maa-amet Sekretäritööd 3 1 Kultuuriministeerium Kultuuriministeerium Sekretäritööd 3 2 Kultuuriministeerium Muinsuskaitseamet Sekretäritööd 3 1 Maaeluministeerium Maaeluministeerium Sekretäritööd 3 3 Maaeluministeerium Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet Sekretäritööd 3 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Sekretäritööd 3 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Sekretäritööd 4 1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Maanteeamet Sekretäritööd 3 3 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Riigi Infosüsteemi Amet Sekretäritööd 3 2 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Veeteede Amet Sekretäritööd 3 1 Riigikantselei Riigikantselei Sekretäritööd 3 8,42 Rahandusministeerium Rahandusministeerium Sekretäritööd 3 9,75 Rahandusministeerium Maksu- ja Tolliamet Sekretäritööd 3 1 Siseministeerium Siseministeerium Sekretäritööd 3 2 Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet Sekretäritööd 3 7 Siseministeerium Päästeamet Sekretäritööd 3 1 Valitsemisala Asutuse nimi Tööpere nimetus Tööpere taseme number Aktiivses teenistussuhtes isikute arv taandatud täistööajale Sotsiaalministeerium Sotsiaalministeerium Sekretäritööd 3 1 Sotsiaalministeerium Sotsiaalkindlustusamet Sekretäritööd 3 1 Välisministeerium Välisministeerium Sekretäritööd 3 14 Välisministeerium Välisministeerium Sekretäritööd 4 3 KOKKU 76,17 *Allikas: Rahandusministeerium **Kogu valitsemisala
Lisa 1. Dokumendihaldus korraldamise ülesande saaja – alternatiivid Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalitus Rahvusarhiiv Riigi Tugiteenuste Keskus Väline teenusepakkuja Seos asutuse põhiülesannetega Puudub . Seotud osaliselt ( hindab asutuste dokumentide arhiiviväärtus t , kogub arhivaale , nõustab asutusi ) Seotud (osutab teenuseid tugiteenuste osutamise kokkuleppe sõlminud asutustele , korraldab mõningaid tugitegevusi ) Ü lesande saab anda halduslepinguga (kes on volitaja ?) Ülesande sätestamine õigusaktis Vaja muuta VV määrust ( RMi põhimäärus ) . Vaja muuta arhiiviseadust ja HTMi määrust (RA põhimäärus) . Vaja täiendada VV määrust ( RTK põhimäärus ) . Ei ole vaja Varasem kogemus tugitegevuse ülesannete ülevõtmisel Olemas (4 ministeeriumi) Ei ole Olemas ( 160 asutust: finants-, personali- ja palgaarvestus, riigihanked) Ei ole teada Asutustega koostöö korraldamine Kantslerite kohtumised Üks-ühele konsultatsioon, teavitusüritused RTK nõuko da Puudub Personal Võimalik üle viia asutustest . Kvaliteet korraldaja kontrolli all. Võimalik üle viia asutustest . Kvaliteet korraldaja kontrolli all. Võimalik üle viia asutustest . Kvaliteet korraldaja kontrolli all. Vajalikus mahus puudub . Kvaliteet teadmata. Ruumid Puuduvad , v.a arhiiviruum Puuduvad ? Ei ole teada Regionaalsed allüksused Puuduvad Tartu, Tallinn, Rakvere Tallinn, Tartu, Viljandi Ei ole teada Seotud infosüsteemid Puuduvad ASTRA (liigitusskeemid), AIS (arhiivi infosüsteem) RTIP (riigitöötaja iseteenindus) , SAP (riigi raamatupidamine, majandus- ja personaliarvestus) Puuduvad (v.a kui teenust pakub DHSi arendaja) S eotud teenused IT tugi IT tugi, arhi iviteatiste väljastamine , digitaaldokumentide pikaajalise säilitamise teenus IT tugi, p ersonaliarvestus, arendus ja koolitus jm Ei ole teada Teenuse kulud Personali-, ruumi- ja IT-kulud Personali-, ruumi- ja IT-kulud Personali-, ruumi- ja IT-kulud Eduka pakkumuse alusel (sisaldab personali, ruumi- ja IT-kulusid)
Lisa 4 . Valitsusasutuste DHSides 2018. a registreeritud dokumen tide vahetamine ja sisedokumendid Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Saadud dokumendid* Väljasaadetud dokumendid* Muud* Haridus- ja teadusministeerium 5 061 4 847 9 324 Keeleinspektsioon 869 1 941 1 186 Rahvusarhiiv 418 131 9 408 Justiitsministeerium 10 955 6 772 1 020 Andmekaitse inspektsioon 3 541 3 341 43 Konkurentsiamet 2 777 1 921 501 Patendiamet 463 119 280 Prokuratuur 15 266 14 053 3 296 Kaitseministeerium 5 000 3 673 3 290 Kaitseressursside Amet 24 940 66 573 1 232 Kaitsevägi 21 472 6 314 27 973 Keskkonnaministeerium 8 915 2 204 19 245 Keskkonnaamet 30 860 23 013 97 182 Keskkonnainspektsioon 8 111 4 914 6 159 Maa-amet 23 407 13 611 73 139 Kultuuriministeerium 1 893 830 4 894 Muinsuskaitseamet 2 722 3 216 1 279 Maaeluministeerium 8 052 3 045 4 103 Põllumajandusamet 43 287 3 248 15 877 Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet 296 710 218 187 7 925 Veterinaar- ja Toiduamet 24 679 4 927 99 963 Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium 8 527 5 608 3 430 Lennuamet 3 255 2 469 8 992 Maanteeamet 59 693 18 567 11 938 Riigi Infosüsteemi Amet 1 200 466 3 258 Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet 1 332 573 1 132 Veeteede Amet 2 744 1 568 1 516 Rahandusministeerium 9 550 3 723 3 149 Maksu- ja Tolliamet 80 022 72 486 14 001 Statistikaamet 10 504 1 758 2 430 Riigikantselei 2 885 2 027 1 431 Siseministeerium 6 036 3 882 2 640 Häirekeskus 678 374 805 Politsei- ja Piirivalveamet 168 785 146 085 138 529 Päästeamet 19 606 18 004 21 030 Sotsiaalministeerium 4 827 2 299 1 035 Ravimiamet 9 402 4 944 1 939 Sotsiaalkindlustusamet 266 711 213 127 20 520 Terviseamet 10 695 10 586 9 159 Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Saadud dokumendid* Väljasaadetud dokumendid* Muud* Tööinspektsioon 50692 42353 9069 Välisministeerium 14 157 11 095 16 463 KOKKU 2 879 358 1 270 699 948 874 659 785 * Allikas: valitsusasutuste dokumendihaldusjuhid Joonis 1 . Sissetulnud, väljaläinud ja muude dokumentide osakaal valitsusasutuste DHSides 2018. a Joonis 2 . Ministeeriumite DHSides 2018. a registreeritud sissetulnud, väljaläinud ja muud dokumendid
Lisa 10 . Valitsusasutuste peamised DHSid 01.05.2019. a seisuga* DELTA JuM Andmekaitse inspektsioon Konkurentsiamet Patendiamet Prokuratuur KuM MKM Lennuamet Maanteeamet RIA TTJA Veeteede Amet RaM SiM Häirekeskus PPA Päästeamet SoM Sotsiaalkindlustusamet Terviseamet Webdesktop Muinsuskaitseamet MaM Põllumajandusamet Veterinaar- ja Toiduamet Tööinspektsioon VäM KIRKE KeM Keskkonnaamet Keskkonnainspektsioon Maa-amet PINAL HTM Rahvusarhiiv Keeleinspektsioon Nortal DAS PRIA Postipoiss Kaitseressursside Amet Kaitsevägi GoPro KaM Riigikantselei OpenText Contet Suite Maksu- ja Tolliamet Statistikaamet DORA Ravimiamet * Allikas: valitsusasutuste dokumendihaldusjuhid Joonis 1. Valitsusasutuste igapäevatöös kasutatavad DHSid Joonis 2 . Valitsusasutuste s enim kasutatavad DHSid
Lisa 3. Valitsusasutuste DHSides 2018. a registreeritud dokumendid ja valitsusasutuste töötajad Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Registreeritud dokumentide arv 2018.a. * A sutuse töötajate arv 2018.a lõpu seisuga * * D ok umente aastas ühe töötaja kohta Haridus- ja teadusministeerium 19 232 200 96 Keeleinspektsioon 3 996 16 250 Rahvusarhiiv 9 957 187 53 Justiitsministeerium 18 747 151 124 Andmekaitse inspektsioon 6 925 16 433 Konkurentsiamet 5 199 40 130 Patendiamet 862 55 16 Prokuratuur 32 615 256 127 Kaitseministeerium 11 963 150 80 Kaitseressursside Amet 92 745 85 1091 Kaitsevägi 55 759 3 744 15 Keskkonnaministeerium 30 364 187 162 Keskkonnaamet 151 055 339 446 Keskkonnainspektsioon 19 184 174 110 Maa-amet 110 157 278 396 Kultuuriministeerium 7 617 75 102 Muinsuskaitseamet 7 217 63 115 Maaeluministeerium 15 200 210 72 Põllumajandusamet 103 590 185 560 Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet 522 822 338 1547 Veterinaar- ja Toiduamet 129 569 310 418 Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium 17 565 205 86 Lennuamet 14 716 27 545 Maanteeamet 90 198 508 178 Riigi Infosüsteemi Amet 4 924 124 40 Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet 3 037 76 40 Veeteede Amet 5 828 261 22 Rahandusministeerium 16 422 400 41 Maksu- ja Tolliamet 166 509 1 321 126 Statistikaamet 14 692 384 38 Riigikantselei 6 343 139 46 Siseministeerium 12 558 191 66 Häirekeskus 1 857 223 8 Politsei- ja Piirivalveamet 453 399 4 836 94 Päästeamet 58 640 2 150 27 Sotsiaalministeerium 8 161 171 48 Ravimiamet 16 285 83 196 Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Registreeritud dokumentide arv 2018.a.* A sutuse töötajate arv 2018.a lõpu seisuga* D ok umente aastas ühe töötaja kohta Sotsiaalkindlustusamet 500 358 546 916 Terviseamet 30 440 265 115 Tööinspektsioon 102 114 107 954 Välisministeerium 41 715 594 70 * Allikas: valitsusasutuste dokumendihaldusjuhid ** Allikas: Rahandusministeerium Joonis 1. Ministeeriumite DHSides 2018. a registreeritud dokumentide arv võrreldes ministeeriumite hallatavate valitsusasutuste dokumentide ga . Joonis 2 . Valitsusasutustes 2018. a registreeritud dokumentide arv ühe töötaja kohta
Lisa 8 . Valitsusasutustes dokumentide vastuvõtmise ja jaotamise ning väljasaatmisega seotud dokumendihaldurid Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused 2018. a sisse-tulnud ja välja- saadetud dokumente Dokumendi-haldureid/ sekretäre 01.05.2019 Dokumendi - haldur registreerib aastas Dokumendi - haldur registreerib tööpäevas HTM 9 908 3,00 3 302,7 12,7 Rahvusarhiiv 549 2,00 274,5 1,1 Keeleinspektsioon 2 810 1,00 * 2 810,0 10,8 JuM 17 727 4,00 ** 4 431,8 17,0 Andmekaitse inspektsioon 6 882 1,00 6 882,0 26,5 Konkurentsiamet 4 698 1,00 4 698,0 18,1 Patendiamet 582 2,00 291,0 1,1 Prokuratuur 29 319 36,00 814,4 3,1 KaM valitsemisala 127 972 95,00 1 347,0 5,2 Kaitseressursside Amet 0,00 0,0 Kaitsevägi 0,00 0,0 KeM 11 119 5,00 2 223,8 8,6 Keskkonnaamet 53 873 16,00 3 367,1 13,0 Keskkonnainspektsioon 13 025 3,00 4 341,7 16,7 Maa-amet 3 7018 5,00 7 403,6 28,5 KuM 2 723 1,00 2 723,0 10,5 Muinsuskaitseamet 5 938 1,00 * 5 938,0 22,8 MaM 11 097 3,00 3 699,0 14,2 Põllumajandusamet 46 535 4,00 11 633,8 44,7 PRIA 514 897 5,00 102 979,4 396,1 Veterinaar- ja Toiduamet 29 606 16,00 1 850,4 7,1 MKM 14 135 4,00 ** 3 533,8 13,6 Lennuamet 5 724 1,00 5 724,0 22,0 Maanteeamet 78 260 4,00 19 565,0 75,3 RIA 1 666 1,00 1 666,0 6,4 TTJA 1 905 2,00 952,5 3,7 Veeteede Amet 4 312 2,50 1 724,8 6,6 RaM 13 273 4,20 ** 3 160,2 12,2 MTA 152 508 15,00 10 167,2 39,1 Statistikaamet 12 262 2,50 * 4 904,8 18,9 Riigikantselei 4 912 5,00 982,4 3,8 SiM 9 918 4,00 2 479,5 9,5 Häirekeskus 1 052 1,50 701,3 2,7 PPA 314 870 61,75 5 099,1 19,6 Päästeamet 37 610 2,00 18 805,0 72,3 SoM 7 126 4,00 ** 1 781,5 6,9 Ravimiamet 14 346 8,70 1 649,0 6,3 Sotsiaalkindlustusamet 479 838 23,00 20 862,5 80,2 Terviseamet 21 281 7,00 3 040,1 11,7 Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused 2018. a sisse-tulnud ja välja- saadetud dokumente Dokumendi-haldureid/ sekretäre 01.05.2019 Dokumendi - haldur registreerib aastas Dokumendi - haldur registreerib tööpäevas Tööinspektsioon 93 045 14,50 6 416,9 24,7 VäM 25 252 21,75 1 161,0 4,5 KOKKU/KESKMINE 2 219 573 25,3 * Sekretärid ** Töötavad RaM ühisosakonnas Joonis 1. 2018. a si ssetulnud ja väljaläinud dokumendid ühe dokumendihalduri kohta ( v.a PRIA )
Lisa 9. Valitsusasutustes 1997. a või varem loodud ja saadud dokumendid ning arhiivinduse tööpere Joonis 1. Valitsusasutuste arhiivide seis 01.05.2019. a seisuga Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Arhivaarid * Arhiivi seis (1997. a või varem loodud dokumendid) ** HTM 1,00 Dokumendid on korrastamisel. Rahvusarhiiv Kõik vajalikud dokumendid on Rahvusarhiivile üle antud või hävitatud. Keeleinspektsioon Kõik vajalikud dokumendid on Rahvusarhiivile üle antud või hävitatud. Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Arhivaarid * Arhiivi seis (1997. a või varem loodud dokumendid) ** JuM 3,00*** Dokumendid on korrastamisel. Andmekaitse inspektsioon A s utus ei tegutsenud sel ajal. Konkurentsiamet Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. Patendiamet 1,00 Dokumendid on korrastamisel. Prokuratuur 0,60 Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. KaM valitsemisala 4,00 Dokumendid on korrastamisel. Kaitseressursside Amet Dokumendid on korrastamisel. Kaitsevägi Dokumendid on korrastamisel. KeM 1,00 Dokumendid on korrastamisel. Keskkonnaamet Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. Keskkonnainspektsioon Dokumendid on korrastamisel. Maa-amet 16,00 Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. KuM Dokumendid on korrastamisel. Muinsuskaitseamet 2,00 Dokumendid on korrastamisel. Me M 1,00 Kõik vajalikud dokumendid on Rahvusarhiivile üle antud või hävitatud. Põllumajandusamet Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. PRIA Asutus ei tegutsenud sel ajal. Veterinaar- ja Toiduamet Dokumendid on korrastamisel. MKM 2,0*** Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. Lennuamet Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. Maanteeamet Dokumendid on korrastamisel. RIA Dokumendid on korrastamisel. TTJA Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. Veeteede Amet 1,00 Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. RaM 19 ,65 Ü levaade puudub. Maksu- ja Tolliamet 3,00 Dokumendid on korrastamisel. Statistikaamet Dokumendid on korrastamisel. Riigikantselei 1,00 Kõik vajalikud dokumendid on Rahvusarhiivile üle antud või hävitatud. Ministeeriumid ja nende hallatavad valitsusasutused Arhivaarid* Arhiivi seis (1997. a või varem loodud dokumendid)** SiM 12,00 Dokumendid on korrastatud, ootavad Rahvusarhiivile üle andmist. Häirekeskus Dokumendid on korrastamisel. PPA 14,25 Kõik vajalikud dokumendid on Rahvusarhiivile üle antud või hävitatud. Päästeamet Kõik vajalikud dokumendid on Rahvusarhiivile üle antud, hävitatud on osaliselt. SoM 3,00*** Kõik vajalikud dokumendid on Rahvusarhiivile üle antud või hävitatud. Ravimiamet Dokumendid on korrastamisel. Sotsiaalkindlustusamet 4,00 Dokumendid on korrastamisel. Terviseamet Dokumendid on korrastamisel. Tööinspektsioon Dokumendid on korrastamisel. VäM 1,80 Dokumendid on korrastamisel. * Allikas: Rahandusministeerium ** Allikas: valitsusasutuste dokumendihaldusjuhid *** Töötavad RaM ühisosakonnas