Leping

Lisa 1 Varahalduse audit Pakkumus Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ 08. jaanuar 2024 Pirgit Lohk Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus Lõõtsa 8A, 11415 Tallinn 08. jaanuar 2024 Austatud Pirgit Lohk Täname Teid võimaluse eest esitada CheckIT OÜ pakkumine Riigi IT Keskuse varahalduse auditi läbiviimiseks. Pakkumuse tegemisel oleme lähtunud meile tänaseks teadaolevast informatsioonist (teie pakkumiskutse ja vestlus), arusaamadest ja nägemusest teie vajaduste kohta. Käesolevas pakkumuses esitame pakkumuse maksumuse ning anname ülevaate töö läbiviimise metoodikast. Juhime tähelepanu, et läbiviidav töö ei ole kindlustandev audit, vaid nõustamise eesmärgil läbiviidav audit. RIT varahalduse audit Pakkumus Kinnitame, et ettevõttel ega ka meeskonnaliikmetel ei esine huvide konflikti käesoleva pakkumise osas. Peame Riigi IT Keskust oluliseks kliendiks ning oleme veendunud, et meil on vajalikud teadmised ja kogemused antud töö professionaalseks teostamiseks. Loodame, et meie pakkumuses toodu vastab Teie ootustele. Juhul, kui Teil tekib küsimusi, oleme neile meeleldi nõus vastama. Kontaktisikuks on Mihkel Lauk (telefon: 516-1234; e-post: [email protected]). Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Mihkel Lauk CheckIT OÜ Juhatuse liige 1 Meie arusaam teie vajadusest Mõistame, et Riigi IT Keskus (RIT) on kiires kasvus ja kokku tõstetud erinevate riigi IT majade tükkidest. Tänast olukorda kirjeldavad pakkumise kontekstis järgmised asjaolud: • Käesoleva auditi projekti omanik on RITi finantsjuht. • Kuigi põhivara on reguleeritud, dokumenteeritud ja protsessid korras, siis väikevarade halduse protsess puudub. Pole kirjeldatud väikevara elutsükkel ja sellega seotud väärtusvoog. Antud asjaolust tuleneb auditi fookus – väikevarade halduse audit. • Käesoleval ajal on väikevarade maht ca 50 000 ühikut, mis on klientide kasutuses olev väikevara – seotud arvutitöökoha teenusega (ATK). Prognoosi kohaselt kasvab väikevarade maht 150-200 tuhande ühikuni. • Väikevarade arvestus on täna ATK osakonnas. Ajaloolise pärandina erinevatest IT majadest on ka väikevarade haldamisel erinevad praktikad, harjumused ja töökultuur. • Klientide ootus on kvaliteetsele ja väärtust pakkuvale teenusele. Tänane kliendirahulolu ei ole hea. • Kasvab ka rahulolematus RITi sees seoses varahalduse tarkvaraga VARE. • Varahaldus puudutab erinevaid äri- ja tugiprotsesse. Seetõttu on palju jagatud vastutust. • RITil on ka roll riigi ökoloogilise jalajälje mõjutamisel. Tulevalt eelkirjeldatud asjaoludest on vajalik leida vastused järgmistele küsimustele: • Milline on väikevarade halduse tänane seis (as-is)? CheckIT OÜ, Mihkel Lauk 2/10 RIT varahalduse audit Pakkumus • Millised on sisemiste ja välimiste osapoolte ootused väikevarade haldusele (to-be)? • Kuidas teha parimal viisil väikevarade inventuuri? • Kuidas jagada ja juhtida vastutusi varahalduse protsessis? • Kas VARE pakub piisavalt tuge varahalduse protsessile ja kasvavale varade mahule? • Kas ja kuidas kasutada väikevahendite varahalduses masinloetavat tehnoloogiat, nt RFID? Oluline lõpptulem on väikevarade halduse protsessi kirjeldus ja rollimudel. Mõistame, et olulisteks osapoolteks auditi läbiviimisel on: • ATK osakond • Kasutajatoe osakond • Kliendihaldusosakond (80 äriklienti) • Finantsosakond • 2-3 suurklienti • VaRe arendaja Auditi tegevuskavas tuleb arvestada kuue intervjuuga iga olulise tegevuse läbiviimisel, milleks on: • As-is olukorra ja ootuste kaardistamine • To-be protsessi ja juhtimismudeli valideerimine, sh rollid ja vastutused • VaRe potentsiaal väikevarade protsessi toetamiseks arvestades skaleerimisvajadusi Mõistame, et RITi ootus auditi tegevustele ja tulemitele on alljärgnev: Tellitava töö etapid Oodatav tulem I etapp: väikevarade protsessi siseaudit (hetke- ja AS IS olukord on kaardistatud. soovolukorra kaardistus, soovitused protsessi parendamiseks). II etapp: väikevarade protsessi parendamine võttes TO BE olukord on kirjeldatud, sh võimalused arvesse auditi tulemusi (auditi soovituste masinloetava tehnoloogia kasutamiseks. elluviimiseks lepitakse kokku tegevusplaan koos tähtaegade ja vastutajatega. Tegevusplaani viib ellu RIT). III etapp: väikevarade protsessi kirjelduse Väikevarade protsess on kirjeldatud ja selle koostamine. saab integreerida RIT varade korda. CheckIT OÜ, Mihkel Lauk 3/10 RIT varahalduse audit Pakkumus IV etapp: VaRe kui infosüsteemi sobilikkuse Analüüsi lõpuks on koostatud täiendavad hindamine vastavalt TO BE protsessile ja RIT-i arendusettepanekud VaRe arendusteks või kasvustrateegiale. tehtud ettepanek VaRe hüljata ja alustada eelanalüüsidega uue varade haldus infosüsteemi leidmiseks, juurutamiseks ja jõustamiseks. V etapp: varade halduses ökoloogilise jalajälje Mõõtmismetoodika ja mõõtmise tööriistad on mõõtmismetoodika ja mõõtmis tööriistade välja välja pakutud. pakkumine. VI etapp: varade halduse funktsiooni paiknemine TO BE olukorra kirjelduse alusel (võttes arvesse struktuuris. protsessi väärtusahelat). 2 Pakkumus auditi läbiviimiseks 2.1.1 Tegevuskava Auditi viime läbi järgmise tegevuskava alusel. Meie hinnangul on mitmed ootuste tabelis kirjeldatud etapid ja tulemid tihedalt lõimitud, seetõttu oleme soovitud tulemid liigendanud tegevuskavas veidi teisiti. Töö etapid ja tulemid Tegevused 0 etapp: ettevalmistus. • Metoodika ja tegevusplaani täpsustamine. Tulem: kokkulepped töö läbiviimiseks on läbi • Administratiivsed ja kommunikatsiooni räägitud. kokkulepped. I etapp: väikevarade protsessi siseaudit. • • Infopäring – kirjaliku materjali Tulem: AS IS olukord on kaardistatud, sh hetke- ja koondamine. soovolukord, intervjueeritavate soovitused protsessi • Dokumendianalüüs. parendamiseks. • Intervjuude ettevalmistus. Intervjuude läbiviimine. • AS IS olukorra aruande koostamine. II etapp: väikevarade protsessi parendamine • Väikevarade väärtusahela ja protsessi Tulem: TO BE olukord on kirjeldatud, tegevusplaan ja disain ja kirjeldamine. vastutajad kokku lepitud. Väikevarade protsess on • Tegevusplaani ja vastutuste mustandi kirjeldatud ja selle saab integreerida RIT varade koostamine. korda. Varade halduse funktsiooni paiknemine CheckIT OÜ, Mihkel Lauk 4/10 RIT varahalduse audit Pakkumus • • Struktuuri ettepaneku koostamine. struktuuris on kokku lepitud. Võimalused masinloetava Ettepanekutele kirjaliku tagasiside tehnoloogia kasutamiseks on teadvustatud. • kogumine. Töötoa läbiviimine, ühine arutelu protsessi, tegevusplaani ja struktuuri osas kokulepete sõlmimiseks, sh masinloetavate tehnoloogiate kasutamiseks. • TO BE aruande, väikevarade protsessi ja tegevusplaani lõpparuande koostamine, sh varade halduse funktsiooni paiknemine struktuuris. III etapp: VaRe kui infosüsteemi sobilikkuse • VaRe vastavusanalüüs väikevarade hindamine vastavalt TO BE protsessile ja RIT-i protsessiga ja RITi kasvustrateegiaga. kasvustrateegiale. Intervjuu VaRe arendajaga. • Tulem: ettepanekud VaRe arendusteks või Ettepaneku mustandi loomine ja • tutvustamine. hülgamiseks. • Lõpliku ettepaneku loomine vastavalt tagasisidele. IV etapp: varade halduses ökoloogilise jalajälje • Ökoloogilise jalajälje mõõtmismetoodikate mõõtmismetoodika ja mõõtmis tööriistade välja ülevaate koostamine ja esitlemine, sh pakkumine. valikukriteeriumite ettepanek. Tulem: Mõõtmismetoodika ja mõõtmise tööriistad on • Töötuba sobiva metoodika, mõõdikute ja välja pakutud. tööriistade valikuks. • Töötoa kokuvõtte koostamine. 2.1.2 Tööde maksumus Hindame töö läbiviimise mahuks 160 tundi, töö läbiviimise perioodiks kaks kalendrikuud (eelduseks osapoolte saadavus) ja maksumuseks 16 000 € (kuusteist tuhat eurot), millele lisandub käibemaks kehtivas määras. 2.1.3 Töö metoodika 2.1.3.1 Väikevarade haldamine Suure koguse IT väikevarade haldamine, eriti kui tegemist on umbes 200 tuhande ühikuga, nõuab strateegilist lähenemist ja tõhusaid süsteeme. Siin on mõned aspektid, mida tuleks kaaluda: 1. Automaatne varade identifitseerimine ja inventeerimine: Kasutage automaatseid skaneerimisvahendeid ja süsteeme, mis suudavad kiiresti tuvastada ja jälgida füüsilisi varasid, nagu sülearvutid, ekraanid, hiired ja klaviatuurid. See võimaldab reaalajas ülevaadet olemasolevatest varadest. 2. RFID-tehnoloogia kasutamine: CheckIT OÜ, Mihkel Lauk 5/10 RIT varahalduse audit Pakkumus RFID (Radio-Frequency Identification) tehnoloogia võib olla kasulik suure hulga füüsiliste varade haldamisel. Iga varustatud ese saab unikaalse RFID-sildi, mida saab lugeda spetsiaalsete lugejatega. See lihtsustab varade jälgimist ja inventuuri. 3. Tarkvara kasutamine varade haldamiseks: Kasutage spetsialiseeritud varahaldustarkvara, mis võimaldab teil jälgida igat vara, selle asukohta, seotud litsentse ja elutsüklit. Tarkvaral peaks olema võime automaatselt uuendada varade staatust ja teha regulaarseid inventuure. 4. Litsentside ja garantiide haldamine: Rakendage süsteem litsentside ja garantiide haldamiseks. See aitab vältida litsentsirikkumisi ja tagada, et teie füüsilised varad on kaetud asjakohaste garantii- ja hoolduslepingutega. 5. Varade märgistamine ja kategooriateks jagamine: Märgistage füüsilised varad unikaalsete identifikaatoritega ja jaotage need kategooriatesse (nt. töötajate, osakondade või asukohtade järgi). See lihtsustab varade haldamist ja leidmist vastavalt vajadusele. 6. Integreerimine IT-teenuste haldusega: Integreerige IT varahaldus IT-teenuste haldusega, et võimaldada kiiret reageerimist probleemidele, jälgida vara elutsüklit ja hallata hooldustegevusi tõhusalt. 7. Regulaarne audit ja järelevalve: Korraldage regulaarseid auditeid ja järelevalvet, et tagada süsteemi täpsus ja varade täielik haldamine. See aitab avastada võimalikke puudujääke või riske. 8. Andmeanalüütika kasutamine: Kasutage andmeanalüütikat, et saada ülevaade varade kasutamisest, tõhususest ja võimalikest optimeerimisvõimalustest. Suurte varade hulga haldamine nõuab automatiseeritud süsteeme ja hästi korraldatud protsesse. Õige tehnoloogia ja strateegia abil saate tagada, et teie organisatsiooni IT väikevarad on efektiivselt hallatud ja optimeeritud. 2.1.3.2 Väikevarade elutsükkel IT väikevarade elutsükkel hõlmab varade eluea erinevaid etappe alates soetamisest kuni väljavahetamiseni või kõrvaldamiseni. See protsess võib varieeruda organisatsiooniti, kuid järgnev on üldine ülevaade IT väikevarade elutsüklist: 1. Soetamine: Esimene etapp hõlmab uute väikevarade soetamist vastavalt organisatsiooni vajadustele. See hõlmab tellimist, ostu ja vastuvõtmist. 2. Paigaldamine ja konfigureerimine: Pärast soetamist paigaldatakse ja konfigureeritakse väikevarad vastavalt organisatsiooni standarditele. Selles etapis võidakse lisada tarkvara, seadistada võrguühendused ja teostada muud vajalikud konfiguratsioonitoimingud. 3. Kasutamine ja hooldus: Väikevarad on aktiivses kasutuses, ja sel perioodil tehakse regulaarset hooldust ja vajadusel parandusi. See hõlmab tarkvara uuendamist, süsteemi seadistamist ja muud tegevust, mis tagab varade sujuva toimimise. 4. Jõudluse hindamine: CheckIT OÜ, Mihkel Lauk 6/10 RIT varahalduse audit Pakkumus Varade jõudlust hinnatakse regulaarselt, et tagada nende vastavus organisatsiooni vajadustele ja standarditele. See hõlmab võimaliku optimeerimise kaalumist või vajadusel uuendamist. 5. Vara uuendamine ja täiendamine: Kui väikevarad muutuvad vananenuks või ei suuda enam täita organisatsiooni nõudeid, võidakse neid uuendada või täiendada uute mudelitega. See etapp võib hõlmata uue riistvara või tarkvara kasutuselevõttu. 6. Liikumine ja kõrvaldamine: Vananenud või mittevajalikud väikevarad eemaldatakse kasutusest. See võib hõlmata liikumist varade vahel, ümberpaigutamist või kõrvaldamist vastavalt organisatsiooni poliitikale ja keskkonnanõuetele. 7. Andmete hävitamine: Enne väikevarade kõrvaldamist tuleb hoolikalt käidelda andmete kustutamist, eriti juhul, kui varadel on salvestatud tundlikke või konfidentsiaalseid andmeid. See tagab, et organisatsioon järgib privaatsusstandardeid ja seadusandlust. 8. Taaskasutamine või kõrvaldamine: Vanad väikevarad võidakse taaskasutada, müüa või kõrvaldada vastavalt organisatsiooni jätkusuutlikkuse ja ringmajanduse põhimõtetele. Kõrvaldamisel tuleb järgida keskkonnaohutuid meetodeid. Kogu selle elutsükli vältel tuleb jälgida varade haldamist, teha regulaarseid inventuure, hallata litsentse ja tagada, et varad vastaksid organisatsiooni poliitikatele ja standarditele. Tõhus IT väikevarade haldamine aitab organisatsioonil saavutada optimaalset väärtust oma investeeringutelt ja tagada, et IT-varad toetavad tõhusalt ärieesmärke. 2.1.3.3 Väikevarade halduse väärtusvoog IT väikevarade haldusteenuse väärtusvoog (value stream) viitab samm-sammulisele protsessile, mis kirjeldab, kuidas antud teenus loob väärtust klientidele või organisatsioonile. Väärtusvoog aitab mõista, kuidas teenus toimib, alustades algusest kuni lõpptulemuseni. Allpool on üldine IT väikevarade haldusteenuse väärtusvoog: 1. Vajaduste Määratlemine: Esimene etapp on vajaduste määratlemine, kus organisatsioon tuvastab vajadused seoses IT väikevarade haldusega. See võib hõlmata varade inventuuri, litsentside haldamist, risikide maandamist ja muud. 2. Varade Planeerimine: Organisatsioon planeerib, milliseid väikevarasid on vaja, võttes arvesse töötajate vajadusi, uusi projekte või muutusi ärieesmärkides. Planeerimise käigus määratakse kindlaks soetamise eelarve ja ajakava. 3. Hankimine ja Soetamine: See etapp hõlmab füüsiliste väikevarade soetamist vastavalt planeeritud vajadustele. Tehakse ostud, sõlmitakse lepingud tarnijatega ja tagatakse, et väikevarad vastavad kvaliteedi- ja turvastandarditele. 4. Paigaldamine ja Konfigureerimine: Soetatud väikevarad paigaldatakse ja konfigureeritakse vastavalt organisatsiooni standarditele. Selles etapis tagatakse, et kõik seadmed on töövalmid ja vastavad nõuetele. 5. Kasutamine ja Jõudluse Haldamine: CheckIT OÜ, Mihkel Lauk 7/10 RIT varahalduse audit Pakkumus Varade aktiivne kasutusfaas, kus jälgitakse nende jõudlust, hoitakse neid töökorras ja teostatakse regulaarset hooldust. Varade jõudlust hinnatakse selleks, et tagada nende vastavus organisatsiooni nõuetele ja ootustele. 6. Uuendamine ja Täiendamine: Vananenud või mittevajalikud väikevarad uuendatakse ja täiendatakse vastavalt organisatsiooni arengule ja uutele nõuetele. See etapp hõlmab uute tehnoloogiate või efektiivsemate lahenduste kasutuselevõttu. 7. Liikumine ja Kõrvaldamine: Kui väikevarad muutuvad aegunuks või neid enam ei vajata, eemaldatakse need kasutusest. See võib hõlmata liikumist, ümberpaigutamist või kõrvaldamist vastavalt organisatsiooni poliitikale ja keskkonnanõuetele. 8. Andmete Hävitamine ja Kõrvaldamine: Enne kõrvaldamist viiakse läbi andmete hävitamine, et kaitsta tundlikke andmeid. Vanad väikevarad kõrvaldatakse vastavalt keskkonnanõuetele ja jätkusuutlikkuse põhimõtetele. 9. Tagasiside ja Pidev Parandamine: Kogu väärtusvoo jooksul kogutakse tagasisidet, mis võimaldab pidevat parandamist. See võib hõlmata protsesside efektiivsuse suurendamist, kulude vähendamist või teenuse kvaliteedi tõstmist. Kokkuvõttes aitab IT väikevarade haldusteenuse väärtusvoog tagada, et teenus loob pidevalt väärtust organisatsioonile, hõlbustades tõhusat varade haldamist ja optimeerides nende elutsüklit. 2.1.3.4 Ökoloogilise jalajälje mõõtmine Ökoloogilise jalajälje mõõtmisel IT varahalduses on mitmeid metoodikaid, mis võimaldavad hinnata organisatsiooni IT tegevuse mõju keskkonnale. Need metoodikad aitavad tuvastada ja mõõta ressursikasutust, energiatarbimist, jäätmeteket ja muude keskkonnamõjude aspekte. Allpool on mõned levinumad metoodikad: 1. Green IT Measurement Protocols (GreenITMP): GreenITMP on standardiseeritud protokoll, mida kasutatakse IT-keskkonnahoidlikkuse hindamiseks. See keskendub energiatarbimise, süsinikujalajälje ja muude keskkonnategurite mõõtmisele. GreenITMP annab ettevõtetele võimaluse saada sertifikaat, mis näitab nende rohelist lähenemist IT haldamisel. 2. Carbon Trust Standard for ICT: Carbon Trust on organisatsioon, mis pakub standardit infotehnoloogia (ICT) ökoloogilise jalajälje mõõtmiseks. Selle standardi abil saavad organisatsioonid hinnata ja sertifitseerida oma süsinikujalajälge, hõlmates nii otseseid kui ka kaudseid süsinikueemaldusi. 3. ISO 14001: ISO 14001 on rahvusvaheline standard, mis käsitleb keskkonnajuhtimissüsteeme. Kuigi see ei ole spetsiaalselt suunatud IT-le, võimaldab see organisatsioonidel integreerida keskkonnahoidlikke tavasid oma juhtimissüsteemidesse, sealhulgas IT varahalduses. CheckIT OÜ, Mihkel Lauk 8/10 RIT varahalduse audit Pakkumus 4. Electronic Product Environmental Assessment Tool (EPEAT): EPEAT on hindamistööriist, mis keskendub elektroonikaseadmete, sealhulgas arvutite, jälgimise ja hindamise keskkonnamõjudele. See hõlmab aspekte nagu energiatõhusus, tootmisjäätmed ja toote elutsükli haldamine. 5. The Green Grid: The Green Grid keskendub energiatõhususe parandamisele andmekeskustes. Nad pakuvad metoodikaid ja vahendeid, et mõõta ja optimeerida andmekeskuste ökoloogilist jalajälge, sealhulgas PUE (Power Usage Effectiveness) mõõdikut. 6. Süsinikujalajälje arvutamine: Süsinikujalajälje mõõtmine hõlmab süsinikdioksiidi ekvivalendi mõõtmist, mis on seotud organisatsiooni tegevusega. See hõlmab kogu elutsükli mõistmist alates tootmisest kuni kõrvaldamiseni. Organisatsioonid saavad valida erinevate metoodikate vahel vastavalt oma eesmärkidele, tegevusvaldkonnale ja vajadustele. RITi kontekstis on olulised ka hankimise aspektid – nt millise ökoloogilise jalajäljega toodetud riistvara hangitakse. CheckIT OÜ, Mihkel Lauk 9/10 RIT varahalduse audit Pakkumus 2024 © CheckIT OÜ. Kõik autoriõigused kaitstud.  Teenuse osutamise leping nr 5-3/24-0021-1 Teenuse osutamise lepingu (edaspidi leping) on sõlminud: Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus (edaspidi tellija), keda esindab põhimääruse alusel direktor Ergo Tars ja CheckIT OÜ (edaspidi teenusepakkuja), keda esindab põhikirja alusel juhatuse liige Mihkel Lauk. 1. Lepingu objekt ja tähtajad 1.1 Lepingu objektiks on analüüsi ja konsultatsiooni teenus Tellija Varahalduse analüüsi läbi viimiseks. Tellitaval tööl on järgmised etapid ja oodatavad tulemid: Tellitava töö etapid Oodatav tulem I etapp: väikevarade protsessi siseaudit (hetke- ja „AS IS“ olukord on kaardistatud. soovolukorra kaardistus, soovitused protsessi parendamiseks). II etapp: väikevarade protsessi parendamine võttes „TO BE“ olukord on kirjeldatud, sh võimalused arvesse auditi tulemusi (auditi soovituste masinloetava tehnoloogia kasutamiseks. elluviimiseks lepitakse kokku tegevusplaan koos Tegevusplaan koos tähtaegade ja vastutajatega on tähtaegade ja vastutajatega. Tegevusplaani viib ellu koostatud. RIT. Eraldi võetakse fookusesse masinloetava tehnoloogia võimalik kasutuselevõtt RIT-is). III etapp: väikevarade protsessi kirjelduse Väikevarade protsess on kirjeldatud ja selle saab koostamine integreerida RIT Varade korda. IV etapp: VaRe kui infosüsteemi sobilikkuse Analüüsi lõpuks on koostatud täiendavad hindamine vastavalt TO BE protsessile ja RIT-i arendusettepanekud VaRe arendusteks või tehtud kasvustrateegiale. ettepanek VaRe hüljata ja alustada eelanalüüsidega uue varade halduse infosüsteemi leidmiseks, juurutamiseks ja jõustamiseks. V etapp: varade halduses ökoloogilise jalajälje Mõõtmismetoodika ja mõõtmise tööriistad on välja mõõtmismetoodika ja mõõtmise tööriistade välja pakutud. pakkumine. VI etapp: varade halduse funktsiooni paiknemine TO BE olukorra kirjelduse alusel ettepaneku struktuuris. esitamine (võttes arvesse protsessi väärtusahelat). 1.2 Tööde teostamiseks kokku lepitud ajavahemik on kaks kuud alates lepingu allkirjastamisest. 1.3 Teenusepakkuja kasutab tööde teostamiseks alltöövõtjaid vaid tellija eelneval nõusolekul. 1.4 Teenusepakkuja teostab tööd, järgides tellija juhiseid. Tellija võib juhiseid anda mistahes vormis ja ajani, mil teenusepakkuja on kõik lepingust tulenevad kohustused täitnud. Tellija juhised on teenusepakkujale täitmiseks kohustuslikud. 1.5 Tööde teostamise protsess ja tööde kvaliteet peavad vastama lepingus ja selle juurde kuuluvates dokumentides nõutule, samuti peavad tööd vastama seda liiki töödele kohalduvatele õigusnormidele, olema kooskõlas teenusepakkuja majandus- ja kutsetegevuses tunnustatud parimate tavade ja praktikaga, olema tööde olemusest ja eesmärgist lähtudes seda liiki töödele tavaliselt omase vähemalt keskmise kvaliteediga ning vastama tellija poolt tööde kvaliteedi suhtes seatud muudele eeldustele. 1.6 Tellijal on õigus jooksvalt kontrollida tööde tegemise käiku ja teenusepakkujal on kohustus anda kontrollimiseks vajalikku informatsiooni ning tagada vajadusel juurdepääs töödele. Tellijal on õigus saada igal ajal jooksvalt tema poolt nõutud vormis mistahes informatsiooni, mis on töödega, nende teostamisega või muul viisil lepinguga seotud. 1.7 Tööde hulka kuuluvad kõik tööd ja toimingud, sh lepingus ja selle juurde kuuluvates dokumentides nimetamata tööd ja toimingud, mis on vajalikud lepinguga ette nähtud eesmärgi või tulemuse saavutamiseks, samuti tööde vastuvõtmiseks või kasutamiseks vajalik dokumentatsioon ja selle vormistamisega seotud toimingud. Nimetatu ei kuulu teistsuguse kokkuleppe puudumisel eraldi tasustamisele ning teenusepakkuja  teostab need tööd ja toimingud ning annab dokumendid üle üldiste lepingus fikseeritud tähtaegade ja tasude raames. 1.8 Teenusepakkuja reageerib hiljemalt 4 tööpäeva jooksul tellija konsultatsiooni soovile, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 2. Volitatud esindaja (kontaktisik) 2.1 Tellija volitatud esindajaks (kontaktisikuks) lepingu täitmisel on Pirgit Lohk. Esindaja kontaktandmed on järgmised: telefon 5621 0731, e-post: [email protected]. 2.2 Teenusepakkuja volitatud esindajaks (kontaktisikuks) lepingu täitmisel on Mihkel Lauk. Esindaja kontaktandmed on järgmised: telefon 516 1234, e-post: [email protected]. 3. Tööde üleandmine ja vastuvõtmine 3.1 Tööd võetakse vastu aktiga. Akti vormistab teenusepakkuja pärast tööde teostamist ja esitab tellijale. Vastuvõetuks lugemisel omab õiguslikku tähendust tellija allkiri aktil. 3.2 Tellijal on õigus keelduda nõuetele mittevastavate tööde vastuvõtmisest, näidates ära keeldumise põhjused. Tellija võtab tööd vastu või teatab keeldumisest 10 (kümne) tööpäeva jooksul pärast seda, kui teenusepakkuja on tööd vastuvõtmiseks esitanud (eeldusel, et tööd on tellija valdusesse jõudnud, või kokkulepitud hüve on saadud). 4. Tasu, arveldused ja hüvitised 4.1 Tööde eest makstakse 16 000 (kuusteist tuhat) eurot, millele lisandub käibemaks. 4.2 Õigus tasule (arve esitamise õigus) tekib pärast tööde vastuvõtmist tellija poolt, s.o. pärast akti allkirjastamist. Maksetähtaeg ei või olla lühem kui 21 kalendripäeva. Arve tuleb esitada masinloetava XML-formaadis e- arvena. 4.3 Lepingu alusel makstav tasu on lõplik ja tellija poolt ei kuulu hüvitamisele mistahes lisakulusid, sealhulgas sõidu- ega majutuskulusid. 4.4 Kui tööd hõlmavad autoriõiguste või muude intellektuaalomandi õiguste objekti, loetakse autoritasu või muu intellektuaalomandiga seonduv tasu kaetuks lepingutasuga. 5. Intellektuaalne omand 5.1 Teenusepakkuja vastutab selle eest, et tööde teostamisel on teenusepakkuja poolt järgitud kõiki autoriõiguse nõudeid ning üleantavate tööde kasutamine tellija poolt valitud viisil ei riku ühegi kolmanda isiku autoriõigusi ega muid intellektuaalse omandi õigusi. 5.2 Lepingu alusel ja raames teenusepakkuja poolt loodud või tema poolt kolmandatelt isikutelt omandatud ja lepingu alusel tellija poolt vastu võetud mistahes tööde resultaadid (edaspidi materjalid) ja nendega seotud võõrandatavad intellektuaalse omandi õigused, sh autori kõik varalised õigused (edaspidi õigused) lähevad materjalide vastuvõtmisega lepingus sätestatud tasu (lepingu hinna) eest tähtajatult täies mahus üle tellijale. Lisaks sellele on tellijal pärast materjalide vastuvõtmist õigus omal äranägemisel otsustada materjalide kasutamisega seonduvad asjaolud, sh otsustada materjalide avaldamise viis, aeg ja tingimused, teha muudatusi ja parandusi materjalides, nende pealkirjades või autorinime tähistuses, lisada materjalidele teiste isikute teoseid, õigus kaitsta materjali autori au ja väärikust seonduvalt materjalidega, õigus nõuda materjalide kasutamise lõpetamist, ja õigus seadusega lubatud maksimaalses ulatuses kõigi muude autori isiklike õiguste teostamiseks (st tellijale loetakse antuks teenusepakkuja poolne litsents kõigile autori isiklikele õigustele, mida on kohalduva õiguse alusel võimalik litsentsida, koos all-litsentseerimisõigusega). 5.3 Pärast autoriõiguste üleminekut ei ole teenusepakkujal ilma tellija eelneva kirjaliku nõusolekuta õigust kasutada materjale või nende iseseisva tähendusega osasid või õigusi, kui pooled ei lepi kokku teisiti. 5.4 Ka muu mistahes vormis sisu ja teave, mis ei ole küll autoriõiguse objektiks, kuid on lepingu alusel ja raames tekkinud või loodud, loetakse tellija omandiks, v.a. juhul, kui seda takistavad teenusepakkuja või kolmanda isiku varasemad õigused vastavale sisule või teabele. 6. Konfidentsiaalsus ja andmekaitse 6.1 Lepingu sõlmimisel, täitmisel, või muul viisil sellega seoses tellijalt või tellija kohta, täitjalt või täitja kohta 2/4  saadud teave on konfidentsiaalne ega kuulu avaldamisele kolmandatele isikutele. Tellija ja Teenusepakkuja võivad konfidentsiaalset informatsiooni kolmandatele isikutele avaldada vaid teise poole eelneval kirjalikul nõusolekul. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse nõue ei laiene informatsiooni avaldamisele poolte audiitoritele, advokaatidele ja pankadele ning juhtudel, kui pool on õigusaktidest tulenevalt kohustatud informatsiooni avaldama. 6.2 Teenusepakkuja on teadlik, et kui leping ja sellega seonduv teave tekib või luuakse avalike ülesannete täitmise käigus, siis on tegemist avaliku teabega ja tellija on selle osas kohustatud järgima avaliku teabe seadust (teave võib mh olla teabenõude alusel välja nõutav või tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks). 6.3 Juhul, kui teenusepakkuja saab tööde teostamiseks juurdepääsu ärisaladustele, isikuandmetele, infosüsteemidega seotud teabele ja asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele, rakendab teenusepakkuja nimetatud teabe saladuses hoidmiseks erilist ja kõrgendatud hoolsust. 6.4 Teenusepakkuja ei kasuta konfidentsiaalset teavet lepingu täitmise raamest väljuvatel eesmärkidel ei enda ega kolmanda isiku huvides. 6.5 Teenusepakkuja hoiab konfidentsiaalset teavet sisaldavaid andmekandjaid hoolikalt ja tagab piisavate turvameetmete rakendamise. 6.6 Teenusepakkuja ei edasta lepingu täitmise käigus saadud isikuandmeid väljapoole Euroopa Liidu liikmesriikide ja Euroopa Majandusühendusse kuuluvate riikide territooriumit ilma tellija sellekohase selgesõnalise kirjaliku nõusolekuta. 6.7 Teenusepakkuja kasutab ja töötleb lepingu täitmise käigus saadud isikuandmeid üksnes lepingu täitmiseks ja tellija juhiste alusel, välja arvatud juhul, kui teenusepakkuja on kohustatud isikuandmeid töötlema teenusepakkuja suhtes kohalduva õiguse alusel. Viimati nimetatud juhul teavitab teenusepakkuja tellijat vastava kohustuse olemasolust enne isikuandmete töötlemist, kui selline teavitamine ei ole olulise avaliku huvi tõttu teenusepakkuja suhtes kohalduva õigusega keelatud. 6.8 Teenusepakkuja võimaldab juurdepääsu lepingu täitmise käigus saadud isikuandmetele ainult nendele isikutele, kellel on selleks oma tööülesannete täitmiseks vajadus ning tagab, et need isikud on teadlikud ning järgivad isikuandmete töötlemise alaseid nõudeid ja õigusakte, nad on saanud asjakohase koolituse eelmainitud nõuete kohta, on võtnud endale konfidentsiaalsuskohustuse või neile kehtib asjakohane seadusest tulenev konfidentsiaalsuskohustus. Vastav konfidentsiaalsuskohustus jääb kehtima pärast lepingu lõppemist. 6.9 Teenusepakkuja kohustub täitma kõiki kohalduvaid isikuandmete töötlemise alaseid nõudeid, andmete turvalisust puudutavaid ning isikuandmete kaitse alaseid Euroopa Liidu ja Eesti Vabariigi õigusakte ja muid eeskirju. 6.10 Teenusepakkuja rakendab kõiki talle kättesaadavaid mõistlikke ja õigusaktide kohaselt nõutavaid organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi turvameetmeid lepingu täitmise käigus saadud isikuandmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise ja tahtliku hävitamise eest ning andmete kättesaadavuse takistamise eest õigustatud isikule, samuti igasuguse muu volitamata töötlemise s.h. avalikustamise eest. 6.11 Teenusepakkuja kustutab lepingu lõppemisel kõik lepingu täitmise käigus saadud isikuandmed ja nende koopiad 30 päeva jooksul lepingu lõppemisest, v.a juhul, kui lepingust või õigusaktidest tuleneb teisiti. 7. Oluline rikkumine ja rikkumise vabandatavus 7.1 Lepingu oluliseks rikkumiseks loetakse muuhulgas järgnevat: tööde üleandmisega või teostamisega viivitamist, kui tellija on sellele tähelepanu juhtinud ja viivitus pärast seda jätkub; tööde üleandmisega või teostamisega viivitamist, kui õigeaegne üleandmine või teostamine on tellija huvi püsimise eelduseks tööde vastu; tööde olulist mittevastavust kvaliteedinõuetele; konfidentsiaalsuskohustuse rikkumist seoses punktis 6.3 nimetatud teabega; lepingu rikkumise jätkamist või rikkumise heastamata või kõrvaldamata jätmist pärast tellija poolt selleks antud tähtaja möödumist; mitterahuldavat koostööd või jooksvat suhtlust teenusepakkuja poolt, kui tellija on enda rahulolematusele ja selle aluseks olevatele asjaoludele vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis vähemalt kahel korral osundanud ja rahulolematuse aluseks olevad asjaolud pärast seda jätkuvad. 7.2 Kui tellija lõpetab lepingu erakorraliselt teenusepakkuja poolse olulise rikkumise tõttu, tasub tellija teenusepakkujale juba tehtud või puudustega tööde eest üksnes juhul, kui tellijal on huvi lepingu osalise või puudustega täitmise vastu. 7.3 Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta lepingu rikkumiseks, kui selle põhjuseks oli vääramatu jõud. Pandeemia ja/või riikliku eriolukorra ja/või liikumispiirangutega seotud asjaolud loetakse vääramatuks jõuks ka juhul, kui nende tekkimise võimalikkus oli lepingu sõlmimise hetkel 3/4  ettenähtav, või kui vastavad asjaolud olid lepingu sõlmimise hetkel olemas, kuid muutusid lepingu kestel. Pool, kelle tegevus on takistatud vääramatu jõu asjaolude tõttu, on kohustatud sellest esimesel võimalusel koheselt teatama teisele poolele vormis, mis antud olukorras tagab kõige kindlamini teate kohale jõudmise. Kui see on vajalik ja asjakohane, pikenevad lepingu tähtajad vääramatu jõu asjaolude esinemise perioodi võrra. Pool peab vääramatu jõu asjaolude ära langemisel lepingut viivitamatult täitma asuma. Kui vääramatu jõu asjaolude tõttu on poole lepingust tulenevate kohustuste täitmine takistatud enam kui 2 (kaks) kuud järjest, võib kumbki pool lepingu erakorraliselt üles öelda. 8. Õiguskaitsevahendid (sh trahvid ja viivised) 8.1 Kui teenusepakkuja rikub lepingust või selle juurde kuuluvatest dokumentidest tulenevat kohustust, on tellijal õigus esitada teenusepakkujale nõue rikkumise lõpetamiseks, heastamiseks või kõrvaldamiseks, andes teenusepakkujale selleks mõistliku tähtaja (sõltuvalt rikkumise raskusastmest, kuid üldjuhul mitte rohkem kui 5 (viis) tööpäeva). 8.2 Kui tellija hilineb lepingujärgse tasu maksmisega, võib teenusepakkuja nõuda viivise tasumist 0,5% (null koma viis protsenti) iga viivitatud päeva eest. 8.3 Kui teenusepakkuja rikub lepingut oluliselt, on tellijal iga rikkumise juhtumi kohta õigus nõuda teenusepakkujalt leppetrahvi kuni 50% (viiskümmend protsenti) lepingu alusel teostatud tööde hinnast. 8.4 Leppetrahvi või viivist võib nõuda 90 (üheksakümne) päeva jooksul ajast, mil tellija vastavast õigusest teada sai. Leppetrahvi või viivise nõudmine ei välista ega piira muude õiguskaitsevahendite kasutamist, sealhulgas kahjunõuet kogu tekkinud kahju ulatuses. 9. Lõppsätted 9.1 Leping jõustub selle allkirjastamisel mõlema poole poolt. Leping kehtib tööde teostamiseks kokku lepitud ajal ja pärast seda ajani, mil kõik lepingust tulenevad kohustused on kohaselt täidetud. 9.2 Tellijal on õigus lõpetada leping mõjuvatel põhjustel igal ajal, tasudes teenusepakkujale faktiliselt teostatud ja vastu võetud tööde eest. 9.3 Poolte rekvisiidid ja allkirjad: Lisa 1 - „Varahalduse audit Pakkumus“ – eraldi PDF fail. Tellija: Teenusepakkuja: Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus CheckIT OÜ Lõõtsa 8A, 11415 Tallinn registrikood 16095741 77001613 Tel 516 1234 e-post [email protected] e-post [email protected] (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) _______________________________ _________________________________ /tellija/ /teenusepakkuja/ 4/4