Käskkiri

KÄSKKIRI 21.01.2024 nr 9 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Raamatupidamise seaduse § 11 lõike 2 ja Vabariigi Valitsuse 23.10.2002. a määruse nr 323 „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi põhimäärus“ § 23 punkti 1 alusel: 1. Kinnitada „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala asutuste raamatupidamise sise-eeskiri“ (edaspidi raamatupidamise sise-eeskiri; lisatud). 2. Raamatupidamise sise-eeskirja kohaldatakse 2023. majandusaasta raamatupidamise aastaaruande koostamisel alates 01.07.2023. 3. Ministeeriumi valitsemisala asutuste juhtidel tagada raamatupidamise sise-eeskirjas kehtestatud nõuete täitmine. 4. Tunnistada kehtetuks majandus- ja taristuministri ning ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri 03.01.2023. a käskkiri nr 1 „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Tiit Riisalo majandus- ja infotehnoloogiaminister 1  KINNITATUD Vali kinnitaja. 21.01.2024 käskkirjaga nr 9 Lisa Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri 2 SISUKORD 1 Eesmärk ja kohaldamine ................................................................................................................................... 4 2 Raamatupidamise korraldus ............................................................................................................................. 4 3 Kasutatav majandustarkvara ............................................................................................................................. 4 4 Majandustehingute dokumenteerimine ja kontrollimine .................................................................................. 6 5 Dokumendikäive, grupeerimine ja säilitamine ................................................................................................. 7 6 Tehingute kajastamine majandustarkvaras ....................................................................................................... 7 7 Paranduskanded ................................................................................................................................................ 9 8 Ülekanded ja laekumised e-riigikassa vahendusel............................................................................................ 9 9 Sularahakassa ................................................................................................................................................. 10 10 Deebet- ja krediitkaardid ................................................................................................................................ 11 11 Siirete kajastamine.......................................................................................................................................... 11 13 Riigilõivude arvestus ...................................................................................................................................... 13 14 Trahvid, sunnirahad ja muud sanktsioonid ..................................................................................................... 13 15 Tulud majandustegevusest .............................................................................................................................. 13 17 Nõuete laekumise jälgimine ........................................................................................................................... 15 18 Nõuete hindamine ........................................................................................................................................... 15 19 Ettemakstud tulevaste perioodide kulude arvestus ......................................................................................... 17 20 Varude arvestus .............................................................................................................................................. 17 21 Tegevuskulude arvestus.................................................................................................................................. 17 22 Põhivara arvestus ............................................................................................................................................ 19 23 Põhivarade amortisatsiooni arvestus............................................................................................................... 19 24 Põhivara parendused, ümberhindlus, müük ja üleandmine ning mahakandmine ........................................... 20 25 Riigi Infosüsteemi Ameti „Riigivõrgu“ arvestus ............................................................................................ 20 26 Väheväärtusliku vara arvestus ........................................................................................................................ 21 27 Kohustiste arvestus ......................................................................................................................................... 21 28 Maksude arvestus ja deklaratsioonide koostamine ......................................................................................... 22 29 Eraldiste arvestus ............................................................................................................................................ 22 30 Põhi- ja väheväärtuslike varade ja varude inventeerimine ............................................................................. 23 31 Nõuete ja kohustiste inventeerimine ............................................................................................................... 24 32 Sularahakassa inventuur ................................................................................................................................. 24 33 Erakorralised inventuurid ............................................................................................................................... 24 34 Bilansivälised kontod ..................................................................................................................................... 25 35 Aruanded ........................................................................................................................................................ 25 36 Seotud isikud .................................................................................................................................................. 25 Lisa 1 E-riigikassa kontod ...................................................................................................................................... 26 3 1 Eesmärk ja kohaldamine 1.1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (edaspidi MKM) valitsemisala (edaspidi riigiraamatupidamiskohustuslane) raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärk on nõuete kehtestamine riigiraamatupidamiskohustuslase ja selle valitsemisalasse kuuluvate asutuste (edaspidi asutused) raamatupidamise ja finantsaruandluse korraldamiseks. 1.2 Eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest ja riigieelarve seadusest, avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri) ja selle juurde kuuluvatest lisadest ja juhendmaterjalidest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest, Rahandusministeeriumi määrustest eelarveliste asutuste eelarvestamisel ning riigikassa kassalisel teenindamisel, Euroopa Liidu välisabi kasutamist reguleerivatest õigusaktidest ning teistest raamatupidamist reguleerivatest seadustest, määrustest ja muudest normatiivaktidest, samuti asutuste põhimäärustest ja muudest normdokumentidest. 1.3 Eeskiri täiendab raamatupidamise seadust ja üldeeskirja, selle lisasid ja juhendmaterjale, eeldades nende kasutamist koos eeskirjaga. 1.4 Eeskirja kohaldatakse riigiraamatupidamiskohustuslasele majandusaasta aruande koostamisel aruandeperioodile alates 01.07.2023. 2 Raamatupidamise korraldus 2.1 Riigiraamatupidamiskohustuslase raamatupidamise eest vastutab minister. 2.2 Riigiraamatupidamiskohustuslase raamatupidamise korraldamist juhib MKM-i kantsler. 2.3 Riigiraamatupidamiskohustuslase igapäevast raamatupidamist korraldab MKM-i osakond, kelle põhiülesanded on määratud osakonna põhimääruses. 2.4 Riigiraamatupidamiskohustuslase raamatupidamisarvestust teostab Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi keskus), kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud MKM-i ja keskuse vahel sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppega (edaspidi kokkulepe). 2.5 Raamatupidamisarvestuse pidamiseks vajaliku info ja dokumentatsiooni edastamise kord ja tegevuste jaotus MKM-i, asutuste ja keskuse vahel on esitatud kokkuleppe lisades: „MKM valitsemisala finantsarvestuse toimemudel“ ja „MKM valitsemisala personali- ja palgaarvestuse toimemudel“ (edaspidi toimemudelid). 2.6 Asutus määrab finantstöötaja, kelle töökohustuseks on eeskirja nõuetele vastava informatsiooni vahetamine keskusega. 3 Kasutatav majandustarkvara 3.1 Raamatupidamisarvestust peetakse riigi ühtses majandustarkvaras SAP, mis sisaldab pearaamatut, ostu- ja müügireskontrot, põhivarade arvestust, personali- ja palgaarvestust, lähetuste arvestust, koolituste arvestust, ostu- ja müügilepingute arvestust. 4 3.2 MKM-is ja asutustes (v.a RIT) kasutatakse Riigitöötaja Iseteenindusportaali (edaspidi RTIP) varade moodulit asutuse põhivara ja bilansiväliselt arvestatava väheväärtusliku vara, rendile võetud vara ning teistele isikutele tasuta kasutamiseks antud vara arvestamiseks. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuses toimub väheväärtusliku ja renditud IT-varade arvestus varade süsteemis VARE. 3.3 MKM-is ja asutustes kasutatakse RTIP-i lähetuste ja majanduskulude moodulit lähetamiste, lähetuste ja majanduskulude aruannete vormistamiseks ning maksmisele saatmiseks. 3.4 RTIP-i täiendavate moodulite valmimisel otsustatakse nende kasutamine asutuste vajadustest lähtuvalt. 3.5 Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ametis peetakse trahvide arvestust infosüsteemis JVIS, milles kajastatakse trahvide määramised ja laekumised. 3.6 Riigilõivudega seotud toimingute arvestamiseks on asutustel infosüsteemid või Exceli tabelid. Asutuste vastavad töötajad kontrollivad riigilõivude tasumist e- riigikassa kontodelt ja teostavad seejärel riigilõivuga maksustatava toimingu. Keskus sisestab igakuuliselt laekunud riigilõivude alusel kassapõhised koondkanded SAP-i. 3.7 Asutustes olevate sularahakassade arvestust peetakse asutustes. Igakuuliselt esitatakse sularahakassa aruanne keskusele koondkannete sisestamiseks SAP-i. 3.8 Asutuste ülekannete teostamine ja laekumiste vastuvõtmine toimub e-riigikassa kaudu. Maksudeklaratsioonid esitatakse e-Maksuameti vahendusel, statistilist aruandlust Statistikaametile esitatakse eSTAT-i vahendusel, Euroopa Liidu fondide ja avalike taotlusvoorudega kodumaiste toetuste väljamaksete tegemine ja aruandlus toimub E-toetuste keskkonna kaudu. 3.9 Asutuste raamatupidamisarvestuse aruanded kajastatakse SAP BusinessObjects (edaspidi SAP BO) infosüsteemis. 3.10 Tegevuspõhine riigieelarve koostatakse ja täitmise aruandlus kajastatakse infosüsteemis KAIS. 5 4 Majandustehingute dokumenteerimine ja kontrollimine 4.1 Asutuse majandustehingute teostamise aluseks üldjuhul on võlaõigusseaduse või muude seaduste alusel sõlmitud lepingud. Lepingu allkirjastamise õigust omav isik on määratud asutuse põhimäärusega. Sõlmitavates lepingutes määratakse nimeliselt asutuse töötaja, kes vastutab lepingus määratud teenuste või kauba vastuvõtmise ja lepinguliste kohustuste täitmise jälgimise eest. Vastuvõetud teenuseid või kaupu kajastavad algdokumendid (aktid, arved) peavad olema kinnitatud (kooskõlastatud) vastutava isiku poolt. 4.2 Lepingute sõlmimise, registreerimise ja säilitamise korra kehtestavad asutused. 4.3 Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Asutus dokumenteerib kõik oma majandustehingud vastavalt kehtivatele õigusaktidele ja normdokumentidele ning saadab dokumentatsiooni keskusele. Asutus vastutab, et kõik asutuse majandustehinguid kajastavad dokumendid jõuavad keskusesse tähtaegselt. Keskus vastutab asutuse majandustehingute õigeaegse ja õiglase kajastamise eest raamatupidamisarvestuses. 4.4 Raamatupidamiskirjendi aluseks olev algdokument peab vastama RPS-i paragrahvides 7 ja 7 1 sätestatud nõuetele. 4.5 MKM-s eelarve sihipärase kasutamise eest vastutavad kantsleri poolt kinnitatud eelarve koostamise juhendis määratud teenistujad või töötajad (edaspidi töötajad). 4.6 Asutused määravad töötajad, kes vastutavad eelarve sihipärase kasutamise eest ning kontrollivad kulutuste algdokumente enne nende edastamist keskusesse ja sisestamist raamatupidamissüsteemi. Vastavad töötajad kinnitavad kontrolli teostamist dokumendi juurde kuuluva allkirjaga vastavalt üldeeskirja § 15 lõikele 9. Asutusepoolne dokumendi õigsuse kontroll peab tagama, et: 4.6.1 dokument kajastab majandustehingut õigesti; 4.6.2 dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingule; 4.6.3 tehing on seaduspärane ja vajalik; 4.6.4 tehing on kooskõlas asutuse eelarvega ning eelarve täitmise ja jälgimise põhimõtetega; 4.6.5 tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 4.6.6 kokkuleppe sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 4.6.7 dokumendile on lisatud arvestusobjektid vastavalt eelarveklassifikaatorile ja asutuse finantsaruandluse vajadustele; 4.6.8 dokument on asutuse poolt kontrollitud ja kinnitatud vastavalt asutuses kehtivale korrale. 4.7 Keskuse töötajad kontrollivad asutustest saadud dokumente, et tagada nende õige sisestamine raamatupidamissüsteemi. Keskuse töötajad tagavad dokumentide sisestamisel, et: 4.7.1 dokumentidel kajastatud tehing oleks õige majandusliku sisu alusel kantud raamatupidamiskontodele ja lisatud tunnused vastavad saldoandmike koostamise nõuetele, mis on kehtestatud üldeeskirjaga; 4.7.2 arvestusobjektide koodid on sisestatud vastavalt asutuse poolt dokumentidele määratule; 4.7.3 dokumentidel kajastatud tehingu teostamise kuupäev ja maksetähtpäev on õigesti sisestatud; 6  4.7.4 dokumendil kajastatud kulutuse eest ei ole varem tasutud, sh ettemaksega; 4.7.5 kui dokumendil kajastatud tehingu majanduslik sisu ei vasta asutuse poolt määratud eelarveklassifikaatorile või on ilmselt eksitud muude arvestusobjektide koodide märkimisega, mida keskuse töötajal olemasoleva info põhjal on võimalik tuvastada, siis keskuse töötajatel on kohustus küsida täiendavat teavet asutuse finantstöötajatelt ja vajadusel dokument tagastada asutusele paranduste sisseviimiseks või parandada ise dokumendi arvestusobjektide koodid. 4.8 Keskus koostab reguleerimiskannete algdokumendina raamatupidamisõiendeid. Raamatupidamisõiendil nõutakse keskuse töötaja (raamatupidaja, algdokumendi koostaja) nime, kuupäeva ja kande numbri. 5 Dokumendikäive, grupeerimine ja säilitamine 5.1 Dokumendikäive MKM-i, asutuste ja keskuse vahel on reguleeritud toimemudelites. 5.2 Asutuses dokumentide registreerimine, liikumine ja koostamine on määratud asutuse asjaajamiskorra või muu kehtestatud korraga. 5.3 Raamatupidamisdokumentide grupeerimisel toimikutesse ja nende säilitamisel lähtutakse toimemudelitest ning MKM-i ja asutuste asjaajamiskorrast, dokumentide loetelust ja arhiveerimise korrast. 5.4 Ostuarved registreeritakse ja säilitatakse e-arve haldamise süsteemis (edaspidi eAK). RTIPi kaudu edastatud dokumente säilitatakse RTIP-is. E-riigikassa (edaspidi eRK) väljavõtted säilitatakse eRK infosüsteemis. Muud elektroonilised dokumendid registreeritakse ja säilitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) või põhitegevuse infosüsteemides. Asutusse paberkandjal saabunud ostuarved skaneeritakse ja saadetakse eAK vastavale e-posti aadressile või sisestatakse asutsue poolt eAK-sse. Välismaistelt hankijatelt e-posti teel saabunud ostuarved (pdf formaadis) üldjuhul sisestatakse asutuse poolt eAK-sse ja säilitatakse selles saabunud kujul, et hiljem oleks võimalik neid vajadusel taasesitada. Digitaliseeritult esitatud ostuarved (xml formaadis) säilitatakse koos pdf formaadis arvega eAK-s. 5.5 Asutusest saadetakse dokumendid keskusele elektrooniliselt eAK, RTIPi või DHSi vahendusel või e-posti teel, dokumente säilitatakse vastavalt toimemudelis kokku lepitule. 5.6 Euroopa Liidu toetuste ja muude välistoetustega seotud algdokumente (sh lepinguid) grupeeritakse ja säilitatakse projektide põhiselt asutuste DHS-is lähtudes asutuste dokumentide loetelus nimetatud tähtajast. Välistoetustega seotud raamatupidamisdokumente, mis koostatakse ja menetletakse RTIP-is või eAK-s, säilitatakse ka samas. 6 Tehingute kajastamine majandustarkvaras 6.1 Riigiraamatupidamiskohustuslase raamatupidamist peetakse riigi ühtses majandustarkvaras SAP, kus MKM-i iseseisva bilansi tunnuseks on N000. 6.2 Riigiraamatupidamiskohustuslase asutusi eristatakse eelarveüksustena. 7 6.3 Raamatupidamise kontoplaan lähtub üldeeskirja lisas nr 1 kehtestatud kontodest, mida SAP-is kasutatakse detailsema arvestuse pidamiseks 8-kohalisena. Raamatupidamise kontoplaan ja SAP-is kasutatavad kulude jaotamise arvestusobjektide koodid on SAP BO aruandes „Arvestusobjektid“. 6.4 Kontodele lisatavad koodid täiendavalt eelarveklassifikaatoris kinnitatutele: 6.4.1 tehingupartneri kood sisestatakse käsitsi või võetakse hankijate või klientide registrist; 6.4.2 rahavoo kood lisandub kandele automaatselt või lisatakse käsitsi, kui puudub vastav seadistus; 6.4.3 ressurssi/kulukoha/teenuse kood lisatakse hoonete, rajatiste ning transpordivahenditega seotud kuludele või täiendavalt eristatavatele kuludele või tuludele arvestades asutuse finantsaruandluse vajadusi; 6.4.4 lähetuse ja koolituse ID-kood lisatakse kõikidele lähetuse ja koolitusega seotud kuludele; 6.4.5 erandjuhtudel kasutatakse kontol täpsustava määranguna lepingu numbrit; 6.4.6 kandele lisatakse käibemaksukood, mis juhib käibemaksu ja erisoodustuste maksude automaatset arvestust vastavalt SAP-i toimimisjuhistele; 6.4.7 kandele lisatakse ettemakse indikaator, millega juhitakse ettemaksete arvele võtmist teatud kindlale kontole ja nende hilisemat väljapakkumist ettemakse sulgemiseks; 6.4.8 kandele lisatakse muid tunnuseid, kui need on nõutavad vastavalt SAP-i toimimisjuhistele; 6.4.9 riigihanke numbri olemasolul lisatakse kandele riigihanke lepinguosa viitenumber või selle puudumisel riigihanke viitenumber. 6.5 Eelarve sisestatakse SAP-i vastava Excel-i vormi alusel. Eelarve täitmist jälgitakse jaotatuna eelarveüksustele, eelarveliikidele ja objektidele, projektidele, toetustele (grantidele) vastavalt loodud eelarveaadressidele. Eelarve sisestatakse tekkepõhiselt riigieelarves kuludele, investeeringutele ja finantseerimistehingutele seatud limiitide jälgimiseks. Kulukeskustele ja ressurssidele/kulukohtadele sisestatakse tekkepõhised kuluplaanid vastavalt asutuste vajadustele. 6.6 Kontodele lisatavad arvestusobjektide koodid (kontolaiendid), mis on vajalikud asutuse finantsaruandluseks ja eelarve täitmise jälgimiseks, määratakse koostöös MKM-i, asutuste ja keskusega arvestades Rahandusministeeriumi poolt kehtestatud tegevuspõhise riigieelarve koostamise ja täitmise kajastamise juhistele. 6.7 Raamatupidamiskirjendil kajastatakse: 6.7.1 kande järjekorranumber (SAP-is tekib automaatselt kande kinnitamisel); 6.7.2 tehingu toimumise (kande) kuupäev; 6.7.3 debiteeritavad ja krediteeritavad kontod koos nõutavate kontolaienditega; 6.7.4 summad tehinguvaluutas ja tehinguvaluuta kood; 6.7.5 summad arvestusvaluutas; 6.7.6 kande sisu lühikirjeldus. 6.8 Tarkvara SAP kasutamisel lähtutakse keskuse veebilehel avaldatud SAP-i kasutusjuhenditest. 8 7 Paranduskanded 7.1 Raamatupidamiskandeid ei kustutata ega tehta neis selgitusteta ega viideteta parandusi. Üldjuhul kasutatakse parandamiseks SAP-i automaatset storneerimist, mis seob esialgse ja storneeritud kande. Uuele (parandatud) kandele sisestatakse sõnaline selgitus parandamise kohta koos parandatud kande numbri märkimisega. 7.2 Paranduskande alusdokumendiks võib olla esialgne alusdokument, asutuse poolt edastatud täiendav informatsioon parandamist vajavate andmete kohta või keskuse poolt koostatud raamatupidamisõiend. 7.3 Paranduskandeid teevad kõik keskuse töötajad oma töölõigu ulatuses. 8 Ülekanded ja laekumised e-riigikassa vahendusel 8.1 Keskus avab ja sulgeb e-riigikassas riigiraamatupidamiskohustuslase ja asutuste vajadustest lähtuvalt kontosid ning teostab ülekandeid ja laekumiste jälgimist ning õiguste andmist vastavalt kassalise teenindamise eeskirjale. Riigiraamatupidamiskohustuslase pearaamatupidajal on e-riigikassa administraatori õigused kõikide asutuste kontode osas. 8.2 E-riigikassas avatakse kontod, mille kaudu teenindatakse kas riigiraamatupidamiskohustuslast tervikuna või teatud asutust või teatud asutuste gruppi olenevalt konto kasutamise ja konto jäägi jälgimise vajadusest. SAP-is eristatakse ülekandeid ja laekumisi asutuste kaupa eelarveüksuse koodi alusel. 8.3 E-riigikassas avatud kontod kajastatakse SAP-is pangakontodena (House Bank). 8.4 E-riigikassas avatud kontode nimekiri asutuste lõikes, koos selgitustega kontode kasutamise otstarbest, on eeskirja lisas 1. 8.5 Riigiraamatupidamiskohustuslasele avatakse ainult üks riigieelarve kulukonto, millelt keskus teeb ülekandeid eelarveüksuse kaupa asutuse eelarveaadressidega. 9  8.6 Valitsemisalale on avatud ühine tulukonto muude tulude (sh müügitulude) laekumiseks. Laekumised kajastatakse SAP-is eelarveüksuste lõikes. Tööinspektsioonile on avatud eraldi tulukonto sunnirahade laekumiseks. 8.7 Riigilõivude laekumiseks on asutustele avatud eraldi kontod lõivuliikide lõikes. 8.8 Trahvide laekumiseks on e-riigikassas avatud valisemisalale ühine trahvikonto. 8.9 Struktuuritoetuste väljamaksmisel lähtutakse struktuuritoetuse seadusest ja selle alusel välja antud õigusaktidest. Väljamaksed algatatakse rakendusüksuste poolt E- toetuste keskkonnas. Väljamakse suunatakse pärast Keskuse toetuste maksmise osakonna poolt aktsepteerimist SAP-i maksmisele, makse teostatakse eRk kaudu. 8.10 E-riigikassa liikumised kajastuvad SAP-is automaatselt, v.a lõivude ja trahvide laekumise kontod, mille korral tehakse koondkandeid kuu kohta, kui laekumiste analüütiline arvestuse toimub asutuses ja nende kohta esitatakse kuuaruanne. 8.11 Arvestades maksete alusdokumentide kontrollimiseks ja ülekannete tegemiseks ja selleks rahaliste vahendite broneerimiseks kuluvat aega, nähakse lepingutes ja ostutellimustes üldjuhul arve tasumise tähtpäevana mitte vähem kui 20 kalendripäeva arve saamisest. 8.12 E-riigikassa kaudu kõikide asutuste väljamakseid teostab keskus k.a. E-toetuste keskkonna kaudu riigikassasse suunatavad toetuste maksed. 8.13 Ülekannete tegemisel osalevad kaks keskuse töötajat. E-riigikassasse maksekorralduste importimise õigust omav raamatupidaja koostab SAP-is maksefaili ja edastab selle e-riigikassa maksete teostajale, kelleks on teine raamatupidaja. Ülekannete tegemisel lähtutakse keskuse finantsarvestuse toimingute korrast. 9 Sularahakassa 9.1 Sularahakassa luuakse asutuses ainult seadusega nõutud juhtudel või alternatiivsete maksevõimaluste puudumise korral. Asutus kehtestab sularaha käitlemise eeskirja lähtudes asutuse töövaldkonna ja kasutusel olevate elektrooniliste kassasüsteemide erisustest. 9.2 Kassasse laekunud sularaha viiakse panka ja kantakse laekumisteks avatud e- riigikassa kontole. Kassast ei tehta muid väljamakseid. 9.3 Kassas kasutatakse üldjuhul järgmisi dokumente: 9.3.1 kassa sissetuleku order (kohustuslikud rekvisiidid on asutuse nimetus, orderi nr, kuupäev, maksja nimi, selgitus, summa numbrite ja sõnadega, kassapidaja allkiri); 9.3.2 kassa väljamineku order (kohustuslikud rekvisiidid on asutuse nimetus, orderi nr, kuupäev, summa numbritega, selgitus (sularaha panka vms), summa numbrite ja sõnadega, kassapidaja allkiri). Kui sularaha ei toimeta panka kassapidaja, siis märgitakse väljamineku orderil isiku nimi, kellele raha panka viimiseks väljastatakse ja lisatakse vastuvõtja allkiri; 10  9.3.3 kassaraamat, kuhu kassapidaja registreerib sissetuleku ja väljamineku ordereid (kohustuslikud rekvisiidid on sissetuleku ja väljamineku dokumendi kuupäev, number, summa ja selgitus) ning kus iga tehingu järel või iga päeva lõpuks arvutatakse välja kassa sularaha jääk. 9.4 Sularaha jääki võrdleb kassapidaja iga tehingu toimumise päeva lõpul kassaraamatuga. Väga ebaolulises mahus sularaha liikumise korral võib võrdlust teostada pikema perioodi tagant. Kontrolli teostamist kinnitab kassapidaja kuupäeva ja allkirja märkimisega kasutades võimalusel elektroonilist dokumentide süsteemi. 9.5 Asutus viib sularahakassa korralise inventuuri läbi aasta lõpu seisuga või sularahakassade hajususe korral samaaegselt varade inventuuriga ning ootamatu inventuuri üldeeskirjas nõutava sagedusega. 9.6 Sularaha viiakse hiljemalt järgmisel tööpäeval panka, kui see ületab kassalimiiti, milleks on üldjuhul 1900 eurot. 9.7 Sularaha liikumiste kohta koostatakse igakuuliselt koondaruanne ja edastatakse keskusele raamatupidamiskannete tegemiseks. 9.8 SAP-s avatakse sularahakassa iga asutuse kohta vastavalt. Kassa kontol 10000000 kajastab keskus kassades toimunud muutused koondkannetega iga kuu lõpu kuupäevaga. 10 Deebet- ja krediitkaardid 10.1 Asutused otsustavad vajadusel deebet- ja krediitkaartide väljaandmise oma töötajatele asutuse ülesannetega seotud kulutuste eest tasumiseks määratud limiidi piires ning vastutavad kaartide sulgemise eest töötajate töölt lahkumisel. Deebet- ja krediitkaartide taotlused esitab riigikassale MKM kõikide haldusala asutuste puhul. 10.2 Deebet- ja krediitkaarte kasutatakse juhul, kui kulutuse eest puudub võimalus tasuda tavapärase ostuarvega või kui kaardiga tasumine on mõistlik ja põhjendatud teenuse sisust tulenevalt (nt sõidupiletid või elektroonilised teenused). 10.3 Deebet- ja krediitkaardi kasutajad esitavad deebet- ja krediitkaardiga maksmise korral lähetus- või majanduskulude aruande vastavalt asutuse poolt kehtestatud tähtaegadele, lisades sellele kulu tõendavad dokumendid. Aruanded kontrollitakse ja kinnitatakse vastavalt toimemudelile. 11 Siirete kajastamine 11.1 Tekkepõhiseid siirdeid kajastatakse riigiraamatupidamiskohustuslase kui terviku kohta igakuises aruandluses, mis esitatakse saldoandmike infosüsteemis MKM-i tehingupartneri koodiga. SAP-i aruandluses kajastatakse siirdeid iga asutuse eelarveüksuse koodiga. 11.2 Raamatupidamiskohuslase siseselt ei kasutata asutuste vaheliste kannete puhul rahavoo koode 15, 16, 35 ja 36. Varad viiakse üle ühelt asutusel teisele kasutades põhivara siirete tehnilist kontot 70001001. 12 Toetuste arvestus 12.1 Toetuste kajastamisel lähtutakse üldeeskirja peatüki 7 nõuetest. 11 12.2 Välistoetuse saamise lepingu, rahastamise otsuse, käskkirja või muu toetuse määramise dokumendi alusel avatakse toetuse ja selle arvel tehtavate kulutuste jälgimiseks eraldi toetuse ehk grandi kood. Sama koodi kasutakse vastava toetuse kaasfinantseeringu korral ning omafinantseerimise korras tehtud kulutuste puhul. Toetuse kood lisatakse kõikidele kannetele, sh nii tulude ja kulude, vara soetamise kui ka nõuete ja kohustiste ning ülekannete ja laekumiste kajastamisel. 12.3 Toetuse ja sellele lisatud kaas- või omafinantseerimise arvel tehtavate kulude või vara soetuse puhul, tehakse tulude paralleelkanded kulude või vara soetamise kajastamisel vastavalt toetuse rahastamise otsuses või lepingus ette nähtud proportsioonidele. Asutused tagavad selleks vajaliku informatsiooni kulutuste alusdokumentide (näiteks ostuarvete) kontrollimisel ja kinnitamisel. 12.4 Euroopa Liidu fondide toetuste vahendaja on rakendusüksus, kes korraldab toetuse saaja, töövõtja, kaasfinantseerija ja Keskuse toetuste maksete osakonna vahelise informatsiooni kulgu ja kontrollib kogu väljamaksete protsessi käiku. 12.5 Saadud toetusi kajastatakse tekkepõhiselt lähtudes kulutuste tegemise momendist. Kui kulutused on tehtud, kajastatakse toetus tuluna ja nõudena kulude tekkimise perioodis. Toetust põhivara soetamiseks kajastatakse tuluna (saajana) ja nõudena põhivara soetamise perioodis. 12.6 Tegevuskulude katteks saadud ja antud toetus kajastatakse laekumisel kohe tuluna ja üleandmisel kohe kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Toetused, mida antakse ja saadakse tegustoetustena põhikirjaliste ülesannete täitmiseks, arvestatakse kuluna või tuluna toetuse ülekandmisel või laekumisel 12.7 Toetuse vahendaja (rakendusüksus) ja andja kajastab toetust tekkepõhise printsiibi järgi oma tuludes ja kuludes. Toetust kajastatakse kuluna selles perioodis, kui toetuse saaja teeb kulutused või soetab põhivara, milleks toetus oli ette nähtud. Samuti toimitakse ka juhul, kui rahalised ülekanded ei liigu vahendaja kaudu, vaid nende korralduse alusel otse toetuse saajale (lõppkasusaajale) või tema poolt määratud hankijale. 12.8 Rakendusüksuste poolt antud ja vahendatud struktuuritoetused menetletakse E- toetuste keskkonnas, mis on liidestatud SAP-iga. 12.9 Raamatupidamises kajastuvad toetuse andmise ja vahendamise kanded automaatselt SAP-is peale seda kui maksetaotlused on E-toetuste keskkonnas rakendusüksuse poolt kontrollitud ja kinnitatud. 12.10 Kui maksetaotluses on erinevate tekkepõhiste kuude kulusid, jaotatakse toetuse vahendamise kulud ja kohustised SAP-is erinevatesse kuudesse. Kui SAP-is on automaatselt lisandunud kandeid kuudesse, mis on juba suletud, lisatakse kanded esimesse avatud kuusse. Väljamakse tegemisel võetakse need kohustised üheks makseks kokku, lähtudes E-toetuste keskkonna maksekorralduse numbrist ja maksekuupäevast. 12  13 Riigilõivude arvestus 13.1 Riigilõive kajastatakse raamatupidamisarvestuses kassapõhiselt vastavalt üldeeskirja § 21 lõikele 2. 13.2 Riigilõivude laekumist kontrollivad asutused enne riigilõivuga maksustatava toimingu teostamist. Selleks avatakse asutustele e-riigikassa tulukontod ning asutustele antakse vastavate e-riigikassa kontode vaatamise õigused. Asutused vastutavad riigilõivuga maksustatavate toimingute teostamise arvestussüsteemide ja töökorralduse eest, tagamaks kontrolli selle üle, et kõikide toimingute eest on riigilõiv tasutud. 13.3 Keskus kajastab riigilõivude laekumised igakuuliste koondkannetega vastavalt e- riigikassa tulukonto väljavõttele või sularaha laekumisele kassasse. 13.4 Riigilõivude tagastamiseks saadavad maksjad avalduse asutusele. Asutus kontrollib tagastamise õiguslikkust ja edastab tagasimaksekorralduse keskusele, kes teostab riigilõivu tagasimakse. Kokkuleppel asutusega võib anda tagastamise maksekorralduse e-riigikassasse sisestamise õiguse asutuse riigilõivudega tegelevale töötajale. 13.5 Keskus kajastab riigilõivude tagastamise igakuuliste koondkannetega vastavalt e- riigikassa tulukonto väljavõttele. 14 Trahvid, sunnirahad ja muud sanktsioonid 14.1 Seaduste alusel riikliku järelevalve teostamisel ning riikliku sunni kohaldamisel määratavaid trahve haldavad ja töötlevad järelevalveametnikud asutuste või e- toimiku infosüsteemis kohtuväliste menetlejatena. Seaduste alusel määratud trahvid ja sunniraha kuuluvad arvestamisele riigituluna. Raamatupidamisarvestuses üldjuhul kajastatakse trahve ja sunniraha tuludena, kui nende laekumine on kindel ja summa usaldusväärselt määratav. Lähtudes olulisuse printsiibist võib kajastada trahvi või sunniraha nõude ja tulu SAP-i müügireskontros klientide lõikes raha laekumisel e- riigikassa kontole, kui eelnevalt ei ole esitatud asutuse poolt trahvide või sunniraha määramise otsuseid. 14.2 Asutus peab arvestust määratud trahvi- ja sunniraha nõuete kohta bilansiväliselt vastavalt asutuses kehtestatud korrale ning jälgib nõuete laekumist e-riigikassa kontole. 14.3 Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ametis peetakse trahvide arvestust infosüsteemis JVIS. 15 Tulud majandustegevusest 15.1 Tulud majandustegevusest kajastatakse kontodel 32200000 kuni 32329000:  kontol 32209000 – Tööinspektsiooni tulud arst-residentide koolitamisest  kontol 32301000 – RIT-i riigipilve, arvutitöökoha ja muude IT-teenuste tulud  kontol 32329000 – muud majandustegevuse tulud 13  15.2 Kui asutus on käibemaksukohustuslane, lisatakse arvetele käibemaks vastavalt käibemaksuseadusele. Käibemaks ei lisandu, kui kaupade ja teenuste või õiguste müük ei ole käsitletav ettevõtlusena käibemaksuseaduse mõistes (kui vastavat kaupa või teenust ei müüda turul), vaid on tegemist riigi poolt osutatavate avalike teenustega. 15.3 Üüri ja rendiga kaasnevate kommunaalkulude ja muude kulude edasiandmised kajastatakse kulude vähendusena, mitte tuluna ja kajastatakse SAP-is loodud vastavatel kontodel. 15.4 Edasiantavad kulud kajastatakse vastava kontogrupi 30-ga lõppevatel ja käibemaksukulu kontol 60100100. 15.5 Kui võetakse kasutusele kommunaalteenuste arvete puhul mahukate ridadega arvete automaatne SAP-i sisselugemine ja kulud jaotatakse objekti koodidele/orderitele, siis ei toimu edasiantavate kulude kajastamist eraldi kulukontodel (vt eelmist lõiku), kuna seda ei võimalda SAP-i funktsionaalsus. Kulud kajastatakse kontodel, millel toimub asutuse kommunaalkulude arvestus. Edasiantavate kulude kohta arvete esitamisel kulude vähendusena kasutatakse punktis 15.4 näidatud kontosid. 16 Muude tulude arvestus 16.1 Muud tulud kajastatakse kontodel 32330000-32389000 ja 38100000-38889000 ja need laekuvad riigituludena. Muude tuludena arvestatakse tulu kinnisvarainvesteeringutelt, ruumide ja muu vara üürilt ja rendilt, hoonestusõiguse seadmise ja kasutamisõiguse tasu. 16.2 Üldjuhul tulude kohta esitatakse nõuded SAP-i müügimoodulis koostatavate arvetena. 16.3 Hoonestustasu arvestab ja koostab makseteatised oma DHS-is Tarbijakaitse- ja Tehnilise Järelevalve Amet. 16.4 Varale tekitatud kahju, mis hüvitatakse kindlustusseltside poolt, kajastatakse tuluna kontol 38880000 – kindlustushüvitised. Laekunud raha kasutatakse kindlustusjuhtumi kahjude kompenseerimiseks, kahjustatud või hävinud vara taastamiseks või uue vara soetamiseks. Reeglina tekivad kulud kahju kõrvaldamiseks enne ja alles hiljem hüvitatakse tekitatud kahju kindlustusseltsi poolt. Seetõttu kajastatakse kindlustushüvitis nõude ja tuluna kahju tekkimise perioodis viitnõudena. 16.5 Edasiantavat maksukulu kontol 60153000 ja maksutulu kontol 30250000 Eesti Töötukassale töötukindlustusmakse makse kohta kajastatakse SAP-is vastavalt MTA poolt saadetud teatistele iga kuu hiljemalt 25. kuupäeval, kasutades TP 099001. Aasta lõpu seisuga korrigeeritakse kanded vastavalt MTA saadetud teatistele. 14 17 Nõuete laekumise jälgimine 17.1 Nõuete tähtaegset laekumist jälgib keskus või asutus lähtudes finantsarvestuse toimemudelist. Kui nõuete esitamise ja laekumiste kajastamisega tegeleb asutus, siis meeldetuletuskirjade esitamise kohustus on asutusel. 17.2 Nõuete jälgija saadab juhul, kui nõue ei laekunud maksetähtajaks, hiljemalt 30 päeva pärast maksetähtaega maksjale meeldetuletuskirja. Keskus koostab meeldetuletuskirja SAP-is. 17.3 Kui klient ei ole peale esimese meeldetuletuskirja saatmist nõuet tasunud, saadetakse teise astme meeldetuletuskiri 60 päeva jooksul peale maksetähtaega. Teise astme meeldetuletuskirja kaasatakse kõik meeldetuletuskirja saatmise kuupäevaks kogunenud nõuded. 17.4 Meeldetuletuskirja ei saadeta, kui nõude summa on alla 20 euro, kuna nõude sissenõudmist loetakse sel juhul majanduslikult ebaotstarbekaks. 17.5 Keskuses koostatud meeldetuletuskirjade infot näeb asutus BO aruandest RP002 „Laekumata nõuded ja saadud ettemaksed“ Asutus võtab tasumata nõuete info teadmiseks ostjale järgmiste teenuste osutamisel ja vajadusel keeldub teenust osutamast, kui ostjal on tasumata nõudeid. 17.6 Tähtajaks laekumata nõudelt arvestatakse viivist, kui viivis on seadusandliku akti või sõlmitud lepingu alusel ette nähtud. Viivise nõuet ei võeta bilansis arvele, kuivõrd seda loetakse juba tekkimise hetkel ebatõenäoliselt laekuvaks. Viivis kajastatakse tuluna kontol 38239000 selle laekumisel. 18 Nõuete hindamine 18.1 Nõuete laekumise tõenäosust hindab keskus või asutus, kes jälgib ise nõuete laekumist, vajadusel kvartali lõpu seisuga. Hinnatakse igat nõuet individuaalselt. Kui nõude osas on saadetud meeldetuletuskiri, millele pole vastatud või kui ostja vastu on algatatud pankrotimenetlus või kui muudel teadaolevatel põhjustel on alust kahelda nõude laekumises, loetakse nõue ebatõenäoliselt laekuvaks. 18.2 Asutuse poolt ebatõenäoliseks laekumiseks hinnatud nõuete kohta esitatakse keskusele teatis, mille alusel kantakse SAP-is nõue kuludesse. 18.3 Kui ebatõenäoliseks tunnistatud ja kuludesse kantud nõue laekub, kajastatakse see laekumise ebatõenäoliselt laekuvaks arvamisest tekkinud kulu vähendusena. 18.4 Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevad tulud. 15 18.5 Nõuete lootusetuks laekumiseks tunnistamise ja bilansist mahakandmise kinnitamise õigus on asutuse juhil, kui nõude summa jääb alla 30 000 euro. Nõude mahakandmise, mille summa on 30 000 eurot ja rohkem, otsustab minister. 18.6 Nõuete lootusetuks laekumiseks tunnistamise ettepaneku teeb asutusele keskus, kui tema kohustuseks on nõuete laekumise jälgimine, võttes aluseks eelnevatel aruandeperioodidel ebatõenäoliseks laekumiseks tunnistatud nõuete mittelaekumise. Asutus kontrollib andmeid ja esitab taotluse asjaomaste põhjendustega kinnitamiseks asutuse juhile või ministrile. Kinnitatud taotluse saamisel kannab keskus lootusetud nõuded bilansist välja. 18.7 Kui nõuete esitamise ja laekumise jälgimise kohustus on asutusel, siis koostab asutus ise lootusetuks tunnistamise võttes aluseks asutuses olevad andmed. Kinnitatud taotluse saamisel kannab keskus lootusetud nõuded bilansist välja. Lootusetuks saab arvata ainult varem ebatõenäoliselt laekuvaks arvatud nõudeid. 18.8 Lootusetu nõude laekumise korral võetakse see arvele tuluna. 16  19 Ettemakstud tulevaste perioodide kulude arvestus 19.1Üldjuhul ettemakseid ei tehta. Ettemakset kasutatakse, kui seda ei ole võimalik lepingutingimuste kokkuleppimisel ära jätta. 19.2 Ettemakstud tulevaste perioodide kulud kantakse arve eest tasumisel kohe kuluks kui arve summa käibemaksuta on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. 19.3 Ettemakstud tulevaste perioodide kulud periodiseeritakse majandusaasta jooksul tekkepõhises perioodis lähtuvalt summa olulisusest kas igakuuliselt, kord kvartalis või kord aastas. 19.4 Põhivara soetamisega kaasnev käibemaksu ettemaks kajastatakse kuluna kontol 60100200 ettemaksu tegemise kuupäeval. 19.5 Teenuste ja kaupade soetamisega kaasnev käibemaksu ettemaks kajastatakse kuluna kontol 60100000 ettemaksu tegemise kuupäeval. 20 Varude arvestus 20.1Varude üle raamatupidamisarvestust ei peeta. Mitmesugused igapäevase töö tarbeks soetatud varud, sh kontoritarbed, trükised, remondi- ja hoolduse materjalid jms kajastatakse soetamise kuupäeval tegevuskuludes. 20.2 Kui asutused peavad vajalikuks hoiukohtades olevate varude koguselist arvestamist, kasutavad nad selleks asutuse põhitegevuse infosüsteemi või vajadusel muid andmete kajastamise süsteeme. Varude arvestamise korra kehtestab vajadusel asutus. 21 Tegevuskulude arvestus 21.1 Palgaarvestus 21.1.1 Keskuses palgaarvestuse aluseks olevate dokumentide koostamise ja edastamise töökorraldus on määratud toimemudelis (vt punkt 2.6). 21.1.2 Palgaarvestuse aluseks on personaliarvestuse moodulisse sisestatud andmed asutuste poolt esitatud või RTIP-i keskkonnas koostatud alljärgnevatelt dokumentidelt:  asutuse koosseisunimestik ametikohtade ja nendele vastavate palgamääradega;  teenistusse määratud teenistujate (edaspidi töötajad) ja töölepingu alusel töötajate andmed;  haldusaktid lisatasude, toetuste, preemiate ja muude väljamaksete kohta;  võlaõiguslikud lepingud;  haldusaktid töötajate puhkuse ja muudel alustel töö- või teenistussuhte peatamise kohta;  töövõimetuslehed;  töö- või teenistuslähetuse käskkirjad;  töötajate palgakuludele määratud arvestusobjektid vastavalt asutuse aruandluse vajadusele;  18  tööaja arvestuse aluseks olevad tööajatabelid koostatakse personaliarvestuse moodulis automaatselt eelpool nimetatud dokumentidel kajastatud andmete alusel; 21.1.3 Tööajatabelite kinnitamist asutuse poolt ei teostata. Palgaarvestust teostatakse vastavalt riigiasutustele kehtestatud seadusandlikele aktidele ja asutuste palgajuhenditele. 21.1.4 Palga väljamaksed toimuvad arvestuskuul ja kantakse töötajate pangakontodele kuu viimasel tööpäeval. Töötajatele saadetakse e-postiga teatis temale väljamaksmisele kuuluvate summade ja kinnipidamiste kohta. 21.1.5 Puhkusetasu kantakse töötaja pangakontole üldjuhul koos kuu palga väljamaksega või hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust. Vastavalt kokkuleppele võib rakendada erinevat puhkusetasu väljamakse tähtaega, kuid see ei tohi olla hilisem kui puhkuseperioodile järgnev esimene palgapäev. 21.1.6 Palgast teostatakse kinnipidamisi vastavalt seadusandlikele aktidele ja vabatahtlikke kinnipidamisi asutuse kulude hüvitamiseks. Kinnipidamiste kohta saadetakse palgaarvestusele andmed asutusest. 21.1.7 Palgaarvestusest koostatud palgamaksete failid SAP-is koostab iga palgaarvestaja oma arvestusel oleva palgaala kohta ja teostab failide võrdluse palgalehtede väljamaksete summadega. 21.1.8 E-riigikassase impordib kõik palgafailid raamatupidaja. SAP-ist E- riigikassasse makse saatmise kinnitab teine raamatupidaja, kellel on maksete edastamise õigus. 21.2 Tööjõukulude arvestus 21.2.1 Palgakulu ja arvestatud maksukulu kajastatakse tekkepõhiselt perioodis, mille eest kulu arvestati ja kajastatakse asutuse eelarveüksuse koodiga ja vajadusel jaotatuna arvestusobjektide lõikes. Samuti kajastatakse ka töötasust kinnipeetud maksud ja väljamaksmisele kuuluvad summad. 21.2.2 Puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksukulu jaotatakse nendesse kuudesse, mille eest see oli arvestatud. 21.2.3 Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustus hinnatakse ümber üks kord aastas aastaaruande koostamisel. Puhkusetasu ja sellega seotud maksukohustuse korrigeerimine kajastatakse kontol 20201000 ning ettesaadud puhkusepäevad kajastatakse kontol 103930. Väljamaksmata puhkusetasude kohustuse arvestuse aluseks on SAP-i aruanne ette saadud või saamata puhkusepäevade kohta. 21.2.4 Erisoodustuste kulud arvestatakse töötajatele hüvede saamise perioodil (tekkepõhisuse alusel) või töötajatele väljamaksete tegemisel. 21.2.5 Erisoodustuste maksud arvestatakse tekkepõhisuse alusel samas kuus kui arvestati erisoodustuse kulud. 21.2.6 Erisoodustuste kulu arvestatakse kulukonto rühmas 505 ja samadel kontodel kajastatakse ka käibemaksukulu. 18  19 21.3 Majandamiskulude arvestus 21.3.1 Majandamiskulud kajastatakse vastavalt majanduslikule sisule. Kulude jaotamisel kasutatakse asutuse poolt määratud arvestusobjektide koode. Kulude majandusliku sisu määramisel lähtutakse kontoplaani kasutusjuhendist. 21.3.2 Kui üks riigiraamatupidamiskohustuslase asutus finantseerib teise asutuse kulusid, antakse edasi kulud või vara vastavale asutusele, kes neid kaupu, teenuseid või muid hüvesid sai ( vt p.11.2). 22 Põhivara arvestus 22.1 Varade arvestamise korraldamine MKM-is ja asutustes on reguleeritud ministri poolt kinnitatud riigivara valitsemise korraga ministeeriumi valitsemisalas. See on aluseks asutustes kehtestatavatele varade arvestamise kordadele. 22.2 Põhivara arvestuses SAP-is põhivarad grupeeritakse klassidesse ning igale klassile omistatakse numbriseeria. Põhivara klass määrab, millistele kontodele tehakse põhivaraga seotud kanded. Igale klassile on määratud kasulik eluiga, mida on võimalik vara kaardi loomisel muuta. 22.3 Lõpetamata ehitustöid ja pooleliolevaid soetusi kajastatakse poolelioleva põhivara klassis eraldi kaartidel. 22.4 Kui olemasolevale põhivarale lisatakse parendusi, siis kajastatakse neid üldjuhul samal põhivara kaardil. 22.5 Põhivara võetakse arvele kogumina (näit mööbel komplektina jms), kui see moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku. 22.6 Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinev kasutusiga, võetakse komponendid eraldi arvele. Kui vastavad komponendid kuuluvad samasse varaklassi, võetakse need arvele alamvara kaartidel (peavara komponentidena). 22.7 Maa maksumusse ei kapitaliseerita ostutehingult tasumisele kuuluvat riigilõivu. Riigilõivusid kajastatakse raamatupidamisarvestuses kontol 601070-riigilõivukulu, Riigilõivude tasumiseks tehakse Maksu- ja Tolliametis olevale lõivude ettemaksukontole ettemaks, mis kantakse kohe kuluks. Aasta lõpus võetakse oluline kasutamata summa kuludest välja ettemaksu kontole. 22.8 Osalusi avaliku sektori ja sidusüksustes kajastatakse kontorühmas 150, lähtudes RTJ 11 ja üldeeskirja peatükk 9 nõuetest. Osalusi olulise mõju all olevates tütar- ja sidusettevõtjates kajastatakse alates 01.01.2016 tuletatud soetusmaksumuses. 23 Põhivarade amortisatsiooni arvestus 23.1 Uute varade korral määratakse üldjuhul põhivaradele eeldatav kasulik eluiga alljärgnevalt: Hooned ja hoonete osad 50 aastat Eluhooned 50 aastat Muud rajatised 20 aastat Masinad ja seadmed 5-15 aastat Transpordivahendid 5-30 aastat Info- ja kommunikatsiooniseadmed 2,5-6 aastat Muu amortiseeruv põhivara 2-10 aastat 19  20 Tarkvara 3-10 aastat 23.2 Eeldatava kasuliku eluea iga konkreetse vara puhul, mille eluiga on punktis 23.1 kehtestatud vahemikuga või muu olulise erinevuse tõttu, määrab asutuse vara tundev spetsialist. Eeldatavat kasulikku eluiga on õigus täpsustada lähtudes konkreetse vara kasulikust elueast, mida hinnatakse asutuses kasutusel olnud samalaadse vara soetamisel või saamisel. Ümberhinnatud varade järelejäänud eluiga määratakse ümberhindluse käigus. 23.3 Eeldatavat järelejäänud eluiga hinnatakse parenduste arvele võtmisel ja inventuuride käigus. Kui ilmneb, et vara järelejäänud eeldatav eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. 23.4 Aruandeaasta lõpul hinnatakse mittekasutatava vara tõenäolist netorealiseerimismaksumust ja vara hinnatakse alla, kui bilansiline jääkväärtus on sellest kõrgem. 24 Põhivara parendused, ümberhindlus, müük ja üleandmine ning mahakandmine 24.1 Parendused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele - maksumus on alates põhivara arvele võtmise piirmäärast ning eeldatav kasulik eluiga on üle ühe aasta. 24.2 Kui põhivarale tehtud kulutused on jooksva hoolduse või remondi iseloomuga, siis kajastatakse neid perioodi kuludena. Varuosad, mille eeldatav kasutusiga on rohkem kui üks aasta või mida saab kasutada ainult konkreetse põhivara objekti juures, käsitletakse samuti materiaalse põhivarana. 24.3 Kui parenduse käigus vahetati välja oluline osa põhivarast, kantakse bilansist välja vahetatud osa soetusmaksumus ja kulum. 24.4 Põhivara ümberhindlusena võetakse arvele peremehetuks tunnistatud vara ja maakatastrisse kantud maad, mida ei ole ükski avaliku sektori üksus varem bilansis arvestanud. Maad hinnatakse ümber ümberhindluse läbiviimise ajal kehtinud maa maksustamishinna alusel. Enne üleandmist riigi äriühingute aktsiakapitali suurendamiseks hinnatakse põhivara vastavalt üldeeskirja paragrahvis 18 kajastatud põhimõtetele. 24.5 Põhivara müügi tulemust kajastatakse kontogruppides 3810 kuni 3813, kui vara müüdi tasu eest. 24.6 Põhivara mahakandmine toimub kooskõlas riigivaraseaduse ja punktis 22.1 viidatud riigivara valitsemise korrale MKM-i valitsemisalas. 25 Riigi Infosüsteemi Ameti „Riigivõrgu“ arvestus 25.1 Põhivara “Riigivõrk” arvestuse põhimõtted. Põhivara “Riigivõrk” võetakse arvele kogumina (kaablid ja juhtmed komplektina nimetusega „Riigivõrk“). Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinev kasutusiga, võetakse komponendid eraldi arvele. (Aasta jooksul soetatud kaablid võetakse arvele ühe põhivara komponendina “Riigivõrk 2021”, “Riigivõrk 2022” jne). 1. Ostuarved võetakse arvele varakaardile, mille koostamise aluseks on PS-element (wbs), mille kood moodustatakse järgmiselt: 20  21 a. Tunnus – N50 (Riigi Infosüsteemi Ameti tähis) b. Tunnus – RV (Riigivõrgu tähis) c. Tunnus – 2021 (2021 aasta); 2022 (2022 aasta); jne d. Tunnus – investeerimise allikas-eelarveliik ja objekt (44, 20IN…) e. PS – elemendi koodi näide N50-RV2021-44; N50-RV2021-20IN 2. Varakaardil kajastatakse järgmised tunnused: a. PS - element b. Ettevõte – N000 c. Tulukeskus – TN50 d. Kulukeskus - KN500000 (RIA üldine) e. Vastutav kulukeskus – KN503060 (RIA Riigivõrgu osakond) f. Investeerimise allikas – eelarveliik ja objekt (44, 20IN…) g. Tegevusala – 04600 (Side) h. Eelarveüksus – EN50 Iga aasta lõpuks kantakse raamatupidamise arvestusest maha need riigivõrgu kogumid, mis on täielikult amortiseerunud. Kande teeb raamatupidaja SAP BO aruande alusel teavitades mahakandmisest asutust. 26 Väheväärtusliku vara arvestus 26.1 Väheväärtusliku vara arvestust peetakse üldjuhul asutustes RTIP-i varade moodulis juhindudes riigivara valitsemise korrast MKM-i valitsemisalas, v.a RIT, kes peab oma väheväärtusliku vara arvestust varade süsteemis VARE. Varade mooduli kasutusele võtmiseni peetakse arvestust SAP-is või asutuste muudes infosüsteemides. 26.2 Väheväärtusliku varana võetakse arvele varaobjektid soetusmaksumusega üldjuhul alates 1000 eurost kuni põhivara arvele võtmise piirmäärani. Asutus võib võtta arvele ka väiksema väärtusega vara, kui ta peab vara olemasolu ja paiknemise informatsiooni oluliseks. 27 Kohustiste arvestus 27.1 Võlad tarnijatele 27.1.1 Võlad tarnijatele kajastatakse raamatupidamisarvestuses eelarveüksuste, toetuste/grantide ja eelarveliikide lõikes. 27.1.2 Võlad tarnijatele perioodi kulude eest kajastatakse kontol 20100000. 27.1.3 Võlad tarnijatele põhivara soetamise eest kajastatakse kontol 20101000. Põhivara soetuse ostuarvel kajastatud käibemaksukulu arvestatakse samuti kontol 20101000 ja kantakse kuluna kontole 60100200. 21  22 27.2 Võlad töötajatele 27.2.1 Töötasu võlgnevus kajastatakse kontol 20200000, kanded kontole tehakse SAP-i palgaarvestuse moodulist. 27.2.2 Kolmandate isikute kasuks töötajatelt kinnipeetavad summad kajastatakse kontol 20209000, kanded kontole tehakse SAP-i palgaarvestuse moodulist. 27.2.3 Kohustised oma töötajale lähetus- ja majanduskulude eest kajastatakse kontol 20205000, kanded tehakse aruandvate isikute majanduskulu või lähetuskulu aruannete põhjal. Asutused kehtestavad teenistus- ja töölähetuste korra, milles nähakse ette aruannete vormistamise ja esitamise korraldus. 27.3 Viitvõlana kontol 203290 kajastatakse aruande koostamise ajaks puuduvate ostuarvete summad. Kui summa ei ole täpselt teada, arvestatakse viitvõlgnevus ligilähedaselt, kasutades eelneva perioodi tegelikku kulu või lepingus ettenähtud summat. 28 Maksude arvestus ja deklaratsioonide koostamine 28.1 Maksukohustisena kajastatakse väljamaksekuul deklareeritud maksukohustised. Maksudeklaratsioon TSD koostatakse kõikide asutuste kohta ühine, kuna MKM koos asutustega on üks maksukohustuslane. TSD koostatakse SAP-is. 28.2 Asutused on kas käibemaksukohustuslased või piiratud käibemaksukohustuslased. 28.3 Käibedeklaratsioonid koostatakse iga asutuse kohta eraldi võttes aluseks asutuse tulude arvestuses kajastuvad eelarveüksuste koodid, mille alusel kajastatakse sisendkäibemaksu, pöördkäibemaksu ja arvestatud käibemaksu kanded raamatupidamisarvestuses. 28.4 Käibemaksu õigeks kajastamiseks ja käibedeklaratsioonide koostamiseks kasutatakse kannetes SAP-is avatud erinevaid käibemaksukoode. 28.5 Maksude tasumisel kasutatakse ettemaksukontode jääkide vahekontot 10379900. Maksude tasumise raamatupidamiskannete tegemisel kasutatakse eelarveüksuste koode ja igale asutusele maksuametis määratud viitenumbrit. 28.6 Maamaks kajastatakse kuludes maksutähtaja saabumisel. 28.7 Loodusressursside kasutamise eest kuulub kohustisena arvestamisele karjääridest kaevandatava kruusa ja liiva kaevandamise tasu vastavalt Keskkonnaametile esitatud deklaratsioonidele. 29 Eraldiste arvestus 29.1 Eraldisi hinnatakse iga aasta lõpu seisuga. 29.2 Eraldised kohtuprotsesside suhtes kajastatakse bilansikontodel 20600000 lühiajaline osa ja 25600000 pikaajaline osa. 29.3 Edasikindlustajate osa garantiikohustuste tagamises kajastatakse Kredex Krediidikindlustuse AS kvartaalse aruande alusel kontodel 20601100 (lühiajaline osa) ja 25601100 (pikaajaline osa). 22  23 30 Põhi- ja väheväärtuslike varade ja varude inventeerimine 30.1 Põhi- ja väheväärtuslike varade ning varude inventuuri läbiviimisel juhindutakse riigivara valitsemise korrast MKM-i valitsemisalas. RTIP-i varade moodulis kasutatakse inventeerimiseks loodud võimalusi. 30.2 Inventeerimiseks moodustatakse asutuse juhi käskkirjaga inventuurikomisjon, mis koosneb esimehest ja vähemalt 2 liikmest, kes ei ole inventeeritavate varade eest vastutavad. Varade eest vastutav isik osaleb inventeerimiskomisjoni töös selgituste andjana. 30.3 Varasid ja varusid inventeeritakse üldjuhul nende asukoha ja vastutavate isikute kaupa. 30.4 RIT inventeerib oma Luksemburgis asuvaid varasid (andmesalvestusseadmed, kettamassiivid, serverid, võrguseadmed, andmesaatkonna sisustus, tulemüürid jm) üks kord aastas toimuva külastuse käigus, mille aeg võib erineda üldeeskirja §51-s kehtestatud inventeerimisperioodist. 30.5 Asutused, kes peavad bilansivälist arvestust varude üle, üldjuhul inventeerivad ka neid. 30.6 Inventeerimisel määratakse varade tegelik kogus kindlaks nende ülelugemise või mõõtmise teel. Varade ülelugemise andmed fikseeritakse ettetäidetud inventeerimisnimestikes, mille kinnitavad kõik komisjoni liikmed ja vastutav isik. 30.7 Inventeerimiskomisjon vastutab inventuuri õigeaegsuse ja läbiviimise korrast kinnipidamise eest, kontrollitavate väärtuste tegelike jääkide kohta andmete inventeerimisnimestikesse kandmise täielikkuse ja täpsuse eest. 30.8 Inventuuri tulemused vormistatakse aktiga, mille kinnitavad kõik komisjoni liikmed ja varade eest vastutav isik. Aktis tuuakse välja:  kasutamiskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja selle võimalik netorealiseerimismaksumus;  vara hinnanguline järelejäänud eluiga, kui see on oluliselt erinev arvestuslikust järelejäänud elueast. 30.9 Inventuuriakti põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja järelejäänud eluea muutmist aktid, mille põhjal koostab keskus põhivara korrigeerimiskanded ja põhivara mahakandmise. 30.10 Inventuuris tuvastatud üle- või puudujäägi korral:  varade ülejääk võetakse arvele;  varade puudujäägi korral kantakse vara kuluks;  kuritarvitusest tingitud kahju kindlakstegemisel esitatakse materjalid asutuse poolt pärast fakti tuvastamist uurimisorganitele 23  24 31 Nõuete ja kohustiste inventeerimine 31.1 Nõuete ja kohustiste inventuuri teostab keskus. Inventuur viiakse läbi kooskõlas üldeeskirja §-des 50-52 ja RTK toimingute korras sätestatuga. 31.2 Saldokinnituskirju saadetakse klientidele (v.a eraisikud) alates olulisuse piirist 5000 eur kui nõue on saldokinnituskirjade saatmise ajaks laekumata ja kui makstähtaeg pole inventuuri tegemise ajal veel saabunud. Tarnijatele (sh välistarnijatele ja sihtfinantseerimise saajatele) saldokinnituskirju ei saadeta kui need on tavapärased arved, mis saldokinnituskirjade saatmise ajaks on juba tasutud või tasutakse maksetähtpäeval. Sihtfinantseerimise nõuete ja saadud ettemaksete kohta saldokinnituskirju ei saadeta. Sihtfinantseerimise ettemaksete (kontogrupp 1038) ja tagasinõuete (konto 103650) kohta saadetakse saldokinnituskirjad alates 20 000 euro piirist (v.a avaliku sektori üksustele). 31.3 Avaliku sektori üksustele saldokinnituskirju ei saadeta, kuna nendega võrreldakse saldosid saldoandmike infosüsteemis. 31.4 Saldokinnituskirjad klientidele koostatakse arvete lõikes, kasutades SAP-i standardvormi ja saadetakse kogu valitsemisala kohta tervikuna, grupeerides need asutuste ja asutuste arvete kaupa. 31.5 Nõuete ja kohustiste inventuuri tulemuste kohta vormistatakse aktid vastavalt RTK finantsarvestuse toimingute korrale. Asutused, kes peavad nõuete analüütilist arvestust oma infosüsteemides, viivad läbi nõuete inventuuri iseseisvalt, koostavad inventuuri võrdluslehed ja saadavad tulemused keskusele. Kui inventuuri tulemuste põhjal on vajadus muuta raamatupidamisarvestuses kajastatud andmeid, siis edastatakse vastav info asutuse poolt koos nõuete inventuuri tulemustega. 32 Sularahakassa inventuur 32.1 Korralise sularahakassa inventuuri viib läbi asutuse juhi käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud kaheliikmeline komisjon. Ootamatu sularahakassa inventuuri korraldab ja viib läbi kaheliikmeline komisjoni, mille liikmetest vähemalt üks on finantsosakonna teenistuja. Inventuuri juures osaleb kassaoperatsioonide eest vastutav isik. 32.2 Inventuuri tulemuste kohta koostatakse inventuuriakt, milles kajastatakse:  inventuuri läbiviimise kuupäev;  komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;  sularaha jääk ja erinevus võrreldes kassaraamatu andmetega;  komisjoni liikmete ja kassapidaja allkirjad. 33 Erakorralised inventuurid Erakorralisi inventuure viiakse läbi:  materiaalselt vastutavate isikute vahetumise korral (välja arvatud puhkuste ja haiguste asendamise ajal) üleandmise-vastuvõtmise päeva seisuga;  varguse, röövimise, omastamise ja kuritarvituse, samuti väärtuste riknemise (ujutus, põleng jms) kindlakstegemisel, viivitamatult nimetatud faktide selgumise järel. 24  25 34 Bilansivälised kontod Üldeeskirjas toodud bilansivälistele kontodele kogutakse informatsioon vastavalt konto sisule ja esitatakse kord aastas detsembrikuu saldoandmikus. 35 Aruanded 35.1 Keskuse pool esitatakse riigi raamatupidamiskohustuslase kohta raamatupidamise aruanded rahandusministri määrusega kehtestatud korras. 35.2 Statistiline ja muu perioodiline finants- ja personaliaruandlus esitatakse asutuste lõikes vastavalt kehtivatele seadusandlikele aktidele. 36 Seotud isikud 36.1 Seotud isikuteks loetakse:  kõrgema juhtorgani ja tegevjuhtkonna liikmed ja nende pereliikmed, kelleks loetakse vähemalt abikaasa, elukaaslane ja laps;  sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, kelle üle punktis 1 nimetatud isikutel üksi või koos pereliikmetega on valitsev või oluline mõju. 36.2 kõrgem juhtorgan ja tegevjuhtkond:  Minister  Ministeeriumi kantsler ja asekantslerid  Asutuste juhid 36.3 Kui asutuse poolt teostatud tehingu osalised on seotud isikud ja tehing ei vasta õigusaktidele või asutuses dokumentidele seatud üldistele nõuetele või ei ole sõlmitud turutingimustel, siis asutused esitavad keskusele algdokumendi koos vastavasisulise kommentaariga vastavalt teadaolevatele andmetele. Keskus kajastab tehingut vastavalt üldeeskirja §-le 491. 25  26 Lisa 1 E-riigikassa kontod E-riigikassas MKM-i kontode nimekiri 1200000029 Kulukonto MKM ühine 2800045496 Toetuste , tulude laekumine Tulud 10608-10609, 10611-10612, 10614-10618, 10620- 10621, 10626 2800082925 SFOS toetused 2800083186 Tööinspektsiooni sunnirahad 2900073054 Riigilõivud - Riiklike tegevuslitsentside ja tegevuslubade väljastamine 2900073070 Riigilõivud – MKM nimemärgiste riikliku registri toimingud 2900073083 Riigilõivud - Majandustegevuse registri toimingud 4100081750 Trahvid 2900073025 Riigilõivud - Tüübikinnitustunnistuse väljastamine, muutmine ja pikendamine - TTJA 2900073203 Riigilõivud - Lõhkematerjaliseaduse alusel teostatavad toimingud - TTJA 2900080034 Riigilõiv raudtee ja raudteeveeremi registrisse kandmise eest - TTJA 29000080047 Riigilõiv ohutustunnistuse väljastamise, muutmise, pikendamise eest - TTJA 2900080050 Riigilõivud – Meediateenuste seaduse alusel teostatavad toimingud - TTJA 2900080063 Riigilõivud - Elektroonilise Side Seaduse alusel sagedustega seotud toimingud - TTJA 2900080092 Riigilõivud - Elektroonilise Side Seaduse alusel numeratsiooniga seotud toimingud - TTJA 2900082346 Riigilõivud - TTJA pädevuses oleva ehitus- ja kasutusloa taotluse läbivaatamine - TTJA 2900082391 Riigilõivud - Kemikaaliseaduse alusel teostatavate tegevusloaga seotud toimingud – TTJA 26  27 2900082430 Riigilõiv ehitusvaldkonna majandustegevuse teate esitamise ja raudteevaldkonna kutsekvalifikatsiooni tunnustamise eest - TTJA 2900082948 Riigilõivud - EUTS alusel teostatavad toimingud - RIA 27