Kulude menetlemise juhendi kinnitamine (P02_J10)

To the Ministry of Social Affairs of Estonia EXPENSES CLAIM FORM Please reimbuse my travel expenses for ........................ Date of arrival in Tallinn:.............. Date of depature:.......... Personal Data Name of participant:.......... E-mail aadress:............. Phone (area code+ No):....... Account No./IBAN Code:........... Bank Details (information is available on the Bank's website) Name and address of bank:.......... BIC Code (SWIFT Code):.......... Account holder:......... Extras: Copies of cost documents I confirm that the costs have been paid out and are not compensated by someone else. Signature Kulude hüvitamise avaldus Palun hüvitada minule ……….. ( märkida millega seoses tekkinud kulud , st üritus, lähetuse, päevaraha jne) kulud. Panga nimi:.......... Panga SWIFT(BIC)kood:............ IBAN(arveldusarve nr):......... Arveldusarve omaniku nimi(kellele kuulub):.......... Kuludokumentide loetelu ja panga väljavõte kulude tasumise kohta on lisas. Kinnitan, et need kulud pole hüvitatavad kellegi teise poolt. Ees- ja perekonnanimi (Allkirjastatud digitaalselt) Kulude menetlemise juhend Eesmärk ja üldsätted 1.1 . Eesmärk J uhendi eesmärk on anda selged suunised, kuidas kuludokumente korrektselt esitada, kontrollida, kinnitada ja hüvitada . Juhend aitab tagada, et kulude menetlemine toimub: Läbipaistvalt ja kontrollitult – kõik kulud on dokumenteeritud ja jälgitavad. Kooskõlas organisatsiooni sise-eeskirjade ja seadusandlusega vältimaks maksualaseid ja raamatupidamislikke rikkumisi. Ühtselt ja tõhusalt – kõik teenistujad järgivad samu protsesse, mis lihtsustab haldamist ja auditeerimist. Õigeaegselt , et taga da kiirem kuluarvestus ja aruandlus asutusele ning kulude õigeaeg n e hüvitami n e teenistujale ja partneritele. 1 . 2 . Rakendusala Juhend kehtib kõigile teenistujatele , kes teevad kulusid, koostavad kuludokumente, kooskõlastavad, kinnitavad või esitavad kuludokumente ja aruandeid. Juhend hõlmab : Kulude menetlemist e-arvekeskuses (vt ptk 2.1 . ) Arendusürituse kulude vormistamist RTIP-is (vt ptk 2.2 . ) Kolmandatele isikutele tehtavaid makseid (vt ptk 2.3. ) Majanduskulude hüvitamist (vt ptk 2.4. ) Krediitkaardi kasutamist (vt ptk 2.5. ) NB! Eraldi on kirjeldatud järgmiste kulude menetlemine: lähetuskulud (P04), isikliku sõiduauto kasutami sega kaasnevad kulud (P04_J02), atašeede pikaajalised lähetuse ga seotud kulud (P04_J02), hangetega seotud kulud (P06) ning ürituste korraldamise ja tõlketööde ga seotud kulude tegemised juhised: Eelarve_ja_kuluarvestamine 1 . 3 . Alusdokumendid Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri ( P02_J 12 ) 1 . 4 . Rollid ja vastut u s 243205 1102360 0 0 5005705 142240 Kinnitaja kinnitab kulu 0 0 Kinnitaja kinnitab kulu 2567305 186690 Finantsspetsialist kontrollib kulu doku - m entide korrektsust kulu otstarbekuses 0 0 Finantsspetsialist kontrollib kulu doku - m entide korrektsust kulu otstarbekuses 1830705 53340 4059555 104140 719455 243840 Teenistuja teeb k ulu . 0 0 Teenistuja teeb k ulu . Roll Kirjeldus Kinnitaja V astutab kulu vastavus e eest lähtuvalt eelarvele ja asutuse eesmärkidele. R eeglina osakonnajuhataja või finantsarvestusjuht (ministri ja kantsleri ning nende nõunike, asekantslerite, osakonnajuhatajate ning haldusala asutuste juhtide kulud). Finants nõunik K ontrollib dokumentide vastavust , täiendab eeltäidetud kulutempli ja edastab RTKle . Finantsarvestusjuht Vastutab ministeeriumi raamatupidamise korraldamise eest. Allkirjastab ministeeriumi ja valitsemisala asutuste krediitkaartide taotlemise, pikendamise ja lõpetamise. Kooskõlastaja V astutab kulu sisulise põhjendatuse eest. Reeglina arve kontaktisik või projektijuht . Kolmandad isikud Organisatsiooni välised isikud, kes on seotud ettevõtte tegevusega ning kellele kompenseeritakse tekkinud kulud . ELVO juht As utuse k rediitkaardi omanik , krediitkaardi kulude tekkimisel vormistab RTIP-s aruande. 1 . 5 . Mõisted ja lühendid Kuludokument on arve, tšekk, sõidupilet, aruanne, memo , õiend vms, mis tõendab kulu tegemist ; Maksedokument on tasumist tõendav dokument ; RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal ; E-arvekeskus – arvete menetluskeskkond ; DHS – dokumendihaldussüsteem . 1.5. Üldi sed põhimõtted Arve tasumise rekvisiidid jm on leitav sharepointist : Eelarve_ja_kuluarvestamine E-arvekeskkonda saavad ligi kõik, kellel on roll (nt kinnitajad). A sendaja või uu e teenistuja lisamiseks e -arvekeskkon da , tuleb teavitada finantsarvestusjuhti või finantsnõuniku. Kui kulu hüvitatakse teise osakonnaga kahasse tuleb märkida info arve kooskõlastamisel. Erisused kulu suurusest lähtuvalt: Alla 5000 eurot (km-ta) ostude puhul tuleb arvestada konkurentsi ja võimalusel kasutada erinevate pakkujate teenuseid, tagades nii turuosalistele võrdsed võimalused . Üle 5000 eurot kuni 14 999 eurot ( km-ta ) ostude puhul soovituslik küsida kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis pakkumus, välja arvatud juhul, kui vastutav isik tagab muul viisil majanduslikult soodsaima teenuse või asja valimise, arvestades konkurentsi ja turuhinda (nt hinnavõrdlus veebilehtedel). V aliku tegemise põhjendused lisatakse Deltasse lepingu juurde taustainfosse või kui lepingu t ei sõlmita, siis arve juurde taustainfosse . Üle 15 000 euro ( km-ta ) ostude puhul tuleb kooskõlastamisel e-arvekeskuses lisada viide DHS lepingule või aktile . Täpsem kirjeldus riigihangete protsessis. Kellele tuleb arved suunata? Eesti sisesed arved saab esitada ainult läbi e-arvekeskkonna . Välismaa arved tuleb esitada SoM finantsnõunikule , kes saadab need edasi e- mailile: [email protected] . Peamiselt on selleks rahvusvahelise organisatsioonide liikmemaksude arved. 1. 6. Kululiikide erisused 1.6.1. Arendusüritused Arendusüritusi on lubatud osakondadel teha vähemalt kaks korda aastas ja ku lud hüvitatakse arve, majanduskulu-, lähetusaruande alusel. Arendustegevuse jaoks on soovitav vormistada siselähetuskorraldus. Kui arendustegevus ei ole tööga seotud (näiteks muuseumi-, kino- teatri külastus, toitlustus) kuuluvad kõik kulud erisoodustusega maksustavaks , va transpordikulu. Kui arendustegevused on kombineeritud , st tööga seotud koosolek, koolitus, töötuba ja arendusüritus koos, kuulub erisoodustusega maksustamisele toitlustuskulu ja kulu iseloomust lähtuvalt muud tööga mitteseotud kulud. Näiteks toimub osakonna arendusüritus ja meeskonnakoolitus koos. Sisuks matk metsas, koos meeskonna koolitusega , mida viib läbi tellitud koolitaja. Kohale sõideti isiklike autodega üle Eesti. Maksuvaba kulu on isikliku sõiduauto -ja koolitaja kulu. Toitlustuskulu on erisoodustusmaksuga maksustatav. Transpordikulu on erisoodustusmaksu vaba , kuna tööandja kohustus on hüvitada tööga seotud kulu ning arendustegevus on tööga seotud (TUM §32 lg2). Kombineeritud arendustegevuse puhul kulude tõendamisel täpselt kirjeldada, millisest eelarvest tuleb kulu kajastada. Näiteks: sõidukulu - osakonna lähetuse eelarvest, giiditeenus arenduse eelarvest ja koolitus – PO koolituse eelarvest. Erisoodustus arvestatakse tulumaks määras 22/78 ning sotsiaalmaks määras 33%. Arendusürituse planeerimisel ja kulude arvestamisel on abiks: Arenduskulu arvestus, sh erisoodustus.xlsx 1.6.2. Kirjade ja pakkide saatmine Paberkandjal kirjade (sh pakkide) saatmist teostab RaM ühisosakonna Dokumendihaldus. Kui paki maht ja arv on väga suur tuleb lähtuda hankeprotsessist. Kulude menetlemine 2.1. Kulude menetlemine e-arvekeskuses jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 2.1.1. 1. Logib sisse ja vajutab: “Arved kinnitamiseks” 1263650 1346835 0 0 2. Vajutab arve saatja peale, et lisada selgitus t või kommentaari . NB! E elvaa t e alt saab kinnitada, aga mitte lisada selgitust. 1 TP K ulu tegija 2.1.2. Kirjutab väljale “ lisa selgitus ” järgmised andmed: 1. Kulu selgitus , millega tegu; NB! Toitlustusarvele tuleb lisada ürituse pealkiri, osavõtjate arv ning palju neist SoM teenistujad; NB! Arendusürituse puhul kas arendusürituse vahenditest või muust allikast . 2. Delta URL kas memole, lepingule, hankeplaanile, aktile ; 3. Riigihan k e viitenumber (kui ei ole arve selgituse real); NB! Kui lepingut ei ol e sõlmitud siis valiku tegemise põhjendus või lisa pakkumused ja otsus “kaasnevate dokumentide” alla ; 4. Finantseerimise alused, ehk kust kulu tasutakse, lisada täpsed finantstunnused (nt tiimi arendusrahast, osakonna majandusrahast, projekti rahast) 5. Välisvahendite projektide puhul “Kaasnevad dokumendid” -> “Lisa uus dokument” . Sinna lisa da osavõtjate nimekiri, päevakava , võrdlevad pakkumised jne. Selgituse lahtrisse kirjutada täpsustavalt kulu tegemise vajadus ja muu oluline info. NB! Detailsus on vajalik kuna maksetaotlusesse eksporditakse kogu sisestatud info (kulu selgitava tekstina). 1 TP Kulu tegija 2.1.3. Vajadusel lisab kinnitusringi uue inimese või suunab kuludokumendi kinnitamise edasi . NB! Lisa b inimese vajutades mehikese nup ule . NB! "Kinnita ja suuna" kustutab eelnevalt salvestatud kinnitusringi keskelt ära - ära seda kasuta!! 1 TP K ulu tegija 2. 2 . Arendusüritus kulude vormistamine RTIP-is jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 2.2.1. Loob ürituse le arusaadava pealkir ja Näide: Koosta b siselähetuskorraldus e grupi lähetus ena , et hiljem saaks vajadusel iga teenistuja eraldi aruande koostada. I sikliku sõiduauto kasutamis el märgi b väljal “lähetatav” Eeldatavate kulu väljal kirjelda ku lu liik ja vali kas tasud ise või toimub tasumine arve alusel Isiklik u auto kulu hüvitamise puhul vali kululiik S õidukulu (liikumine ühistranspordiga) vali kululiik Toitlustuse kulu korral vali erisoodustuse rida Muud kulud - märgi kõik planeeritavad muud kulud Kulu tegija 2.2.2. 🔗 Arve alusel kulu tegemi ne kirjeldatud ptk 2 . 1 . 🔗 Majanduskulu aruande koostami ne kirjeldatud ptk 2. 4 . 2. 3 . Kolmandatele isikutele tehtavad maksed Kui käsundusleping näeb ette, et käsundiandja hüvitab käsundi täitmisel tekkinud lisakulud, makstakse käsundisaajale tagasi kõik lepinguga seotud ja põhjendatud lisakulud avalduse alusel. Kui lepingu sõlmimise hetkel ei olnud täiendavaid kulusid võimalik ette näha, aga need on põhjendatud ning vajalikud, hüvitatakse memo ja avalduse alusel. M uud ühekordsed ettenägematud maksed toimuvad memo ja avalduse alusel. Kulude hüvitamise avaldus (EST) (P02_J10_V1) Kulude hüvitamise avaldus ( ENG ) (P02_J10_V2) jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 2.2.1. Lepingu alusel hüvitamine Sisestab DHS-is lepingu juures “lisa järg, akt” allkirjastatud avalduse koos kulusid tõendava dokumendi ja maksekorraldusega. Seejärel algatab töövoo „füüsilise isiku AKT – lisa töövoog“ ja suunab kooskõlamiseks: Otsesele juhile Finantsnõunikule (eelarve) märkega kulutunnuste lisamiseks kommentaari väljale täitmiseks RTK raamatupidajale märkega tasumiseks. NB! Välisvahendite puhul lisab kooskõlastusringi välisvahendiga tegeleva finantstöötaja. Lepingu eest vastutav isik Memo ja avalduse alusel hüvitamine Koostab ja esitab DHSis memo tekkinud kulude hüvitamise kohta ning registreerib selle DSHi sarjas 1.8-4.8 Memo peab sisaldama vähemalt: Kulu tekkimise vajaduse põhjendust Kulu sisu kirjeldust Finantseerimise alust (mis vahenditest tasutakse) Lisab memole juurde allkirjastatud avalduse koos kulusid ja tasumist tõendavate dokumentidega. Edastab memo koos avaldusega kooskõlastamiseks: Otsesele juhile Finantsnõunikule (eelarve) märkega kulutunnuste lisamiseks kommentaari väljal Täitmiseks RTK raamatupidajale märkega tasumiseks NB! Välisvahendite puhul lisab kooskõlastusringi välisvahendiga tegeleva finantstöötaja NB! Võimalusel koostada esialgu memo ja hiljem avalduse alusel hüvitamine. Teenistuja 2. 4 . Majanduskulude hüvitamine Majanduskulude hüvitamine teenistujale tööülesannetega tekkinud kulu korral ( üldjuhul esinduskulu ) toimub tingimusel, et ei olnud võimalust ministeeriumile arvet esitada . N äiteks kohtumisel tekib vajadus kohapeal kingitus osta. Kasutada võimalikult harva , eelista da maksmi st arvega. J rk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 2.4.1. 1. V ormistab RT I P-s “Minu majanduskulud” vaatest “ majanduskulude aruanne ” 2. Täidab väljad: T oetus/projekt (välisraha puhul) Kulurida . Kululiigiks vali esindus- ja vastuvõtukulu või muu kulu. Selgituse väljale kirjutada kulu nimetus ja vajaduse kirjeldus. Lisab l isadokumentide alla kulu tõendavad dokumendid : tšekk/arve ja maksekorraldus Toetuse/projekti rahade korral lisab kinnitusringi kooskõlastajana projektijuhi . Esimesel võimalusel peale kulu tegemist Teenistuja 2. 4.2. Kontrollib aruande õigsust, finantseerimisealuseid ning vajadusel küsib täpsustavaid küsimusi. 2 tööpäeva aruande saabumisest Finants nõunik 2.4.3. Kannab kuluaruandes esitatud hüvitise teenistuja pangakontole viie tööpäeva jooksul kuluaruande kinnitamisest arvates. 5 tp pärast aruande kinnitamisest RTK finantstöötaja 2. 5 . Krediitkaar di kasutamine Krediitkaardi kasutamine on lubatud ainult juhul, kui arve esitamine ei ole võimalik. Näiteks interneti maksed, kui lähetus eeldab kohapeal kulude hüvitamist või muudes ettenägematutes olukordades. Ministeeriumi krediitkaardi kasutamise otsustus õigus on ELVO juhil, kes esitab kulude tekkimise korral RTIP-s aruande. ELVO juhi nõusolekul võib kulu teha ka teine osakond , kes e s itab tekkinud kulude kohta aruande. Kui krediitkaardi kulu teeb teine osakond , peab osakond olema veendunud eelarve vahendite olemasolus ja saanud kinnituse kaardi kasutamiseks finantsarvestusjuhilt . Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 2.5.1. Vormistab RTIP-s “Minu majanduskulud” vaatest “Asutuse pangakaardi aruanne” Täidab väljad: toetus/projekt (välisraha puhul) Kulurida. Kululiigiks vali rippmenüüst sobiv. Selgituse väljale kirjutada kulu vajaduse kirjeldus. Lisab lisadokumentide alla: tšekk/arve Eelmise kuu kulude kohta kuu 1. tp-l Krediitkaardiga kulu teinud teenistuja 2.5.2. Kontrollib aruandes kajastatud õigsust, ja finantseerimisealuseid, vajadusel küsib täpsustavaid küsimusi. 2 tp aruande saabumisest Finantsnõunik 2.5.3. Teeb vajalikud kulu- ja pangakanded. 5 tp pärast aruande kinnitamisest RTK finantstöötaja Seotud dokumendid ja lisad Kulude hüvitamise avaldus e vorm (P02_J10_V1 EST; P02_J10_V2 ENG) P02 Strateegilise planeerimise ja finantside juhtimise protsess P06 Hankeprotsess P04 Lähetuste protsess P17 SF projektide elluviimise protsess Dokumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioon ist 2. V ersioon Muudatuse sisu KANTSLERI KÄSKKIRI 16.12.2025 nr 64 Kulude menetlemise juhendi kinnitamine (P02_J10) Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1 ja § 54 lõike 1 ning Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014 määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 9 punkti 17 alusel: Kinnitan dokumendid: 1. „Kulude menetlemise juhend“ (Tähis: P02_J10_ver1); 2. „Kulude hüvitamise avaldus“ (EST) (Tähis: P02_J10_V1_ver1); 3. „Kulude hüvitamise avaldus“ (ENG) (Tähis: P02_J10_V2_ver2). (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler