Käskkiri

KÄSKKIRI Tartu 31.01.2023 nr 11-3/23/12 Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu dokumentide liigitusskeemi kinnitamine Kohtute seaduse § 125 lõike 1 punkti 1, Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ § 6 lõike 1, Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ ja justiitsministri 08. veebruari 2018. a määruse nr 7 „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ § 32 alusel: Kehtestan maa-, haldus- ja ringkonnakohtu dokumentide liigitusskeemi (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Tiina Ereb Hans Moks kohtudirektor kohtudirektor  KINNITATUD kohtudirektorite käskkirjadega Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu dokumentide liigitusskeem Liigitusskeemi alus ja ülesehitus Liigitusskeemi aluseks on justiitsministri 8.02.2018 määrus nr 7 „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ (edaspidi Kantselei kodu- kord) § 32, Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011 määrus nr 181 „Arhiivieeskiri“ §-d 6 ja 7 ja Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 12. Liigitusskeem kehtestab I ja II astme kohtute tegevuse käigus loodud või saadud dokumen- tide liigituse, hoiukohtade, juurdepääsupiirangute ja säilitustähtaegade määramise korra. Loeteluga kehtestatud säilitamistähtajad on kohustusliku säilitamise miinimumaeg. Liigitusskeem on üles ehitatud funktsioonipõhiselt, mis tähendab seda, et dokumendid jaotatakse funktsioonide ja sar- jade järgi. Sisukord 1. Õigusemõistmine kriminaalasjades........................................................................................................................................................................................... 2 2. Õigusemõistmine tsiviilasjades.................................................................................................................................................................................................. 4 3. Õigusemõistmine haldusasjades ............................................................................................................................................................................................... 6 4. Õigusemõistmine väärteoasjades ............................................................................................................................................................................................. 7 5. Kohtulike registrite pidamine .................................................................................................................................................................................................... 8 6. Õigusemõistmise üldküsimused ja õigusteabe analüüs .......................................................................................................................................................... 10 7. Juhtimine ................................................................................................................................................................................................................................. 11 8. Asjaajamine ............................................................................................................................................................................................................................. 13 9. Personalitöö............................................................................................................................................................................................................................. 15 10. Raamatupidamine ................................................................................................................................................................................................................. 19 1  11. Majandustegevus .................................................................................................................................................................................................................. 20 1. Õigusemõistmine kriminaalasjades Funktsiooni kirjeldus: Õigusemõistmine kriminaalasjades Alus: kohtute seadus § 9 lg 1, § 22 lg 1 Tä- Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuuriük- Võimalikud juurdepääsu- Avalikustamine Sisu ja hõlma- Märkused his ja hindamisot- sus, vastutaja piirangud ja nende kehti- vus sus ja salvestus- vusaeg kandja P/D 1-1 Kriminaalasjade koh- Vastavalt Kant- RKK, MK; AvTS § 35 lg 1 p-d 1-19. Jõustunud otsu- tutoimikud selei kodukorra P AvTS alusel kehtestatud juur- sed ja määrused §-le 33 ja lisale (menetlusgrupp, depääsupiirang kehtib kuni va- on avalikud nr 9; kantselei) ja D jaduse möödumiseni, üldjuhul KrMS §-iga AV/H: HO (KIS). kuni 5 aastat, isikuandmeid si- 4081 ette nähtud saldava teabe korral 75 aastat 26.11.2012 nr Digitaalsed mahus. Menet- või isiku surmast alates 30 aas- 128 kohtutoimikud tat või kui surma ei ole võima- lusosalistele li- on ainult KISis, lik tuvastada, siis 110 aastat gipääs avalikus paberil koh- alates isiku sünnist (AvTS § e-toimikus; tutoimik on nii 40). kohtutöötajatele paberkandjal Kantselei kodukord § 28 lg lugemisvaade kui koopiana 2: Menetluses mitteosalenud digitoimikus. KISis. isiku juurdepääsu kohtutoimi- Kohtute info- kule otsustab kohtu esimees, süsteemi põhi- kohtu aseesimees, kolleegiumi määruse § 11 lg esimees, kohtumaja juht või 1. kohtuasja menetlenud kohtu- nik, arvestades menetlussea- dustikes sätestatud erisusi. 1-2 Kohtule esitatud või Alaline; MK, RK; AvTS § 35 lg 1 p 31 Kohus tutvub kohtu poolt loodud H: HO P või D (DHS) Kuni vajaduse möödumiseni, menetluse raa- piiratud tasemel riigi- 23.12.2010 nr üldjuhul kuni 5 aastat. mes salastatud saladust sisaldavate 538 2  jälitustoimikute või teavet sisalda- dokumentide register vate dokumenti- dega ning kui dokument jääb kauemaks kui ööpäevaks kohtu valdu- sesse, siis tuleb see registree- rida. Doku- menti ennast kohus ei säilita, tagastame uuri- misasutusele. 1-3 Jälitustoimingute Kuni jälitustoi- MK; AvTS § 35 lg 1 p-d 1-19 Kohtu poolt Valdavalt on jä- load miku hävitami- P või D (jäli- välja antud lu- litustoimingute seni; tustoimingute Salastamise alus: RSVS § badega koos load digitaal- H: HO nr 16, infosüsteem JÄ- 8, RSVKK § 6 säilitatakse ka selt, kuid üksi- 28.09.2022 TIS) jälitusasutuse kutel juhtudel poolt esitatud ka paberkand- taotlus. jal. Jälitustoimikute säilitustähtaeg on kuni karistu- sandmete karis- tusregistrist kustutamiseni (KarS § 24) või kuriteo aegu- mistähtaja möö- dumiseni (KarS § 81 lg 1). Jä- litusasutus (PPA, prokura- tuur jt) esitavad 3  kohtule nime- kirja hävitatud jälitustoimiku- test ning selle alusel hävitab kohus jälitustoi- mingu load. 1-4 Eeluurimiskohtunike 10 a; MK; AvTS § 35 lg 1 p-d 1-19 Kohtueelse me- Sama kohtuasja toimikud H: HO nr 16, P Menetluses mitteosalenud netluse toimi- eeluurimiskoh- 28.09.2022 (menetlusgrupp, isiku juurdepääsu kohtutoi- kud. tuniku toimik ja kantselei) ja D mikule otsustab kohtu esi- hiljem avatud (KIS). mees, kohtu aseesimees, kriminaalasja Digitaalsed kolleegiumi esimees, kohtu- toimik ei ole kohtutoimikud maja juht või kohtuasja me- omavahel seos- on ainult KISis, netlenud kohtunik. tatud. Mõlemal paberil koh- toimikul on tutoimik on nii eraldiseisev paberkandjal kohtuasja num- kui koopiana ber. Eeluurimis- KISis. kohtuniku mää- ruse koopia li- satakse hilise- masse krimi- naalasja toimi- kusse. 2. Õigusemõistmine tsiviilasjades Funktsiooni kirjeldus: Õigusemõistmine tsiviilasjades Alus: kohtute seadus § 9 lg 1, § 22 lg 1 Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuu- Võimalikud juurdepääsu- Avalikusta- Sisu ja hõlma- Märkused ja hindamisotsus riüksus, vas- piirangud ja nende kehti- mine vus tutaja ja sal- vusaeg vestus- kandja P/D 4 2-1 Tsiviilasjade kohtu- Vastavalt Kantse- RKK, MK; AvTS § 35 lg 1 p-d 2-19, lg Jõustunud otsu- toimikud lei kodukorra §-le P ja D (KIS). 2 p 4. Kuni vajaduse möödu- sed ja määrused 33 ja lisale nr 9. Digitaalsed miseni, üldjuhul kuni 5 aastat, on avalikud AV/H: HO koh- isikuandmeid sisaldava teabe TsMS § 462 ette 26.11.2012 nr tutoimikud korral 75 aastat või isiku sur- nähtud mahus. 128 on ainult mast alates 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvas- KISis, tada, siis 110 aastat alates isiku paberil koh- sünnist (AvTS § 40). tutoimik on TsMS § 59 lg 2, 3. nii paber- Kantselei kodukord § 28 lg kandjal kui 2: Menetluses mitteosalenud koopiana isiku juurdepääsu kohtutoimi- KISis. kule otsustab kohtu esimees, kohtu aseesimees, kolleegiumi esimees, kohtumaja juht või kohtuasja menetlenud kohtu- nik, arvestades menetlussea- dustikes sätestatud erisusi. 2-2 Maksekäsu kiirme- 10 a; Pärnu MK; AvTS § 35 lg 1 p-d 2-19, lg Maksekäsu kiir- Maksekäsu info- netluse toimikud H: HO D (makse- 2 p 4. Kuni vajaduse möödu- menetluse info- süsteem on e-toi- 26.11.2012 nr käsu infosüs- miseni, üldjuhul kuni 5 aastat, süsteemi asuta- miku andmekogu 128 teem) isikuandmeid sisaldava teabe mine ja infosüs- osa. korral 75 aastat või isiku sur- teemi pidamise mast alates 30 aastat või kui põhimäärus § 16 surma ei ole võimalik tuvas- lg 3, 4. tada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). TsMS § 59 lg 2, 3. Kantselei kodukord § 28 lg 2: Menetluses mitteosalenud isiku juurdepääsu kohtutoimi- kule otsustab kohtu esimees, kohtu aseesimees, kolleegiumi esimees, kohtumaja juht või kohtuasja menetlenud kohtu- nik, arvestades menetlussea- dustikes sätestatud erisusi. 5 3. Õigusemõistmine haldusasjades Funktsiooni kirjeldus: Õigusemõistmine haldusasjades Alus: kohtute seadus § 18 lg 1; § 22 lg 1 Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuu- Võimalikud juurdepääsu- Avalikusta- Sisu ja hõlma- Märkused ja hindamisotsus riüksus, vas- piirangud ja nende kehti- mine vus tutaja ja sal- vusaeg vestus- kandja P/D 3-1 Haldusasjade kohtu- Vastavalt Kantse- RKK, HK; AvTS § 35 lg 1 p-d 2-19. toimikud lei kodukorra §-le P ja D (KIS) Kuni vajaduse möödumiseni, 33 ja lisale nr 9; Digitaalsed üldjuhul kuni 5 aastat, AV/H: HO koh- isikuandmeid sisaldava teabe 26.11.2012 nr tutoimikud korral 75 aastat või isiku sur- mast alates 30 aastat või kui 128 on ainult surma ei ole võimalik tuvas- KISis, tada, siis 110 aastat alates isiku paberil koh- sünnist (AvTS § 40). tutoimik on HKMS § 88 ja § 89 (toimi- nii paber- kuga tutvumine). kandjal kui Kantselei kodukord § 28 lg koopiana 2: Menetluses mitteosalenud KISis. isiku juurdepääsu kohtutoimi- kule otsustab kohtu esimees, kohtu aseesimees, kolleegiumi esimees, kohtumaja juht või kohtuasja menetlenud kohtunik, arvestades menetlusseadustikes sätestatud erisusi. 3-2 Kohtule esitatud või Alaline; HK; AvTS § 35 lg 1 p31 Kohus tutvub kohtu poolt loodud H: HO P või D Kuni vajaduse möödumiseni, menetluse raames piiratud tasemel riigi- 23.12.2010 nr (DHS) üldjuhul kuni 5 aastat. salastatud teavet saladust sisaldavate 538 sisaldavate doku- dokumentide register mentidega ning kui dokument 6  jääb kauemaks kui ööpäevaks kohtu valdusesse, siis tuleb see re- gistreerida. Do- kumenti ennast kohus ei säilita, tagastame uuri- misasutusele. 4. Õigusemõistmine väärteoasjades Funktsiooni kirjeldus: Õigusemõistmine väärteoasjades Alus: kohtute seadus § 9 lg 1 Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuu- Võimalikud juurdepääsu- Avalikusta- Sisu ja hõlma- Märkused ja hindamisotsus riüksus, vas- piirangud ja nende kehti- mine vus tutaja ja sal- vusaeg vestus- kandja P/D 4-1 Väärteoasjade kohtu- Vastavalt Kantse- RKK, MK; AvTS § 35 lg 1 p-d 1-19. Jõustunud otsu- Väärteoasjade toimikud lei kodukorra §-le P ja D (KIS) Kuni vajaduse möödumiseni, sed ja määrused toimikute alla 33. Digitaalsed üldjuhul kuni 5 aastat, on avalikud kuuluvad ka AV/H: HO koh- isikuandmeid sisaldava teabe KrMS §-iga kohtuvälise me- 26.11.2012 nr tutoimikud korral 75 aastat või isiku sur- 4081 ette nähtud netleja otsuse mast alates 30 aastat või kui 128 on ainult mahus. peale esitatud surma ei ole võimalik tuvas- KISis, tada, siis 110 aastat alates isiku kaebuste toimi- paberil koh- sünnist (AvTS § 40). kud. tutoimik on VTMS § 62. nii paber- Kantselei kodukord § 28 lg kandjal kui 2: Menetluses mitteosalenud koopiana isiku juurdepääsu kohtutoimi- KISis. kule otsustab kohtu esimees, kohtu aseesimees, kol- leegiumi esimees, kohtumaja 7  juht või kohtuasja menetlenud kohtunik, arvestades menetlus- seadustikes sätestatud erisusi. 5. Kohtulike registrite pidamine Funktsiooni kirjeldus: kinnistusraamatu, laevakinnistusraamatu, äriregistri, mittetulundusühingute ja sihtasutuste registri ning kommertspandiregistri, riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riikliku registri pidamine Alus: kohtute seadus § 15,16; kinnistusraamatu seadus; justiitsministri 30.06.2010. a määrus nr 24 „Kohtu kinnistusosakonna kodukord“; justiitsministri 19.12.2012. a määrus nr 60 „Kohtu registriosakonna kodukord“; justiitsministri 05.01.2017. a määrus nr 2 „Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riikliku registri pidamise kord“ Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg ja Struktuu- Võimalikud juurde- Avalikustamine Sisu ja hõlmavus Märkused hindamisotsus riüksus, vas- pääsupiirangud ja tutaja ja sal- nende kehtivusaeg vestuskandja P/D 5-1 Kinnistusraamat Alaline; Tartu MK KRS § 74 lg 2, 3 (kin- KRS § 74 lg 1; Kinnistusraamat koosneb kinnis- Andme- AV (HO 31.10.2017 KORO; nistuspäevik ja toimik). kohtu kinnistu- tusregistrist, kinnistuspäevikust kogu nr 51) D (kinnistus- sosakonna kodu- ja kinnistustoimikust. raamat) kord § 66 lg 1, § 661 5-2 Kinnistusraamatu pida- 10 aastat, Tartu MK AvTS § 35 lg 1 p-d 1- Kirjavahetus, mis ei kuulu sal- misega seotud kirjava- kaebuste päevik 5 a; KORO; 19. Kuni vajaduse möö- vestamisele kinnistustoimikus. hetus H: HO 31.10.2017 D (DHS) dumiseni, üldjuhul kuni 5 Registriga tutvumise ja ärakir- nr 51 aastat, isikuandmeid sisal- jade raamat. Kaebuste päevik. dava teabe korral 75 aas- tat või isiku surmast ala- tes 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tu- vastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). 8 5-3 Laevakinnistusraamat Alaline; Tartu MK Kohtu kinnistusosa- KRS § 74 lg 1; Laevakinnistusraamat jaguneb . Andme- AV (HO 31.10.2017 KORO; konna kodukord § 741 kohtu kinnistu- kaheks allandmekoguks: laeva- kogu nr 51) D (laevakin- lg 1; sosakonna kodu- register ja ehitatavate laevade nistusraamat) Laeva lipuõiguse ja kord § 66 lg 1; register. laevaregistrite seadus laeva asjaõigus- Laevakinnistusraamat sisaldab (LaevaRS) § 37; seadus (LAÕS) § laevakinnistusregistrit, laevatoi- KRS § 74 lg 2, 3. 5. mikut ja laevakinnistuspäevikut. 5-4 Laevakinnistusraamatu 10 a, Tartu MK AvTS § 35 lg 1 p-d 1- Kirjavahetus, mis ei kuulu sal- Kohtukinnistu- pidamisega seotud kir- kaebuste päevik 5 a; KORO; 19. Kuni vajaduse möö- vestamisele laevakinnistustoimi-sosakonna kodu- javahetus H: HO 31.10.2017 D (DHS) dumiseni, üldjuhul kuni 5 kus. Registriga tutvumise ja ära-kord § 431 ja 57. nr 51 aastat, isikuandmeid sisal- kirjade raamat. Kaebuste päevik. dava teabe korral 75 aas- tat või isiku surmast ala- tes 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tu- vastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). 5-5 Äriregister, mittetulun- Alaline; Tartu MK Kohtu registriosa- Äriregistri, mittetulundusühin- 5 a säilitustähta- Andme- dusühingute ja sihtasu- AV (HO 31.10.2017 KORO; konna kodukord § 68 gute ja sihtasutuste registri ning jaga toimikuid kogu tuste register ning kom- nr 51); D (äriregister) lg 2 (registritoimik). kommertspandiregistri keskand-andmekogust ei mertspandiregister korter-, elamu-, ga- mebaas moodustab ühtse info- kustutata funkt- raažiühistu ja süsteemi. sionaalsuse puu- muude mittetulun- dumise tõttu. duslike ühistute ava- Äriregister koosneb ettevõtjate likud toimikud 5 a ja filiaalide kohta avatud regist- pärast registrist kus- rikaartidest, äritoimikutest ja re- tutamist, esmakan- gistritoimikutest. deavalduse rahulda- mata jätmist või ta- Mittetulundusühingute ja sihta- gastamist; registri- sutuste register koosneb mittetu- toimikud 5 a pärast lundusühingute, sihtasutuste, registrist kustuta- korteriühistute ja maaparan- mist, esmakan- 9  deavalduse rahulda- dusühistute kohta avatud regist- mata jätmist või ta- rikaartidest, avalikest toimiku- gasivõtmist. test ning registritoimikutest. Kommertspandiregister koos- neb kommertspandiga koorma- tud ettevõtjate ja filiaalide kohta avatud registrikaartidest. Kommertspandi kohta säilitata- vad dokumendid lisatakse ärire- gistri toimikutesse. 5-6 Registriosakonna kirja- 3 a; Tartu MK AvTS § 35 lg 1 p-d 1- Kirjavahetus, mis ei kuulu köit- vahetus H: (HO 31.10.2017 KORO; 19. Kuni vajaduse möö- misele äri-, avalikku-, registritoi- nr 51) D (DHS) dumiseni, üldjuhul kuni 5 mikusse. aastat, isikuandmeid sisal- dava teabe korral 75 aas- tat või isiku surmast ala- tes 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tu- vastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). 5-7 Riigi- ja kohaliku oma- Kuni likvideerimi- Tartu MK Riigi- ja kohaliku Andme- valitsuse asutuste riiklik seni; KORO; omavalitsuse asu- kogu register (RKOARR) H: (HO 31.10.2017 D tuste riikliku re- nr 51) (RKOARR) gistri pidamise kord § 8. 6. Õigusemõistmise üldküsimused ja õigusteabe analüüs Funktsiooni kirjeldus: kohtu üldkogu kokkukutsumine ja läbiviimine, seaduseelnõudele arvamuse andmine ja õigusalase tegevuse korraldamine Alus: kohtute seadus § 36 10  Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuu- Võimalikud juurdepääsu- Avalikusta- Sisu ja hõlma- Märkused ja hindamisotsus riüksus, vas- piirangud ja nende kehti- mine vus tutaja ja sal- vusaeg vestus- kandja P/D 6-1 Üldkogu protokollid Alaline; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12, lg 2 p AV: HO HK; 3. Kuni vajaduse möödumi- 26.11.2012 nr D (DHS) seni, üldjuhul kuni 5 aastat, 128 isikuandmeid sisaldava teabe korral 75 aastat või isiku sur- mast alates 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvas- tada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3) 6-2 Kohtu esimehe üld- 5 a; RKK, MK, kogu kokkukutsumise H: HO HK; dokumendid 26.11.2012 nr D (DHS) 128 6-3 Arvamused õigusak- 10 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 2 p 3. Kuni va- Avalik dokumen- tide eelnõude kohta H: HO HK; jaduse möödumiseni, üldjuhul diregister 26.11.2012 nr D (DHS) kuni 5 aastat. 128 7. Juhtimine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuu- Võimalikud juurdepääsu- Avalikusta- Sisu ja hõlma- Märkused ja hindamisot- riüksus, vas- piirangud ja nende kehti- mine vus sus tutaja ja sal- vusaeg vestuskandja P/D 7-1 Kohtu esimehe üld- Alaline; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p31 Avalik doku- Sari jaotatud esi- käskkirjad AV: HO HK; Kuni vajaduse möödumiseni, mendiregister meeste põhiselt 26.11.2012 nr D (DHS) üldjuhul kuni 5 aastat. alamkaustadeks. 128 11 7-2 Juhtimisalane kirjava- 5 a; RKK, MK, Teenetemärkide seadus § Avalik doku- Sari jaotatud esi- hetus H: HO HK; 11 lg 5 (5 aastat). mendiregister meeste, kohtu- 26.11.2012 nr D (DHS) AvTS § 35 lg 1, lg 2 p 1- maja juhtide ja 128 31. direktorite põhi- Kuni vajaduse möödumiseni, selt alamkausta- üldjuhul kuni 5 aastat, deks. isikuandmeid sisaldava teabe korral 75 aastat või isiku sur- mast alates 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvas- tada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). 7-3 Kohtu esimehe ja koh- Alaline; RKK, MK, Avalik doku- Käskkirjad, mis tudirektori üldkäskkir- AV: HO HK; mendiregister reguleerivad nii jad 26.11.2012 nr D (DHS) kohtu esimehe 128 kui kohtudirek- tori juhtimisvald- konda puuduta- vaid küsimusi. 7-4 Kohtudirektori üld- 50 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 9. Kuni Avalik doku- Sari jaotatud AV on üldised käskkirjad H/AV: HO HK; vajaduse möödumiseni, üldju- mendiregister kohtudirektorite kohtute töö 26.11.2012 nr D (DHS) hul kuni 5 aastat põhiselt alam- korraldamist 128 kaustadeks. puudutavad käskkirjad, H on majan- dusasju korral- davad käskkir- jad 7-5 Juhtkonna nõupida- Alaline; RKK, MK, AvTS § 35 lg 2 p 1-3 miste protokollid AV: HO HK; Kuni vajaduse möödumiseni, 26.11.2012 nr D (DHS) üldjuhul kuni 5 aastat, 128 isikuandmeid sisaldava teabe korral 75 aastat või isiku sur- mast alates 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvas- tada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). 12 8. Asjaajamine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuu- Võimalikud juurdepääsu- Avalikusta- Sisu ja hõlma- Märkused ja hindamisot- riüksus, piirangud ja nende kehti- mine vus sus vastutaja ja vusaeg salvestus- kandja P/D 8-1 Kirjavahetus kodanike 5 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 1-19. Kuni Avalik doku- Sisaldab ka ar- ja asutustega H: HO HK; vajaduse möödumiseni, üldju- mendiregister hiivipäringuid. 23.12.2010 nr D (DHS) hul kuni 5 aastat, isikuandmeid 538 ja sisaldava teabe korral 75 aastat 26.11.2012 nr või isiku surmast alates 30 aas- tat või kui surma ei ole võima- 128 lik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). 8-2 Asjaajamise ja vara 10 a; RKK, MK, üleandmise ja vastu- H/AV: HO HK; võtmise aktid ja lahku- 23.12.2010 nr D (DHS) mislehed 538 8-3 Dokumentide ja toimi- Kuni hävitami- RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 aas- kute kohtu arhiivi seni või Rahvu- HK; tat või isiku surmast alates 30 üleandmisnimekirjad sarhiivi üleand- D (võrguke- aastat või kui surma ei ole või- (ülevaade arhiivi koos- miseni; tas) malik tuvastada, siis 110 aastat seisust) H: HO alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 23.12.2010 nr 538 8-4 Hävitamisaktid Vajaduse möö- RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 aas- dumiseni; HK; tat või isiku surmast alates 30 H: HO D (DHS) aastat või kui surma ei ole või- 23.12.2010 nr malik tuvastada, siis 110 aastat 538 alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). ASTRA Arhiivinimistud ja -kir- Vajaduse möö- RKK, MK, jeldused dumiseni; HK; D (ASTRA) 13  H: HO 23.12.2010 nr 538 8-5 Toimikute laenutamise Kuni registris RKK, MK, register kajastatud toi- HK; mikute hävita- D (võrguke- miseni või tas) või P üleandmiseni (arhiiv) Rahvusarhiivi; H: HO 23.12.2010 nr 538 8-6 Asitõendite register Kuni registris RKK, MK, kajastatud toi- HK; mikute hävita- D (võrguke- miseni või tas) üleandmiseni Rahvusarhiivi; H: HO 26.11.2012 nr 128 8-7 Hävitatud toimikutest 15 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 1-19. Nt abielutunnis- välja võetud originaal- H: HO HK; Kuni vajaduse möödumiseni, tus, sünnitun- dokumendid (isiklikud 26.11.2012 nr P (arhiiv) üldjuhul kuni 5 aastat, nistus, surma- dokumendid, va kordu- 128 isikuandmeid sisaldava teabe tunnistus, töö- valt väljastatud doku- korral 75 aastat või isiku sur- raamat, sõjaväe- mendid) mast alates 30 aastat või kui pilet jne. surma ei ole võimalik tuvas- tada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). 8-8 Teabenõuded 5 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 1-19. Avalik doku- Sisaldab ka ar- H: HO HK; Kuni vajaduse möödumiseni, mendiregister hiivipäringuid. 23.12.2010 nr D (DHS) üldjuhul kuni 5 aastat, 538 isikuandmeid sisaldava teabe korral 75 aastat või isiku sur- mast alates 30 aastat või kui 14  surma ei ole võimalik tuvas- tada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40) 8-9 Pitsatite ja templite re- 10 a pärast vii- RKK, MK, gister mast registree- HK (kantse- rimist; lei); H: HO P 23.12.2010 nr 538 8-10 Käsiposti kanderaamat 1a RKK, MK, HK (kantse- lei); P 9. Personalitöö Tä- Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuu- Võimalikud juurdepääsu- Avalikusta- Sisu ja hõlma- Märkused his ja hindamisot- riüksus, vas- piirangud ja nende kehti- mine vus sus tutaja ja sal- vusaeg vestus- kandja P/D 9-1 Kohtu esimehe persona- 50 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 Alates märts likäskkirjad H: 05.05.2011 HK; aastat või isiku surmast alates 2013 digitaalselt nr 251 D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole DHSis. võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). RTIP Puhkusekäskkirjad 7 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 Avalikusta- H: 05.05.2011 HK; aastat või isiku surmast alates takse RTIPis nr 251 D (RTIP) 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 9-2 Kohtudirektori persona- 50 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 likäskkirjad H: 05.05.2011 HK; aastat või isiku surmast alates nr 251 D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 15  aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 9-3 Töölepingud 10 aastat tööle- RKK, MK, TLS § 28 lg 2 p 13. pingu lõppemi- HK; AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 sest (TLS § 5 lg D (DHS) aastat või isiku surmast alates 5); 30 aastat või kui surma ei ole 50 aastat enne võimalik tuvastada, siis 110 1.07.2009 sõlmi- aastat alates isiku sünnist tud töölepingud (AvTS § 40 lg 3). (TLS § 131 lg 2); Soodustingi- mustel (2013 a) sõlmitud tööle- pingud 75 a; H: 05.05.2011 nr 251. 9-4 Kohtunike järeleval- 5 a; RKK, HK; AvTS § 35 lg 1 p 2, 11 või vemenetluse dokumen- H: 05.05.2011 D (DHS) 12. Kuni vajaduse möödumi- did nr 251 seni, otsuse vastuvõtmiseni või isikuandmeid sisaldava teabe korral 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tu- vastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40). AvTS § 36 lg 1 p 12 kohaselt ei tohi AK tunnistada riikliku järelevalve, haldusjärelevalve või teenistusliku järelevalve korras või distsiplinaarkorras tehtud jõustunud ettekirjutusi või antud akte ning andmeid kehtivate karistuste kohta. 16 9-5 Avaldused ning esildi- 7 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg-d 1-2. Töötajate ja sed H: 05.05.2011 HK; Kuni vajaduse möödumiseni, ametnike aval- nr 251 D (DHS) isikuandmeid sisaldava teabe dused, juhtide korral 75 aastat või isiku sur- esildised. mast alates 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvas- tada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40) 9-6 Kirjavahetus personali 5 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. Sisaldab mh küsimustes H: 05.05.2011 HK; Isikuandmeid sisaldava teabe koolitusalast nr 251 D (DHS) korral 75 aastat või isiku sur- kirjavahetust, mast alates 30 aastat või kui töötervishoiu ja surma ei ole võimalik tuvas- tööohutuse kir- tada, siis 110 aastat alates javahetust ning isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). tervisekaitse ja tööinspektsiooni ettekirjutusi ja akte. 9-7 Töökeskkonnaga seotud 55 a (TTOS § RKK, MK, dokumendid (riskiana- 13 lg 1 p 3); HK; lüüsi tulemused) H: 05.05.2011 D (DHS) nr 251 9-8 Tööõnnetuse ja kutse- 55 a RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 11-12. 75 haiguste uurimise toimi- (TTOS § 24 lg HK; aastat või isiku surmast alates kud 11); D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole H: 05.05.2011 võimalik tuvastada, siis 110 nr 251 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 9-9 Tervisekontrolli otsused 10 aastat töö- RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 11-12. 75 suhte lõppemi- HK; aastat või isiku surmast alates sest (TTOS § D (persona- 30 aastat või kui surma ei ole 131 lg 11); liosakonna võimalik tuvastada, siis 110 H: 05.05.2011 võrgukettal aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). nr 251 ja pärast töölt lahkumist DHS) 17 9-10 Rahvakohtunike nimeta- 10 a; MK; Kui esildised sisaldavad hin- mise dokumendid H: 05.05.2011 D (DHS) nanguid, siis AvTS § 35 lg 1 p nr 251 12. 9-11 Registrite direktori per- 50 aastat; Tartu MK AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 sonalikäskkirjad H: 05.05.2011 KORO; aastat või isiku surmast alates nr 251 D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 9-12 Isikutoimikud 10 aastat töö- RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 11-12. 75 Kohtuniku isi- suhte lõppemi- HK; aastat või isiku surmast alates kutoimik on AV sest; P (persona- 30 aastat või kui surma ei ole Riigikohtus. 50 a enne liosakond) võimalik tuvastada, siis 110 01.07.2009 a või aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). loodud isikutoi- D (persona- mikud; liosakonna H: 10.01.2014 võrgukettal) nr 2 9-13 Töövõtu- ja käsundusle- 10 a lepingu lõ- RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 pingud (lepingud füüsi- petamisest; HK; aastat või isiku surmast alates liste isikutega) H: 05.05.2011 D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole nr 251 võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 9-14 Konkursikomisjoni otsu- 5 aastat; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 sed H: 05.05.2011 HK; aastat või isiku surmast alates nr 251 D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 9-15 Praktika kokkulepped 5 aastat; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 H: 05.05.2011 HK; aastat või isiku surmast alates nr 251 D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 18 9-16 Distsiplinaarmenetluse 50 aastat; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 kokkuvõtted ja otsused H: 05.05.2011 HK; aastat või isiku surmast alates nr 251 D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). AvTS § 36 lg 1 p 12 kohaselt ei tohi AKks tunnistada riik- liku järelevalve, haldusjärele- valve või teenistusliku järele- valve korras või distsiplinaar- korras tehtud jõustunud ette- kirjutusi või antud akte ning andmeid kehtivate karistuste kohta. 9-17 Arengu- ja hindamis- 10 a pärast töö- RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 vestluste kokkuvõtted suhte lõpetamist HK; aastat või isiku surmast alates D (persona- 30 aastat või kui surma ei ole liosakonna võimalik tuvastada, siis 110 võrgukettal) aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 10. Raamatupidamine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg ja Struktuu- Võimalikud Avalikustamine Sisu ja hõlmavus Märkused hindamisotsus riüksus, vas- juurdepääsupiirangud ja tutaja ja sal- nende kehtivusaeg vestuskandja P/D 10-1 Kohtu eelarved ja 7 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 2 p 2. Kuni Lisaks taotlused H/AV: HO HK; vajaduse möödumiseni, kinnitatakse 02.02.2010 nr D (DHS) üldjuhul kuni 5 aastat. kohtudirektori 53 (AV on üldkäskkirjaga. aastaeelarve ja selle jaotused) RTIP Lähetuskorraldused ja 7 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 kuluaruanded HK; aastat või isiku surmast alates 19  H: HO D (RTIP) 30 aastat või kui surma ei ole 02.02.2010 nr võimalik tuvastada, siis 110 53 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 10-2 Majanduskulude 7 a; RKK, MK, Avalikustatud Tartu MKs või aruanded (sh isikliku H: HO HK; RTIPis tunnistajate RTIP sõiduauto kulude 02.02.2010 nr D (RTIP), sõidukulude aruanded) 53 (DHS) dokumendid DHSis. 10-3 Garantiikirjad 3 a; RKK, MK, H: HO HK; 02.02.2010 nr D (DHS) 53 10-4 Kirjavahetus 7 a; RKK, MK, raamatupidamise H: HO HK; küsimustes 02.02.2010 nr D (DHS) 53 10-5 Rahvakohtunike 7 a; MK; tundide arvestusleht H: HO D (DHS) 02.02.2010 nr 53 10-6 Rahvakohtunike 7 a; MK; AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 avaldused sõidukulude H: HO D (DHS) aastat või isiku surmast alates hüvitamise kohta 02.02.2010 nr 30 aastat või kui surma ei ole 53 võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3). 11. Majandustegevus Tä- Sarja nimetus Säilitustähtaeg Struktuu- Võimalikud juurdepääsu- Avalikusta- Sisu ja hõlma- Märkused his ja hindamisot- riüksus, vas- piirangud ja nende kehti- mine vus sus tutaja ja sal- vusaeg vestus- kandja P/D 20  11-1 Üürilepingud 7 a lepingu lõp- RKK, MK, pemisest; HK; H: HO D (DHS) 02.02.2010 nr 53 11-2 Lepingud jm hankedoku- 7 a lepingu lõp- RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 17. Kuni mendid (kirjavahetus, ak- pemisest; HK; vajaduse möödumiseni, üldju- tid jms) H: HO D (DHS, rii- hul kuni 5 aastat. 02.02.2010 nr gihangete re- RHS § 45 lg 7 ja § 110 lg 5. 53 gister) 11-3 Kohtudirektori kirjavahe- 5 a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 9. Kuni tus haldusküsimustes H: HO HK; vajaduse möödumiseni, üldju- 02.02.2010 nr D (DHS) hul kuni 5 aastat. 53 11-4 Volikirjad 7a; RKK, MK, AvTS § 35 lg 1 p 12. 75 H: HO HK; aastat või isiku surmast alates 02.02.2010 nr D (DHS) 30 aastat või kui surma ei ole 53 võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist (AvTS § 40 lg 3) RTIP Varade aktid 7 a; RKK, MK, H: HO HK; 02.02.2010 nr D (RTIP) 53 Kasutatud lühendid *RKK- ringkonnakohus *HK – halduskohus *MK - maakohus *RTIP - Riigitöötaja Iseteenindusportaal *AK - asutusesiseseks kasutamiseks 21 *P - paberkandjal *D - digitaalsel teabekandjal *DHS - dokumendihaldussüsteem *KIS- kohtute infosüsteem *RA- Rahvusarhiiv *HO - Rahvusarhiivi hindamisotsus *AV – arhiiviväärtuslik (kuulub üleandmisele Rahvusarhiivi) *H – hävitada lihtsustatud korras säilitustähtaja möödumisel *KORO – kinnistus- ja registriosakond 22