KÄSKKIRI
01.09.2022 nr 16
Teabehalduse korra kinnitamine
Ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri 12.11.2021 käskkirjaga nr 225 kinnitatud „Riigi Info- ja
Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse põhimäärus“ § 13 lg 1 punkti 7 ning Vabariigi Valitsuse
25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lg 3 alusel:
1. Kinnitan Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse teabehalduse korra
(lisatud) koos lisadega (lisad 1–5).
(allkirjastatud digitaalselt)
Ergo Tars
direktor
KINNITATUD
direktori 01.09.2022 käskkirjaga nr 16
Sisukord
1. Üldsätted.............................................................................................................................. 2
2. Mõisted ja lühendid ............................................................................................................. 3
3. Vastutus ............................................................................................................................... 5
4. Dokumendihaldus................................................................................................................ 7
5. Teabe avalikustamine ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine .............................. 14
6. Pitsat, selle hoidmine ja kasutamine ................................................................................. 15
7. Asjaajamisaasta alustamise ja lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide hoid ......... 16
8. Asjaajamise üleandmine .................................................................................................... 16
9. Teabe säilitamine, hoidmine ja üleandmine avalikku arhiivi ............................................ 17
10. Kvaliteedisüsteemi dokumentide loomine ........................................................................ 18
11. Sisuhaldus sise- ja välisveebis........................................................................................... 20
12. Protsessi mõõdikud ........................................................................................................... 21
1. Üldsätted
1.1. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (edaspidi RIT) teabehalduse korraga
(edaspidi kord) reguleeritakse teabe haldamist, jagamist ja vahetamist infosüsteemides ja
andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus,
sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine.
1.2. Kord ei reguleeri riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide töötlemist,
mis on sätestatud riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses ning riigisaladuse ja
salastatud välisteabe kaitse korras.
1.3. Teabehalduse puhul lähtutakse teabe minimaalse dubleerimise põhimõttest, st et ühte ja
sama teavet ei hoiustata erinevates süsteemides.
1.4. Dokumendihalduses lähtutakse lisaks käesolevale korrale arhiivieeskirjast ja Vabariigi
Valitsuse 25.05.2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“.
2 / 21
Dokumentide puhul, millele kehtivad erinõuded (näiteks raamatupidamisdokumendid,
riigisaladust ja salastatud välisteavet puudutavad dokumendid), lähtutakse vastavatest
õigusaktidest ja RITis kehtestatud dokumentidest.
1.5. Arhiiviväärtusega teabe terviklikuks säilitamiseks menetletakse ja hoitakse dokumente
elektroonilises dokumendihaldussüsteemis. Arhiiviväärtusega dokumendid peavad olema
arhiivieeskirja lisas 1 nimetatud vormingus.
1.6. Direktor kehtestab käskkirjaga RITi dokumentide liigitusskeemi, mis on aluseks
dokumentide hõlmamisel ja registreerimisel dokumendisüsteemi, säilitustähtaegade ning
juurdepääsutingimuste määramisel. Liigitusskeem või selle muutmise kavand esitatakse
enne kinnitamist Rahvusarhiivile arvamuse avaldamiseks.
1.7. RIT lähtub isikuandmete töötlemisel õigusaktidest ning RIT direktori käskkirjast „Riigi
Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (RIT) andmekaitsetingimused“.
1.8. Teabehalduse kord on kohustuslik jälgimiseks kõigile RITi töötajatele.
1.9. RITi e-posti aadress on
[email protected] ja veebilehe aadress on www.rit.ee. Töötajate
kontaktandmete avaldamise veebilehel otsustab direktor arvestades klientide vajadusi
teenustele. Osakondade kontaktaadressid avalikustatakse veebilehel.
1.10. Uuele töötajale tutvustab korda tema vahetu juht või ametijuhendi kohaselt teabehalduse
eest vastutav töötaja. Kord on töötajatele kättesaadav RITi siseveebis ja DHSis.
2. Mõisted ja lühendid
2.1. Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud
arhiiviväärtuse.
2.2. Asjaajamisperiood – fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse dokumendihalduse
toimingutes.
2.3. Dokumendihaldus – 1. halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise,
alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjamisega, sh
organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info
dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS-ISO
154891:2004); 2. asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse
dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus.
2.4. Dokumendimall – dokumendiplankide alusel ja dokumendiliigi metaandmetest ning
vorminõuetest lähtuvad eelseadistatud failid mida kasutatakse DHSis elektrooniliste
dokumentide loomisel.
3 / 21
2.5. Dokumendiplank – kindla ülesehitusega paberileht või digitaalne vorming, millele on
trükitud või kantud koostatavate dokumentide püsielemendid.
2.6. Dokumendivahetuskiht ehk DHX – dokumendivahetuse protokoll, mis võimaldab
dokumendihaldussüsteemidel ja teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada.
2.7. Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud RITi
põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmise käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on
küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.
2.8. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem ehk DHS – elektrooniline dokumentide ja
tööülesannete loomise, haldamise ning menetlemise süsteem.
2.9. Juurdepääsupiiranguga teave – teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud
korras piiratud.
2.10. Dokumentide liigitusskeem – RITi funktsioonide ning tegevuste ja/või sarjade
hierarhiline esitus, mis on kinnitatud direktori käskkirjaga.
2.11. Kvaliteedijuhtimissüsteem – organisatsiooni kvaliteedipoliitika ja kvaliteedieesmärkide
saavutamiseks vajalik protsesside kogum.
2.12. Kvaliteedikäsiraamat – RITi protsesse reguleerivate dokumentide elektrooniline kogum,
mis on elektrooniliselt kättesaadav kõigile töötajatele.
2.13. Märgukiri – käesoleva korra mõistes isiku pöördumine, millega ta teeb RITile
ettepanekuid töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks või annab avaliku
elu ja riigivalitsemisega seotud teavet.
2.14. Metaandmed – teavet kirjeldavad andmed, mis luuakse ja/või mida hallatakse
infosüsteemis.
2.15. Protsessijuht – kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendi koostanud või uuendanud töötaja,
kes võib olla ka protsessiomanik.
2.16. Protsessi kirjeldav dokument – reguleerib kindla protsessi või selle osa läbiviimist.
Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendid on töökorrad ja nende lisad, sise-eeskirjad ning
reeglid, mis kinnitatakse direktori käskkirjaga.
2.17. Protsess – vastastikuses seoses olevate või vastastikku mõjuvate tegevuste kogum, mis
muudab sisendid väljunditeks.
2.18. Protsessiomanik – RITi kvaliteedijuhtimissüsteemi kuuluva tööprotsessi toimimise ja
vastava töökorra ajakohasuse eest vastutav töötaja, kes võib olla ka korra koostaja.
2.19. RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal
2.20. Sari – dokumentide rühmitamise viis tegevuste või toimingute kaupa või muude tunnuste
(liigi, vormi, saamise, loomise, kasutamise) alusel. Sarja piires võib dokumente koondada
toimikuteks.
4 / 21
2.21. Selgitustaotlus – isiku pöördumine, milles ta taotleb RITilt teavet, mille andmiseks on vaja
teavet analüüsida, sünteesida või lisaks koguda.
2.22. Säilitustähtaeg – lühim aeg, mille jooksul tuleb teavet hoida või säilitada, ja see on
määratud dokumentide liigitusskeemis.
2.23. Teabehaldus – tegevus, mis toetab RITi eesmärkide saavutamist teabe haldamise,
jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse
alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning
teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine.
2.24. Teabehalduse eest vastutav töötaja – dokumendi- ja töösuhete halduse peaspetsialist või
muu töötaja, kellele töölepingu või ametijuhendiga on antud teabehaldust korraldavad
ülesanded.
2.25. Teabenõue – taotlus teabe saamiseks.
2.26. Teave ehk andmed – teabe ehk andmetena käsitatakse käesolevas korras avaliku teabe
seaduse § 3 lõikes 1 nimetatud teavet ning arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud
teavet, mis on jäädvustatud mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale.
2.27. Toimik – asjaajamises sisu või liigi poolest kokku kuuluvate dokumentide kogum, mis
tavaliselt piirdub ühe asjaajamisperioodiga.
3. Vastutus
3.1. Direktor vastutab RITi teabehalduse eest.
3.2. Osakonna juht vastutab osakonna teabehalduse eest.
3.3. Dokumendi sisu eest vastutav isik vastutab dokumentide korrektse vormistamise ja
menetlemise eest ning vajaduse korral juurdepääsupiirangu seadmise eest.
3.4. Teabehalduse eest vastutav töötaja vastutab korra nõuetekohase rakendamise ja korra
ajakohastamise eest, teabehalduse eest vastutav töötaja võib koostada teabehalduskorra
paremaks rakendamiseks juhiseid, mis avaldatakse siseveebis.
3.5. Teabehalduse eest vastutav töötaja vastutab dokumentide liigitusskeemi koostamise ja
kaasaegsena hoidmise eest.
3.6. RITi infosüsteemid ja nendes sisalduva teabe eest vastutajad:
Infosüsteemi nimi Kirjeldus Vastutaja
Dokumendihaldussüsteem Dokumendid ning andmed Dokumendi- ja töösuhete
Delta dokumentide registreerimise, halduse peaspetsialist
menetlemise, säilitamise ja
hävitamise kohta
5 / 21
Riigitöötaja Puhkuste, koolituste ja Personaliosakonna juhataja
iseteenindusportaal, lähetuste menetluskeskkond
puhkuste, lähetuste ja ning lähetus-, koolitus- ja
koolituste moodul puhkusedokumendid ning
nende registriandmed
Riigitöötaja Varade arvestuse keskkond Finantsosakonna juhataja
iseteenindusportaal,
varade moodul
Majandustarkvara SAP Personali-, palga- ja Finantsosakonna juhataja,
finantsarvestus ning personaliosakonna juhataja
aruandlus
E-arvete infosüsteem Arved ja nende kinnitused Finantsosakonna juhataja
Siseveeb Ritsikas Teabe vahendamine Kommunikatsiooniekspert
töötajatele
Veebileht Teabe vahendamine Kommunikatsiooniekspert
avalikkusele
Riigihangete register Riigihankemenetlusega Hankejuht ja hankespetsialist
seotud dokumendid
RIT kesksete hangete Keskkond kesksete ja Hankejuht ja hankespetsialist
veebileht ühishangete korraldamiseks
vajaliku info jagamiseks,
hankedokumentide
vahendamiseks hankijatele
Ühistöö keskkond Kontor Keskkond dokumentide Failiomanik
ühiseks muutmiseks
Võrguketas Tööks vajalikud ajutised Failiomanik
failid
RIT teenusveeb Avaldatud dokumendid, Kasutajatoeosakonna
juhendid jne RIT teenuse juhataja
kasutajatele
E-postkast Tööalane kirjavahetus Postkasti omanik
6 / 21
4. Dokumendihaldus
4.1. RIT loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente üldiselt elektrooniliselt.
4.2. RITi dokumentide liigitusskeem sisaldab sarja juures viidet infosüsteemile, kus info tekib
ja kus infot säilitatakse.
Dokumendihaldussüsteem
4.3. Dokumendihaldus toimub DHSis. RITis on kasutusel dokumendihaldussüsteem Delta.
4.4. RITi asjaajamisperiood on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni või muu ühekordse kindla
ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.
4.5. Kõik RITi töötajad on DHSi kasutajad. Kasutajakonto luuakse tööle asumisel keskselt
SAPi edastatud info põhjal ning suletakse samal põhimõttel.
4.6. Kasutajate autentimine toimub ühekordse sisselogimise põhimõttel.
4.7. Kasutajad rühmitatakse struktuuriüksuse ja vajadusel ametikoha põhjal gruppidesse, mille
alusel määratakse õigused DHSis tegutsemiseks.
4.8. Juurdepääsupiirangutega teabe puhul DHSi kasutajate õiguseid kitsendatakse sarja- või
funktsioonipõhiselt. See tähendab, et juurdepääsupiiranguga teabele pääsevad ligi vaid
need töötajad, kellele on see tööülesannetest tulenevalt vajalik.
4.9. DHSis eristatakse järgmiseid kasutajaõiguste gruppe:
4.9.1. Administraatorid – haldavad ja arendavad süsteemi (dokumendipuu hierarhia
loomine, dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine, dokumendi liikide ja
mallide loomine ja korrastamine, eeldefineeritud töövoogude korrastamine jms
tegevused). Vastutavad õiguste haldamise eest ja omavad ligipääsu kõigile
dokumentidele.
4.9.2. Dokumendihaldurid – tavakasutaja õigustele lisaks näeb menüüpunkti
saabumine/saatmine koos selle alammenüüdega. Dokumendihaldur saab sarja
loomisel vaikimisi sarjas olevate dokumentide metaandmete lugemisõiguse.
4.9.3. Tavakasutajad – saavad vastavalt õigustele luua ja lisada uusi dokumente, käivitada
töövooge ja osaleda ise töövoos (kooskõlastamine, täitmine, allkirjastamine), sh
muuta töövoo käigus metaandmeid ja dokumendi (faili) sisu, eemaldada enda
loodud või lisatud dokumente (v.a registreeritud dokumendid), edastada dokumente
süsteemivälistele isikutele ja asutustele ning vastavalt juurdepääsuõigustele otsida
ja vaadata dokumente.
4.10. DHSi kasutamisel tagab töötaja, et tema kasutajakonto õigused ei satu teiste isikute
valdusesse. Töökohalt lahkudes (töö katkestamisel või lõpetamisel) tuleb süsteemist
turvaliselt väljuda (veebilehitseja sulgeda, arvuti ekraan lukustada).
7 / 21
4.11. DHSi varukoopiate tegemine kuulub teenusepakkuja (Registrite ja Infosüsteemide
Keskuse) vastutusvaldkonda.
Üldnõuded dokumentidele
4.12. RITi dokumendid peavad olema vormistatud korrektselt ja ühetaoliselt. Dokumendid (va
RIT sõlmitavad lepingud) vormistatakse RITi dokumendiplankidele.
4.13. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas kirjastiili Times New Roman
tähesuurusega 12. Dokumentide vormistamisel kasutatakse arvutil 1 või 1,5 reavahet, tekst
vormindatakse rööpselt. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada paksus või
kaldkirjas.
4.14. Digitaalselt vormistatud dokumendi nimi peab andma ülevaate, mis dokumendiga on tegu.
4.15. Digitaalselt vormistatud dokumentide nimedes on keelatud kasutada sümboleid (,./ < > @
[ ] & # * = jne) ja tühikut, mis tuleb asendada ala- või sidekriipsuga ning täpitähti (õ, ä, ö,
ü, š, ž), mis tuleb asendada tähtedega o, a, o, u, s, z.
4.16. Dokumendi kõik lehed nummerdatakse alates teisest leheküljest, märkides lehe alumise
serva keskele jooksva leheküljenumbri ja kaldkriipsu taha dokumendi lehekülgede arvu.
4.17. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles või mõlemale poolele arusaadavas
võõrkeeles.
Dokumendiplangid
4.18. RITis on kasutusel eestikeelne digitaalne RITi üldplank, mis on registreeritud
Riigikantseleis vastavalt riigivapi seadusele ning eesti- ja inglisekeelsed kirjaplangid.
4.19. Dokumendiplangid kujundab teabehalduse eest vastutav töötaja vastavalt valitsusasutuste
visuaalse identiteedi stiilijuhisele.
4.20. Digitaalsed plangid on kättesaadavad RITi siseveebi kataloogis „Dokumendiplangid“.
4.21. Struktuuritoetustest rahastatavate programmidega ja projektidega seotud dokumentidele
lisatakse nõuetekohased logod.
Dokumendimallid
4.22. DHSis dokumentide loomiseks kasutatakse reeglina dokumendimalle. Teabehalduse eest
vastutav töötaja loob dokumendiplankide alusel ja dokumendiliigi metaandmetest ning
vorminõuetest lähtuvalt dokumendimallid.
4.23. Kui dokument on loodud ilma dokumendimalli kasutamata, laetakse DHSi
dokumendiplangile või valgele paberile/lehele vormistatud dokument.
Dokumentide loomine
4.24. Dokumendi loomisel lähtutakse käesolevas korras kehtestatud nõuetest.
8 / 21
4.25. Dokumendi kavandi koostab vastava valdkonna töötaja DHSis.
4.26. Dokumente menetletakse digitaalselt DHSis, kasutades selleks ettenähtud dokumendimalle
ja eelseadistatud töövoogusid.
4.27. Loodud dokumendil on kohustuslikud elemendid ja nendele lisaks ka dokumendiliigile
omased elemendid, kohustuslikud elemendid on:
2.27.1. dokumendi andja või lepingu pooled,
2.27.2. kuupäev,
2.27.3. sisu,
2.27.4. allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta.
4.28. Protsessijoonis:
Posti vastuvõtmine, dokumentide hõlmamine ja registreerimine
4.29. Dokumendid, mis saabuvad elektronpostiaadressile
[email protected], edastatakse teabehalduse
eest vastutav töötaja poolt DHSi saabunud dokumentide loendisse. DHXi kaudu saabuvad
dokumendid edastatakse otse saabunud dokumentide loendisse.
4.30. Töötaja nimelisele e-posti aadressile saabunud dokumentide, mis on
dokumendiväärtusega, DHSi hõlmamise eest vastutab töötaja, kes registreerib saabunud
dokumendi ise või edastab dokumendi elektronpostile
[email protected] registreerimiseks.
Registreerimise ja säilitamise protsessi käigus peab e-kiri jääma digitaalseks dokumendiks.
9 / 21
Dokumendi autentsuse ja tervikluse säilitamiseks peab manus (e-kirja lisana saadetav fail)
olema koos e-kirjaga.
4.31. E-kirja kui dokumendi väärtust hinnatakse sisu järgi.
4.32. E-kirjad sh manused, mis on loodud või saadud RITi tegevuse käigus ning peegeldavad
asutuse funktsioone, tegevusi ja otsustusi, on RITile kuuluvad dokumendid ja need tuleb
töötajal säilitada.
4.33. Saabunud posti ja paberdokumendid võtab vastu büroojuht.
4.34. Saadud paberdokumendid digiteeritakse ja hõlmatakse DHSi, välja arvatud juhul, kui:
4.34.1. dokument ei ole digiteeritult kasutatav;
4.34.2. dokumenti ei ole otstarbekas digiteerida mahu tõttu või erandlikul põhjusel.
Värviline dokument skaneeritakse resolutsiooniga 300 dpi ja must-valge
halltoonides (8 bit) ning PDF-vormingus.
4.35. Digiteeritud paberdokumendi võib tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui
teabe ülekandmine elektroonilisele teabekandjale toimus arhiivieeskirjas sätestatud korras
ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.
4.36. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumentide puhul adressaadi õigsust ning
allkirjade ja lisade olemasolu. Puuduste esinemisel informeeritakse saatjat.
4.37. Dokumendi hõlmamisel määratakse dokumendi asukoht DHSi dokumendipuus.
Toimikusse saab lisada ainult kindlaks määratud liiki dokumente.
4.38. Dokumendi registreerija seab vajadusel dokumendile käesoleva korra punkti 5 kohaselt
juurdepääsupiirangu.
4.39. Dokumendi registreerimisel genereeritakse hõlmatud dokumendile automaatselt
dokumendi viit (number ja toimiku tähis) ja registreerimiskuupäev.
4.40. Dokumenti saab registreerida toimiku koosseisu või olemasoleva dokumendi alanejaks
sama asja koosseisus. Näiteks lepingu lisa(d) ja lepingu tulemi üleandmis-vastuvõtmisakt
registreeritakse lepingu alaneva dokumendina. Dokumendile, mis registreeritakse
dokumendi juurde alanevaks dokumendiks lisandub täiendav individualiseeriv number.
Näiteks: 5-3/22/111-2, kus 5-3 on sarja tähis, 22 toimiku avamise aasta kaks viimast
numbrit, 111 dokumendi järjekorranumber, 2 esimese alaneja, dokumendi
individualiseeriv number.
4.41. DHSis registreeritud dokumentidele luuakse omavahelised seosed.
4.42. Dokumentide registreerimisel kehtib ühekordse registreerimise reegel. DHSis ei
registreerita dokumente, mis on registreeritud teistes infosüsteemides.
4.43. Dokumendi registreerija suunab dokumendi registreerimise järgselt vastutava
struktuurüksuse juhile täitja määramiseks või otse täitjale ülesande täitmiseks.
10 / 21
4.44. Kõik asutusse saabunud registreeritavad dokumendid tuleb registreerida samal või
järgneval tööpäeval.
4.45. Registreerimisele ei kuulu:
4.45.1. RITi sisene kirjavahetus;
4.45.2. dokumendid, mida menetletakse mõnes muus infosüsteemis;
4.45.3. kirjad märkega “ISIKLIK” (kui dokumendi avamisel selgub, et see osutub
ametlikuks, vastutab registreerimise eest adressaat);
4.45.4. infovahetus partneri/kliendiga, millel ei ole tõendusväärtust (infopäringud teenuste
osas, vms);
4.45.5. trükised (ajakirjad, brošüürid, raamatud);
4.45.6. saabunud anonüümsed dokumendid;
4.45.7. valesti adresseeritud dokumendid;
4.45.8. saabunud kutsed;
4.45.9. tööle või praktikale kandideerimisega seotud dokumendid.
4.46. Protsessijoonis:
Vastusdokumentide menetlemine ja lahendamise tähtajad
4.47. Vastusdokument vormistatakse jätkuna alusdokumendile.
11 / 21
4.48. Vastuskirja eelnõu edastatakse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks lähtudes lisas 1 välja
toodud dokumentide töövoogudest.
4.49. Dokumendi lahendamise tähtaja määrab dokumendi registreerija, arvestades dokumentide
menetlemiseks õigusaktidega ette nähtud tähtaegu.
4.50. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab dokumendi eest vastutav töötaja.
4.51. Saabunud dokumendi vastamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja asja
algatavas dokumendis märgitud tähtajast.
4.52. Saabunud dokumendile (kiri, selgitustaotlus, märgukiri jm) vastatakse viivitamata, kuid
mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral,
lähtuvalt vastamise keerukusest, võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut
teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest. Teabenõudele
vastatakse viivituseta või hiljemalt 5 tööpäeva jooksul.
4.53. Vastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumise päevale järgnevast tööpäevast.
4.54. Dokumendi täitja saab DHSi teavituse dokumendi täitmiseks suunamisest ja perioodiliselt
meeldetuletusi kuni dokument on märgitud täidetuks.
4.55. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja
asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.
Töövood
4.56. Dokumendiga tehtavad tegevused DHSis, RTIPis ja Fitekis on organiseeritud
töövoogudeks, mis omakorda jagunevad töövoosammudeks (kooskõlastamine, täitmine,
teadmiseks edastamine, allkirjastamine, kinnitamine jne). Iga töösammuga on seotud
konkreetne tööülesanne, selle täitja ja täitmise tähtaeg.
4.57. Dokumendi kavandi koostaja või teabehalduse eest vastutav töötaja algatab töövoo
kasutades eelseadistatud töövoogusid.
4.58. Kui töötajale on saabunud tööülesanne, mis ei kuulu tema valdkonda, siis töötaja delegeerib
tööülesande õigele täitjale esimesel võimalusel, aga mitte hiljem kui kaks päeva pärast
tööülesande saamist.
4.59. Kui mõni töötaja on menetlusringis mitmes rollis, siis suunatakse dokument talle üks kord
ja kõrgemal positsioonil oleva rolliga (nt kui kirja allkirjastab osakonnajuhataja, siis ei ole
vaja dokumenti talle kooskõlastamiseks suunata).
4.60. Dokument kooskõlastatakse hiljemalt 3 tööpäeva jooksul või koostaja poolt antud
tähtajaks. Kui kooskõlastusringile on saadetud käskkiri, millega kinnitatakse kõigi
töötajate töökorraldust puudutavad juhendid, korrad jmt, ning dokument ei ole tähtaegselt
kooskõlastatud, loetakse kooskõlastus antuks pärast tähtaja saabumist.
12 / 21
4.61. Eelarvestamise ja kulujuhtimise dokumentide menetlemise puhul lähtutakse lisaks
käesolevale korrale direktori 26.04.2022 käskkirjast nr 4 „Eelarvestamise ja kulujuhtimise
protsesside kinnitamine“.
4.62. Asutuseülesed dokumendid kooskõlastavad kõik osakonnajuhatajad.
4.63. Osakonnajuhataja võib menetlusringi kaasata talituse juhataja ning muid asjassepuutuvaid
töötajad, kui dokumendi sisu puudutab teisi struktuuriüksuseid/töötajaid.
4.64. RITi dokumentide töövood on kirjeldatud lisas 1 „Dokumendiliikide töövood“.
Dokumentide allkirjastamine
4.65. RITi dokumentide allkirjastamise põhimõtted:
4.65.1. RITi üleseid dokumente ning lepinguid allkirjastab direktor.
4.65.2. Osakonna tööd puudutavaid dokumente, mis ei too RITile kaasa rahalisi kohustusi,
allkirjastab osakonnajuhataja (nt kirjavahetus osakonda puudutavates küsimustes).
4.66. Dokumendid esitatakse allkirjastamiseks koos lisade ja muude asjakohaste materjalidega.
4.67. Enne dokumendi allkirjastamist veendub allkirjastaja, et tal on vastav volitus dokumendi
allkirjastamiseks.
4.68. Dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, välja arvatud juhul, kui:
4.68.1. teine osapool on dokumendi allkirjastanud paberil;
4.68.2. dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga
tutvuda;
4.68.3. adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti.
4.69. Digitaaldokumendid allkirjastatakse DHSis töövoo sammuna „allkirjastamine” ID-kaardi
või mobiili-ID-ga.
4.70. Digitaalse allkirjastamise käigus toimub DHSis dokumendi registreerimine (genereeritakse
registreerimise kuupäev ja number) ja luuakse arhiivivorming (PDF fail).
4.71. Kui dokument digiallkirjastatakse väljaspool DHSi siis peab dokumendi fail olema
eelnevalt viidud PDF vormingusse.
4.72. Paberkandjal dokument vormistatakse DHSis kasutades eelseadistatud dokumendimalli,
prinditakse ja allkirjastatakse. RITi tarbeks skaneeritakse allkirjastatud dokument ja
lisatakse DHSi.
Asutusesiseselt dokumentidest teavitamine
4.73. Dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub DHSi kaudu või siseveebis.
4.74. Dokument edastatakse töötajale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust.
13 / 21
4.75. RITi sisemised ja/või töötaja tööd korraldavad dokumendid (korrad, eeskirjad, juhendid
jm) suunatakse DHSis töötajale teadmiseks võtmiseks ning töötaja annab dokumendiga
tutvumise kohta kinnituse DHSis.
4.76. Uutele töötajatele tutvustatakse varem kehtestatud kordasid allkirja vastu.
Dokumentide ja saadetiste väljastamine
4.77. Digitaalselt allkirjastatud ja adressaadile edastamiseks märgitud dokumendi (koos e-kirja
mallile vormistatud kaaskirjaga) saadab DHSist välja teabehalduse eest vastutav töötaja
või koostaja DHX kaudu või e-kirjana. DHSist saadetud dokumendi saatja aadressiks on
[email protected].
4.78. Eelistada tuleb dokumentide elektroonilist väljasaatmist ning avaliku sektori puhul DHXi
kaudu saatmist.
4.79. Dokument saadetakse välja registreerimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
4.80. Kui koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab
saatja e-kirja DHSi PDF vormingus hõlmamise ja registreerimise eest.
4.81. Postiga ja kullerpostiga saadetava dokumendi ja saadetise toob töötaja väljasaatmiseks
büroojuhile.
5. Teabe avalikustamine ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine
Teabe avalikustamine
5.1. Avalik teave on, mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale, jäädvustatud ja
dokumenteeritud info, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud
õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.
5.2. Dokumentidele ja teabele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega RITi veebilehel ja
teabenõude täitmisega.
5.3. Avalikule teabele juurdepääsu võimaldamiseks avaldab RIT oma veebilehel
dokumendiregistri.
5.4. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse RITi veebilehe vastavasse rubriiki esimesel
võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. Iga töötaja vastutab oma
ametijuhendi piires selle eest, et RITi poolt avalikustamisele kuuluv teave oleks edastatud
kommunikatsioonieksperdile üles laadimiseks.
5.5. Dokumendiregistri avaliku vaate kaudu ei võimaldata otseligipääsu juurdepääsupiiranguga
dokumentide sisule.
Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine
14 / 21
5.6. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise esmase vajaduse otsustab dokumendi
koostaja, kes teeb, lähtudes dokumendi sisust, märke „Asutusesiseseks kasutamiseks“
DHSis dokumendi metaandmetes, märkides juurdepääsupiirangu õigusliku aluse, piirangu
kehtivuse arvutab DHS automaatselt. Kui saabuvad paberkandjal dokumendid, siis tehakse
juurdepääsupiirangu märge ka dokumendile või dokumendi kogumile. Dokumendimallile
vormistatud dokumendile tekib juurdepääsupiirangu märge automaatselt, kui
metaandmetes on juurdepääsupiirang märgitud.
5.7. „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ märkega kirja ja/või muu dokumendi
vastuskirjale ja/või muule dokumendile kantakse samuti märge juurdepääsupiirangu kohta.
Juurdepääsupiirangu aluseks märgitakse sel juhul algatuskirjas märgitud alus.
5.8. Märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ tehakse väljasaadetavale dokumendile
(sh kaaskirjale) olenemata dokumendi teabekandjast. Juurdepääsupiirangu märge sisaldab
järgmisi andmeid: teabevaldaja nimetus, juurdepääsupiirangu alus, märke vormistamise
kuupäev, piirangu kehtimise lõpptähtpäev.
5.9. Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus on ära langenud, on teabevaldaja kohustatud
juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistama. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamisel
eemaldatakse DHSist juurdepääsupiirang ning tehakse märkus täiendava info reale,
võimalusel tehakse dokumendile märge juurdepääsupiirangu ära langemise kohta.
5.10. Juurdepääsupiiranguga infot kasutatakse ainult tööülesannete täitmiseks ja piiratud
juurdepääsuga dokumente ning nende koopiaid väljastatakse ainult seadusega ettenähtud
juhtudel.
6. Pitsati hoidmine ja kasutamine
6.1. RITis kasutuses olev Riigivapiga pitsat on sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga pitsat, mille
keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemist äärt mööda on suurtähtedega tekst “RIIGI
INFO- JA KOMMUNIKATSIOONITEHNOLOOGIA KESKUS”. Riigivapiga pitsat on
registreeritud Riigikantseleis vastavalt riigivapi seadusele.
6.2. Pitsati kasutamine ja pitsati hoidmine:
Pitsati liik Kasutusala Pitsati kasutaja ja hoidja
Riigivapiga pitsat Ametkondlikud välislepingud Pitsati hoidja on
jm dokumendid dokumendi- ja töösuhete
halduse peaspetsialist,
kasutajad on direktor ja
osakonnajuhatajad
15 / 21
6.3. Pitsatijäljend ehk pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte
tähte.
6.4. Rikutud ja kehtetute pitsatite hävitamiseks koostab teabehalduse eest vastutav töötaja
hävitamisakti ja korraldab hävitamise.
7. Asjaajamisaasta alustamise ja lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide hoid
7.1. Asjaajamisaasta alguses avatakse DHSis dokumentide liigitusskeemi põhjal uue
asjaajamisaasta toimikud.
7.2. DHSis on kõikidele sarjadele vaikimisi määratud säilituskava.
7.3. Asjaajamisaasta lõpetamine toimub vastavalt DHSis määratud säilituskavale.
7.4. Teabehalduse eest vastutav töötaja kontrollib DHSis enne arhiiviväärtuslikku sarja kuuluva
toimiku sulgemist failide sisu vastavust ja metaandmete olemasolu.
7.5. DHSi aktiivbaasis hoitakse dokumente liigitusskeemis näidatud tähtajani ning seejärel
kantakse arhiveerimistoimingute teostamiseks passiivbaasi.
7.6. Asjaajamisaasta jooksul tekkinud paberdokumendid (mis peavad olema registreeritud
DHSis) kogutakse toimikutesse vastavalt liigitusskeemis märgitud sarjadele.
8. Asjaajamise üleandmine
8.1. Kui töötaja on puhkusel, määrab ta riigitöötaja iseteenindusportaalis ja DHSis endale
asendaja. Teostamisel ja uued tööülesanded suunatakse asendajale.
8.2. Töölepingu lõppemisel tuleb DHSis lõpetada pooleliolevad ülesanded või suunata need
edasi asendajaks määratud töötajale või vahetule juhile hiljemalt töölt lahkumise päevaks.
8.3. Töötaja annab asjaajamise üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga töölepingu lõppemisel, kui
seda nõuab vahetu juht või osakonnajuhataja või vajadusel teabehalduse eest vastutav
töötaja. Üleandmis-vastuvõtmisakti kantakse pooleliolevad dokumendid ja toimikud
(viitega sarjale ja numbrile), mis on üleandja valduses. Muudel juhtudel lepivad
üleandmise vormi kokku üleandja ja vastuvõtja
8.4. Struktuuriüksuse asjaajamine antakse üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga asutuse
töökorralduse olulise muutmise korral. Asjaajamise üleandmist korraldab teabehalduse
eest vastutav töötaja.
8.5. Töötaja teavitab oma lahkumisel olulisemaid koostööpartnereid uuest kontaktisikust, seda
eriti pooleliolevate projektide või lepingute puhul.
8.6. Direktori vahetumise korral vormistatud asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab
sisaldama järgmiseid andmeid:
16 / 21
8.6.1. täitmisel olevate kirjade ja lepingute loetelu;
8.6.2. lahendamisel olevate ülesannete, sh töörühma ja projekti ülesannete ja vastavate
dokumentide loetelu;
8.6.3. eelarvevahendite seis;
8.6.4. RITi pitsatite arv, liigid ning nende hoidmise eest vastutavate töötajate nimed ja
töökohad;
8.6.5. viimasena allkirjastatud dokumentide viidad dokumendi liikide kaupa.
9. Teabe säilitamine, hoidmine ja üleandmine avalikku arhiivi
9.1. Dokumente hoitakse alles nende säilitustähtaja jooksul ning pärast säilitustähtaja lõppu
hävitatakse.
9.2. Iga töötaja vastutab tema kasutuses või vastutusel olevate dokumentide säilimise eest ja
tagab, et dokumendid ei satuks kolmandate isikute kätte.
9.3. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) paberdokumente, millega seotud asjaajamine
on lõppenud, võib hoida dokumentide loetelus märgitud vastutava struktuurüksuse juures
kuni säilitustähtaja lõpuni.
9.4. Alatise ja pikaajalise (üle 10 aasta) säilitustähtajaga paberdokumendid, millega seotud
asjaajamine on lõppenud, antakse teabehalduse eest vastutavale töötajale üle üldjuhul
hiljemalt viis aastat pärast asjaajamisperioodi lõppu.
9.5. Kuni 10-aastase ehk lühiajalise säilitustähtajaga digitaalseid dokumente ja nende
metaandmeid säilitatakse dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis.
9.6. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10 aasta) digitaalseid dokumente ja nende
metaandmeid säilitatakse kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni dokumentide
liigitusskeemis märgitud infosüsteemis.
9.7. Arhiiviväärtuse saanud arhivaalide säilitamiseks ettevalmistamine ja üleandmine toimub
vastavalt arhiivieeskirjale.
9.8. Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete
täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üle antakse
vähemalt viie aasta jooksul tekkinud arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini.
9.9. Arhivaalide üleandmist korraldab teabehalduse eest vastutav töötaja.
9.10. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks.
9.11. Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt.
17 / 21
9.12. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse hävitamisaktis määratud mahus ühe kuu jooksul
pärast akti koostamist. Dokumentide hävitamist koordineerib teabehalduse eest vastutav
töötaja.
9.13. Protsessijoonis:
10. Kvaliteedisüsteemi dokumentide loomine
Üldpõhimõtted
10.1. RIT teenuste kvaliteedi tagamisel lähtutakse RITi kvaliteedijuhtimissüsteemist, mis
koosneb erinevatest protsesse kirjeldavatest dokumentidest.
10.2. Protsessi kirjeldava dokumendi ajakohasena hoidmise eest vastutab kvaliteedijuht
koostöös protsessiomanikega. Rakendamise tagamise eest vastutavad kõik
protsessiomanikud oma protsesside ning töötajad oma ülesannete lõikes.
10.3. Protsessi kirjeldava dokumendi loomise algatamise, uuendamise või kehtetuks
tunnistamise vajadusega algab kvaliteedijuhtimissüsteemi loomise protsess. Protsessi
väljundiks on uus, muudetud või kehtetuks tunnistatud protsessi kirjeldav dokument.
10.4. RIT protsesside kirjeldamisel lähtutakse ITIL (ingl k. Information Technology
Infrastructure Library) infotehnoloogia haldamise tavade ja protsesside standardite kogust.
Protsessid jagunevad põhi- ja alamprotsessideks.
18 / 21
10.5. Protsesse kirjeldavaid dokumente võivad täpsustada lisad, milleks võivad olla
teenustasemed, vormid, näidised, protsessijoonised. Protsessi kirjeldava dokumendi alusel
võib selle paremaks rakendamiseks koostada juhendeid, juhiseid jm abimaterjale (mida
käskkirjaga ei kinnitata).
10.6. Kõik protsesse kirjeldavad dokumendid vormistatakse vastavalt käesoleva korra lisas
olevale vormile. Kvaliteedijuht võib tulenevalt protsessi eripärast lubada vormis
muudatusi.
10.7. Kõik protsessi kirjeldavad dokumendid on kättesaadavad RITi töötajatele DHSist ja
kehtivad protsessi kirjeldavad dokumendid elektroonilisest kvaliteedikäsiraamatust.
Kvaliteedikäsiraamatu ajakohasuse eest vastutab kvaliteedijuht.
10.8. Kõigil töötajatel on võimalik esitada protsesse kirjeldavate dokumentide osas muutmise
ettepanekuid vastavale protsessiomanikule ja/või protsessijuhile. Protsessiomanik on
kohustatud andma tagasisidet ettepanekute rakendamise või rakendamata jätmise kohta.
10.9. Tööprotsesside jooniste koostamisel kasutatakse BPMN (ingl k. Business Process
Modelling Notation) äriprotsesside modelleerimiskeelt ehk graafilist notatsiooni
äriprotsesside ja töövoogude täpsemaks kirjeldamiseks. Protsessijooniste koostamisel
kasutatakse Bizagi tarkvara.
Protsessi kirjeldus
10.10. Protsessiomanik või -juht teeb protsessi kirjeldava dokumendi muutmise ettepaneku
kvaliteedijuhile.
10.11. Kvaliteedijuht hindab protsessi dokumentatsiooni kooskõla ITIL standardiga ning
dokumentatsiooni muutmisvajadust. Dokumendi muutmise korral annab suunised
dokumentatsiooni koostamiseks.
10.12. Protsessiomanik või -juht hindab vajadust kaasata protsessi kirjeldava dokumendi
koostamisse teisi protsessi osapooli ning korraldab vajadusel töötoa(d) protsessi
kirjeldamiseks.
10.13. Protsessiomanik või -juht koostab protsessi kirjeldava dokumendi vastavalt teabehalduse
korrale ja korra lisale ning korraldab dokumentatsiooni kooskõlastamise kvaliteedijuhi,
juristi ja juhtkonnaga.
10.14. Protsessi kirjeldava dokumendi kinnitab RIT direktori käskkirjaga.
10.15. Protsessi kirjeldava dokumendi kooskõlastamisel DHSis lähtutakse käskkirja
menetlemise ja kooskõlastamise põhimõtetest ja töövoost.
19 / 21
10.16. Käskkirjaga kinnitatud protsessi kirjeldavat dokumenti (käskkirja lisa) säilitatakse ja
suunatakse töötajatele täitmiseks DHSis. Kvaliteedijuht lisab käskkirjaga kinnitatud
protsessi kirjeldava dokumendi kvaliteedikäsiraamatusse.
10.17. Protsessijoonis:
11. Sisuhaldus sise- ja välisveebis
11.1. Siseveebi haldust korraldab ja selle peakasutaja on kommunikatsiooniekspert, kelle
pädevuses ja vastutuses on siseveebi struktuuri ja sisu vastavuse kontroll, ilmnenud
puuduste kõrvaldamise nõudmine sisu loojatelt ning töötajate juhendamine siseveebi
kasutamisel.
11.2. Siseveeb jaguneb pealeheks ja alamlehtedeks. Pealehe kaudu sisestatakse siseuudiseid,
organisatsiooni üldinfot ja hallatakse siseveebi otsingukeskust. Pealehe ülesehitus järgib
põhimõtet, et kõik kasutajale vajalik info siseveebis on leitav avalehele paigutatud viidete
kaudu. Pealehe sisuhaldaja on kommunikatsiooniekspert.
11.3. Siseveeb on seotud majandustarkvara programmiga SAP, et oleks võimalik ühiskasutada
kasutajate andmeid ja hallata neid ühest keskkonnast. Juhul kui kasutajate andmed on
asutusesiseseks kasutamiseks, siis ei kasutata SAP importimist vaid sisestatakse ja
uuendatakse käsitsi.
20 / 21
11.4. Majandustarkvara SAP ja siseveebi suhtlus toimub päringutega, kus siseveeb pöördub
SAPi poole, et uuendada kasutajate profiili andmeid, lähetusi, eemalviibimisi ja puhkuseid.
11.5. Välisveebi peakasutaja on kommunikatsiooniekspert, sisuhaldusõigused võivad olla ka
teistel töötajatel ning teenuseosutamise lepinguga välisel kommunikatsioonikonsultandil.
Kommunikatsioonieksperdi pädevuses ja vastutada on välisveebi keskkonna toimimise
tagamine, sisu arendamine, õiguste haldamine, struktuuri ja sisu vastavuse kontroll,
ilmnenud puuduste kõrvaldamine koostöös valdkonnajuhtidega ning Valitsusportaali
partneritega, sisuhaldajate juhendamine välisveebi kasutamisel.
11.6. Välisveeb on kasutuses kahekeelsena (eesti ja inglise) ning jaguneb avaleheks ning
artiklilehtedeks. Avalehel avaldatakse pressiteateid.
11.7. Välisveebi kui Valitsusportaali keskne baasteenuste partner on Rahandusministeeriumi
Infotehnoloogiakeskus, sisulise halduse ja juhtimise partner on Riigikantselei.
11.8. Teabe avalikustamise ja selle eemaldamise RITi veebilehel korraldab
kommunikatsiooniekspert, kes kannab hoolt selle eest, et RITi veebileht oleks kooskõlas
õigusaktidega.
12. Protsessi mõõdikud
Jrk Mõõdiku nimi Kirjeldus Sihtväärtus
12.1 Vastamistähtaegade Mõõdik uurib, kas vastamistähtaegu Seadusest
vastavus seadusele täidetakse. Mõõdikut rakendatakse tulenevad tähtajad
vajaduspõhiselt. (teabenõue 5
tööpäeva,
selgitustaotlus või
märgukiri 30
kalendripäeva)
Lisa 1. dokumendiliikide töövood
Lisa 2. üldplank
Lisa 3. eestikeelne kirjaplank
Lisa 4. inglisekeelne kirjaplank
Lisa 5. protsessikorra vorm
21 / 21
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 01.02.2013
Kehtib kuni: 02.03.2014
Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 2 p 3
Teabevaldaja: Asutuse nimetus
DOKUMENDI LIIK
Kuupäev
Pealkiri
sisu
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud:
Kehtib kuni:
Alus:
Teabevaldaja: Riigi Info- ja
Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus
isiku nimi Teie
asutuse nimi
e-post Meie
aadress
indeks, linn
Pealkiri
Austatud (isiku nimi)
(kirja sisu)
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
(allkirjastaja)
(ametikoht)
Lisad:
Lisaadressaadid:
koostaja
koostaja e-post
Lõõtsa 8a / 11415 Tallinn /
[email protected] / www.rit.ee
Registrikood 77001613
Roll menetlusringis Täitja Selgitus
KÄSKKIRI
(Alusta Deltas uut dokumenti – käskkiri)
Korraldav dokument, mida annab välja direktor keskuse tegevuste korraldamiseks.
Menetluse algataja
Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja
(sisu eest vastutav töötaja või teabehalduse
vormistab malli peale dokumendi ning
eest vastutav töötaja)
suunab menetlusringile.
Kui dokumendi paneb menetlusse
asjaajamise spetsialist vm töötaja, siis on
kohustuslik kooskõlastada dokument sisu
eest vastutava töötajaga.
Kooskõlastamiseks* Sisu eest vastutav töötaja Kontrollib sisu, vormistuse ja
menetlusringi korrektsust, sh et kõik
asjassepuutuvad isikud/struktuuriüksuse
esindajad on kooskõlastusringis olemas.
Kui ei ole osakonnajuhataja.* Hindab
dokumendi vormi korrektsust ja sisu
Vahetu juht*
struktuuriüksuse vaates, sh kas dokument
kajastab sellega reguleeritavat eesmärki.
Kui ei ole vahetu juht. Hindab dokumendi
Kooskõlastamiseks (paralleelselt) sisu ja selle otstarbekust osakonna vaates.
Osakonnajuhatajad Rahalisi kohustusi sisaldava dokumendi
puhul kontrollib eelarveliste vahendite
olemasolu.
Finantsspetsialist* Kui käskkiri sisaldab rahalisi väljamakseid.
Vormistab dokumendi lõplikult. Kontrollib
Täitmiseks Menetluse algataja kooskõlastajate poolt lisatud märkusi, teeb
vajadusel märkusi arvestades muudatusi.
Täitmiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja Kontrollib dokumendi vormistust.
Kontrollib käskkirja õiguspärasust
Kooskõlastamiseks Jurist (õiguslik alus ja vastavus valdkonna
õigusaktidele).
Veendub enne allkirjastamist, et dokument
Allkirjastamiseks Direktor on korrektne ja selle on kooskõlastanud
vajalikud töötajad.
Menetluse algataja/teabehalduse eest Lõpetab menetluse ja suunab käskkirja
Täitmiseks
vastutav töötaja informatsiooniks määratud isikutele.
Teadmiseks Teadmiseks puudutatud osapooltele
PERSONALIKÄSKKIRI
(Alusta Deltas uut dokumenti – personalikäskkiri)
Korraldav dokument, mida annab välja direktor keskuse töötajatega seoses.
Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja
vormistab dokumendi ning suunab
menetlusringile. Vajadusel kaasab
Menetluse algataja (personalijuht)
menetlusse juristi. Kui algataja on
personalijuht, siis vahepealseid
kooskõlastusi ei ole.
Kui ei ole osakonnajuhataja*.Kontrollib
Vahetu juht sisu õigsust ja eesmärgipärasust osakonna
vaates.
Kui ei ole vahetu juht. Kontrollib sisu
õigsust ja eesmärgipärasust. Rahalisi
Kooskõlastamiseks (paralleelselt)
Osakonnajuhataja kohustusi sisaldava dokumendi puhul
kontrollib eelarveliste vahendite
olemasolu.
Kui ei ole menetluse algataja. Kontrollib
Personalijuht*
dokumendi õigsust.
Enne allkirjastamist veendub, et
Allkirjastamiseks Direktor dokumendi on kooskõlastanud vajalikud
töötajad.
Teadmiseks* RTK personaliarvestus
Teadmiseks Puudutatud osapoolele
LEPING
(Alusta Deltas uut dokumenti – leping)
Leping on kirjalikult vormistatud ametlik kokkulepe, mis tekitab, muudab või lõpetab lepingupoolte teatud õigused või
kohustused. Teiseks lepingupooleks võivad olla isikud, asutused, organisatsioonid vms.
Menetluse algataja (sisu eest vastutav Täidab ära Delta metaväljad ja vormistab
töötaja, hankejuht/-spetsialist või või lisab väljaspool süsteemi vormistatud
teabehalduse eest vastutav töötaja) lepingu ning suunab menetlusringile.
Kui dokumendi paneb menetlusse
asjaajamise spetsialist vm töötaja, siis on
kohustuslik kooskõlastada dokument sisu
eest vastutava töötajaga. Kontrollib üle:
- lepingu eseme kirjelduse, tähtajad,
kogumaksumuse (väljamaksed osade
kaupa jne), kontaktisiku(d), teenuse
üleandmise ja väljamaksmise korra.
- lepingu teksti keelelist korrektsust.
- teenuse tellimisel välisriigi juriidiliselt
või füüsiliselt isikult peab olema
fikseeritud käibemaksu nõue ja füüsiliste
isikute puhul nende maksuresidentsus,
vajadusel konsulteerida
finantsspetsialistiga.
- Täidab Deltas järgmised metaväljad
(arvestusobjektid: kuluüksus,
Kooskõlastamiseks Sisu eest vastutav töötaja* ressursikood , investeeringu puhul WBS
Kui ei ole osakonnajuhataja. Kontrollib
lepingu sisu, sh kas teenuse ostmine on
asjakohane, kas lepingust selgub lepingu
tasu (kogumaksumus), kas hankekorda on
Vahetu juht* järgitud, kas kooskõlastusringis on
vajalikud töötajad.
Kui ei ole vahetu juht. Kontrollib, kas
lepinguliste kohustuste võtmiseks on
olemas eelarvelised vahendid. Vaatab üle
nii eelarvelise kui sisulise poole, kas
teenuse ostmine on vajalik tegevuste
Osakonnajuhataja elluviimiseks.
Vaatab üle lisatud arvestusobjektid, lisab
vajaliku finantseerimise info.
Lisab kooskõlastusringi finantsjuhi, kui
lepingu summa on suurem kui 32 tuhat
Finantsspetsialist eurot.
Kui menetluses on hankeleping. Kontrollib
hankelepingu vastavust hanke
Hankejuht/-spetsialist* alusdokumentidele.
Vaatab üle kooskõlastustelt tulnud
märkused, vajadusel teeb parandused.
Kooskõlastamiseks Sisu eest vastutav töötaja
Vormistab dokumendi lõplikult, sh vaatab
üle parandused, täiendused, kommentaarid.
Täitmiseks – lõplik vormistamine Teabehalduse eest vastutav töötaja
Kontrollib lepingu kehtivuse aluseid (sh
esindusõigus), kas lepingueseme kirjeldus
on selge, kas sisaldab asjakohaseid
õiguskaitsevahendeid, kas lepingusumma,
Kooskõlastamiseks Jurist kokkulepped tasu väljamaksmise kohta ja
lepinguperiood on fikseeritud, kas
hankemenetlus on läbi viidud.
Direktor allkirjastab RIT ülesed lepingud
ning rahalisi kohustusi toovad lepingud.
Osakonnajuhataja allkirjastab vastavalt
volitusele oma osakonna tegevusega
seotud lepingud mis ei too kaasa rahalisi
kohustusi.
Allkirjastaja kontrollib enne allkirjastamist
üle vajalikud kooskõlastused ning kas
dokument on suunatud õigele
Allkirjastamiseks (digi)* Direktor/osakonnajuhataja allkirjastajale.
Saadab allkirjastatud lepingu teisele
osapoolele. Oluline on, et Deltas oleks
salvestatud kõigi osapoolte poolt
Sisu eest vastutav töötaja või teabehalduse allkirjastatud leping (sh skaneeritud
Täitmiseks eest vastutav töötaja paberleping).
KIRJAVAHETUS
(Alusta Deltas uut dokumenti – kiri – väljaminev kiri)
RIT üldist tegevust või osakonna puudutav väljasaadetav dokument
(kiri, tõend, teatis, aruanne vm dokument), mis vormistatakse kirjaplangile, volikirjade jaoks on eraldi mall.
Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja
Menetluse algataja (sisu eest vastutav töötaja
vormistab dokumendi ning suunab
või teabehalduse eest vastutav töötaja)
menetlusringile.
Kui dokumendi paneb menetlusse
asjaajamise spetsialist.
Kooskõlastamiseks* Sisu eest vastutav töötaja Kontrollib sisu ja vormistamise
korrektsust, menetlusringi õigsust ning
vajalike seoste olemasolu.
Kui ei ole osakonna juhataja*. Hindab
Vahetu juht*
dokumendi sisu struktuuriüksuse vaates.
Kui dokumendi allkirjastab direktor.
Osakonnajuhataja
Kooskõlastamiseks Hindab dokumendi sisu osakonna vaates.
*Kui kirja sisu puudutab rahaliste
vahendite liikumist, rahalisi kokkuleppeid.
Finantsspetsialist*
Suunab vajadusel kirja kooskõlastamiseks
finantsjuhile.
Täitmiseks-lõplik vormistamine Teabehalduse eest vastutav töötaja Vormistab dokumendi lõplikult.
Osakonnajuhataja allkirjastab osakonnas
Direktor/Osakonnajuhataja koostatud kirjad.
Allkirjastamiseks (digi)*
Allkirjastaja kontrollib üle vajalikud
kooskõlastused.
Lõpetab menetluse ning saadab kirja välja.
Täitmiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja Kui kiri allkirjastati paberil, siis skaneerib
allkirjastatud kirja ning salvestab Deltasse.
RINGKÄIGULEHT
(Alusta Deltas uut dokumenti – majasisene dokument – ringkäiguleht)
Töötaja lahkumisel Deltas algatatav terviktöövoog
Menetluse algataja (personalispetsialist) Algatab menetlusringi.
Vastutan lahkumisel asjade õigeaegse
üleandmise eest. Sülearvuti, sülearvuti
laadija ja sülearvuti kott edastada viimasel
tööpäeval IT hooldusspetsialistile
Korrastan kapid/sahtlid isiklikest asjadest.
Täitmiseks Lahkuv töötaja
Lepingu eest vastutava isikuna (volitatud
esindajana, kontaktisikuna) teavitan teist
lepingupoolt vastutava isiku vahetusest
ning annan teada, kes on uus vastutav isik.
Kui riigihangete registri e-keskkonnas on
hankemenetlus lõpetamata või on sõlmitud
leping alles täitmisel, siis riigihanke eest
vastutava isikuna korraldan registris hanke
eest vastutava isiku vahetuse ning algatan
vajadusel hanke korraldamise käskkirjas
enda väljaarvamise hankekomisjonist.
LHP-l olles kinnitan, et jälgin postkasti
täituvust ja muudan õigeaegselt paroole.
Arvestan, et kontole juurdepääs piiratakse,
kui ei ole kontot kasutanud kolme kuu
jooksul.
Tagatud peab olema pooleliolevate tööde
üleandmine (nii DHS-is kui väljaspool
Lahkuva töötaja vahetu juht
DHS-i), asendaja määramine, kelle poole
pöörduda (k.a e-posti automaatvastus)
Lahkuva töötaja pooleliolevad ülesanded ja
dokumendid, sh vastutusel olevad
lepingud. Tõsta lahkuva töötaja tööleping
Asjaajamise spetsialist
või personalikäskkiri lõpetatud
töölepingute või personalikäskkirja
toimikusse. Info ITabile, et töötaja lahkub.
Kontrollib kas RS sisaldavad dokumendid
Infoturbeekspert
on tagastatud registrisse.
Vaatab üle lahkuva töötaja lähetused,
Arvestusspetsialist
aruanded.
Lahkuva töötaja mobiili lepingu/telefoniga
seotud tegevused. Lahkuva töötaja
läbipääsuvahendite tagastamine (uksekaart,
Büroojuht/personalispetsialist
kabineti võti).
Stebby, tervisekindlustus, Bolt jne
lõpetamine.
IT-hooldusspetsialist Lahkuva töötaja IT-varade tagastamine
HINNAPAKKUMINE (KVAL)
(Deltas: alusta uut dokumenti- väljaminev kiri)
Hinnapakkumise asutuse pakutava teenuse kohta, vormistatakse hinnapakkumise mallile
Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja
Menetluse algataja (hinnapakkumise
vormistab dokumendi ning suunab
koostaja)
menetlusringile.
Teenuse eest vastutaja Kontrollib dokumendi vastavust.
Kooskõlastamiseks (järjestikune) KVAL osakonnajuhataja Kontrollib dokumendi õigsust.
Finantsjuht Kontrollib dokumendi vastavust eelarvele.
Allkirjastab dokumendi, kontrollib
Allkirjastamiseks Direktor
kooskõlastuste olemasolu.
Menetluse algataja (hinnapakkumise
Täitmiseks Välja saatmiseks
koostaja)/teabehalduse eest vastutav töötaja
KOOSTÖÖKOKKULEPE (KVAL)
(Alusta Deltas uut dokumenti – leping)
Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja
Menetluse algataja (koostöökokkuleppe
vormistab dokumendi ning suunab
koostaja)
menetlusringile.
Teenuse eest vastutaja Kontrollib dokumendi õigsust.
KVAL osakonnajuhataja Kontrollib dokumendi õigsust.
Kooskõlastamiseks
Finantsjuht Kontrollib dokumendi vastavust eelarvele.
Jurist Kontrollib dokumendi õigsust.
Vaatab üle vormistuse, registreerib
Kooskõlastamiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja
dokumendi.
Teeb dokumendi pdf-ik ja saadab kliendile
tutvumiseks ja allkirjastamiseks. Märgi
Täitmiseks Koostöökokkuleppe koostaja
tööülesanne täidetuks alles siis, kui leping
on tagasi tulnud.
Allkirjastab dokumendi, kontrollib
Allkirjastamiseks Direktor
kooskõlastuste olemasolu.
Menetluse algataja/teabehalduse eest
Täitmiseks Saadab dokumendi välja.
vastutav töötaja
MÜÜGIARVETE ESILDISED
(Alusta Deltas uut dokumenti – väljaminev kiri)
Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja
Menetluse algataja (esildise koostaja) vormistab dokumendi ning suunab
menetlusringile.
Kontrollivad müügiarve esildise õigsust ja
Kooskõlastamiseks Puudutatud osakonnajuhatajad
vastavust pakutud teenusele.
Täitmiseks RTK raamatupidaja Koostab arve.
FOR OFFICIAL USE
Notation made on:
Restriction on access valid until:
Basis:
Holder of information: Estonian Information and
Communication Technology Centre
(isiku nimi) Your Ref:
(asutuse nimi)
(e-post) Our Ref:
(aadress)
(indeks, linn)
Pealkiri
Dear Mr/Ms Perekonnanimi,
(sisu)
With best regards,
(signed digitally)
(allkirjastaja)
(siia kirjuta allkirjastaja ingliskeelne ametinimetus)
Encl.
(koostaja)
(koostaja e-post)
Copy to:
Lõõtsa 8a / 11415 Tallinn /
[email protected] / www.rit.ee
Registrikood 77001613
/Protsessi reguleeriva dokumendi nimi/
Sisukord
1. Üldsätted ............................................................................................................................. 1
2. Mõisted ja lühendid ............................................................................................................ 1
3. Rollid .................................................................................................................................. 1
4. Protsessi sisendid ................................................................................................................ 1
5. Protsessi mõõdikud ............................................................................................................. 1
6. Protsessi väljundid .............................................................................................................. 2
7. Protsessi peatükid ............................................................................................................... 2
8. Aruandlus ja järeltegevused................................................................................................ 2
Lisa 1. Protsessijoonis ................................................................................................................ 2
Lisa 2. ......................................................................................................................................... 2
1. Üldsätted
1.1. Eesmärk - määratle, milliste eesmärkide saavutamiseks käesolev dokument kehtestatakse
ja kirjelda, mida see reguleerib.
1.2. Kasutusulatus - kellele dokument on suunatud.
2. Mõisted ja lühendid
3. Rollid
4. Protsessi sisendid
Protsessi toimimiseks vajaminevad andmed ja dokumendid.
Jrk Nimetus Vastutaja Viide
4.1
4.2
4.3
4.4
5. Protsessi mõõdikud
Jrk Mõõdiku nimi Kirjeldus Sihtväärtus
6.1
6.2
6.3
6.4
6. Protsessi väljundid
Protsessi käigus tekkivad andmed, dokumendid ja muud tulemid.
Jrk Nimetus Vastutaja Viide
7.1
7.2
7.3
7.4
7. Protsessi peatükid
8. Aruandlus ja järeltegevused
Lisa 1. Protsessijoonis
Lisa 2.