Saatja: "Age Uisk" <
[email protected]>
Saaja: "info - AKI" <
[email protected]>
Teema: Puhkuseavalduste töötlemine personalihaldussüsteemis ja eraldi digiallkirjastatud faili vajalikkus
Kuupäev: 2026-10-06 10:48
Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.
Tere,
saadan manusena digiallkirjastatud selgitustaotluse puhkuseavalduste
töötlemise ja personalihaldussüsteemi kasutamise kohta.
Parimate soovidega
Age Uisk
Protsesside ja kvaliteedi juht
Raxoest OÜ
Tel: +372 512 5030
Tere Soovime üle vaadata ettevõtte puhkuseavalduste menetlemise protsessi isikuandmete kaitse põhimõtete seisukohalt. Ettevõttes kasutatakse personalihaldussüsteemi Wemply . Puhkuse taotlemisel sisestab töötaja süsteemi mh: töötaja; puhkuse liigi; puhkuseraha väljamaksmise valiku; puhkuse algus- ja lõppkuupäeva. Süsteemis on taotluse staatus ning säilib taotluse esitaja, toimingute aeg, kinnitajad, muudatuste ajalugu ja auditijälg. Praeguse protsessi kohaselt koostatakse sellele lisaks eraldi puhkuseavalduse dokument, mis digiallkirjastatakse ning lisatakse Wemplysse ASiC -E konteinerina. Praktikas tekitab eraldi faili kasutamine täiendavaid isikuandmete koopiaid. Personalitöötaja peab dokumendi sisu kontrollimiseks digikonteineri oma arvutisse alla laadima. Samuti kinnitaja faili avamisel laeb selle oma seadmesse. Kui dokumenti kasutatakse hiljem raamatupidamises, võib ka raamatupidaja selle uuesti alla laadida. Sellised failid võivad jääda Downloads -kausta, prügikasti, pilvesünkroonimisse või varundusse. Samal ajal on puhkuse sisulised andmed juba Wemply enda struktureeritud väljades olemas. Palume selgitada: Kui puhkuse taotlemine, kinnitamine ja muudatused on personalihaldussüsteemis täielikult jälgitavad ning säilib auditijälg, kas andmekaitse põhimõtete seisukohalt on eraldi digiallkirjastatud puhkuseavalduse faili loomine põhjendatud, kui sama eesmärki on võimalik saavutada süsteemisisese taotluse ja kinnitusega? Kas GDPR-i andmete minimaalsuse ning lõimitud ja vaikimisi andmekaitse põhimõtete seisukohalt tuleks eelistada lahendust, mis väldib sama puhkuseinfo täiendavat dubleerimist eraldi faili ja mitme kasutaja seadmetesse? Kui eraldi digiallkirjastatud faili kasutamine siiski jätkub, kas ettevõttel tuleks kehtestada eraldi kord selle kohta, kuidas personalitöötaja, kinnitaja ja raamatupidaja seadmetesse tekkivaid ajutisi kohalikke koopiaid hallatakse ja kustutatakse? Kas töökorralduslikul eesmärgil võib töötajatele olla nähtav kolleegide nimi ja puhkuse periood, samal ajal kui ligipääs täielikule puhkuseavaldusele ja ASiC -E digikonteinerile piiratakse ainult neile töötajatele, kelle tööülesanded seda nõuavad? Kas puhkuseavalduse mallis töötaja isikukoodi kasutamine on andmete minimaalsuse põhimõtte seisukohalt põhjendatud juhul, kui töötaja on personalihaldussüsteemis juba üheselt tuvastatud ning taotlus on seotud tema kasutajakontoga? Kas andmekaitse seisukohalt oleks põhjendatud määrata personalihaldussüsteem ametlikuks puhkuse taotlemise, kinnitamise ja auditijälje keskkonnaks ning vältida sama isikuandmeid sisaldava dokumendi täiendavat säilitamist teistes süsteemides, kui selleks puudub eraldi õiguslik või tööprotsessist tulenev eesmärk? Küsimuse eesmärk on kujundada ettevõttes puhkuseavalduste menetlemise protsess, mis vastaks eesmärgipärasuse, andmete minimaalsuse, säilitamise piirangu ning infoturbe põhimõtetele. Ette tänades