Hankija vastus riigihanke nr 265307 „Patsiendiohutuse andmekogu arendus- ja hooldustööd“ vaidlustuses

Angelika Timusk Rahandusministeerium Teie 10.08.2023 nr 12.2-10/114/ [email protected] Meie 15.08.2023 nr 1-6/277-3 Endla 13 10122, TALLINN Vaidlustaja OÜ Idakoidlik Registrikood: 10293121 Asukoht: Vahtra 2a - 12, 21003 Narva e-post: [email protected] Vaidlustaja esindajad Aleksandr Ivanov telefon: +372 5661 8150 e-post: [email protected] Hankija Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (TEHIK) Registrikood: 70009770 Asukoht: Uus-Tatari 25, 10134 Tallinn e-post: [email protected] Hankija esindaja Merily Rool Telefon: +372 5634 2114 E-post: [email protected] Kolmas isik OÜ Quretec Registrikood: 11043739 Asukoht: Ülikooli 6a, Tartu 51003 e-post: [email protected] Hankija vastus riigihanke nr 265307 „Patsiendiohutuse andmekogu arendus- ja hooldustööd“ vaidlustuses 1. Asjaolud 1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi ka hankija) viib läbi riigihanget „Patsiendiohutuse andmekogu arendus- ja hooldustööd“ viitenumbriga 265307 (edaspidi ka riigihange), mis avaldati Riigihangete Registris (edaspidi ka RHR) 30.05.2023. Pakkumuste esitamise tähtaeg oli 10.07.2023. 1.2. Vaidlustuskomisjon (edaspidi ka VAKO) edastas hankijale 10.08.2023 teate OÜ IDAKOIDLIK (edaspidi ka vaidlustaja, avaldaja) vaidlustuse ning 11.08.2023 otsuse riigihanke peatamata jätmise kohta. Vaidlustusest nähtuvalt vaidlustatakse riigihankes teostatud hindamise tulemust, millest teavitati pakkujaid 02.08.2023. 1.3. Käesolev vastus on esitatud tähtaegselt, s.o 15.08.2023. Pärnu mnt 132 / 11317 Tallinn / 794 3900 / [email protected] / www.tehik.ee / registrikood 70009770  2 2. Hankija seisukohad vaidlustusele Vaidlustaja hinnangul ei ole hankija tegevus proovitööde hindamisel ja selle käigus hindamiskriteeriumite kohaldamisel olnud õiguspärane. Hankija ei nõustu vaidlustaja etteheidetega ja leiab, et vaidlustuses toodud väited ei anna alust vaidlustuse rahuldamiseks. Hankija on proovitööde hindamisel lähtunud hankes teatavaks tehtud tingimustest ja hindamismetoodikast ning kohaldanud neid kõigi pakkumuste suhtes ühetaoliselt. Hankija esitab oma argumentide põhistamiseks järgnevad seisukohad. Vaidlustaja eksis proovitöös rollide defineerimisel ning sellest tulenevalt ei olnud võimalik hankijal läbi viia kontrolli, mistõttu oli põhjendatud hindamisel 7 punkti andmine maksimaalse 10 punkti asemel 2.1. Hankija märkis hindamisel, et pakkuja töö vormistamisel oli kaks viga: 1) rollid on valesti defineeritud. JWT Tokeni roll on Ametnik ja dokumentatsioonis on Menetleja ning sellest tulenevalt tekkis olukord, kus süsteem 2) ei läbi kontrolli. Seega oli vormistuslikust veast tulenevalt tekkinud olukord, kus hankija proovis kasutajaid nende defineeritud rollidega lisada, kuid süsteem ei töötanud. Selle põhjustas proovitöös rollide valesti defineerimine. JWT Tokeni roll on Ametnik ja dokumentatsioonis on Menetleja, mis ei läbi kontroll. 2.2. Eelnevast tulenevalt ei ole korrektne vaidlustuse p-s 3.1 esitatud väide, mille kohaselt tuleneb 7 hindepunkti omistamine vaid sellest, et proovitöö üldise dokumentatsiooni jaotises, kus kirjeldatakse Ametniku rolli funktsionaalsust, on nimetatud Menetlejaks. Hankija selgitas vastavat asjaolu ka vaidlustajale teabevahetuse käigus (766023, vastus 04.08.2023). Faktiliselt ei läbinud pakkuja vea tõttu süsteem kontrolli, kuna süsteem ei tee vahet, mis on eesti keel või Inglise keel ning lähtub pakkuja kirja pandust. Kusjuures JWT tokeni sees peab olema täpselt sama sõna – siinkohal ei hakka süsteem võimalikke sünonüüme kontrollima, mistõttu ei ole asjakohane ka vaidlustaja vastavasisuline argumentatsioon. Kahjuks ei ole võimalik tehniliselt asuda teleoloogiliselt tõlgendama, kui proovitöö ülesanne on üheselt selge – kasutada oli vaja sõna „ametnik“ ning kuivõrd vaidlustaja seda ei kasutanud, siis tekkis sellest tulenevalt tõrked ka kontrollimisel. 2.3. Samuti ei ole asjakohane viidata, justkui mingi osa proovitööst ei olnud tegelikult päriselt proovitöö osa ning sellest võis esitada ekslikuid andmeid ning valesti defineeritud rolle. Hankija vastas selles osas teabevahetuse raames vaidlustajale (766707, 09.08.2023), et pakkumuse dokumendis 3_1_proovitoo kirjeldus.pdf on kirjutatud, et dokumentatsioon asub kaustas https://koodivaramu.eesti.ee/idakoidlik_arendus/patsiendiohutus/documentation. Selles kaustas ei asu kogu dokumentatsioon, vaid ainult osa auth komponendist. See tähendab, et puudu on oluline osa põhidokumentatsioonist. Ilma selle infota ei ole võimalik süsteemi kasutada. Samuti, et proovitöö hindaja sai proovitöö paigaldada probleemideta, kuid süsteemi kasutamisel tekkis probleem, kuna JWT tokeni rollide kasutaja (user) ja ametnik (official) info puudus põhidokumentatsioonis ning selle tõttu kulus ebamõistlikult palju aega. Hankija jääb varasemalt selgitatu juurde. 2.4. Eelnevast tulenevalt ei ole vaidlustuses esitatu korrektne, irdudes nii proovitöö ülesandest kui esitatud proovitööst. Tehnilise rakenduse käivitamisel ei ole võimalik läheneda grammatilise või teleoloogilise tõlgendamisega – rakendus kas läbib 2  3 kontrolli või ei läbi ning vaidlustaja proovitöös tehtud rollide defineerimise eksimuse tõttu rakendus ei läbinud kontrolli. Vaidlustajale ei olnud võimalik omistada maksimaalseid hindepunkte, kuivõrd see poleks olnud kooskõlas riigihanke alusdokumentides märgituga 2.5. Vaidlustaja on ekslikult asunud seisukohale, nagu hindamismetoodika alusel peaks 7 hindepunkti omistamiseks olema pakkujal tehtud rohkem kui üks viga. Hindamismetoodika p 3.1.3. sätestab järgmist: Komisjon hindab alakriteeriumi vastava skooriga, kui kõik alakriteeriumis nimetatud tingimused on täidetud. Kui hinnatava alakriteeriumi puhul vähemalt üks nimetatud tingimus vastab madalama punkti tingimusele, antakse alakriteeriumi eest madalamad punktid. Seega on hankija sätestanud hindamismetoodikas selgelt ära asjaolu, et maksimaalsete punktide saamiseks peavad olema täidetud maksimaalsete punktide andmise tingimused 100% ning siinkohal ei ole sõnal „mõningad“ enam kontekstuaalselt arvulist tähtsust. 7 hindepunkti kirjelduses viitab asjaolule, et vigu võis küll esineda, kuid need ei tohtinud takistada töö sisust arusaamist (vastupidiselt 5 hindepunkti andmisele). Hindamismetoodikat tuleb lugeda terviklikult. 2.6. Vaidlustaja on samuti eksinud selles, kui mitu eksimust proovitöös esines. Hankija on toonud otsuses välja, et proovitöös esines kaks omavahel seotud eksimust: 1) rollid on valesti defineeritud. JWT Tokeni roll on Ametnik ja dokumentatsioonis on Menetleja ning sellest tulenevalt tekkis olukord, kus süsteem 2) ei läbi kontrolli. Seega esimene probleem seisnes defineerimises ja teine asjaolus, et selle tulemusel ei läbinud süsteem kontrolli. Kokku seega kaks viga, mis esinesid läbivalt. 2.7. Hankijal puudub vajadus „mingi muu põhjuse“ välja toomiseks, kuivõrd hankija on ammendavalt selgitanud proovitöös olevat probleemi, vaidlustaja on selle probleemi omaks võtnud, kuid leiab, et selle eest oleks pidanud rohkem hindepunkte andma, kui hankija hindamismetoodikas sätestatud. See asjaolu ei saa aga olla hindamise faasis vaidlustuse esemeks – hankijal tuleb lähtuda avaldatud riigihanke alusdokumentidest. 2.8. Eelnevast tulenevalt ei ole korrektne vaidlustaja argumentatsioon hindamismetoodika sisust, kuivõrd vaidlustajal on jäänud tähelepanuta hindamismetoodika p 3.1.3 ning hindepunktide 10 ja 5 kirjeldused koosmõjust hindepunkt 7 kirjeldusega ning selles esitatud lause olemusega. Hankija on hindamisel korrektse alakriteeriumi juures hindepunkte vähendanud 2.9. Hankija ei nõustu vaidlustaja väitega, et hindamisel oleks pidanud teise alakriteeriumi – versioonihalduskeskkonna – juures nimetatud punktid maha võtma. 2.10.Hankija selgitab esmalt, et ei karista hindamisel kunagi sama sisuliselt korduva vea eest mitme alakriteeriumi juures, st hindamisel märgib vea vaid ühe alakriteeriumi juures ning omistab vastavad punktid ning edaspidi sama vea eest enam punkte maha ei võta. Seega ei ole asjakohane viide, justkui otsus oleks vasturääkiv – otsus lähtub ühe vea mitmekordsel esinemisel ühekordse karistamise printsiibist. Jääb ebaselgeks, kas vaidlustaja hinnangul oleks pidanud sama vea kordumisel uuesti ka versioonihalduskeskkonna hindamisel punkte maha võtma. Hankija sellega ei nõustu. 2.11. Teiseks on hankija seisukohal, et viga tekkis esmalt ikkagi vormistamisest, mille tulemusel jäi see mõjutama ka süsteemi tööd. Vea asukoht dokumentatsioonis ei oma 3  4 hindamismetoodika seisukohast tähtsust – alakriteeriumi puhul hindab hankija üldiselt proovitöö tulemi vormistamist. 2.12. Eelnevast tulenevalt on hankija seisukohal, et vaidlustaja proovitöö hindamisel on hankija lähtunud hindamismetoodikast ning märkinud korduva vea ühel korral, kohaldades ka vastavalt hindepunkte. Uuesti versioonihalduskeskkonna juures ei olnud asjakohane vormistuse eest topelt viga märkida. Vaidlustaja eksis proovitöös rollide defineerimisel 2.13. Vaidlustaja on selgitanud vaidlustuse p-s 3.4, et hankija poolt viidatud viga esines dokumendis, mida ei peaks justkui arvestama proovitöö osana ega sellest ka lähtuma. Hankija selle seisukohaga ei nõustu. 2.14. Hankija selgitas käesoleva dokumendi p-s 2.3, et proovitöö dokumentatsioon ei olnud üheselt selge vormistusega, mistõttu pidi hankekomisjon proovitöö kontrollimiseks kõikidest lisatud dokumentidest vajaliku info kokku koondama. Hankija ei nõustu, et proovitöö dokumentatsiooni puhul oleks olnud võimalik midagi tähelepanuta jätta või midagi teisiti mõista – hankija vaatab proovitööd tervikuna nii, nagu see esitatud on. 2.15. Vaidlustaja on kirjeldanud, et dokumentatsioon oli loogiline, kusjuures on tegemist kõige üldisema dokumentatsiooniga, mis on eelkõige mõeldud projekti äriloogika kirjeldamiseks. Hankija viitab aga, et tehnilises dokumentatsioonis arendajale on samuti sekstioon business logic notes, mis on tõlkes samamoodi äriloogika. Seega ei ole vaidlustaja esitatud väited kooskõlas esitatud proovitöö sisu ja loogikaga. 2.16. Hankija selgitab ka, et hankekomisjon lähtus proovitöö hindamisel valdkonnateadliku mõistliku isiku vaatest, kes on antud kriteeriumi puhul vastavat erialast haridust omav arhitekt. Kuivõrd proovitööl on erinevad osad, millega reaalses elus puutuvad kokku erineva taustaga inimesed, siis lähtus hankekomisjon iga dokumendi ja osa kohta vastavalt sellele, milline sihtgrupp pidi mõistlikult vastavast proovitöö osast aru saama. Proovitöö oli olemuselt tehnilise töö teostamine ning seda kontrollisid samuti tehniliste teadmistega isikud. 2.17. Hankija jääb varasemalt öeldu juurde leides, et rollid olid valesti defineeritud ning sellest tulenevalt ei läbinud ka süsteem kontrolli. Tegemist on veaga, mille esinemisel hankija peab hindama proovitöö vastavat osa 7 hindepunktiga. Hindamismetoodika ei võimalda teisiti esitatud proovitööd hinnata 2.18. Vaidlustaja on vaidlustuse p-s 4 märkinud, et tema hinnangul oleks olnud põhjendatud 9 hindepunkti andmine 7 hindepunkti asemel. Hankija selle hinnanguga ei nõustu tulenevalt riigihanke alusdokumentides avaldatud hindamismetoodikast. 2.19. Hindamismetoodika kohaselt oli võimalik anda alamkriteeriumitele hindepunkte kas 10, 7, 5, 3 või 1. Seega ei oleks hankijal olnud võimalik hindamismetoodikast kõrvale kaldudes omistada pakkujale 9 hindepunkti. Hankija on loonud hindepunktide andmiseks trepid, mistõttu ei saa siinkohal lähtuda eraldi proportsionaalsusest, vaid üksnes seatud ja avaldatud punktidest. 2.20. Teiseks tuleb hindamismetoodika puhul panna tähele ka hindamismetoodika p 3.1.3, mille kohaselt hindab komisjon alakriteeriumi vastava skooriga, kui kõik alakriteeriumis nimetatud tingimused on täidetud. Kui hinnatava alakriteeriumi puhul 4  5 vähemalt üks nimetatud tingimus vastab madalama punkti tingimusele, antakse alakriteeriumi eest madalamad punktid. 2.21. Käesoleval juhul on vaidlustaja mh ise möönnud, et eksis rollide defineerimisega hankija viidatud olukorras, mistõttu ei saa pidada esitatud tööd korrektseks, selgeks ja arusaadavaks, mida eeldab 10 hindepunkti andmine. Võttes arvesse, et vaidlustaja enda hinnangul oleks põhjendatud 9 hindepunkti andmine, kuid see pole hindamismetoodikast lähtudes võimalik, siis on siinkohal vaidlustaja ise nõustunud hankija hinnanguga proovitööle ning vaidlustus on sellest tulenevalt alusetu ja tuleb jätta rahuldamata. 3. Esindusõigus 3.1. Vastavalt Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse hankekorra punktile 8.1 esindab hankijat riigihangete vaidlustuskomisjonis ning kohtus õigustalituse juhataja või jurist (lisa Tõrge! Ei leia viiteallikat.. 4. Konfidentsiaalsus 4.1. Hankija märgib, et RHR-i sisedokumentide juures on leitav kogu hankekomisjoni protokoll ning tulemdokumentide juures kogu otsus, kuid tegemist on konfidentsiaalsete sisedokumentidega, mille sisu palume VAKO-l mitte avaldada menetluse raames rohkem, kui vaidlustaja on välja toonud. 5. Taotlused Tuginedes eeltoodule taotleb hankija: 5.1. Jätta vaidlustus täies ulatuses rahuldamata; 5.2. Vaadata asi läbi kirjalikus menetluses; 5.3. Jätta vaidlustaja menetluskulud vaidlustaja kanda. Austusega (allkirjastatud digitaalselt) Merily Rool Õigustalituse juhataja Lisa: 1) Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse hankekord. 5  Hankekord 1. Üldsätted 1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi TEHIK) hankekord reguleerib TEHIKu tegutsemisvaldkonnas riigihangete planeerimist ja korraldamist, vastutuse jaotust ja dokumentide säilitamist ning riigihanke tulemusel sõlmitud raam- ja hankelepingute täitmist. 1.2. Riigihangete läbiviimisel lähtutakse lisaks käesolevale korrale kehtivatest õigusaktidest ja Sotsiaalministeeriumi riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korrast. 1.3. Lepingute täitmisel juhindutakse lisaks lepingus fikseeritud tingimustele võlaõigusseadusest, arvestades riigihangete seaduses (edaspidi RHS) lepingute kohta sätestatut. Euroopa Liidu poolt finantseeritavate või kaasfinantseeritavate riigihanke (välisvahenditest rahastatavate) lepingute täitmisel arvestatakse ühtlasi struktuuritoetuse seaduses, meetme määruses või toetuse andmise tingimustes sätestatud kohustustega. 1.4. Hanke vajadused väljaspool info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonda edastatakse sisendina Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete osakonnale riigihanke läbiviimiseks. 1.5. TEHIK ei vii läbi hankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija. TEHIK võib osaleda ühishankijana vabatahtliku keskse hankija poolt korraldatavates riigihangetes. 1.6. Riigihanke eeldatav maksumus arvestatakse käibemaksuta, sh käesolevas korras. 1.7. Käesoleva korra alusel korraldatavate riigihangete läbiviimisel vormistatavate dokumentide kooskõlastusringid on reguleeritud asjaajamiskorra lisas 2. 2. Mõisted 2.1. Riigihanke eeldatav maksumus – hanke tulemusel sõlmitava lepingu eeldatav kogumaksumus kogu lepingu täitmise perioodi jooksul, sh hangitava asja või teenuse, teenuse olelusringi kulude jm kulude arvestuslik eeldatav maksumus. 2.1.1. Olelusringi kulud – kõik tarkvaralahenduse planeeritud kasuliku eluea vältel tekkivad kulud, näiteks lahenduse loomine, litsentside ostmine või rentimine, juurutus- või hooldustööde teostamine, lahenduse haldamine (nii teenusena tellitav kui ka hankija personali kulu) jmt. 2.2. Riigihange – asja ostmine, teenuse tellimine, ideekavandi saamine, ehitustöö tellimine või kontsessioonilepingu sõlmimine, olenemata nimetatud tehingute või toimingute maksumusest. Riigihanked jagunevad vastavalt eeldatavale maksumusele järgmiselt: 2.2.1. väikeost – riigihange, mille eeldatav maksumus asjade ja teenuste hankimise korral jääb alla 30 000 euro, ehitustööde korral alla 60 000 euro ning sotsiaal- ja eriteenuste korral alla 300 000 euro; 2.2.2. hange – riigihange, mille eeldatav maksumus asjade ja teenuste hankimise korral on võrdne või suurem kui 30 000 eurot, ehitustööde hankelepingu korral võrdne või suurem kui 60 000 eurot ning sotsiaal- ja eriteenuste korral võrdne või suurem kui 300 000 eurot ning mis nõuab menetluse läbiviimist riigihangete registris. 2.3. Minikonkurss – mitme partneriga sõlmitud raamlepingu alusel hankelepingu sõlmimiseks läbiviidav menetlus pakkumuse esitamise ettepaneku tegemiseks ja pakkumuste saamiseks. Minikonkursid viiakse hankemenetluse eest vastutava isiku poolt läbi elektrooniliselt vastavalt raamlepingus fikseeritud tingimustele üldjuhul riigihangete registri vahendusel, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Minikonkursi 1  läbiviimisele kohaldatakse hankekorras riigihankele ja hankemenetlusele sätestatut, arvestades minikonkursi erisusi. Minikonkursi hankedokumendid, minikonkursi tulemuste kohta vormistatav hankija otsus või minikonkursi tulemuste protokoll kooskõlastatakse vastavalt asjaajamiskorrale. 2.4. Seotud hange – dünaamilise hankesüsteemi alusel hankelepingu sõlmimiseks läbiviidav menetlus pakkumuse esitamise ettepaneku tegemiseks ja pakkumuste saamiseks. Seotud hange viiakse hankemenetluse eest vastutava isiku poolt läbi elektrooniliselt vastavalt dünaamilises hankesüsteemis fikseeritud tingimustele üldjuhul riigihangete registri vahendusel, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Seotud hanke läbiviimisele kohaldatakse hankekorras riigihankele ja hankemenetlusele sätestatut, arvestades seotud hanke erisusi. Seotud hanke hankedokumendid ja tulemuste kohta vormistatav hankija otsus kooskõlastatakse vastavalt asjaajamiskorrale. 2.5. Tellimus – ühe partneriga sõlmitud raamlepingu alusel hankelepingu sõlmimiseks esitatav pakkumuskutse vastavalt raamlepingus fikseeritud tingimustele või hankelepingu alusel tellimuse esitamine. 2.6. Hankedokumendid – riigihanke läbiviimise aluseks olevad dokumendid (RHS mõttes alusdokumendid), sh lähteülesanne, tehniline kirjeldus, kvalifitseerimistingimused, vastavustingimused, hindamiskriteeriumid ja hankelepingu üldtingimused, vajadusel kodukord, erihanke kord jm dokumendid. Hankedokumentide ettevalmistamisel võetakse nende olemasolul aluseks TEHIKu siseveebis või muus asukohas õigustalituse poolt avaldatud dokumentide vormid ja/või konsulteeritakse hankemenetluse eest vastutava isikuga. Hankedokumendid kooskõlastatakse vastavalt asjaajamiskorrale. 2.6.1. Lähteülesanne – riigihanke või minikonkursi läbiviimiseks vajalikku üldinformatsiooni sisaldav vorm, mille alusel riigihange läbi viiakse (lisa 1). Kui lähteülesandes küsitud informatsioon kajastub teistes hankedokumentides või on sisestatud hanke läbiviimiseks Jirasse, ei ole vaja eraldi vormi koostada. 2.6.2. Tehniline kirjeldus – riigihanke eseme kirjeldamiseks vastavas valdkonnas tegutsevatele isikutele arusaadavat terminoloogiat ja täpsuse astet kasutades kehtestatud asjade või teenuste omaduste ja oluliste tunnuste loetelu, mis on koostatud selliselt, et see võtaks arvesse ja ei kahjustaks turul valitsevat konkurentsi ega looks põhjendamatuid eeliseid kindlale tootele, tehnoloogiale või pakkujale. 2.6.3. Kvalifitseerimistingimused – vajadusel riigihankes pakkujale seatavad tingimused, millele pakkuja peab vastama, et temaga oleks võimalik leping sõlmida. Tingimused peavad vastama hankelepingu esemeks olevate asjade või teenuste olemusele, kogusele ja otstarbele ning olema nendega proportsionaalsed, et hankija saaks veenduda pakkuja sobivuses hankelepingu täitmiseks. 2.6.4. Vastavustingimused – riigihankes seatavad tingimused pakkumuse sisule ja vormile, millele esitatav pakkumus peab vastama, nt nõuded pakkuja meeskonnale, pakkumusena esitatavad kohustuslikud dokumendid, kirjeldused. 2.6.5. Hindamiskriteeriumid – majanduslikult soodsaima (parima hinna ja kvaliteedi suhe) pakkumuse väljaselgitamiseks hankelepingu esemega seotud ja reaalset konkurentsi tagavad pakkumuste hindamise kriteeriumid, mille suhtelised osakaalud pakkumuste hindamiseks määratakse hankedokumentides. 2.7. Turu-uuring – vajadusel hanke ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks teostatav analüüs, mille käigus konsulteeritakse asjaomases valdkonnas tegutsevate isikute ja 2  ettevõtjatega ning mille tulemusena selgitatakse välja, millised turul pakutavad tooted, teenused või lahendused täidavad TEHIKu vajadusi ning milliseid tooteid, teenuseid või lahendusi on tehnilise kirjelduse alusel võimalik pakkuda, samuti vajadusel potentsiaalsed pakkujad. Turu-uuringu tulemused fikseeritakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja säilitatakse dokumendihalduse süsteemis (edaspidi DHS) vastavalt asjaajamiskorrale, kui riigihanke eeldatav maksumus on võrdne või suurem kui 60 000 eurot. Hankedokumentides esitatakse teave turu-uuringu läbiviimise kohta ja kokkuvõtlikult sama teave, mis edastati turu-uuringus osalenud või muul moel riigihanke ettevalmistamisse kaasatud ettevõtjale ning saadi neilt seoses riigihanke ettevalmistamises osalemisega või selle tulemusel. 2.8. Infopäev – hanke avaldamise järel korraldatav ettekanne, mille eesmärgiks on konkurentsi suurendamine. Ettekandes antakse edasi hankelepingu eseme sisu ja hankes olulised nõuded viisil, mille raames esitatakse informatsiooni üksnes ebaolulistes elementides RHS § 45 lg 5 mõttes, st hanke alusdokumente ei muudeta infopäeval esitatava infoga. Infopäev protokollitakse ja võimalusel salvestatakse ning lisatakse riigihanke alusdokumentide juurde sarnaselt turu-uuringus saadud informatsiooniga. Juhul, kui infopäeval esitatakse küsimusi, mis puudutavad hanke alusdokumente, pakkumust ja taotlusi, siis korratakse küsimused üle kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis RHR-is ning hankija vastab neile samuti kirjalikult. 2.9. Hankelepingu eest vastutav isik – isik, kes vastutab tema vastutusvaldkonnas olevate riigihangete õigeaegse planeerimise ja läbiviimise eest, sealhulgas hankedokumentide koostamise ja nendes esitatud tingimuste sisulise põhjendatuse ja RHS-i regulatsioonile vastavuse ning turu-uuringu läbiviimise eest, hangitava objekti vajalikkuse ning lepingu nõuetekohase, seadusliku ja lepingus sätestatud mahtude piires täitmise eest (sh nii maksumus kui tähtaeg). Üldjuhul on selleks TEHIKu e- teenuste juhtimise, andmekorralduse ja andmeanalüüsi osakonna või infosüsteemide halduse osakonna projektijuht või talituse juhataja, kelle määrab vastava osakonna juhataja või direktor (ei avalikustata TEHIKu välisveebis). Hankelepingu eest vastutav isik võib ühtlasi olla valitsemisala asutuse esindaja. 2.10.Hankemenetluse eest vastutav isik – õigustalituse juhataja, jurist või hankespetsialist, kes vastutab hankedokumentide vastavuse eest RHSis sätestatud tingimustele ja riigihanke nõuetekohase läbiviimise eest. Hankemenetluse eest vastutava isiku määrab õigustalituse juhataja hankeplaanis (ei avalikustata TEHIKu välisveebis). 2.11. Hankekomisjon – hankelepingu eest vastutava isiku ettepanekul direktori käskkirjaga moodustatud töörühm hankedokumentide kinnitamiseks, hankemenetluses toimingute tegemiseks, laekunud pakkumuste hindamiseks või muudeks käskkirjas määratud ülesannete täitmiseks. Hankekomisjoni töö tulemuste fikseerimiseks, millele järgneb hankemenetluse otsus või minikonkursi tulemus, vormistatakse üldjuhul hankekomisjoni protokoll vastavalt asjaajamiskorrale. 2.12. Hankeleping – Hankeleping on hankija ja ettevõtja vahel sõlmitud rahaliste huvidega seotud leping, mille esemeks on asjad, teenused või ehitustööd. Hankelepinguks on kõik tellimused jm viisil koostatud soetused ka juhul, kui neid ei ole allkirjastatud hankelepingu vormil. 3. Riigihangete planeerimine 3.1. Sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest koondatakse kõik ühe kalendriaasta hankevajadused TEHIKu hankeplaani. Hankeplaani koostab õigustalituse juhataja osakondade või talituste juhatajatelt ja Sotsiaalministeeriumi valitsemisala 3  asutustelt koondatud sisendi põhjal TEHIKu kalendriaasta tööplaani koostamise käigus. Hankeplaani sisend esitatakse ja koondatakse TEHIKu Jiras. 3.2. Hankeplaanis peavad kajastuma kõik hankeplaani koostamise hetkeks teada olevad riigihanked, minikonkursid, sh riigihanke erandid ja keskse hankija poolt läbiviidavad hanked. 3.3. TEHIKu välisveebis avaldatakse hankeplaanis kajastatud riigihangete, mis nõuavad toiminguid riigihangete registris, kohta vähemalt alljärgnev teave: 3.3.1. lepingu objekt (nimetus); 3.3.2. riigihanke eeldatav maksumus; 3.3.3. riigihanke liik (asjad, teenused, ehitustööd) ja menetluse liik; 3.3.4. riigihanke läbiviimise planeeritav aeg (vähemalt kvartali täpsusega); 3.3.5. hankelepingu kestus; 3.3.6. TEHIKu osakond või talitus, kelle vastutusalasse lepingu objekt kuulub. 3.4. Hankeplaani koostamisel lähtutakse järgnevatest põhimõtetest: 3.4.1. samalaadsed või funktsionaalselt koostoimivad asjad, teenused või ehitustööd hangitakse ühe eelarveaasta jooksul võimalusel ühtse riigihankena, arvestades, et kaetud oleksid kõik TEHIKu vajadused; 3.4.2. riigihanget ei või jaotada osadeks hanke läbiviimiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks; 3.4.3. asjade või teenuste ostmisel eeldatava maksumusega alates 60 000 eurot ning ehitustööde tellimisel alates 150 000 eurot, peab igakordselt kirjalikult põhjendama hanke osadeks jaotamata jätmist; 3.4.4. riigihanked tuleb läbi viia aegsasti; 3.4.5. osadeks jaotatud riigihanke eeldatava maksumuse arvutamisel võetakse arvesse kõikide osade summeeritud eeldatavad maksumused. 3.5. Hankeplaan kooskõlastatakse ja kinnitatakse vastavalt asjaajamiskorrale direktori käskkirjaga võimalusel kalendriaasta 31. märtsiks, kuid mitte enne TEHIKu eelarve ja tööplaani kinnitamist. 3.6. Tulenevalt TEHIKu tööplaani muudatustest võib vajadusel kinnitatud hankeplaanist ja planeeritud hangete korraldamisest kõrvale kalduda. Hankeplaani muudatused kinnitatakse ja avalikustatakse TEHIKu välisveebis kord kvartalis. 3.7. Hankeplaanis kajastamata, kuid vajaliku riigihanke hankeplaani lisamiseks esitab hankelepingu eest vastutav isik esimesel võimalusel Jiras õigustalitusele taotluse. 3.8. Hankeplaanis olevast riigihankest loobumiseks või hankeplaanis sisalduva riigihanke andmete muutmiseks (sh läbiviimise aja muutmiseks), esitab hankelepingu eest vastutav isik esimesel võimalusel teate Jiras, muutes vastava hanke andmeid. 4. Riigihangete läbiviimise üldpõhimõtted 4.1. Riigihange viiakse läbi RHSis, teistes asjaomastes õigusaktides ja käesolevas korras sätestatud tingimusi järgides. Välisvahenditest rahastatava riigihanke puhul arvestatakse lisaks finantseerimisasutuse kehtestatud erinõudeid. 4.2. Riigihanke läbiviimisel juhindutakse järgmistest põhimõtetest: 4.2.1. riigihanke korraldamisel tegutsetakse läbipaistvalt, kontrollitavalt ja proportsionaalselt; 4.2.2. kõiki isikuid, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis, koheldakse võrdselt ja jälgitakse, et kõik isikutele seatavad piirangud ja kriteeriumid oleksid 4  riigihanke eesmärgi suhtes proportsionaalsed, asjakohased ja põhjendatud; 4.2.3. tagatakse konkurentsi efektiivne ärakasutamine ja välditakse põhjendamatu eelise loomist kindlatele toodetele või pakkujatele; 4.2.4. välditakse konkurentsi kahjustavat huvide konflikti; 4.2.5. rakendatakse võimalusel keskkonnahoidliku, kestliku, ringse, innovaatilise ja sotsiaalse hankimise põhimõtteid; 4.2.6. rahalisi vahendeid kasutatakse säästlikult ja otstarbekalt, hankeleping sõlmitakse parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte alusel ning riigihange viiakse läbi mõistliku aja jooksul. 4.3. Riigihangete korraldamisel võetakse aluseks direktori käskkirjaga kinnitatud hankeplaan. 4.4. Riigihanked viiakse läbi elektrooniliste vahendite abil läbiviidava menetlusena. 4.5. Hankemenetluse ettevalmistamisel, läbiviimisel, lepingu sõlmimisel ja täitmisel ei või osaleda isikud, kes on või kes on olnud pakkuja või potentsiaalse pakkujaga sellistes suhetes, mis võivad tekitada põhjendatud kahtlusi nende isikute erapooletuses. 5. Väikeostude korraldamine ja lepingute sõlmimine 5.1. Väikeostu puhul on hankelepingu eest vastutav isik kohustatud jälgima, et väikeostuga on kaetud kõik TEHIKu vajadused ja kohustused, ühesuguste ostude kogumaksumus eelarveaasta jooksul ei ületa väikeostu piirmäära ja kõik ostuks vajalikud toimingud on seaduslikud ja otstarbekad. 5.2. Väikeostud, mille eeldatav maksumus on väiksem kui 10 000 eurot, korraldatakse järgides RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtteid selliselt, et hanke korraldamisel kaasneks võimalikult väike halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu. 5.3. Punktis 5.2 nimetatud väikeostude puhul ei ole hinnapakkumuste küsimise, hinnakirjade võrdlemise või muul moel teostatud tegevuste osas menetluse tulemuste säilitamine kohustuslik. 5.4. Väikeostu läbiviimiseks, mille maksumus on võrdne või suurem kui 10 000 eurot, küsitakse potentsiaalsetelt pakkujatelt hinnapakkumusi, võrreldakse avalikke hinnakirju või korraldatakse pakkumuste võrdlemine muul viisil, säilitades menetluse tulemused vastavalt punktidele 5.5 - 5.8. 5.5. Tarkvara arendus-, hooldus-, juurutus- ja analüüsitööde hankimiseks korraldatava väikeostu läbiviimisel: 5.5.1. hankelepingu eest vastutav isik koostab tehnilise kirjelduse ja pakkumuskutse, milles paneb paika hindamiskriteeriumid ja vajadusel lepingu olulised tingimused (hankedokumendid) ning edastab need hankemenetluse eest vastutavale isikule TEHIKu Jiras vastava riigihanke juures kinnitamiseks, kui ei ole kokku lepitud teisiti; 5.5.2. hankemenetluse eest vastutav isik lisab punktis 5.5.1 nimetatud hankedokumendid kinnitamise järgselt DHSi projekti või teenuse toimikusse ja kooskõlastab need vastavalt asjaajamiskorrale; 5.5.3. hankemenetluse eest vastutav isik saadab pakkumuskutse DHSi vahendusel pärast kooskõlastamist võimalusel vähemalt kolmele potentsiaalsele pakkujale võrreldavate pakkumuste küsimiseks, lisades adressaatide koopiareale [email protected]; 5.5.4. hankemenetluse eest vastutav isik lisab laekunud pakkumused DHSi projekti või teenuse toimikusse; 5.5.5. hankemenetluse eest vastutav isik koostab sõlmitava lepingu juurde memo ja kooskõlastab need enne lepingu edukale pakkujale allkirjastamiseks edastamist 5  vastavalt asjaajamiskorrale. Memos fikseeritakse vähemalt: 5.5.5.1. pakkumuste hindamiskriteeriumid; 5.5.5.2. menetluse tulemused ja 5.5.5.3. põhjendus, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks või põhjendus võrdlevate pakkumuste puudumise kohta. 5.6. Kui punktis 5.5.3 nimetatud juhul ei saa pakkumusi küsida kolmelt, küsitakse pakkumused nii paljudelt potentsiaalsetelt pakkujatelt, kui võimalik. Pakkujate paljususe korral võib kaasata enam potentsiaalseid pakkujaid piisava konkurentsi tagamiseks ja asutuse rahaliste vahendite efektiivseks kasutamiseks. 5.7. Asjade või punktis 5.5 hõlmamata teenuste hankimiseks korraldatava väikeostu läbiviimisel hankelepingu eest vastutav isik: 5.7.1. edastab väikeostu läbiviimiseks tehnilise kirjelduse, pakkumuste hindamiskriteeriumid ja vajadusel lepingu olulised tingimused (hankedokumendid) hankemenetluse eest vastutavale isikule TEHIKu Jiras vastava riigihanke juures kinnitamiseks, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 5.7.2. toob punktis 5.7.1 kirjeldatud sisendi edastamisel võimalusel välja vähemalt kolm potentsiaalset pakkujat, kellelt hinnapakkumus küsitakse või kelle hinnakirju võrreldakse, juhindudes korra punktist 5.6. 5.8. Hankemenetluse eest vastutav isik korraldab väikeostu alusdokumentide kooskõlastamise DHSis vastavalt asjaajamiskorrale, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Kui väikeostu läbiviimise eest vastutab talituse või osakonna juhataja, ei ole kooskõlastamine vahetu juhiga vajalik. 5.9. Hankemenetluse eest vastutav isik korraldab pakkumuste küsimise või hinnakirjade võrdlemise ja lisab laekunud pakkumused/hinnavõrdluse tulemuse DHSi projekti või teenuse toimikusse, koostab memo ja kooskõlastab nimetatu enne lepingu edukale pakkujale allkirjastamiseks edastamist või tellimuse tegemist vastavalt asjaajamiskorrale. Memos fikseeritakse vähemalt: 5.9.1. pakkumuste hindamiskriteeriumid; 5.9.2. menetluse tulemused ja 5.9.3. põhjendus, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks või põhjendus võrdlevate pakkumuste puudumise kohta. 5.10.Hankemenetluse eest vastutav isik kooskõlastab memo vastavalt asjaajamiskorrale, teavitab pakkujaid menetluse tulemustest ja korraldab seejärel väikeostu sooritamise või vajadusel lepingu sõlmimise. 5.11. Kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis tuleb sõlmida leping: 5.11.1. mille maksumus on võrdne või suurem kui 20 000 eurot; 5.11.2. mis on seotud autoriõigustega; 5.11.3. mis sõlmitakse füüsiliste isikutega; 5.11.4. mis on seotud välisrahastusega; 5.11.5. milles lepitakse kokku konfidentsiaalsuskohustuses (sh andmekaitsealased tingimused) või õiguskaitsevahendite kasutamises. 5.12. Kui menetluse tulemusena on asi või teenus tellitud arve alusel, tuleb tellimuse esitanu märkida arvel kontaktisikuna. 5.13. Hankelepingu eest vastutav isik kontrollib lepingu täitmist, sh allkirjastab akti ning väljastab lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid. Kui lepingu täitmisel ilmnevad lepingu nõuetekohast täitmist mõjutavad asjaolud, teavitab ta sellest viivitamata õigustalituse juhatajat või juristi, et vajadusel kavandada lepingu muutmine 6  või õiguskaitsevahendite kohaldamine. 5.14. Väikeostu võib korraldada eeltoodust kõrvale kaldudes, kui tegemist on ettenägematust vajadusest tekkinud soetusvajadusega, mille puhul ei ole võimalik võrdlevaid pakkumusi küsida või kui tellimuse või lepingu saab sõlmida tehnilistel või ainuõiguste, sealhulgas intellektuaalomandi õiguste kaitsega seotud põhjustel ainult ühe pakkujaga ja konkurentsi puudumine ei tulene tehnilises kirjelduses esitatud tingimuste kunstlikust kitsendamisest. 6. Hangete korraldamine, lepingute sõlmimine ja täitmine 6.1. Õigustalitus korraldab kõik TEHIKu hankeplaanis kajastatud ja täiendavalt korraldada otsustatud hanked riigihangete registri vahendusel. 6.2. Hankelepingu eest vastutav isik esitab hankeplaani kohaselt hankemenetluse eest vastutavale isikule hankedokumendid hiljemalt hankeplaanis määratud tähtajaks TEHIKu Jira vahendusel, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Hankelepingu eest vastutav isik vastutab hankedokumentides sisalduva informatsiooni õigsuse eest, sh rahaliste vahendite olemasolu eest ja teeb hanke korraldamise nimel hankemenetluse eest vastutava isikuga igakülgset koostööd. 6.3. Enne hanke riigihangete registris väljakuulutamist kooskõlastatakse hankedokumendid vastavalt asjaajamiskorrale. Kooskõlastamine toimub võimalusel riigihangete registris. Kui hankedokumendid on kooskõlastatud muus vormis, peab sellekohase info säilitama TEHIKu DHSis projekti või teenuse kaustas. 6.4. Kui TEHIK viib läbi hankemenetluse valitsemisala asutuse eritellimusel, kooskõlastatakse hankedokumendid ja vajadusel muud hankemenetluse toimingud vastava asutuse hankekorrast lähtuvalt. 6.5. Teabevahetuse hankel osalemisest huvitatud ettevõtjate, taotlejate ja pakkujatega tagab hanke läbiviimise ajal hankemenetluse eest vastutav isik. TEHIKu töötajatel on keelatud nimetatud isikute või muude kolmandate isikutega hankemenetluse vältel suhtlemine ja hankemenetluse kohta informatsiooni avaldamine, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 6.6. Menetluse tulemuste kohta vormistab hankemenetluse eest vastutav isik otsuse või protokolli hankelepingu eest vastutavalt isikult või hankekomisjonilt saadud sisendi põhjal, mis kooskõlastatakse enne allkirjastamist vastavalt asjaajamiskorrale. 6.7. Hankemenetluse tulemusena edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmib hankelepingu TEHIKu direktor või teda asendav töötaja, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 6.8. Leping sõlmitakse kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis vastavalt punktile 5.10. 6.9. Hanke korraldamisel hankemenetluse eest vastutav isik: 6.9.1. nõustab hanke ja hankedokumentide ettevalmistamisel; 6.9.2. kontrollib hankedokumentide vastavust riigihangete seadusele; 6.9.3. sisestab hanketingimused ja -dokumendid riigihangete registrisse ning viib hankemenetluse või minikonkursi riigihangete registris läbi (sh korraldab hankemenetluse algatamise, teabevahetuse, aruandluse jmt); 6.9.4. vormistab hankelepingu eest vastutava isiku või hankekomisjoni poolt esitatud sisendi alusel hankemenetluse käigus tehtud otsused või minikonkursi tulemuse protokollid, kooskõlastab need ja esitab otsused direktorile allkirjastamiseks vastavalt asjaajamiskorrale; 6.9.5. teavitab taotlejaid või pakkujaid hankemenetluse tulemustest; 7  6.9.6. korraldab lepingu kooskõlastamise, väljasaatmise teisele lepingu poolele ja sõlmimise vastavalt asjaajamiskorrale, kui ei ole kokku lepitud teisiti; 6.9.7. korraldab aruandluse lepingu sõlmimise ja täitmise kohta riigihangete registris. 6.10. Hanke korraldamisel hankelepingu eest vastutav isik: 6.10.1. teeb vajadusel direktorile ettepaneku hankekomisjoni moodustamiseks, komisjoniliikmete ülesannete määratlemiseks ja korraldab komisjoni töö; 6.10.2. koostab hankedokumendid ja edastab need hankeplaanis määratud hankemenetluse eest vastutavale isikule vastava hanke juures TEHIKu Jira vahendusel üle vaatamiseks, arvestades, et hankemenetluse eest vastutaval isikul oleks hankedokumentide osas tagasiside andmiseks minimaalselt aega üks töönädal; 6.10.3. korraldab vajadusel hanke turu-uuringu, infopäeva, läbirääkimised, dialoogi ja tagab nende protokollimise; 6.10.4. annab sisendi hanke eseme kohta esitatud küsimustele vastamiseks; 6.10.5. kontrollib pakkumuste sisulist vastavust hanke tingimustele ja annab hankemenetluse eest vastutavale isikule põhjendatud sisendi otsuste või minikonkursi tulemuse protokollide vormistamiseks; 6.10.6. kontrollib lepingu täitmist, räägib vajadusel TEHIKu õigustalituse juhataja või juristiga läbi lepingu muutmise kavatsuse ja teeb ettepaneku õiguskaitsevahendite kohaldamiseks; 6.10.7. väljastab lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid; 6.10.8. esitab raamlepingute kohta iga 12 kuu möödumisel raamlepingu sõlmimisest hankemenetluse eest vastutavale isikule teabe raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute sõlmimise aja ja maksumuse kohta eelneva 12 kuu vältel; 6.10.9. esitab lepingu lõppemisel hankemenetluse eest vastutavale isikule teabe lepingu lõppemise kohta (lõppemise aeg, tegelik maksumus ja lepingu rikkumised). 6.10.10. lepingu täitmise kohta vormistatakse vastavalt lepingule ja asjaajamiskorrale akt, milles kajastatakse vähemalt üleantavad tööd või asjad, nende täpne üleandmise aeg ja vastavus lepingule ning seda menetletakse vastavalt asjaajamiskorrale. 7. Huvide konflikti vältimine, korruptsioonivastased meetmed ja teavitamiskohustus 7.1. Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad muuhulgas hankelepingu eest vastutavale isikule, hankemenetluse eest vastutavale isikule, hankekomisjoni liikmele ja TEHIKu direktorile. 7.2. Riigihangetega tegelevad TEHIKu töötajad esitavad kord kalendriaastas allkirjastatud kinnituse huvide konflikti puudumise kohta (lisa 2), mille kehtivusaeg on üks aasta. 7.3. Hankekomisjoni liikmed, kes ei ole TEHIKu töötajad, esitavad vastava vormikohase kinnituse hankekomisjoni moodustamisel. Kinnituses tuuakse välja selle kehtivusaeg. 7.4. Hankemenetlusest ja selle ettevalmistamisest ei või osa võtta isik, kelle tegevuses esineb huvide konflikt või kelle puhul esineb kahtlus tema erapooletuses. Vastav isik peab viivitamatult sellise asjaolu ilmnemisel hoiduma konkreetse riigihankega seoses edaspidisest tegevusest (ennast taandama) ja teavitama taandamisest enda otsest juhti, kes määrab ülesannete täitmiseks teise töötaja (lisa 3) ning hankemenetluse eest vastutavat isikut riigihangete registris toimingute tegemiseks. 8 8. Esindamine vaidlustuskomisjonis ja kohtus 8.1. Riigihangete seaduse kohase vaidlustuse esitamisel esindab TEHIKut, kui riigihanke korraldajat ja asutust riigihangete vaidlustuskomisjonis ning kohtus õigustalituse juhataja või jurist. 8.2. Vajadusel kaasatakse vaidlustus- või kohtumenetlusse hankelepingu eest vastutav isik või hankekomisjoni olemasolul selle liige. 8.3. Otsuse vaidlemise otstarbekuse ja edasiste tegevuste osas teeb õigustalitus koostöös hankelepingu eest vastutava isiku ning tema vahetu juhiga. 9. Lisad: 9.1. Lähteülesande vorm; 9.2. Kinnitus huvide konflikti puudumise kohta; 9.3. Taandamisavaldus. 9