Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimiskontrollisüsteemi kirjelduse edastamine

Helena Musthallik Riigi Tugiteenuste Keskus [email protected] 22.08.2025 nr 4-5/24/9 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimiskontrollisüsteemi kirjelduse edastamine Edastame Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Bioloogiline mitmekesisus” juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduse. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tanel Ross finantsosakonna juhataja Lisa: Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteem Kairi Toiger, 626 2931 [email protected] Suur-Ameerika 1 / Tallinn 10122 / 626 2802/ [email protected] / www.kliimaministeerium.ee/ Registrikood 70001231  Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Bioloogiline mitmekesisus” juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus Esitatud informatsioon kajastab olukorda XX.XX.XXXX seisuga 1 Sisukord 1 Lühendid ja nende tähendused ................................................................................................ 3 2 JKK eesmärk ......................................................................................................................... 4 3 Juriidiline raamistik ............................................................................................................... 4 4 Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled ...................................................................... 5 4.1 Kliimaministeeriumis ülesannete jaotus toetusmeetme rakendamisel ................................ 5 5 Toetusmeetme seire ja juhtimine ............................................................................................. 8 5.1 Toetusmeetme juhtkomitee ............................................................................................ 8 5.2 Toetusmeetme töörühm ................................................................................................. 8 6 Aruandlus.............................................................................................................................. 8 6.1 Hüvitistaotlus................................................................................................................ 9 6.1.1 Kulude esitamine ...................................................................................................... 9 6.1.2 Hüvitistaotluse koostamine ja esitamine...................................................................... 9 6.2 Toetusmeetme aastaaruanne..........................................................................................10 6.3 Toetusmeetme lõpparuanne ..........................................................................................10 7 Toetusmeetme riskide hindamine ...........................................................................................11 8 Eelarvestamine ja raamatupidamise korraldus .........................................................................11 9 Hangete korraldamine ...........................................................................................................11 10 Infovahetus ja dokumentide säilitamine .............................................................................12 11 Muudatuste menetlemine ..................................................................................................12 12 Toetusmeetme teavitustegevused.......................................................................................14 2 1 Lühendid ja nende tähendused JKK käesolev juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus KeA Keskkonnaamet KAUR Keskkonnaagentuur RTK Riigi Tugiteenuste Keskus 3 2 JKK eesmärk Käesolev JKK kirjeldab Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Bioloogiline mitmekesisus” (edaspidi toetusmeede) elluviimise struktuuri ja protsesse (sh riikliku koordineerimisüksuse, programmioperaatori ja programmikomponendi operaatorite omavahelist suhtlust) tagamaks toetusmeetme tõhus, nõuetekohane ja õigeaegne rakendamine. 3 Juriidiline raamistik Toetusmeetme rakendamisel lähtutakse järgmistest dokumentidest: 1) Eesti Vabariigi valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe (RT II, 07.12.2022, 1)1 (edaspidi raamkokkulepe); 2) Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon (edaspidi Šveitsi regulatsioon); 3) 30. aprillil 2024. aastal riikliku koordineerimisüksuse ja Šveitsi Arengu- ja Koostööameti vahel sõlmitud toetusmeetme leping 2 (edaspidi toetusmeetme leping); 4) Vabariigi Valitsuse 1. augusti 2024. aasta määrus nr 49 „Aastatel 2022–2029 Šveitsi- Eesti koostööprogrammi toetuse kasutamise tingimused ja kord“ 3 (edaspidi koostööprogrammi määrus); 5) 19. detsembril 2024. aastal riikliku koordineerimisüksuse ja programmioperaatori vahel sõlmitud toetusmeetme rakendamise leping 4 (edaspidi toetusmeetme rakendamise leping); 6) toetusmeetme programmikomponentide tegevuste rakendamise käskkiri5 ; 7) Šveitsi koostatud teavitus- ja teabekäsiraamat 6 ; 8) mis tahes muud tegevuskorrad või suunised, mille Šveits on raamkokkulepe artikli 2 lõike 1 punkti c alusel vastu võtnud pärast Eestiga konsulteerimist ning mida avaldatakse RTK veebilehel; 1 https://www.riigiteataja.ee/akt/207122022001 2 https://adr.envir.ee/et/document.html?id=6b5347df-b887-4f9b-85fe-d008ed88f681 3 https://www.riigiteataja.ee/akt/103082024001?leiaKehtiv 4 https://adr.envir.ee/et/document.html?id=a40a160d-c8a2-453e-9a08-ca1f9d6cbd74 5 https://adr.envir.ee/et/document.html?id=4f6d28c1-10af-4b59-a6b4-36cb376d5ae5 6 https://rtk.ee/toetused-ja-taotlemine/toetusfondid-ja-programmid/sveitsi-eesti-koostooprogramm#teavitus- ja-logod 4 Lisaks eeltoodule lähtutakse muudest asjakohastest riigisisestest õigusaktidest (nt riigihangete seadus, haldusmenetluse seadus, riigieelarve seadus), asutuste tööd reguleerivatest dokumentidest ja pädevate asutuste koostatud juhenditest. 4 Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled on nimetatud raamkokkuleppe lisas ning toetusmeetme lepingu lisas A. Toetusemeetme „Bioloogiline mitmekesisus“ programmioperaator on Kliimaministeerium, kelle peamiseks ülesandeks on toetusmeetme koordineerimine. Toetusmeede koosneb kahest komponendist. Iga komponendi rakendamise eest vastutab programmikomponendi operaator, kelleks on Keskkonnaagentuur ja Keskkonnaamet. Toetusmeetme organisatsiooniline struktuur on toodud Error! Reference source not found.. 4.1 Kliimaministeeriumis ülesannete jaotus toetusmeetme rakendamisel Kliimaministeeriumil on toetusmeetme elluviimisel programmioperaatori roll. Koostööprogrammi määruse kohaselt täidab Kliimaministeerium programmioperaatori ülesandeid, mis on jaotatud kahe osakonna vahel – elurikkuse kaitse osakond ja finantsosakond. Finantsosakonnas vastutab programmioperaatori ülesannete eest sihtfinantseerimise nõunik (toetusmeetme koordineerimine, kulude/aruannete esitamine jms), keda toetab osakonnajuhtaja. Elurikkuse kaitse osakonnas vastutab programmioperaatori ülesannete eest nõunik (aruannete sisulise poole ülevaatamine jms), keda toetab samuti osakonnajuhataja, kes on ka juhtkomitee esimees. Programmioperaatorit toetavad vastavalt vajadusele teised Kliimaministeeriumi osakonnad (näiteks kommunikatsiooniosakond toetab kommunikatsioonitegevustes, õigusosakond tagab õigusalast nõustamist). Kliimaministeeriumi struktuur on toodud Error! Reference source not found.Error! Reference source not found.. 5 Joonis 1 Šveitsi Arengu- ja Koostööamet Šveitsi toetuste büroo Auditeeriv Makseasutus - Riiklik koordineerimisüksus - RTK asutus - RaM RTK Programmioperaator - KLIM Komponent 1 Komponent 2 „Uuenduslike seiretehnoloogiate/lahenduste „Kaitstavate loodusobjektide kaitse tulemuslikkuse väljatöötamine ja keskkonnaandmebaaside ja - süstemaatilise hindamise rakendamine“ süsteemide täiustamine“ Programmikomponendi operaator - KeA Programmikomponendi operaator - KAUR 6 Joonis 2 7 5 Toetusmeetme seire ja juhtimine Toetusmeetme juhtimiseks ja seireks on moodustatud juhtkomitee. Juhtkomitee koosolekutel hinnatakse toetusmeetme hetkeseisu (nt aruannete põhjal), arutatakse probleeme ja riske ning tehakse muudatusettepanekuid. Juhtkomiteel on õigus kinnitada teatud tüüpi muudatusi. Lisaks koguneb neli korda aastas ka töörühm. 5.1 Toetusmeetme juhtkomitee Toetusmeetme juhtkomitee moodustamise kohustus tuleneb Šveitsi regulatsioonist. Koostööprogrammi määrusega on see kohustus pandud programmioperaatorile. Toetusmeetme juhtkomitee koosseis, ülesanded ja töökord on kinnitatud kliimaministri 31. oktoobri 2024. a käskkirjaga nr 4197 . Juhtkomitee koosseisu kuuluvad Šveitsi toetuste büroo, riikliku koordineerimisüksuse, programmioperaatori ja programmikomponentide operaatorite esindajad. Juhtkomitee ülesanded on: • järelevalve toetusmeetme rakendamise edenemise üle ja parendusettepanekute tegemine; • juhtkomitee pädevuses olevate toetusmeetme muudatuste kinnitamine. Juhtkomitee tuleb üldjuhul kokku kaks korda aastas (tavaliselt närtsis/aprillis ja septembris/oktoobris), kuid mitte harvem kord aastas. Ühtlasi võib juhtkomitee võtta vastu otsuseid ka kirjaliku menetluse teel. Juhtkomitee koosolekuid korraldab, juhib ja protokollib programmioperaator. Protokoll saadetakse kõikidele osalejatele. 5.2 Toetusmeetme töörühm Toetusmeetme töörühma koosseisu kuuluvad programmioperaatori, programmikomponentid e operaatorite, riikliku koordineerimisüksuse ja Šveitsi toetuste büroo esindajad. Töörühma ülesandeks on toetusmeetme jooksev seire. Töörühm tuleb kokku vähemalt neli korda aastas. Töörühma koosolekuid korraldab, juhib ja protokollib programmioperaator. Protokoll saadetakse kõikidele osalejatele. 6 Aruandlus Toetusmeetme raames on nõutud kolme liiki aruannete esitamine: hüvitistaotlused, aastaaruanded ja lõpparuanne. Need koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil ühiskasutuses olevas töökeskkonnas. Programmioperaator juhendab programmikomponentid e operaatoreid aruannete koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormide korrektseks täitmiseks. 7 https://adr.envir.ee/et/document.html?id=1f038709-fb5c-4c9a-85b6-8905255a0f16 8 6.1 Hüvitistaotlus Hüvitistaotlus koostatakse kaks korda aastas perioodide jaanuar–juuni ja juuli–detsember kohta. Hüvitistaotlus sisaldab teavet hüvitisperioodil tehtud tegevuste ja nende kulude kohta, mille riiklik koordineerimisüksus on pärast abikõlblikkuse kontrolli kinnitanud ning hüvitisperioodil välja maksnud. 6.1.1 Kulude esitamine Makse saamiseks vajalike dokumentide ja tõendite esitamine on reguleeritud koostööprogrammi määruse §-s 10. Programmioperaator ja programmikomponentid e operaatorid esitavad kuludokumente riiklikule koordineerimisüksusele mitte harvemini kui kord kvartalis ja mitte tihedamini kui kord kuus e-toetuse keskkonna kaudu. Riiklik koordineerimisüksus teostab makse pärast kulude abikõlblikkuse kontrolli. 6.1.2 Hüvitistaotluse koostamine ja esitamine Hüvitistaotluse koostamise ja esitamise etapid: 1. Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner, esitab ta vajaliku info programmikomponendi operaatorile vastavalt partnerluslepingus kokkulepitud korrale. 2. Programmikomponendi operaator sisestab aruandevormi info hüvitisperioodil elluviidud tegevuste kohta, samuti uuendab hankeplaani ja maksete prognoosi 15. jaanuariks perioodi juuni-detsember kohta ja 15. juuliks perioodi jaanuar-juuni kohta. 3. Programmioperaator sisestab andmed oma tegevuste kohta, kontrollib üle, et programmikomponentide operaatorid on esitanud täieliku info, ühtlustab teksti ja küsib vajadusel lisainfot. Lisaks võtab programmioperaator SAP BO aruandest SF17 välja need kulud, mida riiklik koordineerimisüksus on hüvitisperioodil kontrollinud ja välja maksnud (vt p. 6.1.1) ning lisab need andmed hüvitistaotlusse. 4. Programmioperaator esitab hüvitistaotluse dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele 11. veebruariks ja 11. augustiks. Kliimaministeeriumi põhimääruse kohaselt on Kliimaministeeriumi kantsler volitatud allkirjastama toetusmeetme hüvitistaotlusi ja esitama neid riiklikule koordineerimisüksusele. 5. Riiklik koordineerimisüksus ja makseasutus kontrollivad info üle. Makseasutus lisab info vahetuskursi kohta ja esitab hüvitistaotluse Šveitsi toetuste büroole 31. märtsiks ja 30. septembriks. 9 6.2 Toetusmeetme aastaaruanne Toetusmeetme aastaaruanne koostatakse üks kord aastas ning selle aruandeperiood on üks kalendriaasta. Aastaaruanne koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil ühiskasutuses olevas töökeskkonnas. Aastaaruanne sisaldab teavet vaadeldaval perioodil saavutatud tulemuste ja hetkeseisu kohta toetusmeetme tasandil. Programmioperaator juhendab programmikomponentide operaatoreid aruande koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormi korrektseks täitmiseks. Toetusmeetme aastaaruande koostamise ja esitamise etapid: 1. Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner, esitab ta vajaliku info programmikomponendi operaatorile vastavalt partnerluslepingus kokkulepitud korrale. 2. Programmikomponendi operaator sisestab aruandevormi info aruandeperioodil elluviidud tegevuste kohta ühiskasutuses olevas töökeskkonnas keskkonnas, vajadusel uuendab hankeplaani, ajakava jms 25. jaanuariks. 3. Programmioperaator kontrollib esitatud info ja vajadusel lisab andmed oma tegevuste kohta hiljemalt 15.veebruariks. 4. Programmioperaator esitab aastaaruande dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele 24.märtsiks. Kliimaministeeriumi põhimääruse kohaselt on Kliimaministeeriumi kantsler volitatud allkirjastama toetusmeetme aruandeid jms ja esitama neid riiklikule koordineerimisüksusele. 5. Riiklik koordineerimisüksus esitab aastaaruande Šveitsi toetuste büroole 31. märtsiks. 6.3 Toetusmeetme lõpparuanne Toetusmeetme lõpparuanne koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil ühiskasutuses olevas töökeskkonnas. Toetusmeetme lõpparuandes võrreldakse toetusmeetme kogu rakendamise perioodi tegelikke ja kavandatud tulemusi ning kulusid. Aruandes kirjeldatakse ka häid praktikaid ja saadud õppetunde. Programmioperaator juhendab programmikomponentide operaatoreid aruande koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormi korrektseks täitmiseks. Toetusmeetme lõpparuande koostamise ja esitamise etapid: 1. Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner, esitab ta vajaliku info programmikomponendi operaatorile vastavalt partnerluslepingus kokkulepitud korrale. 2. Programmikomponendi operaator sisestab aruandevormi info aruandeperioodil elluviidud tegevuste kohta ühiskasutuses olevas töökeskkonnas, vajadusel uuendab hankeplaani, ajakava jms 15. juuniks. 3. Programmioperaator kontrollib esitatud info ja vajadusel lisab andmed oma tegevuste kohta hiljemalt 15.juuliks. 10  4. Programmioperaator esitab lõpparuande dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele hiljemalt 31. augustiks 2028. Kliimaministeeriumi põhimääruse kohaselt on Kliimaministeeriumi kantsler volitatud allkirjastama toetusmeetme aruandeid jms ja esitama neid riiklikule koordineerimisüksusele. 5. Riiklik koordineerimisüksus esitab lõpparuande Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 28. veebruariks 2029. 7 Toetusmeetme riskide hindamine Toetusmeetme riske hinnati esmakordselt toetusmeetme taotluse koostamisel. Edaspidi hinnatakse riske igal aastal aastaaruande koostamise käigus ning need kajastatakse koos vastavate maandamistegevustega aastaaruande osana. Toetusmeetme riske arutatakse juhtkomitee koosolekutel. Lisaks viib RTK igal aastal läbi riskide hindamise, mis hõlmab enamikku välisvahendeid ning kaasab kõiki asjakohaseid osapooli. Kaks korda aastas esitavad riskide hindamises osalevad asutused RTK-le ülevaate maandamistegevuste rakendamisest. 8 Eelarvestamine ja raamatupidamise korraldus Välisvahendite planeerimine riigieelarve strateegia ja riigieelarve koostamise ning rakendamise protsessis on põhjalikult kirjeldatud Rahandusministeeriumi koostatud tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamatus. Toetusmeetme raamatupidamises lähtuvad asutused raamatupidamise seadusest ja muudest asjakohastest õigusaktidest ning juhenditest. Otseseid kulusid eristatakse raamatupidamises muudest kuludest. Vastav nõue on sätestatud koostööprogrammi määruses ja programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Nii raamatupidamisprogrammis SAP BO kui SFOSis eristatakse toetusmeetme projektid unikaalsete koodide alusel. 9 Hangete korraldamine Toetusmeetme tegevuste rakendamisel järgivad asutused riigihangete seadust, Šveitsi regulatsiooni 7. peatükki ja koostööprogrammi määruse §-s 9 sätestatut. Vastav kohustus on sätestatud nii koostööprogrammi määruses kui ka programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Toetusmeetme lepingu lisas C „Hankeplaan“ loetletud hangete puhul tuleb enne hankemenetluse algust esitada hankedokumendid Šveitsi toetuste büroole riiklikule koordineerimisüksuse kaudu. Lisa C „Hankeplaan“ uuendatakse hüvitistaotluse osana iga poole aasta tagant, lisades sinna uued hanked, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta ületab 155 412 eurot (150 000 11 CHF). Šveitsi toetuste büroo annab tagasisidet selle kohta, milliseid uusi hankeid soovib ta enne hankemenetluse algust üle vaadata. 10 Infovahetus ja dokumentide säilitamine Toetuse kasutamisega seotud dokumente tuleb säilitada kümme aastat toetusmeetme lõppemisest arvates, kuid mitte kauem kui 3. detsembrini 2039. a. Vastav kohustus on sätestatud nii koostööprogrammi määruses kui ka programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Dokumentide säilitamisel lähtuvad asutused lisaks ka oma asjaajamiskordadest. Kliimaministeerium, kui programmioperaator säilitab dokumente lisaks dokumendihaldussüsteemile ka kliimaministeeriumi pilvekeskkonnas (serveri Z-ketas) finantsosakonna kaustas. Ühisdokumentide koostamine, kommenteerimine ja täiendamine toimub ühiskasutuses olevas töökeskkonnas. 11 Muudatuste menetlemine Toetusmeetme muutmine on reguleeritud Šveitsi regulatsiooni artiklis 4.12, toetusmeetme lepingu artiklis 6 ja toetusmeetme rakendamise lepingu punktis 4. Sõltuvalt muudatusest on toetusmeetme muutmise õigus programmioperaatoril, toetusmeetme juhtkomiteel või Šveitsil. Allpool toodud skeem aitab välja selgitada kelle pädevusse kuulub muudatuse heakskiitmine. Skeem koosneb järjestikustest küsimustest ja vastustest, mida ühendavad suunavad nooled. Iga vastus viib järgmise küsimuseni, kuni selgub muudatuse heakskiitja. 12 13 Programmioperaator kiidab programmikomponendi muudatuse heaks programmikomponend i tegevuste rakendamise tingimuste kooskõlastamise kaudu. Muudatused, mis kuuluvad juhtkomitee pädevusse, vormistatakse juhtkomitee protokolliga. Muudatused, mis ei ole ei programmioperaatori ega juhtkomitee pädevuses, kinnitatakse toetusmeetme lepingu muutmisega. Samuti on programmioperaatoril on õigus muuta toetusmeetme lepingu lisas B „Toetusmeetme eelarve“ programmioperaatori halduskulu eelarverea alamridu ehk kolmanda taseme eelarveridu. Programmioperaator teavitab sellistest muudatustest riikliku koordineerimisüksust. Šveitsi teavitatakse hüvitistaotluse kaudu. 12 Toetusmeetme teavitustegevused Programmioperaator kavandab ja viib ellu teavitustegevusi toetusmeetme tasandil. Šveitsi regulatsiooni kohaselt peab see hõlmama vähemalt toetusmeetme algus- ja lõpuüritust. Lisaks koostab ja levitab programmioperaator toetusmeetme rakendamise perioodi jooksul toetusmeetme kohta vastavalt vajadusele pressiteateid, artikleid ja sotsiaalmeediapostitusi ning tutvustab toetusmeedet ja sellega seotud teemasid avalikel sündmustel (nt Euroopa päev, arvamusfestival). Programmioperaator korraldab teavitustegevusi üldjuhul koostöös programmikomponentide operaatorite ja partneritega. Üldine info toetusmeetme kohta avaldatakse Kliimaministeeriumi veebilehel. Programmikomponendi operaatorid kavandavad ning viivad ellu programmikomponentid e tegevuste teavitustegevusi. Teavitustegevuste elluviimisel lähtutakse Šveitsi koostatud teavitus- ja teabekäsiraamatust. 14