Rahandusministeerium Teie: 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3
Meie: 30.12.2025 nr 2-11/0465-1
Vastus küsimustikule
Edastame Statistikaameti vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma
küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.
Vastused küsimustele:
1. Asutuse dokumentide haldamisel, säilitamisel ja arhiveerimisel lähtub Statistikaamet avaliku teabe
seadusest, arhiivieeskirjast, riikliku statistika seadusest ja isikuandmete kaitse seadusest. Asutustel on
kohustus kehtestada ka asutuse dokumendihaldust reguleeriv dokument, nt teabehalduse- ja
dokumendiringluse kord ja liigitusskeem, kus on näha kõik registreeritavad dokumendid ja
säilitustähtajad.
2. Registreeritakse kõik asutusse saabuvad ja väljasaadetavad dokumendid. Registrisse kantakse
metaandmed (dokumendi pealkiri, reg kpv ja reg number, koostaja/saatja, juurdepääsupiirang,
allkirjastaja, dokumendi fail/id). Dokumendi registreerimise eest vastutab teenistuja, kes loob või saab
dokumendi.
3. Erisus - grandipakkumised registreeritakse vastavasse infosüsteem (neid ei dubleerita asutuse
dokumendiregistris), samuti ei registreerita õigusakte, kui neid otse asutusele ei saadeta, aga
tagasiside antakse (väljaminev kiri registreeritakse). Sisu põhjal võivad tuleneda erinevad metaandmed
(nt protokollil või käskkirjal on kohustuslikud väljad erinevad). Sisust tulenevad ka
juurdepääsupiirangud, st kõik registreeritavad dokumendid ei ole ligipääsetavad kõigile.
4. Jah on koostatud – teabehalduse- ja dokumendiringluse kord.
5. Jah.
6. e-postiga, postiga ja üle DHXi (otse dokumendihaldussüsteemi) saabunud või saadetavaid dokumente
käsitletakse samade põhimõtete alusel. SMS-sõnumeid ei registreerita, kuna neid ei loeta
dokumentideks.
7. Statistikaametil on dokumentide registreerimiseks oma süsteem (Livelink). Riigiülestest süsteemidest
on kasutusel nt riigihangete register, FITEK (arvete esitamise ja menetlemise keskkond) ja riigitöötaja
iseteenindusportaal (personalidokumendid).
8. Andmed on digitaalsel, masinloetaval kujul või avatud vormingus. Dokumente säilitatakse
dokumendihaldussüsteemis. Dokumentide säilitustähtajad on toodud asutusepõhises liigitusskeemis.
9. Statistikaameti dokumentide säilitustähtaeg on määratud dokumentide liigitusskeemis. Sõltuvalt
dokumendi liigist võib see säilitustähtaeg olla 6 kuust kuni alatiseni.
10. Avaliku sektori asutused lähtuvad arhiivieeskirjast.
11. Dokumendid, mis on ületanud säilitustähtaja, hävitatakse. Hävitamisel koostatakse dokumentide
hävitamise akt. Dokumendid hävitatakse selliselt, et nende taastamine ei ole peale hävitamist võimalik.
12. Statistikaametil puudub kohtupraktika, kuid oleme saanud suuniseid dokumentide hävitamiseks
tulenevalt isikuandmete kaitse seadusest seoses teadusuuringute jaoks kogutud andmetega (nt nõue
hävitada isikuandmeid sisaldavad andmed teatud tähtajaks).
Statistikaamet
Tatari 51, 10134 Tallinn
rg-kood 70000332; tel 625 9300
[email protected], www.stat.ee
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Annika Kitsing
Personali- ja tugiteenuste osakonna juhataja
Kersti Mustsaar 5323 1921
[email protected]