Töökorralduse reeglid

KÄSKKIRI 28.06.2023 nr 30 Töökorralduse reeglite kinnitamine Sotsiaalministri 28. augusti 2019. a käskkiri nr 50 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse kinnitamine“ punkt 25 alapunktid 4- 5 alusel: 1. Tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 25.04.2022 käskkirja nr 18 "Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse töökorralduse reeglite kinnitamine“ punktid 2.3.1, 2.13, 2.14, 3.2, 11.6, 13.3, lisa 3 p-d 16.3, 16.4. 2. Kinnitan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse töökorralduse reeglid uuendatud punktidega 2.3.1, 2.13, 2.14, 3.2, 11.6, 13.3, lisa 3 p-d 16.3, 16.4 ja lisa 1 p 7 on lisatud. 3. Käskkirjale on lisatud terviktekst. (allkirjastatud digitaalselt) Margus Arm Direktor  2 TERVISE JA HEAOLU INFOSÜSTEEMIDE KESKUSE TÖÖKORRALDUSE REEGLID SISUKORD 1. Töökorralduse reeglite eesmärk ja rakendusala ..........................................................................3 2. Üldised käitumiseeskirjad ja kohustused ....................................................................................3 3. Tööle võtmine.............................................................................................................................5 4. Töökohustuste täitmine..............................................................................................................5 5. Töökorraldus ............................................................................................................................. 6 6. Arvutitöökoha ja andmete kasutamine ...................................................................................... 9 7. TEHIKu vara kasutamine........................................................................................................... 10 8. Töö- ja tuleohutuse üldjuhised .................................................................................................. 11 9. Teenust osutavate isikute ja külaliste viibimine bürooruumides................................................ 11 10. Bürooruumides väljaspool tööaega viibimine........................................................................ 12 11. Töötasu ja haigushüvitis........................................................................................................ 12 12. Puhkus ja puhkusetasu .......................................................................................................... 12 13. Töösuhte lõppemine ............................................................................................................. 14 Lisa 1. Nõupidamiste ruumide kasutamine ....................................................................................... 15 Lisa 2. E-posti ja mobiilsete andmekandjate kasutamine .................................................................16 Lisa 3. Käitumisjuhised korruptsiooni vältimiseks ja kõrvaltegevuse korral ...................................... 17  3 1. Töökorralduse reeglite eesmärk ja rakendusala 1.1. Töökorralduse reeglid reguleerivad Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi: TEHIK; tööandja) töökorraldust ja sätestavad käitumisjuhised kõikidele TEHIK-u töötajatele ning praktikantidele (edaspidi: töötaja). 1.2. Töökorralduse reeglid on töötajale täitmiseks kohustuslikud. 1.3. Töökorralduse reeglitega reguleerimata küsimustes lähtutakse õigusaktidest, TEHIK-us kehtestatud juhenditest ja kordadest, asutuse väärtustest ning üldkehtivatest moraali- ja käitumisreeglitest. 1.4. Töökorralduse reeglid on kättesaadavad kõigile töötajatele TEHIK-u dokumendihaldussüsteemis (edaspidi: DHS) ja siseveebis. 1.5. Töökorralduse reegleid tutvustatakse töötajale tööle või praktikale asumisel ja töökorralduse reeglite muutumisel. Töökorralduse reeglid ja teised töökorralduslikud dokumendid edastatakse töötajale tutvumiseks DHS-is. Töökorralduse reeglite muutmisel esitatakse muudatuse eelnõu töötajale tutvumiseks enne töökorralduse reeglite kinnitamist ja võimaldatakse esitada sellele ettepanekud. 2. Üldised käitumiseeskirjad ja kohustused 2.1. Iga töötaja esindab TEHIK-ut ja kujundab oma käitumisega asutuse mainet. Töötaja peab hoiduma tegevusest, mis võivad kahjustada TEHIK-u mainet, huve või vara. 2.2. Töötaja juhindub oma tegevuses asutuse väärtustest, mis on leitavad siseveebis. 2.3. Avalikult postitamisel, artiklite ja arvamuslugude kirjutamisel või nende kommenteerimisel tuleb töötajal selgelt eristada tööalased ja isiklikud teemad ja seisukohad. 2.3.1. Kui töötajalt palutakse kommentaari või arvamust tööalasel teemal, tuleb sõnum kooskõlastada eelnevalt kommunikatsiooni eest vastutava isikuga. 2.3.2. Eraeluliste blogide, isiklike sotsiaalmeediakontode jmt kasutamisel peab töötaja silmas pidama, et tema tegevust ja sõnumeid võidakse avalikkuses seostada tööandjaga ka siis, kui töötaja seda taotlenud ei ole. 2.4. Töötaja suhtleb kolleegide ja koostööpartneritega üldiseid viisakus- ja käitumisnorme järgides, lähtub aususe ja selguse põhimõtetest, vältides sõnade, mõtete ja tegude vasturääkivusi. 2.5. Töötaja hoiab korras oma tööalase teabe, dokumentatsiooni, töövahendid ja töökoha koos üldkasutatavate ruumidega. 2.6. Töötaja rakendab tööülesannete täitmisel kehtivat valitsemisala infoturbepoliitikat ja selle alamdokumente, mis on kättesaadavad dokumendihaldussüsteemis. Töötaja peab infoturbe tagamiseks järgima ka infoturbeosakonna poolt antud ühekordseid suuniseid. 2.7. Töötaja läbib kahe nädala jooksul tööle asumisest ja edaspidi iga aasta möödudes veebipõhise infoturbe koolituse ja sooritab testi. Test loetakse läbituks ainult siis, kui testküsimused on vähemalt 80% ulatuses õigesti vastatud. 2.8. Töötaja peab teatama koheselt kasutajatoe talitusele tekkinud või tekkida võivatest tõrgetest arvutivõrgu või infosüsteemide, info- ja kommunikatsioonitehnoloogiliste (IKT) vahendite töös aadressil [email protected]. 2.9. Töötaja väldib tööülesannete täitmisel huvide konflikti ja korruptsiooniohu tekkimist. Täpsem info on leitav www.korruptsioon.ee. 2.10. Töötajal on õigus tegeleda väljaspool töökohustusi mis tahes muu tegevusega, kui see ei ole seadusega keelatud ja ta järgib toimingupiiranguid. Toimingupiirangud on reguleeritud  4 korruptsioonivastases seaduses. Kõrvaltegevuse põhimõtted, kõrvaltegevusest teavitamine ja kõrvaltegevusest teavitamise kord on reguleeritud lisas 3. 2.11. Töötaja ei tohi viibida tööl või tööülesannete täitmisel alkoholi-, narkootilises- või toksilises joobes või psühhotroopse aine mõju all. Sellisel juhul kõrvaldab tööandaja töötaja töökohustuste täitmisest ja töötajale ei maksta tasu aja eest, mil ta oli töölt eelnimetatud põhjustel kõrvaldatud. 2.12. Tööalased konfliktid ja arusaamatused lahendatakse läbirääkimiste teel. Nende ilmnemisel tuleb töötajal esmalt pöörduda oma vahetu juhi poole, esitades ettepanekud olukorra lahendamiseks. 2.13. Kontoris tohib pildistada ja filmida kommunikatsiooni eest vastutava isikuga eelnevalt kokkulepitud kohtades, vältides pildi taustal asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud info ja asutuse tegevuse kohta liigse informatsiooni kajastamist, mis võib põhjustada infoturberiskide realiseerumist. Tehtud pilte tohib avalikult kasutada vaid kommunikatsiooni eest vastutava isikuga kooskõlastatult. TEHIK-u esindamisel meedias kasutatakse TEHIK-u poolt tagatud ametialaseid fotosid. 2.14. TEHIK-ut puudutavatel ja asutuse sisulisi aspekte käsitlevatel teemadel tohib koolipraktikat või lõputööd teha kooskõlastades teema ja sisu ning lõputöö puhul ka lõpliku töö või lõpliku töö kavandi enne selle kolmandale osapoolele esitamist vastava osakonna juhataja, personalitöötaja, kommunikatsiooni eest vastutava isikuga ja infoturbejuhiga. 2.14.1. Enne praktikaga alustamist sõlmitakse praktikaleping, mis peab hõlmama mh konfidentsiaalsuskohustust. Kui lõputöö kirjutaja ei ole sõlminud praktika- või töölepingut, sõlmitakse temaga eraldi lõputöö kirjutamise kokkulepe, mis peab mh hõlmama konfidentsiaalsuskohustust. 2.14.2. Enne lõputööga alustamist esitab kirjutaja tööandjale taotluse, mis sisaldab vähemalt töö teemat, sisukirjeldust ja selles käsitletavaid aspekte, sh märkides selgelt, millised puudutavad TEHIK-u tegevust ja millist asutusesiseseks kasutamiseks määratud informatsiooni kirjutaja töö tegemiseks vajab ja selles kajastada soovib ning lõputöö juhendaja andmed. 2.14.3. Lõputöö taotluse läbivaatamisel annavad punktis 2.14 nimetatud kooskõlastajad hinnangu töö tegemise võimalikkusele ja seal kajastatavale infole. Tööandjal puudub kohustus anda luba lõputöö kirjutamiseks. 2.15. Töötaja peab koheselt teavitama vahetut juhti õnnetusjuhtumist või selle tekkimise ohust, tööõnnetusest või tööülesande täitmist takistavast tervisehäirest, sh kaugtööl viibides. 2.16. Kui töötaja soovib ajutiselt täita tööülesandeid väljapool Eesti Vabariigi territooriumi, tuleb selleks vahetu juhi eelneval nõusolekul esitada taotlus [email protected] aadressil kohandatud arvutitöökoha väljastamiseks. Vahetu juht peab eelnevalt hindama, kas tööülesannete täitmine soovitud viisil on võimalik. Tööandjal puudub kohustus anda nõusolek välisriigis töötamiseks. 2.16.1. Taotluses tuleb märkida: millises välisriigis töötaja soovib viibida, mis põhjusel ning kui pika perioodi. 2.16.2. Kui töötaja kasutab igapäevatöös vältimatult vajalikku eritarkvara, tuleb see samuti taotluses märkida. 2.17. Mõistliku aja jooksul enne töölähetust välismaal, esitab töötaja samuti taotluse [email protected] aadressile, tuues välja millises välisriigis viibitakse, mis põhjusel ning kui pika perioodi. Taotluse alusel antakse hinnang, kas kohandatud arvutitöökoha väljastamine töölähetuseks on vajalik. Vajadusel väljastatakse vastav seade.  5 3. Tööle võtmine 3.1. Töötajaga sõlmib ja lõpetab töölepingu direktor või tema asendaja. Tööleping sõlmitakse elektrooniliselt ja allkirjastatakse digitaalselt. 3.2. Töötaja täidab hiljemalt nädal enne tööle asumist RTIP-is uue töötaja isikuandmete ankeedi, teostab vastavatesse registritesse päringud (EHIS, Rahvastiku Register jne) ning lisab sellele isikut tõendava dokumendi koopia. 3.3. Personalitöötaja veendub, et esitatud ja vormistatud on kõik vajalikud dokumendid ja vormistab tööle asumise, teavitades Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) personaliarvestajale uue töötaja andmed. Pärast tööle vormistamist on töötajal võimalik riigitöötaja iseteenindusportaalis (RTIP) enda isikuandmeid muuta. 3.4. Personalitöötaja määrab RTIP-is tööle asumisel töötaja isikuankeedi alusel tema soovitud maksuvaba tulu suuruse. Töötajal on võimalik RTIP-is enda maksuvaba tulu suurust igal ajal muuta. Muudatused tuleb nende rakendumiseks esitada palgaarvestusperioodile eelneva kuu 20ks kuupäevaks. 3.5. Töötaja vahetu juht koostab enne töötaja tööle asumist tööjuhendi, mis sõlmitakse koos töölepinguga ja on selle lahutamatu osa. 3.6. Personalitöötaja saadab enne töötaja tööle asumist e-kirja tööle asumise kuupäeva, töötaja nime ja struktuuriüksusega [email protected], [email protected], sekretärile, varahaldurile, töötaja vahetule juhile ja kasutajatoe talituse juhatajale. Kasutajatugi väljastab töö tegemiseks vajalikud ligipääsud, tööülesannete täitmisel kasutatava e-posti aadressi ([email protected]), e-postiga seotud elektroonilise kalendri, arvutitöökoha seadmed ning vajadusel telefoninumbri ja muu tööks vajaliku vara. Vahetu juht tellib vajadusel kasutajatoelt lisaks arvutitöökoha erilahendused, nt vajaliku eritarkvara. Kasutajatugi tagab esimeseks tööpäevaks soovitud töökoha ülesseadmise ja töökorras oleku. 3.7. Vahetu juht koostöös personalitöötajaga võtavad töötaja esimesel päeval vastu. 3.8. Infoturbeosakond väljastab töötajale esimesel tööpäeval tööruumidesse sisenemiseks läbipääsukaardi ja valvestuskoodi. Võlaõigusliku lepingu alusel töötava isiku ja praktikandi läbipääsukaardi saamise otsustab infoturbe osakond vajaduspõhiselt. Vastavad õigused saanud isik peab järgima TEHIK-u töövahendite ja –ruumide kasutamise reegleid. 3.9. Töötaja kontaktinfo, foto ja tööjuhend avaldatakse TEHIK-u siseveebis. 3.10. Töötajale edastatakse tööle asumisel link olulisemate töökorraldust reguleerivate asutusesiseste kordadega. Töötaja kohustub nendega tutvuma hiljemalt kahe nädala jooksul ja kinnitab seda kinnituskirja allkirjastamisega. 3.11. Tööohutusjuhendiga tutvub töötaja kahe nädala jooksul alates tööle asumisest ja fikseerib tutvumise DHS-is. Töökeskkonnaspetsialist tutvustab uuele töötajale mõistliku aja jooksul alates tööle asumisest kehtivaid tööohutusalaseid eeskirju. 4. Töökohustuste täitmine 4.1. Töötaja tööülesanded on kindlaks määratud töölepingus ja -juhendis, osakonna põhimääruses ja muudes töökorraldust reguleerivates dokumentides. Töötaja vahetu juht ja tema kõrgemalseisev juht võivad anda töötajale täiendavaid ühekordseid tööülesandeid. 4.2. Töötaja täidab oma töökohustusi täpselt, õigeaegselt ja kohusetundlikult, reeglina iseseisvalt, tehes koostööd ja ilma erikorraldusteta igapäevaste tööülesannetega alustamiseks. Töötaja teatab vahetule juhile viivitamatult asjaoludest, mis takistavad tööülesannete täitmist ja mille kõrvaldamine pole töötaja pädevuses.  6 4.3. Töötaja jälgib osakonnale kehtestatud tööülesandeid - tööplaani, olulisi kokkuleppeid, nende täitmise tähtaegu jm - ning osaleb talle edastatud koosolekutel ja aastavestlusel oma vahetu juhiga. Töötaja kohustub osalema koolitustel, mis on talle osalemiseks suunatud või milles osalemist on ta taotlenud. 4.4. Töötaja täidab ajutiselt antud ülesandeid, mis ei kuulu tema tööülesannete hulka, kuid nende ülesannete täitmine on asutuses vajalik loodusõnnetuse tagajärgede kiireks kõrvaldamiseks või õnnetusjuhtumi, vara hävimise või riknemise kiireks ärahoidmiseks või mis tuleneb eri- või hädaolukorrast või muust kriisisündmusest, välja arvatud juhul, kui ülesande täitmine on töötajale tervise tõttu vastunäidustatud või ei vasta tema võimetele. 4.5. Töötajal on õigus nõuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis korralduse andmist, kui suulise korralduse sisu ei ole arusaadav või on alust kahelda korralduse seaduslikkuses. Korraldust tuleb täita, välja arvatud juhul, kui korralduse täitmine on vastuolus seadusega, tervisele vastunäidustatud, eeldab eriharidust ja töökogemust, teadmisi ja oskusi, mida ei ole töötajalt seadusest või seaduse alusel antud õigusaktidest või tööjuhendist tulenevalt nõutud. 4.6. Tööalastele eksimustele järgnevalt saab töötaja selgitada oma seisukohti vahetule juhile digiallkirjastatud seletuskirjaga, millele järgneb vahetu juhiga juhtumi analüüs ühe kuu jooksul arvates eksimuse tuvastamisest. 4.7. Töötaja kohustub sisestama isikuandmete muudatused (ees- ja perekonnanimi, kontaktaadress, haridustase jne) RTIP-i isikuandmete moodulisse hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast andmete muutust. Pangakonto või selle kasutaja nime muutumisel muudab töötaja selle RTIP-is vähemalt 5 tööpäeva enne palgapäeva, tagamaks õigeaegne palga maksmine. 5. Töökorraldus 5.1. Töö ja puhkeaeg 5.1.1 TEHIK-us on üldjuhul kahe puhkepäevaga viiepäevane 40-tunnine töönädal. Esmaspäevast neljapäevani on tööpäeva pikkus 8 tundi ja 15 minutit ning reedel 7 tundi. Tööaja algus ja sellest tulenev lõpp lepitakse kokku vahetu juhiga. Tööpäev algab ajavahemikus 8.00–9.00 ning lõppeb esmaspäevast neljapäevani ajavahemikus 16.45–17.45 ja reedel kell 15.30–16.30. 5.1.2 Kasutajatugi töötab graafiku alusel, vastavalt kliendi vajadustele ja tööajakavale esmaspäevast pühapäevani, sh ka riiklikel pühadel. 5.1.3 Lõunavaheaeg puhkamiseks ja einestamiseks on 30 minutit, mida kasutatakse üldjuhul ajavahemikus 11.00-st 14.00-ni. Lõunavaheaega ei arvestata töötaja tööaja hulka. 5.1.4 Lisaks lõunavaheajale on töötajal õigus tööpäeva jooksul kahele 15-minutilisele tööaja hulka arvatavale pausile, üks enne ja teine pärast lõunat. Vähemalt 50% tööajast kuvariga töötav töötaja kasutab 5-10 minutit kuvari puhkepausi iga kuvariga töötatud tunni kohta. Lisapauside kasutamata jätmine ei lühenda tööaega. 5.1.5 Uusaastale, Eesti Vabariigi aastapäevale, suurele reedele, võidupühale ja jõululaupäevale vahetult eelnevat tööpäeva lühendatakse kolme tunni võrra. Tööajakava alusel töötavatele töötajatele lühendatud tööpäev ei laiene. 5.1.6 Vajadusel kasutatakse summeeritud tööaja arvestust, mille arvestusperioodi pikkus on kuni 4 kuud. 5.1.7 Töötajad on kohustatud esimesel võimalusel teavitama vahetut juhti oma ajutisest töövõimetusest või muul mõjuval põhjusel eemal viibimisest ja selle eelduslikust kestusest ning kajastama selle võimalusel enda Outlooki kalendris. Vahetu juht teavitab töötaja rohkem  7 kui 1-päevasest eemal viibimisest personalitöötajale, kes edastab info viivitamatult RTK-le. Võimalusel tuleb teavitada ka ajutise töövõimetuse arvatavast kestusest. Tööajakava alusel töötaja vastavasisulise info edastab otsene juht ise RTK-le. 5.1.8 Pärast ajutist töövõimetust tööle naasmisest teavitab töötaja sellest vahetut juhti ja personalitöötajat, kes edastab info viivitamatult RTK-le. 5.1.9 Töötaja peab arvestama, et kalendrikuu viimastel tööpäevadel alanud või lõppenud töövõimetuse andmeid ei pruugi palgaarvestajal olla võimalik enam kuupalga väljamaksmisel arvesse võtta. Vajadusel vormistatakse tasaarveldus järgmise kalendrikuu palga maksmisel. 5.1.10 Tööpäeva kestel töölt lühiajaline eemalolek arvatakse tööaja hulka, kui selles on vahetu juhiga eelnevalt kokku lepitud. 5.1.11 Kõik töötajad teevad üksteisele nähtavaks ja täidavad elektroonilist Microsoft Outlook kalendrit tööaja planeerimise kohta. Kalendrisse märgitakse vähemalt: 5.1.11.1 tööajal tööülesannete täitmisest planeeritult eemal viibimine, sõltumata eemal viibimise aja pikkusest ja põhjusest, kus töötaja teab, et ta ei ole teistele kättesaadav (näiteks koosolek, seminar, koolitus, arsti juures käik jne); 5.1.11.2 koosolekul osalemine jm hõivatus, sh keskendumist vajava ja häirimist vältiva tööülesande täitmine; 5.1.11.3 tavapärasest erinev tööaeg. 5.1.12 Kalendrisse märgitakse eemal viibimise põhjus, sh tööülesanne, mille täitmise tõttu eemal viibitakse. Vahetu juhiga kokkulepitud aeg eraelulisteks toiminguteks täpsustust ei nõua ja võib olla kalendris märgitud erakohtumisena. 5.1.13 Töötajal on kokkuleppel vahetu juhiga võimalik võtta tööpäevade arvelt vabad päevad töötasu säilitamisega järgmiselt: 5.1.13.1 tervislikel põhjustel 3 tervisepäeva kalendriaastas, mille töötaja vormistab ise RTIP-is; 5.1.13.2 kõrgkooli lõpetamisel üks päev; 5.1.13.3 1. klassi mineva lapse lapsevanemal koolialguse aktuse puhul; 5.1.13.4 lähedase matuste korraldamiseks 3 päeva. 5.1.14 Tööaja arvestuse aluseks oleva info edastamise eest personalitöötajale vastutab töötaja vahetu juht. 5.2 Töö asukoht 5.2.1 Töötaja võib tööd teha kontoris või kaugtööl, kui tema tööülesanded seda võimaldavad. 5.2.2 Töö asukoht lepitakse tööandja ja töötaja vahel kokku töölepingus. Kokkuleppel vahetu juhiga võib tööandja võimaldada kaugtööd ka üksikutel tööpäevadel nädalas, sõltumata töölepingus kokkulepitud töö asukohast. 5.2.3 Kaugtöö 5.2.3.1 Kaugtööna mõistetakse tavapäraste tööülesannete täitmist väljaspool tööandja asukohta, kus on tagatud töötervishoiu ja tööohutuse nõuetele vastavad tingimused töö tegemiseks, näiteks töötaja kodukontor või alternatiivne kontor. 5.2.3.2 Kaugtööl olles peab töötaja olema tööajal IKT vahendite kaudu kättesaadav nii telefoni, e- posti, suhtlustarkvara kui ka muude töö tegemiseks kasutatavate kanalite kaudu ning osalema tavapärases töö tegemises, sh osalema tööülesannete täitmiseks vajalikel koosolekutel.  8 5.2.3.3 Kui kaugtöö ei ole töölepingujärgne töö asukoht, lepitakse see vahetu juhiga eraldi kokku. Vahetu juht peab enne kaugtöö lubamist veenduma, et töötaja ülesanded on väljaspool tavapärast töötamise kohta täidetavad. 5.2.3.4 Töötaja on kohustatud tagama arvutitöökoha turvalisuse ja andmekaitse nõuete järgimise samaväärselt tööandja kontori tingimustega ja kooskõlas TEHIKu infoturbenõuetega. 5.2.3.5 Kaugtööks ei ole tööandja kohustatud tegema töötajale kaugtöökoha ettevalmistamiseks lisatöid nagu tehnika seadistamine või võrgu häälestamine. 5.2.3.6 TEHIK väljastab vajadusel töötaja taotlusel kaugtöö tegemiseks sobiva töölaua ja –tooli, mis tuleb teistsuguse kokkuleppe puudumisel töösuhte lõppemisel tagastada samaväärses seisundis, arvestades tavapärast amortiseerumist. Transpordi kaugtöö koha ja kontori vahel peab töötaja tagama omalt poolt. Taotlus on esitatakse e-kirja teel büroohaldurile. 5.2.3.7 Tööandja ei hüvita kaugtööga seotud muid kulusid nagu elekter, kodune andmeside, isikliku mobiiltelefoni kasutamine jms. 5.2.3.8 Töötaja kohustub tööandja nõudmisel viima läbi oma koduse töökoha ohutuse ja ergonoomilisuse hindamise ning tööandja päringu peale edastama kodukontori üles seadmise kohta tõendusmaterjali (nt kirjelduse, pildi). 5.2.3.9 Töötaja on kohustatud märkima kaugtöö enda Microsoft Outlooki kalendrisse. 5.2.3.10 Töötaja veendub traadita kohtvõrgu (Wi-Fi) kasutamisel, et see on turvalise parooliga kaitstud ning võrgu seadmed ja tarkvara on ajakohased. 5.2.4 Kontor 5.2.4.1 Kontoris töötamisena mõistetakse tavapäraste tööülesannete täitmist tööandja asukohas, kus on tagatud töötervishoiu ja tööohutuse nõuetele vastavad tingimused töö tegemiseks. 5.2.4.2 Töötaja peab olema tööajal IKT vahendite kaudu kättesaadav nii telefoni, e-posti, suhtlustarkvara kui ka muude töö tegemiseks kasutatavate kanalite kaudu ning osalema tavapärases töö tegemises, sh osalema tööülesannete täitmiseks vajalikel koosolekutel. 5.2.4.3 Üleriideid ja jalanõusid on töötajatel võimalik hoida garderoobis, mis asuvad fuajeede juures. 5.2.4.4 Töötajale tagatakse kontoris individuaalne püsiv töölaud, kui ta kasutab seda vähemalt 60% tööajast ehk kolmel tööpäeval nädalas. 5.2.4.5 Individuaalse töölaua puudumisel valib töötaja kontoris endale töötamiseks sobiva töökoha vabade töölaudade hulgast, mis ei ole ühegi töötaja püsivaks töökohaks. Isiklikke esemeid ja liikuvaid töövahendeid on püsiva töölaua puudumisel võimalik hoida koridorides paiknevates hoiukappides. Kasutatud töökoht tuleb iga tööpäeva lõpus vabastada ja korrastada. Pooleliolevaid materjale ja töövahendeid hoitakse töökohal ainult selle aktiivsel kasutamisel. 5.2.4.6 Töötaja arvestab avatud ja ühiskasutuses olevatel töötamise aladel kolleegidega. Tööle keskendunud kolleegile tuleb võimaldada töö tegemist parimal võimalikul viisil. Need alad ei ole sobivad külaliste, koostööpartnerite, laste ja lemmikloomadega kasutamiseks ning selleks tuleb eelistada puhke- või nõupidamiste ruume. Lõunapausideks ja tähtpäevadeks on sobiv kasutada kööginurka või puhkeala. 5.2.4.7 Telefonihelin, muusika ja arvutitöökoha helid tuleb hoida ühistes ruumides vaiksel režiimil ja kasutada kõrvaklappe. Telefonikõned ja koosolekud tuleb läbi viia kõneboksis või selleks eelnevalt broneeritud koosolekuruumis. Koosolekuid ei ole sobiv läbi viia ühiselt kasutatavates ruumides ja avatud töökohtadega alades, v.a juhul, kui töötaja selles kolleegidega igakordselt kokku lepib.  9 6. Arvutitöökoha ja andmete kasutamine 6.1 Arvutitöökoht on tööülesannete täitmiseks seadistatud laua- või sülearvuti koos tööülesannete täitmiseks vajaliku tarkvara ja ligipääsudega. Erijuhul väljastatud tahvelarvuti ei ole arvutitöökoha osa, kuid selle kasutamisel tuleb järgida arvutitöökoha turvalisusele kehtivaid reegleid. 6.2 Töötajal peavad olema oma tööülesannete täitmiseks vajalikud arvutikasutamise algteadmised. 6.2.1 Töötajal on lubatud kasutada arvutitöökohta ja infosüsteeme üksnes tööülesannete täitmiseks. Isiklikuks otstarbeks on lubatav kasutada büroohoone internetiteenust, kui see ei ole vastuolus ega kahjusta asutuse huve. 6.3 Töötaja ei tohi infosüsteemide kasutamisel tekitada teistele kasutajatele oma tegevuse või tegevusetusega kahju ega seada ohtu infosüsteemide ja seal olevate andmete turvalisust. 6.4 Kõik arvutitöökoha kasutamisega kaasnevad kasutamisõigused ja -piirangud on personaalsed ja neid ei ole lubatud anda kasutamiseks teistele isikutele. 6.5 Töötaja peab rakendama vajalikke meetmeid välistamaks arvutitöökoha ja tööalase teabe sattumine kolmandate isikute valdusesse. 6.6 Töötajal on keelatud jätta arvutitöökohta, IKT vahendeid või teabekandjaid, sh dokumente järelevalveta kohtadesse, kus on oht nende varastamiseks või kolmanda isiku valdusesse sattumiseks. 6.7 Töötaja peab töö lõpetamisel sulgema kõik kasutatud infosüsteemid, rakendused, veebilehitsejad, lukustama arvutitöökoha ja võtma kasutusele kõik meetmed välistamaks dokumentide ning mobiilsete andmekandjate sattumine kolmandate isikute valdusesse. Töökohale ei tohi jätta järelevalveta tööalase teabega andmekandjaid. 6.8 Töötaja vastutab enda poolt infosüsteemides tehtud toimingute ja sisestatud andmete õigsuse eest. 6.9 Töötaja ei tohi ühendada arvutivõrku TEHIK-ule mittekuuluvaid arvuteid või teisi IKT vahendeid, paigaldada tarkvara või muuta arvutitöökoha häälestust. 6.10 Töötajal on keelatud lülitada välja arvutitöökoha viirusetõrjet või muuta turvaseadistust. 6.11 Töötaja paigutab arvutitöökoha nii, et kolmandal isikul ei oleks võimalik näha ekraanil kuvatavaid andmeid. 6.12 Töötaja lukustab arvutitöökoha selle juurest lahkudes. Arvutitöökohal peab olema parooliga kaitstud ekraanilukk, mis rakendub automaatselt, kui seadet ei ole 10 minuti jooksul kasutatud. Töötajal on keelatud vastavaid automaatseadeid omalt poolt muuta. 6.13 Arvutitöökoht peab olema uuendatud viimaste turvauuendustega ja aktiveeritud reaalajas töötava viirusetõrje vahendiga. Töötajal on keelatud vastavaid automaatseadeid omalt poolt muuta. 6.14 Sinihammas, NFC, traadita kohtvõrgu- ja infrapunaliidesed tuleb välja lülitada, kui neid parasjagu ei kasutata. 6.14.1 Töötaja vastutab andmete töötlemisel või transportimisel andmete turvalisuse ja nõuetekohase töötlemise eest. 6.14.2 Tööandjal on õigus salvestada kõik töötaja kasutajakonto toimingud. Töötaja tegevuse õiguspärasuse üle teostab järelevalvet infoturbeosakond. Töötaja peab infoturbeosakonnale esitama päringu vastuseks oma tegevuse kohta info ja selgitused.  10 6.14.3 Töösuhte lõppedes või kui andmete hoidmine mobiilsel vm digitaalsel andmekandjal ei ole enam tööülesannete täitmiseks vajalik, tuleb andmed andmekandjalt turvaliselt kustutada (v.a juhul, kui kasutatakse CD/DVD/BR plaate) ja andmekandja tööandjale tagastada. 6.14.4 Andmete turvaliseks kustutamiseks tuleb kasutada programmi Eraser, mis on Software Center-ist alla laetav. 6.14.5 Töötaja kasutab paberkandjate hävitamiseks tööandja ruumides asuvaid paberipurustajaid. Töötaja hävitab CD/DVD/BP plaadid kasutamise lõppedes või kasutuskõlbmatuks muutudes, kasutades selleks vastava märgistusega paberipurustajaid. Vastava märgistusega purustaja puudumisel kogub kasutajatugi hävitamisele kuuluvad ja kasutaja poolt eelnevalt rikutud tööpinnaga plaadid kokku ja korraldab nende hävitamise. 6.15 Juurdepääsupiiranguga andmete töötlemine 6.15.1 Töötaja võib juurdepääsupiiranguga andmeid töödelda üksnes tööülesannete täitmiseks ja nende väljastamine selleks õigust mitteomavale isikule on keelatud. Töötaja ei tohi juurdepääsupiiranguga andmeid tööks mittevajalikul eesmärgil kopeerida ega koguda. 6.15.2 Töötajal on keelatud juurdepääsupiiranguga andmete tööalaseks salvestamiseks või edastamiseks kasutada TEHIK-u väliseid infosüsteeme, v.a juhul, kui see on põhjendatud tööalase vajadusega. 6.15.3 Töötaja ei tohi juurdepääsupiiranguga andmete printimisel, paljundamisel ja skaneerimisel jätta seadmes olevaid andmeid järelevalveta ja pärast tegevuse lõpetamist tuleb need andmed viivitamatult seadmest eemaldada. Leides ühiskasutatavast seadmest juurdepääsupiirangu märgistusega dokumendi, tuleb see edastada omanikule või hävitada, kui omanikku ei õnnestu tuvastada. 6.15.4 Juurdepääsupiiranguga andmed, mis hõlmab ka isikuandmeid, edastatakse üksnes krüpteeritult, kasutades selleks asutuse sertifikaati, ID-kaardi rakendust või programmi VeraCrypt, mis on võimalik Software Centre-st alla laadida. 7. TEHIKu vara kasutamine 7.1 Tööle asumisel väljastatakse töötajale arvutitöökoht koos vajalike seadmetega. IT varade kasutamisel kohustub töötaja järgima kehtivat IT varade korda. 7.2 Töötaja vastutab talle väljastatud TEHIK-u IT vara kolimisel vara turvalisuse tagamise ja asjakohaste meetmete rakendamise ning vara asukoha dokumentatsiooni uuendamise eest, kui töötaja liigutab vara iseseisvalt. 7.3 Töötajal on keelatud viia arvutitöökoha seadmeid Eesti Vabariigi territooriumilt väljapoole. Vajadusel on võimalik taotleda välisriigis kasutamiseks eraldi arvutitöökoha seade, pöördudes selleks [email protected]. 7.4 Kui töötaja on tahtlikult kahjustanud TEHIK-u vara (sh IT vara), vastutab ta kogu tekitatud kahju eest. Kui töötaja on tekitanud TEHIK-u varale kahju hooletuse või raske hooletuse tõttu, vastutab ta tekitatud kahju eest ulatuses, mille määrab tööandja iga juhtumi puhul individuaalselt. Hüvitamiskohustuse määramisel arvestatakse: 7.4.1 süü vormi ja selle tagajärgede raskust; 7.4.2 töötajale antud juhiseid vara kasutamiseks; 7.4.3 töötingimusi; 7.4.4 töö iseloomust tulenevat riski; 7.4.5 töötaja varasemat suhtumist ja käitumist; 7.4.6 muid asjas tähtsust omavaid asjaolusid.  11 8. Töö- ja tuleohutuse üldjuhised 8.1 Töökohad kujundatakse ja sisustatakse selliselt, et on võimalik vältida tööõnnetusi ja tervisekahjustusi ning säilitada töötaja töövõime ja heaolu. Ka kaugtööl peab töötaja oma töökoha üles seadmisel eeltoodut arvestama. Töökoha ülesseadmisel ja kasutamisel juhindub töötaja asutuse avaldatud tööohutusjuhenditest. 8.2 Tuleohutusnõuded kehtestatakse ja evakuatsiooniskeemid koostatakse tööruumide üürileandja poolt. Juhendid asuvad kõigile töötajatele kättesaadavalt DHS-is. Töötajal on kohustus nendega tutvuda ja seda omalt poolt kinnitada, mis fikseeritakse DHS-is. 8.3 Tööle asumise järgselt tutvustatakse töötajale töötervishoiu, tööohutuse ja tuleohutuse korraldust ning evakuatsiooniskeeme ja –teid. TEHIK-u poolt mitte hallatavates ruumides tagab tööohutuse ja tuleohutuse nõuete ning evakuatsiooniskeemi ja – teede tutvustamise ruume haldav asutus. 8.4 Töökeskkonna, esmaabi ja tuleohutuse eest vastutavad töötajad määratakse TEHIK-u direktori käskkirjaga. 8.5 Töötaja täidab oma tööülesandeid selliselt, et tema töö ei ohustaks tema enda ega teiste elu ja tervist ega saastaks tarbetult keskkonda. 8.6 Tööandjal on õigus paigaldada asutuse ruumidesse ja selle ümber videovalvesüsteem ja töödelda sellega seoses isikuandmeid ning kehtestada TEHIK-u ruumides erinevate sisenemisreeglitega turvatsoonid. 8.7 Esmaabikapid koos esmaabivahenditega asuvad kontoris nõuetekohaselt märgistatud ja kergesti juurdepääsetavas kohas. Esmaabivahendite asukoha juures on märgitud esmaabi andmiseks väljaõppe saanud töötaja nimi ning telefoninumber abi kutsumiseks (112). 8.8 Õnnetuse korral antakse võimalusel esmaabi kohapeal selleks väljaõppe saanud töötaja poolt ja korraldatakse vigastatu või haigestunu koju või raviasutusse saatmine. 8.9 TEHIK-u tööruumides ja büroohoone peaukse ees ei ole suitsetamine lubatud. 8.10 Tööruumides on keelatud: 8.10.1 kasutada lahtist tuld, sh põletada küünlaid; 8.10.2 tarvitada alkohoolseid jooke, v.a lahja alkohol etiketi osana (pidulikud sündmused, väliskülalised, -visiidid jms); 8.10.3 kasutada rikkis elektroonilisi seadmeid; 8.10.4 tõkestada väljapääsu mööbli, töövahendite vm takistustega. 8.11 Tööruumist lahkumisel tuleb kustutada tuled, vajadusel ruum lukustada või valvestada, lülitada välja elektriseadmed (nt radiaator, soojapuhur, ventilaator, raadio jms) ning eemaldada elektrivõrgust mobiiltelefoni akulaadija jmt seadmed. 8.12 Enne tööruumide valvestamist tuleb veenduda, et tööruumides ei viibi teisi isikuid. 8.13 Õnnetuse, tulekahju, varguse või vandalismiakti korral peab töötaja võtma viivitamatult tarvitusele abinõud selle tõkestamiseks ja/või tagajärgede likvideerimiseks, kui see ei ohusta töötaja enda elu või tervist, mh tuleb teavitada häirekeskusele telefoninumbril 112. 9. Teenust osutavate isikute ja külaliste viibimine bürooruumides 9.1 Hooldus- ja koristusteenuseid teostavate töötajate hoones viibimine lepitakse kokku teenuse osutajaga sõlmitavas lepingus. 9.2 Sekretäri olemasolul kontoris juhatab töötaja juurde saabunud külalise külastatava juurde sekretär või kutsutakse külastatav külalisele vastu. Sekretäri eemal viibimisel korraldab iga  12 töötaja tema juurde saabunud külalise vastuvõtmise ise. Külalise saabumine fikseeritakse külaliste registris. 9.3 Külalisi saadab hoones viibimise ajal alati töötaja, kelle juurde külaline on saabunud. Saatjata külaliste liikumine TEHIK-u ruumides ei ole lubatud. 10. Bürooruumides väljaspool tööaega viibimine 10.1 Bürooruumid valvestatakse automaatselt iga päev perioodil 22.00-7.30. Sel ajal bürooruumidesse sisenedes tuleb infoturbe osakonna väljastatud individuaalse valvestuskoodiga signalisatsioon välja lülitada, kasutades fuajeedes asuvaid valvestussõrmistikke. See reegel ei kehti 24/7 põhimõttel töötava kasutajatoe tööruumide alale ning sellele alale pääsemiseks lähimale fuajeele. 10.2 Teise ja kolmanda korruse fuajeedes asuvate koosolekuruumide uksed on tööpäevadel perioodil 8:00-17:00 avatud. Muul ajal avanevad need individuaalse uksekaardiga. 10.3 Töötaja, kes põhjustas või avastab häiresignalisatsiooni, teavitab sellest koheselt valvestussõrmistiku kõrval märgitud kontaktil infoturbespetsialisti. Põhjendamatu turvateenuseid pakkuva ettevõtte väljasõidu põhjustanud töötajalt on tööandjal õigus välja nõuda häirele reageerimisega seotud põhjendatud kulud. 11. Töötasu ja haigushüvitis 11.1 Töötasu makstakse vastavalt õigusaktidele ning töölepingus ettenähtud suuruses ja tingimustel. 11.2 Töötasu arvestusperiood on üks kalendrikuu. 11.3 Töötasu kantakse töötaja pangakontole üks kord kuus hiljemalt kuu viimasel tööpäeval. 11.4 Töötasust maksuvaba tulu maha arvestamise aluseks on töötaja poolt isikuankeedis näidatud andmed või töötaja poolt RTIP-is hiljem esitatud avaldus. 11.5 Ületunnitöö on üle kokkulepitud aja töötamine, mida tehakse kas poolte selgel kokkuleppel või tööandja ühepoolsel nõudmisel, kui see on põhjendatud erakorralise või ajutise olukorraga töölepingu seaduses sätestatud tingimustel ja korras. Ületunnitöö hüvitatakse üldjuhul vaba aja andmisega. Erakorraliseks ja ajutiseks olukorraks loetakse juhtumeid, kui: 11.5.1 ilmnevad olulised tööd takistavad probleemid infosüsteemide toimimisel; 11.5.2 töö tegemata jätmisel on reaalne oht TEHIK-u varale kahju tekkimisel; 11.5.3 loodusõnnetuse või kriisiolukorra ennetamiseks või selle tagajärgede viivitamatuks kõrvaldamiseks; 11.5.4 ajutiselt äraoleva töötaja planeerimata asendamiseks. 11.6 Tööandja maksab töötajale haigushüvitist haiguse, vigastuse või karantiini korral alates esimesest kalendripäevast 80% ulatuses töölepingu seaduse sätestatud korras arvutatud töötaja keskmisest töötasust. Haigushüvitist maksab tööandja kuni õigusaktis määratud ajani. 12. Puhkus ja puhkusetasu 12.1 Puhkust antakse kalendriaasta eest. Töötajatel (v.a praktikantidel) on õigus 35- kalendripäevasele põhipuhkusele ning teistele puhkustele töölepingu seaduses ja täiskasvanute koolituse seaduses sätestatud korras. 12.2 Tööle asumise kalendriaastal arvutatakse põhipuhkust võrdeliselt töötatud ajaga. Töötajal on õigus taotleda puhkust, kui ta on TEHIK-us töötanud vähemalt kuus kuud, kui vahetu juhiga ei lepita kokku teisiti.  13 12.3 Puhkuse taotlemine, kooskõlastamine ja kinnitamine toimub RTIP-is. Puhkuse ajaks määrab töötaja RTIP-is endale asendaja, kes asenduse kooskõlastab. 12.4 Puhkuste ajakava koostatakse RTIP-is igaks kalendriaastaks. Kinnitatud puhkuste ajakava on kõigile töötajatele hiljemalt 1. märtsist kättesaadav RTIP-is ja töötajad loetakse sellega puhkuste ajakavast teavitatuks. 12.5 Töötajad esitavad puhkuste ajakavasse puhkuste taotlused RTIP-s personalitöötaja määratud kuupäevaks. Tähtaegselt esitatud taotlused kontrollib puhkuste haldur ja edastab need RTIP- is hiljemalt 20. veebruariks direktorile kinnitamiseks. 12.6 Puhkuse osade kaupa kasutamisel peab puhkuse ühe osa katkematu kestus olema vähemalt 14 kalendripäeva. Osade kaupa puhkamisel ei tohi kahe järjestikuse puhkuseosa vahele jääda ainult puhkepäevad. 12.7 Väljaspool puhkuste ajakava taotletav puhkus ja puhkuse muutmise taotlus vormistatakse RTIP-is kokkuleppel vahetu juhiga. Töötaja esitab taotluse RTIP-is hiljemalt nädal enne soovitud puhkuse algust. Puhkuse muutmisel kinnitab puhkuse vahetu juht. 12.8 Töötajal on õigus saada lapsepuhkust, tasustamata lapsepuhkust ja vanemapuhkust töölepingu seaduses ja teistes õigusaktides sätestatud korras. 12.9 Kui töötajale on puhkuse ajakava koostamise ajal teada, millal ta soovib kasutada lapsepuhkust, märgib ta selle ajakava puhkusena. Ajakavasse märkimata lapsepuhkuse kasutamise taotluse esitab töötaja hiljemalt nädalat enne soovitud puhkuse alguse kuupäeva. 12.9.1 Lapsepuhkuse taotlus tuleb töötajal esitada nii Sotsiaalkindlustusameti vastavas iseteeninduses kui ka RTIP-is. 12.10 Töötajal on õigus saada tasustamata puhkust sisseastumiseksamite tegemiseks vastavalt töölepingu seadusele. Muul juhul võimaldatakse tasustamata puhkust kokkuleppel vahetu juhiga. 12.11 Töötajale antakse täiskasvanute koolituse seaduses ettenähtud tasemekoolitusel osalemiseks õppepuhkust sõltumata õppekoormusest. Õppepuhkuse kasutamiseks esitab töötaja taotluse RTIP-is, kuhu lisab koopia koolitusasutuse tõendist või uuendab enda haridusandmed RTIP-i isikuandmete moodulis EHIS-e kaudu, võimaldades tööandjal nende andmetega puhkusetaotluse üle vaatamisel tutvuda. 12.12 Töötaja teavitab esimesel võimalusel vahetut juhti puhkuse kasutamist takistavatest asjaoludest ja taotleb RTIP-is vastavalt puhkuse katkestamist või edasi lükkamist. Töötaja võib kasutamata jäänud puhkuseosa ära kasutada vastavalt taotlusele vahetult pärast puhkuse kasutamist takistavate asjaolude ära langemist või kokkuleppel vahetu juhiga kalendriaasta jooksul muul ajal. 12.13 Kui töötajal jääb töösuhte lõppemisel põhipuhkus kasutamata, maksab tööandja töötajale kasutamata jäänud aegumata puhkuse eest rahalist hüvitist. Välja teenimata kuid kasutatud põhipuhkuse eest töötajale makstud puhkusetasu peetakse kinni töötaja lõpparvest või kohustatakse töötajat seda tasuma võlaõigusseaduses sätestatud korras kui lõpparve ei ole piisav. 12.14 Töötaja peab märkima puhkusel viibimise aja vähemalt nädal enne puhkuse algust enda tööalasesse kalendrisse ja seadistama e-postile puhkuse ajaks automaatse teate kontorist eemal viibimise kohta, lisades ka kontaktisiku andmed, kelle poole pöörduda. Töötaja peab määrama endale puhkuse ajaks asendaja DHS-is ja JIRA-s ning teistes tööalaselt kasutusel olevates keskkondades, kus see on võimalik.  14 12.15 Puhkusetasu kantakse töötaja pangakontole vastavalt töötaja poolt puhkusetaotluse esitamisel tehtud valikule hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või järgmisel palgapäeval. 13. Töösuhte lõppemine 13.1 Töölepingu lõppemisel juhindutakse töölepinguseaduses toodud alustest ja etteteatamistähtaegadest. 13.2 Töötajale võib teha töölepingu kestuse ajal kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis hoiatuse, mis võib olla töölepingu seaduse kohaselt aluseks töölepingu ühepoolsel lõpetamisel. 13.3 Töölepingu ülesütlemisel töötaja poolt esitab töötaja RTIP-is töösuhte lõpetamise taotluse, mille alusel sõlmitakse lepingu lisa töösuhte lõpetamiseks. 13.4 Töösuhte lõppemisest teavitab personalitöötaja vajalikke osapooli avades DHS-is ringkäigulehe. 13.5 Töösuhte lõppedes: 13.5.1 annab töötaja vahetule juhile ülevaate pooleli olevatest töödest ja annab üle töös olevad töödokumendid ning tema valduses oleva muu tööga seonduva teabe, tagades sealjuures, et kõik olulised kirjavahetused, suunised ja otsused oleksid salvestatud väljapoole töötajaga seotud e-postkasti (nt salvestatud ühiskettale või DHS-i); 13.5.2 tagastab töötaja viimasel tööpäeval üleantud vara ja kontori ligipääsukaardi selleks määratud isikule; 13.5.3 suletakse töötaja ligipääsud TEHIK-u infosüsteemidesse ja ruumidesse ja töötaja e-posti konto. Kirjasaatjate informeerimiseks lisatakse automaatvastus, milles teavitatakse e- postiaadressi kasutamise lõppemisest. Töötaja e-posti aadressi hoitakse koos automaatteavitusega 3 kuud. Töötaja e-postiga seotud postkast arhiveeritakse sulgemise järel ja 1 aasta möödumisel töösuhte lõpust kustutatakse postkasti sisu jäädavalt.  15 Lisa 1. Nõupidamiste ruumide kasutamine 1. Töötaja saab kasutada büroohoone nõupidamiste ruume tööalaste kokkusaamiste ja nõupidamiste korraldamiseks. 2. Nõupidamiste ruum tuleb selle kasutamiseks broneerida Microsoft Outlook kalendris vastavalt kehtivale korraldusele. 3. Nõupidamiste ruumide heaperemeheliku kasutamise eest vastutab nõupidamise korraldaja, kes hoolitseb ka selle eest, et nõupidamise lõppedes viiakse nõupidamisruumist ära sinna kaasavõetud asjad, materjalid ja sööginõud ning ruum on valmis järgmiseks nõupidamiseks enne järgmise broneeritud aja algust. 4. Kui nõupidamise ruumi sisustus võimaldab paigutuse muutmist ja nõupidamise tarbeks on vaja sisustuse paigutust muuta, võib seda teha kui nõupidamise lõppedes taastatakse sisutuse algne paigutus. 5. Nõupidamise ettevalmistamiseks, teenindamiseks ja nõupidamisele kogunemiseks tuleb nõupidamisruum broneerida piisava ajavaruga ning vabastada ruum õigeaegselt. Soovituslik on planeerida koosoleku lõpp vähemalt 5 minutit enne täis- või pooltunni saabumist, võimaldamaks ruumi õigeaegne vabastamine ja järgmise nõupidamise kogunemine. 6. TEHIK-u väliste külaliste osavõtul toimuvad nõupidamised on soovitav viia läbi esimese korruse nõupidamisruumides. 7. Kui nõupidamiste ruumi kasutamise vajaduse langeb ära, tuleb ruumi broneering viivitamatult tühistada.  16 Lisa 2. E-posti ja mobiilsete andmekandjate kasutamine 1. Juurdepääsupiiranguga dokumendid edastatakse TEHIK-u välistele adressaatidele e-posti kaudu krüpteerituna. 2. Töötaja on kohustatud regulaarselt lugema ja vastama talle saadetud e-kirjadele, korraldama oma postkasti oluliste kirjade või manuste salvestamisega võrgukettale ja/või DHS-i ja mitteoluliste kirjade kustutamise. Kirjad, mis võivad TEHIK-ule kaasa tuua õiguseid või kohustusi, tuleb registreerida DHS-is. 3. Kasutajal on keelatud: 3.1. e-posti automaatne edasisuunamine TEHIK-u välistele e-posti aadressidele. Tööalase vajaduse korral kooskõlastab suunamise infoturbeosakond põhjendatud taotluse alusel; 3.2. tööalaste andmete saatmine ja vastuvõtmine kasutades selleks kolmanda osapoole e-posti teenust (nt „gmail.com“, „hotmail.com“, „hot.ee“); 3.3. avada tundmatutelt või kahtlasena tunduvatelt aadressidelt saadetud e-kirju ja käivitada e- kirjaga kaasas olevaid manuseid. Kahtluse korral tuleb võtta ühendust IT-abiga; 3.4. TEHIK-u e-posti aadressi kasutamine mittetööalasel eesmärgil. 4. Pärast töösuhte lõppemist töötaja postkast suletakse ja saabuvaid e-kirju edasi ei suunata. Postkasti sisu (salvestatud, saadetud, saadud e-kirjad) arhiveeritakse ja säilitakse 1 (üks) aasta, misjärel kustutatakse postkast jäädavalt. 5. Tööülesannete täitmisel kasutatavate andmete salvestamiseks väljapoole arvutitöökohta võib kasutada ainult TEHIK-u poolt väljastatud mobiilseid andmekandjaid. 6. Mobiilse andmekandja väljastamine toimub IT-abile ([email protected]) esitatud põhjendatud taotluse alusel, milles on toodud eesmärk, milleks andmekandjat kasutatakse, kasutamise aeg ja vajalik seade: 6.1. mälupulki, -kaarte ning mobiilseid kõvakettaid väljastab IT-abi. Nende üle arvepidamise tagab IT-abilt saadud info alusel varahaldur; 6.2. CD/DVD/BR-plaate väljastab IT-abi. 7. Juurdepääsupiiranguga andmete salvestamisel mobiilsele andmekandjale tuleb andmed alati krüpteerida, väljaarvatud juhul, kui kasutatakse eelnevalt krüpteeritud andmekandjat. Pärast lahus töötamist peab töötaja andmete säilimise tagamiseks TEHIK arvutivõrguga ühendudes vajalikud andmed uuesti infosüsteemi, kasutaja personaalsele või struktuuriüksuse ühiskasutavale võrgukettale üles laadima või töötades võrgust lahus, varundama andmeid mobiilsele andmekandjale. 8. Tööalaseid andmeid sisaldava mobiilse vm digitaalse andmekandja saatmisel postiga, kulleriga või üleandmisel (mh teabenõudjale), tuleb vormistada sellekohane üleandmise akt või saatekiri, mis registreeritakse TEHIK-u dokumendihaldussüsteemis. Dokument peab sisaldama saatjat, vastuvõtjat, andmekandja liiki, identifitseerimistunnuseid, saatmise/üleandmise kuupäeva ja osapoolte allkirju. 9. Kasutuskõlbmatuks muutunud mobiilsed andmekandjad tuleb väljastajale tagastada (v.a CD/DVD/BR plaadid). 10. Andmeid sisaldava mobiilse andmekandja kadumisest või vargusest tuleb kohe teavitada IT- abi ([email protected], telefon 794 3943). 11. Väliste arvele võetud mobiilsete andmekandjate inventuurid toimuvad vastavalt IT varade korrale.  17 Lisa 3. Käitumisjuhised korruptsiooni vältimiseks ja kõrvaltegevuse korral 1. Käitumisjuhis sätestab töötajate käitumisnormid ja juhised õiguspäraseks ja eetiliseks käitumiseks, et vältida võimalikke huvide konflikte ja töötajate või TEHIK-u maine kahjustamist. 2. Huvide konflikt ei ole korruptsioonivorm, vaid tegemist on olukorraga, mis võib viia korruptsioonini. Huvide konflikti või selle riski vähendamiseks või maandamiseks rakendatakse tegevus- ja toimingupiiranguid, enesetaandamise kohustust, huvide avaldamist jne. 3. Huvide konflikti puhul käitumist riigihangete läbiviimisel reguleerib TEHIK-u hankekord. 4. TEHIK-u töötajad töötavad avalike huvide heaks. Töötajate ausus ja professionaalsus on TEHIK-u sõltumatuse ja avaliku maine garantiiks. 5. Töötaja ei tohi lasta tekkida enda suhtes kahtlust, et tema tööalane tegevus on ajendatud isiklikest huvidest. Seega tuleb töötajal igakordselt kontrollida, kas ta on omalt poolt teinud kõik, et vastata kohustusele täita tööülesandeid erapooletult ning vastavalt avalikule huvile. 6. Kui ilmneb, et töötaja enda või kolleegi tegevus võib kahjustada TEHIK-u huve või mainet, peab töötaja sellest kohe teavitama vahetut või kõrgemalseisvat juhti. 7. Töötaja peab tegutsema vastavalt kehtivatele õigusaktidele, kehtestatud kordadele ning kasutama talle antud volitusi üksnes eesmärgil, milleks need on antud. 8. Töötaja hoidub igasugusest isikuid kahjustavast omavolilisest tegevusest ega rakenda ka kellegi suhtes sooduskohtlemist. 9. Kui töötaja on sattunud olukorda, mida tema meelest võib mitmeti tõlgendada, tuleb seda oma vahetu juhi või kõrgemal seisva juhiga kohe arutada. Korruptsiooni ja huvide konflikti ohu olukorrad (riskid) ja nende maandamismeetmed 10. Korruptsioonivastase seaduse (KVS) kohaselt on ametiisik (KVS § 2 lg 1) isik, kuid kellel on avaliku ülesande täitmiseks ametiseisund sõltumata sellest, kas ta täidab talle pandud ülesandeid alaliselt või ajutiselt, tasu eest või tasuta, teenistuses olles või vabakutselisena või lepingu, nimetamise või valimise alusel. Seega on kõik TEHIK-u töötajad ametiisikud KVS tähenduses. 11. Olukorras, kus kliendid, koostööpartnerid või teised asutused teevad töötajatele või asutustele soodustusi või kingitusi, tuleb olla tähelepanelik, sest nende vastu võtmine võib osutuda õigusvastaseks või seada kahtluse alla töötaja tegevuse erapooletuse ja seaduslikkuse. 12. KVS paneb ametiisikule kohustuse keelduda korruptiivsest soodustusest ning toob välja, et korruptiivseks ei loeta soodustust, mis ei ole seostatav töökohustusega või mida saab üheselt mõista tavapärase viisakusavaldusena. 13. Soovituslikud kontrollküsimused hindamaks soodustuse/kingituse lubatavust: 13.1. kas soodustus või kingitus on mõeldud töötajale või asutusele? 13.2. kas soodustus muudab mingit otsust või annab võimaluse otsuse muutmiseks või mõjutamiseks? 13.3. kas see on tasu millegi eest (ületades tavapärast viisakusavaldust) või annab põhjuse selle arvamiseks? 13.4. kas soodustuse saaja tunneb ennast edaspidi kellegi ees kohuslasena? 13.5. kas oled soodustusele vihjanud või seda otse küsinud? 13.6. kas soodustus on tehtud ühekordselt või see on muutunud sagedasemaks? 13.7. kui olukorda kajastatakse meedias, kas selline kajastus võib kahjustada organisatsiooni mainet?  18 13.8. kas tööalane koostööpartner või kolmas isik on tööga seotud kingituse saatnud ametniku kodusele aadressile või edastanud teadlikult kolmanda isiku kaudu eesmärgiga varjata isiklikku kontakti? 13.9. kas reisi, majutuse või külastuse eest soovib maksta tööalane koostööpartner? 14. Soovituslikud kontrollküsimused hindamaks üritustel, välislähetustel osalemise ja nendega kaasnevate soodustuse lubatavust (enne üritusel osalemist): 14.1. kas osalemine on lähtuvalt tööülesannete täitmisest ja isiku tööalasest positsioonist kohane, vajalik ja eesmärgipärane? 14.2. milline on ürituse toimumise koht ja kutsuja võimalik eesmärk (eelkõige juhul, kui kutsuja soovib tasuda kõik osalemisega seotud kulud)? 14.3. kas ja milliseid muid soodustusi üritusega kaasneb? 15. Kingitused ja soodustused 15.1. TEHIK-u töötaja ei tohi vastu võtta rahalises vääringus kingitusi, sh kinkekaardid ega soodustusi, sh nii otsesed soodustused töötajale kui kaudsed soodustused töötajaga seotud isikutele. 15.2. Lubatud on vastu võtta: 15.2.1. Meeneid, millel ei ole olulist rahalist väärtust, ent mis väljendavad aktsepteeritaval viisil tänu ja ei ole suunatud töötaja mõjutamisele ega sellisena ka üldsuse poolt tõlgendatav (ei ole järelevalvemenetluse käigus antud) ning mida võib mõista tavapärase viisakusavaldusena, näiteks konverentsikõnelejale antav pisikingitus, kliendi toodud lilled või kommikarp, pastapliiats, võtmehoidja jms. 15.2.2. Kõigile kodanikele (kodanike gruppidele) võrdselt tagatavad soodustused, mis ei ole seotud töötaja tööülesannete täitmisega. 15.3. Kingituseks saadud toiduained (kommid, šokolaadid, tort, vein vms) võib ühiseks tarbimiseks viia asutuse kööki/puhkenurka. 16. Kutsed üritustele, sh kutsed tutvustada avalikult oma seisukohti 16.1. Töötaja tasuta kaasavõtmine väljasõitudele (meelelahutuslikel eesmärkidel) ja puhkusereisidele, talle tasuta või soodushinnaga öömaja pakkumine, tasuta või soodushinnaga rendiauto pakkumine, kõrvaltegevuse turuhinnast ülemakstud tasustamine jne, võivad olla käsitletavad korruptiivse tuluna. 16.2. Töötaja kutsumine üritustele, kus tutvustatakse uusi teenuseid ja asju/tooteid, on aktsepteeritav kui sellele ei järgne tutvustaavate teenuste või asjade/toodete soetamine/hankimine TEHIK-ule või muul moel töötaja või TEHIK-u mõjutamine. Kutse, mis on suunatud töötajale, kui TEHIK-u esindajale, tuleb kooskõlastada vahetu juhi ja sisekommunikatsioonijuhiga. 16.3. Kui töötaja esineb üritusel TEHIK-u esindajana, tuleb esinemise sisu eelnevalt kooskõlastada vahetu juhi ja kommunikatsiooni eest vastutava isikuga. 16.4. Töötaja, kes soovib eraviisiliselt avaldada teksti, pidada kõnet, läbi viia koolitust teemal, mis käsitleb TEHIK-u tööd, peab ta sellest eelnevalt teavitama vahetut juhti ja kommunikatsiooni eest vastutavat isikut. 16.5. Töötajate avalik esinemine ja publitseerimistegevus on üldjuhul lubatud, kui see ei sega töötaja tööülesannete täitmist ja ei ole sisult vastuolus TEHIK-u ega avaliku huviga.  19 Esinemiseks ei anta luba, kui võib eeldada, et kutsuja/korraldaja eesmärgiks on töötaja või TEHIK-u mõjutamine. 16.6. Eraviisilise trükise avaldamise või koolitustegevuse korral, kui sellest on vahetut juhti teavitatud ja trükis on kirjutatud või koolitus peetud vabal ajal, võib töötaja vastu võtta tasu (eeldab, et loa andmisel on hoolikalt kaalutud tasu maksmise motiive ja mõju). 17. Kõrvaltegevused 17.1. Töötaja võib tegeleda kõrvaltegevusega teise ametiasutuse või kolmanda isiku heaks: 17.1.1. töölepingu või teenuse osutamise lepingu alusel; 17.1.2. valitaval või nimetataval ametikohal; 17.1.3. ettevõtjana või täisosanikuna täis- või usaldusühingus; 17.1.4. juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmena. 17.2. Töötaja võib tegeleda ja saada tulu pedagoogilise tegevuse eest haridusasutuses. Haridusasutus haridusseaduse mõistes on koolieelne lasteasutus, põhikool, gümnaasium, kutseõppeasutus, rakenduskõrgkool, ülikool, huvikool ning täiendus-õppeasutus, samuti neid teenindavad teadus- ja metoodikaasutused. 17.3. Töötaja peab hoiduma kõrvaltegevusest, millega kaasneb tööülesannete täitmise võimatus, võimalik huvide konflikt, takistus täita tööülesandeid asjatundlikult, hoolsalt ja tähtaegselt, takistus kinni pidada seadusega ettenähtud puhkeajast või TEHIK-u maine kahjustamine. 17.4. Kõrvaltegevuseks ei loeta tööjuhendis ettenähtud tööülesandeid ega tulu saamist intressidena hoiuselt, rendilt või teise isiku kasutusse antud kinnisasjalt. 17.5. Töötaja on kohustatud teavitama vahetut juhti kõrvaltegevusest. Töötaja on kohustatud teavitama kõrvaltegevusest ka siis, kui kõrvaltegevus toimub töövälisel ajal, samuti juhul, kui tööülesande andmise ja täitmise kohustus on peatunud seaduses ettenähtud juhul, eelkõige puhkuse ja lapsehoolduspuhkuse ajaks. 17.6. Kõrvaltegevusest teavitamise eesmärgiks on saada ülevaade töötajate kõrvaltegevusest, vältida huvide konflikti ning kindlustada tööülesannete nõuetekohane täitmine, töökoha ja asutuse hea maine. 17.7. Kõrvaltegevusest teavitamiseks esitab töötaja teavituse RTIP-i vahendusel, millele järgneb tööandja poolne hinnangu andmine, kas kõrvaltegevusega tegelemine on lubatav. Tööandja võib paluda selleks töötajalt täiendavat informatsiooni seoses kõrvategevuse sisuga. 17.8. Kui kõrvaltegevus põhjustab või tõenäoliselt põhjustab huvide konflikti, korruptsiooniohu või tekitab potentsiaalse kahtluse töötaja erapooletuses ja objektiivsuses tööülesannete täitmisel, võib tööandja keelduda kõrvaltegevusega tegelemiseks nõusoleku andmisest.