Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku kord

KÄSKKIRI 20.06.2023 nr 29 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku kord Sotsiaalkaitseministri 28.08.2019.a käskkirjaga nr 50 kinnitatud „Tervise ja Heaolu Keskuse põhimäärus“ punkti 25 alapunkti 5 alusel: 1. kinnitan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku korra vastavalt käskkirja lisale. 2. tunnistan kehtetuks 24.09.2018 käskkirja nr 29 kinnitatud Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku korra vastavalt käskkirja lisale. (allkirjastatud digitaalselt) Margus Arm Direktor  Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku kord Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi TEHIK) töötajate värbamise ja valiku korras on sätestatud töötajate värbamise ja valiku põhimõtted ning tegevused, et tagada sobilike inimeste tööle asumine vabadele töökohtadele ja nende kohanemine organisatsiooniga. 1 Värbamise ja valiku põhimõtted 1.1 Töötajate värbamise ja valiku eesmärk on tagada vabale töökohale parima kvalifikatsiooniga ja sobivaimate isikuomadustega töötaja värbamine ning eeldatava hariduse, töökogemuse, teadmiste, oskustega isikute kandideerima kutsumine. 1.2 Töötajate värbamisel ja valikul järgitakse kandidaatide võrdse kohtlemise ja mitmekesisuse põhimõtteid ning TEHIKu põhiväärtusi, et tagada kompetentse, pühendunud, usaldusväärse ja kõrge eetikaga töötajate leidmine. 1.3 Värbamine ja valik viiakse läbi nii, et see ei kahjusta kandidaatide eneseväärikust ega TEHIKu mainet. 1.4 Kõik värbamisel ja valikul osalenud isikud on kohustatud hoidma konfidentsiaalsena värbamise ja valiku käigus kandidaadi kohta kogutud teavet. 1.5 Värbamise ja valiku praktilise korraldamise eest vastutab personalijuht või personalispetsialist (edaspidi personalitöötaja). 1.5.1 Personalitöötaja vastutab protsessi läbiviimise, sobivate meetodite valiku ja juhtide värbamisalase nõustamise eest ning toetab juhte kandidaatide kompetentsuse hindamisel ja parima kandidaadi välja selgitamisel (sh kandidaadi isikuomaduste sobivus, TEHIKu väärtustele vastamine jms).. 1.6 Värbamise ja valikuprotsessist võtab täiendavalt osa vaba töökoha struktuuriüksuse juht. Vajaduse korral kaasatakse järgmise tasandi juhte ja teisi töötajaid. 1.6.1 Struktuuriüksuse juht hindab kandidaatide professionaalsust, teadmiste ja oskuste taset, arenguvajadust ning sobivust meeskonda ja on põhivastutaja kandidaadi kompetentside hindamisel ja lõppvaliku tegemisel. 2 Vaba töökoha täitmise põhimõtted 2.1 Vaba töökoha olemasolu kontrollib struktuurüksuse juht. Kui vaba töökohta ei ole, teeb ta ettepaneku koha loomiseks asutuse direktorile, üldosakonna juhile ja personalijuhile, põhjendades töökoha loomise vajadust. 2.2 Vaba töökoht täidetakse avaliku konkursi korras. 2.2.1 Konkursi avalikust väljakuulutamisest võib loobuda, kui on põhjendatud alus arvata, et vaba töökoht on otstarbekas täita sisekonkursi korraldamisega või töötaja tähtajalise üleviimisega ning kui töökoht täidetakse sihtotsinguga. 2.3 Konkursi liigid on: 2.3.1 Avalik konkurss – konkursi korraldamisel teatatakse vabast või vabanevast töökohast sobilike värbamiskanalite kaudu, mille valik otsustatakse iga konkursi raames eraldi, lähtudes eesmärgist jõuda konkursikuulutuse sihtgrupini parimal võimalikul viisil. 2.3.2 Sisekonkurss – vabale töökohale korraldatakse TEHIKu töötajatele juhul, kui on alus eeldada, et tööl olevate isikute haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele määral, mis võimaldab neil täita vaba töökoha ülesandeid 1  paremini kui avalikul konkursil kandideerivatel isikutel. Ettepaneku ja põhjenduse sisekonkursi korraldamiseks teeb struktuuriüksuse juht. 2.3.3 Sihtotsing – korraldatakse, kui konkursid on luhtunud või otsitakse spetsiifiliste oskuste ja teadmistega tööjõuturul haruldast tööprofiili. 2.4 Avaliku konkursi ja sisekonkursi korraldamisel lähtutakse käesolevast korrast. 3 Konkursi korraldamine 3.1 Enne värbamisprotsessi alustamist analüüsib struktuuriüksuse juht vaba töökoha ülesandeid, olemasoleva personali kompetentsust, koormust ja arengupotentsiaali ning alternatiivseid võimalusi töö ümberkorraldamiseks. 3.2 Värbamisprotsessi alustamiseks vaatab struktuuriüksuse juht üle töökoha tööjuhendi, vajadusel kaasajastab selle ja edastab e-posti teel personalijuhile koos ettepanekuga alustada konkursi korraldamist. 3.3 Värbamise strateegia (sh töökoha ja kandidaadi profiil, otsingu kanalid, valikumeetodid, voorud ja ajakava) lepitakse kokku struktuuriüksuse juhi ja personalitöötaja vahel. 3.4 Konkursikuulutus koostatakse koostöös struktuurüksuse juhi ja personalitöötajaga. 3.5 Kuulutus peab sisaldama: 3.5.1 asutuse ja töökoha nimetust; 3.5.2 tööülesannete lühikirjeldust; 3.5.3 kandidaadile esitatavaid nõudeid; 3.5.4 kandideerimiseks esitatavaid dokumente, nende esitamise viisi ja tähtaega; 3.5.5 vajadusel täpsustavaid andmeid töökoha koormuse ja tähtaja kohta; 3.5.6 töökoha asukohta: 3.5.7 kontaktisiku kontaktandmeid. 3.6 Kuulutuse sõnastus ja kujundus kõikides värbamiskanalites on sarnane, lähtudes TEHIKu brändist. 3.7 Konkurss kuulutatakse välja arvestusega, et kandideerimisavalduse esitamiseks on aega vähemalt 14 kalendripäeva alates konkursi väljakuulutamisest. 4 Konkursi läbiviimine 4.1 Konkursil saavad osaleda kandidaadid, kes vastavad kuulutuses esitatud nõuetele ja kelle eesti keeles esitatud dokumendid on laekunud konkursi läbiviijale kuulutuses märgitud tähtajaks. 4.2 Kandidaatide esitatud dokumendid kogub personalitöötaja, kontrollides kandidaatide vastavust töökohale ja kuulutuses esitatud nõuetele. Kandidaadid, kes ei vasta nõuetele, jäetakse edasisest valikust kõrvale ja neile saadab personalitöötaja e-postiga vastavasisulise teate. 4.3 Personalitöötaja teeb laekunud kandideerimisdokumentide põhjal esmase valiku lähtuvalt kandidaatide vastavusest kuulutuses esitatud nõuetele. Vajadusel osaleb eelvaliku tegemisel struktuuriüksuse juht. 4.4 Struktuuriüksuse juht ja personalitöötaja viivad ootustele vastavate kandidaatidega läbi konkursi hindamisvoorud lähtuvalt töökoha iseloomust, valides järgnevate valikumeetodite hulgast sobivaimad: vestlus, kirjalik kodutöö ülesanne, taustauuring, vestlus meeskonnaga. 4.4.1 Vestluse käigus selgitatakse välja kandidaadi sobivus ja motivatsioon töökohale asumiseks. Vestluse eesmärk on saada võimalikult täpset, asjakohast ja võrreldavat informatsiooni 2  kandidaatide kohta ning täpsustada kandideerimisdokumentides sisalduvat informatsiooni. Vestlusel osalevad struktuuriüksuse juht või tema asendaja ning personaliüksuse liige. 4.4.2 Individuaalülesannete eesmärk on välja selgitada tööks vajalike oskuste olemasolu, kasutamine ning mõttekäik. 4.4.3 Vestlust meeskonnaga rakendatakse juhul, kui lõppvooru on jõudnud rohkem kui üks kandidaat või töö eeldab tugevat koostööd teiste spetsialistidega ning on soov hinnata inimeste sobivust. 4.5 Taustauuring tehakse kandidaadi eelneval nõusolekul. Selleks vesteldakse soovitajatega, kelle kandidaat on kandideerimisdokumentides esitanud või kandidaadi eelneval nõusolekul teiste isikutega. 4.5.1 Töötamine riigiasutuses eeldab õigusnormide järgimise kohustust ja laitmatut tausta, mistõttu peame olema veendunud, et töötajal ei ole kehtivaid karistusi. Personalitöötaja teeb enne töölepingu sõlmimist kandidaadi kohta päringu karistusregistrist. 5 Valiku tegemine 5.1 Kandidaatide hindamismeetodid valitakse lähtuvalt töökoha ülesannetest, vajadusest saada kandidaadi kohta olulist teavet ning eesmärgist hinnata tööülesannete täitmiseks vajalikke teadmisi ja oskusi. 5.2 Valiku tegemisel on peamised hindamismeetodid: 5.2.1 elulookirjelduse ja esitatud dokumentide analüüs; 5.2.2 vestlus; 5.2.3 vajaduse korral individuaalne ülesanne ja/või meeskonna vestlus; 5.2.4 taustauuring. 5.3 Valiku tegemisel kandidaatide teenistuskohale sobivuse kohta osalevad kõik valiku läbiviijad. Valiku tegemisel võetakse arvesse kandidaadi haridust, teadmisi, oskusi, töökogemusi ja konkursi käigus kandidaadi kohta kogutud lisateavet. 5.4 Hindamisvoorude tulemusel teeb personalitöötaja kandidaadile kirjaliku pakkumise töölepingu sõlmimiseks. 5.5 Personaliüksus teavitab kõiki kandidaate nende osas tehtud otsusest kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis esimesel võimalusel, hiljemalt otsuse tegemise päevale järgneva 14 kalendripäeva jooksul. 5.6 Kui karistusregistri päring on korras, koostab personaliüksus riigitöötaja portaalis uue töötaja isikuandmete ankeedi, täidab seal tööandja osa ning saadab ankeedi uuele töötajale täitmiseks. Ankeedi põhjal vormistatakse tööleping, mis kooskõlastatakse riigitöötaja portaalis vastavalt asjaajamiskorras sätestatud kooskõlastusringile. 5.7 Personaliüksus võtab uue töötajaga ühendust hiljemalt nädal enne tööle asumist, edastab talle tööle asumiseks vajaliku info ning lepib kokku esimese tööpäeva ajakava. 5.8 Konkurss loetakse luhtunuks, kui ühegi kandidaadi haridus, töökogemus, teadmised ja oskused ei vastanud tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele määral, mis võimaldaks tööülesandeid täita parimal võimalikul viisil või kui konkursil osalemiseks ei esitatud ühtegi avaldust. 3 6 Sisseelamise toetamine 6.1 Uue töötaja tööle asumise eel lepivad personalitöötaja ja struktuuriüksuse juht kokku esimese tööpäeva ajakava. Struktuurüksuse juht tellib uuele töötajale kasutajatoest vajalikud töövahendid ja juurdepääsud. Personalitöötaja edastab struktuuriüksuse juhile sisseelamist toetava check-listi Jiras, kus on kirjeldatud juhi kohustused uue töötaja sisseelamise toetamisel. 6.2 Esimesel tööpäeval võtab struktuuriüksuse juht uue töötaja vastu ning juhatab töökohale tagades eelnevalt uuele töötajale korras töökoha ja esmased töövahendid, esialgse sissepääsu parooli ning juhendab selle muutmisel. 6.3 Esimesel tööpäeval teeb personaliüksus uuele töötajale sissejuhatava vestluse, mille käigus tutvustatakse kordasid, töövahendeid, missiooni, väärtusi ja praktikaid ning infoturbe osakond väljastab ukse kaardi ja valvestuskoodi. 6.4 Esimesel tööpäeval viib struktuuriüksuse juht läbi sissejuhatava vestluse ja korraldab töötajale kohtumised oluliste majasiseste koostööpartneritega. 6.5 Kahe nädala jooksul korraldab struktuuriüksuse juht uuele töötajale kohtumised majaväliste partneritega ning viib uue töötajaga läbi katseaja eesmärkide seadmise vestluse. Lepitakse kokku katseajal täitmisele kuuluvad tööülesanded, arendamist vajavad teadmised ja oskused ning nende täitmiseks vajalikud tegevused ja orienteeruv aeg. Vestluse tulemusena vormistatakse Jiras katseaja plaan. 6.6 Uue töötaja teisel töökuul viib personalitöötaja uue töötajaga läbi katseaja vahevestluse, mille tulemusel kaardistatakse sisseelamise toetamiseks vajalik teave ning planeeritakse vajadusel jätkutegevused. 6.7 Hiljemalt kaks nädalat enne katseaja lõppu viib struktuuriüksuse juht uue töötajaga läbi katseaja lõpuvestluse, mille eesmärk on hinnata tema sobivust töökohale ja vaadata üle katseajal saavutatud tulemused, kaardistada arengueesmärgid järgnevaks perioodiks ning anda vastastikust tagasisidet organisatsiooni ja uue töötaja ootuste ning rahulolu kohta. 6.8 Kui töötaja tervis, teadmised, oskused, võimed ja isikuomadused ei vasta tasemele, mida nõutakse töö tegemisel, annab struktuuriüksuse juht sellest teada personaliüksusele koheselt või vähemalt kaks nädalat enne katseaja lõppu. Tuginedes seatud katseaja eesmärkidele, toob struktuuriüksuse juht välja ebaeduka katseaja tulemuste põhjendused. 4