SA Vene Teater sisekontrollisüsteemi toimimise lõpparuanne

Lisa 1 IV AUDITI TULEMUSED 4.1. Etendustegevuse korralduse optimaalsus Eesmärk oli hinnata, kas ja kuidas on võimalik teatris muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine (näitlejate töökoormus ja palgamudel, saalide hõivatus jmt). Etendustegevuse korralduse optimaalsust näitab ka võrdlus teiste riigi asutatud etendusasutustega. 4.1.1. Võrdlus teiste teatritega (sarnased riigi asutatud sihtasutused) Aluseks võeti äriregistrist avalikult kättesaadavad 2022 ja 2023 maj. aasta aruanded ning arvutati välja järgmised näitajad, mis on universaalsed ja võimaldavad võrrelda riigi SA-sid omavahel, sõltumata kas muuseumid, teatrid, kontsertorganisatsioonid vmt. Näitajad on tulemusindikaatorid KuMi seatavates asutaja ootustes: a) ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta), väljendatuna EUR; b) tegevuskulu külastaja kohta aastas – väljendatuna EUR; c) omatulu osakaal kogutuludest – väljendatuna %. I Ettevõtlustulu töötaja kohta vs etendused 2022 600 30000 500 25000 Etenduste arv 400 18650 20000 17542 EUR 300 15688 14266 15000 200 10615 10678 10000 100 5000 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Etenduste arv ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR 2023 600 30000 28101 500 25000 Etenduste arv 22119 400 20550 19680 20000 EUR 300 15000 13475 13658 200 10000 100 5000 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Etenduste arv ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR 1  Lisa 1 Ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) EUR 28101 30000 25000 22119 20550 19680 17542 18650 20000 15688 13475 13658 14266 EUR 15000 10678 10615 10000 5000 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Teljetiitel 2022 2023 Saab välja tuua, et: a) kõikides teatrites oli 2023 edukas aasta, kasvas nii teenitav tulu töötaja kohta ning ka etenduste arv aasta lõikes. Edukaim teater nii etenduste arvu kui teenitava ettevõtlustulu osas töötaja kohta on Eesti Draamateater. Kõikides teatrites saab tulude kasvu oodata, juhul kui tõsta piletihinda ja/või saavutada saalide maksimaalne hõivatus; b) Vene teatri näitajad on võrreldavad Noorsooteatriga (mõlemad on kitsale sihtrühmale suunatud); c) Rakvere Teatri näitajad on võrreldavad Ugala ja Endla Teatriga. II Tegevuskulud külastaja kohta 2022 140000 80 120000 71 70 65 60 100000 Külastajate arv 53 51 50 80000 45 45 EUR 40 60000 30 40000 20 20000 10 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Külastajate arv Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR 2  Lisa 1 2023 140000 80 120000 70 66 59 60 100000 Külastajate arv 50 50 80000 46 46 47 EUR 40 60000 30 40000 20 20000 10 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Külastajate arv Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Tegevuskulu/külastaja kohta aastas EUR 80 70 60 66 50 59 50 EUR 40 46 47 46 30 20 10 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater 2022 2023 Saab välja tuua, et:  kõige suurem langus kuludes 1 külastaja kohta oli Rakvere Teatris (-12 EUR per külastaja), vähesel määral ka Endlas ja Vene Teatris (-4 EUR per külastaja). Teistel püsivad tegevuskulud külastaja kohta enam vähem samad;  mida rohkem külastajaid sama tegevuskulu mahu juures, seda parem näitaja. Optimaalne teatrite võrdluses on 50 EUR/külastaja kohta ja alla selle. 3  Lisa 1 III Tegevuskulud külastaja kohta vs teenitud omatulu % 2022 47 80 48 60 31 39 42 50 60 21 40 EUR 40 30 % 45 20 20 53 45 71 51 10 65 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Teljetiitel Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Omatulu osakaal kogutuludest % 2023 53 70 60 45 49 46 60 50 32 50 22 40 40 EUR 30 % 30 20 20 50 59 46 46 47 10 66 10 0 0 Vene Teater Rakvere Teater Ugala Teater Eesti Eesti Endla Teater Noorsooteater Draamateater Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Omatulu osakaal kogutuludest %  Head tasakaalu kulude ja teenitud omatulu vahel hoiavad Ugala, Draamateater ja Endla.  Noorsooteatri kulud külastaja kohta on kõrgemad kui teistel, kuna kulud sisaldavad ka makseid RKASle, mis on oluliselt suuremad kui on kulud hooneid ise hallates (sisaldab remondifondi komponenti, mis teistel puudub);  Rakvere Teatri kulud külastaja kohta muudavad kõrgemaks väljasõiduetendused, kus külastajate arv reeglina väiksem (väikesed maakohad) vs suured linnad.  Vene Teatril on mõistlik üle vaadata kulude/tulude omavaheline suhe, eesmärgiga suurendada tulusid, vähendades mõistlikus ulatuses kulusid. 4  Lisa 1 4.1.2. Teatri tulud/kulud Vaatluse all olid SAPist saadava info kohaselt 2022 ja 2023. Vene Teatri etendustega seonduv tulu ja kulu 1 400 000 1 400 000 1 056 764 1 200 000 1 200 000 976 921 1 000 000 1 000 000 800 000 800 000 EUR EUR 600 000 600 000 629 471 400 000 571 918 400 000 200 000 200 000 0 0 2022 2023 Omatulu kokku sh Tulud etendustegevusest Majandamiskulud kokku sh lavastustega seonduv kulu kokku Saab välja tuua, et:  omatulud moodustavad kogutuludest 30-32%, neist omakorda etendustegevus moodustab 26- 28%. Teisisõnu u 4% tuludest on muu tulu kui etendustegevus (ruumi rent, reklaam vmt);  kulud jagunevad suhtarvuna 27% majandamiskulud vs 73% personalikulud. 4.1.3. Väljasõiduetendused – Tallinn (Harjumaa) vs muu Eesti Kui vaadata väljasõiduetendusi eraldi, selgub, et enamik etendusi toimub statsionaaris ehk Tallinnas. Käiakse ka Lääne- ja Ida Virumaal (Narva, Jõhvi ja Kohtla- Järve). Toimunud on ka mõnedel aastatel üksikud väljasõidud Pärnusse (2018-2020), Tartusse (2022) ja Paidesse (2022). Toimunud on ka ringreisid Lätti. Väljasõiduetendused moodustavad Vene teatri etenduste koguarvust marginaalse osa. 2023 aastal oli see 1,3 %, aga nt 2022 toimus rohkem väljasõiduetendusi ca 7%. Allikas: Eesti Teatri Agentuuri statistika 5  Lisa 1 4.1.4. Etendused statsionaaris ja nende külastatavus 2022 vs 2023 Vene teatril on külastajatele avatud 3 saali: Suur ja Väike Saal + Ringlava. Teatri Agentuuri esitatud statistikast oli võimalik välja arvestada etenduse keskmine külastatavus = külastajate arv kokku/etenduste arv). Seejärel arvestada antud etenduse külastatavus kokku ehk saali hõivatuse % = 100* etenduse keskmine külastatavus / saalides olev kohtade arv kokku. Maha on arvestatud väljasõiduetendused. Saab välja tuua, et:  Suure Saali (kokku 620 istekohta) keskmine hõivatus oli 47% (2022) ja 56,8% (2023). Sõltuvalt lavastusest ja selle menust.  Väikese Saali (kokku 70 istekohta) etenduste hõivatus oli keskmiselt 79,4% (2022) ja 91,6% (2023).  Teatrile on iseloomulik mängukavas olevate lavastuste suur arv. Nt 2022 oli repertuaaris kokku 49 ja 2023 vastavalt 47 lavastust (43 sõnalavastust, 2 muusikali ja 2 eriprojekti), millest pea ½ olid mängukavasse tulnud viimasel 2l aastal. Seisuga 1.09.2024 on 2024. a lavastuste arv 37.  Etendused jaotuvad saalide vahel võrdselt. Nii oli Suures Saalis lavastusi mängukavas kokku 25 (2022. a) ja 22 (2023. a). Väikeses Saalis oli lavastusi mängukavas kokku 24 (2022. a) ja 21 (2023. a).  Suures Saalis on etendusi, mille külastatavus on väga madal ehk alla 30%. Selliseid etendusi, mille külastatavus jäi alla 30%, oli 4 etendust 2022. a ning 2 etendust 2023. a.  Väikese Saali etendustel seda probleemi ei ole- saali aastane külastatavus on hea. 2022 oli keskmine aasta täituvus 80% ja 2023 vastavalt 91,6%. Ringlava võeti kasutusse ühe võimaliku alternatiivina endise ööklubi Astoria ruumides. Tegemist oli teatri rentnikuga, kellega oli sõlmitud kahjulik leping, üürnikust vabanemine toimus kohtu kaudu. Tänaseks on rentnik OÜ Fookus-K ruumid üle andnud, kuid jäi teatrile võlgu üle 70 tuh EUR. Käimas on täitemenetlus endise Fookus-K juhatuse liikme vastu, on lootust osa võlast tagasi saada. Ruumid anti üle väga halvas seisus. Haldusosakonna juhataja sõnul (ekiri 11062024) piirab ringlava kasutust: ajaloolised välisuksed on vaja korda saada ja restaureerida, sisse- ja väljapääsud peavad toimima, nt tagumine väljapääs läbi teatrihoone ei sobi evakuatsiooniks. Elektrijuhtmestik on amortiseerunud, valgustus treppidel puudulik ja ruumis puudub ventilatsioon, lisaks vajavad uuendamist tualetid. Plaanis on Tallinna Kultuuriväärtuste Ameti muinsuskaitse osakonna abiga koostada restaureerimise eritingimused. Ringlava kasutus on ca 2-3 etendust ühes kalendrikuus ja pigem suunatud vähemale publikule. Nt Ohmusen – lavastus oli mõeldud 30 külastajale. 6  Lisa 1 Suur Saal - külastatavus 2022 180000 100 96 160000 90 140000 68 69 80 61 68 59 70 120000 60 49 60 100000 50 80000 36 58 45 54 40 60000 3… 49 41 12 11 30 40000 38 37 31 20 20000 22 26 10 0 0 Piletitulu (ilma km-ta) Saali hõivatus ehk külastatavus% Suur Saal - külastatavus 2023 120000 95 100 100000 79 80 73 74 75 74 80000 62 66 63 69 65 60 58 60000 48 45 48 44 41 47 44 51 40 40000 20000 13 1620 0 0 Piletitulu (ilma km-ta) Saali hõivatus ehk külastatavus% Väike Saal - külastatavus 2022 14000 100 100 100 91 90 93 93 90 12000 83 87 86 84 83 85 83 79 75 79 79 80 10000 70 8000 60 52 54 54 50 6000 41 40 4000 30 20 2000 10 0 0 Piletitulu (ilma km-ta) Saali hõivatus ehk külastatavus% 7  Lisa 1 Väike Saal - külastatavus 2023 20000 99 98 99 99 100 96 100 98 100 96 100 18000 91 92 93 91 90 16000 81 85 84 85 82 80 78 75 14000 70 12000 60 10000 50 8000 40 6000 30 4000 20 2000 10 0 0 Piletitulu (ilma km-ta) Saali hõivatus ehk külastatavus% Allikas: Teatri Agentuuri statistika Ringlava (60 kohta) - hõivatus 2023 6000 5644 80,00 72,12 70,00 5000 60,00 4000 50,00 47,22 EUR 3000 40,00 % 2000 30,00 766 20,00 1000 10,00 0 0,00 Loomade farm, Fragmendid Ohmusen, Talve lõpp Teljetiitel Piletitulu (ilma km-ta) Saali hõivatus ehk külastatavus% Allikas: Teatri Agentuuri statistika Olulisus Tähelepanek 1 Keskmine Võrdluses teiste teatritega on Vene teater madalaima efektiivsusega s.o viimasel kohal pärast Noorsooteatrit, teenides kõige vähem ettevõtlustulu töötaja kohta (seotud töötajate arvuga/teatritrupi suurusega/suurem osakaal lastele/noortele suunatud etendustel). Risk: riigivara optimaalne kasutamine ja kvaliteetsem, optimaalsem avalike teenuste pakkumine Soovitus: edaspidiselt võimalik võtta suund kulude vähendamisele, tõsta etenduste külastatavust (iseäranis Suure Saali etendustel) ja mõelda omatulu suurendamisele (nt suurendades Ringlava kasutust + muud tasulised teenused jmt)Vt ka tähelepanek 2. Vene teatri kommentaar: Nõustume osaliselt. Lavastuste külastatavuse populaarsust jälgitakse iganädalaselt, publikut mittekõnetavad lavastused eemaldatakse mängukavast õigeaegselt. Iga hooaja lõpus toimub repertuaarinõukogu koosolek, kus arutatakse, millised lavastused tuleks maha kanda. 2024. aastal on repertuaaris 40 lavastust. 8  Lisa 1 4.1.5. Loomenõukogu, näitlejate töö planeerimine ja töökoormused Kriteeriumid: Etendusasutuse seadus1; Eesti Näitlejate Liidu ja Eesti Etendusasutuste Liidu vaheline kollektiivleping2; SA Loomenõukogu põhikiri3 I. Loomenõukogu Etendusasutuste seaduse § 2 lg 2 alusel on sihtasutusena tegutseval etendusasutusel lisaks loomingulisele juhile ka loomenõukogu. § 8 järgi etendusasutuse loomenõukogu kavandab ja hindab etendusasutuse loomingulist tegevust. Loomenõukogu moodustamise kord ja nõukogu pädevus sätestatakse etendusasutuse põhimääruses või põhikirjas. Loomenõukogusse kuuluvad etendusasutuse loominguline juht ja loominguliste töötajate esindajad. Loomenõukogusse võivad kuuluda ka etendusasutuse juht ja asjatundjatena teised isikud. § 5 lg 2 alusel etendusasutuse loomingulist tegevust kavandab ja koordineerib loominguline juht, kes: 1) korraldab etendusasutuse repertuaarivalikut ning koostab repertuaariplaani või hooajakava ja esitab selle loomenõukogu olemasolu korral sellele arvamuse andmiseks; 2) korraldab loominguliste töötajate valikut ja rakendamist; 3) tagab etendusasutuse loominguliste eesmärkide täitmise. Vene teatri loominguline juht on alates 14.09.2023 Dmitri Petrenko. Selgus, et:  Vene teatri põhikirja järgi koosneb loomenõukogu kuni kaheksast (8) liikmest. Loomenõukogu liikmed määrab Juhatuse ettepanekul Nõukogu igaks hooajaks eraldi ja sinna kuuluvad Juhatuse liige, SA Loominguline juht, loominguliste töötajate esindaja ja muud asjatundjad. Loomenõukogu tööd juhib SA Loominguline juht.  Teatri nõukogu juhtis 31.01.2023 juhatuse tähelepanu, et vastavalt etendusasutuste seadusele ja teatri põhimäärusele peab teatril olema loomenõukogu, mille koosseis kinnitatakse juhatuse ettepanekul igaks hooajaks. 2022/23 hooajaks ei olnud juhatus 2023. alguses teinud loomenõukogu koosseisu suhtes ettepanekut. Audiitoritele edastati 24.04.2023 nõukogu poolt kinnitatud loomenõukogu koosseis. Kinnitatud loomenõukogu koosseisu kuulus ka teatri endine juht Svetlana Jantšek, kes täna enam teatris ei tööta.  Loomenõukogu koosolekul, mis toimus 16.02.2024 otsustati, et kuna 2024/25 hooajaks pole juhatus loomenõukogu koosseisu suhtes ettepanekut teinud, peab juhatus hiljemalt 6. maiks määrama loomenõukogu uue koosseisu ja esitama selle kinnitamiseks SA Vene teatri nõukogule. 16.02.2024. a loomenõukogu koosolekul osalesid teiste hulgas Anne-Lii Päiv (teatri juhatuse liige) ja Dmitri Petrenko (teatri loominguline juht), kes ametikohajärgselt on liikmed, kuid nimeliselt ei ole iga-aastaselt nõukogus loomenõukogu liikmeteks kinnitatud. 1 Etendusasutuse seadus, Riigikogu 11.06.2003, RT I, 06.08.2022, 7 2 Eesti Näitlejate Liidu ja Eesti Etendusasutuste Liidu kollektiivleping, 12. august 2014 3 Sihtasutuse Vene Teater loomenõukogu põhikiri, kinnitatud SA Vene Teater nõukogu 01.12.2015. a. koosolekul 9  Lisa 1  Seisuga 4.06.2024 ei olnud Vene Teater loomenõukogu valinud ja nõukogule kinnitamiseks esitanud. Teatri juhi sõnul kinnitatakse järgmisel nõukogu koosolekul nii loomenõukogu kui ka repertuaari nõukogu.  SA põhikirja järgselt loomenõukogu pädevus, töökord ja muud tegevusega seotud tingimused sätestatakse Loomenõukogu põhikirjas, mille kinnitab Nõukogu. Loomenõukogu põhikiri kinnitatakse kolmeks aastaks. Audiitoritele edastatud loomenõukogu põhikiri on aastast 2015 ehk vananenud.  Loomenõukogu põhikirja järgi koguneb nõukogu vastavalt vajadusele, kuid mitte vähem kui kord kvartalis. Aastatel 2022-2024 kokku on loomenõukogu kogunenud ainult 4 korral. Teatrijuhi sõnul on edaspidi plaanis loomenõukogu kvartaalsed kohtumised.  Loomenõukogu koosolek on otsustusvõimeline, kui kohal on vähemalt 5 liiget ning nende hulgas on esimees või aseesimees. Viimasel loomenõukogu koosolekul, mis toimus 16.02.2024 osalesid 4 isikut: Anne-Lii Päiv, Dmitri Petrenko, Aleksandr Zukerman, Aleksandr Žedeljov. Seega ei olnud koosolek otsustusvõimeline, kuid sellegipoolest võeti vastu mitmeid otsuseid vastavalt protokollile. Olulisus Tähelepanek 2 Keskmine Loomenõukogu funktsioon ei toimi nõuetele vastavalt ning eesmärgipäraselt. Nt otsused võeti vastu kuigi kvoorumit ei olnud; koosseis oli iga-aastaselt nõukogus kinnitamata; kolme aasta jooksul kogunes nõukogu 4 korda 12st. 2024. a loomenõukogu koosseis ei ole veel fikseeritud (4.06.2024 seisuga). Risk: etendusasutuse seaduse nõuete rikkumine Soovitused: 1. valida ja esitada teatri nõukogule kinnitamiseks loomenõukogu koosseis 2024. aastaks, soovitavalt hiljemalt detsembris. Vältimaks bürokraatiat, nimetada loomenõukogu liikmed ametikohapõhiselt, keda ei oleks vajalik iga-aastaselt nõukogus uuesti nimetada; 2. Tagada edaspidi, et loomenõukogu käib koos vähemalt kvartaalselt sh protokollid esitada nõukogule, tagamaks järelevalve; 3. Uuendada teatri loomenõukogu põhikiri iga 3 aasta järel nagu teatri põhikiri ette näeb. Vene teatri kommentaar: Nõustume. 1. Plaanis 24.09.2024 kinnitada uus loomenõukogu koosseis ning mõelda läbi loomenõukogu funktsioon teatris. Hetkel ootame uute sihtasutuse nõukogu liikmete määramist. 2. Edaspidi tagame, et loomenõukogu käiks koos vähemalt kvartaalselt. 3. Uuendame teatri loomenõukogu põhikirja. II. Näitlejate töökoormused Selgus, et:  Eesti Näitlejate Liidu (ENL) ja Eesti Etendusasutuste Liidu (EETEAL) vahel sõlmitud kollektiivleping kohustab teatreid sõlmima täistööajaga töölepinguid. Vastavalt kollektiivlepingule ainult erandjuhtumitel ning kokkuleppel ENL-i ja/või Usaldusisikuga saab näitlejaga sõlmida töölepingu osalise tööajaga. Eeskätt peab näitleja nõus olema osalise tööajaga töölepingu sõlmimisega. 10  Lisa 1  Vene teatris töötab 33 (sh 2 näitlejat 50% koormusega) koosseisulist näitlejat töölepingute alusel. 2024. a töötab teatris lisaks 7 rollilepinguga näitlejat.  Näitlejatele kehtib summeeritud tööaja arvestus, mis on tuletatud keskmisest 40- (neljakümne) tunnisest töönädalast ja mille perioodiks on teatri töö sisekorra eeskirja järgi neli kuud (jaanuar- aprill; mai-august; september-detsember). Audiitoritele edastati tööajatabelid, kus on kasutatud kvartaalset ehk 3-kuulist summeeritud tööajaarvestust.  Kõikidele näitlejatele makstakse minimaalselt kultuuritöötaja miinimumtasu (2024. a 1600 eur) olenemata töötatud tundidest.  Analüüsisime näitlejate töökoormusi aastatel 2022-2023 audiitoritele edastatud tööajatabelite põhjal ning selgus, et näitlejate keskmine töökoormus Vene teatris 2022. a oli 47% ja 2023. a 41% normtöötundidest/ täistööajast vs 2019 oli 36%. Sinna juurde ei ole arvestatud 10% ettenähtud iseseisvat tööd.  Näitlejate töökoormused trupi sees varieeruvad. 2022. a töötas alla 50% koormusega (arvestatud näitleja normkoormuse kohta) 23 näitlejat. 2023. töötas alla 50% koormusega 25 näitlejat. Lisaks varieerub ka töökoormus aasta sees – olenevalt lavastuste arvust jm. Osaliselt tingib näitleja töö iseloom töömahu kõikumise, kuna loominguline juht otsustab, keda konkreetses lavastuses vaja on.  Palgavahemik, mida teater saab näitlejale maksta on minimaalne, st kui kõikidele näitlejatele on tagatud kultuuritöötaja miinimumpalk jääb teatril üle vähe vahendeid, et teha erisusi näitlejate palkades sõltuvalt nende koormusest, staažist, pädevusest vms.  Kui näitleja ei ole hõivatud proovide või etendustega, võivad näitlejad teha kõrvaltegevusi (tööd teistes teatrites, televisioonis, reklaamis vms) kui on saavutanud kokkulepe teatriga ning see ei sega nende põhitööd. Sageli on sellised tööd teistes riigi poolt rahastatavates teatrites, kus näitlejale makstakse rollilepingu alusel tasu riigi vahenditest samal ajal kui ta saab ka põhipalka oma koduteatris. Tabel 3. Vene teatri näitlejate keskmine töökoormus vs normtööaeg Aasta Jaanuar- aprill- juuli- oktoober- Aasta märts juuni september detsember keskmine 2022 44% 45% 50% 51% 47% 2023 36% 40% 41% 43% 41% Allikas: audiitoritele edastatud Vene teatri tööajatabelid 2022-2023. a  Etendusasutuse seaduse § 71 kohaselt, kui loomingulise töötajaga on sõlmitud tähtajaline tööleping samas töökohas samalaadse töö tegemiseks järjestikku rohkem kui kaks korda või tähtajalist lepingut on pikendatud rohkem kui üks kord viie aasta jooksul, loetakse tema töösuhe algusest peale tähtajatuks. Loomingulise töötajaga on lubatud sõlmida tähtajaline järjestikune tööleping rohkem kui kaks järjestikust korda või pikendada seda rohkem kui üks kord viie aasta jooksul, kui sellises võimaluses on kokku lepitud kollektiivlepingus ning tingimusel, et see on vajalik loomingulise valdkonna töö eripära tõttu ning järjestikuste tähtajaliste töölepingute koguarv ei ületa viit töölepingut ja kogukestus kümmet aastat.  ENLi ja EETEALi kollektiivlepingus on fikseeritud, et pooled peavad tähtajalist töölepingut näitlejale soodsamaks. Järjestikuste tähtajaliste töölepingute sõlmimisel ei muutu tööleping 11  Lisa 1 tähtajatuks. Seega saavad teatrid maksimaalselt sõlmida 5 tähtajalist töölepingut 10 aasta jooksul enne kui tööleping muutub tähtajatuks.  Näitlejate palkamist/trupi koosseisu muutmist on keerukas paindlikumaks muuta ENLi ja EETEALi kollektiivlepingu ja riigi rahastamisskeemi raamides. Teatrite rahastamisel võetakse mh aluseks trupisuurust. Kui nt näitleja koht koondatakse, siis ütleb riik, et selle tagasiloomisel raha enam antud kohale ei saa. Samal ajal on Vene teatris trupp oluliselt suurem kui Rakveres - Rakvere teatris 18 näitlejat vs Vene Teatris 33 täidetud näitleja ametikohta. Olulisus Tähelepanek 3 Kriitiline Tegemist on detsember 2020 tehtud siseauditi tähelepanekuga, vahepealsel ajal muutusi ei ole toimunud. a. Vene teatris on võrdlemisi suur trupp (Rakvere teatris 18 näitlejat vs Vene Teatris 33 täidetud näitleja ametikohta). Lisaks töötab 2024 teatris 7 rolli ehk töövõtulepinguga näitlejat. b. Näitlejate reaalsed töökoormused teatris on võrdlemisi madalad võrreldes normtööajaga (2022. a 47% normtööajast ja 2023. a 41% vs 2019 a 36%, ei ole lisatud 10% iseseisvat tööd). Kõikidele näitlejatele makstakse täistöötasu ehk kultuuritöötaja miinimumpalka, osalise koormusega töölepingute sõlmimine on võimalik vaid erandjuhtudel ENLi ja EETEALi kollektiivlepingust tingituna. Vene teatris on 2 näitlejat ametlikult 50% koormusega. c. Pärast 5 tähtajalise töölepingu sõlmimist või 10 aastat teatris töötamist muutuvad näitlejate töölepingud tähtajatuks. Tähtajatuid lepinguid on keerulisem lõpetada kuna näitleja töö iseloom tingib asjaolu, et töömaht kõigub. Risk: riigiraha mittesäästlik kasutamine. Riik tasustab näitlejaid täistööaja eest töötatud tundide alusel ehk maksab kinni ka mittetöötatud töötunnid. Alakoormatud näitlejad peavad arvestama eelkõige koduteatri repertuaariga, st nad ei saa pikalt ette planeerida koduteatriväliseid rolle kui repertuaar ei ole veel valminud. Tegemist on paindumatu süsteemiga nii näitleja, teatri kui riigi jaoks. Soovitused KuMile ja Vene teatrile: 1. Pidada läbirääkimisi EETEALiga, eesmärgiga soodustada enam paindlikuid töövorme, arvestades muutunud väliskeskkonda, st muuta kollektiivlepingu tingimusi. Nt lubada teatritel sõlmida ka osalise tööajaga lepinguid, mis kollektiivlepinguga on lubatud vaid erandtingimustel. 2. Kaaluda teatri põhitrupi väiksemaks muutmist, kasutades rohkem ühekordseid rollilepinguid vs täistööajaga ajalepinguid, et hoida kokku hõivamata trupiliikmete palgakuludelt ning tagada paindlikum töökorraldus. 3. Uue näitleja põhitruppi tööle võtmisel rakendada esialgu tähtajalist töölepingut, et tagada suurem paindlikkus nii teatri kui näitleja jaoks. Näitlejaga tööleping üles öelda või koht koondada kui näitlejale ei ole piisavalt tööd anda ja ta ei ole nõus osalise töökoormusega lepingut teatriga sõlmima. Vene teatri kommentaar: Nõustume osaliselt. Meie andmetel SA Vene Teater näitlejad ei osale kõrvaltegevustes, nt teistes riigi poolt rahastatavates teatrites näitlejatena. Mõnikord töötavad nad lavastajatena ja teavitavad sellest alati oma koduteatrit. Prioriteediks on koduteater. 1. Teatril on plaanis pidada läbirääkimisi EETEALiga, eesmärgiga soodustada paindlikumaid töövorme lähtuvalt muutunud väliskeskkonnast, st muuta kollektiivlepingu tingimusi. Nt lubada teatritel sõlmida ka osalise tööajaga lepinguid, mis kollektiivlepinguga on lubatud vaid 12  Lisa 1 erandtingimustel. ETL-i esindajad on käinud Vene Teatris tutvustamas näitlejatele nende õigusi ja seda kuidas käituda koondamisteate saamisel. 2. Vene Teatris on suur trupp, kuid 2024. aasta septembriks vastab näitlejate arv 2022-2026 arengukavas esitatud numbrile, milleks on 33. Kaalume ühekordseid rollilepinguid. Alates 01.09.2024 on näitlejatega sõlmitud 7 rollilepingut, millest 3 on eakate näitlejatega, 1 asendamatu külalisnäitleja D.Jga, 1 rollileping lavastaja D.Zga ja 2 rollilepingut on uuslavastusega „Kangelased“ seotud külalisnäitlejatega. Alates 01.09.2024 ei ole Vene Teatril 10 rollilepingut. 3. Edaspidi püüame uue näitleja põhitruppi tööle võtmisel rakendada esialgu tähtajalist töölepingut, et tagada suurem paindlikkus nii teatri kui näitleja jaoks. On keeruline näitleja töölepingut üles öelda või koht koondada, kui näitlejale ei ole piisavalt tööd anda ja ta ei ole nõus osalise töökoormusega lepingut teatriga sõlmima, kuna sellised olukorrad lõpevad istungitega töövaidluskomisjonis. 13  Lisa 1 4.2. Sisekontrollisüsteemi toimimine Vene teatris Eesmärgiks hinnata, kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada teatri tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse, tegevuse otstarbekus ja info säilimine. Kriteerium:  Sisekontrollisüsteemi toimimist hindasime lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine, kooskõlas Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 1 definitsiooniga. Positiivne: Tähelepanek 4 1. Vene teatri kõrgem juhtorgan on 4-liikmeline nõukogu (uuenemas), mis teostab järelevalvet juhatuse tegevuse üle; 2. Teatril on toimiv struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud on arengukava (uuendamisel) ja iga-aastased tegevuskavad, mille täitmist jälgitakse; 3. Toimuvad regulaarsed nõukogu-, juhtkonna-, osakondade koosolekud, mida protokollitakse. Infot vahetatakse ka e-posti teel, sh protokolle. Teatri külastajate rahulolu küsitlus on hetkel käimas koostöös KuMiga. 4. Eelarvestamine ja finantsarvestus toimib valdavalt nõuetele vastavalt – kehtestatud on asutusesisene raamatupidamise sise-eeskiri, kus on fikseeritud ka sularahakassa eeskirjad ning inventuuride läbiviimise korraldus; SA-le osutab raamatupidamise teenust Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK); põhi- ja väikevahendite inventuure viiakse läbi kord aastas; kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel eARK-is; varade moodul on RTIPis kasutuses, kuhu on kantud põhivarad. 5. kehtestatud on teatri töö sisekorra eeskiri, kus on sätestatud peamised personalipoliitika põhimõtted, autode kasutamise põhimõtted, töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised jm; puhkuste, lähetuste korraldus toimub RTIPis; ametijuhendid koostatud; teatri personalilt küsiti 2024. a alguses tagasisidet teatri väärtuste ja missiooni kohta. 6. teatri arvutitöökoha teenust haldab RIT (Riigi IT Keskus), st kasutuses olevad IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul; kehtestatud on asutusesisene kord infoturbepoliitika põhialused, kus on mh fikseeritud infoturbe intsidentide korral käitumine. 7. töö sisekorra eeskirjas on fikseeritud töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised; 2024. a koostatud hädaolukorra lahendamise plaan (auditi ajal), kus on kirjeldatud, kuidas tuleb käituda erinevate hädaolukordade esinemisel. 4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus Kriteeriumid:  tõhus ja läbipaistev kontrollikeskkond;  tõhus strateegiline planeerimine ja planeeritu elluviimine, täitmise ja mittesaavutamise hindamine;  vastutuste jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning tagab vajaliku pädevuse;  regulaarne ja läbipaistev aruandlus, mis tagab juhataja teadlikkuse organisatsiooni olukorrast;  toimiv dokumendihalduse ja teabehalduse funktsioon toetab organisatsiooni tegevust ja on kooskõlas õigusaktidega;  sõlmitud lepingute üle omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute õiguslikkus ja organisatsiooni huvide kaitse;  organisatsioonil on rakendatud meetmed pettuseriski maandamiseks. 14  Lisa 1 Regulatsioon: Sihtasutuste seadus4, Vene teatri põhikiri, Vene teatri arengukava, VV 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“5; Rahvusarhiivi 28.12.2017 hindamisotsus nr 5- 1/17/69; korruptsioonivastane seadus6, I. Strateegiline planeerimine  Vastavalt SA põhikirjale nõukogu korralised koosolekud toimuvad vastavalt vajadusele, kuid mitte harvem kui üks kord kolme kuu jooksul. Aastatel 2022-2024 on teatri nõukogu koos käinud 5-6 korda aastas.  Vastavalt teatri põhikirjale on SA-l arengukava, mis koostatakse vähemalt 4 aastaks. Selles nähakse ette SA missioon ja eesmärgid ning nende täitmiseks kavandatav tegevus ja vahendid. Arengukava või selle muudatused kinnitab nõukogu. Vene teatri arengukava koostatud aastateks 2022-2026, nõukogu poolt kinnitatud 26.11.2021. Arengukava lisas 1 on seatud missioon, eesmärgid ning sihttasemed aastate lõikes. 2022 ja 2023. a kohta on läbi viidud arengukava eesmärkide täitmise seire. Samuti on läbi viidud üldisem arengukava täitmise analüüs.  Arengukavas on eesmärgiks mh seatud teatri loometegevuse kõrge kunstiline tase, mille saavutamiseks vajaliku tegevusena on mh toodud, et teater jätkab traditsioonilist koostööd Venemaa külalislavastajate ja –kunstnikega, enim tähelepanu pööratakse kohalikele või Euroopa teistest riikidest pärit lavastajatele ja kunstnikele. Ukraina sõja kontekstis on koostöö Venemaa külalislavastajate ja – kunstnikega käesoleval ajal Eesti Vabariigis keelatud. Teatri juhi sõnul on Vene teatri arengukava uuendamisel ning uues versioonis võetakse antud punkt arengukavast välja.  Ülevaateid arengutest annab sihtasutuse juhataja regulaarselt nõukogule, mida saab lugeda nõukogu koosoleku protokollidest.  Üldised aastased tegevuskavad ja nende täitmised koostatud 2022 ja 2023. a kohta. Tegevuskava vs tegevusaruanded on erinevas formaadis, st ei ole järgitav, kas tegevuskavas seatud eesmärgid kõike täideti ja millisel määral. Edaspidi plaanis tegevuskava täitmist üle vaadata 2 korda aastas, sh hinnata, kas tegevused on ellu viidud.  Asutuse struktuur on uuendatud 2022. a.  Riskidega tegeletakse jooksva töö käigus ja mittesüsteemselt. Tervet asutust hõlmavat riskianalüüsi läbi ei ole viidud. Olulisus Tähelepanek 5 Keskmine a. Arengukavas on eesmärgiks mh seatud teatri loometegevuse kõrge kunstiline tase, mille saavutamiseks vajaliku tegevusena on mh toodud, et teater jätkab traditsioonilist koostööd Venemaa külalislavastajate ja –kunstnikega, enim tähelepanu pööratakse kohalikele või Euroopa teistest riikidest pärit lavastajatele ja kunstnikele. b. Aastased tegevuskavad ja nende täitmised koostatud 2022 ja 2023. a kohta. Tegevuskava vs tegevusaruanded on erinevas formaadis, st ei ole järgitav, kas kõik tegevuskavas seatud eesmärgid täideti ja millisel määral. c. Riskidega tegeletakse jooksva töö käigus ja mittesüsteemselt. 4 Sihtasutuste seadus, Riigikogu 5.11.1995, RT I, 23.12.2022, 31 5 Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, Vabariigi Valitsus 25.05.2017 nr 88, RT I, 19.05.2022, 8 6 Korruptsioonivastane seadus, Riigikogu 06.06.2012, RT I, 06.07.2023, 48 15  Lisa 1 Risk: Arengukava on aegunud ja ei kajasta hetkeseisu ning strateegilisi suundi. Riske ei ole teadvustatud ega hinnatud. Soovitused: 1. Pärast asutaja ootuste seadmist uuendada teatri arengukava (kooskõlas asutaja ootustega). Nõukogul seirata iga-aastaselt eesmärkide täitmist vastavalt sihttasemetele. Arengukavast välja võtta koostöö Venemaa külalislavastajate ja –kunstnikega tulenevalt Eesti Vabariigi ametlikust seisukohast Venemaaga kultuurisidemed katkestada tulenevalt agressioonist Ukrainas. 2. Viia tegevuskavad ja tegevusaruanded ühtsesse formaati, et oleks võimalik lihtsasti seirata, kas tegevuskavas seatud eesmärgid täideti ning mil määral. 3. Minimaalselt iga-aastaselt enne järgmise aasta eelarve kinnitamist nõukogus, esitada lisaks rahastamisplaanile ka olulisemate/kriitilisemate riskide ülevaade juhatuse vaatest. Töötada välja asutusele sobiv riskihindamise kord ning rakendada seda iga-aastaselt. Seirata olulisemaid riske ning määrata neile maandamistegevused. Vene teatri kommentaar: Nõustume. 1. Uuendame teatri arengukava (kooskõlas asutaja ootustega). Arengukavast võtame välja koostöö Venemaa külalislavastajate ja –kunstnikega tulenevalt Eesti Vabariigi ametlikust seisukohast Venemaaga kultuurisidemed katkestada tulenevalt agressioonist Ukrainas. 2. Viime tegevuskavad ja tegevusaruanded ühtsesse formaati. 3. Töötame välja asutusele sobiv riskihindamise kord ning rakendame seda iga-aastaselt. Seirame olulisemaid riske ning määrame neile maandamistegevused. II. Teabehaldus sh dokumendi ja infohaldus  Vene teatris on kehtestatud järgmised korrad: infoturbepoliitika põhialused, hankekord7, töö sisekorra eeskiri, raamatupidamise sise-eeskiri8. Puuduvad asjaajamiskord, isikuandmete kaitse kord.  Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus, st kehtib Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Määruse peatükk 4 laieneb kõigile avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ning § 16 reguleerib dokumendihalduse korraldust, mille lõige 3 sätestab, et „asutus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt.“  Vene teatri dokumendihaldus toimub osaliselt Directo dokumendihaldussüsteemis, osaliselt võrgukettal, osaliselt töötajate isiklikes kaustades, osaliselt paberil. Personali puudutav dokumentatsioon (töölepingud, ametijuhendid) on personalijuhi juures kapis lukustatult välisel kõvakettal, st esineb andmete kaduma minemise oht kui kõvaketas peaks minema katki. Töö sisekorra eeskiri on samuti prinditult kättesaadav töötajatele personalijuhi kabinetis, eeskirja võrgukettal või väljaprinditult avalikult kasutatavates ruumides ei ole. Koosolekute protokolle hoiustatakse võrgukettal, samuti juhi käskkirju.  Asjaajamiskorda koostatud ei ole, koostatud on dokumentide loetelu, mis on dokumentide Directo-sse sisestamisel aluseks. Dokumentide loetelu ei ole kinnitatud teatri juhi käskkirjaga, Rahvusarhiiv kooskõlastas teatriga 2023. a vastava loetelu. Liigituskeemi koostamisel on juhindutud Rahvusarhiivi 28.12.2017 hindamisotsusest nr 5-1/17/69. 7 Sihtasutuse Vene Teater hankekord, kinnitatud Vene Teater juhataja käskkirjaga 31.03.2018. a 8 SA Vene Teater raamatupidamise sise-eeskiri, kinnitatud 7.12.2023 16  Lisa 1  Directos on käsunduslepingud, palgakäskkirjad, VÕS lepingute kk-d. Eelmine teatrijuht allkirjastas kõik dokumendid paberil. Praktika on, et dokument prinditakse välja nii paberil kui pannakse üles ka Directosse. Directos digiallkirjastamise võimalus hetkel puudub. Directole pääsevad ligi haldusosakond, juhatus, finantsosakond, personaliosakond.  RTIPis kasutatakse majanduskulude ja töötajate tasude ja puhkuste mooduleid.  Teatris on ka paberarhiiv. Lavastuste passid on võrgukettal. Eraldi arhiivitöötajat, st arhiivi eest vastutajat Vene teatris auditi toimingute ajal määratud ei olnud.  Finantsjuht haldab teenuslepinguid ning autoriõiguslepinguid, mis on osaliselt võrgukettal, osad on allkirjastatud käsitsi, osad digitaalselt ja välja prinditud, osad lepinguid on raamatupidaja e- postis. Rendilepingud olid digiallkirjaga võrgukettal (pärast auditi intervjuusid tõsteti Directo- sse). Üleandmis-vastuvõtmise aktid olid samuti võrgukettal eraldi kaustas (pärast auditi intervjuusid lisatud Directo-sse). Fitekisse üleandmise-vastuvõtmise akte ei lisata. Pakkumisi ei hoiustata ühtselt, need on teenuse/asja tellija juures. Finantsjuhi sõnul võetakse reeglina alates 1000 euro piirist 3 pakkumust.  Etendustegevusega seotud objektid, sealhulgas audiovisuaalsed objektid on Vene teatri Youtube´i kanalis ja eraldi kaustas trupijuhi juures, mõned salvestised on välisel kõvakettal. Selgituste kohaselt ei ole probleemi olnud, et ei oleks midagi leidnud üles või avanenud fail.  Rahvusarhiiv on etendusasutuste kohta teinud hindamisotsuse (28.12.2017 nr 5-1/17/69), millega kuulutatakse avalik-õigusliku juriidilise isiku, riigi asutatud sihtasutuse, riigi osalusel asutatud sihtasutuse ja kohaliku omavalitsuse asutusena tegutsevate teatrite teatud tulemid arhiiviväärtuslikeks, ehk neid tuleb pikaajaliselt säilitada. Etendusasutus peab tagama, et objektid säilivad Rahvusarhiivi üleandmiseni. Rahvusarhiiv võtab etendusasutuste objektid (sh digitaalsed) pikaajalisele säilitamisele.  Pikaajaliselt säilitatavad digitaalsed objektid on etendusasutuste kontekstis: 1. asutuse tegevuse korraldust puudutavad dokumendid; 2. haldustegevuse dokumendid; 3. etendustegevusega seotud objektid (sh teose toimik ja audiovisuaalsed objektid).  Vene teater on väga rikkaliku kultuuripärandiga ja üks vanemaid teatreid Eestis ning selle tegevuse käigus loodud dokumendid omavad olulist kultuurilist ja ajaloolist väärtust. Rahvusarhiiv on hinnanud, milline osa teabest on arhiiviväärtuslik ning vajab säilitamist Rahvusarhiivis ning teave, mis on alalise ja pikaajalise säilitusega, peab teater ise süsteemselt haldama arhiivihoidlas. Rahvusarhiivile ei ole käesolevaks ajaks üle antud kõiki dokumente, mis Rahvusarhiivi 28.12.2017 hindamisotsuses on fikseeritud.  Teatris on kasutusel Astra arhiiviprogramm, osaliselt on arhiveerimisele kuuluvad dokumendid süsteemi kantud. Lavastuste dokumendid alates 1993-tänapäev, mis on trupijuhi võrgukettal, on plaanis lähiajal Rahvusarhiivile üle anda. Olulisus Tähelepanek 6 Keskmine a. Dokumendihaldus on puudulikult korraldatud. Teatril puudub asjaajamis- /teabehalduskord, dokumendihaldus toimub osaliselt DHS-is Directo, osaliselt võrguketastel, osaliselt töötajate arvutites/välisel kõvakettal, osaliselt paberil. St dokumendid ei ole säilitatud ühtselt, süsteemselt ning turvaliselt. b. Puudub täielik ülevaade teatri arhiivi koosseisu kohta ning arhiivile ei olnud auditi toimingute ajal vastutajat määratud. Rahvusarhiivile ei ole üle antud kõiki nõutud dokumente. Risk: ressursside dubleerimine; olulise teabe kadumine intsidendi korral; mittevastavus õigusaktidega. 17  Lisa 1 Soovitused: 1. Koostada ja kehtestada asutuse asjaajamise-/teabehalduse kord, viia dokumendihaldus ühtsesse elektroonsesse keskkonda, et dokumendid oleksid nõuetekohaselt varundatud ja säilitatud ning kaob ära topelttöö paberite väljaprintimise näol. 5.09.2024 seisuga viiakse järk-järgult dokumente Directo-sse, plaanis 2024 aasta lõpuks kõik dokumendid elektroonsesse keskkonda viia. 2. Dokumendihaldussüsteemil Directo-l on suur tähtsus teatri administratiivtöös ning oluline on mõista, et tagantjärele teabe sisestamine on täiendav töökoormus. Oluline on, et kõik 2024. a teatri tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid oleksid hõlmatud Directo keskkonda ja paberil asjaajamist ega dokumentide säilitamist, edaspidi ei toimuks. 3. Täpsustada, kas keskkonnal Directo on digitaalallkirjastamise võimekus. 4. Oskuste ja teadmiste suurendamine: Directo kasutajatoelt koolituse tellimine, et keskenduda tööhaldustarkvara (dokumendihalduse mooduli) funktsionaalsuste seadistamisele ja kasutamisele. Koolitus peaks sisaldama praktilisi juhiseid, kuidas olemasolevaid funktsionaalsusi igapäevatöös rakendada. Dokumentide liigitusskeem on osa Directo dokumendipuust, st keskkonnas kaustade ülesehitus peab vastama dokumentide liigitusskeemile. Koolitus viidi Vene teatris läbi 7.08.2024. 5. Määrata konkreetne isik, kes vastutab Directo süsteemi haldamise ja kasutamise eest. Isik peab olema koolitatud ja vastutama selle eest, et mooduli tööhaldustarkvara (dokumendihaldus) funktsionaalsused on täielikult kasutusele võetud. Vastutaja määratud teatrijuhi 6.08.2024 käskkirjaga. 6. Dokumentide liigitusskeem: 1) Dokumentide liigitusskeemi hallata Excel vormingus. 2) Hinnata sarjade 1.1-9, 1.1-10, 1.2-1 säilitustähtaja muutmist. 3) Liigitusskeemis tuua välja teabe füüsiline/digitaalne asukoht. 7. Määrata arhiivinduse eest vastutaja teatris. Vastutaja määratud teatrijuhi käskkirjaga 5.09.2024. Dokumentide arhiveerimisel järgida Rahvusarhiivi hindamisotsust (28.12.2017 nr 5-1/17/69). Anda Rahvusarhiivile üle rahvuskultuurile olulised teosed ja seotud dokumendid jm hindamisotsuses nõutud arhivaalid. 8. Kaardistada paberarhiivi korrastamise vajadus ning koostada iga-aastane arhiivi korrastamise plaan. Vene teatri kommentaar: Nõustume. 1. 2024. aasta jooksul koostame ja kehtestame asutuse asjaajamise- ja teabehalduse korra, viime dokumendihalduse ühtsesse elektroonsesse keskkonda, et dokumendid oleksid nõuetekohaselt varundatud ja säilitatud ning et kaoks ära topelttöö paberite väljaprintimise näol. 2. Tagame, et kõik 2024. aastal teatri tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid oleksid hõlmatud Directo keskkonda ja paberil asjaajamist ega dokumentide säilitamist edaspidi ei toimuks. 3. Directo koolitus toimub Vene Teatris 7. augustil. 4. On määratud konkreetne isik, kes vastutab Directo süsteemi haldamise ja kasutamise eest. Antud isikuks on personalijuht. 5. Arendame dokumentide liigitusskeemi. 6. On määratud arhiivinduse eest vastutaja teatris, kelleks on personalijuht. Anname Rahvusarhiivile üle rahvuskultuurile olulised teosed ning seotud dokumendid ja muud hindamisotsuses nõutud 18  Lisa 1 arhivaalid. Kaardistame paberarhiivi korrastamise vajadusi ning koostame iga-aastase arhiivi korrastamise plaani. 7. Lähiajal lisandub digiallkirjastamise võimalus Directos. III. Korruptsiooni ennetamine  Vene Teatri hankekorras ei ole reguleeritud huvide konflikt, selle ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine riigihankel. Teater ise viimastel aastatel hankeid läbi viinud ei ole. Viimane hange viidi läbi 2020. a kui hangiti fassaadi parandustööd, vastav hange registreeritud ka riigihangete registris.  Töötajate kõrvaltegevustest teavitatakse suuliselt direktorile, RTIPi kõrvaltegevuste moodulit kasutusele võetud ei ole. Kohustus kõrvaltegevusest teavitada on töölepingutes kirjas.  Kontrollisime teatri tehinguid töötajatega seotud isikutega Äriregistri andmetel. Selgus, et: a) Teater on kokku ostnud 7lt töötajaga seonduvalt seotud isikult (äriühingud, FIEd) töid või teenuseid – 2023 kokku 18 554 eur ja 30.05.2024 seisuga 16 700 eur, enamik väikesed summad; b) OÜ Pauliv ja DIANSON OÜ, on seotud isik (Vene Teatri töötaja) oma endaga seotud isiku arveid ka FITEKs kinnitanud; c) OÜ Pauliv (registrikood 16717317), teatri töötaja on OÜ juhatuse liige ja 100% osanik, asutati 14.04.2023. Esimene arve esitati teatrile 24.04.2023. Sisuks: pesupesija teenused, kostüümide ja rekvisiitide pesu. Igakuuline teenus, 485 eur/kuus. Faktide täpsustamisel selgus, et leping OÜ Pauliv’ga sõlmiti auditi toimingute ajal, pärast kohapealset teatri külastust, kuupäevaga alates 01.06.2024, digiallkirjastatud 11.06.2024. d) DIANSON OÜ (16035963), teatri töötaja on juhatuse liige, 100% osanik, disainerite tegevus. Teater on ostnud videomontaaz, kujundus-küljendus teenust, 2023. a 1408 eur ja väikese summa eest 2024. Tegemist oma töötaja firmaga, kus teenust osutab töötaja lähisugulane. Faktide täpsustamisel selgus, et leping OÜ DIANSON’ga sõlmiti auditi toimingute ajal, pärast kohapealset teatri külastust, kuupäevaga alates 01.06.2024, digiallkirjastatud 10.06.2024. Tasu 100 (sada) eurot ühe video monteerimine eest. e) Faershtein OÜ (registrikood 16868976), teatri töötaja on juhatuse liige ja 100% osanik, Tegevusalaks: helisalvestiste ja muusika kirjastamine, asutati 27.11.2023. Teater on tellinud oma töötajalt heliloomingut erinevatele lavastustele, 2023. a 3257 eur ja seisuga 30.05.2024 summas 12825 eur. Kuivõrd töötaja täidab muusikajuhi tööülesandeid, on ka asutus ise hinnanud - mis töid on vajalik sisse osta ja mida teeb töötaja oma tööülesannete käigus. f) Tellitud on töid/teenuseid oma töötajalt kui FIElt- kas taksoteenust või ka lapsehoolduspuhkusel viibivatelt töötajatelt.  Teater on avalik hankija riigihangete seaduse mõttes. Sisu mõttes kuuluvad teatri ostetud tööd töötajatega seotud isikutelt osadel juhtudel sotsiaal- ja eriteenuste hulka (vt CPV koodid sotsiaal- ja eriteenustele), mis tellitakse lihtsustatud korras ja mille piirmäär algab 300 000 eur. Alla selle tuleb järgida asutusesisest menetluskorda ja RHS § 3 üldpõhimõtteid.  RHS mõte on, et avalikku raha kasutavad org-d ostavad asju/teenuseid läbipaistavalt, konkurentsi edendades, vältides ühegi isiku eelistamist. Kuid, kui oma töötajatelt teenuse tellimine on vajalik, otstarbekas, konkreetsel olukorras põhjendatud ja turutingimustel (või soodsam), tuleb teenuse tellimise põhjendus lisada FITEKsse ja võrdlevad pakkumused säilitada (nt vabal turul pakutavate teenuste korral).  teenuse tellimisel eraõiguslikult juriidiliselt isikult (OÜd) ei tohi olla töösuhte varjamise eesmärki. Kui teenuse osutamise sisuks on töö tegemine riigi SAle ja töötaja on lisaks sama SA töötaja ning 19  Lisa 1 OÜ alt endale ise täiendavat töötasu/juhatuse liikme tasu ehk tööjõumakse lisaks ei maksta, võib olla tegemist tööjõumaksude varjamisega. Õiguslikult on tegemist ettevõtlusega tegelemisega ehk maksude optimeerimisega. Igat konkreetset juhtumit hindab Maksu- ja Tolliamet, vt selgitused MTA_tööjõumaksude tasumine.  Huvide konflikti vältimiseks on kehtestatud toimingupiirang (KVS § 11) st ametiisikul on keelatud tehingu/toimingu tegemine iseenda või endaga seotud isikult. Riigi asutatud SA töötajad on ametiisikud, kui nad täidavad avalikke ülesandeid (nt hanked, otsustavad asjade/teenuste sisse ostmise). Seega on keelatud ka toimingud (nt FITEKs arvete kinnitamine), kus kinnitatakse asutuse nimel iseendaga seotud isiku arveid. Olulisus Tähelepanek 7 Keskmine OÜ PAULIV ja DIANSON OÜ on töötajatega seotud isikud, kelle arveid on teatri töötajad ka FITEKs kinnitanud. Tellitud on töid/teenuseid töötajatega seotud isikutelt (OÜ, MTÜd), mis õiguslikult ei ole keelatud, kuid on teatud piirangud. a) sõltumata kas tegemist on sotsiaal- ja eriteenuste hulka kuuluvate kultuuri- ja vaba aja teenustega või vabal turul pakutavatega (koristus, taksoteenus, pesu pesemine jmt), tuleb lisaks järgida RHS üldpõhimõtteid (vältida huvide konflikti, tagada konkurents, läbipaistvus); b) kui tegemist on teatrile töö tegemisega, tuleb tasuda ka tööjõumaksud. Risk: huvide konflikt, toimingupiirangust mitte kinnipidamine; RHSga mittevastavus, maksurisk Soovitused: 1. Kui oma töötajatelt teenuse tellimine on vajalik, mõistlik ja otstarbekas (nt loomingulise töö tõttu), lisada põhjendus FITEKisse ja säilitada võrdlevad pakkumused lepingu juures (kui seotud vabaturu teenusega); 2) FITEKi kooskõlastusringi mitte lisada isikuid, kes peaksid kinnitama endaga seotud isiku arved; 3)Kui isik on töölepingulises suhtes SA-ga, on korrektsem eelistada lisatasu maksmist täiendavate tööülesannete eest, tasudes kõik vajalikud tööjõumaksud. Tööjõumaksude korrektne tasumine tagab töötajale tulevikus ka töötasuga seonduva pensioni. Vene teatri kommentaar: Nõustume osaliselt 1. Töötajate kõrvaltegevustest teavitatakse suuliselt direktorile ja kirjalikult personalijuhile. 2. Teenuste tellimine firmadelt OÜ PAULIV, DIANSON OÜ, Faershtein OÜ ja FIE Vladimir Kalinin on vajalik, mõistlik ja otstarbekas. Vastavad teenuste osutamise lepingud olid hilinemisega vormistatud siseauditi käigus. On saadud hinnapakkumised sarnaste teenuste osutamiseks teistelt firmadelt ja vastavad seletused on sisestatud Fitekini keskkonda. 3. Tellides teenuseid Faershtein OÜ käest hoidis teater raha kokku. Allpool on toodud Eesti Heliloojate Liidu soovituslikud tellimustasud vastavalt koosseisule ja teose pikkusele: https://www.helilooja.ee/eesti-heliloojate-liit/heliloomingu-tellijale/ 10′ kammerteos, tööaeg 1-4 kuud – 3000-6000, miinimum 1500-2500 10′ orkestriteos, 2-6 kuud – 4000-10000, miinimum 2000-4000 5′ kooriteos, 1-3 kuud – 1500-3000, miinimum 750-1500 suuremahuline vokaalsümf. teos (30′-40′), 6-16 kuud – 10000-30000, miinimum 8000-10000 ooper, 12-36 kuud – 30000-50000, miinimum 20000-30000 20  Lisa 1 4. Edaspidi järgime, et Fitekini kooskõlastusringi mitte lisada isikuid, kes peaksid kinnitama endaga seotud isiku arved. Olulisus Tähelepanek 8 Keskmine a. Hankekorras puudub säte, kuidas käituda huvide konflikti korral asjade/teenuste hankimisel. b. Kõrvaltegevustest teavitamine toimub suuliselt direktorile, kõrvaltegevusi ei fikseerita. Risk: õigusakti nõuete rikkumine, korruptsioonirisk Soovitused: 1. Lisada hankekorda sätted, kuidas käituda huvide konflikti olukorras, sh ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine. 2. Soovitame kasutada RTIP võimalusi kõrvaltegevustest teavitamisel Vene teatri kommentaar: Nõustume 1. Arutame ja lisame hankekorda sätted, kuidas käituda huvide konflikti olukorras, sh ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine. 2. Õpime kasutama RTIP võimalusi kõrvaltegevustest teavitamisel. 4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon Kriteeriumid:  Sisekommunikatsioon toetab asutuse eesmärkide saavutamist ja kontrollisüsteemi tugevdamist;  kommunikatsioon ja turundus toetavad asutuse eesmärke ja teenuste osutamist; ressursid on kasutatud sihipäraselt ning tõhusalt;  organisatsioon on avalikkuse silmis vajalik ja usaldusväärne, mõjukas partner. Selgus, et:  Toimuvad nõukogu koosolekuid, juhtkonna koosolekud (osakondade juhid) kord nädalas, osakondade koosolekud. Koosolekuid protokollitakse. Infot vahetatakse ka e-posti teel, sh protokolle. Osa olulisest infost võrguketastel ja osa Directo DHS-is. Osaliselt info paberkandjal, nt töökorrad personalijuhi kabinetis.  Directo DHS-ile saavad ligi haldusosakond, juhatus, finantsosakond, personaliosakond. Töötajad saavad peamiselt infot e-kirja teel ning võrgukettalt.  Lydian süsteemi ei kasutata maksimaalselt ära, st kasutatakse väheseid funktsioone. Antud keskkonda oleks võimalik kasutada ka nn intranetina (nagu Rakvere teater), kust töötajad saavad ligi protokollidele, teavet muudatuste kohta astuses, ligipääsu sisemistele kordadele jne.  Plaanis on arenguvestlused läbi viia 2024. A suve lõpus. Teatrijuht vestleb administratsiooniga ja loominguline juht loominguliste töötajatega.  Kliendi rahulolu küsitlus hetkel käimas koostöös KuMiga.  Asutuses on kommunikatsioonijuht ja turundusjuht. Audiitoritele edastatud kommunikatsioonistrateegia on väga üldine ja vajab täpsustamist, sh konkreetsete eesmärkide püstitamist.  Avaliku teabe seaduse § 28 on sätestatud, millise teabe peab teabevaldaja avalikustama. Kontrollisime avalikustatud teavet Vene teatri kodulehel https://www.veneteater.ee/ ning ilmnes, et teatri kodulehelt puuduvad nii eelarved kui eelarve täitmised, teatri tegevusaruanded, 21  Lisa 1 asutuse dokumendiregistri link ning isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis, kolmandatele isikutele, sealhulgas teisele asutusele, isikuandmete edastamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning isiku poolt enda andmetega tutvumise õigus ja kord. Olulisus Tähelepanek 9 Keskmine a. Asutusel puudub intranet või ühtne süsteem töötajate jaoks olulise info kättesaadavaks/teatavaks tegemiseks. b. Avaliku teabe seaduse § 28 sätestatud kogu avalikustamisele kuuluv teave ei ole Vene teatri kodulehelt leitav. Risk: olulise info kättesaadavus asutuse sees on piiratud, seaduse nõuete mittetäitmine Soovitused: 1. Võtta kasutusele Lydiani infosüsteem mh intranetina, kus töötajad saavad ligi protokollidele, teavet muudatuste kohta asutuses, ligipääsu sisemistele kordadele jne. 2.Avalikustada kodulehel lisaks olemasolevale teabele teatri eelarved ja eelarve täitmised, teatri tegevusaruanded, asutuse dokumendiregistri link ning isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis, kolmandatele isikutele, sealhulgas teisele asutusele, isikuandmete edastamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning isiku poolt enda andmetega tutvumise õigus ja kord. Vene teatri kommentaar: Nõustume osaliselt 1. Lydiani infosüsteem on kasutusele võetud, kuid ainult osadel töötajatel on ligipääs protokollidele ja sisekorraeeskirjadele ning teabele muudatuste kohta asutuses. 2. 5.08.2024 seisuga on kodulehel olemas majandustegevuse aruanded. Lähiajal avalikustame kogu teabe, mis kuulub avalikustamisele Avaliku teabe seaduse § 28 kohaselt. 4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus ja hanked Kriteeriumid:  Eelarvestamine/ planeerimine ja finantsarvestus toimib vastavalt nõuetele;  Varade arvestus/inventeerimine toimub vastavalt nõuetele;  Omatulu teenimine on tulemuslik;  Sularahakassa töökorraldus vastab nõuetele;  Hangete planeerimine on korraldatud tõhusalt ja läbipaistvalt sõltumata ostu summast;  Hanked on läbiviidud asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on läbipaistvad. Regulatsioon: Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“9; KuMi riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord10, SA Vene Teater raamatupidamise sise- eeskiri, Sihtasutuse Vene Teater hankekord Selgus, et:  Finantsjuht koostöös teatrijuhiga koostab aastase eelarve. Mõned osakonnad pakuvad välja oma eelarved - haldusosakond (tehnohooldus, remondifond, inventari vahetamine), lavastusosakond (kui 9 Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend, Rahandusminister 11.12.2003 nr 105, RT I, 09.12.2022, 29 10 Kultuuriministeeriumi valitsemisala riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord, kinnitatud kultuuriministri 09.05.2017 käskkirjaga nr 131, muudetud kultuuriministri 14.07.2022 käskkirjaga nr 116 22  Lisa 1 põhivahenditest on midagi vaja juurde), heliosakond. Direktoriga koostöös vaatab finantsjuht lõpliku eelarve üle ning teatrijuht kinnitab selle.  Eelarve sisestatakse vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale SAPi lähtudes VT vajadusest. VT esitab eelarve RTKle kokkulepitud exceli vormis SAPi sisestamiseks.  Eelarve täitmist vaatab finantsjuht üle kord kuus ning annab koondinfo direktorile. Eelarve täitmist jälgitakse samuti SAPis. Finantsjuhil on paralleelselt oma detailsem tabel, kus ta seirab nt, miks eelarvekulud on ületatud.  Kulujuhtimiseks on eArvekeskuses (Fitek) süsteem kehtestatud. Kulujuhtideks on osakondade juhid, kes kooskõlastavad oma arveid ka Fitekis. Arveid kinnitab direktor ja RTK spetsialist. Kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel.  Fitekisse on arvete juurde osaliselt üleandmise-vastuvõtmise aktid lisamata (arve nr 5.31.2020 OSAÜHING TRIKK 3, arve nr KA2203843 AS ECOMATIC) ja viide lepingule puudu (arve 663 LUMUS ARTIS OÜ, arve KA2200680 AS ECOMATIC).  Vene teatri kuludest u 70% on tööjõukulud ja 25% majandamiskulud. Investeeringud sõltuvad riigi eraldistest. Võrreldes Rakvere teatriga on tööjõukulude osakaal eelarves märgatavalt suurem – Rakvere teatril 50-60%.  Eraldiseisvat sularaha eeskirja asutuses kinnitatud ei ole, sularaha käitlemine ning sularahakassa inventeerimine on reguleeritud teatri raamatupidamise sise-eeskirjas. Teater teeb tehinguid sularahas Piletilevi piletimüügisüsteemis (piletid, kavad, meened jm) ja käsimüügis väljapoole Piletilevi süsteemi (nt laadad, suveetendustel kohapealne toitlustus või meenete müük). Käsimüügis raha liikumine vormistatakse orderitega. Kassa igapäevase liikumise ja saldode kohta peetakse arvestust Directos. Kassa sularaha hoidmise limiit on kuni 5 000 eurot.  Raamatupidamise sise-eeskirjas on fikseeritud, et sularaha hoidmise, nõuetekohase arvestuse ja teatrile tekitatud kahju eest vastutab kassapidaja-raamatupidaja, kellega on sõlmitud kirjalik materiaalse vastutuse leping.  Selgus, et kassapidajatega materiaalse vastutuse lepinguid sõlmitud ei ole.  Vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale SAPis kajastatakse sularahakassa liikumised ja kaardimaksed igapäevaste koondkannetena piletimüügisüsteemist väljastatud andmefailide SAPi importimise teel. Finantsjuht jälgib igakuiselt sularahakassa liikumisi.  Vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale sularahakassa inventuure teostatakse kord kuus ja lisaks kassa üleandmisel teisele isikule. Iga kassapidaja vastutab oma kassa jäägi eest isikuliselt. Vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale sularahakassa ootamatu inventuur viiakse läbi vähemalt kahel korral aastas. Selgus, et reaalsuses viiakse kord aastas sularahakassa inventuur läbi. 2024. a on plaanis juunis kõik kassad inventeerida. Ootamatuid sularahakassa inventuure läbi viidud ei ole.  Vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale põhi- ja väheväärtuslike varade inventuuri läbiviimiseks moodustatakse teatri juhatuse liikme käskkirjaga komisjon ja määratakse inventuuri läbiviimise eest vastutav isik. Inventuurikomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest, kes ei ole inventeeritavate varade eest vastutavad. Selgus, et viiakse läbi iga-aastaseid põhi- ja väikevarade inventuure. Inventuuri komisjonide koosseis varieerub aasta-aastalt ja need koosnevad vähemalt 2-liikmest.  Teatri juhatuse liikme käskkirjaga komisjoni ei moodustata, vaid komisjoni koosseis fikseeritakse varade inventeerimise aktis. 31.12.2023 seisuga läbi viidud väikevahendite inventuuri komisjoni kuulus akti järgi ka haldusjuht, kuigi haldusosakonna varade eest vastutajaks on määratud samuti haldusjuht.  Varade moodul on RTIPis kasutuses, sinna on kantud põhivarad. Väikevarasid RTIPi kantud ei ole, neid hallatakse Directo dokumendihaldussüsteemis. 23  Lisa 1  Vara lubatud kasutamise põhimõtted on reguleeritud töö sisekorra eeskirjas ja selle lisas, mis puudutab autode kasutamist. Muid vara kasutamise põhimõtteid reguleeritud ei ole, va töö sisekorra eeskirjas seisab, et töötaja on kohustatud hoidma heaperemehelikult teatri vara.  Viimastel aastatel Vene teater ise hankeid läbi viinud ei ole, on osaletud ühishangetes RTK-ga.  Teatri hankekorras on fikseeritud, et väikehange on riigihange, mille hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on asjade ostmise ja teenuse tellimiste puhul väiksem kui 10 000 eurot ja ehitustööde puhul väiksem kui 30 000 eurot. Väikehanke läbiviimisel järgitakse järgmiseid reegleid: konkurentsi olemasolu korral ja juhul, kui see on halduskoormust arvestades otstarbekas, võetakse vähemalt kolm võrreldavat pakkumust. Võrreldavad pakkumused võib leida ka turul pakutavate samalaadsete asjade või teenuste avalikult kättesaadava info ning hinnavõrdluse teel.  Alla lihthanke piirmäära jäävaid väikeoste teevad teatris reeglina osakondade juhid. Finantsjuhi sõnul praktika asutuses on, et võetakse pakkumusi alates 1000 eurost. Pakkumusi ei hoiustata lepingute juures, vaid need on teenuse/asja tellija valduses. Olulisus Tähelepanek 10 Keskmine a. Teatri vara kasutamise põhimõtteid töö sisekorra eeskirjas fikseeritud ei ole, va autode kasutamine. b. Väikevarade haldus ei toimu RTIPi keskkonnas, vaid raamatupidamisprogrammis VERP. Põhivarad on RTIPi kantud. c. Fitekisse on arvete juurde osaliselt üleandmise-vastuvõtmise aktid lisamata (arve nr 5.31.2020 OSAÜHING TRIKK 3, arve nr KA2203843 AS ECOMATIC) ja viide lepingule puudu (arve 663 LUMUS ARTIS OÜ, arve KA2200680 AS ECOMATIC). d. Väikeostude puhul võetud pakkumusi ei säilitata ühtselt ja koos lepinguga Directo dokumendihalduse süsteemis. e. Sularahakassa korralisi inventuure ei viida läbi piisava sagedusega, ootamatuid inventuure läbi ei ole viidud. f. 31.12.2023. seisuga läbi viidud väikevahendite inventuuri komisjoni kuulus akti järgi ka haldusjuht, kuigi ta on haldusosakonna varade eest vastutav isik. Risk: dubleerivad infosüsteemid; varade haldamine ja tehingute tegemine ei ole läbipaistev. Huvide konflikti risk. Inventuurid ja inventuuritulemused ei pruugi olla objektiivsed, kuna inventeerib sama isik, kes vara eest vastutab. Soovitused: 1. Fikseerida sisekorra eeskirjas olulised vara lubatud ja keelatud kasutamise põhimõtted. 2. Viia ka väikevahendite haldus RTIPi keskkonda, vähendades kasutuses olevate ISde hulka ja koondades andmed ühte kohta; 3. Lisada suuremate arvete puhul Fitekis asjade/tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid ja viide lepingule, mille alusel väljamakse tehakse. Säilitada lepingutega seotud pakkumused ja aktid ühtses kohas Directos. 4. Viia läbi kassa korralisi inventuure kord kuus ning ootamatuid inventuure kahel korral aastas. 5. Edaspidi veenduda, et inventuuri komisjoni ei kuuluks inventeeritavate varade eest vastutavat isikut. Vene teatri kommentaar: Nõustume osaliselt 1. Fikseerime sisekorraeeskirjas olulised vara lubatud ja keelatud kasutamise põhimõtted. 2. Viime ka väikevahendite halduse RTIPi keskkonda, vähendades kasutuses olevate ISde hulka ja koondades andmed ühte kohta. 24  Lisa 1 3. Lisame suuremate arvete puhul Fitekis asjade/tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid ja viite lepingule, mille alusel väljamakse tehakse. Säilitame lepingutega seotud pakkumused ja aktid ühtses kohas Directos. 4. Edaspidi viime läbi kassa korralisi inventuure kord kuus ning etteteatamata inventuure kahel korral aastas. 4.2.4. Personalijuhtimine Kriteeriumid:  ametijuhendid aitavad kaasa eesmärkide saavutamisele;  värbamise poliitika toetab personali valikut vastavalt asutuse vajadustele;  töötajate hindamine tagab töötajate arengu ning vastavuse nõuetele;  personali areng toetab kvaliteetset ja tähtaegset ülesannete täitmist;  motivatsioonipoliitika tagab vajalikku personali olemasolu ja selle tõhusust;  tegeletakse võtmetöötajatega, informatsiooni kogumine lahkuvatelt töötajatelt põhjuste kohta;  tagatud töötajate regulaarne puhkuste korraldus. Regulatsioon: Vene teatri töö sisekorra eeskiri, Vene teatri korraldus „mobiiltelefonide kuulimiit“11, töölepingud ja ametijuhendid. Selgus, et:  personaliteemadega tegelevad Vene teatris juhiabi personalialal ja direktor. Juhiabi ametijuhendis on kirjeldatud personalitöö ülesanded: töösuhete alase töö igapäevane korraldamine; teatri töötajate töölepingute sõlmimine, peatamine ja lõpetamine; töövõtulepingute ja ametijuhendite registreerimine ja haldamine; üleviimiste, lisatasude ja teadete vormistamine ja töötajate teavitamine; tööaja arvestuse tabelite ettevalmistamine ja kogumine iga kuu 25. Kuupäevaks; tööaja arvestuse tabelite kinnitamine ja esitamine raamatupidamisele; puhkusegraafikute koostamine ja kinnitamine märtsi lõpuks; käskkirjade koostamine ja vormistamine personali ja puhkuste kohta jm.  Kõikidele asutuse töötajatele on vormistatud ametijuhendid või on ametiülesanded fikseeritud töölepingutes. Ametijuhendites mh fikseeritud ametikoha eesmärk, ametikoha õigused ja kohustused ning kompetentsinõuded. Osad ametijuhendid on ammusest ajast, nt juhiabi personalialal ametijuhend on aastast 2012.  Peamised personalipoliitika põhimõtted on sätestatud töö sisekorra eeskirjas: töölepingu sõlmimine, juhtkonna ja teatritöötaja põhikohustused, üldine töökorraldus ja tööaeg, töö põhivormid ja reeglid, proovide ja etenduste määramise ja nende läbiviimise kord, sõidukite kasutamine, töö tasustamise kord, töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised jm. Eeskirja lisas 1. on fikseeritud transpordi vahendite kasutamise ja nendega seonduvate kulude hüvitamise kord. Eeskiri ei sätesta, kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest ja kuidas värbamise protsess enne töölepingu sõlmimist kulgeb. Töö sisekorra eeskirjas ei ole fikseeritud, kes vastutab korra täitmise jälgimise eest.  Palgajuhendit või lisatasude süsteemi asutuse sees fikseeritud ei ole. Vastavalt töö sisekorra eeskirjale võib SA juhataja määrata käskkirjaga ühekordseid lisatasusid.  Juhi sõnul on plaanis läbi viia arenguvestlused 2024. a suvel kõikide töötajatega.  Koolituste ja puhkuste vormistamine toimub läbi RTIPi, kus määratakse ka asendaja puhkuse perioodiks. 11 Mobiiltelefoni kuulimiidi määramine, korraldus nr 083-p, kehtestatud 16.03.2023 25  Lisa 1  Teatri personalilt küsiti 2024. a alguses tagasisidet teatri väärtuste ja missiooni kohta (arengukavas fikseeritud), küsitlus oli anonüümne. Otseselt personali rahuloluküsitlust läbi ei ole viidud. Olulisus Tähelepanek 11 Keskmine a. Osad ametijuhendid on üle 10 aasta vanad, st tuleks hinnata nende ajakohasust. b. Sisekorra eeskiri ei sätesta, kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest ja kuidas värbamise protsess enne töölepingu sõlmimist kulgeb ning selles ei ole fikseeritud, kes vastutab korra täitmise jälgimise eest. c. Puudub palgajuhend, sh fikseeritud lisatasude süsteem. Risk: läbipaistmatu sisemine töökorraldus, sh värbamine ja tasustamise süsteem Soovitused: 1. Vaadata arenguvestluste käigus üle ka ametijuhendid, vajadusel uuendada. 2. Täiendada töö sisekorra eeskirja ning lisada, kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest ja kuidas värbamise protsess enne töölepingu sõlmimist kulgeb ning korra täitmise jälgimise eest vastutav isik. 3. Koostada palgajuhend ja fikseerida lisatasude süsteem teatris, et tasustamise põhimõtted oleks läbipaistvad ja arusaadavad. Vene teatri kommentaar: Nõustume 1. Septembris vaatame arenguvestluste käigus üle ametijuhendid. 2. Täiendame töösisekorraeeskirja ning lisame, kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest, kuidas kulgeb värbamisprotsess enne töölepingu sõlmimist ning kes on sisekorraeeskirjade järgimise eest vastutav isik. 3. Koostame palgajuhendi ja fikseerime lisatasude süsteemi teatris, et tasustamise põhimõtted oleksid läbipaistvad ja arusaadavad. 4.2.5. Infotehnoloogia Kriteeriumid:  IT süsteemide haldus on selgelt reguleeritud;  jätkuv ja tõhusalt kontrollitud toetades organisatsiooni eesmärke saavutamist;  IT süsteemides on organisatsiooni info kaitstud, kasutatud ainult määratud volituse piires ja info kaotamise risk on maandatud efektiivselt;  organisatsiooni varad ja informatsioon on efektiivselt kaitstud varguste ja kahjustamise eest;  IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul mahus, mis tagab organisatsiooni tegevuse jätkamise ilma olulise kahjuta;  kasutuses olevad IS-d aitavad kaasa asutuse eesmärkide saavutamisele ning on kasulik/vajalik töövahend, IS ei dubleeri üksteist. Regulatsioon: Vene Teatri infoturbepoliitika põhialused Selgus, et:  Vene teatri arvutitöökoha teenust haldab RIT (Riigi IT Keskus). St kasutuses olevad IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul. 26  Lisa 1  Kehtestatud on asutusesisene kord infoturbepoliitika põhialused, kus on reguleeritud mh infoturbe põhimõtted, arvutitöökoht ja selle kasutamine, andmete kaitsmine, ressurssidele juurdepääs, arvutivõrgu turvalisuse tagamine. Korrast puuduvad nt kasutusel olevate infosüsteemide kasutamise põhimõtted, piirangud, IT-vahendi taotlemine ja kasutamine jm.  Infoturbepoliitika põhialustes seisab, et infoturbeintsidendi või intsidendiohu ilmnemise korral peab teenistuja sellest viivitamatult teatama infoturbejuhile või IT kasutajatoele. Korras ei ole fikseeritud vastavaid telefoninumbreid ja e-posti aadresse, kuhu intsidendist teada anda.  Kasutatakse SAPi, FITEKit ja RTIPi, Lydiani ja Directo dokumendihaldussüsteemi.  Lydian on teatrite vajaduste põhiselt arendatud, süsteemil on oma kasutajatugi, kes reageerib probleemide korral kiiresti. Lydian süsteemi pakutavaid mooduleid ei kasutata täielikult teatri töö planeerimiseks, st selleks, milleks süsteem arendati. Nt tööplaane tehakse Excelis ning riputatakse hiljem Lydian keskkonda, et see oleks loomingulistele töötajatele sealt leitav. Samal ajal makstakse Lydiani kasutamise eest maksimaalselt igakuulist kasutustasu s.o 345 EUR (ilma km-ta).  Personalidokumendid (töölepingud ja ametijuhendid) on personalijuhi juures välisel kõvakettal lukustatuna kapis. Esineb turvarisk isikuandmete kaotsimineku osas.  Directo DHSi võimalusi ei kasutata maksimaalselt ära, osa asjaajamisest on jätkuvalt paberil. Olulisus Tähelepanek 12 Keskmine a. Asutusesisesest infoturbepoliitika põhialuste dokumendist on puudu infosüsteemide kasutamise põhimõtted, piirangud, IT-vahendi taotlemine ja kasutamine ning kontaktandmed, kuhu pöörduda infoturbeintsidendi korral. b. Lydian infosüsteemi võimalusi ei kasutata täiel määral ära loominguliste töötajate töö planeerimiseks. Tööplaanid koostatakse jätkuvalt Excelis ning pannakse hiljem Lydiani süsteemi üles. c. Personalialased dokumendid (töölepingud ja ametijuhendid) on personaliinimese kabinetis lukustatud kapis ja/või välisel kõvakettal. Risk: turvarisk, IT risk, infosüsteemide võimaluste vähene kasutamine, ressursside mitteefektiivne kasutus Soovitused: 1. Uuendada asutusesisest infosüsteemide kasutamise korda, lisada sinna olulised kontaktid, kuhu pöörduda küsimuste või intsidentide korral ning muud olulised sätted, mis käsitlevad IT vahendeid. 2. Võtta Lydian infosüsteemi pakutavad võimalused kasutusse loominguliste töötajate töö planeerimise vahendina, intranetina jne. Vajadusel küsida SA Rakvere Teatrimajalt nõu, kuidas Lydian süsteemi asutuses juurutada. Julgustada kõiki töötajaid Lydiani kasutama sh vanemaealisi. 3. Hoiustada personalialaseid dokumente RIT-i poolt varundatud keskkonnas (nt võrgukettal) piiratud juurdepääsuga kaustas, et andmed oleksid kaitstud kadumise eest ning turvatud. Vene teatri kommentaar: nõustume osaliselt Infosüsteeme haldab Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus, kes on koostanud kasutamise põhimõtted, piirangud, samuti IT-vahendi taotlemise. Töötajad teavad, et infoturbeintsidendi korral tuleb pöörduda: [email protected] või iga arvuti veebibrauseris oleva https://itabi.sise.rit.ee/saw/ess?TENANTID=202047782&auth=rmit kaudu. Vene Teatril on Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskusega leping, millega on riskid maandatud, aga lisaks sellele: 27  Lisa 1 1. Uuendame asutusesisest infosüsteemide kasutamise korda. 2. Võtame Lydian infosüsteemi pakutavad võimalused kasutusse loominguliste töötajate töö planeerimise vahendina. Suhtleme aktiivselt SA-ga Rakvere Teater ja küsime nõu, kuidas Lydian süsteemi asutuses juurutada. Lydiani kasutamise eest vastutab trupijuht Svetlana Šušina. 3. Hakkame hoiustama personalialaseid dokumente RIT-i poolt varundatud keskkonnas (nt võrgukettal) piiratud juurdepääsuga kaustas, et andmed oleksid kadumise eest kaitstud. 4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus Kriteeriumid:  organisatsiooni töötajad ja kliendid on kaitstud nõuetekohaselt;  töötajate turvalisus on tagatud. Regulatsioon: Vene teatri töö sisekorra eeskiri, Vene Teatri hädaolukorra lahendamise plaan, Vene teatri evakuatsiooni korraldus teatrihoones Selgus, et:  Töö sisekorra eeskirjas on fikseeritud töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised.  2024. a koostatud hädaolukorra lahendamise plaan, kus on kirjeldatud, kuidas tuleb käituda erinevate hädaolukordade esinemisel: tulekahju, gaasileke, pommi, kahtlase eseme leid, äkkrünnaku ähvardus, pommiähvardus, vargus, keelatud aine omamine, füüsiline vägivald, suitsiid ja muud kriisisituatsioonid.  Viimane töökeskkonna riskianalüüs läbi viidud 2021. a koroona kriisi ajal.  Vene Teatri majas on tööl valveinimene, uste avamine võtmetega.  kohapealsel vaatlusel teatris, selgus et osades ruumides on evakuatsiooniteede vaba ligipääsetavuse probleem, sh väikeses saalis kus toimuvad etendused.  Samuti on Vene teatri majas mitmetes ruumides ventilatsiooniprobleem, mis ilmnes pärast renoveerimistöid.  Eelnevatel aastal on teatris läbi viidud tuleõrjeõppused. Järgmine tuletõrjeõppus on töötajate jaoks ootamatult plaanis septembris-oktoobris läbi viia. Olulisus Tähelepanek 13 Keskmine a. Varasemalt kehtinud hädaolukorra lahendamise plaan ei olnud ajakohane. 2024. a. auditi ajal koostatud uuendatud hädaolukorra lahendamise plaan, kus on kirjeldatud, kuidas tuleb käituda erinevate hädaolukordade esinemisel. Töötatajatele on plaani tutvustatud ja nende jaoks on plaan kättesaadav Lydianist ja paberkandjal. Plaan lisatakse ka Directosse. b. Osades ruumides on evakuatsiooniteed blokeeritud, sh väikeses saalis kus toimuvad etendused, üle 70% hõivatusega. Risk: Oht inimelule, terviserisk Soovitused: 28  Lisa 1 1. Tutvustada allkirja vastu kõikidele teatri töötajatele hädaolukorra lahendamise plaani, teha see kättesaadavaks ühisruumides ning Lydian süsteemis (5.09.2024 seisuga parendustegevus ellu viidud). 2. Kiiremas korras vabastada evakuatsiooniteed blokeeringutest, et oleks tagatud vaba liikumine tulekahju või muu hädaolukorra puhul majast välja ning töötajate ja teatrikülastajate turvalisus. Kutsuda teatrisse tuleohutuseala spetsialist, kes nõustab ja teeb vajalikke koolitusi; Vene teatri kommentaar: ei nõustu 1. Tuletõrjeõppuseid viiakse Vene teatris läbi igal aastal. Teenust osutab firma Antifire. 2024. aasta auditi ajal on koostatud hädaolukorra lahendamise plaan, kus on kirjeldatud, kuidas tuleb käituda erinevate hädaolukordade esinemisel. Antud plaani on töötajatele tutvustatud ja see on töötajatele kättesaadav serveri kaustas YLD. 2. Evakuatsiooniteed on osaliselt vabastatud. 1.septembriks vabastatakse kõik evakuatsiooniteed. 29  AUDIT nr 3_2024/KuM SA Vene Teater sisekontrollisüsteemi toimimine Siseauditi lõpparuanne September 2024 AUDIT nr 3_2024/KuM SISUKORD I KOKKUVÕTE ....................................................................................................................... 3 II VALDKONNA ÜLEVAADE .............................................................................................. 7 III AUDITI ISELOOMUSTUS ............................................................................................... 9 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 2 AUDIT nr 3_2024/KuM I KOKKUVÕTE SA Vene Teatri sisekontrollisüsteem on auditeeritud ulatuses oluliselt parendamist vajav. Auditi käigus tehti kokku 13 tähelepanekut, millest 1 oli kriitiline ja 11 keskmise olulisusega ja 1 positiivne tähelepanek. Auditi lõpparuande kooskõlastamisel asuti tähelepanekuid kõrvaldama, mis on hea praktika. Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele. Täiendava info korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. Positiivne praktika 1. Vene teatri kõrgem juhtorgan on 4-liikmeline nõukogu, mis teostab järelevalvet juhatuse tegevuse üle; 2. Teatril on toimiv struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud on arengukava (uuendamisel) ja iga- aastased tegevuskavad, mille täitmist jälgitakse; 3. Toimuvad regulaarsed nõukogu-, juhtkonna-, osakondade koosolekud, mida protokollitakse. Infot vahetatakse ka e-posti teel, sh protokolle. Teatri külastajate rahulolu küsitlus on käimas koostöös KuMiga. 4. Eelarvestamine ja finantsarvestus toimib valdavalt nõuetele vastavalt – kehtestatud on asutusesisene raamatupidamise sise-eeskiri, kus on fikseeritud ka sularahakassa eeskirjad ning inventuuride läbiviimise korraldus; SA-le osutab raamatupidamise teenust Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK); põhi- ja väikevahendite inventuure viiakse läbi kord aastas; kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel eARK-is; varade moodul on RTIPis kasutuses, kuhu on kantud põhivarad. 5. Kehtestatud on teatri töö sisekorra eeskiri, kus on peamised personalipoliitika põhimõtted, autode kasutamise põhimõtted, töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised jm; puhkuste, lähetuste korraldus toimub RTIPis; teatri personalilt küsiti 2024. a alguses tagasisidet teatri väärtuste ja missiooni kohta. 6. Teatri arvutitöökoha teenust haldab RIT (Riigi IT Keskus), st kasutuses olevad IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul; kehtestatud on asutusesisene kord infoturbepoliitika põhialused, kus on mh fikseeritud infoturbe intsidentide korral käitumine. 7. Töö sisekorra eeskirjas on fikseeritud töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised; 2024. a koostati hädaolukorra lahendamise plaan (auditi ajal), kus on kirjeldatud, kuidas käituda erinevate hädaolukordade esinemisel. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 3  AUDIT nr 3_2024/KuM Kriitilise olulisusega tähelepanekud 1. Tegemist on detsember 2020 tehtud siseauditi tähelepanekuga, vahepealsel ajal muutusi ei ole toimunud. a. Vene teatris on võrdlemisi suur trupp (Rakvere teatris 18 näitlejat vs Vene Teatris 33 täidetud näitleja ametikohta). Lisaks töötab 2024 teatris 7 rolli- ehk töövõtulepinguga näitlejat. b. Näitlejate reaalsed töökoormused teatris on võrdlemisi madalad võrreldes normtööajaga (2022. a 47% normtööajast ja 2023. a 41% vs 2019 a 36%, ei ole lisatud 10% iseseisvat tööd). Kõikidele näitlejatele makstakse täistöötasu ehk kultuuritöötaja miinimumpalka, osalise koormusega töölepingute sõlmimine on võimalik vaid erandjuhtudel ENLi ja EETEALi kollektiivlepingust tingituna. Vene teatris on 2 näitlejat ametlikult 50% koormusega. c. Pärast 5 tähtajalise töölepingu sõlmimist või 10 aastat teatris töötamist muutub näitleja tööleping tähtajatuks. Tähtajatuid lepinguid on keerulisem lõpetada kuna näitleja töö iseloomust tulenevalt töömaht kõigub. Soovitused KuMile ja Vene teatrile: 1. Pidada läbirääkimisi EETEALiga, eesmärgiga soodustada enam paindlikuid töövorme, arvestades muutunud väliskeskkonda, st muuta kollektiivlepingu tingimusi. Nt lubada teatritel sõlmida ka osalise tööajaga lepinguid, mis kollektiivlepinguga on lubatud vaid erandtingimustel. 2. Kaaluda teatri põhitrupi väiksemaks muutmist, kasutades rohkem ühekordseid rollilepinguid vs täistööajaga ajalepinguid, et hoida kokku hõivamata trupiliikmete palgakuludelt ning tagada paindlikum töökorraldus. 3. Uue näitleja põhitruppi tööle võtmisel rakendada esialgu tähtajalist töölepingut, et tagada suurem paindlikkus nii teatri kui näitleja jaoks. Näitlejaga tööleping üles öelda või koht koondada kui näitlejale ei ole piisavalt tööd anda ja ta ei ole nõus osalise töökoormusega lepingut teatriga sõlmima. Vene teater nõustus osaliselt, vt TP 3 Keskmise olulisusega tähelepanekud 2. Dokumendihaldus ja arhiiv on puudulikult korraldatud. a. Teatril puudub asjaajamis-/teabehalduskord, dokumendihaldus toimub osaliselt DHS-is Directo, osaliselt võrguketastel, osaliselt töötajate arvutites/välisel kõvakettal, osaliselt paberil. St dokumendid ei ole säilitatud ühtselt, süsteemselt ning turvaliselt. b. Puudub täielik ülevaade teatri arhiivi koosseisu kohta ning arhiivil ei olnud auditi toimingute ajal vastutajat määratud. Rahvusarhiivile ei ole üle antud kõiki nõutud dokumente. Soovitused Vene teatrile: 1. Koostada ja kehtestada asutuse asjaajamise-/teabehalduse kord, viia dokumendihaldus ühtsesse elektroonsesse keskkonda (5.09.2024 seisuga viiakse dokumente Directo-sse, plaanis 2024 aasta lõpuks kõik dokumendid elektroonsesse keskkonda viia), et dokumendid oleksid nõuetekohaselt varundatud ja säilitatud ning kaob ära topelttöö paberite väljaprintimise näol. Directo kasutajatoelt koolituse tellimine (koolitus läbi viidud 7.08.2024), et keskenduda tööhaldus-tarkvara (dokumendihalduse mooduli) funktsionaalsuste seadistamisele ja kasutamisele. Dokumentide liigitusskeem on osa Directo dokumendipuust, st keskkonnas kaustade ülesehitus peab vastama dokumentide liigitusskeemile. 2. Määrata arhiivinduse eest vastutaja teatris (vastutaja määratud teatrijuhi käskkirjaga teatrijuhi käskkirjaga 5.09.2024). Dokumentide arhiveerimisel järgida Rahvusarhiivi hindamisotsust (28.12.2017 nr 5-1/17/69). Anda Rahvusarhiivile üle kõik rahvuskultuurile olulised teosed ja seotud dokumendid jm hindamisotsuses nõutud arhivaalid. Kaardistada paberarhiivi korrastamise vajadus ning koostada iga-aastane arhiivi korrastamise plaan. Vene teater nõustus, vt TP 6 3. Töökeskkond ja turvalisus ei ole nõuetekohaselt korraldatud. 1. Varasemalt kehtinud hädaolukorra lahendamise plaan ei olnud ajakohane. 2024. a. auditi ajal koostatud uuendatud hädaolukorra lahendamise plaan, kus on kirjeldatud, kuidas tuleb käituda erinevate hädaolukordade esinemisel. Töötatajatele on plaani tutvustatud ja nende jaoks on plaan kättesaadav Lydianist ja paberkandjal. Plaan lisatakse ka Directosse. 2. Osades ruumides olid evakuatsiooniteed blokeeritud, sh väikeses saalis kus toimuvad etendused, üle 70% hõivatusega. Tänaseks puudus on kõrvaldatud. 3. Soovitused Vene teatrile: 1. Tutvustada allkirja vastu kõikidele teatri töötajatele hädaolukorra lahendamise plaani, teha see kättesaadavaks ühisruumides ning Lydian süsteemis (5.09.2024 seisuga parendustegevus ellu viidud). 2. Kiiremas korras vabastada evakuatsiooniteed blokeeringutest (alaliselt), et oleks tagatud vaba liikumine tulekahju või muu hädaolukorra puhul majast välja ning töötajate ja teatrikülastajate turvalisus. Kutsuda teatrisse tuleohutuseala spetsialist, kes nõustab ja teeb vajalikke regulaarseid (miinimum 1 kord aastas) koolitusi. Vene teater viis osaliselt parendustegevused ellu auditi ajal, osaliselt ei nõustu TP-ga, vt TP 13 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 4 AUDIT nr 3_2024/KuM 4. Võrdluses teiste teatritega on Vene teater madalaima efektiivsusega s.o viimasel kohal pärast Noorsooteatrit, teenides kõige vähem ettevõtlustulu töötaja kohta (seotud töötajate arvuga/teatritrupi suurusega/suurem osakaal lastele/noortele suunatud etendustel). Soovitus Vene teatrile: edaspidiselt võimalik võtta suund kulude vähendamisele, tõsta etenduste külastatavust (iseäranis Suure Saali etendustel) ja mõelda omatulu suurendamisele (nt suurendades Ringlava kasutust + muud tasulised teenused jmt). Vene teater nõustus osaliselt, vt TP 1 5. Loomenõukogu funktsioon ei toimi nõuetele vastavalt ning eesmärgipäraselt. Nt otsused võeti vastu kuigi kvoorumit ei olnud; koosseis oli iga-aastaselt nõukogus kinnitamata; kolme aasta jooksul kogunes nõukogu 4 korda 12st. 2024. a loomenõukogu koosseis ei ole veel fikseeritud (4.06.2024 seisuga). Plaanis 24.09.2024 kinnitada uus loomenõukogu koosseis ning mõelda läbi loomenõukogu funktsioon teatris. Soovitused Vene teatrile: 1. valida ja esitada teatri nõukogule kinnitamiseks loomenõukogu koosseis 2024. aastaks. Vältimaks bürokraatiat, nimetada loomenõukogu liikmed ametikohapõhiselt, keda ei oleks vajalik iga- aastaselt nõukogus uuesti nimetada. 2. Tagada edaspidi, et loomenõukogu käib koos vähemalt kvartaalselt sh protokollid esitada nõukogule, tagamaks järelevalve. 3. Uuendada teatri loomenõukogu põhikiri iga 3 aasta järel nagu teatri põhikiri ette näeb. Vene teater nõustus, vt TP 2 6. Arengukava on aegunud ja ei kajasta hetkeseisu ning strateegilisi suundi. Riske ei ole teadvustatud ega hinnatud. Arengukavas on eesmärgiks mh koostöö Venemaa külalislavastajate ja –kunstnikega. Aastased tegevuskavad ja nende täitmised koostatud 2022 ja 2023. a kohta. Tegevuskava vs tegevusaruanded on erinevas formaadis, st ei ole järgitav, kas kõik seatud eesmärgid täideti ja mil määral. Riskidega tegeletakse jooksva töö käigus ja mittesüsteemselt. Soovitused Vene teatrile: 1. Pärast asutaja ootuste seadmist uuendada teatri arengukava (kooskõlas asutaja ootustega). Nõukogul seirata iga-aastaselt eesmärkide täitmist vastavalt sihttasemetele. 2. Viia tegevuskavad ja tegevusaruanded ühtsesse formaati, et oleks võimalik lihtsasti seirata, kas tegevuskavas seatud eesmärgid täideti ning mil määral. 3. Töötada välja asutusele sobiv riskihindamise juhis ning rakendada seda iga-aastaselt. Seirata olulisemaid riske ning määrata neile maandamistegevused. Vene teater nõustus, vt TP 5 7. Korruptsiooni ennetamise meetmete rakendamisele tuleb tähelepanu pöörata. OÜ PAULIV ja DIANSON OÜ on töötajatega seotud isikud, kelle arveid on teatri töötajad ka FITEKs kinnitanud. Tellitud on töid/teenuseid töötajatega seotud isikutelt (OÜ, MTÜd), mis õiguslikult ei ole keelatud, kuid on teatud piirangud. Soovitused Vene teatrile: 1. Kui oma töötajatelt teenuse tellimine on vajalik, mõistlik ja otstarbekas (nt loomingulise töö tõttu), lisada põhjendus FITEKisse ja säilitada võrdlevad pakkumused lepingu juures (kui seotud vabaturu teenusega). 2. FITEKi kooskõlastusringi mitte lisada isikuid, kes peaksid kinnitama endaga seotud isiku arved. 3. Kui isik on töölepingulises suhtes SA-ga, on korrektsem eelistada lisatasu maksmist täiendavate tööülesannete eest, tasudes kõik vajalikud tööjõumaksud. Tööjõumaksude korrektne tasumine tagab töötajale tulevikus ka töötasuga seonduva pensioni. Vene teater nõustus osaliselt, vt TP 7 8. Hankekorras puudub säte, kuidas käituda huvide konflikti korral asjade/teenuste hankimisel. Kõrvaltegevustest teavitamine toimub suuliselt direktorile, kõrvaltegevusi ei fikseerita. Soovitused Vene teatrile: Lisada hankekorda sätted, kuidas käituda huvide konflikti olukorras, sh ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine. Soovitame kasutada RTIP võimalusi kõrvaltegevustest teavitamisel. Vene teater nõustus, vt TP 8 9. Turundus ja kommunikatsioon a. Asutusel puudub intranet või ühtne süsteem töötajate jaoks olulise info kättesaadavaks/teatavaks tegemiseks. b. Avaliku teabe seaduse § 28 sätestatud kogu avalikustamisele kuuluv teave ei ole Vene teatri kodulehelt leitav. Soovitus Vene teatrile: 1. Võtta kasutusele Lydiani infosüsteem mh intranetina, kus töötajad saavad ligi protokollidele, teavet muudatuste kohta asutuses, ligipääsu sisemistele kordadele jne. 2.Avalikustada kodulehel avaliku teabe seaduses nõutud avalikustamisele kuuluv teave. Vene teater nõustus osaliselt, vt TP 9 10. Finantsarvestus, varade haldus ja hanked a. Teatri vara kasutamise põhimõtteid töö sisekorra eeskirjas fikseeritud ei ole, va autode kasutamine. b. Väikevarade haldus ei toimu RTIPi keskkonnas, vaid raamatupidamisprogrammis VERP. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 5 AUDIT nr 3_2024/KuM c. Fitekisse on arvete juurde osaliselt üleandmise-vastuvõtmise aktid lisamata (arve nr 5.31.2020 OSAÜHING TRIKK 3, arve nr KA2203843 AS ECOMATIC) ja viide lepingule puudu (arve 663 LUMUS ARTIS OÜ, arve KA2200680 AS ECOMATIC). d. Väikeostude puhul võetud pakkumusi ei säilitata ühtselt ja koos lepinguga Directo DHS-is. e. Sularahakassa korralisi inventuure ei viida läbi piisava sagedusega, ootamatuid inventuure läbi ei ole viidud. f. 31.12.2023. seisuga läbi viidud väikevahendite inventuuri komisjoni kuulus akti järgi ka haldusjuht, kuigi ta on haldusosakonna varade eest vastutav isik. Soovitus Vene teatrile: 1. Fikseerida sisekorra eeskirjas olulised vara lubatud ja keelatud kasutamise põhimõtted. 2. Viia ka väikevahendite haldus RTIPi keskkonda, vähendades kasutuses olevate ISde hulka ja koondades andmed ühte kohta. 3. Lisada suuremate arvete puhul Fitekis asjade/tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid ja viide lepingule, mille alusel väljamakse tehakse. Säilitada lepingutega seotud pakkumused ja aktid ühtses kohas Directos. 4. Viia läbi kassa korralisi inventuure kord kuus ning ootamatuid inventuure kahel korral aastas. 5. Edaspidi veenduda, et inventuuri komisjoni ei kuuluks inventeeritavate varade eest vastutavat isikut. Vene teater nõustus osaliselt, vt TP 10 11. Personalijuhtimine a. Osad ametijuhendid on üle 10 aasta vanad, st tuleks hinnata nende ajakohasust. b. Sisekorra eeskiri ei sätesta, kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest ja kuidas värbamise protsess enne töölepingu sõlmimist kulgeb ning selles ei ole fikseeritud, kes vastutab korra täitmise jälgimise eest. c. Puudub palgajuhend, sh fikseeritud lisatasude süsteem. Soovitus Vene teatrile: 1. Vaadata arenguvestluste käigus üle ka ametijuhendid, vajadusel uuendada. 2. Täiendada töö sisekorra eeskirja ning lisada, kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest ja kuidas värbamise protsess enne töölepingu sõlmimist kulgeb ning korra täitmise jälgimise eest vastutav isik. 3. Koostada palgajuhend ja fikseerida lisatasude süsteem teatris, et tasustamise põhimõtted oleks läbipaistvad ja arusaadavad. Vene teater nõustus, vt TP 11 12. Infotehnoloogia a. Asutusesisesest infoturbepoliitika dokumendist on puudu infosüsteemide kasutamise põhimõtted, piirangud, IT-vahendi taotlemine ja kasutamine ning kontaktandmed, kuhu pöörduda infoturbeintsidendi korral. b. Lydian infosüsteemi võimalusi ei kasutata täiel määral ära loominguliste töötajate töö planeerimiseks. Tööplaanid koostatakse jätkuvalt Excelis ning pannakse hiljem Lydiani süsteemi üles. c. Personalialased dokumendid (töölepingud ja ametijuhendid) on personaliinimese kabinetis lukustatud kapis ja/või välisel kõvakettal. Soovitused Vene teatrile: 1. Uuendada asutusesisest infosüsteemide kasutamise korda, lisada sinna olulised kontaktid, kuhu pöörduda küsimuste või intsidentide korral ning muud olulised sätted, mis käsitlevad IT vahendeid. 2. Võtta Lydian infosüsteemi pakutavad võimalused kasutusse loominguliste töötajate töö planeerimise vahendina, intranetina jne. Vajadusel küsida SA Rakvere Teatrimajalt nõu, kuidas Lydian süsteemi asutuses juurutada. Julgustada kõiki töötajaid Lydiani kasutama sh vanemaealisi. 3. Hoiustada personalialaseid dokumente RIT-i poolt varundatud keskkonnas (nt võrgukettal) piiratud juurdepääsuga kaustas, et andmed oleksid kaitstud kadumise eest ning turvatud. Vene teater nõustus osaliselt, vt TP 12 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 6 AUDIT nr 3_2024/KuM II VALDKONNA ÜLEVAADE Aastail 1948-2005 kandis teater Eesti Riikliku Vene Draamateatri nime. Alates 2005. aastast tegutsetakse Tallinnas Vabaduse väljakul, SA Vene Teatrina. Detsembris 2018 tähistas Vene Teater 70. juubelit. SA juhataja on alates 01.02.2024. a Anne-Lii Päiv. Teatril on kuni 5-liikmeline nõukogu (auditi läbiviimise ajal 4 liiget), mille esimees on alates 19.03.2024 Margus Allikmaa. Teatris on 102 töötajat (töötajate arv taandatult täistööajale, 2023. majandusaasta aruanne). Vene teatri struktuur 1.10.2022 seisuga: Autorite koostatud, baseerub Vene Teatri struktuuril seisuga 06.2024 Teatril on põhikiri1, arengukava2 ja iga-aastased tegevuskavad. Vene teatri arengukava järgi on SA missiooniks hoides ja arendades venekeelset teatrikultuuri Eestis, luua ja vahendada professionaalset, žanriliselt mitmekülgset ning publiku ootusi arvestavat teatrikunsti. Teatri visiooniks on, et Vene Teater on tunnustatud etendusasutus, kuhu leiavad tee nii vene- kui ka eestikeelne teatrivaataja. Teater on oma kunstiliselt kõrgetasemeliste lavastuste, huvitavate teatrialaste projektide ja loometööga võrdväärne partner ja samas ka konkurent teistele professionaalsetele teatritele ning tuntud ja tunnustatud lisaks Eestile ka mujal maailmas. Jõutakse võimalikult paljude vaatajateni olles Eesti venekeelse teatripubliku esimene valik. Organisatsioonina tõhus, avatud ja uuenduslik. Teatri väärtused vastavalt arengukavale on mitmekülgsus, professionaalsus ja usaldusväärsus, kaasaegsus ja avatus ning loomingulisus. Vene teatri arengukavas 2022-2026 on seatud teatri strateegilised eesmärgid ja arengukava Lisas 1 on fikseeritud ka sihttasemed aastate lõikes ning mõõdikud, vt https://www.veneteater.ee/arengukava-aastateks-2022-2026. Sisseostetud teenused: arvuti töökohateenus – RIT ehk Riigi IT Keskus; finants- ja personaliarvestuse teenus – Riigi Tugiteenuste Keskus, RTK. 1 Sihtasutuse Vene Teater põhikiri 2 Sihtasutus Vene Teater arengukava 2022-2026, nõukogu poolt kinnitatud 26.11.2021 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 7 AUDIT nr 3_2024/KuM Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid: • etendusasutuse seadus; • sihtasutuste seadus; • riigivaraseadus ja riigihangete seadus; • avaliku teabe seadus, isikuandmete kaitse seadus ja arhiiviseadus; • korruptsioonivastane seadus ja autoriõiguse seadus; • SA Vene Teatri põhikiri; • VV 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“; • Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“; • SA-s sisemiselt kehtivad juhendid ja korrad, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad jmt. • IT: SAP (raamatupidamistarkvara), Fitek arvete menetlemise süsteem; RTIP (lähetused, puhkused, majanduskulud, põhivarad), Lydian tööplaneerimise süsteem; Directo dokumendihaldussüsteem. Tabel 2. Vene teatri tulud ja kulud aastatel 2022-2023 Vene Teatri tulud-kulud 2022. a 2023. a Tegevustulud 3 593 586 4 166 364 Kaupade ja teenuste müük 1 103 434 1 347 531 Tulud majandustegevusest 1 103 434 1 347 531 Saadud toetused 2 489 630 2 818 831 Muud tulud 522 1 Eespool nimetamata muud tulud 522 1 Tegevuskulud -3 768 188 -4 154 381 Antud toetused -4 659 -4 791 Muud toetused -4 659 -4 791 Tööjõukulud -2 598 465 -2 847 443 Majandamiskulud -932 989 -1 043 902 Muud kulud -39 273 -8 071 Põhivara amortisatsioon ja ümberhindlus -192 801 -250 174 Aruandeperioodi tegevustulem -174 602 11 982 Finantstulud ja -kulud -20 115 -8 740 Intressikulu -20 543 -37 870 Tulu hoiustelt ja väärtpaberitelt 428 29 130 Aruandeperioodi tulem -194 717 3 242 Aruandeperioodi tulem ja siirded kokku -194 717 3 242 Allikas: Saldoandmike infosüsteem Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 8 AUDIT nr 3_2024/KuM III AUDITI ISELOOMUSTUS Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi (edaspidi SAO) 2024. aasta tööplaani (kinnitatud kultuuriministri 20.02.2024 käskkirjaga nr 30) alusel viisime läbi auditi, milles hindame sihtasutuse Vene Teater (edaspidi SA või Vene teater või teater) sisekontrollisüsteemi toimimist. Hindamisel lähtume järgmistest alaküsimustest: 1. kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada teatri tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse, tegevuse otstarbekus ja info säilimine? Sisekontrollisüsteemi toimimist hinnatakse lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine 2. kas ja kuidas on võimalik teatris muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine (näitlejate töökoormus ja palgamudel, saalide hõivatus jmt)? Auditeeritav periood: 2022. a kuni auditi toimingute lõpetamiseni Auditi ulatus: Vene teatri sisekontrollisüsteem, näitlejate töökoormus ja etendustegevuse korraldamise optimaalsus. Auditi läbiviimise aeg: 13.03.2024 – 28.06.2024. Perioodil juuni- august oli puhkuste periood, kommentaarid laekusid 09.08.2024 ja toimusid kohtumised, arutelud. Auditi eest vastutav isik on siseauditi juht Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen Heiter ja siseauditi juht Krista Nelson. Valdkonna eest on vastutavad: • Anne-Lii Päiv – SA Vene Teater juhatuse liige; • Margus Allikmaa - SA Vene Teater nõukogu esimees; • Märt Volmer – ministeeriumi nõunik, kultuuriväärtuste asekantsleri ülesannetes; • Katre Väli - KuM kunstide osakonna juhataja. Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseaudiitori kutsetegevuse standardeid. Auditi toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused: • analüüsisime Vene teatri tulemusi-saavutusi, töökorraldust, sh töö planeerimise süsteemi ja loomenõukogu töökorralduse nõuetele vastavust, saalide täituvust, sh väljasõiduetenduste külastatavust; • analüüsisime SA-s kehtivaid sisemisi kordasid ja strateegilisi dokumente, kuidas toimib eelarve planeerimine ja täitmine; • viisime läbi täpsustavad intervjuud teatri töötajatega; • testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist; • kontrollisime seotud isikutega tehtud tehinguid ja hindasime tehingute nõuetele vastavust; hindasime Vene teatri sisekontrollisüsteemi toimimist. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 9 AUDIT nr 3_2024/KuM Aruande A-osa tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud järgmisest skaalast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas Keskmine tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused järgneva 6 kuu kuni 1. aasta hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski Juhtkonna tegevus tase mõjus on adekvaatsed, sobivad on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid ja mõjusad parendused võivad olla võimalikud parendamist tuvastatud ükskikud on juhitud madal kuni mõningane vajadus vajav kontrollinõrkused keskmine tegutsemiseks oluliselt tuvastatud mitmed ei ole juhitud keskmine vajadus oluliseks ja erandjuhul parandamist kontrollinõrkused kuni kõrge kiireloomuliseks vajav tegutsemiseks mitterahuldav ei ole adekvaatsed, ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul sobivad ja mõjusad kiireloomuliseks tegutsemiseks Täname Vene teatri töötajaid, KuMi ja Riigi Tugiteenuste Keskuse teenistujaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest. Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 10