Riigiasutuse Võru Instituut auditi lõpparuanne

Lisa 2 B - OSA Võru Instituudi sisekontrollisüsteemi toimimine 4.4. Tulemused valdkondade lõikes: Valdkond hõlmatud on: Parendusvaldkonnad Juhtimine ja Tõhus ja läbipaistev kontrollikeskkond; Tõhus Kinnitatud nii asutuseülene arengukava, keelepesa arengukava kui muuseumide administ- strateegiliine planeerimine ja planeeritu elluviimine; arengukava, mis osaliselt dubleerivad üksteist ja ei lähe TERE teenustele seatud reerimine Vastutuste jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning eesmärkide ja mõõdikutega kokku. tagab vajaliku pädevust; Regulaarne ja läbipaistev aruandlus, mis tagab juhatuse teadlikust organisatsiooni Teadusnõukogule ei ole seatud ootusi, st peamiselt tegeletakse teadus- olukorrast; Toimiv asjaajamise funktsioon toetab arendustegevusega ning muuseumite teemad on teisejärgulised. organisatsiooni tegevust; Sõlmitud lepingute üle Määratlemata on põhiprotsessid ja tugiprotsessid ning ei ole jõutud pideva omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute parendamise tsüklit rakendada. Puuduvad põhimõtted, kuidas riske hinnata; õiguslikkus ning organisatsiooni huvide kaitse; riskidega tegeletakse mitteformaalselt, sh maandamistegevustega. Õppetunde ei Organisatsioonil on rakendatud meetmed pettuseriski fikseerita. maandamiseks Asjaajamine toimub paralleelselt nii paberil kui elektroonselt, kõik dokumendid ei ole DHS-is registreeritud, osaliselt võrguketastel või paberkaustades. Kassapidajatega varalise vastutuse kokkuleppeid sõlmitud ei ole. Finants/ Eelarvestamine/ planeerimine; Finantsarvestus; Varade Teenuspõhine eelarvestamine, lisaks asutuse sees detailsem eelarvestamine, mis Haldus arvestus/inventeerimine; Omatulu teenimine; tekitab teatavat segadust asutuse ja RTK vahel. Kulujuhtimiseks on eArvekeskuses Sularahakassa töökorraldus (Fitek) süsteem kehtestatud, kuid kulujuhte ei ole määratud, st kõiki arveid menetlevad asutuses finantsjuht ja direktor. Seega nt muuseumi osakonna juhatajal puudub jooksvalt ülevaade muuseumide kuludest. eARKs puuduvad osaliselt teenuste üleandmist tõendavatel aktidel digiallkirjad, viited sõlmitud lepingule. Korralised inventuurid (nii varade, sularahakassa kui museaalide) toimuvad ja on dokumenteeritud, kuid lugemislehti ei säilitata. Sularahakassa ootamatud inventuurid iga-aastaselt läbi viidud. Varade moodul on RTIPs kasutuses, vastutajad määratud ning varad märgistatud koodiga. Inventuuri komisjonide koosseis varieerub aasta- aastalt. Vara lubatud kasutamise põhimõtted on sisekorras reguleerimata, varaline vastutus töösisekorraeeskirjades reguleeritud. Asutuses kinnitatud sularahakassa eeskiri, kassapidajad määratud ning kasutusele võetud elektroonne kassasüsteem, mis lihtsustab tööd. 1 Personal Ametijuhendid aitavad kaasa eesmärkide saavutamisel. Puudub arengu-koostöövestluste süsteem, siiani pole arenguvestlusi töötajatega läbi Värbamise poliitika toetab personali valikut vastavalt viidud. Samuti ei hinnata töötajate koolitusvajadusi, vaid iga töötaja võimalusel asutuse vajadustele; Töötajate hindamine tagab töötajate valib ise omale koolitused, kus soovib osaleda. Kaaluda töötasustamise, sh arengu ning vastavuse nõuetele; Personali areng toetab premeerimise põhimõtete väljatöötamist. Vaadata üle 2018 ja 2015. a sõlmitud kvaliteetset ja tähtaegset ülesannete täitmist; ametijuhendid ja vajadusel ajakohastada. Vastutus ja volitused ametijuhendites Motivatsiooni poliitika tagab vajalikku personali fikseeritud, kuid alati reaalsuses ei toimi nii - muuseumide juhid olemasolu ja selle tõhusust; Tegeletakse muuseumiosakonna juhatajale otse ei allu, kuigi ametijuhendis fikseeritud. võtmetöötajatega, informatsiooni kogumine lahkuvatelt Volituste ja kohustuste piirid tuleks üle vaadata ja asutuse sees kommunikeerida. töötajatelt põhjuste kohta, töötajate regulaarne puhkuste Kasutuses RTIPi moodulid puhkuste ja lähetuste vormistamiseks. Personali korraldus, personaliandmete haldamise vastavus rahulolu-uuringut läbi ei ole viidud. Kõrvaltegevusest teavitamist ei toimu isikuandmete kaitse seadusele süsteemselt – realiseerunud on huvide konflikti risk, samuti on rikutud toimingupiirangut (vt TP 2). IT IT süsteemide haldus on selgelt reguleeritud, jätkuv ja tõhusalt kontrollitud toetades organisatsiooni eesmärke saavutamist; IT süsteemides on organisatsiooni info kaitstud, kasutatud ainult määratud volituse piires ja info IT keskset teenust pakub RIT - tagatud andmete varundamine, IT tugi, IT vahendite kaotamise risk on maandatud efektiivselt. haldus jm. Direktori kk-ga kinnitatud infosüsteemide kasutamise kord, kus Organisatsiooni varad ja informatsioon on efektiivselt reguleeritud mh infosüsteemide kasutaja õigused ja kohustused, infosüsteemi ja kaitstud varguste ja kahjustamise eest. IT süsteemid on infoturbe intsidentide lahendamine, mobiilsete seadmete ja sisevõrku pääsemise varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku põhimõtted. Kasutuses infosüsteemid Webdesktop, MUIS, SAP. perioodi jooksul mahus, mis tagab organisatsiooni Dokumendihaldussüsteemi Asutusel on 5 litsentsi DHS-ile, kuid Webdesktopi tegevuse jätkamise ilma olulise kahjuta. Kasutuses kasutavad asutuses peamiselt sekretär ja direktor ning paralleelselt toimub olevad IS-d aitavad kaasa asutuse eesmärkide asjaajamine paberil – tuleks lõpetada dubleerimine ning minna üle täielikult saavutamisele ning on kasulikud/vajalikud töövahendid elektroonsele asjaajamisele. Hanked ja Hangete planeerimine on korraldatud tõhusalt ja Üle on võetud KuMi hankekord, eraldi hankekorda asutusel ei ole, hankeplaanid ostud läbipaistvalt sõltumata ostu summast; Hanked on olemas, viimastel aastatel asutus ise hankeid korraldatud ei ole. Lepinguid ja akte läbiviidud asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on hoiustatakse paberkandjal sekretäri juures kaustas ja võrgukettal. läbipaistvad Hinnapakkumused WD-s sissetulevates kirjades – tuleks hoiustada koos lepingute ja aktidega. Kõik ostud kooskõlastatakse eelnevalt direktoriga ning arve kinnitab samuti direktor. 2 Turundus ja Sisekommunikatsioon toetab asutuse eesmärkide Turundus- ja kommunikatsiooniplaan puudub. Turundusega tegeleb Kommunikat saavutamist ja kontrollisüsteemi tugevdamist; muuseumiosakonna juhataja, kes samal ajal juhib Karilatsi muuseumit ning on 4 sioon Kommunikatsioon ja turundus toetavad asutuse eesmärke muuseumi eest vastutav, st turundusega ei ole aega süsteemselt tegeleda. Toimuvad ja ressursid on kasutatud sihipäraselt ning tõhusalt; iganädalased koosolekud, majakoosolekuid (kõik töötajad koos) ei toimu (kui siis Organisatsioon on avalikkuse silmis usaldusväärne kord aastas), osakonnajuhid edastavad info töötajatele. Kasutatakse ühiseid võrgukettaid ning e-posti info jagamiseks. Klientide partnerite tagasisidet ei küsita. Instituudi kodulehel on avalikustatud enamus avaliku teabe seadusega nõutud infost va info täitmata ametikohtade osas. Töökeskkond Organisatsiooni töötajad ja kliendid on kaitstud Töötervishoiu, tööohutuse ja tuleohutuse üldnõuetega tutvumine tööle asumisel ja ja turvalisus nõuetekohaselt, töötajate turvalisus on tagatud nende täitmine on kohustuslik kõigile töötajatele. Asutuses direktori kk-ga määrtud töökeskkonnavolinik, töökeskkonnaspetsialist ja esmaabi andjad. 2021. a viidi viimati läbi töökeskkonna riskianalüüs, kus hinnati ka COVID 19-ist tulenevaid riske ja töötati välja rakendatavad meetmed. 3 4.5. Võru Instituudis toimiv praktika ja parendusvaldkonnad: Hea praktika:  Instituudi teenused on kaardistatud, määratud eesmärgid ja sihttasemed ning nende saavutamist hinnatakse;  kinnitatud on asutuse struktuur;  koostatud asutuse arengukava 2023-2027 ja iga-aastased tööplaanid;  töösisekorraeeskirjades on mh fikseeritud tööle võtmise ja vabastamise kord, tööaeg ja puhkus, lähetusse saatmise kord, varaline vastutus ning vastutus tööülesannete täitmise eest ja tööohutusega seonduv;  toimuvad koosolekud info jagamiseks (iganädalased teadusosakonna koosolekud, kus osaleb ka muuseumiosakonna juhataja ja igand muuseumijuhatajate koosolekud) ja teadusnõukogu koosolekud (korra või 2 aastas);  üle on võetud KuMi hankekord, mis reguleerib hangete ja väikeostude tegemist; kehtestatud raamatupidamise sise-eeskiri ja sularahakassa eeskiri;  põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse läbi iga aasta lõpus (nov-dets), komisjonid varieeruvad (vähemalt 2 isikut); sularahakassa inventuure, sh ootamatuid inventuure viiakse läbi;  kulude kinnitusringis on asutuse finantsjuht, direktor ja RTK arvestaja, st järgitakse 4-silma printsiipi;  kehtestatud ametiautode ja isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kord, mis reguleerib ametiautode kasutamise korra ning töötajatele ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kulude maksuvaba hüvitise maksmise tingimused;  puhkuste, lähetuste korraldus sh varade haldus toimib RTIPs;  2021. a viidi läbi viimane töökeskkonna riskianalüüs seoses COVID-19 mõjudega;  motivatsioonipaketis võimalus hüvitada töötajatele, kes töötavad kuvariga, prillide soetamisega seotud kulud kulutõendi alusel 100 euro ulatuses kolme aasta jooksul. I Kontrollikeskkond (ausus ja eetilised väärtused, juhtimine, planeerimine) ja riskide juhtimine - parendusvaldkonnad 1.Asutuse töökorralduse reeglite täiendamine, lisades: a) vastutav isik, kes vastutab töökorralduse reeglite täitmise jälgimise eest; b) huvide konflikti vältimise, korruptsiooni ennetamise, tuvastamise ja kõrvaldamise meetmed. Nt kuidas toimub kõrvaltegevustest teavitamine, enesetaandamine, kingitustest ja soodustustest vahetu juhi teavitamine jmt; c) kuidas toimub värbamine ja kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest, premeerimise põhimõtted, d) täiendada personali tasustamise põhimõtteid, et need oleksid proportsionaalsed ametikoha nõuetega (nt muuseumide osakonna juhataja palk ei vasta töökoha nõuetele); 4  e) vara lubatud kasutamise põhimõtted. Nt kuidas toimub vara sh, mobiilide kasutamine jmt; f) tööruumide kasutamine ja neis viibimine väljaspool tööaega, sh külaliste vastuvõtmine, valvesignalisatsiooni sisse-väljalülitamine, suitsetamine jmt. 2. KuMi järelevalve tõhustamise ettepanekud: a) viia asutuse juhiga läbi iga-aastane nn arenguvestlus, et mõlemal poolel oleks parem arusaam ootustest ja olulisematest muudatustest, sh võimalikest riskidest. 3. Juhtimine ja eestvedamine a) teadusnõukogu poolt kinnitatud Instituudi arengukavas 2023-2027 tuleks üle vaadata seatud eesmärgid ning mõõdikud – eesmärgid peaksid olema mõõdetavad ning mõõdikud üheselt mõistetavad ja asjakohased; b) koostada ühtne arengukava kogu organisatsioonile ja viia arengukavas olevad eesmärgid ja mõõdikud vastavusse TERE teenuste loogikaga; c) sõnastada arengukavas väärtushinnangud, mille järgimist töötajatelt oodatakse d) määratleda kõik asutuse põhiprotsessid ja tugiprotsessid. Ei ole jõutud pideva parendamise tsüklit rakendada, st regulaarselt hinnata protsesside toimimist ja parendusvõimalusi; e) määrata tööplaanis kõikidele tegevustele vastutajad ja tähtajad (praegu osaliselt vastutajad olemas, tähtajad puuduvad); f) vaadata üle vanemad ametijuhendid (2015. ja 2018. a) ja vajadusel uuendada; g) edaspidi määratleda põhimõtted, kuidas riske hinnata. Ettepanek täiendada tegevuskava, määratledes riskid ning fikseerida täitmises realiseerunud õppetunnid ja maandamistegevused; h) Viia sisse iga-aastane arenguvestluste süsteem, kus hinnatakse ka töötajate koolitusvajadusi. II Kontrollitegevused 4. Asjaajamine, finantsid ja kulujuhtimine: a) asjaajamise kord aastast 2018 on vananenud, sh näeb ette, et asjaajamine toimub mh paberkandjal. Tuleks koostada kogu asutuse teavet haldav teabehalduse kord ning minna täielikult üle elektroonsele asjaajamisele. Vastavalt VV määrusele "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" § 16 lg 3 asutus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Kui dokument on vaja väljastada paberil, võib asutus väljastada koopia elektroonilisest dokumendist. b) dokumendihaldussüsteem WD ei ole täielik - osa asjaajamist paberil (nt komisjonimüügilepingud - osaliselt paberkandjal osaliselt võrgukettal), osa võrguketastel kataloogides (hinnappakkumised), osad kaustas WD-s tühjad; c) eAKRs (Fitek) ei ole arvete kinnitamisel kohati lisatud viiteid lepingule ja lisatud aktidelt puuduvad osaliselt digiallkirjad. Väidetavalt kontrollitakse ja on olemas, kuid eARKs viited puuduvad, samuti ei säilitata neid ühtselt koos pakkumustega; 5 d) eARKs on kulude kinnitamise süsteem kehtestatud (finantsjuht, direktor ja RTK spetsialist),kuid kulujuhte ei ole määratud, nt muuseumide osakonna juhataja ei kinnita oma osakonna kulusid. Soovitused: 1) koostada teabehalduse kord, sh dokumentide loetelu ning viia vastavusse WD-s dokumentide registreerimine; 2) lõpetada dokumendihalduse dubleerimine paberkandjal ja viia kogu dokumendihaldus WD-sse; 3) fikseerida kulujuhid, et kulude tellijad oleksid automaatselt kooskõlastusringis; 4) Fitekis arvete kinnitamisel lisada teenuste üleandmist tõendavad digiallkirjastatud aktid, viited sõlmitud lepingule ning põhjendus kui lepingut ei sõlmitud (vastavalt KuMi hankekorrale); 5) hoiustada lepinguid, akte ja hinnapakkumusi WD-s elektroonselt ühes kohas; 6) fikseerida regulaarsed arengukava, tööplaani (koostamisel) ja eelarve täitmise ülevaatused (mida, millalgi regulaarselt org-s tehakse). 5. Varad sh inventuurid: a) põhivara on kantud RTIPi moodulisse – asukoht märgitud hoone/aadressi täpsusega; b) väikevarad RTIPis olemas, varadele kasutajad ja vastutajad määratud ning inventarid on nummerdatud; c) viimase 5 aasta jooksul on kõik muuseumikogud inventeeritud; d) pistelise kontrolli käigus selgus, et kõiki väikevarasid ei ole arvele võetud pärast soetamist – nt 2023.a soetatud mobiiltelefonid; e) vara lubatud kasutamise põhimõtteid ei ole sisekordades reguleeritud; f) määratud on direktori kk-ga kassapidajad, kuid varalise vastutuse kokkuleppeid sõlmitud ei ole. Instituudis oli aastaid tagasi üks juhtum, kui kassa eest vastutav inimene võttis muuseumi kassast enda tarbeks sularaha. Ta tõi selle raha hiljem küll tagasi ja asutusele majanduslikku kahju ta ei tekitanud, aga usaldus selle töötaja vastu oli kadunud ja tööleping temaga sai lõpetatud. Soovitused: 1) võtta edaspidi kõik varad sh väärtuslikud väikevarad, arvele viivitamatult pärast nende soetamist; 2) tutvustada töötajatele KuMi valitsemisala riigivara korda ning teha see kättesaadavaks võrgukettal; 3) sõlmida kassapidajatega varalise vastutuse lepingud. 6 III Informatsioon ja kommunikatsioon 6. Sise- ja väliskommunikatsioon: a) asutusel intranetti pole, info võrguketastel, paberkandjal ja Webdesktopis; b) WD-s osad kataloogid tühjad, pakkumusi säilitatakse sissetulevate kirjade kaustas jm. Tuleks üle vaadata WD-s dokumentide registreerimine; c) infovahetus toimub jooksvalt iganädalastel koosolekutel – teadus- ja arendusosakonna koosolekud, kus osaleb ka muuseumide osakonna juhataja ning muuseumide koosolekud, kus osalevad kõik muuseumide töötajad; d) kehtestatud infosüsteemide kasutamise kord, milles fikseeritud mh infosüsteemide kasutaja õigused ja kohustused, infosüsteemi ja infoturbe intsidentide lahendamine, mobiilsete seadmete ja sisevõrku pääsemise põhimõtted; e) avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 19 järgi peab riigiasutus avalikustama andmed riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste täitmata ametikohtade kohta – edaspidi tagada avalikustamine kodulehel. IV Järelevalve (Seire) Hea praktika: 1. Asutuse struktuuri vaadatakse perioodiliselt üle, uus struktuur kinnitatud 12.01.2023; 2. Teadusnõukogus seiratakse arengukava täitmist ja eesmärkide saavutamist; 3. Tööplaanide täitmisest seiratakse kord aastas pärast suvepuhkusi. 7. Sisene järelevalve: Soovitused: a) vajalik alustada regulaarsete klientide ja töötajate rahulolu-uuringute läbiviimisega; b) rakendada pideva parendamise põhimõtet – kehtivad põhimõtted ja protseduurid vaadatakse regulaarselt üle ja neid uuendatakse vastavalt vajadusele, tagamaks nende korrektne ja õigeaegne toimimine; c) ühendada tegevuskava täitmise ja arenguvestluste süsteem; d) kaardistada protsessid, määratleda teenuste/protsesside omanikud ning seejärel tagada pideva seirega nende toimimise hindamine ja parendamine. 7  AUDIT nr 2_2023/KuM Riigiasutus Võru Instituut sisekontrollisüsteemi toimimine Lõpparuanne August 2023 AUDIT nr 2_2023/KuM SISUKORD I AUDITI ISELOOMUSTUS .................................................................................................. 3 II KOKKUVÕTE ..................................................................................................................... 5 III VALDKONNA ÜLEVAADE............................................................................................. 7 IV AUDITI TULEMUSED – A OSA, vt Lisa 1 ..................................................................... 9 B - OSA Võru Instituudi sisekontrollisüsteemi toimimine, vt Lisa 2 .................................. 9 2 AUDIT nr 2_2023/KuM I AUDITI ISELOOMUSTUS Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi osakonna (edaspidi SAO) 2023. aasta tööplaani (kinnitatud kultuuriministri 10.02.2023 käskkirjaga nr 57) alusel viisime läbi auditi, milles hindame riigiasutuse Võru Instituudi sisekontrollisüsteemi toimimist. Hindamisel lähtume järgmistest alaküsimustest: 1. kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada tegevuste õigusaktidele vastavus ja eesmärkide täitmine, sh kas 2017. a KuMi SAO auditis kirjeldatud puudused on kõrvaldatud? Sisekontrollisüsteemi toimimist hinnatakse lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine 2. kas ja kuidas on võimalik Võru Instituudil muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine, lähtudes riigireformi põhimõtetest? Auditeeritav periood: 2021-2022. a või kuni auditi toimingute lõpuni. Auditi ulatus: Võru Instituudi sisekontrollisüsteem ja osutatavad teenused. Auditi läbiviimise aeg: 27.02 – 28.04.2023. Aruande projekt oli kooskõlastamisel perioodil mai-juuni 2023. Toimus nii kohtumine kui esitati kirjalikke kommentaare. Juulis oli puhkuste periood. Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen Heiter ja SAO juht Krista Nelson. Valdkonna eest on vastutavad:  Rainer Kuuba – Võru Instituudi direktor;  Merilin Piipuu – kultuuriväärtuste asekantsler. Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseaudiitori kutsetegevuse standardeid. Toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused:  analüüsisime WI teadus-arendusosakonna ja muuseumiosakonna tulemusi-saavutusi (tööplaani täitmise tulemused, TERE aruandlus), töökorraldust. Võrdlesime tulemusi teiste analoogsete regionaalsete muuseumidega, tutvusime Eesti Teadusagentuuri korralise evalveerimise hindamisjuhendis ettenähtuga1;  testisime olemasoleva juriidilise tegevusvormi sobivust, kasutades Rahandusministeeriumi (RM) kodulehel avaldatud tööriista, vt tegevusvormi hindamine;  analüüsisime Instituudi kehtivaid sisemisi kordasid ja strateegilisi dokumente, eelarve planeerimist ja täitmist. Hindasime, milline on Instituudi muuseumide omatulu teenimise võimekus ja kulud;  viisime läbi täpsustavad intervjuud Instituudi töötajatega (8 töötajat); kahe WI teadusnõukogu liikmega, haridus- ja teadusministeeriumist keelepoliitika ning teadus- arendustegevuse poliitika osakonna ametnikega, KuMi rahvakultuuri-, teadus- ja muuseuminõunikuga, finantsosakonna töötajatega; Riigi Tugiteenuste Keskuses (edaspidi RTK) Instituudi raamatupidaja ja finantsarvestuse osakonna KuMi valitsemisala talituse juhiga; 1 Vt täpsemalt https://etag.ee/tegevused/evalveerimine/korraline-evalveerimine/ 3 AUDIT nr 2_2023/KuM  testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist, inventuuride korraldust;  hindasime Instituudi sisekontrollisüsteemi toimimist. Aruande A-osa tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud järgmisest skaalast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas Keskmine tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused järgneva 6 kuu kuni 1. aasta hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski Juhtkonna tegevus tase mõjus on adekvaatsed, sobivad on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid ja mõjusad parendused võivad olla võimalikud parendamist tuvastatud ükskikud on juhitud madal kuni mõningane vajadus vajav kontrollinõrkused keskmine tegutsemiseks oluliselt tuvastatud mitmed ei ole juhitud keskmine vajadus oluliseks ja erandjuhul parandamist kontrollinõrkused kuni kõrge kiireloomuliseks vajav tegutsemiseks mitterahuldav ei ole adekvaatsed, ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul sobivad ja mõjusad kiireloomuliseks tegutsemiseks Täname KuMi teenistujaid, Instituudi ja RTK töötajaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest. 4 AUDIT nr 2_2023/KuM II KOKKUVÕTE Võru Instituudi sisekontrollisüsteem on auditeeritud valdkonnas oluliselt parendamist vajav. Hinnangut mõjutab 2017. a kõrvaldamata 1 kriitiline tähelepanek. Auditi käigus tehti kokku 4 tähelepanekut, millest 1 oli kriitiline ja 3 keskmise olulisusega. Sisekontrollisüsteemide toimimises toodi välja 25 parendusettepanekut, vt Lisa 2. 2017 siseauditi tähelepanekutest on kõrvaldatud ca 70% v.a 2 olulist tähelepanekut, vt TP 1 ja 4. Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole, mis pärineb mitmest allikast, vt lk 3, ning kogutud tõendusmaterjalil, testimise tulemustel. Auditeeritav on faktid üle vaadanud ning kommentaarid on lisatud. Täiendava, teistsuguse info korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. Positiivne tähelepanek WI teenused on kaardistatud, sh määratud eesmärgid ja sihttasemed, saavutamist seiratakse (TERE); kinnitatud on asutuse struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud arengukava (3) ja iga-aastased tööplaanid, mille täitmist jälgitakse; toimuvad regulaarsed koosolekud info jagamiseks; kehtestatud raamatupidamise sise-eeskiri ja sularahakassa eeskiri; üle on võetud KuMi hankekord; põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse regulaarselt läbi, komisjonid varieeruvad (vähemalt 2 isikut); viimase 5 aasta jooksul on kõik muuseumikogud inventeeritud; kulude kinnitamisel eARK-is järgitakse 4-silma printsiipi; kehtestatud on ametiautode ja isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kord; puhkuste, lähetuste korraldus, sh varade haldus toimib RTIPis; viiakse läbi töökeskkonna riskianalüüse; kehtestatud on infosüsteemide kasutamise kord. Kriitiline tähelepanek 1. Võru Instituut ei ole evalveeritud teadus- ja arendusasutus (aastast 2011). Instituudi riigiasutuse tegevusvorm ei ole, arvestades riigireformi eesmärki ja tegevusvormi hindamise tulemusi, ülesannete täitmiseks sobivaim (VVS § 43 lg kohaselt ei teenindata valitsusasutust ega täideta otseselt riiklikku ülesannet). Vt ka TP 2 Soovitus KuMile: algatada diskussioonid WI tegevusvormi täiendavaks analüüsimiseks, vajadusel ümberkujundamiseks, vähendades dubleerimist ja riigiressursside ebamõistlikku kasutamist. KuM töötas sisuvaldkondadega koostöös välja alternatiivid. WI ei nõustunud tegevusvormi võimaliku muutusega, vt Lisa 1. Sügis/Talv 2023 on WI-l plaanis esitada taotlus teadus- arendusasutuse evalveerimise protsessi algatamiseks. Keskmise olulisusega tähelepanekud 2. a) Instituudis puudub kõrvaltegevustest teavitamise ja huvide konflikti ennetamise juhis. b) WI tegevus on tihedalt seotud mitme juriidiliste isikuga, sh kohalike MTÜdega. Auditi lõpparuande kommenteerimise ajal toimus MTÜ Võro Selts VKKF juhatuses muutused (WI töötaja ja teadusnõukogu liige ei ole enam seotud isikud). c) Võrukeelse ajalehe Uma Leht väljaandjaks on ainukesena kultuuriruumide väljaannetest SA Kultuurileht, kaubamärk kuulub Instituudile. Soovitus KuMile: 1) kaaluda TP 1 soovitusi 2) Murdekeeltega seonduvate ajalehtede väljaandmist peaks riigi vaates toetama/kohtlema sarnaselt, mistõttu Instituudi tegevusvormi muudatust kaaludes analüüsida ka Uma Lehe väljaandmise otstarbekust SA Kultuurilehe vahendusel. Soovitus WI-le: luua töötajate kõrvaltegevustest teavitamise ja huvide konflikti ennetamise juhis, kasutades kõrvaltegevusest teavitamisel mh RTIPi võimalusi. WI ei nõustunud, vt Lisa 1. Kaalume kõrvaltegevusest teavitamiseks võtta kasutusele RTIP. 3. WI kulujuhtimise reeglid vajavad lihtsustamist. Toimiv süsteem on dubleeriv ja ei vasta kulujuhtimise reeglitele (läbisegi on eristavaks tunnuseks kulukoht, kulukeskus ja projekt). Soovitused WI-le: 1) loobuda keerukast kulujuhtimissüsteemist (nt koodidest, kus kasutatakse viidet allikale), mis praegu enam ei toimi. Sihtfinantseerimise eristamiseks kasutada projektikoode, mis sisaldab viidet rahastajale (KULKA, ERK vmt) ja lepingule; 2) kaasates ministeeriumi ja RTK, töötada välja lihtsustatud kulujuhtimissüsteem ja asuda seda rakendama. WI ei nõustunud, vt Lisa 1. Kaalume kohtumist RTKga, et arutada võimalikke muudatusi. 5 AUDIT nr 2_2023/KuM 4. Vana-Võromaa Muuseumide juhtimist tuleb enam tsentraliseerida, et muuseumid toimiksid ühtse meeskonnana (2017 siseauditi tähelepanek). Riigiasutuse tegevusvorm ei suuna omatulu teenimisele, vaid võimaldab säilitada status quo’d (2022 keskmine omatulu 5% v.a Karilatsi 20%). Soovitused KuMile: algatada arutelu WI muuseumide tegevusvormi ümberkujundamiseks, vt täpsemalt Lisa 1. Soovitused WI-le: juhul kui riigiasutus jätkab tegevust: 1) muuta muuseumide struktuur asutuse üleseks. Teisisõnu säilib iga muuseumi tegevuskoht, mida juhitakse keskselt. 2) muuseumide osakonnajuhile anda koos ülesannete ja vastutusega ka võimalus planeerida ja juhtida eelarvet ja töötajaid sh olla kulujuht, otsustada muuseumide struktuuri jmt üle; 3) muuseumide üksteisele lähendamiseks on vajalik muuseumide infosüsteemis MUIS 4 muuseumi kontod ühendada, et muuseumide juhtimine oleks ühtne. MUISi õigused tuleb üle vaadata ning mittevajalikud õigused eemaldada. Administraatori roll anda üksnes peavarahoidjale. 4) rakendada iga-aastaseid arenguvestlusi töötajatega ning teatud regulaarsusega viia läbi personali rahulolu uuring. WI ei nõustunud, vt Lisa 1. Muuseumide osakonna juhiga on seisuga 26.05.2023 tööleping lõpetatud. Tööd alustas uus osakonna juhataja. 6 AUDIT nr 2_2023/KuM III VALDKONNA ÜLEVAADE Võru Instituut on 1995. aastal Kultuuriministeeriumi juurde loodud teadus- ja arendusasutus, mis juhindub oma tegevuses teadus- ja arendustegevuse korralduse seadusest, teistest õigusaktidest ning põhimäärusest. Instituudis on alates 2015. aastast 2 osakonda: teadus- ja arendusosakond ning muuseumiosakond. Instituudi administratsioon ning teadus-ja arendusosakond asuvad Võru linnas aadressil Tartu tn 48. Muuseumiosakonna moodustavad Vana-Võromaa muuseumid (Karilatsi Vabaõhumuuseum, Dr. Fr. R. Kreutzwaldi Memoriaalmuuseum, Mõniste Talurahvamuuseum ja Vana-Võromaa Kultuurikoda), mis tegutsevad oma ajaloolistes asupaikades. Instituudi tegevus on keskendunud Vana-Võromaale, toetab ning arendab võrokeste keelt ja kultuuri. Instituuti juhib kultuuriministri poolt ametisse nimetatud direktor - Rainer Kuuba, alates 1.07.2010. 31.12.2022. a seisuga on instituudis 41,5 ametikohta, millest täidetud 35,2. Võru Instituut(40) Direktor, Rainer Kuuba Teadus- ja Muuseumide osakond Administratsioon (2) arendusosakond (13) (24) Finantsjuht; Juht+ peavarahoidja Juht + teadurid, projektijuhid, Sekretär spetsialistid 1. Dr. Fr. R. Kreutzwaldi 3. Karilatsi Memoriaalmuuseum (6) Vabaõhumuuseum (4) Juhataja, koguhoidja, aednik, koguhoidja, muuseumipedagoog, külastusjuht, tegevusjuht maj.spetsialist, arendusspetsialist 2. Mõniste 4. Vana-Võromaa Talurahvamuuseum (4) kultuurikoda (8) Juhataja, koguhoidja, muuseumipedagoog, maj.spetsialist juhataja, koguhoidja, külastusjuht, galerist, muusemipedagoog Instituudi struktuur seisuga 31.12.2022 Instituudil on 3 arengukava: 1) Võru Instituudi arengukava 2023-2027 missiooniks on edendada teadus- ja arendustegevust eelkõige ajaloolisele Võrumaale eriomastes küsimustes, keskendudes keelelise ja kultuurilise eripära uurimisele, selle elujõulisuse hoidmisele ning kohaliku kultuuripärandi tutvustamisele; 2) Võru Instituudi Vana Võromaa Muuseumide arengukava 202-2026 missiooniks on koguda iga muuseumi eripära arvestades Vana-Võromaal ja selle lähinaabruses kultuuriväärtuslikke esemeid ja vaimset teavet, säilitada ja uurida seda ning pakkuda külastajatele ja teistele huvilistele siinse kultuuripärandi kohta teavet ja elamusi, et säilitada kohalikke, eripärasesse kultuuriruumi kuuluvaid teadmisi ja oskusi; 7  AUDIT nr 2_2023/KuM 3) Keelepesa arengukava 2020-2030, suunatud võru keele säilitamiseks ja edasiandmiseks keelepesade ehk lasteaiarühmade kaudu, kus omandatakse keelt keelekümblusmeetodil. Keelepesa eesmärk on omakeelse keskkonna kaudu tutvustada lastele oma kodukandi põlist keelt, kultuuri ja kombeid; julgustada täiskasvanuid lastega oma kodukandi keelt kõnelema ning kodukanti väärtustama. Selle kaudu on loodud eeldused võru keele ja kultuuri kestmiseks. Instituudi tegevusega seotud küsimuste otsustamiseks põhimääruses ettenähtud piires on moodustatud teadusnõukogu, kokku 15 liiget. Teadusnõukogu liikmete koosseisu kinnitab direktori ettepanekul minister (TAKS § 7 lg 3). Sisseostetud teenused: arvuti töökohateenus – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus RMITi asemel RIT ehk Riigi IT Keskus; Finants- ja personaliarvestuse teenus – Riigi Tugiteenuste Keskus, RTK. Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid:  Võru Instituudi põhimäärus;  teadus- ja arendustegevuse korralduse- ja muuseumiseadus; riigihangete seadus, riigivaraseadus, avaliku teenistuse seadus; korruptsioonivastane seadus, avaliku teabe seadus; isikuandmete kaitse seadus; Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja - aruandluse juhend“;  Instituudi sisemised korrad ja juhised, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad jm;  IT: dokumendihaldussüsteem Webdesktop; SAP (raamatupidamistarkvara), Fitek arvete menetlemise süsteem; RTIP (lähetused, majanduskulud, varad, sh inventuurid), muuseumide infosüsteem MUIS. Tabel 1. Instituudi tulud ja kulud aastatel 2019-2022 Allikas: Võru Instituudi tegevusaruanded 2021,2020,2019 ja SAP BO „AA003 Juhi tekkepõhine eelarve täitmise aruanne“ 8 AUDIT nr 2_2023/KuM IV AUDITI TULEMUSED – A OSA, vt Lisa 1 Eesmärk oli hinnata, kas 2017. a KuMi SAO auditis kirjeldatud puudused on kõrvaldatud ning kas ja kuidas on võimalik muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine, lähtudes riigireformi põhimõtetest. Hinnati 2 avaliku teenuse toimimist – teadustöö korraldus ja muuseumid. Kriteeriumid:  teadus- ja arendustegevuse korralduse seadus § 13, 19 lg 8 ja 20 ja muuseumi ning korruptsioonivastane seadus;  kultuuriministri 03.12.2004 määrus nr 12 „Võru Instituudi põhimäärus“ .  Vabariigi Valitsuse 8. oktoobri 1996. a määrusega nr 244 kinnitatud „Valitsusasutuste hallatavate riigiasutuste moodustamise ja ümberkorraldamise ning nende tegevuse lõpetamise kord“.  riigireformi elluviimisega soovitakse saavutada mõjusam ja tõhusam riigiülesannete täitmine, kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine, valitsussektori paindlikum ja vähem bürokraatlikum töökorraldus ning valitsussektori kulutuste suhteline vähenemine. Eesmärgiks on elanikkonna vajadustega arvestav ühtne ja tõhus riigivalitsemine. Omavalitsuslikku laadi ning kohapealset otsustamist võimaldavad ülesanded on koos vajalike ja piisavate ressurssidega riigilt üle antud kohalikele omavalitsustele (vt fin.ee/riigireform). Kokku tehti 4 tähelepanekut, millest 1 oli kriitiline (2017. a) ja 3 keskmise olulisusega. B - OSA Võru Instituudi sisekontrollisüsteemi toimimine, vt Lisa 2 Siseaudiitori arvamus: Riigiasutus Võru Instituudi sisekontrollisüsteem on Parendamist vajav. Asutus on küpsustasemel 3 (Defineeritud). Sisekontrollisüsteemide toimimises toodi välja 25 parendusettepanekut. Võrreldes 2017. siseauditiga on parendatud muuseumide kassasüsteem (kasutusel on elektrooniline CompuCash) ja sularahaarvestuse põhimõtted reguleeritud sularahakassa eeskirjas; omatulude arvestamise põhimõtted on kirjalikult sätestatud ning hinnakirjad teenustele ja kaupadele direktori käskkirjadega kinnitatud; kehtestatud on ametiautode ja isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kord; koostatud hankeplaanid; arengukava on uuendatud; töötajatega on töölepingud ja ametijuhendid sõlmitud; käsunduslepingud on korrektselt vormistatud; avalikustatud on enamus avaliku teabe seadusega nõutud andmetest. Ca 70% eelmises auditis toodud puudustest on 2023. a seisuga kõrvaldatud v.a peamised! 9 AUDIT nr 2_2023/KuM 10 AUDIT nr S_3_2019/KuM Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 11  Lisa 1 AUDITI TULEMUSED – A OSA 4.1. Võru Instituut kui teadusasutus Eelmises auditis toodi välja, et Võru Instituut (edaspidi ka kui WI ja/või Instituut) ei ole evalveeritud teadus- ja arendusasutus. 2010. aastal saadi negatiivne evalveerimise tulemus ning uuesti evalveerimine on direktori selgituse kohaselt ressursipuuduse tõttu tegemata jäänud/edasi lükkunud. Ka 2023. a on olukord sama - Instituut ei ole taotlenud evalveerimist. Selgus, et: 1) Kui hinnata WI teenustele seadud eesmärkide täitmist (WI seatud TERE mõõdikud) aastate võrdluses, siis tegelike näitajate ja sihttasemete võrdluses saab välja tuua, et tundide arv ja võru keelset õpet saavate laste arvu näitajate osas on arenguruumi. Sihttasemest on puudu vastavalt 53% ja 13 %. Direktori selgituste kohaselt ei ole WI õppeasutus ning võru keele ja kultuuri tundide arv, samamoodi nagu võrukeelset õpet saavate laste arv, ei sõltu Instituudist. Võru keele ja kultuuri tundide arv sõltub koolijuhtide otsustest ning võrukeelset õpet saavate laste arv sõltub koolijuhtide otsustest ja piirkonna demograafilistest muutustest. 1500 1400 1200 1000 800 750 600 400 200 0 Võru keele ja kultuuri tundide arv Võru keele õpet saavate laste arv 2020 2021 2022 Sihttase 1  25 20 15 10 5 5 5 4 0 Võru keelt ja kultuuri tutvustavate Avaldatud teadusartiklid Võru Instituudi osalusel Vana ja õpetavate trükiste ja muude Võrumaa kultuuriruumi kogukonna väljaannete arv vaheliste koostööprojektide arv 2020 2021 2022 Sihttase Allikas: Võru Instituut analüütika, TERE andmed, esitatud KuMle. Kui vaadata mõjumõõdikut, mida peab olulisemaks WI, on võru keele rääkijate arv koguarvuna tõusnud, mis on hea tulemus. Võru keele rääkijad rahvaloenduse andmetel 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 0-14 15-29 30-49 50-64 65 ja vanemad 2011 2021 Allikas: STAT andmebaas RL214462: EESTI KEELT KÕNELEV RAHVASTIK MURDEKEELE OSKUSE, VANUSERÜHMA, SOO JA ELUKOHA (HALDUSÜKSUS) JÄRGI, 31. DETSEMBER 2021 ja WI andmed 2011. a 2) Kui võrrelda juriidilist tegevusvormi teiste analoogsete murdekeeltega seotud asutustega, on Võru Instituut ainukesena riigiasutus. 2015. liideti juurde Võru kui Põlvamaa maakondlikud riigimuuseumid. Nimetusena on jäänud instituut, kuigi eelarvest ja töötajaskonna mahust on 2/3 seotud muuseumi valdkonnaga. 2 Instituutide jagunemine õigusliku vormi järgi Instituudi nimetus Õiguslik vorm Asutajad Kihnu Kultuuri Instituut sihtasutus Kihnu Vallavalitsus, 2 eraisikut Mulgi Kultuuri Instituut mittetulundusühing Mulgi vald, Tõrva vald, Viljandi vald Seto Instituut sihtasutus 2 eraisikut. Sihtasutusega seotud nõuandvaks koguks on MTÜ Setomaa Teadusnõukogu. Nõukogusse kuuluvad 2 Setomaa valla esindajat, 1 Kultuuriministeeriumi esindaja ja 3 MTÜ Setomaa Teadusnõukogu esindajat Viru Instituut mittetulundusühing 12 asutajaliiget Võru Instituut riigiasutus Kultuuriministeeriumi valitsemisalas Allikas: „Ülevaade kultuuriruumide ja kultuuri instituutide tegevustest perioodil 2017-2020“, koostajaks KuM ja Eesti Rahvakultuuri Keskus, 2021. a., audiitori täiendused Äriregistri andmetel 3) WI on põhimääruse alusel valitsusasutuse hallatav teadus-arendusasutus. Vabariigi Valitsuse seaduse § 43 lg 2 alusel hallatava riigiasutuse põhiülesandeks ei ole täidesaatva riigivõimu teostamine. Nad teenindavad valitsusasutusi või täidavad teisi riiklikke ülesandeid kultuuri, hariduse, sotsiaal- või muus valdkonnas. Teadus ja arendustegevuse korralduse seaduse § 6 lg 1 kohaselt riigiasutusena tegutseva teadus- ja arendusasutuse moodustab, korraldab ümber ja selle tegevuse lõpetab Vabariigi Valitsus. Hetkel on kohalik kogukond (KOVd, muud huvilised) WI tegevustesse kaasatud läbi teadusnõukogu, kuid omaniku/asutaja vastutus puudub. Samas ei ole tegemist riikliku ülesande täitmisega, vaid analoogselt teiste murdekeelte instituutidega, kohaliku keeleruumi ja pärimuse hoidmise, edasikandmise ja väärtustamisega. Seda kinnitab WI tugevad seosed, huvid MTÜdega, vt tähelepanek 2. 4) Viisime läbi juriidilise tegevusvormi hindamise. Aluseks: RM kodulehel avaldatud tööriist, vt https://fin.ee/riik-ja-omavalitsused-planeeringud/riigihaldus/riigireform 3  1. Poliitikavaldkonna tundlikkus 5. Tasu küsimise 2. Ülesande võimalused standardiseeritavus 4. Otsustesse sekkumise 3. Juhtimisvabaduse vajadus piiramine Analüüsitav teenus Ministeerium Äriühing Tulemusena selgub, et WI saab edukalt toimida kasutades muud tegevusvormi, kaasates ka enam kogukondi (KOV, MTÜd vmt). Analoogselt teiste kultuuriruumide instituutidega, riik saab jätkata rahastust, kuid asutajatena võiksid olla eestvedajad kohalikud. 5) Võru Instituudi toetuste osakaal Võru kultuuriruumi toetustest, mida jagab Eesti Rahvakultuuri Keskus on püsinud keskmiselt 31,4% juures. Toetustest on ressurss peamiselt suunatud keele ja hariduse projektidele. 120 000 110 000 100 000 100 000 100 000 81 343 81 343 81 343 80 000 67 843 60 000 40 000 33 564 34 386 29 964 28 850 33,56% 31,26% 44% 24 050 21 380 20 758 35,46% 20 000 24,05% 26% 26% 0 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Eelarve Toetused kokku Võru Instituudile Allikas: analüüs, Võru Instituudile eraldatud toetuste osakaal Võru kultuuriruumi eelarvest, lk 35, täiendatud 2022 ja 2023 andmetega 4 Toetuse stabiilne osakaal viitab, et tegemist ei ole klassikalise täidesaatva riigivõimu asutusega, vaid asutusega, mis peaks enam tegema koostööd KOV ja teiste analoogsete MTÜga. Nii on samas valdkonnas aktiivne taotleja MTÜ Võro Selts, mille tegevuse eesmärk seltsi põhikirja järgi on säilitada ja arendada ajaloolise Võromaa ja Setomaa keelelist ning kultuurilist eripära. Ühisosa on olemas. WI teeb tihedat koostööd MTÜga Vana Võromaa Käsitüü, hallates ühiselt vana-võromaa käsitööd umapuut.ee ja võimaldades käsitöölistel oma toodangut müüa. Vt ka tähelepanek 2. 6) hinnates WI saadud toetusi perioodil 2018-2022, on peamised rahastuspartnerid Eesti Rahvakultuuri Keskus, KULKA ja Haridus- ja Teadusministeerium, stabiilselt alates 2020 ka RM. 2017. a siseauditis juhiti tähelepanu, et Instituut taotleb põhitegevuste jaoks toetusi konkureerides kohalike MTÜdega. Põhitegevuste rahastamiseks toetuste taotlemine on halduskoormav nii taotlejale kui rahastajatele. Riigieelarveline asutus ei peaks konkureerima toetustele. Piiratud ressursside tingimustes on aga toetuse taotlemine riigiasutustele vajalik, mistõttu ei ole tegemist etteheitega WI-le. TOETUSTE LAEKUMISED 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Eesti Rahvakultuuri Keskus 0 21 380 20 758 25 965 21 168 31 188 Maaeluministeerium 0 25 000 25 000 Eesti Kultuurkapital 10 265 13 632 16 326 31 885 24 632 23 714 HARIDUS- JA TEADUSMINISTEERIUM 0 59 476 30 093 20 000 26 600 27 600 Kultuuriministeerium 0 10 325 2 882 Eesti Autorite Ühing 0 1 000 Sihtasutus Võrumaa Arenduskeskus 0 90 3 000 800 Võru Linnavalitsus 2 050 150 2 000 Suomalaisen Kirjallisuuden 0 850 Rahandusministeerium 0 25 000 25 000 25 000 Põlva Omavalitsuste Liit 0 100 Setomaa Vallavalitsus 0 300 Emakeele Selts 833 7) Eestis on olemas teadus-arendusasutuse struktuuriüksusena tegutsev Tartu Ülikooli Lõuna- Eesti keele- ja kultuuriuuringute Keskus, vt täpsemalt https://keel.ut.ee/et/sisu/louna-eesti- keele-ja-kultuuriuuringute-keskus. Keskuse peamiseks ülesandeks on Lõuna-Eestis kõneldavate põliskeelte (võro, seto ja mulgi keele) ja lõunaeesti kultuuri õpetamine ehk 5 lõunaeesti keelest ja kultuurist teadliku järelpõlve kasvatamine. WI on rohkem keskendunud piirkonnas võru keele õpetamisele ja arengule, TÜ aga pakub võimalust tudengitele õppida ja arendada kõiki lõunaeesti murdekeeli. Asutused teevad omavahel tihedat koostööd, WI direktor on ühtlasi ka Keskuse nõukogu liige. 8) Teadus- ja arendustegevuse korralduse (TAKS) seaduses on määratletud, mis tingimustel on asutus teadusasutus. § 3 on sätestatud, mis tingimustele peab vastama: Nõue TAKS § 3 lg 1 ja 2 1) põhitegevus on alusuuringute, rakendusuuringute või arendustegevuse või mitme nimetatud tegevuse läbiviimine; 2) põhitegevusega kaasnevaks tegevuseks on levitada teadmisi õpetamise, publitseerimise või tehnoloogiasiirde kaudu; 3) liikmeskonda kuuluvad põhitegevuseks vajalike alus- ja rakendusuuringute või arendustegevusega tegelevad akadeemilised töötajad ning teised teadus- ja arendustegevusega seotud töötajad; 4) hooned, ruumid, sisustus ja muu vara on piisavad ning sobivad põhitegevuse läbiviimiseks; 5) riigieelarvelistest vahenditest finantseeritud põhitegevuse tulemused, millega ei kaasne intellektuaalomandiõigused, on avalik teave; 6) käesoleva lõike punktides 1 ja 2 nimetatud tegevuste tulemustest, sealhulgas intellektuaalomandiõigustest saadud kasum, investeeritakse teadus- ja arendustegevusse, selle tulemuste levitamisse või õpetamisse; 7) majandustegevus (toodete ja teenuste pakkumine teataval turul) ja käesoleva lõike punktides 1 ja 2 nimetatud tegevused, mis vastavad punktide 5 ja 6 nõuetele (mittemajanduslik tegevus), nende kulud ja rahastamine on teadus- ja arendusasutuse raamatupidamises selgelt eristatud; (2) teadus- ja arendusasutusel on õigus taotleda käesolevas seaduses sätestatud alusel oma teadus- ja arendustegevuse finantseerimist riigieelarvest juhul, kui tema teadus- ja arendustegevus on vähemalt ühes valdkonnas korraliselt positiivselt evalveeritud. Nõuetest on faktiliselt täitmata viimane nõue ja seda aastast 2011. Ülejäänud nõuete täitmisele saab hinnangu anda evalveerimismeeskond. 9) HTMi intervjueeritud ametnike hinnangul jäävad avalikele andmetele tuginedes WI teadus- arendustegevuse praegune maht, tulemused väheseks, et eelduslikult edukalt läbida ja saada positiivne evalveerimine. Eestis juba toimib praktika, et asutus saab tegeleda teadus- arendustegevusega ilma, et asutuse põhimääruses oleks määratletud tegevusvormina teadus- arendusasutus. Nii toimib näiteks hallatava riigiasutusena Eesti Rahva Muuseum. Teadusnõukogu kahe liikme isiklik arvamus (ei ole küsitud kõigi 15-liikme arvamusi) on, et asutus saab jätkata praegust tegevust edukalt mõnes muus tegevusvormis ja ilma 15-liikmelise teadusnõukoguta. Kui asutus läbib positiivselt evalveerimise, tagatakse asutusele riigi baasrahastus (teadus- ja arendustegevuse korralduse seadus 151 )) ehk oleks võimalik juurde saada lisaressurssi. 6 Olulisus Tähelepanek 1 Kriitiline Võru Instituut ei ole evalveeritud teadus- ja arendusasutus (aastast 2011). Instituudi riigiasutuse tegevusvorm ei ole, arvestades riigireformi eesmärki ja tegevusvormi hindamise tulemusi, ülesannete täitmiseks sobivaim (VVS § 43 lg kohaselt ei teenindata valitsusasutust ega täideta otseselt riiklikku ülesannet, KOV vastutus puudub). Vt ka tähelepanek 2 Risk: õigusaktidele mittevastavus, riigiressursside ebamõistlik majandamine Soovitused KuMle: algatada diskussioonid WI tegevusvormi täiendavaks analüüsimiseks, vajadusel ümberkujundamiseks, vähendades dubleerimist ja riigiressursside mittemõistlikku kasutamist. Kaaluda, kas lähtuda riigireformi eesmärgist - omavalitsuslikku laadi ning kohapealset otsustamist võimaldavad ülesanded koos vajalike ja piisavate ressurssidega üle anda riigilt kohalikele omavalitsustele. KuM sisuvaldkondadega koostöös väljatöötatud alternatiivid: a) lahutada teadus-arendustegevus ja muuseumid. Teadus-arendustegevus ehk nn Instituudi ülesanded anda üle koos olemasoleva rahastusega KOV kogukonnaga seonduvale institutsioonile. Tulemusena suureneb kohaliku kogukonna kaasatus ning edaspidi ka haldus- ja projektivõimekus kuna tekivad vabamad võimalused erinevatest fondidest, sh eraannetajatelt raha taotlemiseks. Võimalik, et potentsiaalsed eraannetajad ei soovi toetada riigiasutust. b) muuta Instituudi tegevusvormi, kujundades riigiasutuse ümber tavaliseks hallatavaks riigiasutuseks ja/või sihtasutuseks Vana Võrumaa Muuseumid, kutsudes asutajate ringi võimalusel ka KOVd. Teadus-arendustöö saab muuseumides toimida ka ilma evalveerimata, keskendudes muuseumide kogudele ning kohaliku-piirkonna pärimusega seonduva ajaloo tutvustamisele sh võru keele arendamisele läbi muuseumi haridusprogrammide. Sihtasutuse tegevusvorm suunab enam omatulude teenimisele ning tekib positiivne surve lähtuda kliendist ja tema rahulolust. Suureneb kohaliku kogukonna kaasatus ning edaspidi ka haldus- ja projektivõimekus kaasata nii eraraha kui ka taotleda fondidest (KOV, riigi ja välisvahendid). c) jätkata vanaviisi riigiasutuse vormis nn teadusasutusena. Kui positiivne evalveerimine ei õnnestu, krooniline rahapuudus teadustöös suureneb + väheneb võimalus palgata teaduskraadiga töötajaid. 1) WI kommentaar: Ei nõustu juriidilise tegevusvormi sobivuse analüüsiga. Sügis/Talv 2023 on WI-l plaanis esitada taotlus teadus- arendusasutuse evalveerimise protsessi algatamiseks.WI kui riigiasutus: Fakt kui selline on õige, aga audiitorid on jätnud täielikult analüüsimata asjaolud, millised on erinevate kultuuripiirkondade sihtgruppide suurused (REL2021 järgi on võru keele oskajaid 99 560 ehk peaaegu 2 korda rohkem kui kõigi teiste põliste piirkonnakeelte, murrete ja murrakute oskajate arv kokku) ja vajadused. Arvestamata on, et Kihnu Kultuuri Instituut ja Seto Instituut tegutsevad ühe omavalitsuse piires, Mulgi Kultuuri Instituudi tegevus puudutab kolme omavalitsuse territooriumi, aga VI tegevus hõlmab 8 omavalitsuse territooriume kolmes maakonnas. Samuti on jäetud täiesti analüüsimata teiste kultuuriruumide instituutide rahastamise ja tegevuse probleemid ning aruandes on jäetud vale mulje, justkui teised nimetatud insitituudid oleksid oma õigusliku vormi ja rahastusega rahul või et rahastamine ja tegevusvorm oleks nende eesmärkide saavutamise vajadustele vastavad ja piisavad. Samuti on analüüsimata maailmapraktika, kuigi näiteid analoogsete instituutide kohta on. Näiteks kveeni keele ja kultuuriga tegelev Kveeni Instituut (https://www.kvenskinstitutt.no/) on Norra kultuurmiministeeriumi allasutus ja riigieelarvelisel rahastusel (kveeni keele oskajate arv on alla 10 tuhande 7  https://www.ethnologue.com/language/fkv/ ehk ca 10 korda väiksem kui võru keele oskajate arv). 2) KOVde kaasatus - ei ole esitanud ühtegi tõendit selle kohta, et kohalik kogukond (KOVd, muud huvilised) oleksid huvitatud omaniku või asutaja vastutusest. Nagu juba mainitud, ei ole kogutud tõendeid ega analüüsinud ka seda, milline on „teiste murdekeelte instituutide“, kus KOV-d on omanikuks/asutajaks, olukord ja millised on nende probleemid. Pealegi on WI kaasanud KOVid ja kohalikku kogukonda muul moel väga paljude ühistesse projektidesse või kuidas VI on kaasatud kohaliku kogukonna tegevustesse. Tekib ka küsimus, kas Vana- Võromaa kohalikel omavalitsuste (VI tegevus puudutab otseselt 8 omavalitsuse territooriumi) eelarved võimaldaks VI tegevusse panustada suuremas mahus kui seni on panustatud. 3) Riiklike ülesannete täitmine ja võrdlus analoogsete murdekeelte instituutidega - ei ole esitanud ühtegi tõendit ega auditileidu selle kohta, et VI oleks jätnud edendamata regionaalpoliitilisi uuringuid või ei toetaks Võrumaa kultuurielu ja arendustegevust, milleks Vabariigi Valitsus Võru Instituudi 1995.a asutas. Samuti ei ole esitatud ühtegi tõendit ega auditileidu selle kohta, et VI oleks jätnud täitmata talle põhimäärusega pandud riiklikke ülesandeid kultuuri, hariduse, sotsiaal- või muus valdkonnas. Kuna põhimäärusega on WIle pandud teised riiklikud ülesanded kui aruande projektis mainitud „teistel murdekeelte instituutidel“, nt kultuuriministri määrusega nr 5 (30.09.2014) ja määrusega nr 6 (30.09.2014) on Võru Instituudile üle antud kahe varasema riigiasutuse ülesanded, ei ole siin analoogiat „teiste murdekeelsete instituutidega“. 4) muu tegevusvormi võimalikkus – ei ole esitatud ühtegi tõendit selle kohta, et praegune tegevusvorm ei võimalda kogukondi kaasata või et kohalikke kogukondi (KOV, MTÜd vmt) oleks praeguse tegevusvormi puhul kaasatud vähe. Ei selgu, kas teatakse kuidas käib nendemainitud teiste instituutide tegevuse rahastamine ning et teiste kultuuriruumide instituutide puhul mingit riiklikku otserahastamist ei toimu. Teatavasti nii kihnlaste, setode, mulkide kui virukeste instituudid on pidanud tegevustoetust taotlema Eesti Rahvakultuuri Keskuse (ERKK) vastavatest meetmetest lisaks projektitoetuste taotlustele. Kui ettepanek on, et VI riigipoolne rahastus oleks analoogne teiste kultuuriruumide instituutidega, siis arvestades nendele teistele mainitud instituutidele antud riiklike toetuste mahtu (ERKK direktori käskkirjad, millega on eraldatud riigi raha auditiaruandes mainitud instituutidele, on avalikud), tähendab see VI eelarve vähendamist kümnetes kordades ja see toob paratamatult kaasa VI senise tegevuse valdavas osas lõpetamise. Ehk mida tegelikkuses tähendaks VI rahastamine analoogselt teiste kultuuriruumide instituutidega? Väljapakutud lahendus suurendaks nii VI kui ERKK halduskoormust. Kui VI riigipoolne rahastamine peaks toimuma kuidagi muul moel võrreldes teiste kultuuriruumide instituutide rahastamisega, siis ei ole tegemist analoogiaga. 5) Audiitorid ei ole aruande projektis esitanud ühtegi tõendit, kriteeriumit ega analüüsi selle kohta, kuidas toetuste osakaalu põhjal saab teha mingeid järeldusi asutuse vormi kohta. Samuti ei ole aruande projektis kirjeldatud leide ega tähelepanekuid, mille põhjal järeldada, et VI teeb KOVide ja MTÜ-dega vähem koostööd kui peaks või võiks. Kuna auditi eesmärgiks oli hinnata VI sisekontrollisüsteemi toimimist, siis tulnuks auditi käigus hinnata, kas toetusi on küsitud vastavalt kehtivatele õigusaktidele, kas toetusi on eraldatud vastavalt kehtivatele õigusaktidele ning kas toetusi on kasutatud eesmärkidel, milleks toetusi on eraldatud, kuid selle kohta aruande projektis ei ole midagi. 6) Erinevate ametnike hinnangud evalveerimise kriteeriumite võimaliku täitmise või mittetäitmise kohta ei ole asjassepuutuv info, sest teadus- ja arendustegevuse hindamiskriteeriumitele vastavuse hindamiseks on oma reeglid, mis praegusel juhul on täitmata. VI ei ole koostanud eneseanalüüsi aruannet, ei ole moodustatud vastavat hindamiskomisjoni jne. Kuna igasuguste 8  muude sellesisuliste hinnangute näol, sõltumata sellest, kui tõenäolised või ebatõenäolised need tunduvad, on tegemist spekulatsioonidega. Kui järgmisel aastal peaksime saama teise negatiivse evalveerimise hinnangu, siis seal on kindlasti analüüsimise koht, mis vormis peaksime tegutsema. 2023. a sügisel plaanime esitada taotluse evalveerimiseks. 7) VI TN kahe liikme arvamus ei ole piisav asjakohane informatsioon, sest esiteks ei kajasta see TN seisukohta ja teiseks ei ole audiitorid esitanud analüüsi ega muid tõendeid, miks mõni muu tegevusvorm ilma 15-liikmelise teadusnõukoguta oleks parem tegevusvorm kui praegune vorm koos praeguse teadusnõukoguga. Kuna TN roll tuleneb teadus- ja arendustegevuse korralduse seadusest (§7 lg 3) ja ministri kinnitatud põhimäärusest (§§ 7, 8 ja 9) ning audiitorid ei ole kogunud ega aruandes esitanud mingeid tõendeid selle kohta, et VI TN oleks mõned temale pandud ülesandeid täitmata jätnud või neid halvasti täitnud. 8) VI on taotlusvoorudes osalenud samadel tingimustel kui MTÜ-d, teised riigiasutused, riigi asutatud sihtasutused, avalik-õiguslikud sihtasutused jne. Ka Tartu Ülikool on pidanud juba aastaid taotlema ja on ka saanud sihtotstarbelist toetust Eesti Rahvakultuuri Keskuse erinevatest kultuuriruumide meetmetest Lõuna-Eesti keele ja kultuuriuuringute keskuse põhitegevuse rahastamiseks. 9) ei ole esitatud ühtegi auditileidu ega analüüsi selle kohta, et riigiressursse ei oleks kasutatud VI põhiülesannete täitmiseks ja mille kohta saaks anda hinnangu, et ressursikasutus oleks olnud mittemõistlik. 10) ei ole esitanud ei asjakohaseid analüüse ega hindamisi, mille alusel saaks järeldada, et teadus- arendustegevuse ja muuseumite lahutamine suurendaks kohaliku kogukonna kaasatust ning haldus- ja projektivõimekust võrreldes jätkamisega praeguse tegevusvormiga. Potentsiaalsetel eraannetajatel on seniajani olnud ja on jätkuvalt võimalik annetada võru keele ja kultuuri edendamiseks raha MTÜ-le Võro Selts VKKF ja seda nad on juba ka teinud. SAO kommentaar: Audit toimub alati kindlates ajalistes raamides, fokusseeritud eesmärgiga, fikseerides auditi toimumise ajal oleva seisu. Antud siseauditi eesmärgiks ei olnud eraldiseisvalt hinnata WI toetuste taotlemise ja kasutamise vastavust ning eesmärgipärasust. Toetuste stabiilne osakaal viitab faktile, et riigiasutus küsib oma põhitegevuse tarbeks stabiilselt toetust selmet oleks tegemist projektitoetusega ühekordseks otstarbeks. Tegemist ei ole etteheitega WI-le. Auditi läbiviijad ei pidanud pingelise ajakava tõttu vajalikuks läbi viia kõigi teadusnõukogu liikmete hulgas küsitlust, kuid see on võimalik jätkuanalüüsina. Eesmärk oli testida RM mudeli alusel olemasoleva tegevusvormi sobivust ning saada nn infona sisend osadelt teadusnõukogu liikmetelt, ennekõike aga poliitika kujundajatelt (KuM, HTM). Kahe liikmega tehtud intervjuus antud subjektiivne arvamus on esitatud infoks. Riigiasutuse reorganiseerimise otsuse teeb asutaja. 4.2. Instituut ja huvide konflikti olukorrad sh tehingud seotud isikutega Huvide konflikti ja tehinguid seotud isikutega reguleerib korruptsioonivastane seadus (KVS). Huvide konflikt on ametiisiku ametikohustuste ja erahuvide vastuolu, kus erahuvid võivad mõjutada ametikohustuste täitmist. Ametiisikul või tema lähedasel on isiklik huvi otsuses või toimingus, mida ta ise peab tegema või mida ta saab mõjutada. Tehingutes iseendaga on adressaadiks või teiseks osaliseks ametiisik ise või temaga seotud isik. 9 Ka WI töötajad ja ka teadusnõukogu liikmed on käsitletavad ametiisikutena, kuna neil on avalike ülesannete täitmiseks ametiseisund. Ametiisik peab oma ülesannete täitmisel pidama kinni tegevus- ja toimingupiirangutest. S.o teadvustama kõrvaltegevusest tulenevaid huvide konflikti olukordi ning õigeaegselt end taandama kui tekib toimingupiirangu esinemise olukord (ehk otsus või toiming tehakse ametiisiku enda või temaga seotud isiku suhtes). Asutus peab looma selleks sobiva töökorralduse, vt KVS § 3,10,11. Kontrollisime WI tehinguid seotud isikutega ehk töötajate ja osade teadusnõukogu liikmete seoseid äriregistris ning WI tehinguid ehk arveid FITEKs ja andmetega raamatupidamises. 1)Selgus, et WI on 2022. a teinud tehinguid ametiisikutega seotud isikutega, milledest ühe tehingu kinnitas direktori puhkusel viibimisel ametiisik K.E, kes on ise sama isiku juhatuse liige. Tegemist on toimingupiirangu rikkumise asjaoludega (KVS § 11 lg 1 p 1), kus ametiisik K.E tegi tehingu endaga seotud isikuga MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü, Arve 114, kogusummas 75 EUR, Keelepesä opitarõ 12.02.2022. Direktori selgituste kohaselt “ametiisik K.E kinnitas selle arve FITEKis seetõttu, et olin puhkusel ja K.E asendas mind. Tehingu kui sellise tegin MTÜ-ga ikkagi mina, sest asutust esindab ja tehinguid sooritab direktor isegi siis kui direktorit puhkuse ajal asendatakse ehk et K.E ei ole iseendaga tehingut teinud”. Kohaldada on võimalik KVS § 11 lg 3 p 6, mis sätestab, et toimingupiiranguid ei kohaldata kui rutiinse otsuse või toimingu tegemisel korruptsioonioht puudub, sealhulgas kui ametiisik teeb käsutustehingu või toimingu, omamata võimalust määrata selle asjaolusid. KVS § 2 lõige 3 sätestab, et käsutustehingu tegemise kohustust ei loeta otsuse tegemise pädevuseks juhul, kui isikul puudub õigus määrata tehingu asjaolusid. Toimingu sooritamise kohustust ei loeta toimingu tegemise pädevuseks juhul, kui isikul puudub õigus määrata toimingu tagajärge mõjutavaid asjaolusid. KVS § 11 lg 3 p 5 annab ka aluse mitte kohaldada toimingupiirangut kui asutus tagab oma töö korraldamise v.a teenistusalased otsused. Sellisel juhul aga peaks vastava teate avaldama viivitamatult ja alaliselt asutuse veebilehel. Oleme nõus direktori selgitustega, et konkreetsel ametiisikul ja otseselt seotud isikul võis viidatud tehingu tegemisel puududa huvi määrata tehingu asjaolusid. Ehk võimalik on rakendada KVS § 11 lg 3 sätestatud aluseid, mitte kohaldada toimingupiirangut. Samas oleme arvamusel, et tegemist on reaalse riskiga, mis pahatahtlikkuse korral võiks lõppeda teisiti. Ka õiguskaitseorganid on soovitanud - ametiisik peab vältima toimingutes osalemist ning tehingute kinnitamist endaga seotud isikutega. 2)Teised tehingud on seotud töötajatega seotud isikutega, kuid toimingupiirangu rikkumisi ei esinenud, kuna tehingud kinnitas WI direktor. Eraldiseisvalt tõi WI välja 2023. a tehingu: OÜ Hela Kardinad, 29.03.2023, kogusummas 715 eur (ilma km-ta), töö sisuks: tekstide koostamine, ürituste korraldamine, kujundamine. Tegemist on muuseumide osakonna juhatajale (tänaseks on tööleping lõpetatud) kuuluva OÜga. Direktor tuvastas tehingu seotud isikuga, vestles töötajaga ning otsustas tehingu aktsepteerida, kinnitades FITEKs arve. Oleme arvamusel, et direktoril oli võimalik tehing tagasi lükata. 10 3) asutuses kõrvaltegevustest teavitamise ja huvide konflikti ennetamise reeglid puuduvad. Direktori selgitusel on kontrollisüsteemiks pidev ja avatud suhtlemine. Samas alati sellest ei piisa, mistõttu sisemiste reeglite kehtestamine on abiks. 4) Direktori selgitustest selgus et MTÜd ja WI tegevused on omavahel tihedalt segunenud, põimunud, töötajad erinevates asutustes ja rollides edendavad ühte ja sama eesmärki. Juriidilised isikud, milledega on WI-l pidev huvide konflikti olukord ning kus eesmärgid on omavahel põimunud: a) MTÜ Võro Selts VKKF – juhatuse liige on WI töötaja M.F ja teadusnõukogu liige K.K. Direktori selgitustes ilmneb, et “WI töötaja M. F on reeglina alati esimesena Instituudi töötaja rollis ja MTÜ juhatuse liikme rollis on M.F ainult neil juhtudel, kui ta instituudi töötaja olla ei saa. Võru Instituut ei ole tasunud Võro Seltsile selliseid arveid, mis oleks kuidagi olnud seotud mõne M.F erahuviga. Ka M.F olukord on pigem selline, et võru keele elujõu pärast muretseva võrokesena esindab ta Võro Seltsis samu huve, mis ühtivad Võru Instituudi ülesannete ja eesmärkidega, ainult et Võru Instituut ja selle esindaja ei saa olla MTÜ Võro Selts VKKF liige. Ka mina olin kunagi ammu MTÜ Võro Selts VKKF liige (ma ei olnud juhatuses), aga Instituudi direktoriks saanuna astusin sealt välja, et juhul kui MTÜ Võro Selts esitab Võru Instituudile arveid, siis ma ei teeks tehinguid MTÜ-ga, mille liige ma ise olen.“ Aruande kooskõlastamise perioodil toimus MTÜs juhatuse liikmete vahetus ning alates 08.06.2023 ei ole viidatud isikud MTÜ juhatuse liikmed. MTÜ Võro Selts VKKF ja WI vahel on 2018. a sõlmitud koostööleping, kuna mõlema org-i eesmärgiks on võru keele ja kultuuri säilimine ja arendamine, kokku on lepitud ühistöö: s.o korraldatakse koostööna võrukeelset rahva- ja laulupidu Uma Pido; tehakse koostööd teiste suuremate võrukeelsete ürituste, nt Kaika suveülikoolide korraldamisel; tehakse koostööd aitamaks SA-l Kultuurileht välja anda võrukeelset ajalehte Uma Leht jmt olulised projektid. Leping on sõlmitud tähtajatult. Lähtudes Seltsi ja Kultuuriministeeriumi vahel 11.05.2004.a sõlmitud riigivara tasuta kasutusse andmise lepingust ning Seltsi, Instituudi, Kultuuriministeeriumi ja Riigi Kinnisvara AS-i vahel 12.11.2012. a sõlmitud kokkuleppest - Selts jätkab talle kasutamiseks antud ruumi tasuta kasutamist oma põhikirjaliste eesmärkide täitmiseks ning Instituut tasub ruumi kasutamise eest üüri Riigi Kinnisvara AS-ile. b) MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü, kelle juhatuse liige K.E on samal ajal WI töötaja. Lisaks on teine juhatuse liige V.O varasem WI partner, kes on töötanud WIs konkreetsete spetsiifiliste ja ajutise iseloomuga tähtajaliste töövõtu – ja käsunduslepinguga. MTÜ 2022. maj. aasta aruandest selgub järgmine info: Müükide ja töötubade korraldamiseks inventari kasutamise osas on kokkulepe Võru Instituudiga. Käsitöövõrgustiku info on avaldatud WI kodulehel. Vana-Võromaa käsitööd esitleb ja turundab e-pood umapuut.ee, kus oli aasta lõpu seisuga 30 erineva meistri/ettevõtte tooteid esitletud. Kuna e-poodi peab WI, toimunud oli tehinguid ning MTÜ juhatuse liige on ka WI töötaja, küsisime selgitusi direktorilt. Selgus, et (lisatud muutmata kujul, töötajate nimed asendatud eesnime tähtedega): 11 „Alustame sellest, et MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü loodi suuresti just Võru Instituudi algatusena. Võru Instituudil oli ja on vaja, et oleks mingi ametlik organisatsioon, kes saaks Vana-Võromaa käsitöö arendamise ja edendamisega seotud tegevused Võru Instituudi käest millalgi üle võtta ning Võru Instituut võiks sellele organisatsioonile lihtsalt partner olla. Oleme teinud kõik meist oleneva, et kõigile oleks selge, et Uma Puut on Võru Instituudi oma ja selles ei tohi mingit kaksipidist arvamist olla. Kodulehel umapuut.ee on kontaktide juures selgelt kirjas Võru Instituut koos aadressiga. Ostuinfo algab lausega, et veebipoe Uma Puut omanik on Võru Instituut. See, kui MTÜ aastaaruandes on kirjas, et Vana-Võromaa käsitööd esitletakse ja turustatakse e-poes Uma Puut, ei tähenda sugugi, et see veebipood oleks MTÜ oma. MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü on veebipoe Uma Puut sisu haldajana Võru Instituudi partner selle tegevuse osas, mille jaoks alates 2014. aastast on Võru Instituut taotlenud ja saanud sihtotstarbelist toetust ja selle sisu haldamine on kokku lepitud vastavas käsunduslepingus. Pärast MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü asutamist 2018. aastal sai sõlmitud esimene leping MTÜ ja Instituudi vahel, et Instituut võtab MTÜ kaupa hooajaliselt komisjonimüüki ja et Instituut võtab sealt väikese tasu. Veebipoes müüdava kauba jaoks olid eraldi komisjonimüügilepingud nende käsitöölistega, kes oma tooteid veebipoodi müüki andsid. Valdav osa neist arvetest, mille MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü on Võru Instituudile esitanud, ongi käsitööliste kauba müük veebipoes ehk see on raha, mille MTÜ maksab välja neile käsitöölistele, kes konkreetsed äramüüdud tooted valmistasid. Erandjuhtumid, mil MTÜ arve on esitatud millegi muu peale kui käsitööliste toodete komisjonimüük, siis ka neil juhtudel on täpselt teada, mille eest see arve on esitatud ja ka see, et selle tegevusega ei ole seotud Võru Instituudi töölepinguga töötajad. Nt MTÜ koostas arve nr 114 selle eest, et V.O juhendas 12.02.2022 Vana-Võromaa lasteaedade keelepesaõpetajaid ja korraldas neile käsitööalase töötoa. Kuna V.O ei ole Instituudi töölepinguga töötaja, siis selle eest me talle lisatasu maksta ei saanud, ning kuna seda tööülesannet ei olnud ka temaga sõlmitud käsunduslepingus, siis oli loogiline, et MTÜ teeb selle koolituse eest Võru Instituudile arve. Tänu sellele, et Võru Instituudi töö tulemusel (mis oli osaliselt rahastatud Vana-Võromaa kultuuriettevõtluse edendamiseks mõeldud sihtotstarbelistest toetustest) sai asutatud MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü, on surve Võru Instituudi eelarvele viimastel aastatel mõnevõrra vähenenud. 2021. aastal sai MTÜ tegevustoetust Eesti Rahvakultuuri Keskuselt ja kuigi see ei olnud väga suur, võimaldas see ometi korraks lõpetada Instituudi V.O 2016.a sõlmitud käsunduslepingu, mida igal aastal olime pikendanud. Kuna MTÜ tegevustoetus oli ikkagi suhteliselt väike, pidime kolme kuu pärast sõlmima V:O uue käsunduslepingu, sest töö vajas ja vajab jätkuvalt tegemist. Ka 2022. aastal (selle kohta ei ole MTÜ veel maj.aasta aruannet esitanud) sai MTÜ tegevustoetust Rahvakultuuri Keskuselt ja kolme kuu jooksul tegi V.O sama tööd MTÜ-st saadud töötasu eest. Ka 2023. aastaks on MTÜ saanud Rahvakultuuri Keskuselt tegevustoetust ja me oleme samamoodi arvestanud, et mõneks ajaks peatame käsunduslepingu kehtivuse ning V.O teeb sama tööd MTÜst saadava töötasu eest. Kõrvaltvaatajale võib see tunduda keeruline ning ka meil on sellega seoses vaja teha päris palju erinevaid paberivormistamisi, aga kõikidest halbadest variantidest on see kõige vähem halvem variant selleks, et töö saaks tehtud. WI töötaja K. E ei ole MTÜ-st saanud mitte mingit töötasu, kulude kompenseerimist ega muud tulu. K:E on Vana-Võromaa käsitööd tutvustades reeglina alati esimesena Instituudi töötaja 12 rollis ja teises järjekorras MTÜ liige. MTÜ juhatuse liikme rollis on K.E ainult neil juhtudel, mil ta ei saa olla Instituudi töötaja rollis, nt MTÜ nimel lepingute koostamine ja allkirjastamine (nagu on MTÜ-l näiteks Võru Linnavalitsusega), MTÜ-le tegevustoetuse taotlemine ja vastavate aruannete koostamine jne. Kokkuvõtteks, WI töötaja K.E kuulumisel MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü juhatusse ei ole huvide konflikti, sest tal ei ole selle MTÜ-ga seoses mingeid erahuvisid ja ta ei ole ka iseendaga tehinguid teinud. Sisuliselt esindab K.E MTÜ juhatuses hoopis Instituudi huve, ainult et õiguslikult ei tohi Võru Instituut olla MTÜ liige ja seetõttu ei saa K.E olla ametlik Instituudi esindaja. K.E tegevus MTÜ juhatuses langeb kokku osade tema ametiülesannetega ja selle eest ta saab töötasu, kusjuures osaliselt sellestsamast Vana-Võromaa reg.arengu sihtotstarbelisest toetusest (sest eelarveraha selleks ei jätku). MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü on Võru Instituudile vajalik ja kasulik partner, sest aitab täita Instituudi põhimääruses sätestatud põhiülesandeid nr 1 ja 9 ning tänu komisjonimüügile teenib Instituut sellelt ka väikest komisjonimüügitulu. Komisjonimüügist saadav komisjonitasu ei kata kõiki umapuut.ee kulutusi ja ei peagi seda tegema, sest Uma Puut on lisaks käsitöö müümise kohale veel ka Võru Instituudi väljaannete müügikoht ning samuti üks vahend Vana-Võromaa kui omanäolise keele- ja kultuuripiirkonna turundamisel. Loodame, et MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü liikmeskond suureneb ja veebipoe Uma Puut käive suureneb, mille tulemusel saavad senisest veel suuremat kasu nii meie piirkonna kultuuripärandiga tegelevad väike-ettevõtjad kui Instituut. Võibolla tuleb kunagi ka selline aeg, et veebipoe käive on nii suur, et saame selle üle anda meie piirkonna käsitööliste organisatsioonile ning Võru Instituut annaks oma väljaandeid sinna komisjonimüüki. Praegu on olukord aga selline, et ilma Võru Instituudita ei ole võimalik Uma Puuti käigus hoida. Kui Uma Puut oleks kellegi teise oma ja Instituut toetaks otseselt veebipoe tegevust, mis kuulub kellelegi teisele, siis see oleks halb ja vale.” Oleme arvamusel, et hägustunud on piirid, millal aetakse riigiasutuse või edendatakse MTÜ huve kuna kõik isikud edendavad ühte ja sama eesmärki. Direktori selgitused kinnitavad järeldust, et riigiasutuse tegevusvorm ei ole WIle sobiv ning pigem võiks WIle seatud põhieesmärki eestvedada üks tugev SA või MTÜ, kes oleks riigile edaspidiselt partner kohaliku keeleruumi edendamisel. c) UMA LEHT on vana-võromaa võrukeelne ajaleht, mille väljaandjaks on alates 2017. a SA Kultuurileht (alustatud 2000. a), aastane kogukulu ca 75 tuh eur. Uma Lehe toimetus asub Võru Instituudi ruumides ning toimetuses ja kolleegiumis on mh ka Instituudi töötajad. UMA LEHT on ainuke kultuuriruumide häälekandja, mida rahastab SA Kultuurileht. Kaubamärk UMA LEHT kuulub Patendiameti andmetel Võru Instituudile, vt https://andmebaas.epa.ee/avalik/#/trademarks?nr=M200300985&ln=et 13  Uma Leht 300 000 200 000 257 500 267 800 255 900 255 000 255 000 250 000 150 000 200 000 eur arv 150 000 100 000 100 000 50 000 50 000 0 0 2 017 2 018 2 019 2 020 2 021 riigi toetus omatulu Aastane trükiarv (tuhandetes, trükikoja andmetel) ettetellijate arv ajakirjade jaemüügi arv Allikas: SA Kultuurileht andmed SA Kultuurilehe andmetele tuginedes on ajalehe Uma Leht omatulu olematu, moodustades 3,6% kogutuludest. Jaemüügi ja ettetellijate osakaal tiraazist on marginaalne, jäärdes 0,63% juurde. Ettetellijaid praktiliselt ei ole. Ühe numbri tiraaž on ca 10 200, 255 000 on aastane trükiarv kuna leht ilmub 25 korda aastas. Aastane trükiarv on suur, seda isegi otsepostitusi (tasuta otsepostitus 9800 tk) arvestades. KuM meedianõuniku sõnul on tegemist unikaalse lehega võru keele säilitamise ja propageerijana. Leht ei ole kindlasti isemajandav. Mõistlik on parem koostöö KOVga ning mitte võistelda kohalike lehtedega ehk pigem väljaandmist ja levitamist ühendada. Ka rahvakultuurinõuniku sõnul levitatakse teisi murdekeeltes olevate ajalehti võimalusel koos kohalike lehtedega. Ning tavaliselt on murdekeelse ajalehe väljaandjaks vastava keeleruumi Instituut. Riigi vaatest on võrukeelse ajalehe jaoks loodud oma süsteem, mis erineb teistest murdekeelte ajalehtede väljaandmisest. Samal ajal on KOVi lehtedega ühildamine keeruline, kuna võru keele rääkijaid on mitmes KOVs. Joonis: WIga seotud isikud MTÜ Võro Selts VKKF - Koostööleping, ühised tegevused, kasutab tasuta WI ruume Ajaleht UMA LEHT, väljaandjaks MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü SA Kultuurileht (2017), toimetus asub WI ruumides., kaubamärk (juhatuse liige K.E on WI töötaja, kuulub WI-le. Toimetuse teine juhatuse liige V.O on varasem kolleegiumis WI direktor, WI partner käsunduslepinguga). töötaja K.E ja T.A ja toimetuses Peab WI epoodi Umapuut.ee, asub WI töötaja M.F Riigiasutus tasuta WI ruumides. Võru Instituut Allikas: audiitori koostatud, 2023 14 Olulisus Tähelepanek 2 Keskmine Asutuses puudub kõrvaltegevustest teavitamise ja huvide konflikti ennetamise juhis. WI tegevus on tihedalt seotud mitme jur isikuga sh kohalike MTÜdega (MTÜ Võro Selts VKKF ja MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü), kasutatakse omavahelist koostöölepingute, arvete esitamise süsteemi, kuigi kõigi isikute eesmärgiks on edendada võru keelt ja kultuuriruumi. Aruande kooskõlastamise perioodil vahetusid juhatuse liikmed MTÜs Võro Selts VKKF (WI töötaja ja teadusnõukogu liige ei ole enam seotud isikud). Võrukeelse ajalehe UMA LEHT väljaandjaks on ainukesena kultuuriruumide väljaannetest SA Kultuurileht, kaubamärk kuulub Instituudile. Risk: õigusaktidele mittevastavus, ressursside mittemõistlik majandamine. Soovitus KuMle: 1)kaaluda tähelepanek 1 soovitusi, lõpetades riigiasutuse tegevuse ning andes ülesanded üle kohaliku kogukonnaga seotud ühele isikule, mis suudaks tugeva partnerina seista hea võru keele ja kultuuriruumi arengu eest; 2) murdekeeltega seonduvate ajalehtede väljaandmist peaks riigi vaates toetama/kohtlema sarnaselt, mistõttu Instituudi tegevusvormi muudatust kaaludes analüüsida ka Uma Lehe väljaandmise otstarbekust SA Kultuurilehe vahendusel. Soovitus WIe: luua töötajate kõrvaltegevustest teavitamise ja huvide konflikti ennetamise juhis, kasutades kõrvaltegevusest teavitamisel mh RTIPi võimalusi. WI Kommentaar: Ei nõustu Tähelepanekuga nr 2 ma ei nõustu, sest sellele tähelepanekuni jõumisel ei järginud audiitorid siseauditeerimise kutsetegevuse standardeid ja aruandes esitatud tähelepanek koos võimalike riskide kirjeldusega on vale. Võru Instituudi töötajad ei ole huvide konflikti olukorras, kõrvaltegevustest teavitamine toimib ka praegusel kujul ja see on optimaalse halduskoormusega, riskid on kaardistatud ja töötajad on riskidest teadlikud, sisekontrollisüsteem toimib ja õigusaktidest peetakse kinni. Ainuke erandjuhtum, mis juhtus minu tööstaaži 13. aasta teises pooles, mil üks töötaja eksis toimingupiirangu suhtes, juhtus töötaja ebaprofessionaalsuse tõttu (inimlikke eksimusi tuleb paraku aegajalt ikka ette), sest töötaja oli juba ammu teavitanud tööandjat oma kõrvaltegevusest ja kahel varasemal aastal on selle töötajaga olnud korduvalt juttu just huvide konflikti vältimise teemal ning varem peeti toimingupiirangutest ka kinni. Võru Instituudi sisekontrollisüsteemid toimivad, sest niipea, kui käesoleva aasta kevadel juhtus see esimene ja ainuke toimingupiirangu rikkumine (kusjuures asutusele kahju ei tekitatud), siis tuvastasime selle kiiresti ja reageerisime sellele kiiresti. Loomulikult olen ma nõus asutuse tööd parandama, sest kõigi asutuste tööd saab parandada. Ja ma kavatsengi asutuse tööd parandada nii nagu ma oskan ja nii nagu ma seda juba varemgi olen teinud. a) kirjeldatud juhtumi puhul ehk FITEKis arve kinnitamise ajal ei olnud K.E.-l mingit võimalust määrata selle tehingu asjaolusid, sest tegelik toiming ehk otsus selle kohta, et MTÜ Vana- Võromaa Käsitüü osutab VI-le teenust ja saab selle eest kokkulepitud tasu, oli tehtud juba varem. Selle kohta on olemas ka tõendid, nt MTÜ Vana-Võromaa Käsitüü juhatuse liikme V.O. poolt juba 29.11.2021.a digiallkirjastatud nõusolek, mis koos teiste koolituseks nõusoleku andnud koolitajate pakkumistega oli aluseks juba 1.12.2021. a ERKK-le esitatud projektitaotluse eelarve koostamisel. WI töötajad ei ole enam Võro Seltsi juhatuses. 15  b) WI sisekontrollisüsteemid tuvastasid, et kahjuks üks töötaja oli 2023 teinud otsuse endaga seotud isiku suhtes ehk tegemist oli KVS § 11 lg 1 p 1 rikkumisega, vaatamata sellele, et tööandjal oli töötajaga varem korduvalt juttu olnud, kuidas sellises olukorras tuleb vältida huvide konflikti ja senini seda oligi välditud. Kuna korruptiivset tulu selle juhtumiga ei saadud ja ei tuvastatud ka muud korruptiivset tegu vastavalt KVS §3 lõikele 1, sai esialgu töötajaga sel teemal uuesti vesteldud ja rõhutatud, et selliseid otsuseid ei tohi teha. Töötaja informeeris sellest juhtumist ka audiitoreid, kuid audiitorid otsustasid direktori käest selle juhtumi kohta küsimusi mitte küsida. Ka WI direktor informeeris sellest juhtumist audiitoreid, näidates sellega, et VI sisekontrollisüsteemid töötavad ja isegi neil erandjuhtudel, kui huvide konflikti ennetusmeetmed tulemusi ei anna (nagu see konkreetne üksikjuhtum nüüd esimest korda direktori enam kui 12 aasta pikkuse staaži jooksul), siis selline juhtum tuleb kohe välja ja sellele reageeritakse kiiresti. c) WI praegune tegevusvorm on sobiv, sest võimaldab täita VI-le seatud põhieesmärke, võimaldab teha konstruktiivset koostööd piirkonna erinevate organisatsioonidega ja kohalikud kogukonnad on VI tegevusse kaasatud (kohaliku kogukonna kaasatust on audiitorid märkinud eesmärgina mitmes kohas asutuse tegevusvormi muutmise ettepanekute juures), ning samal ajal on VI sisekontrollisüsteemid taganud huvide konfliktide vältimise (välja arvatud ühe töötaja 2023.a otsus teha tehing iseendaga, mille põhjuseks ei olnud mitte sisekontrollisüsteemi nõrkus, vaid töötaja ebaprofessionaalsus). Direktori selgitused kirjeldasid VI sisekontrollisüsteeme ja huvide konflikti vältimist, mis on täpselt sama asjakohased ja vältimatud ka asutuse muude tegevusvormide puhul. d) Aruandes ei ole esitatud ühtegi näidet ega tõendit selle kohta, kus WI töötajad oleks olnud olukorras, kus neil oleks olnud ametikohustuste ja erahuvide vastuolu ja kus erahuvid võinuks mõjutada ametikohustuste täitmist (OECD definitsioon huvide konflikti kohta, 2005). Ka direktori pikk selgitus, mis on lisatud, näitab, et WI töötajatel ei ole ametikohustuste ja erahuvide vastuolu ning erahuvid ei ole mõjutanud nende ametikohustuste täitmist. Vastupidiselt järeldusele on toimiv sisekontrollisüsteem just optimaalse ehk mõistliku halduskoormusega ja on kuni 2023. aasta kevadise juhtumini taganud, et huvide konflikte ei esine, et toimingupiirangutest peetakse kinni ja et täidetakse ka kõiki muid KVS nõudeid. WI sisekontrollisüsteemid tagasid ka selle, et esmakordse juhtumina 2023.aasta kevadel aset leidnud huvide konflikt ja töötaja tehing iseendaga tuvastati kiiresti, sellele reageeriti kiiresti ning ebaprofessionaalselt käitunud töötajaga on tööleping juba lõpetatud. Sellest tuleb õppida ja et edaspidi vähendada seda riski, tuleb teha vastav huvide konflikti ja korruptsiooniennetamise sisemine kord ning fikseerida, et töötaja on teadlik piirangutest. e) Ei ole esitatud ühtegi auditileidu ega asjassepuutuvat analüüsi selle kohta, et WI ei suuda tugeva partnerina seista hea võru keele ja kultuuriruumi arengu eest. Ei ole esitatud infot ka selle kohta, mis oleks see kohaliku kogukonnaga seotud üks isik, mis suudaks seda WI-st paremini. 4.3. Finantsarvestus ja kulujuhtimine Finantsarvestuse korraldamisel WI ja RTK vahel on omavahelisi erimeelsusi. RTK on korduvalt selgitanud, nõustanud asutust, kuid WI on jätkuvalt rahulolematu raamatupidamisteenuse osutamisega. WI on veendunud, et tsentraliseeritud raamatupidamine ei toimi ning SAP kasutamine takistab asutuse tööd. Selgus, et: 16   rahulolematuse põhjuseks on, et WI finantsjuht ei näe analoogselt äriühingule või sihtasutusele riigiasutuse bilanssi, tulemi -ega rahavoogude aruannet sh igapäevaselt raha sisse ja raha välja tehinguid. Tegemist on riigiasutuse spetsiifikaga, millega tuleb arvestada. Auditi käigus vestlesime sel teemal finantsjuhiga, selgitades riigieelarvelise asutuse toimimist, kus peamine aruanne asutuse juhtidele, finantsjuhile on tekkepõhine eelarve täitmine.  arusaamatusi põhjustab WI kasutuses olev kuluüksuse, projektide, kulukoha koodid. Nt selgus, et Mõniste Muuseumi eristamiseks on kasutusel erinevad koodid - KM6032; M60-OT-Mõniste ja OKM60-M632 Mõniste. Palusime asutuse juhil selgitada. Selgus, et (ekiri 27.04.2023): „00 – üldine, 10 – admin, 20 – teadus-arendusosakond, 30 – muuseumiosakond, 31 – Kreutzwaldi muuseum (esimene sellepärast, et muuseumi ametlik nimi algab Dr-ga), 32 – Mõniste muuseum, 33 – Karilatsi muuseum (kolmas sellepärast, et algselt oli muuseumi nimi Põlva) ja 34 – Vana-Võro Kultuurikoda. Kui kulutusi tehakse põhieelarvest (eelarve liik 20), siis on minu jaoks ehk juhtimisotsuste tegemise jaoks piisav, kui kulutustel on juures kuluüksuse kood ehk KM60XX, sest need kaks viimast numbrit näitavad mulle, millise struktuuriüksuse kuluga on tegemist. Kui kulutusi tehakse toetustest (eelarve liik 43) või omatuludest (liik 44), siis on minu kui juhi jaoks ehk juhtimisotsuste tegemiste jaoks vajalik detailsem jagunemine. Esiteks see, et kas tegemist on toetusega (koodi sees on lühend TO) või omatuluga (koodi sees on lühend OT). Kui on tegemist toetusega (koodi sees on lühend TO), siis lühendi järel on konkreetse projekti nimetuse lühend, et kõiki sama projektiga seotud detailseid kulutusi oleks võimalik kiiresti välja otsida ja teistest kuluridadest eristada. Ja projektidega seotud konkreetseid kulusid on vaja välja otsida ja teistest kuluridadest eristada, sest iga projekti kulutuste kohta peab olema kogu aeg täpne ülevaade ja pärast projekti lõppu tuleb iga projekti kohta esitada detailne kulude aruanne. Kui on tegemist omatuludega (liik 44) siis on minu jaoks tähtis nii sissetulekud kui väljaminekud tähistada selle järgi, millise struktuuriüksusega ja TA-osakonnas ka millise tululiigiga see on seotud. Juhtimisotsuste tegemiseks on seda lihtsalt vaja. Tänu sellele ma saan teada, kui palju iga muuseum eraldiseisvalt tulu teenib (tegelikult ma saan teavet veel ka selle kohta, et kas tulu teenitakse piletimüügist tavakülastajatele või haridusprogrammidest või muuseumi meenete/toidu müümisest jne) ja mille peale iga muuseumi omatulud kuluvad. Näiteks ma saan igal ajahetkel teha väljavõtte ja saan teada, et näiteks mingi konkreetse muuseumi omatuludest on töötasudeks kulunud rohkem raha kui see muuseum on tulu teeninud ja et seda on kompenseerinud mõne teise muuseumi suur piletitulu või kirjastamise realt teenitud tulu vms.“ Palusime RTKl/KuM finantsosakonnal esitada omapoolsed kommentaarid: KuM finantsosakonna hinnangul tuleb vältida koodide kasutust kus dubleeritakse raha allikat. Eelarveliik näitab juba ära, kas tegemist on riigieelarve, omatulu või toetusega. Seda ei ole vaja eristada omakorda eraldi tähistega TO, OT vmt, piisab kui läbivalt kasutatakse igal tehingul kuluüksuse koodi (s.o osakonna vmt filiaali eristust). Samuti on võimalik ka tuludele lisada kuluüksus. Sihtfinantseerimise eristamiseks tuleb kasutada projektikoode, mis luuakse kasutades viidet rahastajale ja lepingule. Tehingule, mis vajab eristamist, lisatakse kuluüksuse ja seejärel projektikood. See võimaldab välja võtta nt Mõniste Muuseumi kõik tulud ja kulud ning võimalik vaadata, mis kulud on tehtud KULKA, ERK vmt vahenditest. 17 Ka RTK hinnangul tuleb asutusel üle vaadata arvestusobjektid ning nende kasutus ja minna ühe kindla arvestusobjekti peale ja mitte kasutada sisult dubleerivad dimensioone erinevas lahtris. Iga asutuse kulujuhtimissüsteemi loob asutus, kaasates ministeeriumi ja RTK. Olulisus Tähelepanek 3 Keskmine WI kulujuhtimise reegleid on võimalik lihtsustada. Toimiv süsteem on hetkel dubleeriv ja ei vasta kulujuhtimise reeglitele (läbisegi on eristavaks tunnuseks kulukoht, kulukeskus ja projekt). Risk: halduskoormus, kulujuhtimissüsteem ei ole ülevaatlik Soovitused WIle: 1) loobuda keerukast kulujuhtimissüsteemist (nt koodidest, kus kasutatakse viidet allikale), mis praegu enam ei toimi. Sihtfinantseerimise eristamiseks kasutada projektikoode, mis sisaldab viidet rahastajale (KULKA, ERK vmt) ja lepingule; 2)kaasates ministeeriumi ja RTK, töötada välja lihtsustatud kulujuhtimissüsteem ja asuda seda rakendama. WI Kommentaar: Ei nõustu Loodud süsteem, mis on vajalik asutuse juhtimisotsuste tegemiseks ja raha liikumise täpseks jälgimiseks, ei põhjusta arusaamatusi. Probleemid on hoopis mujal. Tehinguid, mida on vaja eristada, olemegi eristanud, aga seda ei saa teha nii, nagu aruandes on välja pakutud. Esiteks võib sama sihtotstarbeline toetus puudutada korraga mitut kuluüksust ja teiseks on tavaline, et samale projektile küsitakse toetust mitmest allikast, millele lisandub omafinantseering, millel kõigel tuleb sama projekti raames täpset arvestust pidada ning hiljem aruanded esitada. Auditiaruandes on audiitorid märkinud, et muuseumid on hetkel pigem konkurendid, kuid audiitorid ei viinud ennast kurssi sellega, et tegelikkuses on juba päris palju projekte, mida tehakse VI erinevate struktuuriüksuste koostöös ja sageli lausa sama sihtotstarbelise lepingu raames, st et toetus puudutab mitut kuluüksust korraga. Näiteks 2022. aastal Võru kirjandustänav „Katariinast Kreutzwaldini“ puudutas otseselt nii Dr. Fr. R. Kreutzwaldi Memoriaalmuuseumi, Vana-Võromaa Kultuurikoda kui ka teadus- ja arendusosakonda ehk kulutusi tehti mitme kuluüksuse alt, kusjuures sihtotstarbelist toetust sellele projektile andsid nii ERKK kui Võru Linnavalitsus, millele lisandus veel omafinantseering. Või näiteks aastaid ühiselt läbi viidud võrukeelsed lastelaagrid Karilatsi Vabaõhumuuseumis ja Mõniste Talurahvamuuseumis, milles osalevad ka TAO töötajad, kus projekt on üks, seotud kulukeskusi on mitu ja sihtotstarbelist toetust küsitakse nii ERKK Vana-Võromaa toetusmeetmest kui Kulka erinevatest maakondlikest ekspertgruppidest ja sihtkapitalidest, millele lisanduvad laagriosaliste makstud tasud, ning osa kulutusi tuleb teha ka põhieelarvest. Kõik projektid ja kõik tehingud on eristatud täpselt sel moel, et oleks tagatud rahade liikumisest täpne ja selge ülevaade võimalikult väikese halduskoormusega. Tsentraliseeritud raamatupidamine ja RTK on muutnud selle järjest keerulisemaks ning RTK töötajad on kulude jagamisel teinud ka vigu, kuid tänu sellele, et asutuses on toimiv kontrollisüsteem ja oma arvepidamine, oleme RTK-s tehtud vead avastanud ja varem või hiljem saanud ka kõik kuluread korrektseks. VI kulujuhtimise reeglid ei vaja lihtsustamist, sest kulujuhtimise reeglid on tehtud sellised, mis tagavad kulude üle korrektse arvepidamise vähima võimaliku halduskuluga. Selle täiendav lihtsustamine tekitaks olukorra, kus kuludest ja tuludest ülevaate saamine halveneks ning RTK töötajate tehtavate vigade tuvastamine muutuks keerulisemaks, kui mitte võimatuks. Eristatavad tunnused, nagu kulukeskus ja projekt, ei ole läbisegi, vaid need on täpselt nii, et eristada saaks neid tulusid ja kulusid, mida on vaja eristada. VI ei saa ja ei kavatse loobuda praegusest kulujuhtimissüsteemist, sest see toimib. Kui sihtfinantseerimiseks võtta kasutusele audiitorite pakutud projektikoodid, mis sisaldavad viidet rahastajale ja lepingule, siis praktikas tähendaks see projektide puhul, kus on mitu rahastajat ja mitu lepingut (selliseid projekte on päris palju), et ühe projekti raames ühe projektikoodi asemel tuleb võtta kasutusele mitu eraldi projektikoodi, mis kindlasti suurendaks halduskoormust. 18  WI juhina olen nõus RTK finantsarvestuse teenuse KUMi valitsemisala talituse juhatajaga arutama, kas ja kuidas saaks tööd paremini korraldada. Siseaudiitorite kommentaar: tähelepaneku koostamisel konsulteeriti Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse KUM talituse juhataja ja KuM finantsosakonnaga. RTK on riigi finantsarvestuse kompetentsikeskus, nende arvamus ja soovitused on usaldusväärsed. 4.4. Võru Instituut ja muuseumide osakond 2017. a läbiviidud siseauditis oli väljatoodud olulise tähelepanekuna, et endiste riigimuuseumite ühendamine Instituudiga ei ole täitnud ühendamise eesmärki. Muuseumide osakonna (4 endist riigimuuseumi) omavaheline koostöö saaks paremini toimida. Analüüsisime, kuidas muuseumide osakonna töökorraldus on ülesehitatud s.o ametijuhendid, struktuur, millised rollid, ülesanded on direktoril, muuseumi osakonna juhatajal ja peavarahoidjal ning 4 muuseumi juhtidel ja töötajatel ning mida arvavad töötajad? Kuidas toimib eelarve planeerimine ja täitmine? Milline on muuseumide omatulu teenimise võimekus ja kulud. Muuseumide osakonna juhataja ametijuhendi (kinnitatud 20.01.2021) kohaselt korraldab ja koordineerib muuseumiosakonna muuseumide tööd; kinnitab ja muudab Vana- Võromaa muuseumide kogumispõhimõtted; annab ülesandeid Vana-Võromaa muuseumide peavarahoidjale ja muuseumide juhatajatele ning kontrollib nende täitmist; algatab ja juhib Vana-Võromaa muuseumide ühistegevusi ja -projekte; korraldab muuseumide sisulist tööd Vana-Võromaa kultuuripärandi esiletoomiseks ning tutvustamiseks külastajatele; korraldab muuseumide ühisturundust, teeb koostööd TA osakonnaga ning partneritega (piirkonna arendusorganisatsioonid, MTÜ-d, KOV-id ja kultuuripärandiga tegelevad ettevõtted). Selgus, et: a) muuseumide osakonna juht ei planeeri ega vastuta eelarve täitmise eest. Eelarvet planeerib direktor, küsides sisendit igalt muuseumi juhilt; ka kulujuht on direktor s.t ükski muuseumiga seotud kulu ei kinnita/kooskõlasta muuseumide osakonna juht. Ülesannet ei ole ametijuhendiga muuseumide osakonna juhile ka pandud. b) Iga muuseumi juhataja formaalselt justkui peaks alluma muuseumiosakonna juhile, kuid tegelikult puudub muuseumide osakonna juhil tema hinnangul õigus sekkuda iga muuseumi personali värbamise, juhendamise, lahkumisega seonduvatesse otsustesse; teha ettepanek töötasude osas, pidada arenguvestlusi, kujundada sobiv muuseumide struktuur, anda tööülesandeid ehk juhtida sisuliselt 4 muuseumi. Praktikas iga muuseumi juht vastutab ise oma muuseumis toimuva eest – kujundab näitusi, esitab taotlusi, värbab vabade kohtade korral uusi inimesi, kaasamata muuseumide osakonna juhti. On arvamusi, et muuseumide osakonna juht peab üksnes tööd koordineerima ning tegelema ühisturundusega. Direktori sõnul on muuseumiosakonna juhataja olnud muuseumiosakonna töötajate otsimise korral konkursikomisjonide liige. Muuseumiosakonna juhatajalt on küsitud ettepanekuid muuseumiosakonna struktuuri muutmise kohta ja neid ettepanekuid ei ole tehtud. Muuseumiosakonna juhatajal ja ka kõigil teistel töötajatel on võimalus igal ajal küsida väljavõtet eelarve täitmisest kas struktuuriüksuse või mingi konkreetse projekti lõikes ning seda tehakse pidevalt. 19 c) Igas muuseumis on omad muuseumipedagoogid, koguhoidjad, majandusspetsialistid vmt kuigi võiks rakendada vabamat nn majade ülest struktuuri. Kaaluda, kas piisab kui on 1 haridusjuht kes läbivalt kujundab kõigile muuseumidele sobivad haridusprogrammid, on 2-3 koguhoidjat kes tegelevad kõigi muuseumide kogudega; on 1-2 aednikku, kes käib abiks kõigis muuseumides mitte ainult Kreutzwaldis, on haldustiim, mis toimetab kõigis muuseumides jne. d) Muuseumide osakonnal on 1 peavarahoidja, kelle tööülesandeks on ametijuhendi kohaselt Vana-Võromaa muuseumite koguhoidjate töö korraldamine ja juhtimine. Tegelikkuses iga muuseumi kogude eest vastutavad iga muuseumi koguhoidjad. Koostöö toimib nn uute kogude vastuvõtmisel, kus see käib läbi peavarahoidja ja koostati ka ühised kogumispõhimõtted (algne versioon kinnitatud 2015, uus projekt on kinnitamata). Samas MUISs on peavarahoidjal teiste muuseumide kogude osas üksnes vaatamise, mitte administraatori õigused, samuti on MUISi aktiivsete kasutajatena lahkunud töötajad. Auditi käigus küsiti Muinsuskaitseametist MUISi kontode väljavõte ning edastati Instituudile korrastamiseks. e) Igas muuseumis on omad traditsioonid, kuidas näitused tekivad. Muuseumi juhataja teeb näituse ja tema kõrval on koguhoidja, kes korraldab. Igal muuseumil toimib erinev praktika. Muuseumi peavarahoidjat muuseumide kogudega seonduvate näituste kujundamisse ei kaasata. Peavarahoidja vastutab endise Võrumaa Muuseumi (Vana Võromaa Kultuurikoda) kogudega seonduvate näituste eksponeerimisel. Omad piirangud seavad ka ruumid, kus näitusi eksponeeritakse. f) Järkjärgult on seoses uue muuseumide osakonna juhataja tööle asumisel tekkinud ühisprojektid. Nt taotleti ühiselt raha muuseumide kiirendist, kuid vajalik on suurem ühistöö ja seda nii näituste planeerimisel, kogude eksponeerimisel, haridusprogrammide kujundamisel, muuseumi ruumide haldamisel jmt. g) alati saab paremini. Pigem ollakse osade töötajate sõnul hetkel vahel nn „konkurendid“ kui toimitakse kui üks meeskond „Vana Võrumaa Muuseumid“. Oma rolli määrab ka asjaolu, et muuseumide osakonna juhil kui ka kõigil muuseumi direktoritel-juhatajatel on võrdne töötasu. h) Töötajate rahulolu uuringut ega arenguvestlusi ei ole asutuses kunagi läbi viidud, seega puudub objektiivne üldistatud tagasiside muuseumide osakonna toimimisele. Arenguvestlusi peab direktor oluliseks ning soovib need läbi viia juba 2023. a. Personali rahulolu uuringu läbiviimist direktor vajalikuks ei pea; i) Võru Instituut jälgib keskselt eraldiseisvalt 4 muuseumi nn kuluüksusena ja peab ka eraldi arvestust SAPs ja exceleid. Erisused arvestusel: 1) Peavarahoidja ja muuseumide osakonnajuhi töötasu on eraldiseisvalt; muuseumide omatulud on ilma toetusteta ehk üksnes teenitud piletitulu ja tööjõukulud on tabelites koos maksudega, majandamiskulud ilma km-ta. Vana- Karilatsi Kreutzwaldi Mõniste 2021 Võromaa Kokku VM MM TM kultuurikoda Museaalide arv 34722 11201 58717 13781 118421 Töötajate arv 5 6 7 3 21 Tulud: tasulised teenused 13 166 3 906 6 430 9 372 32874 20 Kulud: tööjõud, muud 114 184 141 688 209 625 114 396 kulud 579893 Külastajaid 4 243 5 000 3 377 3 763 16383 Haridusprogrammides osalejaid (õpilased, 2 066 846 1 688 823 täiskasvanud) 5423 Näituste arv 30 5 16 9 60 Publikatsioonide arv 1 0 0 0 1 Avatud päevi aastas 300 294 291 298 1183 Vana- Karilatsi Kreutzwaldi Mõniste 2022 Võromaa Kokku VM MM TM kultuurikoda Museaalide arv 34 994 11 405 58 754 13 805 118 958 Töötajate arv 5 6 7 4 22 Tulud: tasulised teenused 25 642 4 102 10 431 8 045 48 220 Kulud: tööjõud, muud 131 388 152 489 252 258 120 394 656 529 kulud Külastajaid 8 095 4 940 4 100 2 547 19 682 Haridusprogrammides osalejaid (õpilased, 2 532 1 358 2 067 501 6 458 täiskasvanud) Näituste arv 10 7 13 9 39 Publikatsioonide arv 0 0 0 0 0 Avatud päevi aastas 301 301 348 300 1 250 Avatud päevi aastas 301 301 348 300 1 250 Allikas: WI muuseumide arengukava ja muuseumide osakonna juhi e-kiri 22.03.2023 Tegime lisaarvutused ja parema võrdluse saamiseks arvutasime juurde 3 lisanäitajat. Aluseks on võetud sihtasutuste vormis tegutsevate asutaja ootuste sarnased näitajad: a)Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR – kui palju kulutame 1 külastaja kohta. Mida rohkem külastajaid, seda väiksem on kulu; b) Ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR – efektiivsusnäitaja; 21 c) Omatulu osakaal kogukuludest % - näitab iseteenimisvõimet. Tavaliselt arvutatakse näitaja kogutuludest. Muuseumi tulud koosnevadki peamiselt toetustest – s.o riigieelarve ja projektitoetused KULKAst, ERKst ja ka HTMst. Võrdlusena võeti 2021. andmete baasil (2022. andmed puuduvad) juurde sarnased maakonnamuuseumid Viljandi ja Setomaa Muuseum (sisaldab ka Värska Talurahvamuuseumi), et tekiks erinevate maakondade muuseumidega võrdlus. Nii on näiteks Vana Võromaa Kultuurikoda, Karilatsi kui Viljandi Muuseum endised maakonnamuuseumid vastavalt Võru, Põlva ja Viljandi maakonnas. 2021 140 25 120 21 20 100 80 15 60 12 10 40 8 4 5 20 3 3 0 0 Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Omatulu osakaal kogukuludest % 2022 70 25 Omatulu osakaal % Tegevuskulu EUR 60 20 20 50 40 15 30 10 20 7 4 5 10 3 0 0 Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR Omatulu osakaal kogukuludest % 22  2021 15 040 16 000 3500 14 000 3124 2932 3000 12 000 2633 2500 10 000 2000 8 000 4 243 5 000 1370 1500 6 000 3 377 3 763 4 000 919 2 297 1000 2 000 651 500 0 0 Külastajate arv ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR 2022 8 000 5500 Lisandväärtus 1 töötaja kohta EUR 5128 7 000 4500 6 000 Külastajate arv 3500 5 000 4 000 2500 2011 3 000 1490 1500 2 000 684 500 1 000 0 -500 Karilatsi Kreutzwaldi MM Vana-Võromaa Mõniste TM Vabaõhumuuseum kultuurikoda Külastajate arv ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR Allikas: audiitori arvutused, WI andmed, muuseuminõunikule esitatud 2021 statistika, avalik info. 2021 ja 2022 andmete võrdluses saab järeldada, et:  optimaalsemalt majandab Karilatsi, kes on suutnud pärast koroonat, omatulu teenimise võimekust kasvatada ning vähendada kulu külastaja kohta. Teisisõnu suurendada külastajate arvu ning teenida omatulu. Arengupotentsiaal on nii Mõniste ja Karilatsi muuseumidel, kelle näitajad on võrreldavad Setomaa Muuseumiga. Kulud on Karilatsil ja Mõnistel samas suurusjärgus ning madalamad Setomaa Muuseumist. 2022 tuli erisus Karilatsi ja Mõniste vahel külastajate arvust. Samas võib ka külastajate arvu lugemise metoodikas olla erinevusi. Võrreldes Setomaa Muuseumidega on mõlemal muuseumil arengupotentsiaal omatulu kasvatamiseks; 23   muuseum, mille käigushoidmine on kulukam, on Vana-Võromaa Kultuurikoda. Seal on nii külastajate arv kui ka teenitud omatulu, vähene. Oma rolli mängib ka töötajate arv, mis on antud muuseumis kõrgeim- kokku 7 töötajat. 2021. a võrdluses on Viljandi ja Vana-Võrumaa kui endiste maakonnamuuseumite näitajad väga sarnased – vähene omatulu ja kõrged tegevuskulud külastaja kohta aastas. Arengupotentsiaal on olemas, kuna ka kogud on Kultuurikojal kõige suuremad. Tasuks mõelda muuseumi püsiekspositsiooni uuendamisele või üritustele, et Võru linna inimesed külastaks muuseumi;  stabiilselt madalad näitajad on Kreutzwaldi Majamuuseumil - omatulu teenimise võimekus on madal, kuigi külastajate arv on veidi kõrgem Vana-Võromaa Kultuurikojast. Mõttekoht ka muuseumide teenuste hinnakirja ülevaatamiseks. Olulisus Tähelepanek 4 Keskmine Vana-Võromaa Muuseumide juhtimist saab enam tsentraliseerida, et muuseumid toimiksid ühtse meeskonnana (2017 siseauditi tähelepanek). Riigiasutuse tegevusvorm ei suuna omatulu teenimisele (2022 keskmine omatulu 5% v.a Karilatsi 20%), vaid võimaldab säilitada status quo’d. Risk: riigiressursside mittemõistlik majandamine. Soovitused KuMle: algatada diskussioonid WI muuseumi tegevusvormi ümberkujundamiseks, vähendades dubleerimist ja riigiressursside mittemõistlikku kasutamist. Kaaluda, kas lähtuda riigireformi eesmärgist - omavalitsuslikku laadi ning kohapealset otsustamist võimaldavad ülesanded koos vajalike ja piisavate ressurssidega üle anda riigilt kohalikele omavalitsustele. KuM sisuvaldkondadega koostöös väljatöötatud alternatiivid: a) rakendada tähelepanek 1 alternatiivi b ja luua KOVdega üheskoos SA Vana - Võrumaa Muuseumid (variant on lahutada muuseumidest instituudi osa või jätkata teadus-arendusosakonna tegevust muuseumide all); b) kaaluda muuseumide üleandmist koos vara ja ressurssidega KOVdele kuna tegemist on ennekõike kohaliku eluolu ja piirkonna muuseumidega. Võrdlusena tegutseb edukalt KOVi hallatav asutus Setomaa Muuseum. Soovitused WIle: juhul kui riigiasutus jätkab tegevust: a) muuta muuseumide struktuur asutuse üleseks. Teisisõnu säilib iga muuseumi tegevuskoht, mida juhitakse keskselt. Nii kogude haldamist, näituste korraldamist, haridusprogramme, turundust, muuseumi tegevuskohaga kaasnevaid haldustöid. Nt tekib kogude tiim, mille juhiks on peavarahoidja, haridusprogrammide tiim, mida juhib haridusjuht; muuseumide ülene turundusjuht, halduse tiim jne. b) muuseumide osakonnajuhile anda koos ülesannete ja vastutusega ka võimalus planeerida ja juhtida eelarvet ja töötajaid sh olla kulujuht, otsustada muuseumide struktuuri jmt üle; c) muuseumide üksteisele lähendamiseks on vajalik muuseumide infosüsteemis MUIS 4 muuseumi kontod ühendada, et muuseumide juhtimine oleks ühtne. Killustatus ainult takistab ühtse organisatsiooni tekkimist. MUISi õigused tuleb üle vaadata ning mittevajalikud õigused eemaldada. Administraatori roll anda üksnes peavarahoidjale. d) rakendada iga-aastaseid arenguvestlusi töötajatega ning teatud regulaarsusega viia läbi personali rahulolu uuring. WI Kommentaar: ei nõustu 1) riigi asutatud sihtasutustest mitte ühelgi ei ole põhikirjaline eesmärk suurem omatulude teenimine. Ka Võru Instituudil on oma eesmärgid, mis tulenevad teadus- ja arendustegevuse korralduse seadusest, muuseumiseadusest ja Võru Instituudi põhimäärusest. Omatulude teenimine on lihtsalt üks rahastamisallikas, mida on vaja VI põhieesmärgi ja põhiülesannete täitmiseks. Lisaks on jäetud arvestamata, et kui 2014. aastal (enne muuseumide liitmist) teenis VI omatulusid kokku 24 10133 eurot, siis 2022. aastal teenis VI omatulusid 67 457 € ehk üle kuue ja poole korra rohkem. Ka Vana-Võromaa muuseumid osakonna kui tervikuna teenisid 2022. aastal omatulusid kokku 1,5 korda rohkem kui 2014. aastal ehk enne VI muuseumisakonnaks liitmist. Seega näitavad andmed, et VI teenitud omatulud, sh eraldi Vana-Võromaa muuseumide omatulud, on aastatega märkimisväärselt suurenenud. Samas ei tohi omatulude teenimist ületähtsustada, sest Võru Instituut ei ole äriühing ning tulenevalt teadus- ja arendustegevuse korraldamise seadusest, muuseumiseadusest ja VI põhimäärusest peab VI keskenduma oma põhiülesannete täitmisele. Ei ole esitatud analüüse, hindamisi ega muud asjakohast informatsiooni, mis kinnitaks järeldust, et sihtasutuse tegevusvorm suunab omatulude teenimisele enam kui praegune tegevusvorm või et kuidas praegune asutuse tegevusvorm takistab omatulude teenimist. Puuduvad asjakohased analüüsid, mille alusel saaks väita, et sihtasutuse tegevusvorm suurendaks kohaliku kogukonna kaasatust võrreldes praeguse tegevusvormiga. 2) muuseumi osakonna juhi tööülesannetest: ei asutuse eelarve planeerimist ega kulude kinnitamist ei ole muuseumiosakonna juhatajale ametijuhendiga pandud ülesannete hulgas. 3) muuseumi osakonna struktuur: arvamus, et muuseumipedagoogid või haridusjuhid tegelevad ainult haridusprogrammide väljatöötamisega ja et nelja muuseumi peale piisab selleks ühest inimesest, on ekslik. Muuseumide haridustöötajate peamine tööülesanne on ikkagi muuseumitundide ja haridusprogrammide läbiviimine (haridustegevus on nimetatud ka muuseumiseaduses). Lastega vahetu suhtlemine ja haridusprogrammide läbiviimine nõuab eriteadmisi ja -oskusi ning selleks on vaja kõrgharidusega töötajaid. Lisaks tuleb arvestada, et nii koolid kui lasteaiad soovivad muuseumitunde reeglina samal ajal kitsal ajavahemikul kell 9-12 ja meie muuseumid paiknevad eraldi asukohtades, mistõttu ühel inimesel on võimatu seda tööd teha neljas muuseumis korraga. Ettepaneku rakendamine tooks kaasa muuseumitundide arvu paratamatu vähenemise, mistõttu palju vähem lapsi saaks Vana-Võromaa muuseumidest teadmisi juurde ja seetõttu väheneks ka muuseumide tulud. Kogudega tegelemine hõlmab väga paljusid erinevaid töid, sh hoiuruumide korrashoid ja säilitustingimuste pidev seire, esemete puhastamine, inventuurid, uurijate teenindamine, näituste ja muuseumitundide jaoks museaalide väljaotsimine, museaalide liikumise dokumenteerimine, konserveerimisvajaduse väljaselgitamine ja konserveerimistööde korraldamine, uuet esemete kirjeldamine, pildistamine, digiteerimine, MUISis andmete täiendamine ja korrastamine jne. Kolmes Vana-Võromaa muuseumis on museaalideks ka hooned. Ettepaneku rakendamine tähendaks meie muuseumide kogude seisundi kindlat halvenemist. Kreutzwaldi muuseumi aednik ei suuda tegeleda kolme muuseumi aedadega korraga, sest ta peab muuseumis tegema ka muid töid. Samamoodi nagu Karilatsi ja Mõniste muuseumi majandusspetsialistidel on reeglina oma muuseumis nii palju tööd, sh muuseumi teiste töötajate abistamine ja programmides osalemine. Muuseumist muuseumisse sõitmine tähendaks suure osa ajast sõidukiroolis olemist (Karilatsi ja Mõniste muuseumide vahemaa on üle 80 km) ja sõitmiseks kuluva aja jooksul muuseumi jaoks kasulikku tööd teha ei saa. Sellele vaatamata on vajaduse korral eri muusemites inimesed käinud teistes muuseumides abiks. 4) muuseumi kogude haldamine: sõnastusega on loonud kujutluspilt, et tegelikkus ei vasta peavarahoidja ametijuhendile, kuid peavara ametijuhendis ei olegi sellist ülesannet, et peavarahoidja peaks vastutama kõigi muuseumite kogude eest. Iga muuseumi kogude eest vastutavadki iga muuseumi koguhoidjad, sest see on nende ametijuhendiga pandud ülesanne. Aruandes ei ole toodud välja juhtumeid, kus peavarahoidja või koguhoidjad oleksid teinud midagi sellist, mida nad ametijuhendite kohaselt ei peaks tegema, või jätnud tegemata midagi sellist, mida nad ametijuhendite järgi oleksid pidanud tegema. Loomulikult on igal muuseumil oma spetsiifika, millega iga muuseumi puhul tulebki arvestada, sest muud moodi see ei ole võimalik. Koguhoidja ametijuhendis on kirjas, et vajadusel osaletakse ka näituste ja programmise koostamisel. Sama tööülesanne on ka mõne teise töökoha ametijuhendis. Peavarahoidjat erinevate muuseumite kogudega seonduvate näituste kujundamisse ei peagi kaasama, sest peavarahoidjal on vastavalt ametijuhendile muud tööülesanded ning näituste 25 koostamist peavarahoidja ülesanne hulgas ei ole. Ekslik on kirjeldus, et peavarahoidja vastutab kuidagi Võrumaa Muuseumi kogudega seonduvate näituste eest, sest esiteks peavarahoidja tööülesannete hulgas ei ole näitustega seotud tegevusi, teiseks on peavarahoidjaga sõlmitud töölepingu kohaselt tal lisaülesanneteks ka Vana-Võromaa Kultuurikoja koguhoidja tööülesannete täitmine ja kolmandaks koguhoidjad ei vastuta mitte näituste eest, vaid näitustel kasutatavate museaalide säilimise eest. 5) WI neli muuseumi ei ole omavahel konkurendid. On olemas pikk loetelu konkreetsetest tegevustest, kus on tehtud head ja konstruktiivset koostööd erinevate struktuuriüksuste vahel (võrukeelsed lastelaagrid, lastefestivalid, kirjandustänav, ühiskalender, Vana-Võromaa saatkonnad, ühised väljasõiduõppepäevad, ühise uudiskirja väljaandmine ja levitamine, ühisturundus jne-jne). 6) Vana-Võromaa Kultuurikojast: viidatud muuseumi püsiekspositsiooni on viimastel aastatel pidevalt uuendatud: kaardisein koos Mellini suurendatud detailse kaardi ja ajalooliste fotodega, Vaba-Sõltumatu Noorte Kolonn nr 1 ja periood 1.01.1987-15.07.1988, võru keele ajaloo tutvustus (Eestis ainuke), metsavendluse tutvustus (Eestis parim omataoline), Vana-Võromaa rahvarõivaste tutvustus (koostöö üle-eestilise rahvarõivaste nõandekodade liikumisega) jne. Vana-Võromaa Kultuurikoja galeriis vahetuvad pidevalt kunstinäitused, mis on muuseumisse toonud varasemast rohkem nii Võru linna inimesi kui toonud külastajaid Võrru üle Eesti. Tänu asutusesisestele arendustöödele on Vana-Võromaa kultuurikoja omatulud kasvanud 2022.aastaks 7 korda võrreldes 10 aasta taguse olukorraga. Erinevalt VI teistest muuseumidest Vana-Võromaa Kultuurikoja kinnistu kuulub RKASile ja 1/4 muuseumi kuludest on üür RKASile, teistel muuseumidel, sh aruandes mainitud Viljandi muuseumil ja Setomaa muuseumidel sellist suurt kuluartiklit ei ole. 7) Muuseumide omatulu puudumine: puuduvad asjassepuutuvad analüüsid, mille alusel saaks väita, et riigiasutuse tegevusvorm ei suuna omatulude teenimisele, seda eriti olukorras, kus VI omatulud on aasta-aastalt pidevalt suurenenud (VI omatulud kokku olid 2022.a ca 6,5 korda ja eraldi muuseumiosakonna tulud olid ca 1,5 korda suuremad kui need olid enne VI-le muuseumiosakonna tegemist). Aasta-aastalt suurenenud omatulud kui muud arengud näitavad, et mingit status quo’d ei ole ning muuseumid toimivad järjest ühtsema ja tugevama meeskonnana. Keskendumine üksnes omatulu teenimisele on arusaamatu, sest VI ei ole äriettevõte ja ei peagi olema, sest vastavalt teadus- ja arendustegevuse korralduse seadusele ja VI põhimäärusele ning muuseumiseadusele ja Vana-Võromaa muuseumide põhimäärusele on nii VI-l tervikuna kui VI muuseumiosakonnal muud eesmärgid kui lihtsalt omatulu teenimine. Ei ole esitatud põhjendusi analüüse selle kohta, miks VI senised põhimäärusega pandud ülesanded tuleks asendada omatulu teenimisega. Aruandes ei ole kajastatud ühtegi auditileidu, millest saaks järeldada, et midagi oleks WIs dubleeritud või riigiressursse oleks kasutatud mittemõistlikult. Muuseumide struktuuri muutmise ettepanek tähendaks praktikas uute töökohtade loomist ja tööjõukulude suurendamist. Vajalik oleks läbi viia analüüs struktuurimuudatuse vajaduse ja võimaluste hindamiseks. SAO kommentaar: auditi eesmärk ei olnud analüüsida muuseumide omatulu 10. a võrdlusena. Auditeeritav periood oli 2021,2022. Lisaks tuleb 10. a perioodi kasvu % korral arvestada ka raha väärtuse langusega. Riigimuuseumide sihtasutuseks ümberkujundamine on olnud riigi strateegiline valik aastast 2012. Vt täpsemalt reformist, https://www.kul.ee/kultuurivaartused-ja-digitaalne- kultuuriparand/muuseumid 26