Eesti Geoloogiateenistuse labori kvaliteedi juhtimissüsteemi ülevaatus

31.01.2019 nr 4-3/19-25 Eesti Geoloogiateenistuse labori kvaliteedi juhtimissüsteemi ülevaatus Kvaliteedijuhtimissüsteemi ülevaatuse eesmärgiks on kontrollida labori kvaliteedijuhtimissüsteemi toimimist kõigis labori valdkondades. Järjekordne ülevaatus toimus kahekümnendat korda (esimest korda Eesti Geoloogiateenistuse koosseisus) ja viidi läbi vastavalt kvaliteedijuhtimissüsteemi nõuetele (ptk.12.5). Kvaliteedijuhtimissüsteem toimib alates 1998. aastast vastavalt EN 45001 standardile, alates 2002. aastast vastavalt EVS-EN ISO/IEC 17025:2000 standardi nõuetele. 2002.a. juunis sai labor Eesti Akrediteerimiskeskuse (EAK) akrediteeringu vastavalt eelpoolnimetatud standardile 24 kivimi, pinnase, sette ja turba määramise meetodile ja 27 põhja- ja joogivee määramise meetodile (akrediteerimistunnistus nr. L093, 20.06.2002 koos lisaga). 2007.a 31. mail toimus EAK poolt uushindamine (5 aastane periood sai läbi), millele eelnevalt kontrolliti laboris kvaliteedijuhtimissüsteemi ja viidi kvaliteedi-käsiraamatusse sisse vajalikud muudatused vastavalt EVS-EN ISO/IEC 17025:2006 standardi nõuetele. Laborile väljastati uus akrediteerimistunnistus L093 kehtivusega kuni 19.06.2012. 2012.a. kevadel toimus EAK poolt uus hindamine ja väljastati uus akrediteerimistunnistus nr. L093 kehtivusega kuni 19.06.2017. 2017.a. aprillis toimus labori uus hindamine vastavalt EVS-EN ISO/IEC 17025:2006 standardile. Akrediteeringu protseduuri viis läbi uus EAK komisjon. Peale mittevastavuste likvideerimist väljastati uus tunnistus L093 tähtajaga 19.06.2022. Akrediteeritud on 75 meetodit, neist 45 põhja-, pinna- ja joogivee keemilise analüüsi ja 30 kivimi, sette, pinnase ja turba analüüsi meetodit. Katseprotokollidele allakirjutamise õigusega on laboris 3 inimest, mis tagab tõrgeteta tulemuste väljastamise. EGT juhtkond leiab, et laboris kasutusel olev poliitika ja protseduurid on sobivad. EGT juhtiv personal teostab järelvalvet kord aastas ülevaatuse protokolliga, mille allkirjastab asutuse direktor. Ülevaatuse protokollid asuvad kaustas N-19. Laboris on olemas akrediteerimise järelvalvet teostava personali aruanded. Kvaliteedi juhtimissüsteemi sisemist auditit on läbi viidud 19 aastat vastavalt iga-aastasele plaanile, mis hõlmab kogu kvaliteedijuhtimissüsteemi. 2018.a viidi läbi 14 horisontaalset ja 6 vertikaalset auditit. Auditite läbiviijaid on kaks, kelle on ka vastav tunnistus. Läbiviidud auditite kohta on olemas vormi 1 dokumendid. Horisontaalse auditi käigus suuri vigu ja kõrvalkaldeid kvaliteedijuhtimissüsteemi nõuetest ei avastatud. Vertikaalne audit näitab, et töötajad täidavad korrektselt kvaliteedinõudeid ja toimivad vastavalt labori kvaliteedijuhtimissüsteemile. 2018. aastal töötas laboris 6 inimest, neist üks 0,75 kohaga. Kvaliteedikäsiraamatu lisad on korrastatud ja kõik vajalikud muudatused on sisse viidud mõlemasse kvaliteedikäsiraamatu eksemplari. Väljavahetatud lehed säilitatakse toas 303 vastavas kaustas üks kuu. 2018. a osaleti EKUK poolt organiseeritud vee laborite vahelistes pädevuskatsetes järgmiselt: põhjavee üldanalüüsi, mikrokomponentide, metallide ja pinnavee põhinäitajate võrdluskatsed kokku 42 näitajaga. Rahvusvaheliselt osaleti Quality Control’i põhjavee raskemetallide (GW1) ja makrokomponentide (GW2) pädevuskatses kokku 30 näitajaga. Pädevuskatseid vee osas on olnud küllaldaselt. Analüüside tulemused on rahuldavad, esineb üksikuid hälbeid, süstemaatilisi vigu ei ole. Tulemuste analüüs on tehtud ja kõrvalekaldeid analüüsitud. Dokumendid asuvad kaustas N-8. Kivimite ja muldade osas jätkus 1997.a. alustatud osalemine WEPAL-I ISE pädevuskatsetes keemiliste analüüsidega 4 korda aastas, iga kvartal 4 proovi kokku 192 näitajaga. Kvartaalsed tulemuste analüüsid on tehtud, asuvad labori juhataja juures ISE-kaustas. Analüüs näitab üksikuid kõrvalekaldeid, süstemaatilist ebakvaliteetset analüüsi ei esine. Kõrvalekalded on põhiliselt elemendi määramispiiril olevate sisalduste puhul. Vajalikud arvutused on tehtud ja dokumendid olemas. Kvaliteedi kontrolliks vajalik pädevuskatsete sagedus ja proovide hulk oli küllaldane. Kvaliteedijuhtimisesüsteemis muutusi ei olnud. 2018.a. klientide pretensioone ei olnud, tagasiside on olnud rahuldav ja toimib suuliselt. Personal töötas oma põhikohtadel täites nende pädevuses olevaid ülesandeid. Personali koolitamine 2018.a oli minimaalne koolituste puudumise tõttu. Töötajad täiendasid ennast vajalikku kirjandust lugedes. Koolituse andmed on toodud kvaliteedikäsiraamatu lisas 4 ja koolituse dokumentide kaustas. 2 töötajat osalesid Standardiameti poolt korraldatud seminaril, kus tutvustati uue katselaborite standardi EVS-EN ISO/IEC 17025:2017 muudatusi võrreldes vana standardiga (EVS-EN ISO/IEC 17025:2006). Konkreetset koolitusplaani ei tehta, sest puudub pikemaajaline eelinfo toimuvate erialaste koolituste kohta. 2018. a peeti laboris 2 koosolekut informeerimaks töötajaid laboritöö tulemustest, akrediteerimise tulemustest, analüüsikvaliteedi olukorrast, labori alluvuse muutusest. Juhtkonnalt saadud info edastati labori personalile 2018. a. jooksvalt. Labori väiksuse tõttu toimub probleemide arutelu tihti konkreetsel töökohal vastavalt vajadusele. Põhiprobleemid on kvaliteediküsimused ja tellimuste tähtajaline täitmine. Labori töö maht oli 2018. a. 140 126.20 eurot. Aastamahust moodustasid veeanalüüsid 69,84% ja tahke aine analüüsid 30,16%. Analüüside liigid ei muutunud. Seadmed on vastavalt plaanile õigeaegselt kalibreeritud, vastav dokumentatsioon asub labori juhataja toas kaustas N-5 ja koopia seadme juures. Seadmed on märgistatud kvaliteedikäsiraamatus ettenähtud korras (lisa 7). 2018.a osteti vajalikke kemikaale, standardlahuseid, referentsaineid ja erigaase vajalikus koguses ja sortimendis, et tagada tööks vajalikud tingimused. Seadmetest osteti 1 analüütiline kaal. Seadmete töös esines üksikuid väikseid häireid, mis suudeti kõrvaldada ja labori töö polnud häiritud. 2018.a. oli laboris kaks arvutit (toas 303 Windows-10-ga, toas 306 Windows-7-ga), mis on ühendatud MKM arvutivõrku. Analüüside kvaliteedi tagamiseks on juurutatud ennetavad meetmed. On olemas kvaliteedijuhendid (KVJ-1 – KVJ-8). Kvantanalüüside puhul on kvaliteedikontrolliks sisse viidud X- ja R%-kaardid. Koos reaproovidega analüüsitakse referentsaineid ja kontrollproove. Tahke materjali analüüsil toimib ka reaproovide kontrollanalüüs šifreeritud kontrollproovide kujul. Vastavad žurnaalid on olemas ja täidetud korralikult, neid täidab kvaliteedijuht. Samuti on heaks kvaliteedinäitajate kontrolliks pädevuskatsete tulemused. Ptk.10.2 on toodud labori toimimise protseduur mittevastavuste ilmnemise korral nn parandusmeetmed. 2018.a labori töös mittevastavusi ei ilmnenud. 2018. a toimus EGT osakondade poolt tellitud analüüsitulemuste vormistamine excel- ja PDF- failidena ja edastamine e-mailiga. Väljaspoolt maja tellijatele edastati 2018. a. enamus analüüsitulemusi e-mailiga PDF-failina. Soovi korral väljastati tulemusi ka paberkandjal. Analüütiku poolt vormistatud analüüsi tulemuste originaal säilitatakse labori arhiivis. 2 (3) Väljastatud analüüsitulemuste protokollide koopiad paberkandjal säilitatakse ja asuvad labori arhiivis (N-23). EGT osakondade tellimused exel’i failidena säilivad labori juhataja arvutis. Kemikaalide laoseisu kartoteek olemas, jooksvat kulu jälgitakse labori juhataja poolt. Labori tööd puudutavad materjalid on süstematiseeritud ja asuvad nummerdatud kaustades. Arhiiv on korras. Järeldused: - kvaliteedijuhtimissüsteem toimis rahuldavalt; - toimus katsemeetodite hindamise järelvalve; - järelvalve käigus leiti 4 mittevastavust ja 2 tähelepanekut; - kasutatavad katsemeetodid rahuldasid tellijaid; - dokumentatsioon proovide vastuvõtmise, andmete väljastamise kohta oli korrektne, vajalikud dokumendid säilitatakse; - seadmete kalibreerimine oli õigeaegne, dokumentatsioon on olemas; - ennetusmeetmed (seadmete kalibreerimine, kontrollkaardid, pädevuskatsed) toimisid rahuldavalt; - kontrollkaardid enamus määrangute jaoks olemas (X ja R%); - personali koolitus 2018. a oli minimaalne; - pädevuskatsete arv oli küllaldane ja hõlmas enamiku katsemeetodeid; - arhiiv korrastatud, rahuldav; - kemikaalide register olemas, laoseis jälgitav, töövahendite seis rahuldav; Parendusmeetmed 2018.a.: - töötajate koosseis oli 2018. a. 6 inimest; - põhitöötasu suurenes võrreldes 2017. a.; - kindlustati seadmete kvaliteetne töö; - toimus labori katsemeetodite hindamine järelvalve; - osaleti piisavalt laboritevahelistel võrdluskatsetel; - tagati analüüside kvaliteeditase; - kvaliteedijuhtimissüsteemis toodud ennetusmeetmed toimisid; - täiendati töövahendite ja kemikaalide varu; - osteti uus analüütiline kaal. Parendusmeetmete plaan 2019.aastal: - hoida labori töötajate koosseisu geoloogiateenistuses; - hoida töötasud vähemalt 2018. a. tasemel; - osaleda laborite vahelistel pädevuskatsetel 2018. a. tasemel; - kontrollida kvaliteedikäsiraamatu seisukorda, teha vajalikud muudatused; - valmistada labor ette akrediteerimise järelevalveks; - hoida labori analüüside kvaliteeditaset, jälgida ennetusmeetmete toimimist; - hoida töökorras labori seadmed, jälgida õigeaegset kalibreerimist; - vahetada välja AAS-grafiitküvetiga; - tagada kvaliteetse ja tähtaegse tööga kliendi rahulolu. Ülevaatuse teostas EGT direktor Alvar Soesoo. (allkirjastatud digitaalselt) Alvar Soesoo Direktor 3 (3)