Nõudekiri

Tere! Leidsime 06.01.2026, et RMK avalikus dokumendiregistris avaldatud dokumendid on kopeeritud ja avaldatud veebilehel https://dokumendiregistrid.karlerss.com/arhiiv/rmk. Mõistame, et tegemist on avaliku teabe taaskasutamisega, kuid näeme mitut võimalikku probleemi isikuandmete kaitse ja privaatsuse vaates ning soovime AKI seisukohta, kas selline töötlemine on teie hinnangul kooskõlas IKÜM-iga? Veebilehe (Projektist - dokumendiregistrid.karlerss.com) kirjelduses ja isikuandmete töötlemise põhimõtetes on välja toodud, et portaal: • kopeerib riiklikest dokumendiregistritest dokumente; • salvestab dokumentide sisud andmebaasi; • teeb need ületekstiotsinguga otsitavaks; • teeb sisu otsingumootoritele nähtavaks ja dokumentide vaatamise võimalikuks otse brauseris. Meie hinnangul tõstatab see vähemalt järgmised küsimused: 1. Veebilehe autor peab eesmärgiks dokumendiregistrite sisu otsingumootorites leitavaks tegemist, kuid AvTS üldjuhendis (§ 20) on välja toonud põhjused, miks ei tohiks register olla avatud otsingumootoritele. Samal põhjusel avalikud asutused andmeid otsingumootoritele leitavaks teinud ka ei ole (suurem risk, et saab isikuandmeid kombineerida, isikut seeläbi profileerida). Praeguses olukorras, kus suur hulk füüsilisi isikuid langeb kõiksugu pettuste ohvriks, on risk suur ja teema murettekitav. 2. Isik, kes suhtleb RMK-ga näiteks kirja teel (sh mitte ainult füüsilise isiku vaid ka mõne ettevõtte/asutuse esindajana), võib mõistlikult eeldada, et kirjavahetus registreeritakse ja see võib olla teatud juhtudel avalikus dokumendiregistris nähtav. Samas ei pruugi olla mõistlikult eeldatav, et sama teave muutub täistekstina otsitavaks ja leitavaks näiteks Google’i kaudu ning koondub eraldi andmebaasi. Tooksime välja ka selle, et füüsiliste isikute andmete avalikus registris peitmise nõue on tulnud hiljem, kui dokumentidele elektroonilise juurdepääsu võimaldamise nõue, seega võib leiduda vanu dokumente, kus ei pruugi olla isikuandmed korrektselt kaitstud. 3. Lehel on välja toodud, et isikuandmeid sisaldavaid dokumente hoitakse kuni 75 aastat. Meie hinnangul peaks andmete säilitamine lähtuma dokumentide säilitustähtaegadest ja minimaalsuse põhimõttest ning eesmärgipõhisusest. Lisaks isikuandmetele võib dokumentides leiduda ka muud tundlikku või piiratud  juurdepääsuga infot, mille pikaajaline säilitamine ja indekseerimine ei pruugi olla vajalik ega proportsionaalne. 4. Andmete kvaliteediga seotud probleemid ja andmete ajakohasena hoidmise küsimus. Kui algset dokumenti või selle metaandmeid dokumendihaldussüsteemis uuendatakse, võib tekkida olukord, kus “paralleelselt peetavas” registris jääb kättesaadavaks vana või ebaõige versioon. Samuti võib aeg-ajalt võib esineda juhtumeid, kus isikuandmete varjamine ei ole olnud korrektselt teostatud, mistõttu info dubleerimine ja indekseerimine võimendab vigase või mitte ajakohase info avaldamisega seotud riski. 5. Samuti isikuandmete kustutamise- ja piiramisõiguste küsimus. Veebilehel on märgitud, et kustutamispäringute lahendamisel võetakse muuhulgas arvesse dokumendi loomise kuupäeva ja avaliku huvi suurust dokumendi säilitamise vastu. Meie hinnangul vajab see selgemat lahendust, eriti olukordades, kus isikuandmed on avaldatud ekslikult või kui dokument oleks pidanud olema eemaldatud näiteks põhjusel, et säilitustähtaeg on möödunud. Palume AKI seisukohta: • Kas kirjeldatud töötlemine, dokumentide sisu kopeerimine, salvestamine, täistekstindekseerimine ja otsingumootoritele nähtavaks tegemine on teie hinnangul kooskõlas IKÜM-i nõuetega olukorras, kus vastutav töötleja ei ole andmete edastamist selgesõnaliselt lubanud? • Kas õigustatud huvi on sellise töötlemise puhul piisav õiguslik alus? Kas antud projekti raames on läbi viidud õigustatud huvi analüüs ning andmekaitsealane mõjuhinnang ja leitud, et andmetöötluseks on piisav õigustatud huvi olemas ning andmed on piisaval määral kaitstud? • Kuidas hinnata sellise töötlemise kooskõla andmete kvaliteedi, minimaalsuse ja ajakohasuse põhimõttega ning kellel lasub vastutus paranduste või muude sünkroniseerimisel tekkinud vigade eest? Näiteks kui RMK uuendab/parandab mõne dokumendi andmeid või hävitab säilitustähtaja ületanud dokumente, siis kuidas tagada, et teises andmebaasis see samuti toimub? Kes vastutab sünkroniseerimisel tekkinud vigade või parandamata andmete eest? Meie eesmärk on saada AKI-lt hinnang ja juhis, kuidas sellises olukorras saaksime ja peaksime arvestama isikuandmete kaitse nõuetega, kui sisuliselt ei ole kõik andmed enam meie valduses. Saatja: "Marta Rohtla" <[email protected]> Saaja: "info - AKI" <[email protected]> Teema: Selgitustaotlus avaliku dokumendiregistri andmete osas Kuupäev: 2026-01-07 09:32 Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Tere! Riigimetsa Majandamise Keskus edastab Teile 07.01.2026 dokumendi nr 11-14/2026/110 Selgitustaotlus avaliku dokumendiregistri andmete osas. Lugupidamisega Marta Rohtla andmekaitsespetsialist kvaliteedi- ja teabehaldusosakond Riigimetsa Majandamise Keskus 58531201 [email protected]