Hankelepingu pikendamine

Riigi Tugiteenuste Keskus [email protected] 20.07.2022 Our ref. 6-2/4017-1 Lõkke 4, 10122, Tallinn , Harju maakond Hankelepingu "STAR: lapse abivajaduse eelhindamine koos arhitektuuritöödega" nr 3-9/2490-3 tähtaja pikendamine Taotleja esitab hankelepingu „STAR: lapse abivajaduse eelhindamine koos arhitektuuritöödega“ nr 3- 9/2490-3 tähtaja pikendamise taotluse. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse ja Iglu OÜ vahel sõlmiti 17.11.2021 STAR: lapse abivajaduse eelhindamine koos arhitektuuritöödega hankeleping arendustööde teostamiseks. Hankelepingu muudatus sõlmiti 03.02.2022. Hankelepingu täitmise käigus on selgunud, et tööde teostamise lõpptähtaega tuleb pooltele ettenägematutel tellijast tulenevatel põhjustel edasi lükata, kuna arendustööd selle tõttu viibisid. Tervise ja Heaolu Infosüsteemise Keskuse projekti STAR: lapse abivajaduse eelhindamine koos arhitektuuritöödega hankeleping sõlmiti 17.11.2021. Hankelepingu muudatus allkirjastati 03.02.2022 ja kehtivate kuupäevade järgi on lepingu 3-9/2490-3 punktis 2.1 tööde üleandmise tähtaeg 19.08.2022, millele järgneb 3 kuuline early life support periood kuni 18.11.2022. Poolte kokkuleppel esitame taotluse muuta hankelepingut ja pikendada tööde üleandmise tähtaega kuni 03.10.2022 ning early life support perioodi lõppu kuni 02.01.2023. Täpsemad põhjendused ja selgitus muudatusvajaduse kohta on esitatud taotluse lisades. Lugupidamisega Margus Arm direktor Lisad: Lisa 1. Hankelepingu 3-9/2490-3 muutmine (projekt); Lisa 2. Memo hankelepingu STAR: lapse abivajaduse eelhindamine koos arhitektuuritöödega nr 3- 9/2490-3 tähtaja pikendamine. Stella Niit [email protected] Pärnu mnt 132 / 11317 Tallinn / 694 3900 / [email protected] / www.tehik.ee / registry code 70009770  Hankelepingu „STAR: lapse abivajaduse eelhindamine koos arhitektuuritöödega“ nr 3-9/2490-3 tähtaja pikendamine Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus, registrikood 70009770, aadress Pärnu mnt 132, Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel direktor Margus Arm (edaspidi tellija), ja Iglu OÜ, registrikood 12397439, aadress Peetri tn 11, 10414 Tallinn, keda esindab põhikirja alusel juhatuse liige Kristjan Aiaste (edaspidi täitja), edaspidi koos või eraldi nimetatud ka pool või pooled, on kokku leppinud 17.11.2021 sõlmitud hankelepingu nr 3-9/2490-3 muutmises alljärgnevalt riigihangete seaduse § 123 lg 1 p 7 alusel: 1. Vastavalt raamlepingu punktile 14.2 on lepingu muutmine lubatav lähtudes riigihangete seaduse regulatsioonist. 2. Pooled on leppinud kokku hankelepingujärgsete tööde teostamise tähtaja muutmises tulenevalt ettenägematutest asjaoludest tööde prioriseerimisel ja planeerimisel. Arendustööde teostamise tähtajana on pooled leppinud kokku 03.10.2022 ning early life support perioodi lõpuks 02.01.2023. 3. Sellest tulenevalt on pooled leppinud kokku hankelepingu punkt 2.1 muutmises ja sõnastamises järgmiselt: „Täitja annab tööd üle hiljemalt 03.10.2022. Arendustöödele järgneb 3 kuuline early life support periood, mis lõpeb hiljemalt 02.01.2023. Tööd teostatakse järgmistes etappides (vastavalt pakkumusele): Etapp 1 – 28.02.2022 Etapp 2 – 31.03.2022 Etapp 3 – 29.04.2022 Etapp 4 – 31.05.2022 Etapid 5 - 7 - 02.01.2023. Tellija Täitja (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)  MEMO Kellele: Margus Arm, Monika Heinrand (asendab Melvin Alliksaar), Karin Rits, Kerli Lubja Kuupäev: 18.07.2022 Hankelepingu „STAR: lapse abivajaduse eelhindamine koos arhitektuuritöödega“ nr 3-9/2490-3 muutmise vajadus 1. Hankelepingu Sõlmitud hankelepingu „STAR: lapse abivajaduse eelhindamine muudatuse koos arhitektuuritöödega“ nr 3-9/2490-3 ja selle muudatuse nr 3- kirjeldus 9/3020-1 punkti 2.1 alusel on arendustööde üleandmise tähtaeg 19.08.2022 ning selle järgneva 3 kuulise early life support (ELS) perioodi tähtaeg 18.11.2022. Pooled on kokku leppinud hankelepingus määratud tähtaegade pikendamises järgmiselt: - arendustööd antakse üle 03.10.2022 - early life support’i pakutakse kuni 02.01.2023. 2. Muudatuse rahaline Lepingu rahalist väärtust antud muudatus ei mõjuta. väärtus 3. Muudatuse Hankelepingu muudatuse järgselt (3.02.2022) lepiti kokku põhjendus arendustööde teostamise tähtajaks 19.08.2022. Seoses mitmete takistusega, mis on ettenägematult lepingu täitmise käigus ilmnenud, on pooled leppinud kokku hankelepingu tähtaja pikendamises. Ootamatud asjaolud on järgmised: 1) Põgenikekriisist tulenevad erakorralised arendusvajadused 2022. a märtsi alguses sai TEHIK Sotsiaalkindlustusametilt (SKA) ülesande luua funktsionaalsus Ukraina sõjapõgenike haldamiseks (edaspidi: põgenike moodul). Kuna tegu oli kõigi osapoolte jaoks uue olukorraga ning toimetasime kriisi tingimustes, puudus äri poolelt (Sotsiaalministeerium, SKA) konkreetne lähteülesanne. TEHIK osales lisaks ka koos arendajaga lähteülesande kirjeldamise protsessis. Arendusvajaduse kiireloomulisuse tõttu ei olnud TEHIKul mõistlikult võimalik uut hanget või minikonkurssi nende tööde tellimiseks välja kuulutada, vaid teha põgenike arendus olemasoleva STAR väiketööde lepingu nr 3- 9/2490-5 alt, mille lepinguline partner on Iglu OÜ. Iglu OÜ meeskonnad on kahe lepingu (muudetava lapse abivajaduse hindamise arendustööde kui ka väiketööde) täitmisel samad. Kuna  väiketööde lepingu eesmärk on tellida kiireloomulisi jooksvaid arendustöid, roteeritakse meeskonnaliikmeid nende tööde täitmiseks vastavalt vajadusele. Põgenikemooduli disainiks ning arendamiseks vajalik ressursimaht oli suur ja tähtaeg pingeline, seega tuli ressurss vastavalt riiklikule prioriteedile ümber suunata. Põgenike arendustega alustati 7.03.2022 ja toodanguvalmis arendus anti üle mitmes osas: 07.03.2022; 20.04.2022; 05.07.2022. Täitjal oli põgenikekriisist tulenevalt keskmisest oluliselt suurem maht märtsis, aprillis ja mais, mõjutades nii lapse abivajaduse eelhindamise projekti töid. Sellest tulenevalt viibisid arendustööd töö mahu alusel hinnanguliselt vähemalt 10 tööpäeva ehk kaks nädalat. 2) Arenduse käigus selgunud täiendavad vajadused teavituste mooduli osas Lapse abivajaduse eelhindamise projekti käigus, prototüüpide ülevaatuste ajal, on KOVid andnud tagasisidet vajaduste osas, mida eelanalüüsi käigus välja ei toodud. Seega ei ole saanud kumbki osapool arendusprotsessis välja tulnud vajadustega eelnevalt arvestada. Täitjal oli aga pakkumuse esitamisel ja lepingu sõlmimisel võimalik arvestada üksnes tellija poolt ette antud eelanalüüsist tulenevate tööde ja kohustustega. KOVide tagasiside alusel otsustas tellija teha töödes mitmeid vajalikke täiendusi, mis on põhjustanud täitjale planeerimatuid lisatöid. Kohtumised, kus selgusid lisatööde vajadused toimusid 8.04.2022, 4.05.2022 ja 06.07.2022. Täitja poolt teostati need vahemikus aprill-juuli (18.04-8.07.2022). Täitjal lisandus seetõttu tööde teostamist hinnanguliselt töö mahu alusel 17 tööpäeva ehk üle 3 nädala. 3) Arhitektuursed täiendused. Lisaks tehti tellija soovil arvestatavaid muudatusi algselt kokkulepitud mikroteenuste arhitektuuri, mis tõi samuti täitjale lisatööd juurde. Arhitektuuri visiooni ümarlaual selgus, et võttes arvesse algse lahenduse plusse ja miinuseid on siiski antud projektis ratsionaalsem kasutusele võtta uus lähenemine, mis tõstab süsteemi töökindlust. Täiendavate tööde vajadused selgusid 20.01.2022, antud töid sai alustada 9.02.2022.Täitjal lisandus seetõttu  tööde teostamist hinnanguliselt töö mahu alusel 18 tööpäeva ehk üle 3 nädala. Eeltoodud põhjustel on arendustööde teostamine olnud takistatud ning tööde üleandmise tähtaegu tuleb pikendada, tagamaks täitjale piisav aeg tööde nõuetekohaseks realiseerimiseks. Pikendamise on tinginud asjaolud, mida täitja ei saanud mõjutada ega mõistlikult pakkumust esitades ette näha. 4. Kas lepingu Ei. Lepingu esialgset rahalist väärtust antud muudatus ei mõjuta. muudatusega Ükski raamlepingu partner ei oleks saanud muudatuse tõttu kaasneb täitjale eelist, pidades silmas, et tegemist oli ettenägematute eelis takistustega, mida enne arvesse võtta ei saanud. Pigem on täitja hankemenetluses halvemas olukorras, kuna on pidanud esialgseid plaane osalemisel ootamatult kohandama. 5. Muutmise Lepingumuudatuse tingivad pooltele ettenägematud tellijast lubatavus RHS § tulenevad takistused: 123 lg 1 alusel 1. tellija soovis täitja ressursi suunamist kõrgema prioriteetsusega projektile; 2. lõppkasutajate tagasisidest tulenesid ettenägematud vajadused nii tellijale kui ka täitjale; 3. tellija otsus muuta arhitektuuri, mis tegi partneri jaoks töö esmalt planeeritust keerulisemaks. Lepingu muudatuse tingivad seega pooltele ettenägematud asjaolud. Lepingut muudetakse üksnes aja võrra, mil täitja ei ole saanud omapoolseid kohustusi täita. RHS § 123 lg 1 p 7 alusel on lepingu muutmine lubatav uut riigihanget korraldamata, kui muudatus ei ole oluline. Muudatuse olulisust kajastab RHS § 123 lg 2 eelkõige kui järgmist: Muudatus on oluline, kui sellega muudetakse hankelepingu üldist olemust märkimisväärselt, eeskätt juhtudel, kui: 1) muudatusega lisatakse tingimus, mis laiendanuks võimalike riigihankes osalejate või vastavaks tunnistamisele kuuluvate pakkumuste hulka, kui riigihanke alusdokumendid oleks sellist tingimust sisaldanud; 2) muudatus tingib hankelepingust tuleneva lepinguliste kohustuste vahekorra muutumise pakkuja kasuks hankelepingus sätestamata viisil; 3) muudatus laiendab oluliselt hankelepinguga määratud hankelepingu eseme ulatust; 4) pakkuja asendatakse uue pakkujaga muul kui käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 5 või 6 nimetatud juhul. Selle muudatusega ei muudeta lepingu üldist olemust, kokku lepitud tööd ja skoop jäävad samaks. Muudatusega ei lisata tingimust, mis laiendaks võimalike menetlusest huvitatud  osalejate ringi. Tegemist on olemasoleva raamlepingu alusel läbi viidud minikonkursiga, kus pakkujate ring on fikseeritud ning teine raamlepingu partner sellel konkursil pakkumust esitada ei soovinud. Kuna takistus tööde teostamisel ei olnud ettenähtav, ei saa see mõjutada ka pakkumisest huvitatud osapoolte ringi (p 1). Lepingust tulenevate kohustuste vahekord ei muutu täitja kasuks, pigem on täitja halvemas olukorras, kuna on pidanud tööde teostamist planeeritust ümber korraldama tellijast tuleneval põhjusel (p 2). Lepingu eset muudatusega ei laiendata, ese jääb samaks (p 3) ning täitjat ei asendata (p 4). 6. Muud tähtsust omavad asjaolud Ettepanek Eelnevat arvesse võttes teen ettepaneku pikendada hankelepingut nr 3-9/2590-3 seitsme nädala võrra. Soovitud uued tähtajad: - arendustööd 03.10.2022 - eary life support 02.01.2023. Koostaja: Stella Niit STAR projektijuht