Üleriigiliste kesksete lahenduste projektide koordineerimine

KÄSUNDUSLEPINGU NR 5-6/1048 ERITINGIMUSED Eesti Vabariik, Justiits- ja Digiministeeriumi kaudu, registrikood 70000898, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, keda esindab [ees- ja perekonnanimi] (edaspidi nimetatud „Käsundiandja“) ja [Jur.isiku või FIE ärinimi], registrikood [number], asukoht [aadress] keda esindab [ees- ja perekonnanimi] (edaspidi nimetatud “käsundisaaja”), edaspidi koos nimetatud „pooled“ ja eraldi „pool“, sõlmisid käesoleva käsunduslepingu (edaspidi “leping”) alljärgnevas: 1. Lepingu objekt 1.1. Lepingu objektiks on käsundisaaja poolt projektikoordinaatori teenuse osutamine, mille raames on käsundisaaja ülesandeks on tegutseda üleriigiliste kesksete lahenduste projektide ja sidusrühmade koordinaatorina, toetades projektide tõhusat juhtimist, koostööd ning läbipaistvat infovahetust (edaspidi „teenused“). 1.2. Teenuse osutamisel on käsundisaaja peamised ülesanded: 1.2.1.üleriigiliste kesksete lahenduste projektide ning nimetatud projektidest tulenevate muudatuste koordineerimine; 1.2.2.projektidega seotud sidusrühmade koostöö ja infovahetuse koordineerimine; 1.2.3.projektide struktureerimisele kaasaaitamine (sh tegevuste, ajakavade ja vastutuste selgitamine); 1.2.4.projektide sisekommunikatsiooni korraldamise ja parendamise toetamine; 1.2.5.koosolekute ja töögruppide ettevalmistamine, vajadusel nende modereerimine ning kokkuvõtete koostamine; 1.2.6.projektidega seotud dokumentatsiooni koostamine, korrastamine ja ajakohastamine; 1.2.7.projektide edenemise jälgimine ning vajaliku info koondamine ja edastamine asjaomastele osapooltele; 1.2.8.muud projektide koordineerimise ja elluviimisega seotud toetavad tegevused vastavalt kokkuleppele. 1.3. Käsundisaaja tegutseb teenuse osutamisel iseseisvalt, teeb koostööd projektijuhtide ja teiste sidusrühmadega ning lähtub oma tegevuses kokkulepitud eesmärkidest ja tähtaegadest. 2. Teenuste osutamise aeg ja tähtpäevad Käsundisaaja kohustub osutama lepingu objektiks olevad teenuseid eeldatavalt 9 kuu jooksul lepingu sõlmimisest. Tegevused ja tähtajad edastab käsundiandja esindaja kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (nt e-kirja teel). 3. Lepingu hind1 3.1. Lepingu alusel käsundisaaja poolt osutatavate teenuste maksimaalne kogumaksumus on 29999 eurot ning teenuse tunnihind on [numbritega] eurot, millele lisandub käibemaks õigusaktidega sätestatud korras, välja arvatud punktis 3.2 nimetatud juhul (edaspidi nimetatud „lepingu hind“). 3.2. Kui pakkumuse esitamise ajal ei olnud käsundisaaja käibemaksukohustuslane või tal ei olnud kohustust käibemaksu arvestada, kuid selline kohustus tekkis pärast pakkumuse esitamist või lepingu täitmise käigus, peab käsundisaaja arvestama, et lepingu hind sellest käibemaksu võrra ei suurene. 3.3. Lepingu hind on lõplik ja sisaldab kõiki lepingu täitmise kulusid, sh tasu autoriõiguste eest. 3.4. Lepingu hind tasutakse pärast teenuse nõuetekohast esitamist ja selle heakskiitmist käsundiandja volitatud esindaja poolt. Tasumine toimub poolte allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akti alusel vastavalt esitatud arvele üks kord kuus. 3.5. Käsundisaaja esitab Käsundiandjale arve e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel. E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast. 3.6. Teenust rahastatakse meetme 21.1.2.1 “Digiriik” sekkumise 21.1.2.1 „Digilahenduste ja uuenduste väljatöötamine ja kasutuselevõtt avalikus sektoris” projekti numbriga 2021-2027.1.02.23-0001. 4. Erisätted 4.1. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub käsundisaaja: 1 Füüsilisest isikust pakkuja puhul lepingu p 3 kohandatakse, arvestades füüsilise isiku tasu maksustamise tingimusi ning asjaolu, et füüsiline isik arvet ei saa esitada ja tasumine toimub akti alusel 4.1.1. Esitama käsundiandjale igakuise aruandluse; 4.1.2. järgima perioodi 2021−2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduses ette nähtud nõudeid. Märgitud välisvahendite kava alusel rahastatavate projektide tööde teostamisel kohustub tagama Euroopa Liidu rahastamise nähtavuse, kasutades üle antava töö materjalides ning olenevalt töö iseloomust ka vastavates trükistes või pressiteadetes ning avalikel esinemistel asjakohast struktuurivahendite logo koos nõutavate viitega ning andes üldsusele selle kohta sidusat, tulemuslikku ja proportsionaalset teavet.; 4.1.3. tagama, et teenuse osutajateks on pakkumuses lepingu vahetu täitjana märgitud isik [ees- ja perekonnanimi]; 4.1.4. kutse- või majandustegevuses tegutseva isikuna osutama teenuseid vastavalt oma erialastele teadmistele, oskustele ja võimetele; 4.1.5. teenuse osutamisel tegutsema sõltumatu eksperdina ning lähtuma oma parimatest valdkondlikest teadmistest, kogemustest ja meetoditest. Käsundisaaja kohustub lepingu täitmisel tagama, et mistahes temapoolne äri- või muu tegevus ei ole suunatud kolmandate isikute huvide esindamisele. Käesolevas punktis sätestatud huvide konflikti vältimise kohustuse rikkumise korral on käsundiandjal õigus nõuda käsundisaajalt leppetrahvi kuni 20% lepingu hinnast. Samuti on käsundiandjal õigus kirjeldatud juhul leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada. 4.2. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub käsundiandja: 4.2.1. tegema käsundisaajale kättesaadavaks kõik tema käsutuses olevad teenuse osutamiseks vajalikud materjalid, analüüsid vm; 4.2.2. täpsustama teenuse osutamiseks vajalikud tegevused ja määrab tegevuste elluviimiseks tähtajad ning edastama vastava info käsundisaajale; 4.3. Käsundisaaja, sh tema töötaja, ametnik kui temaga mistahes muus lepingulises suhtes olev lepingu täitmisel osalev isik teavitab käsundiandja tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest e-posti aadressil [email protected]. Käsundiandja tagab tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse. Rikkumisest teavitamise ja teavitaja kaitse tagamise õiguslike aluste ning kohustuste rikkumisel kohalduva vastutuse osas lähtuvad pooled Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seaduses sätestatust. 4.4. Kui käsundisaaja ei täida lepingu punkti 4.1.2 nõuetekohaselt ja selle alusel teeb rakendusasutus toetuse vähendamise või tagasinõude otsuse, on käsundiandjal õigus käsundisaajalt tagasi nõuda mitteabikõlbulikud kulud tagasimakse nõude ulatuses. 5. Volitatud esindajad 5.1. Käsundiandja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Maris Leivategija, tel +372 5263703, e-post [email protected], või teda asendav isik. 5.2. Käsundisaaja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on [ees- ja perekonnanimi], tel [number], e-post [aadress]. 6. Muud sätted 6.1. Lepingu osaks on lisaks käesolevatele eritingimustele ja nende lisadele käsunduslepingute üldtingimused. Käsundisaaja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud paberkandjal või elektroonselt Justiits- ja Digiministeeriumi kodulehel aadressil https://www.justdigi.ee/majandusteave-ja- riigihanked#justiitsministeeriumi_lepingute_uldtingimused ning tal oli võimalik nende kohta küsida selgitusi ja teha ettepanekuid eritingimustes üldtingimuste kohaldamata jätmiseks või muutmiseks. Pooled kinnitavad, et kõik üldtingimused on mõistlikud ega saa seetõttu olla tühised. 6.2. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „leping” lepingu eritingimusi ja üldtingimusi koos kõikide lisadega. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. Lepingu sõlmimisega kaotavad kehtivuse kõik käsundisaaja hinnapakkumises või muus sarnases dokumendis sisalduvad tingimused niivõrd, kuivõrd need on vastuolus lepingu eritingimuste ja üldtingimustega. 6.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Käsundiandja Käsundisaaja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Tel: 620 8100 Tel: [number] E-post: [email protected] E-post: [aadress] Väikehange „Üleriigiliste kesksete lahenduste projektide koordineerimine“ Käesoleva dokumendiga kutsub Justiits- ja Digiministeerium Teid esitama pakkumust väikehankel. 1. Hanke üldandmed: Hankija nimi: Justiits- ja Digiministeerium Hankija aadress: Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti Vabariik Hanke eest vastutav isik: Maris Leivategija, telefon +372 5263703, e-post: [email protected] Hanke eeldatav maksumus km-ta: 29 999 eur Hange on seotud Euroopa Liidu poolt rahastatava projekti või programmiga: meetme 21.1.2.1 “Digiriik” sekkumise 21.1.2.1 „Digilahenduste ja uuenduste väljatöötamine ja kasutuselevõtt avalikus sektoris” projekti numbriga 2021-2027.1.02.23-0001." Isikuandmete töötlemine: Ei töötle. Riigihangete strateegiliste põhimõtete kasutamine: - Keskkonnahoidlik hankimine: JAH - Sotsiaalselt vastutustundlik hankimine: EI - Innovatsiooni toetav hankimine: EI - Julgeolekuriske vähendav: EI 2. Hanke objekti tehniline kirjeldus/ olulisemad tingimused 2.1. Iga viidet, mille hankija teeb väikehanke dokumentides mõnele (standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikehanke dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. 2.2. Pakkuja peab hankelepingu täitmisel eelistama keskkonnahoidlikke lahendusi, näiteks: m a) töökoosolekud ja muud kohtumised viia läbi võimaluse korral veebi vahendusel, et vähendada eelkõige liigsest transpordikasutusest tulenevat süsiniku jalajälge; b) vältida tarbetut dokumentide välja trükkimist ning võimalusel eelistada digitaalsel kujul olevaid materjale; c) pakkuja poolt digitaalsel kujul edastatavad materjalid peavad olema salvestatud ja edastatud optimaalse mahuga, et vältida otstarbetult suuri andmefaile ning seega vähendada digireostust; d) hankelepingu täitmise järgselt kustutada üleliigsed digimaterjalid, näiteks mustandfailid, säilitamiseks mittevajalikud töödokumendid jms, kuna IT-serverites failide otstarbetu hoidmine on keskkonda kurnava mõjuga ning suurendab digireostust 2.3. Hanke objektiks on tellida käsunduslepingu alusel üleriigiliste kesksete teenuste analüüsimise või elluviimisega seotud projektide koordineerimisega seotud töid. Käsundisaaja ülesandeks on tegutseda üleriigiliste kesksete lahenduste projektide ja sidusrühmade koordinaatorina, toetades projektide tõhusat juhtimist, koostööd ning läbipaistvat infovahetust. Käsundisaaja peamised ülesanded on: 2.3.1.üleriigiliste kesksete lahenduste projektide ning nimetatud projektidest tulenevate muudatuste koordineerimine; 2.3.2.projektidega seotud sidusrühmade koostöö ja infovahetuse koordineerimine; 2.3.3.projektide struktureerimisele kaasaaitamine (sh tegevuste, ajakavade ja vastutuste selgitamine); 2.3.4.projektide sisekommunikatsiooni korraldamise ja parendamise toetamine; 2.3.5.koosolekute ja töögruppide ettevalmistamine, vajadusel nende modereerimine ning kokkuvõtete koostamine; 2.3.6.projektidega seotud dokumentatsiooni koostamine, korrastamine ja ajakohastamine; 2.3.7.projektide edenemise jälgimine ning vajaliku info koondamine ja edastamine asjaomastele osapooltele; 2.3.8.muud projektide koordineerimise ja elluviimisega seotud toetavad tegevused vastavalt kokkuleppele. 2.3.9.Käsundisaaja tegutseb iseseisvalt, teeb koostööd projektijuhtide ja teiste sidusrühmadega ning lähtub oma tegevuses kokkulepitud eesmärkidest ja tähtaegadest. 2.4. Täitmise koht: Tallinn. 2.5. Tähtaeg ja/või ajakava: Töid teostatakse tunnitöö alusel. Tegevused ja tähtajad edastab käsundiandja esindaja kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (nt e-kirja teel). Tegevuste aruanne kinnitatakse kord kuus aktiga. Lepingu periood on 9 kuud või kuni lepingu maksimaalse maksumuse täitumuseni. 2.6. Lepingutingimused: Lepingu täitmisel kohaldatakse Justiits- ja Digiministeeriumi käsunduslepingu üldtingimusi, mis on kättesaadavad ministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.justdigi.ee/majandusteave-ja- riigihanked#justiitsministeeriumi_lepingute_uldtingimused. Lepingu eritingimused on toodud väikehanke dokumendi lisas 2. 3. Pakkujale ja pakkumusele esitatavad nõuded 3.1. Pakkuja poolt lepingut vahetult täitval isikul peab olema varasem hankelepingu esemega sarnase teenuse osutamise/töö kogemus vähemalt 2 aastat. Hankelepingu sarnaseks teenuseks/tööks on projektide või organisatsiooni juhtimine, ürituste/seminaride korraldamine, organisatsiooni muutuse või sisekommunikatsiooni koordineerimine. 4. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine 4.1. Huvitatud isikutel on õigus küsida väikehanke dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e- posti teel [email protected]. Hankija vastab huvitatud isiku küsimustele 2 tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. 4.2. Pakkumuses esitab pakkuja: 4.2.1. Pakkumuse vormi (pakkumuskutse lisa 1 vormil); 4.2.2.Lepingut vahetult täitva isiku CV, milles nähtub punktis 3.1 kirjeldatud varasem kogemus (CV viidata tööülesannetele, millega tõendatakse hankelepinguga sarnase kogemuse olemasolu. 4.3. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski. 4.4. Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 60 päeva alates pakkumuste esitamise tähtpäevast. 4.5. Pakkumus tuleb esitada elektrooniliselt e-posti aadressil [email protected] hiljemalt 16.02.2026 kell 11.00. 4.6. Palume ühtlasi, et teavitaksite meid, kui otsustate pakkumust mitte esitada. 4.7. Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni. 4.8. Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud. 5. Pakkumuste menetlemine, sh hindamiskriteeriumid 5.1. Hankija avab kõik tähtajaks esitatud pakkumused ning kontrollib esitatud pakkumuste vastavust väikehanke dokumendis sätestatud nõuetele. 5.2. Juhul kui pakkumus ei vasta väikehanke dokumendis esitatud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi. 5.3. Hankijal on õigus tagasi lükata pakkumus, mille maksumus Hankijal on õigus tagasi lükata pakkumus, mille maksumus ületab eeldatavat maksumust. 5.4. Hankija võib pidada kõikide vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, ajakava ja maksumuse üle. Läbi ei räägita väikehanke dokumendi pakkujale ja pakkumusele sätestatud nõuete ja hindamiskriteeriumide üle. 5.5. Läbirääkimiste ajal tagab hankija kõigi pakkujate võrdse kohtlemise ega avalda läbirääkimiste käigus saadud teavet diskrimineerival viisil, mis võiks anda ühele pakkujale eelise teiste pakkujate ees. Hankija ei avalda pakkuja esitatud konfidentsiaalset teavet teistele läbirääkimistes osalejatele ilma pakkuja nõusolekuta. 5.6. Läbirääkimisi võib pidada vastavalt hankija ja pakkujate kokkuleppele, kas elektrooniliselt või koosoleku vormis. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. 5.7. Läbirääkimiste lõppedes võib hankija teha pakkujatele ettepaneku lõplike, kohandatud pakkumuste esitamiseks. 5.8. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Hankijal on õigus vajadusel pakkumusi omavahel võrrelda. 5.9. Edukaks tunnistatakse madalaima tunnihinna maksumusega pakkumus. Hindamisel lähtutakse järgmisest: - kui pakkujateks on ainult füüsilised isikud, võrreldakse tööde tunnihinna maksumust brutotasu suuruses;  - ainult juriidilisest isikutest pakkujate puhul hinnatakse tööde tunnihinna maksumust ilma käibemaksuta; - kui pakkujateks on nii füüsilised kui juriidilised isikud, siis võetakse füüsiliste isikute puhul arvesse ühe töötunni kogukulu tööandajale (üldjuhul brutotasu+sotsiaalmaks+töötuskindlustusmakse+ kogumispensioni II sammas) ja juriidiliste isikute puhul ühe töötunni maksumus koos käibemaksuga. 6. Pakkuja teavitamine hankija otsustest ja lepingu sõlmimine 6.1. Hankija esitab kõigile pakkujatele teate hankelepingu sõlmimise kohta mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul alates lepingu sõlmimisest. 6.2. Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu.  Lisa 1 väikehankele Pakkumuse vorm Pakkuja üldandmed Pakkuja ärinimi/ nimi Pakkuja registrikood /isikukood Pakkuja juriidiline aadress Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel Pakkuja kontaktisik/ volitatud esindaja lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber) Pakkumuse maksumus1 Töö tunnihind ilma käibemaksuta (juriidiline isik): …. eur/ tund Töö tunnihind brutotasuna (füüsiline isik): …. eur/ tund 1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest. 2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt väikehanke dokumendis märgitud tähtaja. 3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu. 4. Kinnitame, et kasutame lepingu täitmisel keskkonnahoidlikke lahendusi. 5. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud. 1 Pakkuja täidab sobiva lahtri, sõltuvalt sellest, kas ta esitab pakkumuse juriidilise või füüsilise isikuna