KÄSKKIRI
07.02.2022 nr 1-2/22-015
Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti
dokumendihalduse korra kinnitamine
Tulenevalt Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja
teabehalduse alused“ §-dest 3, 6, 11, 13 ja 16 ning majandus- ja taristuministri
07. detsember 2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ §
5 lg 3 punkti 1 alusel:
kinnitan
1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra (lisatud);
tunnistan kehtetuks
2. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori 31.01.2019 käskkirja nr
1-2/19-017 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti asjaajamise ja teabehalduse
korra kinnitamine“.
(allkirjastatud digitaalselt)
Kaur Kajak
peadirektor
Koostaja: Mariko Männa
2
KINNITANUD
peadirektor
07.02.2022
käskkirjaga nr 1-2/22-015
Tarbijakaitse Ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse kord
SISUKORD
1.PEATÜKK ÜLDSÄTTED ...........................................................................................................................4
1. Reguleerimisala ja kohaldamisala ......................................................................................................................... 4
2. Asjaajamise korraldamine .................................................................................................................................... 4
3. Dokumendihaldussüsteem (DHS) ......................................................................................................................... 4
4. Üldine ülesannete jaotus dokumendihalduse korraldamisel................................................................................ 5
5. Ligipääsu taotlemine teabele infosüsteemis ........................................................................................................ 5
6. Ameti esindamise õigus ........................................................................................................................................ 6
7. Allkirjastamise õigus ............................................................................................................................................. 6
2.PEATÜKK DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE ................................................................................6
8. Dokumendiregister ............................................................................................................................................... 6
9. Ameti elektronposti aadressid .............................................................................................................................. 6
10. Dokumendi registreerimise kohustus .............................................................................................................. 7
11. Dokumendiregistrisse mittekantavad dokumendid ......................................................................................... 7
12. Dokumendi registreerimise pädevus................................................................................................................ 7
13. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine ................................................................................ 8
14. Dokumendi registrisse kandmise aeg ............................................................................................................... 9
15. Dokumendiregistrisse kantavad andmed ......................................................................................................... 9
16. Dokumendi registreerimisnumber ................................................................................................................... 9
3.PEATÜKK DOKUMENDI MENETLEMINE .......................................................................................... 10
1. JAGU DOKUMENDI LÄBIVAATAMINE JA TÖÖÜLESANDE TÄITMINE.............................................................................. 10
17. Dokumentide menetlemise üldnõuded ......................................................................................................... 10
18. Tööülesanded ................................................................................................................................................. 10
19. Sissetuleva dokumendi üldine menetlusrada ................................................................................................. 10
20. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine.................................................... 11
21. Täitmise tähtajad............................................................................................................................................ 11
22. Tähtpäeva järgimine ....................................................................................................................................... 11
2. JAGU DOKUMENDI KOOSTAMINE, KOOSKÕLASTAMINE JA ALLKIRJASTAMINE ............................................................... 12
23. Dokumendi koostamine ................................................................................................................................. 12
24. Dokumendi kooskõlastamise kohustus .......................................................................................................... 12
25. Ameti dokumendi üldine menetlusrada ......................................................................................................... 12
26. Dokumendi kooskõlastamise tähtaeg ............................................................................................................ 13
27. Allkirjastamise üldnõuded .............................................................................................................................. 13
28. Paberdokumendi menetlemine...................................................................................................................... 14
29. Digitaaldokumendi menetlemine ................................................................................................................... 14
30. Välja mineva kirja menetlemine ..................................................................................................................... 14
31. Kiiret reageeringut vajavate dokumentide menetlemine .............................................................................. 14
32. Teabenõude menetlemine ............................................................................................................................. 14
33. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku menetlemine .................................................................. 15
34. Memo esitamine õigusakti eelnõule .............................................................................................................. 15
35. Muude asutuste esitatud eelnõude kooskõlastamine ................................................................................... 15
3. JAGU DOKUMENDI VÄLJASAATMINE JA ASJA LAHENDATUKS LUGEMINE ...................................................................... 16
36. Dokumendi väljasaatmise üldnõuded ............................................................................................................ 16
37. Dokumendi väljasaatmise aeg ........................................................................................................................ 16
38. Ametisiseste dokumentide saajale esitamine ................................................................................................ 16
39. Asja lahendatuks lugemine ............................................................................................................................ 17
40. Digitaalallkirja tõestamine.............................................................................................................................. 17
4. JAGU DOKUMENDI AVALIKUSTAMINE JA JUURDEPÄÄSUPIIRANG ............................................................................... 17
41. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris .............................................................................. 17
42. Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded ...................................................................................................... 17
43. Avaliku teabe üldnõuded ............................................................................................................................... 18
44. Juurdepääsupiirangu kehtestamine koostatud dokumendile ........................................................................ 18
3
45. Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile ......................................................................... 19
46. Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine ............................................................ 19
4.PEATÜKK DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED .................................................................. 19
47. Üldnõuded dokumendi koostamisele ............................................................................................................ 19
48. Faili salvestamine ........................................................................................................................................... 20
49. Ameti dokumendimallid ja -plangid ............................................................................................................... 20
50. Dokumendi vormistamise stiilinõuded ........................................................................................................... 21
51. Dokumendi elemendid ................................................................................................................................... 22
52. Kuupäeva märkimine dokumendil.................................................................................................................. 22
53. Ametisse saabunud dokumendi kuupäev....................................................................................................... 22
54. Ametis koostatud dokumendi kuupäev.......................................................................................................... 22
55. Dokumendi adresseerimine ........................................................................................................................... 23
5.PEATÜKK DOKUMENTIDE SÜSTEMATISEERIMINE ...................................................................... 23
56. Dokumentide liigitusskeem ............................................................................................................................ 23
57. Dokumentide liigitus ...................................................................................................................................... 23
6.PEATÜKK DIGITAALSE TEMPLI, KRÜPTOVÕTME JA VAPIPITSATI KASUTAMINE NING
DOKUMENTIDE TÕESTAMINE JA AMETLIK KINNITAMINE .......................................................... 24
58. Digitaalallkirja, digitaalse templi ja krüptovõtme kasutamine ....................................................................... 24
59. Dokumendi tõestamine .................................................................................................................................. 24
60. Dokumendi kinnitamine ................................................................................................................................. 24
61. Vapipitsati hoidmine ...................................................................................................................................... 25
7.PEATÜKK ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE ........................................................................................... 25
62. Asjaajamise üleandmise üldnõuded ............................................................................................................... 25
63. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt..................................................................................................... 25
64. Mittenõustumine akti sisuga .......................................................................................................................... 26
8.PEATÜKK DOKUMENTIDE HOIDMINE JA ARHIIV ......................................................................... 26
65. Dokumentide säilitamise tähtajad ................................................................................................................. 26
66. Digitaalsete dokumentide hoidmine infosüsteemis ....................................................................................... 26
67. Lahendatud paberdokumendi hoidmine ........................................................................................................ 26
68. Peadirektori lahendatud dokumentide hoidmine .......................................................................................... 27
69. Digitaalse info hoidmine välistel andmekandjatel.......................................................................................... 27
70. Lahendatud digitaaldokumendi hoidmine ..................................................................................................... 27
71. Dokumentide eraldamine hävitamiseks ......................................................................................................... 28
72. Arhivaali säilitamine ....................................................................................................................................... 28
73. Arhivaali kasutamine ...................................................................................................................................... 28
74. Laenutamise registreerimine ......................................................................................................................... 28
75. Dokumentide arhiivi üleandmine ja hävitamine ............................................................................................ 29
76. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi ........................................................................................................... 29
LISA 1. DOKUMENTIDE ALLKIRJASTAMINE ...................................................................................... 30
4
1.peatükk
Üldsätted
1. Reguleerimisala ja kohaldamisala
1.1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti (edaspidi Amet) dokumendihalduse korraga
kehtestatakse Ameti asjaajamise ja dokumendihalduse nõuded ning Ameti ametnikele ja
töötajatele (edaspidi ühiselt teenistuja) antavad volitused.
1.2. Ameti asjaajamine tagab Ameti avatuse ja teabe avalikustamise infosüsteemis, kiirendab
info ringlust ning soodustab ülesannete õigeaegset täitmist, nõuetekohast andmehaldust
ning dokumentide ja andmete säilitamist. Hästi korraldatud asjaajamine teeb info
leidmise ja selle kasutamise võimalikult lihtsaks ning võimaldab teenistujal langetada
kiiresti õigeid otsuseid Ametile püstitatud eesmärkide saavutamisel.
1.3. Asjaajamiskord ei reguleeri riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate
dokumentide haldamist Ametis.
2. Asjaajamise korraldamine
2.1. Ameti asjaajamist korraldab tugiteenuste osakonna koosseisus tegutsev kantselei
(edaspidi kantselei). Kantselei tööd juhib teabehalduse nõunik.
2.2. Ameti asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine,
süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.
2.3. Amet vahetab reeglina teiste riigiasutustega dokumente asutustevahelise
dokumendivahetusesüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskiht – DHX) kaudu.
Andmevahetus toimub andmevahetuslepingute alusel.
2.4. Asjaajamisperioodiks Ametis on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse
kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.
2.5. Ameti asjaajamine on üldjuhul elektrooniline. Dokument vormistatakse paberkandjal kui
dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud õigusaktiga või kui see
tuleneb heast tavast või kui adressaadi e-posti aadress ei ole teada või kui adressaat ei ole
nõus dokumendi elektroonilise edastamisega.
2.6. Ameti asjaajamine on asjapõhine, st kui konkreetse asja lahendamine liigub järgmisse
kalendriaastasse, siis uue asjaajamisaasta toimikut ehk asja ei vormistata, vaid
dokumendid koostatakse ja registreeritakse varem avatud toimikus ehk asjas kuni
dokumentidest tulenevate tegevuste lõpetamiseni.
2.7. Ameti struktuuriüksustes loodavad dokumendivormid (ettekirjutused, protokollid,
teatised jt sarnased dokumendid) koostatakse vastavalt konkreetset tegevust reguleerivale
õigusaktile ning kooskõlas asjaajamise heade tavadega.
3. Dokumendihaldussüsteem (DHS)
3.1. Teabe haldamiseks Ametis kasutatakse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) ning
muid Ameti poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme.
5
3.2. Nii DHS-is kui muudes Ameti poolt hallatavates ja kasutatavates infosüsteemides
(edaspidi ühiselt nimetatuna infosüsteemis) lähtutakse asjaajamisel käesolevast korrast
niivõrd kuivõrd infosüsteemide kasutuskorrad või põhimäärused ei reguleeri teisiti.
3.3. Infosüsteemis võib andmeid luua ja dokumente sisestada ning menetlusmärkeid teha
teenistuja, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud.
3.4. Teenistuja vastutab infosüsteemi sisestatud andmete õigsuse eest ja peab jälgima
andmeturbe põhimõtteid.
4. Üldine ülesannete jaotus dokumendihalduse korraldamisel
4.1. Struktuuriüksuse juht:
1) tagab nõuetekohase dokumendihalduse toimimise struktuuriüksuses;
2) tagab struktuuriüksuse tööülesannete tähtaegse täitmise;
3) tagab struktuuriüksuse tegevuse dokumenteerimise, infosüsteemi pädeva kasutamise,
andmekvaliteedi ning dokumentide ja andmete säilitamise;
4) osaleb Ameti dokumentide liigitusskeemi jt dokumendihaldust korraldavate
dokumentide alusdokumentide väljatöötamisel.
4.2. Ameti teenistuja:
1) tagab dokumentide nõuetekohase vormistamise ja tähtaegse menetlemise oma pädevuse
piires;
2) tagab tööülesannete tähtaegse täitmise;
3) vastutab enda koostatud dokumentides esitatud andmete õigsuse eest;
4) tagab dokumentide säilimise kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni;
5) vastutab enda hallatavate dokumentide lisamise eest infosüsteemi;
6) jälgib andmeturbe põhimõtteid.
5. Ligipääsu taotlemine teabele infosüsteemis
5.1. Kui infosüsteemi kasutajal tekib põhjendatud vajadus juurdepääsuks teabele, millele tal
juurdepääs puudub, tuleb pöörduda infosüsteemi eest vastutava teenistuja poole
juurdepääsuõiguse lisamiseks.
5.2. Asutusevälistele kasutajatele infosüsteemile ligipääsu andmiseks esitab juurdepääsu
vajava isiku vahetu juht, asutuse juht või koostöökokkuleppes määratud isik taotluse
infosüsteemi eest vastutavale isikule, milles näidatakse isiku nimi, isikukood,
ametinimetus, juurdepääsu põhjus ning periood, millal juurdepääsu soovitakse.
5.3. Infosüsteemi eest vastutav teenistuja vaatab taotluse üle koostöös Ameti vastava
valdkonna teenistujaga ning kui taotlus on põhjendatud, loob ligipääsu või edastab
vajadusel info IT-toele konto loomiseks.
5.4. Kui kasutajakonto on loodud ja kasutaja lisatud Ameti infosüsteemi vastavasse
kasutajagruppi, teavitab infosüsteemi eest vastutav teenistuja juurdepääsu taotlejat konto
loomise kohta ning edastab info, millised õigused ja võimalused tal infosüsteemi
kasutamiseks on.
6
6. Ameti esindamise õigus
Ameti esindamise õigus ja esindusõiguse ulatus määratakse peadirektori poolt kinnitatava
ametijuhendi või volikirjaga.
7. Allkirjastamise õigus
7.1. Dokumendi allkirjastamise õigus Ameti esindamisel on peadirektoril, kui ta ei ole
volitanud allkirjastamist edasi.
7.2. Dokumentide allkirjastamise õigus ja ulatus määratakse peadirektori poolt kinnitatava
ametijuhendi või volikirjaga. Ülevaade allkirjastamise õigustest ametikoha põhiselt on
toodud käesoleva korra lisas 1.
7.3. Peadirektori ainupädevus allkirja andmisel on järgmistel dokumentidel:
1) kiri Riigikogule, Vabariigi Presidendile, Vabariigi Valitsusele, ministrile,
õiguskantslerile, riigikontrollile, või muule olulisele institutsioonile;
2) riiklikule arengukavale, strateegiale, jm olulise tähtsusega dokumentidele esitatavad
seisukohad;
3) õigusakti muutmise või kehtestamise ettepanekud;
4) Ametisse saabunud õigusakti eelnõu kooskõlastuskirjad;
5) Ameti poolt sõlmitavad lepingud;
6) vaideotsused;
7) Ameti tegevusvaldkonnale olulist mõju omavad otsused, sh selliste otsuste muutmise
ja kehtetuks tunnistamise otsused allkirjastab peadirektor. Olulisust kaalub eelkõige
struktuuriüksuse juht.
7.4. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning kui dokumendi
autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud (v.a lisas 1 toodud dokumendiliigid).
2.peatükk
Dokumentide registreerimine
8. Dokumendiregister
8.1. Dokumendiregistri pidamise eesmärk on tagada:
1) registreeritud dokumentide arvestus;
2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja,
väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu.
8.2. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt
peetavale dokumendiregistrile on tagatud Ameti veebilehe kaudu.
8.3. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse ja
salastatud välisteabe seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest.
9. Ameti elektronposti aadressid
9.1. Ameti ametlik elektronposti aadress on
[email protected].
9.2. Ametlik elektronposti aadress avaldatakse Ameti veebilehel http://www.ttja.ee.
7
9.3. Ameti postkastide v.a teenistuja nimelise postkasti loomine ja sulgemine tellitakse
teabehalduse nõunikult. Postkasti loomiseks esitatakse järgmised andmed: postkasti nimi,
kasutamise eesmärk, tähtaeg ning teenistujate nimed, kes peavad postkastile ligi pääsema.
9.4. Postkasti loomise vajaduse otsustab tugiteenuste osakonna juhataja või tema volitusel
teabehalduse nõunik.
9.5. Postkasti loomise ja sulgemise taotlused IT-abile teeb teabehalduse nõunik.
10. Dokumendi registreerimise kohustus
10.1. Registreerimisele kuuluvad Ameti loodud, väljasaadetavad ja Ametisse saabunud
olulised dokumendid ning kirjalikku taasesitamist võimaldav ja tõendamisväärtusega
teave, sh memod, olulised telefonikõned, e-kirjad jm, mille sisu on vaja hiljem nt kohtus
tõestada.
10.2. Oluline on dokument või teave eelkõige juhul, kui sellel on mõju suhtlusele
halduseväliste isikutega, asutustega, rahvusvahelisele koostööle või kui see mõjutab
Ameti ülesannete täitmisel otsustusprotsessi.
10.3. Dokument lisatakse infosüsteemi ja registreeritakse üks kord.
11. Dokumendiregistrisse mittekantavad dokumendid
11.1. Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta:
1) saabunud kutseid, v.a välislähetuse aluseks olevad kutsed;
2) õnnitlusi ja kaastundeavaldusi;
3) koosolekute teadaandeid;
4) reklaamtrükiseid;
5) perioodikat (ajaleht, ajakiri vm.);
6) informatiivse sisuga e-kirjad;
7) anonüümseid dokumente v.a juhul kui dokumendi sisu vajab kontrollimist;
8) kirju, millel on rämpsposti tunnused;
9) teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt ja täidetakse kättesaamise päeval;
10) dokument märkega “ISIKLIK”;
11) dokument, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;
12) dokument, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta;
13) paberkandjal dokument või digitaalallkirja nõudev dokument, millel ettenähtud allkirjad
puuduvad.
11.2. Käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 11 nimetatud dokument edastatakse adressaadile
avamata. Kui selgub, et märkega “ISIKLIK” saabunud dokument on ametialane,
tagastatakse see viivitamata kantseleile ja dokument registreeritakse.
11.3. Käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 12 nimetatud dokumendi kohta selgitab kantselei
välja saatmise põhjuse ja vajadusel edastab õigele aadressile.
12. Dokumendi registreerimise pädevus
12.1. Ametisse e-teenuste vahendusel saabunud dokumendid registreerib infosüsteem
automaatselt.
8
12.2. Ameti postiaadressile ja ametlikule e-posti aadressile saabunud posti võtab vastu ja
registreerib kantselei.
12.3. Kui digitaaldokument saabub teenistuja e-posti aadressile, registreerib teenistuja e-kirja
infosüsteemis ise või edastab registreerimiseks ametlikule e-posti aadressile.
12.4 Kui dokument saabub Ameti ametlikule elektronposti aadressile ning samaaegselt
teenistuja elektronposti aadressile, registreerib dokumendi kantselei.
12.5. Kui dokument saabub samaaegselt mitmele e-posti aadressile, saadetakse dokument
registreerimisele ametlikule e-posti aadressile.
12.6. Ametisse paberkandjal saabuvad dokumendid registreerib kantselei.
12.7. Paberkandjal dokumendid mahuga kuni kümme lehte skaneeritakse registreerimisel.
Suuremamahuliste või -mõõtmeliste dokumentide või/ja lisade puhul skaneeritakse ainult
esileht ning infosüsteemi märgitakse kommentaaride lahtrisse dokumendi lehtede arv,
lisade olemasolu. Paberkandjal dokumendid edastatakse vajadusel asja menetlevale
struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutavale teenistujale või pannakse struktuuriüksuse
postisahtlisse.
12.8. Paberkandjal dokumendi juures säilitatakse ümbrik juhul, kui:
1) saatja aadressi saab kindlaks määrata ainult ümbriku järgi;
2) kui arve või muu dokumendi kuupäev erineb postitempli kuupäevast;
3) saadetud on juurdemaksuga saadetis.
12.9. Käsipostiga saabunud või teenistujale isiklikult üleantud paberkandjal dokument, mis
tuleb registreerida dokumendiregistris, esitatakse registreerimiseks kantseleile.
12.10. Ekslikult Ametisse saabunud dokumendi tagastab saatjale kantselei. Võimalusel saadab
kantselei Ametisse ekslikult saabunud dokumendi vastavalt kuuluvusele õigele
adressaadile informeerides sellest saatjat.
12.11. Kui ekslikult saabunud dokument on juba Ametis edastatud täitmiseks, kuid dokumendi
lahendamine ei kuulu Ameti pädevusse, edastab tööülesande saanud teenistuja või tema
suunisel kantselei dokumendi vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teavitades
sellest sama aja jooksul dokumendi saatjat.
13. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine
13.1. Kantseleis kontrollitakse saabunud dokumendi registreerimiskõlbulikkust, sealhulgas
kontrollitakse adressaadi õigsust, selgitatakse välja, kas dokument on olulisemate
vorminõuetega kooskõlas ja kas loetletud lisad on olemas.
13.2. Kui esineb olulisi puudusi, võetakse ühendust dokumendi saatjaga ning võimaluse korral
lisatakse puuduvad andmed.
13.3. Saabunud paberkandjal dokumendi esimese lehekülje paremasse alumisse serva (seal
vaba pinna puudumise korral esilehe muule vabale pinnale) kantakse saabumismärke
tempel, millele märgitakse saabumise kuupäev ja dokumendiviit.
9
14. Dokumendi registrisse kandmise aeg
14.1. Digitaalne dokument salvestatakse terviklikuna infosüsteemi pärast dokumendi
registreerimiskõlblikkuses veendumist.
14.2. Saabunud paberkandjal dokument skaneeritakse pärast dokumendi
registreerimiskõlblikkuses veendumist, välja arvatud juhul, kui registreerimist ei ole ette
nähtud.
14.3. Dokument registreeritakse üldjuhul selle saabumise või väljasaatmise päeval või sellele
järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge „KIIRE“, registreeritakse ja edastatakse
dokument läbivaatamiseks viivitamata. Saadetised, mis sisaldavad pakkumust, konkursil
kandideerija avaldust vms ja ümbrikud, mis on tähistatud vastava märgusõnaga,
edastatakse adressaadile avamata.
15. Dokumendiregistrisse kantavad andmed
15.1. Dokumendi registreerimisel täidetakse infosüsteemi ekraanivormidel andmeväljad
vastavalt saabunud teabe või dokumendi infole. Täitmiseks kohustuslikud andmeväljad
on vastavalt tähistatud. Saabunud dokumendi registreerimisel kantakse andmete
olemasolul infosüsteemi saatja dokumendi number ja juurdepääsupiirangu andmed.
15.2. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi järjekorranumber automaatselt.
15.3. Vastusdokumendid seotakse algdokumentidega ja need registreeritakse üldjuhul ühe
numbri all.
15.4. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud
identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
16. Dokumendi registreerimisnumber
16.1. Dokumendi registreerimisnumber moodustub vastavalt Ameti dokumentide
liigitusskeemile funktsooni numbrist ja dokumendisarja numbrist, aastaarvu numbrist,
asja või toimiku numbrist ja dokumendi järjekorranumbrist. Tähistena kasutakse araabia
numbreid ja ladina tähti. Loogilised osad eraldatakse kaldkriipsu ja sidekriipsuga.
Näide: 11-2/20-1041-004, kus 11 tähistab funktsiooni numbrit, 2 dokumendisarja
numbrit, 20 tähistab aastat, 1041 toimiku numbrit ja 004 toimikus oleva dokumendi
järjekorranumbrit.
16.2. Registreerimisnumbrid algavad igal kalendriaastal numbrist 1.
10
3.peatükk
Dokumendi menetlemine
1. jagu
Dokumendi läbivaatamine ja tööülesande täitmine
17. Dokumentide menetlemise üldnõuded
17.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul infosüsteemis.
17.2. Dokumendi menetlemine hõlmab järgmisi etappe:
1) Dokumendi läbivaatamine;
2) dokumendi koostamine;
3) dokumendi kooskõlastamine;
4) dokumendi allkirjastamine;
5) dokumendi registreerimine;
6) dokumendi väljasaatmine.
17.3. Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema seotud nii, et oleks tagatud
dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
17.4. Dokumendi menetlemiseks salvestatakse dokument infosüsteemi ning luuakse sellele
töövoog. Töövoos saab valida erinevaid tööülesande täitjaid erinevate täitmise
tähtaegadega.
17.5. Kooskõlastamiseks ei saadeta dokumenti juhul, kui dokumendi koostaja on ise ka
allkirjastaja, puudub dokumendi kooskõlastamise vajadus ja dokument edastatakse
paberkandjal.
18. Tööülesanded
18.1. Ameti teenistujal on kohustus jälgida talle suunatud tööülesandeid ja täita need
tähtaegselt arvestades õigusaktidest ja teenistus- või tööalaste korraldustest tulenevate
tähtaegadega.
18.2. Tööülesanded kuvatakse infosüsteemis ja saadetakse teenistuja e-posti aadressile
automaatse teavitusena.
19. Sissetuleva dokumendi üldine menetlusrada
Sissetulevad dokumendid menetletakse infosüsteemis kantselei poolt reeglina järgmiselt:
1) valitsusasutuse ja muu riigiasutuse ning kohaliku omavalitsuse üksuse juhi poolt
allkirjastatud dokument ning muu Ameti tegevuse seisukohast olulise tähtsusega
dokument (nt valdkondliku huvirühma või erialaliidu kiri, strateegiad, arengukavad jne)
saadetakse täitmiseks vastava valdkonna struktuuriüksuse juhile ja teadmiseks
peadirektorile;
2) kohtumenetlust puudutav dokument, õigusakti eelnõu ja haldusakti peale esitatud vaie
ning muu õigusliku sisuga dokument saadetakse täitmiseks õigusvaldkonna juhile,
teadmiseks peadirektorile, tugiteenuste osakonna õigusnõunikule, vastutava osakonna
juhatajale. Ameti peadirektor otsustab, kas pöörduda kohtusse või vaielda algatatud
kohtuasjale vastu, see õigeks võtta või sõlmida selles kompromiss;
11
3) muud sissetulevad dokumendid saadetakse täitmiseks struktuuriüksuse juhile.
20. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine
20.1. Sissetulevale dokumendile määrab reeglina vastutaja ja suunab selle infosüsteemi kaudu
menetlusse kantselei, v.a juhul, kui käesolevast dokumendihalduse korrast tuleneb teisiti
või on selle alusel otsustatud teine menetluskord. Kui kantselei teenistuja ei oska
otsustada, kellele saabunud dokument lahendamiseks saata, edastab ta tööülesande
peadirektorile, kes määrab dokumendi eest vastutaja.
20.2. Dokument edastatakse täitmiseks vastavalt asja kuuluvusele üldjuhul struktuuriüksuse
juhile, kes suunab dokumendi teenistujale lahendamiseks (tööülesande vastutaja).
Vastusdokumendid, tüüptaotlused vms ja teabenõuded võib edastada otse vastavale
teenistujale teenistuja otsest ülemust sellest informeerides (infosüsteemi kaudu
teadmiseks saatmine). Tööülesande vastutaja võib vajadusel delegeerida tööülesande
täitmiseks teisele teenistujale.
20.3. Kui dokumenti peab selle sisu arvestades üheaegselt menetlema mitu teenistujat,
määratakse dokumendile mitu täitjat. Kui dokumendi täitmiseks antakse tööülesanne
mitmele teenistujale, määratakse üldjuhul tööülesande peavastutaja (töövoos esimene
täitja), kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab dokumendi tähtaegse täitmise eest.
Kaastäitjad kannavad vastutust dokumendi tähtaegse ja korrektse täitmise eest vastutava
täitjaga võrdsel määral.
21. Täitmise tähtajad
21.1. Dokument vaadatakse läbi ja asi lahendatakse 30 päeva jooksul dokumendi saamisest
arvates, kui õigusaktidest või juhi teenistus- või tööalasest korraldusest ei tulene muud
tähtaega.
21.2. Dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse dokumendi registreerimisele järgnevast
tööpäevast kui õigusaktist ei tulene teisiti.
21.3. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on tähtaegselt sooritatud
ja asjaosalisi sellest teavitatud ning vajadusel vastav kanne infosüsteemis tehtud.
21.4. Dokumendi tähtajalist lahendamist jälgib vastava struktuuriüksuse juht ning tööülesande
vastutaja. Kantselei võib teha tähtajaks täitmata tööülesannete kohta meeldetuletusi.
21.5. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada.
Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi saatjale enne tähtaja saabumist.
21.6. Teabenõudele vastamine toimub vastavalt avaliku teabe seadusele.
21.7. Selgitustaotlusele või märgukirjale vastamine toimub vastavalt märgukirjale ja
selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusele.
22. Tähtpäeva järgimine
22.1. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele dokument on täitmiseks
suunatud.
12
22.2. Struktuuriüksuse juht on kohustatud vähemalt üks kord kuus kontrollima talle alluvatele
teenistujatele antud ülesannete täitmise tähtaegadest kinnipidamist.
2. jagu
Dokumendi koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine
23. Dokumendi koostamine
Dokumendid koostatakse infosüsteemis vastaval ekraanivormil ja mallil.
24. Dokumendi kooskõlastamise kohustus
24.1. Ametisiseselt kooskõlastatakse dokumendid menetluse käigus.
24.2. Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi kõikide struktuuriüksuste juhtidega, kes
paiknevad struktuuris tema ja dokumendi allkirjastaja vahel, samuti muude Ameti
teenistujatega, kelle töövaldkonda dokument puudutab. Kui dokumendi koostaja
allkirjastab haldusakti või väärteomenetluses tehtava lahendi ise, või koostab dokumendi,
mis võib puudutada isiku õigusi, kooskõlastab ta selle vähemalt struktuuriüksuse juhiga.
Muud dokumendid kooskõlastatakse struktuuriüksuse juhiga vastavalt kokkuleppele.
24.3. Peadirektor võib teenistus- või tööalase korralduse andmisega määrata dokumendid, mida
temaga ei kooskõlastata või mida ta soovib kooskõlastamise asemel saada teadmiseks.
24.4. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt vahetule juhile ja seejärel astmelt
kõrgemale teenistujale. Vajadusel ja võimalusel võib dokumenti saata kooskõlastamiseks
ka paralleelselt mitmele teenistujale korraga.
24.5. Dokument kooskõlastatakse märkusteta, märkustega või ei kooskõlastata.
Mittekooskõlastamist tuleb põhjendada.
25. Ameti dokumendi üldine menetlusrada
25.1. Ameti dokumentide kavandite menetlemisel kooskõlastatakse infosüsteemis reeglina
järjestikuse kooskõlastusringiga järgmiselt:
1) peadirektori poolt allkirjastatavad väljaminevad dokumendid (sh haldusaktid,
käskkirjad, lepingud ja teised väljasaadetavad dokumendid) kooskõlastatakse
osakonnajuhatajaga;
2) väljamineva haldusakti kavand (sh ettekirjutused, hoiatused, otsused, korraldused jne)
ning väärteomenetluses tehtava lahendi kavand kooskõlastatakse talituse juhataja ja
osakonna juhatajaga ning vajadusel vastava struktuuriüksuse juhi poolt määratud
teenistujaga, samuti, kui nimetatud dokumendil on oluline mõju, siis osakonnajuhataja
vastavasisulise otsuse korral kooskõlastatakse see ka peadirektoriga;
3) asutusesisese haldusakti kavand (sh eeskätt avaliku teenistuse korraldamise aktid) tuleb
kooskõlastada teenistujatega, kellele pannakse kohustusi või kelle töö- või
tegevusvaldkonda antud haldusaktiga reguleeritakse ning vajadusel õiguse valdkonna
juhi või tugiteenuste osakonna õigusnõunikuga;
4) õiguse valdkonna juhiga kooskõlastatakse vaideotsused, kohtule esitatavad seisukohad
ja arvamused õigusaktide eelnõude kohta ning muud olulise õigusliku tähtsusega
dokumendid ja kirjavahetus;
13
5) tugiteenuste osakonna õigusnõunikuga kooskõlastatakse lepingud (sealhulgas
töölepingud, töövõtulepingud, teenuse osutamise lepingud ja rahvusvahelised
lepingud);
6) rahaliste kohustustega seotud dokumendid kooskõlastatakse tugiteenuste osakonna
finantsnõunikuga;
7) ametnike ja töötajate taotlused, avaldused, memod kooskõlastatakse struktuuriüksuse
juhiga;
8) struktuuriüksuse juht võib struktuuriüksuse siseselt ette näha dokumendi või olulise
tähtsusega kirjavahetuse kooskõlastamise kohustuse struktuuriüksuse juhiga.
25.2. Kui dokumendi kavand puudutab Ameti teenistujaid sõltumata nende asetusest
teenistuskohtade koosseisus ja hierarhias, kooskõlastatakse see infosüsteemis reeglina
paralleelse kooskõlastusringiga.
25.3. Kui kooskõlastaja ei nõustu dokumendi sisuga, märgib ta infosüsteemis dokumendi
mittekooskõlastatuks lisades põhjenduse või kooskõlastab kommentaaridega. Kui
koostaja mittekooskõlastamise põhjendusega ei nõustu, jätkab kooskõlastusringi
vastavalt poolelijäänud järjekorrale. Lõpliku otsuse eriarvamuse arvestamise kohta
langetab allkirjastaja.
26. Dokumendi kooskõlastamise tähtaeg
26.1. Dokumendi koostaja peab saatma dokumendi kooskõlastamiseks koos kõigi lisadega
õigeaegselt ja nii et igale kooskõlastajale jääb dokumendi kooskõlastamiseks aega
soovitavalt vähemalt kaks tööpäeva. Tulenevalt küsimuse keerukusest või mahust võib
kooskõlastaja taotleda dokumendi algatajalt kooskõlastamise tähtaja pikendamist kohe
pärast tähtaja pikendamise vajaduse ilmnemist.
26.2. Riigihangete, lepingute ja käskkirjaga kinnitatavate juhendite kooskõlastamisel ei või
kooskõlastajale antav tähtaeg olla lühem kui kolm tööpäeva. Tulenevalt dokumendi
keerukusest või mahust võib kooskõlastaja taotleda dokumendi algatajalt
kooskõlastamise tähtaja pikendamist kohe pärast tähtaja pikendamise vajaduse
ilmnemist.
26.3. Peadirektorile kooskõlastamiseks esitatavate dokumentide kooskõlastamise tähtaeg on
vähemalt kolm tööpäeva.
27. Allkirjastamise üldnõuded
27.1. Dokument saadetakse allkirjastamiseks, kui dokument on kooskõlastatud.
27.2. Ametist väljasaadetava dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, välja
arvatud juhul, kui:
1) õigusaktidest tuleneb muu vorminõue;
2) dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga
tutvuda;
3) adressaadi elektronposti aadress ei ole teada;
4) adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti;
5) kasutatakse vapipitserit või turvaplanki.
27.3. Punktis 27.2. alapunktides 2, 3 ja 4 nimetatud juhtudel võib vajadusel dokumendi
allkirjastada digitaalselt. Sel juhul antakse kantseleile
[email protected] aadressil tööülesanne
dokumendi ja digiallkirja kinnituslehe väljaprintimiseks.
14
27.4. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning kui dokumendi
autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.
28. Paberdokumendi menetlemine
28.1. Paberdokumendi registreerib koostaja pärast vormistamist, paneb PDF vormingusse,
prindib selle välja, allkirjastab dokumendi või võtab juhilt allkirja ning toimetab
kantseleisse väljasaatmiseks.
28.2. Peale allkirjastamist korraldab dokumendi vastutaja allkirjastatud paberdokumendi
skaneerimise ning lisamise infosüsteemi.
29. Digitaaldokumendi menetlemine
29.1. Digitaaldokument allkirjastatakse selliselt, et allkiri lisandub dokumendile ja moodustub
üks allkirjastatud dokument.
29.2. Allkirjastamise käigus dokument registreeritakse ja teisendatakse PDF-vormingusse
süsteemi poolt.
30. Välja mineva kirja menetlemine
30.1. Välja mineva kirja koostaja valmistab selle ette tähtaja jooksul, vormistab nõuetekohaselt
ja kui kooskõlastamine on vajalik, siis suunab kooskõlastamisele ning seejärel
allkirjastamisele.
30.2. Kirja koostamist alustatakse infosüsteemis. Kirja sisust olenevalt valitakse õige
eestikeelne või inglisekeelne kirjamall.
31. Kiiret reageeringut vajavate dokumentide menetlemine
31.1. Kui tööülesande vastutaja või vastava valdkonna osakonna juhataja hindavad dokumendi
kiiret reageeringut vajavaks, määrab vastutaja menetluses optimaalse arvu
kooskõlastajaid, et dokument jõuaks tähtaegselt allkirjastamiseks.
31.2. Tööülesande vastutajal on kohustus informeerida ülesande lahendamise käigust kõiki
vahendeid kasutades neid asjasse puutuvaid teenistujaid, keda polnud menetlusosalisteks
märgitud ja kes peaksid antud asja lahendamise käigust teadlikud olema.
31.3. Tööülesande vastutajal on kohustus jälgida töövoo kulgemist teavitusnupu
sisselülitamisega või muul moel. Vajadusel peab ta sekkuma menetlusprotsessi tehes
töövoos muudatusi või tuletades menetlejatele meelde asja kiire menetlemise vajadust.
31.4. Kiiret reageeringut vajavate dokumentide menetluses esinevate tõrgete või puuduste
kohta tuleb viivitamatult saata teade IT-abile, tööülesande vastutajale või asjasse
puutuvale isikule.
32. Teabenõude menetlemine
32.1. Saabunud teabenõue registreeritakse kantseleis üldises korras olenemata saabumise
viisist. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või on esitatud suuliselt või
elektrooniliselt ja täidetakse viivitamata.
15
32.2. Kui soovitud teave on Ametil olemas, suunab kantselei teenistuja selle vastamiseks
teenistujale, kelle valduses on küsitud teave. Kui Ametil soovitud teave puudub, teeb
vajalikud toimingud kantselei teenistuja.
32.3. Teabenõude tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele teabenõue täitmiseks
suunati.
32.4. Ametis koostatud haldusaktide ärakirjade saamiseks esitatud teabenõuetele vastab
kantselei.
32.5. Suuliselt esitatud teabenõue, kui seda ei täideta koheselt ja kui selle täitmiseks on vaja
edastada konkreetne dokument, registreeritakse teabenõude saaja poolt ning suunatakse
vastamiseks teavet valdavale struktuuriüksusele.
32.6. Kui teabenõudja taotleb teavet, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, väljastatakse
talle juurdepääsupiiranguga dokumendist see osa, mis on avalik.
32.7. Kui saabunud dokumendi sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõudega, vaid see on
märgukiri, selgitustaotlus või muu dokument, informeerib kantselei viie tööpäeva jooksul
dokumendi esitajat tema dokumendi edasise menetlemise tähtajast. Kui dokumendi sisust
pole täpselt arusaadav, kas tegemist on teabenõude, märgukirja, selgitustaotluse või muu
dokumendiga, aga see on saadetud kui teabenõue, teeb vajalikud toimingud tööülesande
vastutaja.
33. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku menetlemine
33.1. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku vormistamisel lähtutakse hea
õigusloome ja normitehnika eeskirjast.
33.2. Ettepaneku juurde lisatakse kõik selle juurde kuuluvad dokumendid eraldi failidena.
34. Memo esitamine õigusakti eelnõule
34.1. Sisse tulnud õigusakti eelnõu kooskõlastamise menetlemise käigus koostatakse eelnõu
lühikokkuvõttena memo, mis lisatakse eelnõu töövoole. Memo koostamise eesmärk on
anda operatiivne ülevaade valminud eelnõu eesmärgist, olulisematest muudatustest,
sihtrühmast, Ametile kaasnevatest kuludest jm tähtsamatest asjaoludest. Memo
täiendatakse vastavalt vajadusele eelnõu menetlemise käigus.
34.2. Eelnõu menetlemise eest vastutav teenistuja edastab eelnõu kohta käiva memo koos
väljamineva kooskõlastuskirja kavandiga peadirektorile ja õiguse valdkonna juhile.
35. Muude asutuste esitatud eelnõude kooskõlastamine
35.1. Kui muu asutuse esitatud õigusakti või haldusakti eelnõu kohta esitatakse arvamus,
kooskõlastatakse märkustega või jäetakse kooskõlastamata, vormistatakse ja
menetletakse seda kui vastuskirja.
35.2. Muu asutuse esitatud õigusakti eelnõu kooskõlastamisel märkusteta ei ole vajalik eraldi
kooskõlastuskirja vormistada.
35.3. Eelnõule vastuskirja koostaja esitab kooskõlastuskirja kommentaaris oma seisukoha
eelnõu olulisuse ja edasise menetluses osalemise vajaduse kohta.
16
35.4. Peadirektor või õigusevaldkonna juht võib lugeda Ametile kooskõlastamiseks saabunud
eelnõu oluliseks. Kui Ametile on saabunud kooskõlastamiseks eelnõu, mida loetakse
Ameti jaoks oluliseks, võtab tööülesande vastutaja eelnõu edasise menetluse Vabariigi
Valitsuses ja Riigikogus jälgimise alla ning vajadusel osaleb eelnõu menetluses.
3. jagu
Dokumendi väljasaatmine ja asja lahendatuks lugemine
36. Dokumendi väljasaatmise üldnõuded
36.1. Dokumendi koostaja saadab dokumendi välja digitaalselt läbi infosüsteemi.
36.2. Kui teenistuja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt,
vastutab ta dokumendi lisamise ja registreerimise eest infosüsteemi.
36.3. Kui digitaalne dokument tuleb väljastada paberkandjal, siis prinditakse digitaalselt
allkirjastatud dokument koos digiallkirja kinnituslehega ja edastatakse adressaadile ilma
ametliku kinnituseta (nt koopia-koopia õige).
36.4. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse infosüsteemi või kui infosüsteemis
loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, tagab dokumendi sisestaja või looja
digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisu samasuse.
36.5. Tundliku sisuga info tuleb võimalusel välja saata krüpteeritult.
36.6. Kohtumenetluse materjalid esitab õiguse valdkonna juht või tema suunisel tugiteenuste
osakonna õigusnõunik e-toimikusse.
36.7. Paberkandjal dokument edastatakse kantselei poolt adressaadile postiteenuse osutaja
vahendusel. Kantselei võib paberkandjal dokumendi välja saata ka kullerposti, käsiposti
või faksiga.
37. Dokumendi väljasaatmise aeg
37.1. Enne kella 09:00 kantseleisse toodud paberdokumendid ja saadetised saadetakse välja
samal päeval. Hiljem toodud dokumendid saadetakse välja järgmisel tööpäeval (postipakid
saadetakse välja samal või järgmisel päeval).
37.2. Enne kella 16.00 digitaalselt allkirjastatud dokumendid saadetakse elektrooniliselt välja
samal päeval. Hiljem allkirjastatud dokumendid saadetakse välja järgmisel tööpäeval.
38. Ametisiseste dokumentide saajale esitamine
Ametisisesed dokumendid tehakse teatavaks DHS-i kaudu või seadusest tulenevatel juhtudel
allkirja vastu. Teenistuja loetakse dokumendiga tutvunuks, kui teenistuja on dokumendi
DHS-is teadmiseks võtnud või seadusest tulenevatel juhtudel on teenistuja dokumendiga
tutvumist allkirjaga kinnitanud.
17
39. Asja lahendatuks lugemine
Asi on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud või kui dokumendi
saatjale on vastatud sisuliselt ning lahendamisest on asjaomastele isikutele või asutustele
teatatud.
40. Digitaalallkirja tõestamine
40.1. Digitaalallkirja võib vajadusel tõestada, pannes väljaprinditud dokumendile
tõestusmärkega templi, mille tekst kajastab järgnevat:
1) suurtähtedega „TÕESTUSMÄRGE“;
2) digitaalallkirja andmise kuupäev ja kellaeg;
3) allkirjastaja nimi ja ametikoht;
4) tõestusmärke teinud teenistuja nimi, ametikoht ja allkiri;
5) tõestusmärke tegemise kuupäev.
40.2. Digitaalallkirja tõestab kantselei teenistuja.
4. jagu
Dokumendi avalikustamine ja juurdepääsupiirang
41. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris
41.1. Registreeritud ja allkirjastatud dokument avalikustatakse Ameti veebilehel avaliku teabe
seaduses sätestatud korras.
41.2. Juurdepääsupiiranguga dokumendil on avalikus dokumendiregistris avalikustatud ainult
avalikud metaandmed.
42. Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded
42.1. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates
dokumendi koostamisest või saamisest. Piirangu lõppemise aeg näidatakse võimalusel
kuupäevana. Juurdepääsupiirangu lõpukuupäev määratakse kindlaks lähtudes dokumendi
koostamise kuupäevast.
42.2. Juurdepääsupiirang kehtestatakse kuni piirangu vajaduse möödumiseni, kuid mitte
kauemaks kui viieks aastaks. Peale viie aasta möödumist võib pikendada teabe
juurdepääsupiirangu tähtaega veel kuni viie aasta võrra, kui piirangu kehtestamise põhjus
püsib. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või
dokumenteerimisest 75 aastat.
42.3. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi
väljastamisel (nt teabenõude korras) tehakse dokumendist ärakiri selliselt, et kaetakse
avalikustamisele mittekuuluvad andmed kinni.
42.4. Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel ja kasutamisel peab olema välistatud
kolmandate isikute juurdepääs neile dokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumendi
hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse dokumendi
lahendamine või koostamine kuulub. Juurepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende
18
eest vastutav teenistuja viisil, mis välistab nende sattumise kõrvaliste isikute kätte
(näiteks lukustatud kapis või sahtlis), dokumente ei või jätta järelevalveta.
42.5. Et vältida asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabe sattumist kõrvaliste isikute kätte,
on keelatud dokumente jätta nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ning printerite
juurde. Nõupidamisruumi tahvlid tuleb koosolekute lõppedes koosoleku korraldajal
puhastada ja pabertahvlilt kasutatud paberid ära võtta.
42.6. Võimalusel tuleb vältida juurdepääsupiiranguga teabe hoidmist väljaspool infosüsteeme
(nt struktuuriüksuste võrguketastel, kuna nii ei ole teabe terviklus piisavalt tagatud). Eriti
tundlikule teabele (nt eriliigilised isikuandmeid) piiratakse juurdepääsu ka Ameti siseselt
nii, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente tööülesannete
täitmiseks.
42.7. Juurdepääsupiiranguga ja/või eriti tundlikku teavet sisaldavate dokumentide (olenemata
andmekandjast) kasutamisel, hoidmisel ja edastamisel tuleb järgida õigusaktidest
tulenevaid nõudeid ja lähtuda andmeturbe reeglitest. Juurdepääsupiiranguga teabe
volitamata kasutamisest või lekkimisest tuleb viivitamata teavitada Ameti
andmekaitsespetsialisti ja peadirektorit või tema äraolekul määratud asendajat.
43. Avaliku teabe üldnõuded
43.1. Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja
dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud
õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.
43.2. Teabevaldaja on Amet.
43.3. Teabevaldaja peab tagama juurdepääsu dokumendiregistri kaudu dokumentidele, millele
ei ole kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
43.4. Dokumendi pealkirja muutmiseks avalikus registris tuleb muuta ekraanivormil andmeväli
„pealkiri veebis“ või „avalik nimetus“ (vms sõltuvalt infosüsteemist).
Dokumendiregistris Ameti kodulehel avalikustatakse sellisel juhul pealkiri, mille sisestab
dokumendi lahendamise või koostamise eest vastutav teenistuja. Kui vastutav teenistuja
pealkirja muuta ei soovi, kandub kodulehe dokumendiregistrisse dokumendi pealkiri.
Enne kirja kooskõlastusringile saatmist peab dokumendi eest vastutav teenistuja kindlasti
üle vaatama juurdepääsupiirangud ning vajadusel kas kehtestama uue piirangu või
piirangu tühistama. Peale allkirjastamist muudatusi enam teha ei saa ning dokument
avalikustatakse Ameti kodulehel dokumendiregistri kaudu automaatselt.
44. Juurdepääsupiirangu kehtestamine koostatud dokumendile
44.1. Juurdepääsupiirangu kehtestamise otsustab ning selle õigusliku aluse määrab kindlaks
üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine või koostamine kuulub.
44.2. Asutusesiseks kasutamiseks mõeldud dokumendi vormistamisel kasutatakse järgnevat
märget:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud…………20….a
Juurdepääsupiirang kehtib kuni …………..20…...a
Alus: AvTS § 35 lg … p …
Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet
19
44.3 Dokumentidele juurdepääsupiirangu märke tegemisel ja kehtivuse määramisel võib
lähtuda ka juurdepääsupiirangute klassifikaatorist.
45. Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile
45.1. Ametisse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute olemasolu kontrollib dokumendi
registreerija.
45.2. Kui elektrooniliselt saabunud dokument on mõeldud asutusesiseks kasutamiseks, siis
selle registreerimisel lisab registreerija metaandmetesse juurdepääsupiirangu aluse ja
kehtivusaja. Juurdepääsupiirangu kehtestamise otsustab ning selle õigusliku aluse määrab
kindlaks üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.
45.3. Ametisse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute õigsust või piirangu seadmise
vajadust kontrollib üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.
Juurdepääsupiirangu kehtestamise või muutmise vajadusest teavitab teabevaldajat
teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.
45.4. Kui asutusesiseks kasutamiseks mõeldud paberkandjal dokumendil puudub
juurdepääsupiirangu märge, siis lisab tööülesande vastutaja ettepanekul selle kantselei.
46. Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine
46.1. Dokumendi juurdepääsupiirangu tähtaeg võib olla kuni 5 aastat, va riiklikku ja
teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste ettevalmistamist käsitlevad
dokumendid, mille suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni
ja isikuandmeid sisaldav teave, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat.
46.2. Kui teabekandja võimaldab, teeb tööülesande vastutaja või vastutaja puudumisel
kantselei teenistuja juurdepääsupiirangu lõppemisel dokumendile järgmise tekstiga
märke:
„JUURDEPÄÄSUPIIRANG LÕPPENUD ……………………………….20……a
46.3. Elektrooniliste dokumentide puhul eemaldatakse dokumendi metaandmetest piiranguga
seotud andmed ja sisestatakse kommentaar piirangu eemaldamise põhjusest.
4.peatükk
Dokumentide vormistamise nõuded
47. Üldnõuded dokumendi koostamisele
47.1 Dokumendid, sh e-kirjad koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja
standardites ettenähtud nõuetele. Ametist ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta
vorminõuetele.
47.2. Kõigil ametikirjadel peab olema pealkiri. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama
dokumendi sisu. Infosüsteemi ekraanivormidele kantavad pealkirjad peavad olema
võimalikult täpselt dokumendi sisu avavad, et tagada infosüsteemis paremad
otsitulemused.
20
NÄIDE 1: Eesti Raudtee. Teade õnnetusjuhtumist 01.01.2020 Baltijaamas
NÄIDE 2: Juuli Kuu. Apollo e-pood
47.3. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja
võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele.
Üldjuhul käsitletakse dokumendis ühte teemat. Kõik dokumentide ja nende menetlemise
kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks
tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
47.4. Suuremahuliste dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja
tema kasutamine hõlbus. Kasutada võib alapealkirju või liigendamist peatükkideks,
jagudeks, punktideks ja alapunktideks. Teksti liigendamisel kasutatakse araabia
numbreid, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kõik alajaotised nummerdatakse suurema
jaotuse piires ja number sisaldab kõiki suuremate jaotuste numbreid, mida võib eraldada
ka parempoolse suluga (näiteks: 1. Peatükk, 1.1. Jagu, 1.1.1. Punkt või 1) Punkt, 1.1.1.1.
Alapunkt või 1) Alapunkt). Üle 10-leheküljelistele dokumentidele on soovitav koostada
sisukord.
48. Faili salvestamine
48.1. Failide pealkirjastamisel tuleb lähtuda põhimõttest, et pealkiri vastaks dokumendi
pealkirjale lühendatud variandis. Kui faili pealkirja on vaja lisada kuupäev või mõni muu
numbriline väärtus, siis need märkida faili pealkirjas mitte esimesena. Soovitav on failide
pealkirjas mitte kasutada täpitähti, side- ja kaldkriipse ning muid sümboleid.
48.2. E-postiga saabunud failid salvestatakse eraldi vastavalt faili vormingule ja e-kirja enda
tekst vorminguga .eml või .msg.
48.3. E-postiga saabunud digitaalselt allkirjastatud failid salvestatakse infosüsteemi alati
digitaalallkirja vorminguga (.asice .bdoc).
49. Ameti dokumendimallid ja -plangid
49.1. Ametis kasutatakse digitaalset üldplanki, mille alusel kujundatakse vajalikud
dokumendiplangid (kirjaplank ja dokumendipõhjad ehk mallid).
49.2. Dokumendimallid on leitavad infosüsteemis või Ameti sisevõrgust.
49.3. Trükitud paberkandjal plangina on kasutusel ainult turvaplank, mille trükitehnilisel
valmistamisel kasutatakse vähemalt kaht turvaelementi (vesitrükk, plangi number jmt).
49.4. Turvaplankide vastavuse õigusaktide ja standarditega kehtestatud vorminõuetele tagab ja
turvaplankide tellimise, väljastamise ja hoidmise ning rikutud turvaplankide hävitamise
korraldab teabehalduse nõunik.
49.5. Dokumendiplankide ja -põhjade loomisel lähtutakse valitsusasutuste visuaalse identiteedi
stiilijuhises toodud reeglitest. Plankide nõuetekohase kujundamise ja dokumendimallide
loomise tagab teenistuja, kellele ametijuhendiga vastav tööülesanne täitmiseks on
pandud.
49.6. Rikutud üld- ja kirjaplangid hävitab iga teenistuja ise purustamise või hävitamise teel.
21
49.7. Ameti dokumendiplanki ja/või malli ei kasutata mitme asutuse nimel koostatava ühise
dokumendi vormistamisel (nt leping) ja Ametisisesel asjaajamisel (aktid, avaldused,
taotlused). Käskkirja, otsuse või korraldusega kinnitatav eeskiri, juhend või loetelu
vormistatakse valgele lehele.
50. Dokumendi vormistamise stiilinõuded
50.1. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirja kirjastiiliga Times New Roman või
Arial suurusega 11 kuni 14, ühekordse või poolteistkordse reavahega. Tekstist
esiletõstmist vajavaid sõnu/lauseid võib alla joonida, sõrendada või kasutada topeltkirja.
Teksti iseseisvad loogilised osad tuuakse esile kahekordse reavahega. Ameti haldusaktid
vormistatakse ühekordse reavahega, kasutades kirjastiili Times New Roman suurusega
11 või 12.
50.2. Dokumendi koostamisel vormistatakse ainult esimene leht plangile. Dokumente võib
vormistada mõlemale lehepoolele, välja arvatud protokoll ning haldusaktid (ettekirjutus,
otsus, käskkiri jmt). Mitmelehelised dokumendid nummerdatakse alates teisest lehest.
50.3. Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia
numbritega. Riigi nimi on soovitav kirjutada inglise keeles või mõnes muus
rahvusvaheliselt tuntud keeles.
50.4. Mitmele adressaadile saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli
adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Adressaatide vahele jäetakse tühi
rida. Kui adressaate on rohkem kui neli, märgitakse adressaadiväljale neli adressaati ning
ülejäänud lisaadressaatide reale (peale allkirja ja lisasid), kasutades dokumendi saatmise
eesmärki selgitavaid sõnu: Sama, Koopia(d), Teadmiseks. Paberkandjal kirja adressaat,
kellele dokumendi konkreetne eksemplar on mõeldud, märgitakse äratuntavalt (nt
linnutatakse või joonitakse alla).
50.5. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopiad põhiaadressile
määratud kirjast. Kui kirja sisust ei tulene vajadust teavitada adressaati teistest selle kirja
saajatest, võib kirja vormistada nagu ühele adressaadile saadetava kirja.
50.6. Kui üks (samasisuline) dokument saadetakse korraga üheliigilistele asutustele, ametnike
või töötajate grupile, võib adressaadid üldistada. Näiteks: Ministeeriumid,
Inspektsioonid, Ametid. Kui selline kiri väljastatakse paberkandjal, siis see vormistatakse
Ameti plangile ühes eksemplaris ja paljundatakse pärast allkirjastamist koopiamasinal
vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse koopiad, kirja originaal jääb Ametisse.
50.7. Mitmete erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele.
Ametisse jääva ärakirja adressaadiväljale märgitakse Vastavalt nimekirjale.
50.8. Vastuskirjadele märgitakse adressaadivälja esimese reaga ühele kõrgusele vastatava kirja
viide (kuupäev ja registreerimisnumber) ja adressaadivälja kolmanda reaga ühele
kõrgusele Ameti kirja viide (kuupäev ja registreerimisnumber). Viidete eristamiseks
kasutatakse sõnu Teie ja Meie. Ameti algatuskirjal viite ees sõna Meie ei kasutata.
50.9. Allkirja vormistamisel kasutatakse lugupidamisavaldust, dokumendile alla kirjutanud
isiku allkirja ja allkirjastaja nime ning ametinimetust. Ametinimetused kirjutatakse
väikese algustähega ja lugupidamisavalduse järele ei panda koma.
22
50.10. Haldusaktide jmt haldusdokumentide allkirjastamisel lugupidamisavaldust ei kasutata.
Allkirja jaoks jäetakse vabaks vähemalt kolm rida. Digitaalselt allkirjastatavate
dokumendile lisatakse allkirja asemel sulgudes märge „allkirjastatud digitaalselt“.
50.11. Mitut allkirja vajava dokumendi allkirjad paigutatakse astmeliselt nende ametikohtade
staatuse järjekorras üksteise kõrvale, nihutades iga järgmist ühe rea võrra allapoole.
50.12. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega teenistujad, paigutatakse nende
allkirjad ühele kõrgusele.
50.13. Dokumentide juurde kuuluvate lisade kohta märgitakse lisade reale vastavate failide
pealkirjad koos faililaiendi tähisega (.pdf .asice jne), paberkandjal dokumendi korral
lisade nimetused, lehtede ja eksemplaride arv.
51. Dokumendi elemendid
51.1. Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja lisaks nendele vastavale dokumendiliigile
omased elemendid.
51.2. Dokumendi elementide koosseis lähtub vastava dokumendiliigi andmekirjeldusest.
51.3. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale
dokumendile võib panna alapealkirjad.
51.4. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja
või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Juhul
kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult elektronposti aadress ja
telefoninumber.
52. Kuupäeva märkimine dokumendil
52.1. Kuupäev märgitakse dokumendil vastavalt Eesti Standardile nr EVS 882-1:2006
numbrilisel kujul (nt 09.10.2013).
52.2. Haldusaktides (käskkiri, otsus, ettekirjutus jmt), protokollides ja välisriikidega peetavas
kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures
dokumendi koostamise või väljaandmise koht ja kuu nimetus märgitakse nimetavas
käändes (nt 09. oktoober 2013).
53. Ametisse saabunud dokumendi kuupäev
Saabunud kirja, taotluse, teabenõude või muu dokumendi saabumise kuupäevaks loetakse
dokumendi registreerimise kuupäev.
54. Ametis koostatud dokumendi kuupäev
54.1. Kuupäeva märkimisel dokumendi elemendina loetakse dokumendi kuupäevaks selle
allkirjastamise kuupäev.
54.2. Lepingu kuupäevaks loetakse selle sõlmimise kuupäev, milleks reeglina on viimase
allkirja lisamise kuupäev.
23
54.3. Protokolli kuupäevaks loetakse koosoleku toimumise või sündmuse protokollimise
kuupäev.
54.4. Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, on dokumendi allkirjastamise
kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.
54.5. Dokumentidele või nende kohta dokumendiregistrisse märgitavateks kuupäevadeks
võivad vajadusel olla ka muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad
kuupäevad.
55. Dokumendi adresseerimine
55.1. Dokumendi adressaat on asutus, juriidiline isik või nende struktuuriüksus või füüsiline
isik.
55.2. Väljasaadetavale paberdokumendile märgitakse adressaadi nimi, tänava nimi, maja- ja
korterinumber, asula nimi, sihtnumber, linna või maakonna nimi ning välisriiki saatmise
korral riigi nimi.
55.3. Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi ja
elektronposti aadress.
5.peatükk
Dokumentide süstematiseerimine
56. Dokumentide liigitusskeem
56.1. Dokumentide liigitusskeemi koostamise eesmärk on tagada asjaajamises toimikute
moodustamise ja arvestamise kord.
56.2. Dokumentide liigitusskeem on funktsioonipõhine ja tähtajatu ning kehtestatud
peadirektori käskkirjaga.
56.3. Dokumentide loetelu muudetakse eelkõige kui:
1) Ameti ülesannete muutumise tulemusena tekivad uued dokumendi sarjad;
2) muutub dokumendi liigi kohta kehtestatud säilitustähtaeg;
3) sellekohase põhjendatud ettepaneku teeb avalik arhiiv.
57. Dokumentide liigitus
57.1. Dokumentide liigituse põhiüksus dokumentide loetelus on sari, mis vajadusel jagatakse
allsarjadeks.
57.2. Dokumentide liigitusskeem koostatakse kantselei juhi poolt struktuuriüksustelt saadud
ettepanekute põhjal ja vajadusel kooskõlastatakse Rahvusarhiiviga.
57.3. Dokumentide liigitusskeemis kasutatakse süstematiseerimiseks ja loogiliste osade
eraldamiseks araabia numbreid, side- ja kaldkriipse.
24
6.peatükk
Digitaalse templi, krüptovõtme ja vapipitsati kasutamine ning dokumentide tõestamine
ja ametlik kinnitamine
58. Digitaalallkirja, digitaalse templi ja krüptovõtme kasutamine
58.1. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel
digitaalallkirjaga või kinnitamisel digitaalse templiga võib kasutada isikutunnistusele
kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud E-identimise ja e-
tehingute usaldusteenuste seaduse nõuetele vastavat sertifikaati.
58.2. Digitempel asub kantseleis seifis ning digitempli saamiseks tuleb pöörduda kantselei
teenistuja poole.
58.3. Tundliku sisuga info (nt eriliiki isikuandmed, olulise tähendusega ärisaladus)
krüpteeritakse vajadusel enne e-posti teel või muul mitteturvalisel elektroonilisel teel
asutusest väljasaatmist. DHX-i kasutades ei pea dokumente krüpteerima. Ameti
krüptovõtit hoitakse kantseleis seifis ning dokumendi krüpteerimiseks või
dekrüpteerimiseks tuleb pöörduda kantselei teenistuja poole.
59. Dokumendi tõestamine
59.1. Vapipitser (pitsati jäljend) pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud või
Ameti poolt väljaantavale paberdokumendile, millel ei ole kujunduselemendina kasutatud
väikest riigivappi. Vapipitserit kasutatakse füüsiliste ja juriidiliste õiguste tõestamiseks,
mis on aluseks tehingutele raha ja materiaalsete väärtustega.
59.2. Ameti dokumentidest tehtud koopiate, ärakirjade ja väljavõtete õigsuse tõestamiseks
kasutatakse vastavaid lihttempleid (ÄRAKIRI, ÄRAKIRI ÕIGE jmt). Tõestatava
dokumendi esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale tehakse templiga märge
ÄRAKIRI või KOOPIA või VÄLJAVÕTE ning dokumendi viimasele lehele allumisele
parempoolsele nurgale tehakse templiga vastav tõestusmärge (nt ÄRAKIRI ÕIGE).
60. Dokumendi kinnitamine
60.1. Kinnitusmärke tegemisel lähtutakse haldusmenetluse seadusest. Pitser peab riivama
allkirja viimaseid tähti. Vajadusel ja võimalusel võib digitaalsete dokumentide
tõestamiseks kasutada digitemplit.
60.2. Haldusaktiga kinnitatud dokumendi (põhimäärus, ametijuhend jms) esimese lehe
ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.
NÄIDE: KINNITANUD
peadirektor 31. detsembri 2019
käskkirjaga nr 1-2/19-044
60.3. Kui haldusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel
juhul tehakse kinnitusmärge koos märkusega lisatud dokumendi numbri kohta.
25
NÄIDE: Lisa 2
KINNITANUD
peadirektor 24. detsembri 2019
käskkirjaga nr 1-2/19-044
61. Vapipitsati hoidmine
61.1. Ameti vapipitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib teabehalduse nõunik.
61.2. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsati ja templite hävitamise ja uute
tellimise korraldab teabehalduse nõunik.
7.peatükk
Asjaajamise üleandmine
62. Asjaajamise üleandmise üldnõuded
62.1. Enne teenistuskohalt vabastamist, teenistuskoha muutumisel või teenistussuhte
peatumisel annab teenistuja asjaajamise üle vastuvõtjaks määratud teenistujale
teenistusest lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. Asjaajamise
üleandmine teenistuja töösuhte lõppemisel vormistatakse ringkäigulehega. Asjaajamise
üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse juhul, kui seda nõuab teenistuja vahetu juht.
62.2. Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik,
toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt ja asjaajamise võtab üle kõrgemalseisev
teenistuja või tema poolt määratud teenistuja ning DHS-i tehakse vastav märge.
63. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt
63.1. Kui asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt tuleb vormistada, tehakse seda hiljemalt
teenistuja lahkumise päevaks.
63.2. Kui asjaajamise üleandmisel ei ole üks pooltest akti sisuga nõus, siis esitatakse enne akti
allkirjastamist eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille kohta tehakse akti eraldi märge.
63.3. Ameti juhtimise üleandmisel uuele peadirektorile annab peadirektor ametisse astuvale
peadirektorile ülevaate Ameti strateegilistest eesmärkidest ja nende saavutamisest,
Ametile antud ülesannetest ja nende täitmisest, Ameti ja tema valitsemisala
probleemidest, Ameti eelarvevahendite kasutamisest ja seisust ning Ameti
töökorraldusest. Akti sel juhul ei vormistata.
63.4. Peadirektori ja osakonnajuhataja teenistusest lahkumise korral vormistatakse üleandmise-
vastuvõtmise akt, mis sisaldab järgmisi andmeid:
1) peadirektorile või osakonnajuhatajale alluvates struktuuriüksustes täitmisel olevate
lepingute loetelu;
2) alluvate osakondade täitmisel olevate haldusmenetluste ja väärteomenetluste loetelu;
3) lahendamisel olevate ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu;
4) eelarvevahendite seis (peadirektor lahkumisel);
5) Ameti pitsatite arv, liigid ning nende hoidmise eest vastutavate teenistujate nimed ja
töö- või ametikohad (peadirektori lahkumisel);
26
6) viimasena allkirjastatud dokumentide viidad dokumendiliikide kaupa (peadirektori
lahkumisel).
63.5. Ameti teenistujate lahkumise korral vaadatakse üle neil pooleliolevad ülesanded vastavalt
käesoleva punkti alapunktides toodud loetelule. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise
akt vormistatakse vaid juhul, kui seda nõuab vahetu juht. Sellisel juhul märgitakse akti:
1) teenistuja täitmisel olevate lepingute loetelu koos lepingu lõppemise tähtpäevaga;
2) lahendamisel olevate muude ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu.
63.6. Akti märgitakse asjaajamise üleandmise juures viibivate teenistujate nimed ja ameti- või
töökohtade nimetused. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asjaajamise
üleandmise juures viibivad teenistujad.
64. Mittenõustumine akti sisuga
Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis
esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille
olemasolu kohta tehakse akti märge.
8.peatükk
Dokumentide hoidmine ja arhiiv
65. Dokumentide säilitamise tähtajad
65.1. Dokumendi säilitustähtaeg on kooskõlas dokumentide liigitusskeemis sarja kohta
kehtestatud säilitustähtajaga. Säilitustähtaeg määratakse:
1) aastates;
2) tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega või
3) alatisena.
65.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või saamisest või kindlaksmääratud
sündmuse toimumisest alates. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega
arvestatakse viimase dokumendi loomisest või saamisest või asja lõpetamisest alates.
66. Digitaalsete dokumentide hoidmine infosüsteemis
66.1. Digitaalsed dokumendid koondatakse infosüsteemis ühte asja ehk toimikusse.
66.2. Infosüsteemis hoitakse asi/toimik avatuna kuni asjaga tegelemise lõpuni ning
asja/toimiku vastutaja sulgeb selle, kui menetlus on lõppenud.
67. Lahendatud paberdokumendi hoidmine
67.1. Paberdokumendid koondatakse asjaajamisaasta vältel registraatoritesse, kiirköitjatesse
või muudesse ümbristesse (edaspidi toimik) vastavalt Ameti dokumentide liigitusskeemis
märgitud sarjale.
67.2. Toimiku seljale või kaanele märgitakse sarja number ja nimetus, aastaarv, vajadusel
pealkiri (st valdkond, mille kohta toimik on loodud ja/või juurdepääsu piirangut sisaldav
vm täpsustus), sarja säilitustähtaeg.
27
67.3. Paberil kirjavahetuse puhul paigutatakse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade jm
asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms).
Toimikusse paigutatakse dokumendid üldjuhul kronoloogilises või mõnes muus
loogilises (näiteks tähestikulises) järjestuses, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult.
Samas asjas mitme köite tekkimisel köited nummerdatakse. Kirjavahetuse lõpetab selles
asjas viimati koostatud või saadud dokument.
67.4. Toimikusse pannakse lõplikult vormistatud dokument. Poolikult vormistatud dokument
(kuupäeva, viidete, kooskõlastusmärke, allkirja vms puudumine) tagastatakse koostajale
lõplikuks vormistamiseks.
67.5. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitustähtajaga dokumente.
67.6. Vajadusel võib ühte toimikusse paigutada mitme sarja dokumente, eraldades need
vahelehega. Selline toimik tuleb arhivaalide loetelus sarjade kaupa eraldi loetleda. Samuti
võib ühte dokumendisarja pidada erinevates struktuuriüksustes.
67.7. Paberdokumente hoitakse struktuuriüksuses pärast nende loomist või saamist ja nendega
seotud asjaajamise lõppu üldjuhul kolme järgmise asjaajamisperioodi jooksul.
67.8. Toimikuid hoitakse dokumentide loomise ja saamise eest vastutava teenistuja käsutuses
vähemalt aktiivse asjaajamise perioodi jooksul.
68. Peadirektori lahendatud dokumentide hoidmine
Peadirektori dokumente hoiab korras, süstematiseerib, moodustab toimikuid ja vastutab
nende arhiivihoidlasse üleandmise eest juhiabi-büroojuht.
69. Digitaalse info hoidmine välistel andmekandjatel
69.1. Mahukate (uuringute raportid, pildifailid) ja spetsiifilise tarkvaraga loodud (näiteks
AutoCadi DWG formaadis) digitaaldokumentide faile infosüsteemi võimalusel ei
hõlmata, vaid hoitakse välistel andmekandjatel (nt võrguketas, mälupulgad, DVD-d, CD-
plaadid jmt). Dokumendid ei tohi välistel andmekandjatel olla tihendatud ega
krüpteeritud, välja arvatud seadusest tulenevatel juhtudel. Infosüsteemis tehakse
dokumendi registreerimisel ekraanivormile märge dokumendi andmekandja liigi kohta.
69.2. Kui Ametisse saabuvad dokumendid välisel andmekandjal, siis edastatakse need
dokumendi vastutajale, kes vastutab andmekandja säilimise, hoidmise vastavalt
dokumentide liigitusskeemile ja eesmärgipärase kasutamise eest.
69.3. Välistel andmekandjatel olevate dokumentide arhiivi üleandmisel tagab
arhiiviväärtuslike dokumentidega andmekandjate arhiivipüsivuse teabehalduse nõunik.
70. Lahendatud digitaaldokumendi hoidmine
70.1. Lahendatud digitaaldokument salvestatakse säilivuskindlale kandjale formaadis, mis
tagab dokumendi säilimise autentsena ja terviklikuna vähemalt sellele kehtestatud
säilitustähtaja jooksul.
70.2. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik
tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud
säilitustähtaja jooksul.
28
70.3. Punktis 70.2. nimetatud dokumendi säilituseksemplarile tehakse digitaalallkirja
tõestusmärge.
71. Dokumentide eraldamine hävitamiseks
71.1. Dokumendi, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, võib
hävitada.
71.2. Skaneeritud dokumendi originaali võib kantselei teenistuja hävitada ühe kuu möödumisel
selle saamisest kui see ei oma arhiiviväärtust ja juhul kui ei selgu, et dokumenti tuleb
edasiseks säilitamiseks arhiveerida.
71.3. Dokumentide hävitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse 22.12.2011.a määruses nr
181 „Arhiivieeskiri“ (edaspidi arhiivieeskiri) sätestatud korrale.
72. Arhivaali säilitamine
72.1. Arhivaali, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse ja
millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse vajadusel Ametis või antakse üle
alaliseks säilitamiseks Rahvusarhiivi vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale.
72.2. Arhivaale ei hävitata.
72.3. Ameti arhiivis tagatakse arhivaalide säilitamiseks vajalikud tingimused ja koostatakse
arvestusdokumendid.
73. Arhivaali kasutamine
Ameti teenistujatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada arhiivist
toimikuid.
74. Laenutamise registreerimine
74.1. Teistele asutustele või isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente peadirektori loal.
Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:
1) laenutamise eesmärk;
2) arhivaali identifitseerimiseks vajalikud andmed (arhivaali tähis asjaajamises, arhivaali
pealkiri ja aasta, leidandmed);
3) tagastamise tähtaeg;
4) laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmanda isiku kätte;
5) laenutajale keeld mitte avaldada dokumentides talletatud teavet ilma Ameti loata.
74.2. Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud paberil akt koostatakse kahes eksemplaris,
digitaalne akt koostatakse ühes eksemplaris ja sellele kirjutavad pooled alla. Ameti poolt
kirjutab aktile alla teabehalduse nõunik.
74.3. Kui taotletakse arhivaalist koopiat või väljavõtet või arhivaali alusel koostatud teatist ja
arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, rahuldab Ameti teabehalduse nõunik isiku
või asutuse taotluse.
29
75. Dokumentide arhiivi üleandmine ja hävitamine
75.1. Üldjuhul moodustatakse arhiveerimisele kuuluv toimik ühe dokumendihaldusperioodi
või asja menetlemise jooksul kogutud dokumentidest. Erandi võivad moodustada
eriformaadilised või eriliigilised arhivaalid.
75.2. Arhiveerimiseks ettevalmistatud ja dokumentide liigitusskeemi järgi süstematiseeritud
toimikud antakse koos üleantavate toimikute nimekirjaga üle teabehalduse nõunikule.
Digitaalsed lõpetatud asjad/toimikud suletakse infosüsteemis.
75.3. Teabehalduse nõunik korraldab arhivaalide korrastamise, arvelevõtmise, hindamise,
kasutamise, säilitamise ning hävitamise või avalikku arhiivi üleandmise vastavalt
arhiivindust reguleerivatele õigusaktidele ja Rahvusarhiivi nõuetele ning juhistele.
Digitaalsete dokumentide hävitamist ja Rahvusarhiivile üleandmist korraldab teenistuja,
kellele see on ülesandeks antud.
75.4. Arhivaalide kasutamist ja väljastamist Ameti siseselt korraldab teabehalduse nõunik.
76. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi
76.1. Kohustus anda arhiiviväärtusega arhivaalid üle Rahvusarhiivi tekib arhivaaliga seotud
asjaajamise lõppemisest alates 10 aastat pärast. Arhivaalid antakse üle üleandmise
kohustuse tekkimisest alates viie aasta jooksul Ameti ja Rahvusarhiivi kokkulepitud
tähtajal.
76.2. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud
korrale.
Kaur Kajak
30
Lisa 1. Dokumentide allkirjastamine
Dokumendiliik Allkirjastaja
Kiri (üldine ametialane peadirektor, tema äraolekul peadirektori määratud teenistuja;
kirjavahetus, sh osakonnajuhataja, osakonnajuhataja asetäitja või määratud
kooskõlastused, ettepanekud, asendaja;
seisukohad, vastuskirjad
selgitustaotlustele, talituse juhataja, tema äraolekul talituse juhataja määratud
asendaja;
märgukirjadele jne), v.a e-
kiri riigisaladuse kaitset korraldav isik ja tema asendaja (riigisaladust
sisaldavad ja riigisaladuse menetlemisega seotud kirjad);
peadirektori poolt volitatud teenistuja oma pädevuse piires
(ainult informatiivse sisuga kirjad, millega ei võeta rahalisi ega
muid kohustusi ning ei anta õigusi ega panda kohustusi Ameti
välistele isikutele, kui teisiti ei näe ette õigusaktid või
peadirektori poolt antud muud volitused);
kirja Riigikogule, Vabariigi Presidendile, Vabariigi Valitsusele,
ministrile, õiguskantslerile, riigikontrollile, Euroopa Liidu
institutsioonile või muule olulisele institutsioonile allkirjastab
peadirektor;
Ameti õigusakti eelnõu kooskõlastamiseks esitamise allkirjastab
peadirektor;
Ametisse saabunud õigusakti eelnõu kooskõlastamise otsustab ja
kooskõlastuskirja allkirjastab peadirektor.
Raamatupidamisdokumendid peadirektor ja finantsnõunik, nende äraolekul määratud asendaja
(garantiikiri, palgatõend)
Riikliku järelevalve peadirektori poolt volitatud teenistuja oma pädevuse raames
dokumendid (sh (menetlust läbiviiv teenistuja);
haldusmenetluse alustamise peadirektor võib määrata riikliku järelevalve menetluses
ja lõpetamise teated, haldusaktid ja toimingud, mida ta soovib ise allkirjastada.
protokoll, ettekirjutus,
hoiatus, täitekorraldus jne)
Arhiiviteatis arhiivi pidamise eest vastutav teenistuja või tema äraolekul
määratud asendaja
Kohtumenetluse õiguse valdkonna juht;
dokumendid (sh kohtusse
Ametit võib tema pädevuse piires kohtumenetluses
pöördumisega, ja kohtule haldusasjades, tsiviilasjades ja kriminaalasjades
vastamisega seotud menetlusosalisena, kannatanu ja tsiviilkostjana kohtus esindada
dokumendid, nt kaebused, peadirektor või õiguse valdkonna juht.
hagid, avaldused, taotlused
jne)
Käskkiri peadirektor, tema äraolekul peadirektori määratud teenistuja;
käskkirju antakse peadirektori ainupädevuses olevates asjades
31
Väljaspool riikliku peadirektor, tema äraolekul peadirektori määratud teenistuja;
järelevalve menetlust tehtav
osakonnajuhataja, osakonnajuhataja asetäitja või määratud
otsus (vaideotsus, riigilõivu asendaja oma valdkonna pädevuses;
tagastamine,
lubade/tunnistuste vms talituse juhataja oma valdkonna pädevuses, tema äraolekul
väljastamine, muutmine, talituse juhataja määratud asendaja;
kehtetuks tunnistamine) peadirektori poolt volitatud teenistuja;
Korraldus peadirektor;
peadirektori poolt volitatud teenistuja;
korraldusi antakse Ameti teenistus- ja tööalastes asjades
Väärteomenetluse peadirektori poolt volitatud teenistuja oma pädevuse
dokumendid (kutse, piires (ehk menetlust läbiviiv menetleja);
protokollid, määrused, peadirektor võib määrata väärteomenetluse otsused ja
otsused) toimingud, mida ta soovib ise allkirjastada.
Teenistusliku järelevalve peadirektor;
ja distsiplinaarmenetluse peadirektoril on teenistusliku järelevalve menetluses ja
dokumendid distsiplinaarmenetluses menetluse toimingu tegemise
pädevus kõikide Ameti teenistujate suhtes;
teenistusliku järelevalve menetluse toimingu tegemise
pädevus on Ameti teenistujal talle teenistuslikult alluva
ametniku suhtes
Load ja tunnistused peadirektor, tema äraolekul peadirektori määratud teenistuja;
peadirektori poolt volitatud osakonna juhataja,
osakonnajuhataja asetäitja või talituse juhataja, tema äraolekul
määratud asendaja;
peadirektori käskkirjaga volitatud teenistuja
Leping peadirektor
Ametialase koosoleku koosoleku juhataja ja protokollija
protokoll
(asutustevaheline)
Asjaajamise ja lepinguliste üleandja, vastuvõtja
tööde ja teenuste
üleandmise-vastuvõtmise
akt, hävitamisakt