Riigi Tugiteenuste Keskuse andmehalduse korra kinnitamine

KÄSKKIRI 26.02.2025 nr 1-1/25/17-1 Riigi Tugiteenuste Keskuse andmehalduse korra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse andmehalduse korra. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: RTK töötajad Koostaja: Maarja Käis  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 26.02.2025 nr 1-1/25/17-1 Riigi Tugiteenuste Keskuse andmehalduse kord (K16) Protsess: andmehaldus Protsessi omanik: infosüsteemide arendamise osakonna andmeanalüütik Versioon: 1 Töökord sisaldab: 1. Üldpõhimõtted .................................................................................................................................1 2. Mõisted ............................................................................................................................................2 3. Andmehalduse eesmärgid ................................................................................................................3 4. Andmekataloogi ja andmekirjelduste loomine, haldamine .............................................................4 5. Ärisõnastiku loomine, haldamine .....................................................................................................4 6. Andmekvaliteet ja probleemide lahendamine .................................................................................5 1. Üldpõhimõtted Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrus nr 88 “Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused”1 (TKTA määrus) andmehalduse mõistet konkreetselt ei sisusta, kuid selle määruse kohaselt on andmehaldus üks teabehalduse alategevusi. RTK-s on kehtestatud asutuse dokumendihalduse kord, milles kasutatakse mõisteid infohaldus ja teabehaldus samatähenduslikena. Tavapäraselt teabehalduskorra ühe osana kajastatud andmehalduse kord kehtestatakse siinkohal eraldiseisva korrana, kirjeldades asutuse andmehalduse põhimõtteid üldises vaates. Vajadusel antakse erinevate teemade detailsemaks selgitamiseks välja spetsiifilisemad juhendid. 1 https://www.riigiteataja.ee/akt/131052017007?leiaKehtiv 1 RTK töötleb andmeid avaliku teabe seaduse2 § 434 alusel, kus andmekogu vastutav töötleja korraldab andmekogu kasutusele võtmist, teenuste ja andmete haldamist. RTK andmekogud on registreeritud RIHAs3. Andmehalduse korraldamisel juhindub RTK: • Eesti andmehalduse raamistikust (https://www.stat.ee/sites/default/files/2022- 03/Eesti%20andmehalduse%20raamistik_2020.pdf) • muudest Statistikaameti4 juhenditest (https://www.stat.ee/et/statistikaamet/andmehaldus). RTK andmehalduse valdkonda koordineerib ISO osakond. 2. Mõisted Mõiste Määratlus ja selgitus Andmehaldur Lähtesüsteemide põhiselt määratud roll, kes omab andmestruktuuride ja andmemudelite kasutamise ja kirjeldamise oskust ning on andmeomanike tehniline tugi. RTK-s ISO andmeanalüütik Andmehaldus Distsiplineeritud protsessid ja süsteemid ärialaste ja tehniliste andmete plaanimiseks, hankimiseks ja hooldamiseks kooskõlas andmenõuetega, andmete kogu elutsükli kestel. Andmekataloog Tsentraliseeritud hoidla metaandmete salvestamiseks, korraldamiseks ja haldamiseks, mis muudab kasutajatel andmete leidmise ja mõistmise lihtsamaks. Sisaldab teavet organisatsiooni andmete kohta, sealhulgas andmestruktuuride ja ärireeglite kohta. RTK-s on andmekataloogi osaks andmekirjeldused. Andmekirjeldus Andmeelemendi ning kõigi tema nime ja ta sõnu sisaldavate andmestruktuuride formaliseeritud kirjeldus. Andmekogu Andmekogu on riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmekvaliteet Protsessid, mille raames kontrollitakse ja tagatakse andmete asjakohasus. 2 https://www.riigiteataja.ee/akt/122032011010?leiaKehtiv 3 Alates aprillist 2025 kavandatakse ellu viia RIHA ja avaandmete teabevärava liitmine andmete teabeväravaks. 4 Avaliku teabe seaduse § 434 lg 11 kohaselt andmehalduse valdkonda koordineeriv asutus. 2  Andmeomanik Kirjeldatud ja kinnitatud andmeelementide põhiselt määratud roll, kes (andmekogu omanik) vastutab määratud protsessis/teenuses/infosüsteemis loodavate andmete elutsükli haldamise ning andmekvaliteedi parendamise eest. RTK osakonnad. Andmestik Andmete hulk, mis on avaldatud ja mida hallatakse kindla isiku poolt ning millele saab anda juurdepääsu või seda alla laadida ühes või enamas vormingus. Infosüsteem Kogum rakendusi, teenuseid, infotehnoloogilisi varasid või muid informatsiooni käitluse komponente. Kasutaja Infotöötlusvahendeid või -süsteeme kasutav isik või organisatsioon: teenistuja, allettevõtja, kolmas pool vms. Metaandmed Andmed, mis kirjeldavad andmete või dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu. RIHA Riigi Infosüsteemi Haldussüsteem ehk riigi infosüsteemi kataloog. Ühtlasi on see menetlus- ning halduskeskkond, mille kaudu tagatakse riigi infosüsteemi terviklik ja tasakaalustatud areng. http://www.riha.ee Teabehaldus Tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Termin (Äri)mõistet kirjeldava tunnuse kokkuleppeline nimetus. Vastutav töötleja Andmekogu omanik Volitatud töötleja Asutus, kes peab andmekogu või töötleb andmeid andmekogu vastutava töötleja tellimusel. Ärisõnastik Ärisõnastik on organisatsioonis kasutatava oskussõnavara ja nende sõnaseletuste loend. See on mõistete ja terminite kogum, mida kasutatakse asutuses igapäevaselt rääkides või mis on kasutusel õigusaktides või tehnoloogias. 3. Andmehalduse eesmärgid Andmehalduse eesmärgiks on tagada RTK-s kvaliteetsete andmete kaudu paremate juhtimisotsuste langetamine, andmete valest tõlgendamisest tulenevate probleemide vähendamine ja andmepõhiste teenuste arendamise toetamine. Andmete haldamise sisuks on andmete kirjeldamine, juhendite ja kokkulepitud reeglite loomine ning järgimine, protsesside väljatöötamine ja juurutamine, tegevuste eest vastutavate rollide määramine. 3  4. Andmekataloogi ja andmekirjelduste loomine, haldamine RTK andmekogude andmeväljad ja mõisted on kirjeldatud andmekataloogis, mida hallatakse X-kettal asuvas Andmehalduse kaustas5 vähemalt kuni Rahandusministeeriumi haldusalas võetakse kasutusele sobiv ühtne andmehalduse tarkvara. Mõistete kirjeldamisel määravad andmeomanikud RTK osakondadest ja andmehaldur mõistete omavahelised seosed. Andmeomanikud vastutavad andmekataloogide ajakohastena hoidmise eest, sh kontrollivad kogu andmestiku ulatuses regulaarselt uute andmeväljade lisandumisi ja muudatusi. Andmekataloog sisaldab: • andmekirjeldusi • andmetabelite ja andmeväljade metaandmeid • mõistete ja andmeväljade seoseid. 5. Ärisõnastiku loomine, haldamine RTK andmekogudega seotud ärimõisted on hetkel tööversioonina kirjeldatud andmekataloogis paiknevate andmekirjelduste osana ning detailsemalt spetsifikatsioonides, Confluence’i keskkonnas, asutuse erinevates juhendites, protseduurides. Andmehalduse tarkvara kasutuselevõtu järel täiendatakse ärisõnastikku, mis sisaldab: • RTK põhitegevustes kasutatavaid mõisteid koos sisu selgituse ja seonduvate osapooltega • mõistete ja sisuteenuste/protsesside seoseid • mõistete omavahelisi seoseid Ülem- ja alammõisted on defineeritud RTK laiemat konteksti silmas pidades. Ärisõnastikus kasutatakse valdkonna märksõnastikke ja õigusaktides kasutatud termineid. Andmehaldur ühtlustab koos andmeomanikega RTK mõisted üle valdkondade ja teenuste ning vajadusel kooskõlastab need, sh asutustega, kelle andmeid tarbitakse või kellele andmeid väljastatakse. Andmeomanikud vastutavad ärisõnastike ajakohastena hoidmise eest. 5 X:\7 Majandustarkvara\YLD\Andmehaldus\Andmekirjeldused 4  6. Andmekvaliteet ja probleemide lahendamine RTK andmekogudes tagavad vajalikul tasemel andmete kvaliteedi: - infosüsteemide arendamisel määratud andmeväljade kvaliteedireeglid (kirjeldatud spetsifikatsioonides) - automaatkontrollid andmeväljade vaheliste seoste tagamiseks vastavalt reeglitele (kirjeldatud spetsifikatsioonides) - infosüsteemide kasutajate igapäevane töö andmete kvaliteedi tagamisel (kirjeldatud tööprotseduurides) - osade infosüsteemide puhul regulaarsed iga-aastased andmekvaliteedi kontrollid vastavalt andmeomanike antud sisendile - teenuste audiitorite poolne infosüsteemis olevate andmete auditeerimine. Tuvastatud andmekvaliteedi probleemide korral parandavad volitatud töötlejad või vajadusel vastutav töötleja esmalt ebakvaliteetsed andmed ning viivad andmestikud vastavusse kehtestatud reeglitega kas mass- või üksikparandustena. Seejärel tuvastavad andmeomanikud ebakvaliteetsete andmete põhjused. Vajadusel hindab andmeomanik probleemi mõju organisatsioonile ja algatab tööprotsessi parendamise. 5