Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt

Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt {regDateTime} nr {regNumber} Käesolev akt on koostatud seoses riigiasutuse Tartu Kunstimuuseum tegevuse lõpetamisega ning likvideeritava riigiasutuse ülesannete üleandmisega Sihtasutusele Tartu Kunstimuuseum vastavalt kultuuriministri 22.12.2023 määrusele nr 28 „Tartu Kunstimuuseumi tegevuse lõpetamine“. Tartu Kunstimuuseum (edaspidi riigiasutus), keda esindab riigiasutuse likvideerimiskomisjoni esimees Marju Reismaa, annab üle, ja Sihtasutus Tartu Kunstimuuseum (edaspidi sihtasutus), keda esindab juhatuse liige Joanna Hoffmann, võtab vastu riigiasutuse asjaajamise 01.03.2024 seisuga vastavalt alljärgnevale: 1. Täitmisel olevate ülesannete loetelu: e-poe lõpparendus. 2. Üleantavate dokumentide loetelu (lisa 1, lisa 1.1, lisa 3.2, lisa 3.3, lisa 3.4, lisa 3.5 ja lisa 8). 3. Tartu Kunstimuuseumi direktori allkirjastatud viimase dokumendi nimetus, allkirjastamise aeg ja registreerimisnumber: G4S täisteenuseleping nr PR - 24/ 19420 – 1, allkirjastamise aeg 28.02.2024, 2-29/1 (lisa 2). 4. Koosseisunimestik ja koosseisus olevate isikute arv (lisa 3 ja lisa 3.1). 5. Töö- ja töövõtulepingute loetelu (lisa 3 ja lisa 3.6). 6. Kehtivate personalikäskkirjade loetelu (lisa 4). 7. Kasutamata puhkusepäevade reserv (lisa 5). 8. Pitsatite arv ja liigid: Riigiasutuse pitsatid (lisa 6 – pitsatijäljendid) antakse üle Kultuuriministeeriumile. Kultuuriministeerium annab need museaalina kasutamiseks sihtasutusele. Pitsatid võtab muuseumikogusse arvele sihtasutus. 9. Kehtivate tsiviilõiguslike lepingute loetelu (lisa 7 ja lisa 7.1). Üleandja: Vastuvõtja: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Marju Reismaa Joanna Hoffmann Tartu Kunstimuuseum Sihtasutus Tartu Kunstimuuseum likvideerimiskomisjoni esimees juhatuse liige Lõpetatava riigiasutuse kõrgemalseisva asutuse esindaja: (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Pürn Kultuuriministeerium spordi asekantsler kantsleri ülesannetes  Lisa 1 Üleantavate dokumentide loetelu 1. Kehtivad töökorralduse reeglid, asjaajamiskord, kollektiivleping jt asutuse tööd reguleerivad dokumendid, asukoht Rüütli 21, 1. korrus kantselei kapp. Kaust „TKM põhidokumendid, sisekorrad, reeglid, juhendid jm“. (Lisa 1.1) 2. Kinnitatud kehtiv struktuur ja isikkoosseis, täidetud ja täitmata kohtade arv. (Lisa 3 ja 3.1) 3. Töölepingud koos lisadega (sh ametijuhendid) asuvad Rüütli tn 21/23, 1. korrus kantselei kapis, kaust „Töölepingud“. 4. Kehtivad töö- ja käsunduslepingud asuvad Rüütli 21/23 tn, 1. korruse kantselei kapis. 5. Olemasolevate isikukaustade loetelu. Asukoht Rüütli 21/23 tn, 1. korruse kantselei kapis. (Lisa 3.2 ja lisa 3.3) 6. Olemasolevate tööraamatute loetelu. Asukoht Rüütli 21/23 tn, 1. korruse kantselei kapis. (Lisa 3.4) 7. Olemasolevate üksikdokumentide/kaustade loetelu. Asukoht Rüütli 21/23 tn, 1. korruse kantselei kapis. (Lisa 3.5) 8. Kehtivad personalikäskkirjad asuvad: Rüütli 21/23, Tartu, 1. korrus, kantselei kapis. Korraldused toetuste, preemiate, lisatasude maksmise jms kohta asuvad: Rüütli 21/23, Tartu, 1.korruse kantselei kapis ja Riigitöötaja iseteenindusportaalis. 9. Asutusesisene riskianalüüs asub: Rüütli 21/23 tn, 1. korruse kantselei kapis. 10. Muud asutusesisesed regulatsioonid asuvad: Rüütli 21/23 tn, 1. korruse kantselei kapis. 11. Varade nimekiri, trükiste ja meenete ladu. Asukoht: Riigitöötaja iseteenindusportaal. 12. Dokumentide liigitusskeem (Lisa 8).  Lisa 3.2 TARTU KUNSTIMUUSEUMI KANTSELEIS OLEVAD ISIKKAUSTAD 1. Heli Kuusk 2. Hanna Liisa Hõim 3. Annegret Kriisa 4. Saara Sion 5. Indrek Grigor 6. Inga Leiman 7. Katariina Leets 8. Martin Põllusaar 9. Katrin Lõoke 10. Mae Variksoo 11. Kristlyn Liier 12. Maarika Espenberg 13. Joanna Hoffmann 14. Kadri Mägi 15. Julia Polujanenkova 16. Nele Ambos 17. Kristel Sibul 18. Margus Joonsalu 19. Silvia Koorits 20. Rete Leetna 21. Mare Joonsalu 22. Jaanika Peebo (Kuznetsova) 23. Ago Teedema 24. Maire Jalakas  Lisa 3.3 TARTU KUNSTIMUUSEUMI ARHIIVI ÜLE ANTUD ISIKKAUSTAD 1. Maili Sikk 2. Anna-Maria Aaso 3. Tatjana Makjeva 4. Karmen Grigor 5. Emel-Elizabeth Tuulik 6. Liisbet Palm 7. Liina-Mai Kaunissaare 8. Triin Mändmets 9. Elo-Mai Mägi 10. Eva Oherjus 11. Riin Lisett Rei 12. Riin Liivamägi 13. Heiti Kulmar 14. Signe Kivi 15. Maria Johanna Kull 16. Hanna-Liis Kont 17. Karin Saealle 18. Kristjan Nugis 19. Piia Õunpuu 20. Merli-Triin Eiskop 21. Katrin Nestra 22. Tiiu Talvistu 23. Rael Artel 24. Agnes Anette Audse 25. Karl Feigenbaum 26. Liis Haasma 27. Marika Agu 28. Paul Baumann 29. Krislin Aru 30. Peeter Talvistu 31. Peeter Talvistu  Lisa 3.3 32. Merike Neumann 33. Brita Karin Anover 34. Sten Ojavee 35. Tiiu Talvistu 36. Elo-Mai Mikelsaar 37. Elo-Mai Mikelsaar 38. Ivi Luhaäär 39. Lea Põvvat 40. Anna-Liisa Simm 41. Kristen Kulberg 42. Priit Mel 43. Sandra Peetso 44. Ahti Seppet 45. Sirje Vestmann 46. Kadri Asmer 47. Merike Riitsaar 48. Vassili Bobrov 49. Reeli Kõiv 50. Inese Viljumson 51. Gaidi Soo 52. Peeter Kasema 53. Ruta Rannu 54. Sirli Rebaste 55. Milvi Lankots 56. Ene Asu-Õunas 57. Tõnis Tatar 58. Reet Pulk-Piatkowska 59. Maie Kaasik 60. Maaja Jaska 61. Reet Mark 62. Olev Peedo 63. Jaanus Pulk-Piatkowski 64. Hannes Varblane 65. Arne Kalmre  Lisa 3.3 66. Nigul Moke 67. Ene Taavet 68. Virbi Tenno 69. Merily Paomets 70. Indrek Grigor 71. Vello Kruška 72. Madis Joonsalu 73. Marki Press 74. Liisa Kaljula 75. Kaja Viitkar 76. Margit Kilg 77. Janne Tammera 78. Anne Arus 79. Mari Joonsalu 80. Epp Preem 81. Monika Mark 82. Krista Piirimäe 83. Andres Kaera 84. Andres Lokk 85. Räni Laanmaa 86. Aime Espenberg 87. Inna Loiku 88. Malle Valb 89. Silvi Koger 90. Enriko Talvistu 91. Enn Kaio 92. Marje Jalak 93. Tõnis Pottsepp 94. Holger Rajavee 95. Heino Aasjõe Valdek Vääri Edvin Laidinen Elli Sarap 96. Mati Sobko  Lisa 3.3 Kaido Koger Aime Osjamets Peeter Talvistu Zinaida maltseva Andres Arro Olga Matikainen 97. Mikk Pärdi Maria Helena Kiber Galina Teral Jaanus Aloe Leonit Kunman Maie Kaitsa Ene Zoober 98. Margis Jõeäär Margis Anderson Veiko Jõeäär Tamara Bušueva Lydia Toots Tarmo Parts 99. Vladimir Maltsev Marika Jalak Marti Toming Tõnu Viksi Olavi Teppan Hanno Varblane 100. Evelin Liiv Lea Voltri Oksana Busujeva Helju Kern Maria Pärdi Väino Parksepp  Lisa 3.4 TARTU KUNSTIMUUSEUMI KANTSELEIS OLEVAD TÖÖRAAMATUD 1. Elli Sarap 2. Helen Annuk 3. Ene Taavet 4. Marje Jalak 5. Ruta Kompus 6. Heino Aasjõe 7. Mikk Pärdi 8. Johanna Kõiv 9. Hanno Varblane 10. Peeter Pulk 11. Maie Kaasik 12. Ellen Hagel  Lisa 3.5 TARTU KUNSTIMUUSEUMI KANTSELEIS OLEVAD ÜKSIKKAUSTAD  Hankedokumendid  Riskianalüüs  Hädaolukorra lahendamise kava  Töötajate tervisekontrolli otsused  Vabatahtlikud / praktikandid  Lisa 3.6 Tartu Kunstimuuseumiga sõlmitud kehtivad töövõtulepingud Osapoole nimi Sisu Tähtaeg OÜ Art Media Agency Veebilehe hooldusleping Sõlmitud 27.11.2023 / tähtajatu gotoAndPlay OÜ E-poe valmistamise leping Sõlmitud 2.12.2021 / 10.03.2022 aga lükkus edasi. Eeldatav valmimise aeg 2024 esimene poolaasta.  Lisa 3 Töölepingute register Nr Teise lepingupoole nimi Sõlmimise kuupäev Kehtima hakkamise Lõppemise kuupäev kuupäev 1. Ambos, Nele 12.12.2013 02.01.2014 Tähtajatu leping 2. Espenberg, Maarika 22.03.2017 27.03.2017 Tähtajatu leping 3. Grigor, Indrek 1.07.2019 1.07.2019 Tähtajatu leping 4. Hõim, Hanna Liisa 1.05.2023 1.05.2023 Tähtajatu leping 5. Jalakas, Maire 08.04.2014 08.04.2014 Tähtajatu leping 6. Joonsalu, Mare 22.10.1985 22.10.1985 Tähtajatu leping 7. Joonsalu, Margus 20.05.2014 20.05.2014 Tähtajatu leping 8. Koorits, Silvia 02.03.1995 02.03.1995 Tähtajatu leping 9. Kriisa, Annegret 5.11.2018 5.11.2018 Tähtajatu leping 10. Leetna, Rete 14.05.2007 14.05.2007 Tähtajatu leping 11. Leets, Katariina 04.09.2023 04.09.2023 Tähtajatu leping  Lisa 3 12. Leiman, Inga 29.03.2023 29.03.2023 Tähtajatu leping 13. Liier, Kristlyn 02.05.2018 02.05.2018 Tähtajatu leping 14. Lõoke, Katrin 2.02.2020 2.02.2020 Tähtajatu leping 15. Mägi, Kadri 3.11.2014 3.11.2014 Tähtajatu leping 16. Peebo, Jaanika 7.11.2017 7.11.2017 Tähtajatu leping 17. Polujanenkova, Julia 02.09.2014 03.09.2014 Tähtajatu leping 18. Põllusaar, Martin 25.01.2023 25.01.2023 Tähtajatu leping 19. Sibul, Kristel 1.09.2014 1.09.2014 Tähtajatu leping 20. Sion, Saara 28.08.2023 28.08.2023 Tähtajaline leping 21. Teedema, Ago 21.07.1987 21.07.1987 Tähtajatu leping 22. Variksoo, Mae 1.03.2021 1.03.2021 Tähtajatu leping  Lisa 4 Kehtivate personalikäskkirjade loetelu Nr Sisu Kuupäev Kehtima hakkamise KK number kuupäev 1. Tartu Kunstimuuseumi struktuur ametikohtade 06.02.2024 06.02.2024 Kk nr 3-t kaupa  Lisa 7 Kehtivad käsunduslepingud Nr Lepingu number Teise lepingupoole Lepingu sisu Sõlmimise Kehtima Lõppemise nimi kuupäev hakkamise kuupäev kuupäev 1. KL nr 878 Kristlyn Liier „Sürrealism 100.“ 14.02.2024 14.02.2024 03.04.2024 Kehtivad litsentsilepingud Nr Lepingu number Teise lepingupoole Lepingu sisu Sõlmimise Kehtima Lõppemise nimi kuupäev hakkamise kuupäev kuupäev 1. 93 Albert Gulk Teose laenamine 15.01.2024 04.04.2024 09.08.2024  Lisa 7 Kehtivad tsiviilõiguslikud lepingud Nr Teise lepingupoole nimi Lepingu sisu Sõlmimise kuupäev 1 Astro Baltics OÜ Majandustarkvara rent 07.04.2015 2 AS Rahva Raamat Raamatute ladustamine ning müük 24.01.2024 3 Balti Meedimonitooringu Grupp OÜ Infosüsteemi kaudu meedia ülevaade 01.11.2022 4 DPD Eesti AS Kullerteenuse osutamine 03.01.2023 5 Circle K Eesti AS Kliendikaardileping 09.08.2021 6 AS Arstikeskus Confido Töötajate töötervishoiu teenus 23.11.2021 7 Eesti Rahva Muuseum Ruumide kasutamise kokkulepe 30.04.2018 8 Green Tartu Keskkatlamaja 25.01.1997 9 AS G4S Eesti Valveteenus 03.08.2019 10 Helitex Finants OÜ Raamatupidamisteenus 02.01.2019 11 Itella Estonia OÜ Kullerteenuse osutamine 03.01.2023 12 Kristikum OÜ Ruumide rent 26.03.2013  Lisa 7 13 Eesti Keskkonnateenused AS Prügiveo leping 01.02.2022 14 Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus Teenuseleppe nr 6-9/159 osa 01.01.2018 15 Luminor Liising AS Liisingvara soetamine – Renault Trafic 20.04.2022 16 Maksekeskus AS Teenuse osutamise leping 17.03.2023 17 Metaan AS Koostööleping 27.03.2017 18 SA Muuseumikaart Koostööleping 01.02.2023 19 MTÜ Kunstiasutuste Liit Koostööleping 05.10.2022 20 Overall Finantseeringud OÜ Kasutusrendileping 22.01.2018 21 Rüütli Majad OÜ Ruumide rendileping 01.01.2017 22 AS Tera Elektrikäiduleping 01.10.2015 23 Telia AS Telefonilepingud 01.03.2018 24 OÜ TipTop Kvaliteet Koristusteenus 01.03.2017 25 Tartu Linn Ruumide rendileping 25.10.2011 26 Tartu Linn Maanaiste skulptuuri hooldus 11.10.2012  Lisa 7 27 Webware OÜ Dokumendihaldussüsteem 01.04.2022  Lisa 7.1 Komisjonilepingute register Nr Teise lepingupoole nimi Sõlmimise kuupäev Kehtima hakkamise Lõppemise kuupäev kuupäev 1. Luste OÜ 09.01.2020 09.01.2020 31.12.2025 2. Purpurpunane OÜ 19.02.2020 19.02.2020 31.12.2025 3. OÜ Õhuloss 20.02.2020 20.02.2020 31.12.2025 4. Kadri Mälk FIE 29.02.2020 29.02.2020 31.12.2025 5. Diana Tamane 19.05.2020 19.05.2020 31.12.2025 6. Erik Alalooga 29.07.2020 29.07.2020 31.12.2025 7. MTÜ Teine Tants 09.09.2020 09.09.2020 31.12.2025 8. MTÜ Oma tuba 24.11.2020 24.11.2020 31.12.2025 9. Starbrand OÜ 03.12.2020 03.12.2020 31.12.2025 10. SA Hiiumaa muuseumid 14.01.2021 14.01.2021 31.12.2025 11. Karl Peebo FIE 14.01.2021 14.01.2021 31.12.2025  Lisa 7.1 12. Kesk Eesti Kunstnike Liit 20.01.2021 20.01.2021 31.12.2025 13. MTÜ Bal Bureau 27.01.2021 27.01.2021 31.12.2025 14. Kogo Galerii 12.02.2021 12.02.2021 31.12.2025 15. Leesi Prunsvelt Disain OÜ 16.11.2021 16.11.2021 31.12.2025 16. OÜ Synd & Katts 13.09.2021 13.09.2021 31.12.2025 17. MTÜ Vinci 13.09.2021 13.09.2021 31.12.2025 18. Vaal Art OÜ 24.09.2021 24.09.2021 31.12.2025 19. MTÜ Pure Art Productions 20.10.2021 20.10.2021 31.12.2025 20. MTÜ Peemonti raamatud 26.05.2021 26.05.2021 31.12.2025 21. Reeli Kõiv 02.07.2021 02.07.2021 31.12.2025 22. MTÜ Tiivistaid 13.07.2021 13.07.2021 31.12.2025 23. Valga muuseum 05.08.2021 05.08.2021 31.12.2025 24. Kaido Ole 03.11.2022 03.11.2022 31.12.2025  Lisa 7.1 25. Uue Kunsti Muuseum 30.11.2022 30.11.2022 31.12.2025 26. Eesti kunstiteadlaste ja kuraatorite ühing 30.03.2022 30.03.2022 31.12.2025 27. Biblioteek OÜ 15.05.2023 15.05.2023 31.12.2025 28. SA Kultuurileht 29.09.2023 29.09.2023 31.12.2025 29. Pilgrim Group OÜ 29.09.2023 29.09.2023 31.12.2025 30. SIA Fotoskola 10.11.2023 10.11.2023 31.12.2025 31. TACIT OÜ 15.12.2023 15.12.2023 31.12.2025  Lisa 8 TARTU KUNSTIMUUSEUMI DOKUMENTIDE LIIGITUSSKEEM Liigitusskeem on Tartu Kunstimuuseumi funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik dokumentide ning teabe hõlmamiseks ja haldamiseks. Liigitusskeem kajastab Tartu Kunstimuuseumi tegevusi ja protsesse. Loodud ja saadud dokumendid on funktsioonide järgi sarjadesse jagatud. Liigitusskeemis nimetatud sarjades võib esineda juurdepääsupiiranguga dokumente, mille juurdepääsupiirang määratakse avaliku teabe seaduses või muudes seadustes sätestatud alusel. Liigitusskeem on aluseks asutuse dokumentide registreerimisel (WD), arhiveerimisel ja säilitamisel. See määrab dokumentide minimaalsed säilitustähtajad, nende koostamise eest vastutavad struktuuriüksused ja/või teenistuskohad. Sisukord: 1. Muuseumi tegevuse planeerimine 2. Personalitöö 3. Teabe- ja infohaldus  Lisa 8 Funktsioon 1. MUUSEUMI TEGEVUSE PLANEERIMINE Tähis Sarja pealkiri Sälitustähtaeg Teabekandja Juurdepääsukoht Märkused 1-1 Tegevuskäskkirjad alatine WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35) 1-4 Muuseumi tööplaanid alatine WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35)  Lisa 8 Funktsioon 2. PERSONALITÖÖ Tähis Sarja pealkiri Sälitustähtaeg Teabekandja Juurdepääsukoht Märkused 3-14 Personalialane kirjavahetus 5a WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35) 3-5 Personali käskkirjad alatine WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35) 2.29 Lepingud alatine WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35)  Lisa 8 Funktsioon 3. TEABE- JA INFOHALDUS Tähis Sarja pealkiri Sälitustähtaeg Teabekandja Juurdepääsukoht Märkused 1-5 Kirjavahetus Kultuuriministeeriumiga 5a WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35) 1-6 Näitustegevusega seotud kirjavahetus 5a WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35) 1-7 Teadustööga seotud kirjavahetus 5a WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35) 1-8 Kirjavahetus majandusküsimustes 5a WD / kantselei AK (dokumentide suhtes, millele kohaldub AvTS § 35) Lisa 8