EQUASS ASSURANCE
AUDIT REPORT
Site visit: 10.-11. 12. 2015
SA Elva Perekodu
Siret Kegel
© 2012 by European Quality for Social Services (EQUASS)
All rights reserved. No part of this document may be reproduced in any form or by any means, electronic, mechanical,
photocopying and recording or otherwise without the prior written permission of the EQUASS.
1. Information of the social service provider
Na me of th e so ci al
S A E lv a P e re kod u
se rv i c e p rov id er
Ad d re s s: Jä rv e St r. 1
Elv a
E st on ia
Po st bo x: 61 5 04
P er so n re sp on sib le G e rd a Ki ipl i - H ii r
(C EO ) :
Cont ac t p e rs on: G e rd a Ki ipl i - H ii r
Pho ne: + 37 2 7 4 5 60 1 4
Fa x:
E- m a il: pe re ko du@ e lv a. e e
W eb s ite: w w w .per e kodu .e lv a . ee
Na me of Au dit o r: Si r et K eg el
Dat e s of aud it : 10 .- 11 .1 2 .2 0 15
Cli en ts: Num ber of p ers on s er v ed : 3 3
As of ( d at e): 1 0 .1 2. 2 0 15
St aff: Num ber of Fu l l t im e s t af f : 2 2
Num ber of P ar t t im e s t af f : 0
Num ber of C on tr ac t e d s taf f : 0
Num ber of vo l un t eers (if ap p l ic a b l e) 0
S erv ic e s: Sub st itut ion hom e s e rv i ce s
2
2. Audit program
10 . 12 .2 0 15 Da y 1
T ime Ac t iv it y ( br i ef d es c r i p ti o n of pl a nn e d ac t i v i t y)
9: 0 0- 9 :1 0 O p en i ng Me e ti n g
9: 1 0- 1 2: 0 0 Doc um en t r e v ie w
12 : 00- 1 3: 0 0 Lu nc h
13 : 00- 1 4: 0 0 In ter v i e w: p er s on n e l ( Car et ak ers a t J är v e u n it , 2 p ers o ns ; i nc l .
to ur i n t he h o us es )
14 : 00- 1 4: 1 5 Br eak
14 : 15- 1 5: 1 5 In ter v i e w: p er s on n e l ( Car et ak ers a t K as t a ni un i t , 2 pers o ns ; inc l .
to ur i n t he h o us es )
15 : 15- 1 5: 3 0 Br eak
15 : 30- 1 6: 1 5 In ter v i e w: p er s ons s e r v ed ( K as e u n it , 3 p ers ons )
16 : 15- 1 7: 0 0 In ter v i e w: p er s ons s e r v ed (J är ve un i t , 3 p ers ons )
11 . 12 .2 0 15 Da y 2
T ime Ac t iv it y ( br i ef d es c r i p ti o n of pl a nn e d ac t i v i t y)
8: 0 0- 9 :0 0 In ter v i e w: s oc i a l par t n er ( Sc h oo l , 1 p ers o n )
9: 0 0- 1 0: 0 0 In ter v i e w: s oc i a l par t n er ( L oc a l M u n ic ip a l it y , 2 p ers ons )
10 : 00- 1 0: 3 0 Br eak
10 : 30- 1 1: 3 0 In ter v i e w: p er s on n e l ( S oc i a l W ork er )
11 : 30- 1 2: 0 0 Br eak
12 : 00- 1 3: 0 0 Lu nc h
13 : 00- 1 4: 0 0 In ter v i e w: Fu n de r
14 : 00- 1 4: 3 0 Br eak
14 : 30- 1 5: 3 0 In ter v i e w: M a na g er
15 : 30- 1 6: 0 0 Br eak
16 : 00- 1 6: 3 0 Cl os i ng Me et i n g
3
3. Detailed feedback on performance
1. The social ser vice provider def ines documents and implements its
vision and mission values on ser vice provision.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
V is io n, m is s i o n a nd v al u es ar e
des c r i b ed on s e r vic e pr o v i d er ’s we bs it e
an d in t he Q ua l i t y Ma n ua l . S taf f is
a war e of th e v is i o n, m is s io n a n d va l ues ,
an d is e l a bor a ti n g t h es e th r o u gh th e ir
da i l y pr ac tic a l ex am pl es .
2. The social ser vice provider def ines, documents, and imple ments its
qualit y policy by determining long term qualit y goals, and its
commitment to cont inuous improvement.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he pr inc i p les d ef in ed in t h e v is io n ,
m is s io n a n d va l u es ar e e l ab or at e d i n
th e Q u a li t y M an u a l. T he Q ua l it y M a n ua l
des c r i b es am on g o th er t h in gs the
qu a l it y pr i nc ip l es c o v er in g th e E Q U A S S
pr inc i p les , l o ng- t er m qu a l it y o b j ec t i v es
an d i ts c om m itm en t to c o nt i n uo us
im pro v em ent . St af f i s a war e of t hes e
pr inc i p les an d g oa ls .
4
3. Persons ser ved, family members and ser vice user organisations are
able to give f eedback on their individual and collective experience of
programmes and ser vices.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
5
Fe ed b ac k has be e n g at her e d
s ys tem at ic al l y f r om s er v ic e us er s , s taf f
an d s oc i a l p ar tn er s bo t h i n or a l a n d
wri tt e n f or m at. The f e ed b ac k is
d is c us s e d wi th r e l e v an t s t ak e ho l de rs ,
doc um en te d i n t he m e et i ng m em os , a n d
th e im pro vem e nt pl ans ar e d ef i n ed
to g et her . T h er e is es t ab l is he d C hi l dr en
Co u nc i l to r e pr es e nt the p ers o ns
s er ve d .
T here ar e r eg u la r m ee t in gs wi t h t he
f un der wh er e f e ed b ac k and ne w i de as
are d is c us s e d. T h e f u nd er c ar r ie d ou t a
s ur ve i l l anc e a u di t i n 2 01 4 ; t h e r es u lts of
im pro v em ents to th e f i n d in gs we re
rep or te d o n 2 01 5 - 1 1- 3 0.
Ma n ag er of t he s oc i a l s er v ic es pr o v id er
par t ic ip a tes i n t he m ont h l y m ana g em ent
m eeti n gs of the lo c a l m unic i p a li t y,
rec e i v i n g f ir s t - ha n d i nf or m at io n of t h e
ne e ds a nd c o nc e r n s of the l oc a l
c om m uni t y.
4. T h e s oc i a l s er v ic e pr o v i d er inf o rm s al l s tak e ho l de rs a b ou t t h e of f er ed
pro gr am m es a n d s er v i c es a v ai l a bl e .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
6
S er v ic e pr o v i der ’s we b - p a g e, Fac e bo ok
an d r eg u l ar m eet i n gs wit h dif f er e nt
gro u ps of s t ak eh o l der s ( p er s ons s e r ve d,
s taf f , m an ag em en t, s oc ia l p ar t ne rs a n d
f un der) are us e d f o r i nf or m in g a bo u t th e
of f ere d pr o gr am m es a nd s er v ic es
a va i l ab l e a n d i n t h e d e ve l o pm ent , a bo u t
th e proc es s es , e v e nts , p l a ns an d
op p ort u n it i es .
5. T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der m an ag em en t es t a bl is h es a nd d oc um ents an
an n ua l p l a nn i n g an d r e v ie w pr oc es s .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he a nn u a l p l an n i ng a nd r e v ie w p roc es s
is d es c ri b e d in the Q u a l it y M an u a l.
T here was c l e ar e v id e nc e of t he
s ys tem at ic im p lem e nt at i o n of th e
def in e d pr oc es s thr u th e l i nk s bet we e n
i np uts to th e a n nu a l p la n, a nn u al p la ns
of 2 01 3, 2 01 4 , 2 0 15 ( e ve r y n ex t o ne
im pro v ed b y i ts e lf ) , t he ir r e v i e ws t wic e
a ye ar , re l e va n t m e e ti n g m em os , an d
an n ua l r ep or ts .
T here is c l ear e v i de nc e t ha t t h e pr oc es s
its e lf is re v i e we d a n n u a ll y. T h e c h a ng es
are doc um en te d i n t h e Q u a li t y M an u a l,
an d ar e e v i de n t i n th e an n ua l p l a ns .
7
6. T he p l a n i nc lu d es :
an n ua l o u tc om es / tar ge ts
th e ac ti v i t ies t o b e u n der t ak en i n ac h ie v i n g th e a nn u a l tar g ets
m onit or i ng of th e pe rf orm anc e of t he or g an is at i o n i n m eet in g its
an n ua l t ar ge ts
tim e- s c al es a n d pr oc e dur es f or r e v i e w a n d r e v is i o n.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he an n u al pl a n of t h e s er v ic e pro v i d er It is ad v is e d to c ons i der m ore
i nc l u des o bj ec t i ves , s pec if ie d tar g ets , qu a nt i ta t i ve ta rg ets be i n g i nc l ud e d in
ac t i v it i es t o be un d er t ak en , r es p ons i b le th e s ec t i on s of pers o nn e l, s oc i et y a n d
an d per f or m anc e m on it or in g th e org a n is a t io n of t h e a n n ua l p la n , lik e
pers o ns / gr ou ps , t i m e - s c al es and it is a lr ea d y ac h ie v e d i n t he p ers o ns
proc e d ures f or r e v ie w an d r e v is i on . T he s er ve d s ec t io n .
obj ec t i v es ar e gr o up e d p er key
A as t ap l a an i os a des , m is k äs it l e va d
s tak e ho l de r s : p er s on s s er ve d ,
pers o n al i , k o guk o nn a te g e vus t ja
pers o n ne l , s oc i et y an d or g a n is a t io n
its e lf . It is e v i de nt t h at t he a n nu a l p la n org a n is a ts io o n i en n a s t on s o o v it a v
k aal u da r o hk em k van t it at i i vs et e
has b e en im pr o ve d ye a r af ter ye ar ,
(num br i l is t e ) e es m är k ide k as u t am is t ,
c on t ai n i ng m or e q u an t it at i v e t arg ets .
T here was a ls o c l e ar e v id e nc e t hr u na g u s e e o n k as u tus e l te e n us es a aj a te
os as .
m eeti n g m em os tha t t he f e e db ac k of k e y
s tak e ho l de r s h as b e e n c o ns id er e d in
th e a nn u a l p la n n in g.
T he a nn u al p la n is ap pr o v ed b y t h e
B oar d of M an a gem e n t. T h e 2 0 15 p l an
was d a te d 2 01 5 - 0 3- 2 7 ; t h e dr af t of 20 1 6
p la n is c u r r e nt l y p r e p a r ed .
7. T h e s oc i a l s er v ic e p r o v i der d em ons tr at es org a n is a t io n ’s s uc c es s i n
s at is f yi n g th e n e eds a nd ex p ec t a ti o ns of t h e s oc i et y.
8
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
Rec or de d f e ed b ac k of an d the
i nt er v ie ws wi th th e pe r s ons s er v ed a nd
th e s oc i a l p ar t n er s pr o v i de d c le ar
e v id e nc e t ha t th e s oc ia l s er v ic e
pro v i d er is ac t i v e l y s ear c h i ng f or wa ys
to im pro v e t he q ua l it y of lif e of p ers ons
s er ve d and to be par t of th e loc a l
c om m uni t y. E . g. p ar tic i p at i on in th e
f airs , c o nt es ts , C af é Da y; ar r a ng i n g
tra i n in gs ( f or t eac h er s a n d f or p ar e nts
in re gar d of c h i l dr en wi t h s p ec i a l
ne e ds ), c h i l dr en d a y- c ar e .
T his is als o e v i d enc ed t hr u t ha nk - yo u
no t es (e. g . C af é D a y of 20 1 5) , art ic les
in the l oc a l n e ws pa p er a nd t he
i nt er v ie ws wi t h s oc i al par t ner s .
T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er is ac ti v e l y
prom ot i n g t he pr of es s i on thr u of f eri n g
j ob- s h ad o wi n g and j ob pr ac tic e
op p ort u n it i es .
8. T h e s oc i al s er v ic e pr o v i d er dem o ns tr at es or ga n is at i on ’s s oc i a l res p o ns ib i l it y
thr o ug h ac t i vi t ies c on t r i bu t in g t o th e s oc i et y.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
9
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he s oc ia l s er v ic e p r o v id er ac ts i n a
s oc ia l l y r es po ns i b le wa y. P ar t ic i pa t io n
i n t h e f a irs , c o nt es ts , s h o ws a nd C af é
Da y ar e h i g h l y r e g ar de d b y t h e s oc i a l
par t ners a n d th e l oc a l c om m uni t y . I t
was e vi d e nc e d t hr u m an y tr op h i es ,
rec o g n it i ons a nd ar t i c l es i n th e l oc a l
ne ws pa p er , as we l l as t hr u in t er v ie ws .
Loc a l m un ic i pa l i t y has a tr ad i t io n t o us e
Chr is tm as c ar ds m ad e by p ers o ns
s er ve d .
9. T h e s oc i a l s er v ic e pr o v i d er h as a s t af f rec r ui tm ent a nd r e te n ti o n p o l ic y
th at pr om otes t he s e lec t io n of q ua l if i e d pe rs o n ne l b as e d o n r eq u ir ed
k no wle d ge , s k i l ls a n d c om pet e nc es .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
10
T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der has
doc um en te d i ts s taf f r ec r u itm en t a nd
ret e nt i on p o l ic y i n t h e Q u a li t y M an u a l.
T he p ol ic y pr om ot es the s e lec t io n of
qu a l if i ed pe r s o n ne l b as e d o n r eq u ir ed
k no wle d ge , s k il ls an d c om pet enc e . T he
f un der ’s a u di t i n 20 1 4 f ou n d ga ps i n th e
s k il ls of t h e s t af f ; t he g ap h as be e n
e lim i na t ed .
T he proc e dur e f or r ec r u itm en t was
rec e n tl y c ha n ge d bas e d on s taf f
f ee db ac k . N o w , s t af f is par t ic i p at i n g i n
th e s e l ec t i on of th e n e w c ol l e ag u e. T he
go a l wi t h t h is ne w a ppr o ac h is to
dec r e as e t h e s t af f tu r nar o u nd r a te , an d
to m ak e i t s m oo th er f o r t he ne w m em ber
of s t af f to b l en d i n. T her e ar e a ls o
ot h er s u p por t in g gu i d e li n es c r ea te d b y
s taf f f o r t he s am e g oa l .
10 . T h e s oc i al s e r vi c e pr o vi d er o per a tes i n c om pl i a nc e wi th m anda t or y
na t io n a l le g is l at i on , pr o v id i ng a p pr opr i at e w ork in g c o nd i t io ns , a d e qu a te a n d
agr e e d s t af f le v el a n d s t af f rat io , a n d a p p rop ri a te r e war d in g f or s taf f an d
v o lu nt e er s .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
11
T he s oc i a l s er vic e pr o v id er op er at es i n
c om pl i anc e wi th m a nd a tor y n at i on a l
l eg is l at i on . It was c h e c k ed b y th e f un d er
in 2 01 4. W ork ing c on d it i o ns , s t af f
l e ve l /ra t io a nd r e war d in g s ys t em was
f ou nd a d eq u at e.
T he s am e pr i nc i pl es as f or f u l l - t im e
s taf f a p p l y a ls o f or t he v o l un t eer s .
Ris k an a l ys is r e qu ir e d by the
O c c u pa t io n al H ea l th an d S af et y Ac t is
c arr ie d o ut o nc e in 3 ye ar s . Ne w
ap pr o ac h , j us t r ec e n tl y s ta r t ed , is t o
def in e a n d to e v a l ua t e th e r is k s b y th e
te am of s taf f m em ber s ( pr e vi o us r is k
an a l ys is was d on e b y e x t er na l b od y) .
T here is p la n t o an d f un d i ng f o r t he
rec o ns truc t io n o f t he he a ti n g s ys t em of
on e of t he o l d es t b u i l di n gs . T he ne e d
c am e f rom r is k an a l ys i s , n o t f r om urg e nt
ne e ds .
11. The social ser vice provider trains all staff based on a plan f or
lear ning and development and evaluates the eff ectiveness of the
training.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
12
T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er c o l l ec ts t he
i de as f or l e ar n i n g a n d de v e l opm en t f rom
an n ua l de v e l opm e nt dis c us s i on wi t h
eac h i nd i v i du a l m em ber of t h e s t af f , an d
f rom the f ee d bac k of s tak e ho l d ers an d
f rom aud its . T he s t af f de v e l opm en t p l an
is p art of t h e s er v ic e pr o v id er ’s a nn u al
p la n. T he t r a i n in gs i n 2 0 15 f oc us e d o n
em po werm en t, c onf id en t ia l i t y a nd da ta
pro t ec t i on .
T he ef f ec t i ve n es s of t he tr a i ni n gs is
e va l u at ed on i n di v i du a l l e ve l t hru
de v e l opm en t d is c us s i ons an d on
c o ll ec ti v e l e v e l t hr u t he p er f or m a nc e of
th e a nn u al p l a ns , f ee d bac k f rom
s tak e ho l de r s . Pl a ns an d t h e o utc om e
are a ls o d is c us s ed in r e g ul ar
m anag em en t a n d s t af f m eet in gs . T her e
are r ec or ds of a l l tr a i n i ngs a v a i la b l e.
12 . T he s oc ia l s er vic e pr o v i de r a pp l i es re q u ir em ents f or c om pet e n c e i n t h e
i de nt if ie d r o l es a nd f u nc t i ons of s t af f a nd e v a lu at es t hem o n a n nu a l b as is .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
13
T he re q u ir em en ts f or c om pet e nc e p er
eac h ro l e a n d f unc t i on ar e d ef i ne d i n
re le v a nt J o b D es c r i p ti o ns . T hes e J o b
Des c r i pt i o ns ar e r e v i e wed a nn u al l y
bas e d on l eg is l at i on , p er f or m anc e
res u l ts an d s taf f f ee db ac k . New
ap pr o ac h , j us t r ec e n tl y s t art e d ,
enc om pas s es t he r e v i e w d o ne b y th e
te am of s t af f .
T he p erf or m anc e of s taf f is e v al u at e d
an n ua l l y d ur i n g de v e l opm en t
d is c us s i ons .
13 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er r ec o g n is e s th e s taf f as a r es ourc e f or
f ee db ac k on or ga n is at i on a l perf orm anc e , s er v ic e d e ve l o pm ent an d s taf f
de v e l opm en t
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
14
T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er h as def in e d
f ee db ac k c ol l ec t i o n and s t af f
i n vo l v em ent in th e s er v ic e p la n n in g a n d
de v e l opm en t in t he Q u al i t y M a nu a l.
T here is c le ar e v i de nc e of t his
proc e d ure b e i ng im plem en t ed
s ys tem at ic al l y: s um m ar ies of an n ua l
de v e l opm en t d is c us s i ons , p er s on n e l
s at is f ac t io n s ur v e y r ep or ts , s t af f an d
m anag em en t m ee ti n g m em os c o v er in g
th e af or em ent i on e d f ee db ac k , a n nu a l
p la ns inc l u di n g t h e a g r ee d de v e l opm en t
ac t i ons . S t af f c onf ir m ed in t h e ir
i nt er v ie ws t h at th e ir i np u ts ar e us e d i n
th e a nn u a l p la n n in g a nd r e vi e w pr oc es s .
14. The social ser vice provider has mechanisms in place to enhance
satisf action and mot ivat ion of staff
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
15
T he s oc ia l s er v ic e pr o v i d er c o ll ec ts
f ee db ac k on t he pe r s on n e l s at is f ac t io n
an d m ot i v at i o n on c e in 3 ye ars
ac c or d i ng t o t h e pr o c ed ur e; t h ou g h i n
rea l i t y t he y ha v e h a d dif f er en t s ur v e ys
e ver y ye a r n o w. On top of wr it te n
s ur ve ys t he m ana g e m ent is o p e n f or
v erb a l f ee d bac k a nd im pr o v em ent
s ug g es t i ons , as e v id e nc e d t hr u
i nt er v ie ws wi th s taf f an d t hr u m eet i n g
m em os .
T here are m ec h an is m s f or r ec og n it i on
of s taf f in pl ac e, a nd e v i de nc es of
im pl em ent a ti o n. T her e wer e n om in ees
to t h e G o ld e n P ot a to A war d i n 2 01 5 .
15 . T h e s oc i a l s e r vi c e p ro v i de r as s ur es th e r i gh ts of p ers o ns s e r ve d
ou t l in e d in a Ch ar ter of R ig h ts wh ic h is bas e d on t he E U C har t er of
Fu nd am en ta l Ri g hts , t he E ur op e an C on v e nt i on f o r t he Pr ot ec t io n of Hum an
Ri g hts a n d Fu n dam e nt a l Fre e dom s of the Cou nc i l of E uro p e an d o th er
i nt er n a ti o n al h um an r i gh ts c on v e nt i ons , es p ec ia l l y t h os e e l ab or at ed u nd er
th e U ni t ed N at i o ns .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
16
T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der h as i nc lu d ed
th e pr inc i p l es of th e Ch ar t er of Ri g hts
an d ot he r i nt er n at i o na l hum a n ri g hts
c on v e nt i ons i n i ts Q ua l i t y M an u a l a nd
ot h er g u i di n g d oc um en ts . T h e R i g hts
an d D ut i es of p er s o ns s er v e d, a v a i l ab l e
on the wa l ls of e ac h ho us e, ar e
de v e l op e d to g et he r wit h p ers ons
s er ve d , an d ar e a c k no wle d ge d and
m onit or e d by t he s taf f . T her e was
prac t ic e i n p lac e f or t he s it u at i ons wh e n
du t ies wer e n o t r es pe c te d – r ou n d- t a b le
wi t h the p er s o n s er v ed in or d er to
d is c us s t h e s i tu at i o n, th e r e as ons f or it
an d t he im p l ic a t io ns t hr o u gh , a nd t o
reac h a n a gr eem en t f o r t he f u tur e .
T here is pl a n to r e v i e w t h e Ri g hts a n d
Du t ies i n 2 0 16 , onc e t he r ear r a ng em en t
of th e ac c om m oda t i on of pers o ns
s er ve d is c om pl et ed .
16 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o v i d er inf orm s th e pers o n s er ve d a bo ut h is / h er
ri gh ts a nd d ut i es es pe c i al l y t o eq u a l tre atm e nt o n gr ou n ds of a g e, d is a b i li t y,
ge n de r , r ac e , r e l ig i o n or be l i ef an d s ex u al or ie nt a ti o n b ef or e rec e i vi n g t he
s er v ic es .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
17
T he R ig h ts a nd D ut i es of p ers o ns T he p ers ons s er v ed wer e ab l e t o t e l l
s er ve d are a v ai l a b le on t h e wa l ls of ab o ut t he ir r i g hts , b ut n ot so m uc h
ho us es , a n d ar e dis c u s s ed t hr ou g h wi t h ab o ut th e ir d ut i es d ur i ng th e i nt er v i e w.
th e pe rs o ns s er v ed . T her e ar e a ls o It is a d v is e d t o c on s i der m ore v is ua l
s i gn at ur es a v a i la b le of al l p ers ons des c r i pt i o n of t he R ig hts an d D u t ies f or
s er ve d t o ac k no wl e dg e t he R ig hts a nd th e p ers o ns s er v e d to rem em ber t h em .
Du t ies .
In ter vj u u k äig us os k a s i d te e nus es aaj a d
O n t op of c om m on Ri g hts an d D u ti es par em in i n im et a da n en d e õ ig us e id k ui
ap p l ic a b l e at th e s oc ia l s er v ic e k ohus tus i . On s oo v i ta v k aa l ud a
pro v i d er, th er e ar e a ls o m or e s p ec if ic v is ua a ls em at k uj u n du s t te e n us es a aj a te
agr e em ents m ad e a n d d oc um e nt ed i n õ ig us t e l e ja k oh us t us t e le , et n e ed
eac h h o us e b y p er s o n s s er v e d. par em in i m ee les püs ik s i d.
17 . T he s oc i a l s er v i c e pr o v id er h as ac c es s ib l e c om pl a i nt m ana g em ent
s ys tem wh ic h r e gis t e r s f ee d bac k o n perf orm anc e f rom pers o n s s er v ed ,
purc h as er s an d o th er r e le v a nt s t ak eh o ld ers .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
18
T he s oc i al s er v ic e pr o v i de r h as a
pro p er, ac c es s i b l e an d tr a ns p ar e nt
c om pl a in t m an a ge m ent s ys tem ,
i nc l u d in g r e l e v an t pr oc e d ur e , P os t -
box es of J o y a nd Co n c er ns , c o n tac ts t o
th e ad v oc at es , c o n ta c t t o th e C hi l dr en
O m buds m an of th e S ta te . T he p ers o ns
s er ve d ar e a war e of i t , b u t t h er e was n o
e v id e nc e of th is s ys t e m bein g us e d. T h e
pers o ns s e r ve d us e d o th er wa ys of
pro v i d i ng f e e db ac k ( e. g. ho us e
m eeti n gs , C h i l dr e n C ou nc i l, F ac eb o ok
c on t ac t wi t h the So c i al W ork er a nd
d irec t c o nt ac t wit h t he M an a ger ) a nd
wer e s at is f i e d wi th th e wa y t he ir
c onc er ns we r e t ak en c ar e of .
18 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o vi d er res p ec ts t he f u nd am en ta l r ig h t t o s e lf -
de t er m in at i on of t h e per s o n s er ve d . T he y f ree l y de te rm ine t he ir po l i t ic a l
s ta tus an d f r ee l y p ur s ue t h e ir ec on om ic , s oc i al an d c u lt ur a l d e ve l o pm ent .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
19
T he s oc i a l s e r vic e pr o v id er r es ec ts t h e
f un dam en t al r i gh t t o s e lf - de t er m in at i on
of t he p er s ons s er v ed . T h er e a re
reg u l at i ons im p lem en t ed t o g o v er n a n d
gu i d e i t; th es e ar e r e v ie we d an n ua l l y.
Ch i l dre n C o unc i l a n d Ho us e Me e t in gs
are in us e f or c o l l ec t i v e l e ve l a p pr oac h.
T he ri g ht t o s elf - de t e r m ina ti o n a n d t he
ab i l it y t o c ho os e on i nd i v i du a l l e ve l is
prom ot e d an d d e ve l o p ed t hr u I n di v i d ua l
P la ns of p er s o ns s er v ed .
19 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der f ac i l i ta t es th e pers o n s er v e d in c ho os i ng
an d h a v in g ac c es s t o ad v oc at es a nd / or s u pp ort i ng pers o ns .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
20
T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der has
pro v i d ed the te l e ph on e c o nt ac t to
res p ec ti v e ad v oc a t e (l e ga l
rep res e nt at i v e) or ot h er s u pp or ti n g
pers o n ( e. g. f am il y m em ber or
s up p ort i n g f am il y) to e ac h p ers on
s er ve d . P er s ons s er v e d ar e e nc our a ge d
to c o n tac t th em .
T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der has
nom i na t ed C ar e tak er of T r us t f or e ac h
pers o n s er v e d, an d p er s o ns s er v e d a re
enc o ur ag e d t o s p en d 3 ho ur s p er m on th
wi t h t h eir C ar et ak er of T r us t. T he
f ee db ac k f r om the pe r s ons s er v ed , a n d
wis h es to c ha n g e th e nom i na t ed
Car et ak er of T r us t ar e r es p ec t ed .
20 . T h e s oc ia l s er v ic e pr o v i d er def in es a n d doc um en ts its p o l ic y o n et h ic s
th at r es p ec ts a nd as s ur es th e d i gn i t y of th e p ers o ns s er v e d, pro tec ts th em
f rom un du e r is k an d pr om otes s oc i a l j us t ic e
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he po l ic y on Et h ic s is doc um en te d i n
th e Q ua l it y M a nu a l a n d o th er s u pp ort i n g
doc um en ts . T her e wa s c le ar e v i de nc e
thr u s t af f in t er v ie ws t h at e t hic s
pr inc i p les ar e we l l u nd er s to o d an d is
th e b as is f or d a i l y a pp r oac h es .
21
21 . T he s oc ia l s e r vic e pr o v id er op er at es m ec han is m s wh ic h pr e ve n t th e
ph ys ic a l, m ent a l a nd f i na nc i al ab us e of u s ers .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T here ar e doc um en t ed p o lic i es an d
proc e d ures f or pr e ve nt i on of p h ys ic a l,
m enta l a nd f in a nc i a l ab us e of pers o ns
s er ve d a t t he s oc i a l s er v ic e pr o v id er .
T here is a ls o g u i de l i ne f or ac ti o ns i n
c as e a b us e c as e is n ot ic ed or r e p ort e d.
A l l d oc um ents ar e r e v ie we d a nn u a ll y
bas e d o n ac t u al per f or m anc e.
T here was c l e ar e v id e nc e of t he
im pl em ent a ti o n of af or em ent i on e d
proc e d ures th r u s a tis f ac t i on s ur v e y
rep or ts , m ee ti n g m em os a nd i nt er v i e ws
wi t h s taf f a n d p er s o ns s er v e d.
22 . T he s oc i a l s er v i c e pr o v id er pr o v i des s erv ic es i n a s af e s ys tem of
work i n g wit h in a s af e e n v iro nm en t t o e n s ure th e ph ys ic a l s e c ur it y of
pers o ns s er v ed , t he ir f am il i es a nd c ar e tak er s .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
22
T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der has
doc um en te d h ea l th a nd s af e t y p la n f o r
eac h of i ts s er v ic e l oc at i ons . T h es e ar e
c hec k e d r eg u la r l y b y s ta te a ge nc i es a n d
th e f u n der . The St a te H ea l th B o ar d
rep or t f rom 201 5 - 1 0- 14 d id n ot r ec or d
an y n onc o nf or m it i es ; 1 im pr o v em en t
s ug g es t i on is d o ne , 2 ar e i n th e p la ns of
20 1 6 (r e qu ir e i n v es tm en t) .
Ris k an a l ys is r e qu ir e d by the
O c c u pa t io n al H ea l th an d S af et y Ac t is
c arr ie d o ut o nc e in 3 ye ar s . Ne w
ap pr o ac h , j us t r ec e n tl y s ta r t ed , is t o
def in e a n d to e v a l ua t e th e r is k s b y th e
te am of s taf f m em ber s ( pr e vi o us r is k
an a l ys is was do n e b y ex t er na l b o d y).
Im pro vem e nt ac ti o ns bas e d on a u d its ,
ris k a na l ys is , i nc id en t r e po r ts and
f ee db ac k f r om per s o n s s er v ed a n d f rom
s taf f are p ar t of an nu a l p l an of the
s oc ia l s er v ic e pr o v id er .
23 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o vi d er d ef i nes , doc um ents , m on it ors a nd e va l u at es
a s e t of pr inc i p les , v a l ues a nd pr oc e d ur es t ha t go v er n b e ha v i o ur i n s er v ic e
de l i v er y c o nt a in i n g as p ec ts of c o nf i d en ti a l it y, ac c u rac y, pr i v ac y an d
i nt egr i t y.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
23
T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er h as def in e d
an d doc um en te d a s et of pr i nc i p l es ,
v a lu es and pr oc ed u r es t ha t g o v er n
be h a v io ur in s er v ic e de l i v er y. The
pr inc i p les an d va l u es ar e a va i l ab l e i n
th e Q u al i t y Ma n ua l , a nd t he pr oc es s of
s er v ic e d e li v er y is a v a i la b l e o n th e we b -
pa g e of t he s oc i al s er v ic e pr o vi d er .
Pr oc e d ur e g o v er n i ng th e b e ha v i o ur in
s er v ic e d e l i ver y ( C oo per a ti o n P la n) is
s pec if yi n g ac ti o ns a n d i nf or m at io n f l o w
in d if f er en t p r ac t i c a l c as es . All
doc um en ts ar e r e v ie we d an n ua l l y; a
te am of s taf f m em ber s is ga t her e d f or
re v ie wi n g the C o op er a t io n P l an f or
20 1 6.
All i nt er v ie we d m em ber s of s t af f
dem ons tr at e d k n o wl ed g e an d
un d ers t a nd i n g of th e af or em en t io n ed
pr inc i p les a nd pr oc e dur es . M o n it or in g
an d e v a lu at i o n is d on e via i nc id e nt
an a l ys is , s u r ve ys a n d r eg u l ar m ee t in gs .
24 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o vi d er d ef i nes , doc um ents , m on it ors a nd e va l u at es
proc e d ur es f or as s ur i n g c o nf i d en t ia l it y of d at a re g ard i n g t he pe rs o ns s er v e d
an d t he s er v ic e pr o v i d ed t o t hem .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
24
T here is d ef i ne d a n d doc um en te d p o l ic y
an d pr oc e dur e f or as s ur i n g
c onf id e nt i a li t y of d at a r eg ar d in g p ers ons
s er ve d an d th e s er v ic e pr o v id e d to
th em . Ac c es s t o d ig i ta l da ta is m a na g ed
by th e us e of ID - c ar ds . Sh ar in g of
i nf orm at io n t ha t ne e d s t o be r ep or te d
f or th e s ak e of t he s er v ic e q ua l it y or f or
th e pr ot e c t i on of t h e per s o n s er ve d , is
agr e e d wit h th e p er s o n s e r ve d at e ac h
c as e . All g u id i n g d oc um ents ar e
re v ie we d a n nu a l l y; f ee d bac k f rom
pers o ns s er v ed an d s t af f is c o ns id er e d .
A l l in te r vi e we d s taf f a nd p er s ons s er v e d
wer e a war e of th e pr i n c i pl es .
25 . T h e s oc ia l s er v i c e pr o v i d er def in es th e r o les a n d r es po ns ib i l it i es ,
au t hor i ti es a nd t he i nt er r e la t io n of a l l p ers o n n el wh o m a na g e, d es ig n,
de l i v er , s up p or t a n d e v a lu at e t he s er v ic e pr o v is i o n to pers o n s er v ed .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
25
T he ro les an d r es p o ns ib i l it i es of th e
m anag em en t ar e d ef i ne d i n t h e S ta tu t e
of t he s oc i a l s er v i c e pr o vi d er; the
St a tu te is a v ai l a b le o n t he we b - p a g e.
T he ro l es a n d r es p o ns ib i l it i es of s t af f
d irec t l y i n v o l ve d w it h the s er vic e
de l i v er y to t he per s ons s er v ed are
def in e d i n t h e J o b D es c r ip t io ns a nd in
th e pr oc e d ur es of t he s oc i a l s er v ic e
pro v i d er. T h es e ar e c om m unic at e d
am ong ot h er wa ys a ls o v i a m ee t in gs .
26 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o vi d er work s i n p art ners h i p wi th o th er or g an is at i o ns
i n th e pr o v is io n of s er v ic es .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
26
T he s oc ia l s er v ic e p r o v id er work s i n It was n ot e d i n th e i nt er v ie w an d i n t h e
par t ners h i p wit h local m unic i pa l it y, s at is f ac t io n s ur ve y of s c h oo ls th at
f un der , s c ho o ls , n on - f or - pr of it a nd ot h er f urth er d e v e lo pm en t i s ex p ec t ed in t h e
org a n is a t io ns in the pr o v is i o n of c om m unic a ti o n b et we e n t h e s c h oo l (e .g .
s er v ic es . P ar tn er s h ip is es s en t ia l f or Cl as s T e ac h er) an d t he s oc ia l s er v ic e
th e or ga n is at i on in or der t o pr o v id e t he pro v i d er ( e. g . Car e ta k er of T rus t) in
s er v ic es t o p er s ons s e r v ed . ord er to im pr o ve the c o ns is t enc y in
dem an ds a n d p erm is s i ons .
Ch i l dre n C o unc i l has be en es t a b lis h e d
rep res e nt i ng a ll 4 h o us es i n or d er t o In ter vj u us t ja k oo l id e
rep res e nt t he per s o ns s er ve d . ta g as is i d ek üs i tl us es t n äh t us oo tus
tõ h us am a k om m unik at s i oo n i j är e l e k oo l i
T here ar e r e gu l ar m e et i ngs a gr ee d wi t h
(nt k l as s ij u h at aj a) j a t ee n us e p ak k uj a (nt
k e y p art n er s f or e va l ua t in g t he ad d ed us a l d us k as v at aj a) v ah e l, et ta g ad a
v a lu e an d f u tur e p la ns . T h e ef f ec t i ve
nõ u dm is t e j a l ub a de ü hts us t .
par t ners h i p is e v id e n c ed th r u m ee t in g
m em os a nd in te r vi e w s . E. g. t h e r o un d -
ta b le m e et i ngs wi t h s c h o o ls have
im pro v ed the b l en d i ng in of s erv ic e
us ers in t o th e s c h o ol c om m uni t y.
27 . T h e s oc i a l s er vic e p r o v i de r work s i n p art n ers h i p wi t h p ers o ns s e r ve d,
purc h as er s an d o th er s tak e ho l de rs i n th e d e v e lo pm en t of s er v ic es .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr o gr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
27
T he s oc ia l s e r vic e pr o v i d er i n v ol v es
pers o ns s er v e d ( t hr u Ch i l dr e n C o unc i l ,
Ho us e Me et i n gs ) , s o c i al p ar tn er s a nd
f un der i n t h e as s es s m ent of n e e ds a n d
i n t h e de v e l opm en t o f s er vic es . I n pu ts
are m ai n l y c o l lec te d t hr u s a t is f ac t i o n
s ur ve ys an d r e g ul ar m eet i ngs ; a ls o
i nc i d en ts ar e a n a l ys ed . R el e v an t
doc um en ts ar e a va i l a b l e.
B as e d on th e f e ed bac k tr ai n i ng f or
te ac hers of c h i l dr en wi t h s p ec i al n e eds
was arr a ng e d i n 20 1 5 ; als o tr ai n i ng f or
par e nts of c h i l dr en w it h s p ec i a l ne e ds
was c ar ri e d o ut b as ed on s uc h in p ut .
28 . The s oc i a l s er v ic e p ro v i de r inc l ud e s p ers o ns s er v ed as ac t i v e
par t ic ip a nts in p la n n in g a n d h a ve s et up a p pra is a l m ade u p of a n on- g oi n g
s truc tu r e d d i a lo g ue pr oc es s in th e m ana g em en t of th e s er v ic e, i nc l ud i n g th e
def in i t io n of th e n e ed s , th e d ef i n it i on of th e s er v ic es , as we l l a s of the
e va l u at i on of q ua l i t y.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
28
T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er h as def in e d
po l ic y and pr oc e d ur es f or ac t i v e
i n vo l v em ent of per s ons s er v e d in
as s es s i n g n e eds , p la n ni n g an d
e va l u at i on of t h e s er vi c es in t he Q u a l it y
Ma n ua l a nd i ts s u p p or t i ng pr oc ed ur es .
T here ar e I n d i v id u a l P la ns def in e d a nd
re v ie we d 1 …2 t im es a ye ar to g et h er
wi t h p er s ons s er v ed a nd th e ir
ad v oc at es . Ad d it i o n a ll y e - D i ar y is
es t a bl is h ed an d us e d per per s o n s er v e d
wh er e d ai l y e ve nts ( i n c l. f o od an d o th er
ge n er al e v en ts ) , s ug g es t i ons a nd
c onc er ns ar e r ec o r de d . E - D i ar y is
re v ie we d d a i l y b y t he S oc i a l W ork er an d
Ma n ag er .
P art ic i pa t io n is f ac il i t at e d t hr u r e gu l ar
m eeti n gs , e .g . H ous e M ee t in gs ,
Ch i l dre n C ou nc i l. T he r es u l ts are
re v ie we d a n d tur n ed i nt o ac t i o n p la ns i n
s taf f a n d m an a gem en t m eet i ngs .
29 . T he s oc i al s er v ic e pr o v id er i ns t it u tes an a nn u a l e v a l ua t io n of
par t ic ip a ti o n of per s o n s s er v e d bo t h o n i nd i v i du a l a nd / or gr ou p b as i s .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t he s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
29
T he p ar tic i p at i on of per s o ns s er ve d is
f ac i l it at e d an d e v a lu at e d t hr u s ur ve ys
(at l e as t o nc e in 3 ye a r s ) , r e gu l ar
m eeti n gs , C h i l dr e n C ou nc i l, F ac eb o ok
c ha ts , e - D i ar y. Mos t of t h es e
ap pr o ac h es ha v e be e n de v e lo p e d
to g et her wi t h per s o ns s er ve d .
A nn u a l p la n i nc l u de s obj ec t i v es f or
im pro v i ng p ar t ic i pa t i on o p por tu n it i es
bo t h on in d i v id u a l a nd gr o up b as is .
30 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o vi d er o pe ra tes s pec if ic i ns tr um ents f o r us ers t o
im pr o v e th e ir pe r s o n a l em p o wer m en t a n d p ers o n a l s it u at i on a nd t ha t of
th e ir c om m un it y
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
30
T he a n nu a l p l a n of t he s oc i al s er v ic e In d i v id u al P l a ns of p ers o ns s er v ed
pro v i d er inc l u des o bj e c ti v es to im pr o ve i nc l u de p l a ns to i m prov e p ers o n a l
pers o n al em po we r m en t of p ers ons em po werm en t; ho we v er t h e f ol l o w - u p of
s er ve d . T he I n d i v id u a l P l a ns i nc lu d e th es e p l ans is c urre n tl y l ef t m os t l y o n
re le v a nt p l ans on p er s o n l e ve l . th e Car et ak ers of T rus t. It is a d v is e d to
Car et ak er of T r us t is th e k e y per s o n in c ons i d er s im pl e, gr ad u a l and s hor t
s up p ort i n g t he im pr o v em ent of p ers o na l (2… 6 m ont hs ) ac t io n p la ns t ha t p ers o ns
em po werm en t. s er ve d c ou l d f ol l o w up d ai l y by
th em s el v es . T h es e p l ans n ee d t o be
It wa s no te d t ha t m os t of p ers o n s s up p ort e d by s i m ple rem i nd ers
s er ve d ha v e h o bb i es ( im pr o v in g t h e ir
(c hec k l is ts ar e a lre a d y i n us e).
s e lf - c onf i de nc e) , a nd th er e have not
be e n s c h oo l dr o p - ou ts i n l as t 2 ye a rs . J uh t um ip la a n id s is al da v a d j õ us t am is e
tu g e vd am is e p la a ne . Ne nd e p la a ni d e
j äre l e v al v e on p eam is e lt j ä et u d
us a l d us k as v at aj at e õ l u le . O n s oo v i ta t a v
k aal u da l i hts am ai d , j ärk - j ärg u l is i ja
l üh em aaj al is i ( 2… 6 k u ud)
te g e vus p la a ne , m id a te e n us es a aj a d
s uu d ak s id is e oma h arj um us t e
k uj un dam is el j är g id a . N e ed p l aa n i d
pe ak s i d o l em a t oe t at ud l i hts at e
m eel de t ul e tus te g a (k üs im us te g a t ab e l id
on j u b a k as ut us e l) .
31 . T he s oc i a l s e r v ic e pr o v id er o p er a tes s pec if ic m ec h a n is m s f or
es t a bl is h in g a n em po w er in g e n v iro nm en t.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
31
Car et ak ers of T r us t, Ho us e Me e ti n gs ,
Ch i l dre n C ou nc i l e tc . s u pp or t th e
em po wer i ng en v ir onm en t a t th e s oc i al
s er v ic e pr o v id er . St af f is a war e of t he
pr inc i p les an d f ac i l i ta t es the
em po werm en t of p er s ons s er v ed . T he
prac t ic es ar e d is c us s ed in t he s t af f
m eeti n gs ; tr a in i ng is ag r e e d wh en
ne e de d .
32 . T he s oc i al s er v ic e pr o v i der s e lec ts pr ogr am m es wh ic h are bas e d o n a
ne e ds as s es s m ent at th e l oc at i on wh ic h i s m os t c o n ve n i en t f o r th e p ers on
s er ve d , f am i l y a nd c a r e tak er s .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der h as s e l ec t ed
pro gr am m es b as e d on n e eds
as s es s m e nt d ef i ne d to g et h er wi t h
f un der , l oc a l m unic i p a li t y a n d p ers o ns
s er ve d . Yo u t h Hom e is p l an n ed in 20 1 6.
T he l oc at i on of the s oc i a l s er v ic e
pro v i d er is c o ns id er e d c o n v en i en t.
33 . T he s oc i a l s er v i c e pr o v id er of f ers p rog ram m es c ons is te n t wit h t h e
i de nt if ie d n ee ds of i ts c us t om ers an d o bj ec t i v es f or t h e pr ogr am m e.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
32
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he pr og ram m es of f er ed b y t he s oc ia l
s er v ic e pro v i d er ar e c ons is te n t wit h t he
i de nt if ie d ne e ds of f un d er an d ot h er
s oc ia l par t ner s . Yo ut h H om e wi l l be
op e ne d in 2 01 6 f or th e c o nt i n uum of
s er v ic es , tr a i n in gs t o s u pp or t t e ac h ers
an d pa re nts of c h i l dr e n wi t h s pec i a l
ne e ds ha v e b ee n a dd ed t o th e a ge n da
of t he s oc i a l s er v ic e pr o v i d e r , d a y- c ar e
was o p en e d i n 2 01 5 .
O bj ec t i ves f or pr o gr a m m es ar e l is te d in
th e a nn u a l p la n a n d r e v ie we d t hr ou g h
th e a n nu a l p l an n i n g pr oc es s . T he
s uc c es s of pr o gr a m m es is a ls o
m onit or e d th r u s ur v e ys of p ers o ns
s er ve d a n d s ur v e ys of s oc ia l p ar tn ers .
34 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der o per at es in d i v i du a l pr oc es s es t h at are dr i ve n
b y th e n e eds of t he p e r s on s er ve d .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
33
T he s oc i al s er v ic e pr o v i d er o p era te s
i nd i v i du a l p r oc es s es t ha t a r e dr i ve n b y
th e ne e ds of t h e p e r s on s er v e d a n d
de l i v ers ap pr opr i a te s er v ic es . The
s c ho o l a n d h ob b i es a r e s e l ec t ed b as e d
on t he c a p ab i l it i es a nd wis hes of t h e
pers o n s er v ed .
T he i de nt if ie d n e eds an d ex p ec t at i ons ,
agr e e d s er v ic es an d de v e l op m en t pl a ns
are r ec ord e d i n t h e I nd i v i du a l Pl a n of
th e p ers o n s er v ed . P l ans ar e r e v i e we d
at le as t a nn u a l l y t og e th er wi th th e
pers o n s er v ed an d h er /h is a d v oc a te .
35 . T h e s oc i al s e r vic e pr o v id er d oc um ents t he p l a nn i n g of s er v ic e s b as e d o n
th e id e nt if ic a ti o n of in d i vi d ua l n ee ds an d ex pec t at i ons of p ers ons s er ve d i n
an I n d i vi d ua l P la n.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r i t er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
34
T he i de nt if ie d n e eds an d ex p ec t at i ons , T he I nd i v i du a l plan c on ta i ns ac t io n
agr e e d s er v ic es an d de v e l op m en t pl a ns p la ns t o im pro v e t h e em po werm en t a nd
are r ec ord e d i n t h e I nd i v i du a l Pl a n of qu a l it y of l if e. It was no t ed th at s e ld om
th e p ers o n s er v ed . T he Pl a ns c o nt a in th e pers o n s er ve d w as r es p o ns i b l e f or
des ir e d s i t ua t io n of t he p er s o n s er ve d, th e a gre e d ac ti o n p la ns . T he f o l lo w - up
o ver a l l g o a ls a nd m or e s pec if ic of t hes e p la ns is m os t l y l ef t on t h e
obj ec t i v es , m et h ods / ap pr o ac h es an d Car et ak ers of T rus t. It is ad v is ed t o
res p o ns ib i l it i es . E ac h In d i v id u al Pl a n is c ons i d er s im pl e, gr ad u a l and s hor t
agr e e d by t he p er s on s er v e d and (2… 6 m ont hs ) ac t io n p la ns t ha t p ers o ns
her / his ad v oc at e. W r itten e v i d enc e s er ve d c ou l d f ol l o w up d ai l y by
ex is ts . th em s el v es . T h es e p l ans n ee d t o be
s up p ort e d by s i m ple rem i nd ers
T he perf or m an c e is m oni to r e d a nd (c hec k l is ts ar e a lre a d y i n us e).
f ee db ac k is ga th er ed via e - D i ar y,
s ur ve ys a n d c h a ts wi t h C ar et ak er of J uh t um ip la a n id s is al da v a d j õ us t am is e
T rus t. tu g e vd am is e ja e l uk va l i te e di
par a n dam is e p l a an e. Har v a o l i ne n de
p la a ni d e e l lu v i im is e e es t vas tu t a v
te e nus es aaj a is e. Ne n de pl a an i d e
j äre l e v al v e ol i p eam is e lt jäetud
us a l d us k as v at aj at e õ l u le . O n s oo v i ta t a v
k aal u da l i hts am ai d , j ärk - j ärg u l is i ja
l üh em aaj al is i ( 2… 6 k u ud)
te g e vus p la a ne , m id a te e n us es a aj a d
s uu d ak s id is e oma harj um us t e
k uj un dam is el j är g id a . N e ed p l aa n i d
pe ak s i d o l em a t oe t at ud l i hts at e
m eel de t ul e tus te g a (k üs im us te g a t ab e l id
on j u b a k as ut us e l) .
36 . T he s oc i al s er v ic e pr o v i d er i d e nt if i es , d oc um en ts , a nd m a in t ai ns t he k e y
s er v ic e d e l i ver y pr oc es s es t o th e p ers o ns s er v ed in l i n e wi th its vis i o n,
m is s io n s ta t em ent a n d q u al i t y p ol ic y.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
35
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der has T he ac c es s i bi l i t y of t he d oc um e nt at i on
i de nt if ie d a nd d oc um en t ed t he has b e en im pro v ed . H o we ve r, it is
proc es s es of th e k e y s er v ic e de l i v er y i n ad v is e d t o es t a bl is h b et ter s ys t em of
th e Co o pe r a t io n P l an and ot he r v ers io n i ng (e . g. a p pro v a l da te s , v ers i on
proc e d ures . T he p r oc ed ur es ar e in l i ne num be rs ) of t h e pr oc ed ur es in or de r t o
wi t h th e v is io n, m is s i on an d q u a li t y pro v i d e e v id e nc e of p e ri od ic re v i e ws .
po l ic y of th e s oc ia l s er v ic e pr o v id er .
Dok um en ti d e k ätt es a a da v us on
T he pr oc e d ur es ar e r e v i e wed an n ua l l y.
par a n en u d. L is ak s o n s oo v i ta t a v l uu a
j uh e nd d ok um ent id e ve rs i o on i h a ld us e
s üs t e em (nt k i n n it a m is e k uu pä e v a d,
v ers io o n in um bri d) , et t õ en d a da
dok um en t id e p er io o d il i s t ü le v a at us t .
37 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o v id er r e vi e ws th is d e l i ver y p roc es s a n d m ain t ai ns
c on tr ol o ver t h e d el i v e r y of th e s er v ic e.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he p erf or m anc e of th e Co o p era t io n
P la n and ot h er pr oc ed ur es ar e
m onit or e d a nd r e vi e w ed r eg u l ar l y thr u
m eeti n gs a nd an n ua l p l an n in g pr oc es s .
T here is in t er n a l a u d it pr oc ed ur e an d
prac t ic e es t ab l is h ed at th e s oc i al
s er v ic e pro v i d er . R es u lts ar e r ep or te d i n
th e a nn u a l r e por t.
38 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er e ns ur es th at the pers o n s er v ed c a n ac c es s a
c on t in u um of s er v ic e s th at s p a n f rom ea rl y i n ter v e nt i o n to s u pp or t a nd
res p o n d t o c h a ng i n g r eq u ir em ents o v er t im e .
36
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t he s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der has
c ons i d ere d t he c o n t i nu um of s er v ic es
f or th e ta r g et gr o u p of per s o ns s er v ed
f rom opp or tu n it i es of he l p f am i l ies wit h
c h il dr e n wit h s p ec ia l ne eds to s m oo th
b le n di n g i nt o a du l t l if e of p ers o ns
s er ve d . T he d a y- c ar e was o pe n ed i n
20 1 5 a n d tr a in i n gs f or pa r e nts h a ve
be e n arra n ge d ; Yo u t h H om e wi l l be
op e ne d i n 2 0 16 .
S er v ic e de l i v er y p er f o r m anc e a n d f ut ur e
op p ort u n it i es are d i s c us s e d in the
reg u l ar m eet i ngs wi t h f un d er , s oc i a l
par t ners an d p er s ons s er ve d .
39 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v i d er d e ve l o ps a s eam l es s c o nt i n uum of s er v ic es a nd
red uc es b ar r ier s i n a m ult i - d is c i p li n ar y or m u lt i - ag e nc y s et t in g .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
37
T he s oc ia l s er v ic e p r o v id er d e v el o ps a
s eam l es s c o nt i nu um of s er v ic es and
work s ac t i v e l y i n r e d u c i ng bar r i ers in a
m ult i- d is c i p li n ar y a nd m ul t i- a g enc y
s et t in g. I t is par t of a n nu a l p l an n i ng an d
an n ua l r ep or ts .
O n i nd i v i du a l l e ve l t he m ult i- d is c i p l in ar y
an d m ult i- a ge nc y s er v ic es ar e par t of
In d i v id u al Pl a ns . The s oc i a l s er v ic e
pro v i d er tak es c ar e t ha t th is c om p lex
s et t in g wo u ld n ot c aus e ba r r i ers for
pers o ns s er v ed i n r ec e i vi n g th e s er v ic es
ne e de d ( e . g. m ed ic a l ex per ts ,
tra ns por t at i on , f oo t ba l l c am ps , Yo u th
Hom e).
40 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o vi d er o pe ra tes s er v ic es f rom a h o l is t i c a p pro ac h
bas e d o n t he ne e ds a nd ex p ec ta t io ns of t h e p ers o n s er ve d wit h th e a im of
im pro v i ng t h e qu a l it y of lif e f or t h e pe rs o n s er ve d .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
38
T he s er v ic es pr o v id ed by t he s oc ia l
s er v ic e pr o v id er ar e bas e d on th e
ho l is tic a ppr o ac h . T he n ee ds an d
ex p ec ta t io ns of t h e p er s o n s er ve d are
c ons i d ere d f r om th ei r qu a l it y of l if e ( e. g.
l i v in g arr a ng em en ts , s u p por t, f ri en ds ,
etc .) p o i nt of v i e w. S at is f ac t io n s ur ve y
of p ers ons s er v e d is us ed t o e va l u at e
th e tr e nd of q ua l i t y of l if e o n c ol l ec ti v e
l e ve l .
T he q ua l i t y of l if e f or eac h pers o n
s er ve d , e v a lu at i o n of t he s ta tus a nd th e
de v e l opm en t p la n ar e r ec o r d e d in t h e
In d i v id u al P la n .
41 . T h e s oc i al s er v ic e pr o vi d er i d en t if i es t he ne e de d c om pe te nc es , s k il ls
an d s u p por t f or s taf f t o e nh a nc e t h e qu a l it y of lif e f or p ers o n s er v ed .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he n ee d ed c om pet e n c i es a nd s k i lls of
pers o n ne l t o en h anc e t he q u a li t y of lif e
f or pers o ns s er v e d ar e d es c r ib e d i n t h e
J ob D es c r ip t io ns ; C oo per a ti o n P la n a nd
ot h er proc e d ur es pr o v id e s u pp or t f or
s taf f . T he r es p ec t i v e c om pet e nc ies an d
s k il ls are a n a l ys e d a nd m on it or ed t hr u
an n ua l d e v e lo pm en t d i s c us s io ns .
42 . T h e s oc i a l s er vic e pr o vi d er i de nt if ies i ts bus i n es s r es u l ts a n d pr o vi d es
f orm al p er io d ic a n d i nd e pe n de n t re v i e w a nd pr oc e d ures to ac h ie v e t h e
tar g et ed r es u l ts .
39
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he s oc i a l s er vic e pr o v i d er pr o v i d es
f orm al a nn u a l r e po r t s c ov er i ng b ot h
ec o n om ic an d op er at i on a l p er f or m anc e .
B ot h ar e b as e d o n r es p ec ti v e a n nu a l
p la ns . T he r e por ts ar e r e v i e we d by
i nd e pe n de nt Au d it or an d t he Bo ar d of
Ma n ag em en t.
Loc a l m un ic ip a l it y c o nf ir m ed th at th e y
are f u l l y a wa r e of p la ns , pr oc es s es a nd
res u l ts of t h e s oc i al s er vic e pr o v i d er.
Ma n ag er of t he s oc i a l s er v ic e pr o vi d er
par t ic ip a tes i n t he m ont h l y m ana g em ent
m eeti n gs o f t h e l oc al m unic i pa l it y.
43 . T h e s oc i al s er v ic e pr o vi d er i d en t if i es an d re g is t ers t he ou t c om es a n d
be n ef i ts f or per s o n s er ve d of t he r ec ei v e d s er v ic es o n i nd i v i du a l a n d
c o ll ec ti v e b as is .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
40
T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er r ec or ds t he
ou tc om es an d b en ef i t s of t he r ec e i ve d
s er v ic es f or per s o n s e r v ed i n e - D iar y on
da i l y b as is a n d in t he In d i v id u a l Pl a n in
th e m or e s um m ar is ed f or m at.
O n c o l lec t i ve b as is t he o u tc om es an d
be n ef i ts ar e r ec or d e d i n t he m eet i n g
m em os ( Ho us e M e et i ngs , Ch i l dr en
Co u nc i l) . S um m ar y of ou tc om es and
be n ef i ts is wr i tt e n a ls o i n to a n nu a l
rep or t.
44 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er e v a l ua tes its bus i n es s res ul ts i n or der to
de t er m in e b es t va l u e f or purc h as ers an d f u nd ers ( ‘b es t v a lu e ’ c a n a ls o be
ex pr es s e d i n r e la t io n to t h e i nc re as ed qu a l i t y of lif e of f ere d t o th e p ers o n
be i n g s er v ed) .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
41
T he s oc ia l s er vic e pr o v i der e va l ua t es i ts T here is a lre a d y d at a a v ai l a bl e f rom
bus i n es s r es u l ts in o r de r t o de t erm in e s e ver a l ye ars , bu t th e r es u l ts ar e
th e b es t v a lu e f or per s o ns s er v ed , rec o rd e d in s e p ar at e r ep or ts . I n ord er t o
s oc ia l par t ner s an d f u nd er bas e d o n t h e s ee t h e t re n ds an d to v is u a l is e t h e
im pl em ent a ti o n of t he a nn u a l p l a n, ef f ec ts of ac t i o ns tak e n, it is a d vis e d t o
perf orm anc e m etr ic s an d t h e r es u lts of c om pi l e res u lts of key m etr ic s i n to
s ur ve ys . T he im pr o v e m ent of t he q ua l i t y rep or ts c o v er in g res u lt s of s ev era l ye ars
of l if e as s p ec if i ed i n t h e I n d i vi d ua l ( 3… 5) .
P la ns of p er s o ns s er v ed is c o ns i d er ed .
J ub a o n o l em as m itm e aas t a t u lem us e d ,
ag a a ndm ed p a ik n e va d er i ne v at es
aru a n ne tes . Et n äh a tr en d e ja
et te v õ et u d p are n d us t eg e v us t e m õj us id ,
on s o o v it a ta v k oo nd ad a ol u l is im ate
m õõd ik ut e tu l em us e d üh t e ar ua n des s e ,
m is k äs it l eb m it ut a as t at (3 … 5).
45 . T h e s oc i a l s er v i c e pr o v i d er e va l ua t e s th e i nd i v i d ua l a nd c o l lec t i ve
s at is f ac t io n of pe r s o n s s er ve d an d ot h er s tak e ho l de rs b y i nt er n a l a n d/ or
ex t er na l e v a l ua t io n.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
42
T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er h as def in e d T he tr e nd of s at is f ac t i on im pr o vem en t is
to as k f or m al f e e db a c k on s at is f ac ti o n d if f ic u lt t o f o l l o w wh e n d if f ere nt s ur v e y
f rom pers ons s e r ve d , s oc i a l p art n ers ap pr o ac h es ar e in us e. It is
an d p ers on n e l onc e in 3 ye ar s . In r ea l it y rec om m end ed to s e l e c t a nd k e ep o ne
th es e s ur v e ys h a v e be e n d o ne m ore ap pr o ac h or c e rt a in key q u es t i on(s )
f req ue nt l y. The s ur v e y r es ul ts ar e o ver l o ng er p er io d of tim e f rom s ur v e y
an a l ys ed an d di s c u s s ed thr o u gh in to s ur v e y f or m on i to ri ng t he tr en d a nd
res p ec ti v e m ee ti n gs , as e v id e nc e d in f or e v a lu a ti n g the e f f ec ts of ac t io ns
th e m ee t in g m em os , i n or der t o d ef i ne tak e n.
ap pr o pri a te ac t i on pl a ns . T he
Ra h ul o l u k as v u on k e eru l i n e j ä l gi d a, k u i
s um m aris ed r es u lts an d ac ti o n p la ns
k as ut at ak s e er i ne v a id m etoo d ik ai d võ i
are c om m unic a te d t o a l l s tak e ho l d ers .
k üs im us tik k e. O n s o o v it at a v va l i d a j a
ho i d a k in ni üh es t
m etoo d ik as t/k üs im us t i k us t v õ i k in d la tes t
o lu l is im ates t k üs im u s tes t, et s a ak s
j äl g i da tre n d i ja an d a h i nn a gu t
et te v õ et u d pa re n dus te ge v us te l e.
46 . T he s oc i a l s e r v ic e pr o v id er p ro v i des ac c es s i b le an d e as il y
un d er s t a nd a b le r ec or ds on o utc om e, i nc l ud i n g p ers o na l p erc e pt i on a n d
ac h i e v em ents
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he r ep or t on o utc om es is
c om m unic a te d to s t a k eho l der s i n th e
f orm and la n gu a ge th e y u n de rs t an d .
Re p ort i ng t o p er s o ns s er v ed is do n e
v erb a l l y, s up p or t e d b y m eet i ng m em os .
T he a n nu a l r e por t of th e s oc ia l s er v ic e
pro v i d er inc l ud es ex a m ples of pers o na l
perc e pt i o ns an d ac h ie v em ents .
43
47 . T h e s oc i a l s er v ic e pr o v i d er ac t i v el y d is s em in at es org a n is a t io n perf orm anc e
am ong its s t af f , s er v ic e us er s an d ex t ern a l s tak e ho l de rs .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he s oc ia l s er v ic e pr o v i d er ac t i v e l y T rend c h arts wou l d v is u a l is e t he
d is s em i na tes i ts per f or m anc e t o s oc i a l ac h i e v em ents , b ut c ur ren t l y t he n um eric
par t ners , f un d er , p er s on n e l an d p ers o ns da t a is h id d en i n t he s e nt e nc es a n d in
s er ve d v ia r es pec t i ve r eg u l ar m eet i ngs . th e s ep ar at e r e por ts of d if f ere nt ye ars .
It is e v i d enc e d i n th e m eeti n gs m em os . It is ad v is e d to c ons i der v is ua l is in g t h e
ac h i e v em ents t hr u tr e nds of qu a nt it a ti v e
T he a n nu a l r e por t of th e s oc ia l s er v ic e m etric s .
pro v i d er inc l u des s u m m ar y of a n nu a l
p la ns a nd t he ir r es u lts , ex am pl es of T rend i gr aaf ik ud a n n ak s id v õim a lus e
pers o n al per c e pt i ons an d ac h ie v em en ts . par em in i k u va d a s a a v ut us i, ag a pr a eg u
on num br i lis e d a n dm ed pe i d us l a us e te
v ah e l j a er i ne v a te a a s ta te ar ua n n et es .
On s oo v i ta t a v k aa l ud a s aa v u tus t e
k uvam is t n um bri l is t e t u lem us t e tr e nd i de
k aud u.
48 . T h e s oc ia l s er v i c e pr o v i d er has a s ta n dar d pr oc e d ur e f o r c o nt i n u o us
im pro v em ent on t h e b as is of a n im pr o vem en t c yc l e.
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
44
T he c o nt i nu o us im pr o vem en t c yc le is
doc um en te d in t he f or m at of t he
de v e l opm en t p l ans a n d th e a n nu a l p la n .
T his a p pr oac h has b ee n im pl em ent e d
s uc c es s f ul l y at t he s oc i a l s er v ic e
pro v i d er, an d h as b e en im pr o v ed o v er
ye ars . The a p pr o ac h of SM A RT
obj ec t i v es i n t h e a nn ua l pl a n h as b e en
def in e d i n th e Q u a l it y Ma n ua l .
T he r es u l ts of qu a l it y im pr o v em en t
proj ec ts ar e d oc um en t ed , an d t he
s um m ar y is r ec or de d in the a nn u a l
rep or t.
49 The s oc i a l s er v i c e pr o v i der i d en t if i e s perf orm anc e i n d ic at ors f or
m eas ur in g t he r es u l ts of t h e im pro v em ent ac ti o ns .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
T he de v e lo pm en t ob j ec t i v es t o ge t her
wi t h perf or m anc e in d i c at or s a nd t ar ge ts
are d ef i n e d in t he a n n ua l p l an . Pr oj ec ts
are s t ar te d t o ac h i e v e t he o bj ec t i v es of
th e an n ua l p l an . E. g . t he s u p er v is i o n
proj ec t was s t ar te d f or im pr o v in g th e
te am s upp or t ( m eas u r ed v i a p er s on n el
s at is f ac t io n s ur v e y) a n d f or r ed uc i ng t h e
s ic k nes s d a ys . T h e r es u l ts of pr oj ec ts
are e va l ua t ed b as e d on t h e c r i ter i a i n
th e a nn u a l p la n.
45
50 . T h e s er v ic e p r o v i der in tr od uc es an d m an a ges in n o va t i ve wa ys of work i ng
th at ha v e b ee n i d en t if i ed bas e d on t h e n ee ds of s tak e ho l d ers .
Rem ark f rom th e au d it or :
T he s er v ic es of t h e s o c i al s er v ic e pr o v i der m ee t t his c r it er i on of t h e EQ U A S S
As s ura nc e c er tif ic a t io n pr ogr am .
Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents
e- D i ar y a nd C ar e t ak er of T r us t wer e
es t a bl is h ed in or der to s u p p or t b e tt er
th e p ers o ns s er v e d i n th e ir d e v e lo pm en t
an d in ord er t o n ot ic e ti n y s t eps on t h e
im pro v em ent p at h . C h i l dr e n Co u nc il was
es t a bl is h ed f or im pr o v i n g the
c om m unic a ti o n wi t h p er s o ns s er v e d,
an d f or t he ir e n ha nc e d p ar t ic i pa t io n i n
th e d ec is io ns an d p l a nn i n g. E - D i ar y a n d
th e Ch i l dr e n Co u n c i l ha v e b ee n
c ons i d ere d as b es t pr ac t ic es am on g
s im il ar s oc i a l s er v ic e pr o v i d er s .
Yo u th H om e f or pe r s ons s er v ed wh o
ha v e b ec om e 18 b ut c on t in u e th e ir
s tu d ies , t h e d a y- c ar e an d t h e tr a in i ngs
f or p ar en ts an d te a c her s of c h il dr e n
wi t h s p ec ia l n ee ds h a ve gr o wn ou t of
th e n ee ds of s tak e ho l d er s .
T he a b o v em ent i on e d pr oj ec ts wer e we l l
m anag e d, m on it or ed an d d oc um ent ed .
On top of th a t, th e social s er v ic e
pro v i d er ac t i v el y s e ek s op p or t u n it i es t o
s har e t he ir le ar n in g s and i nn o v at i v e
ap pr o ac h es wi th o th er s ubs t it ut i o n
hom e s er v ic es p r o v i d er s , an d t o l ear n
f rom othe r s t hr u r e gu l ar m eet i ngs a nd
s it e vis i ts .
46
4. Agreed additional development / improvements
T he a pp l ic an t d ec i d ed on th e f o l lo wi n g im pro v em ent ac t i on s an d/ or
ad d it i o na l d e v e lo pm en t f or t h e pe ri o d of t wo ye ars :
Sho rt d es c ri ptio n of the a cti on s
( in clud ing SM ART ob je ctiv es )
1 Fur th er d e v e lo pm en t of th e q u al i t y s ys t em doc um ent a ti o n:
es t a bl is h in g s ys tem th at pr o vi d es c le ar o ver v i e w of doc um en t
v er s io ns a n d th e ir l as t re v i e w d a te .
De a dl i n e: e n d of Marc h 2 01 6
K v al i te e d is üs t eem i dok um en ta ts io o n i e das i ar en d am in e:
j uh e nd d ok um ent id e v ers io o n id es t ja n en d e v i im as es t
ü le v a at us e k uu pä e v a s t s e l g et ü l e va a de t a nd v a s üs t e em i
l oom i ne .
T äht ae g : m ärts i l õ pp 2 01 6
2 Fur th er us a g e of q u an t it at i v e m etr ic s an d de v e lo pm en t of
r ep or ts : c om pi l e t he res u l ts of k e y m et ric s in to r e po rts
c o ver i n g r es ul ts of s e v era l ye ars (3 … 5) i n ord er t o s e e t h e
tr e n ds an d t o v is u al is e t he ef f ec ts of ac t i ons tak e n.
De a dl i n e: r eg u l ar l y e v er y ye ar wh en c om p il i n g t he an n u al
r ep or t.
K v an i ta t i i vs e te t ul em us te e das i ne k as ut am i ne j a aru a nn e te
ed as i ar e n dam i ne : o l u lis im at e m õõd ik u t e tu lem us t e ü ht e
ar u a n des s e, m is k äs i t l eb m it ut a as t a t ( 3… 5) , k oo n dam i ne , e t
nä h a tr e n d e j a et te v õ e tu d p are n d us t eg e v us t e m õj us i d.
T äht ae g : aas t aar u an d e l oom is e l i ga k al e ndr i aas t a a lg u l
47
3 Fur th er im pr o vem e nt of em po weri n g a p pro ac h: s im pl e,
gr a d u al a n d s ho rt (2 …6 m ont hs ) ac ti o n p l ans t h at p ers ons
s er ve d c o u ld f ol l o w u p da i l y b y t h em s el v es a nd wh er e th e y
per s o n al l y are r es p o n s i bl e f or t h e res ul ts . T hes e pl a ns n e ed
to be s u pp or te d b y s i m ple r em in ders (c h ec k lis ts ar e a lr ea d y
i n us e) .
De a dl i n e: D ec em ber 2 01 6
J õus t am is e e das i ar en dam i ne : l i hts am ad , j ärk - j ärg u l is e d j a
l üh em aaj al is e d ( 2 …6 k u u d) t e ge v us p l a an i d, m i da
te e nus es aaj ad s u ud a k s id is e om a h arj um us t e k uj u nd am is e l
j är g i d a j a m ill e t u lem u s te e es t na d is ik l ik u lt v as t ut a v ad . N ee d
p la a ni d p e ak s id o l em a to e ta tu d l i hts a te m ee l d et u le tus t eg a
( k üs im us te g a ta b el i d o n j ub a k as ut us e l).
T äht ae g : de ts em ber 2 01 6
4
5
6
48
5. Closing remarks
S A E l va Per ek od u h as m ade r em ark ab le pr o gres s i n th e c o nt i nu e d im pl em en ta t io n
of t he pri nc i p les of EQ U AS S As s ur a nc e S ys t em . A ll t h e s ix i m prov em en t pl a ns
agr e e d i n 2 0 13 ha v e be e n s uc c es s f u l l y c o m plet e d. In al l as p ec t s it is e v i de nt th a t
onc e es t a bl is h ed th e s ys tem is t h ere t o s t a y, a n d i t is s ys t em at ic a ll y r e v i e we d a n d
de v e l op e d. T he m an a g em en t a n d t he s taf f l i v es th e k e y pr i nc i p l es of EQ U A S S a n d
th e ir o wn v is i o n a nd m is s io n d a i l y. T h e y lo ok ac t i ve l y f or a nd v a l ue th e f e ed b ac k
an d i d e as f r om per s o ns s er v ed , f un d er a n d th e s oc i a l p art n ers , an d tur n it i n to
im pro v em ent p la ns , r e v i e wi ng th es e p er io d i c a ll y. Proc e du res are th er e t o s u pp or t
th e s t af f in t he ir da i l y ac t i v it i es , a n d t hes e are r e v ie we d an n ua l l y to ge th er . It was
p le as ure t o s ee h o w m anag em en t l is t e ne d to t he s t af f an d im pr o ve d a ppr o ac hes
ac c or d i ng l y. A ll s t ak eh o l der s ex pr es s e d th e ir s at is f ac ti o n wi t h t h e pro gr es s ,
pro ac ti v e a tt i tu d e, p er f or m anc e , an d ac h ie v e m ents of t h e s oc ia l s e rv ic e pr o vi d er .
T he m ain k e y wor ds f or im pr o v em ent in n ex t ye ars ar e inc r e as i ng tr a ns p ar e nc y
c l ari t y an d s im pl ic it y of th e s ys tem . At te nt i on s h o ul d be p a id to pr o v in g th e
s ys tem at ic a nd p er i od ic n at ur e of a ppr o ac h es – bo t h on pr oc ed ur e an d o n m etr ic s
are a . M or e s im pl e an d c l ear wa y of d ef i n in g the ac t i on p l ans dr i v in g th e
em po werm en t of per s ons s er ve d h e lps t h e org a n is a t io n t o f ulf il it s vis i o n an d li v e
up t o i t s v a l ues .
S oc i a l s e r vic e pr o v i d er d em ons tr a te d t hr o ug h doc um ent a t io n a nd i nt er v ie ws t h at
th e EQ U A S S As s ur anc e In d ic at or s ar e m et .
I s i nc er el y t ha nk a ll t h e m em ber s of s t af f an d m an ag em en t f or t h e k ind c o op er at i on
an d f or th e o p en n es s !
S A El v a P er ek o du o n lä b i t e in u d t äh e l ep a nu v ä ärs e ar en g u EQ UA S S As s ura nc e
s üs t e em i j är j ek i n dl a l r ak en d am is e l. K õ ik k uus p ar en d us t e ge v us t , m is s a i d 2 0 13 .
aas t al k ok k u l e pi t ud , on e d uk al t e ll u v i id u d. Ig as v a at es o n nä h a , e t k or d lo o d ud
s üs t e em on j ää d a va l t pa i g as , s e d a v a a da tak s e s üs tem aa t i lis e lt ü le j a are n da t ak s e
ed as i. J u htk o nd j a p er s o n a l e l a va d i ga p ä e vas e lt EQ U A S S p õ hi pr in ts ii p i de , om a
v is io o n i j a m is s i oo n i j är g i . N a d k üs i v a d ak ti i vs el t j a vä är tus ta v a d te e nus es aaj at e ,
rah as taj a ja s o ts ia a l par tn er i te t ag as is id e t ja i d ei d n i ng k u j un d a va d n eis t
par e n dus te g e vus e d, m i da r e g u la ars e lt ü l e va ad a tak s e. J u h e nd d ok um end id t o et a va d
pers o n al i n en d e ig a pä e va t eg e v us t es j a n ee d v aa d at ak s e k oos i ga - aas t as e l t ü l e. O l i
m eel d i v k oge d a, k u i das j uh tk on d k uu l ab om a m ees k ond a ja te eb v as t a v a lt
k or rek tuur e t a v ad es j a pr ak tik at es . K õik hu v i p oo l ed v ä lj e n das i d om a ra hu l o lu
49
s ots i aa l te e nus e p ak k uj a ar e n gu t e, pr o ak ti i v s e s uh t um is e, t u lem u s te j a s a a v ut us t e
os as .
P eam is ed m är k s õn ad l äh i aas t at e p ar en d us t ek s on s üs t eem i l ä b ip a is t v us e , s e l g us e
ja l i hts us e s u ur e nd a m ine. T ä h e le p an u t u l ek s pö öra ta j u he n d dok um en t id e ja
m õõd ik ut e s üs t em aat i l is e ja p er io o di l is e o lem us e t õe n dam is e l e. L i hts am al ja
s e lg em al m oe l k ir j a pa nd u d t ee n us es a aj a te j õus tam is t tu g e vd a v ad te ge v us pl a a ni d
a it a va d or g an is ats i o on i l tä i ta om a v is i o on i j a e l ad a om a v ä ärt us t e v äär i l is e lt .
S ots i aa l te e nus e pak k uj a d em ons tr e er is l ä b i d ok um ent ats i o on i j a in ter vj u ud e , e t
EQ U AS S As s u r a nc e i n d ik aat or i d o n as u t us es t ä id et u d.
T äna n k o gu s ü d am es t as ut us e pers o n al i j a j uh tk on d a k oos t öö v a lm i dus e j a a v at us e
ees t!
E lv a , 1 3. 1 2. 2 01 5
S ir et K e ge l
50
EQUASS ASSURANCE APPLICATION
ADDITIONAL INFORMATION
1. Short information about the organisation in the nati ve language
S A El va Perekodu on asutatud 2012.aastal. Põhitegevuseks on
asenduskoduteenuse osutamine vanemliku hoolitsuseta lastele.
Hetkel on teenusel 33 last.
Lisaks osutab asutus rehabilitatsiooniteenust puudega lastele ja
alushari duse teenust koolieast noorematele lastele.
2. Short information about the organisation in English ( acti vities,
clients, etc.)
Foundation of El va Famil y Home has established i n 2012 and
provides social services for chil dren w ithout parental care.
We try t o offer to children life condit ions w hich is similar to famil y
life.
3. Name of the organisation as you w ould w ant it to appear on the
EQU ASS Assurance certificate
S A El va Perekodu
4. Name of services / departments of the organi sation i n the scope of
the application as you w ould w ant it to appear on the EQU ASS
Assurance certificate :
Children´ s home/orphanage
5. Organisation’s logo
Information to be published on EQU ASS website:
1
Name of the organi sation : S A El va Perekodu
Post address: Järve 1, El va, Tart u count y, 61504, Est onia
Director: Gerda Kiipli -Hiir
Contact person: Gerda Kiipli -Hiir
Email: perekodu@elva. ee
Web: w ww.perekodu.el va.ee
2
EQUASS ASSURANCE
ASUTUSE KÜLASTUSE
ETTEVALMISTAMISE VORM
Asutuse külastus: 10.-11.12.2015
SA Elva Perekodu
Siret Kegel
© 2012 by European Quality for Social Services (EQUASS)
Kõik õigused kaitstud. Antud dokumendi elemente ei tohi paljundada, kopeerida ega muul elektroonilisel moel
salvestada ilma EQUASS kirjaliku loata.
Asutuse külastuse ettevalmistamise küsimused
EQ U AS S As s ur a nc e t ao t lus v or m i le j a a nt ud l is ai nf orm ats i oo n i l e p õh i n ed es pa l um e
te i l e tt e va lm is t us ek s v as t at a j är g ne v at e l e s e l gi t us t n õ ud v at e l e k üs i m us tel e :
Üldised teemad (max. 10 küsimust)
1. A as t a pl a a ni k oos tam i ne j a s e l l e s is e nd i d
2.T e en us es aaj at e, tö öt aj a t e ja par tn er i te ta gas is i de s üs te em (i d) n i ng s e os
par e n dus te g e vus t eg a
3. Dok um en ta ts io o n is ü s te em ,dok um en t id e ü l e va a tus e d
4.T ö öt i ng im us e d j a t ö ök es k k onn a r is k id
5. M õõ d ik ud j a e es m är g id , tr e n d id j a ül e v aa t us e d
6. K oo l i tus p l aa n id ja t ee n us e p ak k um is e o l ul is te põ h im õte t e ar ut e l ud n e nd e
üh t em ood i m õis tm is ek s
7. K onf id e nts i a als us po l i it ik a
8.T e en us es aaj at e k a a s am in e j a j õus t am in e
9. A as t a aru a nd e k oos t am in e j a s e l le s is e n di d; ar u an d e k om m unik eer im in e
10 . Kes t v a ar en g u ts ük l id
Version 1.0
2
1. Kvaliteedi põhimõtetele ja EQ U ASS Assurance kriteeriumitele
vastavuse küsimused / teemad:
Te en us e s a aj a d
S ots i aa l tö ö ta j a
J uh t/ dir ek tor
Huv i gr up i d
P er s o n a l
Juht im in e 1. V is io o n, m is s i o on , v äär t us e d,
X X X
k va li t ee d ip o l i it ik a
2. Hu v i p oo l te t ag as i s i de p ak uta v a te
X X
pr o gr am m id e j a te e nu s te k oh ta
3. A as t a pl a a ni k oos tam i ne j a ü l e v aa tus e d X X X X
4. K og uk o nn a põ h is e d te ge v us ed ,
X X X
l is a v ä är t us ü h is k on na l e
5.
P er so na l 1 Vär b am in e, v aj a l ik ud os k us e d ja
X X
te a dm is e d
2T öö t in g im us e d X X
3 K va l if ik a ts i o on j a t ul em us te h i nd am in e ,
X X
am etij u he n d id j a a re n gu v es tl us ed
4T öö taj at e t a gas is i de , ra h ul o l u m õõ tm in e X X X
5T un n us t am in e X X
Õ igu se d 1. L as t e õ ig us ed j a k oh us t us ed X X X
2. L as t e e nes em äär at l u s õ ig us X X X X
3. E es tk os tj a, t u g i is ik u a b i v õ im al ik k us X X X X
Version 1.0
3
4. K ae b us t e m e ne t lem i ne X X X X
5.
E et i k a 1. E et ik a k ord ja k äit um is p õh im õt te d
X X
te e nus e os ut am is e l
2.T e en us e s aaj at e v a im s e, f üüs i l is e j a
X X X
m aj and us l ik u ärak as ut am is e v ä lt im i ne
3.O h ut u k es k k ond , tö ö k es k k onna r is k id X X X X X
4. K onf id e nts i a als us po l i it ik a, pr i v a ats us X X X X
5.
Koo st öö suh t ed 1. K oos t öö (s o ts ia a l) par t ner i te g a ja
X X
s is en d id t e en us e ar en dam is s e
2. K oos t öö r a has t aj a ga ja s is e n d id X X
te e nus e ar e nd am is s e
3. K oos t öö te e nus e s aaj at e X X X
es in d us or g an is ats i o on i ga ja s is e n d id
te e nus e ar e nd am is s e
4. V aj a d us t e v ä lj as e l gi t am in e X X X X
5.
O s al em in e 1.T e en us e s aaj at e k a as am i ne t ee n us e X X
p la n eer im is s e j a h in d a m is s e
2.T e en us e s aaj at e v õ i ne n d e es i n daj at e X X X
os a l em is e k ord ja te ge v us ed n in g
ne n de ül e v aa t us e d
3.T e en us e s a aj a t e j õus t am is e X X X X
ar e n d am ine
Version 1.0
4
4.
5.
Is ik uk e sk su s 1.T e en us e s a aj a te vaj a dus te X X X
v ä lj as e lg i tam i ne , te e n us t e ar en d am in e
2. P ot e nts i aa ls et e t ee n us e s a aj a te X X
v aj a d us t e v ä lj as e l gi t a m ine
3. Ra h as t aj a jt v ä l is t e h u vi p oo l te X X
v aj a d us t e v ä lj as e l gi t a m ine
4. P ak ut a va d t e en us ed j a te en us e s a aj a X
te g el ik u d v aj a d us e d /o ot us ed
5.T e en us e s a aj a in d i v i du a a lp l aa n X X X
Lai ah a ar de li su s 1.T e en us e os ut am is t s uu n a v j a t o et a v X X X
dok um en ta ts io o n
2.T e en us e os ut am i s e pr ots es s id e X X X
tu l em us l ik k us e j ä lg im i ne ja pro ts es s i
ar e n d am ine
3. K atk em at u te e nus e os u t am in e X X X
4. M ul t id is ts ip l i na ar n e l äh e nem i ne X
5. E l uk va l i te e di m äär a tl us j a v as t a v ad X X X X
te g e vus e d
T ulemu st el e 1. A as t a pl a a ni d e ar ua n ne t e k oos t am in e X X X X
ori en t e e rit u s
2. M õõ d ik ud X
3.T u l em us ed , v ä ärt us e l o om in e X X X X X
4. Ra h u lo l u te e n us e g a X X X
Version 1.0
5
5. A as t a aru a nd e k om m un ik e er im ine X X X
Pi dev a r eng 1. P ar en d us s üs te em i ü l es e h it us X X
2. P ar en d us pr oj ek ti d X X X
3. In n o va t i i vs e d l a he n d us e d X X X X
4. E tt ep a nek u te , ta g as is id e j a v aj a d us t e X X
ar ves t am in e as u t us e t e ge v us e
p la n eer im is e l
5.
Version 1.0
6
2. Nõutav dokumentat sioon
EQ U AS S As s ur anc e ta ot l us es s e m ärg i tu d i nf o le j a lis a de l e p õh i n ed es pa l um e
v aa t lus ek s e tt e v a lm is ta d a j är g n e v d ok um ent ats i oo n :
1. As ut us es is es e d tö ök or r ad
2. A as t a pl a a ni d j a ar u a nd e d
3. K oos t öök ok k ule p pe d , l ep i ng u d j a p l aa n id
4. K v a li t ee d i k äs ir aam a t
5. L as t eg a s e ot u d d ok um enta ts io o n
6. K oos o l ek ut e pr o t ok ol l id
7. V ä lis e d a ud i t id j a k ontr o l li d
8.T a gas is i d ek üs i tl us e d j a n en d e k ok k uvõ tt e d
9. Am et ij u h en d i d
10 . Ko o l it us ed
Version 1.0
7
11 . Ar en g uk av a d
12 . Pr oj ek ti d , ne n d e ar ua n de d
13 . Ar en g u ves t lus te k o k k uvõ tt e d 2 01 2 - 20 1 4
14 .T öö t er v is h o iu - j a tö öo h ut us al a ne r is k ia n a l üüs
15 .J uh at aj a k äs k k ir j ad
3. Personali, teenuse saajate ja teiste oluliste huvi gruppide
intervjueerimine
EQ U AS S As s ur anc e t ao t lus es an tu d v as t us te l e j a t õ en d it e l e p õh i ne d es p a lum e
k orral d ad a i n ter vj u ud j är gm is te in im es t eg a (f unk ts io o n j a k es t v us ) :
Juhtkond Kestvus
1.J u ha taj a 1 tu n d
2.
3.
4.
5.
6.
Version 1.0
8
Personal Kestvus
1.J är v e ük s us e k as v a tus a la t öö taj a d – 2 1 tu n d
i nim es t
2. K as e ük s us e k as v a t us a l at ö öt aj a d – 2 1 tu n d
i nim es t
3. S ots i aa l t öö taj a 1 tu n d
4.
5.
6.
Teenuse saajad Kestvus
1.J är v e ük s us e t ee n us e s a aj a d – 3 45 m in
i nim es t
2. K as e ük s us e t ee n us e s a aj ad – m ax 5 45 m in
i nim es t
3.
4.
5.
6.
Teised huvigrupid Kestvus
1. P art n er id – m ax 4 i n im es t 1 tu n d
2. Ra h as t aj a d 1 tu n d
3.
Version 1.0
9
4.
5.
6.
4. Asutuse kül astuse ajakava formaat
As ut us e k ül as tus pe ak s o l em a k orra l da t ud v as t a v al t j är gn e v at e le j uh is te l e:
a. As ut us e k ül as tus pe ak s o l em a k av a nd a tu d k ah e l e tö ö pä e v a le ( = 1 6 tu n d i)
b. Dok um en ta ts io o ni g a t ut v um in e p e ak s olem a p l an e er it ud es im es e 3 h s is s e
k ülas tus e es im es e l p ä e va l .
c . P äe v ak a vas pe ak s ol em a s ag ed as ed pa us i d (1 5 – 3 0 m inu t it) , et a u d ii t or
s aak s in d ik aa to r i t e tõ e nd e i d ü le va a d at a j a k orr as t ad a .
d. In ter vj u ud j uh tk on n a, per s o na l i j a t e is te g a ( vä l is ed hu v i gr up i d/ par tn er i d)
pe ak s k es tm a m ax 30 - 5 0 m in ü h e in ter vj uu k oh t a . I n ter vj u u d t ee n us e
s aaj at e ga pe ak s id ol em a k orra l da t u d gr u p ii n ter vj u ud e na ( m ax 5- i n im es t
k orr ag a)
e. J uh i g a/ d ir ek tor ig a i n ter vj uu p e ak s ol em a p la n ee ri t ud as ut us e k ülas t us e
te is e le p ä e va l e ( s o o v it a va l t p ea l e lõ u na l) .
f. Lõ p l ik as ut us e k ül as t us e pr ogr am m peak s o lem a t ao t lej a j a au d i it or i va h e l
k ok k u le p it u d j a s a ad e tu d EQ U A S S k o ha l ik ul e es in d aj a l e .
Asutuse külastuse ajakava
kuup ä ev P äev 1
Ae g T egev us ( l üh ik e k irj e l dus )
9: 0 0- 9 :1 0 A v ak oos o lek
9: 1 0- 1 2: 0 0 T utv um in e d ok um ent i d eg a
12 : 00- 1 3: 0 0 Lõ u na , s õ it K as e t n m aj a d es s e
Version 1.0
10
13 : 00- 1 4: 0 0 K oh tum i ne t e en us e s a aj a te g a (J är v e ük s us )
14 : 00- 1 4: 1 5 P aus
14 : 15- 1 5: 1 5 K oh tum i ne per s o na l i g a (J är v e ük s us e k as v a tus a la t öö taj a d)
15 : 15- 1 5: 4 5 P aus , s õ it Kas e t n ük s us es s e
15 : 45- 1 6: 3 0 K oh tum i ne t e en us e s a aj a te g a ( K as e ük s us )
16 : 30- 1 6: 4 5 P aus
16 : 45- 1 7: 3 0 K oh tum i ne per s o na l i g a ( K as e ük s us e k as v at us a l at ö öt aj a d)
kuup ä ev P äev 2
Ae g T egev us ( l üh ik e k irj e l dus )
8: 0 0- 9 :0 0 K oh tum i ne par t ner i g a
9: 0 0- 1 0: 0 0 K oh tum i ne par t ner i g a
10 : 00- 1 0: 3 0 P aus
10 : 30- 1 1: 3 0 K oh tum i ne per s o na l i g a (s ots i a a lt öö t aj a)
11 : 30- 1 2: 0 0 P aus
12 : 00- 1 3: 0 0 Lõ u na
13 : 00- 1 4: 0 0 K oh tum i ne r ah as taj ag a
14 : 00- 1 4: 3 0 P aus
14 : 30- 1 5: 3 0 K oh tum i ne j u h at aj ag a
15 : 30- 1 6: 0 0 P aus
16 : 00- 1 6: 3 0 Lõ p uk oos o lek
Version 1.0
11
Maarika Aro
Saatja: Maarika Aro
Saatmisaeg: 17. detsember 2015. a. 10:01
Adressaat: 'Guus van Beek'
Koopia: '
[email protected]'
Teema: SA Elva Perekodu audit report
Manused: EQ-ASS_AUD_Audit Report_ElvaPerekodu2015.docx; EQUASS taotlus_SA Elva
Perekodu.xlsx; Additional Information Form_SA Elva Perekodu.doc; Elva Perekodu
auditi külastuse ettevalmistus v3.docx
Dear Marie, Dear Guus,
Attached you’ll find an audit report and other documents of SA Elva Perekodu EE2015-024.
Please let Keiu to know in case there are some comments about the report.
Best regards,
Maarika Aro
Sotsiaalteenuste kvaliteedi keskus
Arendusspetsialist
Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus
tel +372 687 7223
mob +372 521 3563
[email protected]
Astangu 27 Tallinn 13519
www.equass.ee
www.astangu.ee
1