Kiri

Eesti Advokatuur [email protected] Meie 09.10.2023 nr 1-1/23/3264-1 Rävala pst 3 10143, Harju maakond, Tallinn Ettepanek arvestusteenuste osutamiseks Lugupeetud asutuse juht Käesoleval aastal on riigisektoris fookuses võimaluste otsimine, kuidas tööprotsesse lihtsustada ja tõhustada ning kuluefektiivsust tõsta. Kuivõrd Riigi Tugiteenuste Keskusel (RTK) on varasem edukas kogemus valitsussektori arvestusteenuste konsolideerimisel ja oleme suutnud koostöös klientidega saavutada oma teenuste pakkumise kaudu nii teenuste kvaliteedi kui kuluefektiivsuse olulise kasvu, siis analüüsime võimalusi laiendada tugiteenuste pakkumist. Pöördume Teie poole ettepanekuga tutvustada meie arvestusteenuseid ja võimalikku kasu Teie asutuse tugiteenuste konsolideerimisel RTK-sse. Soovime koos Teiega arutada, kas tugiteenuste konsolideerimine RTK-sse võiks olla kasulik ka Teie asutuse puhul. Osutame personali-, palga- ja finantsarvestuse teenuseid riigieelarvelistele asutustele, enamusele riigi valitseva mõju all olevatest sihtasutustest ja ühele avalik-õiguslikule juriidilise isikule (Rahvusraamatukogu). Kokku on RTK-l praegu 211 arvestusteenuste klienti. Arvestusteenuste konsolideerimisega on võimalik saavutada nii tugiteenuse kvaliteedi kui ka kuluefektiivsuse tõus, mida RTK on oma tegevusega tõestanud. Kasu tugiteenuste konsolideerimisest on tunnistanud Riigikontroll oma auditiaruandes „Riigiasutuste tugiteenuste tsentraliseerimine“. Kliendirahulolu, mida RTK mõõdab iga-aastaste küsitluste kaudu, on läbi aastate olnud 10-palli skaalal kõrgem kui 8,5 palli. Siiani läbi viidud arvestusteenuste konsolideerimise tulemusena on RTK arvestusteenuste osutamisega seotud töötajate arv vähenenud ca 40% võrra. Klientide esialgsed kahtlused on üldjuhul asendunud tõdemusega, et koostöö RTK-ga toob kliendile kasu, vabastades kliendi tugiteenuste korraldamisest. Oleme kursis arvestusvaldkonna standardite ja arengutega ning töötame efektiivselt, osates hinnata nii töö kvaliteeti kui jaotada tööd selle mahust tulenevalt, kasutades ära mastaabiefekti. Tegeleme pidevalt ka töö automatiseerimise projektidega. Pakume oma klientidele info kogumiseks, kinnitamiseks ja edastamiseks e-arvete menetlemise infosüsteemi ja riigitöötaja iseteenindusportaali (töötajate isikuandmete haldus, personalidokumentide koostamine, koolituste haldus, puhkused ja muud puudumised, lähetused, majandamiskulud, muud ülekanded, varad), väiksemas mahus saame dokumente kliendi dokumendihaldussüsteemist või e-postiga. Kliendid saavad aruandeid majandusarvestuse tarkvaraga liidestatud veebipõhisest aruannete infosüsteemist. Loome selles infosüsteemis pidevalt uusi aruandeid lähtudes klientide vajadustest. Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340 Arvestusteenuseid osutame oma klientidele nn jagatud teenuse põhimõttel, kus toimemudelitega kehtestatakse tegevuste jaotus kliendi ja RTK vahel. Finantsarvestuse teenuse raames teeb RTK üldiselt järgmisi tegevusi: 1. finantsarvestuse tehingute kajastamine raamatupidamisarvestuses asutusest saadud info alusel; 2. maksete tegemine, ülekannete ja laekumiste kajastamine; 3. maksude arvestus ja deklareerimine; 4. toetusprojektide arvestus; maksetaotluste ettevalmistamine koostöös kliendi projektijuhtidega; 5. nõuete ja kohustiste saldode kontrollimine ja inventeerimine; 6. raamatupidamisaruannete koostamine ja esitamine, sh raamatupidamise aastaaruande, saldoandmike, makseandmike esitamine, audiitorile vastamine raamatupidamise aastaaruande auditeerimiseks; 7. raamatupidamise sise-eeskirja muudatuste ettevalmistamine; 8. klientide nõustamine finantsarvestuse ja -aruandluse alal. Finantsarvestuse teenuse puhul koostatakse igale kliendile eraldi toimemudel, milles võetakse arvesse kliendi eripära. Näiteks on teenuse raames koostöös klientidega välja töötatud ja kasutusel mitmesuguseid automaatlahendusi ja liideseid klientide põhitegevuse infosüsteemidega. Personali- ja palgaarvestuse teenus hõlmab RTK poolt järgmisi tegevusi: 1. kliendi organisatsiooni struktuuri ja ametikohtade haldamine; 2. kliendi töötajate ja muude tasu saavate füüsiliste isikute personaliandmete haldamine; 3. palgaarvestus koos maksude arvestusega; 4. nõustamine personali- ja palgaarvestuse ning selle valdkonna aruandluse alal. Personali- ja palgaarvestuse teenust osutatakse standardiseeritud toimemudeli alusel (lisatud käesolevale kirjale). Palun andke teada, kas oleksite huvitatud RTK teenuste tutvustusest ning arutelust. Oleme hea meelega valmis oma teenustest rääkima. Meiepoolsed kontaktisikud on:  Juta Maar, finantsarvestuse osakonna juhataja-riigi pearaamatupidaja, tel 663 1825, e-posti aadress [email protected];  Janika Terve, personaliteenuste osakonna juhataja, tel 663 1830, e-posti aadress [email protected]. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Lisa: Personali- ja palgaarvestuse teenuse standardtoimemudel (kehtiv). Sama: Notarite Koda Kohtutäiturite ja Pankrotihaldurite Koda Patendivolinike Koda Tartu Ülikool Tallinna Tehnikaülikool Eesti Maaülikool Tallinna Ülikool Eesti Kunstiakadeemia Eesti Muusika- ja Teatriakadeemia Eesti Teaduste Akadeemia Keemilise ja Bioloogilise Füüsika Instituut Kaitseliit Rahvusooper Estonia Eesti Rahvusringhääling Eesti Kultuurkapital Tagatisfond Audiitorkogu Tervisekassa Eesti Töötukassa Teadmiseks: Justiitsministeerium Haridus- ja Teadusministeerium Kaitseministeerium Kultuuriministeerium Rahandusministeerium Sotsiaalministeerium Janne Romulus 663 1418 [email protected] Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340  Personali- ja palgaarvestuse toimemudel Teenuse nimetus: Personali-ja palgaarvestus Teenuse osutaja: Riigi Tugiteenuste Keskus Teenuse osutaja kontaktisikud: PTO I talituse juhataja, PTO II talituse juhataja, PTO III talituse juhataja, PTO IV talituse juhataja, PTO V talituse juhataja Teenuse saajad: Haridus-ja Teadusministeeriumi, Justiitsministeeriumi, Keskkonnaministeeriumi, Kultuuriministeeriumi, Maaeluministeeriumi, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Rahandusministeeriumi, Siseministeeriumi, Kaitseministeeriumi ja Sotsiaalministeeriumi valitsemisala asutused, Välisministeerium, sihtasutused, Eesti Rahvusraamatukogu ning Riigikontroll, Riigikantselei, Vabariigi Presidendi kantselei Teenuse saajate kontaktid: Haridus-ja Teadusministeeriumi õigus- ja personalipoliitika osakonna personalijuhtimise valdkonna teenistussuhete ja tasusüsteemide juht, Justiitsministeeriumi arendus- ja personalitalituse juhataja, Keskkonnaministeeriumi personaliosakonna juhataja, Kultuuriministeeriumi personalijuht, Maaeluministeeriumi personaliosakonna juhataja, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi personalijuht, Rahandusministeeriumi personalijuht, Siseministeeriumi personalipoliitika osakonna juhataja, Kaitseministeeriumi personalijuht, Sotsiaalministeeriumi personalijuht, Välisministeeriumi personaliosakonna peadirektor, sihtasutuste puhul juhatuse liige, Eesti Rahvusraamatukogu personalijuht, Riigikontrolli personalijuht, Riigikantselei personalijuht ja Vabariigi Presidendi kantselei personalijuht JUM - Justiitsministeerium KAM - Kaitseministeerium SIM - Siseministeerium VÄM - Välisministeerium PPA - Politsei- ja Piirivalveamet EAS- Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus PTO - Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakond FAO - Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakond MTO - Riigi Tugiteenuste Keskuse majandustarkvara arenduse osakond P - PTO personaliarvestaja R - PTO palgaarvestaja F - FAO raamatupidaja J - PTO talituse juhataja M - MTO tarkvarakonsultant T- RTK teenistuslehtede haldaja RIHATO - Rahandusministeeriumi riigihalduse ja avaliku teenistuse osakond MTA - Maksu- ja Tolliamet SAP - majandustarkvara personali- ja palgaarvestuse teostamiseks BO - SAP BusinessObjects aruandluskeskkond DHS - dokumendihaldussüsteem e-kiri - e-kirja teel edastavad alusdokumente ainult need asutused, kellel ei ole kasutusel dokumendihaldussüsteemi RTIP - Riigitöötaja iseteenindusportaal Asutus - valitsemisala teenindatav asutus Asutuse kontaktisik - asutusepoolne kontaktisik personali- ja palgaarvestuse protsessis Töötaja - ametnik, töölepinguline töötaja Ametikoht - ametikoht, töökoht Kolmas osapool - väljaspool asutust tegutsev organisatsioon (nt RIHATO, kohtutäiturid) Alusdokument - käskkiri, leping, määrus, korraldus, taotlus Kuluüksus/eelarveüksus - organisatsiooniline üksus, mille kohta peetakse arvestust, nt osakond Fond/eelarve liik/eelarve objekt - eelarve liigi alusel liigendatakse riigieelarve vahendid Tegevusala - tegevusala Riigi raamatupidamise üldeeskirja jaotuse järgi Abiraha/grant/toetus - toetuse või välisabi tunnus Tellimus/ressurss/order - sisetellimuse number WBS element/projekt - kasutatakse projektiarvestuses kulude juhtimiseks projektimoodulisse Kolmas osa- (iseteenindu Töötaja Asutus pool RTK Tegevuse nimetus s) 1. Organisatsioon 1.1. Organisatsiooni struktuur 1.1.1. Organisatsiooni struktuur X 1.1.2. Struktuuris paiknevate ameti- ja töökohtade info X Organisatsiooni struktuuri ja sellega seotud 1.1.3. P täiendava info kandmine SAP-i 2. Personali- ja palgaarvestuse andmekogu 2.1. Personali- ja palgaarvestuse andmekogu andmed ja vastutus Personali- ja palgaarvestuse andmekogu 2.1.1. P haldamine Personali- ja palgaarvestuse andmekogusse 2.1.2. P X (edaspidi andmekogu või SAP) kantavad andmed  2.1.3. Andmekogusse kantavate andmete edastamine X 2.1.4. Andmete edastamine töötamise registrisse P X 2.2. Tegevused töötajate andmetega 2.2.1. Tööle võtmine Juhul kui ei kasutata RTIP isikuandmete 2.2.1.1. moodulit Tööle võtmise alusdokumendi ja selle juurde 2.2.1.1.1. X kuuluvate dokumentide esitamine PTO-le 2.2.1.1.2. Töötaja andmete kandmine SAP-i P Ministri ja ministri nõuniku tööle võtmine ja andmete 2.2.1.1.3. P X kandmine SAP-i Õppelaenu kustutamiseks vajalike dokumentide 2.2.1.1.4. R X edastamine ja hüvitamine 2.2.1.1.5. Töötaja tasustamise eelarve ja kulutunnused P X 2.2.1.1.6. Võlaõiguslike ja muude isikute tööle võtmine P X Pikaajalises välislähetuses kaasasoleva pereliikme 2.2.1.1.7. P X andmete edastamine ja sisestamine Juhul kui kasutatakse RTIP isikuandmete 2.2.1.2. moodulit Tööle võtmine (sh tasustamise eelarve ja 2.2.1.2.1. P X X kulutunnuste määramine) 2.2.2. Töötaja vabastamine Juhul kui ei kasutata RTIP isikuandmete 2.2.2.1. moodulit Töölt vabastamine ja tähtajalise töösuhte 2.2.2.1.1. X lõppemine 2.2.2.1.2. Muude isikute arvestuse pidamise lõpetamine X  Kaasasolev pereliige - abikaasa või laps 2.2.2.1.3. X pikaajalises välislähetuses 2.2.2.1.4. Vabastamise andmete kandmine SAP-i P, R Juhul kui kasutatakse RTIP isikuandmete 2.2.2.2. moodulit 2.2.2.2.1. Töötaja vabastamine P X X 2.2.3. Töötaja andmete muutmine ja täiendamine Juhul kui ei kasutata RTIP isikuandmete 2.2.3.1. moodulit Uute ja muutunud personaliandmete edastamine ja 2.2.3.1.1 P X X SAPi kandmine 2.2.3.1.2. Tähtajalise lepingu/töösuhte muutmine P X 2.2.3.1.3. Tervisekontroll, vaktsineerimine, tööõnnetused P X 2.2.3.1.4. Kvalifikatsioonid P X 2.2.3.1.5. Vestlused P X 2.2.3.1.6. Eelarve ja kulutunnuste muutmine P, R X 2.2.3.1.7. Akrediteeringud P X  Töötaja ametijuhendi ja foto sisestamine (kasutusel 2.2.3.1.8. P SIM valitsemisalas) Juhul kui kasutatakse RTIP isikuandmete 2.2.4. moodulit Muutunud personali-ja/või palgaandmete 2.2.4.1 P,R X X sisestamine ja SAPi kandumine 3. Töö- ja puhkeaja arvestus 3.1. Tööajatabelid Tööloleku ja puudumiste liigid ja tööajatabelite 3.1.1. süsteem 3.1.2. Tavatööajatabel P X  Teenistuja perekonnaliikme asukohariigis viibitud 3.1.3. päevade tabel ning abikaasa teenitud tulu P X X deklaratsioon Teenistuja saabumise ja lahkumise teatis 3.1.4. X (kasutusel VÄM valitsemisalas) 3.1.5. Summeeritud tööaja arvestuse tabel X 3.1.6. Projektiarvestuse tabel X X Kinnipeetavate tööaja arvestuse tabel (kasutusel 3.1.7. X JUM valitsemisalas) 3.1.8. Tööajatabelitega seonduva info sisestamine P, R 3.2. Töölt puudumised 3.2.1. Aasta puhkuste ajakava 3.2.1.1. Puhkuse ajakava koostamine ja SAP-i kandumine P,M X X 3.2.2. Ajakava väline puhkus 3.2.2.1. Puhkusetaotluse vormistamine ja SAP-i kandumine X X Puhkuse katkestamine puhkust takistavate 3.2.2.2. X X asjaolude tõttu 3.2.2.3. Vanemapuhkuse vormistamine P X X 3.2.2.4. Vanemapuhkuse katkestamine, tööle asumine P X X 3.2.2.5. Tasustamata puhkuse vormistamine P,R X X 3.2.3. Töövõimetusleht  3.2.3.1. Tegevused töövõimetuslehtedega P X 3.2.4. Muud puudumised RTIPis vormistatavad puudumised (seaduse ja 3.2.4.1. P X töökorralduse reeglite või kollektiivlepingu alusel) Töötaja töösuhte peatumine, mida ei saa 3.2.4.2. P X vormistada RTIPis 4. Palgaarvestus 4.1. Palk 4.1.1. Tasuliikide kodeerimise ja kuluarvestuse süsteem M,F,J X 4.1.2. Palgaarvestuse alusdokumentide edastamine X 4.1.3. Palgaarvestuse teostamine R 4.1.4. Palgalehe koostamine R 4.1.5. Palgateatiste saatmine töötajatele R X 4.1.6. Puhkusetasude arvestus R X 4.1.7. Lisatasud P, R X Tunnitasud (valvetunnid, öötunnid, ületunnid, 4.1.8. riiklike pühade tunnid jm asutuse erisusest R X tulenevad tunnitasud) Hüvitised (nt isikliku sõiduauto kompensatsioon, 4.1.9. R X kutsehaigushüvitis jms) 4.1.10. Vahepealne töötasu väljamaksmine R X 4.1.11. Võlaõiguslike ja muude isikute tasud R X  Võlaõiguslike ja muude isikute tasud - kohapealt 4.1.12. palgatud mitteresidendid (kasutusel VÄM R X valitsemisalas) Kohapealt palgatud mitteresidentide töötasude 4.1.13. saatmine (kasutusel VÄM valitsemisalas) X Kohapealt palgatud mitteresidentide töötasude 4.1.14. sisestamine (kasutusel VÄM valitsemisalas) R, F Välisriikide kodanikud või maksuresidendid, kellele 4.1.15. R X X kehtivad palgaarvestuses sihtriigi seadused 4.1.16. Abikaasatasu R Välislähetustasu ja suurendused (kasutusel VÄM 4.1.17. R valitsemisalas) 4.1.18. Diplomaatiline esindustasu P,R Kinnipeetavate õppetasude maksmine (kasutusel 4.1.19. R X JUM valitsemisalas)  Kohtulahendi alusel väljamõistetud töötasude 4.1.20. väljamaksmine kolmandatele isikutele (kasutusel R X JUM valitsemisalas) 4.1.21. Lõpparve maksmine R X Tagasiulatuva ümberarvestuse reeglid (vastavalt 4.1.22. R X raamatupidamise üldeeskirjale) 4.2. Kinnipidamised 4.2.1. Kinnipidamiste edastamine ja SAP-i sisestamine R X 4.2.2. Kinnipidamiste saamine kolmandatelt isikutelt R X Limiitide edastamine ja sisestamine (nt 4.2.3. P X mobiiltelefoni, kohvikulu limiit) 4.3. Maksud Maksudeklaratsioonide koostamine, saldode 4.3.1. R võrdlus MTA andmetega ja maksude tasumine 4.4. Raamatupidamisõiend Raamatupidamisõiendite koostamine ja andmete 4.4.1. R X sisestamine 4.5. Arvestuse teostus vastavalt Riigi raamatupidamise üldeeskirjale: raamatupidamise aastaaruanne Eriteenistujate pensionieraldiste arvestuse alusandmed personali- ja palgaarvestuse 4.5.1. P andmekogust (kasutusel SIM ja JUM valitsemisalas) 4.5.2. Puhkusereserv R 4.5.3. Bilansivälised kontod P 5. Koolitused 5.1. Juhul kui ei kasutata RTIP koolituste moodulit 5.1.1. Koolitusürituse andmete edastamine X 5.1.2. Koolitusürituse loomine P 5.2. Juhul kui kasutatakse RTIP koolituste moodulit Koolitusürituse loomine, vormistamine ja andmete 5.2.1. P X kandumine SAP-i  5.2.2. Koolituslähetuse vormistamine ja kandumine SAP-i X X 6. Lähetused Lähetuste info edastamine ja SAP-i sisestamine, 6.1. P,R x kui ei kasutata RTIPi lähetuste moodulit 7. Personali ja palgaarvestuse andmete säilitamine Personali- ja palgaarvestuse toimikute süsteem ja 7.1. P,R X arhiveerimine 8. Aruanded 8.1. Väljundvormid ja aruandluse süsteem 8.1.1. Väljundvormide ja aruannete sisu P, R X 8.1.2. Andmete kajastamine BO aruannetes P, R X 8.1.3. BO aruannetest vajaliku informatsiooni saamine P, R X 8.2. Aruanded ja teatised kolmandatele isikutele 8.2.1. Aruanded Rahandusministeeriumile P, R X X 8.2.2. Aruanded Statistikaametile P, R X 8.2.3. Andmikud Sotsiaalkindlustusametile R  Aruanded palgast kinnipidamise saajatele (nt 8.2.4. R ametiühingud) 8.2.5. Tõendid P, R X 9. Kasutusõiguste andmine Maksu- ja Tolliameti kasutajaõigused (RTK 9.1 J X X töötajatele) Statistikaameti kasutajaõigused 9.2 J X (RTK töötajatele) Tervisekassa kasutajaõigused 9.3 J X X (RTK töötajatele) 9.4 BO kasutajaõigused J, M X X Autuse DHS-i (dokumendihaldussüsteem) 9.5 J X kasutajaõigused (RTK töötajatele)  Lisa 2 ataja, PTO IV talituse juhataja, PTO V talituse juhataja ltuuriministeeriumi, Maaeluministeeriumi, Majandus- ja otsiaalministeeriumi valitsemisala asutused, Välisministeerium, sihtasutused, Eesti rsonalijuhtimise valdkonna teenistussuhete ja tasusüsteemide juht, na juhataja, Kultuuriministeeriumi personalijuht, Maaeluministeeriumi ministeeriumi personalijuht, Siseministeeriumi personalipoliitika osakonna juhataja, akonna peadirektor, sihtasutuste puhul juhatuse liige, Eesti Rahvusraamatukogu personalijuht haldussüsteemi Tegevuse kirjeldus (sh kuidas, kes tegevust teeb) Tähtaeg Märkused (kirjeldamisel abistavad märksõnad, lühikirjeldused, küsimused) Esimesel võimalusel Asutuse kontaktisik edastab kinnitatud struktuuri PTO-le DHS-i/e-kirja pärast alusdokumendi vahendusel. allkirjastamist Asutuse kontaktisik edastab teenistuskohtade koosseisu: struktuuriskeem, ameti- ja töökohtade jaotus, teenistuskohtade Esimesel võimalusel tähtaeg, teenistusgrupid (ametikohale ettenähtud töötaja grupp ja pärast alusdokumendi allgrupp), ISCO koodid (va KAM valitsemisala), koormus ja muud allkirjastamist. vajalikud tunnused PTO-le DHS-i/e-kirja vahendusel. Hiljemalt 5 tööpäeva PTO sisestab asutuse kinnitatud koosseisu SAP-i. jooksul Personali- ja palgaarvestuse andmekogu hallatakse SAP-is PTO-s. Andmekogusse kantavad kohustuslikud andmed on määratud "Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogusse andmete esitamise ja Lisaks võib asutus andmekogusse sisestamiseks esitada teisi avaliku teenistuse arvestuse toimingute teostamise korras" peatükk 3. Antud andmed on seaduse § 106 lõikes 3 nimetatud andmeid, samuti eriseadustest, töölepingust vajalikud personali- ja palgaarvestuseks. Asutuse tööle võtmise või asutuse töökorralduse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke ankeedis on viide RTK kui andmete vastutava ja volitatud töötleja andmeid. kohta.  Asutusega kokkuleppel on võimalik suuremahulised andmemassiivid esitada Andmekogusse kantavad andmed edastatakse asutuse kontaktisiku PTO-le koos personali numbritega SAP-i siirdamiseks (nt palgamuudatused, poolt PTO-le DHS-i/e-kirja/RTIPi vahendusel. siseandmete muudatused jne). Vastavalt toimingute Töötamise alustamise, peatumise ja lõpetamise andmeid edastatakse (töötamise alustamine, töötamise registrisse SAP-i ja töötamise registri masinliidese peatumine, lõpetamine) vahendusel. Asutus vastutab andmete õigeaegse PTO-le edastamise juures olevatele eest. tähtaegadele Tööle võtmise alusdokumendi ja tööle võtmise ankeedi edastab Hiljemalt 3 tööpäeva Kui töötaja soovib maksuvaba tulu arvestust, siis hakatakse seda arvestama asutuse kontaktisik PTO-le DHSi/e-kirja vahendusel. Võõrkeelsetel enne töötaja tööle alates töötaja tööle tulemise kuust. Jooksvalt saab maksuvaba tulu määrata ja lepingutel on oluline osa (tasud, palgad, maksud) tõlgitud vabas asumist summat muuta RTIP-is. vormis eesti keelde. PTO sisestab alusdokumendi ja tööle võtmise ankeedi alusel andmed Hiljemalt 2 tööpäeva SAP-i ning seob ametikohaga struktuuris vastavalt alusdokumendile. jooksul pärast Andmete sisestamisel SAP-i genereeritakse töötajale alusdokumentide personalinumber automaatselt. saamist Asutuse kontaktisik edastab isiku täieliku nime ja isikukoodi ning nõuniku puhul lisaks tööle asumise kuupäeva ja koormuse (juhul, kui Esimesel võimalusel, Vormistamise alusdokument ning personali-ja palgaarvestuse aluseks vajalikud ei ole täiskoormus), veendudes, et struktuuris on olemas vastav PTO sisestab koheselt andmed edastatakse esimesel võimalusel sh pangaandmed vähemalt enne ametikoht PTO-le DHSi/e-kirja vahendusel ning kinnitab üle andmete info saabumisel esimest väljamakset. saatmist telefoni teel. Asutus edastab DHS-i/e-kirja vahendusel PTO-le õppelaenu lepingu, Uued õppelaenu laenu kustutamise graafiku ning tõendi eelmisest töökohast taotlused esitada selgitusega mis ajani on õppelaenu kustutatud. hiljemalt 5 tööpäeva PTO sisestab andmed SAP-i ja teostab väljamaksed vastavalt enne tasu välja graafikule. maksmist Asutus edastab hiljemalt 3 tööpäeva enne töötaja Alusdokumendis/ tööle võtmise ankeedis/ DHS-i lisainfo väljal/ Eelarve ja kulutunnused edastatakse kui tegemist on tavapärasest erineva ametisse asumist, PTO edastatakse töötaja tasustamise eelarve ja kulutunnused. tasustamise allikaga. sisestab 2 tööpäeva jooksul Asutuse kontaktisik edastab alusdokumendid võlaõiguslike ja muude isikute kohta koos kulutunnustega DHS-i /e-kirja vahendusel PTO-le. Mitteresidendi puhul esitab asutus EMTA mitteresidendi koodi või Alusdokumendid isikukoodi ja sünniaja ning info ravikindlustuse saamise ja väljamakse Juhul kui asutus ei jõua õigeaegselt andmeid edastada PTO-le ja asutus hiljemalt 3 tööpäeva viisi kohta (nt mitteresidendi väljamaks saatkonna registreerib ise töötaja TÖR-is, siis peab asutuse kontaktisik edastama TÖR-i ID enne töötaja tööle pangakontolt).Välismaise panga korral märkida ära panga nimi ja numbri PTO-le. asumist SWIFT/BIC kood. Info maksuvaba tulu summa arvestamiseks lisatakse lepingusse või saadetakse DHS-i/e-kirja vahendusel PTO-le. Võõrkeelsete lepingute puhul esitab asutus maksude info eesti keeles. Asutus saadab 7 Asutuse kontaktisik edastab alusdokumendid ja info DHS-i kalendripäeva enne kuu vahendusel PTO-le. PTO edastab rahvastikuregistrisse isiku viimast tööpäeva, PTO viibimiskoha andmed isikute kohta, kes on kauemaks kui kolmeks sisestab hiljemalt 2 kuuks asunud välisriiki. tööpäeva jooksul Asutuse kontaktisik algatab RTIP isikuandmete moodulis töötaja tööle võtmise ning edastab isikuandmete ankeedi uuele töötajale täitmiseks. Töötaja täidab isikuandmete moodulis vajalikud andmed. Hiljemalt 3 tööpäeva Eelarve ja kulutunnused edastatakse kui tegemist on tavapärasest erineva Vajadusel andmed kooskõlastatakse ning pärast kooskõlastust enne töötaja tööle tasustamise allikaga. genereeritakse või laetakse üles töösuhte alustamise alusdokument, asumist, mille põhjal kanduvad PTO poolt ülevaadatud andmed automaatselt SAP-i. Asutuse kontaktisik edastab töölt vabastamise alusdokumendi (sh saadaolevad või enampuhatud puhkusepäevad, ületunnid, Asutuse kontaktisik saab kontrollida puudumisi BO aruandest HR026 kinnipidamised jms) PTO-le DHSi/e-kirja vahendusel. Tähtajalise Hiljemalt 3 tööpäeva Tööajatabel. Andmete mittevastavuse korral informeerib PTO-d DHS-i/e-kirja töösuhte lõppemisel teavitab asutus lepingu lõppemise tähtajast PTO- enne töötaja lahkumist teel. d DHS-i/e-kirja vahendusel või edastab töölt vabastamise alusdokumendi. Asutuse kontaktisik edastab arvestuse pidamise lõpetamiseks info Esimesel võimalusel DHS-i/e-kirja vahendusel PTO-le. Pereliikme pikaajalises välislähetuses kaasasoleku lõpetamiseks: 1) Hiljemalt 5 tööpäeva asutuse määratud töötaja edastab vastava alusdokumendi, või 2) kui enne lahkumisele lõpetamine ei ole toimunud enne teenistuja lähetusest eelneva kuu tagasikutsumist, lõpetatakse arvestus teenistuja palgapäeva. tagasikutsumisdokumendi alusel. PTO sisestab alusdokumendi alusel andmed SAP-i. Esimesel võimalusel Töötaja/asutuse kontaktisik algatab RTIP isikuandmete moodulis Asutuse kontaktisik saab kontrollida puudumisi BO aruandest HR026 töötaja vabastamise. Andmed kooskõlastatakse ning pärast Hiljemalt 3 tööpäeva Tööajatabel. Andmete mittevastavuse korral informeerib PTO-d DHS-i/e-kirja kooskõlastust genereeritakse või laetakse üles lahkumise enne töötaja lahkumist teel. alusdokument (ülesütlemise teatis või käskkiri), mille põhjal kanduvad andmed automaatselt SAP-i. Nime muutuse puhul tuleb töötajal esmalt muuta nimi pangas ja seejärel Uued/muutunud personaliandmed edastab asutuse kontaktisik PTO-le Esimesel võimalusel edastatakse info PTO-le. PTO muudab info kõikides vajalikes SAPi moodulites. DHS-i/e-kirja vahendusel. 3 päeva enne töösuhte lõpptähtaja saabumist, Asutuse kontaktisik saadab teenistustähtaja muutmise alusdokumendi PTO sisestab hiljemalt 1 ja muud vajalikud andmed PTO-le DHS-i/e-kirja vahendusel. tööpäev enne lõpptähtaja saabumist Asutuse kontaktisik saadab info tervisekontrolli/vaktsineerimise/ Vastavalt vajadusele tööõnnetuse kohta kokkulepitud vormingus. Asutuse kontaktisik saadab kvalifikatsioonide andmed kokkulepitud Vastavalt vajadusele vormingus PTO-le. Asutuse kontaktisik saadab arengu- ja hindamisvestluse, katseaja vestluse ja atesteerimisvestluse läbiviimise kuupäeva kokkulepitud Vastavalt vajadusele vormingus PTO-le. Asutuse kontaktisik saadab projektiarvestusega seotud või muul Eelarve ja kulutunnused on kulukeskus/eelarveüksus, fond/eelarve liik/eelarve Hiljemalt 5 tööpäeva põhjusel struktuuriüksuse tavapärasest eelarvest erinevad eelarve ja objekt, tegevusala, abiraha/grant/toetus, tellimus/ressurss/order, WBS enne tasu maksmist kulutunnused PTO-le DHS-i/e-kirja vahendusel. element/projekt. Asutuse kontaktisik saadab akrediteeringu info PTO-le. Esimesel võimalusel Ametijuhendi faili nimetus algab AMJ-. Töötaja uue ametijuhendi sisestamisel muudetakse vana ametijuhendi faili nimetust märkides senise nimetuse ette sidekriipsu (-AMJ-). Töötaja fotofaili nimetuseks Vastavalt vajadusele on töötaja isikukood, laiendiks jpg. Asutuse kontaktisik edastab ametijuhend ja foto PTO-le DHS-i/e-kirja vahendusel Vastavalt vajadusele Töötaja/isikuandmete mooduli haldur sisestab muutunud andmed kuid palgaarvestusega Palgaandmetega seotud muudatuste korral vaatab RTK arvestaja andmed üle ja RTIP isikuandmete moodulisse. Vajadusel andmed kooskõlastatakse seotud andmed hiljemalt kui on vaja teha muudatusi, siis kooskõlastab parandused/muudatused asutuse ning peale kooskõlastuse ja kinnituse saamist kanduvad andmed 5 tööpäeva enne tasu kontaktisikuga. automaatselt SAP-i. maksmist Tööaja ja puudumise arvestus peetakse SAPis. Tööajatabelid on: * tavatööajatabel (8-tunnine tööpäev 5 päeva nädalas) Puudumise liikide tabel asub RTK kodulehel. * summeeritud tööajatabel Tööaja planeerimise ja arvestamise infosüsteemi kasutamisel kanduvad tööaja * projektiarvestuse tabel andmed automaatselt SAPi. * kinnipeetavate tööajaarvestuse tabel * teenistuja perekonnaliikme asukohariigis viibitud päevade tabel ning abikaasa teenitud tulu deklaratsioon Juhul kui asutuse tööajaarvestuse aluseks on vastavasisulised käskkirjad, lepingud, ettepanekud ning muud väljamaksete ja kinnipidamiste Asutuse kontaktisik kontrollib andmed BO aruandest HR026 alusdokumendid, siis eraldi tööajatabeleid ei esitata. PTO teostab Tööajatabel ning edastab vajalikud muudatused ning ületunnid, palgaarvestuse SAPis olevate andmete alusel. PTO vastutab arvestuse õigsuse Hiljemalt 5 tööpäeva riigipühal töötamise jms märkustena DHS-i/e-kirja vahendusel PTO-le. eest, arvestuse aluseks olevate andmete õigsuse eest vastutab asutus. Kui enne palgapäeva töötaja puudumisest teavitamine on viibinud asutusest tingituna ning palga ümberarvestus eeldab nõusolekut, võtab nõusoleku asutus. Vastupidisel juhul võtab nõusoleku PTO. Sama kehtib vaidluste lahendamisel.  Asutuse kontaktisik edastab tabeli kaasasolevate pereliikmete PTO sisestab saadetud info SAP-i ja vajadusel informeerib pereliikme 183 asukohariigis viibitud päevade kohta, mis sisaldavad puudumisi või Hiljemalt 5 tööpäeva puudumise päeva täitumisest asutuse kontaktisikut. Tabel on abikaasatasu märget abikaasa tulu saamise kohta üle piirmäära, DHS-i/e-kirja enne palgapäeva arvestuse ja Välisministeeriumi välislähetustasu suurenduste arvestuse aluseks. vahendusel PTO-le. Töötaja esitab pikaajalisse väislähetusse minekul või sealt naasmisel teatise DHS-i vahendusel PTO-le. PTO edastab rahvastikuregistrisse Teatis on VLT arvestuse aluseks. Kuupäevade erisuste puhul asutus teavitab Esimesel võimalusel isiku viibimiskoha andmed isikute kohta, kes on kauemaks kui PTO-d. kolmeks kuuks asunud välislähetusse. Asutuse kontaktisik saadab tundide alusel peetud arvestuse kohta Summeeritud tööaja arvestust ning erireeglitele alluvate U-grupi (mitteresidendid) summeeritud tööaja arvestuse tabelid DHS-i/e-kirja vahendusel Hiljemalt 5 tööpäeva töötajate tööaja arvestust peab asutus (kasutusel VÄM valitsemisalas) (ületunnitöö, öötöö, riiklike pühade tasud, valveaeg jms) PTO-le. enne palgapäeva Tööaja planeerimise ja arvestamise infosüsteemi kasutamisel kanduvad tööaja andmed automaatselt SAPi. Hiljemalt 5 tööpäeva Asutuse kontaktisik edastab DHS-i/e-kirja vahendusel PTO-le vajaliku enne palgapäeva või informatsiooni (eelarve ja kulutunnused, % projektide lõikes). vastavalt asutusega Muudatused lisada märkustena. kokkuleppele Kinnipeetavatele makstakse tasud välja esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem Asutuse kontaktisik edastab PTO-le kinnipeetavate tööajaarvestuse Hiljemalt 5 tööpäeva kui 5 tööpäeva peale alusdokumentide laekumist. Kinnipeetava vabastamise tabelid DHS-i vahendusel. enne palgapäeva korral edastatakse andmed hiljemalt 3 tööpäeva enne vanglast vabastamist. PTO sisestab tööajatabelitega saadetud info SAP-i. Esimesel võimalusel Järgneva aasta puhkused genereeritakse vastavalt asutusega Seadusest tulenevatel juhtudel puhkuse aegumise peatumisel tehakse puhkuse kokkuleppele. Töötajate ajakava puhkused vormistatakse RTIP kasutamise tähtaja pikendamisi SAP-is jooksvalt. Asukohamaa mitteresidentide Esimese kvartali jooksul puhkuste moodulis. Peale kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist (grupp U) puhkuste arvestust kontrollib ja korrigeerib asutus väljaspool RTIP-i. kanduvad puhkuse andmed automaatselt SAP-i. Erinevuste puhul informeerib PTO-d SAP-is muudatuse tegemiseks.  Puhkuste vormistamise juhend on RTIP-is puhkuste moodulis. Tasustamata Töötaja koostab RTIP puhkuste moodulis puhkusetaotluse. Peale puhkuse, vanemapuhkuse ja õppepuhkuse puhul lisab puhkuste mooduli haldur Hiljemalt 6 tööpäeva kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad andmed automaatselt vajadusel teavituse saajaks PTO, kes teeb vajalikud kanded SAP-is. enne puhkuse algust SAP-i. Riigisekretäri puhkus ja info puhkusetasu maksmise kohta edastatakse DHS kaudu, ministrite puhul e-kirjaga. Töötaja/asutuse RTIP puhkuste mooduli haldur katkestab RTIP puhkuste moodulis puhkuse. Peale kooskõlastus(t)e ja kinnituse Esimesel võimalusel saamist kanduvad muudatuste andmed automaatselt SAP-i. Töötaja/asutuse RTIP puhkuste mooduli haldur koostab RTIP-i puhkuste moodulis vanemapuhkusele jäämise taotluse. Haldur lisab Hiljemalt 14 PTO teavituse saajaks, kes teeb vajalikud kanded SAP-is ja TÖR-is. kalendripäeva enne Töötaja grupi D korral korrigeeritakse SAP-is esindustasu maksmist. Peale kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad puhkuse puhkuse algust andmed automaatselt SAP-i. PTO korrigeerib vajadusel saadaolevat põhipuhkust ja selle aegumist. Töötaja/asutuse RTIP puhkuste mooduli haldur koostab RTIP-i puhkuste moodulis vanemapuhkuse katkestamise taotluse. Haldur Hiljemalt 14 Vanemapuhkuse katkestamisel saab töötaja maksuvaba tulu määrata ja lisab teavituse saajaks PTO. Peale kooskõlastus(t)e ja kinnituse kalendripäeva enne jooksvalt summat muuta RTIP-is. saamist kanduvad puhkuse andmed automaatselt SAP-i. PTO tööle naasmist korrigeerib vajadusel saadaolevat põhipuhkust ja selle aegumist.. Töötaja/asutuse RTIP-i puhkuste mooduli haldur koostab RTIP-i Info vajadusest maksta töötaja eest lisaks sotsiaalmaksu juhtudel, kui töötaja puhkuste moodulis tasustamata puhkuse. Haldur lisab teavituse töötasult arvestatud sotsiaalmaks jääb alla kehtestatud sotsiaalmaksu Hiljemalt 6 tööpäeva saajaks PTO. Peale kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad maksmiseks oleva kuumäära (kas seoses töötaja madala töötasuga või enne puhkuse algust puhkuse andmed automaatselt SAP-i. PTO korrigeerib vajadusel tasustamata puhkuse andmisega) annab asutus, vastasel korral sotsiaalmaksu saadaolevat põhipuhkust ja selle aegumist. juurde ei maksta va Kaitseministeeriumi haldusala asutused.  Kui töövõimetusleht Tervisekassas on kinnitatud peale palgaarvestuse teostamist, siis asutuse poolt hüvitatav haigushüvitis makstakse järgneva kuu palgapäeval, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul. PTO vastutab Tervisekassa liidese kaudu saadetud töövõimetuslehtede arvestuse õigsuse eest. Arvestuse aluseks oleva info õigeaegse saatmise ning töövõimetuslehe perioodi õigsuse eest vastutab asutus.Kui töötaja töövõimetusest teavitamine on Avatud ja kinnitatud töövõimetuslehtede info liigub SAPi automaatselt viibinud asutusest tingituna ning palga ümberarvestus eeldab töötaja nõusolekut, Tervisekassa liidese kaudu. Kinnitatud töövõimetuslehele kanduvad Esimesel võimalusel võtab nõusoleku asutus. Vastupidisel juhul võtab nõusoleku PTO. Sama kehtib vajalikud andmed e-tervisekassasse liidese kaudu. vaidluste lahendamisel.Välisriigis viibiva Eesti residendi puhul asutuse kontaktisik täidab tööandja tõendi ja edastab koos haiguslehe koopiaga Tervisekassasse (või originaaliga, kui väljamakse teeb ainult Tervisekassa). Kohapealt palgatud mitteresidentide puhul ei toimu haigusraha arvestust. Puudumised seaduse, asutuse töökorralduse reeglite ning kollektiivlepingu alusel vormistatakse RTIP-i puhkuste ja puudumiste moodulis. Haldur lisab PTO vajadusel teavituse saajaks, kes teeb Esimesel võimalusel vastavad kanded SAP-is. Peale kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad taotluse andmed automaatselt SAP-i. Asutuse kontaktisik edastab alusdokumendi töösuhte peatumise kohta PTO-le DHS-i/e-kirja vahendusel SAP-i sisestamiseks. PTO Esimesel võimalusel korrigeerib vajadusel töötaja saadaolevad puhkused SAP-is. Uue tasuliigi vajadusel saadab asutuse kontaktisik või palgaarvestaja tellimuse RTK PTO talituse juhatajale e-kirja vahendusel. Põhjendatud vajadusel loob MTO tarkvarakonsultant uue tasuliigi SAPi. Uue tasuliigi loomine toimub RTK ja asutuse läbirääkimiste käigus ja vastavalt Hiljemalt 5 tööpäeva Eelarve ja kulutunnuste lisandumisel ja muutmisel saadab asutuse seadustele. enne tasu maksmist kontaktisik info FAO-le vastavalt FAO toimemudelile. Kui uus kuluarvestussüsteem on loodud, siis edastab asutuse kontaktisik selle PTO-le DHS-i/e-kirja vahendusel. Info vajadusest maksta töötaja eest lisaks sotsiaalmaksu juhtudel, kui töötaja töötasult arvestatud sotsiaalmaks jääb alla kehtestatud sotsiaalmaksu Asutuse kontaktisik edastab kinnitatud alusdokumendid DHS-i/e- maksmiseks oleva kuumäära (kas seoses töötaja madala töötasuga või kirja/RTIPi vahendusel PTO-le tasude arvestamiseks. Isikute osas, Hiljemalt 5 tööpäeva tasustamata puhkuse andmisega) annab asutus, vastasel korral sotsiaalmaksu kelle töötasu tuleneb seadusest (minister, kantsler, välisriigis abikaasa enne tasu maksmist juurde ei maksta. Tasud, mis on saadetud hiljem kui 5 tööpäeva enne jooksva kohalolekutasu jt isikud), saadab asutuse kontaktisik info DHS-i/e-kirja kuu palgaarvestust, makstakse välja järgneva kuu palgapäeval. Vahepealseid vahendusel PTO-le tasude arvestamiseks. väljamakseid teostatakse seaduses ettenähtud juhtudel ning tasude välja maksmise soovist teavitab asutus PTO-d. PTO teostab palgaarvestuse asutuselt saadud kinnitatud alusdokumentide alusel. Pärast palgaarvestuse teostamist saadetud Hiljemalt 3 tööpäeva V.a välisriikide kodanikud või maksuresidendid, kellele kehtivad palgaarvestuses tasud makstakse välja üldjuhul järgmisel palgapäeval. Vahepealseid enne palgapäeva sihtriigi seadused, mitte Eesti seadusandlus. väljamakseid teostatakse seaduses ettenähtud juhtudel (puhkuseraha jne) ja erandkorras asutuse põhjendatud vajadusel. Vastavalt PTO ja asutuse vahelisele kokkuleppele edastatakse soovi Vastavalt asutustega korral palgaleht asutusele. kokkuleppele PTO edastab SAP-i genereeritud palgateatised töötajale (v.a välisriikide kodanikele või maksuresidentidele, kellele kehtivad Küsimuste korral pöördub asutuse töötaja palgaarvestaja poole. Välisriikide palgaarvestuses sihtriigi seadused) e-kirja vahendusel. Kui asutus 2 tööpäeva enne tasude kodanike või maksuresidentide arvestusega seotud küsimuste korral, kellele soovib, et töötajale edastatakse inglise keelne palgateatis, tuleb saata ülekandmist kehtivad palgaarvestuses sihtriigi seadused pöörduda neile arvestust teostava sellekohane nõue PTO-le, kes teeb vastava muudatuse SAPis ning palgaarvestusfirma poole. töötaja hakkab saama inglise keelset palgateatist. PTO töötaja teostab puhkusetasu väljamakse hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või koos jooksva kuu palgaga, kui alusdokumendid on edastatud PTO-le hiljemalt 6 tööpäeva enne puhkuse algust. Hiljem saabunud alusdokumendi puhul makstakse RTIP muudab puhkuse väljamaksu automaatselt "palgaga" kui viimane puhkusetasu välja palgapäeval. Kui asutus soovib puhkusetasu kooskõlastus on antud vähem kui 6 päeva enne puhkuse algust. arvestamisel eritingimusi (palgast erinevad eelarve ja kulutunnused, proportsioonid), kokkuleppel asutusega, kas saadab asutuse kontaktisik vastava informatsiooni enne puhkusetasude arvestust PTO-le või teeb arvestuse PTO palgaarvestaja Asutuse kontaktisik edastab kinnitatud alusdokumendi DHS-i/e- kirja/RTIPi vahendusel PTO-le (tasuliik märkida alusdokumenti/DHS/RTIPi). Kui lisatasu makstakse töötaja palgast Palgapäevast erineval ajal tasude välja maksmise soovist teavitab asutus PTO- erinevate kulutunnustega ja/või lisatasu on projekti puhkusetasude Hiljemalt 5 tööpäeva d. Tasuliikide tabel asub RTK kodulehel. jaoks abikõlbmatu, siis peab vastav info olema enne palgapäeva alusdokumendis/DHS/RTIPi. Lisatasud makstakse reeglina välja koos palgaga. Lisatasudele (v.a ühekordsed lisatasud) märkida lõppkuupäev. Asutuse kontaktisik edastab tööajatabeli tundide/summade kohta DHS- Hiljemalt 5 tööpäeva Tööaja planeerimise ja arvestamise infosüsteemi kasutamisel kanduvad tööaja i/e-kirja/RTIPi vahendusel PTO-le SAP-i sisestamiseks. enne palgapäeva andmed automaatselt SAPi. Asutuse kontaktisik edastab kinnitatud alusdokumendi RTIP-i/ DHS- Hiljemalt 5 tööpäeva i/e-kirja vahendusel PTO-le. enne tasu maksmist Erandjuhul makstakse töötajale avanssi. Alusdokument (juhi poolt Hiljemalt 5 tööpäeva kinnitatud töötaja avaldus, milles on brutosumma) edastatakse DHS- enne tasu maksmist i/e-kirja vahendusel PTO-le avansi maksmiseks. Makstakse vastavalt lepingus olevale Asutuse kontaktisik edastab alusdokumendi/akti või info töö tähtajale, info asutusest Aktis kajastub lepingu number, töö teostamise periood, maksmisele kuuluv teostamise kohta koos kulutunnustega DHS-i/e-kirja vahendusel PTO- väljamaksmise kohta brutosumma ning eelarve ja kulutunnused. le. PTO teostab väljamakse vastavalt alusdokumendile. hiljemalt 5 tööpäeva enne tähtaja saabumist  Hiljemalt järgmise Esinduse finantsassistent täidab siirdetabeli ja edastab DHS-i kalendrikuu Grupp Y vahendusel PTO-le. PTO koondab kõigi välisriikide andmed ühtsesse 10.kuupäevaks siirdetabelisse . Asutuse poolt asukohamaal palgatud palgaarvestusfirma edastab palgalehed esinduse finantsassistendile. Esinduse finantsassistent Hiljemalt järgmise täidab siirdetabli ja edastab koos arvestusfirmalt saabunud kalendrikuu palgalehega DHS-i vahendusel PTO-le 10.kuupäevaks PTO koondab kõigi välisriikide andmed ühtsesse siirdetabelisse, võrdleb SAPis väljamakstud töötasu saldodega ning sisestab andmed SAPi. Kui FAO poolt teostataval raamatupidamiskannete sidumisel ei Hiljemalt ühti siirdetabelis olevad summad väljamakstud töötasu summadega, Eelduseks, et siirdetabelid on tähtaegselt esitatud. 25.kuupävaeks selgitatakse vahed ja vajadusel korrigeeritakse SAPi kandeid. Lepingute sõlmimisel ja palga muutmisel kontrollib PTO palgalehel oleva palga summa vastavust lepingus oleva palga summaga. Asutuse poolt palgatud palgaarvestusfirma või asutuse kontaktisik Hiljemalt 5 tööpäeva edastab palgalehed PTO-le. PTO kannab palgalehtede alusel üle Teenuse pakkuja muutumisel otsib asutus ise uue teenuse osutaja. enne tasu maksmist isikutele töötasu ning töötasuga seotud maksud. Abikaastasu makstakse Soovi avaldanud abikaasadele edastatakse palgateatised hiljemalt tasu PTO käivitab abikaasatasu arvestuse kuu lõpus. välja kuu viimasel väljamaksmise kuupäeval. tööpäeval PTO käivitab VLT tasu arvestuse kuu alguses. Juhul kui välislähetust PTO edastab palgateatised VLT ja selle suurenduste kohta töötajale. Kuu VLT makstakse välja ei kanta üle riigikassa kaudu, edastab RTK palgalehed esinduse alguses enammakstud välislähetustasu osa peetakse kinni kuu lõpus kuu 3.-5. tööpäeval finantsassistendile. palgapäeval. PTO jälgib, et esindustasusid ei makstaks välja seaduses mitte lubatud juhtudel (emapuhkuse jne), alla 1 aastase puudumise korral ei Väljamaks vastavalt toimuks tööle naasmisel automaatselt esindustasu maksmist. PTO graafikule teostab esindustasu arvestuse ja väljamakse. Asutuse kontaktisik edastab määratud õppetasudega alusdokumendi Hiljemalt 5 tööpäeva PTO-le DHS-i/e-kirja vahendusel SAP-i sisestamiseks. PTO teostab enne tasu maksmist väljamakse vastavalt alusdokumendile.  Kohtu finantstöötaja või selleks volitatud isik kinnitab kohtumääruse alusel Asutuse kontaktisik edastab jõustunud kohtulahendi DHS-i/e-kirja maksmisele mineva summa ja lisab eelarve ja kulutunnused. Majanduskulude vahendusel PTO-le. Asutus tagab eelarve vahendite olemasolu ja hüvitamine on kirjeldatud finantstoimemudeli punktis 3.7. Kui määruse alusel kooskõlastab vajadusel asutusesiseselt kohtulahendi alusel Esimesel võimalusel tuleb maksta tunnistajatasu, siis on määrusele lisatud info, kas tunnistajatasult tasumisele kuuluva summa. PTO teostab väljamakse isiku arvestatakse töötuskindlutusmaksu või mitte. pangakontole. Juhul, kui ametniku teenistussuhte viimane päev või töölepingulise töötaja töölepingu lõppemine langeb riigipühale või nädalavahetusele, siis vastavalt „Tsiviilseadustiku üldosa seadusele“ (TSÜS) makstakse lõpparve välja Asutuse kontaktisik kontrollib andmed ja vajadusel edastab Töötaja viimaseks puhkepäevale järgneval esimesel tööpäeval (TSÜS § 136 lg 8). Maksete muudatused (ületunnid, riigipühal töötamise, kinnipidamised jms) teenistuse/ töösuhte tegemise kuupäevast võivad sõltuda isiku saadavate sotsiaalsete garantiide märkustena DHS-i/e-kirja/ RTIPi vahendusel PTO-le. PTO teostab tööpäevaks suurused (vanemahüvitis, maksuvaba tulu suurus). Lõpparve arvestamisel kinnitatud alusdokumendi alusel töötajale lõpparvestuse. tekkinud võla (tasu väljatöötamata puhkuse eest, asutuse poolsed muud kinnipidamised jne) sissenõudmisega asutus tegeleb juhul, kui võlga pole lõpparvest võimalik kinni pidada. Möödunud perioodi eest tasude hilisemal maksmisel arvutatakse ümber vastavasse perioodi jäävad tasud ning ümberarvestusest tulenevad vahed teostatakse järgmise kuu palgaga. Hiljemalt 5 tööpäeva Asutuse kontaktisik edastab töötasust kinnipidamise info DHS-i/e-kirja enne palgapäeva, vahendusel PTO-le palgast kinnipidamiseks. PTO teostab töösuhte lõppemisel kinnipidamise vastavalt alusdokumendile. hiljemalt 3 tööpäeva enne töötaja töölt lahkumist Asutuse kontaktisik edastab kinnipidamise teatise (elatistasu, kohtutäiturilt saadud nõuded jms) DHS-i/e-kirja vahendusel PTO-le Esimesel võimalusel palgast kinnipidamise teostamiseks. Asutuse kontaktisik edastab töötajale määratud kululimiidi PTO-le. Asutus peab arvestust limiidi ületanud summade üle töötajate lõikes ja edastab 5 tööpäeva enne Limiidi ületamisel toimub automaatne palgast kinnipidamine kui PTO- PTOle kokkuvõtte töötasust kinnipeetavate summade kohta. PTO teostab sellele palgapäeva le ei ole tulnud infot ülekulu kinnipidamise tühistamiseks. vastavad kinnipidamised töötasust. PTO koostab maksudeklaratsioonid (vorm TSD, ESD) ning impordib need e-maksuametisse maksude deklareerimiseks. Töötasu maksude Deklaratsiooni esitamise saldosid võrreldakse deklareeritavate maksudega ning teostatakse tähtajaks maksude tasumine. Asutuse kontaktisik edastab DHS-i/e-kirja vahendusel PTO-le Kui PTO koostab vajadusel raamatupidamisõiendi ja sisestab kanded SAP-i, raamatupidamisõiendi kulude ümberpaigutamiseks. PTO töötaja teavitab ta sellest asutust, kui kannetega muudetakse eelmise kuu eelarve teostab ümberpaigutamiseks vastavad toimingud. kassalist või tekkepõhist täitmist. Eriteenistujate pensionieraldiste tabelite täitmiseks vajaminevad Kord aastas vastavalt andmed genereeritakse SAP-i sisestatud andmete alusel. PTO majandusaasta aruande talituse juhataja edastab vastavad andmed FAO-le tähtajale raamatupidamiskannete tegemiseks. Kord aastas vastavalt PTO teostab arvestuse ja teeb kanded SAP-i vastavalt riigi Puhkusereservi aruanne asub SAP BO-s-> SAP palgaaruanded-> HR070 majandusaasta aruande raamatupidamise üldeeskirjale. Puhkusereservi aruanne. tähtajale PTO koostab tabeli BO aruande põhjal vastavalt riigi raamatupidamise Kord aastas vastavalt Aruanne asub SAP BO-s-> SAP personaliaruanded-> HR069 Töötajate üldeeskirjale ning edastab FAO-le raamatupidamiskannete majandusaasta aruande keskmine koormus tegevusalade lõikes. tegemiseks. tähtajale Asutuse kontaktisik edastab koolitusürituse andmed SAPi koolituste moodulisse kandmiseks PTO-le DHS-i/e-kirja vahendusel. PTO loob asutuse poolt edastatud andmete alusel koolitusürituse, seob töötajad koolitusega ja saadab asutusele DHS-i/e-kirja 2 tööpäeva jooksul vahendusel koolituse SAP ID numbri. Töötaja/asutuse koolituste haldur sisestab koolitusürituse ning saadab Juhul kui on vaja sisestada SAP-i uus koolitaja, siis teeb seda koolitushalduri osalemise kinnitamiseks/registreerimiseks asutuse töötajatele. Pärast tellimusel RTK personaliarvestaja. Asutuse koolitushalduri vahetumisel saata kooskõlastamist ning töötaja osalemise kinnitamist kanduvad andmed info PTO-le vastava tunnuse sisestamiseks SAP-i. SAP-i. Töötaja/asutuse koolituste haldur koostab RTIP-is koolituste moodulis koolituslähetustaotluse ning peale kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad andmed SAP-i. Asutuse kontaktisik edastab lähetuse info SAP-i sisestamiseks PTO- le DHS-i vahendusel. PTO sisestab andmed SAP-i ja annab asutusele 2 tööpäeva jooksul e-kirja vahendusel lähetuse ID numbri. Personali- ja palgaarvestuse originaaldokumendid arhiveeritakse asutuses vastavalt arhiivieeskirjale ja asutuses kehtestatud teabehalduse korrale. PTO poolt väljastatud tõendid ja teatised arhiveeritakse vastavalt RTK poolt kehtestatud asjaajamiskorrale. RTIPi kaudu tehtavad originaaldokumendid arhiveeritakse RTIPis. Koostöös asutuse ja PTO-ga täiendatakse väljundvormide ja Asutus kontrollib aruannete sisu ja vormi. Asutusel on BO aruannete vaatamisõigus ja - aruandeid vastavalt kohustus. vajadusele Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogusse esitatavate andmete õigsuse ja PTO-le esitamise eest vastutab asutus. Andmete sisestamise õigsuse, haldamise ja arvestuse pidamise eest vastutab PTO. Päringule vastatakse Asutus saab BO aruannetest info SAP-i kantud andmete kohta. BO-s esimesel võimalusel, PTO nõustab asutust BO aruandluse kasutamisel ja annab selgitusi aruannetes puuduvate andmete või ebakõlade kohta esitab asutus päringu PTO aga mitte hiljem kui 3 kajastuvate andmete kohta. töötajale e-kirja vahendusel. tööpäeva jooksul RIHATO koostab aruande BO-st saadud info põhjal, puuduvate Vastavalt vajadusele andmete osas esitatakse päringud asutusele/PTO-le. Personali- ja palgaarvestusega seotud aruandeid (palk, tööjõu Uue personali- ja palgaarvestuse aruande esitamise vajadusest teavitab asutus Vastavalt Statistikaameti liikumine jne) esitab PTO, info puudumisel esitatakse päring PTO-d e-kirja vahendusel. Personali- ja palgaarvestusega seotud aruanded, tähtaegadele asutusele. mille andmed on SAP-is esitab Statistikaametile PTO. Vastavalt seaduses PTO koostab andmikud ja edastab Sotsiaalkindlustusametile. olevatele tähtaegadele PTO edastab vajaliku informatsiooni osapooltele. Vastavalt vajadusele PTO edastab personali- ja palgaarvestusega seotud tõendid Välislähetuses viibivate isikute kohta annab algandmed asutusele PTO, tõend osapooltele. Tõendid töötaja töötamise kohta asutuses, mis ei ole 3 tööpäeva jooksul vormistatakse saatkonna poolt. seotud arvestusega, väljastab asutus. E-maksuameti kasutajaõiguste avamiseks/sulgemiseks esitab PTO talituse juhataja taotluse asutuse kontaktisikule e-kirja vahendusel. Esimesel võimalusel Kasutajaõiguste saamisel teavitab asutuse kontaktisik PTO-d e-kirja vahendusel. E-STAT kasutajaõiguste avamiseks/sulgemiseks esitab PTO talituse juhataja taotluse asutuse kontaktisikule e-kirja vahendusel. Esimesel võimalusel Kasutajaõiguste saamisel teavitab asutuse kontaktisik PTO-d e-kirja vahendusel. E-Tervisekassa kasutajaõiguste avamiseks/sulgemiseks esitab PTO talituse juhataja taotluse asutuse kontaktisikule e-kirja vahendusel. Esimesel võimalusel Kasutaja õiguste saamisel teavitab asutuse kontaktisik PTO-d e-kirja vahendusel. BO aruannete kasutajaõiguste avamiseks/sulgemiseks esitab PTO talituse juhataja taotluse MTO-le. Kasutajaõiguste saamisest teavitab Esimesel võimalusel MTO PTO-d e-kirja vahendusel. Asutuse siseselt annab kasutajaõigused vajalikele isikutele asutuse administraator. Asutuse DHS-i kasutajaõiguste avamiseks/sulgemiseks esitab PTO talituse juhataja taotluse asutuse kontaktisikule e-kirja vahendusel. Esimesel võimalusel Kasutajaõiguste saamisel teavitab asutuse kontaktisik PTO-d e-kirja vahendusel.