Sotsiaalministeeriumi finantsosakonna ja personaliosakonna protsesside kaardistamine ning parendamine

Hindamiskriteeriumid ja –metoodika I Hindamiskriteeriumid ja -metoodika 1. Pakkumuse tehnilist lahendust hinnatakse vähemalt kolme sõltumatu hindaja poolt. Hindajad kinnitavad oma sõltumatust hindamisprotokollis. 2. Hindajad lähtuvad hindamisel väikehanke dokumendi lisas esitatud hindamismetoodikas kirjeldatud põhimõtetest. Hindajad esitavad hindamise põhjendatud tulemused kollektiivses protokollis, mis on kõigi hindajate poolt allkirjastatud. 3. Hankija võrdleb ja hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi hindamiskriteeriumide alusel. Eduka pakkumuse valiku aluseks on majanduslik soodsus (parim hinna ja kvaliteedi suhe), mis selgitatakse välja väärtuspunktide omistamise meetodil käesolevas väikehanke dokumendi lisas toodud hindamiskriteeriumide ja -metoodika alusel. 4. Pakkumuste hindamiskriteeriumid 100 väärtuspunkti skaalal on järgnevad: Kriteerium Maksimaalsed väärtuspunktid Pakkumuse maksumus 40 Tehniline lahendus 60 KOKKU 100 5. Pakkumusele antud väärtuspunktid summeeritakse. Väärtuspunkte omistatakse täpsusega kaks kohta pärast koma. 6. Hankija tunnistab edukaks enim väärtuspunkte saanud pakkumuse. Võrdsete väärtuspunktidega pakkumuste korral tunnistatakse edukaks pakkumus, millele on omistatud tehnilise lahenduse kriteeriumi eest suurim arv väärtuspunkte. Juhul, kui ka seejärel on väärtuspunktid võrdsed, tunnistatakse edukaks pakkumus, millele on omistatud pakkumuse maksumuse kriteeriumi eest suurim arv väärtuspunkte. Juhul, kui mõlema kriteeriumi väärtuspunktid on võrdsed, korraldab hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdselt väärtuspunkte saanud pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida. II Pakkumuste maksumuste hindamine Pakkumuste maksumuse hindamine toimub järgmiselt: 1. Madalaima maksumusega pakkumus saab maksimaalse arvu väärtuspunkte (40), järgmised pakkumused saavad väärtuspunkte proportsionaalselt vähem. 2. Järgmiste pakkumuste punktisummad arvutatakse valemiga: "osakaal" - ("pakkumuse väärtus" - madalaim väärtus") / "suurim väärtus" * "osakaal". 3. Tulemus ümardatakse täpsusega kaks kohta pärast koma. III Pakkumuse tehnilise lahenduse hindamine Pakkumuse tehnilise lahenduse väärtuspunktid saadakse igas tehnilise lahenduse alamkriteeriumis kirjeldatud hindamismetoodika alusel antud väärtuspunktide summeerimisel. Hindamiskriteerium: pakkumuse tehniline lahendus Alamkriteerium 1: Väärtus- Pakkuja arusaam sisulisest probleemist ja sellest lähtuvalt punktide arv püstitatud lahendusvõimalustest – maksimaalselt 50 punkti SUUREPÄRANE: 50 Analüüside tulemus on pakkuja poolt põhjalikult kirjeldatud (seostatus eesmärkide, oodatavate tulemustega on selge, esitatud on konkreetsed ja asjakohased tegevused nende elluviimiseks), esitatud lähenemine on teostatav, loogiline ja põhjendatud ning ületab hankija ootusi. Pakkumusest nähtub, et juba pakkumuse faasis on töö läbiviimine analüütiliselt läbi mõeldud. Välja on pakutud olulisi täiendusi analüüsi ja parendusettepanekute esitamise ülesehituse osas, mis on sisuliselt selgelt ja arusaadavalt põhjendatud ning mille vajalikkus on objektiivselt põhjendatud. Seeläbi ületab pakkumus hankija ootusi ja pakub lisaväärtust, mida hankija ei osanud algses ülesandepüstituses esitada. VÄGA HEA: Analüüside eesmärk ja selleks läbi viidavad ülesanded on pakkuja 40 poolt selgelt kirjeldatud, esitatud lähenemine on teostatav, loogiline ja põhjendatud, pakutavad tegevused vastavad eesmärkidele ja oodatavatele tulemustele. Esitatud lähenemine vastab hankija vajadustele. HEA: Analüüside eesmärk ja selleks läbi viidavad ülesanded on pakkuja poolt lahti 30 mõtestatud, esitatud lähenemine on teostatav, loogiline ja vastab valdavalt hankija vajadustele. Ülesandepüstitus on üldist laadi ega arvesta täielikult sihtrühma eripäraga. Hankijal tekkisid pakkumuses esitatu põhjal analüüsi eesmärgist ja ülesannetest arusaamise kohta üksikud küsimused, kuid puudujäägid ja ebatäpsused pole põhimõttelised. RAHULDAV: Analüüsi eesmärgi kirjeldus ja lähenemine ülesande täitmisele vastab 20 üldjoontes hankija vajadustele, kuid on kohati ebaselge ja/või vastuoluline ja/või tsiteerib liialt suurel määral vaid väikehanke dokumentides esitatut ja/või ei arvesta sihtrühma eripäraga. Hankijal tekkisid pakkumuses esitatu põhjal analüüsi eesmärgist ja ülesannetest arusaamise kohta mõned põhimõttelised küsimused. VÄHENE: Pakkuja poolses arusaamas analüüsi eesmärgist ja vajalikest 10 tegevustest esineb hulgaliselt olulisi puudujääke ja/või ebatäpsusi, nt pakkuja tõlgendab analüüsi eesmärki hankija vajadustele mittevastavalt, kirjeldus pole piisavalt põhjalik ja/või võimaldab esitatu mitmest tõlgendamist. Hankijal tekkis pakkumuses esitatu põhjal eesmärgist ja ülesannetest arusaamise kohta hulgaliselt küsimusi. Alamkriteerium 2: Väärtus- Analüüside läbiviimise aja- ja tegevuskava - maksimaalselt 10 punkti punktide arv SUUREPÄRANE: 10 Esitatud aja- ja tegevuskava on põhjendatud ja hästi teostatav. Tegevused on esitatud koos tähtaegadega (tegevus võib toimuda ka mitu nädalat, sel juhul tuleb märkida kui mitu nädalat) ja tulemitega. Iga tegevuse juures on märgitud läbiviija(d). Tegevused on jagatud optimaalselt arvestades tegevuste samaaegsust ja omavahelisi sõltuvusi. Lisaks on väljapakutud hankija poolt aktsepteerimist leidvaid täiendavaid tegevusi või olemasolevaid tegevusi on liigendatud detailsemaks, eesmärgiga neid paremini avada. Kirjeldatud aja- ja tegevuskava ületab hankija ootusi. HEA: Esitatud aja- ja tegevuskava on põhjendatud ja teostatav. Tegevused on 6 esitatud koos tähtaegadega (tegevus võib toimuda ka mitu nädalat, sel juhul tuleb märkida kui mitu nädalat) ja tulemitega. Iga tegevuse juures on märgitud läbiviija(d). Kirjeldatud aja- ja tegevuskava vastab hankija ootustele. Selles võivad esineda üksikud ebatäpsused (nt planeeritud aja- ja tegevuskavas on ebakõlasid, kus mõne tegevuse jaoks on planeeritud põhjendamatult kas väga pikk või väga lühike periood; tegevuste samaaegsust ja omavahelisi sõltuvusi on arvestatud vähesel määral), mis aga ei ole põhimõttelised. RAHULDAV: Aja- ja tegevuskava on esitatud koos tähtaegadega, kuid selles on 3 puudu mõni oluline etapp ja/või iga tegevuse juures ei ole märgitud läbiviija(d) (meeskonna liikmed). Hankijal tekkisid mitmed põhimõttelised küsimused, kas aja- ja tegevuskava tagab lepingu kvaliteetse ja tähtaegse täitmise. Tehniline kirjeldus: Sotsiaalministeeriumi finants- ja personalivaldkonna teenuste protsesside analüüs 1. Taust: Sotsiaalministeerium koos oma valitsemisala asutustega (Tervisekassa, Terviseamet, Ravimiamet, Tervise- ja Heaolu infosüsteemide Keskus, Tervise Arengu Instituut ja Sotsiaalkindlustusamet) läheb üle teenusepõhisele juhtimisele. Teenuspõhisele juhtimisele ülemineku projekt on määratud Sotsiaalministeeriumi valitsemisala 2024 aasta prioriteetseks ning see on olemuselt mahukas ja keeruline. Oleme teenuspõhisele juhtimisele ülemineku otsustanud korraldada ja koordineerida valitsemisalaüleselt, mis lisab projektile olulise komplekssuse mõõtme. Teenuspõhisele juhtimisele ülemineku terviklikkuse tagamiseks mõtestatakse ümber nii poliitikavaldkondade juhtimine ja töökorraldus kui ka tugiteenuste roll poliitikakujundamise toetamiseks. Olulised tugiteenuste valdkonnad, millele soovime eraldi tähelepanu pöörata on finantsprotsessid ja teenused ning personaliprotsessid ja teenused. Finantsosakonna teenused sisaldavad valitsemisala ja ministeeriumi raamatupidamise korraldamist, eelarve koostamist, muutmist ning eelarve ja täitmise seiret, aruannete ja finants- metoodika väljatöötamist, finantsandmete analüüsi, ministeeriumi struktuurfondide ja muude välisvahendite arvestust, ministeeriumi ja valitsemisala finantsnõustamist. Teenus on suunatud laiemalt ka valitsemisala toetamiseks. Finantsosakonna protsessid vajavad ülevaatamist, ümberkujundamist ja optimeerimist, et tagada efektiivsem ja tulemuslikum teenuste osutamine kogu valitsemisala ulatuses. Personaliosakonna teenusteks on töösuhete haldamine, personali planeerimine sh järelkasvu planeerimine, tasustamine, värbamine ja valik, tööohutus - ja heaolu tagamine, inimeste - ja organisatsioonikultuuri arendamine, personaliga seotud uuringute läbiviimine ning tulemusjuhtimine. Järjest enam tegevusi on suunatud valitsemisala toetamiseks ning võrgustikupõhiseks juhtimiseks, kuid protsessid ja organisatsiooni ülesehitus (struktuur) vajavad läbivaatamist ja täiustamist, et paremini toetada poliitikate elluviimist ja organisatsioonilist arengut. 2. Väikehanke ese ja eesmärk Osutatavad tegevused: 1) Teostada põhjalik analüüs praegustest finantsprotsessidest ja teenustest, mis on toodud välja punktis 1, et tuvastada kitsaskohad ja ebaefektiivsused Sotsiaalministeeriumis ja finantsprotsesside seostes valitsemisala asutustega . 2) Töötada välja ja esitada konkreetsed ettepanekud finantsprotsesside parendamiseks ja teenuste optimeerimiseks, keskendudes finantsosakonna efektiivsema töökorralduse ülesehitusele, vabade inimressursside leidmisele ja terviklikule valitsemisala, Rahandusministeeriumi ja Riigi Tugiteenuste Keskuse toetamisele. 3) Kaardistada ja teostada põhjalik analüüsi praegustest personaliprotsessidest ja teenustest, mis on välja toodud punktis 1, hinnates nende vastavust valitsemisala vajadustele; 4) Töötada välja ja esitada konkreetsed ettepanekud personaliprotsesside täiustamiseks, et toetada efektiivselt valitsemisalaülest personalijuhtimist; 5) Kaardistuse koostamisel, analüüside läbiviimisel ja parendusettepanekute tegemisel lähtuda Sotsiaalministeeriumi juhtimissüsteemist ja arvestada teenuspõhise juhtimise raamistikuga, mille alusdokumente jagatakse eduka pakkujaga. 6) Nõustada ja juhendada analüüsi- ja ettepanekute protsessis finants- ja personaliosakonda ning juhtkonda aktiivselt ja sisuliselt 7) Täita ülesandeid, mida ei ole siinkohal otseselt kirjeldatud, kuid mis on vajalikud analüüsi edukaks läbiviimiseks. e, tel ________.  Lisa väikehankele Pakkumuse vorm 1.9-7.1/2557-1 Pakkuja üldandmed Pakkuja ärinimi Pakkuja registrikood Pakkuja juriidiline aadress Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel Pakkuja kontaktisik/ volitatud esindaja lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber) Pakkumuse maksumus Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Käibemaks KOKKU (eurot) (eurodes) Teenuse tunnihind tund Töötoa tunnihind tund 1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest. 2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt väikeostu dokumendis märgitud tähtaja. 3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu. 4. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud. TÖÖVÕTULEPINGU NR 1.9-7.1/2557-1 ERITINGIMUSED Eesti Vabariik, Sotsiaalministeeriumi kaudu, registrikood 70001952, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, keda esindab [ees-ja perekonnanimi] (edaspidi nimetatud „tellija“) ja [Jur.isiku või FIE ärinimi], registrikood [number], asukoht [aadress], keda esindab [ees- ja perekonnanimi] (edaspidi nimetatud “töövõtja”), edaspidi koos nimetatud „pooled“ ja eraldi „pool“, sõlmisid käesoleva töövõtulepingu (edaspidi “leping”) alljärgnevas: 1. Lepingu objekt Lepingu objektiks on töövõtja poolt [millise tulemuse saavutamine] [lähtudes millistest nõuetest, dokumentidest vms kui sellised nõuded on vaja esitada] (edaspidi „tööd“). Tööde täpsem kirjeldus on [lisada sobiv variant, millest nähtub tööde täpsem kirjeldus]. 2. Tööde teostamise aeg ja tähtpäevad Töövõtja kohustub teostama lepingu objektiks olevad tööd hiljemalt [kuupäev või muu tähtaeg]. Tööde teostamise täpsem ajakava [lisada sobiv variant, millest nähtub täpsem ajakava]. Pooltel volitatud esindajad võivad kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu täitmise käigus ajakava täpsustada ja kohandada, muutmata lõpptähtpäeva. 3. Lepingu hind 3.1. Lepingu alusel töövõtja poolt teostatavate tööde kogumaksumuseks on [numbritega] eurot, millele lisandub käibemaks õigusaktidega sätestatud korras, välja arvatud punktis 3.2 nimetatud juhul ( (edaspidi nimetatud „lepingu hind“). 3.2. Kui pakkumuse esitamise ajal ei olnud töövõtja käibemaksukohustuslane või tal ei olnud kohustust käibemaksu arvestada, kuid selline kohustus tekkis pärast pakkumuse esitamist või lepingu täitmise käigus, peab töövõtja arvestama, et lepingu hind sellest käibemaksu võrra ei suurene. 3.3. Lepingu hind on lõplik ja sisaldab kõiki lepingu täitmise kulusid, sh tasu autoriõiguste eest. 3.4. Lepingu hind tasutakse pärast töö vastuvõtmist tellija volitatud esindaja poolt. Tasumine toimub poolte allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akti alusel vastavalt esitatud arvele [lisada sobiv variant, kuidas makstakse]. 3.5. Töövõtja esitab Tellijale arve e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel. E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast. 3.6. Tööd rahastatakse [lisada rahastusallikas (projektikood), kui kasutatakse välisvahendeid] 4. Erisätted 4.1. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub töövõtja: 4.1.1. esitama aruandluse; 4.1.2. järgima lepingu rahastaja tingimusi (sh teavitamisele, vormistamisele ja sümboolikale); 4.1.3. pakkumuses esitatud meeskonnaliikmete vahetumise korral tagama, et tööd teostavad vähemalt väikehanke dokumentides nõutud pädevuse ja kogemusega isikud. Meeskonnaliikme vahetumise vajadustest tuleb tellija esindajat teavitada esimesel võimalusel ning esitada uue meeskonnaliikme pädevust ja kogemust tõendavad andmed ja dokumendid. Meeskonnaliikmete vahetamiseks on vajalik tellija nõusolek. Teavitus ja nõusolek esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis; 4.1.4. töö teostamisel tegutsema sõltumatu eksperdina ning lähtuma oma parimatest valdkondlikest teadmistest, kogemustest ja meetoditest. Töövõtja kohustub lepingu täitmisel tagama, et mistahes temapoolne äri- või muu tegevus ei ole suunatud kolmandate isikute huvide esindamisele. Käesolevas punktis sätestatud huvide konflikti vältimise kohustuse rikkumise korral on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi kuni 20% lepingu hinnast. Samuti on tellijal õigus kirjeldatud juhul leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada. 4.1.5. ………………. 4.2. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub tellija: 4.2.1. tegema töövõtjale kättesaadavaks kõik tema käsutuses olevad töö teostamiseks vajalikud materjalid, analüüsid vm; 4.2.2. ……….. 4.3. Punktides [viited lepingu punktidele] sätestatud kohustuste rikkumise korral on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi [numbritega] eurot. 4.4. Töövõtja, sh tema töötaja, ametnik kui temaga mistahes muus lepingulises suhtes olev lepingu täitmisel osalev isik teavitab tellija tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest e-posti aadressil [email protected]. Tellija tagab tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse. Rikkumisest teavitamise ja teavitaja kaitse tagamise õiguslike aluste ning kohustuste rikkumisel kohalduva vastutuse osas lähtuvad pooled Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seaduses sätestatust. 4.5. Kui töövõtja ei täida lepingu punkti 4.1.2 nõuetekohaselt ja selle alusel teeb rakendusasutus toetuse vähendamise või tagasinõude otsuse, on tellijal õigus töövõtjalt tagasi nõuda mitteabikõlbulikud kulud tagasimakse nõude ulatuses. 5. Volitatud esindajad 5.1. Tellija volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on [ees- ja perekonnanimi], tel [number], e-post [aadress], või teda asendav isik. 5.2. Töövõtja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on [ees- ja perekonnanimi], tel [number], e-post [aadress]. 6. Lepingu lisad Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: 6.1. Lisa 1 - [lepingu objekti kirjeldus]; 6.2. Lisa 2 - [muud vajalikud lisad]. 7. Muud sätted 7.1. Lepingu osaks on lisaks käesolevatele eritingimustele ja nende lisadele töövõtulepingute üldtingimused. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud paberkandjal või elektroonselt Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.sm.ee/sites/default/files/content- editors/sisekomm/toovotulepingu_uldtingimused.pdf ning tal oli võimalik nende kohta küsida selgitusi ja teha ettepanekuid eritingimustes üldtingimuste kohaldamata jätmiseks või muutmiseks. Pooled kinnitavad, et kõik üldtingimused on mõistlikud ega saa seetõttu olla tühised. 7.2. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „leping” lepingu eritingimusi ja üldtingimusi koos kõikide lisadega. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. Lepingu sõlmimisega kaotavad kehtivuse kõik töövõtja hinnapakkumises või muus sarnases dokumendis sisalduvad tingimused niivõrd, kuivõrd need on vastuolus lepingu eritingimuste ja üldtingimustega. 7.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ ___.[kuu].20[__] ___.[kuu].20[__] Tel: 626 9301 Tel: [number] E-post: [email protected] E-post: [aadress] LISA 1 TÖÖVÕTULEPINGULE NR 1.9-7.1/2557-1 Lepingu objekti kirjeldus Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ VÄIKEHANGE „Sotsiaalministeeriumi finantsosakonna ja personaliosakonna protsesside kaardistamine ning parendamine“ Käesoleva dokumendiga kutsub Sotsiaalministeerium Teid esitama pakkumust väikehankel. HINNAPÄRING 1. ÜLDINFO Sotsiaalministeerium 1.1 Hankija andmed Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti Vabariik [email protected] Urbalu, telefon: 5913 7874 , ; Liina Kotkas, telefon: 5914 4113, [email protected] 1.2 Hanke eest vastutav isik (finantsprotsessid) Kairi Nodapera, telefon: 5194 3818, e-post: [email protected] (personaliprotsessid) Põhjalik analüüs SoM finantsprotsessidest ja teenustest, et tuvastada kitsaskohad ja ebaefektiivsused ning töötada välja ja esitada konkreetsed ettepanekud finantsprotsesside parendamiseks ja 1.3 Hanke objekti teenuste optimeerimiseks. lühikirjeldus ja eesmärk Põhjalik analüüs SoM personaliprotsessidest ja teenustest, et tuvastada kitsaskohad ja ebaefektiivsused ning töötada välja ja esitada konkreetsed ettepanekud personaliprotsesside parendamiseks ja teenuste optimeerimiseks. 1.4 Eeldatav maksumus km- 29 999 eurot ta1 1.5 Teenuse CPV kood 72253100-4 - Keskkonnahoidlik hankimine: jah 1.6 Riigihangete - Sotsiaalselt vastutustundlik hankimine: jah strateegiliste põhimõtete kasutamine - Innovatsiooni toetav hankimine: jah - Julgeolekuriske vähendav: ei 2. HANKE OBJEKTI TEHNILINE KIRJELDUS/ OLULISEMAD TINGIMUSED 2.1 Hanke objekti kirjeldus Lisatud tehniline kirjeldus Tähtaeg on kolm kuud alates lepingu sõlmimisest, sh leping täidetakse 2.2 Tähtaeg ja/või ajakava kahes etapis: I etapi tööd esitatakse 2 kuud pärast lepingu sõlmimist; II etapi tööd esitatakse kolm kuud pärast lepingu sõlmimist. Lepingu täitmisel kohaldatakse Sotsiaalministeeriumi töövõtulepingu üldtingimusi, mis on kättesaadavad Sotsiaalministeeriumi kodulehel 2.3 Lepingutingimused aadressil: https://www.sm.ee/lepingute-uldtingimused . Lepingu eritingimused on toodud väikehanke dokumendi lisas (lisa). Pakkuja peab hankelepingu täitmisel eelistama keskkonnahoidlikke lahendusi, näiteks: 2.4 Keskkonnahoidlike 1) töökoosolekud ja muud kohtumised viia läbi võimaluse korral lahenduste kasutamine veebi vahendusel, et vähendada eelkõige liigsest transpordikasutusest tulenevat süsiniku jalajälge; 2) vältida tarbetut dokumentide välja trükkimist ning võimalusel eelistada digitaalsel kujul olevaid materjale; 1 eeldatav maksumus on hankija poolt hankelepingu täitmisel eeldatavalt makstav kogusumma (käibemaksuta), arvestades mh tõenäolisi hankelepingu alusel tulevikus tekkivaid kohustusi ja hankelepingu uuendamist. Füüsiliste isikutega sõlmitavate lepingute korral tuleb eeldatava maksumuse sisse arvestada ka tööandja maksud ja maksed. 1  3) pakkuja poolt digitaalsel kujul edastatavad materjalid peavad olema salvestatud ja edastatud optimaalse mahuga, et vältida otstarbetult suuri andmefaile ning seega vähendada digireostust; 4) võimalusel kasutama materjali jagamisel Sotsiaalministeeriumi ühistöökeskkonda; 5) hankelepingu täitmise järgselt kustutada üleliigsed digimaterjalid, näiteks mustandfailid, säilitamiseks mittevajalikud töödokumendid jms, kuna IT-serverites failide otstarbetu hoidmine on keskkonda kurnava mõjuga ning suurendab digireostust ‘Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja, et juhindub meeskonna komplekteerimisel Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 artiklist 7, mis näeb ette, et arvestatakse ja toetatakse meeste ja naiste võrdõiguslikkust ja välditakse diskrimineerimist soo, rassi või rahvuse, usutunnistuse või veendumuse, puude, vanuse või 2.5 Võrdse kohtlemise seksuaalse sättumuse põhjal ning võetakse arvesse puuetega tagamine ja mitte- inimeste juurdepääsu. Ühtlasi lähtutakse Eesti pikaajalise diskrimineerimine arengustrateegia „Eesti 2035“ aluspõhimõtetest, mis näeb ette, et kõigil peab olema võrdne võimalus eneseteostuseks ja ühiskonnaelus osalemiseks, sõltumata individuaalsetest eripäradest ja vajadustest, kuuluvusest erinevatesse sotsiaalsetesse rühmadesse, sotsiaal- majanduslikust võimekusest ja elukohast 2.6 Keskkonnahoidlikud lahendused, sotsiaalsed Pakkumuse esitamisel peab pakkuja kinnitama, et ettevõtja on kaalutlused ja sotsiaalselt vastutustundlik. innovatsiooni rakendamine 3. TÄIENDAV INFO - Pakkuja peab moodustama meeskonna, kuhu kuulub vähemalt kaks eksperti. - Ekspertidel peab olema kõrgharidus ja vähemalt ühel eksperdil finantsprotsesside parendamise ning teisel eksperdil personaliprotsesside parendamise kogemus, eelistatult avalikus sektoris. Pakkuja esitab ekspertide CV ja lühikirjelduse, kust hankija saab hinnata kogemuse olemasolu. - Pakkuja võib meeskonna koosseisus ette näha ka täiendavaid liikmeid toetavates rollides (nende liikmete vastavust ei 3.1 Pakkujale ja pakkumusele kontrollita ja neid ei hinnata). kehtestatavad nõuded - Pakkuja esitab pakkumuses omapoolse nägemuse töö kaardistuse, analüüside ja parendusettepanekute teostamisest, sh toob välja põhilised metoodikad, mida plaanitakse kasutada. - Pakkuja esitab pakkumises tööde läbiviimise eeldatava ajakava koos tegevuste, tegevuste mahtude ja tähtaegadega. - Pakkujale tuleb kasuks avaliku sektori personali- ja finantsprogrammide tundmine, nt eelarve- ja kuluarvestustarkvaraga KAIS, raamatupidamisprogrammiga SAP BO, majandus- ja lähetusaruannete süsteemiga RTIP. 4. PAKKUMUSE ESITAMINE ja MENETLEMINE - Huvitatud isikutel on õigus küsida väikehanke dokumentide kohta 4.1 Selgitused selgitusi, esitades küsimused e-posti aadressile: [[email protected]]. Hankija vastab huvitatud isiku küsimustele 3 2  tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. o Pakkumuses esitab pakkuja: - Pakkumuse vormi, kus on välja toodud teenuse tunnihinna maksumus (lisatud pakkumuskutsele); - eksperdi CV vormi, milles esitatakse andmed eksperdi kogemuse, omandatud hariduse kohta, ülevaade varasemast töökogemusest, erialasest ettevalmistusest ja enesetäiendamisest ning varasemast kogemusest projektide läbiviimisel. - Tehnilise lahenduse, mis sisaldab pakkujapoolset nägemust töö teostamisest - Lepingu täitmise aja- ja tegevusekava. 4.2 Pakkumuse vormistamine ja o Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega esitamine seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski. o Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 60 päeva alates pakkumuste esitamise tähtpäevast. o Pakkumus tuleb esitada digitaalselt allkirjastatult e-posti aadressil [email protected] hiljemalt 28.10.2024 kell 09.00. o Palume ühtlasi, et teavitaksite meid, kui otsustate pakkumust mitte esitada. o Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni. o Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud. - Hankija avab kõik tähtajaks esitatud esialgsed pakkumused ning kontrollib esitatud pakkumuste vastavust väikehanke dokumendis sätestatud nõuetele. 4.3 Pakkumuse vastavuse - Juhul kui pakkuja või pakkumus ei vasta väikehanke dokumendis kontrollimine esitatud tingimustele, siis lükkab hankija pakkumuse tagasi. - Hankijal on õigus tagasi lükata pakkumus, mille maksumus ületab eeldatavat maksumust - Hankija võib pidada kõikide vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, ajakava ja maksumuse üle. Läbi ei räägita väikehanke dokumendi pakkujale ja pakkumusele sätestatud nõuete ja hindamiskriteeriumide üle. - Läbirääkimiste ajal tagab hankija kõigi pakkujate võrdse kohtlemise ega avalda läbirääkimiste käigus saadud teavet 4.4 Pakkujaga läbirääkimiste diskrimineerival viisil, mis võiks anda ühele pakkujale eelise teiste pidamine pakkujate ees. Hankija ei avalda pakkuja esitatud konfidentsiaalset teavet teistele läbirääkimistes osalejatele ilma pakkuja nõusolekuta. - Läbirääkimisi võib pidada vastavalt hankija ja pakkujate kokkuleppele, kas elektrooniliselt või koosoleku vormis. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. - Läbirääkimiste lõppedes võib hankija teha pakkujatele ettepaneku lõplike, kohandatud pakkumuste esitamiseks. - Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Hankijal on 4.5 Pakkumuste hindamine õigus vajadusel pakkumusi omavahel võrrelda. 3  - Edukaks tunnistatakse majanduslikult soodsaim pakkumus lähtudes käesolevas dokumendis esitatud hindamiskriteeriumitest. - Hankija esitab kõigile pakkujatele teate hankelepingu sõlmimise 4.6 Pakkuja teavitamine kohta mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul alates lepingu hankija otsustest ja sõlmimisest. lepingu sõlmimine - Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu. Lisa väikehankele Pakkumuse vorm 1.9-7.1/2557-1 Pakkuja üldandmed Pakkuja ärinimi Pakkuja registrikood Pakkuja juriidiline aadress Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel Pakkuja kontaktisik/ volitatud isik lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber) Pakkumuse maksumus kuluartiklite lõikes Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Ühiku arv KOKKU (eurot) Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) Käibemaks: Pakkumuse kogumaksumus (käibemaksuga) 1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest. 2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt väikehanke dokumendis märgitud tähtaja. 3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu. 4. Kinnitame, et kasutame lepingu täitmisel keskkonnahoidlikke lahendusi. 5. Kinnitame, et oleme meeskonna komplekteerimisel järginud võrdse kohtlemise ja mitte- diskrimineerimise põhimõtteid. 6. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud. 4