Kiri välja SA Perekodu auditi raport Brüsselisse

EQUASS ASSURANCE AUDIT REPORT Site visit: 12-13.11.2013 S A Perekodu Kristi Õige © 2012 by European Quality for Social Services (EQUASS) All rights reserved. No part of this document may be reproduced in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying and recording or otherwise without the prior written permission of the EQUASS.  1. Information of the social service provider Na me of th e so ci al S A P er ek od u se rv i c e p rov id er Ad d re s s: K as e t e e 2 , J äm ej a l a k üla , V i lj a n d i v a ld , 7 1 02 4 V i lj a n dim aa , Es t on i a Po st bo x: N/ A P er so n re sp on sib le Hi lk a R ab a , m an ag er (C EO ) : Cont ac t p e rs on: Ma r g i t P aj o , s oc ia l wo rk er Pho ne: + 37 2 4 3 5 25 5 1 Fa x: + 37 2 4 3 5 25 5 0 E- m a il: i nf o @p er ek od u. e u W eb s it e: ww w. pe rek o du .e u Na me of Au dit o r: Kr is t i Õ ig e ( a u d it or ) Dat e s of aud it : 12- 1 3. 1 1. 2 01 3 Cli en ts: Num ber of p ers on s er v ed : 7 2 As of ( d at e): 1 2 .1 1. 2 0 13 St aff: Num ber of Fu l l t im e s t af f : 6 6 Num ber of P ar t t im e s t af f : 6 Num ber of C on tr ac t e d s taf f : 4 Num ber of vo l un t eers (if ap p l ic a b l e) : 2 S erv ic e s: * S u bs t it u te h om e * Ca r e of c h i ld wi th s e v ere an d pr of o un d d is a b i li t ies pl ac e d i nt o p art i a l c ar e o n th e b a s is of p ar en t a l ap p l ic a t io n * Re h a bi l i ta t io n * Ca r e s er v ic e f or c h i l dre n i n n e ed of t em por ar y em er g enc y s h e lt er * Ch i l d c ar e s er v ic e * S u pp ort pers o ns 2  2. Audit program 12 . 11 .2 0 13 Da y 1 T ime Ac t iv it y 09 . 00- 1 2. 0 0 Doc um en ta t io n r e v i e w 12 . 00- 1 3. 0 0 Lu nc h br eak 13 . 00- 1 4. 0 0 In ter v i e w wi t h he a d of P uh h i per e f am il y (T i in a T a im ) 14 . 00- 1 4. 1 5 W ork wit h Doc um en ts 14 . 15- 1 5. 1 5 In ter v i e w wi t h he a d of Mä e pe re f am il y ( E nn o Re b an e) 15 . 15- 1 5. 3 0 W ork wit h Doc um en ts 15 . 30- 1 6. 1 5 In ter v i e w wi t h r ep res e nt at i v es of V i lj a n di c it y a dm i n is t ra t io n ( L i vi a Kas k , P ir et Ka n gur , K ü l l i Fr e y) 16 . 15- 1 6. 3 0 W ork wit h Doc um en ts 16 . 30- 1 7. 0 0 S um m ar y of th e d a y 13 . 11 .2 0 13 Da y 2 T ime Ac t iv it y 09 . 00- 1 0. 0 0 In ter v i e w wi t h c h il dr e n of P ähk l i p ere f am il y ( A n že l a, S ve t la n a, Ma r i o , E er ik ) 10 . 00- 1 0. 1 5 W ork wit h Doc um en ts 10 . 15- 1 1. 1 5 In ter v i e w wi t h c h il dr e n of O r a v ap er e f am il y ( Ma arj a - Li is , Ra u no , A ndr e e, R a in ) 11 . 15- 1 1. 3 0 W ork wit h Doc um en ts 11 . 30- 1 2. 1 5 In ter v i e w wi t h m an ag e r of r e ha b i l it at i on t e a m (Marj u J oh a ns o n) 12 . 15- 1 3. 1 5 Lu nc h br eak 13 . 15- 1 3. 3 0 W ork wit h Doc um en ts 13 . 30- 1 4. 1 5 In ter v i e w wi t h s oc ia l work er ( M arg i t P aj o) 14 . 15- 1 4. 3 0 W ork wit h Doc um en ts 14 . 30- 1 5. 1 5 In ter v i e w wi t h s oc ia l a dm in is tr a tor (H e lj u T e as ) 15 . 15- 1 5. 3 0 W ork wit h Doc um en ts 15 . 30- 1 6. 1 5 In ter v i e w wi t h m an ag e r of S A P er ek od u (H i lk a Ra b a) 3  16 . 15- 1 6. 3 0 W ork wit h Doc um en ts 16 . 30- 1 7. 0 0 Fe ed b ac k f or m au d it 3. Detailed feedback on performance 1. T he s oc ia l s er v ic e pr o v i d er d ef i n es d oc u m ents a nd im pl em en t s its v is i o n a n d m is s io n v a l ues o n s er v ic e pr o v is i o n. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A Per ek o du h as d ef i ne d, d oc um e nt ed an d im pl em ent e d i ts v i s io n , m is s i on an d v a lu es . T he y ar e a v a il a b le on th e ir we b pa g e, a ls o i n t h e de v e l opm en t p l an 20 1 3- 20 2 0 an d h a nd b ook . T he y ar e im pl em en te d i n s uf f ic i en t le v e l an d c l e ar l y un d er s t a nd a b le o n s er v ic e pro v is i o n. The em p lo ye e s s h o we d a war en es s of v is i o n, m is s io n an d v a lu es . 2. T h e s oc i al s er v ic e pr o v i de r d ef i nes , d o c um ents , a n d im p lem en ts i ts q u a li t y po l ic y by d e ter m i n in g l on g t er m qu a l it y g o als , q ua l i t y obj e c ti v es , an d i ts c om m itm ent t o c o nt i nu ous im pr o v em ent . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P erek o du h as def i ne d , d oc um ent e d, an d im pl em ent e d i ts q ua l i t y p ol ic y i n i ts de v e l opm en t p la n f or 2 0 13 - 2 0 20 , s ta tu t e a n d ha n db o o k . T he ac t io n p la n f or 2 01 3 i nc lu d es q u a l it y g oa ls , q u a li t y 4 obj ec t i v es , an d s e r v ic e pr o vi d er ’s c om m itm ent t o c o nt i nu ous im pr o v em ent . SA P erek o du q ua l it y g oa ls a nd c orr es p o nd i ng ac t i o n pl a n h a v e b ee n i ntr od uc e d or g a n i za t io n wi d e. T he em pl o ye es ha v e s ho wn a war e nes s of t he c o n te nt of de v e l opm en t a nd ac t i on pl a ns . 3. Pe rs o ns s er v e d, f a m il y m em ber s a nd s er v ic e us er or ga n is at i on s are a b l e to g i ve f ee db ac k on t he ir i nd i v i du a l and c o l lec t i v e ex p er i enc e of p rog ram m es and s er v ic es . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents Cl i e nts , f am il ies , em pl o ye es a n d s er v ic e us er or ga n is at i ons ar e e nc our a ge d a n d ha v e g i ve n f e e d bac k on t he ir i n d i vi d ua l an d c o l l ec t i v e ex p er i e nc es in s er v ic e s . For rec e i v i ng f e ed bac k pa p er bac k qu es ti o nn a ir es we r e u s ed . T he d at a h as b ee n a na l ys e d a nd s um m ari es m ad e. R e l at e d inf or m ati o n is a ls o p u bl ic a l l y a v a il a b le on th e org a n i za t io n webs i te . 4. T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er i nf orm s i ts s t ak eh ol d ers a bo u t pro gr am m es a n d s er v ic es a v a i l ab l e. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am 5  Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents Inf orm at i o n ab o ut t h e s oc ia l s er v ic e pro v i d er s ’ s er v ic es is a va i l ab l e o n i ts we bs it e. Inf orm at i o n is a ls o a v a il a b le o n p a per f orm at a t S A Per ek od u . It a p pe ar ed t h at t h e i n ter es t e d p art i es wer e we l l- i nf or m ed ab ou t pr og r am m es an d s er v ic es of f er e d b y S A P e r ek o du . 5. T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der m an a gem en t es t ab l is hes a nd d oc um en ts a n a n nu a l p la n ni n g a nd r e vi e w pr oc es s . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A Per ek o du im pl em en ts s uc c es s f u l l y PD C A c yc l e, wh ic h i nc lu d es es t a bl is h in g , a nd do c um ent i n g a nn u al p la ns a nd its r e vi e w pr oc es s es . 6.T h e p la n inc l ud es :  A nn u a l ou tc om es / t ar ge ts  T he ac t i v it i es t o b e un der t ak en i n ac h ie v i n g th e a nn u a l tar g ets  Mo n it or i ng of t he p er f or m anc e of T he s oc i al s er v ic e pr o v id er i n m ee t in g its an n ua l t ar ge ts  T im e- s c al es a nd pr oc e dur es f or r e v i e w a n d r e v is i o n. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he an n u al pl a n f o r 20 13 inc l u des a l l th e i nf orm at i on s e t b y th e c r i te r i a . 6 T he an n u al pl a n h as b ee n a p pr o v e d b y th e m an a g e r . T he an n u al pl a n f o r 20 12 is r e v i e wed an d a n al ys e d f u lf i lm en t l e ve l . 7. T he s oc i al s er v ic e pr o v id er d em ons tr at es org a n is a t io n ’s s uc c es s in s at is f yi n g th e n ee ds a n d ex p ec ta ti o ns of t h e s oc ie t y. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur a nc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he s oc ia l s e r v ic e pr o v id er dem ons tr at es in s u f f ic ie n t wa y th e org a n is a t io n ’s s uc c es s i n s a t is f yi n g t he ne e ds of th e s oc ie t y. T her e h a v e b e en s e ver a l e v en ts a l l ar o un d t he ye ar i n S A P erek o du , wh ic h h a v e be e n in i t ia te d b y SA Pe rek o du or w her e th e s oc ia l s er v ic e p ro v i de r has p ar t ic i pa t ed . S A Per ek od u has a ls o pu b l is h e d s e v er al art ic l es i n t h e l oc a l ne ws p a per . T he f e e db ac k f r om the s u r ve ys s h o ws th at t h e i nt er es t e d pa r ti es ar e s a t is f i ed wi t h th is k in d of ac t i v it i es . 8. T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er d em ons t ra tes org a n is a t io n ’s s oc i al res p o ns ib i l it y thr o ug h ac t i vi t ies c on t r i bu t in g t o th e s oc i et y. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P er ek od u has d em ons t ra te d org a n is a t io n ’s s oc i a l r es po ns i bi l i t y thr o ug h ac t i v it i es o r ga n is ed f or t he 7 s oc ie t y – f r om m ak in g c ar ds f or c om pan y a nd us e d b en ef i ts f or c l ie n t e ve n ts t i l l e s t ab l is hi n g n e w s er v ic es i n c as e of n e ed f r om l oc a l g o v er nm ent a l i ns t it u ti o n . 9. T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er has a s t af f rec ru itm en t a n d re te n ti on p ol ic y th at prom ot es t he s e l ec t i o n of q ua l if i e d pe rs o n ne l b as ed o n r e qu ir e d k no wl e d ge , s k il ls an d c om pe t enc e s . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P erek o du h as de v e lo p ed p er s on n el po l ic y, wh ic h i nc l ud e s a pr oc e d ure f or s taf f rec ru i tm ent , r et e nt i on an d tr a in i ng . T here ar e j ob des c r i pt i ons f or al l pos i t io ns , wh ic h i nc lu d e r e q ui re d k no wle d ge , s k i l ls a n d c om pet e nc es . St af f is e v a lu a te d an nu a l l y a n d n ee d e d tra i n in gs ar e p l an n ed f or em pl o ye es . 10 . T he l oc a l s er v ic e p r o v i der o per a tes i n c o m pli a nc e wi t h m and a tor y n at i on a l l eg is l at i on , pr o v i d i ng a ppr o pr ia t e work i ng c o nd i ti o ns , a d eq u at e an d a gre e d s taf f l e v e l a nd s t af f r a ti o , an d a p pro pr i at e r e war d i ng f or s t af f an d v o lu nt e ers . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v i c e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P erek o du h as r e v ie we d i ts T he r is k as s es s m ent c onc er n in g doc um en ta t io n a n d wo r k pr oc e dur es an d work i n g c o nd i ti o n s h a s be en pe rf orm ed as s ur es t ha t it wor k s i n c om pl ia nc e wi t h f or a l l s i tes , bu t d ur i n g a u di t it was n ot na t io n a l l e gis l at i o n. T her e h a ve be e n f ou nd e d i n P uh h i per e f am il y pr em is es . au d its an d c h ec k s c ar r i ed ou t i nt er n al l y 8 an d by ex ter n a l b od i es to v erif y Tö ök es k k o nn a r is k i an a lü üs o li t eos t at ud nec es s ar y c om pl i a nc e . et tev õ tt e k õ ik i de l e a s uk o h ta d el e , k u i d au d it i h etk e l p ol n u d r is k ia n a lü üs l e it av Ex t er n al a ud i ts h a v e br o u g ht ou t c a ps P uh h i per e m a jas . an d or g an i za t i o n has f ulf i l le d t hos e ac c or d i ng t o t he gi v e n t im e. 11 . T he s oc i a l s er v ic e p r o v id er t r a i ns a l l s t af f bas e d o n a p l an f or le ar n in g an d de v e l opm en t a nd e va l ua t es th e ef f ec t i v en es s of th e tr a in i n g. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr o gr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents B as e d o n th e a n nu a l s t af f e va l u at i ons , an n ua l tr a i ni n g p la n s ar e m ad e and pers o n ne l is tr ai n e d a nd d e v el o pe d ac c or d i ng l y. B es i d es p ar t ic i pa t io n i n op e n t r a i n in g s , a ls o in te rn a l tr a i n i ngs ar e or g a n i ze d. St af f gi v e s f e ed b ac k on bo t h, s tr a i gh t af ter tr a i ni n gs an d a ls o pr e p ar es wri tt e n s um m ari es . 12 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v i d er ap p l ies r e q u irem en ts f or c om pe te nc e i n th e i de nt if ie d r o l es a nd f u nc t i ons of s t af f a nd e v a lu at es t hem o n a n nu a l b as is . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents A l l em pl o ye es h a v e j o b des c r i p ti o ns , wh ic h i nc l u de the r eq u ir em ents f or c om pet e nc e in t he id en t if i ed r ol es a nd f unc t i o ns . 9 Dur i n g t h e i nt er v i e ws ap p ea r e d t ha t th e pers o n ne l ar e we ll a wa r e of t he ir res p o ns ib i l it i es . A nn u a l e v a l ua t io ns ar e c ar r ie d o ut wi t h a ll pers o nn e l. 13 . T he s oc i a l s e r vic e pr o v i der r ec og n i ze s t h e s taf f as a res o urc e f or f ee db ac k on org a n i za t io n a l pe r f or m anc e , s er v ic e de v e lo p m ent an d s t af f d e ve l o pm ent . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents St af f is enc o ur ag e d to gi v e f ee d bac k on org a n i za t io n a l per f o r m anc e, s e r vic e de v e l opm en t a nd s t af f d e v el o pm ent . Fe ed b ac k is as k ed dur i ng r eg u l ar m eeti n gs , d ur i ng s t af f ev a l ua t io ns a nd thr o ug h s t af f s ur v e ys . Rec e i ve d f e ed b ac k is s um m ar is e d a n d an a l ys ed . 14 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er h as m ec h a nis m s in p lac e to e n h an c e s at is f ac t io n an d m oti v at i o n of s t af f . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ent s St af f s at is f ac ti o n a n d m oti va t io n po l ic y has be e n de v e l op e d at S A Pe r ek o du . Em pl o ye es wh o ha v e do n e d ur in g t h e ye ar m ore th a n is r eq u ir ed in j ob des c r i pt i o n ar e r e war d ed eac h ye a r. 10 Fe ed b ac k is as k ed , r ec or d e d and an a l ys ed in S A P er ek o du . 15 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der as s ur es t he r ig h t s of p ers o ns s er v e d o ut l i ne d i n a Ch art er of R ig h ts wh ic h is b as ed o n t he EU Ch art er of Fu n dam en t a l Ri g hts , th e E uro p ea n C on v e nt i o n f or t h e Pr ot ec t i o n of H um an R ig h ts an d Fu n d am ent a l Fre ed om s of t h e C ou n c i l of Eu ro p e an d o t h e r i n ter n at i on a l h um an ri gh ts c on v e nt i ons , es pec i a l l y t h os e e l ab or at e d u n der t h e Un i t ed N at i o ns . Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u h as de v e l op e d th e r i g hts an d d ut i es of pe r s o ns s er ve d , wh ic h c onf orm to i n ter n at i on a l hum a n r i gh ts c on v e nt i ons . St af f h as s h o wn a war e nes s of t hes e ri gh ts a nd du t ies a n d t he y h a v e b ee n ex p l a in e d to t h e p er s o ns s er v ed b y pers o n ne l . 16 . T he s oc i al s er v ic e pr o v i der i nf orm s the pers on s er v ed ab o ut his / h er ri g hts an d du t ies es p ec ia l l y wi t h r eg ar ds to e q ua l t rea tm en t o n t he gr o un ds of a g e, d is a b i li t y, ge n der , r a c e, r e l i g io n or be l i e f and s ex u al or ie nt at i on bef o re rec e i v i n g th e s er v ic es . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr a m Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he tr us te e of p er s ons s er v e d ar e i nf orm ed a bo u t th e ir r i gh ts a nd du t ies . T he r i gh ts a nd du t ies of p er s ons s er ve d are a va i l ab l e a nd ar e s i gn e d on pa p er b y th e tr us t e e of p er s o ns s er v ed . 11 17 . T he s oc ia l s er vic e pr o v id e r h as a n ac c es s i b le c om p la i nt m an a ge m ent s ys tem wh ic h r e g is t er s f e e db a c k on p erf orm anc e f r o m pers o ns s er v e d, p ur c has ers a n d ot h er r e le v a nt s t ak eh o l der s . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P er ek od u has a tr ans p ar en t, ac c es s i b le , s ys tem at i c an d c o ns is t en t c om pl a in t m ana g em ent s ys t em , wh ic h reg is te rs f e e db ac k f r o m per s o ns s er v e d, purc h as ers an d o th er r e l e va n t i nt eres t e d par t ies . Com pl a i nts f r om c l i en t s er v ed ar e reg is te re d, an a l ys ed a nd r ep l i ed . 18 . T he s oc ia l s e r vic e pr o v i der r es p ec ts the f u nd am en ta l ri gh t to s e lf - de t erm in at i on of the p er s o n s er v e d. T he y f r ee l y d e term i ne t h e ir p o li t ic a l s t at us an d f ree l y p ur s u e th e ir ec o nom ic , s oc i a l a nd c u lt ura l de v e lo pm en t. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P er ek od u h as la i d do wn th e pr inc i p les f or r es p ec t i ng the s e lf - de t erm in at i on of t he p er s o n s er v e d . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er h as s h o wn th at t he pr i nc i p l es f or r es p ec t i n g t h e s e lf - de t erm in at i on of t he p er s o n s er ve d ha v e b e en e v a l ua t ed . 19 . T he s oc i al s er v ic e p r o v id er f ac i li t at es t he pers o n s er v ed i n c ho os i ng an d ha v i n g ac c es s t o a d v o c at es a nd / or s u pp ort i n g p ers o ns . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is 12 c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der inf orm s pers o ns s er v e d a b ou t th e pos s i b i li t ies of ac c es s in g s up p or t i ng p er s ons i n it s da i l y wor k an d ha s e va l ua t ed its perf orm anc e i n do i n g s o. 20 . T he s oc i al s er v ic e pr o v id er d ef i n es a n d d o c um ents its p ol ic i es o n e th ic s t h at res p ec ts a n d as s ur e s th e d i gn i t y of t he p ers o ns s er ve d , pr ot ec ts t hem f rom un d ue r is k a nd pr om ot es s oc ia l j us t ic e . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he c od e of e th i c s ( d oc um e nt ed) res p ec ts a nd as s ur es th e d i gn i t y of t he c l ie n ts , pr ot ec ts t hem f r om und u e r i s k an d pr om ot es s oc ia l j u s tic e . T he s t af f is tr a in e d ab o ut th e c od e of et h ic s a nd inf o r m ati o n is a va i l ab l e . 21 . T he s oc i al s er v ic e pr o v id er o p er at es m ec h an is m s wh ic h pr e ve nt th e p h ys ic a l , m enta l a n d f in a nc i a l a bus e of us ers . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P er ek od u h as la i d do wn th e pr inc i p les f or pr e v en t i ng t he p h ys ic a l, m enta l a n d f in a nc i a l ab us e of s er v ic e us ers in h an d bo ok and work 13 des c r i pt i o ns . 22 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er pr o v id es s er v i c es i n a s af e s ys te m of work in g wi t hi n s s af e en v ir o n m ent t o e ns ure t h e p h ys ic a l s ec ur it y of p e rs ons s er ve d, th e ir f am i l ies an d c ar e tak er s . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der h as m a de a S er v ic e pr o v i der h as de t erm in ed h o w t o ris k as s es s m e nt of t he s er v ic e l oc at i ons ac t i n c as e of f ire a nd d on e dr i lls i n an d d is c us s ed t h e is s ues of he a lt h a n d e ver y l oc at i o n in 2 0 12 a nd a ls o in m ai n s af et y d ur i n g v ar io us m eeti n gs . s it e in 20 1 3, f or f am il y h o us es dr i lls ar e p la n ne d i n t h e s pr in g of 2 01 4 , bu t in t h e T he r is k as s es s m ent a ls o inc l u des a f utur e is r ec om m end e d to do d ri l ls i n a l l m eas ur es c o nc er n i ng he a lt h a n d s af e t y l oc a t io ns e v er y ye a r. is s ues and for e ns ur i n g s af e en v ir o nm ent a n d p h ys ic al s ec ur i t y of Te en us e pak k u j a on välja s el g it a n ud pers o ns s er v ed . k u id as t e gu ts e d a t u l ek a h j u k orr a l ja te i nu d ev ak u ats i oo n iõ pp us e 2 01 2 aas ta l k õ ig is as uk oh t ad es n in g 2 0 13 a as ta l pe a ma j as , p er e ma j a de s on õ pp us p la n eer i tu d 2 0 1 4 a as t a k ev ad ek s , k u i d tu l ev ik us v õ ik s mõ e l da õ p pus te l äb iv i i mis e p e al e k õ i g is as uk o hd a d es i ga l a as t a l . 23 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der d ef i n es , d oc um e nts , m on it ors a nd e v a l ua tes a s e t of pri nc i pl es , v a lu es a nd pr oc e dur es t h at g o v er n be h a v io ur i n s er v ic e de l i v er y c on t ai n i ng as p ec ts of c onf id e nt i a li t y, ac c ur a c y, pr i vac y a n d i nt e gr i t y. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pr o vem e nt & de v e lo pm ents S A Per ek o du h as d ef i ne d, d oc um e nt ed 14 an d h as be e n c o nt i n uo us l y e v a l ua t in g th e pr i nc ip l es a n d pr o c ed ur es t o e ns ur e th e s er v ic e d e li v er y, wh ic h is b as e d on c onf id e nt i a li t y, ac c ur ac y, i nt e gr it y a n d pr i vac y. T he pr oc e d ur es ar e r e v i e wed a n n ua l l y. 24 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v i d er def i nes , do c um ents , m on i tors a nd e v a l ua tes proc e d ur es f or as s ur i ng c o nf i de n ti a l it y of da t a re g ard i n g t he p e rs ons s er v e d an d t he s er v ic e pr o v i d ed t o t hem . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e p ro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P er ek od u has d ef i ne d a nd doc um en te d an d is c o n ti n uo us l y m onit or i ng and e va l u at i ng th e proc e d ures t o g o ver n th e c o nf i de n ti a l it y of d a ta . S A Per ek od u po l ic y o n c o nf i d en t ia l it y is re v ie we d a n nu a l l y. Co nf i d en t ia l da ta is k ept ac c or d in g t o th e c o nf i de n ti a l it y r ul e s . 25 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er d ef i nes t he ro l es an d r es po ns ib i l i ti e s , a u th or it i es an d t h e i n ter r e l at i on o f al l p er s on n e l who m an a ge , d es i gn , d e l i ver , s u pp or t a nd e va l u at e th e s er v ic e p r o v is i o n t o pers o n s er v ed . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u h as d ef i ne d t h e r o l es a nd res p o ns ib i l it i es of m an ag em en t an d a ls o 15 th e r o les a nd r es po ns i bi l i ti es a nd au t hor i ti es f o r a l l s t af f who ar e f oc us in g on c l ie nt s er v ic e pr o v i d in g pr oc es s . T hes e h a ve b e en r ec o r d e d in t he ha n db o ok , job d es c r ip t io ns a nd proc e d ures of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d er . It was e v i d en t ia l t h at t h e r o l es and res p o ns ib i l it i es we r e k no wn by t he pers o n ne l . 26 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der work s in p ar tn er s h ip wi th o t her org a n i s at i ons in t h e pro v is i o n of s er v ic es . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u wo r k s i n p ar t ne r s h i p wi t h ot h er org a n is a t io ns i n th e pr o v is i o n of s er v ic es – f or ex am pl e m inis tr i es , he a lt h c ar e an d s oc ia l we lf ar e i ns t it u ti o ns , loc a l g o ve r nm ents . S A P er ek od u h as e v a lu at e d t he ad d ed v a lu e of its par t ne r s h ip bas e d on f ee db ac k a nd an a l ys e d i t . 27 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v i d er work s in p art n ers h i p wi t h pers ons s er v e d, purc h as er s an d o th er s tak e ho l de rs i n th e d e v e lo pm en t of s er v ic es . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents 16 S A P er ek od u wor k s in c los e p ar t n ers h i p wi t h t he p er s o ns s er ve d an d t h e ir rep res e nt at i v es , p ur c h as er s an d f un d ers i n th e d e ve l o pm ent of s er v ic es . It i n v ol v es r e l e va n t e x ter n al in t eres te d par t ies i n t h e as s es s m en t of ne e ds . T here h a ve b ee n im p lem en t ed s e v era l ne w s er v ic es ac c or d i ng t o t h e ne e d of l oc a l g o v er nm e nt a l i ns ti t ut i ons . 28 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er i nc l u des p ers o ns s er v e d as ac t i ve p art ic i pa n ts i n p la n ni n g an d h a ve s e t u p a ppr a is al m ade up of on - g o in g s truc t ure d d i al o gu e proc es s in th e m ana gem en t of t he s er v ic e, inc l u di n g t he def i n it i on of th e ne e ds , t h e def in i t io n o f th e s er v ic es , as we l l as of t h e e v al u at i on of q u al i t y . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A Per ek od u h as pr i nc ip l es f or ac t i ve i n vo l v em ent of r e pr es e nt at i v es of pers o ns s er ve d i n as s es s in g, p l an n i ng an d e v a lu a ti o n of its s er v ic es . It has b e en e v i d enc e d t h at th e rep res e nt at i v es of per s o ns s er v e d par t ic ip a te in th e as s e s s i ng of in d i v id u a l ne e ds , p l a nn i ng s er v ic es an d g i v in g f ee db ac k on r ec ei v e d s er v ic es , r ec or ds are a va i l ab l e i n p er s o na l f o ld er . 29 . T he s oc i a l s er v ic e p r o v id er i ns t i tu tes a n a nn u a l e va l ua t io n of p art ic i pa t io n of pers o ns s er v ed bo th o n i nd i v i du a l a n d/ or gr o up bas is . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am 17  Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P erek o du c o or d i na t es the a n n ua l e va l u at i on of p ar ti c i p at i on i n i nd i v i d u a l l e ve l t hr ou g h r eh a b i li t at i on pl a n . Pr i nc i p l es ha v e b e en r ec or d ed in s er v ic e p r o v i de r do c um ent at i o n. T he pr inc i p les ar e r e vi e we d a nn u al l y. 30 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der o pe ra tes s p ec if i c i ns tr um en ts f or us er s to im pro v e th e ir p er s on a l em po wer m en t and p ers o na l s it u at i on an d t ha t of t he ir c om m uni t y. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u has def i ne d em po we rm ent an d th e pr i nc i p l es f or em po wer m en t i n its doc um ent a t io n. St af f has s h o wn a wa r en es s c onc er n in g em po werm en t r e l at ed i s s ues . S um m aries c onc er n i ng th e p ers on a l em po werm en t of per s ons s er v e d c a n be f ou nd in in d i v id u a l f i l e s . 31 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er o per a tes s p ec i f ic m ec h an is m s f or es ta b l is h i ng an em po wer i ng e n v ir onm en t. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u h as d ef i ne d m eas ur es f or c rea t in g an em po we r i ng en v ir o nm ent 18 an d ha s tr a in e d its s t af f to f ac i l it at e th e em po werm en t of per s o ns s er v ed . 32 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er s e le c ts pr og ra m m es wh ic h ar e b as e d on a n e eds as s es s m e nt at th e l o c at i on wh ic h is m os t c on v e n ie nt f or t h e p e rs on s er v e d, f am il y an d c ar e t ak er s . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u h as id e n t if ie d t h e n ee ds of its c urr en t an d po te n ti a l p er s ons s er v ed an d a ls o is d e ve l o pi n g n e w s er v ic es i n c as e of n e ed . T he s er v ic es ar e of f e r ed n ear V i lj a n di , wh ic h is c o n v en i e nt l y ac c es s i b le . 33 . T he s oc i a l s e r vic e pr o v id er of f ers pr o gram m es c ons is t e nt wi t h t he i d en t if i ed ne e ds of its c us t om er s a n d obj ec t i v es f or th e pr o gram m e. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P er ek od u d e l i v er s pr o gr am m es , wh ic h ar e bas e d o n i de n tif ie d ne e ds of f in anc i n g b o d ies and ot her r e l e v an t i nt eres t ed p ar t i es . T h e obj ec t i v es of th e pro gr am m es ar e in ac c or da nc e wi t h i de nt if ie d n ee ds . SA P erek o du h as d et er m in ed and doc um en te d th e s uc c es s r at es of i t s pro gr am m es at or g a n i za t io n level as we l l i n di v i d ua l s er v ic e us er l e v e l. 19 34 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er o per at es i n di v i du a l pr oc es s es th at a re dr i ve n b y th e n ee ds of th e p er s o n s er v ed . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A Per ek od u de l i v er s s er v ic es th at ar e dr i ve n by th e ne e d s of th e p ers o n s er ve d a lr e ad y f or a lo ng t im e . A l l re l at e d i nf or m at i o n is d oc um ent e d i n th e i n d i vi d u al d e ve l o pm ent an d reh a b i li t at i on plans of th e p ers o n s er ve d . 35 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er d oc um en ts t h e p la n n in g of s er v ic es bas e d on t he i de nt if ic a t io n of i n d i vi du a l ne e ds an d th e ex pec t at i ons of p ers o ns s er ve d i n an In d i v id u al P la n . Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he i de nt if ic a t io n of c l i en t i n di v i d ua l ne e ds a n d ex pec ta t i on s a r e t h e b as e f or c on d uc t i ng t h e i nd i v i d ua l p l a n. T he i nd i v i du a l p l ans i n v o l ve all t he i nf orm at io n s et b y t h e c r it er i a an d ar e agr e e d by th e r e pr es e nt at i v es of pers o ns s er v ed . 36 . T he s oc ia l s er v ic e p r o v id er id e nt if i es , do c um ents , a nd m ai n ta i ns th e k e y s er v ic e d e li v er y pr oc e s s es t o t h e pers o ns s e rv ed i n l in e wi t h its v is i on , m is s i o n s ta tem en t a nd qu a l it y po l ic y. 20 Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA Pe rek o du h as i de nt if ie d an d doc um en te d t he pr oc es s es of s er v ic e de l i v er y, wh ic h c o m pl y to v is io n, m is s io n a nd qu a l it y pr i nc ip l es . T he pr oc es s es ar e r e v i e wed a nn u al l y b y th e q ua l i t y te am . 37 . T he s oc ia l s e r vic e pr o v i der r e vi e ws th is de l i v er y pr oc es s an d m ai n ta i ns c o ntr o l o ver t h e d e li v er y of th e s er v ic e . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u h as im p lem en t ed s ys t em f or c o ntr o l l in g pr o v id ed s er v ic es , t he y re v ie ws th e ir s er v ic e d el i v er y pr oc es s an d a ls o c o n t r o l t he d el i v er y of t he s er v ic e , f o r ex am p le e - d iar y. A ud i ts an d o th er e v a l ua t i o ns ar e m ad e an d as a r es u lt ac t i o n p la ns ar e m ad e to f ulf i l t h e r ec om m end a ti o n s a nd ac t i o ns are f o l lo we d up . 38 . T he s oc i a l s er v ic e p r o v id er e ns ur es th at th e pers o n s er ve d c an ac c es s a c on t in u um of s er v ic es th at s p a n f rom ear l y i nt er v en t io n to s u p por t a nd r es p on d to c h a ng i n g r e qu ir em ents o v er t im e. Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vi c es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am 21  Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA Pe rek o du pr o v i des 6 t yp e of s er v ic es . Ne e ds ar e e v a lu a te d wi t h l oc a l au th or i ti es an d n ec es s ar y s er v ic es are pro v i d ed . T he c on t in u at i o n of s er v ic e d e l i v er y is m onit or e d an d e v a l ua t ed . 39 . T he s o c i a l s er v ic e pr o v id er d e ve l ops a s e am les s c o nt i nu um of s er v ic es a n d red uc es b ar r ier s i n a m ult i - d is c i p li n ar y or m u lt i - ag e nc y s et t in g . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u h as b as ed its s er v ic es o n m ult i- d is c i p li n ar y a pp r oac h . Ris k s ar e e v a l ua t e d, r e por t ed a nd an a l ys ed . 40 . T he s oc ia l s e r vic e pr o v id er o p era t es s er v ic es f rom a hol is tic ap p roac h b as ed on th e ne e ds a n d ex p ec t at i o ns of t he p ers o n s er v e d wit h t h e a im of im pro v i ng th e q ua l i t y of lif e f or t he per s o n s er v ed . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P erek o du us es c l ie n t f oc us e d ho l is tic a p pr o ac h, wh ic h is a im ed t o im pro v e c l i en t ’s l if e q u a li t y. T he i nc r eas e f or q ua l i t y of l if e is e va l u at ed and r e p or t e d in a nn u a l s um m ari es , r ec or ds ar e a va i l a bl e in 22 pers o n al f o l der s . 41 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er i d en t if i es th e n ec es s ar y c om pe t enc i e s , s k i l ls an d s up p ort f or s t af f to en ha nc e th e q u al i t y of l if e f or pers o n s er v ed . Rem ark f rom th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A Per ek od u ens ur e s th at em pl o ye es ha v e n ec es s ar y c o m pete nc i es , s k il ls an d s u pp or t t o i nc r e as e t he q u a li t y of l if e of s er v ic e us er s . St af f e va l ua t io ns ar e c on d uc t e d an n ua l l y. A ls o s er v ic e us er s c an g i v e f e e db ac k an n ua l l y. 42 . T he s oc i al s er v ic e pr o v i der i de nt if ies its bus i nes s r es u l ts a nd pr o v i des f orm al per i o d ic a nd i n de p en de n t r e v i e w an d pro c ed ur es t o ac h i e ve t h e tar g et e d res u l ts . Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u m eas ur es a nd d oc um ents its work res u lts an n ua l l y . Res u lts ar e r e v i e we d wit h c o u nc i l a n d f utur e p l a nes ar e a p pr o ve d a ls o. B es i d es i nt er na l as s es s m ents , v ar i ous ex t er na l b o d ies e v a l ua te t h e wor k of t he s oc ia l s er v ic e pr o v id er . 23 43 . T he s o c i a l s er v ic e pr o v i der i d en t if i es an d r e g is t ers t h e ou tc om es an d b en ef i ts f or t he p er s on s er v e d wi t h r e g ar ds t o th e s er v ic e rec e i v ed o n an i n d i vi d ua l a nd c o ll ec ti v e b as is . Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro ve m e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u g at h er s an d d oc um en ts i nf orm at io n r eg ar d i ng r es u lts of pro v i d i ng s er v ic e s , b ot h on i nd i v i du a l an d c o l l ec t i v e bas is . 44 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der e v a l ua tes its b us i nes s res u lts i n or d er t o de t erm in e bes t v a l ue f or p ur c ha s e r s a nd f u nd ers ( ‘b e s t v a lu e ’ c a n a ls o be ex pr es s e d i n re la t io n t o th e i nc r eas ed qu a l it y of l if e of f er ed t o t he pers o n b ei n g s er v e d). Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents S A P er ek od u e v a lu a t es th e o u tp ut an d ad d ed va l u e of i ts wor k and d is c l os es it to f or pu r c h as er s a nd ex t ern a l i nt eres t ed par t ies . 45 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v i der e v a lu at es th e i n d i vi d ua l a nd c o l l ec t i v e s at is f ac t io n of per s o ns s er v e d an d o t her s tak e ho l d ers by in t ern a l a n d /or ex t er na l e va l u at i on . Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA Per ek o du as k s f eed b ac k an d m eas ur es t he s a t is f ac t i on wi t h pro v is i on 24 of s er vic es t hr ou g h p er s o n n el , s er v ic e us ers an d ex te r n a l i nt er es t ed par t ie s e va l u at i ons . 46 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er pro v i d es ac c e s s i bl e an d eas i l y u n ders t an d ab l e rec o rds o n o utc om e, i nc lu d in g p ers on a l p erc ep t io n a n d ac h i e v em ents . Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he rec or ds on S A P er ek o d u o utc om e are eas i l y u n der s t an da b l e, t ak in g i n to ac c o u nt t h e s p ec if ic i t y of its s er v ic e us ers . T he y a ls o i nc l u de p ers o n a l perc e pt i o n an d ac h ie v em ent . 47 . T he s oc i a l s er v ic e pr o v id er ac t i v e l y d is s e m inat es or ga n i za t i on perf orm anc e am ong its s t af f , s er v i c e us er s an d ex t ern a l s tak e ho l de rs . Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents T he 2 0 12 ye a r r ep or t a b ou t SA P erek o du ac t i v i ti es is av a i l ab l e o n we b pa g e. T he re p or t i nc l ud es m os t im por ta n t o ver v i e w ab o ut 2 0 12 year r es u l ts . 48 . T he s oc i al s er v ic e pr o v i d er h as a s t a nd ar d pr oc ed ur e f or c on ti n uo us im pro v em ent on t h e b as is of a n im pr o vem en t c yc l e. Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am 25  Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA Pe rek o du us e s PD C A c yc le ap pr o ac h to ens ur e c o nt i nu o us de v e l opm en t. T he i nf or m at i on is a va i l ab l e i n t he ha n d b ook . 49 . T he s oc i a l s er v ic e p r o v i der i de n tif ies p erf or m anc e in d ic a t ors f or m eas ur in g th e res u l ts of t h e im pr o v e m ent ac t i ons . Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P er ek od u us es per f orm anc e i nd ic at ors to m eas ur e th e ef f ic i enc y of its im pr o vem en t ac t i o ns on t he ye ar l y bas es . T he o bj ec t i ves of al l im pr o vem e nt proj ec ts ar e d ef i ne d an d th e ir r es ul ts m eas ur ed . 50 . T he s oc ia l s er v ic e pr o v id er in tro d uc e s i nn o va t i ve wa ys of work i ng th at ha v e be e n i de n tif ie d b as ed on t h e n ee ds of s tak e ho l d ers . Rem ark f r om th e au d it or : T he s er vic es of th e s oc i a l s er v ic e pro v i d e rs m eet t h is c rit er i on of t he EQ UA S S As s ur anc e c er t if ic a ti o n pr ogr am Str e n gt hs Im pro vem e nt & de v e lo pm ents SA P er ek od u im pl e m ents i nn o v at i on proj ec ts an d wor k m et ho ds , wh ic h h a v e be e n i d en t if i ed i n c o o per a ti o n wi th l oc a l go v er nm ent a l i ns t i t ut i ons . 4. Agreed additional development / improvements 26 T he ap p l ic a n t dec i d e d on t h e f o l l o wi n g i m prov em en t ac t i ons an d /or a d d it i on a l de v e l opm en t f or th e p er io d of t wo ye a rs : Sho rt d es c ri ptio n of the a cti on s ( in clud ing SM ART ob je ctiv es ) 1 T he r is k as s es s m en t c onc er n in g work in g c o n d it i ons has be e n per f or m ed f or a l l s it es , b u t d ur i ng a u di t it was no t f o un d ed i n P uh h i per e f am il y p re m is es . S er v is e pr o v i der wi l l o v er l ook th at r is k a na l ys e r es u l ts wi l l b e i n a l l l o ac a t i ons (c r it er i a 1 0) . Tö ök es k k o nn a r is k i a n a lü üs o l i t eos ta t ud et tev õt t e k õ ik i d e le as uk o ht a de l e, k u i d a ud i t i h e tk e l p o ln u d r i s k i an a lü üs l e it av P uh h i per e ma j as . A s ut us v a a ta b ü l e, et r is k ia n a lü üs i tu l em us e d o lek s k ät tes a ad av ad k õ ig i s as uk oh d ad es ( k r i te er i um 1 0) . 2 O r g an i za t i o n h as d et e rm ine d ho w to ac t i n c as e of f ir e a nd do n e dr i l ls i n e v er y l o c at i on i n 2 01 2 a n d a ls o i n m ain s it e in 20 1 3, f or f am i l y ho us es dr i l ls are p la n ne d in t he s pr in g of 20 1 4, bu t i n t h e f ut u re is r ec om m end ed t o d o dr i l ls i n a l l l oc a t io ns e v er y ye a r ( c rit er i a 2 2) . Te en us e pak k u ja on v ä l ja s e l g it an u d k u id as te g uts e da tu l ek a h j u k orr a l ja te i nu d ev ak u ats i oo n i õp p us e 2 0 1 2 a as ta l k õ ig is as uk o ht ad es n i ng 2 01 3 a as ta l pe a ma j as , per e ma j a des on õ p pus p l an e er it ud 2 01 4 aas t a k ev a dek s , k u i d tu l ev ik us v õ ik s m õ el d a õ p pus t e lä b iv i im is e p e a le k õ i g is as uk o h d ad es i ga l a as t a l (k ri t eer i u m 22) . 5. Closing remarks S A P erek o d u of f er s 6 d if f er e nt t yp e of s oc i al s er v ic es . T he y h a v e ex p a nd e d its s er v ic es t ak i ng in to ac c ou n t s oc ie t y n ee ds , f oc us i n g to s e r ve c h i l dr en . At t h e m om ent t her e ar e 66 em p lo ye e s wo rk ing f or th e or g an i za ti o n , i nc l ud i n g 6 par t- tim e em plo ye e s , 4 c o n tr ac t ed em pl o ye es a n d 2 v o l un t eers w ho as s is t p ers ons s er ve d . 27 S A P er ek od u of f er s 6 d if f er e nt s er v ic es : 1) S ubs t it ut e h om e; 2) C are of c h i l d wi t h s e ver e a n d pr of ou n d d is a b i li t ies pl ac ed in t o par t i al c ar e o n th e bas is of pa re nt a l ap p l ic a t io n ; 3 ) R eh a b i l it at i on ; 4) C ar e s er v ic e f or c h il dr e n i n n e ed of t em por ar y em erg enc y s h e lt er ; 5) Ch i l d c ar e s er v ic e ; 6) S up p ort p ers o ns . T he s oc ia l s er v ic e pr o v i der a p p l ies EQ U A S S q u al if ic a t io n f or a l l 6 s er v ic es . A pp l ic at i on f or EQ U A S S q u al if ic a t io n h as r es u l te d wi th a p os it i v e c ha ng e in qu a l it y ap pr o ac h i n t he or g an i za t i o n. A l l t he d o c um ent at i o n has b e e n r e v ie we d a n d im pro v ed . SA P er ek odu has p ut lo t of ef f ort f or im pl em ent i n g EQ U AS S s ys tem . Firs t t he s oc ia l s er v ic e pr o v i der de t erm in ed th e ar e as t ha t n e ed e d im pr o vem en ts an d dur i n g t he im p lem en t at i on pr oc es s S A P erek o d u q u al i t y t e am has d on e a lo t of work to im pr o v e i ts s ys tem . A ls o f ee d bac k f rom ex ter na l i nt er es t ed par t ies , s er v ic e us ers a n d em pl o ye es h as be e n us ef ul t o i m prov e pr o v id e d s er v ic es , r es u lt i ng in m ore c li e nt o r i e nt e d a ppr o ac h. It a p pe ar e d f or m doc um ent at i o n a nd i nt er v i e ws t h at t h e c ri t er ia of EQ U A S S are we l l k no wn b y t he p er s o n n el an d m an ag em ent . M a na g em ent is c om m itte d t o c on t in u ous l y im pr o v e or g a n i za t io n pro v i d ed s er v ic es . P ers on ne l k n o ws th e ir ob l i ga t io ns a n d do i n g m or e th a n des c r i b ed i n j o b des c r i pt i o n. S er v ic e us ers wer e g i vi n g pos i ti v e f e e db ac k ab o ut s er v ic es pro v i d ed . Ex t er n al p art i es ga v e v er y pos i t i ve f e e db ac k ab ou t c o o per a ti o n a n d bro u g ht or g a ni za t i o n as b es t ex am p le f rom the s er vic e pr o v i der s in t h at r eg i on . Af t er v erif ic a t i on of th e i nd ic at ors by re v ie wi n g d oc um en t a ti o n, c o nd uc ti n g i nt er v ie ws wi th p er s o ns s er v e d , em pl o ye es an d ex t er na l i nt er es t ed p art i es , a ls o perf orm in g s it e v is its to d if f er en t un i ts o f th e o rg a ni za t i o n, t he a u di t or was c onf irm ed t ha t th e c r i t er ia f or q ua l i t y as s u ra nc e of t he Eur o pe a n Q u al i t y f or Soc i a l s er v ic es wer e f u lf il l e d. SA P er ek o d u pak u b 6 er i nev a t s ots i aa l s et t ee n us t . Na d on oma t e en us e id l ai e nd a nu d v õ tt es ar v e s s e ü his k o nn a v a j a dus i , k ui d k es k e nd u des la s te t e en us t e l e. He tk e l t öö ta b as ut us e s 6 6 t ö öt a ja t, k e l l es t 6 on os a l is e t öö a ja g a tö ö ta j ad , 4 on l ep i ng u l is ed t ö öt a ja d n i ng 2 on v a b at a ht l ik ud , k es as s is t e eriv a d k l i en t e. S A per ek o du p ak u b 6 er in ev at t ee n us t : 1) as en d us k o d ut e en us ; 2) v an e ma av a l dus e a lus e l r as k e j a s üg av a p u ud e g a l a ps e os a l i ne h oo l ek an n e; 3) l ap s eh o i ut ee n us ; 4) ho i ut e en us v ä lt i m at u ab i n a a j ut is t pe av ar ju v a jav a te l e las t el e ; 5) tu g i is ik u t ee n us 6) r e ha b i l it ats i o on i te e nus . 28 Te en us e p ak k u j a ta o tl eb EQ U A S S k v a l i fi ts e er im is t k õ ig i 6 t e en us e u l at us es . EQ U AS S n õ ue te r a k en d am i n e on or g a n is a ts io o nis k a as a t oo n ud p os it i iv s e mu u da t us e ju h ti m is ek v a li t ee d is t arus a am is e s . K õ ik dok u m en d id o n ü le v aa d at u d j a par e n da tu d . S A Pe r e k od u o n pa l j u pa n us t an u d EQ UA S S s üs te e m i ju ur ut a m is s e . S ots i aa l te e nus e pak k u ja es mas l t k a ar d is t a s om a as u t us es p are nd a m is t v a jav a d v a ldk o nn a d j a k o gu j uur u ta m is e p er io o di l on S A P er ek o d u k v a l it e ed i m ees k o nd mä rk i m is v äär s e lt p ar en d an u d oma s üs t ee m i. V ä l is t e huv i p oo l te , t e en us te k as u t aj a te j a t ö öt a ja te ta g as is i d e on o l n ud k as u l ik n i ng a i d an u d p ar e nd a da pak u tav a id t e en us e id v ee l r o hk e m te e nus e s aa j a s e is uk o h a lt l ä ht u v a lt . Dok u me n ta ts io o nis t ja in te r v j u ud e k äi g us s e l gus et EQ U AS S n õu d e d o n h äs t i te a da j uh tk o n na j a t öö ta j at e p oo l t. J u htk on d o n pü h en d un u d as u t us e po o lt p ak ut av a t e te e nus te p i dev a le p ar en d am is e l e. T ö öt a ja d te av ad o ma k o hus tus i j a t eev a d ro hk em k u i on k ir j as n en d e am et i j uh e nd is . T e en us e k as u t aj a d an ds i d pos i ti i v s et t ag as is id e t pak u tav at e t e en us t e k oh ta . V ä l is e d h u v i po o le d k ir je l das i d v äg a p os it i iv s e lt k oos t öö d t e en us e p ak k u j a ga n in g t õ id as u tus e välja kui ees k u ju te is te l e s ots i aa l te e nus e p ak k u j at e le s e l l es p i irk o n na s . Dok u me n ta ts io o ni k o n tr o l l i, v es t l us t e lä b iv i i m is e l t e e nus e k as u ta j at e ga , t öö t aj a te g a n in g v äl is te h uv ip o o lt e ga , s am u ti as ut us e er i n ev a i d as uk o ht i k ü las ta d es ja k on tr ol l i d es i nd ik a at o r it e t ä it m is e t as e t on au d i it or v ee n du n ud , et EQUASS k rit e er im u m id on t ä i de tu d. T al li n n, 17 .1 1 .2 0 13 Kr is t i Õ ig e 29 Kristi Reimets Saatja: Keiu Talve Saatmisaeg: 17. detsember 2013. a. 11:57 Adressaat: Kristi Reimets Teema: FW: Audit report- Viljandi Perekodu EE2013- 08 Manused: SA Perekodu auditi taotlusvorm_2013.xlsx; SA Perekodu audit report 17-11-2013.doc; Additional Information SA Perekodu.doc From: Keiu Talve Sent: Wednesday, November 20, 2013 6:24 PM To: Guus van Beek ([email protected]) Cc: Marie Dubost ([email protected]) Subject: Audit report- Viljandi Perekodu EE2013- 08 Dear Guus, Attached you’ll find an audit report of Viljandi Perekodu. Please review the documents and let me know in case of any questions, comments! Keiu EQUASS Eesti Astangu KRK Tel: +372 5682 9104 www.equass.ee www.astangu.ee 1 EQUASS ASSURANCE APPLICATION ADDITIONAL INFORMATION 1. Short information about the organisation in the native language SA Perekodu on Viljandimaa Omavalitsuste Liidu poolt loodud sihtasutus, mis jätkab 1. maist 2012.a. Viljandi Lasteabi - ja sotsiaalkesku se tööd. SA Perekodu pakub peredele ja lastele erinevaid hoolekande, haridus - ja rehabilitatsiooniteenuseid ning oleme partneriks Viljandimaa omavalitsustele sotsiaaltöö valdkonnas. Asutus osutab järgmisi teenuseid:  asenduskoduteenus  rehabilitatsioon  vanema avalduse alusel osalisele hoolekandele paigutatud raske ja sügava puudega laste hooldus  hoiuteenus vältimatu abina ajutist peavarju vajavatele lastele  lapsehoiuteenus  tugiisikuteenus  hooldusteenus 2. Short information about the organisation in English (activities, clients, etc.) The Foundation Perekodu has been established by the Union of Viljandi County Municipalities. We provide different welfare, educational and rehabilitation services for children and families with children. The Foundation Perekodu is a partner to Viljandi governments in the field of social. We provide the following services:  Substitute home  Rehabilitation 1   Care of child with severe and profound disabilities placed into partial care on the basis of parental application  Care service for children in need of temporary emergency shelter  Child care service  Support persons  Care service 3. Name of the organisation as you would want it to appear on the EQUASS Assurance certificate S A Perekodu 4. Name of services / departments of the organ isation in the scope of the application as you would want it to appear on the EQUASS Assurance certificate: Rehabilitatsiooniteenused Lastehoolekande teenused 5. Organisation’s logo Information to be published on EQUASS website: Name of the organisati on: SA Perekodu Post address: Kase tee 2, Jämejala küla, Viljandi vald, 71024 Viljandi maakond, Eesti Director: Hilka Raba Contact person: Margit Pajo Email: [email protected] Web: www.perekodu.eu 2