Riskihindamise protsessi kinnitamine

Sotsiaalministeeriumi riskijuhtimise protsess 1. Eesmärk ja üldsätted 1.1 . Eesmärk Riskijuhtimise eesmärk on tuvastada ning suunata tegevusi või tegevusetust, mis võivad takistada Sotsiaalministeeriumi (edaspidi SoM) eesmärkide täitmist. Riskijuhtimise protsessi eesmärk on anda SoM juhtkonnale kindlus SoM eesmärkide täitmise osas, tagada põhiprotsesside toimimine ja ennetada pettusi, viies SoM tegevusega kaasnevad riskid vastuvõetava tasemeni, võttes selleks ette tegevusi, mis maandaksid riskide esinemise tõenäosust, riskide realiseerumise mõju või mõlemaid korraga. Riskijuhtimine koosneb riskide tuvastamisest, nende hindamisest, haldamisest ja seirest. 1 . 2 . Rakendusala Riskijuhtimine on strateegilise juhtimise osa, see on pidev ja arenev protsess, mis algab strateegiliste eesmärkide väljatöötamisega ja hõlmab kogu organisatsiooni tegevust kuni tööplaanideni . Protsess kirjeldab SoM-i riskijuhtimise baaspõhimõtteid riskijuhtimise korraldamise, rakendamise, monitoorimise ja kasutatavate metoodikate osas . Protsess koosneb järgmistest etappidest: 1 . 3 . Alusdokumendid Audiitoritegevuse seadus Korruptsioonivastane seadus IIA standardid Rahandusministeeriumi juhendmaterjal "Riskijuhtimine" täidesaatva riigivõimu asutustele Rahandusministeeriumi juhendmaterjal täidesaatva riigivõimu asutustele "Riskijuhtimise protsessi hindamine" SoM planeerimiskalender 1 . 4 . Rollid ja vastut u s Riskide hindamist koordineerib SoM siseauditi osakond (edaspidi SAO). SAO võib nõustada riskide hindamisel, kuid ei tohi osaleda riskide hindamisel ega riskide hindamise tulemuste kinnitamise l (v.a korruptsiooni riskide hindamisel ja SoM organisatsiooni üleste riskide hindamisel oma osakonna ulatuses) . SoM juhtkond kinnitab riskide hindamiste tulemused ja määrab tegevused, millele tuleb esmajoones tähelepanu pöörata ja maandamismeetmed kasutusele võtta. Riske tuvastavad, hindavad ja haldavad SoM osakonnad järgnevalt: Sisu Kes tuvastab , hindab ja haldab? SoM organisatsiooniülesed riskid SoM organisatsiooniüleste riskide tuvastamine, hindamine ning maandamine lähtuvalt otstarbekusest ja maandamiseks planeeritud tegevustest SoM juhtkond (riske hindavad tugiosakonnad ja innovatsiooni valdkond) Strateegilised p oliitikavaldkonna/ - osakonna riskid V aldkondlike arengukavade ja strateegiate eesmärkide täitmist takistavate riskide tuvastamine, hindamine ning riskide maandamine lähtuvalt otstarbekusest ja maandamiseks planeeritud tegevustest Poliitikajuht/ - osakonnajuhataja koos tuumiktiimiga Prioriteetse projekti riskid Prioriteetse projekti elluviimist ohustavate riskide tuvastamine, hindamine ning riskide maandamine. Prioriteetse projekti juht koos tegevuste eest vastutavate isikutega 1 . 5 . Mõisted ja lühendid Risk on võimalik oht, et mingi sündmus, tegevus või tegevusetus võivad põhjustada vara või maine kaotuse ning takistab asutuse eesmärkide saavutamist ja ohustab asutusele pandud ülesannete tulemuslikku täitmist. Jääkrisk on võimalik oht peale seda, kui rakendatud on kõik tavapäraselt toimivad ja juba ettenähtud maandamismeetmed. Näiteks arvestatakse riski hindamisel seda, et töötajatele on tööle võtmisel tehtud seadusest tulenev taustakontroll või et kulude tegemisel SoM is toimub alati kahetasandiline kinnitamine jmt. Riskitaluvus maksimaalne risk, mida ollakse nõus taluma ilma, et see eesmärkide saavutamist oluliselt mõjutaks (näiteks teatud ajaline nihe või tegevus, mis ei mõjuta teisi tegevusi ega sea ohtu eesmärkide saavutamist). Riski hindamine on nende võimalike ohtude/sündmuste, tegevuste ja tegevusetus t e , väljatoomine ja kirjeldamine ning ilmnemise tõenäosuse ja tekkiva kahju suuruse hindamine, mis võivad takistada püstitatud eesmärke saavutada. Maandamismeetmed on tegevused, mida tehakse selleks, et vähendada riski avaldumise tõenäosust või selle mõju. Mõju on kahju või tagajärg, mida konkreetse riski avaldumine/realiseerumine kaasa tuua võib. Tõenäosus on konkreetse riski avaldumise võimalikkuse tõenäosus. Riski kategooriad: strateegiline risk - risk, mis realiseerumisel seab ohtu asutuse strateegiliste eesmärkide saavutamise; tegevusrisk - risk, mis tuleneb ebapiisavatest või puuduvatest protsessidest või tegevustest asutuse sees; mainerisk - risk, mis realiseerumisel mõjutab negatiivselt asutuste tajumist kolmandate isikute poolt, reputatsiooni avalikkuse silmis; finantsrisk - risk, mis realiseerumisel ähvardab kaasa tuua (tõsiseid) rahalisi kaotusi; väliskeskkonnarisk - risk, mis tuleneb asutuse välisest tegevusest ja mille haldamine ei ole asutuse töötajate võimuses; vastavusrisk - risk, mille realiseerumisel ei vasta asutuse tegevus õigusaktides sätestatud nõuetele ja ei ole tagatud nende järgimine; aruandlusrisk - risk, mille tulemusena võib juhtkond langetada valesid juhtimisotsuseid; pettuse risk - risk, mis hõlmab paljusid ebaseaduslikke tegusid, mis võidakse korda saata organisatsiooni kasuks või kahjuks ja nii organisatsioonisiseste või- väliste isikute poolt ja mida iseloomustab tahtlus. Riskitasemed: väheoluline risk – risk/probleem mis ei vaja kohest ja aktiivset reageerimist; madal risk - risk/probleem, mis vajab perioodilist jälgimist, kuid ei nõua spetsiaalseid uusi tegevusi; tingimuslik risk - risk/probleem, mis nõuab pidevat jälgimist ning millel maandamiseks on vajalik koostada tegevuskava; kriitiline risk - risk/probleem, mis nõuab (kohest) tegutsemist ja spetsiaalset tegevuskava. 1.5.10. Tugiosakonnad - õigusosakond, finantsosakond, kommunikatsiooniosakond, Euroopa Liidu ja väliskoostöö osakond, personaliosakond ja SAO 1.5.11 Valdkond – sotsiaalvaldkond, tervisevaldkond ja innovatsioonivaldkond 1.5.12 Poliitikaosakond – sotsiaal- ja tervisevaldkonna osakonnad 2. Riskijuhtimine Riskijuhtimise üldpõhimõtted Riskijuhtimine toimub lähtudes arengukavades t ja strateegilistest eesmärkidest . Riskid jagatakse lähtuvalt mõjust ja tõenäosusest väheolulisteks, madalateks, tingimuslikeks ja kriitilisteks (vt joonis 1) . SoM riskihindamise protsessis hinnatakse ainult jääkriske. K riitiliste ja tingimuslike riskide juhtimine ja seire toimub SoM juhtkonna tasandil . Riskide hindamine viiakse läbi vähemalt kord aastas , hiljemalt tööplaanide planeerimise faasis , et oleks võimalik maandamismeetm ete tegevused lülitada vastavate isikute tööplaani. Maandamismeetme tegevused kajastatakse tegevuse eest vastutava isiku tööplaanis PlanPros, et oleks võimalik reageerida ning jälgida maandamismeetmete elluviimise õigeaegsust. . Riskide hindamisel tuleb määrata riskidele kategooriad (vt mõiste 1.5.8 ) , et oleks võimalik riski kategooriaid grupeerida. Riskide hindamisel hinnatakse riski ilmnemise tõenäosust ja mõju ning selle tulemusel saadakse riski aste ehk riski olulisus vastavalt joonisele 1. Joonis 1: Riskimaatriks Riskide tuvastamine ja hindamine Tegevus Tähtaeg Vastutaja Saadab meeldetuletuse koos riski hindamise vormiga ( P12_V1 ) ja juhised riskide tuvastamise ja hindamise eest vastutavatele isikutele. Vastavalt juhtimissüsteemis kehtestatud ajakavale SAO juht 2.2.1 SoM o rganisatsiooni ülesed riskid Tuvastavad ja hindavad SoM ülesed riskid ehk tegevusriskid lähtuvalt eesmärkidest, mis on toodud: SoM põhimääruses, SoM arengukavas või riske hindavate osakondade põhimääruses. Riskide tuvastamisel toovad välja kõik riskid, mis võivad takistada osakonna tööd ja osakonna eesmärkide täitmist/saavutamist ning mille tõttu saaksid häiritud SoM ülesed tegevused. 1 kord aastas, mitte hiljem kui 31.10 Tugiosakonna juhatajad+ innovatsiooni valdkonna osakondade juhatajad H inda b tuvastatud riske käesoleva protsessi peatükis 2.1 k irjeldatud metoodika alusel. 1 kord aastas, mitte hiljem kui 31.10 Tugiosakonna juhatajad + innovatsiooni valdkonna osakondade juhatajad 2.2.2 Strateegilised poliitikavaldkonna riskid Korraldab valdkondlikes arengukavades, strateegiates ja programmides püstitatud eesmärkide osas riskide tuvastamise ja hindamise valdkonnas. 1 kord aastas, mitte hiljem kui 31.10 Sotsiaal- ja tervisevaldkonna osakondade juhataja d H inda b tuvastatud riske vastavalt käesoleva protsessi peatükis 2.1 kirjeldatud metoodik a alusel . 1 kord aastas, mitte hiljem kui 31.10 Sotsiaal- ja tervisevaldkonna osakondade juhatajad 2.2.3 Prioriteetsete projektide riskid Korraldab prioriteetse projekti eesmärkide osas riskide tuvastamise ja hindamise lähtudes projekti planeeritud tegevuskavast . Kaasab hindamisse alategevuste eest vastutavad isikud nii SoMist kui valitsemisala asutustest. Vastavalt prioriteetsete projektide ajakavale. Prioriteetse projekti juht H inda b tuvastatud riske peatükis 2.1 kirjeldatud metoodik a alusel. Vastavalt prioriteetsete projektide ajakavale. Prioriteetse projekti juht Kui projekti tegevuskava muudetakse oluliselt, siis korraldab uue riski hindamise. Vastavalt vajadusele Prioriteetse projekti juht 2.2.4 Korruptsiooni riskid Tuvasta b korruptsiooni riskid, kaasates vajadusel ametnike tööülesannete sisu täpsustamiseks SoM osakondade juhid. 1 kord aastas, mitte hiljem kui 31.10. SAO juht Hinda b tuvastatud korruptsiooniriske vastavalt käesoleva protsessi peatükis 2.1 kirjeldatud metoodika alusel. 1 kord aastas, mitte hiljem kui 31.10. SAO juht 2.2.5 Infoturbe riskid Korraldab SoMi infoturbe riskide hindamise kaasa b TEHIKu infoturbe eest vastutavad isikud , SoMi andmekaitse eest vastutavad isikud ning kvaliteedijuhi. 1 kord aastas, mitte hiljem kui 31.10 Innovatsiooni asekantsler Tuvasta b SoMi infoturbe riskid lähtudes muuhulgas senistest intsidentidest ning riiklikest küberturvalisust puudutavates ohuraportitest. Hinda b riske vastavalt käesoleva protsessi peatükis 2.1 kirjeldatud metoodika alusel . M itte hiljem kui 31.10 Innovatsiooni asekantsler Korda b infoturbe riskide hindamis e infoturvet mõjutavate asjaolude olulisel muutumisel. Vastavalt vajadusele Innovatsiooni asekantsler Riskide haldamine ja seire Tegevus Tähtaeg Vastutaja Planeerivad asutuse riskide, strateegiliste riskide, korruptsiooniriskide ja infoturberiskide hindamise tulemusel maandamismeetmed kõigile kriitiliseks või tingimuslikuks riskiks (riskiskoor 8-16) hinnatud riskidele. Riskide hindamise järel kahe nädala jooksul, mitte hiljem kui 15.11. SoM osakonna juhatajad Planeerivad prioriteetsete projektidele riski hindamise tulemusel maandamismeetmed kõigile kriitiliseks või tingimuslikuks riskiks (riskiskoor 8-16) hinnatud riskidele. Vastavalt prioriteetsete projektide koostamise ajakavale Prioriteetsete projektide juhid Koostab riskide hindamiste tulemuste kokkuvõtte ja annab sellele hinnangu ning vajadusel teeb ettepanekud parendusteks. Hiljemalt 02.12 SAO juht Tutvustab riskide hindamise tulemusi juhtkonnale ning teeb ettepaneku maandamismeetmete nimekirja, ajakava ja vastutajate kinnitamiseks. Hiljemalt 20.12 Innovatsiooni asekantsler Vajadusel täiendab või muudab maandamismeetmete aspekte ning kinnitab tegevuskava. Hiljemalt 20.12 SoM juhtkond Kinnitab riskide hindamise tulemused ja maandamismeetmed käskkirjaga. Hiljemalt 20.12 Kantsler Edastab käskkirja tegevuste eest vastutavatele isikutele Peale käskkirja kinnitamist Juhiabi Kannab maandamistegevused PlanPros-se ning täidab vastavalt tegevuse sisule ja ajakavale. Koos tööplaanide kandmisega PlanPro-sse Maandamistegevuse eest vastutav isik Maandamismeetmete tegevuste seire PlanPro-s oleva info põhjal 3 x aastas vastavalt juhtimiskalendrile SAO juht Seotud dokumendid ja lisad Riskide hindamise vorm (P12_V1) D okumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioon ist 2. V ersioon Muudatuse sisu MINISTRI KÄSKKIRI 22.08.2024 nr 58 Riskijuhtimise protsessi kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punktide 1 ja 131 alusel: Kinnitan: 1. Sotsiaalministeeriumi riskijuhtimise protsessi (tähis P12_ver1) – lisa 1. 2. Riskide hindamise vormi (tähis P12_V1_ver1) – lisa 2 (allkirjastatud digitaalselt) Signe Riisalo sotsiaalkaitseminister (allkirjastatud digitaalselt) Riina Sikkut terviseminister