Hankekord

Hankekorra lisa 1 Lähteülesanne tuleb esitada koos hankedokumentidega keskuse Jira vahendusel (kui lähteülesanded nõutud andmed ei kajastu muudes hankedokumentides või Jira-s) või aadressil [email protected], kui hankemenetluse eest vastutava isikuga on selliselt kokku lepitud. LÄHTEÜLESANNE 1. ÜLDINFO 1.1 Tellija asutus 1.2 Tellija kontaktisik 1.3 Otsustusõiguslik isik 1.4 Hanke nimetus 1.5 Hanke objekti lühikirjeldus ja eesmärk 1.6 Eeldatav maksumus km- ta1 1.7 Hankelepingu soovitav sõlmimise kuupäev 1.8 Lepinguperioodi pikkus EL rahastuse või muu välisrahastuse korral projekti nimetus ja number 1.9 Hankelepingu rahastamisallikas Struktuurivahendite indentifitseerimise number 1.10 Maksetingimused (maksja andmed) 2. TEHNILINE KIRJELDUS TEENUSTE TELLIMISEL2 2.1 Teenuse tehniline Täita juhul, kui tehniline kirjeldus ei ole esitatud eraldi kirjeldus3 failina 2.2 Miinimumnõuded teenuse kvaliteedile ning viited standarditele (täita vajadusel) 2.3 Teenuse osutamise ajakava (tähtaeg) 2.4 Teenuse osutamise koht (täita vajadusel) 1 Riigihanke eeldatav maksumus on tellija poolt hankelepingu täitmisel eeldatavalt makstav kogusumma (käibemaksuta), arvestades mh tõenäolisi hankelepingu alusel tulevikus tekkivaid kohustusi ja hankelepingu uuendamist. 2 Kui nõutud info on kajastatud mõnes teises koostatud hankedokumendis, mis edastatakse koos lähteülesandevormiga, märkida lahtrisse, millises dokumendis info toodud on (ei ole vaja vormil dubleerida). 3 Tehniline kirjeldus peab olema koostatud selliselt, mis annaks pakkujatele selge, täpse ja täieliku ülevaate teenusele või asjale esitatavatest miinimumnõuetest ja tellija vajadustest. 1  Hankekorra lisa 1 2.5 Teenuse osutamiseks vajalikud spetsialistid (täita vajadusel) 2.6 Lepingu tingimused Täita juhul, kui lepingu projekt ei ole esitatud eraldi failina 2.7 Milliseid kulusid peab osutatava teenuse hind sisaldama 2.8 Keskkonnasäästlike nõuete rakendamine (täita EI/JAH. Loetleda, milliseid nõudeid rakendatakse vajadusel) 2.9 Oleluskulude arvestamine (tarkvaraarenduse hankimisel kohustuslik) 3. TEHNILINE KIRJELDUS ASJADE OSTMISEL: Ostetavatele asjadele kehtestatavad miinimum- või 3.1 Tehniline kirjeldus maksimumnõuded, sh kasutusomadused ja/või funktsionaalsed nõuded. 3.2 Kogus 3.3 Tarnetingimused Nt tarnetähtajad- ja asukohad, etapid jms 3.4 Garantiitingimused (täita Nt mida garantii hõlmab, garantiiperioodi pikkus, mida vajadusel) peab garantiiandja puuduste ilmnemisel tegema jms 3.5 Hooldustingimused (täita Kas on vajalik ning millises ulatuses ja kui pikaks vajadusel) perioodiks 3.6 Muud asjade ostmisega kaasnevad teenused (täita Nt koolitus, monteerimine, seadistamine jms vajadusel) 3.7 Kvaliteedinõuded ja viited standarditele (täita vajadusel) 3.8 Keskkonnasäästlike nõuete rakendamine (täita EI/JAH. Loetleda, milliseid nõudeid rakendatakse vajadusel) 3.9 Lepingu tingimused 4. TÄIENDAV INFO 4.1 Pakkujale kui ettevõttele Nt: Pakkuja eelnev kogemus (nt täidetud lepingute arv, kehtestatavad nõuded nende maksumus, netokäibe suurus, registreeringud, (kvalifitseerimistingimused) tegevusload, litsentsid jne 4.2 Ettepanek Kas lisaks pakkumuse maksumusele hinnatakse muid hindamiskriteeriumide kriteeriume, nt kvaliteeti, tarneaega, garantiiaja pikkust, määramiseks kompetentsi vms ja mis on kriteeriumite osakaal. 4.3 Läbirääkimiste pidamine4 (täita vajadusel) 4 Avatud hankemenetluses on läbirääkimiste pidamine keelatud. 2  Hankekorra lisa 1 EI/JAH. Milliste tingimuste üle on vaja läbi rääkida, nt kas on lahtisi tingimusi, mille osas tellija soovib pakkujapoolset nägemust vms. 4.4 Turu-uuring5 Kes on võimalikud pakkujad 4.5 Muu täiendav info 5 Turu-uuringu eesmärgiks on välja selgitada, milliseid asju või teenuseid pakutakse, milline on pakutavate toodete või teenuste hinnatase (riigihanke eeltava maksumuse arvutamise aluseks on riigihanke alustamisele vahetult eelneva aja keskmisele turuhinnale vastav hinnatase) ning kui palju on vastaval turul võimalikke pakkujaid. Saadud infot võib kasutada hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse koostamisel, samas tuleb arvestada, et info kogumine ja selle kasutamine ei tohi olla konkurentsi piirava mõjuga. Tellitavat toodet või teenust peab turul pakkuma üldjuhul vähemalt 3 pakkujat. Juhul, kui infot küsitakse kirjalikult, tuleb selgelt märkida, et tegemist on turu-uuringuga, mitte pakkumise küsimisega. 3  Lisa 3 Hankemenetlusest taandamise avaldus Lähtudes korruptsioonivastases seaduses sätestatud toimingupiirangutest teavitan TEHIKu hankekorra alusel, et minuga seotud isik võib olla/on huvitatud riigihankes „hanke nimetus“ osalemisest, mistõttu taandan ennast eelnimetatud hankemenetlusega seotud tegevustest. nimi (Allkirjastatud digitaalselt)  KÄSKKIRI 14.10.2020 nr 37 Hankekord Riigihangete seaduse § 9 ja sotsiaalministri 28.08.2019 käskkirja nr 50 kinnitatud “Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse kinnitamine“ punkti 25 alapunkti 5 ja 10 alusel: 1. Tunnistan alates 01.10.2019 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 08.07.2019 käskkirjaga nr 20 kinnitatud „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse hankekorra“ punkti 4.4. kehtetuks. 2. Tunnistan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 08.07.2019 käskkirjaga nr 20 kinnitatud „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse hankekord“ kehtetuks. 3. Kinnitan hankekorra ja selle lisad (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold Direktor Lisad: Hankekord ja selle lisad  Lisa 2 Kinnitus huvide konflikti puudumise ja taandamise kohustuse kohta Kinnitan, et olen teadlik korruptsioonivastasest seadusest tulenevatest toimingupiirangutest ja kohustusest end riigihangete ettevalmistamisest, menetluses osalemisest ja otsuste suunamisest või tegemisest taandama, kui minu osas võib tekkida õigustatud kahtlus erapooletuses. Kinnitan, et mul puuduvad pakkuja(te)ga sellised suhted, mis võivad tekitada õigustatud kahtlusi minu objektiivsuses hankemenetlusega seotud toimingute osas. Kinnitan, et ma ei ole pakkuja(te)ga seotud viisil, mis võib anda pakkuja(te)le eelise teiste ees. Kinnitan objektiivsust hankemenetlustega seotud kohustuste täitmisel ja kohustun: • vältima mistahes huvide konflikti hankemenetlustega seotud kohustuste täitmisel; • täitma konfidentsiaalsuse nõuet ja kasutan kogu informatsiooni, mille olen saanud hankemenetluse käigus üksnes tööülesannete täitmiseks ja kohustun mulle teatavaks saanud teavet ja koostatud dokumente kolmandatele isikutele mitte avaldama, välja arvatud kui avaldamise kohustus tuleneb õigusaktist; • esitama kirjaliku taandamise avalduse ja teavitama sellest viivitamata hankemenetluse eest vastutavat isikut, kui olen läinud vastuollu minu poolt allkirjastatud kinnitusega objektiivsuse kohta ja/või kui selleks on tekkinud potentsiaalne risk. Kinnitus kehtib 1 aasta selle allkirjastamisest. nimi (Allkirjastatud digitaalselt)  Hankekord 1. Üldsätted 1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi TEHIK) hankekord reguleerib TEHIKu tegutsemisvaldkonnas riigihangete planeerimist ja korraldamist, vastutuse jaotust ja dokumentide säilitamist ning riigihanke tulemusel sõlmitud raam- ja hankelepingute täitmist. 1.2. Riigihangete läbiviimisel lähtutakse lisaks käesolevale korrale kehtivatest õigusaktidest ja Sotsiaalministeeriumi riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korrast. 1.3. Lepingute täitmisel juhindutakse lisaks lepingus fikseeritud tingimustele võlaõigusseadusest, arvestades riigihangete seaduses (edaspidi RHS) lepingute kohta sätestatut. Euroopa Liidu poolt finantseeritavate või kaasfinantseeritavate riigihanke (välisvahenditest rahastatavate) lepingute täitmisel arvestatakse ühtlasi struktuuritoetuse seaduses, meetme määruses või toetuse andmise tingimustes sätestatud kohustustega. 1.4. Hanke vajadused väljaspool info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonda edastatakse sisendina Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete osakonnale riigihanke läbiviimiseks. 1.5. TEHIK ei vii läbi hankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija. TEHIK võib osaleda ühishankijana vabatahtliku keskse hankija poolt korraldatavates riigihangetes. 1.6. Riigihanke eeldatav maksumus arvestatakse käibemaksuta, sh käesolevas korras. 1.7. Käesoleva korra alusel korraldatavate riigihangete läbiviimisel vormistatavate dokumentide kooskõlastusringid on reguleeritud asjaajamiskorra lisas 2. 2. Mõisted 2.1. Riigihanke eeldatav maksumus – hanke tulemusel sõlmitava lepingu eeldatav kogumaksumus kogu lepingu täitmise perioodi jooksul, sh hangitava asja või teenuse, teenuse olelusringi kulude jm kulude arvestuslik eeldatav maksumus. 2.1.1. Olelusringi kulud – kõik tarkvaralahenduse planeeritud kasuliku eluea vältel tekkivad kulud, näiteks lahenduse loomine, litsentside ostmine või rentimine, juurutus- või hooldustööde teostamine, lahenduse haldamine (nii teenusena tellitav kui ka hankija personali kulu) jmt. 2.2. Riigihange - asja ostmine, teenuse tellimine, ideekavandi saamine, ehitustöö tellimine või kontsessioonilepingu sõlmimine, olenemata nimetatud tehingute või toimingute maksumusest. Riigihanked jagunevad vastavalt eeldatavale maksumusele järgmiselt: 2.2.1.väikeost - riigihange, mille eeldatav maksumus asjade ja teenuste hankimise korral jääb alla 30 000 euro, ehitustööde korral alla 60 000 euro ning sotsiaal- ja eriteenuste korral alla 300 000 euro; 2.2.2. hange - riigihange, mille eeldatav maksumus asjade ja teenuste hankimise korral on võrdne või suurem kui 30 000 eurot, ehitustööde hankelepingu korral võrdne või suurem kui 60 000 eurot ning sotsiaal- ja eriteenuste korral võrdne või suurem kui 300 000 eurot ning mis nõuab menetluse läbiviimist riigihangete registris. 2.3. Minikonkurss - mitme partneriga sõlmitud raamlepingu alusel hankelepingu sõlmimiseks läbiviidav menetlus pakkumuse esitamise ettepaneku tegemiseks ja pakkumuste saamiseks. Minikonkursid viiakse hankemenetluse eest vastutava isiku poolt läbi elektrooniliselt vastavalt raamlepingus fikseeritud tingimustele üldjuhul riigihangete registri vahendusel, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Minikonkursi läbiviimisele kohaldatakse hankekorras riigihankele ja hankemenetlusele sätestatut, arvestades minikonkursi erisusi. Minikonkursi hankedokumendid, minikonkursi tulemuste kohta vormistatav hankija otsus või minikonkursi tulemuste protokoll kooskõlastatakse vastavalt asjaajamiskorrale. 2.4. Tellimus – ühe partneriga sõlmitud raamlepingu alusel hankelepingu sõlmimiseks esitatav pakkumuskutse vastavalt raamlepingus fikseeritud tingimustele või hankelepingu alusel tellimuse esitamine. Kui tellimuse eeldatav maksumus on vähemalt 10 000 eurot, kooskõlastab hankelepingu 1  eest vastutav isik tellimuse dokumendid (hankedokumendid või tellimuskiri) TEHIKu dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) enne tellimuse esitamist vastavalt asjaajamiskorrale. 2.5. Hankedokumendid – riigihanke läbiviimise aluseks olevad dokumendid (RHS mõttes alusdokumendid), sh lähteülesanne, tehniline kirjeldus, kvalifitseerimistingimused, vastavustingimused, hindamiskriteeriumid ja hankelepingu üldtingimused, vajadusel kodukord, erihanke kord jm dokumendid. Hankedokumentide ettevalmistamisel võetakse nende olemasolul aluseks TEHIKu siseveebis või muus asukohas õigustalituse poolt avaldatud dokumentide vormid ja/või konsulteeritakse hankemenetluse eest vastutava isikuga. Hankedokumendid kooskõlastatakse vastavalt asjaajamiskorrale. 2.5.1. Lähteülesanne – riigihanke või minikonkursi läbiviimiseks vajalikku üldinformatsiooni sisaldav vorm, mille alusel riigihange läbi viiakse (lisa 1). Kui lähteülesandes küsitud informatsioon kajastub teistes hankedokumentides või on sisestatud hanke läbiviimiseks Jirasse, ei ole vaja eraldi vormi koostada. 2.5.2. Tehniline kirjeldus - riigihanke eseme kirjeldamiseks vastavas valdkonnas tegutsevatele isikutele arusaadavat terminoloogiat ja täpsuse astet kasutades kehtestatud asjade või teenuste omaduste ja oluliste tunnuste loetelu, mis on koostatud selliselt, et see võtaks arvesse ja ei kahjustaks turul valitsevat konkurentsi ega looks põhjendamatuid eeliseid kindlale tootele, tehnoloogiale või pakkujale. 2.5.3. Kvalifitseerimistingimused - vajadusel riigihankes pakkujale seatavad tingimused, millele pakkuja peab vastama, et temaga oleks võimalik leping sõlmida. Tingimused peavad vastama hankelepingu esemeks olevate asjade või teenuste olemusele, kogusele ja otstarbele ning olema nendega proportsionaalsed, et hankija saaks veenduda pakkuja sobivuses hankelepingu täitmiseks. 2.5.4. Vastavustingimused - riigihankes seatavad tingimused pakkumuse sisule ja vormile, millele esitatav pakkumus peab vastama, nt nõuded pakkuja meeskonnale, pakkumusena esitatavad kohustuslikud dokumendid, kirjeldused. 2.5.5.Hindamiskriteeriumid - majanduslikult soodsaima (parima hinna ja kvaliteedi suhe) pakkumuse väljaselgitamiseks hankelepingu esemega seotud ja reaalset konkurentsi tagavad pakkumuste hindamise kriteeriumid, mille suhtelised osakaalud pakkumuste hindamiseks määratakse hankedokumentides. 2.6. Turu-uuring – vajadusel hanke ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks teostatav analüüs, mille käigus konsulteeritakse asjaomases valdkonnas tegutsevate isikute ja ettevõtjatega ning mille tulemusena selgitatakse välja, millised turul pakutavad tooted, teenused või lahendused täidavad TEHIKu vajadusi ning milliseid tooteid, teenuseid või lahendusi on tehnilise kirjelduse alusel võimalik pakkuda, samuti vajadusel potentsiaalsed pakkujad. Turu-uuringu tulemused fikseeritakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja säilitatakse DHSis vastavalt asjaajamiskorrale, kui riigihanke eeldatav maksumus on võrdne või suurem kui 60 000 eurot. Hankedokumentides esitatakse teave turu-uuringu läbiviimise kohta ja kokkuvõtlikult sama teave, mis edastati turu-uuringus osalenud või muul moel riigihanke ettevalmistamisse kaasatud ettevõtjale seoses riigihanke ettevalmistamises osalemisega või selle tulemusel. 2.7. Hankelepingu eest vastutav isik – isik, kes vastutab tema vastutusvaldkonnas olevate riigihangete õigeaegse planeerimise ja läbiviimise eest, sealhulgas hankedokumentide koostamise ja nendes esitatud tingimuste sisulise põhjendatuse ja RHS-i regulatsioonile vastavuse ning turu-uuringu läbiviimise eest, hangitava objekti vajalikkuse ning lepingu nõuetekohase, seadusliku ja lepingus sätestatud mahtude piires täitmise eest (sh nii maksumus kui tähtaeg). Üldjuhul on selleks TEHIKu e-teenuste juhtimise, andmekorralduse ja andmeanalüüsi osakonna või infosüsteemide halduse osakonna projektijuht või talituse juhataja, kelle määrab vastava osakonna juhataja või direktor (ei avalikustata TEHIKu välisveebis). Hankelepingu eest vastutav isik võib ühtlasi olla valitsemisala asutuse esindaja. 2.8. Hankemenetluse eest vastutav isik – õigustalituse juhataja, jurist või hankespetsialist, kes vastutab hankedokumentide vastavuse eest RHSis sätestatud tingimustele ja riigihanke 2  nõuetekohase läbiviimise eest. Hankemenetluse eest vastutava isiku määrab õigustalituse juhataja hankeplaanis (ei avalikustata TEHIKu välisveebis). 2.9. Hankekomisjon – hankelepingu eest vastutava isiku ettepanekul direktori käskkirjaga moodustatud töörühm hankedokumentide kinnitamiseks, hankemenetluses toimingute tegemiseks, laekunud pakkumuste hindamiseks või muudeks käskkirjas määratud ülesannete täitmiseks. Hankekomisjoni töö tulemuste fikseerimiseks, millele järgneb hankemenetluse otsus või minikonkursi tulemus, vormistatakse üldjuhul hankekomisjoni protokoll vastavalt asjaajamiskorrale. 3. Riigihangete planeerimine 3.1. Sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest koondatakse kõik ühe kalendriaasta hankevajadused TEHIKu hankeplaani. Hankeplaani koostab õigustalituse juhataja osakondade või talituste juhatajatelt ja Sotsiaalministeeriumi valitsemisala asutustelt koondatud sisendi põhjal TEHIKu kalendriaasta tööplaani koostamise käigus. Hankeplaani sisend esitatakse ja koondatakse TEHIKu Jiras. 3.2. Hankeplaanis peavad kajastuma kõik hankeplaani koostamise hetkeks teada olevad riigihanked, minikonkursid, sh riigihanke erandid ja keskse hankija poolt läbiviidavad hanked. 3.3. TEHIKu välisveebis avaldatakse hankeplaanis kajastatud riigihangete, mis nõuavad toiminguid riigihangete registris, kohta vähemalt alljärgnev teave: 3.3.1. lepingu objekt (nimetus); 3.3.2. riigihanke eeldatav maksumus; 3.3.3. riigihanke liik (asjad, teenused, ehitustööd) ja menetluse liik; 3.3.4. riigihanke läbiviimise planeeritav aeg (vähemalt kvartali täpsusega); 3.3.5. hankelepingu kestus; 3.3.6. TEHIKu osakond või talitus, kelle vastutusalasse lepingu objekt kuulub. 3.4. Hankeplaani koostamisel lähtutakse järgnevatest põhimõtetest: 3.4.1. samalaadsed või funktsionaalselt koostoimivad asjad, teenused või ehitustööd hangitakse ühe eelarveaasta jooksul võimalusel ühtse riigihankena, arvestades, et kaetud oleksid kõik TEHIKu vajadused; 3.4.2.riigihanget ei või jaotada osadeks hanke läbiviimiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks; 3.4.3. asjade või teenuste ostmisel eeldatava maksumusega alates 60 000 eurot ning ehitustööde tellimisel alates 150 000 eurot, peab igakordselt kirjalikult põhjendama hanke osadeks jaotamata jätmist; 3.4.4.osadeks jaotatud riigihanke eeldatava maksumuse arvutamisel võetakse arvesse kõikide osade summeeritud eeldatavad maksumused. 3.5. Hankeplaan kooskõlastatakse ja kinnitatakse vastavalt asjaajamiskorrale direktori käskkirjaga võimalusel kalendriaasta 31. märtsiks, kuid mitte enne TEHIKu eelarve ja tööplaani kinnitamist. 3.6. Tulenevalt TEHIKu tööplaani muudatustest võib vajadusel kinnitatud hankeplaanist ja planeeritud hangete korraldamisest kõrvale kalduda. Hankeplaani muudatused kinnitatakse ja avalikustatakse TEHIKu välisveebis kord kvartalis. 3.7. Hankeplaanis kajastamata, kuid vajaliku riigihanke hankeplaani lisamiseks esitab hankelepingu eest vastutav isik esimesel võimalusel Jiras õigustalitusele taotluse. 3.8. Hankeplaanis olevast riigihankest loobumiseks või hankeplaanis sisalduva riigihanke andmete muutmiseks (sh läbiviimise aja muutmiseks), esitab hankelepingu eest vastutav isik esimesel võimalusel teate Jiras, muutes vastava hanke andmeid. 4. Riigihangete läbiviimise üldpõhimõtted 4.1. Riigihange viiakse läbi RHSis, teistes asjaomastes õigusaktides ja käesolevas korras sätestatud tingimusi järgides. Välisvahenditest rahastatava riigihanke puhul arvestatakse lisaks finantseerimisasutuse kehtestatud erinõudeid. 4.2. Riigihanke läbiviimisel juhindutakse järgmistest põhimõtetest: 3  4.2.1.riigihanke korraldamisel tegutsetakse läbipaistvalt, kontrollitavalt ja proportsionaalselt; 4.2.2. kõiki isikuid, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis, koheldakse võrdselt ja jälgitakse, et kõik isikutele seatavad piirangud ja kriteeriumid oleksid riigihanke eesmärgi suhtes proportsionaalsed, asjakohased ja põhjendatud; 4.2.3.tagatakse konkurentsi efektiivne ärakasutamine ja välditakse põhjendamatu eelise loomist kindlatele toodetele või pakkujatele; 4.2.4. välditakse konkurentsi kahjustavat huvide konflikti; 4.2.5. rahalisi vahendeid kasutatakse säästlikult ja otstarbekalt, hankeleping sõlmitakse parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte alusel ning riigihange viiakse läbi mõistliku aja jooksul. 4.3. Riigihangete korraldamisel võetakse aluseks direktori käskkirjaga kinnitatud hankeplaan. 4.4. Riigihanked viiakse läbi elektroonilise menetlusena. 4.5. Hankemenetluse ettevalmistamisel, läbiviimisel, lepingu sõlmimisel ja täitmisel ei või osaleda isikud, kes on või kes on olnud pakkuja või potentsiaalse pakkujaga sellistes suhetes, mis võivad tekitada põhjendatud kahtlusi nende isikute erapooletuses. 5. Väikeostude korraldamine ja lepingute sõlmimine 5.1. Väikeostu puhul on hankelepingu eest vastutav isik kohustatud jälgima, et väikeostuga on kaetud kõik TEHIKu vajadused ja kohustused, ühesuguste ostude kogumaksumus eelarveaasta jooksul ei ületa väikeostu piirmäära ja kõik ostuks vajalikud toimingud on seaduslikud ja otstarbekad. 5.2. Väikeostud, mille eeldatav maksumus on väiksem kui 5000 eurot, korraldatakse järgides RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtteid selliselt, et hanke korraldamisel kaasneks võimalikult väike halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu. 5.3. Punktis 5.2 nimetatud väikeostude puhul ei ole hinnapakkumuste küsimise, hinnakirjade võrdlemise või muul moel teostatud tegevuste osas menetluse tulemuste säilitamine kohustuslik. 5.4. Väikeostu läbiviimiseks, mille maksumus on võrdne või suurem kui 5000 eurot, küsitakse potentsiaalsetelt pakkujatelt hinnapakkumusi, võrreldakse avalikke hinnakirju või korraldatakse pakkumuste võrdlemine muul viisil, säilitades menetluse tulemused vastavalt punktidele 5.5 - 5.8. 5.5. Tarkvara arendus-, hooldus-, juurutus- ja analüüsitööde hankimiseks korraldatava väikeostu läbiviimisel: 5.5.1. hankelepingu eest vastutav isik koostab tehnilise kirjelduse ja pakkumuskutse, milles paneb paika hindamiskriteeriumid ja vajadusel lepingu olulised tingimused (hankedokumendid) ning edastab need hankemenetluse eest vastutavale isikule TEHIKu Jiras vastava riigihanke juures kinnitamiseks kui ei ole kokku lepitud teisiti; 5.5.2.hankemenetluse eest vastutav isik lisab punktis 5.5.1 nimetatud hankedokumendid kinnitamise järgselt DHSi projekti või teenuse toimikusse ja kooskõlastab need vastavalt asjaajamiskorrale; 5.5.3. hankemenetluse eest vastutav isik saadab pakkumuskutse DHSi vahendusel pärast kooskõlastamist võimalusel vähemalt kolmele potentsiaalsele pakkujale võrreldavate pakkumuste küsimiseks, lisades adressaatide koopiareale [email protected]; 5.5.4.hankemenetluse eest vastutav isik lisab laekunud pakkumused DHSi projekti või teenuse toimikusse; 5.5.5. hankemenetluse eest vastutav isik koostab sõlmitava lepingu juurde memo ja kooskõlastab need enne lepingu edukale pakkujale allkirjastamiseks edastamist vastavalt asjaajamiskorrale. Memos fikseeritakse vähemalt: 5.5.5.1.pakkumuste hindamiskriteeriumid; 5.5.5.2. menetluse tulemused ja 5.5.5.3. põhjendus, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks või põhjendus võrdlevate pakkumuste puudumise kohta. 4  5.6. Kui punktis 5.5.3 nimetatud juhul ei saa pakkumusi küsida kolmelt, küsitakse pakkumused nii paljudelt potentsiaalsetelt pakkujatelt, kui võimalik. Pakkujate paljususe korral võib kaasata enam potentsiaalseid pakkujaid piisava konkurentsi tagamiseks ja asutuse rahaliste vahendite efektiivseks kasutamiseks. 5.7. Asjade või punktis 5.5 hõlmamata teenuste hankimiseks korraldatava väikeostu läbiviimisel hankelepingu eest vastutav isik: 5.7.1. edastab väikeostu läbiviimiseks tehnilise kirjelduse, pakkumuste hindamiskriteeriumid ja vajadusel lepingu olulised tingimused (hankedokumendid), mis on vahetu juhiga kooskõlastatud, hankemenetluse eest vastutavale isikule TEHIKu Jiras vastava riigihanke juures kinnitamiseks, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Kui väikeostu läbiviimise eest vastutab talituse või osakonna juhataja, ei ole kooskõlastamine vahetu juhiga vajalik. 5.7.2. toob punktis 5.7.1 kirjeldatud sisendi edastamisel võimalusel välja vähemalt kolm potentsiaalset pakkujat, kellelt hinnapakkumus küsitakse või kelle hinnakirju võrreldakse, juhindudes korra punktist 5.6. 5.8. Hankemenetluse eest vastutav isik korraldab pakkumuste küsimise või hinnakirjade võrdlemise ja lisab laekunud pakkumused/hinnavõrdluse tulemuse DHSi projekti või teenuse toimikusse, koostab memo ja kooskõlastab nimetatu enne lepingu edukale pakkujale allkirjastamiseks edastamist või tellimuse tegemist vastavalt asjaajamiskorrale. Memos fikseeritakse vähemalt: 5.8.1. pakkumuste hindamiskriteeriumid; 5.8.2. menetluse tulemused ja 5.8.3. põhjendus, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks või põhjendus võrdlevate pakkumuste puudumise kohta. 5.9. Hankemenetluse eest vastutav isik kooskõlastab memo vastavalt asjaajamiskorrale, teavitab pakkujaid menetluse tulemustest ja korraldab seejärel väikeostu sooritamise või vajadusel lepingu sõlmimise. 5.10. Kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis tuleb sõlmida leping: 5.10.1. mille maksumus on võrdne või suurem kui 20 000 eurot; 5.10.2. mis on seotud autoriõigustega; 5.10.3. mis sõlmitakse füüsiliste isikutega; 5.10.4. mis on seotud välisrahastusega; 5.10.5. milles lepitakse kokku konfidentsiaalsuskohustuses (sh andmekaitsealased tingimused) või õiguskaitsevahendite kasutamises. 5.11. Kui menetluse tulemusena on asi või teenus tellitud arve alusel, tuleb tellimuse esitanu märkida arvel kontaktisikuna. 5.12. Hankelepingu eest vastutav isik kontrollib lepingu täitmist, sh allkirjastab akti ning väljastab lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid. Kui lepingu täitmisel ilmnevad lepingu nõuetekohast täitmist mõjutavad asjaolud, teavitab ta sellest viivitamata õigustalituse juhatajat või juristi, et vajadusel kavandada lepingu muutmine või õiguskaitsevahendite kohaldamine. 5.13. Väikeostu võib korraldada eeltoodust kõrvale kaldudes, kui tegemist on ettenägematust vajadusest tekkinud soetusvajadusega, mille puhul ei ole võimalik võrdlevaid pakkumusi küsida või kui tellimuse või lepingu saab sõlmida tehnilistel või ainuõiguste, sealhulgas intellektuaalomandi õiguste kaitsega seotud põhjustel ainult ühe pakkujaga ja konkurentsi puudumine ei tulene tehnilises kirjelduses esitatud tingimuste kunstlikust kitsendamisest. 6. Hangete korraldamine, lepingute sõlmimine ja täitmine 6.1. Õigustalitus korraldab kõik TEHIKu hankeplaanis kajastatud ja täiendavalt korraldada otsustatud hanked riigihangete registri vahendusel. 6.2. Hankelepingu eest vastutav isik esitab hankeplaani kohaselt hankemenetluse eest vastutavale isikule hankedokumendid hiljemalt hankeplaanis määratud tähtajaks TEHIKu Jira vahendusel, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Hankelepingu eest vastutav isik vastutab hankedokumentides sisalduva 5  informatsiooni õigsuse eest, sh rahaliste vahendite olemasolu eest ja teeb hanke korraldamise nimel hankemenetluse eest vastutava isikuga igakülgset koostööd. 6.3. Enne hanke riigihangete registris väljakuulutamist kooskõlastatakse hankedokumendid vastavalt asjaajamiskorrale. Kooskõlastamine toimub võimalusel riigihangete registris. Kui hankedokumendid on kooskõlastatud muus vormis, peab sellekohase info säilitama TEHIKu DHSis projekti või teenuse kaustas. 6.4. Kui TEHIK viib läbi hankemenetluse valitsemisala asutuse eritellimusel, kooskõlastatakse hankedokumendid ja vajadusel muud hankemenetluse toimingud vastava asutuse hankekorrast lähtuvalt. 6.5. Teabevahetuse hankel osalemisest huvitatud ettevõtjate, taotlejate ja pakkujatega tagab hanke läbiviimise ajal hankemenetluse eest vastutav isik. TEHIKu töötajatel on keelatud nimetatud isikute või muude kolmandate isikutega hankemenetluse vältel suhtlemine ja hankemenetluse kohta informatsiooni avaldamine, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 6.6. Menetluse tulemuste kohta vormistab hankemenetluse eest vastutav isik otsuse või protokolli hankelepingu eest vastutavalt isikult või hankekomisjonilt saadud sisendi põhjal, mis kooskõlastatakse enne allkirjastamist vastavalt asjaajamiskorrale. 6.7. Hankemenetluse tulemusena edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmib hankelepingu TEHIKu direktor või teda asendav töötaja, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 6.8. Leping sõlmitakse kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis vastavalt punktile 5.10. 6.9. Hanke korraldamisel hankemenetluse eest vastutav isik: 6.9.1.nõustab hanke ja hankedokumentide ettevalmistamisel; 6.9.2. kontrollib hankedokumentide vastavust riigihangete seadusele; 6.9.3. sisestab hanketingimused ja -dokumendid riigihangete registrisse ning viib hankemenetluse või minikonkursi riigihangete registris läbi (sh korraldab hankemenetluse algatamise, teabevahetuse, aruandluse jmt); 6.9.4. vormistab hankelepingu eest vastutava isiku või hankekomisjoni poolt esitatud sisendi alusel hankemenetluse käigus tehtud otsused või minikonkursi tulemuse protokollid, kooskõlastab need ja esitab otsused direktorile allkirjastamiseks vastavalt asjaajamiskorrale 6.9.5. teavitab taotlejaid või pakkujaid hankemenetluse tulemustest; 6.9.6. korraldab aruandluse lepingu sõlmimise ja täitmise kohta riigihangete registris. 6.10. Hanke korraldamisel hankelepingu eest vastutav isik: 6.10.1. teeb vajadusel direktorile ettepaneku hankekomisjoni moodustamiseks, komisjoniliikmete ülesannete määratlemiseks ja korraldab komisjoni töö; 6.10.2. koostab hankedokumendid ja edastab need hankeplaanis määratud hankemenetluse eest vastutavale isikule vastava hanke juures TEHIKu Jira vahendusel üle vaatamiseks, arvestades, et hankemenetluse eest vastutaval isikul oleks hankedokumentide osas tagasiside andmiseks minimaalselt aega üks töönädal; 6.10.3. korraldab vajadusel hanke infopäeva, läbirääkimised, dialoogi ja tagab nende protokollimise; 6.10.4. annab sisendi hanke eseme kohta esitatud küsimustele vastamiseks; 6.10.5. kontrollib pakkumuste sisulist vastavust hanke tingimustele ja annab hankemenetluse eest vastutavale isikule põhjendatud sisendi otsuste või minikonkursi tulemuse protokollide vormistamiseks; 6.10.6. korraldab lepingu kooskõlastamise, väljasaatmise teisele lepingu poolele ja sõlmimise vastavalt asjaajamiskorrale; 6.10.7. kontrollib lepingu täitmist, räägib vajadusel TEHIKu õigustalituse juhataja või juristiga läbi lepingu muutmise kavatsuse ja teeb ettepaneku õiguskaitsevahendite kohaldamiseks; 6.10.8. väljastab lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid; 6  6.10.9. esitab raamlepingute kohta iga 12 kuu möödumisel raamlepingu sõlmimisest hankemenetluse eest vastutavale isikule teabe raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute sõlmimise aja ja maksumuse kohta eelneva 12 kuu vältel; 6.10.10. esitab lepingu lõppemisel hankemenetluse eest vastutavale isikule teabe lepingu lõppemise kohta (lõppemise aeg, tegelik maksumus ja lepingu rikkumised). 6.11.Lepingu täitmise kohta vormistatakse vastavalt lepingule ja asjaajamiskorrale akt, milles kajastatakse vähemalt üleantavad tööd või asjad, nende täpne üleandmise aeg ja vastavus lepingule ning seda menetletakse vastavalt asjaajamiskorrale. 7. Huvide konflikti vältimine, korruptsioonivastased meetmed ja teavitamiskohustus 7.1. Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad muuhulgas hankelepingu eest vastutavale isikule, hankemenetluse eest vastutavale isikule, hankekomisjoni liikmele ja TEHIKu direktorile. 7.2. Riigihangetega tegelevad TEHIKu töötajad esitavad kord kalendriaastas allkirjastatud kinnituse huvide konflikti puudumise kohta (lisa 2), mille kehtivusaeg on üks aasta. 7.3. Hankekomisjoni liikmed, kes ei ole TEHIKu töötajad, esitavad vastava vormikohase kinnituse hankekomisjoni moodustamisel. Kinnituses tuuakse välja selle kehtivusaeg. 7.4. Hankemenetlusest ja selle ettevalmistamisest ei või osa võtta isik, kelle tegevuses esineb huvide konflikt või kelle puhul esineb kahtlus tema erapooletuses. Vastav isik peab viivitamatult sellise asjaolu ilmnemisel hoiduma konkreetse riigihankega seoses edaspidisest tegevusest (ennast taandama) ja teavitama taandamisest enda otsest juhti, kes määrab ülesannete täitmiseks teise töötaja (lisa 3) ning hankemenetluse eest vastutavat isikut riigihangete registris toimingute tegemiseks. 8. Esindamine vaidlustuskomisjonis ja kohtus 8.1. Riigihangete seaduse kohase vaidlustuse esitamisel esindab TEHIKut, kui riigihanke korraldajat ja asutust riigihangete vaidlustuskomisjonis ning kohtus õigustalituse juhataja või jurist. 8.2. Vajadusel kaasatakse vaidlustus- või kohtumenetlusse hankelepingu eest vastutav isik või hankekomisjoni olemasolul selle liige. 8.3. Otsuse vaidlemise otstarbekuse ja edasiste tegevuste osas teeb õigustalitus koostöös hankelepingu eest vastutava isiku ning tema vahetu juhiga. 9. Lisad: 9.1. Lähteülesande vorm; 9.2. Kinnitus huvide konflikti puudumise kohta; 9.3. Taandamisavaldus. 7