Projekti "Samtrack II" juhtrühma kinnitamine

KÄSKKIRI 20.05.2020 nr 18 Projekti "Samtrack II" juhtrühma ja töörühma kinnitamine Sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 28.08.2019 käskkirja nr 50 ning Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse punkti 25 alampunkti 4 alusel: 1. Moodustan projekti „Samtrack II“ juhtrühma järgnevas koosseisus: Juhtrühma esimees: Katrin Reinhold - Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (TEHIK) direktor. Juhtrühma liikmed: Kristin Raudsepp - Ravimiameti peadirektor; Toomas Silla - Ravimiameti arendusjuht; Tõnis Jaagus – TEHIKu tervise talituse juhataja. 2. Juhtrühma eesmärk on tagada projekti „Samtrack II“ edukas elluviimine 3. Kinnitan juhtrühma ülesanded: a. Kinnitab projekti ajakava, eelarve, skoobi ning nende muudatused hankelepingu ja seaduse lubatavuse piires ja kontrollib kokkulepete täitmist, kinnitab projekti etappide tulemused ning hindab nende vastavust projekti nõuetele ja vajadustele; b. Vaatab läbi kaardistatud riskid ja hindab nende maandamise meetmete piisavust, vastutab riskide maandamise eest; c. Toetab tegevuste koordineerimist projekti läbiviimisel ja erimeelsuste lahendamist seotud osapoolte vahel; d. Tagab projekti arendamisega seotud õiguslike muudatuse plaani esitamise Sotsiaalministeeriumi tööplaani; e. Juhtrühma esimees kinnitab töörühma kuuluva TEHIKu projektijuhi poolt ette valmistatud projekti seirearuanded ja lõpp aruande. 4. Kinnitan juhtrühmale järgmise töökorra: a. Juhtrühma töövorm on koosolek. Koosolekut võib korraldada elektrooniliselt; b. Juhtrühma koosolek toimub vastavalt vajadusele; c. Koosolekut juhatab juhtrühma esimees või tema määratud juhtrühma liige; d. Kui juhtrühma liige ei saa koosolekul osaleda, määrab ta endale asendaja või saadab oma arvamuse elektrooniliselt;  2 e. Koosoleku kutse koos päevakorraga saadetakse juhtrühma liikmetele hiljemalt 10 tööpäeva enne koosolekut ning materjalid tehakse võimalusel kättesaadavaks kolm tööpäeva enne koosolekut; f. Koosoleku korraldamisel elektroonselt saadab TEHIKu projektijuht e-postiga kutse koos päevakorraga, materjalid ja vajadusel otsuse eelnõu või protokolli ning määrab vastamise tähtaja, mis ei ole lühem kui viis tööpäeva. a. Juhtrühma liige saadab vastuse e-postiga; b. Kui juhtrühma liige vastust tähtaegselt ei esitata, eeldatakse, et ta nõustub esitatud materjalides tooduga ja tal puudub õigus hiljem esitada protokollis toodud otsustele vastuväiteid. g. Juhtrühma otsused võetakse vastu konsensuse alusel. Kui konsensust ei saavutata, võetakse juhtrühma otsused vastu poolthäälte enamusega. Häälte võrdsel jagunemisel on otsustav juhtrühma esimehe hääl. Juhtrühma liikmel, kes jääb eriarvamusele, on õigus nõuda oma eriarvamuse lisamist koosoleku protokolli; h. TEHIKu projektijuht protokollib juhtrühma koosolekud. Protokoll koostatakse viie tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist ning tehakse kättesaadavaks kõikidele juhtrühma liikmetele e-posti vahendusel. Protokollile lisatakse koosoleku päevakorras olnud punktide juurde esitatud lisamaterjal; i. Protokollid registreeritakse ja säilitatakse TEHIKu dokumendihalduskeskkonnas Delta projekti kaustas. 5. Kinnitan töörühma järgmises koosseisus: a. Merle Kale, TEHIK, Projektijuht b. Triin Mäesalu – Ravimiamet, Müügilubade osakonna juhtiv spetsialist (vastutav spetsialist) c. Margit Plakso – Ravimiamet, Müügilubade osakonna juhtaja d. Artur Novek, TEHIK, IT tarkvara arhitekt e. Alex Aisting, TEHIK, IT tarkvara arhitekt f. Raul Juurma, TEHIK, Süsteemiadministraator 6. Kinnitan töörühma rolli ja töökorralduse: a. Saavutada projekti eesmärgid läbi planeeritud tarkvarateenuste loomise ja ellu rakendamise koostöös arenduspartneriga; b. Vajadusel kaasata projekti arendamisega seotud eksperdid ja/ või huvitatud osapooled; c. Töörühm kohtub vastavalt vajadusele ja kasutab suhtluses elektroonilisi vahendeid; d. Informeerida olulistest projekti kulgu taksistavatest probleemidest viivitamatult projekti juhtrühma; e. Ravimiameti vastutav spetsialist vastutab arendustöödeks vajalike sisendite kvaliteedi ja õigeaegse esitamise eest. Selgitab õigeaegselt ärinõuete sisu ja tausta arendusmeeskonnale arendustsükli käigus. Järjestab arendustööd vastavalt tööprotsessist tulenevatele nõuetele. Otsustab lähtudes arenduse kvaliteedist vastuvõetutestimisega alustamise; f. TEHIKu projektijuht toetab ja nõustab Ravimiameti vastutavalt spetsialisti arendusprotsessi läbiviimisega seotud küsimustes ( arendusprotsess, migratsioon ja infrastruktuur). Osaleb muudatuste läbiviimise protsessis ning vastutab, et arendust puudutavad otsused on TEHIKu siseselt läbi räägitud, vajalik sisend arenduseks antud, hangete dokumentatsioon on korras, arendused vastavad ajakavale, arenduste korral on järelevalve arendaja üle tehtud; TEHIKu IT arhitekt kontrollib arhitektuursete ja mittefunktsionaalsete nõuete vastavust ja juhendab arendusmeeskonda.  3 (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold Direktor