Sotsiaalministeeriumi valitsemisala siseauditeerimise sise-eeskiri

Sotsiaalministeeriumi valitsemisala siseauditeerim i se sise-eeskiri 1. Eesmärk ja üldsätted 1.1 . Eesmärk Sotsiaalministeeriumi valitsemisala siseauditeerimise sise-eeskirja eesmärk on vastavalt Vabariigi Valitsuse 4. oktoobri 2012. a määruse nr 79 § 3 lõikele 2 kehtestada ministeeriumi ja valitsemisala asutuste siseauditeerimise juhtimise ja korraldamise põhimõtted ning siseauditi osakonna tegevuse aruandluse kord . 1 . 2 . Rakendusala Käesolev dokument reguleerib siseauditeerimise korraldust Sotsiaalministeeriumis ja Sotsiaalministeeriumi põhimääruses nimetatud valitsemisala valitsusasutustes ja hallatavates asutustes (edaspidi ministeerium ja ministeeriumi valitsemisala asutustes). Vastavalt Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punktile 13¹ tagab minister sisekontrolli süsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise ministeeriumis ja ministeeriumi valitsemisalas olevates valitsusasutustes ning valitsusasutuste hallatavates riigiasutustes. Ministeeriumi ja valitsemisala asutuste sisekontrolli süsteemide rakendamise alast tegevust koordineerib kantsler. Vastavalt Vabariigi Valitsuse seaduse § 73 lõike 1 punktile 21 tagab sisekontrolli süsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise ametis ja inspektsioonis selle peadirektor. Sotsiaalministeeriumi struktuur ja valitsemisala asutuste loetelu on ära nimetatud Sotsiaalministeeriumi põhimääruses. left -3175 Siseauditeerimise korraldus 0 0 Siseauditeerimise korraldus left 60960 Siseaudiitorite sõltumatus e tagamine 0 0 Siseaudiitorite sõltumatus e tagamine 2095519 62431 Siseauditi osakonna juhtimine ja tööplaani koostamine 0 0 Siseauditi osakonna juhtimine ja tööplaani koostamine 4232137 62431 Siseauditi osakonna töö iseloom ja tegevuse ulatus 0 0 Siseauditi osakonna töö iseloom ja tegevuse ulatus 2095519 183892 Siseauditi osakonna personali vali k , täiendusõpe ja arendamine 0 0 Siseauditi osakonna personali vali k , täiendusõpe ja arendamine 4232137 183892 Siseauditi osakonna kvaliteedi tagamise tegevused 0 0 Siseauditi osakonna kvaliteedi tagamise tegevused left 183515 Siseauditi osakonna töö tulemuste aruandlus ja aruannete levitamine ning dokumentide säilitamine 0 0 Siseauditi osakonna töö tulemuste aruandlus ja aruannete levitamine ning dokumentide säilitamine 1 . 3 . Alusdokumendid Audiitortegevuse seadus Vabariigi Valitsuse seadus Vabariigi Valitsuse 4.10.2012 määrus nr 79 IIA standardid 1 . 4 . Rollid ja vastut u s Sotsiaalministeeriumis (edaspidi SoM või ministeerium) ja valitsemisala asutustes juhib siseauditeerimise korraldust ministeeriumi siseauditi juht. Siseauditeerimise sise-eeskirja uuendamise vajadust hinnatakse kord aastas. Siseauditeerimise sise-eeskirja ja siseauditi osakonna protsessijuhenditesse muudatuste sisse viimise ja kinnitamise eest vastutab siseauditi juht. 2. Siseauditeerimise korraldus Ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisala asutuste siseauditeerimine on korraldatud tsentraliseeritult. Siseauditeerimise korraldamisel juhindutakse valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, Siseaudiitorite Instituudi (The Institute of Internal Auditors (IIA)) definitsioonist, siseauditi standarditest ja eetikakoodeksist ning Rahandusministeeriumi koostatud metoodilistest juhendmaterjalidest. Siseauditeerimise eesmärk, õigused ja kohustused on kindlaks määratud siseauditi osakonna põhimääruses ja siseaudiitorite ametijuhenditest. Siseaudiitoritel on õigus saada neile pandud ülesannete täitmiseks vajalikke dokumente ja teavet ministeeriumi juhtkonnalt, teistelt osakondadelt, ministeeriumi valitsemisala asutustelt, ministeeriumi haldusala avalik-õiguslikelt ja eraõiguslikelt juriidilistelt isikutelt ning lepingupartneritelt. Samuti omada ligipääsu ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisala asutuste hallatavatele andmekogudele, sh isikuandmetele ja nende käsutuses olevale varale. Siseaudiitorid juhinduvad kindlustandvate ja nõuandvate tööde planeerimisel, läbiviimisel ja vormistamisel siseauditi osakonna protsessijuhenditest. Siseaudiitorite sõltumatuse tagamine Siseaudiitorite sõltumatuse tagamiseks allub siseauditi osakond otse ministrile (ministritele). Siseauditi osakonna kohustuste efektiivseks täitmiseks vajaliku sõltumatuse taseme saavutamiseks omab siseauditi juht otsest ning piiramatut juurdepääsu ministeeriumi tippjuhtkonnale ja ministeeriumi valitsemisala asutuste juhtidele. Siseaudiitorid ei alluta oma otsuseid tööd puudutavates küsimustes kellegi teise otsustele. Siseauditi juht on kohustatud koheselt teavitama kantslerit ja vajadusel ministrit (ministreid) siseauditi osakonna ja/või siseaudiitorite sõltumatust ja objektiivsust ähvardavatest asjaoludest. Siseauditi juht raporteerib siseauditi osakonna töö tulemustest kantslerile ja ministrile (ministritele) ning asjasse puutuvatele valitsemisala asutuste juhtidele. Siseauditi osakonna aruanded tehakse ministeeriumi dokumendihaldussüsteemi kaudu kättesaadavaks kõikidele, kelle pädevuses on korraldada aruandes toodud soovituste või aruandele lisatavas puuduste kõrvaldamiseks koostatud tegevuskavas toodud tegevuste elluviimine. Siseaudiitorite toimingud on siseauditeerimise ulatuse määramist, töö teostamist ja tulemustest teavitamist puudutavates küsimustes vabad vahelesegamistest. Siseaudiitorite suhtumine peab olema erapooletu ja eelarvamuste vaba ning nad peavad vältima mis tahes huvide konflikti. Erapooletuse kinnitamiseks allkirjastavad siseaudiitorid sõltumatuse deklaratsiooni. Siseaudiitorid annavad siseauditi aasta tööplaanis toodud tööde osas kinnituse, et neil puudub läbiviidavate tööde osas huvide konflikt. Kinnitus antakse kasutades sõltumatust kinnitava kirja vormi. Vihjete menetlemiseks allkirjastavad siseaudiitorid sõltumatuse kinnitamiseks ka konfidentsiaalsusdeklaratsiooni, milles kinnitavad, et tagavad vihjeandja konfidentsiaalsuse. Kui siseaudiitori sõltumatus või objektiivsus on tegelikult või näiliselt kahjustatud, tuleb kahjustatuse üksikasjad kohe avalikustada. Avalikustamise vorm oleneb kahjustatuse iseloomust ning selle otsustab siseauditi juht. Siseaudiitor ei tohi osutada kindlustandvaid ja nõuandvaid teenuseid toimingute osas, mille eest ta ise eelnevalt vastutas või milles ta osales. Siseauditi juht peab keelduma kindlust- või nõuandvast tööst või hankima asjatundlikku nõu ja abi siis, kui siseaudiitoritel puuduvad kogu töö või selle osa teostamiseks vajalikud teadmised, oskused või muu kompetents. Nõustades ministeeriumi juhtkonda riskide juhtimise või kontrolli protsesside loomisel või parendamisel, peavad siseaudiitorid hoiduma mistahes juhtimisotsuste langetamisest Siseauditi osakonna juhtimine ja tööplaani koostamine Siseauditi juht vastutab siseauditi osakonna protsessijuhendite ja teiste sisemiste asjaomaste kordade koostamise, uuendamise ja kinnitamise eest. Siseauditi juht peab koostama tööplaani määratlemaks siseauditi prioriteedid, mis on kooskõlas ministeeriumi ja valitsemisala eesmärkidega. Siseauditi juht koostab siseauditi strateegilise visiooni võttes arvesse ministeeriumi valitsemisala tegevusvaldkondi ja eesmärke ning strateegilisi riske. Siseauditi juht peab jagama informatsiooni ja koordineerima tegevusi teistega, kes organisatsioonisiseselt ja -väliselt osutavad kindlustandvaid ja nõuandvaid teenuseid, et tagada vajalik töödega kaetus ja vältida dubleerivaid töid. Siseauditi juht peab perioodiliselt teavitama ministrit ja kantslerit siseauditi osakonna plaane puudutavatest eesmärkidest, õigustest, kohustustest ja tööalasest tegevusest. Siseauditi juht peab hankima asjatundlikku nõu ja abi, kui siseaudiitoritel puuduvad töö või selle osa teostamiseks vajalikud teadmised, oskused või muu kompetents. Siseauditi juht osaleb vajadusel teiste ministeeriumite moodustatud töörühmades, mis on vajalikud siseauditi osakonna tööülesannete täitmiseks ning aitavad koordineerida siseaudiitorite tööd. Aastatööplaanide koostamisel võetakse aluseks strateegilises visioonis sisalduv, kuhu lisatakse riskihindamise, monitooringu ja juhtkonna vajaduste kaardistuse tulemusi. Strateegiline visioon (auditiuniversumi) kuulub ülevaatamisele igal aastal. Strateegiline visioon määrab prioriteedid, millele siseaudit peab planeeritaval ajavahemikul keskenduma, üldised tegevused püstitatud eesmärkide saavutamiseks, audiitorite ametialase arengu ja täiendkoolituse kava ning ressursivajaduse ülesannete täitmiseks. S o M siseauditi osakond lähtub tööplaani projekti koostamisel neljast peamisest aspektist. Need on: Riskide hindamise tulemused - Tööplaanide koostamisel pööratakse tähelepanu riskide hindamise käigus kõrge riskifaktorina identifitseeritud küsimustele ja valdkondadele. Siseauditi osakonna tegevuse planeerimise üheks aluseks on muuhulgas ka riskihindamine, mille protsess on kirjeldatud protsessi juhendis „Riskide hindamine“. Siseaudiitorite poolt läbi viidud tööde (nõuandvad tööd ja auditid) ja seire ja monitooringu põhjal kujunenud siseauditi üksuse nägemus kõige kriitilisematest valdkondadest – siseauditi osakonna tööde planeerimiseks teostavad siseaudiitorid ministeeriumi ja valitsemisala asutuste tegevusvaldkondade ulatuses pidevat monitooringut. Siseaudiitorid osalevad ministeeriumis olulisematel koosolekutel ja nõupidamistel, tööplaanide aruteludel ning saavad ligipääsud nõupidamiste protokollidele. Üldjuhul kasutatakse protokollide hankimiseks dokumendi-haldussüsteemi ja ühistöö keskkonda. Ministeeriumi juhtkonna ja valitsemisala asutuste juhtide esitatud vajadus siseauditeerimise osas - Siseauditi juht küsib e-posti teel valitsemisala asutuse ettepanekud järgmise aasta audititeemade kohta. Valitsemisala asutuse juht annab määratud tähtajaks e-posti teel edasi oma ettepanekud. Siseauditi juht annab asutuse juhile tagasisidet ettepanekutega arvestamisest või mittearvestamisest. Siseauditi juht võib otsustada ministeeriumi juhtkonnalt või valitsemisala asutuse juhilt laekunud teemat tööplaani mitte lülitada, kui siseauditi osakonnal ei ole selleks ressursse (aeg, raha, teadmised), tehes seejuures ettepaneku vajalik töö väljast sisse osta. Strateegiline visioon (auditi universum) - Strateegiline visioon määrab prioriteedid, millele siseaudit peab planeeritaval ajavahemikul keskenduma, üldised tegevused püstitatud eesmärkide saavutamiseks, audiitorite ametialase arengu ja täiendkoolituse kava ning ressursivajaduse ülesannete täitmiseks. Ministeeriumi juhtkonna ja valitsemisala asutuste juhtidega tekkinud eriarvamuste korral tööplaani lülitatavate tööde osas jääb tööplaani siseauditi osakonna ettepanek. Siseauditi juht on kohustatud eriarvamuse põhjenduse fikseerima kirjalikult. Kui tegemist on eriarvamustega ministeeriumi juhtkonna sees, arvestatakse teema tööplaani lisamisel ministri arvamust. Kogutud ettepanekutega arvestamise üle otsustab siseauditi juht koos siseaudiitori(te)ga osakonnal kasutada oleva ressursi, riskihindamise ja valdkonna monitooringu tulemuste põhjal. Teemad jaotatakse kolmeks: teemad, mis mahuvad siseauditi osakonna tööplaani; teemad, mis pannakse ootele – mida auditeeritakse siis, kui vabaneb või lisandub ressurssi; teemad, millede osas ei viida läbi ei kindlustandvat (ehk auditit) ega nõuandvat tööd. Ministeeriumi ja valitsemisala asutuste kõikidel töötajatel on õigus jooksvalt teha ettepanekuid siseauditi osakonna tööplaani. Selleks tuleb neil täita auditi/nõuandva töö lähteülesande vorm ja saata see siseauditi juhi e-posti aadressile. Lähteülesande kooskõlastab SoM töötaja oma otsese juhiga ning peale seda edastatakse lähteülesanne siseauditi juhile või tema asendajale. Lähteülesanne kooskõlastatakse kantsleriga 30 päeva jooksul ning peale kantslerilt nõusoleku saamist lülitatakse töö siseauditi tööplaani. Juhul, kui kindlustandva või nõuandva töö läbiviimisest loobutakse, peab siseauditi juht selgitama töö esitajale tööst loobumise põhjuseid. Igas kvartalis vaadatakse tööplaan üle ning tehakse sinna vajadusel muudatusi. Tööplaani muudatuste tegemise ja nendest kantsleri ning vajadusel ministri teavitamise eest vastutab siseauditi juht. Vajadusel korrigeeritakse tööplaanide koostamise protsessi järel ka strateegilist visiooni. Laekunud vihje menetlemiseks võib siseauditi üksus panna seisma käimasolevad tööd ning seetõttu võib muutuda ka siseauditi üksuse tööplaanis olevate tööde täitmine. jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Auditite/nõuandvate tööde kohta sisendi küsimine ministritelt, kantslerilt, asekantsleritelt ja valitsemisala asutuste juhtidelt , kes edastavad sisendi küsitud tähtajaks siseauditi juhile. Vastavalt SoM tööplaani koostamise protsessi tähtaegadele Siseauditi juht Auditi universumi koostamine Vastavalt SoM tööplaani koostamise protsessi tähtaegadele Siseauditi juht Siseauditi tööplaani koostamine siseauditi osakonnas Vastavalt SoM tööplaani koostamise protsessi tähtaegadele Siseauditi juht Siseauditi tööplaani tutvustamine ministritele, kantsleritele ja ministeeriumi osakondadele. Vastavalt SoM tööplaani koostamise protsessi tähtaegadele Siseauditi juht Siseauditi tööplaanist valitsemisala asutuste juhtide teavitamine E-kiri peale tööplaani kokku leppimist, kui mitte hiljem kui 20.01. Siseauditi juht Siseauditi tööplaan sisestamine tööplaani haldamise süsteemi (PlanPro) Vastavalt SoM tööplaani koostamise protsessi tähtaegadele Siseauditi juht Siseauditi osakonna töö iseloom ja tegevuse ulatus Siseauditi osakond peab hindama riskide juhtimise ja kontrolli protsesse ning aitama kaasa nende parandamisele, kasutades süstemaatilist ja distsiplineeritud lähenemist. Siseauditi osakond peab hindama ja tegema asjakohaseid soovitusi valitsemise parandamiseks järgmiste eesmärkide saavutamisel: a) edendada ministeeriumis ja ministeeriumi valitsemisalas juhtimisalast eetikat ja väärtusi; b) edastada efektiivselt riskide ja kontrollialast informatsiooni ministeeriumi juhtkonnale. Siseauditi osakond peab hindama eesmärkide, programmide ja tegevuste kavandamist, teostamist ja efektiivsust. Siseaudiitorite nõuandvate tööde eesmärgid peavad olema kooskõlas SoM valitsemisala üldiste väärtuste ja eesmärkidega. Siseauditi osakond peab hindama riskijuhtimise protsessi mõjusust ning panustama selle täiustamisse. Riskijuhtimise protsessi mõjususe hindamine on siseaudiitori hinnangust tulenev otsus, et: a) ministeeriumi tegevused toetavad valitsemisala eesmärkide täitmist ja on kooskõlas valitsemisala tegevust reguleerivate arengukavadega; b) olulised riskid on tuvastatud ja hinnatud; c) riskide maandamise meetmed on välja töötatud ja vastutajad määratud; d) asjakohast informatsiooni riskide kohta, mis võimaldab personalil ja ministeeriumi juhtkonnal täita oma kohustusi, kogutakse ja edastatakse õigeaegselt. Siseauditi osakond peab hindama riskivaldkondi, mis puudutavad ministeeriumi ja selle valitsemisala valitsemist, tegutsemist ja infosüsteeme, võttes arvesse: a) strateegiliste eesmärkide saavutamist; b) finants- ja tegevusalase informatsiooni usaldusväärsust ja täielikust; c) tegevuse ja programmide mõjusust ja tõhusust; d) vara kaitset; e) vastavust seadustele, regulatsioonidele, poliitikatele, protseduuridele ja lepingutele. Riskide juhtimise protsesside seire toimib kas juhtkonna pidevate tegevuste, eraldi hindamiste või mõlema kaudu. Siseauditi osakond peab hindama pettuse ilmnemise tõenäosust ja ministeeriumipoolset pettuseriski juhtimist. Siseauditi töö ulatus on piiritletud ministeeriumi osakondade, ministeeriumi valitsemisala asutuste ning vajadusel avalik-õiguslike ja eraõiguslike juriidiliste isikutega, mille suhtes ministeerium teostab asutaja-, liikme-, aktsionäri- või osanikuõigusi või kellega seob lepinguline suhe. Siseaudiitorid peavad iga töö jaoks koostama ja dokumenteerima plaani, mis sisaldab töö ulatust, eesmärke, ajakava ja ressursside jaotust. Tööd planeerides peavad siseaudiitorid arvesse võtma: a) ülevaadatava tegevuse eesmärke ja vahendeid millega kontrollitakse tegevuse sooritust; b) olulisi riske tegevusele, selle eesmärkidele, ressurssidele ja protsessidele ning vahendeid, mille abil riski võimalikku mõju hoitakse aktsepteeritaval tasemel; c) tegevuse riskijuhtimis- ja kontrolliprotsesside piisavust ning mõjusust võrreldes vastava raamistiku või mudeliga; d) võimalusi riskijuhtimis- ja kontrolliprotsesside oluliseks täiustamiseks. Töö eesmärkide väljatöötamisel peavad siseaudiitorid arvesse võtma oluliste vigade, pettuse, mittevastavuse ja muude ohtude esinemise tõenäosust. Nõuandvate tööde teostamisel peavad siseaudiitorid tagama, et töö ulatus on piisav kokkulepitud eesmärkide käsitlemiseks. Siseaudiitorid peavad kindlaks tegema, analüüsima, hindama ja dokumenteerima piisavalt informatsiooni töö eesmärkide saavutamiseks. Siseaudiitorite poolt tehtud järelduste ja töö tulemuste aluseks peavad olema asjakohased analüüsid ja hindamised. Siseaudiitorid peavad olulise informatsiooni dokumenteerima, et toetada järeldusi ja töö tulemusi. Siseauditi juht lähtub töödokumentide säilitamisel ministeeriumi asjaajamiskorrast ja dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegadest. Siseauditi juht peab piirama ligipääsu siseauditi osakonna töödokumentidele. Siseauditi juht peab saama ministri või kantsleri heakskiidu enne töödokumentide avaldamist välistele osapooltele, välja arvatud juhtudel mis tulenevad õigusaktidest. Märge otsusest tehakse töö toimikusse, tuues muu hulgas välja kes, millal ja millistel asjaoludel töö dokumentatsiooniga tutvus. Siseauditi juht peab teostama järelevalvet siseaudiitorite tööde üle, et garanteerida eesmärkide saavutamine, kvaliteedi tagamine ning tööde vastavus siseauditi standardite ja asjakohaste õigusaktide nõuetele. Siseauditi osakonna töö tulemuste aruandlus ja aruannete levitamine ning dokumentide säilitamine Siseauditi juht peab siseauditi osakonna töö tulemused edastama ministrile ning kantslerile ja tehtud töö valdkonna eest vastutavatele isikutele. Siseaudiitorite aruanded peavad olema täpsed, objektiivsed, selged, lakoonilised, konstruktiivsed, täielikud ja õigeaegsed. Juhul, kui töö käigus on selgunud asjaolusid, mis vajavad ministeeriumi juhtkonna või ministeeriumi valitsemisala asutuse juhi kohest tegutsemist või võivad eeldada vajadust koostada kommunikatsiooniplaan, siis teavitatakse antud asjaoludest koheselt ministrit ja/või kantslerit ja/või kommunikatsiooniosakonda. Kui lõplikus aruandes sisaldub oluline viga või kajastamata jätmine, peab siseauditi juht edastama korrigeeritud informatsiooni kõigile osapooltele, kes said esialgse aruande. Aruanded nõuandvate tööde käigu ja tulemuste kohta erinevad oma vormilt ja sisult, olenevalt töö iseloomust ja ministeeriumi juhtkonna vajadustest. Üldjuhul kasutatakse nõuandva töö tulemuste edastamiseks memo vormi. Vajadusel kehtestab siseauditi juht konkreetse nõuandva töö aruande struktuuri. Siseauditi osakonna dokumentatsiooni säilitatakse ainult elektroonilisel kujul siseauditi osakonna V-kettal. Kindlustandva töö dokumentatsioonist säilitatakse dubleerivalt ministeeriumi dokumendihaldussüsteemis auditi lõpparuanne. Ministeeriumivälistele osapooltele (politsei, Andmekaitseinspektsioon jt) võib dokumentatsiooni edastada ainult läbi ministeeriumi dokumendihaldussüsteemi. Kui seadusandlikud või regulatiivsed nõuded ei sätesta teisiti, peab siseauditi juht enne tulemuste avaldamist ministeeriumivälistele osapooltele: a) hindama potentsiaalset riski ministeeriumi valitsemisalale; b) konsulteerima vastavalt vajadusele ministeeriumi tippjuhtkonna ja/või õigusosakonna juhatajaga ning kommunikatsioonijuhiga; c) kontrollima aruande tulemuste levikut, kehtestades informatsiooni kasutamise piiranguid. Töö tulemuste väljastamisel ministeeriumivälistele osapooltele tuleb aruannetes märkida töö tulemuste levitamise ja kasutamise piirangud. Siseauditi juht peab sisse seadma ja käigus hoidma nii sise- kui välisaudiitorite poolt tööde käigus tehtud soovituste seiresüsteemi. Siseauditi juht esitab ministeeriumi juhtkonnale aruande seire tulemustest üldjuhul kord aastas. Kantsler ja siseauditi juht võivad leppida omavahel kokku teistsuguse seire tulemustest teavitamise viisi ja sageduse. Kui siseauditi juht leiab, et ministeeriumi ja/või ministeeriumi valitsemisala asutuse juhtkond on nõustunud sellise jääkriski tasemega, mis võib olla ministeeriumile vastuvõetamatu, peab siseauditi juht seda probleemi arutama ministeeriumi juhtkonnaga. Lahendus või eriarvamusele jäämine tuleb protokollida. Kord aastas koostatakse siseauditi osakonna tegevusest ja tööde tulemusest tegevusaruanne, mis edastatakse tutvumiseks ministritele ja kantsleritele ja Rahandusministeeriumile läbi dokumendihaldussüsteemi hiljemalt 1.03. Siseauditi osakonna personali valik, täiendusõpe ja arendamine Teenistusse võetav siseaudiitor peab olema laitmatu mainega, aus ja kõlbeline teovõimeline füüsiline isik, kellel on riiklikult tunnustatud kõrgharidus ja kutsetunnistus ning siseaudiitori tööks vajalikud võimed ja isikuomadused. Siseauditi osakonnal tervikuna peavad olema oma ülesannete täitmiseks vajalikud teadmised, oskused ja muu kompetents. Vajadusel peab siseauditi juht korraldama puuduvate teadmiste ja oskuste hankimise ministeeriumi teistelt struktuuriüksustelt või ministeeriumivälistelt osapooltelt. Siseaudiitoritel peavad olema piisavad teadmised, et hinnata pettuse riski ning viisi, kuidas seda riski ministeeriumi valitsemisalas juhitakse. Siseaudiitorid peavad täiendama oma teadmisi, oskusi ja muud kompetentsi jätkuva ametialase arengu kaudu. Siseaudiitorite ametialast arengut hinnatakse vähemalt kord aastas toimuva arenguvestluse raames. Arenguvestluse raames lepitakse muuhulgas kokku siseaudiitori täiendusõppe vajadus ja korraldus. Siseaudiitor peab rakendama nõutavat ametialast hoolsust, võttes arvesse: a) töö eesmärkide saavutamiseks vajaliku töö ulatust ja ajakava; b) asjaolude, mille suhtes kindlustandvaid protseduure rakendatakse, suhtelist keerukust, olulisust või tähtsust; c) kontrolliprotsesside piisavust ja efektiivsust; d) oluliste vigade, pettuse või mittevastavuse esinemise tõenäosust; e) nõuandva töö eesmärkide saavutamiseks tehtava töö suhtelist keerukust ja mahtu ning ministeeriumi juhtkonna vajadusi ja ootusi. Iga kindlustandva töö järgselt peab auditi eest vastutanud siseaudiitor hankima auditeeritava tagasiside siseaudiitorite tööle, mida võetakse arvesse siseaudiitorite ja siseauditi osakonna arendamisel. Siseauditi osakonna kvaliteedi tagamise tegevused Siseauditi osakonna sisemise hindamise ja välise hindamisega antakse hinnang siseauditi osakonna tegevuse vastavusele asjakohastele õigusaktidele, siseauditi standarditele, siseaudiitorite poolt eetikakoodeksi rakendamisele, siseaudiitorite töö tõhususele ja mõjususele ning tuvastatakse parendusvõimalused. Sisemine hindamine hõlmab siseauditi osakonna jooksvat seiret ja perioodilist ülevaatust, mis teostatakse vähemalt kord viie aasta jooksul sisemise hindamise kaudu. Jooksev seire on siseauditi osakonna tegevuste igapäevase järelevalve ja ülevaatuse osa, mis on juurutatud siseauditi osakonna juhtimiseks kasutatavatesse rutiinsetesse poliitikatesse ja tegevustesse ning tugineb protsessidel, töövahenditel ja informatsioonil, mida vajatakse tegevuse vastavuse hindamiseks siseauditi standarditele ja eetikakoodeksile ning kehtivale seadusandlusele. Väline hindamine viiakse läbi vähemalt kord viie aasta jooksul. Välise hindamise läbiviimiseks sõlmitakse leping Siseaudiitorite Instituudi (The Institute of Internal Auditors), audiitoräriühingu või Rahandusministeeriumi hindamismeeskonna kasutamiseks. Siseauditi osakonna sisemise hindamise ja välise hindamise aruanded esitatakse tutvumiseks ministrile (ministritele) ja kantslerile. Siseauditi juht võib väita, et siseauditi tegevus on kooskõlas rahvusvaheliste siseauditi standarditega ainult juhul, kui välise hindamise tulemused seda väidet toetavad. Seotud dokumendid ja lisad D okumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioon ist 2. V ersioon Muudatuse sisu Siseauditi käsiraamat 1. Eesmärk ja üldsätted 1.1 . Eesmärk Siseauditi käsiraamatu eesmärk on kirjeldada, kuidas toimub auditite, nõuandvate tööde ja muude tööde läbiviimine ning tehtud soovituste seire Sotsiaalministeeriumis (SoMis) ja selle valitsemisala asutustes . 1 . 2 . Rakendusala S o M siseauditi osakond (SAO) täidab Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 1 ja Vabariigi Valitsuse 4. oktoobri 2012. a määrusest nr 79 tulenevaid siseauditialaseid tegevusi SOM-s ja selle valitsemisala asutustes. SOM SAO põhiülesanne on anda lisaväärtust ministeeriumi valitsemisala tegevustesse, andes objektiivset ja asjakohast kindlust ning panustades valitsemise, korruptsiooniennetusse, vihjete menetlemise ja riskide juhtimise ja kontrolliprotsesside mõjususse ning tõhususse. 1 . 3 . Alusdokumendid Audiitortegevuse seadus Vabariigi Valitsuse seadus Vabariigi Valitsuse 4.10.2012 määrus nr 79 Korruptsioonivastane seadus Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv rikkumisest teavitavate isikute kaitse kohta Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seadus IIA standardid SoM siseauditeerimise sise-eeskiri 1 . 4 . Rollid ja vastut u s Siseaudiitoritel on õigus saada neile pandud ülesannete täitmiseks vajalikke dokumente ja teavet ministeeriumi juhtkonnalt, teistelt osakondadelt, ministeeriumi valitsemisala asutustelt, ministeeriumi haldusala avalik-õiguslikelt ja eraõiguslikelt juriidilistelt isikutelt ning lepingupartneritelt. Samuti omada ligipääsu ministeeriumi ja valitsemisala asutuste peetavatele andmekogudele, sh isikuandmetele ja nende käsutuses olevale varale. Siseauditi juht vastutab auditite planeerimise, läbiviimise korraldamise ja kvaliteetse läbiviimise eest. Siseaudiitor vastutab auditi korrektse ja kvaliteetse läbi viimise eest. Siseauditi juht vastutab nõuandva töö, kontrollitoimingu või vihje menetlemise lülitamise eest (edaspidi töö) SAO tööplaani. Tööplaani välise töö või auditi tööplaani lülitamise otsuse teeb kantsler. Siseauditi juht vastutab töö kvaliteetse ja eeskirjadele vastava läbi viimise eest. Siseaudiitor vastutab töö läbiviimise eest. Töö läbiviimisel kasutatakse siseauditi osakonna koosolekul kokkulepitud ja heaks kiidetud tööpaberite vorme. 1 . 5 . Mõisted ja lühendid Audit – kindlustandev töö Nõuandev töö - nõustav töö, mille sisu ja olemus määratletakse kokkuleppel töö tellijaga. Nõuandvate tööde teostamiseks peab siseaudiitor säilitama objektiivsuse ning mitte võtma vastutust juhtimisalaste tegevuste eest. Kontrollitoiming - kontrolli teostamine ja tõendusmaterjali kogumine mingi asjaolu/tegevuse kontrollimiseks. Vihje andmine - rikkumisest teavitamine aadressile [email protected]. Siseauditi juht - vastutab lähteülesande tutvustamise eest kantslerile, vaatab üle siseaudiitori töö ning viib läbi seire. Auditi juht – siseaudiitor, kes viib auditit läbi või kui auditit viib läbi mitu siseaudiitorit, siis siseaudiitor, kes on määratud auditi eest vastutavaks isikuks. Selleks võib olla nii SoM SAO siseauditi juht või siseaudiitor. Auditi juhi isik lepitakse kokku tööplaani koostamise käigus või määrab erakorralise auditi läbiviija siseauditi juht. Töö läbiviija - siseaudiitor, kes vastutab korrektse nõuandva töö ja kontrollitoimingu läbi viimise eest ning vihje menetlemise eest. Töö läbiviija lepitakse kokku SAO tööplaani koostamise käigus või määrab erakorralise või tööplaani välise töö läbiviija siseauditi juht. Töö tellija – lähteülesande esitaja, kelleks võib olla SoM töötaja, SoM osakonnajuhataja, SoM asekantsler, SoM kantsler või SoM valitsemisala asutuse juht. Vastutav isik – valdkonna eest vastutav isik. Auditeeritava valdkonna eest vastutavaks isikuks on SoM asekantsler või SoM valitsemisala asutuse juht Kontaktisik – isik, kelle valdkonna eest vastutav isik määrab auditi ajaks kontaktisikuks, kelle poole siseaudiitorid pöörduvad küsimuste korral või dokumentide saamise sooviga. Seire – auditi käigus tehtud soovituste täitmise kontroll 2. Auditi läbiviimine Auditi käik dokumenteeritakse, st see peab olema dokumentide kujul järgitav algusest lõpuni. Kõik auditi käigus koostatud tööpaberid ja kogutud dokumendid paigutavad siseaudiitorid auditi toimikusse. Iga auditi toimik peab olema varustatud auditi numbri ja auditi nimetusega. Auditi toimik sisaldab nelja protsessi järgivat kausta: Auditi planeerimine Auditi läbiviimine Auditi aruandlus Auditi hindamine (käesolevas juhendis kirjeldatud punktis 2.4 Auditi järeltegevused). Auditi planeerimine ja eeltegevused jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Auditi kavas auditi ulatuse ja eesmärgi määratlemine koos siseaudiitoritega. Kui on vajalik auditi eesmärgi täpsustamine kas ministeeriumi või valitsemisala asutuse juhtkonnaga, siis viib selle täpsustamise läbi auditi juht kaasates siseauditi juhi. Vastavalt auditi ajakavas määratud tähtajaks Auditi juht, siseauditi juht Taustainformatsiooni kogumine, mille käigus tutvutakse valdkonna kohta monitooringu käigus kogutud materjalidega, varasemate sama valdkonna auditite ja nõuandvate tööde (olenemata sellest, kas need on osutatud ministeeriumisiseste või -väliste isikute poolt) tulemustega, õigusaktide ja sise-eeskirjade ning muude dokumentidega, mis sisaldavad olulist informatsiooni auditeeritavast valdkonnast. Vastavalt auditi ajakavas määratud tähtajaks Auditi juht Auditist teavitava kirja koostamine koostöös siseauditi juhiga ja edastamine valdkonna eest vastutavale isikule. Vastavalt auditi ajakavas määratud tähtajaks Auditi juht, siseauditi juht Sõltumatust kinnitava kirja vormi allkirjastamine. Vastavalt auditi ajakavas määratud tähtajaks Auditi juht, auditisse kaasatud siseaudiitorid Esialgse auditi kava ja programmi-riskianalüüsi koostamine vormidele ning nende kooskõlastamine allkirjastamine siseauditi juhiga . Vastavalt auditi ajakavas määratud tähtajaks Auditi juht Kontaktisiku kontaktandmete (nimi, telefoninumber ja e-posti aadress) edastamine SAO-le. Auditi juhi poolt määratud tähtajaks Auditeeritava valdkonna eest vastutav isik või asutuse juht Vajadusel auditi avakoosoleku kokkuleppimine kontaktisikuga Vastavalt auditi ajakavas määratud tähtajaks Auditi juht Auditi kava koostamine ja edastamine kontaktisikule allkirjastamiseks. Kokkulepitud tähtajaks Auditi juht Kontaktisiku allkirjastatud auditi kava edastamine SAO-le. Kokkulepitud tähtajaks Kontaktisik Eeltegevused hõlmavad järgmisi tegevusi: peale taustaga tutvumist viib auditi juht läbi riskide tuvastamiseks ajurünnaku millesse võib kaasata ainult auditiga seotud siseaudiitorid ja siseauditi juhti või kõik olemasolevad SAO siseaudiitorid; auditi juht koostab auditi kava ning auditi programmi-riskianalüüsi esialgsed versioonid, mis arutatakse läbi ja kooskõlastatakse siseauditi juhiga; juhul, kui auditeeritav valdkond on siseaudiitoritele võõras või juhul, kui siseaudiitoritel puuduvad auditi eesmärgi täitmiseks vajalikud teadmised, teeb auditi juht siseauditi juhile ettepaneku pikendada auditi planeerimise etappi ja luua võimalused siseaudiitoritel teadmisi täiendada; vajadusel teeb auditi juht ettepaneku kaasata auditisse eksperte ministeeriumi teistest struktuuriüksustest või ministeeriumivälistelt osapooltelt; auditi juht loob auditi planeerimisdokumentide lõplikud versioonid ja allkirjastab need koos siseauditi juhiga. Juhul kui auditi eesmärgi täpsustamise käigus selgub, et auditi eesmärgi asjaolud on muutunud või ära langenud ja auditi teostamine ei ole mõistlik, koostab auditi juht vastavasisulise memo. A uditi läbiviimine jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Intervjuude läbiviimine auditeeritavaga Vastavalt auditi ajakavas määratud tähtajaks Auditi juht, auditisse kaasatud siseaudiitorid Intervjuu protokollide koostamine, ülevaatamine ja kooskõlastamine intervjueeritavaga. Kui muudatusi ei ole vaja protokolli sisse viia, allkirjastab protokolli peale protokolli tagasisaamist intervjueeritavale. Kui on vaja sisse viia muudatusi protokolli, viib muudatused sisse ning edastab protokolli allkirjastamiseks intervjueeritavale. Vastavalt auditi ajakavas määratud tähtajaks Auditi juht, auditisse kaasatud siseaudiitorid Intervjuu protokollile tagasiside andmine. Kui muudatusi ei ole vaja protokolli sisse viia, allkirjastab protokolli ja edastab SAO-le. Kui protokollis on vaja teha muudatusi, edastab SAO-le ülevaatamiseks ja muudatuste aktsepteerimiseks. SAO-lt parandatud intervjuu protokolli saamisel allkirjastab selle ja edastab SAO-le SAO poolt määratud tähtajak s Intervjueeritav Tõendusmaterjalide kogumine auditeeritavalt ja selle salvestamine auditi toimiku kausta Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht, auditisse kaasatud siseaudiitorid Tõendusmaterjalide edastamine auditeerijatele SAO poolt määratud tähtajaks Kontaktisik Kogutud informatsiooni analüüs ja tööpaberite koostamine vormile. Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht, auditisse kaasatud siseaudiitorid Auditi dokumentatsioon koosneb tööpaberitest, mille siseaudiitorid koostavad, ning auditeeritava objekti dokumentidest ehk tõendusmaterjalidest, mille nad koguvad. Kõik auditi käigus koostatud tööpaberid ja kogutud dokumendid paigutavad siseaudiitorid auditi toimikusse. Tõendusmaterjale lisatakse toimikusse põhimõttel “minimaalne piisav tõendusmaterjal”. Audititoimingute käigus kogutud tõendusmaterjalide lisamise üle toimikusse otsustab siseaudiitor peale iga auditoimingu lõppemist ja kõiki materjale koos kaaludes. Põhimõtet järgitakse nii positiivse kui negatiivse tähelepaneku/järelduse korral. Iga auditi lõpparuandesse lisatav tähelepanek peab põhinema dokumendil ning lõpparuande projektis peab sisalduma viide antud dokumendile. Kõik auditi käigus läbiviidud intervjuud vormistatakse protokolliga. Protokolli koostab ja vormistab intervjuu läbi viinud siseaudiitor esimesel võimalusel pärast arutelu, vestlust, intervjuud vms. Kontrollimaks vastastikust arusaamist ning võimalike vastuväidete ja täpsustuste saamiseks kooskõlastab siseaudiitor protokolli esimesel võimalusel isikuga, keda küsitleti, ning võtab temalt allkirja. Allkirjana võib käsitleda ka e-kirja teel antud nõusolekut. Sellisel juhul peab intervjueeritava e-kirja säilitama koos arutelu protokolliga. Protokolli allkirjastab digitaalselt ja selle õigsuse eest vastutab intervjuu läbi viinud siseaudiitor. Kui intervjuu on läbi viinud mitu siseaudiitorit, allkirjastavad protokolli kõik siseaudiitorid. Kui intervjueeritavaid on olnud mitu, peavad alla kirjutama kõik. Auditi aruandlus jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Tööpaberite alusel auditi aruande koostamine auditi aruande vormile. Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht, auditisse kaasatud siseaudiitorid Aruande ülevaatus ja kooskõlastamine siseauditi juhiga. Aruande edastamine kommenteerimiseks auditeeritava asutuse juhile või valdkonna eest vastutavale isikule. Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht Aruande kommentaaride edastamine auditi juhile Vastavalt auditi ajakavale Auditeeritava valdkonna eest vastutav isik või asutuse juht Kommentaaride analüüs ja lisamine aruandesse- arvesse võetakse ainult tähtaegselt esitatud selgitused/kommentaarid/vastulaused. Aruande täiendamine. Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht Auditi lõppkoosolek eriarvamuste läbirääkimiseks ja vajadusel aruande täiendamine Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht Peale kommentaaride saamist ja aruande täiendamist korraldab lõpparuande allkirjastamise koostöös siseauditi juhiga. Vastavalt auditi ajavale Auditi juht, siseauditi juht Aruande edastamine e-kirjaga auditeeritava asutuse juhile või kantslerile läbi dokumendihaldussüsteemi (DHS). E-kir ja salvestamine DHS-i aruande taustainformatsiooni dokumendina. Aruande salvestamine DHS-i ja edastamine teadmiseks ministritele, kantslerile ja teisele seotud osapooltele. Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht Auditi aruandele tagasiside palutakse auditeeritaval esitada kas kirjutatuna aruande teksti viisil, mis võimaldab seda üheselt tekstist eristada (teine värv, highlight ). Tagasisides peab sisaldama: märkuseid tähelepanekutes esinevate võimalike faktivigade kohta; soovituste puhul auditeeritavate hinnangut soovituste osas, mis on nende arvates kas põhjendamatud või ei ole neid antud kujul võimalik täita. Tagasi lükatud soovituse osas peab auditeeritav lisama omapoolse põhjenduse ja kus asjakohane ka põhjendust toetava tõendusmaterjali. Kui tagasisidet ei ole tähtaegselt saadetud, võtab auditi juht auditeeritavaga ühendust, et asjaolusid selgitada. Kui auditeeritav on nõus kogu lõpparuande projekti tekstiga, kinnitab ta seda kirjalikus vormis e-kirja teel. Kommenteeritud aruande projekt salvestatakse auditi aruande projekti kaustas. Auditi dokumentatsioonist säilitatakse dubleerivalt ministeeriumi dokumendihaldussüsteemis ainult auditi lõpparuanne. Erakorralistest leidudest kiireks teavitamiseks koostatakse memo, mis edastatakse asjaosalistele kiireks otsustamiseks ja olukorraga tegelemiseks. Memo koostamisel võetakse aluseks käesoleva juhendi punkt 3. jättes välja tegevused, mis puudutavad planeerimist. Auditi järeltegevused jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Abinõude plaani ja tagasiside küsimustiku koostamine vormile ja nende edastamine auditeeritavale e-kirjaga. Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht Täidetud ja allkirjastatud abinõude plaani ja tagasiside küsimustiku edastamine SAO-le Vastavalt auditi juhi poolt määratud tähtajaks Auditeeritava valdkonna eest vastutav isik või asutuse juht Tehtud soovituste ja abinõude plaanis toodud tegevuste lisamine seire koondtabelisse Vastavalt auditi ajakavale Siseauditi juht või tema poolt määratud siseaudiitor Auditi lõpliku kava ja lõpliku programm-riskianalüüsi koostamine ja allkirjastamine koostöös siseauditi juhiga Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht Auditi analüüsi koosolek, mille käigus analüüsitakse auditi käigus teostatud tegevusi ning auditiprotsessi kulgu ja üritatakse leida kasutatud lähenemisviiside häid ja halbu külgi ning nendest teha järeldusi järgmiste auditite läbiviimiseks Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht, siseauditi juht Auditi toimiku koostamine. Dokumentide loetelu peab sisaldama auditi nimetust ja auditi dokumentide loetelu. Kõik säilitatavad dokumendid peavad sisalduma auditi toimiku dokumentide loetelus. Auditi toimiku koostamine ja selle sulgemine koostöös siseauditi juhiga. Vastavalt auditi ajakavale Auditi juht Vajaduse järelauditi läbiviimine, et vältida ebaõige informatsiooni esitamist ja kui tekib kahtlus, et esitatakse ebaõiget informatsiooni soovituste täitmise kohta. Järelauditi viiakse läbi eraldiseisva auditina vastavalt käesolevale juhendile ning avades selleks eraldi töö kaust. Järelauditi läbiviijad määrab siseauditi juht ja sisestab läbiviijad ka PlanPro-sse Vastavalt auditi ajakavale Siseauditi juht Lõpetatud auditite materjale säilitatakse siseauditi osakonna kettal . Läbiviidud auditite materjalid annab siseauditi juht arhiivi või hävitamisele vastavalt sotsiaalministeeriumi asjaajamiskorras ja dokumentide loetelus sätestatud tähtaegadele. Auditi dokumentatsiooni säilitatakse elektroonilisel kujul siseauditi üksuse võrgukettal. Nõuandvate tööde ja muude tööde läbiviimine Nõuandva töö läbiviimiseks esitatakse SAO-le täidetud lähteülesande vorm, kus on kirjeldatud ära selged ootused ja eesmärk tööle. Töö võetakse SAO tööplaani peale lähteülesandele kooskõlastuse saamist kantslerilt. Töö läbiviimise käik dokumenteeritakse, st see peab olema dokumentide kujul järgitav algusest lõpuni. Dokumentatsioon koosneb tööpaberitest, mille siseaudiitorid koostavad, ning tõendusmaterjalid, mille nad töö käigus koguvad. Kõik töö käigus koostatud tööpaberid ja kogutud dokumendid paigutavad siseaudiitorid töö toimikusse. Kogu nõuandvate tööde/kontrollitoimingute/vihjete menetlemiseks seotud materjalid säilitatakse SAO V-kettal vastavas kaustas kuni pilvelahendusele üleminekuni . Iga töö toimik peab olema varustatud järgnevate andmetega: töö number ja töö nimetus. 3.1. Töö planeerimine jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Teema kohta taustainformatsiooni kogumine ja töö planeerimisdokumentide koostamine (kava koostamine). Vastavalt kokkulepitud tähtajaks Töö läbiviija Töö kava ja sõltumatusi kinnitava kirja ja/või konfidentsiaalsusdeklaratsiooni allkirjastamine Vastavalt töö kavale Töö läbiviija, siseauditi juht Teavitava kirja koostamine ja edastamine vastutavale isikule. Vastavalt töö kavale Töö läbiviija, siseauditi juht Töö ajaks kontaktisiku määramine ja tema kontaktandmete edastamine SAO-le SAO poolt määratud tähtajaks Vastutav isik Töö läbiviimine Töö läbiviimisel ja tõendusmaterjalide kogumisel ja salvestamisel lähtutakse käesoleva juhendi punktist 2.2. Iga memosse lisatav tähelepanek peab põhinema tõendusmaterjalil. Vihjete menetlemiseks seotud toimikud salvestatakse SAO osakonna V-kettal olevasse kausta „Vihjete menetlemine“. Vihjete menetlemisel tagavad siseaudiitorid vihje andja anonüümsuse ning kellelegi ei avaldata vihje andja nime. Siseaudiitorid on allkirjastanud konfidentsiaalsus kokkuleppe, millega on andnud kinnituse, et nad ei avalda vihje andja isikut ning millised meetmed on kasutusel võetud, et tagada vihje andja anonüümsus. Memo koostamine jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Tööpaberite alusel memo projekti koostamine Vastavalt töö kavale Töö läbiviija Memo projekti ülevaatus ja kooskõlastamine ning seejärel allkirjastamine koostöös siseauditi juhiga. Vastavalt töö kavale Töö läbiviija, siseauditi juht Memo edastamine seotud osapooltele. Vastavalt töö kavale Töö läbiviija. Toimikusse lisatakse memo koos memo koostamisel kogutud tõendusmaterjaliga. Memod edastatakse asjaosalistele isikutele läbi dokumendihaldussüsteemi. Siseauditi juht võib oma otsusega piirata memole juurdepääsu (lisades memole juurdepääsupiirangu aluse) ning edastada memo e-kirja teel, kui see on vajalik memos toodud puuduste kiireks ja optimaalsete kuludega likvideerimiseks või kui memo avalikustamine võib põhjustada oluliste maineriskide realiseerumise. Siseauditi juht piirab memole juurdepääsu, kui tegemist on vihje menetlemisega seotud memoga. Järeltegevused jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Tööpaberite ülevaatus ja allkirjastamine koostöös siseauditi juhiga. Vastavalt töö kavale Töö läbiviija , siseauditi juht Töö toimiku koostamine ja selle allkirjastamine koostöös siseauditi juhiga. Vastavalt töö kavale Töö läbiviija , siseauditi juht Tehtud soovituste kandmine seire koondtabelisse Vastavalt töö kavale Siseauditi juht või tema poolt määratud siseaudiitor Soovituste seire Soovituste täitmise seiret tehakse kaks korda aastas. Seire koondtabelit peetakse ühistöökeskkonnas, et selles toodud sise- ja välisaudiitorite soovituste täitmise hetkeseisu saaksid näha kõik ministeeriumi töötajad. Seire koondtabel on kirjutuskaitstud ning seda saavad täita ainult siseaudiitorid. Kui infot soovituste täitmise kohta tähtajaliselt ei saada, annab siseauditi juht sellest teada kantslerile. Võimalusel seotakse soovituse täitmine PlanPro-s olevate töödega/andmetega. Selleks kohtub siseauditi juht või tema poolt määratud siseaudiitor vastutava isikuga, et vajalikud seosed PlanPro-s saaks loodud. Seire tegevused jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja SAO tegevusaruande koostamine ja selle allkirjastamine ning selle edastamine ministri(te)le, kantslerile ja RaM-i. 28.02 Siseaudit juht Riigikontrolli, Õiguskantsleri, Tööinspektsiooni jm asutuste poolt tehtud soovituste/ettepanekute/ettekirjutuste/jms informatsiooni kogumine ja kandmine seire koondtabelisse ja selle alusel koostatud seire tabelite saatmine vastutavatele isikutele. Hiljemalt 15.03 ja 20.09 Siseauditi juht või tema poolt määratud siseaudiitor Seire tabelite täitmine vastutavate isikute poolt ja nende edastamine SAO-le. Hiljemalt 30.04 ja 31.10. Vastutav isik Seire koondtabeli täitmine vastutavatelt isikutel saadud informatsiooni põhjal. Hiljemalt 31.05 ja 30.11 Siseauditi juht SKS aruande koostamine kasutades seire tabelis olevat informatsiooni ja aruande edastamine RaM-i 31.05 Siseauditi juht Seire tulemuste tutvustamine. Hiljemalt 30.06 ja 30.11 Siseaudit juht või tema poolt määratud isik Seotud dokumendid ja lisad Sii n loetle seotud dokumendid ja lisad. D okumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioon ist 2. V ersioon Muudatuse sisu 1 MINISTRI KÄSKKIRI 23.07.2024 nr 54 Sotsiaalministeeriumi valitsemisala siseauditeerimise sise-eeskirja ja siseauditi käsiraamatu kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punktide 1 ja 131 ning Vabariigi Valitsuse 04.10.2012 määruse nr 79 „Täidesaatva riigivõimu asutuse siseauditeerimise üldeeskiri“ § 3 lõigete 2 - 5 alusel: 1. Kinnitan: 1.1. Sotsiaalministeeriumi valitsemisala siseauditeerimise sise-eeskirja (tähis P8_ver1) – lisa 1. 1.2. Sotsiaalministeeriumi siseauditi käsiraamatu (tähis P8_J1_ver1) – lisa 2. 2. Tunnistan kehtetuks Sotsiaalministri 16.jaanuari 2014 käskkirja nr 11 „Sotsiaalministeeriumi valitsemisala siseauditeerimise sise-eeskirja kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Signe Riisalo sotsiaalkaitseminister (allkirjastatud digitaalselt) Riina Sikkut terviseminister *