ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
TalTech Teie 05.09.2025
Meie 19.09.2025 nr 2.2-9/25/2880-2
Vastus selgitustaotlusele
Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise seoses sellega, et soovite kehtestada
konkreetsed protseduurid piiramaks töötajate poolt tehtavaid mugavuspäringuid teiste töötajate
tööalases e-postis sisalduvate kirjade kohta. Olete soovinud, et AKI selgitaks Teile, mille alusel on
praktikas määratud proportsionaalsus töötajate e-posti avamiseks ning kas organisatsioonil on
vabad käed oma tegutsemisvaldkonnast tulenevalt ise e-posti kasutuskord määrata.
Esmalt selgitame, et isikuandmed on andmed, mille põhjal on võimalik otseselt või kaudselt
tuvastada konkreetne füüsiline isik [isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikkel 4 punkt 1].
Isikuandmeteks on ka nimeline e-postkast ja seal sisalduvad kirjad, mis sisaldavad töötaja ja teiste
isikute andmeid. Isegi kui töötaja e-postkastis olevad andmed võivad olla seotud üksnes tööalaste
ülesannete täitmisega, siis juhul, kui nende andmete kaudu on tuvastatav konkreetne füüsiline isik,
on tegemist töötaja isikuandmete töötlemisega IKÜM artikkel 4 punkti 2 tähenduses. Näiteks
ainuüksi nimelise e-posti aadressi järgi on isik tuvastatav.
Isikuandmete töötlemiseks peab tööandjal kui andmetöötlejal olema õiguslik alus ja andmetöötlus
peab vastama isikuandmete töötlemise põhimõtetele IKÜM artikkel 5 järgi. Töösuhtest ja
tööalasest teadmisvajadusest tulenevalt on teatud töötaja isikuandmete töötlemiseks tööandjal
õiguslik alus olemas, samas töötaja eraelu puudutavate isikuandmete töötlemiseks (näiteks
tööalases e-postkastis olevad isikliku sisuga e-kirjad) on tööandjal õigusliku aluse leidmine
keerulisem. Töötaja teadmata on tema tööalaselt kasutatavas e-postkastis ükskõik missuguste
isikuandmete töötlemistoimingute tegemine keelatud. Enne igasugust tegevust tuleb töötajat
teavitada, et tegevus oleks kooskõlas IKÜM artikkel 5 lõige 1 punktiga a, st andmetöötlus oleks
isikule läbipaistev. Vaata ka: Töösuhted | Andmekaitse Inspektsioon.
Töölepingu seadusest tulenevalt on tööandjal õigus ja kohustus kehtestada töökorralduse reeglid.
Läbipaistvuse tagamiseks ja arusaamatuste vältimiseks peaks tööandja väga selgelt töökorralduse
reeglites ära määratlema e-posti kasutamise reeglid, kas ja mis tingimustel on isiklik kirjavahetus
lubatud, millal tohib tööandja tutvuda töötaja e-kirjadega ning tööandja kohustus arvestada töötaja
õigustega privaatsusele.
Tavapäraselt tuleks tööandja töökorralduse ja arvuti kasutamise reeglites ära määratleda, kas
töötaja tohib kasutada neid ka isiklikeks tegevusteks või mitte. Töötaja peab tööandja loodud e-
posti aadressi kasutamisel lähtuma töökorralduse reeglitest. Sealjuures peab tööandja arvestama
võimalusega, et töötaja võib tööalast e-posti aadressi kasutada ka isiklikuks suhtluseks. Isegi kui
tööandja kehtestab töökorralduse reegli, mille kohaselt on töötajal keelatud tööalast e-posti
aadressi isiklikuks suhtluseks kasutada, peab tööandja arvestama siiski võimalusega, et töötaja e-
postkastis võib olla tema eraelu puudutavaid isikuandmeid. E-posti aadressi kasutamise reeglid
Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 /
[email protected] / www.aki.ee
Registrikood 70004235
tuleks kehtestada kirjalikult.
Töökorralduse reeglites on oluline määratleda ka töösuhte lõppemisega seonduvalt, millal töötaja
e-postkast töölt lahkumise järel suletakse ja kuidas ka töötaja ise sealse isikliku sisu võiks kätte
saada. Näiteks kui töötaja läheb vanemapuhkusele, siis peaks olema selge, mis aja järel tema e-
postkast suletakse – kas see toimub kohe töösuhte peatumisel või mõnevõrra hiljem. E-postkastist
isikliku sisu kättesaamise reeglid tasub mõelda läbi aga eelkõige olukordadeks, kus töötaja jääb
teenistusest eemale ootamatult, näiteks konflikti, usalduse kaotuse vm tõttu.
Lisaks võimalikule e-postkasti säilitamisele/avatuna hoidmisele tuleb tähelepanu pöörata ka
sellele, kas ja kui kauaks e-postkasti sisu arhiveeritakse ja millal lõplikult kustutatakse. Mida
pikem on võimalik e-postkasti arhiveerimise periood, seda enam peab selleks esinema tööandja
õigustatud huvi ja seda enam peab tööandja seda põhjendama. Vajalik on põhjendada tööandja
vajadust ja eesmärgipärasust. Läbi tuleb mõelda, kas, kes ja mis tingimustel lahkunud töötaja e-
postkastile ligi pääseb ja võimalusel leida muu alternatiivne variant vajalike e-kirjade
kättesaamiseks, mis oleks vähem riivavam, kui pärast töösuhte lõppu postkasti sisu säilitamine ja
sellesse sisenemine. Vajadusel määrata töökorralduse reeglites kindlaks, kuidas vajalikud e-kirjad
enne töötaja töölt lahkumist tööandjani võiks jõuda. Näiteks, kas töötaja edastab need enne töölt
lahkumist mõnele kolleegile, vahetule juhile vm või salvestab need kuskile võrgukettale, kausta
vms. Kui töötaja kasutab tööülesannete täitmiseks enda nimelist tööalast e-posti aadressi, siis ei
pruugi olla põhjendatud, et need kirjad peab kindlasti pärast töösuhte lõppemist kustutama, kui
need on hiljem vajalikud ning tegemist ei ole töötaja isiklike e-kirjadega. Lisaks peaksid
läbipaistvuse põhimõttest lähtudes ka sellised säilitamist puudutavad reeglid olema töötajatele
teada.
Kokkuvõttes puuduvad ühesed ja kindlad kriteeriumid, mille alusel otsustada postkastide sisu
säilitamine ja kasutamine pärast töötaja lahkumist. Need sõltuvad paljudest tingimustest, sh
eespool toodust. Tähele tuleb panna, et töökorralduse reeglitega ei saa tööandja kehtestada selliseid
piiranguid ega luua endale õigusi, mis on põhiseaduse või teiste õigusaktidega, eeskätt IKÜM-iga,
vastuolus. Näiteks ei saa tööandja endale kehtestada õigust rikkuda töötaja erakirjade
sõnumisaladust. Samuti tuleb reeglite kehtestamisel austada töötaja inimväärikust. Reeglite
kehtestamine ei vabasta tööandjat kohustuste täitmisest ega võimalikust vastutusest ebaseadusliku
tegevuse eest.
Loodame, et meie selgitustest on abi.
Lugupidamisega
Hanna-Liina Jaani
jurist
peadirektori volitusel
2 (2)