Inventuuri läbiviimise korraldus 2019

KÄSKKIRI 29.10.2019 nr 31 Inventuuri läbiviimise korraldus 2019 2019. aasta korralise infotehnoloogiliste (edaspidi IT) varade inventuuri läbiviimine ja inventeerimiskomisjonide moodustamine Raamatupidamise seaduse § 15 lõike 3 ning Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 06.02.2019 käskkirja nr 4 „IT varade kord“ Lisa 1 punkti 14.1 alusel ning kooskõlas rahandusministri 11.12.2003 määrusega nr 105 "Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend": 1. Viia läbi IT materiaalse põhivara ning väheväärtusliku vara aastainventuur seisuga 31.10.2019 ajavahemikul 01.11.2019- 15.11.2019 lisas 3 toodud asukohtades ning lõpetamata immateriaalse põhivara inventuur seisuga 31.12.2019. 2. Moodustan IT materiaalse põhivara ning väheväärtusliku vara inventuuri läbiviimiseks 7 inventeerimiskomisjoni lisas 2 toodud koosseisus ja immateriaalse põhivara läbiviimiseks 1 inventeerimiskomisjoni lisas 5 toodud kooseisus. 3. IT materiaalse põhivara ning väheväärtusliku vara inventeerimiskomisjonid inventeerivad vara vastavalt lisas 2 toodud ajakavale ja lähtuvad inventeerimisel lisas 1 esitatud juhendist. 4. IT materiaalse põhivara ning väheväärtusliku vara inventeerimiskomisjonid esitavad varade inventuuri tulemused varahaldurile hiljemalt 18.11.2019. 5. Varahaldur esitab IT materiaalse põhivara ja väheväärtusliku vara inventuuri lõppakti direktorile kinnitamiseks hiljemalt 16.12.2019. 6. Immateriaalse põhivara inventeerimiskomisjon esitab inventuuri tulemused varahaldurile hiljemalt 31.01.2020. 7. Varahaldur esitab lõpetamata immateriaalse põhivara inventuuri lõppakti direktorile kinnitamiseks hiljemalt 07.02.2020. 8. Kui käskkirjas nimetatud kuupäevadel ei ole objektiivsetel põhjustel võimalik inventuuri läbi viia, teeb Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi Keskus) varahaldur Sille Salep Keskuse direktorile ettepaneku uue kuupäeva osas, mille jooksul inventuur läbi viiakse. (allkirjastatud digitaalselt) Lauri Treima Infosüsteemide halduse osakonna juhataja direktori ülesannetes  lisa 1 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse 2019. aasta IT materiaalsete varade inventuuri läbiviimise juhend 1. Üldsätted 1.1. Käesolev juhend reguleerib Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeeriumi) haldusala asutuste kasutuses olevat infotehnoloogilise materiaalse põhivara ning väheväärtusliku vara inventeerimist. 1.2. Varade arvestust peetakse Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi Keskus) Riigitöötaja Iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP) ja raamatupidamisprogrammis SAP. 1.3. Varade inventuuri läbiviimise aeg, põhimõtted, tähtajad ja inventuurikomisjonide moodustamine on kinnitatud Keskuse direktori käskkirjaga ja selle lisadega. 1.4. Inventuuri läbiviijad ja inventuuris osalejad juhinduvad oma tegevuses käesolevast inventuuri läbiviimise juhendist, raamatupidamise sise-eeskirjadest, avaliku sektori finantsarvestuse- ja aruandluse juhendist, Keskuse IT varade korrast, Sotsiaalministeeriumi valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korraldamise põhimõtetest ja teiste õigusaktide sätete kohaselt. 2. Varade inventeerimise põhimõtted 2.1. Haldusala asutuses toimub varade lugemine asukohapõhiselt. lga asutuse erinevatel asukoha aadressidel läbiviidava inventuuri kohta koostatakse iseseisev inventuuri aruanne, sh MS Exceli tööleht töövahendi abil. 2.2. Iga asukoha kohta moodustatakse inventeerimiskomisjon Keskuse töötajast (esimees) ja haldusala asutuse kontaktisikust, kes on nimetatud lisas 3. 2.3. Inventeerimiskomisjonid inventeerivad lisas 2 nimetatud asukohtades olevad varad. Igat inventeerimisobjekti peab lugema vähemalt kaks komisjoni liiget. 2.4. Inventuuri läbiviimine asukohtades toimub elektrooniliselt, kasutades käsiskännerisse laetud MS Exceli inventeerimisfaili (edaspidi töövahend). 2.5. Keskuse varahaldur annab inventeerimiskomisjoni esimehele töövahendi, mis sisaldab andmeid varade kohta 31.10.2019 seisuga ja exceli faili lisa 4 „Täiendavalt leitud varad“. 2.6. Inventeerimiskomisjoni esimees määrab, millises järjekorras varasid lugema hakatakse (kas liigutakse päri- või vastupäeva), et vältida juba loetud varade korduslugemist. 2.7. Inventeerimiskomisjonide poolt inventeeritud varad kirjeldatakse üheselt mõistetavalt. 2.8. Varade puhul, millele ei ole võimalik vöötkoodi kleepida (nt aktiivses kasutuses olevad vahendid, immateriaalsed varad), inventeeritakse kauglugemise teel ja/ või kontaktisik kinnitab nende olemasolu 3. Inventuuris osalejate kohustused 3.1. IT varahaldur: 3.1.1. vastutab inventuuri läbiviimise eest; 3.1.2. tagab inventeerimiskomisjonidele inventuuri läbiviimiseks vajalikud töövahendid; 3.1.3. tutvustab inventeerimiskomisjoni esimeestele inventuuri läbiviimise põhimõtteid ning IT varade lugemise metoodikat ja nõudeid ning viib läbi käsiskänneri kasutamise koolituse; 3.1.4. nõustab vajadusel inventeerimiskomisjone;  3.1.5. kontrollib vajadusel inventeerimiskomisjonide tööd ja töötulemusi; 3.1.6. kontrollib inventuuri tähtaegadest kinnipidamist; 3.1.7. osaleb IT varade seisukorra hindamisel ja inventeerimiskomisjonide ettepanekute vormistamisel; 3.1.8. omab ülevaadet inventuuri ajal liikunud IT varadest (inventeerimiskomisjoni esimees või kontaktisik esitab asjakohase dokumentatsiooni); 3.1.9. vaatab läbi inventeerimiskomisjoni otsused IT varade seisukorra, kasuliku eluea ja ettepanekute kohta ning esitab omapoolse otsuse IT varade eest vastutavale isikule IT varade seisukorra osas; 3.1.10. koondab inventuuri tulemused RTIPi ning koostab inventuuri dokumentatsiooni. 3.2. IT varade eest vastutav isik: 3.2.1. osaleb inventeerimiskomisjoni töös selgituste andjana; 3.2.2. otsustab vajadusel inventeerimiskomisjoni ettepanekul kasutusse antud IT vara asendamise, vananenud ja mitte töökorras IT vara mahakandmise, IT põhivara kasuliku eluea muutmise; 3.2.3. kinnitab lugemise lõppemisel inventuuri tulemused RTIPis; 3.2.4. kooskõlastab inventuuri lõppakti RTIPis. 3.3. Inventeerimiskomisjoni esimees: 3.3.1. viib läbi asukohapõhise IT varade inventeerimise ja hindab (visuaalse vaatlemise ja kontaktisiku või IT vara kasutaja selgituste alusel) IT varade seisukorda, järelejäänud IT vara kasulikku eluiga ja kasutamise otstarbekust ning märgib käsiskänneri aknas asjakohased märkused ja ettepanekud; 3.3.2. vastutab IT varade lugemise ja selle kvaliteedi eest; 3.3.3. allub IT varahalduri korraldustele; 3.3.4. tagab inventeerimise lõpetamise tähtaegselt; 3.3.5. edastab inventuuri tulemused ja tagastab töövahendid IT varahaldurile; 3.3.6. kinnitab lugemise lõppemisel inventuuri tulemused RTIPis. 3.4. Kontaktisik: 3.4.1. osaleb inventeerimiskomisjoni töös teise liikmena selgituste andjana IT varade säilimise, olemasolu ja sihipärase kasutamise eest; 3.4.2. tagab inventuuri ajal IT varadele ligipääsu; 3.4.3. aitab tuvastada IT varade tegelike kasutajaid; 3.4.4. koostab vajadusel inventeerimise käigus toimunud IT varade liikumise kohta vastavate IT varade nimekirja, mille edastab IT varahaldurile; 3.4.5. esitab vajadusel selgitused IT varade puudu- ja ülejääkide kohta IT varahaldurile; 3.4.6. küsib vajadusel täiendavaid selgitusi IT varade kasutajatelt ja teistelt teenistujatelt; 3.4.7. kooskõlastab lugemise lõppemisel inventuuri tulemused RTIPis. 4. Töövahendi kasutamine varade lugemisel 4.1. Enne inventuuri algust: 4.1.1. Veendub inventeerimiskomisjoni esimees uues asukohas /asutuses ja vaatab, et töövahendis avatakse varade inventuuri nimekiri. 4.1.2. Inventuuri alustamiseks tuleb avada vorm „lnventuur". Juhul, kui valikut „lnventuur" ei ole töövahendi ees, tuleb valida peamenüüst „AssetMan" ning avaneb vorm „lnventuur". 4.1.3. Töövahendis tuleb kontrollida, kas kuvatav kuupäev on õige või vajadusel tuleb see õigeks parandada. Lugemiskomisjoni esimees valib nimekirjast enda nime ning vajutab nuppu „Jätka". 4.1.4. Nimekirja valiku alt tuleb valida varade nimekiri ning vajutada nuppu „Jätka". 4.2. Inventuuri ajal: 4.2.1. IT varadel on QR vara koodid, mis on kujutatud erinevate tähistustega: 4.2.1.1. VV xxx xxx — väheväärtuslik IT vara; 4.2.1.2. TARV xxx xxx — IT tarvikud 4.2.1.3. 100000..... – põhivara.  4.2.2. Asutustes võib olla kasutusel ka vanemate vara koodidega IT varasid: 4.2.2.1. 940... algav SAP vöötkood (sellise vöötkoodiga kajastub SAPs alates 2006.a novembrist Sotsiaalministeeriumi soetatud, kuid allasutuste kasutusse antud bilansiväline vara); 4.2.2.2. 11000...,12000..., 2100..., 22... algavad vöötkoodid on kleebitud alates 2005. aastast Sotsiaalministeeriumi varadele elektroonilise inventuuri võimaldamiseks. 4.2.3. Töövahend loeb skaneerides punktis 4.2.1 IT varasid. Punktis 4.2.2 varad tule käsitsi kirjutada „Täiendavalt leitud varade“ tabelisse. 4.2.4. Skaneerides vara vöötkoodi, avaneb vara andmete vorm, kus tuleb kontrollida olemasolevaid andmeid. 4.2.5. Kui vara andmetes on leidub erinevusi (nimetus, asukoht, kasutaja) või vara kohta soovitakse anda hinnangut, siis tuleb see lisada lahtrisse „Märkus“. Lahtris „Märkus" juures asub rippmenüü, kus tuleb leida sobiv valik. Samuti saab all olevasse kastikesse kirjutada täiendavat informatsiooni. 4.2.6. lga inventeeritud vara automaatne hinnang on „Töökorras". Juhul, kui vara ei ole töökorras, tuleb Iahtrisse „Märkused" kirjutada vastav informatsioon (kasutuskõlbmatu, vajab remonti, ei ole kasutuses). 4.2.7. Kui andmed on kontrollitud ja vajadusel täiendav informatsioon kirjutatud, tuleb vajutada „Kinnita". Kui vara andmete juures valitakse nuppu „Tagasi", siis inventeeritud vara tulemust ei salvestata. 4.2.8. Kui skaneeritud koodile ei leita vastet varade registrist või varal pole koodi, siis tuleb kirjutada võimalikult täpselt andmed käsitsi tabelisse „Täiendavalt leitud varad". Juhul, kui tegemist on ühiskasutuses oleva varaga, siis lahtrisse „Kasutaja nimi“ tuleb kirjutada „Ühiskasutuses“. 4.2.9. Lugeja peab jälgima, et ei kustutaks inventuuri andmeid töövahendist. 4.3. Pärast inventuuri: 4.3.1. Kui lugemiskomisjon on veendunud, et kõik asukoha/ asutuse varad on loetud, salvestatakse inventeeritud varade nimekiri ning väljutakse programmist. 4.3.2. Lugemiskomisjoni esimees tagastab töövahendi varahaldurile. 4.3.3. Exceli fail „Täiendavalt leitud varad“ tuleb edastada aadressile [email protected]. 5. Inventuuri tulemuste dokumenteerimine 5.1. Inventuuri läbiviimise protsessi tõendavad dokumendid on: 5.1.1. lugemiskomisjoni ja kontaktisiku aruanded; 5.1.2. varade puudu- ja ülejääkide akt; 5.1.3. põhivara eluea muutmise ettepanekute akt; 5.1.4. inventeeritud varade märkuste akt 5.1.5. inventeeritud varade koond; 5.1.6. inventuuri lõppakt. 5.2. Inventuuri lõppakt 5.2.1. Lõppaktis tuuakse välja: 5.2.1.1. inventeerimiskomisjonide (sh esimehe nimi) nimekiri; 5.2.1.2. inventuuriga seotud dokumentide loetelu; 5.2.1.3. inventeeritud põhi- ja väheväärtusliku vara kogused; 5.2.1.4. kasutuskõlbliku põhivara puhul vajadusel ettepanekud allahindluseks; 5.2.1.5. kasutuskõlbmatu või kasutuses mitteoleva vara puhul ettepanekud vara utiliseerimiseks või võõrandamiseks; 5.2.1.6. leidmata varade puhul ettepanekud raamatupidamisarvestusest või Riigitöötaja Iseteenindusportaalist välja kandmiseks; 5.2.1.7. täiendavalt leitud varade puhul ettepanekud varade arvele võtmiseks. 5.2.2. Lõppakti kooskõlastavad Keskuse üldosakonna juhataja ja varade eest vastutavad isikud. 5.2.3. Lõppakti kinnitab Keskuse direktor digitaalselt allkirjastades. 5.2.4. Lõppakt esitatakse täitmiseks Riigi Tugiteenuste Keskusele. 6. Raamatupidamiskannete põhimõtted 6.1. Kui vara ei leitud, siis soetusaja ja väärtuse järgi otsustatakse vara edasi otsida või kantakse vara arvestusest välja hiljemalt 15.02.2020. 6.2. Kui vara ei ole kasutuses, on katki vms: 6.2.1. põhivara jääkväärtuse olemasolul hinnatakse vara alla; 6.2.2. muudel juhtudel kantakse vara arvestusest välja selle kuupäevaga, millal on tehtud vara kohta mahakandmise otsus.  Nr Aadress Asutus 1 Tallinn, Uus-Tatari 25/Veerenni 13 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus Harku vald, Suurupi küla Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse serveriruum 2 Tallinn, Ädala 29 Riigi Infokommunikatsiooni Sihtasutus (RIKS) Tallinn, Paldiski mnt 80 Sotsiaalkindlustusamet 3 Terviseamet Tallinn, Paldiski mnt 81 Tallinn, Paldiski mnt 81 Ravimiamet Tallinn, Endla tn 8 Sotsiaalkindlustusamet 4 Tallinn, Mäealuse 2/3 Tööinspektsioon Tallinn, Roosikrantsi 8B Soolise Võrdõiguslikkuse Kantselei (SVV) Rapla, Tallinna mnt 14 Sotsiaalkindlustusamet 5 Paide, Rüütli tn 25 Sotsiaalkindlustusamet Türi, Viljandi 13B Sotsiaalkindlustusamet Viljandi, Vabaduse plats 2 Sotsiaalkindlustusamet 6 Pärnu, Lai tn 14 Sotsiaalkindlustusamet Tartu, Nooruse tn 1 Ravimiamet 7 Tartu, Põllu tn 1a Sotsiaalkindlustusamet Tartu, Põllu tn 1a Terviseamet  LISA 2 Inventuuri teostamise aeg Inventeerimiskomisjoni esimees Inventeerimiskomisjoni liige 01.11 ja 04.11.19 Marika Vaher Laine Mokrik 01.11.2019 Ragnar Nurmla Martin Kõre Kristina Pähkel Brigitte Marlen Makke; Natalja Holstinina; 06.11.2019 Marika Vaher Sergei Rušai Margit Mikk Kristina Pähkel 11.11.2019 Marika Vaher Hille Martisen Toomas Kasemaa 14.11.2019 Liis-Beth Puhm Kristina Pähkel Kristina Pähkel 13.11.2019 Laine Mokrik Kristina Pähkel Margit Mikk 07.11.2019 Liis-Beth Puhm Kristina Pähkel Katrin Väär; Mari Reinik  LISA 2 Vara kirjeldus IT materiaalne põhivara ja väheväärtuslik vara IT materiaalne põhivara ja väheväärtuslik vara IT materiaalne põhivara ja väheväärtuslik vara IT materiaalne põhivara ja väheväärtuslik vara IT materiaalne põhivara ja väheväärtuslik vara IT materiaalne põhivara ja väheväärtuslik vara IT materiaalne põhivara ja väheväärtuslik vara  Lisa 3 Kontaktisiku andmed (e-post, Piirkond Aadress Asutus Kontaktisiku nimi telefoninumber) Soolise võrdõiguslikkuse ja Tallinn Roosikrantsi 8B Toomas Kasemaa [email protected] , tel 5052306 võrdse kohtlemise volinik [email protected] ,tel Paide Rüütli 25 Sotsiaalkindlustusamet Kristina Pähkel 53331563 [email protected] ,tel Pärnu Lai 14 Sotsiaalkindlustusamet Kristina Pähkel 53331563 [email protected] ,tel Rapla Tallinna mnt 14 Sotsiaalkindlustusamet Kristina Pähkel 53331563 [email protected] ,tel Tartu Põllu 1a Sotsiaalkindlustusamet Kristina Pähkel 53331563 [email protected] ,tel Viljandi Vabaduse plats 2 Sotsiaalkindlustusamet Kristina Pähkel 53331563 [email protected] ,tel Tallinn Endla 8 Sotsiaalkindlustusamet Kristina Pähkel 53331563 [email protected] ,tel Tallinn Paldiski mnt 80 Sotsiaalkindlustusamet Kristina Pähkel 53331563 [email protected] , tel Tallinn Paldiski mnt 81 Terviseamet Brigitte Marlen Makke 7943535 Natalja Holstinina (keemia- ja [email protected] , tel nakkushaiguste Tallinna labor Paldiski mnt 81 Terviseamet 7943607; [email protected] , tel laboris ning proovide 7943539 vastuvõtus), Sergei Rušai (füüsikalabor) Tartu Põllu 1a Terviseamet Katrin Väär [email protected] , tel 58238267 Tartu labor Põllu 1a Terviseamet Mari Reinik [email protected] , tel 58208671 Tallinn Mäealuse 2/3, B-hoone Tööinspektsioon Hille Martisen [email protected] , tel 56230235 Tallinn Paldiski mn 81 Ravimiamet Margit Mikk [email protected] , tel 7374140 Tartu Nooruse tn 1 Ravimiamet Margit Mikk [email protected] , tel 7374140  Lisa 4 Täiendavalt leitud varad Nr Asutus Korrus, ruumi nr Vara liik ja nimetus Vara kood Kasutaja ees- ja perekonnanimi Vara hinnang / seisukord Märkused 1 2 3  Lisa 5 2019. aasta lõpetamata immateriaalse põhivara inventuuri komisjoni liikmed on Inventeerimiskomisjoni esimees on Martin Õunap Inventeerimiskomisjoni liige on Anto Kallas