Käskkiri

Kuludokumentide järelkontroll RBE TTJA MKM Arve töövõtjalt Arve kontrollimine ja tasumine Arvete aruanne koos arvete Arvete vastavuse kontrollimine koopiatega võrreldes aluseks olevate (kord kuus) hankelepingutega (kuni 10 tööpäeva) Hinnang vastavuse Maksete korrigeerimine EI kohta JAH Arvete järelkontrolli aruanne (kvartaalselt) Aruandluse kasutamine perioodilises aruandluses INEA-le Hinnang kontrollmehhanismide piisavusele Vajadusel finantskorrektsiooni tegemine või kontrolliprotseduuri muutmise algatamine Phase  Hangete eelkontroll RBE TTJA MKM Hankedokumentide kavand Hankedokumentide (alates riigihanke piirmäärast) kontrollimine (kuni 5 tööpäeva) Vastab Hankedokumentide muutmine EI reeglitele? JAH Kooskõlastus Hanke välja kuulutamine Hankemenetluse kontroll ja HANKEMENETLUS osalemine menetluses vaatlejana Kontrolltoimingute aruanne Hankeleping Aruandluse kasutamine (kvartaalselt) perioodilises aruandluses INEA-le Hinnang kontrollmehhanismide piisavusele Vajadusel eelkontrolliprotseduuri muutmise algatamine Phase  KÄSKKIRI 25.05.2020 nr 1-2/20-011 Rail Baltic projekti kontrollprotseduuride 2020- 2023 kinnitamine Tulenevalt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kantsleri 05.12.2019 käskkirja nr 24.4-6/19-0100/9093 punktist 2.6.3 ning majandus-ja taristuministri 07.12.2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ § 5 lõike 2 alusel kinnitan 1. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid 2020-2023; 2. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid 2020-2023 Lisa 1 TTJA tegevusaruanne; 3. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid 2020-2023 Lisa 2 Vooskeemid; 4. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid 2020-2023 Lisa 3 Riigihangete eelkontrolli kontroll-lehed; 5. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid 2020-2023 Lisa 4 Arvete järelkontrolli kontroll-leht; 6. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid 2020-2023 Lisa 5 Arvete aruandluse vorm projekti ellu viivale asutusele. (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Kajak peadirektor Jaak Simon  KINNITATUD Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori ……..2020 käskkirjaga nr 1-10/…….. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid 2020-2023 2020 Sisukord Kasutatud lühendid ................................................................................................................. 3 1. Sissejuhatus .................................................................................................................... 4 2. Rail Baltic osapooled ja TTJA roll ................................................................................. 5 3. Riigihangete eelkontrolli protseduur .............................................................................. 6 3.1. Hankemenetluste eelkontroll ................................................................................... 7 4. Kuludokumentide järelkontroll ...................................................................................... 9 4.1. Väljamaksete aruande esitamine ja menetlemine .................................................. 10 5. TTJA aruandlus ............................................................................................................ 11 6. Kontrollprotseduuride uuendamine .............................................................................. 11 Kasutatud lühendid CEF Euroopa Ühendamise Rahastu CS Contracting Scheme IBA Inter-Beneficiary Agreement DHS TTJA dokumendihaldussüsteem INEA Innovatsiooni ja Võrkude Rakendusamet JKS juhtimis- ja kontrollsüsteemide kirjeldus MaaA Maa-amet MNT Maanteeamet MKM Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium NSA Riiklik ohutusasutus PE TTJA projektiekspert RBE OÜ Rail Baltic Estonia OÜ RBR RB Rail AS RHS Riigihangete seadus RO CEF toetusleping TTJA Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet TRO TTJA transpordiosakond 1. Sissejuhatus Riigikogu ratifitseeris 19.06.2017 Eesti Vabariigi valitsuse, Läti Vabariigi valitsuse ning Leedu Vabariigi valitsuse vahelise Rail Baltic/Rail Baltica raudteeühenduse rajamise kokkuleppe (RB RV kokkulepe). Selle leppe järgi rajavad Balti riigid omavahelises koostöös Euroopa standardrööpmelaiusega (1435mm) Rail Balticu raudteetrassi koos seonduva taristuga ja rahastavad raudtee ehitust Euroopa ühendamise rahastust (edaspidi ka CEF) koos riikide poolse omafinantseeringuga (edaspidi Rail Baltic projekt). Rail Baltic projekt on Eesti suurimaid investeeringuid transpordi infrastruktuuri läbi ajaloo. Rail Baltic on uus Euroopa rööpmelaiusega kiire raudtee, mis ühendab Balti riigid Lääne- Euroopa raudteevõrguga. Raudtee trass kulgeb Tallinnast Pärnu, Riia ja Panevežyse kaudu Kaunaseni, kust edasi ühendub see Leedu piiril Poola raudteevõrgustikuga. Raudtee pikkus läbi kolme Balti riigi on 870 km, sellest Eestis 213 km (Rail Baltic pikkus Eestis sisaldab nii Muugalt algava kaubaveo- kui Ülemistelt algava reisiveoharu pikkust). Rail Baltic projekti koordineerimiseks on Eesti, Läti ja Leedu riigi asutatud äriühingud loonud ühise äriühingu RB Rail AS (RBR), milles kõigil riikidel on oma äriühingute kaudu 1/3 suurune osalus. Kolm Balti riiki on projekti keskseks koordinaatoriks määranud RBR-i. Projekti rahastamist Euroopa ühendamise rahastust taotlevad riigid koos RBR-ga. CEF vahendite kasutamist reguleerivad Euroopa Komisjoni ning liikmesriikide ja RBR vahel sõlmitud CEF toetuslepingud. Rail Baltic projekti elluviimise eest ning CEF vahendite kasutamise eest riikide territooriumitel vastutavad riigid. Eestis on Rail Baltic projektiga seotud peamiselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM), Rail Baltic Estonia OÜ (RBE OÜ), Maa-amet (MaaA), Maanteeamet (MNT) ning Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet (TTJA), lisaks viib vastavalt Contracting Scheme’is sätestatule teatud tegevusi Eesti territooriumil ellu ka RBR. Soovist viia Rail Baltic projekt läbi efektiivselt ja läbipaistvalt ning kasutada riigieelarve ja CEF vahendeid tõhusalt ning tulemuslikult ning viidates CEF toetuslepingute lisa II artikli II 23.1.1 punktile k, uuendas MKM Rail Baltic projekti Eesti-sisese juhtimis- ja kontrollisüsteemi (JKS). JKS peamised eesmärgid on Eesti osapoolte ülesannete, tegevuste elluviimise ja raha kasutamise läbipaistvuse ja kontrollitavuse tagamine ning projekti teostamise ja tulemustega seotud riskide maandamine. Kontrolltoimingute teostamise ning käesolevate protseduuride koostamise kohustus on TTJA-le määratud MKM 05.12.2019. a käskkirjaga nr 24.4-6/19- 0100/9093, millega kehtestati RB projekti JKS. Käesolevad protseduurid reguleerivad Rail Baltic projekti Eesti territooriumil toimuva CEF toetusest rahastatavate tegevuste riigihangete läbiviimise ja tehtud kulutuste järelevalvet perioodil 2020–2023, s.o tegevuste osas, mis toimuvad EL finantseerimisperioodil 2014–2020 CEF vahenditest ning seonduvast riigi omaosalusest. Protseduuride koostamisel on arvesse võetud: a) Eesti Vabariigi valitsuse, Läti Vabariigi valitsuse ning Leedu Vabariigi valitsuse vahelist Rail Baltic raudteeühenduse rajamise kokkulepet, mille Riigikogu ratifitseeris 19.06.2017 ning mis jõustus 14.07.2017 (edaspidi: riikidevaheline leping); b) RBE OÜ, SIA “Eiropas dzelzceļa līnijas” ning UAB “Rail Baltica statyba” vahel 28.10.2014 sõlmitud RBR aktsionäride lepingut (Shareholders’ Agreement, edaspidi: SHA); c) Euroopa Komisjoni, RBR ning Eesti, Läti ja Leedu riigi vahel sõlmitud CEF toetuslepinguid:  a. 19.11.2015 sõlmitud leping nr INEA/CEF/TRAN/M2014/1045990 (edaspidi CEF I), b. 15.11.2016 sõlmitud leping nr INEA/CEF/TRAN/M2015/1129482 (edaspidi CEF II) ning c. 13.07.2018 sõlmitud leping nr INEA/CEF/TRAN/M2016/1360716 (edaspidi CEF III, edaspidi nimetatud kõik lepingud ka kui CEF toetusleping või koos kui CEF toetuslepingud); d) Euroopa Komisjoni ning Eesti riigi vahel sõlmitud CEF tehnilise abi lepinguid: a. 08.12.2015 sõlmitud leping nr MOVE/B1/SUB/2014- 707/CEF/PSA1/7/2014/SI2.714497; b. 03.10.2017 sõlmitud leping nr INEA/CEF/TREN/M2016/PSA07 ja c. 20.11.2018 sõlmitud leping nr MOVE/B2/SUB/2018- 154/CEF/PSA/SI2.790072; e) MKM, RBR, Läti Transpordiministeeriumi ning Leedu Transpordi- ja Kommunikatsiooniministeeriumi vahel 16.06.2016 CEF toetuslepingute rakendamiseks sõlmitud lepingut „Inter-Beneficiary Agreement“ (edaspidi IBA); f) MKM, RBR, Läti Transpordiministeeriumi, Leedu Transpordi- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, RBE, TTJA, Eiropas Dzelzcela Linijas SIA, Lietuvos Gelezinkeliai AB, Rail Baltica Statyba UAB vahel 30.09.2016 sõlmitud lepingut „The Contracting Scheme for the Rail Baltic/Rail Baltica“ (edaspidi CS). 2. Rail Baltic osapooled ja TTJA roll Rail Baltic projekti rakendamisega Eestis on peamiselt seotud MKM, RBE OÜ, RBR, MaaA MNT ning TTJA. RBR on sissejuhatuses nimetatud kokkulepete kohaselt projekti koordinaator, läbi kelle käib muu hulgas suhtlus Euroopa Komisjoni Innovatsiooni ja Võrkude Rakendusametiga (INEA). MKM esindab projektis Eesti riigi huvisid ning koordineerib projekti Eestis. CEF toetuslepingutes nimetatud konkreetsete Eestis toimuvate tegevuste, mille täitmine ei ole antud RBR-le, elluviimise on MKM vastava teostuskokkuleppega delegeerinud RBE OÜ-le. MKM kontrollib RBE OÜ tegevust läbi äriühingu nõukogu. Arvestades RB projekti tegevuste mahtu ja spetsiifilisust peab MKM lisaks sellele vajalikuks TTJA täiendavat kontrolli Rail Baltic projekti Eesti-siseste tegevuste vastavuse kohta projekti eesmärkidele, toetuslepingutele ja asjakohastele õigusaktidele. MaaA vastutab projekti elluviimiseks vajalike maade omandamise eest. MNT põhiliseks rolliks on riigimaanteedele jäävate maanteeviaduktide ehitamise korraldamine. TTJA rolliks on pärast Rail Baltic maakonnaplaneeringute kehtestamist (veebruar 2018) ning Rail Baltic Eesti osa eelprojekti valmimist (12.10.2018) seadustest tulenevalt Rail Baltic raudtee eriplaneeringu trassikoridori jäävate ehitiste ehitus- ja kasutuslubade väljastamine (v.a ehitusseadustiku 11. peatükis sätestatud rajatised) ning vajadusel projekteerimistingimuste väljastamine. TTJA on samuti Eestis raudtee ohutusasutus (National Safety Authority - NSA). Täiendavalt täidab TTJA järelevalvefunktsiooni Rail Baltic projekti Eesti osapoolte (v.a RB Rail AS) riigihangete korraldamise ja tehtud kulude üle. TTJA JKS-st tulenevad peamised ülesanded1: 1) teostada eelkontrolli RBE OÜ ja teiste Rail Baltic projekti Eesti osapoolte riigihangete üle (sh hankelepingute muudatuste üle); 1 Käesoleva protseduuriga reguleeritud ülesanded on alla joonitud.  2) teostada järelkontrolli eelkontrolli läbinud riigihangete elluviimise raames tellitud tööde ja teenustega seotud kuludokumentide üle; 3) koostada, kinnitada ja uuendada CEF toetusest rahastatavate riigihangete eelkontrolli ning eelkontrolli läbinud hangete kulude järelkontrolli protseduurid; 4) osaleda RB projekti Eesti-sisese riskijuhtimissüsteemi välja töötamises koos MKM-i ja RBE OÜ-ga; 5) anda MKM-le ülevaade hangete eelkontrolli ja kuludokumentide järelkontrolli osas, sealhulgas teha MKM-le soovitusi avastatud rikkumiste kõrvaldamiseks; tuvastatud rikkumistest; 6) esitada CEF toetusest finantseeritud TTJA tegevuste (sealhulgas projekteerimistingimuste väljastamine ning loamenetluste läbiviimine) täitmise tööplaan MKM-le iga aasta 1. poolaasta kohta hiljemalt eelneva aasta 15. detsembriks ja 2. poolaasta kohta 15. juuniks; 7) esitada CEF toetusest finantseeritud TTJA tegevuste täitmiseks eraldatud rahaliste vahendite kasutamise ja projekti loamenetluste staatuse aruanne 1. poolaasta kohta hiljemalt 15. juuliks ning 2. poolaasta kohta 15. jaanuariks. 3. Riigihangete eelkontrolli protseduur Hankeprotsessi käigus on TTJA pidevas kontaktis Rail Baltic projekti hankijatega selgitamaks, kas hangete korraldamise üldpõhimõtete osas on küsimusi, s.t kas hankijad on teadlikud hangete elluviimisest RHS §-s 3 sätestatud põhimõtete kohaselt (rahaliste vahendite läbipaistev, otstarbekas ja säästlik kasutamine, isikute võrdne kohtlemine, olemasoleva konkurentsi efektiivne kasutamine, jms). TTJA viib läbi hangete eelkontrolli kõigile Rail Baltic projekti elluviimiseks vajalikele ja CEF kaasrahastuse toel korraldatavatele hangetele, mille eeldatav maksumus ületab RHS §-s 14 sätestatud riigihanke piirmäära. Eelkontrolli läbi viimise käigus kontrollitakse kogu hankemenetluse protsessi vastavust RHS-s sätestatud nõuetele, RO-le ja muudele Rail Baltic projekti raames koostatud juhendmaterjalidele. Hankedokumentide eelkontrolli teostab PE 5 tööpäeva jooksul arvestades hankedokumentide TTJA-le kättesaadavaks tegemist ja sellest teavitamisest. Üldpõhimõttena korraldatakse kogu infovahetus osapoolte vahel digitaalselt läbi riigihangete registri, erandjuhtudel võib infovahetus toimuda ka muus vormis. Hangete eelkontrolli protseduuri Rail Baltic projekti elluviimisel iseloomustab järgnev vooskeem:  3.1. Hankemenetluste eelkontroll Hankemenetluste eelkontrolli üldpõhimõttena kehtib reegel, et TTJA PE osaleb hankemenetluses vaatlejana, s.o on määratud ka riigihangete registris vaatleja staatusesse. Juhul, kui TTJA PE-d pole võimalik registris vaatlejana lisada (kui TTJA puudub registri kontrollasutuste nimekirjast), märgitakse ta hindamiskomisjoni liikmena, märkides hankekomisjoni moodustamise alusdokumendis, et tegemist on hääleõiguseta liikmega. Hankedokumentide eelkontrolli viib PE läbi enne kontrolli objektiks oleva hanke tulemi, s.o hankelepingu sõlmimist (hankedokumentide ja hankemenetluse osas) ja hankemenetluse lõpetamise otsuse vastu võtmist (hankelepingu võimalike muudatuste osas). Täiendavalt kehtivad järgmised üldnõuded: 1) Hankija on kohustatud e-posti teel PE-le teadmiseks saatma sõlmitud (hanke-) lepingute koopiad. 2) Hankijal on kohustus eelnevalt kooskõlastada TTJA-ga kõik hankelepingu muudatused. 3) Hankelepingu muudatuse kooskõlastamiseks esitab hankija PE-le hankelepingu muudatuse eelnõu, millele on lisatud muudatuse vajaduse põhjendus ning vajadusel hinnakalkulatsioon/hinnapakkumus. Hanked viiakse üldreeglina läbi riigihangete registris, erandjuhtudel (tõrked riigihangete registri töös või muud erakorralised asjaolud, mis ei võimalda hanget riigihangete registris läbi viia) võib Hankija esitada hankemenetluse eelkontrolli läbi viimiseks vajalikud dokumendid elektroonselt TTJA PE-le. Nimetatud juhul registreeritakse saabunud dokumendid TTJA DHS- s hiljemalt järgmisel tööpäeval dokumendi saabumisest. 3.1.1. Hankemenetlus riigihangete registris 3.1.1.1. Hankija valmistab kogu hanke välja kuulutamiseks vajaliku materjali (hanketeade, hankedokumendid jne) ette riigihangete registris ning teavitab materjalide valmimisest e-kirjaga PE-d. 3.1.2. Hankemenetlus väljaspool riigihangete registrit 3.1.2.1. Juhul, kui hankija viib riigihanke erandkorras läbi väljaspool riigihangete registrit, esitab hankija TTJA-le eelkontrolli teostamiseks järgmised dokumendid enne nende kinnitamist: 3.1.2.1.1. Hanketeade ja hankedokumendid, hankelepingu projekt jmt; 3.1.2.1.2. Hankemenetlusega seotud muutmisdokumendid (hanketeate, hankedokumentide, hankelepingu projekti jmt muutmine); 3.1.2.1.3. Pakkujate/huvitatud osapoolte küsimused ning päringud hanke kohta ja hankija vastused neile ning hankija päringud pakkujatele pakkumuse või muude esitatud dokumentide kohta; 3.1.2.1.4. taotlejate ja pakkujate kvalifitseerimise otsuse projekt (sh protokoll); 3.1.2.1.5. pakkumuste vastavaks tunnistamise otsuse projekt (sh protokoll); 3.1.2.1.6. pakkumuste hindamise ja edukaks tunnistamise otsuse projekt (sh protokoll); 3.1.2.1.7. pakkumuste tagasilükkamise otsuse projekt (sh protokoll); 3.1.2.1.8. põhjendused riigihanke menetlusliigi valikul, juhul, kui hankija ei plaani riigihanget läbi viia avatud või piiratud hankemenetlusena. 3.1.3. Riigihangete eelkontrolli toimingud Pärast teavituse laekumist hanke algatamiseks vajalike dokumentide lisamisest riigihangete registrisse või dokumentide laekumist TTJA-sse väljaspool riigihangete registrit, viib PE läbi järgmised tegevused:  3.1.3.1. PE kontrollib hankedokumentide vastavust RHS-le, RO-le ja muudele asjakohastele aktidele. Eelkontrolli tulemusel täidab PE riigihangete kontroll-lehe need osad, mis puudutavad hankemenetluse läbiviimist ja hankedokumente kuni hankelepingu sõlmimiseni, sh riigihanke aruande esitamist riigihangete registrile (Lisa 3). 3.1.3.2. Vajadusel küsib PE hankedokumentide kontrolli käigus nõu TTJA transpordiosakonna ja/või ehitusosakonna spetsialistidelt; 3.1.3.3. Eelkontrolli käigus puuduste tuvastamisel annab PE hankijale mõistliku tähtaja paranduste tegemiseks; 3.1.3.4. Korrektuuride tegemise järel teavitab hankija parandatud hankedokumentide lisamisest riigihangete registrisse, mille järel viib PE läbi uue täiemahulise kontrollprotseduuri vastavalt punktides 4.1.1.3 ja 4.1.1.4 kirjeldatule; 3.1.3.5. Pärast eelkontrolli toimingute läbiviimist teavitab PE hankijat eelkontrolli tulemustest; 3.1.3.6. PE allkirjastab täidetud riigihangete kontroll-lehe (Lisa 3) ning edastab selle TRO juhatajale kinnitamiseks. Kontroll-lehed säilitatakse vastavalt TTJA asjaajamiskorrale dokumendihaldussüsteemis; 3.1.3.7. Lõpliku kooskõlastuse hankemenetlusele koostab PE DHS-s e-kirja kavandi ning esitab kooskõlastamiseks TRO juhatajale. Vajadusel korrigeerib PE kooskõlastuse teksti. Kooskõlastuse saamise järel edastab PE ametliku kooskõlastuse TRO juhatajale allkirjastamiseks. 3.1.3.8. Juhul, kui hankedokumentides esineb ilmselge vastuolu RHS-s, RO-s või muudes asjakohastes aktides sätestatuga ning hankija keeldub eelkontrolli käigus tuvastatud puuduste parandamisest, koostab PE kirjaliku pöördumise MKM-le. Kirjalik pöördumine peab sisaldama vähemalt tuvastatud vastuolu ning vastuolu kõrvaldamiseks astutud sammude põhjalikku kirjeldust. Kirjaliku pöördumise allkirjastab TRO juhataja. TTJA kirjaliku pöördumise alusel otsustab MKM sanktsioonide rakendamise vajaduse üle vastavalt oma sisemisele korrale. 4. Kuludokumentide järelkontroll TTJA teostab Rail Baltic projekti raames eelkontrolli läbinud hangetega seotud kuludokumentide järelkontrolli. Selle raames vaadatakse üle TTJA poolt positiivse hinnangu saanud hankelepingute alusel tehtud väljamaksed ning võrreldakse neid hankelepingus sätestatud tingimustega, Rail Baltic projekti tegevuste eelarvega ning üldiste CEF abikõlblikkuse kriteeriumitega. Kuludokumentide järelkontrolli läbi viimise üldine menetlus on kujutatud järgneval vooskeemil: 4.1. Väljamaksete aruande esitamine ja menetlemine 4.1.1. Tegevuse elluviija esitab ühe kalendrikuu jooksul laekunud ja tasutud arvete osas, mille aluseks on eelkontrolli läbinud riigihankeleping, järgmise kalendrikuu 15. kuupäevaks protseduuri lisa 5 kohase kuludokumentide aruande; 4.1.2. Aruande lisadena peab tegevuse elluviija esitama muuhulgas ka järgmised dokumendid: 4.1.2.1. Kehtiva krediidiasutuse garantii, kui see on lepinguga nõutud; 4.1.2.2. Tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid;  4.1.2.3. Muud lepingus ette nähtud tööde teostamise kulgu kirjeldavad dokumendid; 4.1.2.4. Kuludokumendi koopia; 4.1.2.5. Kulude väljamaksmist tõendav raamatupidamissüsteemi väljavõtte. 4.1.3. Väljamaksete aruanne registreeritakse TTJA dokumendihaldussüsteemis PE poolt hiljemalt järgmisel tööpäeval alates selle saabumisest; 4.1.4. PE kontrollib väljamaksete aruande 10 tööpäeva jooksul selle saabumisest arvete kontroll-lehe KL_4 abil, võttes aluseks kuludokumentide aluseks olevates hankelepingutes sätestatu ning CEF rahastusotsuste abikõlblikkuse kriteeriumid; 4.1.5. Juhul, kui esitatud aruandes probleeme ei esinenud, teavitab PE sellest e-kirja teel tegevuse elluviijat hiljemalt 2 tööpäeva pärast aruande läbi vaatamisest; 4.1.6. Kahtluste tekkimisel tasutud kuludokumentide nõuetele vastavuse osas küsib PE tegevuse elluviijalt selgitusi. Juhul, kui tegevuse elluviija ei suuda piisavalt selgitada tuvastatud kõrvalekaldeid, teeb PE toetuse elluviijale ettepaneku viia kuludokumendid ja tehtud kulutused kooskõlla hankelepingute või CEF rahastusotsuste nõuetega; 4.1.7. Juhul, kui toetuse saaja keeldub korrektuure tegemast, koostab PE kõiki asjaolusid kirjeldava seletuskirja, mis edastatakse TRO juhatajale läbi vaatamiseks ning allkirjastamiseks. Seletuskiri koos ettepanekuga finantskorrektsiooni läbi viimiseks saadetakse TTJA poolt MKM-le rikkumise täiendavaks hindamiseks ning otsuse tegemiseks, kas algatada finantskorrektsiooni tegemine või mitte. 5. TTJA aruandlus TTJA esitab kontrolltoimingute teostamise kohta MKM-le kvartaalseid aruandeid. 5.1. PE koostab aruandekvartalile järgneva kuu 10. kuupäevaks aruandeperioodil läbi viidud hangete eelkontrolli protseduuri osas Lisa 1 kohase hangete aruande. Koostatud aruande edastab PE TRO juhatajale kinnitamiseks, mille järel edastatakse aruanne MKM-le ametliku kirjaga hiljemalt aruandekvartali 15. kuupäevaks. 5.2. PE koostab aruandekvartalile järgneva kuu 10. kuupäevaks aruandeperioodil läbi viidud hangete eelkontrolli protseduuri osas Lisa 1 kohase arvete aruande. Koostatud aruande edastab PE TRO juhatajale kinnitamiseks, mille järel edastatakse aruanne MKM-le ametliku kirjaga hiljemalt aruandekvartali 15. kuupäevaks. 5.3. Välja arvatud erijuhtumite korral (nt vaidlus tegevuse elluviijatega) esitatakse mõlemad aruanded MKM-le ühe dokumendina. 6. Kontrollprotseduuride uuendamine TTJA vaatab koostöös MKM-ga koostatud kontrollprotseduurid üle vähemalt 1 kord aastas hiljemalt jooksva aasta I kvartali lõpuks. Kontrollprotseduuride üle vaatamisel hinnatakse eelkõige seniste kontrolltoimingute tulemuslikkust ning antakse hinnang kontrolltoimingute piisavusele lähtudes muuhulgas Rail Baltic projekti riskijuhtimissüsteemist. Kontrollprotseduuride üle vaatamine vormistatakse DHS-s memo kujul. Memos peab minimaalselt sisalduma hinnang senisele praktikale ning muudatuste tegemise vajadus koos muutmist vajavate detailide nimekirjaga. Erandjuhtudel, nagu JKS-i või muude Rail Baltic projekti elluviimist mõjutavate alusdokumentide muutmise järel algatatakse kontrollprotseduuride üle vaatamine TTJA PE poolt viivitamatult pärast alusdokumendi muudatuste jõustumist.