Hankeprotsessi kinnitamine

Han ke protsess 1. Eesmärk ja üldsätted 1.1. Eesmärk Eesmärk on kirjeldada hangete korralda mise protsess i , kus igaüks teab , mida ja mi llal te ha , et hangete korraldamine sujuks ladusalt ja tähtaeg u arvestades . 1 . 2 . Rakendusala Hankimine koosneb kahest etapist: 2743276 803859 2.2.1. Väikehangete korraldamine 0 0 2.2.1. Väikehangete korraldamine 2743200 175437 2.2. 2 . Registrihangete korraldamine 0 0 2.2. 2 . Registrihangete korraldamine Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel tuleb sõltumata lepingu eeldatavast maksumusest lähtuda riigihangete seaduse ( RHS ) §-s 3 s ä testatud riigihanke korraldamise ü ldp õ him õ tetest. Menetlusliik ja -reeglid s õ ltuvad lepingu eeldatavast maksumusest . Hanked jagunevad kaheks: Väikehange Menetletakse riigihangete registri (edaspidi RHR ) väliselt Registrihange Menetletakse RHRis, hanke korraldab Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK ) Asjad ja teenused maksumusega: 5000–14 999 eurot – ei pea sõlmima lepingut, võib olla e-kirja teel 15 000–29 999 eurot – tuleb sõlmida kirjalik leping Erandlikud väikehanked: s otsiaalteenused kuni 29 999 eurot e riteenused kuni 59 999 eurot i deekonkurss kuni 59 999 eurot Asjad ja teenused m aksumusega: 30 000–59 999 eurot on lihthange a l 60 000 euro s t on riigihange Kui leping soovitakse sõlmida RHS i kohaselt erandina, sisetehinguna või hankijatevahelise koostööna (vt RHS § 11 ja 12) , tuleb pöörduda nõustamiseks Rahandusministeeriumi õigustalituse (edaspidi RaM ÕT) poole. Kui tegemist on teadus- ja a r endusteenusega (RHS § 11 lõike 1 punktis 19 sätestatud erandiga) (edaspidi TA) , tuleb erandi kriteeriumite täitmise analüüsiks pöörduda Sotsiaalministeeriumi (edaspidi SoM ) analüüsi ja statistika osakonna teadusnõunike poole . TA -teenuse erandi ga konkursi korraldamiseks on soovitatav kasutada TA -teenuse erandi ga konkursidokumentide malli . Hankevajaduste korje toimub 2 x aastas: I korje septembris (kui lepingu sõlmimise vajadus on aasta I kv), II korje jaanuaris. 1 . 3 . Alusdokumendid Riigihangete korraldamist SoMis reguleeri vad S otsiaalministeeriumi riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord ning igal aastal kinnitatav väikehanke- ja hankeplaan. Hankemenetluse kohustuslikud minimaalsed tähtajad tulenevad RHSist. Sotsiaalministeeriumi hankeplaan on kättesaadav R iigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi R TK ) kodulehel . Hankevajaduse d , mille eeldatav maksumus jääb vahemikku 5000–29 999 eurot, koondatakse väikehangete plaani, mis tehakse kättesaadavaks SoMi siseveebis . 1 . 4 . Rollid ja vastut u s Vastutav isik on hankija esindaja, kelle vastutada on hanke planeerimine, kirjeldamine ja tegemine ning muud hanke korraldamiseks vajalikud tegevused. Hankega seotud muudatuste korral teavitab vastutav isik esimesel võimalusel RaM ÕT d või RTK d (sõltuvalt hanke liigist). RaM ÕT toetab v äikehan gete korraldamist , mille maksumus jääb alla RHRis avaldamise piirmäära : hanked asjade ja teenuste ostmiseks, mille maksumus jääb alla 30 000 euro ilma k ä ibemaksuta ; eriteenuste riigihanked ja ideekonkursid, mille maksumus jääb alla 60 000 euro ilma k ä ibemaksuta ( teenuse CPV kood koosk õ lastatakse RTKga); sotsiaalteenuste riigihanked, mille maksumus jääb alla 300 000 euro ilma k ä ibemaksuta (teenuse CPV kood koosk õ lastatakse RTKga). R HRis toimingute tegemist nõudvad riigihanked korraldab ja nende puhul nõustab RTK vastavalt RTK ja SoM i vahel kokku lepitud riigihangete korraldamise standardtoimemudelile . 1.4. Mõisted ja lühendid RHR – Riigihangete register LÜ – lähteülesanne 2. Protsessi kirjeldus ehk sisu 2.1. Hangete planeerimine (vt vooskeem LISA 1 ) Sisend: vajadus täiendava ressursi hankimiseks jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Hankevajaduse tuvastamine, vajadusel läbirääkimised seotud osapooltega Detsember Vastutav isik Mõtleb läbi ja koostab hanke lühikirjelduse (sh eeldatav maksumus, ajaraam jne) : 5000– 29 999 eurot (ilma käibemaksuta) maksumusega hanked paneb väikehankeplaani Excelisse (Delta) ; s uurema kui 30 000 eurot (ilma käibemaksuta) maksumusega hanke sisestab PlanProsse hankevormile (tüüp: h ange). Perioodil detsember–jaanuar Vastutav isik Tekitab PlanProst hangete väljavõtte ehk hankeplaani . Jaanuar SoMi strateegia-nõunik Korraldab väikehankeplaani ja hankeplaani kinnitamise Deltas . Jaanuar RaM ÕT Kooskõlastab väikehankeplaani ja hankeplaani ( vaatab rahaliste vahendite olemasolu eelarvest ). Jaanuar SoMi FO Kinnitab väikehankeplaani ja hankeplaani (kooskõlastuse andmisega Deltas) . Jaanuar Kantsler Kinnitab hankeplaani . Veebruar RTK Teeb hankeplaani täitmise ülevaate , mille edastab kantslerile ja asekantsleritele ning osakondade juhtidele, kelle valdkonna hanked on hankeplaanis . 1 x kvartalis RaM ÕT juhataja H ankeplaani koostamisel on arvestatud prognoositavate tähtaegadega ja hanke ettevalmistamise ajaga. Kui lähteülesande esitamine vastutava isiku poolt viibib, ei saa RTK hankeüksus tagada hanke tulemust soovitud ajaks. Kui kalendriaasta vältel tekib täiendavaid RTK hankeplaanis või väikehangete plaanis kajastamata hankevajadusi, e sitab vastutav isik plaanivälise hanke taotluse vastavalt Delta vormile ja eelsead istatud töövoole. Plaanivälise hanke taotluse kinnitab kantsler. Kiireloomulise väikehanke vajaduse puhul võib kantsleri kooskõlastus olla antud lepingu sõlmimise käigus, lepingu allkirjastamisega. Riigihan gete korraldamine Väikehanke korraldamine (vt vooskeem LISA 2 ) Sisend: v äikehankeid saab teha lähtuvalt väikehan gete plaani st . Väikehangete plaani märkimata hankevajaduse tekki misel esitab vastutav isik plaanivälise hanke taotluse Delta kaudu. Väikehanke korralda misel nõustab Ra M ÕT, sealhulgas vajaduse korral lepingu muutmisega seotud toimingu te tegemisel. jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Koostab pakkumuskutse (sh tehnilise kirjelduse) ja küsib pakkum use vähemalt kolmelt pakkujalt: al 15 000 eurost hanke korral kasutab väikehanke malli ; al 30 000 eurost hanke korral või SF al 15 000 eurost hanke korral saada b väikehanke pakkumuskutse Delta kaudu. NB! Väikehanke korraldamisel kasutab väikehanke malle ( tekstina või tabelina ), mis toetavad sotsiaalset kaasatust, innovatsiooni rakendamist ja keskkonnasäästlik k e lahendusi . Abistava​ materjalina ja näidisena on kasutatav ad analüüside ja uuringute hindamiskriteeriumid ja -metoodika . Vastavalt väikehanke-plaanile Vastutav isik Küsib pakkumused kirjalikus vormis , eelistada tuleks menetlemist Delta kaudu (kirjalik k u taasesitamist võimaldava vormi asemel). Väikehanke korral , mida rahastatakse välisvahenditest al 15 000 eurost või kui väikehanke maksumus on alates 30 000 eurost , tuleb pakkumused k ü sida Delta kaudu, kui RaM ÕTga ei ole kokku lepitud teisiti . Deltas menetlemise korral kooskõlast avad v äikehanke pakkumuskutse RaM ÕT ja SoM FO juhataja. Kirjalikult ca 1 nädal Deltas kooskõlastus-ring: RaM ÕT 3 tp, osakonna-juhataja 1 tp, SoMi FO 2 tp Vastutav isik eelseadistatud töövoos märgitud isikud (sh SoM FO, RaM ÕT) Kontrollib ja hindab pakkumust . Eelistab majanduslikult soodsaimat, mitte odavaima hinnaga pakkum ust. Teeb ettepaneku sõlmida leping ning algatab töövoo Deltas: kuni 15 000 eurot kirjalikult taasesitatavas vormis ; al 15 000 eurost kirjalikus vormis (lisab Deltasse memo/põhjenduse võitja valiku kohta) . Üldjuhul 5 tp Vastutav isik Valmistab ette lepingu Deltas ning lisab lepingu juurde kommentaari või memo väikehanke menetlusest (mitu pakkumust, vastavusekontrolli ja hindamise tulemused) ja esitatud pakkumused. NB! Kui pakkumus küsiti Deltas, loob seose väikehanke töövooga. Üldjuhul 2 tp Vastutav isik Kooskõlastavad lepingu Deltas (tuleb järgida eelseadistatud töövoogu) . Kõigil 2 tp Osakonnajuhataja, finantsnõunik, RaM ÕT Allkirjastab lepingu maksumusega kuni 29 999 eurot. 2 tp Asekantsler Allkirjastab lepingu maksumusega alates 30 000 eurost. 2 tp Kantsler Vormistab lepingu täitmise kinnitamiseks tööde/teenuste üleandmise-vastuvõtmise akt i. Lepingu täitmise järel Vastutav isik Arve/akti saabumisel kinnitab arve õigsuse FITEKis . NB! Kui lepingut ei sõlmitud, lisab memo võitja valiku kohta FITEKi sse . 5 tp jooksul arve saabumisest Vastutav isik 2.2.1.1. Väikehangete täiendavad nõuded väikehange , mille eeldatav maksumus on kuni 14 999 eurot , peab vastutav isik lähtuma vähemalt järgmistest nõuetest: soovituslik on küsida kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis pakkumus, välja arvatud juhul, kui vastutav isik tagab muul viisil majanduslikult soodsaima teenuse või asja valimise, arvestades konkurentsi ja turuhinda (nt hinnavõrdlus veebilehtedel); valiku tegemise põhjendused lisatakse D eltasse lepingu juurde taustainfosse või kui lepingut ei sõlmita, siis arve juurde taustainfosse. väikehange , mille eeldatav maksumus on alates 15 000 eurost , peab vastutav isik lähtuma vähemalt järgmistest nõuetest: koostab ostetava asja või tellitava teenuse tehnilise kirjelduse, et tagada ühesugustel alustel pakkumuste küsimine; küsib kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või D elta kaudu võrreldavad pakkumused; kasutab üldjuhul keskkonnahoidlikke, sotsiaalselt vastutustundlikke ja innovatsiooni toetavaid tingimusi tehnilises kirjelduses, vastavus-, hindamis- ja lepingutingimustena; määrab väikehanke dokumendis hindamise alused parima pakkumuse valimiseks, kasutades majanduslikult soodsaima pakkumuse väljaselgitamiseks võimaluse korral kvaliteedikriteeriumeid; lisab väikehanke dokumentide juurde lepinguprojekti või esitab olulisemad lepingutingimused koos viitega ministeeriumi lepingute üldtingimuste kohaldamisele, kui RaM ÕTga ei ole kokku lepitud teisiti. Registrihanke korralda mine (vt vooskeem LISA 3 ) Sisend: Registrihanked korraldatakse lähtuvalt hanke plaanist . Riigihanked , mille eeldatav maksumus on al ates 30 000 eurost (ilma käibemaksuta, v . a sotsiaal- ja eriteenused, ideekonkurss, mille piirmäärad on vastavalt 60 000 ja 300 000 eurot ilma k ä ibemaksuta) , korraldab RTK hanke ü ksus RHRis. Registrihankeid te hakse lähtuvalt h anke plaani st ning protsessi vältel nõustab vajaduse korra l RTK. Hankeplaani märgitud hankevajaduse muutumisest (sh hankevajaduse äralangemisest) teavitab vastutav isik vahetut juhti ja RTKd ( [email protected] ) esimesel võimalusel, esitades muu hulgas hankevajaduse muutumise põhjused. Lepingu muutmise vajaduse korral nõustab RaM ÕT, lepingu muudatused kooskõlastavad RTK ja RaM ÕT. Hangete õnnestumine oleneb paljuski RTK hankeüksuse ja tellijate koostööst. Koostöö ladusamaks sujumiseks tuleb järgida tähtaegu (tähtajad on koosk õ las toimemudeliga) . Sotsiaalministeeriumi hankeplaani koostamisel on arvestatud prognoositavate tähtaegadega ja hanke ettevalmistamise ajaga. Kui lähteülesande esitamine tellija poolt viibib, ei saa hankeüksus tagada hanke tulemust soovitud ajaks. jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Koostab hanke tehnilise kirjelduse ja lähteülesande ( LÜ vormil ) ning edastab need RAM ÕT - le ülevaatamiseks ja tähelepanekute tegemiseks . 1 nädal enne h ankeplaanis märgitud LÜ esitamise kuu algust Vastutav isik Edastab LÜ ja hanke tehnilise kirjelduse RTK - le [email protected] . Hankeplaanis märgitud LÜ esitamise kuu 1. tp Vastutav isik Saadab ajakava , mida tuleb järgida edasistes tegevustes. 5 tp jooksul LÜ esitamisest RTK Vaatab lähteülesande üle , vajaduse l küsib täiendavat infot , ning v almistab ette ja saadab lõplikud riigi hanke alus dokumendid (edaspidi hankedokumendid) vastutavale isikule . Lähtuvalt ajakavast RTK Korraldab hanke dokumentide kooskõlastamise Deltas . 10 tp jooksul Vastutav isik Kooskõlastab hankedokumendid Deltas , vaatab rahalise katte olemasolu. 2 tp SoMi finantsnõunik Kooskõlastab hankedokumendid Deltas . 3 tp RaM ÕT Kinnitab hankedokumendid Deltas . 2 tp Kantsler Lisab hanke RHRi , viib läbi hankemenetluse , sh hindamisprotsessi ning koostab memo (kes ja miks valiti) : vt t oimemudel 3.11 ja 3.12 rollide jaotus RTK ja vastutava isiku vahel . 2 tp RHRis alustamine, menetlus vastavalt toimemudelile RTK Määrab hindajad ja t eeb kvaliteedikriteeriumite sisulise hindamise lähtuvalt hindamise metoodikast. Esitab hindamistulemused RTK-le. Üldjuhul 5 tp Vastutav isik Saadab hankememo ja lepingu faili vastutavale isikule . 5 tp jooksul pärast otsustamist RTK Korraldab lepingu sõlmimise Deltas (kooskõlastavad RTK, SoMi F O) 2 tp Vastutav isik Kooskõlastavad lepingu . 2 tp RTK, SoMi FO Allkirjastab lepingu . 2 tp Kantsler Vormistab lepingu täitmise kinnitamiseks töö üleandmise-vastuvõtmise akt i ja lisa b selle lepingule järjena. Vastutav isik Teavitab hankelepingu lõppemisest RTKd (misjärel kannab RTK andmed hankelepingu lõppemise kohta RHRi). 10 tp Vastutav isik Kinnitab arve/akti saabumisel arve õigsuse FITEKis , lisab juurde lepingu Delta lingi. Vastutav isik Seotud dokumendid ja lisad HYPERLINK "https://kontor.rik.ee/sm/SoM%20protsessid%20ja%20juhendid/6%20Haldus/Hanked%20ja%20lepingud/Riigihangete%20korraldamise%20ja%20lepingute%20s%C3%B5lmimise%20kord.pdf?d=w658ecb1fca57493b9597211aaff1f789" \h Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord Hangete ja lepingutega seotud mallid: Hanke ettevalmistamisega seotud mallid: RTK hanke LÜ Väikehanke põhi tabelina Väikehanke põhi tekstina Analüüside ja uuringute hindamiskriteeriumid ja - metoodika (näidis) Hindaja kinnitus Lepingute mallid: Andmetöötluslepingu mall Koostöökokkulepe Käsundusleping (füüsiline isik / juriidiline isik või FIE) Litsentsileping (füüsiline isik / juriidiline isik või FIE) Müügileping (juriidiline isik või FIE) Töövõtuleping (füüsiline isik / juriidiline isik või FIE) Nõustumuse vorm Lepingu täitmisega seotud mallid: Akt (kauba vastuvõtmine) Akt (tööde-teenuste vastuvõtmine) Lepingu muutmise kokkulepe Lepingu lõpetamise kokkulepe N õudeavaldus LISA 1 . Hangete planeerimine LISA 2 . Väikehan ke korraldamine LISA 3 . Registrihanke tegemine D okumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioon ist 2. V ersioon Muudatuse sisu KANTSLERI KÄSKKIRI 25.06.2024 nr 21 Hankeprotsessi kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1 ja § 54 lõike 1 ning Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014. a määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 9 punkti 17 alusel: Kinnitan Sotsiaalministeeriumi juhtimissüsteemi dokumendi (lisatud): Lisa - Hankeprotsess (tähis P6_ver1). (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler