Riigihanke "Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine"

OSAKONNAJUHATAJA OTSUS 02.07.2026 nr 5-6/2343-1 Riigihanke "Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine" Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas majandus- ja infotehnoloogiaministri 21.06.2024. a käskkirjaga nr 50 kinnitatud „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorraga“: 1. Korraldada riigihange sotsiaalteenuse „Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine" tellimiseks (79952000-2 Ürituste korraldamisega seotud teenused). 2. Kinnitan otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke alusdokumendid (pakkumuskutse ja selle lisad). 3. Määran otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke eest vastutavaks isikuks Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi digimajanduse osakonna reaalajamajanduse ettevõtja digivärava valdkonnajuhi Tiina Kruusimägi. 4. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud riigihanke korraldamiseks, sealhulgas pakkujate kvalifitseerimiseks, esitatud pakkumuste vastavuse kontrollimiseks, pakkumuste hindamiseks ja eduka pakkumuse väljaselgitamiseks järgmises koosseisus: 4.1. Komisjoni esimees: Tiina Kruusimägi- ettevõtja digivärava valdkonnajuht. 4.2.Komisjoni liikmed: 4.2.1. Triin Tõitoja- hangete projektijuht; 4.2.2. Mirjam Kolga- ettevõtja digivärava projektijuht; 4.2.3. Kirsi Eenmaa- ettevõtja digivärava projektijuht. Valitud hankemenetluse liigi ja punktis 2 nimetatud riigihanke alusdokumentide peale võib esitada vaidlustuse Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile riigihangete seaduses sätestatud korras ja tähtajal. (allkirjastatud digitaalselt) Karita Orusaar juhataja  Kinnitatud osakonnajuhataja otsusega PAKKUMUSE ESITAMISE ETTEPANEK 1. Üldandmed 1.1. Hankija Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn reg kood: 70003158 1.2. Hanke nimetus Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine 1.3 E-posti aadress teabe saamiseks ja [email protected] pakkumuste esitamiseks Hanke eeldatav maksumus KM-ta: kuni 30 000 eurot. CPV-kood: 79952000-2 Ürituste korraldamisega seotud teenused Hanget rahastatakse Konverentsi läbiviimist rahastatakse Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide (edaspidi SF) vahenditest. 1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg 28.07.2026 kell 10:00 (Eesti aja järgi). Pärast nimetatud tähtaega esitatud pakkumusi arvesse ei võeta 1.5 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg 60 päeva. Pakkumuse esitamisega loetakse, et (pakkumuste esitamise tähtajast pakkumus on jõus vähemalt nimetatud arvates) ajavahemikul ning pakkuja ei pea pakkumuse jõusoleku tähtaega pakkumuses eraldi märkima (võib märkida, kui see on eelnimetatust pikem). 1.6 Hanke eeldatav ajakava ja Alljärgnevas ajakavas esitatud tähtajad on hankelepingu täitmise tähtaeg indikatiivsed ja ei oma õiguslikku tähendust, st juhul, kui hankelepingut mistahes põhjusel ei ole võimalik sõlmida märgitud tähtajaks, lükkuvad järgnevalt loetletud tähtajad edasi vastava aja võrra. 1. Lepingu sõlmimine – 03.08.2026. 2. Lepingu täitmine – 01.11.2026. 1.7 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 - Tehniline kirjeldus; Lisa 2 - Hindamiskriteeriumid- ja metoodika; Lisa 3 – Töövõtu eritingimuste projekt; Lisa 4 – Pakkumuse vorm: Lisa 5 - Üleandmise-vastuvõtmise akti vorm. 1.8 Hindamiskriteeriumid Majanduslik soodsus, kajastatud pakkumuskutse lisas 2 Hindamiskriteeriumid- ja metoodika 2. Väikehanke menetlus 2.1. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine (RHS 46). Pakkumuskutse kohta saab selgitusi ja täiendavat teavet, edastades küsimuse pakkumuskutses märgitud e-posti aadressil.  Kinnitatud osakonnajuhataja otsusega Hankija esitab selgitused pakkumuskutse kohta e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud isikutele 3 (kolme) tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole kohustatud vastama selgitustaotlustele, kui selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise tähtpäeva vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva. 2.2. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida põhjustavad hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure, elektrikatkestused, häired pakkuja või hankija telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete ja vahendite, sealhulgas tarkvara, töös. 2.3. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus, ja põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Teabe ärisaladuseks määramisel lähtutakse ebaausa konkurentsi takistamise ja ärisaladuse kaitse seaduse § 5 lg-s 2 sätestatust. Hankija juhib tähelepanu, et eduka pakkuja pakkumus on avalik (RHS § 110 lg 5), välja arvatud pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida: 1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste lepingute puhul lisaks punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas (RHS § 461). 2.4. Hankijal on õigus vajadusel pidada pakkujatega pakkumuste üle läbirääkimisi. Läbirääkimiste pidamine ei ole hankija jaoks kohustuslik ning juhul, kui hankijal pakkumuse osas küsimusi ei teki, võib hankija teha hankealased otsused ilma läbirääkimisi pidamata. Kui hankija peab läbirääkimiste pidamist vajalikuks, tagab hankija läbirääkimiste pidamisel pakkujate võrdse kohtlemise ja lähtub järgnevast korrast: 2.4.1. Läbirääkimiste esemeks olevad tingimused määrab hankija, seejuures on läbirääkimisi lubatud pidada nii pakkumuse sisu kui pakkumuse maksumuse üle. Hankijal on õigus loobuda ühest või mitmest pakkumuses kirjeldatud teenusest, tööst või asjast või vähendada nende mahtusid või koguseid, sõltumata põhjusest (näiteks, pakkumuse kogumaksumus ületab hankija eelarvelised võimalused vm põhjused), seejuures ka täielikult loobuda selliste teenuste, tööde või asjade tellimisest või ostmisest või vajadusel tellida sellised teenused, tööd või asjad kolmandatelt isikutelt; 2.4.2. Läbirääkimiste käigus on hankijal õigus teha pakkujatele ettepanek korrigeeritud pakkumuse esitamiseks. Juhul, kui pakkuja ei esita hankija määratud tähtajaks korrigeeritud pakkumust, loetakse, et kehtib pakkuja poolt esialgselt esitatud pakkumus. 2.5. Hankijal on õigus kõrvaldada pakkuja hankemenetlusest ja tunnistada pakkumus mittevastavaks juhul kui: 2.5.1. Pakkuja on esitanud hankijale valeandmeid. 2.6. Pakkumuste vastavuse kontroll (RHS §114). Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui see vastab pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid pakkumuskutses sätestatud tingimustest. 2.7. Pakkuja, kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses. 2.8. Kõigi pakkumiste tagasilükkamine (RHS § 116). Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse riigihanke kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta igal ajal enne tellimuskirja esitamist, kui: 2.8.1. kui see ei vasta hanke alusdokumentides esitatud tingimustele; 2.8.2. kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust hanke alusdokumentides esitatud tingimustele; 2.8.3. kõikide pakkumuste maksumused ületavad hanke eeldatava maksumuse; 2.8.4. hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpuleviimise alusdokumentides ja selle lisades sätestatud tingimustel;  Kinnitatud osakonnajuhataja otsusega 2.8.5. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia; 2.6.6. hankemenetluses on vaid üks esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumus, mis ei taga konkurentsi efektiivset ärakasutamist; 2.7. Hankija ei kanna vastutust pakkuja ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel. 2.8. Pakkumuse edukaks tunnistamine (RHS § 117). Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi ja tunnistab edukaks ühe majanduslikult soodsaima pakkumuse hankes. 2.9. Kui pakkumuse esitamise ajal pakkuja ei olnud käibemaksukohustuslane, kuid selline kohustus tekib pakkujal pärast pakkumuse esitamist, siis lepingu hind on pakkumuses esitatud maksumus, mis on kehtiv lepingu kehtivuse jooksul. 2.10. Võrdsete hindamistulemuste korral selgitatakse edukas pakkumus välja liisu heitmise teel. Hankija teavitab võrdse punktide arvu saanud pakkujatele liisuheitmise aja ning koha. 2.11. Liisuheitmine on eduka pakkuja väljaselgitamise protseduur, mis toimub pärast pakkumuste vastavaks tunnistamist ja hindamist. Liisuheitmise tulemusena koostatakse liisuheitmise protokoll, mis on ühtlasi eduka pakkumuse väljaselgitamise otsuse aluseks olev protokoll. Liisuheitmise juures viibib vähemalt riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud hankija esindaja ja pakkujate esindajad, kui pakkujad avaldavad soovi liisuheitmise juures viibida. Liisuheitmine viiakse läbi veebiaadressil https://wheelofnames.com/et/. 2.12. Pakkujate teavitamine. Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme) tööpäeva jooksul vastava otsuse tegemisest arvates, RHS § 47 sätestatud korras.  Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 1 Tehniline kirjeldus Hanke nimetus: Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine Konverentsi läbiviimist rahastatakse Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide (edaspidi SF) vahenditest. Töövõtja on kohustatud konverentsi korraldamisel järgima SF rahastusega seotud teavituse ja nähtavuse nõudeid. 1. Üldandmed ja taust 1.1. Konverentsi taust: Tellija soovib korraldada ICA – International Council for Information Technology in Government Administration iga-aastast rahvusvahelist konverentsi, mis toimub 05.10-08.10.2026 Tallinnas. Konverentsi eesmärk on korraldada kõrgetasemeline rahvusvaheline kohtumine, mis toetab ICA liikmesriikide vahelist teadmiste ja kogemuste vahetust info- ja kommunikatsioonitehnoloogia kasutamisel riigihalduse arendamiseks, avalike teenuste parendamiseks ning digitaalsete ühiskondlike väljakutsete lahendamiseks. Rahvusvaheline konverents toob kokku valitsusasutuste IT-juhid, digipoliitika kujundajad ja avaliku sektori innovatsiooni eestvedajad üle maailma. Konverents keskendub sellele, kuidas info- ja kommunikatsioonitehnoloogiaid kasutada riigihalduse tõhustamiseks, avalike teenuste arendamiseks ning digitaalsete ühiskondlike väljakutsete lahendamiseks. ICA konverents on toimunud alates 1968. aastast ning sellest on kujunenud oluline rahvusvaheline koostöö- ja teadmiste vahetamise platvorm. Käesoleval aastal toimub konverents juba 60. korda. Igal aastal valitakse konverentsile keskne teema, mis käsitleb avaliku sektori digitaliseerimise kõige olulisemaid arengusuundi – näiteks tehisintellekti rakendamine avalikes teenustes, nutikas valitsemine, digiriigi vastupidavus, küberturvalisus ja kodanikukesksete teenuste arendamine. Sellel aastal on konverentsi teemaks kiiresti arenevate digitehnoloogiate (eriti tehisintellekt ja autonoomsed süsteemid) juhtimine ning rakendamine nii, et need teeniksid ühiskonna huve. Konverentsi programm hõlmab ettekandeid, paneeldiskussioone, töötubasid ja kogemuslugusid erinevatest riikidest. Osalejad saavad jagada parimaid praktikaid ning arutada tulevikutrende koos rahvusvaheliste ekspertide, valitsusasutuste ja partnerorganisatsioonidega nagu OECD ja Maailmapank. ICA eesmärk on toetada valitsuste koostööd ning aidata kujundada tulevikukindlaid ja usaldusväärseid digitaalseid avalikke teenuseid. 1.2. Vastutus ja riskid: Töövõtja vastutab sündmuse tehnilise ja korraldusliku õnnestumise eest. Juhul kui sündmus on vajalik vääramatu jõu tõttu edasi lükata või tühistada, lepitakse edasised tegevused ja kulude jaotus kokku kirjalikult. Töövõtja peab tagama varulahendused kriitiliste tehniliste rikete puhuks. Konverentsi sisulise ülesehituse lähtealused ja teemade ring määratakse Tellija poolt. Konverentsi lõplik sisuline ülesehitus, ajakava ning päevade struktuur kujundatakse koostöös Tellija ja Töövõtja vahel. Töövõtja ülesanne on teha ettepanekuid teemade järjestuse, esinejate valiku, sobivate esitlusformaatide ning ettekannete kestuse osas, arvestades konverentsi üldist ajakava ja eesmärke. Töövõtja vastutab konverentsi tehnilise teostuse, selle elluviimise ning päevakava toimiva ja loogilise ülesehituse eest. Töövõtja toetab Tellijat konverentsi sisulise terviklahenduse kujundamisel ning pakub sobivad tehnilised ja korralduslikud lahendused, et tagada Tellija seatud eesmärkide saavutamine. Konverentsi töökeel on inglise keel. Kõik ettekanded, esitlused ning suhtlus osalejatega peavad toimuma inglise keeles. Töövõtja kohustuseks ei ole tõlketeenuse pakkumine. 2. Hanke eesmärk ja sihtrühm 2.1. Eesmärgid: Konverentsi eesmärk on korraldada kõrgetasemeline rahvusvaheline sündmus, mis loob platvormi riikidevaheliseks teadmiste ja kogemuste vahetuseks info- ja kommunikatsioonitehnoloogia kasutamisel avaliku sektori arendamisel ning käsitleb digiriigi arenguga seotud keskseid teemasid, sealhulgas tehisintellekti rakendamist, nutikat valitsemist ja küberturvalisust. Konverentsi kaudu toetatakse parimate praktikate levikut, tulevikusuundade kujundamist ning rahvusvahelise koostöö tugevdamist eesmärgiga parandada avalike teenuste kvaliteeti ja tõhusust. 2.2. Sihtrühm: Sündmus on suunatud eelkõige ICA liikmesorganisatsioonide esindajatele, sealhulgas valitsusasutuste IT-juhtidele ja digipoliitika kujundajatele, avaliku sektori digiteenuste arendamise eestvedajatele, rahvusvaheliste organisatsioonide esindajatele ja valdkonna ekspertidele, samuti nendega kaasas olevatele kutsutud osalejatele. Prognoositav osalejate arv on 30-50 osalejat. Töövõtja on kohustatud konverentsiruumide, toitlustuse, transpordi ning kõikide muude osalejatele suunatud teenuste kavandamisel ja korraldamisel lähtuma prognoositavast osalejate arvust. Täpse osalejate arvu edastab Tellija Töövõtjale eeldatavalt 18. septembriks. Töövõtja peab tagama, et konverentsiruum(id), nende mahutavus, paigutus ja tehniline lahendus, toitlustusteenus ja transport vastavad tegelikule osalejate arvule. Osalejate arvu muutumisel on Töövõtja kohustatud kohandama ruumide, toitlustuse ja transpordi mahtu ning korraldust viisil, mis tagab teenuse kvaliteedi ja vastavuse käesolevas tehnilises kirjelduses sätestatud nõuetele. 3. Teenuse kirjeldus ja tehnilised nõuded 3.1. Ruumid ja tehnika: Töövõtja on kohustatud tagama konverentsi läbiviimiseks esinduslikud, heas seisukorras ja sündmuse iseloomule vastavad ruumid, mis loovad soliidse ja professionaalse keskkonna rahvusvahelise tasemega ürituse korraldamiseks. Toimumiskohad peavad olema osalejatele mugavalt ligipääsetavad, arvestades, et osalejad majutuvad erinevates hotellides Tallinnas. Konverentsi ruumilahendused peavad olema hajutatud ning toimuma mitmes erinevas asukohas, vältides kogu konverentsi läbiviimist ühes klassikalises konverentsikeskuses. Töövõtja peab kavandama terviklahenduse, kus erinevad konverentsipäevad toimuvad sisult ja iseloomult eristuvates keskkondades, mis toetavad konverentsi teemade käsitlemist ning pakuvad osalejatele mitmekesist kogemust. Ruumide valikul tuleb eelistada lahendusi, mis võimaldavad tutvustada Eesti digivõimekust, innovatsiooni ja ühiskondlikku eripära ning pakuvad rahvusvahelistele osalejatele lisandväärtust nii sisulise kui ka kogemusliku mõõtmena. Pärast hankelepingu sõlmimist on Töövõtjal õigus teha ettepanekuid ruumilahenduse täpsustamiseks või muutmiseks, tagamaks konverentsi eesmärkide parim saavutamine. Töövõtja on kohustatud selliste muudatustega arvestama ning kohandama vastavalt konverentsi terviklahendust. Täpsem ruumide kasutuse ajakava on märgitud tehnilise kirjelduse Lisas 1.1. Konverentsi ruumilahendus peab vastama järgmisele põhimõttelisele ajakavale. Detailsema ajakava annab Tellija Töövõtjale üle pärast hankelepingu sõlmimist (vaata täpsemalt Lisa 1.1 Eeldatav ajakava). 3.1.1. 5.10.2026 päev 0 (registreerimine ja ettevalmistavad kohtumised) – Töövõtja ülesanne on tagada vajalikud ruumid registreerimiseks, töökoosolekuteks ja üldkoguks. Samuti tuleb päeva lõpus korraldada õhtusöögiga võrgustumisüritus (networking event), mille osaks on Eesti kultuuri tutvustav meelelahutuslik elamusprogramm, mis pakub väliskülalistele meeldejäävat kogemust ja toetab Eesti sihtriigi kuvandit. 3.1.2. 6.10.2026 päev 1 (ava- ja põhisessioonid) – konverentsisaali avasessiooni ja ettekannete läbiviimiseks tagab Tellija Tallinna kesklinnas asuvas toimumiskohas. Töövõtja kohustuseks on arvestada nimetatud asukoha ja päevakavaga ning tagada osalejate transport toimumiskohta ja tagasi vastavalt käesoleva tehnilise kirjelduse punktis 3.3 sätestatud nõuetele. Töövõtja peab tagama päeva lõpus korraldatava võrgustumist toetava sündmuse (networking event) läbiviimise, mis soodustab osalejate omavahelist suhtlust ja kontaktide loomist. Sündmus peab hõlmama õhtusööki Tallinna vanalinnas, tutvustades selle ajaloolist eripära ja atmosfääri ning sisaldama lisaks sobivat elamus- või giidiga programmi (nt tuur, temaatiline tegevus või elamus). 3.1.3. 7.10.2026 päev 2 (töötoad ja temaatilised sessioonid) – ruumid paralleelsete töötubade ja arutelude läbiviimiseks. Töövõtja peab tagama vähemalt kaks ruumi: o üks põhiruum, mis mahutab kõiki konverentsil osalejaid; o üks lisaruum, mis mahutab ligikaudu poolt osalejate koguarvust. Päevakavasse tuleb integreerida rahvusvahelistele osalejatele suunatud juhendatud külastus e-Eesti Esitluskeskusesse (e-Estonia Briefing Centre), mis pakub osalejatele paremat arusaama Eesti digitaalsest ökosüsteemist ja (digi)riigi eripärast. Töövõtja vastutab külastuse broneerimise (kestusega orienteeruvalt kuni 1,5 tundi), osalejate transpordi ja logistilise sujuvuse eest. Juhul kui e-Eesti Esitluskeskus ei ole toimumiskuupäevadel broneerimiseks saadaval, pakub Töövõtja Tellijaga kooskõlastatult alternatiivse (digi)riigi innovatsioonivõimekust tutvustava asutuse. 3.1.4. 8.10.2026 päev 3 (kokkuvõtvad arutelud ja lõpetamine) – Kogu kolmanda konverentsipäeva programm toimub tervikuna Eesti Rahvusraamatukogus (eeldusel, et rekonstrueeritud hoone on sündmuse toimumise ajaks üritusteks avatud ja saadaval). Töövõtja peab tagama hoones vajalikud ruumid kokkuvõtvateks sessioonideks ning siduma konverentsi programmi asutuse tutvustamisega (nt juhendatud külastus või ekskursioon), pakkudes osalejatele sisulist ja ruumilist ülevaadet Eesti teadmuspõhisest ühiskonnast. Juhul kui Eesti Rahvusraamatukogu ei ole toimumiskuupäevadel saadaval, peab Töövõtja pakkuma Tellijaga kooskõlastatult alternatiivse terviklahenduse samaväärselt unikaalses ja kaasaegses avalikus kultuuri- või teadmuskeskuses. Õhtuse lõpetava ürituse ruumid ja õhtusöögi tagab Tellija ning nende ruumide hankimine ei kuulu  Töövõtja ülesannete hulka. Küll aga peab töövõtja arvestama ruumide asukohaga punktis 3.3 mainitud transpordi planeerimisel asukohtade vahel. Töövõtja peab tagama igaks päevaks põhiruumi ning vajadusel täiendavad ruumid paralleelsete sessioonide, töötubade ja kohtumiste läbiviimiseks, lähtudes eelnimetatud ülesehitusest. Konverentsiruumid peavad olema varustatud nõuetekohase esitlustehnikaga, sealhulgas helitehnika ja ekraani(de)ga, slaidiesitluse juhtimiseks mõeldud puldiga ning esinejate ja moderaatorite tööks vajalike lisalahendustega. Nende hulka kuuluvad muu hulgas ajagraafikust kinnipidamist toetav taimer-kell ning prompter, ekraan või muu samaväärne lahendus, mis võimaldab esinejatel oma esitlusmaterjale jälgida. Kõik tehnilised vahendid peavad tagama esinejate ja moderaatorite tõrgeteta töö. Töövõtja peab tagama kõikides toimumiskohtades stabiilse ja suure kasutuskoormusega toime tuleva ning parooliga kaitstud Wi-Fi-ühenduse. Esitlustehnika täpsemad tehnilised lahendused kooskõlastatakse Tellijaga pärast hankelepingu sõlmimist. Töövõtja peab tagama konverentsiruume teenindava garderoobivõimaluse osalejate üleriiete hoiustamiseks, mis võib paikneda nii konverentsiruumides kui ka nende vahetus läheduses (sh väljaspool konverentsiruume). 3.2. Toitlustus: Töövõtja on kohustatud tagama konverentsi osalejatele mitmekülgse ja kvaliteetse toitlustusteenuse, mis vastab rahvusvahelise tasemega sündmuse iseloomule ning osalejate ootustele. Toitlustuse planeerimisel tuleb arvestada osalejate erinevate toitumisvajadustega, sealhulgas peab olema tagatud sobiv valik eridieetide (nt taimne, gluteenivaba, laktoosivaba) järgimiseks. Pakutavad toidud peavad olema selgelt ja arusaadavalt tähistatud. Toitlustuse maht ja korraldus peavad vastama osalejate arvule, päevakava ülesehitusele ning osalejate poolt registreerimisel esitatud teabele (nt toitumiserisused). Igale osalejale tuleb tagada vähemalt üks 0,5 l pudelivesi päevas ning võimalus täiendavaks vee tarbimiseks kogu ürituse vältel. Toitlustuse korraldamisel tuleb lähtuda konverentsi mitmepäevasest ülesehitusest ning tagada kõikidel konverentsipäevadel päevakava toetavad toidukorrad, sealhulgas: 3.2.1. Kohvipausid vastavalt päevakavale (sh mitmed pausid põhipäevadel): Minimaalselt peab olema tagatud 150 g suupisteid osaleja kohta (millest ligikaudu 50% on soolased ja 50% magusad valikud), kuumad joogid (kohv ja tee) koos lisanditega (piim, suhkur) ning joogivesi (sh pudelivesi). 3.2.2. Lõunasöögid vastavalt päevakavas toodud aegadele: Lõunasöök peab olema terviklik eine, mis sisaldab vähemalt: 250 g pearooga, 100 g värsket salatit või muud lisandit, leiba/sepikut koos määrdevõiga, magustoitu, joogivett (sh pudelivett) ning kuumi jooke (kohv ja tee) koos lisanditega. 3.2.3. Õhtused vastuvõtud või õhtusöögid vastavalt programmile: Õhtusöökide puhul peab Töövõtja pakkuma täisväärtuslikku kolmekäigulist einet (eelroog, pearoog, magustoit) koos jookidega, arvestades sündmuse esinduslikku iseloomu ja järgides kõiki kirjeldatud nõudeid. Õhtused vastuvõtud peavad toimuma sündmuse tasemele vastavas keskkonnas ning toetama osalejate võrgustumist. Toitlustus peab olema ajaliselt sobitatud konverentsi päevakavaga ning toetama sujuvat üleminekut sessioonide vahel. Päevadel, mille programm sisaldab pikemaid töö- või arutelublokke, peab Töövõtja tagama jookide (joogivesi, kuumad joogid (kohv ja tee) koos lisanditega (piim, suhkur)) kättesaadavuse ka väljaspool ametlikke pause. Töövõtja peab toitlustuse korraldamisel arvestama punktis 3.1 kirjeldatud konverentsi asukohtadega ning tagama, et toitlustuslahendused on osalejatele mugavalt kättesaadavad ning logistiliselt toimivad. Pakkumuse hindamiseks on Töövõtja kohustatud esitama Päev 2 (07.10.2026) näidismenüü, mis demonstreerib tooraine valikut, kvaliteeti ning eridieetide (taimne, gluteenivaba, laktoosivaba) katmise võimekust. Lõplik toitlustusteenust saavate isikute arv edastatakse Töövõtjale Tellija poolt hiljemalt 18.09.2026. Arveldamine toimub tegeliku osalejate arvu alusel. Ühekordsete nõude kasutamine ei ole lubatud, välja arvatud põhjendatud juhtudel (nt toiduohutus). Töövõtja peab rakendama meetmeid toidujäätmete vähendamiseks ning tagama nende asjakohase käitlemise. 3.3 Transport ja muu korraldus: Töövõtja on kohustatud tagama konverentsi osalejatele (sh kaaslastele) meenepakid, mille sisu tutvustab Eestit ning võimalusel sisaldab Eestis valmistatud või Eesti päritolu tooteid. Meenepaki koostamisel tuleb arvestada rahvusvaheliste reisijate vajadustega, võimalusel käsipagasile kehtivate piirangutega. Töövõtja peab lisaks tagama konverentsi esinejatele sobivad ja sündmuse tasemele vastavad tänumeened. Esinejate arv täpsustatakse Hankija poolt pärast hankelepingu sõlmimist. Lisaks koostab ja edastab Töövõtja konverentsi osalejatele (sh kaaslastele) informatiivse soovitusliku ülevaate Tallinnas ja selle lähistel pakutavatest tegevustest ning külastusvõimalustest, mis on asjakohased konverentsi sihtrühmale. Soovitused võivad hõlmata muu hulgas kultuuri-, teadmus- ja innovatsioonikeskusi, vaatamisväärsusi, jalutuskavasid ning muid vaba aja veetmise võimalusi, arvestades, et osa osalejatest saabub enne konverentsi algust või viibib Tallinnas ka väljaspool ametlikku programmi. Koostatav materjal peab olema esitatud inglise keeles ning olema osalejatele kergesti kättesaadav (nt digitaalse infona enne sündmust ja/või kohapeal). Töövõtja peab tagama, et kõigile osalejatele on ette nähtud ühtse kujundusega isikutuvastuse vahendid (nt kaelakaardid), millel on märgitud osaleja nimi, riik ja organisatsioon. Samuti tuleb tagada osalejate riigilippude- ja siltide kasutamise võimalus konverentsi ametlikes ruumides. Konverentsi visuaalse identiteedi, sealhulgas ICA konverentsi kujunduse ja bännerid, edastab Tellija Töövõtjale pärast hankelepingu sõlmimist ning Töövõtja on kohustatud lähtuma neist kõigi visuaalsete lahenduste kavandamisel ja realiseerimisel. Töövõtja kohustub korraldama osalejate transpordi kõigi konverentsi programmiga seotud asukohtade vahel Tallinnas, sealhulgas hotellidest konverentsi toimumispaikadesse, toitlustuskohtadesse ning muudele sündmusega seotud paikadesse ja tagasi. Transpordilahenduste planeerimisel tuleb arvestada, et osalejad majutuvad peamiselt Tallinna kesklinna piirkonnas, kuid võivad ööbida erinevates majutusasutustes. Töövõtja peab tagama toimiva shuttle-logistika, mis hõlmab vähemalt järgmist: regulaarsed ja ajaliselt koordineeritud väljumised enne ja pärast programmi olulisi osi (nt avasessioon, töötoad, õhtusündmused); 3.3.1. transpordivõimekus, mis katab kõik osalejad mõistliku aja jooksul, vältides liigset ooteaega; 3.3.2. selgelt kommunikeeritud transpordigraafiku (sh väljumiskohad ja -ajad), mis on osalejatele eelnevalt ja sündmuse ajal kättesaadav; 3.3.3. vajadusel paralleelsed või korduvad transpordiringid, arvestades osalejate hajutatust ja mitut majutuskohta; 3.3.4. sobivad transpordivahendid, mis vastavad sündmuse rahvusvahelisele tasemele ning tagavad osalejate turvalise ja mugava liikumise. Töövõtja peab arvestama konverentsi mitmes asukohas toimumisega ning tagama, et transpordilahendus toetab sujuvat liikumist erinevate toimumiskohtade vahel ning vastab konverentsi päevakavale. Töövõtja peab konverentsi dokumenteerimiseks tagama fotograafiteenuse vähemalt konverentsi põhipäevadel, lähtudes sündmuse sisust ja vajadusest jäädvustada olulisemad hetked. 3.4. Keskkonnasäästlikkus: Töövõtja on kohustatud konverentsi korraldamisel lähtuma keskkonnasäästlikkuse põhimõtetest ning eelistama ressursitõhusaid ja kestlikke lahendusi. Korralduses tuleb võimalusel kasutada digitaalseid materjale, sealhulgas elektroonilist päevakava (nt QR-koodide kaudu), ning vältida paberkandjal materjalide liigset kasutust. Samuti tuleb kasutada keskkonnasõbralikke lahendusi osalejate registreerimisel ja tunnuste (nt rinnasildid) valmistamisel. 4. Töövõtja ülesanded 4.1. Projektijuhtimine: Töövõtja on kohustatud tagama konverentsi tervikliku projektijuhtimise, sealhulgas tegevuskava koostamise, täitmise jälgimise ning vajaliku dokumentatsiooni haldamise. Töövõtja esitab pärast hankelepingu sõlmimist kokkulepitud tähtajaks detailse ajakava ja tegevusplaani ning vajadusel ajakohastab seda kooskõlastatult Tellijaga. Projektijuhtimine peab toimuma tihedas koostöös Tellijaga ning lähtuma lepingu eesmärkide saavutamisest. Töövõtja on kohustatud teavitama Tellijat operatiivselt töö käigus ilmnevatest probleemidest ning tegema ettepanekuid nende lahendamiseks. Töövõtja peab tagama projektiga seotud informatsiooni ja dokumentide kättesaadavuse kokkulepitud ühises keskkonnas (nt pilveplatvormil) ning vastama Tellija päringutele mõistliku aja jooksul, kuid eelduslikult vähemalt 3 tööpäeva jooksul. 4.2. Sisuline ettevalmistus: Töövõtja kohustuseks on toetada Tellijat konverentsi sisulise ülesehituse ettevalmistamisel, sealhulgas koostada konverentsi stsenaarium ning teha ettepanekuid päevakava struktuuri, teemade järjestuse, esinejate ja esinemisformaatide osas. Lõplikud sisulised valikud tehakse koostöös Tellijaga. Töövõtja vastutab esinejate kaasamise, suhtluse ja juhendamise praktilise korralduse eest ning tagab esinejate vajaliku tehnilise ja korraldusliku toe. 4.3. Registreerimine ja kommunikatsioon: Töövõtja korraldab konverentsi osalejate registreerimise sündmuse toimumiskohas (ka registreerimiskeskkonna ettevalmistamine), sealhulgas haldab osalejate nimekirju ning saadab informatsiooni osalejatele vastavalt kokkulepitud ajakavale. Ülesannete hulka kuuluvad osaluslehtede, päevakavade, kaelapaelade ja neisse riputavate siltide ning muude teavitussiltide ettevalmistamine, kooskõlastamine tellijaga ja printimine; tagasiside vormide ettevalmistamine ja tellijaga kooskõlastamine enne seminari toimumist. Töövõtja teeb kommunikatsioonitegevustes koostööd Tellijaga tagades teabe õigeaegse ja sihtrühmale arusaadava edastamise. Töövõtja vastutab registreerimisega seotud andmete korrektse töötlemise ja haldamise eest ning tagab, et tegevused vastavad kehtivatele andmekaitsenõuetele. Konverentsi visuaalse identiteedi, sealhulgas ICA konverentsi kujunduse ja bännerid, edastab Tellija Töövõtjale, ning Töövõtja on kohustatud lähtuma neist kõigi visuaalsete lahenduste kavandamisel ja realiseerimisel. 4.4. Järeltegevused: Töövõtja on kohustatud korraldama konverentsi jäädvustamise (fotosalvestused) ning tagama materjalide järeltöötluse. Töödeldud fotod tuleb edastada Tellijale hiljemalt 14 päeva jooksul pärast konverentsi toimumist. Lisaks peab Töövõtja esitama Tellijale konverentsiga seotud vajalikud materjalid ja aruanded vastavalt tehnilises kirjelduses ja lepingus sätestatule. 5. Nõuded meeskonnale ja koostööle 5.1. Võtmeisikud: Töövõtja peab tagama lepingu nõuetekohaseks täitmiseks piisava ja pädeva meeskonna olemasolu. Töövõtja määrab töö teostamiseks projektijuhi, kes vastutab konverentsi korraldamise koordineerimise eest kogu lepingu perioodi vältel. Projektijuhil peab olema vähemalt kaheaasta pikkune kogemus sarnase mahu ja keerukusega sündmuste korraldamisel. Töövõtja on kohustatud tagama, et võtmeisikud osalevad aktiivselt teenuse osutamises ning on Tellijale kättesaadavad kogu lepingu täitmise vältel. Töövõtja kohustub korraldama projekti käivitamiseks avakoosoleku ning tagama regulaarse suhtluse Tellijaga, sealhulgas vajadusel töökoosolekute korraldamise. 5.2. Kvaliteedikontroll: Töövõtja on kohustatud tegema tihedat koostööd Tellijaga ning lähtuma teenuse osutamisel Tellija juhistest ja kooskõlastustest. Kõik olulised konverentsi ettevalmistamise käigus valmivad materjalid, sealhulgas stsenaarium, ajakava, kujundused ja muud sisulised ning visuaalsed lahendused, tuleb esitada Tellijale kooskõlastamiseks. Tellijal on õigus esitada märkusi ja nõuda paranduste tegemist ilma täiendava tasuta. Töövõtja on kohustatud parandused tegema mõistliku aja jooksul, tagades seejuures tööde kvaliteedi ja vastavuse käesolevas lepingus sätestatud nõuetele. Töö teostamine peab põhinema pideval infovahetusel ning Töövõtja kohustub teavitama Tellijat viivitamata kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada konverentsi ettevalmistust või läbiviimist. 5.3. Alltöövõtjad: Töövõtja vastutab täielikult alltöövõtjate valiku, töö kvaliteedi ning lepinguliste kohustuste täitmise eest. Alltöövõtjate kasutamine ei vabasta Töövõtjat käesolevast lepingust tulenevate kohustuste täitmisest. Töövõtja kohustub tagama alltöövõtjatele õigeaegse tasumise ning vastutab selle eest, et alltöövõtjate tegevus vastab kõigile kehtivatele õigusaktidele ning hankedokumentides sätestatud nõuetele. 6. Tööde üleandmine ja andmekaitse 6.1. Andmekaitse (GDPR): Töövõtja on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima kehtivaid õigusakte. Töövõtja peab tagama, et konverentsiga seotud tegevustes, sealhulgas osalejate registreerimisel, pildistamisel on osalejatelt võetud vajalikud nõusolekud ning neid on teavitatud isikuandmete töötlemisest vastavalt kehtivatele nõuetele. Töövõtja on kohustatud tagama isikuandmete turvalise töötlemise, säilitamise ja edastamise ning rakendama asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid isikuandmete kaitseks. Pärast konverentsi toimumist ja üleandmise-vastuvõtmise akti kinnitamist peab Töövõtja kustutama kõik isikuandmed, mille säilitamine ei ole enam vajalik lepingu täitmise eesmärgil, välja arvatud juhul, kui õigusaktidest tuleneb säilitamiskohustus. 6.2. Üleandmise-vastuvõtmise akt: Töövõtja on kohustatud esitama Tellijale üleandmise- vastuvõtmise akti hiljemalt 14 päeva jooksul pärast konverentsi toimumist. Üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama vähemalt järgmist teavet ja materjale: 6.2.1. konverentsil osalenute nimekiri; 6.2.2. viited või lingid konverentsi käigus valminud materjalidele (sh esitlusmaterjalid, foto- ja videomaterjalid); 6.2.3. ülevaade toimunud tegevustest ning vajadusel kokkuvõte osalejatelt kogutud tagasisidest; Töövõtja kinnitus lepingu nõuetekohase täitmise ning eesmärkide saavutamise kohta. Töö loetakse vastu võetuks pärast üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist Tellija poolt. Lisa 1.1 Eeldatav ajakava Tabel 1. Eeldatav ajakava Ajavahemik 5.10.2026 0 päev Registreerimine ja külaliste saabumine 12:00-15:00 ICA kohtumised 14:00-17:00 Õhtuöök ja võrgustumine koos 19:00-22:00 meelelahutusprogrammiga 6.10.2026 1 päev Konverentsi avapäev 09:00-17:00 Õhtusöök ja võrgustumine koos 19:00-22:00 ühistegevusega 7.10.2026 2 päev E-esitluskeskuse külastus 09:00-10:30 Töötoad ja temaatilised sessioonid 10:30-17:00 8.10.2026 3 päev Eesti Rahvusraamatukogu juhendatud 09:00-10:30 külastus Konverentsi lõpetamine, kokkuvõtvad 10:30-17:00 sessioonid Pidulik lõpetamine õhtusöögiga 19:00-22:00  Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 2. Hindamiskriteeriumid- ja metoodika Hankija võrdleb ja hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi hindamiskriteeriumide alusel. Eduka pakkumuse valiku aluseks on majanduslik soodsus, mis selgitatakse välja väärtuspunktide omistamise meetodil käesolevas dokumendis toodud hindamiskriteeriumide ja -metoodika alusel. 1. Pakkumuse maksumus, 30 punkti Madalaima maksumusega pakkumus saab maksimumpunktid (30 punkti). Teiste vastavaks tunnistatud pakkumuste väärtuspunktid arvutatakse järgmise valemiga: „kriteeriumi punktid” - („hinnatava pakkumuse maksumus” – „madalaim pakkumuse maksumus”) / „suurim väärtus” × „kriteeriumi punktid”. 2. Sisuline nägemus ja kontseptsioon, 30 punkti Hinnatakse hajutatud ruumilahenduste sobivust ja esinduslikkust rahvusvahelise kõrgetasemelise auditooriumi (valitsusasutuste IT- juhid ja digipoliitika kujundajad) võõrustamiseks. Samuti hinnatakse sotsiaalprogrammi (sh võrgustumisõhtusöögid) ja innovatsioonivisiidi sisulist seotust konverentsi peateemaga (tehisintellekt ja autonoomsed süsteemid) ning oskust tutvustada osalejatele Eesti digitaalset ökosüsteemi. Hinnatakse ka pakutud toitlustuskontseptsiooni (näidismenüü) ja meenete rahvusvahelist sobivust.  21–30 punkti: Esitatud on väga detailne, läbimõeldud ja innovaatiline lahendus. Ruumid toetavad suurepäraselt sündmuse formaati. Sotsiaalprogramm ja innovatsioonivisiit on loovad, köitvad ja otseselt seotud Eesti digiriigi kuvandiga. Toitlustuse kontseptsioon vastab kõrgel rahvusvahelisel tasemel osalejatele sobivate lahendustega.  11–20 punkti: Lahendus on standardne ja katab tehnilise kirjelduse baasnõuded. Ruumid on asjakohased, kuid sotsiaalprogrammis ja Eesti innovatsiooni tutvustamises napib eristuvust või sügavamat seost konverentsi sihtrühma spetsiifikaga. Toitlustuse kirjeldus on tavapärane.  1–10 punkti: Lahendus on pealiskaudne ega arvesta piisavalt konverentsi rahvusvahelise kõrgetasemelise sihtrühmaga. Sotsiaalprogramm või innovatsioonivisiit on juhusliku iseloomuga ja ei paku lisandväärtust Eesti digiriigi kuvandile. 3. Võtmeisikute kogemus ja pädevus, 20 punkti Hinnatakse lepingu täitmisesse kaasatud projektijuhi varasemat kogemust ja pädevust, mis tagab sujuva suhtluse rahvusvaheliste osalejatega ja Tellijaga.  15–20 punkti: Projektijuhil on vähemalt 5-aastane laialdane ja tõendatud varasem kogemus sarnaste mitmepäevaste ja hajutatud asukohtadega rahvusvaheliste konverentside või kõrgetasemeliste välisdelegatsioonide sündmuste juhtimisel.  7–14 punkti: Projektijuhil on 3–4-aastane kogemus sündmuste korraldamisel, kuid referentsprojektid on mahult väiksemad, peamiselt kohalikule sihtrühmale suunatud või puudub spetsiifiline logistiline kogemus hajutatud asukohtadega mitmepäevaste programmide juhtimisel..   1–6 punkti: Projektijuhi varasem kogemus on hankelepingu täitmise seisukohalt üldist laadi. Baasnõuded on täidetud, kuid esitatud portfellis puudub selge lisandväärtus ja spetsiifiline kogemus, mis tõendaks suutlikkust juhtida logistiliselt hajutatud programmiga sündmusi ning võõrustada rahvusvahelist kõrgetasemelist sihtrühma (kõrged riigiametnikud). 4. Projektiplaan, logistika ja riskianalüüs, 20 punkti Hinnatakse projekti tegevuskava koostamist, hajutatud sündmuse logistilist planeerimist ja ajakavas püsimise realistlikkust. Erilist tähelepanu pööratakse transpordiplaanile (shuttle-logistika erinevate konverentsikohtade ja hotellide vahel) ning riskianalüüsile, mis peab käsitlema tehniliste tõrgete, osalejate arvu muutumise ja logistiliste viivituste maandamist.  15–20 punkti: Tegevuskava ja logistikaplaan on loogilised, detailsed ja arvestavad ideaalselt hajutatud asukohtadega. Riskianalüüs tuvastab rahvusvahelisele ja mitmes asukohas toimuvale üritusele omased kitsaskohad (transpordi viivitused, esinejate graafiku muutused, eridieetide operatiivne katmine) ja pakub välja konkreetsed, koheselt rakendatavad tagavara- ja maandamisplaanid.  7–14 punkti: Projektiplaan on olemas, kuid logistika kirjeldus on pealiskaudne. Riskid on kirjeldatud üldiselt ning maandamismeetmed on standardsed ja pigem reageerivad kui ennetavad.  1–6 punkti: Ajakava ja tegevusplaan on puudulikud. Shuttle-logistikat pole läbi mõeldud. Riskianalüüs on formaalne ega arvesta mitmes toimumiskohas korraldatava ürituse reaalse logistilise ja tehnilise keerukusega.  Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 3 TÖÖVÕTULEPING nr ERITINGIMUSTE PROJEKT Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel digimajanduse osakonnajuhataja Karita Orusaar (edaspidi tellija), ja XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi töövõtja), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool, sõlmivad käesoleva teenuse osutamise lepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Lepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega kui konkreetsest lepingu sättest ei tulene teisiti. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi. 1.2. Lepingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke alusdokumendid (edaspidi hanke alusdokumendid), töövõtja pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad. Vastuolude korral hanke alusdokumentide ja töövõtja pakkumuse vahel lähtutakse hanke alusdokumendist. 1.3. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 2. Lepingu ese, alus ja tähtaeg 2.1. Lepingu esemeks on „Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine” (edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu lisades sätestatud tingimustele. Tööülesande täpsem kirjeldus on sätestatud lepingu lisas 1 (Tehniline kirjeldus). 2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse1 CPV koodiga 79951000-2 riigihanke „ Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine“ tulemusena ning vastavalt riigihanke alusdokumentidele ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele. 2.3. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle aktiga tellijale üle hiljemalt 15 tööpäeva peale töö teostamist. Aktis on toitlustuse lõplik maksumus, mille moodustab pakkuja pakutud toitlustuse maksumus ühe inimese kohta x konverentsile kohapeale registreerunud osalejate arv, mille tellija tööpakkujale edastas. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Tellija tasub töövõtjale lepingust ja lepingu dokumentidest tulenevatele nõuetele vastava töö teostamise eest tasu pakkumuses fikseeritud hindadele alljärgnevalt: 3.1.1. Konverentsi korraldamine …… eurot (hinnale lisandub/ei lisandu käibemaks); 3.1.2. toitlustusteenuse maksumus ühe inimese kohta …. eurot (hinnale lisandub/ei lisandu käibemaks). 3.1.3. meenete maksumus ühe inimese kohta …. eurot (hinnale lisandub/ei lisandu käibemaks). 1 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 3 3.2. Toitlustusteenuse ning meenete kogumaksumus selgub vastavalt tegelikule osalejate arvule pärast registreerumise lõppemist. Tellija kohustub töövõtjale teatama lõpliku teenuseid saavate isikute arvu ning esitama ürituse ajakava hiljemalt 18.09.2026. 3.3. Tellija tasub töövõtjale peale töö teostamist ja üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt) allkirjastamist vastavalt lepingu punktis 3.1 toodud maksumusele. Töö loetakse vastuvõetuks, kui tellija on allkirjastanud akti. 3.4. Tööd tellitakse ja teostatakse Euroopa Liidu Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide (edaspidi SF) vahenditest. 4. Poolte volitatud esindajad 4.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö vastuvõtmisel on … , telefon … , e-post … . 4.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on … , telefon … , e-post … . 5. Lepingu lisad 5.1. Lepingu allakirjutamisel on lepingule lisatud: 5.1.1. Lisa 1. Tehniline kirjeldus; 5.1.2. Lisa 2. Pakkumus: 5.1.3. Lisa 3. Üleandmise- vastuvõtmise akt (vorm). 6. Muud sätted 6.1. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi veebis aadressil: https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2. Lepingu üldtingimuste punkt 10.2 ei kohaldu käesolevas lepingus. 6.3. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik. Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 4. Pakkumuse vorm Hanke nimetus: Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine OSA A. TEHNILINE PAKKUMUS JA KONTSEPTSIOON Pakkuja peab esitama sündmuse läbiviimise esialgse kontseptsiooni ja tegevusplaani, täites alljärgneva tabeli parempoolse veeru. Esitatud teave on aluseks pakkumuste kvalitatiivsel hindamisel. Pakkuja lahenduse kirjeldus (TÄIDAB Nõue vastavalt tehnilisele kirjeldusele PAKKUJA) Päev 0 (05.10.2026) ruumid: Asukoht ja ruumide jaotus osalejate registreerimiseks, [Sisesta kirjeldus] töökoosolekuteks ja üldkoguks. Päev 2 (07.10.2026) ruumid: Asukoht [Sisesta kirjeldus] paralleelsete töötubade läbiviimiseks. Päev 3 (08.10.2026) ruumid: Eesti Rahvusraamatukogu või alternatiivse [Sisesta kirjeldus] asukoha kontseptsioon. Toitlustuse miinimummahud: Kohvipaus (min 150g), lõuna (min 250g JAH / EI põhitoitu + 100g salatit), 3-käiguline õhtusöök. Kas kinnitate nõuete täitmist? Päev 2 (07.10.2026) näidismenüü: Täielik menüü koos eridieetide võimekuse [Sisesta menüü] kirjeldusega. Sotsiaalprogramm ja innovatsioonivisiit: Kirjeldage õhtusööke [Sisesta kirjeldus] ja 1,5h innovatsioonivisiiti (sh e-Eesti Esitluskeskusse). Meened ja osalejate materjalid: Ideekavand osalejate meenepakist ja [Sisesta kirjeldus] nimesiltidest/kaelakaartidest. Projektiplaan ja logistika: Esitage [Sisesta kirjeldus] konverentsi korraldamise üldine  tegevuskava ja shuttle-logistika plaan erinevate toimumiskohtade ja hotellide vahel. Riskianalüüs: Kirjeldage peamisi korralduslikke ja logistilisi riske (nt transpordi viivitused, osalejate arvu [Sisesta kirjeldus] muutused, asukohtade vahetumine) ning esitage nende maandamismeetmed. OSA B. PAKKUJA MEESKOND Pakkuja lahenduse kirjeldus (TÄIDAB Nõue vastavalt Tehnilisele kirjeldusele PAKKUJA) Nimi: [Sisesta nimi] Projektijuht: Nimi ja lühikirjeldus varasemast kogemusest rahvusvaheliste sündmuste korraldamisel (vähemalt 2- aastane kogemus). Kogemuse kirjeldus: (Lisada pakkumusele projektijuhi CV). [Sisesta lühikirjeldus] OSA C. HINNAPAKKUMUS Hind peab sisaldama kõiki tehnilises kirjelduses toodud nõudeid. Tellija teatab lõpliku toitlustatavate ja meenete/materjalide arvu hiljemalt 18.09.2026. Tabel 1. Konverentsi korraldamise fikseeritud tasu Maksumus (EUR, ilma Nr Teenuse / Kulu nimetus KM-ta) Konverentsi korraldamise kogumaksumus (tervikteenus) 1 (Sisaldab projektijuhtimist, sisulist ettevalmistust, töövõtja vastutusalasse kuuluvate konverentsiruumide ja kogu esitlustehnika renti, transporti ja logistikat,  sotsiaalprogrammi korraldust (ilma toitlustuseta) ning sündmuse jäädvustamist fotograafi poolt.) A. KONVERENTSI KORRALDAMINE KOKKU (ilma KM-ta): Tabel 2. Osalejapõhine muutuvkulu (ühikuhinnad) Ühikuhind ühe inimese Nr Teenuse nimetus kohta (EUR, ilma KM-ta) Toitlustuse 1 inimese maksumus (Sisaldab kõiki 2 konverentsipäevade kohvipause, lõunasööke, joogivett ja õhtusööke ühele osalejale kogu programmi vältel vastavalt miinimummahtudele.) Meene/materjalide 1 inimese maksumus 3 (Sisaldab ühte meenepakki ühele osalejale.) B. ÜHE OSALEJA MUUTUVKULU KOKKU (Rida 2 + Rida 3): Tabel 3. Pakkumuse võrdlusmaksumus (hindamiseks) Pakkumuste hindamisel ja võrdlemisel võetakse aluseks eeldatav maksimaalne maht, st 50 osalejat. Komponent Maksumus (EUR)  A. Konverentsi korraldamise fikseeritud tasu (Tabel 1 koond) C. Arvestuslik muutuvkulu (Tabel 2 rida B x 50 osalejat) PAKKUMUSE KOGUMAKSUMUS (A + C) (ilma KM-ta): Käibemaks (EUR): PAKKUMUSE KOGUMAKSUMUS KOOS KÄIBEMAKSUGA (EUR): Kinnitame, et pakkumuse hind sisaldab kõiki kulusid, mis on vajalikud teenuse nõuetekohaseks osutamiseks vastavalt tehnilises kirjelduses toodud tingimustele. Oleme teadlikud, et töö rahastatakse Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide (edaspidi SF) vahenditest. Töövõtja on kohustatud konverentsi korraldamisel järgima SF rahastusega seotud teavituse ja nähtavuse nõudeid.  Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 5 Töö üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev Töö üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud XXX (edaspidi: Töövõtja) … poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ……………………………………… (edaspidi: Tellija), tõendamaks, et Töövõtja andis üle Poolte vahel XXX sõlmitud Lepingu „……………………………“ nr XXX alusel teostatud Töö alljärgnevalt: 1. … (üleantava Töö nimetus, detailne kirjeldus, mida üleantav Töö hõlmab), ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited Lepingu punktidele vms). 2. Tellija on Töö teostamise tulemustega tutvunud ning kiidab Töö teostamise tulemused heaks, millega ühtlasi loetakse Töövõitja poolt üle antud Töö vastuvõetuks. Akt on aluseks Töövõtja poolt Tellijale kooskõlas Lepingu punktiga 3 arve esitamiseks summas … (summa sõnades) eurot. Akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale Poolele. Töövõtja Tellija /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/