Pöördumine

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogia - keskuse hanketegevus Audit nr 03 /20 25 / RmIT Lõpparuanne 22 .0 6 .2026 SISUKORD TOC \o "1-3" \h \z \u SISUKORD PAGEREF _Toc66428683 \h 2 A-OSA PAGEREF _Toc66428684 \h 3 1. Auditi iseloomustus PAGEREF _Toc66428685 \h 3 2. Tähelepanekute olulisuse määramine PAGEREF _Toc66428686 \h 3 3. Lühiülevaade PAGEREF _Toc66428687 \h 4 B-OSA PAGEREF _Toc66428688 \h 8 TÄHELEPANEKUD PAGEREF _Toc66428689 \h 8 Oluline tähelepanek 1.1 – Hankelepingu sõlmimise ooteaja regulatsioon hankekorras ei ole lihthankemenetluse puhul kooskõlas RHS-i ega praktikaga PAGEREF _Toc66428690 \h 8 Oluline tähelepanek 1 . 2 – Hankeplaani koostamisel puudub piisav realistlikkus ja põhjendatus PAGEREF _Toc66428691 \h 9 A- OSA Auditi iseloomustus Auditi läbiviimise alus Rahandusministeeriumi siseauditi osakonna ( edaspidi SAO ) 20 25 . a tööplaan (kinnitatud rahandusministri 07.03. 20 25 käskkirjaga nr 14 ) ja 2026. a tööplaan (kinnitatud rahandusministri 13.02.2026 käskkirjaga nr 14) seoses 2025. aastast ületuleva auditiga. Auditi eesmärk Anda arvamus Rahandusministeeriumi I nfotehnoloogiakeskuse ( edaspidi RmIT ) hanketegevusele ja toimemudeli le . Auditi läbiviija(d) Auditi viis läbi SAO siseaudiitor Külli Tisler (auditi juht) . Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Gert Schultz. Auditi toimingute läbiviimise aeg Audit i toimingud viidi läbi ajavahemikul 14 . 01 .20 26 kuni 18 . 0 6 .2026 . a . Auditi ulatus Auditi käigus hinnat i riigiha n gete korraldamise toimemudeli ja kontrollisüsteemi optimaalsust, tõhusust ja vastavust riigihangete seadusele ( edaspidi RHS) . Auditi raames ei hinnat ud hangitud asjade , teenuste või ehitustööde soetamise eesmärgipärasust, hankelepingu eseme tehnilist kirjeldust . Läbiviidud auditi toimingud Auditi eesmärgi saavutamiseks viis audiitor läbi järgmised toimingud: h innati RmIT - i hanketegevust, sh IKT valdkonna riigihangetes vabatahtliku keskse hankijana teenuse osutamise vastavust RHS - le ja asutuses kehtestatu d hankekorra järgimist ; a nalüüsiti RmIT - i hankekorda lähtuvalt RHS - ga sätestatud riigihanke korraldamise reeglitest, riigihankega seotud isikute õigustest ja kohustustest; i ntervjueeriti RmIT - i töötajaid; t estiti / kontrolliti riigihangete registris ( edaspidi RHR) 2024. ja 2025. aastal läbi viidud ( valimipõhised hanked) riigihangete seaduslikkust ja registriväliste väikeostude puhul kooskõla asutuse hankekorraga, hea hankepraktikaga ja põhimõtetega; k ontrolliti tehingupartneritele tehtud väljamakseid maksete aruannete alusel. Auditeerimise standardid Ülemaailmse d siseaudit i standardid T ähelepanekute olulisuse määramine Tähelepaneku olulisus Risk Riski maandamine Oluline on kõrge ilmnemise tõenäosusega või võib omada negatiivset mõju organisatsiooni tegevusele ja/või eelarvele, kui sellele ei pöörata piisavalt tähelepanu ja/või sarnased eksimused hakkavad korduma järgneva 6 kuu kuni 1 aasta jooksul Väheoluline realiseerumine on vähetõenäoline protsessi tõhustamine; kvaliteedi parandamine Positiivne tähelepanek positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis on kooskõlas rahvusvahelise siseaudiitorite ühingu IIA ( The Institute of Internal Auditors ) ülemaailmsete siseauditi standa r di te põhimõtetega . Arvamuse andmise alusena kasutatud hindamiskriteeriumid on RM juhtkond heaks kiitnud: Hinnang Sisekontrolli - meetmed Riskid Jääkriski tase Juhtkonna tegevus toimiv on adekvaatsed, sobivad ja mõjusad on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid parendused võivad olla võimalikud osaliselt toimiv tuvastatud üksikud kontrollinõrkused on juhitud madal kuni keskmine mõningane vajadus tegutsemiseks parandamist vajav tuvastatud mitmed kontrollinõrkused ei ole juhitud keskmine kuni kõrge vajadus oluliseks ja erandjuhul kiireloomuliseks tegutsemiseks mitterahuldav ei ole adekvaatsed, sobivad ja mõjusad ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul kiireloomuliseks tegutsemiseks L ühiülevaade Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus e (edaspidi RmIT ) üheks põhiülesandeks on RmIT - i põhitegevusega seotud info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (edaspidi IKT) valdkonna riigihangete läbiviimine . RmIT korraldab riigihankeid nii oma vajadustest lähtuvalt kui ka R ahandusministeeriumi (edaspidi RM ) valitsemisala ülesannete täitmiseks vajalike IKT valdkonna teenuste arendamiseks ja haldamiseks. R iigihangete korraldamise eesmärk on tagada, et RmIT ja tema kliendid saaksid kooskõlas riigihangete seadusega osta vajalikud asjad , tellida teenused ja ehitustö ö d õigeaegselt, parima hinna ning kvaliteedi suhte alusel . RmIT on nimetatud vabatahtlikuks keskseks hankijaks IKT valdkonna riigihangetes Vabariigi Valitsuse 12.10.2017 korraldusega nr 281 . Vabatahtliku keskse hankimise raames on teisel hankijal (RHS § 5 mõistes) võimalus tellida RmIT - ilt riigihangete korraldamist ning riigihanke tugiteenuse osutamist. Hankeplaani koostamine ja riigihangete korraldamine on üldosakonna põhiülesandeks . Üldosakonna hanke - ja õigustiimi töötajate ülesandeks on riigihangete läbiviimine ja õigusteenindamine. Hankeid korraldatakse direktori käskkirjaga kinnitatud hankeplaani alusel , mis on avaldatud asutuse veebilehel dünaamilise hankeplaan ina ning kajastab reaalajas planeeritavaid hankeid . RmIT lähtub h angete läbiviimisel r iigihangete seadusest ning RmIT-i s kehtestatud riigihangete korrast , mis on samuti avalik ja kättesaadav asutuse veebilehel. KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi eesmärgiks oli a nda arvamus RmIT -i hanketegevuse korraldusele, s ealhulgas hankekorrale ning hangete planeerimise ja läbiviimisega seotud töökorraldusele. Lisaks hinnati , kas riigi hanked on läbi viidud kooskõlas riigihanke seadusega ( RHS ) . Hinnangu andmisel tuginesid RM SAO audiitorid toimingute käigus kogutud tõendusmaterjalidele, s ealhulgas intervjuudele ( sh kirjalik ele vastustele ) ning tehtud tähelepanekutele. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. Kesksed riigihanked , ühishanked ja riigihanke tugiteenus RHS § 42 lg 2 kohaselt võib Vabariigi Valitsus nimetada keskse hankija ja määrata, millises ulatuses keskne hankija hankijate eest riigihankeid korraldab. Vabariigi Valitsuse 12.10.2017 korraldusega nr 281 „Vabatahtliku keskse hankija määramine info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonna riigihangetes“ on RmIT nimetatud vabatahtlikuks keskseks hankijaks IKT valdkonna riigihangetes. RmIT - i poolt riigihangete korraldamis e ja riigihanke tugiteenuse osutamise täpsemad tingimused, esinduse ulatus ja kulude hüvitamine lepitakse kokku RmIT -i ja teise hankija vahel ant avas volituses. Nii kesksete hangete kui ka ühishangete puhul piirdu takse üldjuhul volikirja andmise ga ning mingeid eraldiseisvaid kokkuleppeid asutuste vahel ei sõlmita. Tavapäraselt annab teine asutus volikirjaga RmIT-le kõik hanke menetluse läbiviimiseks vajalikud õigused . RmIT -i poolt koordineerib hanke korraldamist üldosakonna hanke- ja õigustiim , kes teeb ise või suuna b sisuosakondi tegema koostööd volituse andnud asutusega. RmIT - i riigihangete juhi sõnul osaleb RmIT võimaluse korra l alati teiste hankijate ( nt RTK, RIK) korraldatavates ühishangetes . Selline lähenemine võimaldab märkimisväärset ajavõitu, eriti kui piirdutakse volikirja andmisega ning hanke alusdokume n tide kohta seisukohtade esitamisega . Samas on RmIT -i võimekus korraldada ise suuremas mahus IKT valdkonna keskseid hankeid piiratud , eel k õige meeskonnaressursi nappuse tõttu . R ahandusministeerium (RM) ja mitmed tema valitsemisala asutused, s ealhulgas RmIT , on Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) teeninda tavad asutus ed . RM ja RTK vahel kehtib 2024 . aasta märtsis sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1-5/24/102-1 , mis reguleerib muuhulgas ka riigihangete korraldamise tugiteenuse osutamist. Teenust osutatakse vastav a lt kokkulepitud riigihangete korraldamise (standard)toimemudelile . RmIT -i h ankeprotsessi kirjeldavad tegevused ja hanketegevuse t oimemudel on üldjuhul sätestatud riigihangete korras. Määratletud on vastutajad ja täitjad ning kehtestatud tegevuste täitmise tähtajad . Hankekorra kohaselt on teisele asutusele hankeplaani sisendi andmisel ja riigihanke menetlemisel RmIT kohustatud järgima teise asutuse poolt etteantud ajakava/tähtaegu. Hankekorras sisalduvad p rotsessikirjeldused on üldjuhul selged ja asutusesise se ks kasutam iseks piisavad . Konsolideeritud hangete puhul toimub suhtlus RmITi ja tellija/teise hankijaga kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (e-posti või DHS -i kaudu ) . Vajaduspõhiselt kasutab RmIT hankeprotsessi nõuetekohaseks läbiviimiseks ka asutusevälist nõustamist . Juhul kui RmIT -i roll keskse hankijana suureneb, soovitavad audiitorid muuta hankekor ras (p 13) hankeprotses s läbipaistvamaks , lisade s näiteks keskse hanke korraldamise otsustamise kriteeriumid ning määratledes selgemalt RmIT - i ja tellija rollid, vastutuse ja tegevuste ajastus e , juhul kui neid ei ole volitus e s piisavalt kirjeldatud . Samuti soovitavad audiitorid koostada detailsem a menetlusprotsessi ajakava, et toetada mitme hankija koostöö l põhineva ühtsema ja tõhusama protsessi kujundamis t. Hankekord RmITi riigihangete kord on nõuetekohaselt kehtestatud, avalik ja avaldatud asutuse veebilehel (vastavuses RHS- ga ) . Hankekor d hõlmab kõiki hankevaldkondi ja hankeprotsessi etappe. Hankekorra s on sätesta tud riigihangete planeerimise ja korraldamise põhimõtted (p 4 ) , hankemenetl use läbiviimi s e kord (p 8) , lepingu sõlmimi n e (p 6) ja täitmise järelevalve (p 12) ning muud hankeprotsessi läbiviimise ga seotud reeglid . Dokumendis on kirjeldat ud töökorraldus ja rollijaotus. Riigihangete korra s on määratletud hangete läbiviimisega seotud ülesanded ja vastutuse jaotus, s ealhulgas riigihanke eest vastutava isiku, hanke- ja õigustiimi, finantsspetsialisti, komisjoni, lepingu eest vastutava isiku õigused ja kohustused (p 3) . Hankekor d sätesta b riskipõhise lähenemise alusel reeglid nii lihthanke piirmääraga kui seda ületavate e-hangete korraldamiseks (p 8) , samuti väikeostude läbiviimiseks (p 9 , 10 ) . Hankekorra kohaselt nõuavad s uure ma riskiga või strateegiliselt olulised hanked põhjalikumat planeerimist ja korraldust ( nt mitme asutuse koostöö, volitused , komisjon i moodustamine jms) , seevastu madalama väärtusega hangetes ja väikeostude puhul rakendatakse paindlikuma t lähenemist ja väiksemat halduskoormust. Hankekorra s sätestatud reeglites ei esine ülesannete dubleerimist . R ollijaotus ja tegevusjuhised võimaldavad täita RHS- ist tulenevaid nõudeid. Kohustused ja õigused on sõnastatud selgelt ning toeta vad tööülesannete arusaadavat täitmist. Selgelt on määratletud, kes asutusesiseselt koostab, kooskõlastab ja allkirjastab dokumente. Mõistete ja terminite kasutus on ühtne. Audiitorid võrdlesid auditi käigus hankekorra versioon e ( v ersioon 3 kehtis kuni 31.12.2025 ja v ersioon 4 k e htib alates 01.01.2026.a. ) , hinnates muudatuste sisu, riske ja mõju. Versioon 4 on võrreldes varasemaga menetluslikult selgem (otsus tusprotsessid , vastutajad, DHS - i töövoog), madala ma väärtusega hangetes oluliselt lihtsam ( nn 19 999 euro reegel), riskipõhisem ( mh isikuandmete töötlemi se aspekt ), paindlikum ( nt komisjonita minikonkursid ja registrivälised väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlused) ning paremini struktureeritu d ( peatük kide ümbertõstmine , täpsustamine ja täiendamine , selge m rollijaotus). RmIT -i hanke- ja õigustiimi hinnangul põhinevad muudatused väljakujunenud ja toimiva l praktika l . Audiitorite hinnangul ei kahjusta halduskoormust vähendava d ja paindlikkust suurendavad muudatused hanketegevuse läbipaistvust ega õiguspärasust, vaid muudavad protsessi selgemaks ja paremini jälgitavaks . Üldjuhul on kehtivas hankekorras protsessikirjeldused kooskõlas RHS- ga ning piisavad nõuete järgimiseks . Siiski tuvastati üks vastuolu hankekorra ja RHS-i nõuete vahel lihthankemenetluse osas . Selle kohta tehti tähelepanek 1.1. Hanke plaan RmIT -i kehtiva hankekorra kohaselt on hankeplaan direktori käskkirjaga kinnitatud loetelu jooksval aastal planeeritavate st riigihangete st , mis viiakse läbi või mille tulemused kajastatakse riigihangete registris (edaspidi RHR) . Hankeplaan on avalik ja avaldatud asutuse veebilehel . Direktori kinnitatud ( staatiline ) hankeplaan on veebilehel ajakohane eeskätt selle kinnitamise hetkel. E daspidi on veebilehel kättesaadav dünaamiline hankeplaan, mida ajakohastatakse jooksvalt vastavalt muutustele. Hankeplaan hõlmab ka hankeid, mille korraldamise on RmIT volitanud RTK-le . Hankeplaanis on määratud riigihanke eest vastutav isik – kas RmIT -i vastava osakonna töötaja (dünaamilises hankeplaanis tuuakse välja ametinimetus ja osakond) või RTK, kui hange on nende poolt korraldatav. Hankekorra p 4 „ Riigihangete planeerimine ja korraldamise põhimõtted “ sätestab : • protsessi kaasatavad isikud; • tähtajad hankeplaani koostamiseks, kinnitamiseks esitamisele, direktorile kinnitamiseks; • RHS - st tulenevad põhimõtted ja nõuded, millest riigihangete planeerimisel tuleb lähtuda. Hankeplaani sisendi annavad üldjuhul RmIT - i sisuosakonnad, kes kaardistavad oma valdkonna hangete vajadused ja esitavad need Jira keskkonnas . Selle alusel koostab riigihangete juht hankeplaani. R iigihangete juhi sõnul on planeerimisprotsessile lähenetud aastati erinevalt. 2024. aasta lõpus ilmnes märkimisväärne plaaniväliste hangete maht, mistõttu otsustati 2025. aasta hankeplaani kanda ka h a nked, mille vajadus ei olnud lõplikult kinnitatud ( nt puudus kindlus rahastuse või ressursi olemasolu osas). Audiitorite hinnangul viitab selline lähenemine hankeplaani ülehin damisele ning ebapiisavale hoolikusele planeerimisel (vt tähelepanek 1.2. ) Plaanivälise riigihanke lisandumine või hankeplaani s kavandatud hanke muutmine ei too kaasa hankeplaani formaalset uu esti kinnitamist. M uudatused ( nt menetluse liigi või tähtaegade muutused, hanget est loobumine koos põhjendusega) kajastatakse Jira keskkonnas. H anke- ja õigustiim vastutab dünaamilise hankeplaani ajakohasena hoidmise eest asutuse veebilehel. Audiitorite hinnangul võimaldab Jira keskkonnas kajastuv kokkuvõtlik info ja aruandlus saada juhtkonnal ja kontrollifunktsioonidel reaalajas ülevaate hanketegevusest nii hanke staatuse , menetlusliigi kui sisuosakondade kaasatus e alusel. T ähelepanuväärne on hangetest loobumiste suur osakaal : • 2024. aastal ca 30% kavandatu d hangetest; • 2025. aastal ca 52% kavandatu d hangetest . Riigihangete juhi sõnul on loobumis t e peamised põhjused olnud: h ankeplaani kanti hanked, mille vajadus ei ol nud täielikult kindel; tellija (k lien t ) loob us tellitud tööst (kavandatud hankest) ; vajadus kaeti ühishanke kaudu teise hankija korraldamisel; kavandatud han g e liideti mõne teise RmIT - i enda korraldatava hankega. Audiitorite hinnangul viitavad nimetatud põhjused puudustele hangete planeerimise etapis , eelkõige vajaduste realistlikul hindamisel ja prioriseerimisel (vt. tähelepanek 1.2). Hangetega seotud töökorraldus Hinnangu andmiseks teostasid audiitorid valikuliste 2024. ja 2025. aastal RmIT - i poolt läbi viidud hangete ja väikeostude „protsessi läbijalutamise“. Eesmär k oli saada kinnitus t RHS- is sätestatud nõuete täitmise ja oma hankekorra s kehtestatud reeglite järgimi se kohta ning hinnata hanketegevuse toimemudeli toimimist tervikuna . Audiitorite hinnangul on õigusaktides kirjeldatud nõuded täidetud, protsess on juhitud, kirjeldatud ja standardiseeritud (protseduurid, juhendid, rollid). H angete läbiviimisel on valitud asjakohased menetlusliigid , lähtu des hanke eeldatavast maksumusest ja eesmärgist. Praktikas on kasutatud avatud hankemenetlust, lihthankemenetlust, väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlust, minikonkursse. Üldjuhul võib kinnitada, et RmIT - i korraldatud riigihanked on läbi viidud nõutava kvaliteediga : need vastavad RHS-i nõuetele (piirmäärad, menetlused, tähtaegade järgimine), asutuse hankekorrale (protseduurid, rollid, kooskõlastused) ning on nõuetekohaselt dokumenteeritud (otsused, põhjendused, protokollid). RmIT tagab h ankijana RHS § 3 lg 1 kohaselt riigihanke läbiviimisel: läbipaistvuse ( menetluse avalikkus: hanketeated, hankedokumendid ja otsused avalikusta takse RHR-s, suhtlus pakkujatega toimub üksnes registri vahendusel ) ; kontrollitavuse ( kõigi toimingute jälgitavus : menetlusotsuste põhjendused dokumenteeri t akse , hankem e netluses tehtud toimingud protokollit akse ; r iigihanke dokumentatsioon on hallatud ja säilitatud nõuetekohaselt) ; proportsionaalsuse ( nõuete põhjendamine : hankedokumentides seatavad nõuded ja hindamiskriteeriumid on seotud hanke esemega ning mitte põhjendamatult piiravad ; väiksemate hangete puhul rakendatakse lihtsustatud korda). RHS § 47 alusel ja h ankekorra kohaselt peab hanke- ja õigustiim teavitama hankes tehtud otsustest kõiki pakkujaid läbi RHR - i . A udiitorite hinnangul on t eavitused edastatud õigeaegselt, sageli isegi enne ettenähtud tähtaega. Meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks on rakendatud. Samuti on tagatud v almisolek vaidlustusmenetluseks . 2024. ja 2025. aastal korraldas RmIT kokku üle 1 30 han ke, millest vaidlustati kuus . Üks vaidlustus tunnista ti RmIT -i poolt põhjendatuks ja VAKO otsusega väljamõistetud kulud tasuti. Vähene vaidlustuste arv viitab sellele , et hankemenetlus e kvaliteet on üldjuhul hea . Samas leiavad audiitorid, et riigihanke korraldamise protsess võiks olla ajaliselt paremini juhitud ja kontrollitud . Hangete menetlemise l arvestatakse RHS § 93 lg 1 tähtaeg adega , mille kohaselt avatud hankemenetluses kulub hanketeate registrile esitamisest arvates kuni pakkumuste esitamiseni/avamiseni hinnanguliselt 1 – 1,5 kuud , kuid otsuste tegemise ks kuluv aeg on väga varieeruv . P raktikas varieerub avatud hankemenetlus e kestvus hanke avaldamisest kuni lepingu sõlmimiseni liigselt , ligikaudu 1,5 kuust kuni 13 kuuni ning on üldiselt pikk - keskmiselt ca 5 kuud ehk 150 päeva. Rahulolematust otsustusprotsessile kulunud ajale („otsused venivad“) ja protsessi kiirusele tervikuna („ hanked ja arendused liiguvad liiga aeglaselt“) on väljend anud ka kliendid 2025. aasta rahulolu uuringus Võrdluseks: RM-i „ 2025.a riigihangete valdkonna statistika ja kokkuvõte “ kohaselt kulub avatud hankemenetluse läbiviimiseks keskmiselt 72 päeva (2025 . aasta sihttase 75 päeva). RmIT -i keskmi ne kestus ( ca 150 päeva) ületab seda näitajat ligikaudu kaks korda. A udititoimingud näitasid siiski, et IT- valdkonna hangete puhul võib viiekuuline menetlusaeg olla normaalne ja põhjendatud , arvestades hangete keerukust ja menetlustoimingute mahtu . Audiitorid märgivad, et hankeprotsessi kiiremaks ja tõhusamaks muutmise eeldus on protsessis osalejate rollide ja tegevuste piisav läbipaistvus ning arusaadavus . Audiitorid soovitavad jätkata hankeprotsessi järjepidevat täiustamist, keskendudes eeskätt töövoogude selgusele, ajaplaneerimise realistlikkusele ning protsessi paremale juhitavusele. RmIT on juba 2026. aastaks planeerinud parandustegevused , mille raames kaardistatakse hanke- ja arendusprotsessides peamis ed kitsaskoh ad, et tuvast ada võimalik ajakulu ja efektiivsuse ga seotud probleemid. Riigihangete juhi sõnul on osa parandusi ellu viidud juba uue hankekorra kehtestamisega, edasine protsessianalüüs on kavandatud III ja IV kvartalisse. Auditi tulemusena jõudsid audiitorid järeldusele, et RmIT -i riigihangete korraldamise valdkonna sisekontrollisüsteem toimib , kuid mõningad parandused on siiski vajalikud . A uditi käigus tehti järgmised olulised tähelepanekud: Oluline tähelepanek nr 1.1 – H a nkelepingu sõlmimise ooteaja regulatsioon hankekorras ei ole lihthankemenetluse korral kooskõlas RHS - i ega praktikaga . Oluline tähelepanek nr 1.2 – Hankeplaanide koostamisel puudub piisav realistlikkus ja põhjendatus Auditi töörühm tänab RmITi üld osakonna töötajaid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest auditi läbiviimisel. B -OSA TÄHELEPANEKUD 1. Hankekord ja hankeplaan Audiitorite hinnangul on RmIT - i riigihangete kord nõuetekohaselt kehtestatud (alus RHS § 9 lg 1 ). R iigihangete korra ga sät e statakse RMIT-i poolt korraldatavate riigihangete läbiviimise, lepingute sõlmimise ja nende täitmise järelevalve nõuded ja esitatakse protsessi kirjeldused , mis üldjuhul on kooskõlas RHS - ga ja järgimiseks piisavad, kuid teatud vastuolu hankekorras sätestatu ja RHS - i ga kehtestatud nõude vahel siiski lihthankemenetluse puhul tuvastati. Audiitorite hinnangul on RmIT hankekorraga (p 4) sätestanud riigihanke planeerimise , sh iga-aastase hankeplaani koostamise ja kinnitamise korra ning tähtpäeva ( alus RHS § 9 lg 4 p 1 ). Töökorraldus ja rollijaotus hankeplaani koostamisel on hankekorraga reguleeritud ja seda järgitakse. Audiitorite hinnangul ei koostata hankeplaani piisava hoolikusega . H angete planeerimise etappi tervikuna saab muuta tõhusamaks parandades koostööd klientidega ja tõhustades sise - ja väliskommunikatsiooni , et hankeplaani sisend kindlustaks realistliku hankeplaani kinnitamise . Koostöö ja suhtluse ebapiisavusele on juhtinud tähelepanu ka RmIT -i kliendid 2025. aastal toimunud kliendirahulolu uuringus. (Hinnang – parendamist vajav). Oluline tähelepanek 1 .1 – Hankelepingu sõlmimise ooteaja regulatsioon hankekorras ei ole lihthankemenetluse puhul kooskõlas RHS - i ega praktikaga RmITi riigihangete korra punkt 8 “Hanke menetlemine” sätestab reeglid kohustuslikele riigihangetele alates asjade ja teenuste ostmisest, mille eeldatav maksumus on võrdne või suurem kui 30 000 eurot (lihthankemenetluse piirmäär). RmIT -i riigihangete korra ( versioon 3, kinnitatud 29.12.2023 käskkirjaga nr 1.1-1/045-P, kehti s auditeeritaval perioodil 01.01.2024–31.12.2025 ning versioon 4, kinnitatud 20.01.2026 käskkirjaga nr 1.1-1/003-P, kehtiv alates 01.01.2026) punkti 8.13 kohaselt ei või hankija anda nõustumust hankelepingu sõlmimiseks enne 14 päeva möödumist viimase riigihanke otsuse kohta teate esitamisest. Ooteaega ei pea kohaldama RHS § 120 lõikes 3 sätestatud juhtudel. Hankekord ei näe ette erisust lihthankemenetluse puhul. Samas sätestab RHS § 125 lõige 9, et lihthankemenetluses ei või hankija anda nõustumust hankelepingu sõlmimiseks enne viie tööpäeva möödumist otsuse kohta teate esitamisest. Ooteaega ei pea kohaldama juhul, kui lihthankemenetluses osaleb otsuse tegemise ajal vaid üks pakkuja. Audiitorite hinnangul esineb vastuolu hankekorra ja RHS - i vahel. Hankekorra punkti 8.13 kohaselt tuleks ka lihthankemenetluses kohaldada 14-päevast ooteaega, kuid praktikas rakendatakse RHS - ist tulenevat 5 tööpäevast ooteaega. Risk: Praktika ja hankekorras sätestatu vastuolu võib viia olukorrani, kus RHS - is sätestatud lihthankemenetluse erisusi ei arvestata ning menetlust pikendatakse põhjendamatult, kohaldades lubatust pikemat ooteaega. Risk ei ole veel realiseerunud, kuna praktikas järgitakse RHS - i nõudeid. Soovitus : Korrigeerida hankekorra punkti 8.13 sõnastust nii, et see kajastaks RHS - ga kehtestatud nõu et lihthankemenetluse puhul. Auditeeritava kommentaar : RmITi riigihangete korra punkti 8.13 sõnastus on muudetud 16.06.2026 käskkirjaga nr 1.1- 0 20-P ja RmITi veebilehel ka avaldatud. Menetlemise eest vastutav isik: Riigihangete juht Kairi Osolainen Kavandatud kuupäev meetmete elluviimiseks: tehtud 16.06.2026 Oluline tähelepanek 1. 2 – Hankeplaani koostamisel puudub piisav realistlikkus ja põhjendatus Piisava hoolikusega koostatud hankeplaan peab olema õiguspärane, realistlik, tõendatud, põhjendatud, riskipõhine, kooskõlas eelarvega ning lähtuma osakondade sisenditest ja organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest. RmITi hankeplaanid on koostatud vastavalt kehtivale hankekorrale ning on formaalselt kooskõlas RHS - iga. Hangete planeerimise protsess on kirjeldatud hankekorra punktis 4 “Riigihangete planeerimine ja korraldamise põhimõtted”, milles määratakse protsessi kaasatud isikud, tähtajad ning RHS - st tulenevad põhimõtted. Sisuosakonnad vastutavad hankeplaani sisendi ja riigihangete planeerimise eest. Audiitorite hinnangul ei ole hankeplaanid piisavalt realistlikud. Näiteks kavandatakse üheks aastaks 92 hankemenetlust, sh 63 minikonkurssi, mis seab kahtluse alla organisatsiooni reaalse valmisoleku ja ressursi nende läbiviimiseks. Tegelik praktika näitab, et ligikaudu 50% kavandatud hangetest jäetakse ellu viimata. Lisaks on riigihangete juht kinnitanud, et hankeplaani on kaasatud kõik potentsiaalsed hanked, mille vajadusest on teadmine olemas, sõltumata nende realiseerumise tõenäosusest. Audiitorite hinnangul ei tohiks hankeplaan kajastada pelgalt võimalike hangete loetelu, vaid üksnes põhjendatud ja tõendatud vajadusi, mis on kooskõlas eelarve ja strateegiliste eesmärkidega. On oluline, et hankeplaan, mis esitatakse direktorile kinnitamiseks oleks koostatud läbimõeldult, kõiki aspekte arvestavalt ja oleks reaalselt aluseks hangete korraldamisele jooksval aastal. Hoolikalt koostatud hankeplaan võimaldab tagada, et RmIT ja tema kliendid saavad vajalikud teenused ja asjad õiguspäraselt, õigeaegselt ja optimaalsete kuludega, järgides tähtaegu ning saavutades parima hinna ja kvaliteedi suhte. Risk: Kui hankeplaan sisaldab hankeid, mille realiseerumine on ebatõenäoline, mille maksumus ei ole kooskõlas eelarvega või mille eesmärk ei toeta organisatsiooni strateegiat, võib see vähendada hanketegevuse läbipaistvust ning klientide usaldust RmIT - i hanketeenuse vastu. Soovitus: Tõhustada hangete planeerimise protsessi tervikuna, parandades koostööd klientidega, sise - ja väliskommunikatsiooni ning rakendades sisekontrolle hankeplaani sisendi valideerimiseks. Hankeplaani tuleks kanda üksnes need hanked, mille vajadus on kinnitatud, põhjendatud ja mille elluviimine on realistlik. Auditeeritava kommentaar : Märgime, et käesoleva aasta alguses kinnitatud RmITi hankeplaani saigi juba kantud hanked, mis on kooskõlas eeltoodud soovitusega ning RmIT arvestab ka tulevikus soovitusega kanda hankeplaani üksnes need hanked, mille vajadus on kinnitatud, põhjendatud ja mille elluviimine on realistlik. 18.06.2026 seisuga on loobutud ainult kahest 2026. a hankeplaani kantud hankest. Ühtlasi informeerime, et a lates 1.jaanuarist 2027 annab RmIT kogu asutuse hangete korraldamise üle RTK-le . Menetlemise eest vastutav isik : RmITi direktor Meelis Riimaa Kavandatud kuupäev meetmete elluviimiseks: - hangete planeerimise protsessi on tõhustatud alates 2026. a hankeplaani koostamisest, - hangete korraldamise üleandmine RTK-le 01.01.2027 . K innitame lõpparuande 11 l eheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: (allkirjastatud digitaalselt) ( allkirjastatud digitaalselt) Gert Schultz Külli Tisler Siseauditi osakonna juhataja Siseauditi osakonna sise audiitor Meelis Riimaa Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus [email protected] Meie 29.06.2026nr 1.3-3.1/2761 Lõpparuande edastamine Austatud härra Riimaa Edastame Teile auditi „Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse hanketegevus“ lõpparuande nr A03/2025/RmIT. Auditi eesmärk oli anda hinnang Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse hanketegevusele ja toimemudelile. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Gert Schultz Siseauditi osakonna juhataja Lisa: Lõpparuanne Teadmiseks: Pr Maimu Mölderson, Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus, üldosakond, osakonna- juhataja ([email protected]) Pr Kairi Osolainen, Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus, üldosakond, riigihangete juht ([email protected]) Pr Merike Saks, Rahandusministeerium ([email protected]) Külli Tisler 5388 4677 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.fin.ee registrikood 70000272