Riigi Tugiteenuste Keskuse eelarvestamise ja kulude juhtimise kord

KÄSKKIRI 29.01.2024 nr 1-2/24/9 Riigi Tugiteenuste Keskuse eelarvestamise ja kulude juhtimise kord Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse eelarvestamise ja kulude juhtimise korra. 2. käskkiri jõustub tagasiulatuvalt alates 01.01.2024. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: RTK töötajad Maarja Käis  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 29.01.2024 nr 1-2/24/9 Eelarvestamise ja kulude juhtimise kord Protsess: Eelarvestamine ja kulude juhtimine Protsessi omanik: eelarvejuht Versioon: 1 Eelarvestamise ja kulude juhtimise kord sisaldab: 1. Üldpõhimõtted 2. Rollid ja ülesanded eelarvestamisel ja kulude juhtimisel 3. Eelarve koostamine 4. Kulude juhtimine 5. Tööprotsess 1. Üldpõhimõtted  Eelarvestamise ja kulude juhtimise kord kirjeldab Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) eelarve koostamise, elluviimise (sh igapäevane kulude juhtimine), täitmise seire ja muutmise protsessi. Eelarvestamine on osa strateegilisest planeerimisest ja juhtimisest, mille eesmärgiks on süstemaatiline, sidus ja efektiivne lähenemine strateegiliste eesmärkide loomisele, saavutamisele, kontrollimisele ja uuendamisele.  Eelarvestamise ja kulude juhtimise protsessi eest vastutab ning korra rakendamise tagab koostöös juhtkonnaga eelarvejuht. 2. Rollid ja ülesanded eelarvestamisel ja kulude juhtimisel  Nõukoda – valdkonna eest vastutava ministri käskkirjaga kinnitatud RTK tegevusvaldkonda kuuluvate teenuste osutamist koordineeriv nõuandva õigusega alaline nõukoda, mida juhib Rahandusministeeriumi (edaspidi RM) kantsler ja kuhu kuuluvad teenindavate ministeeriumite kantslerite ja riigisekretäri nimetatud liikmed. Nõukoja ülesanne on nõustada RTK-d arengukava strateegiliste eesmärkide seadmisel ja tegevuskavade koostamisel ja teha ettepanekuid nende kinnitamiseks.  Peadirektor – vastutab eelarve õigusaktide kohase, eesmärgipärase, tulemusliku ja heaperemehelikku kasutamist eest. Kinnitab eelarvestamise ja kulude juhtimise korra ja RTK eelarve (millega annab volitused kulude tegemiseks) ning teostab vajadusel teenistuslikku järelevalvet. Hindab eelarve täitmise tulemuslikkust ja kinnitab eelarve muudatused.  Peadirektori asetäitja – vastutab oma haldusala piires eelarve õigusaktide kohase, eesmärgipärase, tulemusliku ja heaperemehelikku kasutamist eest. Hindab oma haldusala eelarve täitmise tulemuslikkust ja kooskõlastab eelarve muudatused.  Osakonna juht – RTK osakonnajuhatajate ülesandeks on tagada, et eelarve on RTK arengukava ja tegevuskava elluviimiseks (eelarve võimaluste piires) asjakohaselt planeeritud ning kokkuhoidlikult ja vastutustundlikult kasutatud. Hindab eelarve täitmise tulemuslikkust ja teeb vajadusel ettepanekuid eelarve muutmiseks. 1   Eelarvejuht – RTK eelarve koostamist, kasutamist ja seiret koordineeriv RTK teenistuja, kelle ülesandeks on: o eelarve planeerimiseks vajaliku info kogumine ja selle töötlemine, sh vajalike vormide, juhiste, kordade ja infosüsteemide haldamine ja arendamine; o iga-aastase eelarve planeerimise aja- ja tegevuskava koostamine ja protsessi koordineerimine; o osalemine RM-i valitsemisala eelarve koostamises ning RTK poolse sisendi andmise korraldamine; o RTK eelarve ja selle seletuskirja koostamine; o eelarve täitmise seire koordineerimine, sh sisendi andmine tegevusaruandesse; o koordineerida ja pidada läbirääkimisi rahastajatega teenuste osutamise kulude katmiseks; o hoida ja täiendada teenuste kulumudeleid koostöös kulu- ja projektijuhtidega; o eelarvestamise ja kulujuhtimise alane töötajate koolitamine ja nõustamine; o protsessi toimimise analüüsimine ja ettepanekute tegemine juhtkonnale käesoleva töökorra muutmiseks.  Kulujuht – RTK teenistuja, kes vastutab, planeerib ja juhib kuluüksuse eelarvet. Kulujuhtide vastutusse antud kontod ja kuluüksused määratakse RTK eelarve käskkirjaga.  Projektijuht– RTK teenistuja, kes juhib projekti, vastutab projekti läbiviimise, projekti eelarveliste vahendite kasutamise, projektile võetud sildfinantseerimise tagastamise ja kulude abikõlblikkuse eest. Projektid ja projektijuhid määratakse RTK eelarve käskkirjaga. Projektijuht on projekti kulujuht kui eelarve käskkirjas ei ole kinnitatud teisiti.  Talituse või üksuse juht– talituse ja üksuse juhtide ülesandeks on anda osakonnajuhatajale sisend eelarve planeerimiseks ning vajadusel informeerida muudatustest, millel võib olla eelarveline mõju. Jälgib, et talituse või üksuse teenistujad kulutaksid eelarve vahendeid kokkuhoidlikult, eesmärgipäraselt ja vastutustundlikult.  Teenistujad– kõigi RTK teenistujate ülesandeks on kulutada eelarvet kokkuhoidlikult, eesmärgipäraselt ja vastutustundlikult.  RM SAFO – RM-i strateegia- ja finantsosakond, kelle ülesanne on korraldada ja koordineerida RM valitsemisalas info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (edaspidi IKT) juhtimist, finantsjuhtimist, eelarvestamist, eelarve täitmise jälgimist, finantsaruannete koostamist ja välistoetustest finantseeritavate projektide rakendamist.  FAO– RTK finantsarvestuse osakond, kelle ülesanne on pakkuda finantsarvestuse teenust ja pidada teenuspõhist eelarve vaadet kulude analüüsiks ja teenuste hinnastamiseks.  ISO– RTK infosüsteemide arenduse osakond, kelle ülesanne on IKT eelarve koostamine ja vajaduste kaardistamine ning nende kaitsmine (koostöös peadirektoriga) Infotehnoloogia Nõukogus (edaspidi IT Nõukogu), IKT eelarve ja varade juhtimine koostöös teiste IT-organisatsioonidega, kes osutavad IKT teenuseid RTK-le.  AO - RTK arendusosakond, kelle ülesanne on korraldada RTK strateegilist planeerimist ja tulemusjuhtimist ning kliendisuhete juhtimist.  IT Nõukogu – RM-i valitsemisala otsustav kogu, mille rolliks on IT-arenduste tellimise ja nende prioriteetsuse otsustamine ning muude IT valdkonda puudutavate otsuste vastu võtmine. Nõukokku kuuluvad kantsler, asekantslerid, RM-i IT juht ning Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse (edaspidi RMIT) direktor. 3. Eelarve koostamine  Eelarve koostamise eest vastutab eelarvejuht.  Eelarve koostatakse järgnevaks kalendriaastaks ja selle kinnitab peadirektor.  Eelarve koostatakse ja kinnitatakse majanduslikust sisust lähtudes. Riigieelarve reeglite täitmiseks, kulude analüüsiks ja teenuste hinnastamiseks peetakse eraldi teenuspõhist eelarve vaadet. 2   Eelarve koosneb eelarve tabelist, selle lisadest ja seletuskirjast.  Eelarves kinnitatakse:  Kulud ja kulujuhid (kuluüksuste[1] ja vastutavate kulujuhtide lõikes).  Projektid[2] ja projektijuhid (projekti nimetus, kood ja vastutav projektijuht).  Eelarve piirmäärad kulude ja projektide lõikes (personalikulud, majandamiskulud, investeeringud ja käibemaks (konto kood ja nimetus on toodud seletuskirjas)).  Lisana töötasude jaotus projektide vahel (struktuuriüksus, teenistuja nimi, personali number, protsent projektist, projekt).  Seletuskirjas kirjeldatakse projektide, kulude, kuluüksuste ja vastutajate lõikes kavandatud kulusid ning nende arvestuse aluseid.  Eelarve koostamisel lähtutakse halduspoliitika ja riigi rahanduse programmi ning RTK arengukava ja tegevuskava projektist.  Eelarve koostamisel võetakse arvesse Rahandusministeeriumi (edaspidi RM) ja tema valitsemisala asutuste eelarvega kavandatud[3] kululimiite, kasutada olevaid vahendeid, seatud eesmärkide saavutamiseks vajalike tegevuste kulu, sealhulgas personali vajaduse prognoosi ning jooksva aasta eelarve täitmist.  Koos eelarvega koostatakse RTK hankeplaan. 4. Kulude juhtimine  Kulude juhtimisel lähtutakse tegevuskavast ja eelarves planeeritud kululimiitidest.  Eelarve täitmise jälgimine ja hindamine toimub kasutades SAP BO aruandeid (EA002 kuluüksuse eelarve täitmine, EA003 kulukoha/ressursi eelarve täitmine, EA004 projekti eelarve täitmine, EA005 toetuse eelarve täitmine, AA003 eelarve täitmise koondvaade). Seire toimub eelarve-, osakonna-, talituse, kulu- ja projektijuhtide poolt jooksvalt.  Muuhulgas järgivad eelarve-, kulu- ja projektijuhid, et:  eelarves on kavandatavate tegevuste jaoks piisavalt vahendeid;  tehingud on seaduspärased ja vajalikud;  tehingud ei ületa eelarve määratud kululimiite;  tehingud tehakse analoogsete tehingutega võrreldes parimatel tingimustel;  lähtutakse kokkuhoiuprintsiibist[4];  kaupade ja teenuste tellimisel järgitakse käesolevat korda;  dokumendid kajastavad majandustehingut õigesti;  dokumendis kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingule või tellimis- või garantiikirjale. 5. Tööprotsess Nr Tegevus Vastutab Kaasatud Kuu 1. RIIGIEELARVE JA RIIGI EELARVESTRATEEGIA KOOSTAMINE 1.1. RES[5] ja RM SAFO RM SAFO analüütik 1-2 RE[6] koostamiseks finantsjuht vajalike vormide ja ajakava RTK-le esitamine. 1.2. Koostab ja tutvustab (sh eelarvejuht RM SAFO 2 juhtkonnas) järgmise aasta finantsjuht, peadirektor RES ja RE koostamise põhimõtted, aja- ja tegevuskava ja vajadusel info kogumise vormid. 3 Nr Tegevus Vastutab Kaasatud Kuu 1.3. Sisendi[7] andmine RES ja eelarvejuht projektijuhid, kulujuhid, 3-4 RE koostamiseks RM osakonnajuhid, peadirektor, SAFO-le. Saab selleks asetäitja, RM SAFO analüütik sisendi projekti- ja kulujuhtide käest ning kooskõlastab enne esitamist selle osakonna-, kulu- ja projektijuhtidega, peadirektori ja peadirektori asetäitjaga. 1.4. IT eelarve ja lisataotluste ISO juht RMIT direktor, peadirektor 4-5 kaitsmine IT Nõukogus. 1.4. Vajadusel lisataotluste peadirektor eelarvejuht, RM SAFO 4-5 läbirääkimised asekantsleri, finantsjuht kantsleri ja ministriga. 1.5. Sisestab andmed vajalikesse RM SAFO RM SAFO finantsjuht, FAO 5 infosüsteemidesse ja esitab analüütik RM talituse juhataja RM riigieelarve osakonnale. 1.6. Täpsustab vajadusel eelarvejuht projektijuhid, kulujuhid, 6-12 esitatud andmeid RES ja RE osakonnajuhid, peadirektor, projektides / eelnõudes. asetäitja, RM SAFO 1.7. RM-i ja tema valitsemisala RM SAFO RM SAFO analüütik, 12 asutuste eelarve koostamine finantsjuht eelarvejuht, peadirektor ja ministrile kinnitamiseks esitamine. 2. RTK EELARVE KOOSTAMINE 2.1. Koostab ja tutvustab (sh eelarvejuht RM SAFO finantsjuht, 10 juhtkonnas) järgmise aasta peadirektor RTK eelarve koostamise põhimõtted (lähtudes VV heaks kiidetud RE eelnõust), aja- ja tegevuskava ja vajadusel info kogumise vormid. Avaldab need siseveebis. 2.2. Räägib osakonna-, kulu- ja eelarvejuht projektijuhid, kulujuhid, 11 projektijuhtidega läbi talituste juhid, osakonnajuhid, järgmise aasta peadirektor, asetäitja eelarvevajadused ning kogub vormidega vajaliku informatsiooni (sh hankeplaani). 2.3 Vajadusel klientide ja osakonnajuh eelarvejuht, peadirektor, 11 partneritega eelarvet t, asetäitja 4 Nr Tegevus Vastutab Kaasatud Kuu mõjutavate kulude ja projektijuht, hindade täpsustamine ja kulujuht kokkuleppimine. 2.4. Täpsustab vajadusel saadud eelarvejuht peadirektor, RM SAFO 11 sisendit ja koostab järgmise analüütik aasta eelarve koos seletuskirjaga. 2.5. Kooskõlastab järgmise aasta eelarvejuht projektijuhid, kulujuhid, 12 eelarve ja seletuskirja. osakonnajuhid, peadirektor, asetäitja, RM SAFO analüütik 2.6. Tutvustab järgmise aasta eelarvejuht osakonnajuhid, peadirektor, 12 eelarvet juhtkonna asetäitja koosolekul (koos tegevuskavaga). 2.7. Tutvustab järgmise aasta peadirektor nõukoda 12 eelarvet nõukojale (koos tegevuskavaga). 2.8. Kinnitab eelarve. peadirektor eelarvejuht 12 2.9. Edastab hankeplaani RTK eelarvejuht RHO juht 12 RHO-le. 2.10 Avaldab eelarve siseveebis. eelarvejuht sisekommunikatsioonispetsiali 12 . st 2.11 Edastab eelarve RM-i eelarvejuht peadirektor, RM SAFO 12 . SAFO-le ja FAO-le. analüütik, FAO juhataja, FAO RM talituse juhataja 2.12 Sisestab eelarve FAO RM RM SAFO analüütik, 12 . infosüsteemi SAP (FAO) talituse eelarvejuht ning lisab vajalikud juhataja arvestusobjektid (RM SAFO). 2.13 Sisestab eelarve FAO eelarvejuht 12 . infosüsteemi KAIS tulude, juhataja kulude ja investeeringute jaotamiseks RTK teenustele. 3. RTK EELARVE MUUTMINE JA SEIRE 3.1. Planeerib ja seirab enda kulujuht, eelarvejuht, RM SAFO 1-12 vastutada oleva kulurea või projektijuht, analüütik projekti eelarve kasutamist osakonna SAP BO-s. juht, peadirektor 5 Nr Tegevus Vastutab Kaasatud Kuu 3.2. Esitab RM SAFO-le eelarvejuht RM SAFO analüütik 1-12 jooksva aasta eelarve täitmise prognoose. 3.3. Vajadusel esitab RM eelarvejuht projektijuhid, kulujuhid, 1-12 SAFO-le põhjendatud osakonnajuhid, peadirektor, ettepanekud RTK eelarve asetäitja, RM SAFO analüütik muutmiseks. 3.4. Koordineerida ja pidada eelarvejuht osakonnajuhid, AO juhataja, 1-12 läbirääkimisi rahastajatega peadirektor, asetäitja teenuste osutamise kulude katmiseks. 3.5. Teenustele uute klientide eelarvejuht osakonnajuhid, AO juhataja, 1-12 lisandumisel esitab RM peadirektor, RM SAFO SAFO-le kliendiga kokku analüütik lepitud eelarve ületõstmised teiste asutuste eelarvetest. 3.6. Esitab vajadusel RM eelarvejuht RM SAFO analüütik 1-12 SAFO-le vajamineva info RE või vastutava ministri poolt kinnitatud valitsemisala eelarve jaotuse muutmiseks. 3.7. Sisestab muudatuste RM SAFO RM SAFO finantsjuht 1-12 andmed vajalikesse analüütik infosüsteemidesse ja esitab RM riigieelarve osakonnale. 3.8. Ülevaade eelarvest ja selle eelarvejuht RM SAFO analüütik 1,5, täitmisest kõigile töötajatele 9 seirekoosolekutel (mais, septembris ja jaanuaris). 3.9. Koos tegevuskava täitmise peadirektor eelarvejuht, nõukoda 3,12 aruandega annab nõukojale ülevaate eelarvest ja selle täitmisest. 4. KULUARVESTUS 4.1. Kuluarvestussüsteemi RM SAFO eelarvejuht, RTK FAO, RTK 1-12 koostamine ja analüütik ISO arvestusobjektide tellimine. 4.2. Kuluarvestussüsteemi eelarvejuht RM SAFO analüütik, RTK 1-12 muutmise või uue FAO arvestusobjekti vajaduse esitamine RM SAFO-le. 6 Nr Tegevus Vastutab Kaasatud Kuu 4.3. Teenuste kulumudelite eelarvejuht kulujuht, projektijuht, RTK 1-12 koostamine ja haldamine. FAO 5. KULUDE TEGEMINE 5.1. Algatab enne kulutuse kulu algatav 1-12 tegemist RTIP teenistuja majanduskulude moodulis taotluse kulutuse tegemiseks. Juhul kui kulu tegemise aluseks on leping ei ole taotlus vajalik. Juhul, kui kulutuse algatab vastava eelarve kulujuht või finantseerimisallika projektijuht, ei ole taotluse tegemine vajalik. 5.2. Kooskõlastab kulujuht, kulu algatav teenistuja 1-12 majanduskulude taotluse projektijuht RTIP-is. 5.3. Sisestab majanduskulude kulu teinud 1-12 aruande või lähetuskulude teenistuja aruande koos sellega seotud kulu tõendavate dokumentidega RTIP-i ja saadab selle kulujuhile või projektijuhile kinnitamiseks. Tagab, et toitlustamise arvele oleks lisatud toitlustatute üldarv, sealhulgas RTK töötajate arv ning selgitus ürituse sisu kohta. 5.4. Saadab e-arvete RTK FAO 1-12 menetlemise infosüsteemi finantstöötaj saabunud ostuarve a kulujuhile või projektijuhile kinnitamiseks. Kui välistarnijal puudub võimalus e-arveid esitada, saadab kulutuse algataja või RTK üldmeili haldav töötaja pdf-kujul arve RTK finantstöötaja e-posti aadressile [email protected] e. 5.5. Jälgib eelarve limiiti ja kulujuht, kulu teinud teenistuja 1-12 kontrollib kuludokumendi projektijuht 7  Nr Tegevus Vastutab Kaasatud Kuu sisu ning kooskõlastab selle või lükkab tagasi, konsulteerib vajadusel projektijuhiga ja võttes vajadusel ühendust kuludokumendi esitajaga. Põhivara soetamise puhul märgib e-arvete menetlemise infosüsteemi ostuarve kommentaari väljale vara eeldatava kasutusea. 5.6. Lisab kuludokumendile RTK FAO 1-12 õiged eelarveklassifikaatori finantstöötaj koodid ja vajadusel a täiendavad selgitused. 5.7. Seob taotluse ja kulu RTK FAO 1-12 tõendava algdokumendi finantstöötaj ning jälgib, et kulud on a kulujuhi või projektijuhi poolt kinnitatud. [1] Kuluüksus – organisatsioonisisene eelarve alamrida eelarve detailsemaks liigendamiseks ja tekkepõhise kuluarvestuse pidamiseks. Näiteks osakonna põhiste ja asutuste üldiste kulude eristamiseks. [2] Projektid – projekt või finantseerimisallikas, et pidada vastava projekti või allika lõikes arvestus. [3] Kuna RTK eelarve koostamise ajaks ei ole veel RM valitsemisala eelarve jaotus kinnitatud. [4] Eesmärkide ja tulemuste saavutamiseks kasutatakse maksumaksja raha ja vara läbimõeldult. Analüüsides kulude vajalikkust ning vältides ebavajalikku ja liigset kulu (sh aja kulu). Sealhulgas tehes tervislikke ja keskkonnasäästlike valikud, näiteks kasutades võimalusel ühistransporti ning vara taas ja lõpuni kasutamine. [5] Riigi eelarvestrateegia (RES) – dokument, milles määratakse riigi eelarvepoliitika põhisuunad ning milles kajastatakse eelarvestrateegia perioodil ellu viidavad Vabariigi Valitsuse üldeesmärgid koos rahaliste vahenditega. Eelarvestrateegia koostatakse igal aastal vähemalt järgmise aasta ja sellele järgneva kolme aasta kohta (eelarvestrateegia periood); [6] Riigieelarve (RE) – riigi aastane rahastamiskava, milles kajastatakse vahendid, mida riik eelarveaastal plaanib koguda, saada toetusena, vahendada ja kasutada. [7] Sealhulgas välisvahenditest prognoositavad väljamaksed, omatulude prognoos, IKT eelarve ning võimalikud lisavajadused. 8