Riigi Tugiteenuste Keskuse taaste- ja vastupidavuskava rakendamise töökorra kinnitamine

KÄSKKIRI 29.01.2024 nr 1-2/24/6 Riigi Tugiteenuste Keskuse taaste- ja vastupidavuskava rakendamise töökorra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse taaste- ja vastupidavuskava rakendamise töökorra. 2. töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigused ja korraldus on kirjeldatud kinnitatava töökorra punktis 1.2.5. 3. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 15.11.2022 a. käskkirja nr 1- 2/0090 „Riigi Tugiteenuste Keskuse taaste ja vastupidavuskava rakendamise töökorra kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: toetuste arendamise osakond, toetuste rakendamise osakond, toetuste maksete osakond, kommunikatsiooniosakond, dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond, infosüsteemide arendamise osakond Koostaja: Maarja Käis  RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TAASTE- JA VASTUPIDAVUSKAVA RAKENDAMISE TÖÖKORD VERSIOON 3 2024 1  Andmed dokumendi muutmise kohta Versiooni Jõustumise number kuupäev Muudatuse kirjeldus Versioon 1 28.03.2022 Algse täisversiooni loomine. „RTK taaste- ja vastupidavuskava töökord on koostatud Vabariigi Valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 „Taaste- ja vastupidavuskava elluviimise korraldus ja toetuse andmise üldtingimused“ alusel. Versioon 2 15.11.2022 Uuendatud on RRF TPK 1. peatüki alapeatükis 1.2 „Üldpõhimõtted“ p.1.2.4. „Viited õigusaktidele ja juhenditele“: lisatud on korrektne viide uuendatud RTK peadirektori asetäitja 06.06.2022 käskkirjale nr 1-2/0060 „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Peatüki 1 alapeatükki 1.2 „Üldpõhimõtted“ punkti 1.2.5 „Korrale lisanduvad dokumendid“ on lisatud uus lisa nr 9 „ RRF TPK juhend „RRF meetmete rakendusdokumentide ettevalmistamise ja kinnitamise protsess JIRAs“ (lisa kinnitatakse eraldiseisvalt RRF TPKst). RRF TPK 1. peatüki alapeatükki 1.3. on lisatud muudetud RTK struktuur. Muudetud ja lihtsustatud on 3. peatüki alapeatüki 3.1 protsessipunkti 3.1.1. „Toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine“, mille kohaselt toimub meetme rakendusdokumentide kinnitamine TRO talituse juhtide poolt JIRAs. Täpsustatud on 3. peatüki alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.4. „Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsessi“ vastavalt RRF koordineeriva asutuse (KA) ettepanekutele. Läbivalt on kaasajastatud viited RTK TPK-le. Versioon 3 Jõustub Uuendatud on RTK struktuur. RRF TPK 2. peatüki alapeatükis käskkirja järgi 2.2 on täpsustatud protsessipunkti 2.2.4. „Euroopa Komisjonile RRF maksetaotluse koostamine ja esitamine“ ja alapeatükki 2.3 on lisatud protsessipunkt 2.3.5 „RRF tulemuste saavutamise kontrollimine“ ning RRF TPK lisade nimekirja on lisatud järgmised lisad: „Lisa 10 – RRF KA tulemuse saavutamise kontrollimise kontroll-leht“, „Lisa 11 – RRF KA tagastuse kontroll-leht“, „Lisa 12 – RRF KA maksete kontroll“, „Lisa 13 – RRF KA keskkonna ja DNSH nõuete kontroll-leht“. RRF TPK 2. peatüki alapeatükki 2.1 on lisatud protsessipunkt 2.1.2 „RRF KA ja VA-de enesehindamine EL finantshuvide kaitse tagamiseks“ ning alapeatükki 2.2 on lisatud RRF KA kvaliteedikontrollide protsessipunkt 2.2.3 „RRF KA täiendav kindlust andev kvaliteedikontroll enne EK-le MT esitamist“. VA kohapealsete kontrollide protseduuri kirjeldus on lisatud RRF TPK 3. peatüki protsessipunkti 3.2.3 „VA osalus RRF projekti tegevuse kohapealse kontrolli protsessis“. 2 TPK 2. peatüki alapeatükki 2.2 on lisatud RRF KA protsessipunkt 2.2.2. „DNSH („ei kahjusta oluliselt“) kontrolli protsess“. RRF TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.5. „Aruannete menetlemise protsess“ on lihtsustatud: vahe-, lõpp- ja järelaruannete menetlemine on ette nähtud RRF TPK lisa 6 „RRF VA projekti vahe-, lõpp- ja järelaruande kontrollimise juhend“ järgi (aruande kontroll-lehte projektikoordinaator seejuures ei täida). RTK RRF töökorda on lisatud viited RTK TPK protsessidele. 3 SISUKORD 1. PEATÜKK ÜLDOSA ......................................................................................................................................... 6 1.1. LÜHENDID ........................................................................................................................................... 6 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED .................................................................................................................................... 9 1.2.1. Sisu ja eesmärk .............................................................................................................................................. 9 1.2.2. Kasutusulatus ................................................................................................................................................. 9 1.2.3. Vastutajad ...................................................................................................................................................... 9 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele ............................................................................................................... 10 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid .................................................................................................................. 11 1.2.6. Dokumentide säilitamine ............................................................................................................................. 12 1.3. RTK STRUKTUUR RRF ELLUVIIMISE KORRALDAMISEL JA TOETUSE ANDMISEL .................13 2. PEATÜKK RRF KA PROTSESSID .................................................................................................................15 2.1 SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD RRF KA PROTSESSID .............................................15 2.1.1 RRF toetuse andmise tingimuste (TAT) õigusakti ja RRF investeerimisprojekti rahastamislepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess RRF KA-s ............................................................. 15 2.1.2 RRF KA ja VA-de enesehindamine EL finantshuvide kaitse tagamiseks ..................................................... 16 2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISE JA JÄRELEVALVEGA SEOTUD RRF KA PROTSESSID ....................................................................................................................................................19 2.2.1. RRF KA järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ning SFOS-s maksete ja tagastuste kontroll ...... 19 2.2.2. DNSH („ei kahjusta oluliselt“) kontrolli protsess ........................................................................................ 24 2.2.3. RRF KA täiendav kindlust andev kvaliteedikontroll enne EK-le MT esitamist .......................................... 27 2.2.4. Euroopa Komisjonile RRF maksetaotluse koostamine ja esitamine ............................................................ 31 2.2.5. RRF juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning RRF meetmete projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess ........................................................... 37 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, RISKIDE HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID....................................................................................................................................38 2.3.1. RRF riskihindamise ja maandustegevuste seire protsess ............................................................................. 38 2.3.2. Vaiete menetlemise protsess ........................................................................................................................ 38 2.3.3. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning infosüsteemide arenduse protsess ................................................................................................ 38 2.3.4. RRF reformi ja investeeringu tulemuste edenemise vahearuande/ühiste näitajate aruande ja tulemuste saavutamise lõpparuande menetlemine RRF KA-s ................................................................................................... 39 2.3.5. RRF tulemuste saavutamise kontrollimine .................................................................................................. 41 3. PEATÜKK TOETUSTE RAKENDAMISE OSA .............................................................................................43 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID.........................................................................44 3.1.1. RRF toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine ........................................................................ 44 3.1.2. SFOS-s projekti seadistamine RRF meetme tegevuse kohta ....................................................................... 45 3.1.3. Taotluste menetlemise protsess.................................................................................................................... 45 3.1.4. RRF otsustusprotsess ................................................................................................................................... 46 3.2 KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID ........................................................................47 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess ........................................................................................................... 47 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess .................................................................................................................... 48 4  3.2.3. VA osalus RRF projekti tegevuste kohapealse kontrolli protsessis ............................................................. 59 3.2.4. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess ....................................................................... 62 3.2.5. Aruannete menetlemise protsess .................................................................................................................. 63 3.3 JÄRELEVALVETOIMINGUD ............................................................................................................68 5 1. PEATÜKK ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID AA – auditeeriv asutus CID – Nõukogu rakendusotsus taastekava kohta ja sellega seotud lisa ning OA Confluence – dokumentide töötlemise keskkond DHO – Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond DHS – dokumendihaldussüsteem DNSH – „ei kahjusta oluliselt“ põhimõte (ingl.k. Do No Significant Harm) – keskkonnaeesmärgi saavutamist oluliselt kahjustava majandustegevuse mittetoetamine või teostamata jätmine, kui see on asjakohane, määruse (EL) 2020/852 artikli 17 tähenduses Dokumendihalduse spetsialist – RTK DHO dokumendihalduse spetsialist e-toetus – struktuuritoetuse registri TS poolne keskkond Eesmärgid ja sihid – reformi või investeeringu elluviimise edusammude mõõtmise vahend, kusjuures eesmärgid on kvalitatiivsed saavutused ja sihid on kvantitatiivsed saavutused Enesehindamise vorm – JKK Lisa 2 „Organisatsiooni juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavus Euroopa Liidu finantshuvide kaitsmise põhimõtetele EK – Euroopa Komisjon EL – Euroopa Liit EMT – ettemakse taotlus HL – hankelepingu HMS – haldusmenetluse seadus Huvide konflikt – Tegelik, tajutav või võimalik olukord, mis võib viia korruptsioonini Infospetsialist – RTK TRO infospetsialist ISO – Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakond JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub RTK osakondade tööülesannete täitmise haldamine JKK – Taaste- ja vastupidavuskava koordineeriva asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus JKS – organisatsiooni juhtimis- ja kontrollsüsteem Järelevalve ekspert – RTK TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert Järelevalve riskiekspert – RTK TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert KD – kuludokumendid Keskkonna ekspert – RTK TAO toetuste korraldamise talituse keskkonna ekspert KL – kontroll-leht KO – RTK kommunikatsiooniosakond 6 KSM – kindlasummaline makse LS – lõppsaaja MT – maksetaotlus OA – Operational Arrangements ehk tegevuskorra kokkulepe OJ – osakonnajuhataja Projektide keskkonnaekspert – RTK TAO toetuste korraldamise talituse projektide keskkonnaekspert RAR– riigiabi ja vähese tähtsusega abi register RHS – riigihangete seadus RIT - Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus RM – Rahandusministeerium RM RKO – RM-i riigikassa osakond RM RO – RM-i riigieelarve osakond RM RORO – RM-i riigi osaluspoliitika ja riigihangete osakond RMIT – RM-i Infotehnoloogiakeskus RRF- Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2021/241, millega luuakse taaste- ja vastupidavusrahastu (ELT L 57, 18.02.2021, lk 17–75), artikli 18 lõikes 1 nimetatud taaste- ja vastupidavuskava. Taaste- ja vastupidavuskavas (edaspidi RRF) nimetatakse reformid ja investeeringud. RRF KA – RRF koordineeriv asutus RRF KA juht – RRF koordineeriva asutuse juht RTK peadirektori asetäitja RRF TPK – RTK taaste- ja vastupidavuskava rakendamise töökord RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus RTK TPK – RTK toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-2020/2021-2027 RTK TRO – RTK toetuste rakendamise osakond RTK VA – RRF vahendusasutus RTK-s SAP – raamatupidamisprogramm SFCS – struktuuritoetuse registri analüüsi ja aruandlussüsteem ehk kesksüsteem SFOS – struktuuritoetuse register Sharepoint - dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal SV – struktuurivahendid TAO – RTK toetuste arendamise osakond TAO ekspert – RTK TAO toetuste korraldamise talituse ekspert TAT – toetuse andmise tingimused Teenusekoordinaator – RTK TRO teenusekoordinaator TJ – talituse juhataja TMO – RTK toetuste maksete osakond TP – tööpäev 7 TRO – taotluse rahuldamise otsus TS – toetuse saaja TTO – toetuse tagasinõudmise otsus Tulemuspõhise rakendamise ekspert – TAO toetuste korraldamise talituse tulemuspõhise rakendamise ekspert VA – RRF vahendusasutus Vastupidavus – võime tulla toime majanduslike, sotsiaalsete ja keskkonnaalaste šokkide või püsivate struktuurimuutustega õiglasel, kestlikul ja kaasaval viisil VV – Vabariigi Valitsus VV RRF määrus – Vabariigi Valitsuse määrus 29.11.2021 nr. 108 „Taaste- ja vastupidavus- kava elluviimise korraldus ja toetuse andmise üldtingimused“ 8  1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.2.1. Sisu ja eesmärk RTK taaste- ja vastupidavuskava rakendamise töökorra (edaspidi RRF TPK) eesmärgiks on reguleerida ja tagada RTK kui RRF KA ning VA ülesannete korrektne ja kvaliteetne täitmine. RTK täidab RRF KA-na ja VA-na talle VV RRF määruses määratud ülesandeid. RTK VA-na vastutab RRF toetuse edasiandmisega seotud ülesannete täitmise eest. RRF TPK protsessides on kirjeldatud koostöö teiste osapooltega. RRF TPK koos lisadega vastab JKK nõuetele ning selles kirjeldatud tööprotseduuride eesmärgiks on ära hoida, avastada ja korrigeerida huvide konflikti, pettuse, korruptsiooni ja topeltfinantseerimise juhtumeid. 1.2.2. Kasutusulatus RRF TPK kohaldub RRF meetmete tegevustele. RRF TPK laieneb RRF KA koosseisu kuuluvatele RTK TAO-le ja TMO-le ning KO-le. RRF TPK-d järgib RTK VA koosseisus olev RTK TRO ja RTK VA poolt riiklikku järelevalvet tegevad TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse ametnikud ja töötajad. Samuti juhinduvad RRF TPK-st ISO arendusega tegelevad eksperdid, DHO ning RRF KA juht. TAO-s kohaldub RRF TPK toetuste korraldamise talitusele, teenuse disaini talitusele ning riskijuhtimise ja järelevalve talitusele. RTK TRO-s kohaldub RRF TPK avaliku taristu talituse, elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse, elukestva õppe ja IT arenduse talituse, hariduse- ja teaduse talituse, ning tööelu ja hoolekande talituse RRF meetmete rakendamisele. TMO-s, DHO-s ja KO-s kohaldub RRF TPK kogu osakonnale. Vastavalt VV RRF määruse § 4 lõikele 3 RTK täidab RRF KA ülesandeid. RTK võib täita RRF VA ülesandeid tulenevalt VV RRF §-st 8 alusel kehtestatud toetuse andmise tingimuste õigusakti alusel. RRF VA ülesanded on loetletud VV RRF määruse §-s 4 lõikes 7. Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud RM-i RKO, RORO, RO ning finantskontrolli osakond (tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses). Samuti on kaasatud RIT ja RMIT-i infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning infosüsteemide arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus. 1.2.3. Vastutajad RRF TPK protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RRF KA juhina RTK peadirektori asetäitja oma volituste piires, sh nende RRF KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt täidetakse RM-is. RRF TPK protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutavad RTK TRO, TAO, TMO ja DHO osakonna juhatajad oma volituste piires. 9  1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele Jrk Õigusakti/ Pealkiri nr dokumendi tüüp 1. EL õigusakt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb EL üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 2. EL õigusakt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2023/435, 27. veebruar 2023,D, millega muudetakse määrust (EL) 2021/241 riiklike taaste- ja vastupidavuskavade REPowerEU peatükkide osas ning määrusi (EL) nr 1303/2013, (EL) 2021/1060 ja (EL) 2021/1755 ning direktiivi 2003/87/EÜ Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) nr 2021/241, 12.02.2021, millega luuakse taaste- ja vastupidavusrahastu (edaspidi EL RRF määrus) 3. EL õigusakt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) nr 2018/1046 18. juuli 2018, mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid ja millega muudetakse määrusi (EL) nr 1296/2013, (EL) nr 1301/2013, (EL) nr 1303/2013, (EL) nr 1304/2013, (EL) nr 1309/2013, (EL) nr 1316/2013, (EL) nr 223/2014 ja (EL) nr 283/2014 ja otsust nr 541/2014/EL ning tunnistatakse kehtetuks määrus (EL, Euratom) nr 966/2012 4. EL õigusakt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2020/852, 18. juuni 2020, millega kehtestatakse kestlike investeeringute hõlbustamise raamistik ja muudetakse määrust (EL) 2019/2088 (kohaldub üleminekuperioodil kuni 30.06.2024) 5. EL õigusakt Komisjoni määrus (EL) nr 1407/2013, 18. detsember 2013, milles käsitletakse EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi suhtes (kohaldub üleminekuperioodil kuni 30.06.2024) 6. EL õigusakt Komisjoni määrus (EL) 2023/2831, 13. detsember 2023, milles käsitletakse Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi suhtes 7. EL õigusakt Komisjoni määrus (EL) nr 360/2012, 25. aprill 2012, EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid osutavatele ettevõtjatele antava vähese tähtsusega abi suhtes (kohaldub üleminekuperioodil kuni 30.06.2024) 8. EL õigusakt Komisjoni määrus (EL) 2023/2832, 13. detsember 2023, Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid osutavatele ettevõtjatele antava vähese tähtsusega abi suhtes 9. Riigisisene Välissuhtlemisseadus seadus 10. Riigisisene seadus Haldusmenetluse seadus (edaspidi HMS) 11. Riigisisene seadus Riigieelarve seadus 12. Riigisisene seadus Riigihangete seadus (edaspidi RHS) 13. Riigisisene seadus VV seadus 10  Jrk Õigusakti/ Pealkiri nr dokumendi tüüp 14. Vabariigi Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus (edaspidi registri määrus) Valitsuse määrus 15. Vabariigi VV reservist vahendite eraldamise ja eraldatud vahendite kasutamise kord Valitsuse määrus (edaspidi VV reservi määrus) 16. Vabariigi VV määrus 29.11.2021 nr 108 „Taaste- ja vastupidavuskava elluviimise Valitsuse määrus korraldus ja toetuse andmise üldtingimused“ (edaspidi VV RRF määrus) 17. Muud õigusaktid RTK põhimäärus ja dokumendid 18. Muud õigusaktid RTK peadirektori asetäitja 10.10.2023 käskkiri nr 1-2/23/68 „Toetuse ja dokumendid andjate ja kontrollijate määramine“ 19. Muud õigusaktid RTK teabehalduse kord ja dokumendid 20. Muud õigusaktid RM RO tööprotseduurid RRF-ga seotud ülesannete täitmisel ja dokumendid 21. Muud õigusaktid RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid ja dokumendid 22. Muud õigusaktid RTK toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-2020/2021- ja dokumendid 2022 (RTK TPK) ja selle lisad (RTK TPK lisad) Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest Euroopa Komisjoni ning RRF KA väljatöötatud juhendmaterjalidest, mis on kättesaadavad RTK veebilehel (www.rtk.ee), ekstranetis (https://rtk.ee) ja mujal. 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid RRF TPK-le lisanduvad dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva RRF TPK käskkirjaga. Lisanduvate dokumentide loomise ja muutmise õigus on vastavalt oma vastutusvaldkonnale TAO või RTK TRO juhatajal. Muudatused valmistab ette RTK TRO/TAO vastava talituse juhi poolt määratud isik, TAO ärianalüütik või vastavalt oma vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid teavitatud. RRF TPK lisade koostamisel ja muutmisel tuleb tagada nende vastavus RHS-st tulenevatele keskkonnahoidlikele tingimustele ja CID-le. Lisa 1 – RRF VA projekti hankeekspertiisi kontroll-leht Lisa 2 – VA RRF projekti maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-leht Lisa 3 – VA RRF maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika Lisa 4 – RRF VA kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika Lisa 5 – RRF KA ja VA projekti tegevuste kontrolli akt Lisa 6 – RRF VA projekti vahe-, lõpp- ja järelaruande kontrollimise juhend Lisa 7 – RRF VA meetmepõhise riskihindamise metoodika 11 Lisa 8 – Taaste- ja vastupidavuskava riskihindamise tabel Lisa 9 – Juhend „RRF meetmete rakendusdokumentide ettevalmistamise ja kinnitamise protsess JIRAs“ Lisa 10 – RRF KA tulemuse saavutamise kontrollimise kontroll-leht Lisa 11 – RRF KA tagastuse kontroll-leht Lisa 12 – RRF KA maksete kontroll Lisa 13 – RRF KA keskkonna ja DNSH nõuete kontroll-leht 1.2.6. Dokumentide säilitamine Vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) 2018/1046 artiklile 132 kui toetuse suurus on suurem kui 60 000 eurot, siis säilitavad vahendite saajad andmeid ja tõendavaid dokumente, sealhulgas statistilisi andmeid ja muid rahastamisega seotud andmeid, sealhulgas elektroonilisi andmeid ja dokumente 5 aastat pärast lõppmakse tegemist1 või ettemakse korral selle kasutamise tõendatuks lugemise päevast alates, välja arvatud juhul, kui EL õigusest tuleneb teisiti. Kui toetuse suurus on 60 000 eurot või väiksem, siis on nimetatud tähtaeg kolm aastat. Kui TAT-s või muus õigusaktis (näiteks ministri käskkirjas) on kehtestatud pikem dokumentide säilitamise tähtaeg, siis säilitatakse dokumente vastavalt TAT-le või muule õigusaktile. Riigiabi või vähese tähtsusega abi andmist tõendavaid dokumente säilitab abi andja kümme aastat arvates abi andmisest. Riigiabi kava käsitlevaid andmeid säilitatakse kümme aastat alates päevast, kui selle kava alusel anti üksikabi viimast korda. Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle Rahvusarhiivile. Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt. Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul. 1 Alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg. 12  1.3. RTK STRUKTUUR RRF ELLUVIIMISE KORRALDAMISEL JA TOETUSE ANDMISEL Vastavalt VV RRF määrusele vastutab RTK RRF meetme tegevuste rakendamisel RRF KA ja VA ülesannete täitmise eest. RTK RRF KA ülesanded RRF meetme tegevuste rakendamisel on sätestatud VV RRF määruse paragrahv 4 lõikes 3 ning RTK VA ülesanded on sätestatud sama määruse paragrahv 4 lõikes 7. AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult sõltumatu RRF KA-st. RTK siseselt on erinevate RRF KA ülesannete ja VA ülesannete täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK põhimääruse § 201 punkti 1 alapunktile 2 on KA juhiks RTK peadirektori asetäitja. RRF KA ülesandeid täidavad neli tema alluvuses olevat osakonda – TAO, TMO, RTK TRO ja KO. RRF KA ja VA ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt: TAO täidab EL RRF määrusest ja VV RRF määruse § 4 lõikest 3 tulenevaid RRF KA ülesandeid. TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks RRF KA rolli täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh RRF õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni nõustamine RRF meetmete rakendamisel, RRF meetme tegevuste TAT-de ja RRF-s kinnitatud investeerimisprojekti rahastamislepingute kooskõlastamine, RRF KA ning VA protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, RRF KA järelevalve teostamine VA-de tegevuse üle, RRF KA kontrollide läbiviimine, EK-le toetuse maksetaotluste esitamiseks vajaliku info edastamine TMO-le, vajadusel TS-le/LS-le tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine. TAO kontrollib toetatud tegevuste ja projektide ühiste näitajate ning tulemuste saavutamist, sealhulgas viib läbi kohapealseid kontrolle vastavalt kohapealsete kontrollide kontrollplaanile ning RRF riskihindamist vähemalt üks kord aastas. TAO ülesandeks on ka RRF meetme tegevuste rakendamisega seotud riskide hindamise korraldamine. TAO on peamiseks kontaktiks EK-le erinevates rakendamist puudutavates küsimustes ning EK ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud teostavad struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride optimeerimiseks ärianalüüse. TAO koostab Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2021/241 artiklis 27 nimetatud aruande ja esitab selle EK-le. TAO koordineerib RRF valdkondade ülest teavitustegevust koostöös KO-ga. TAO valmistab ette ja RTK peadirektori asetäitja esitab EK-le EL RRF määruse artikli 24 lõikes 2 nimetatud MT-e ja artikli 22 lõike 2 punktis c nimetatud tulemuste saavutamise kinnituse. RTK TRO vastutab nende RRF meetmete rakendamise eest, kus RTK on VA. Kui toetust antakse LS-le, esitab LS MT TAT-s määratud VA-le. Seejuures täidab RTK TRO VA-na järgmiseid ülesandeid: 1) menetleb TAT kohaselt esitatud toetuse taotlusi; 2) kontrollib taotleja ja taotluse vastavust nõuetele; otsustab esitatud toetuse taotluse rahuldamise või mitterahuldamise; 3) menetleb MT-d ning teeb toetuse väljamaksed LS-le või keeldub nendest; 4) otsustab toetuse väljamakse tegemise, väljamaksest keeldumise, tagasinõudmise ja TRO muutmise ning TRO kehtetuks tunnistamise; 13  5) kontrollib toetatud projektide edenemist, toetusest rahastatud tegevuste, tulemuste ja ühiste näitajate saavutamist ning viib läbi kohapealseid kontrolle LS juures ja 6) täidab muid RRF TPK-st, VV RRF määrusest, EL RRF määrusest või TAT-st tulenevaid ülesandeid. RTK TRO viib läbi MT kontrollitoiminguid, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning kohapealseid tegevuste kontrolle. RTK TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete kontrolliks, projektide keskkonnaeksperti, järelevalve eksperte ning vajadusel juriste MT-te, tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele mittevastavuse menetluses. Vastavalt VV RRF määruse paragrahv 9 lõikele 2, kui toetust antakse investeerimisprojektile, saab TS esitada MT RRF KA-le kontrollimiseks. RTK TRO sel juhul täidab järgmisi RRF KA ülesandeid: 1) menetleb MT-d ning teeb toetuse väljamaksed TS-le või keeldub nendest; 2) otsustab toetuse väljamakse tegemise, väljamaksest keeldumise. DHO vastutab RRF dokumentide registreerimise eest RTK DHS-s RRF dokumendisarja 11.2-45 Taaste- ja vastupidavusrahastu projektid RRF. KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning RRF meetmete alase teadlikkuse tõstmise tegevuste eest. Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad RRF KA-le ja VA-le IT tugiteenuseid RIT, RMIT ja ISO. RIT ja RMIT korraldavad arenduskeskkondade ja andmebaasi haldust, andmete varundamist. ISO tagab RRF KA poolt tellitavate arenduste ja aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud ja väljamakstud RRF toetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond. Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib RRF KA-d RM RORO. RRF KA ning VA RRF meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK personali värbamise ja valiku, töösuhete vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „RTK arendamise ja koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ehk nn. sisse-elamisprogrammi2 ja talle pakutakse lisaks vajalikke täiendkoolitusi. Samuti kohalduvad uuele töötajale tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid. 2 Uus RRF töötaja läbib kohustusliku koolituse "Huvide konflikt ja korruptsioon", et olla teadlik pettuste, huvide konflikti, korruptsiooni ja topeltfinantseerimise ohtudest (vaata koolitusvideod https://www.korruptsioon.ee/et/e- ope/huvide-konflikti-ja-korruptsiooni-e-koolitus). 14 Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuur alates 18.07.2023.a. 2. PEATÜKK RRF KA PROTSESSID 2.1 SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD RRF KA PROTSESSID 2.1.1 RRF toetuse andmise tingimuste (TAT) õigusakti ja RRF investeerimisprojekti rahastamislepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess RRF KA-s Protsessi eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud RRF TAT eelnõu või RRF investeerimisprojekti rahastamislepingu kokkusobivust VV RRF määrusega ja EL RRF määrusega, Nõukogu rakendusotsuse, selle lisa ja OA-ga ning muude asjakohaste dokumentidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega. Vastavalt VV RRF määruse § 6 lõikele 3, kui investeerimisprojekt ja TS vastavad kehtestatud nõuetele, sõlmib ministeerium TS-ga investeerimisprojekti toetamiseks rahastamislepingu. Enne rahastamislepingu sõlmimist tuleb ministeeriumil rahastamisleping kooskõlastada RRF KA-ga. 15 RRF TAT eelnõu või RRF investeerimisprojekti rahastamislepingu ettevalmistamisel ja kooskõlastamisel RRF KA-s lähtutakse RTK TPK 2. toetuste korraldamise osa alapeatüki 2.1 „Süsteemi ettevalmistamisega seotud protsessid“ protsessipunktist 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess, mis näeb muuhulgas ette ka DNSH põhimõtte nõuetest kinnipidamise tagamist. 2.1.2 RRF KA ja VA-de enesehindamine EL finantshuvide kaitse tagamiseks Protsessi eesmärgiks on tagada kõigi RRF TS-te, VA-de ja partnerite JKS vastavus EL finants- huvide kaitse põhimõtetele. KA on koostanud minimaalsed suunised kontrollide teostamiseks ning pettuste, korruptsiooni, huvide konflikti ja topeltfinantseerimise vältimiseks – RRF-i JKK Lisa 1. Sealjuures palub RRF KA kõigil TS-tel/VA-del läbi viia enesehindamine vastavalt RRF-i JKK lisale 2 „Organisatsiooni juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavus Euroopa Liidu finantshuvide kaitsmise põhimõtetele“ (edaspidi enesehindamise vorm).3 VA-d ja TS-d esitavad RRF KA-le täidetud enesehindamise vormid vastavalt JKK lisale 2 „Organisatsiooni juhtimis- ja kontrollsüsteemi vastavus EL finantshuvide kaitsmise põhimõtetele“. TAO ekspert analüüsib VA-de/TS-te enesehindamise tulemusi , et saada kindlust JKK toimivuse kohta ja teeb selle alusel omapoolsed ettepanekud arendustegevusteks (sh. koolituste korraldamiseks) RRF KA juhile. VA-de/TS töökorrad peavad vastama EL finantshuvide kaitse nõuetele ning need tuleb kooskõlastada RRF KA-ga. Juhul, kui VA/TS teeb oma töökorras muudatusi, peab VA/TS kooskõlastama töökorra muudatused RRF KA-ga. RRF KA eksperdid kooskõlastavad VA-de töökorrad ning kontrollivad seejuures, kas need vastavad EL finantshuvide kaitsmise põhimõtetele. VA töökordade kooskõlastamisel RRF KA lähtub RTK TPK 2. peatüki alapeatüki 2.1 „Süsteemi ettevalmistamisega seotud protsessid“ protsessipunktist 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele, seejuures kooskõlastavad VA töökorra teiste TAO ekspertide seas ka TAO toetuste andmise ja rakendussüsteemide ekspert ning TAO tulemuspõhise rakendamise ekspert. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg 1. VA-de (v.a RTK) /TS-te enesehindamise korraldamine EL finantshuvide kaitse tagamiseks 1.1 TAO ekspert Laeb üles VA/TS enesehindamise 5 tp E-kiri vormi Confluence RRF muude jooksul vormide juurde. Lisab enesehindamise vormi Sharepointi RRF kausta. Edastab 3 Enesehindamist ei küsita ministeeriumitelt, kelle vastutusvaldkonda kuulub küll taastekavas vastava(te) reformide/investeeringute elluviimine, kuid kes on määranud VA-d toetuse edasiandmise rakendajateks ning ministeerium ise tegevuste elluviimist RRF-i vahenditest otse ei rahasta (nn käskkirjalised tegevused puuduvad). 16  Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg enesehindamise vormi VA-dele (v.a RTK VA-le)/TS-tele täitmiseks e-kirja teel. 1.2 VA/TS VA/TS täidab enesehindamise 2024.a I E- kiri vormi ja saadab täidetud kvartal, täidetud enesehindamise vormi RRF KA-le. kuid VA/TS Vajadusel kõrvaldab puudused hiljemalt enese- enesehindamise vormis. EK-le hindamise järgmise vormiga MT esitamise ajaks 1.3 TAO ekspert a) Tutvub VA/TS poolt täidetud 10 tp E-kiri; enesehindamise vormiga. jooksul Tööülesanne Vajadusel palub VA-l/TS-l JIRA-s puudused kõrvaldada. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2; b) Saadab VA/TS poolt täidetud enesehindamise vormi kooskõlastamiseks järelevalve eksperdile JIRA tööülesandega. 1.4 Järelevalve Tutvub VA/TS enesehindamise 10 tp; Kanne JIRA- ekspert vormiga. Vajadusel palub VA- vajadusel s l/TS-l puudused kõrvaldada. Kui lisandub VA/TS enesehindamise vorm puuduste vastab nõuetele, annab kõrvalda- kooskõlastuse TAO eksperdile mise JIRA kaudu. tähtaeg 17 1.5 TAO ekspert Saadab kinnituse VA-le/TS-le, et 2 tp E-kiri VA/TS poolt täidetud jooksul enesehindamise vorm vastab pärast nõuetele. Vajadusel teeb koos- ettepaneku RRF KA järelevalve kõlastamist eksperdile viia läbi täiendavaid kvaliteedikontrolle VA tegevuse üle. 2. RRF KA ja RTK VA enesehindamise korraldamine ja läbiviimine EL finantshuvide kaitse tagamiseks 2.1 TAO ekspert Loob JIRA-s tööülesande RRF 10 tp Tööülesanne KA ja RRF VA enesehindamise jooksul JIRA-s; vorm vormi täitmiseks (seejuures laeb pärast RRF Sharepointis enesehindamise vormi Sharepointi TPK RRF kausta). Märgib JIRA kinnitamist tööülesande kaastäitjateks TAO teenuse disaini talituse ärianalüütiku ja järelevalve eksperdi. Saadab JIRA tööülesande teadmiseks TAO teenuse disaini TJ-le, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le, TAO toetuste korraldamise talituse TJ-le, TAO OJ-le ja TRO OJ-le. 2.2 TAO Täidab RRF KA ja RRF VA 20 tp Täidetud ekspert/TAO enesehindamise vormi Sharepointis jooksul vorm teenuse disaini vastavalt JKK Lisa 2 vormi Sharepointis; talituse enesehindamise vormi nõuetele. saamisest E-kirjad ärianalüütik/ Vajadusel konsulteerib teiste TAO järelevalve ekspertidega ja TRO töötajatega. riskiekspert/ TAO toetuste Puuduste korral kõrvaldab korraldamise puudused täidetud enesehindamise talituse vormis. riigihangete kontrollüksuse juhataja 2.3 TAO ekspert Kontrollib, kas täidetud RRF KA ja 5 tp Kanne JIRA- VA enesehindamise vorm vastab jooksul; s; Täidetud JKK Lisa 2 nõuetele. Puuduste puuduste vorm Share- korral palub vormi täitjatel korral pointis puudused kõrvaldada. Puuduste menetlus korral menetlus jätkub vastavalt pikeneb punkti 2 alapunktile 2.2. Saadab kuni 10 tp 18  JIRA kaudu täidetud RRF KA ja VA enesehindamise vormi kooskõlastamiseks TAO toetuste korraldamise talituse TJ-le/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le. 2.4 TAO toetuste Kontrollib, kas RRF KA ja VA 2 tp Täidetud korraldamise enesehindamise vormi on täidetud jooksul vorm talituse TJ/ vastavalt nõuetele. Puuduste korral Sharepointis; TAO palub TAO eksperdil koostöös RTK Koos- riskijuhtimise VA-ga ja/või RTK ekspertidega kõlastatus ja järelevalve puudused kõrvaldada. Puuduste JIRA-s talituse TJ korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.2. Kooskõlastab RRF KA ja RRF VA enesehindamise vormi JIRA-s, kui see vastab JKK Lisa 2 nõuetele. 2.5 TAO ekspert Laeb üles kooskõlastatud RRF KA 2 tp JIRA teavitus ja VA enesehindamise vormi faili jooksul JIRA tööülesande juurde. Saadab JIRA kaudu teavituse, et RRF KA ja VA enesehindamise vorm on täidetud vastavalt nõuetele TAO OJ-le, TRO OJ-le, järelevalve riskieksperdile, TAO ärianalüütikule, TAO toetuste korraldamise talituse TJ-le, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le ja TAO teenuse disaini TJ-le. 2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISE JA JÄRELEVALVEGA SEOTUD RRF KA PROTSESSID 2.2.1. RRF KA järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ning SFOS-s maksete ja tagastuste kontroll RRF kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord RRF KA poolt VA-dele ja teistele RRF TS-tele delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimivuse kohta. Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on RRF toetuste juhtimis- ja kontrollisüsteemi (sh. LS-te ja TS-te) kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani koostamine. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja TS-te ning LS-te kompetentside ja teadlikkuse 19 tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi, mida vastavalt tegevusplaanile ja vastavalt vajadusele spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse. Oma tegevusvaldkonna koolitus- ja arendustegevusi kavandavad TAO eksperdid. TAO ekspert koordineerib RRF KA poolt ja korraldab muudatusettepanekute sisseviimise JKK-sse. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert teeb vajadusel täiendavaid kontrolle, kui RRF KA peab seda vajalikuks. TAO toetuste korraldamise talituse eksperdid (edaspidi TAO eksperdid) vastutavad oma valdkonna eestvedamise eest, juhendite kaasajastamise eest, koolituste pakkumise ja VA-de juhendamise eest ning annavad täiendavat infot vajaduse korral järelevalve eksperdile täiendavate kontrollide läbiviimiseks. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus haldab ja vahendab infot, mis puudutab huvide konflikti, pettuste, korruptsiooni ja topeltfinantseerimisega seotud riskide hindamist ja rikkumisi. RRF meetmete rakendamisel kohalduvad RTK TPK 2. osa alapeatüki 2.2 „Toetuste elluviimise korraldamisega seotud protsessid“ protsessipunkti 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus punkt 3 „Koolitustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis“. Samast protsessipunktist 2.2.1 „SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle“ kohalduvad RRF meetme rakendamisele ka punkti 2 „SFOSi andmete alusel igapäevased kontrollid“ alapunkt 2.1.3 “SV, Norra/EMP ja EŠK väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine”, alapunkt 2.3 „SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine“, alapunkt 2.4 „Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine“ ja alapunkt 2.5 „Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuse kontroll.“ Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg 1. SFOS-is RRF siseriiklike meetmete projektide väljamaksete kontrolli määramine 1.1 RRF KA Edastab projekti- või süsteemiauditi Vastavalt E-kiri; juht/TAO aruande ning muud asjakohased jooksvale projekti- või juhataja dokumendid TAO riskijuhtimise ja vajadu- süsteemi- järelevalve talituse TJ-le ja sele auditi järelevalve eksperdile (maksete aruanne kontrollija) tutvumiseks. 1.2 Järelevalve Määrab projekti SFOS-is Koheselt Projekt ekspert (maksete kontrollitavaks vastavalt RRF TPK SFOS-is kontrollija) lisa 12 „RRF KA maksete kontroll“ kontrolli- põhimõtetele. tavaks Registreerib kontrollitavad määratud; projektid RRF KA vastavas projekt arvestuses. registreeri- tud kontrolli- tavaks RRF KA vastavas arvestuses 20  Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg 1.3 Järelevalve RTK rakendatavates meetmetes 10 tp E-kiri ekspert (maksete teavitab rikkumise aruande auditi kontrollija) koostamise vajadusest järelevalve aruande eksperti, kes finantsmõjuga saamisest tähelepaneku lahendamise eest vastutab. Teiste VA-de/TS-te finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgib, et VA/TS esitab projekti- või süsteemiauditis toodud projekti kohta rikkumise aruande SFOS-i 10 tp jooksul. Vajadusel saadab meeldetuletuse rikkumise aruande sisestamiseks. 1.4 Järelevalve Vastavalt RRF TPK lisa 12 „RRF Jooksev Märge RRF ekspert KA maksete kontroll“ kinnitatud tegevus KA (maksete kontrollipõhimõtetele või vastavas kontrollija) probleemi lahenemisel eemaldab arvestuses projekti SFOS-is kontrollitavate projektide hulgast ja märgib vastava info RRF KA vastavasse arvestusse. 2. SFOS-is RRF siseriiklike meetmete projektide maksete kontroll RRF KA-s 2.1 Järelevalve Kontrollib vastavalt RRF TPK lisa Esimesel Kanded ekspert (maksete 12 „RRF KA maksete kontrolli“ võima- SFOS-s; kontrollija) kontrollipõhimõtetele kontrolli lusel, info RRF lisatud projektide MT-d SFOS-is, kuid KA aktsepteerib MT ja lisab teostatud mitte sisemises kontrolli kohta info kokkulepitud hiljem arvestuses; RRF KA sisemisse arvestusse. kui 4 tp E-kirjad jooksul Kui andmete kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi, teeb järelepäringu VA-le või TS-le (RTK RRF MT korral RTK TRO- le). Küsib vastused e-kirja teel. Vajadusel arutab tekkinud küsimusi teiste TAO ekspertidega. Fikseerib tekkinud küsimused ja tehtud järeldused RRF KA sisemises arvestuses. Kui SFOS-i sisestatud andmete aktsepteerimiseks on vajalik 21  Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg kolmanda osapoole arvamus (nt KD on seotud auditi aruandes potentsiaalselt mitteabikõlblike kuludega vms), teavitab järelevalve ekspert VA-t/TS-t e-kirjaga. Kui makse jääb aktsepteerimata, saadab makse VA-le/TS-le tagasi, lisades tagasisaatmise põhjuse. Peab tuvastatud vigade ja mitteabikõlblike kulude osas arvestust RRF KA sisemise arvestuse tabelis. Korrektse väljamakse puhul aktsepteerib makse SFOS-is, lisab kontrollipõhimõtetes kokkulepitud info RRF KA sisemisse arvestusse. 2.2 Projekti- Puuduste korral parandab MT. Vastavalt SFOS kanne koordinaator RRF TPK MT menet- lemise protsessi- punktis 3.2.1 ette nähtud tähtajale 3. SFOS-is tagastuste kontroll 3.1 Järelevalve Saab SFOS teavituse projektile Jooksev E-kiri SFOS ekspert (maksete lisatud tagastuse kohta (tagastuse tegevus, postkastis; kontrollija) sisestamise lõpetamisel). Vaatab KL täidetud info läbi ning lisab projekti SFOS-s tagastuse vajadusel SFOS-is kontrollitavate KL SFOS projektide hulka. KA Tagastuse kontrollimisel täidab kontrollide RRF tagastuse KL vastavalt RRF moodulis; TPK Lisa 11 „KA RRF tagastuse vead kontroll-leht“ kinnitatud märgitud kontrollipõhimõtetele ja laeb KL RRF KA SFOS-i tagastuse moodulisse. sisemises Vajadusel palub tagastuse sisestajal arvestuses esitada täiendavat infot ja 22  Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg konsulteerib TAO ekspertidega. Tuvastatud vead märgib RRF KA sisemises arvestuses ja informeerib tuvastatud puudustest tagastuse sisestajat, kui on vaja parandusi teha otsuses või SFOS-is. Vajadusel eemaldab projekti SFOS- ist alati kontrollitavate projektide nimekirjast ning märgib vastava info RRF KA sisemisse arvestusse. 3.2 Järelevalve Kontrollib ja kinnitab RTK 4 tp E-kiri; ekspert (maksete raamatupidajalt saadud info RTK-le kanded kontrollija) edastatud, RTK poolt SFOS-i SFOS-s sisestatud ja RTK-le kinnitamiseks edastatud tagastuste laekumise kohta. Edastab kinnituse vajaliku infoga RTK raamatupidamisele, et laekumised oleks ministeeriumi raamatupidamises õigesti kajastatud. Eksimuste tuvastamisel annab tagasisidet andmete parandamiseks. RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel tagasimakse laekumisel sisestab laekumise SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja RTK TRO projektikoordinaatorile. 4. Koolitustegevus 4.1 TAO TJ/TRO Teavitab RTK PHO Vajaduse E-kiri TJ personalipartnerit töötaja RRF-ga korral seotud koolitusvajadusest. 4.2 PHO Loob JIRA-s vastava koolitusega 10 tp JIRA personalipartner seotud tööülesande, sh. saadab jooksul tööülesanne salvestatud koolituste lingid, kui nii näeb ette vastav koolitusleping. 4.3 Töötaja Läbib koolituse ja märgib JIRA 2 kuu Täidetud tööülesande täidetud. jooksul tööülesanne JIRA-s 23  2.2.2. DNSH („ei kahjusta oluliselt“) kontrolli protsess Protsessi eesmärgiks on kirjeldada DNSH ehk „ei kahjusta oluliselt“ põhimõtte (ing.k. Do No Significant Harm) alusel tehtavaid kontrollitoiminguid RRF KA-s. Keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli tulemusel projektide keskkonnaekspert ja keskkonna ekspert annavad hinnangu keskkonnaeesmärgi saavutamist oluliselt kahjustava majandustegevuse mittetoetamise või teostamata jätmise kohta, kui see on asjakohane, määruse (EL) 2020/852 artikli 17 tähenduses. Projektide keskkonnaeksperdi RTK poolt rakendatavate RRF meetmete DNSH ja keskkonna-nõuete kontrolliulatus on detailselt kirjeldatud RRF TPK lisas 3 „VA RRF maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika“ ja täiendavalt rakendatakse DNSH kontrolli protsessis erandeid, kui nii on määratud RRF TAT-s. Keskkonna ekspert ja projektide keskkonnaekspert võtavad arvesse nii RRF KA kui ka Euroopa Komisjoni juhiseid DNSH kontrollide teostamisel ning vastutavad oma valdkonna eestvedamise eest, juhendite kaasajastamise eest, koolituste pakkumise eest ning annavad täiendavat infot vajaduse korral järelevalve eksperdile täiendavate kontrollide läbiviimiseks. Projektide keskkonnaekspert konsulteerib ja juhendab vajadusel RTK VA-d Euroopa Komisjoni ja RRF KA juhendite järgmisel, mis näevad ette DNSH nõuete täitmist. Tabel 1. Keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus RRF KA-s Nr Menetlusliik DNSH ja Kontrolli ulatus keskkonna-nõuete kontrollija 1. Keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus RTK poolt rakendatavate RRF meetmete TS/LS MT kontrolli raames 1.1 RHS mõistes hankija väikehangete ja riigihangete keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus RTK poolt rakendatavate RRF meetmete TS/LS MT kontrolli raames 1.1.1 Alates 20 000 eurot ilma KM-ta kuni Projektide Kulude valimi alusel lihthankemenetluse piirmäärani riigihanked4 (sh. keskkonnaekspert RHR-s tehtud väikehange kuni lihthankemenetluse piirmäärani ja sotsiaal- ja eriteenuste väikehange kuni riigihanke piirmäärani) 1.1.2 Teadus- ja arendusteenuse erand (RHS § 11 lg 1 Projektide Kulude valimi alusel p 19) keskkonnaekspert 1.1.3 Erandid RHS § 11 lg 1 alusel (va RHS § 11 lg 1 Projektide Valimi alusel p 19 TA erand, § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade keskkonnaekspert kontrolli suunatud omandamise ja kasutusele võtu erand ja § 11 lg RHS erandid 1 p 14 töölepingu erand) 1.1.4 RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja Projektide Valimi alusel kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 keskkonnaekspert kontrolli suunatud töölepingu erand RHS erandid 4 Punktis 1 nimetatud riigihangete alla kuuluvad näiteks RHR-s tehtud väikehanked. 24  1.1.5 Sisetehingud RHS § 12 alusel Projektide Valimi alusel keskkonnaekspert kontrolli suunatud sisetehingud 1.1.6 Alates lihthankemenetluse piirmäärast kuni Projektide Valimi alusel riigihanke piirmäärani riigihanked keskkonnaekspert kontrolli suunatud hanked 1.1.7 Alates riigihanke piirmäärast riigihanked, sh Projektide 100% kontrolli sotsiaal- ja eriteenuste riigihanked, mis on alates keskkonnaekspert suunatud hangetele sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäärast 1.2 Mittehankija ostu keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus RTK poolt rakendatavate RRF meetmete TS/LS MT kontrolli raames 1.2.1 Mittehankija MT suurima ostu alusdokumendid Projektide Kulude valimi alusel (alates 20 000 eur KM-ta) keskkonnaekspert 2. RRF tulemuse keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus EK-le esitatava MT koostamise raames 2.1 RRF tulemuse saatekirja (ingl. keeles cover Keskkonna ekspert 100% RRF KA poolt note) DNSH nõuete kontroll kontrolli suunatud RRF tulemuste saatekirjadele RRF KA-s toimub keskkonna ja DNSH nõuete kontroll kahel tasandil: 1) RRF KA projektide keskkonnaekspert teostab keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli TS/LS MT menetlemise raames enne TS-le/LS-le toetuse väljamaksmist; 2) RRF KA keskkonna ekspert teostab RRF tulemuse keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli EK-le esitava MT koostamise raames. RRF KA projektide keskkonnaeksperdi keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus TS/LS MT menetlemise raames on kirjeldatud Tabelis 1 „Keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus RRF KA-s“. RRF KA keskkonna eksperdi RRF tulemuse keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus on kirjeldatud Tabelis 1 „Keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus RRF KA-s“. DNSH kontrollide teostamiseks kasutab projektide keskkonnaekspert RRF TPK lisa 13 „RRF KA keskkonna ja DNSH nõuete kontroll-leht“, mille projektide keskkonnaekspert lisab kontrollitoimingu teostamise järgselt SFOS-i. Keskkonna ekspert täidab RRF tulemuste DNSH kontrolliks RRF TPK lisa 13 „RRF KA keskkonna ja DNSH nõuete kontroll-lehe“ ja laeb selle üles kontrolljäljeks JIRA-sse vastava EK-le esitatava 25 MT tööülesande juurde; seejuures keskkonna ekspert kaasab vajadusel DNSH kontrolli tegemiseks projektide keskkonnaeksperdi (v.a RRF meetmetes, kus RTK on VA). Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) 1. Keskkonna ja DNSH nõuete kontroll TS/LS MT menetlemise raames 1.1 Projekti- Suunab MT menetlemise raames 2 tp Suunamine koordinaator pärast valimi koostamist SFOS-s valimisse lisatud mittehankija suurima ostu (alates 20 000 eur KM-ta) kulurea/ hankija väikehanke kulurea ning 5 riigihangete kuluread alates 20 000 eur KM-ta projektide keskkonnaeksperdile keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli teostamiseks. Võtab seejuures arvesse tabelis 1 „Keskkonna ja DNSH nõuete kontrolli ulatus“ kirjeldatud projektide keskkonnaeksperdi kontrolli ulatust ning “RRF meetmete DNSH eelkaardistus“ tabelit. 1.2 Projektide Teostab mittehankija suurima 15 tp jooksul Täidetud KL keskkonna- ostu/ hankija väikehanke ja SFOS-s MT ekspert riigihanke keskkonna ja DNSH kulurea juures; nõuete kontrolli vastavalt RRF Kiri SFOS TPK lisale 13 „Keskkonna ja postkastis; DNSH nõuete kontroll-leht“. Suunamine Puuduste korral palub TS-l/LS-l SFOS-s; kõrvaldada puudused. Laeb üles KL SFOS-i kulurea juurde. Pärast E-kiri kontrolli lõpetamist suunab projektikoordinaatorile kulurea tagasi (sh. lisab märkuse kontrolli lõpetamise kohta). Kui puudusi pole võimalik kõrvaldada, siis teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-t, TAO eksperti ja projektikoordinaatorit 5 Riigihanke menetlused on RHS järgi lihthankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste erimenetlus, ideekonkurss, avatud hankemenetlus, piiratud hankemenetlus, konkurentsipõhine läbirääkimistega menetlus, võistlev dialoog, innovatsioonipartnerlus, väljakuulutamiseta läbirääkimistega menetlus ja kontsessiooni erimenetlus. 26  Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) e-kirjaga. Rikkumise kahtluse korral menetlus jätkub TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituses vastavalt RRF TPK 3. osa alapeatükile 3.3 „Järelevalve- toimingud“. 2. RRF tulemuste keskkonna ja DNSH nõuete kontroll EK-le esitatava MT koostamise raames 2.1 TAO ekspert Saadab e-kirja teel tulemuse 10 tp jooksul E-kiri saatekirja (cover note) keskkonna pärast eksperdile DNSH ja kinnituse keskkonnanõuete kontrolli- saamist miseks, kui DNSH kontroll on ette nähtud vastavalt TAT-le ja/või CID-le6. 2.2 Keskkonna Teostab tulemuse saatekirja (ingl. 10 tp jooksul Täidetud KL ekspert k. cover note) RRF TPK lisa 13 JIRA-s EK-le "RRF KA keskkonna ja DNSH esitatava MT nõuete kontroll-leht“ alusel (vt. tööülesande RRF TPK lisa 13) ja salvestab juures täidetud KL JIRA-sse vastava EK-le esitatava MT tööülesande juurde. 2.2.3. RRF KA täiendav kindlust andev kvaliteedikontroll enne EK-le MT esitamist RRF KA võib tugineda RTK kui VA ja teiste VA-de poolt tehtud kohapealsetele kontrollidele (nn. desk-based meetodil). Üldjuhul RRF KA ei dubleeri VA-de kohapealseid kontrolle, vaid teostab sel juhul omapoolse kontrolli kvaliteedikontrollina, veendumaks et on rakendatud meetmeid EL finantshuvide kaitseks. Järelevalve riskiekspert hindab ära RRF meetme tegevuste riskid vastavalt RRF riskihindamise metoodikale. 6 TAO ekspert saadab e-kirja teel tulemuse saatekirja (cover note) keskkonna eksperdile DNSH ja keskkonnanõuete kontrollimiseks, kui TAO ekspert kontrollib RRF tulemusi vastavalt RRF TPK protsessipunktile 2.3.5 „RRF tulemuste saavutamise kontrollimine“. 27  1. RRF KA kvaliteedikontroll VA-de tegevuse üle järelevalve teostamiseks 1.1 Järelevalve Järelevalve ekspert teavitab VA-d/ Vähemalt 5 E-kiri; Kiri ekspert kvaliteedikontrollist. Vajadusel kaasab tp enne SFOS-s kvaliteedikontrolli läbiviimisesse TAO kontrolli eksperdi. teostamist Teavitab VA-d kvaliteedikontrolli (va ette- läbiviimisest e-kirja või SFOS-i teatamata vahendusel ja lepib kokku kontrolli aja. kontroll) Etteteavitamata kontrolli korral üldjuhul teavitamist ei toimu või teavitatakse väga lühikese etteteatamisega. Kontrolli aja kokku leppimisse ning kontrolli teostamisse kaasatakse vajadusel ka TAO ekspert. 1.2 Järelevalve Valmistab kvaliteedikontrolli ette, Enne Eeltäidetud ekspert kaasab ettevalmistamisse kontrollis kontrolli kontrollakt; osalevad töötajad ja koostab vajadusel läbiviimist, Vajadusel valimi kontrolli teostamiseks, sh hiljemalt koosoleku edastab vajadusel TAO eksperdile kontrollile memo ja/või kontrollis osalejatele eelneval tp-l ettevalmistamisel tekkivad küsimused ja/või korraldab koosoleku tekkinud küsimuste lahendamiseks. Eeltäidab kontrollakti (RRF TPK Lisa 57 või muus vormis), mis on aluseks kontrolli teostamisel. Muu VA kui RTK juures kvaliteedikontrolli teostamisel teostab kontrolli desk-based meetodil. 1.3 TAO ekspert Osaleb vajaduse korral Jooksvalt E-kiri kvaliteedikontrolli ettevalmistamisel ja vastavalt teostamisel. Aitab kaasa järelevalve vajadusele eksperdil tekkinud küsimuste lahendamisele. 1.4 Järelevalve Vastutab kvaliteedikontrolli teostamise Kvaliteedi- Kontrollakt ekspert eest. Fikseerib tuvastatud asjaolud kontrolli (digitaalne või kirjalikult kontrollaktis. teostamise paberil) päeval 7 RRF TPK lisa 5 kehtib vaid investeeringute kohapealsete kontrollide puhul. 28 1.5 Järelevalve Kui kontrolli käigus tuvastatakse Üldjuhul 10 Kontrollaktis ekspert nõuetele mittevastav olukord ja tp, mida on määratud puuduste kõrvaldamine on võimalik, põhjendatud tähtaeg määrab kontrollaktis kontrollitavale juhtudel on tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. võimalik pikendada 1.6 Järelevalve Kui nõuetele mittevastavust ei ole Vastavas Vastava ekspert võimalik kõrvaldada muul moel kui rikkumise rikkumise TTO-ga, siis jätkub menetlus kahtluse kahtluse rikkumise kahtluse tuvastamise ja tuvastamise tuvastamise ja järelevalvemenetlusena rikkumise ja järelevalve- kahtluse korral vastavalt RRF TPK 3. järelevalve menetluse peatüki alapeatükile 3.3 menetluse protsessi „Järelevalvetoimingud“. protsessis kontrolljälg määratud tähtaeg 1.7 Järelevalve Lisab täidetud kontrollakti JIRAsse ja 1 tp jooksul Kontrollakt ekspert saadab TAO riskijuhtimise ja peale JIRA-s TAO järelevalve TJ-le kinnitamiseks. kontrolli riskijuhtimise teostamist. ja järelevalve Kui TJ-le tegemist on kinnitamiseks rohkem kui saadetud ühepäevase kontrolliga, siis esimesel võimalusel 1.8 TAO riski- Vaatab kontrollakti üle. 3 tp jooksul Kinnitatud akt, juhtimise ja a) annab JIRA-s kinnituse ja peale akti vajadusel akti järelevalve tagastab kontrolli teostajale saamist suunamine TJ edasiste toimingute järelevalve teostamiseks. Menetlus jätkub eksperdile vastavalt punkti 1 alapunktile 1.9; b) kui kvaliteedikontrolli raames tuvastati puudus, mis eeldab mittevastavusmenetluse alustamist ja kontrolli teostaja mittevastavusmenetlusega ei tegele, edastab vajadusel juhtumi menetlemiseks teisele järelevalve eksperdile. 29  Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.11. 1.9 Järelevalve Sisestab kontrolli tulemused koos Kontrolli- ekspert kontrollakti ja lisadokumentidega 2 tp jooksul tulemused JIRA-sse. RTK juures pärast akti JIRA-s kvaliteedikontrolli teostamisel saadab kinnitamist kontrolli tulemused JIRA-st RTK TRO TJ-le ja projektikoordinaatorile teadmiseks. 1.10 Järelevalve Muu VA kui RTK juures E-kiri ekspert kvaliteedikontrolli teostamisel edastab kontrollakti kontrollitavale koos kaaskirjaga. Muu VA kui RTK juures kvaliteedikontrolli teostamisel jäävad kontrollitulemused JIRA-sse ning kontrollakt edastatakse kontrollitavale VA-le e-kirjaga. 1.11 Järelevalve Kui kontrolli tulemusel anti Vastavalt E-kiri ekspert kontrollitavale puuduste määratud kõrvaldamiseks tähtaeg, jälgib tähtajale puuduste kõrvaldamise tähtaega. Vajadusel saadab kontrollitavale meeldetuletuse. Kui kontrollitav ei täida määratud järeltegevusi ja kui tegemist on nõuetele mittevastavusega, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt RRF TPK 3. peatüki alapeatükile 3.3 „Järelevalvetoimingud“. 1.12 Järelevalve Kui kontrolli raames puuduseid ei 2 tp jooksul Kanne ekspert tuvastatud, lõpetab tööülesande JIRA-s. TAO riski- kontrolli Puudustega kvaliteedikontrolli korral juhtimise ja plaanis, edastab pärast puuduste kõrvaldamist järelevalve teavitus VA-le/ teate menetluse lõpetamisest VA-le TJ kinnituse vajadusel (vajadusel teavitus TS-le/LS-le) ja saamisest/ teavitus TS- lõpetab tööülesande JIRA-s. puuduste le/LS-le kõrvalda- misest 30  1.13 Järelevalve Analüüsib enne uue perioodi Vajadusel e- riskiekspert kontrollide plaani koostamist eelmise Kord aastas kiri TAO perioodi kontrollide tulemusi ning riskijuhtimise vajadusel teeb ettepanekuid muude ja järelevalve VA/LS/TS kontrollide tõhustamiseks TJ-le või RRF TPK muutmiseks. 1.14 TAO riski- Otsustab koostöös järelevalve 5 tp jooksul Täiendatud juhtimise ja riskieksperdiga kvaliteedikontrollide ja analüüsi kvaliteedi- järelevalve kohapealsete kontrollide tõhustamise saamisest kontrollide TJ või RRF TPK muutmise vajaduse. plaan ja või Vajaduse korral lisab juurde kohapealsete kvaliteedikontrolle ja või lisab juurde kontrollide kohapealseid kontrolle kohapealsete plaan JIRA-s; kontrollide plaani JIRA-s. E-kiri Vajadusel edastab info TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikule RRF TPK-sse muudatuste sisseviimiseks. 2.2.4. Euroopa Komisjonile RRF maksetaotluse koostamine ja esitamine Kui kooskõlas EL RRF määruse artikliga 20 heaks kiidetud RRF kokkulepitud eesmärgid ja sihid on täidetud, siis vastavalt EL RRF määruse artikkel 24 lõikele 2 esitab liikmesriik EK-le rahalise toetuse väljamaksmiseks asjakohaselt põhjendatud MT. MT esitamine koosneb kolmest etapist: EL finantshuvide kaitse kontroll, verstapostide ja sihtide saavutamise kontroll (sh vajadusel alusandmete ja muude dokumentide kontroll), MT koostamine ja MT EK-le esitamine. RRF auditite kokkuvõte, mille koostab AA, lisatakse RRF MT juurde EK- le esitamiseks. Vastavalt VV määruse § 14 lõikele 2 on kohustus taastekavas nimetatud reformide ja investeeringute vahetulemuse saavutamise kinnitus koos seda tõendatavate dokumentidega toetuse saajal (v.a lõppsaajal), esitada RRF KA-le ning TAO ekspert veendub dokumentatsiooni terviklikkuses. Jooksvalt toimub MT-s olevate sihtide ja verstapostide dokumentide eelkooskõlastamine EK-ga, vajadusel koordineerib TAO ekspert küsimusi ja vastuseid (nt. täpsustused, täiendava info vajadus) ning kohtumisi EK ja TS/VA vahel ning seejuures kaasatakse reformi/investeeringu elluviimisega seotud sisueksperte. Jooksvat kooskõlastust jälgitakse OneDrive’s asuvas kaustas „RRF TULEMUSTE HALDUS“. Enne MT ametliku esitamist EK-le peetakse AA-ga regulaarseid kohtumisi, lepitakse kokku tegevuste tähtajad ning vajadusel tehakse parendustegevusi. Enne MT ametlikku esitamist EK-le teostab TAO ekspert tulemuste saavutamise kontrolli vastavalt RRF TPK 2. peatüki alapeatüki 2.3 „Planeerimise, seire, riskide hindamisega ja horisontaalsete tegevustega seotud protsessid“ protsessipunktile 2.3.5. „RRF tulemuste saavutamise kontrollimine“. 31 Selliseid MT-d võib Eesti esitada EK-le kaks korda aastas. Vastavalt EL RRF määruse artikkel 22 lõige 2 punktile c) peab liikmesriik lisama MT-le järgmised dokumendid EK saatmiseks: 1. Maksetaotlus EK vormil; 2. Liidu vahendite haldaja kinnituse (edaspidi RRF KA juhtkonna kinnitus), et vahendeid on kasutatud ettenähtud otstarbel, et koos MT-ga edastatud teave on täielik, täpne ja usaldusväärne ning, et kehtestatud kontrollisüsteemid annavad vajaliku kindluse, et vahendeid on hallatud kooskõlas kõigi kohaldatavate reeglitega, eeskätt reeglitega, mis on kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega kehtestatud huvide konflikti, pettuse, korruptsiooni ja rahastust ning muudest EL programmidest topeltrahastamise ärahoidmise kohta; 3. Tehtud auditite, sealhulgas avastatud puuduste ja võetud parandusmeetmete kokkuvõte (edaspidi AA kokkuvõte). 4. Vajadusel muu seonduv dokumentatsioon (RRF KA/VA poolt tuvastatud rikkumiste ja nende parendusmeetmete kirjeldus jms.). Vastavalt VV RRF määruse § 4 lg 3 esitab RRF KA EL RRF määruse artikli 24 lõikes 2 nimetatud MT ja EL RRF määruse artikli 22 lõike 2 punktis c nimetatud liidu vahendite haldaja kinnituse ning tehtud auditite, sealhulgas avastatud puuduste ja võetud parandusmeetmete kokkuvõtte. Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg 1. AA tehtud auditite, sh. avastatud puuduste ja võetud parandusmeetmete kokkuvõtte koostamine 1.1 AA Koostab tehtud auditite, sh. avastatud Kokku- E-kiri AA puuduste ja võetud parandusmeetmete lepitud kokkuvõtte kokkuvõtte (edaspidi AA kokkuvõte) tähtajaks projektiga projekti ning esitab selle TAO OJ-le ja TMO OJ-le. 1.2 TAO OJ Edastab AA kokkuvõtte projekti 5 tp E-kiri AA kommenteerimiseks TAO kokkuvõtte riskijuhtimise ja järelevalve talituse projektiga juhatajale, kes koostab TAO koondvastuse AA kokkuvõtte kohta. 1.3 TMO OJ Edastab AA kokkuvõtte projekti 5 tp E-kiri AA kommenteerimiseks TMO kokkuvõtte finantseksperdile, kes koostab TMO projektiga koondvastuse AA kokkuvõtte kohta. 1.4 TAO OJ/ TAO Annavad e-kirja teel vastastikkust 5 tp E-kirjad riskijuhtimise tagasisidet AA kokkuvõtte projekti ja järelevalve kohta. talituse juhataja/TMO 32 Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg OJ/TMO finantsekspert 1.5 AA Koostab lõpliku tehtud auditite, sh Kokku- AA avastatud puuduste ja võetud lepitud kokkuvõte parandusmeetmete kokkuvõtte ning tähtajaks esitab selle RRF KA-le. 1.6 DHO Registreerib tehtud auditite, sh 2 tp AA dokumendi- avastatud puuduste ja võetud kokkuvõte halduse parandusmeetmete kokkuvõtte DHS-s. registreeritud peaspetsialist Seadistab DHS-s töövoo teadmiseks DHS-s; RRF KA juhile, TAO OJ-le, TMO OJ- töövoog le, TAO toetuste korraldamise talituse DHS-s juhatajale, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO eksperdile. 1.7 RRF KA juht/ Võtavad teadmiseks AA kokkuvõtte. 2 tp DHS-s AA TAO OJ/ TMO kokkuvõte OJ/ TAO teadmiseks toetuste võetud korraldamise talituse TJ/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ/ TAO ekspert 2. MT info koondamine 2.1 TAO ekspert Loob JIRA-s tööülesande MT EK-le MT Info JIRA koostamiseks ja koondab MT esitamise tööülesande menetlemiseks vajaliku info (sh. AA tähtajaks juures; E-kiri auditite aruanded (sh avastatud puuduste ja parandusmeetmete kokkuvõte); RRF KA/VA poolt tuvastatud rikkumiste ja nende parendusmeetmete kirjeldus, MT koostamisega seotud kirjavahetus EK- 33 Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg ga jm.) JIRA tööülesande juurde ning küsib vajadusel sisendit TAO riskihindamise ja järelevalve talituse juhatajalt EK-le esitatava MT koostamiseks. Seejuures teostab kvaliteedikontrolli ministeeriumide poolt saadetud vahetulemuste dokumentidele. Vajadusel küsib AA seisukohta ja vajadusel konsulteerib keskkonnaeksperdiga. 3. RRF KA juhtkonna kinnituse koostamine EK-le esitatava MT juurde 3.1 TAO ekspert Täidab MT ja juhtkonna kinnituse 5 tp jooksul Juhtkonna vormi (võtab arvesse AA poolt tehtud töö- kinnituse ja auditite, sh. avastatud puuduste ja ülesande MT võetud parandusmeetmete saamisest dokumendid kokkuvõtet). JIRA-s 3.3 TAO ekspert Edastab DHS-s MT ja juhtkonna 2 tp jooksul MT ja kinnituse projekti (ning vajadusel juhtkonna lisadokumendid) kooskõlastamiseks kinnituse TAO toetuste korraldamise talituse TJ- projekti le, TAO riskijuhtimise ja järelevalve töövood talituse TJ-le ja TAO OJ-le ning DHS-s allkirjastamiseks RRF KA juhile. 3.4 TAO toetuste Veendub, et MT ja juhtkonna kinnituse 2 tp jooksul Kooskõlas- korraldamise projekt vastab nõuetele. Kooskõlastab tatud talituse TJ/ MT ja juhtkonna kinnituse projekti juhtkonna TAO DHS-s. kinnitus riskijuhtimise DHS-s ja järelevalve talitus TJ/ TAO OJ 3.5 RRF KA juht Veendub, et MT ja juhtkonna kinnituse 2 tp jooksul Allkirjasta- projekt vastab nõuetele. Allkirjastab tud juhtkonna juhtkonna kinnituse DHS-s. kinnitus DHS-s 3.6 TAO ekspert Märgib JIRA-sse DHS lingi juhtkonna 2 tp jooksul DHS link kinnituse DHS-s allkirjastamise kohta. pärast DHS- JIRA-s s all- kirjastamist 4. RRF maksetaotluse EK-le esitamine 34  Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg 4.1 TAO ekspert Sisestab tulemustega saavutamisega Vastavalt FENIX-is seotud dokumendid (verstaposti/sihi EK-ga MT saavutamise tõendusmaterjal) FENIX- kokku dokumendid isse (sh. vajadusel jooksvalt lepitud MT täiendamine ja uuendamine vastavalt esitamise TMO tagasisidele). Alati enne EK-le ajakavale MT esitamist vaatab üle RRF RHS § 213-215 rikkumiste tabeli8 ja täidab muid TAO eksperdi ülesandeid vastavalt protsessipunkti 3.2.2 „Riigihangete kontrolli protsess“ alapunktile 3. 4.2 TMO ekspert Töötab välja KL vormi EK-le esitatava 1 kuu KL vorm RRF MT valideerimiseks ja seadistab jooksul DHS-s; töövoo DHS-s KL vormi pärast RRF töövoog allkirjastamiseks TMO OJ poolt. TPK DHS-s kinnitamist 4.3 TMO OJ Allkirjastab RRF MT valideerimise KL 2 tp jooksul Kinnitatud vormi DHS-is. KL vorm DHS-s 4.4 TMO finants- Kontrollib üle FENIX-isse sisestatud 5 tp Täidetud KL spetsialist dokumendid vastavalt DHS-s; E-kiri sihi/vahetulemuse saatelehele (ingl. k. cover note) ja vastavalt valideerimise KL-le. Küsib lisainfot vajadusel TAO eksperdilt. Laeb RRFi MT valideerimise KL üles DHSi, seadistab TMO OJ-le allkirjastamiseks ja TAO eksperdile teadmiseks. 4.5 TMO OJ Allkirjastab RRF MT valideerimise KL 2 tp Allkirjastatud DHS-is. KL DHS-s 4.6 TAO ekspert Kinnitab MT eesmärkide ja sihtide Vastavalt E-kiri; MT saavutamise FENIX-s, lisab juhtkonna EK-ga FENIX-s kinnituse ja auditite kokkuvõtte kokku FENIX-sse. Täidab FENIX-is roheliste lepitud MT kulude aruande (Green Expenditure) esitamise investeeringute ja reformide kohta, mis ajakavale on taastekavas 40% või 100%-lise 8 RRF RHS § 213-215 rikkumiste tabel asub X kettal kausta Yld alamkaustas „Hanked“ . 35 Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg kliimamärgisega. Esitab EK-le MT koos vajalike dokumentidega e-kirja teel. Vajadusel täiendab esitatavaid dokumente MT hindamise/ EK-ga läbirääkimiste käigus. Esitab EK nõuetele vastavad tulemustega saavutamisega seotud dokumentide lõppversioonid FENIX-is. 5. KSM kontrollimine ja siseriiklikud maksed vastavalt siseriiklikule maksete profiilile 5.1 TS/VA/ E-toetuse keskkonnas sisestab KSM ja Vastavalt E-toetuse (vajadusel lisab makse juurde tulemuse RRF KA keskkonnas TAO ekspert) (sihi/verstaposti) saavutamist poolt antud KSM kanne tõendavad dokumendid. tähtajale 5.2 TAO ekspert Võtab KSM menetlusse. Puuduste 5 tp Kanne SFOS- korral palub TS-l/VA-l parandada s puudused. Kui KSM vastab nõuetele, siis kinnitab KSMi SFOS-s ja edastab KSM-i TMO finantsspetsialistile. 5.3 TMO finants- Kontrollib KSM makset vastavalt KSM Kontrollitud spetsialist siseriiklikule maksete profiilile (VV kontroll 10 KSM makse otsuse järgi). tp jooksul SFOS-s 5.4 EK Menetleb MT-st ja teeb ettepanekuid 2 kuu E-kiri; EK RRF KA-le MT muutmiseks. Annab jooksul; poolt hinnangu MT-le. Kinnitab MT vajadusel kinnitatud FENIX-is. pikendab MT FENIX-s tähtaega 5.5 TAO ekspert Pärast EK kinnituse saamist laeb üles 10 tp Vajadusel vajadusel täiendavad dokumendid täiendavad SFOS-i KSM juurde. dokumendid SFOS-is KSM juures 5.6 TMO finants- Vahendite laekumisel EK-lt kannab Kanne 20 tp Kanded spetsialist vahendid ministeeriumide toetuste jooksul ministeeriu- kontole vastavalt siseriiklikule pärast mide toetuste maksete profiilile. vahendite kontodele 36  Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg laekumist EK-lt 6. RRF makse vähendamine EK poolt 6.1 RM RO Kui läbirääkimiste käigus selgub, et VV-ga VV otsuse EK loeb konkreetse tulemuse kokku eelnõu RRF ebapiisavalt saavutatuks ja vähendab lepitud makse RRF makset, siis viib juhtumi VV-sse tähtajaks vähenda- lahendamiseks ning edasiste sammude miseks kokkuleppimiseks. 2.2.5. RRF juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning RRF meetmete projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess Protsessiga kehtestatakse kord, kus RRF KA osaleb auditi aruannete projektide koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RRF KA-s ja VA-des ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. RRF juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning RRF meetmete projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsessile kohalduvad RTK TPK 2. osa alapeatüki 2.2 „Toetuste elluviimise korraldamisega seotud protsessid“ protsessipunkt 2.2.5. „Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess“. RRF auditite kontrolljälg salvestatakse JIRA lingile https://jira.rmit.ee/browse/RTK0019-4861. RRF meetmete projektiauditite lõpparuanded, kus on tuvastatud RHS § 213-215 rikkumine, tuleb edastada teadmiseks ka TAO riigihangete kontrollüksuse juhile, kes omakorda teavitab vastavatest rikkumistest TAO eksperti. 37  2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, RISKIDE HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 2.3.1. RRF riskihindamise ja maandustegevuste seire protsess Nõue RRF riske hinnata tuleneb VV RRF määruse § 4 lg 3 punktist 3, mille kohaselt RRF KA viib läbi RRF riskihindamist vähemalt üks kord aastas. Protsessi eesmärgiks on tuvastada ja hinnata RRF KA/RRF riskid. Seejuures tuleb hinnata RRF ülestel riskidel nende jääkriski taset, leppida kokku maandustegevused ning jälgida maandustegevuste elluviimist. RRF riskihindamise ja maandustegevuse seire tuleb tagada vastavalt RTK TPK 2. peatüki alapeatüki 2.3 „Planeerimise, seire, hindamisega ja horisontaalsete tegevustega seotud protsessid protsessipunktile 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess. Teadlikkuse tõstmine pettuste, korruptsiooni ja huvide konflikti valdkonnas on hõlmatud organisatsiooni üldise riskijuhtimise strateegiaga ning seda nii teoreetiliste kui praktiliste aspektide osas. Riskide hindamise ja riskide maandamistegevuste protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. RTK TRO VA-na osaleb RRF KA üldises riskide hindamise protsessis. RTK poolt rakendavate RRF meetmete meetmepõhiseid riske hinnatakse vastavalt RRF VA meetmepõhise riskihindamise metoodikale (RRF TPK Lisa 7) ning selle tulemused on aluseks RTK poolt rakendavates RRF meetmetes valimipõhiste kontrollide kavandamiseks nii RTK TRO-s kui TAO-s. 2.3.2. Vaiete menetlemise protsess Protsessi eesmärgiks on tagada nende RTK otsuste või toimingute suhtes esitatud vaiete sõltumatu menetlemine ning vaideotsuste tegemine, kus vaide lahendaja pädevus on RTK-s. Kui vaide lahendajaks on ministeerium, edastatab TAO jurist vaide e-kirja teel ministeeriumile. RRF vaiete menetlemine toimub vastavalt RTK TPK 2. peatüki alapeatüki 2.3 „Planeerimise, seire, hindamisega ja horisontaalsete tegevustega seotud protsessid“ protsessipunktile 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess. 2.3.3. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning infosüsteemide arenduse protsess Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida RRF meetmetega seotud SFOS kasutajakontode haldust, registri kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist, RRF meetme kirjendamist või selle muutmist ning projekti andmete muutmist registris ning infosüsteemide arenduse protsessi. RRF meetmetega seotud SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, 38  SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamisprotsessile kohaldub RTK TPK 2. osa alapeatüki 2.3 „Planeerimise, seire, hindamisega ja horisontaalsete tegevustega seotud protsessid“ protsessipunkt 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess. Infosüsteemide arenduse protsessile kohaldub RTK TPK 2. osa alapeatüki 2.3 „Planeerimise, seire, hindamisega ja horisontaalsete tegevustega seotud protsessid“ protsessipunkt 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess. 2.3.4. RRF reformi ja investeeringu tulemuste edenemise vahearuande/ühiste näitajate aruande ja tulemuste saavutamise lõpparuande menetlemine RRF KA- s Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. RRF reformi ja investeeringu tulemuste edenemise vahearuande/ühiste näitajate aruande ja tulemuste saavutamise lõpparuande esitamine ja kontrollimine RRF KA-s 1.1 TAO ekspert Teavitab e-kirjaga TS/VA-d Vähemalt 5 tp E-kiri kohustusest esitada e-toetuse enne keskkonnas koos tulemuste aruannete edenemise aruandega info tulemuste esitamise vaheseiresammude (ingl. k tähtaega monitoring steps) kohta vastavalt OA- le).9 1.2 TS/VA Esitab tulemuste edenemise Tulemuste Aruanded e- vahearuanded RRF KA-le e-toetuse edenemise toetuses keskkonna kaudu seisuga 31.03 ja vahearuande 30.09. tähtajad 7.04 ja 7.10 Esitab ühiste näitajate aruande e- Ühiste toetuse keskkonna kaudu seisuga näitajate 31.12 ja 30.06. aruannete tähtajad 15.01 ja 15.07 9 Juhend TS-le/VA-dele aruannete esitamiseks. https://confluence.rmit.ee/download/attachments/202921795/tulemuste%20edenemise%20aruanne_e- toetuses_2023.docx?version=1&modificationDate=1696316699595&api=v2 39  Esitab Taastekavas nimetatud Lõpparuande reformide ja investeeringute tähtaeg tulemuste lõpparuande RRF KA-le 31.05.2026 hiljemalt 31.05.2026 (v.a kui (v.a kui nõukogu rakendusotsuses on nõukogu sätestatud hilisem tähtaeg). rakendus- otsuses on sätestatud hilisem tähtaeg). 1.3 TAO ekspert Kui reformi ja investeeringu 2 tp tähtajast Kiri SFOS-s ja/ tulemuste edenemise vahearuannet, või e-kirja teel ühiste näitajate aruannet või tulemuste saavutamise lõpparuannet ei ole tähtaegselt esitatud, saadab meeldetuletuse. 1.4 TAO ekspert Kontrollib, kas reformi ja 10 tp jooksul Täidetud vahe- investeeringu tulemuste vahearuande/ või lõpparuande edenemise vahearuanne/ ühiste ühiste väljad SFOS-s; näitajate aruanne või näitajate kiri SFOS lõpparuanne vastab nõuetele ja kas aruande või postkastis ja/või kõik nõutud väljad on täidetud. lõpparuande e-kiri; Märkused Puuduste korral koostab puuduste saamisest; vahearuande/ kõrvaldamise teate ja määrab tähtaja puuduste ühistu näitajate puuduste kõrvaldamiseks VA-le/TS- korral aruande- või le või piisava info olemasolu korral, pikeneb lõpparuande väljal kõrvaldab puudused aruannetes. menetlemise SFOS-s Kontrollib üle, kas puudused tähtaeg tulemuste edenemise vahearuandes/ühiste näitajate aruandes või lõpparuandes on kõrvaldatud. Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, teeb märkuse vahearuande/ ühiste näitajate aruande või lõpparuande väljal SFOS-s. 1.5 TAO ekspert Vajadusel korraldab RRF infopäeva Kord RRF infopäeva (sh tulemuste ülevaatamiseks). Võtab kvartalis materjalid arvesse saadud infot FENIX-s Confluences RRF aruannete esitamiseks ja SFOS-is pesas aruannete kontrollimisel. 40  1.6 TAO ekspert Veendudes RRF meetme tegevuse 5 tp jooksul Kinnitatud vahe- RRF reformi ja investeeringu aruande aruanne/ühiste tulemuste edenemise vahe- saamisest; näitajate aruanne aruande/ühiste näitajate või või lõpparuanne lõpparuande kvaliteedis kinnitab vahearuande/ühiste näitajate aruande või lõpparuande SFOS-s ja valib aruande seisundiks „Kinnitatud“. 2. Aruandluse koostamine FENIXis 2.1 TAO ekspert SFOS-i andmete põhjal ja/või RRF 28.02 30.08 Esitatud aruanne infopäeval saadud andmete alusel (ühised FENIX-is täidab ekspert ühiste näitajate või näitajad) poolaasta aruande (sh seiresammud, 30.04, 15.10 100 suurimat kasusaajat) vastavalt (poolaasta EK vormile, teostab vajaliku aruanne, sh eelkontrolli ja esitab aruande FENIX- 100 suurimat s. Teeb koostööd 100 suurima kasusaajat) kasusaaja andmete esitamiseks TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikuga. 2.3.5. RRF tulemuste saavutamise kontrollimine Antud protsessi eesmärgiks on RRF tulemuste saavutamise kontrollimine ja vastutajana toodud TAO ekspert on SFOS-is EE-EK projektis projektikoordinaatoriks määratud isik. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. Reformi/investeeringu vahetulemuse (verstaposti/sihi) saavutamise kinnituse kontrollimine RRF KA-s EE-EK projektides 1.1 TS/ VA Esitab reformi/investeeringu Ühe kuu E-kiri vahetulemuse (verstaposti/sihi) jooksul pärast saavutamise kinnituse iga kontrollimiseks RRF KA-le EE-EK vahetulemuse projektides. saavutamist 1.2 TAO ekspert Kontrollib, kas RRF meetme 10 tp jooksul E-kirjad; täidetud tegevuse (reformi/ investeeringu) pärast KL JIRA vahetulemuse (verstaposti/sihi) kinnituse tööülesande saavutamise kinnitus ja seda saamist juures tõendavad dokumendid on tähtaegselt 41  esitatud. Vajadusel saadab meeldetuletuse TS-le/VA-le. Kontrollib eesmärgi ja sihi vahetulemuse saavutamist vastavalt RRF TPK lisa 10 KL-le (sh teeb valimi ja suunab valimisse lisatud hanke(d) kontrolli TAO riigihangete kontrollüksuse juhile SFOS kaudu). Saadab e-kirjaga tulemuse saatekirja (cover note) keskkonna eksperdile keskkonna ja DNSH nõuete kontrollimiseks, kui DNSH kontroll on ette nähtud vastavalt TAT-le ja/või CID-le. DNSH kontrolliks menetlus jätkub vastavalt RRF TPK protsessipunktile 2.2.2. „DNSH („ei kahjusta oluliselt“) kontrolli protsess“. Juhul kui tulemus on seotud investeerimisprojekti elluviimisega, otsustatakse täiendavate kontrollide vajadus koos TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitusega. Vajadusel küsib täiendavat infot TS- lt/VA-lt. Täidab „RRF KA tulemuse saavutamise kontrollimise KL“ vastavalt RRF TPK lisale 10. Korraldab RRF tulemuse saavutamise mitteametliku kooskõlastamise EK- ga (sh vajadusel korraldab kohtumised, teeb ettepaneku määruste muutmiseks jne). 1.3 EK Juhul, kui tulemus vastab nõuetele, Jooksvalt E-kirjad siis kooskõlastab (mitteametlikult) tulemuse saavutamise ning menetlus jätkub vastavalt punktile 1.8. Juhul, kui tulemus ei vasta nõuetele (nt. kui tulemus ei ole korrektselt või täies ulatuses saavutatud), siis teavitab RRF KA-d tuvastatud puudustest. 1.4 TAO ekspert Pöördub TS/VA poole puuduste 2 tp jooksul E-kiri kõrvaldamiseks. 42  1.5 TS/VA Tutvub EK poolt tuvastatud RRF KA-ga E-kiri tulemuste saavutamisega seotud kokku lepitud puudustega ja kui puuduseid on tähtajaks võimalik kõrvaldada, siis võtab kasutusele meetmed puuduste likvideerimiseks. Juhul, kui tulemuste saavutamisega seotud puuduseid pole võimalik kõrvaldada, siis teavitab sellest koheselt RRF KA-d ning lisab põhjenduse, miks puuduseid pole võimalik kõrvaldada. 1.6 TAO ekspert Kontrollib üle, kas TS/VA on kõik 2 tp jooksul E-kiri puudused kõrvaldanud ning tulemus vastab nõuetele. Kui TS/VA on puudused kõrvaldanud, siis menetlus jätkub vastavalt punktile 1.8. Kui ei ole võimalik vigu tagantjärgi parandada, siis teavitab RM RO-d. 1.7 RM RO Alustab EK-ga dialoogi võimalike Koheselt E-kiri lahenduste leidmiseks. 1.8 TAO ekspert Võtab arvesse EK seisukohti, mis Vastavalt KL JIRA-s puudutab tulemuste saavutamist. EK-ga Salvestab täidetud KL JIRA-sse kokkulepitud vastava MT tööülesande juurde. maksete graafikule 3. PEATÜKK TOETUSTE RAKENDAMISE OSA Tööprotsesside kirjeldustes on antud menetlustähtajad, mis võivad olla täpsustatud TAT-s. Juhul kui menetlusse võetud dokumendis on puudusi või ilmneb vajadus küsida täiendavaid dokumente või teavet, pikeneb tööprotsessis kirjeldatud toimingu teostamise tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks või dokumentide või teabe esitamiseks kulunud aja võrra. Põhjendatud juhul võib kontrollimise aega pikendada, teavitades sellest, kui asjakohane, toetuse taotlejat/TS-t/LS-t. Kui tööprotsess on RTK- sisene, siis ei ole vaja toetuse taotlejat/TS-t/LS-t teavitada. Tööprotsessides kontrolltoiminguid teostav isik kinnitab oma erapooletust ja sõltumatust, sh et tema puhul ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10) kas:  KL-l või muul asjakohasel dokumendil (digi)allkirjaga või  tööülesande lõpetamisega infosüsteemis, sh asjakohase menetlusdokumendi (nt KL) kinnitamise ja/või üleslaadimisega. Infosüsteemi jääb jälg toimingu teostajast ja toimingu teostamise ajast. 43 Huvide konflikti olukorras või selle ohu tekkimisel, kui isik ei saa oma erapooletust ja sõltumatust kinnitada, siis teavitab ta sellest viivitamatult oma otsest juhti ja taandab end menetlusprotsessist. Vastavalt RTK TRO talituse sisesele töökorraldusele võib projektikoordinaator täita teenusekoordinaatori ülesandeid. TJ määratud isik saab tööülesande TJ suulise või kirjaliku teavitusega. Kui asjakohane, võib vastavalt talituse töökorraldusele TJ rolli täita TJ asetäitja, v.a erivolituste korral, mis tulenevad asutusesisesest käskkirjast. Kontrolltoimingute tegemisel kasutatakse vastavalt kinnitatud vorme ja metoodikaid, mis on viidatud RRF TPK punktis 1.2.5 Korrale lisanduvad dokumendid või vastavalt toetusskeemi spetsiifikat arvestades loodud vormile, mis kinnitatakse RRF TPK peatüki 3 alapeatüki 3.1 protsessipunktis 3.1.1 Toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine nimetatud korras. 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID 3.1.1. RRF toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine Taotlemise avamise protsess kohaldub RRF meetmete osas ainult nendele RRF meetmetele, kus RTK on VA vastavalt RRF meetme TAT-le. Taotlemise avamise ettevalmistamisega seotud protsess algab üldjuhul taotlemise väljakuulutamisega VA poolt ning lõppeb haldusotsuste tegemisega (välja arvatud toetuse andmisel RRF investeerimisprojektile ja juhul, kui ministeerium ise endale käskkirja tehes on TS10). RRF meetme tegevustele, kus ministeerium on investeerimisprojekti vastavuskontrolli ülesande täitmise delegeerinud RTK-le vastavalt TAT-le, koostab ja kinnitab RTK TRO toetusskeemi rakendusdokumendid vastavalt TAT-ile. RRF toetusskeemi ettevalmistamise ja taotlemise avamisel tuleb VA-l lähtuda RTK TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 „Toetuste taotlemisega seotud protsessid“ protsessipunktist 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine, seejuures tuleb tagada, et kui RRF TAT-s on sätestatud raskustes ettevõtjate toetamise keeld, siis VTA-d ei anta raskustes olevatele ettevõtjatele11. VA võtab arvesse RRF KA juhiseid RRF toetusskeemide ettevalmistamisel ning VA osaleb TAO ekspertide poolt korraldatud täiendkoolitustel, mis puudutavad RRF toetusskeemide ettevalmistamist. 10 Investeerimisprojekt on RRFi kinnitatud reformi või investeeringu osaks olev või sellest eraldiseisev investeering või muu projekt, mille TS on kindlaks määratud ja mille RRF-s kindlaks määratud tegevused moodustavad üksikprojektina terviku. Ministeerium, kelle vastutusvaldkonda kuulub RRF-s nimetatud reform või investeering, kehtestab RRF elluviimiseks TAT määruse või käskkirja ning sõlmib VV RRF määruse § 6 kohaselt investeerimisprojektile toetuse andmiseks rahastamislepingu. 11 Kasutada raskustes olemise hindamise tabelit: X:\Yld\Protseduurid\Raskustes olemise hindamine.xlsx. Raskustes olemist tuleb kontrollida taotlemise käigus toetuse andmise otsusele eelnevalt, kui nii näeb ette TAT. 44  3.1.2. SFOS-s projekti seadistamine RRF meetme tegevuse kohta Protsessi eesmärgiks on kirjeldada, kuidas RRF KA seadistab SFOS-s projekti iga RRF reformi või investeeringu kohta tervikuna. Investeerimisprojektile toetuse eraldamiseks esitab TS e-toetuse kaudu investeerimisprojekti andmed vastavalt VV RRF määruse § 6 lg 1 nõuetele. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll- (ametikoht) jälg 1. SFOS-s projekti seadistamine RRF reformi või investeeringu ülese meetme tegevuse kohta 1.1 TAO teenuse Annab TAO ärianalüütikule JIRA-s Koheselt Töö- disaini tööülesande avada RRF meetme pärast RRF ülesanne talituse TJ tegevus ning seadistada SFOS-s projekt TPK JIRA-S iga RRF meetme tegevuse (reformi/ kinnitamist investeeringu) kohta. 1.2 TAO Annab korralduse SFOS kasutajatoele 5 tp jooksul E-kiri ärianalüütik vastavad RRF meetme tegevused avada pärast ning seadistada SFOS-s projekt iga tööülesande RRF meetme tegevuse (reformi/ saamist investeeringu) kohta. 1.3 SFOS Avab RRF meetme tegevused ning 10 tp jooksul SFOS-s kasutajatugi seadistab SFOS-s projekt iga RRF pärast projektid meetme tegevuse (reformi/ tööülesande seadistatud investeeringu) kohta. saamist 3.1.3. Taotluste menetlemise protsess Antud taotluste menetlemise protsess kohaldub järgmistele RRF meetme tegevustele: 1. RRF meetme tegevustele kus RTK on VA vastavalt TAT-le; 2. RRF meetme tegevustele, kus ministeerium on investeerimisprojekti vastavuskontrolli ülesande täitmise delegeerinud RTK-le vastavalt TAT-le12. RRF taotluste menetlemisel tuleb lähtuda RTK TPK 3. osa alapeatüki 3.1 „Toetuste taotlemisega seotud protsessid“ protsessipunkti 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess alapunktist 1 „Taotluste 12 Vastavalt VV RRF määruse § 6 lg 2: Ministeerium, kelle vastutusvaldkonda kuulub investeerimisprojekt, hindab enne rahastamislepingu sõlmimist esitatud investeerimisprojekti vastavust RRF-le ning kontrollib selle kooskõla Euroopa Liidu ja Eesti õigusega. Ministeerium võib investeerimisprojekti vastavuskontrolli ülesande täitmise delegeerida eraõiguslikule juriidilisele isikule või riigiasutusele. 45 vastuvõtmine“, alapunktist 2 „Taotlejale ja partnerile ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll“ ja alapunktist 3 „Taotluste hindamine“. RRF taotluste menetlejale kohalduvad VV RRF määruse § 2 lõigetes 7-8 toodud nõuded. Taotluste menetlejate osas karistusandmete kontrolli teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus minimaalselt üks kord aastas ja alati enne uue projektikoordinaatori/teenusekoordinaatori tööle asumist. Toetuse andmise üle otsustaja osas karistusandmete kontrolli teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus minimaalselt üks kord aastas ja alati enne uue otsustaja tööle asumist. Hindamiskomisjoni liikmete osas teostatakse kontrolli minimaalselt üks kord aastas ja üldjuhul enne jooksva aasta esimese hindamiskomisjoni toimumist. Kui viimasest kontrollist on möödas vähem kui 6 kuud, pole uue kontrolli teostamine vajalik. Komisjoni liikmete muutumisel tehakse uue lisandunud liikme karistusregistri kontrolli tema liikmeks nimetamise kooskõlastamismenetluse raames. RTK-le esitatud taotluse vastavuskontrolli teostatakse üldjuhul ühetasandiliselt, välja arvatud juhul, kui meetme riskide hindamisel on kokkulepitud vastavuskontrolli teostamine ka II tasandil või kui taotlemisele ei järgne hindamist. Vastavuskontrolli raames tuvastatud puuduste kõrvaldamise tähtaja andmisel tuleb arvestada taotluse menetlustähtajaga, mis on sätestatud TAT-s. Kui puuduste kõrvaldamine mõistliku aja jooksul ei ole võimalik või kui puuduste kõrvaldamise tähtaja seadmine annab taotlejale olulise eelise võrreldes teiste taotlejatega, siis tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata, taotlus tunnistatakse mittevastavaks ning taotlus hindamisele ei kuulu. Nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse menetlus jätkub vastavalt konkreetsele toetusmeetmele kinnitatud hindamismetoodikas kirjeldatuga. Kui RRF TAT näeb ette, siis taotlusi hindab hindamiskomisjon. TRO TJ ja või teenusekoordinaator tagab hindamiskomisjoni töö tulemuste avalikustamise ja vajadusel hindamiskomisjoni koosseisu avalikustamise VA veebilehel või mujal vastavalt RRF TAT tingimustele. Avalikustamisele kuuluv info tuleb edastada [email protected]. 3.1.4. RRF otsustusprotsess RRF otsustusprotsess kohaldub taotluse menetlemisel ja TRO muutmisel või kehtetuks tunnistamisel. RRF otsustusprotsessis lähtutakse RTK TPK 3. osa alapeatüki 3.1 „Toetuste taotlemisega seotud protsessid“ protsessipunktist 3.1.4. Otsustusprotsess. Taotluse menetlus katkestatakse SFOS-is, kui taotleja on esitanud enne RRF TRO tegemist avalduse taotluse menetlemise lõpetamiseks. Projektikoordinaator saadab teavituse taotlejale, milles annab teada, et RTK lõpetab taotleja avalduse alusel taotluse edasise menetluse. Taotlejale antakse võimalus esitada oma seisukohad (ärakuulamine) enne taotluse osalist rahuldamist ja taotluse rahuldamata jätmist, välja arvatud juhul, kui otsus põhineb taotluses esitatud andmetel ning puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitustel. Ärakuulamine viiakse läbi muutmistaotluse rahuldamata jätmisel (sh osalisel rahuldamisel) ja RRF TRO kehtetuks tunnistamisel. Reeglina viiakse ärakuulamine läbi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. VA tunnistab RRF TRO 46 osaliselt või täielikult kehtetuks VV RRF määruse § 11 lg 1 nimetatud juhtudel. Antud protsessis vastutajana toodud projektikoordinaator on SFOS-s projektikoordinaatoriks määratud isik. RRF TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine toimub VA algatusel või TS/LS taotlusel vastavalt VV RRF määruse §-le 11. Seejuures vastavalt VV RRF määruse § 11 lõikele 5 TRO kehtetuks tunnistamise ja toetuse tagasinõudmise otsuse võib teha viie aasta jooksul või, kui toetuse suurus on 60 000 eurot või sellest väiksem, kolme aasta jooksul projektile viimase makse tegemisest või ettemakse korral selle kasutamise tõendatuks lugemise päevast alates, välja arvatud juhul, kui EL õigusest tuleneb teisiti. VA kohustub pärast TRO tegemist avalikustama oma veebilehel TS/LS nime, projekti nimetuse, toetuse ja projekti kogumahu ning projekti kestuse kui nii näeb ette RRF TAT. Toetatud projektide moodulist jõuavad rahastatud projektide andmed RTK kodulehele automaatselt (kord kuus andmeid uuendatakse). 3.2 KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess MT-e kontrolli ulatus määratakse vastavalt riskide hindamisele. Üldjuhul kontrollitakse MT-t ühetasandiliselt projektikoordinaatori poolt nii, et kumulatiivselt on alati kontrollitud valimimetoodikas ette nähtud valimi maht projekti otsestest abikõlblikest kuludest (v.a ühtse määra alusel arvutatud kaudsed kulud). MT suurem või väiksem kontrolliulatus või muud erandid otsustatakse meetme riskihindamise tulemusel. MT ja EMT kontrollimiseks kasutatakse RRF TPK lisa 2 „VA RRF projekti maksetaotluse ja ettemakse taotluse kontroll-leht“. VA võtab arvesse RRF KA juhiseid maksetaotluste menetlemisel ning VA osaleb TAO ekspertide poolt korraldatud täiendkoolitustel, mis puudutavad RRF MT-te menetlemist. 3.2.1.1. Ettemakse taotluse menetlemise protsess EMT kontroll teostatakse läbivalt ühetasandiliselt. Ettemakse taotluse menetlemisel lähtutakse RTK TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktist 3.2.1.2. Ettemakse taotluse menetlemise protsess. EMT kontrollimiseks kasutatakse RRF TPK lisa 2 „VA RRF projekti maksetaotluse ja ettemakse taotluse kontroll-leht“ ettemakse taotluse kontroll-lehte (KL3). 3.2.1.2. Maksetaotluse menetlemise protsess SFOS-s RTK VA juhindub SFOS-s maksetaotluse menetlemisel RTK TPK 3. osa alapeatüki 3.2 „Kontrollitoimingutega seotud protsessid“ protsessipunkti 3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd) alapunktist 1 „Maksetaotluse kontrolliprotsess“ ja alapunktist 3 „Kulukohtade korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsess“. RTK VA kasutab MT kontrollimiseks RRF TPK lisa 2 „VA RRF projekti maksetaotluse ja ettemakse taotluse 47 kontroll-leht“ maksetaotluse kulude loetelu kontroll-lehte (KL1) ja maksetaotluse kuludokumentide kontrolli ning väikehanke ja ostu kontrolli kontroll-lehte (KL2). MT-d menetletakse valimipõhiselt RRF TPK lisa 3 „VA RRF maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika“ järgi, seejuures võetakse arvesse meetme riskitaset vastavalt valimimetoodikale. RRF VA MT kontroll-lehel projektikoordinaator täidab kohustuslikud ostude, väikehangete kontrolli, pettuste, huvide konflikti ja topeltfinantseerimise ennetamisega seotud kontroll-kohad. Projektikoordinaator ei suuna hankija hankelepingu muudatusi TAO riigihangete kontrolliüksusele kontrollimiseks ning hankeekspert ei kontrolli hankelepingu muudatusi. Projektikoordinaator ei pea kontrollima minikonkursse ning ta ei kontrolli ostulepingute, väikehangete lepingute ja minikonkursside tulemusel sõlmitud lepingute muudatusi. Projektikoordinaator suunab SFOS-s MT menetlemise raames pärast valimi koostamist valimisse lisatud mittehankija suurima ostu (alates 20 000 eur KM-ta) kulurea/ hankija väikehanke kulurea ja riigihangete13 kuluread alates 20 000 eur KM-ta projektide keskkonnaeksperdile DNSH kontrolli teostamiseks (sh. võtab arvesse “RRF meetmete DNSH eelkaardistus“ tabelit). Projektide keskkonnaekspert teostab DNSH kontrolli vastavalt RRF TPK protsessipunktile 2.2.2. „DNSH („ei kahjusta oluliselt“) kontrolli protsess“. 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess Riigihangete kontrolli protsessi eesmärgiks on kirjeldada riigihangete korral toimuvat RHS mõistes hankijate eelnõustamist ja riigihangete kontrollimist. Juhul, kui RRF meetme tegevuse TAT-is on seatud nõudeid hanke läbiviimiseks, siis tuleb esmalt kontrollida TAT-is sätestatud nõuetele vastavust. Riigihangete läbiviimise osas on oluline veenduda, et hankija RHS tähenduses on riigihanke menetluse läbi viinud ning eelkõige selles, et riigihanke läbiviimisel ei esinenud huvide konflikti olukorda. Lisaks peab kontrollima, et tagatud on tegelike kasusaajate andmete kogumine vastavalt EU määruse 2021/241 art 22 lõige 2 punkt d (iii) ning keskkonna ja DNSH nõuete järgimine. Detailset vastavust RHS-le tuleb hinnata juhul, kui TAT-d seda ette näevad. Kui saab teatavaks asjaolu, et riigihanke läbiviimisel on esinenud RHS rikkumine, siis tuleb RHS §-ides 213-215 kirjeldatud riigihanke rikkumiste korral teavitada rikkumisest ka Rahandusministeeriumit ([email protected]) või kui teatavaks saanud asjaolude kogum võib anda aluse süüteokahtluseks või sellel on võimaliku korruptsioonijuhtumi tunnused, teavitab hankeekspert teadaolevatest asjaoludest TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat, kes omakorda informeerib pädevat uurimisasutust või prokuratuuri ning kui on kahtlus ettevõtjate võimaliku konkurentsi kahjustava koostöö osas, siis teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Konkurentsiametit ([email protected]). 13 Riigihanke menetlused on RHS järgi lihthankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste erimenetlus, ideekonkurss, avatud hankemenetlus, piiratud hankemenetlus, konkurentsipõhine läbirääkimistega menetlus, võistlev dialoog, innovatsioonipartnerlus, väljakuulutamiseta läbirääkimistega menetlus ja kontsessiooni erimenetlus. 48 Projektikoordinaator edastab RHAD eelnõustamiseks TAO riigihangete kontrollüksusele ja projektide keskkonnaeksperdile juhul, kui nii näeb ette “RRF meetmete DNSH eelkaardistus“. Eelnõustamine võib toimuda vajadusel enne hanketeate jt RHAD avaldamist riigihangete registris (edaspidi RHR). RHAD alusel eelnõustamine toimub vajadusel alates riigihanke piirmäärast ja sellest suurema maksumusega riigihangete korral, välja arvatud kui TAT näeb ette teisiti. Eelnõustamine toimub LS/TS soovil või on TAT-st ja/või TRO-st tulenev kohustus. Vastavalt RHS- le on riigihanke läbiviimise eest vastutav isik hankija ja RTK pakutav nõustamistegevus ei vähenda hankija vastutust riigihanke teostamisel. RTK vastab kirjalikult hanke läbiviimisega seotud küsimustele ja/või teeb ettepanekuid LS või TS hangetega seotud dokumentatsiooni täiendamiseks. Eelnõustamise käigus nii hankeekspert kui ka projektide keskkonnaekspert (keskkonnateemade vaatest) annavad soovitusi hanke läbiviimiseks. Riigihanke eelnõustamisel on kontroll-jäljeks kirjavahetus TS-ga ja LS-ga SFOS-s. RHAD alusel eelnõustamist ja vastava riighanke kontrolli teevad erinevad hankeeksperdid. Eelnõustamise raames tugineb hankeekspert tähelepanekute edastamisel VV RRF määruses ja RRF meetme tegevuse TAT-s toodud nõuetele ning RRF TPK lisa 1 RRF VA projekti hankeekspertiisi KL küsimustele, kuid eelnõustamisel KL-te ei täida. Eelnõustamise raames tugineb projektide keskkonnaekspert tähelepanekute edastamisel VV RRF määruses ja RRF meetme tegevuse TAT-s toodud nõuetele ning RRF TPK lisa 13 „RRF KA keskkonna ja DNSH nõuete kontroll-leht“ küsimustele, kuid projektide keskkonnaekspert eelnõustamisel KL-te ei täida. Kontrollimiseks kasutab hankeekspert RRF meetmete korral RRF TPK lisaks 1 olevat RRF VA projekti hankeekspertiisi kontroll-lehte, mis lisatakse kontrollitoimingu teostamise järgselt SFOS-i. Kui riigihange on sisestatud SFOS-i, saab projektikoordinaator riigihanke kontrolli suunata varem, kui TS või LS MT-s vastava riigihanke kulud esitab. Riigihangete kontrolli ulatus on märgitud Tabelis 2. RRF-le ei kohaldu riigihanke II tasandi kontroll. RTK-l ei ole kohustust kontrollida riigihanke menetluse õiguspärasust, juhul kui see on kontrollitud varasemalt mõne teise VA poolt ja see kontroll on lisatud infosüsteemi. Enne riigihanke kontrolli suunamist kontrollib projektikoordinaator infosüsteemist, kas riigihanget on kontrollitud või on kontrollimist alustatud mõnes teises RÜ-s/VA-s või mõnes teises projektis. Antud protsessis vastutajana toodud projektikoordinaator on SFOS-s projektikoordinaatoriks määratud isik. Juhul, kui riigihanke kontrollimisega on juba alustatud RTK-s, siis suunab projektikoordinaator riigihanke hankekontrolli tegevale hankeeksperdile. Juhul, kui riigihange on juba kontrollitud, siis projektikoordinaator seob kontrolli infosüsteemis teise RÜ/VA kontrolliga. Kui selgub, et teine RÜ/VA on tuvastanud tema poolt kontrollitud riigihankes finantsmõjuga tähelepaneku, siis saadab projektikoordinaator TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale e-kirjaga info, et tema menetluses olevasse projekti on esitatud nimetatud riigihange ning konsulteerib, kuidas käimasoleva projekti raames antud riigihankega seotud kuludega käituda. Kui teine RÜ/VA on teinud riigihankes TTO, siis tuleb RTK-l TTO tegemisel rikkumise asjaolud üle vaadata ja kaalutlus teostada ise. Selleks, et tagada ühesugune korrektsiooni määr erinevates VA-des või RÜ-des menetletud ja/või menetletava ühe ja sama rikkumise puhul, peavad VA-d ja RÜ-d tegema omavahel koostööd. RHS § 3 p. 4 põhimõtete vastavuse kontrollist jääb jälg MT kontrolli raames MT kontroll-lehele. 49 RRF LS või TS: 1) kes on hankija RHS tähenduses, on järginud RHS § 3 p. 4 üldpõhimõtet, mille kohaselt hankija väldib konkurentsi kahjustavat huvide konflikti alates 20 000 eurot ilma KM-ta kuni lihthankemenetluse piirmäärani (või kuni riigihanke piirmäärani, kui RHS selle riigihanke kohta lihthanke piirmäära ei kehtesta) teenuse, asja või ehitustöö hankimisel; 2) kes ei ole hankija RHS tähenduses, on järginud RHS § 3 p. 4 üldpõhimõtet, mille kohaselt TS/LS väldib konkurentsi kahjustavat huvide konflikti juhul, kui teenuse, asja või ehitustöö eeldatav maksumus on ilma KM-ta võrdne 20 000 euroga või sellest suurem. NB! Juhul, kui TAT-s on seatud täiendavaid nõudeid hanke läbiviimiseks, siis tuleb kontrollida TAT-s sätestatud nõuetele vastavust. Kui TAT-st ja/või TRO-st tuleb kohustus esitada hankeplaan, edastab hankeplaani osas tähelepanekud SFOS-i kaudu projektikoordinaator, kes konsulteerib TAO riighangete kontrollüksuse juhiga. Hankijaks määratlemise osas konsulteerib projektikoordinaator TAO riighangete kontrollüksuse juhiga. Tabel 2. Riigihangete kontrolli ulatus Nr Menetlusliik Kontrollija Kontrolli ulatus 1. Alates 20 000 eurot ilma KM-ta kuni Projekti- Kulude valimi alusel lihthankemenetluse piirmäärani riigihanked14 (sh. koordinaator15 või kui valimit ei RHR-s tehtud väikehange kuni lihthankemenetluse rakendata, siis 100% piirmäärani ja sotsiaal- ja eriteenuste väikehange kuni riigihanke piirmäärani) 2. Teadus- ja arendusteenuse erand (RHS § 11 lg 1 p Projekti- Kulude valimi alusel 19) koordinaator või kui valimit ei rakendata, siis 100% 3. Erandid RHS § 11 lg 1 alusel (va RHS § 11 lg 1 p Hankeekspert 100% kontrolli 19 TA erand, § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade suunatud hangetele 14 Punktis 1 nimetatud riigihangete alla kuuluvad näiteks RHR-s tehtud väikehanked. 15 Projektikoordinaator kontrollib alates 20 000 eurost ilma KM-ta kuni lihthankemenetluse piirmäärani hankeid RRF TPK lisa 2 MT kontroll-lehe alusel, sh. RHR-s tehtud väikehanget kuni lihthankemenetluse piirmäärani ja sotsiaal- ja eriteenuste väikehanget alates 20 000 eurost ilma KM-ta kuni sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäärani. 50  omandamise ja kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erand) 4. RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja Projekti- Kulude valimi alusel kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu koordinaator või kui valimit ei erand rakendata, siis 100% 5. Sisetehingud RHS § 12 alusel Hankeekspert 100% kontrolli suunatud hangetele 6. Alates lihthankemenetluse piirmäärast kuni Hankeekspert 100% kontrolli riigihanke piirmäärani riigihanked suunatud hangetele 7. Alates riigihanke piirmäärast riigihanked, sh Hankeekspert 100% kontrolli sotsiaal- ja eriteenuste riigihanked, mis on alates suunatud hangetele sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäärast Ülaloleva Tabel 2 juurde kuulub põhimõte, et kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta jääb projektis alla 20 000 euro ilma KM-ta, siis riigihanget ei kontrollita (st. projektikoordinaator ei kontrolli riigihanke vastavust RHS-le). Riigihanke võib jätta kontrollimata juhul, kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta kokku jääb alla 20 000 euro ilma KM-ta. Riigihange peab olema kontrollitud vastavalt Tabel 2 toodud kontrollipõhimõtetele hiljemalt siis, kui riigihanke raames esitatavad kulud on alates 20 000 eurot ilma KM-ta. Juhul, kui riigihanke eeldatav maksumus on väiksem kui 20 000 eurot ilma KM-ta, kuid riigihanke tegelik maksumus võrdub selle piirmääraga või on sellest suurem, siis kontrollitakse riigihanget vastavalt Tabel 2 toodud kontrollipõhimõtetele. Juhul kui hankelepingu alusel hüvitatakse kulusid nii lihtsustatud kuluhüvitamisviiside alusel kui ka tegelike kulude alusel, siis riigihanke kontrolli suunamine tuleb otsustada summa põhjal, mida hüvitatakse tegelike kulude alusel. St. kui tegelike kulude alusel hüvitatav summa on alates 20 000 eurot ilma KM-ta, siis tuleb riigihange suunata kontrolli arvestades Tabelis 2 kehtestatud riigihangete kontrolli ulatust. Riigihanke kontrolli vajaduse hindamisel lähtutakse RHS mõistes hankija poolt valitud riigihanke menetluse liigist juhul, kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta on alates 20 000 eurot ilma KM-ta või sellest suurem ja kui see hankija on viinud läbi rangema riigihanke menetluse, kui RHS nõuab. Sel juhul kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale riigihanke menetlusele kohalduvatele nõuetele KL alusel hankeeksperdi poolt. Kui hankija kohaldas riigihankele, mille maksumus on alates lihthankemenetluse piirmäärast või sellest suurem, rangemat riigihanke menetlust vabatahtlikult, siis kontrollitakse valitud 51 menetlusliigi ja valitud tingimuste kohaldamise korrektsust ning kontrollitulemusi võetakse TTO tegemisel arvesse, kuid toetuse tagasinõudmisel tuleb kohaldada alust, mis kohalduks siis, kui rangemat menetlust ei oleks läbi viidud (seda juhul, kui vastava RRF meetme TAT ei näe ette teisiti.) Hankijast LS või TS alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete16 hankelepingute summeerimise vajadust hinnatakse RHS § 28 alusel. Mittehankijast LS või TS ostude summeerimise vajadust tuleb hinnata RHS §-s 3 toodud üldpõhimõtete alusel. Raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimisel tuleb hinnata kulude summeerimise vajadust muuhulgas lähtuvalt kulu tegemise eesmärgist. RHS § 27 lg 1 kohaselt osadeks jaotatud riigihanke puhul lähtutakse kontrollimisel mitte kogu riigihanke maksumusest, vaid iga osa HL maksumusest. Täiendavalt rakendatakse riigihangete kontrolli protsessis erandeid, kui nii on määratud RRF TAT- s ja või kui nii näeb ette RRF TPK lisa 3 „VA RRF maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika“. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) 1. Riigihanke eelnõustamine 1.1 TS/LS Esitab SFOS-i postkasti kaudu või Vastavalt Riigihanke alus- e-kirja teel riigihanke vajadusele dokumendid alusdokumendid (lisab kirja pealkirjaks hanke RHR-i viitenumbri). 1.2 Projekti- a) Juhul, kui riigihange pole Vastavalt Suunamine koordinaator RHR-is avaldatud, suunab TAT SFOS-s, e-kirja projekti TAO riigihangete tähtaegadele teel kontrollüksuse juhile, määrates TAO riigihangete kontrollüksuse juhi projekti omanikuks. b) Juhul, kui riigihange on RHR-is avaldatud, siis suunab SFOS-i hangete ja Vastavalt lepingute moodulist hanke RHAD TAO riigihangete laekumisele kontrollüksuse juhile, 16 Hankijast TS või lõppsaaja alla lihthanke piirmäära jäävad riigihanked, mille tegemisel on lähtutud RHS § 3 põhimõtetest. 52 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) määrates ta hanke omanikuks. c) Juhul, kui nii näeb ette “RRF meetmete DNSH eelkaardistus“, siis keskkonna ja DNSH nõuete järgimise hindamiseks suunab alates riigihanke piirmäärast hankija eelnõustamise kirja SFOS-s/ saadab hankija eelnõustamise e-kirja projektide keskkonna- eksperdile ning menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.5. 1.3 TAO riigihangete Edastab saabunud tööülesande 2 tp jooksul Suunamine kontrollüksuse SFOS -is vastavale hanke- tööülesande SFOS-s juht eksperdile (eelnõustajale). saamisest 1.4 Hankeekspert Küsib vajadusel vaatlejaõiguse Üldjuhul 10 Kiri SFOS-s (eelnõustaja) RHR-is hankele endale ning tp jooksul projektide keskkonnaeksperdile tööülesande (kui kohaldub vastavalt “RRF saamisest meetmete DNSH eelkaardistus“ (v.a kui tabelile) TS-lt/LS-lt. TAT-s on muu Vaatab RHAD üle ja koostab tähtaeg); soovitusliku hinnangu esitatud lisandub dokumentidele. Kontroll-lehte ei vastamiseks täida. määratud tähtaeg 1.5 Projektide Vaatab RHAD üle ja koostab Üldjuhul 10 E-kiri keskkonna- hinnangu esitatud dokumentidele tp jooksul ekspert lähtuvalt keskkonna ja DNSH tööülesande nõuetest vastavalt TPK lisale 13 saamisest „RRF KA keskkonna ja DNSH (v.a kui nõuete kontroll-leht“). Edastab TAT-s on hinnangu ja/või tähelepanekud muu tähtaeg); lisandub 53  Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) hankeeksperdile17 e-kirja teel. vastamiseks Kontroll-lehte ei täida. määratud tähtaeg 1.6 Hankeekspert Kui tähelepanekute edastamine Üldjuhul 10 E-kiri (eelnõustaja) eeldab RM RORO-ga tp jooksul kontakteerumist, suhtleb RM tööülesande RORO-ga ja teavitab projekti- saamisest koordinaatorit ja taotlejat/LS- (v.a kui t/TS-t tähtaja võimalikust TAT-s on pikenemisest. muu 1.7 Hankeekspert Edastab enda ja VA projektide tähtaeg); Kiri SFOS keskkonnaeksperdi hinnangu lisandub postkastis või e- (eelnõustaja) vastamiseks ja/või tähelepanekud TS-le/LS-le kiri SFOS-i kaudu või e-kirja teel. määratud Teavitab TS-t/LS-t, et vastutus tähtaeg riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale.18 1.8 Hankeekspert Eelnõustamise lõpetamisel Tööülesanne (eelnõustaja) suunab objekti SFOS-s; E-kiri projektikoordinaatorile tagasi või saadab tagasiside e-kirja teel. 2. Riigihangete kontroll, sh MT raames Riigihangete tiim kontrollib hankeid (sh. valimipõhiselt) vastavalt Tabelile 2 „Riigihangete kontrolli ulatus“. 2.1 TS/LS Sisestab hanke SFOS-i hangete ja Hiljemalt Kanne SFOS-s lepingute moodulis projekti hankega juurde. Loob hanke lisades RHR seotud hanke viitenumbri. Kui tegemist kulude ei ole e-menetlusega, siis edastab esitamisel riigihankega seotud dokumendid. MTs Erandolukorras, kui hanget ei saa sisestada, lisab selle hangete ja lepingute moodulisse RHR-i 17 Leiab hankeeksperdi kontaktandmed X ketta kausta Yld alamkaustast „Hanked“. 18 Eelnõustamise käigus tuleb taotlejaid, LS-id/TS-id, partnereid igakülgselt teavitada sellest, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale vaatamata sellele, et hankeekspert on enne hanketeate avaldamist, otsuste tegemist või muul juhul riigihanke alusdokumentide eelnõud üle vaadanud. 54 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) välise ostuna ning paneb juurde hankega seotud dokumendid (kommentaaride osasse kirjutab riigihangete registri viitenumbri). 2.2 Projekti- Veendub, et kontrollitav hange Koheselt, Kanne SFOS-s; koordinaator on lisatud ning lepingu fail on hiljemalt kiri SFOS-s üles laetud SFOSi hangete ja MT lepingute moodulisse. Kui menetluse tegemist ei ole e-menetlusega, algatamisel veendub, et kõik vajalikud dokumendid on kättesaadavad. 2.3 Projekti- a) Suunab TAO riigihangete a)- a)-b)Kanne koordinaator kontrollüksuse juhile b)Hiljemalt SFOS-s; kiri riigihanke ekspertiisi lähtudes siis, kui SFOS-s; RRF TPK 3. peatüki riigihankega tööülesanne alapeatüki 3.2 seotud kulud SFOS-s protsessipunktis 3.2.2 on alates „Riigihangete kontrolli 20 000 eurot protsess“ toodud ilma KM-ta kontrollipõhimõtetest (sh Tabel 2). b) Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, suunab SFOS-i hangete ja lepingute mooduli kaudu ostu edasi TAO riigihangete kontrollüksuse juhile riigihanke kontrolli teostamiseks. c) Kui teine VA on projekti c) Koheselt, c)E-kiri sõltumata esitatud riigihankes tuvastanud sellest, kas finantsmõjuga tähelepaneku, riigi- saadab e-kirjaga vastava info hankega TAO riskijuhtimise ja järelevalve seotud kulud talituse juhatajale. Kui rikkumist on alates pole võimalik kõrvaldada muul 20 000 eurot moel kui TTO-ga, siis jätkub ilma KM-ta menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena VA poolt rakendatava RRF meetme tegevuse rikkumise kahtluse 55 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) korral vastavalt RRF TPK 3. peatüki alapeatükile 3.3 „ Järele- valvetoimingud“. Menetlus jätkub TAO riigihangete kontrollüksuses vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4. d)Suunamine d) Suunab hankija SFOS-s lihthankega/riigihankega seotud kulurea projektide keskkonnaeksperdile kontrollimiseks, kui nii näeb ette MT KD valimimetoodika ja “RRF meetmete DNSH eelkaardistus“ lähtudes tabelist 1 „DNSH ja keskkonnanõuete kontrolli ulatus“. Menetlus jätkub vastavalt RRF TPK protsessipunktile 2.2.2. „DNSH („ei kahjusta oluliselt“) kontrolli protsess. 2.4 TAO riigihangete Suunab hanke SFOS-i kaudu Tööülesande Tööülesanne kontrollüksuse edasi vastavale hankeeksperdile. saabumisel 5 SFOS-s juht tp jooksul 2.5 Hankeekspert Kui hange korraldatakse RHR-s 10 tp KL¸ kiri SFOS-s e-menetlusena, küsib hankele jooksul vaatlejaõigused. Avab SFOS-is vaatleja hankekontrolli ja määrab õiguste kontrolli seisundiks saamisest, „sisestamisel“. lisandub hankijale ja/või Kontrollib riigihankega seotud teistele dokumente, KL alusel (RRF TPK osapooltele lisa 1). Vajadusel konsulteerib määratud RM RORO-ga, juristi, päringute järelevalve eksperdi või muu vastamise asjaomase osapoolega. tähtaeg 2.6 Hankeekspert Puuduste korral koostab teate ja Kiri SFOS-s edastab TS-le/LS-le teate 56 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) täiendavate selgituste ja dokumentide saamiseks. 2.7 Hankeekspert Veendudes riigihanke läbiviimise KL SFOS-s nõuetekohasuses, sisestab KL SFOS-i ja märgib kontrolli seisundiks „lõpetatud“. Laeb SFOS-is hankelepingu juurde eduka pakkumuse. 2.8 Hankeekspert Kontrollitoimingu lõpetamisel: Tööülesanne Kui tuvastab rikkumise, teeb KL- SFOS-s le märkuse, sisestab hankekontrolli koos finantsmõjuga tähelepanekuga SFOS-i. Seejärel edastab e-kirja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale koos infoga tuvastatud rikkumise kohta. Kui rikkumist pole võimalik kõrvaldada muul moel kui TTO- ga, siis jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena rakendatava RRF meetme tegevuse rikkumise kahtluse korral vastavalt RRF TPK 3. peatüki alapeatükile 3.3 „Järelevalvetoimingud“. a) Suunab hanke projektikoordinaatorile SFOS kaudu ja teavitab tuvastatud rikkumisest. b) Kui rikkumisi ei tuvasta, sisestab hankekontrolli SFOS-i ja suunab hanke või lepingu tagasi projekti- koordinaatorile. 57 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) 3. RRF projektide RHS mõistes hankijate RHS § 213-215 riigihangete rikkumistest teavitamine19 Protsess on ette nähtud olukorraks, kus punktis 2 kirjeldatud riigihanke kontrolli käigus hankeekspert tuvastab RRF projektide RHS mõistes hankijate RHS § 213-215 riigihangete rikkumise. 3.1 TAO riigihangete Loob tööülesande JIRA-s. Laeb 20 tp jooksul Tööülesanne kontrollüksuse üles X kettale kausta Yld pärast RRF JIRA-s; X kettal juht alamkausta „Hanked“ „RRF TPK kausta Yld projektide RHS mõistes hankijate kinnitamist alamkaustas § 213-215 riigihangete „Hanked“ RRF rikkumistest teavitamise“ tabeli RHS § 213-215 (edaspidi: RRF RHS § 213-215 rikkumiste tabel rikkumiste tabeli) vormi. Vajadusel lisab tabelisse projektiauditite lõpparuannete alusel RRF projektide RHS § 213-215 rikkumised. 3.2 Hankeekspert RRF projektide riigihangete 2 tp jooksul X kettal kausta kontrolli käigus (sh. rikkumise Yld alamkaustas projektiauditite käigus tuvastami- „Hanked“ RRF tuvastatud) RHS mõistes hankija sest RHS § 213-215 RHS § 213-215 riigihangete rikkumiste tabel rikkumise tuvastamisel täidab RRF RHS § 213-215 rikkumiste tabeli X ketta „üldhanked“ kaustas. 3.3 TAO ekspert Alati enne EK-le MT esitamist: Alati enne Kiri DHS-s; (rakendus- a) vaatab üle RRF RHS § EK-le MT E-kiri süsteemide 213-215 rikkumiste tabeli; esitamist ekspert) b) algatab DHS-s töövoo, et edastada RM RORO-le RRF RHS § 213-215 rikkumiste tabel menetlemiseks ([email protected]). 19 RHS § 213-215 sätestatud: § 213. Hankelepingu või raamlepingu muutmine nõudeid rikkudes; § 214. RHAD-s, pakkumuses või raamlepingus ettenähtust erinevatel tingimustel lepingu sõlmimine; § 215. Hankelepingu või raamlepingu sõlmimine nõutud menetlust korraldamata. 58  Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-jälg (ametikoht) Märgib vajadusel EK-le esitatava RRF MT JIRA tööülesande juurde info RRF projektide RHS § 213-215 rikkumiste kohta. c) Edastab RRF RHS § 213- 215 rikkumiste tabeli TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale teadmiseks. 3.4 RM RORO Menetleb RHS § 213-215 Vastavalt Vastavalt RM rikkumistest teavitusi. RM RORO RORO protseduuri- protseduuridele. dele 3.2.3. VA osalus RRF projekti tegevuste kohapealse kontrolli protsessis Tööprotsess kirjeldab VA kohapealsete kontrollide teostamist. Kohapealse kontrolli valim tuleb koostada vastavalt RRF TPK lisa 4 „RRF VA kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodikale. VA projektikoordinaator teavitab plaanivälise kohapealse kontrolli vajadusest järelevalve riskieksperti ja palub lisada erakorraline kohapealne kontroll kohapealsete kontrollide kontrolliplaani. VA projekti- või teenusekoordinaator osaleb kohapealse kontrolli ettevalmistamisel ja teostamisel ning aitab kaasa järelevalve eksperdil tekkinud küsimuste lahendamisele. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. Tegevuste kohapealsete kontrollide valimi moodustamine, kohapealsete kontrollide tööplaani koostamine ja selle täitmise jälgimine RRF VA-s 1.1 Järelevalve Koostab projektide tegevuste Kord aastas Kohapealsete riskiekspert kohapealsete kontrollide plaani kontrollide vastavalt riskihindamisele (Lisa 4 RRF plaan ja VA kohapealse kontrolli valimi moodustatud moodustamise metoodika) ning valim JIRA-s eelmise perioodi kohapealsete kontrollide tulemustele. Enne plaani koostamist konsulteerib vajadusel VA projekti- 59 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) koordinaatoritega või TS poolse kontaktisikuga. 1.2 Järelevalve Teavitab kohapealsete kontrollide 1 tp jooksul Teavitus JIRA- riskiekspert plaani valmimisest TAO riskijuhtimise s ja järelevalve TJ-t. 1.3 TAO riski- Vaatab üle kohapealsete kontrollide 3 tp jooksul Suunamine juhtimise ja plaani, vajadusel küsib järelevalve JIRA-s järelevalve riskieksperdilt täpsustusi ja määrab TJ kontrollide teostamise eest vastutavad järelevalve eksperdid. 1.4 Järelevalve Teavitab kohapealsete kontrollide 5 tp jooksul E-kiri riskiekspert plaani valmimisest VA-d/ TS-t. 1.5 TAO riski- Erakorralise kohapealse kontrolli 3 tp Tööülesanne juhtimise ja korral lisab kontrolli JIRA-sse suunatud järelevalve kohapealsete kontrollide TJ kontrolliplaani ja määrab kontrolli teostamise eest vastutava järelevalve eksperdi. 1.6 Järelevalve Jälgib jooksvalt kohapealsete Jooksvalt Vajadusel riskiekspert kontrollide kontrolliplaani ajakava täiendatud/ täitmist. Vajadusel täiendab plaani või muudetud algatab põhjendatud juhul kohapealsete kontrolliplaani muutmise (nt koha peal kontrollide vaadeldavaid tegevusi ei toimu, plaan JIRA-s läbiviimine on plaani perioodil ebamõistlik, projektis teostatakse audit vms põhjendatud olukord). 2. VA poolt tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine TS/LS juures 2.1 Järelevalve Järelevalve ekspert teavitab TS-t/LS- Vähemalt 5 E-kiri, kiri ekspert t kohapealsest kontrollist. Vajadusel tp enne SFOS-s kaasab kohapealse kontrolli kontrolli läbiviimisesse projektikoordinaatori. teostamist (va ette- teatamata Teavitab TS-t/LS-t kohapealse kontroll) kontrolli läbiviimisest e-kirja või SFOS-i vahendusel ja lepib kokku kontrolli aja ning koha. Etteteavitamata kontrolli korral üldjuhul teavitamist ei toimu või 60 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) teavitatakse väga lühikese etteteatamisega. Kontrolli aja ja koha kokku leppimisse ning kohapealse kontrolli teostamisse kaasatakse vajadusel ka ekspert. 2.2 Järelevalve Valmistab enne kohapealsesse Enne Eeltäidetud ekspert kontrolli minemist kontrolli ette, kontrolli projekti kaasab ettevalmistamisse kontrollis läbiviimist, tegevuste osalevad töötajad, sh edastab hiljemalt kontrolli akt, kontrollis osalejatele koha- vajadusel ettevalmistamisel tekkivad küsimused pealsele koosoleku ja/või korraldab koosoleku tekkinud kontrollile memo küsimuste lahendamiseks. Eeltäidab eelneval tp-l projekti tegevuste kontrolli akti (RRF TPK Lisa 5), mis on aluseks kontrolli teostamisel. Kui projektile kohaldub riskihindamisest tulenevalt valimipõhine MT kontroll, teostab võimalusel kontrolli enne kohapealset kontrolli ning fikseerib tulemused kontrollaktis. 2.3 Projekti- Osaleb kohapealse kontrolli Jooksvalt E-kiri koordinaator ettevalmistamisel ja teostamisel. vastavalt Aitab kaasa järelevalve eksperdil vajadusele tekkinud küsimuste lahendamisele. 2.4 Järelevalve Vastutab kohapealse kontrolli Üldjuhul 10 Kontrolli aktis ekspert teostamise eest. Kui kontrolli käigus tp, mida on määratud tuvastatakse nõuetele mittevastav põhjendatud tähtaeg olukord ja puuduste kõrvaldamine on juhtudel on võimalik, määrab kontrolli aktis võimalik kontrollitavale tähtaja puuduste pikendada kõrvaldamiseks. 2.5 Järelevalve Fikseerib tuvastatud asjaolud Kohapealse Kohapealse ekspert kirjalikult kontrolli aktis. kontrolli kontrolli teostamise osalejate poolt päeval allkirjastatud Allkirjastab TS/LS kontrollakti ning kontrolli akt küsib allkirja teiste läbiviija(te) ning 61 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) TS/LS esindaja poolt (olemasolu ja (digitaalne või nõusoleku korral). paberil) 2.6 Kohapealses Allkirjastab kontrolli akti. kontrollis osaleja 2.7 Järelevalve Kui nõuetele mittevastavust ei ole Vastavas Vastava ekspert võimalik kõrvaldada muul moel kui rikkumise rikkumise TTO-ga, siis jätkub menetlus kahtluse kahtluse rikkumise kahtluse tuvastamise ja tuvastamise tuvastamise ja järelevalvemenetlusena RRF meetme ja järelevalve- tegevuse rikkumise kahtluse korral järelevalve menetluse vastavalt RRF TPK 3. peatüki menetluse protsessi alapeatükile 3.3 „Järele- protsessis kontrolljälg valvetoimingud“. määratud tähtaeg 2.8 Järelevalve Lisab täidetud ja allkirjastatud 1 tp jooksul Kontrolli akt ekspert kontrolli akti JIRA-sse ja saadab TAO peale JIRA-s TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le kohapealse riskijuhtimise kinnitamiseks. kontrolli ja järelevalve teostamist. TJ-le Kui kinnitamiseks tegemist on saadetud rohkem kui ühepäevase kohapealse kontrolliga, siis esimesel võimalusel 2.9 TAO riski- Vaatab kontrollakti üle. Annab JIRA- 3 tp jooksul Kinnitatud akt juhtimise ja s kinnituse ja tagastab kontrolli peale akti JIRA-s, järelevalve teostajale edasiste toimingute saamist vajadusel akti TJ teostamiseks. suunamine järelevalve eksperdile 3.2.4. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess 62 Riigiabi/VTA esinemise ja andmise analüüs toimub meetme koostamisel või muutmisel ja projekti elutsükli erinevates etappides (taotlemisel, elluviimisel ja järelevalveperioodil). Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli tuleb teostada vastavalt RTK TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess. Teenuse- koordinaator hindab koos TAO riigiabi eksperdiga ja vajadusel TAO juristiga riigiabi/VTA esinemist esmalt toetusmeetme disainimisel ja tingimuste koostamisel või muutmisel. RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist) tagab vajadusel suhtluse RM RORO-ga, sh õigeaegse teatiste esitamise ja abikava avamise RAR-is, kui ministeeriumiga ei ole kokkulepitud teisiti. Toetuse andmisel kontrollib projektikoordinaator riigiabi/VTA esinemist vastavuskontrolli raames. Kui toetusmeetmes esineb eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, või kui abi andmise küsimused eeldavad keerukamat õiguslikku analüüsi, sh ka meetme riskide hindamise tulemuse põhjal, siis projektikoordinaator pöördub TAO juristi poole. Projekti andmete kajastamine RAR-is taotluse menetluses ja väljamaksete teostamisel on toodud RRF TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuste taotlemisega seotud protsessid protsessipunktis 3.1.3. Taotluste menetlemise protsess ja protsessipunktis 3.1.4. RRF otsustusprotsess ja alapeatüki 3.2 Kontrollitoimingutega seotud protsessid protsessipunktis 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess. TAO jurist nõustab vajadusel projektikoordinaatorit projekti elluviimise jooksul. 3.2.5. Aruannete menetlemise protsess Antud protsessi eesmärgiks on kirjeldada vahe-, lõpp- ja järelaruannete kontrollimist RTK VA-s. Projekti aruannete kontrolli protsessi käigus on projektikoordinaatoril õigus küsida TS-lt/LS-lt täiendavaid projekti rakendamist puudutavaid dokumente vastavalt TAT-le. Antud protsessis vastutajana toodud projektikoordinaator on SFOS-s projektikoordinaatoriks määratud isik. TS/LS peab teavitama viivitamata RTK-d projekti elluviimise ajal ja pärast projekti lõppemist kõigist asjaoludest, mis võivad mõjutada projekti elluviimist või TS/LS võimet täita asja säilitamise, sihtotstarbelise kasutamise ning taotluses nimetatud eesmärkide saavutamise kohustust (näiteks riigihangete vaidlustused, kohtumenetlus, tegevuse peatamine, majandusraskused, likvideerimine, ümberkujundamine, omandisuhete muutumine, hoone kasutuse muutumine jms) vastavalt TAT-le. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1. Vahe- ja lõpparuannete kontrollimine VA-s 1.1 TS/LS Täidab vahe- või lõpparuande Vastavalt Aruanne vormi SFOS-s. Esitab vahe- tingimustele SFOS-s või lõpparuande vastavalt seatud tähtaegadele. 20 20 SFOS saadab TS-le/LS-le automaatse teavituse aruande esitamise tähtpäevast. 63  Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1.2 Projektikoordinaator Kui TS/LS ei ole vahe- või 5 tp tähtajast Kiri SFOS-s lõpparuannet tähtaegselt esitanud, saadab meeldetuletuse. 1.3 Projektikoordinaator Kui TS/LS ei esita meelde- Vastavalt RRF TPK 3. tuletuse järgselt vahe- või vajadusele osa lõpparuannet, hindab vajadust alapeatükis algatada ettekirjutuse 3.3 koostamine vastavalt RRF „Järelevalve- TPK 3. osa alapeatükile 3.3 toimingud“ „Järelevalvetoimingud“. kirjeldatud kontroll-jälg 1.4 Projektikoordinaator Vahe- või lõpparuande Üldjuhul 15 VA märkused esitamisel kontrollib aruande tp jooksul TS-le/LS-le vormikohasust ning esitatud aruande SFOS-s andmete õigsust ja täielikkust saamisest või aruande vastavalt TAT-is, TRO- vastavalt juures s/lepingus sätestatud TAT tingimustele 21 RRF TPK lisa tingimustele 6 „RRF VA projekti vahe-, lõpp- ja järelaruande kontrollimise juhend“ alusel. Veendub, et projektile määratud näitajad ja näitajate saavutatud väärtused on raporteeritud vastavalt TRO- le ja TAT-le ning veendub, et projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed. Vajadusel konsulteerib projektide keskkonnaeksperdiga DNSH kontrolle puuduvates küsimustes. Hindab vajadust erakorraliseks kohapealseks kontrolliks vastavalt RRF 21 Seirearuandluse tähtajad on sätestatud TAT-s, aruannete vormid on sätestatud kas TAT-is või koostatud VA poolt pärast TAT-i kinnitamist. Igal juhul hinnatakse projekti eesmärkide saavutamise ja tegevuste elluviimise tulemuslikkust minimaalselt ühel korral projekti lõpparuande ja viimase MT menetlemise raames. 64 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile „3.2.3 VA osalus RRF projekti tegevuse kohapealse kontrolli protsessis“ Seejuures kontrollib, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus on lõpetatud. Oma tähelepanekud andmete kohta lisab SFOSi vahearuande/lõpparuande juures olevasse lahtrisse ’Märkus rakendusüksuselt’. Aruande kontroll-lehte projektikoordinaator seejuures ei täida. 1.5 Projektikoordinaator Kui vahe- või lõpparuanne ei 10 tp, Kiri SFOS-s vasta tingimustele ning selles lisandub esineb puudusi või vastamiseks täpsustamist vajavaid määratud asjaolusid, koostab puuduste tähtaeg kõrvaldamise teate ja edastab üldjuhul kuni selle TS-le/LS-le ning määrab 10 tp tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. 1.6 Projektikoordinaator Kui TAT näeb ette aruande Vastavalt E-kiri; kooskõlastamist, hindamist TAT Suunamine juhtkomisjoni või muu tähtaegadele SFOS-s institutsiooni poolt, siis:  Edastab aruande kooskõlastamist/ hindamist läbiviivale institutsioonile;  Teostab vajalikud toimingud vastavalt TAT-le ja kokkulepitud protseduuridele;  Laeb üles kooskõlastuskirja ja 65 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) muud seotud dokumendid SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht;  Puuduste korral palub TS-l/LS-l aruannet parandada. 1.7 Projektikoordinaator Veendudes aruande Vastavalt SFOS kanne kvaliteedis kinnitab aruande alapunktis 1.4 valides aruande seisundiks toodud „Kinnitatud“. tähtaegadele Juhul, kui juhtkomisjon tegi ettepaneku pärast lõpparuande hindamist lõppmakse vähendamiseks, edastab info TAO järelevalve- ja riskihindamise talituse juhatajale TTO tegemiseks ning rikkumise korral menetlus jätkub vastavalt rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalve- menetlusena vastavalt RRF TPK-le. 1.8 Projektikoordinaator Kui väljamakse eelduseks on Koheselt MT KL aruande kinnitamine, jätkab aruande menetlust vastavalt RRF TPK kinnitamisest 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.1. „Maksetaotluse menetlemise protsess“. 1.9 Projektikoordinaator 2 tp jooksul SFOS-s Olukorras, kus lõppmakse kinnitamisest projekt tehakse pärast lõpparuande lõpetatuks kinnitamist, kui projekti märgitud viimane makse on seotud TTO-ga, siis SFOS-is märgib projekti lõpetatuks pärast 66 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) seda, kui rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud TTO-d on koostatud, allkirjastatud ja vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ning tasaarveldused on tehtud. 2. Järelaruannete kontrollimine vastavalt TAT-le ja vastavalt TRO-le 2.1 TJ Kui on nõutud järelaruande Iga aasta Muudatus- esitamine pärast projekti lõpus kanne SFOS- lõppu, siis TJ kontrollib, kas s SFOS-s on märgitud järelaruande eest vastutavad õiged RTK ja TS/LS poolsed kontaktisikud. 2.2 Projektikoordinaator Kui TS/LS ei ole 5 tp tähtajast Kiri SFOS-s järelaruannet tähtaegselt esitanud, saadab meeldetuletuse. 2.3 Projektikoordinaator Kontrollib esitatud andmete 15 tp; Kanne SFOS- õigsust ja täielikkust vastavalt Vastavalt s TAT-is või otsuses/ lepingus TAT-s toodud sätestatud tingimustele RRF tähtaegadele TPK lisa 6 „RRF VA projekti vahe-, lõpp- ja järelaruande kontrollimise juhend“ alusel. Oma tähelepanekud andmete kohta lisab SFOSi järelaruande juures olevasse lahtrisse ’Märkus rakendusüksuselt’. 2.4 Projektikoordinaator Kui järelaruandes esineb 10 tp, Kiri SFOS-s puudusi või täpsustamist lisandub vajavaid asjaolusid, teavitab vastamiseks TS-t/LS-t puudustest või määratud küsimustest ning määrab tähtaeg puuduste kõrvaldamise või üldjuhul kuni 10 tp 67  Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) täiendava informatsiooni esitamise tähtaja. Kui puudus ei ole kõrvaldatav jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt RRF TPK 3. osa alapeatükile 3.3 „Järelevalve- toimingud“. 2.5 Projektikoordinaator Kui järelaruandega esitatakse Vastavalt Kanne SFOS- näitajate uuendatud TAT-s toodud s saavutustase, veendub tähtaegadele andmete õigsuses ja usaldusväärsuses. Korrigeerib infosüsteemis lõpparuandes toodud näitajate saavutustaset ja lisab näitaja märkustesse andmete korrigeerimise põhjenduse. 2.6 Projektikoordinaator Veendudes aruande Vastavalt Kanne kvaliteedis kinnitab aruande TAT-s toodud SFOS-s valides aruande seisundiks tähtaegadele „Kinnitatud“. 3.3 JÄRELEVALVETOIMINGUD Iga eelpool kirjeldatud kontrolltoimingu juures on viidatud, millal edasine protsess jätkub järelevalvemenetlusena. RRF meetmete järelevalvetoimingud tuleb teostada vastavalt RTK TPK 3. osa alapeatükile 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD. RRF juhul kasutatakse finantskorrektsiooni otsuse puhul toetuse tagasinõudmise otsuse tegemist (edaspidi TTO-d). Seejuures projekti koordinaatoril on õigus koostada ettekirjutus nõuetele mittevastavuse tuvastamisel vastavalt RTK TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 1 „Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine“. RRF TTO tegemine22 toimub vastavalt VV RRF määruse §-le 11 RTK TPK 22 Vastavalt HMS § 5 lõikele 2 viiakse haldusmenetlus läbi eesmärgipäraselt ja efektiivselt ning võimalikult lihtsalt ja kiirelt. HMS 68 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punkti 3 „Finantskorrektsiooni otsuse (edaspidi FKO) koostamine või selle koostamata jätmine ja eelarve vähendamine, v.a meetme tegevuses nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ EIFiga sõlmitud rahastamislepingu raames“ järgi. VV RRF määruse § 11 lõike 10 alusel ebaseadusliku ja väärkasutatud riigiabi tagasinõudmise korral juhindutakse konkurentsiseaduse §-s 42 sätestatust, kui EL õigusest ei tulene teisiti. Järelevalve ekspert koostab TTO eelnõu vastavalt VV RRF määruse § 11 „Toetuse tagasinõudmine ja tagasimaksmine“ ning vastavalt RRF meetme TAT-le jooksavalt järelevalve menetluse raames. Vastavalt VV RRF määruse § 11 lõikele 5 RRF toetuse tagasinõudmise otsuse võib teha viie aasta jooksul või, kui toetuse suurus on 60 000 eurot või sellest väiksem, kolme aasta jooksul projektile viimase makse tegemisest või ettemakse korral selle kasutamise tõendatuks lugemise päevast alates, välja arvatud juhul, kui EL õigusest tuleneb teisiti. Rikkumise korral koostab TAO järelevalve ekspert TTO eelnõu vastavalt VV RRF määruse § 11 „Toetuse tagasinõudmine ja tagasimaksmine“ ja vastavalt RRF meetme tegevuse TAT-le. VV RRF määruse §-st 11 lõikest 1 tuleneva RRF VA TTO allkirjastab TRO OJ, kui RTK on VA. VV RRF määruse §-st 11 lõikest 1 tuleneva RRF KA TTO allkirjastab RTK TAO OJ. TS/LS poolt toetuse tagasimaksmine toimub vastavalt RRF määruse §-le 11. TS/LS maksab TTO-s nimetatud tagasimaksmisele kuuluva toetuse tagasi 60 kp jooksul otsuse kehtima hakkamise päevast alates; ebaseadusliku või väärkasutatud riigiabi nõude puhul nelja kuu jooksul TTO kehtima hakkamise päevast alates. Kui lähtuvalt makseraskustesse sattumisest ei ole võimalik TS-l/LS-l korraga TTO-s märgitud summat tagastada, esitab põhjendatud avalduse tagasinõutava summa ajatamise kohta vastavalt VV RRF määruse § 11 lg 823. TAO järelevalve ekspert annab TTO sundtäitmisele (kohtutäiturile) täitemenetluse seadustikus sätestatud korras, vastavalt VV RRF määrusele ning Konkurentsiseaduse § 42 lg 11, kui LS/TS ei maksa RRF riigiabi sisaldavat tagasinõuet tagasi tagasimaksmise tähtpäevaks (ega tagasinõutavat summat ei ole võimalik tasaarveldada MTga). § 35 lg 1 punktile 2 kohaselt algab menetlus haldusakti (TTO) andmiseks, kui haldusorgan ehk otsustaja on menetlusosalist ehk LS- t teavitanud menetluse algatamisest. Kui tagasinõudmise alused on tuvastatud kontrolli või auditi raames, kus järeltegevuste teostamiseks on antud tähtaeg, siis TTO menetlemisel peetakse tähtajast kinni, paludes põhjendatud korral tähtaja pikendamist. 23 LS/ TS 60 kp jooksul otsuse kehtima hakkamise päevast alates; ebaseadusliku või väärkasutatud riigiabi nõude puhul nelja kuu jooksul TTO kehtima hakkamise päevast alates. 69