Muudatus RTIP lähetuste moodulis

RIIGITÖÖTAJA ISETEENINDUSPORTAAL Lähetuskorraldus-kuluaruanne ADMIN Lähetuskorraldus-kuluaruande vormistamise võimaldamiseks tuleb asutuse administraatoril sisse lülitada vastav funktsionaalsus. Selleks vali “Asutuse reeglid” menüüpunkti alt vaheleht “Toimingute seaded”. Lisandunud on uus reegel: Kaks ühes lähetuskorralduse/kuluaruande vormistamine lubatud. Funktsionaalsuse sisse ja välja lülitamine on lähetuse liigi põhine. Kui reegel on sisse lülitatud ja töötaja vormistab lähetuse mineviku kuupäevadega (lähetuse lõpu kuupäev peab olema minevikus), siis vormistatakse lähetusega koos kohe ka kuluaraunne ning täiendavat kuluaruande esitamist hiljem ei toimu. NB! Lähetuskorraldus-kuluaruandena saab vormistada ainult üksikisiku lähetust. Ühislähetuse ja grupilähetuse puhul selline võimalus puudub. Lähetuskorraldus-kuluaruande menetlusse saatmisel rakenduvad lähetuskorraldusele seadistatud menetlusringid. Alati lisandub automaatselt süsteemi poolt lisatuna raamatupidaja samm pärast kinnitajat. PORTAAL Kui asutuse reeglites on lubatud mineviku kuupäevadega lähetuse korral kohe kuluaruade esitamine, siis saab töötaja vormistada nö kaks-ühes dokumendi ehk lähetuskorralduse ja kuluaruande korraga. Asutus saab reeglit kehtestada lähetuse liigi põhiselt, näiteks võib see olla lubatud siselähetuse puhul, aga mitte välislähetuse puhul. Sellise dokumendi vormistamisel on 3 eeldust: 1. Asutuse reeglites peab sellise dokumendi vormistamine olema lubatud. 2. Lähetuse lõpu kuupäev peab olema minevikus. 3. Dokumenti saab vormistada ainult individuaalse lähetuse kohta. Dokumendi vormistamiseks vali menüüpunkt „Lähetused“ > „Minu lähetused“ ning vajuta ülevalt paremalt nuppu „Lisa uus dokument“. Avaneb uus aknen „Uue lähetuskorralduse alustamine“, kus tuleb täita esialgsed lähetuskorralduse andmeväljad. Kõik väljad on kohustuslikud: Lähetuse nimetus [1] – millise nimega lähetuskorraldus luuakse Lähetuse algus [2] – lähetuse alguskuupäev (valik kalendrist), peab olema mineviku kuupäev Lähetuse lõpp [3] – lähetuse lõppkuupäev (valik kalendrist), peab olema mineviku kuupäev Lähetuse liik [4] – rippmenüü valik lähetuse liikidega: - Siselähetus – riigisisene lähetus, lähetuskorraldusel puudub päevarahade plokk. - Välislähetus – lähetus välisriiki, lähetuskorraldusel on olemas päevarahade plokk. PANE TÄHELE! Asutus saab tagantjärele lähetuskorraldus-kuluaruande esitamise reeglit kehtestada lähetuse liigi põhiselt. Näiteks võib toiming olla lubatud siselähetuse puhul, aga mitte välislähetuse puhul. Lähetatavaid on [5] – „Üks“ ehk üksikisiku lähetus. Soovides vormistada tagantjärele lähetuskorraldus- kuluaruannet, pead lähetuse tüübiks valima „Üks“. Ühis- ja grupilähetust sellise dokumendina vormistada ei saa. Sulle kuvatakse hoiatust [6]: Pane tähele! Mineviku kuupäevadega lähetuse vormistamisel esitad korraga nii lähetuskorralduse kui kuluaruande. Pane kindlasti kirja kõik lähetusega kaasnenud kulud ja lisa kuludokumendid! Vormistada saab ainult enda lähetust. Riigi Tugiteenuste Keskus Endla 10A, Tallinn 10142, telefon 663 8200 › faks 663 8299 › e-post [email protected] › www.rtk.ee Andmete kinnitamiseks vajuta nuppu „Edasi“ [7] või kui soovid tegevuse katkestada, vajuta nuppu „Loobun“ [8]. Sulle avatakse uus lähetuskorraldus-kuluaruande vorm vastavalt valitud lähetuse liigile. LÄHETUSKORRALDUSE VORMI ANDMED Uue lähetuskorraldus-kuluaruande vormi andmed on jagatud vahelehtedeks: Üldandmed ja Lähetuse kulud. V A H E L E H T „Ü L D AN D M E D “ Vahelehel kuvatakse järgnevad andmeväljad: Lähetuse nimetus [1] – eeltäidetud lähetuse alustamisel sisestatud infoga. Lähetuse algus ja lõpp [2] – eeltäidetud lähetuse alustamisel sisestatud infoga. Kestvus (päeva) [3] – lähetuse kestvus päevades. Nupp „Puhasta väljad“ [4] – kui soovid lähetuse kuupäevi muuta ja määrata uut kuupäeva, siis eelnevalt puhasta väljad kalendri piirangutest vabastamiseks. Eesmärk ja ülesanne [5] – lähetuse eesmärk ja ülesanne Sihtkoha riik [6] – kus riigis lähetus toimub. Siseriikliku lähetuse puhul on vaikimisi valitud Eesti. Sihtkoha linn või asukoht [7]– lähetuse sihtriigi linn või asukoht, nimi tuleb kirjutada ise. Ürituse info Vastuvõtja [8] – vastuvõttev asutus/organisatsioon või ürituse korraldaja. Koolituslähetuse puhul koolituse korraldaja. Riigi Tugiteenuste Keskus Endla 10A, Tallinn 10142, telefon 663 8200 › faks 663 8299 › e-post [email protected] › www.rtk.ee Ürituse toimumise aeg [9] – sisesta siia ürituse aeg, kui lähetuse raames toimub mingi konverents vms lähetuse toimumisest erinevatel kuupäevadel. Lisainfo ja märkused [10] – lisainfo ja märkused ürituse kohta. Nupu „Lisa link“ [11] kaudu saad juurde lisada üritusega seotud linke. Link peab olema formaadis http://... Nupu „Lisa manus“ [12] kaudu saad lisada täiendavaid manuseid, näiteks kutseid, kavasid või programme. V A H E L E H T „L Ä H E T U S E K U L U D “ Vaheleht „Lähetuse kulud“ koondab endasse lähetusega seotud kulusid. Sulle kuvatakse hoiatust: Pane tähele! Mineviku kuupäevadega lähetuse vormistamisel esitad korraga nii lähetuskorralduse kui kuluaruande. Pane kindlasti kirja kõik lähetusega kaasnenud kulud ja lisa kuludokumendid! Riigi Tugiteenuste Keskus Endla 10A, Tallinn 10142, telefon 663 8200 › faks 663 8299 › e-post [email protected] › www.rtk.ee Lähetuse kulud Lähetuskuludena pane kirja kõik enda poolt tasutud kulud. Ostuarvetega makstud kulusid ei ole siin vaja näidata. Kulurea lisamiseks vajuta nuppu „Lisa kulurida“ [1]. Avanevas aknas pead valima kululiigi [2], sisestama summa [3], valuuta [4] ja makseviisi [5]. Makseviisi valikus on kaks varianti: kas tasusid kulud ise või kasutasid asutuse pangakaarti. Saad lisada ka kirjelduse [6], millega selgitad kulu tekkimist. Salvesta [7] sisestatud andmed. Näed nüüd lähetuse kulude plokis äsja sisestatud rida. Vajadusel saad lisada täiendavaid kuluridu. Kuluridadele sisestatud infot on võimalik muuta [8] ja kulurida on võimalik ka tervikuna kustutada [9]. Iga kulurea lõpus olev nupp „Fin.Dim“ [10] ning nupp „Seadista finantseerimise vaikeväärtused“ [11] avavad kulude finantsdimensioonid, mille täidab asutuse finantstöötaja. Kulude hüvitamine: Hüvitamise nupu [12] kaudu saad sisestada kulude ning välislähetuse korral päevaraha hüvitamise info, s.t. kas asutusele hüvitatakse lähetusega seotud kulusid. Sulle avatakse aken „Hüvitaja(d)“. Riigi Tugiteenuste Keskus Endla 10A, Tallinn 10142, telefon 663 8200 › faks 663 8299 › e-post [email protected] › www.rtk.ee Hüvitaja nimi [1] – loetelu asutuses seadistatud hüvitajatest. Valida saab ühe väärtuse. Kui valida „Muu hüvitaja“, pead täpsustama hüvitaja nime kommentaari väljale. Hüvitatav summa [2] Kirjeldus [3] – sisesta vabatekstina, millised kulud hüvitamisele lähevad. Saad vajadusel lisada mitu hüvitajat. Hüvitaja lisamiseks vajutada nuppu „Lisa hüvitaja“ [4]. Saad hüvitaja kustutada, nupp „Kustuta“ [5]. Andmete salvestamiseks pead vajutama nuppu „Salvesta“. Kuluridade sisestamise järel pead üles laadima kuludokumendid [12]. Kokkuvõtte plokis kuvatakse Sulle koondinfot lähetuse kuludest. Lähetuse kulud kokku [13] – süsteem arvutab Sinu lähetuse kulud kokku. Siin real toodud summa võrdub ostuarvete, lähetatu enda tehtud kulude ja päevarahade summaga. Sellest asutusele hüvitatav [14] – siin real toodud summa võrdub kulude hüvitamise all sisestatud ridade summaga. Väljamakstav summa kokku [15] – süsteem arvutab väljamakstava summa. Siin real toodud väärtus võrdub lähetatud enda tehtud kuludega. Lisainfo alla saad lisada mistahes märkuseid ja kommentaare [16]. Hüvitamise [17] ja finantseerimise [18] plokid täidetakse asutuse finantstöötaja poolt. Salvesta [19] dokument ja liigu edasi kooskõlastusringi vaatele vajutades nuppu „Edasi esitamisele“ [20]. Lähetuskorraldus-kuluaruande kooskõlastusringi saad muuta ja täiendada analoogselt lähetuskorralduse omaga (v.t. „Lähetuskorralduse menetlusse saatmine“). Riigi Tugiteenuste Keskus Endla 10A, Tallinn 10142, telefon 663 8200 › faks 663 8299 › e-post [email protected] › www.rtk.ee  Riigi Tugiteenuste Keskus Endla 10A, Tallinn 10142, telefon 663 8200 › faks 663 8299 › e-post [email protected] › www.rtk.ee Tere, Keiu - palun registreerida DELTA-s. Parimat, Milvi From: Hille Lepp [mailto:[email protected]] Sent: Friday, April 21, 2017 10:59 AM To: Hille Lepp Subject: muudatus RTIP lähetuste moodulis Tere! Tänasest alates on Riigitöötaja iseteenindusportaali lähetuste moodulis võimalik vormistada nö kaks- ühes dokumenti ehk lähetuskorraldus-kuluaruannet. Selle võimaldamiseks tuleb asutuse lähetuste administraatoril portaali admin-keskkonnas vastav funktsionaalsus sisse lülitada. Sisse lülitamine toimub asutuse reeglite alt ja on lähetuse liigi põhine: siselähetus, välislähetus, sise- koolituslähetus, välis-koolituslähetus. Kui funktsionaalsus on sisse lülitatud, siis peab olema täidetud kaks eeldust, et töötaja uut dokumenti saaks vormistada: 1. Lähetus peab olema minevikus, s.t. lähetuse lõpu kuupäev peab olema minevikus. Kui funktsionaalsus on sisse lülitatud ja vormistatakse tuleviku kuupäevadega lähetus, siis jätkub kõik vanal moel, s.t. vormistatakse esmalt lähetus ja peale lähetuses käimist ka kuluaruanne. 2. Saab vormistada ainult individuaalset lähetust, s.t. ühislähetusele ja grupilähetusele see loogika ei laiene. Töötaja jaoks avaneb lähetuse vorm, kus üldandmete vaheleht tuleb täita vanal moel. Eeldatavate kulude asemel on aga lõplike kulude vaheleht. Töötaja peab lisama lähetusega kaasnenud enda poolt tehtud kulud ja lisama kuludokumendid, nagu varem lisas kuluaruandele. Dokumenti menetlusse saates rakendub lähetuskorraldusele seadistatud menetlusring (vastavalt sise-, välis- või koolituslähetuse oma). Alati lisandub automaatselt (süsteemi poolt lisatuna) raamatupidaja samm pärast kinnitajat. Sama loogika kehtib ka koolitusmooduli kaudu alustatud koolituslähetuste korral. Manuses põhjalikum juhend koos ekraanipiltidega. Heade soovidega Hille Lepp Riigi Tugiteenuste Keskus Käesolev e-kiri võib sisaldada asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet. This e-mail may contain information which is classified for official use.