Eelnõu arvamuse avaldamiseks

Rahandusministeerium Justiitsministeerium 07.12.2018 nr 1-6/1726-1 Välisministeerium Sotsiaalministeerium Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Kaitseministeerium Vabariigi Valitsuse korralduse kooskõlastamisele saatmine Esitame ministeeriumitele kooskõlastamiseks ning Eesti Linnade ja Valdade Liidule ning Andmekaitse Inspektsioonile arvamuse avaldamiseks Vabariigi Valitsuse korralduse „Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vahelise rahvastiku registreerimise kokkuleppe eelnõu heakskiitmine ja volituse andmine“ eelnõu. Eelnõu ja seletuskirjaga saab tutvuda eelnõude infosüsteemis EIS aadressil https://eelnõud.valitsus.ee. Palume kooskõlastust 15 tööpäeva jooksul alates eelnõu EIS-is avaldamisest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Katri Raik siseminister Arvamuse avaldamiseks: Andmekaitse Inspektsioon Eesti Linnade ja Valdade Liit Lisa: 1. Vabariigi Valitsuse korraldus „Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vahelise rahvastiku registreerimise kokkuleppe eelnõu heakskiitmine ja volituse andmine“ eelnõu 1 lehel; Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee Registrikood 70000562  2. Vabariigi Valitsuse korralduse „Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vahelise rahvastiku registreerimise kokkuleppe eelnõu heakskiitmine ja volituse andmine“ eelnõu seletuskiri 5 lehel; 3. Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vaheline rahvastiku registreerimise kokkulepe inglise keeles 8 lehel; 4. Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vaheline rahvastiku registreerimise kokkuleppe tõlge eesti keelde 8 lehel. 5. Vabariigi Valitsuse korralduse „Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vahelise rahvastiku registreerimise kokkuleppe eelnõu heakskiitmine ja volituse andmine“ eelnõu seletuskirja lisa (asutustevaheline leping inglise ja eesti keeles) 14 lehel. Mari Käbi 6125174 [email protected] Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee Registrikood 70000562  EELNÕU VABARIIGI VALITSUS KORRALDUS Tallinn, Toompea 2018 nr Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vahelise rahvastiku registreerimise kokkuleppe eelnõu heakskiitmine ja volituse andmine Välissuhtlemisseaduse § 16 ja § 17 lõike 2 alusel: 1. Kiita heaks Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vaheline rahvastiku registreerimise kokkuleppe eelnõu. 2. Volitada siseministrit kirjutama Vabariigi Valitsuse nimel alla punktis 1 nimetatud kokkuleppele. Jüri Ratas peaminister Heiki Loot riigisekretär  Vabariigi Valitsuse korralduse „Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vahelise rahvastiku registreerimise kokkuleppe eelnõu heakskiitmine ja volituse andmine“ eelnõu seletuskiri 1. Sissejuhatus 1.1. Sisukokkuvõte Korraldusega kiidetakse heaks Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vaheline rahvastiku registreerimise kokkuleppe (edaspidi kokkulepe) eelnõu ning antakse siseministrile volitus kokkuleppele alla kirjutada. Eesti Vabariigi Siseministeeriumi ja Soome Vabariigi Rahvastikuregistri Keskuse vahel on juba 2005. aastal sõlmitud leping rahvastikuregistri andmete vahetamiseks. Uue kokkuleppe sõlmimise tingis 2005 aastal sõlmitud lepinguga vahetatavate andmete piiratus - leping reguleerib vaid Eesti või Soome kodanike andmete vahetamist jättes seega välja määratlemata kodakondsusega isikud, samuti ei sätestata seal detailsemalt perekonnasündmustega seotud andmete vahetamist. Uue kokkuleppe sõlmimise läbirääkimistega alustati 2016. aasta juunis. Läbirääkimistel osalesid Eesti esindajatena Siseministeeriumi rahvastiku toimingute osakonna juhataja Enel Pungas, osakonna juhataja asetäitja õiguse alal Mairis Kungla, osakonna õigusnõunik Kaija Klaasen, hiljem sama osakonna õigusnõunik Mari Käbi ning Väliministeeriumi juriidilise osakonna rahvusvahelise õiguse büroo jurist Mariliis Sepp, hiljem sama osakonna jurist Martin Mändvere. Läbirääkimistel osales ka konsul Liina Viies Eesti Vabariigi Suursaatkonnast Helsingis. Soome esindajatena osalesid läbirääkimistel Rahandusministeeriumist Assi Salminen, rahvastikuregistri Keskusest Timo Salovaara, Hannu Luntiala,Torbjörn Sandell ja Maarit Huotari. Tagamaks Eesti poole huve võimalikult laiaulatuslikuks andmevahetuseks, jõuti läbirääkimistel lahenduseni, kus poolte vahel sõlmitakse rahvastikuregistri andmete vahetamiseks kaks lepingut. Üks neist sõlmitakse valitsuste vahelise lepinguna, mille alusel vahetatakse inimeste elukohaandmeid, ja teine asutuste vahelise lepinguna, mille alusel vahetatakse detailsemaid perekonnasündmuse andmeid (asutuste vahelise lepingu eelnõu inglise ja eesti keeles on lisatud seletuskirjale). 1.2. Koostajad Kokkuleppe eelnõu, Vabariigi Valitsuse korralduse eelnõu ja seletuskirja on ette valmistanud Siseministeeriumi rahvastiku toimingute osakonna juhataja Enel Pungas (tel. 612 5163, e-post: [email protected]), juhataja asetäitja õiguse alal Mairis Kungla (tel. 612 5208, e-post: [email protected]), sama osakonna nõunik Mari Käbi (tel. 612 5174, e-post: [email protected]). Lepingueelseid läbirääkimisi pidas Siseministeerium koostöös Välisministeeriumi ja Eesti Vabariigi Suursaatkonnaga Helsingis. Kokkulepe on koostatud inglise keeles ja tõlgitud eesti keelde. Kokkuleppe tõlkis vandetõlk Katrin Kask. Vabariigi Valitsuse korralduse eelnõu ja seletuskirja on toimetanud Siseministeeriumi õigusosakonna keeletoimetaja Airi Kapanen (tel. 612 5241, [email protected]). Välisministeeriumis on eelnõu läbi vaadanud juriidilise osakonna rahvusvahelise õiguse büroo jurist Liina Martinson (tel. 637 7428, e-post: [email protected]). 2. Korralduse eesmärk Korralduse eesmärk on kiita heaks kokkuleppe eelnõu ja volitada siseministrit sellele alla kirjutama. Kokkuleppe eelnõu on välja töötatud, et toetada Eesti Vabariigi ja Soome Vabariigi vahel inimeste vaba liikumist ning lihtsustada lepinguosalistes riikides rahvastiku arvestuse pidamist. Kokkuleppe alusel vahetatavad andmed kantakse kehtivate õigusaktide kohaselt rahvastikuregistrisse ning Eesti ametiasutused saavad neid kasutada kui õigusliku tähendusega andmeid. Andmevahetus võimaldab parandada rahvastikuregistri andmekvaliteeti. 3. Eelnõu sisu ja võrdlev analüüs Korralduse eelnõu koosneb kahest punktist, millega kiidetakse heaks kokkuleppe eelnõu ja antakse siseministrile volitus kokkuleppele alla kirjutada. Kokkulepe koosneb 12 artiklist. Kokkuleppe artiklis 1 sätestatakse kokkuleppe kohaldamisala. Kohaldamisala on piiritletud ühelt poolt isikute ringiga, kellele kokkulepe laieneb, teiselt poolt aga andmetega, millele kokkulepe laieneb. Artikli 1 punkti 1 kohaselt kohaldatakse kokkulepet inimestele, kes on registreeritud kas Soome või Eestisse, kuid kes asuvad elama teise riiki (edaspidi rändaja). Seejuures ei ole oluline rändaja kodakondsus. Erandina ei rakendata kokkulepet neile inimestele, kelle kohta ei ole vastuvõttev riik saatnud inimese päritoluriigile teadet elanikuks registreerimise kohta vastavalt kokkuleppe artiklile 6. Kokkuleppe artiklis 2 defineeritakse kokkuleppes kasutatavad mõisted nagu „elukoht“, „isikukood“, „vastuvõttev riik“, „päritoluriik“ ning selgitatakse lähemalt terminite sisustamist. Näiteks sätestatakse, et alla 12 kuu pikkust viibimist ei loeta üldjuhul elukoha tekkimise aluseks ja isikukoodina käsitletakse ka kõiki muid tuvastuskoode, mis võidakse hilisemate õigusaktide alusel kasutusele võtta. Kokkuleppe artiklis 3 lepitakse kokku andmete vahetamise viis (elektrooniline andmevahetus), kulude katmise põhimõte (igaüks kannab oma andmete saatmisega seotud kulud ise) ning andmete vahetamise eesmärk (rahvastikuregistri andmete uuendamine ja parandamine). Kokkuleppe artiklis 4 sätestatakse rändajale kohustus teavitada vastuvõtvat riiki oma saabumisest vastuvõtva riigi õigusaktide kohaselt. Nii peab Eestist Soome kolinud kodanik teavitama Soome vastavat ametit viisil, mille näevad ette Soomes kehtivad õigusnormid. Vastuvõtvale riigile tuleb teatavaks teha päritoluriigi viimane elukoha aadress ning muu teave, mida vastuvõttev riik nõuab. Isiku tuvastamiseks peab teise riiki kolinud inimene esitama dokumendi, millega saab tõendada tema isikut, kodakondsust ja isikukoodi päritoluriigis. Oluline on tähele panna, et kokkuleppega ei reguleerita kummaski riigis viibimise õiguslikke aluseid. Seega peab riiki kolinud inimene tõendama, et tal on riigis viibimiseks õiguslik alus vastavalt selle riigi kehtivale õigusele. Kokkuleppe artikliga 5 määratletakse, et riiki kolinud inimese registreerimise üle vastuvõtva riigi elanikuks otsustab vastuvõtva riigi registripidaja. Nii on näiteks Soomest Eestisse kolinud inimese elukoha registreerimisel otsustusõigus Eesti vastava kohaliku omavalitsuse üksusel. Otsuse tegemisel tuleb lähtuda riigi kehtivast õigusest. Kui rändaja registreeritakse riigi elanikuks, antakse talle võimalikult kiiresti isikukood. Kokkuleppe artikli 6 kohaselt teatab vastuvõtva riigi registripidaja pärast inimese oma riigi elanikuks registreerimise otsustamist sellest nii inimesele kui ka päritoluriigile. Päritoluriigile teate edastamisel toob vastuvõttev riik inimese kohta välja artikli 6 punktis 2 loetletud andmed, sh ka inimese elukoha andmed vastuvõtvas riigis. Päritoluriik kannab andmed oma registrisse alles pärast vastuvõtvalt riigilt vastava teate saamist (artikkel 5 punkt 3). Kokkuleppe artikliga 7 nähakse ette andmekoosseis, mille päritoluriik saadab vastuvõtvale riigile pärast seda, kui ta on teise riiki kolinud inimese kolimisandmed oma registrisse kandnud. Andmed sisaldavad nii vahetult isiku tuvastamisega seotud andmeid (nimi, isikukood, sünniaeg ja –koht, sugu) kui ka muid isikuga seotud andmeid (perekonnaseis, abikaasa või registreeritud elukaaslase nimi, sünniaeg ja sugu, alla 18 aastase lapse andmed jne). Artikli punktis 2 rõhutatakse, et üle antakse vaid kehtivad andmed. Kokkuleppe artikkel 8 sätestab, et andmete vahetamise praktiliseks korraldamiseks ning vahetatavate andmete üksikasjalikuks loetlemiseks sõlmivad lepinguosaliste riikide registripidajad eraldi kokkulepped. Samuti rõhutatakse andmete avaldamisel andmekaitsealaste õigusaktide järgimise kohustust. Kokkuleppe artiklis 9 reguleeritakse elukohariigi määramist pärast kokkuleppe jõustumist. Kokkuleppe jõustumine ei mõjuta nende inimeste elukohti, kes on jõustumise ajal vaid Soome või Eesti elanikud. Kui aga inimene on kokkuleppe jõustumise ajal registreeritud mõlema riigi elanikuks, jääb ta edaspidi üksnes selle riigi elanikuks, millega isik on tihedamalt seotud. Oluline on isiku enda otsus, kumma riigiga ta oma perekonnasidemete, elatise teenimise või muude sarnaste asjaolude tõttu rohkem seotud on. Kui inimese enda arvamust ei ole võimalik kindlaks teha, jääb ta selle riigi elanikuks, kus tema alalist elukohta viimati muudeti. Kindlaks määratud elukohariigis jäävad kokkuleppe jõustumisel inimese elukoha andmed kehtima. teises riigis tehakse kokkuleppe jõustumise päeval märge inimese elukoha muutmise kohta. Kokkuleppe artikliks 10 määratakse kindlaks andmekoosseis, mida lepinguosaliste riikide registripidajad vahetavad nende inimeste kohta, kes võivad suure tõenäosusega osutuda mõlema riigi elanikuks. Kokkuleppe artiklis 11 sätestatakse kokkuleppe jõustumine. Kokkulepe jõustub teise kuu esimesel päeval pärast viimase kirjaliku teate saamist, millega riigid teavitavad teineteist diplomaatiliste kanalite kaudu sellest, et kokkuleppe jõustumiseks vajalikud riiklikes õigusaktides sätestatud nõuded on täidetud. Kokkuleppe artikliga 12 reguleeritakse lepingu lõpetamisega seonduvat. Kokkulepe sõlmitakse kahes originaaleksemplaris nii eesti, soome kui ka inglise keeles. Kõik kokkuleppe tekstid on võrdselt autentsed, kuid tõlgendamiserinevuste korral võetakse aluseks inglisekeelne tekst. 4. Eelnõu terminoloogia Kokkuleppe eelnõus kasutatavate terminite tähendust on selgitud kokkuleppe artiklis 1. 5. Eelnõu vastavus Eesti ja Euroopa Liidu õigusele Kokkulepe on kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta. 6. Korralduse mõjud Kokkuleppega luuakse soodsad tingimused Eesti Vabariigi ja Soome Vabariigi vahel rahvastikuregistri andmete edastamiseks. Kokkuleppe kohaselt saab Eesti Soome kolinud isikute kohta kiiret ja korrektset informatsiooni, millele saab tugineda, sest riigid peavad tagama edastatavate andmete õiguse. Saadud andmed kantakse rahvastikuregistrisse ning Eesti ametiasutused saavad neid andmeid kasutada kui õigusliku tähendusega andmeid. Kuigi isikutel on kohustus esitada oma välisriigi elukoha andmed ja seal toimunud perekonnasündmuste (perekonnaseisudokumentide) andmed rahvastikuregistrisse kandmiseks, siis tihti see kohustus isikutel ununeb või nad pole sellest teadlikud. Seega võimaldab Soome ja Eesti vaheline andmevahetus parandada rahvastikuregistri andmekvaliteeti ning tagada Eesti rahvastikuregistri andmete õigsus. Olulist tähtsust omab see näiteks teenuste ja isikule makstavate sotsiaaltoetuste vaates. Eesti riigis on teenused ja toetused isikule tagatud üldjuhul siis, kui tema alaline elukoht on Eestis. Kui isik ei teavita riiki oma elukoha muutusest, võib tekkida olukord, kus isikule makstakse toetust ilma õigusliku aluseta. Kui meile on teada, et ajaomane isik elab Soomes, siis on võimalik isikule teenuste ning toetuste osutamine peatada või lõpetada. Sama kehtib ka isikute surmaandmete edastamise osas, millega välistatakse teenuste ning toetuste osutamise jätkamine isikule, kes on tegelikult surnud. Kokkulepe lihtsustab välissuhtlust Soomega rahvastikuregistri teemal. Kokkuleppega määratakse kindlaks reeglid, mida peab andmete edastamisel järgima. Kokkulepe muudab koostöö lihtsamaks ja seab koostööle kindlad alused, mis lihtsustavad rahvastikuregistri asutuste tööd andmete edastamisel. Kuna kokkuleppes on määratud ranged reeglid ka andmete edastamise turvalisuse kohta, on isikuandmete kaitse tagatud ja kokkulepe ei ohusta edastatavate isikuandmete konfidentsiaalsust või turvalisust. Muud olulist mõju riigi julgeolekule, majandusele, elu- ja looduskeskkonnale, regionaalarengule, riigi ja kohaliku omavalitsuse korraldusele ei ole. 7. Korralduse rakendamiseks vajalikud kulutused ja korralduse rakendamise eeldatavad tulud Kokkuleppes on kirjas, et isikuandmete edastamisega seotud kulud katab isikuandmeid edastav riik. Seega katab Eestist Soome saadetavate andmete rahvastikuregistrist väljavõtmise ja edastamise kulud Eesti. Kulud kaetakse Siseministeeriumi eelarvest rahvastikuregistri pidamiseks ettenähtud rahast. 8. Rakendusaktid Korralduse rakendamiseks ei ole tarvis vastu võtta rakendusakte. 9. Korralduse ja lepingu jõustumine Korraldus jõustub üldises korras. Kokkulepe jõustub teise kuu esimesel päeval pärast viimase kirjaliku teate saamist, millega riigid teavitavad teineteist diplomaatiliste kanalite kaudu sellest, et kokkuleppe jõustumiseks vajalikud riiklikes õigusaktides sätestatud nõuded on täidetud (artikkel 12). Kokkulepet ei ole vaja põhiseaduse § 121 järgi Riigikogus ratifitseerida. Kokkuleppe sõlmimine ei too kaasa vajadust muuta Eestis kehtivaid õigusakte, samuti ei võeta sellega Eesti riigile varalisi kohustusi. 10. Eelnõu kooskõlastamine, huvirühmade kaasamine ja avalik konsultatsioon Eelnõu esitatakse kooskõlastamiseks Rahandusministeeriumile, Välisministeeriumile, Justiitsministeeriumile, Sotsiaalministeeriumile, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile ja Kaitseministeeriumile ning arvamuse avaldamiseks Eesti Linnade ja Valdade Liidule ja Andmekaitse Inspektsioonile.  AGREEMENT BETWEEN THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF ESTONIA AND THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF FINLAND ON POPULATION REGISTRATION In order to support the mobility and facilitate the registration of the population in their States, the Government of the Republic of Estonia and the Government of the Republic of Finland (hereinafter referred to as “the Contracting Parties”) have agreed as follows: Article 1 Scope of the Agreement 1. Regardless of their citizenship, this Agreement shall apply to persons registered as residents in Finland or Estonia (hereinafter referred to as “the states”) who intend to migrate or have migrated to the other of the two states (hereinafter referred to as “migrants”). However, the Agreement shall not apply if the migrant’s state of origin has not received the notification referred to in Article 6 within three months of the date on which the migrant gave notification of his or her intended migration. 2. This Agreement shall also facilitate further exchange of data on persons who are citizens of the states or residents in either state. 3. This Agreement shall apply to personal data in the states’ population registers. Any obligation to exchange data will only apply to a state to the extent that the data is available in its population register. Article 2 Definitions For the purposes of this Agreement 1 a) the term “residence” means: i) permanent residence in Finland; and ii) registration of a residential address in the population register in Estonia. b) a fixed-term stay of less than 12 months shall not usually be regarded as constituting residence as referred to in this Agreement; c) the term “identification number” means: i) the personal identity code (henkilötunnus/personbeteckning) in Finland; and ii) the personal identification number (isikukood) in Estonia. d) the term “identification number”’ also means any other such global identifier which by later legislation may be taken into use in parallel with or instead of the current identification numbers mentioned above; e) the term “host state” means the state in which a person has settled after migrating from the other state. f) the term “state of origin” means the state from which the person has migrated to the host state; g) the definitions for “host state” and “state of origin” shall be valid while the person's actual residence status remains the same as it was at the time of immigrating to the state. Article 3 Electronic exchange of data and purpose of data exchange 1. The notifications specified in this Agreement may be transferred electronically between the register authorities of the two states. 2. Each state shall pay its own costs incurred in submitting and receiving data under this Agreement. 2 3. Each state may only use personal data received from the other state for the purposes of updating and correcting the data in its population register. However, after one state has made entries in its population register on the basis of personal data received from the other state, the data in the population register may be processed and disclosed pursuant to the state’s legislation applicable to the processing and disclosure of data. Article 4 Obligations of migrant 1. A person migrating from either state to the other shall notify the register authority of the host state about his or her migration within the time period specified in the legislation or regulations of that state. 2. In connection with this notification, the migrant must submit his or her former address and municipality of residence that were valid in the state of origin prior to migrating and any other information required by the host state. The migrant shall also present official documentation proving his or her: a) identity; b) citizenship status; and c) identification number in the state of origin. 3. The migrant must also prove that he or she is legally a resident in the host state pursuant to its national legislation. This Agreement does not alter or provide for an exemption from the preconditions for staying in the state or the responsibilities associated with this laid down in the legislation of either state. Article 5 Competence to make a decision on a person’s place of residence 1. The register authority of the host state shall decide whether or not the migrant shall be registered as a resident in the host state. This decision shall be made pursuant to the host state’s legislation. 3 2. If the register authority of the host state decides that the migrant shall be registered as a resident in the host state, he or she shall be assigned an identification number as soon as possible following the same rules as those that apply to persons migrating to the host state from states other than Estonia or Finland. 3. The register authority of the state of origin shall record the migration in its register only after notification of registration has been received from the host state. 4. If the register authority of the state of origin disputes the actual circumstances on which the registration is based, it may confer with its counterpart in the host state on the case. Article 6 Notification of registration of migrant 1. Once the register authority of the host state has made a decision on whether or not the migrant should be registered as a resident in the host state, it shall notify the person in question and the register authority of the state of origin of its decision. 2. The following personal data shall be included in the notification sent to the register authority of the state of origin: 1) identification number in the state of origin; 2) name; 3) date of birth; 4) place of birth; 5) citizenships; 6) gender; 7) identification number in the host state; 8) date on which the person migrated to the host state; 9) municipality of residence and address of permanent residence in that municipality; 10) local population register authority in the host state. 3. The data indicated in items 7-10 in paragraph 2 of this Article shall only be given if, under the decision, the person is registered as a resident in the host state. 4 4. If the host state register authority later cancels an earlier decision on registering a migrant, a notification shall be sent to the state of origin, including the data indicated in items 1, 2, 8 and 9 in paragraph 2 of this Article. Article 7 Submission of migrant’s personal data 1. Once the register authority of the state of origin has received notification that a migrant has been registered as a resident of the host state and has recorded this in its register, it shall submit the following personal data on the migrant to the register authority of the host state: 1) identification number in the host state and in the state of origin; 2) name; 3) date and place of birth; 4) gender; 5) citizenships; 6) marital status and the date on which the marital status changed; 7) name, date of birth and gender of the migrant’s current spouse or partner in a registered partnership; 8) name, date and place of birth, and gender of each of the migrant’s children aged under 18 years, and information on whether or not the migrant is the custodian of each child; 9) if the migrant is aged under 18 years, the name, place and date of birth, gender and identification number in the state of origin of each of the migrant’s parents or custodians. 2. Only currently valid data shall be included in this notification; no historical data shall be submitted. Article 8 Further exchange of data 1. The register authority of one state may disclose data on the other state’s citizens or residents to the register authority of the other state to the extent permitted by data protection regulations applicable at the time. 5 2. The register authorities of the states shall separately agree upon the practical arrangements for the data exchange as well as the detailed list of information to be exchanged. 3. In data disclosures under this Article, identification numbers shall be used as the means for identifying persons. Article 9 Determination of state of residence after the Agreement enters into force 1. The entry into force of this Agreement shall not affect the residence registration of any person who is registered as a resident only in either Finland or Estonia. 2. A person who is registered as a resident in both states when this Agreement enters into force shall, under the Agreement, remain registered as a resident only in the state which the person considers his or her state of residence due to family relations, livelihood or other similar circumstances and to which the person, due to the aforementioned circumstances, has his or her primary connections. If such a person’s opinion on his or her state of residence cannot be determined, he or she shall remain registered as a resident in the state where his or her permanent address was last changed. 3. The determination of which state the person shall remain registered as a resident in shall be carried out by the register authority in the state where the person’s permanent address was last changed. The authority in question shall inform the register authority of the other state of its decision. 4. The state of residence that has been determined shall retain the person’s existing registration of residence. In the other state, the person shall be registered as having migrated to the determined state of residence as of the date of entry into force of this Agreement. 6  Article 10 Information exchange to enable the determination of a person’s state of residence 1. To enable determination of the state of residence under Article 9, the register authority of each state shall submit to its counterpart in the other state the following personal data on those persons registered as a resident in its population register who may be likely to be a resident of both states: 1) identification number in both states; 2) name; 3) date and place of birth; 4) gender; 5) address; 6) date on which the address was registered. 2. The information mentioned in the previous paragraph shall be submitted on any person who, according to the state’s population register, is: 1) a citizen of the other state; or 2) a citizen of any other state and: a) has formerly been registered with a permanent address in the other state; b) is or has formerly been registered with a temporary address in the other state; c) was born in the other state; or d) is known to have an identification number in the other state. Article 11 Entry into force 1. This Agreement shall enter into force on the first day of the second month following the receipt of the last written notification by which the States have notified each other through diplomatic channels that the national legal requirements for the entry into force of the Agreement have been completed. 7 2. This Agreement may be amended by mutual written consent of the Contracting Parties. Any such amendments shall enter into force as stated in the first paragraph of this Article. Article 12 Termination Either Contracting Party may terminate this Agreement by sending a written notification to the other Contracting Party through diplomatic channels. Termination shall take effect six months after the date on which the other Contracting Party received the notification of termination. 2. If this Agreement is terminated, entries made in either state’s population register based on data which has been exchanged under the provisions of this Agreement will continue to be considered reliable unless proven otherwise. In witness whereof the undersigned being duly authorised thereto by their respective governments, have signed this Agreement. Done in duplicate at …… this … day of …,… in the Estonian, Finnish and English languages, all texts being equally authentic. In case of divergence in interpretation, the English text shall prevail. For the Government of the For the Government of the Republic of Estonia Republic of Finland 8  TÕLGE INGLISE KEELEST EESTI VABARIIGI VALITSUSE JA SOOME VABARIIGI VALITSUSE VAHELINE RAHVASTIKU REGISTREERIMISE KOKKULEPE Et toetada liikuvust ja lihtsustada rahvastiku arvestust asjaomastes riikides, on Eesti Vabariigi valitsus ja Soome Vabariigi valitsus (edaspidi lepingupooled) kokku leppinud järgmises. Artikkel 1 Kokkuleppe kohaldamisala 1. Kokkulepet kohaldatakse isikutele, kes on registreeritud Soome või Eesti (edaspidi riigid) elanikeks ja soovivad rännata või on rännanud teise riiki (edaspidi rändajad), olenemata nende kodakondsusest. Siiski ei kohaldata kokkulepet juhul, kui rändaja päritoluriik ei ole saanud artiklis 6 nimetatud teadet kolme kuu jooksul alates kuupäevast, mil rändaja teatas kavatsetavast rändest. 2. Kokkulepe lihtsustab edasist andmevahetust isikute kohta, kes on nende riikide kodanikud või emma-kumma riigi elanikud. 3. Kokkulepet kohaldatakse kõnealuste riikide rahvastikuregistritesse kantud isikuandmetele. Igasugune andmete vahetamise kohustus kehtib riigi suhtes üksnes niivõrd, kuivõrd need andmed on selle riigi rahvastikuregistris kättesaadavad. Artikkel 2 Mõisted Kokkuleppes kasutatakse järgmisi termineid: a) elukoht – i) alaline elukoht Soomes ja 1  TÕLGE INGLISE KEELEST ii) registreeritud elukohaandmed Eesti rahvastikuregistris; b) vähem kui 12 kuu pikkust tähtajalist viibimist ei loeta üldjuhul elukoha tekkimise aluseks selle kokkuleppe tähenduses; c) isikukood – i) isikukood (sm henkilötunnus / rts personbeteckning) Soomes ja ii) isikukood (ee isikukood) Eestis; d) isikukood – ka igasugune muu üldine tuvastuskood, mis võidakse hilisemate õigusaktide kohaselt võtta kasutusele kehtivate isikukoodide kõrval või asemel; e) vastuvõttev riik – riik, kuhu isik on elama asunud pärast teisest riigist sisserändamist; f) päritoluriik – riik, kust isik on vastuvõtvasse riiki rännanud; g) terminite vastuvõttev riik ja päritoluriik määratlused kehtivad ka siis, kui isiku tegelik elukoht jääb samaks, nagu see oli riiki sisserändamise ajal. Artikkel 3 Elektrooniline andmevahetus ja andmete vahetamise eesmärk 1. Kokkuleppes nimetatud teateid võidakse saata elektrooniliselt kummagi riigi registripidajate vahel. 2. Kumbki riik kannab ise kulud, mis tal on tekkinud kokkuleppe alusel andmete edastamise ja saamisega. 3. Kumbki riik võib teiselt riigilt saadud isikuandmeid kasutada üksnes oma rahvastikuregistri andmete uuendamiseks ja parandamiseks. Kui aga riik on teiselt riigilt saadud isikuandmete põhjal kanded oma rahvastikuregistrisse ära teinud, on rahvastikuregistri andmeid lubatud töödelda ja avalikustada andmete töötlemisele ja avalikustamisele kohaldatavates riigi õigusaktides kehtestatud korras. 2  TÕLGE INGLISE KEELEST Artikkel 4 Rändaja kohustused 1. Emmast-kummast riigist teise riiki rändav isik peab vastuvõtva riigi registripidajat rändest teavitama selle riigi õigusnormides sätestatud tähtaja jooksul. 2. Teates peab rändaja märkima ka oma enne rännet kehtinud aadressi päritoluriigis koos elukohajärgse omavalitsusega ning igasuguse muu teabe, mida vastuvõttev riik nõuab. Samuti peab rändaja esitama ametlikud dokumendid, millega ta tõendab oma: a) isikusamasust, b) kodakondsust ja c) isikukoodi päritoluriigis. 3. Rändaja peab tõendama, et ta on vastuvõtva riigi õigusaktide kohaselt selle riigi seaduslik elanik. Kokkuleppega ei muudeta kummagi riigi õigusaktides sätestatud riigis viibimise tingimusi ega nendega seotud kohustusi ega kehtestata neist erandeid. Artikkel 5 Pädevus otsustada isiku elukoha üle 1. Vastuvõtva riigi registripidaja otsustab, kas registreerida rändaja vastuvõtva riigi elanikuks või mitte. See otsus tehakse vastuvõtva riigi õigusaktides sätestatud korras. 2. Kui vastuvõtva riigi registripidaja otsustab rändaja vastuvõtva riigi elanikuks registreerida, antakse rändajale võimalikult kiiresti isikukood samade reeglite alusel, mida kohaldatakse isikutele, kes rändavad vastuvõtvasse riiki mujalt kui Eestist või Soomest. 3. Päritoluriigi registripidaja kannab rände andmed oma registrisse alles pärast vastuvõtvalt riigilt registreerimisteate saamist. 4. Kui päritoluriigi registripidaja vaidlustab tegelikud asjaolud, millel registreerimine põhineb, võib ta olukorraga seoses nõu pidada vastuvõtva riigi registripidajaga. 3  TÕLGE INGLISE KEELEST Artikkel 6 Rändaja registreerimise teade 1. Kui vastuvõtva riigi registripidaja on otsustanud, kas registreerida rändaja vastuvõtva riigi elanikuks või mitte, teavitab ta oma otsusest kõnealust isikut ja päritoluriigi registripidajat. 2. Päritoluriigi registripidajale saadetav teade peab sisaldama järgmisi isikuandmeid: 1) isikukood päritoluriigis; 2) nimi; 3) sünnikuupäev; 4) sünnikoht; 5) kodakondsused; 6) sugu; 7) isikukood vastuvõtvas riigis; 8) isiku vastuvõtvasse riiki rändamise kuupäev; 9) elukoha omavalitsus ja alalise elukoha aadress selles omavalitsuses; 10) kohalik rahvastikuregistri pidaja vastuvõtvas riigis. 3. Selle artikli lõike 2 punktides 7–10 nimetatud andmed esitatakse üksnes juhul, kui isik registreeritakse otsuse kohaselt vastuvõtva riigi elanikuks. 4. Kui vastuvõtva riigi registripidaja oma varasema otsuse rändaja registreerimise kohta hiljem tühistab, saadetakse päritoluriigile teade, mis sisaldab selle artikli lõike 2 punktides 1, 2, 8 ja 9 loetletud andmeid. Artikkel 7 Rändaja isikuandmete esitamine 1. Kui päritoluriigi registripidaja on saanud teate selle kohta, et rändaja on registreeritud vastuvõtva riigi elanikuks, ja selle oma registrisse kandnud, esitab ta rändaja kohta vastuvõtva riigi registripidajale järgmised isikuandmed: 1) isikukood vastuvõtvas riigis ja päritoluriigis; 4  TÕLGE INGLISE KEELEST 2) nimi; 3) sünniaeg ja -koht; 4) sugu; 5) kodakondsused; 6) perekonnaseis ja selle muutumise kuupäev; 7) rändaja praeguse abikaasa või registreeritud elukaaslase nimi, sünniaeg ja sugu; 8) rändaja iga alla 18-aastase lapse nimi, sünniaeg ja -koht ning sugu, samuti iga lapse puhul teave selle kohta, kas rändaja on lapse eestkostja või mitte; 9) kui rändaja on alla 18-aastane, siis iga tema vanema või eestkostja nimi, sünniaeg ja -koht, sugu ning isikukood päritoluriigis. 2. Teade tohib sisaldada üksnes kehtivaid andmeid, varasemaid andmeid ei esitata. Artikkel 8 Andmete edasine vahetamine 1. Ühe riigi registripidaja võib avaldada teise riigi registripidajale andmeid teise riigi kodanike või elanike kohta üksnes kehtivates andmekaitsealastes õigusaktides sätestatud ulatuses. 2. Kummagi riigi registripidajad lepivad eraldi kokku andmevahetuse praktilises korralduses ja vahetatavate andmete üksikasjaliku nimekirja. 3. Kui andmeid avaldatakse selle artikli alusel, kasutatakse isikute tuvastamiseks isikukoode. Artikkel 9 Elukohariigi määramine pärast kokkuleppe jõustumist 1. Kokkuleppe jõustumine ei mõjuta ühegi sellise isiku elukoha registreerimist, kes on registreeritud üksnes Soome või Eesti elanikuks. 2. Isik, kes on kokkuleppe jõustumise ajal registreeritud mõlema riigi elanikuks, jääb kokkuleppe kohaselt registreerituks üksnes selle riigi elanikuks, mida isik peab oma elukohariigiks seoses perekonnasidemete, elatise teenimise või muude samalaadsete asjaoludega ja millega isik on eelnimetatud asjaolude tõttu peamiselt seotud. Kui sellise isiku arvamust oma elukohariigi kohta 5  TÕLGE INGLISE KEELEST ei ole võimalik kindlaks teha, jääb ta registreerituks selle riigi elanikuks, kus tema alalist elukohta viimati muudeti. 3. Selle, mis riigi elanikuks isik registreerituks jääb, määrab kindlaks selle riigi registripidaja, kus isiku alalist elukohta viimati muudeti. Kõnealune registripidaja teavitab oma otsusest teise riigi registripidajat. 4. Kindlaks määratud elukohariigis jääb isiku olemasolev registreeritud elukoht püsima. Teises riigis kantakse registrisse, et isik on kokkuleppe jõustumise päeval rännanud kindlaks määratud elukohariiki. Artikkel 10 Andmete vahetamine eesmärgiga võimaldada kindlaks määrata isiku elukohariik 1. Selleks et võimaldada artikli 9 kohaselt elukohariigi kindlaksmääramist, esitab kummagi riigi registripidaja teise riigi registripidajale selliste rahvastikuregistris elanikuks registreeritud isikute kohta, kes võivad suure tõenäosusega olla mõlema riigi elanikud, järgmised isikuandmed: 1) isikukood kummaski riigis; 2) nimi; 3) sünniaeg ja -koht; 4) sugu; 5) elukoha aadress; 6) aadressi registreerimise kuupäev. 2. Eelmises lõikes nimetatud teave esitatakse iga isiku kohta, kes on riigi rahvastikuregistri kohaselt: 1) teise riigi kodanik või 2) mõne muu riigi kodanik ja a) kelle alaline elukoha aadress on varem olnud registreeritud teises riigis; b) kelle ajutine elukoha aadress on praegu või on varem olnud registreeritud teises riigis; c) kes on sündinud teises riigis või 6  TÕLGE INGLISE KEELEST d) kellele on teadaolevalt väljastatud teise riigi isikukood. Artikkel 11 Jõustumine 1. Kokkulepe jõustub teise kuu esimesel päeval pärast viimase kirjaliku teate saamist, millega riigid teavitavad teineteist diplomaatiliste kanalite kaudu sellest, et kokkuleppe jõustumiseks vajalik riigisisene menetlus on lõpetatud. 2. Kokkulepet võib muuta lepingupoolte vastastikusel kirjalikul nõusolekul. Kõik muudatused jõustuvad samal viisil, nagu on sätestatud selle artikli lõikes 1. Artikkel 12 Lõpetamine 1. Kumbki lepingupool võib kokkuleppe igal ajal lõpetada, saates diplomaatiliste kanalite kaudu teisele lepingupoolele kirjaliku teate. Lõpetamine jõustub kuus kuud pärast kuupäeva, mil teine lepingupool sai kätte kokkuleppe lõpetamise teate. 2. Kokkuleppe lõpetamise korral eeldatakse ka edaspidi, et kummagi riigi rahvastikuregistrisse tehtud kanded, mis põhinevad kokkuleppe sätete alusel vahetatud andmetel, on usaldusväärsed, kui pole tõendatud vastupidist. Selle kinnituseks on asjaomaste valitsuste volitatud esindajad kokkuleppele alla kirjutanud. Sõlmitud ... (koht) … (aeg) kahes originaaleksemplaris eesti, soome ja inglise keeles. Kõik tekstid on võrdselt autentsed. Tõlgendamiserinevuste korral võetakse aluseks ingliskeelne tekst. Eesti Vabariigi Soome Vabariigi valitsuse nimel valitsuse nimel 7 TÕLGE INGLISE KEELEST 8  AGREEMENT CONCERNING DELIVERY OF DATA FROM POPULATION REGISTER The Ministry of Interior of the Republic of Estonia and the Population Register Centre of Finland, willing to promote the development of their population registers by mutual cooperation and to arrange the exchange of personal data between the population registers; wishing to increase the use of automatic proceedings and in reliance to the Agreement between the Government of the Republic of Finland and the Government of the Republic of Estonia on Population Registration signed on ….., in particular its article 8, have agreed as follows: Article 1 Definitions For the purposes of this Agreement: a) “Contracting Party” refers to the Ministry of Interior of the Republic of Estonia or the Population Register Centre of Finland. The Contracting Parties act as the central authority for the population register of their respective countries. b) “Local population register authority” refers to the contractual processors of the population register in Estonia and the Local Register Offices in Finland; the State Provincial Office in the Province of Aland. c) “Population register” refers to the population register in Estonia and the Population Information System in Finland. d) “Place of residence” refers to the address details of the place of residence recorded in the population register, with regards to Finland it also refers to the address details of a person’s temporary residence recorded in the population register. e) “Third party” refers to any natural or legal person, public authority, agency or any other body other than the data subject, the Contracting Parties and the persons who, under the direct authority of a Contracting Party, are authorised to process the data. f) “Identification number” refers to the personal identification number (isikukood) in Estonia and the personal identity code (henkilötunnus/personbeteckning) in Finland. It shall also refer to any other such global identifier which by later legislation may be taken into use in parallel with or instead of the current identification numbers. The Contracting Party shall give notice to the other Contracting Party if the duties of the central authority of population register or the local population register authority are transferred to other institutions than those mentioned above. Article 2 Use of data Data delivered according to this Agreement shall be used for maintenance and review of population register data in such measures that are necessary for the authorities to perform their legal duties. Processing the data received according to this Agreement shall be based upon the respective statutes of national legislation applicable to the Contracting Parties and legislation of the European Union relating to population registration and the protection of personal data. Article 3 Scope This Agreement shall apply to citizens of Estonia and to citizens of Finland. Article 4 Data to be delivered reciprocally between the Contracting Parties The Contracting Parties shall reciprocally deliver the following data that has been recorded in the population register of Estonia or Finland regarding the persons mentioned in Article 3: 1. the registered person’s basic personal data 2. data on civil status (includes contraction and termination of marriage or registered partnership on any ground, also dissolution or recognition as invalid) 3. data on the registered person’s children 4. data on place of residence The detailed data that shall be delivered is listed in the Annex, which is an integral part of this Agreement. No historical data shall be delivered.  Article 5 Delivery of data The Contracting Party shall deliver the data changes listed in Article 4 and in the Annex of this Agreement that have been recorded in the population register to the other Contracting Party at least once a week. The Contracting Parties may agree upon more frequent delivery of data. A delivery of data under section 1 of this Article shall always include at least an identification number. If technically possible, basic personal data according to article 4 point 1 shall be included. If it is not possible to identify which of the persons registered in the receiving Contracting Party’s population register the delivered data applies to, the delivering Contracting Party shall, upon the individual request of the receiving Contracting Party and to the extent technically and legally feasible, deliver such additional data that is necessary to identify the person. Such additional data shall be used only for this purpose. Article 6 Checking of data The Contracting Parties mutually agree that for the purpose of the accuracy of the data, both Parties may submit individual requests for information related to persons within the scope of this Agreement. The Contracting Party delivering any such information shall determine the procedure and means for any individual deliveries. Article 7 Security of data processing The Contracting Parties shall commit themselves to carefully observing the laws and regulations of their national legislation and the legislation of the European Union relating to the protection of personal data and the security of data processing. The Contracting Parties shall inform the local population register authorities of the present Agreement and the provisions therein concerning security of data processing and transferring of data by the entry into force of the present Agreement at the latest. The data received according to this Agreement shall be processed with appropriate care and protected against unauthorised disclosure or access, accidental or unlawful destruction or accidental loss or alteration or other unlawful processing. The persons responsible for processing the data are bound by confidentiality with regard to the data received according to this Agreement. The right to process data received according to this Agreement is pertained to those employees of the central and local population register authorities of the Contracting Parties who require this data in order to perform their official duties. If a Contracting Party discovers or has reason to suspect that the confidentiality or integrity of the data received according to this Agreement has been violated, it shall inform the other Contracting Party thereof and take necessary protective action without delay. Article 8 Delivering of data to third parties Any data received according to this Agreement may not be passed on to a third party. Notwithstanding the above, the Contracting Parties may deliver the data received according to this Agreement to their respective national local population register authorities for the purposes of maintaining and reviewing population register data. This Article shall not be applied to delivery of data received according to this Agreement which has been recorded in the official population register of the country represented by the recipient Contracting Party in accordance with the national legislation and registration procedures. Article 9 Costs related to delivering the data The costs related to delivering the data defined in this Agreement to the other Contracting Party shall be covered by the delivering Contracting Party. Article 10 Procedures and technical solutions related to delivering of the data The Contracting Parties may conclude separate agreements regarding the practical procedures and technical solutions related to the deliveries of data as provided for in the previous Articles of the present Agreement and the arrangements concerning their introduction. Article 11 Exchange of the basic data associated with the entry into force of this Agreement Once the Agreement has entered into force, the Contracting Parties shall submit to the other Contracting Party the information mentioned in article 4 regarding the citizens of the other state. Article 12 Entry into force This Agreement shall enter into force on the same day as the Agreement between the Government of the Republic of Finland and the Government of the Republic of Estonia on Population Registration signed on … and referred to in the preamble of this Agreement. The Agreement concerning Delivery of Data between the population registers of Estonia and Finland signed on 18 January 2005 shall expire with the entry into force of this Agreement. The exchange of data provided for in this Agreement shall commence within one year from the date of entry into force of the Agreement. Article 13 Validity and termination of the Agreement This Agreement shall remain in force until further notice. If the Agreement between the Government of the Republic of Finland and the Government of the Republic of Estonia on Population Registration signed on … and referred to in the preamble of this Agreement is terminated as set down in article 12 in that Agreement, this Agreement shall also expire without any further actions from the Contracting Parties, as of the date of termination of the aforementioned Agreement. Either Contracting Party may at any time terminate this Agreement by means of a written notification to the other Contracting Party. Such termination shall enter into force six months after the date of notification to the other Contracting Party. Either Contracting Party may at any time suspend the exchange of data under this Agreement immediately, if it has grounds to suspect that the protection of personal data or the security of data processing is endangered. The Contracting Party must notify the other Contracting Party of the suspension in writing without unnecessary delay. The Contracting Parties will work together in good faith to resolve the issue. If the issue is not resolved, the Contracting Party may terminate this Agreement by means of a written notification to the other Contracting Party starting one month after the original notification of suspension. Such termination shall enter into force immediately upon notification to the other Contracting Party. Done in duplicate at … day of … in the Estonian, Finnish and English language. In case of divergence in interpretation, the English text shall prevail. For the Ministry of Interior of the For the Population Register Centre of Republic of Estonia: Finland: ___________________________________ _____________________________________  ANNEX TO THE AGREEMENT BETWEEN THE MINISTRY OF INTERIOR OF THE REPUBLIC OF ESTONIA AND THE POPULATION REGISTER CENTRE OF FINLAND CONCERNING DELIVERY OF DATA FROM POPULATION REGISTER According to article 4 of the agreement between the ministry of the interior of the republic of Estonia and the Population Register Centre of Finland concerning delivery of data from population register, the competent authorities of the population registers shall exchange the following data regarding: I. The registered person’s basic personal data 1. Identification numbers in both countries 2. Full name 3. Gender 4. Date and place of birth 5. Citizenships 6. Date of death II. Data on the registered person’s civil status 1. Civil status 2. Date of change in civil status 3. Basic personal data on the registered person’s spouse or registered partner (where applicable) as set down in point I above, including change of name in the event of the marriage or registered partnership, also in the event of construction, termination, dissolution or recognition as invalid of marriage or registered partnership. III. Data on the registered person’s children under the age of 18 1. Basic personal data on the child as set down in point I above 2. Basic personal data on the parent as set down in point I above 3. Data on custody of the child a. Data on whether the registered person is the child’s custodian or not b. Date of change in the custody relations IV. Data on the parents and custodians, when the registered person is under the age of 18 1. Basic personal data on the parents and custodians as set down in point I above 2. Date of change in the custody relations V. Data on the registered person’s place of residence 1. Address of a permanent place of residence 2. Address of a temporary place of residence 3. Start and end dates of the aforementioned addresses  RAHVASTIKUREGISTRI ANDMETE EDASTAMISE KOKKULEPE Eesti Vabariigi Siseministeerium ja Soome Rahvastikuregistrikeskus, soovides aidata kaasa oma rahvastikuregistrite arendamisele, tehes vastastikust koostööd ja korraldades isikuandmete vahetamist rahvastikuregistrite vahel; soovides suurendada automaatsete toimingute tegemist ning toetudes Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vahelisele rahvastiku registreerimise kokkuleppele, mis on sõlmitud ……, eriti selle artiklile 8, on kokku leppinud järgmises. Artikkel 1 Mõisted Kokkuleppes kasutatakse järgmisi termineid: a) lepingupool – Eesti Vabariigi Siseministeerium või Soome Rahvastikuregistrikeskus. Lepingupooled tegutsevad vastava riigi rahvastikuregistri keskse pidajana; b) kohalik rahvastikuregistri pidaja – rahvastikuregistri lepingulised pidajad Eestis ja kohalikud registribürood Soomes; Ahvenamaa omavalitsuslik maakond; c) rahvastikuregister – Eesti rahvastikuregister ja Soome rahvastikuinfosüsteem; d) elukoht – rahvastikuregistris registreeritud elukoha aadressiandmed, Soomega seoses ka isiku rahvastikuregistris registreeritud ajutise asukoha aadressiandmed; e) kolmas isik – füüsiline või juriidiline isik, riigiamet, agentuur või mõni muu asutus, kes ei ole andmesubjekt, lepingupool ega isik, kes lepingupoole otsese volituse alusel on volitatud andmeid töötlema; f) isikukood – isikukood (isikukood) Eestis ja isikukood (sm henkilötunnus, rts personbeteckning) Soomes). Samuti mõeldakse selle all igasugust muud üldist tuvastuskoodi, mis võidakse hilisemate õigusaktide kohaselt kehtivate isikukoodide kõrval või asemel kasutusele võtta. Kui rahvastikuregistri keskasutuse või kohaliku rahvastikuregistri pidaja kohustused antakse üle ülalnimetatust erinevatele ametiasutustele, peab lepingupool teist lepingupoolt sellest teavitama.  Artikkel 2 Andmete kasutamine Kokkuleppe alusel edastatavaid andmeid kasutatakse rahvastikuregistri andmete säilitamiseks ja läbivaatamiseks sellisel määral, mis on vajalik ametiasutustele nende seaduslike kohustuste täitmiseks. Kokkuleppe alusel saadud andmete töötlemine peab tuginema lepingupooltele kohalduvatele rahvastiku arvestamise ja isikuandmete kaitsega seotud riiklikele õigusnormidele ning Euroopa Liidu õigusaktidele. Artikkel 3 Kohaldamisala Kokkulepet kohaldatakse Eesti kodanikele ja Soome kodanikele. Artikkel 4 Lepingupoolte vahetatavad andmed Lepingupooled vahetavad artiklis 3 nimetatud isikute kohta järgmisi Eesti või Soome rahvastikuregistris registreeritud andmeid: 1) registreeritud isiku põhilised isikuandmed; 2) perekonnaseisuandmed (hõlmab abielu või mistahes alusel registreeritud kooselu sõlmimist ja lahutamist, samuti tühistamist või kehtetuks tunnistamist); 3) registreeritud isiku laste andmed; 4) elukohaandmed. Täpsed edastatavad andmed on loetletud lisas, mis on selle kokkuleppe lahutamatu osa. Varasemaid andmeid ei edastata.  Artikkel 5 Andmete edastamine Lepingupool edastab artiklis 4 ja kokkuleppe lisas loetletud andmemuudatused, mis tuleb registreerida rahvastikuregistris, teisele lepingupoolele vähemalt kord nädalas. Lepingupooled võivad kokku leppida andmete sagedasemas edastamises. Andmete edastamine selle artikli 1. lõigu kohaselt peab alati hõlmama vähemalt isikukoodi. Kui on tehniliselt võimalik, tuleb lisada artikli 4 lõigu 1 punktis 1 nimetatud põhilised isikuandmed. Kui ei ole võimalik tuvastada, millisele vastuvõtva lepingupoole rahvastikuregistris registreeritud isikule saadetud andmed kohalduvad, peab edastav lepingupool vastuvõtva lepingupoole individuaalse päringu alusel ning niivõrd, kuivõrd on tehniliselt ja seaduslikult teostatav, edastama isiku tuvastamiseks vajalikud lisaandmed, mida kasutatakse ainult kõnealusel eesmärgil. Artikkel 6 Andmete kontrollimine Lepingupooled lepivad kokku, et andmete täpsuse eesmärgil võivad mõlemad lepingupooled esitada kokkuleppe kohaldamisalasse kuuluvaid isikuid puudutava informatsiooni saamiseks individuaalseid päringuid. Päringuinfot edastav lepingupool määrab iga edastuse korra ja meetodid. Artikkel 7 Andmetöötluse turvalisus Lepingupooled järgivad hoolikalt riiklikke ning Euroopa Liidu õigusakte, mis on seotud isikuandmete kaitse ja andmetöötluse turvalisusega. Lepingupooled peavad kohalikke rahvastikuregistri pidajaid teavitama kokkuleppest ja selle andmetöötluse turvalisust ja andmete edastamist puudutavatest sätetest hiljemalt kokkuleppe jõustumisel. Kokkuleppe alusel saadud andmeid tuleb töödelda asjakohase hoolsusega ja kaitsta neid volitamata avaldamise või juurdepääsu, juhusliku või ebaseadusliku hävitamise või juhusliku kaotamise või muutmise või muu ebaseadusliku töötlemise eest. Andmete töötlemise eest vastutavad isikud on kohustatud hoidma kokkuleppe alusel saadud andmed konfidentsiaalsena. Õigus töödelda selle kokkuleppe alusel saadud andmeid puudutab lepingupoolte kesksete ja kohalike rahvastikuregistri pidajate töötajaid, kes neid andmeid oma ametikohustuste täitmiseks taotlevad. Juhul kui lepingupool leiab või tal on alust kahtlustada, et selle kokkuleppe alusel saadud andmete konfidentsiaalsust või terviklust on rikutud, peab ta teist lepingupoolt sellest teavitama ja võtma viivitamata vajalikud kaitsemeetmed. Artikkel 8 Andmete edastamine kolmandatele isikutele Kokkuleppe alusel saadud andmeid ei tohi edastada kolmandale isikule. Olenemata ülaltoodust, võivad lepingupooled selle kokkuleppe alusel saadud andmeid edastada oma riigi kohalikele rahvastikuregistri pidajatele rahvastikuregistri andmete säilitamiseks ja läbivaatamiseks. Seda artiklit ei rakendata selliste kokkuleppe alusel saadud andmete edastamisele, mis on juba kantud vastuvõtva lepingupoole riigi ametlikku rahvastikuregistrisse kooskõlas riigis kehtestatud õigusaktide ja andmete registreerimise korraga. Artikkel 9 Andmeedastuskulud Kokkuleppes määratletud andmete teisele lepingupoolele edastamise kulud kannab andmeid edastav lepingupool. Artikkel 10 Andmete edastamise kord ja tehnilised lahendused Lepingupooled võivad sõlmida erikokkuleppeid selle kokkuleppe eelmistes artiklites kirjeldatud andmeedastusega seotud praktilise korra ja tehniliste lahenduste ning nende kasutuselevõttu puudutavate meetmete kohta.  Artikkel 11 Põhiandmete vahetamine seoses kokkuleppe jõustumisega Pärast kokkuleppe jõustumist esitab kumbki lepingupool teisele lepingupoolele artiklis 4 nimetatud informatsiooni teise riigi kodanike kohta. Artikkel 12 Jõustumine Kokkulepe jõustub samal päeval kui Eesti Vabariigi Valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vaheline rahvastiku registreerimise kokkulepe, mis on sõlmitud … ja millele viidatakse kokkuleppe preambulis. Kokkuleppe jõustumisel kaotab kehtivuse 18. jaanuaril 2005 sõlmitud kokkulepe andmete edastamiseks Eesti ja Soome rahvastikuregistrite vahel. Kokkuleppes ette nähtud andmete vahetamine algab ühe aasta jooksul kokkuleppe jõustumise kuupäevast. Artikkel 13 Kokkuleppe kehtivus ja lõpetamine Kokkulepe kehtib seni, kuni ei ole öeldud teisiti. Kui Eesti Vabariigi valitsuse ja Soome Vabariigi valitsuse vaheline rahvastiku registreerimise kokkulepe, mis on sõlmitud … ja millele viidatakse kokkuleppe preambulis, lõpetatakse nimetatud kokkuleppe artikli 12 kohaselt, kaotab ka käesolev kokkulepe nimetatud kokkuleppe lõpetamise kuupäeval kehtivuse ilma lepingupoolte lisatoiminguteta. Kumbki lepingupool võib kokkuleppe igal ajal lõpetada, saates selleks teisele lepingupoolele kirjaliku teate. Kokkuleppe lõpetamine jõustub kuus kuud pärast teise lepingupoole teavitamise kuupäeva. Kumbki lepingupool võib igal ajal peatada kokkuleppe alusel andmete vahetamise kohe, kui tal on alust kahtlustada, et isikuandmete kaitse või andmetöötluse turvalisus on ohus. Lepingupool peab tarbetu viivituseta teist lepingupoolt kirjalikult andmevahetuse peatamisest teavitama. Lepingupooled teevad heas usus koostööd probleemi lahendamiseks. Kui probleem ei lahene, võib lepingupool kokkuleppe lõpetada, saates teisele lepingupoolele kirjaliku teate mitte varem kui ühe kuu möödumisel algse peatamisteate saatmisest. Selline lõpetamine jõustub teise lepingupoole teavitamise hetkel. Sõlmitud ... (koht) … (aeg) kahes originaaleksemplaris eesti, soome ja inglise keeles. Tõlgendamisel esinevate eriarvamuste korral võetakse aluseks ingliskeelne tekst. Eesti Vabariigi Siseministeeriumi nimel: Soome Rahvastikuregistrikeskuse nimel: ___________________________________ _____________________________________  EESTI VABARIIGI JA SOOME RAHVASTIKUREGISTRIKESKUSE RAHVASTIKUREGISTRI ANDMETE EDASTAMISE KOKKULEPPE LISA Eesti Vabariigi Siseministeeriumi ja Soome Rahvastikuregistrikeskuse vahel sõlmitud rahvastikuregistri andmete edastamise kokkuleppe artikli 4 kohaselt peavad rahvastikuregistreid pidavad pädevad ametiasutused vahetama järgmisi andmeid. I. Registreeritud isiku põhilised isikuandmed: 1) isikukoodid mõlemas riigis; 2) täisnimi; 3) sugu; 4) sünniaeg ja -koht; 5) kodakondsus; 6) surmaaeg. II. Registreeritud isiku perekonnaseisuandmed: 1) perekonnaseis; 2) perekonnaseisu muutumise aeg; 3) registreeritud isiku abikaasa või registreeritud elukaaslase (kui on kohaldatav) põhilised isikuandmed, mis on nimetatud punktis I, sealhulgas andmed nime muutmise kohta abielu või registreeritud kooselu puhul, samuti abielu või registreeritud kooselu sõlmimise, lõpetamise, tühistamise või kehtetuks tunnistamise korral. III. Registreeritud isiku nooremate kui 18-aastaste laste andmed: 1) lapse põhilised isikuandmed, mis on nimetatud punktis I; 2) vanema põhilised isikuandmed, mis on nimetatud punktis I; 3) lapse eestkoste andmed: a) andmed selle kohta, kas registreeritud isik on lapse eestkostja või mitte; b) andmete muutumine eestkostesuhetes. IV. Vanemate ja eestkostjate andmed, kui registreeritud isik on noorem kui 18-aastane: 1) vanemate ja eestkostjate põhilised isikuandmed, mis on nimetatud punktis I; 2) eestkostesuhete muutumise aeg. V. Registreeritud isiku elukohaandmed: 1) alalise elukoha aadress; 2) ajutise elukoha aadress; 3) nimetatud aadresside kehtivuse algus- ja lõpuaeg.