Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kulude kontrolli töökorra kinnitamine

Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 22.11.2023 nr 1-2/23/74 Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kulude kontrolli töökord (K29) Protsess: Interreg projektide partneraruannete kulude kontroll Protsessi omanik: Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse juhataja Versioon: 1 Kinnitatud: kuupäev digiallkirjas Töökord sisaldab: 1. ÜLDPÕHIMÕTTED ............................................................................................................ 2 1.2 Kasutusulatus..................................................................................................................... 2 1.3 Vastutajad .......................................................................................................................... 2 1.4 Viited: ................................................................................................................................ 2 2. PROGRAMMIDE MÕISTED JA LÜHENDID .................................................................. 2 3. TÖÖPROTSESS................................................................................................................... 3 3.1 Partneraruannete menetlemine ............................................................................................. 3 Partneraruandes sisalduvate kulude abikõlblikkuse kontroll teostatakse vastava programmi programmijuhendi ja valimimetoodika alusel. ..................................................................... 3 3.2 Tegevuste kohapealne kontroll ............................................................................................. 5 3.3 Riigihangete kontrolli protsess ............................................................................................. 8 3.4 Rikkumise kahtluse menetlus ............................................................................................. 11 3.5 Vaiete menetlemine ............................................................................................................ 14 3.6 Projektiauditi aruanded ....................................................................................................... 16 4. Kaasnevad dokumendid ...................................................................................................... 17 1 1. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.1 Töökorra eesmärk on kirjeldada perioodi 2021-2027 Interreg programmides ellu viidavate projektide Eesti partnerite kulude kontrolli protsessi. Toetuste rakendamise osakonna Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse kontrollispetsialistide peamiseks ülesandeks on Interreg programmide projektides toetuse kasutamise kontrollimine. 1.2 Kasutusulatus: Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse kontrollispetsialistid, toetuste arendamise osakonna (TAO) toetuste korraldamise talitus ning riskijuhtimise ja järelevalve talitus, RTK dokumendihalduse peaspetsialist. 1.3 Vastutajad: töökorra järgimise ja rakendamise eest vastutab talituse juhataja. 1.4 Viited: 1.4.1 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2021/1059, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondist ja välistegevuse rahastutest toetatava Euroopa territoriaalse koostöö eesmärgi (Interreg) erisätteid. 1.4.2 Riigihangete seadus 1.4.3 Haldusmenetluse seadus 1.4.4 RTK teabehalduse kord 1.4.5 Interreg programmide juhendid:  Eesti-Läti programm 2021-2027 http://www.estlat.eu/  Interreg Euroopa 2021-2027 http://www.interregeurope.eu/  Kesk-Läänemere programm 2021-2027 http://centralbaltic.eu/  Läänemere piirkonna programm 2021-2027 www.interreg-baltic.eu/  Urbact IV 2021-2027 http://urbact.eu/ 2. PROGRAMMIDE MÕISTED JA LÜHENDID BSR – Läänemere piirkonna programm (Baltic Sea Region) CB – Kesk-Läänemere programm (Central Baltic) DHS – RTK-s kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem (alates aastast 2023 Delta) EstLat – Eesti-Läti programm FKO – finantskorrektsiooni otsus IE – Interreg Euroopa programm RM – Rahandusministeerium RM RRO – Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakond RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus SFOS – Struktuuritoetuste register TAO – Toetuste arendamise osakond TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodideks 2014-2020 / 2021-2027 TRO – Toetuste rakendamise osakond U – Urbact programm 2  3. TÖÖPROTSESS 3.1 Partneraruannete menetlemine Partneraruandes sisalduvate kulude abikõlblikkuse kontroll teostatakse vastava programmi programmijuhendi ja valimimetoodika alusel. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg 3.1.1 Kontrolli- Sisestab esitatud partneraruannete info 2 tp jooksul Andmed vastava spetsialist, kronoloogilises järjekorras menetluse aruande programmi talituse arvestamiseks vastava programmi töötabelisse esitamisest töötabelis juhataja (Excel) TRO võrgukettal. (Excel), dokumendid Salvestab aruandega seotud kuludokumendid, projekti kaustas mis partner edastab failivahetuskeskkonna kaudu või e-kirjaga (kui neid ei saa laadida üles programmi seiresüsteemi) vastava projekti kausta TRO võrgukettal. 3.1.2 Kontrolli- Kui aruanne sisaldab riigihangetega seotud Esimesel E-kiri spetsialist kulusid, mis eeldavad hankeekspertiisi, saadab võimalusel hanke kontrollimiseks TAO riigihangete aruande kontrollüksuse juhile vastavalt punktile esitamisest Riigihangete kontrolli protsess 3.1.3 Kontrolli- Kontrollib esitatud aruandes toodud andmete Üldjuhul 40 Aruande spetsialist õigsust ja täielikkust ning kulude kalendripäeva kuluridadest abikõlblikkust vastava programmi juhendi ja jooksul võetud valim, valimimetoodika alusel. aruande kontroll-leht esitamisest Lepingu (al AK summa 10 000€) täitmisega seotud kulude abikõlblikkust kontrollib vastavalt lisale 1 „Lepingu täitmise kontroll- leht“. Vajadusel küsib infot ja konsulteerib teiste asutustega (nt vastava programmi asutus, RTK ja RM teised osakonnad, teised ministeeriumid, ametid jne). 3.1.4 Kontrolli- Kui tuvastab aruandes puudused, (sh Punktis 3.1.3 E-kiri, kiri spetsialist mitteabikõlblikud kulud) koostab puudustest toodud vastava päringu partnerile. tähtajas, programmi lisandub (seire)süsteemis Tuvastatud mitteabikõlblike kulude korral puuduste saadab koos kirjaga mh põhjendused, miks kõrvaldamises kulu on mitteabikõlblik. kuluv aeg, üldjuhul 5 tp 3 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg 3.1.5 Kontrolli- Aruande kontrollimisel rikkumise kahtluse 2 tp kahtluse E-kiri spetsialist tekkimisel jätkub protsess vastavalt punktile tuvastamisest Rikkumise kahtluse menetlus 3.1.6 Kontrolli- Kui aruande kontrollimisel tekib rikkumise Enne aruande Kontroll-leht spetsialist kahtlus, mida saab kontrollida vaid kohapealse kinnitamist kontrolliga, jätkub protsess vastavalt punktile Tegevuste kohapealne kontroll. 3.1.7 Kontrolli- Kui projektis varasemalt tehtud Punktis 3.1.3 Kontroll-leht, e- spetsialist finantskorrektsioon näeb ette välja maksmata toodud kiri mitteabikõlbliku kulu ulatuses vähendamise, tähtajas, vähendab rikkumisega seotud kulu ulatuses lisandub abikõlblikku maksumust ja teavitab partnerit puuduste abikõlbliku summa vähendamisest. kõrvaldamisek s kuluv aeg 3.1.8 Kontrolli- Kui aruandes esitatud kulu raames on algatatud Kontroll-leht, e- spetsialist rikkumise kahtlus, analüüsib võimalust jätkata kiri, märge vajadusel aruande kontrolli menetlust ainult programmi abikõlblike kulude osas (kui aruande töötabelis kinnitamisega ei ole võimalik oodata asjaolude (Excel) selgumiseni ja partner on nõus osalise kulude menetlemisega). Võtab rikkumise kahtlusega kulu(d) täies ulatuses või maksimaalses finantskorrektsiooni määras aruandest välja ja partner lisab kulu uuesti järgmisse aruandesse, kui kahtlus ei leia kinnitust. Kontrollispetsialist teeb kontroll-lehele (sh vajadusel Lisasse 1) ja programmi töötabelisse (Excel) vastava märke. 3.1.9 Kontrolli- Kui eelnevas alapunktis nimetatud rikkumise Enne aruande Märkus kontroll- spetsialist kahtluse menetlus lõpetatakse ja järgmisele kinnitamist lehel ja aruandele lisatud kulu tunnistatakse programmi abikõlblikuks (vastavalt kas osaliselt või töötabelis täielikult), lisab märkuse koos selgitusega (Excel) kontroll-lehele ja programmi töötabelisse (Excel). 3.1.10 Kontrolli- Kui aruande kinnitamise eelduseks on Enne aruande Kohapealse spetsialist kohapealse kontrolli teostamine, veendub kinnitamist kontrolli nõude täitmises. kontroll-leht, e- kiri 3.1.11 Kontrolli- Kui aruanne on korrektne ja/või saadud Punktis 3.1.3 Kontroll-lehed, spetsialist selgitused on piisavad, täidab vastava toodud kinnitus 4 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg programmi seiresüsteemis kontroll-lehe ja tähtajas, seiresüsteemis, kinnitab aruande (kui kontroll-lehe lisandub e-kiri täitmine/kinnitamine ei toimu programmi puuduste seiresüsteemis, allkirjastab digitaalselt kõrvaldamisek kontroll-lehe ja edastab vastavale s kuluv aeg projektipartnerile e-kirja teel). Kontroll-lehele täidab selgituse lahtri kui kulu on (osaliselt) abikõlbmatu või vajas abikõlblikkuse väljaselgitamine olulist täiendavat infot. Lisab võetud valimi faili ning esitatud täiendavad tõendusmaterjalid vastava programmi seiresüsteemi ja/või kontroll-lehe juurde. Kui programmi seiresüsteem seda ei võimalda, salvestab need TRO võrgukettale, projekti kausta aruande juurde. Kui partneraruanne sisaldas lepingu täitmisega seotud kulusid (AK summa alates 10 000) täidab Lisa 1, allkirjastab selle ning salvestab projekti partneri kausta TRO võrgukettal. 3.1.12 Kontrolli- Täiendab aruande infot vastava programmi 2 tp jooksul Andmed vastava spetsialist töötabelis (Excel) ja märgib partneraruande aruande programmi kinnitatuks. kinnitamisest töötabelis (Excel) 3.2 Tegevuste kohapealne kontroll Kohapealse kontrolli viib üldjuhul läbi kontrollispetsialist. Vajadusel kaasatakse kontrolli eksperdid (nt ehitusekspert, järelevalve ekspert, hankeekspert) ja/või programmi sekretariaat. Kui kontrollitava objekti asukohast tulenevalt on mõistlik ja efektiivne ning vastava programmiasutuse poolt lubatud, võib kohapealse kontrolli teostada muu RTK selleks kompetentne töötaja. Tegevuste kohapealset kontrolli teostatakse vastava programmi valimimetoodika järgi. 5 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg 3.2.1 Tegevuste kohapealsete kontrollide plaani koostamine 3.2.1.1 Kontrolli- Koostab projektide kohapealsete kontrollide 15. september Kohapealsete spetsialist plaani vastava programmi valimimetoodika (kui plaani ei kontrollide plaan alusel. koosta TRO võrgukettal programmiasut / e-kiri / Kui kohapealsete kontrollide plaani koostab us) programmiasutu programmiasutus, annab programmiasutusele se poolt vajadusel sisendi ja protsess jätkub vastavalt kinnitatud plaan punktile 3.2.2. 3.2.1.2 Kontrolli- Vajadusel täiendab või muudab plaani (nt Jooksvalt Muudetud spetsialist tegevused jäävad ära, muutuvad või lükkuvad kohapealsete edasi, ilmneb vajadus viia läbi erakorraline kontrollide plaan kohapealne kontroll). 3.2.2 Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine 3.2.2.1 Kontrolli- Teavitab kontrollitavat projektipartnerit Vähemalt 5 tp E-kiri spetsialist kohapealse kontrolli läbiviimisest e-kirja enne kontrolli vahendusel ja lepib kokku kontrolli aja ning teostamist (va koha. Kohapealse kontrolli võib vajadusel viia ette teatamata läbi virtuaalselt. kontroll) Erakorralise kontrolli korral üldjuhul partneri eelnevat teavitamist ei toimu või teavitatakse lühikese etteteatamisega. Vajadus erakorralise kontrolli läbiviimiseks võib ilmneda olukorras, kus tekib põhjendatud kahtlus, et projekti tegelik olukord ei vasta kontrollimiseks esitatule. Vajadusel kaasab kontrolli teostamisse eksperdi (näiteks ehituslike projektide puhul ehituseksperdi). 3.2.2.2 Kontrolli- Valmistab ette kohapealse kontrolli, kaasab Enne kontrolli Eeltäidetud spetsialist ettevalmistamisse kontrollis osalevad töötajad, läbiviimist, kontroll-leht, sh edastab vajadusel kontrollis osalejatele hiljemalt koha- vajadusel ettevalmistamisel tekkivad küsimused ja/või pealsele koosoleku korraldab koosoleku tekkinud küsimuste kontrollile memo lahendamiseks. eelneval tp-l 3.2.2.3 Kontrolli- Vastutab kohapealse kontrolli teostamise eest. Kontrolli Kontroll-leht spetsialist Fikseerib tuvastatud asjaolud kirjalikult teostamise kontroll-lehel (lisa 2 „On-the-spot check list“). järgselt Kui kontrolli oli kaasatud ekspert, saadab vajadusel kontroll-lehe täiendamiseks eksperdile. 6 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg Kui kohapealse kontrolli läbi viimine projekti juures kohapeal ei ole võimalik või otstarbekas või asukohast lähtuvalt mõistlik, viib kohapealse kontrolli läbi virtuaalselt. 3.2.2.4 Kontrolli- Kui kontrolli käigus tuvastatakse nõuetele Üldjuhul 5tp, E-kiri, kontroll- spetsialist mittevastav olukord ja puuduste kõrvaldamine mida leht on võimalik, määrab projekti partnerile tähtaja põhjendatud puuduste kõrvaldamiseks. juhul võimalik pikendada 3.2.2.5 Kontrolli- Kui nõuetele mittevastavust ei ole võimalik Koheselt Kontroll-leht spetsialist kõrvaldada, jätkub protsess vastavalt punktile Rikkumise kahtluse menetlus. 3.2.2.6 Kontrolli- Allkirjastab kontroll-lehe ning küsib allkirja 5 tp jooksul Kohapealse spetsialist teistelt kontrolli läbiviimisse kaasatud kohapealse kontrolli töötajatelt (olemasolu korral). kontrolli osalejate poolt läbiviimisest allkirjastatud või kontroll-leht kontrollitavalt (digitaalne või päringu vastuse paberil). saamisest 3.2.2.7 Kohapeals Allkirjastab kontroll-lehe. 3 tp jooksul es kontroll-lehe kontrollis saamisest osaleja (ekspert) 3.2.2.8 Kontrolli- Sisestab kontrolli tulemused koos kontroll- Punktis 3.1.3 Kontroll-leht spetsialist lehe ja lisadokumentidega vastava programmi toodud tähtajas seiresüsteemi (olemasolul) ja TRO võrgukettale kohapealsete kontrollide kausta, vastava projekti alamkausta. 3.2.2.9 Kontrolli- Edastab kontroll-lehe partnerile. E-kiri spetsialist 3.2.2.10 Kontrolli- Teeb märke kohapealse kontrolli plaanis 2 tp jooksul Kanne spetsialist kontrolli teostamise kohta (märkides aruande kohapealse kohapealse kontrolli teostamise kuupäeva ja kinnitamisest kontrolli plaanis teostaja nime). 7  3.3 Riigihangete kontrolli protsess Riigihangete kontrolli teostatamisel võetakse aluseks riigihangete seadus. Kontrollimiseks kasutatakse Struktuurivahendite korraldusastuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa majanduspiirkonna serifitseeriva astuse töökorras programmperioodiks 2014-2020/2021 lisana kinnitatud riigihangete kontroll-lehti. TAO hankeeksperdid kontrollivad kõik riigihanked, mis on korraldatud riigihangete seaduse 2. peatükis nimetatud hankemenetlusena või 3. peatükis nimetatud erihankena (lihthankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenused, ideekonkurss), v.a kui hankelepingu abikõlblik summa on alla 10 000 euro km-ta. Lisaks kontrollivad TAO hankeeksperdid raamlepingu alusel tehtud esimese minikonkursi abikõlbliku summaga alates 10 000 eurot km-ta. Kui hankija on valinud rangema hankemenetluse, kui Riigihangete seadus nõuab, kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale hankemenetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll-lehe alusel hankeeksperdi poolt. Täiendavalt teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert II tasandi kontrolli riigihangetele maksumusega alates rahvusvahelisest piirmäärast 100% või riskipõhiselt, kui riskipõhisuse põhimõtted on välja töötatud (vastavalt TPK-le). Järelevalve ekspert hindab hankega seotud dokumente iseseisvalt ja hankeeksperdist sõltumatult. RTK-l on õigus tugineda hankemenetluse õiguspärasuses veendumisel mõne teise rakendusüksuse kontrollile, kui sellest on olemas nõuetekohane kontrolljälg. Kui selgub, et teine rakendusüksus on tuvastanud tema poolt kontrollitud hankes rikkumise, analüüsib järelevalve ekspert rikkumise asjaolusid, konsulteerides vajadusel teise rakendusüksusega – samal rikkumisel peab olema sama korrektsioonimäär. Erineva korrektsioonimäära rakendamiseks peab olema muutunud varasem õiguslik tõlgendus või jõustunud kohtuotsus. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg 3.3.1 Kontrolli- Veendub, et kõik riigihanke kontrollimiseks Koheselt Kulud ja spetsialist vajalikud dokumendid on partner esitanud vastava hanke dokumendid (hanke viite nr, hankeleping, hankelepingu tuvastamisel aruandes muudatusega ja tellija reservi kasutamisega aruandes seotud dokumendid (kui need kohalduvad)). 3.3.2 Kontrolli- Saadab e-kirjaga riigihanke kontrolli TAO Koheselt E-kiri spetsialist riigihangete kontrollüksuse juhile. vastava hanke tuvastamisel aruandes Saadab hankelepingu muudatused (sh reservi kasutuse muudatused) kontrolli jooksvalt vastavalt nende esitamisele (vajaduse saata hankeeksperdile üle vaatamiseks hindab kontrollispetsialist, vajadusel konsulteerib TAO riigihangete kontrollüksuse juhiga). 8 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg Lisab e-kirjale vajalikud dokumendid ja partneri kontaktandmed. Kui tegemist on ehituse hankelepinguga ja kui on kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas, konsulteerib ehituseksperdiga ja lisab juurde, et muudatuse on üle vaadanud (ja heaks kiitnud) ehitusekspert. Kui ehituseksperdi kooskõlastust ei ole veel tehtud, lisab info kas ja millal seda tehakse. 3.3.3 TAO Suunab ülesande e-kirjaga edasi Tööülesande E-kiri riigihanget hankeeksperdile. (Hankelepingu muudatused saabumisel 5 tp e üldjuhul samale hankeeksperdile, kes kontrollis jooksul kontrollük sama riigihanke läbiviimise reeglikohasust), suse juht lisades e-kirja koopia saajaks kontrollispetsialisti. Sisestab hanke andmed X-kettal olevasse Hangete tabelisse. Enne edastamist kontrollib SFOS-st, kas riigihange ei ole varasemalt nõuetekohaselt kontrollitud. 3.3.4 Hanke- Kui hange korraldatakse riigihangete registris e- 10 tp jooksul Kontroll-leht¸ e- ekspert menetlusena, küsib hankele vaatlejaõigused. vaatlejaõiguste kiri saamisest, Kontrollib riigihankega seotud dokumente, sh lisandub hankelepingu muudatusi ja tellija reservi vastamiseks kasutamist riigihangete kontroll-lehe alusel. kulunud aeg Vajadusel konsulteerib RM RRO-ga, TAO juristi või muu asjaomase osapoolega. 3.3.5 Hanke- Puuduste tuvastamise korral koostab teate ja E-kiri ekspert edastab partnerile teate täiendavate selgituste ja dokumentide saamiseks. 3.3.6 Hanke- Veendudes riigihanke läbiviimise Kontroll-leht, e- ekspert reeglikohasuses, saadab kontroll-lehe ja eduka kiri pakkumuse e-kirjaga kontrollitoimingu lõpetamisel:  Kontrollispetsialistile, kui hankele ei kohaldata järelevalve poolt II tasandi kontrolli. Kui kontrollitoimingute raames küsiti partnerilt täiendavaid küsimusi ja saadi selgitusi, lisab vastava kirjavahetuse e-kirjale;  TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskieksperdile, kui hankele võib 9 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg kohalduda II tasandi riigihangete kontroll. Kui kontrollitoimingute raames küsiti partnerilt täiendavaid küsimusi ja saadi selgitusi, lisab vastava kirjavahetuse e-kirjale. E-kirja koopia saajaks märgib kontrollispetsialisti. 3.3.7 Hanke- Kui tekib rikkumise kahtlus, teeb vastava märke Kontroll-leht, e- ekspert riigihanke kontroll-lehele ning samasisulise kiri kommentaari e-kirja ja menetlus jätkub vastavalt puntkile Rikkumise kahtluse menetlus (alates p 3.4.1). Rikkumise kahtluse korral II tasandi hankekontrolli ei järgne, vaid järgneb koheselt rikkumise kahtluse menetlus. 3.3.8 TAO Otsustab vastavalt valimimetoodikale Tööülesande E-kiri riskijuhtim riigihanke II tasandi kontrolli vajaduse. saabumisel 2 tp ise ja jooksul Kui II tasandi riigihanke kontroll on vajalik, järelevalve suunab tööülesande järelevalve eksperdile. talituse Peab tabelit talle I tasandi poolt edasi suunatud riskieksper hangete kohta. t Kui II tasandi riigihanke kontroll pole vajalik, suunab e-kirja vastava täpsustusega edasi kontrollispetsialistile. 3.3.9 Järelevalv Kontrollib riigihankega seotud dokumente, sh 10 tp jooksul Kontroll-leht e ekspert hankelepingu muudatusi ja tellija reservi tööülesande (hangete II kasutamist vastavalt TPK lisana kinnitatud II saamisest, tasandi tasandi riigihanke kontroll-lehele. lisandub kontrollija päringuteks ) vastuste aeg 3.3.10 Järelevalv Puuduste korral koostab teate ja edastab E-kiri e ekspert partnerile teate täiendavate selgituste saamiseks. (hangete II Vajadusel suhtleb enne väljastamist hanke I tasandi tasandi kontrollijaga. kontrollija ) 3.3.11 Järelevalv Veendudes riigihanke läbiviimise Kontroll-leht, e- e ekspert reeglikohasuses, saadab kontrollitoimingu kiri (hangete II lõpetamisel e-kirja kontrollispetsialistile. tasandi Kui kontrollitoimingute raames küsiti partnerilt kontrollija täiendavaid küsimusi ja saadi selgitusi, lisab ) vastava kirjavahetuse e-kirjale. 10 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg 3.3.12 Järelevalv Kui tuvastab rikkumise, teeb vastava märke Kontroll-leht, e- e ekspert kontroll-lehele ning samasisulise kommentaari kiri (hangete II e-kirja ja menetlus jätkub vastavalt puntkile tasandi Rikkumise kahtluse menetlus (alates p 3.4.1). kontrollija ) 3.3.13 Kontrolli- Hanke kontrolli tulemuse saamisel jätkab Koheselt Aruande spetsialist aruande kontrolli. kontroll-leht Salvestab kontroll-lehe(d), eduka pakkumuse ja edastatud kirjavahetuse TRO võrgukettale, projekti kausta (lisaks vajadusel vastava programmi seiresüsteemi). Kui hanke kontrolli ja/või rikkumise kahtluse menetlemise tulemusel ilmnes rikkumine, toimib vastavalt puntkile Rikkumise kahtluse menetlus (alates p 3.4.6). 3.4 Rikkumise kahtluse menetlus Rikkumise kahtlus võib tekkida hanke kontrollis, aruande kontrollis, auditi aruande projekti põhjal, kohapealse kontrolli raames või muu kontrollitegevuse käigus. Rikkumise kahtluse tekkimisel või erimeelsuse korral konsulteerib kontrollispetsialist vajadusel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdiga, kaasab vajadusel lisaks teisi osapooli. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg 3.4.1 Kontrollis Kui tekib rikkumise kahtlus, teavitab kahtluse Koheselt E-kiri, kontroll- petsialist, tuvastaja tekkinud asjaoludest TAO rikkumise leht hankeeksp riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat e- kahtluse ert, kirjaga (kui rikkumise kahtluse avastab tuvastamisel järelevalve hankeekspert, siis kaasab e-kirja ekspert kontrollispetsialisti). (hangete II Viib vajadusel läbi kohapealse tegevuste tasandi kontrolli ja esitab vajadusel partnerile kontrollija järelepäringu asjaolude täpsustamiseks. ) Konsulteerib järelevalve eksperdiga otsustamaks rikkumise, finantskorrektsiooni vajaduse ja võimaliku suuruse üle. 11 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg Tuvastaja teavitab vajadusel projekti partnerit e- kirja teel, et asjaolude selgitamiseks on küsimus edastatud järelevalve eksperdile (kui seda ei ole tehtud varasema päringu raames). 3.4.2 Kontrolli- Kui tuvastatud rikkumisel on pettuse kahtluse Koheselt E-kiri spetsialist või kuriteo tunnused, siis teavitab Interreg pettuse kontrolli ja regionaalarengu talituse juhatajat ja kahtluse e-kirjaga vastava programmi asutust. tuvastamisest 3.4.3 Talituse Saades vastava korralduse programmiasutuselt, Koheselt E-kiri juhataja teavitab pettuse kahtlusest või kuriteo vastava uurimisorganile tunnustega rikkumise kahtlusest asjaomaseid korralduse uurimisorganeid (PPA). saamisel 3.4.4 TAO Annab tööülesande konkreetsele järelevalve Tööülesande E-kiri, ülesanne riskijuhtim eksperdile, edastades e-kirja ja märkides kirja saabumisel 3 tp Jiras ise ja kaassaajaks kontrollispetsialisti. jooksul järelevalve Lisab rikkumise Jirasse. talituse juhataja 3.4.5 Järelevalv Analüüsib rikkumise kahtlust. 30 p jooksul E-kiri, e ekspert tööülesande memo/kokkuvõt Vajadusel konsulteerib erinevate osapooltega saamisest e arutamaks rikkumise kahtluse asjaolusid, finantskorrektsiooni võimaliku vajaduse ja suuruse üle. Vajadusel koostab arutelust memo. Vajadusel küsib partnerilt täiendavat informatsiooni veendumaks kõigis rikkumisega seotud asjaoludes ning tegevuste ja kulude võimalikus mitteabikõlblikkuses. Analüüsib saadud selgitusi ning kui need on piisavad, koostab rikkumise kahtluse asjaolude, kaalutluse jm olulise info kohta partnerile edastamiseks kokkuvõtte või memo ning edastab selle esmalt e-kirja teel või Jira kaudu TAO juristile ja kontrollispetsialistile ning seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks. 3.4.6 Kontrolli- Rikkumise kahtluse kokkuvõtte või memo Koheselt E-kiri spetsialist saamisel teavitab partnerit tuvastatud mitteabikõlblike kulude asjaoludest, mitteabikõlblikest kuludest ja annab partnerile 12 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg võimaluse esitada vastuargumendid üldjuhul 10 tp jooksul (kui neid on). Salvestab e-kirja TRO võrgukettale, projekti kausta (lisaks vajadusel vastava programmi seiresüsteemi). 3.4.7 Kontrollis Edastab rikkumiskahtluse korral partnerilt Koheselt E-kiri, vajadusel petsialist saadud täiendavad selgitused kahtlust täiendatud menetlenud järelevalve eksperdile rikkumise memo/kokkuvõt kahtluse täiendavaks analüüsimiseks. e 3.4.8 Järelevalv Analüüsib edastatud täiendavaid selgitusi ja 10 p jooksul E-kiri, märge e ekspert annab hinnangu rikkumise asjaolude kohta (sh täiendavate Jiras kui rikkumine langes täiendavate selgituste selgituste esitamise järel ära). saamisest Koostab lõpliku kokkuvõtte või memo ja edastab selle e-kirjaga või Jira kaudu kontrollispetsialistile, juristile ja seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks. 3.4.9 Kontrolli- Lõpliku rikkumise kahtluse kokkuvõtte või Koheselt Aruande spetsialist memo saamisel edastab selle partnerile ning kontroll-leht, jätkab aruande kontrolli ja märgib projekti sertifikaat, DHS- aruandes vastavalt kulude abikõlblikkuse, is registreeritud arvates mitteabikõlblikud kulud aruandest kaaskiri välja. Salvestab kokkuvõtte või memo ja e-kirja TRO võrgukettale, projekti kausta (lisaks vajadusel vastava programmi seiresüsteemi). 3.4.10 Kontrolli- Vaatab üle, kas vastava rikkumisega seotud Koheselt info E-kiri, kiri spetsialist kulusid esineb ka partneri eelnevalt kinnitatud teada saamisel vastava aruandes (aruannetes), vajadusel täpsustab programmi partneriga üle. seiresüsteemis 3.4.11 Kontrolli- Vastavalt programmile, vähendab kontrollitavas Koheselt info E-kiri, kontroll- spetsialist aruandes ka varasemates aruannetes sisaldunud teada saamisel leht mitteabikõlblikud kulud või teavitab vastavat programmiasutust vajadusest korrigeerida varasemates aruannetes kinnitatud rikkumisega seotud kulud. 3.4.12 Kontrolli- Toimib vastavalt programmi asutuselt saadud Aruande uuesti E-kiri, kontroll- spetsialist juhistele, vajadusel kinnitab uuesti varasemalt kinnitamisel leht, kaaskiri, esitatud ja kinnitatud aruande (aruanded) märge DHSis 13 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg vähendades rikkumisega soetud kulusid vajalikus ulatuses. Vormistab partneri aruande kontroll-lehe ja sertifikaadi lisana riigihanke rikkumise tuvastamise korral kaaskirja rikkumise asjaolude, põhjenduste, mitteabikõlblike summade ja vaide esitamise korraga (BSR, IE ja U programmis). Registreerib kaaskirja DHS-is, saadab kooskõlastamiseks järelevalve eksperdile (koostaja), TAO juristile, Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse juhatajale ning allkirjastab selle. 3.4.14 Kontrolli- Täidab partneraruande kontroll-lehe ja kinnitab Info saamisel E-kiri, kontroll- spetsialist aruande. Edastab partnerile e-kirja teel kaaskirja ja/või aruande leht, töötabel ja kontroll-lehe (kui selle kinnitamine ei käi kinnitamisel (Excel) programmi seiresüsteemis). Lisab kontroll-lehe aruande juurde TRO võrgukettale, projekti kausta (kui seda ei edastatud partnerile läbi programmi seiresüsteemi). Täiendab aruande infot vastava programmi töötabelis (Excel). 3.5 Vaiete menetlemine Projektipartneril, kes ei nõustu projektiaruandes kontrollispetsialisti poolt kinnitatud kontrollsertifikaadiga (vähendatud kuludega ning esitatud põhjendustega), on õigus esitada vaie vastava programmi vaiete esitamise korra alusel. Kesk-Läänemere programmis (CB) ja Eesti-Läti programmis (EstLat) esitatakse vaie vastava programmi korraldusasutusele. Läänemere piirkonna programmis (BSR), Interreg Europe programmis (IE) ja Urbacti programmis (U) esitatakse vaie RTK-le. 14 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg 3.5.1 Dokumen Edastab DHS-is registreeritud vaide TAO 3 tp Märge DHS-is dihalduse õigusüksuse juhile ja Interreg kontrolli ja peaspetsial regionaalarengu talituse juhatajale. TAO ist õigusüksuse juht määrab juristi, kes hakkab vaiet lahendama. 3.5.2 Kontrolli- Kui juhtpartner saadab vaide otse 2 tp E-kiri spetsialist kontrollispetsialistile, saadab kontrollispetsialist vaide edasi dokumendihalduse peaspetsialistile registreerimiseks. 3.5.3 TAO jurist Kontrollib vaide vastavust haldusmenetluse 2 tp Märge Jiras seaduses sätestatud nõuetele, kaasates vajadusel ja küsimuste tekkimisel algse kaaskirja ettevalmistaja. Puuduste korral palub need e- kirjaga vaide esitajal kõrvaldada. Registreerib vaide Jiras ning märgib teavitatavateks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse juhataja, vaidlusaluse rikkumise kaaskirja ettevalmistanud järelevalve eksperdi. Järelevalve eksperdil on kohustus tutvuda vaidega ning kui vaides on esitatud vastuväited ja esinevad asjaolud, mis viitavad näiteks kaaskirja ettevalmistaja vigadele faktiliste asjaolude tuvastamisel või esitamisel, esitab ta juristile omapoolse seisukoha selliste asjaolude kohta. 3.5.4 TAO jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, mille tegemiseks 30 päeva või Vaideotsus, e- kuulab vajaduse olemasolul eelnevalt ära pikendatud kiri vaidlustatava kaaskirja ettevalmistaja arvamuse, tähtaeg ning teised vaide lahendamisega seotud asjaomased osapooled või kasutab arvamuse saamiseks välist eksperti. Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik 30 päevase tähtaja jooksul tuvastada võib vajadusel vaide lahendamise tähtaega pikendada, teavitades sellest vaide esitajat e- kirjaga. 3.5.5 TAO jurist Esitab läbi DHS-i vaideotsuse kavandi 2 tp Märge DHS-is peadirektori asetäitjale allkirjastamiseks, märkides kooskõlastajateks TAO õigusüksuse juhi ning TAO juhi. 15 Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoh dokument / t) kontrollijälg Jurist märgib DHS-i töövoos pärast otsuse allkirjastamist teavitatavateks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse juhataja. 3.5.6 Peadirekto Allkirjastab vaideotsuse 3 tp Märge DHS-is ri asetäitja 3.5.7 Dokumen Edastab vaideotsuse vaide esitajale 2 tp Märge DHS-is dihalduse elektrooniliselt läbi DHS-i. peaspetsial ist 3.5.8 Dokumen Kui vaideotsus vaidlustatakse kohtus, siis 2 tp Märge DHS-is, dihalduse edastab kaebuse TAO õigusüksuse juhile, kes esitatud kaebus peaspetsial määrab kohtumenetluses osaleva TAO juristi ja ist vajadusel teised eksperdid. 3.5.9 TAO jurist Registreerib kohtuasja ja materjalid JIRA 2 tp Märge Jiras keskkonnas ning markeerib teavitatavateks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse juhataja, samuti järelevalve spetsialisti 3.5.10 TAO jurist Kohtuotsuse saabumisel korraldab kirja 2 tp Märge DHS-is, registreerimise DHS-is (juhul kui see ei ole märge Jiras eelnevalt registreeritud) ja selle edastamise TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ja Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse juhatajale ning lisab kohtuotsuse Jira keskkonda. 3.5.11 Kontrolli- Teeb vajadusel muudatused projekti 2 tp E-kiri, kontroll- spetsialist abikõlblikes kuludes ning vastava programmi leht, töötabel töötabelis (Excel). (Excel) Salvestab esitatud vaide, vaide lahendamisega seotud dokumendid, vaideotsuse, kohtuotsuse jm vaidega kaasnevad dokumendid projekti kausta TRO võrgukettal ja vastava programmi seiresüsteemi. 3.6 Projektiauditi aruanded Talituse juht edastab info projektiauditi alustamisest kontrollispetsialistile ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdile Jirasse märkimiseks. Kontrollispetsialist vastab 16 projektiauditi aruande projektis toodud tähelepaneku(te)le. Vajadusel küsib infot ja konsulteerib teiste töötajate ja ekspertidega. Rikkumiskahtluse korral toimib vastavalt punktile Rikkumise kahtluse menetlus. Talituse juht saadab projektiauditi lõpparuande teadmiseks kontrollispetsialistile ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve spetsialistile. Kontrollispetsialist salvestab projektiauditi lõpparuande RTK võrgukettal talituse projektiauditite kaustas ning projekti kaustas. 4. Kaasnevad dokumendid 4.1 Seonduvad dokumendid (kirjavahetus, protokollid, memod, kontroll-lehed jms) säilitatakse elektroonselt RTK võrgukettal toetuste rakendamise osakonna, Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse kausta alamkausta „Interreg 2021-2027“ vastava projekti ja/või teema alamkaustas. 4.2 Dokumentide säilitamisel lähtutakse Riigi Tugiteenuste Keskuse teabehalduse korrast ja vastava programmi juhendist. 17  KÄSKKIRI 22.11.2023 nr 1-2/23/74 Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kulude kontrolli töökorra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide esmatasandi kontrolli töökorra. 2. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: Toetuste rakendamise osakonna töötajad Koostaja: Maarja Käis  ON-THE-SPOT CHECK CHECK-LIST Project no. and name: Project partner: Project eligibility period: Date of the on-the-spot check: Place of the on-the-spot check: Person(s) carrying out the on-the-spot check: (Name, position) Representative(s) of the partner who participated the on-the-spot check: (Name, position) Yes/No/ Control criteria Description of results, remarks NA The facility is being completed or Make sure from the visual inspection, that there are no exists, is in accordance with the significant deficiencies or deviations compared to contract, project and submitted application, contract and construction reports. reports. Construction related Pay attention to the shortcomings identified by supervision. documents are available. In case of a completed building, inspect the existence of the use permit. Construction diaries are available and completed, protocols compiled. The equipment acquired within The items correspond to the cost documents and the the project is physically present procurements carried out (serial no. or other marking, and used for their intended photos etc). The item belongs to the partner. purpose. The inspected objects are The correct designation has been used (sticker, properly marked. information label, plaques, billboards), correct reference to the programme. The project posters are placed in a visible place in the premises of the partner. 1 Other control activities (describe if performed) The project´s accounting is The project code in accounting program. separated from the general Do the recorded amount of real costs reflect the accounting and the project submitted real costs. documentation is stored properly. Where and for how long are the project documents stored. General observations on project implementation (control results, recommendations): A copy of the final check-list will be sent to the project partner for information 2