Ametijuhendite kinnitamine

KÄSKKIRI 03.10.2023 nr 1-2/23/65 Ametijuhendite kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning Riigihalduse ministri 14.11.2017 määrusega nr 84 kinnitatud „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimääruse“ § 20 lg 1 punkti 7 alusel. Kinnitan dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna peaspetsialisti ja spetsialisti ametijuhendid (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: Koostaja: Diana Mathisen  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE DOKUMENDIHALDUS- JA ARHIIVITEENUSE OSAKONNA DOKUMENDIHALDUSE SPETSIALIST AMETIJUHEND 1 ÜLDOSA 1.1 STRUKTUURIÜKSUS Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond 1.2 AMETIKOHA NIMETUS Dokumendihalduse spetsialist 1.3 VAHETU JUHT Osakonnajuhataja 1.4 ASENDAJA Dokumendihalduse spetsialist 1.5 KEDA ASENDAB Dokumendihalduse spetsialisti 2 AMETIKOHA EESMÄRK Tagada teenuse saaja igapäevane sujuv ja tõrgeteta dokumendiringlus vastavalt dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelile ning asutuses kehtestatud kordadele. 3 AMETIKOHA TÖÖÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS ÜLESANNE SOOVITUD TULEMUS 3.1 Saabuvate dokumentide vastuvõtmine, Saabunud dokumendid on vastu võetud, kontrollimine, registreerimine ja nõuetekohaselt dokumendihaldussüsteemis menetlusse suunamine. registreeritud ja menetlusse suunatud vastavalt asutuses kehtestatud korrale ning teenuse saajaga kokkulepitud toimemudelile. 3.2 Väljasaadetavate dokumentide  Dokumentide metaandmed on kontrollimine ja edastamine. kontrollitud, dokumendid on korrektselt vormistatud, DHSis registreeritud ja adressaatidele edastatud.  Vigade avastamisel on teavitatud dokumendi koostajat ning on tagatud vigade eemaldamine ning korrektsete dokumentide väljastamine.  Digitaalselt allkirjastatud dokumendid on DHSi kaudu (DHX või e-post) edastatud. 3.3 Juurdepääsupiirangute kontrollimine  Dokumendiregistris on tagatud saabunud dokumentide registreerimisel ja dokumentide avalikustamine tulenevalt dokumentide väljasaatmisel. nõuetele. 1(3) 3.4 Eelnõude infosüsteemiga (EIS) seotud  Õigusaktide eelnõud on esitatud dokumentide menetlusse suunamine tähtaegselt EISis kooskõlastusringile ja (ministeeriumide erisus). arvamuse avaldamiseks;  Vabariigi Valitsuse istungile ja Vabariigi Valitsuse kabinetinõupidamisele on materjalid esitatud tähtaegselt.  EIS-ist saabunud eelnõud on nõuetekohaselt registreeritud ja menetlusse suunatud;  Teenuse saaja kooskõlastuskirjad on EIS-i lisatud;  Teenuse saaja algatatud eelnõud on korrektselt vormistatud. 3.5 Teenuse saaja teenistujate nõustamine  Teenistujad on nõustatud. töös dokumentidega.  Probleemid ja ettepanekud on edastatud dokumendihalduse peaspetsialistile või osakonnajuhatajale. 3.6 Muude vahetu juhi töökorralduste Korrektselt täidetud ülesanded. täitmine pädevuse piires. 4 ÕIGUSED 4.1 Saada oma tööks vajalikku informatsiooni ja dokumente vahetult juhilt, osakonna- ja talituse juhatajatelt ning teistelt Keskuse töötajatelt. 4.2 Teha ettepanekuid vahetule juhile töö paremaks korraldamiseks. 4.3 Saada ametialaselt vajalikku täienduskoolitust. 5 VASTUTUS 5.1 Ametijuhendis ettenähtud tööülesannete nõuetekohane ja tähtaegne täitmine. 5.2 Tööülesannete täitmisega teatavaks saanud ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse ja kaitstuse tagamine. 5.3 Oma kasutuses oleva riigivara heaperemehelik kasutamine. 6 AMETIKOHAL TÖÖTAMISEKS EELDAV KVALIFIKATSIOON 6.1 HARIDUS 6.1.1 Erialane kutse- või kõrgharidus (sekretäritöö, dokumendihalduse, infohalduse või infokorralduse) valdkonnas. 6.1.2 Ametialane enesetäiendamine. 6.2 TÖÖKOGEMUS 6.2.1 Töökogemus dokumendihalduse valdkonnas vähemalt 1. a. 6.3 ARVUTIOSKUS 6.3.1 Tööks vajaliku arvutitarkvara ja andmekogude ning dokumendihaldussüsteemi kasutamise oskus. 6.4 KEELTEOSKUS 6.4.1 Eesti keel Mõistmine ja rääkimine C1 Kirjutamine C1 6.4.2 Inglise keel Mõistmine ja rääkimine B2 Kirjutamine B1 6.4.3 Vene keel Mõistmine ja rääkimine B2 Kirjutamine B1 6.5 MUUD NÕUDED 2(3) 6.5.1 Dokumendihalduse valdkonnaga seotud olulisemate õigusaktide, standardite ja juhiste põhjalik tundmine. 6.5.2 Teenistuskohal vajalikud teadmised teenindatava(te) asutuste põhivaldkondadest ja struktuurüksuste ülesannetest. 6.5.3 Avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku teenistust reguleerivate õigusaktide tundmine. 6.5.4 Usaldusväärsus, sh kvaliteedile orienteeritus, vastutusvõime, kokkulepetest ja tähtaegadest kinni pidamine, läbipaistev ja aus tegutsemine ning korrektse infovahetuse ja andmete konfidentsiaalsuse tagamine. 6.5.5 Kompetentsus, sh tulemustele ja uutele lahendustele orienteeritus, valmisolek jagada oma teadmisi, otsuste langetamine tuginedes asjakohasele infole ja enese pidev täiendamine. 6.5.6 Koostöö, sh avatus, abivalmidus ja lahenduste leidmine erinevate osapoolte vajadustest lähtuvalt, meeskonnatöö väärtustamine, lugupidav suhtumine endasse ja teistesse. /allkirjastatud digitaalselt/ 3(3)  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE DOKUMENDIHALDUS- JA ARHIIVITEENUSE OSAKONNA DOKUMENDIHALDUSE PEASPETSIALIST AMETIJUHEND 1 ÜLDOSA 1.1 STRUKTUURIÜKSUS Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond 1.2 AMETIKOHA NIMETUS Dokumendihalduse peaspetsialist 1.3 VAHETU JUHT Osakonnajuhataja 1.4 ASENDAJA Dokumendihalduse peaspetsialist/dokumendihalduse spetsialist 1.5 KEDA ASENDAB Dokumendihalduse spetsialist 2 AMETIKOHA EESMÄRK Toetada teenuse saajat dokumendihalduse teemadel vastavalt dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelile ning teenindatava asutuse kehtestatud kordadele, sh dokumendihaldussüsteemi seadistamine, kasutajate toetamine ja juhendamine, arendusprotsessis osalemine ning digiarhiveerimine. 3 AMETIKOHA TÖÖÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS ÜLESANNE SOOVITUD TULEMUS 3.1 Teenuse saaja toetamine dokumendihalduse  Dokumendihalduse tugi on tagatud, sh korraldamisel. toimuvate muudatuste korral, korraldatud on regulaarsed kohtumised teenuse saajaga teenuse toimimise tagamiseks.  Dokumendihaldust ja arhiivi puudutavad protseduurireeglid (dokumendihalduskord, liigitusskeem) on kooskõlas kehtivate õigusaktide ja teenuse saaja vajadustega. Vajadusel on tehtud ettepanekud nende muutmiseks või täiendamiseks. 3.2 Dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS)  DHS toimib vastavalt nõuetele, vajalikud seadistamine. dokumendihalduse protsessid juurutatud; andmed on sisestatud veatult; vajalikud administreerimistoimingud on teostatud.  Kasutajatele on tagatud vajalikud kasutajaõigused. 1(3) 3.3 Andmeseire ja kvaliteedikontroll ning  DHSis töövooga kontrollimiseks aruannete tegemine. suunatud dokumentide vormistus on korrektne.  DHSis ja avalikus dokumendiregistris olevad andmed on korrektsed. Vigade avastamisel on antud teenuse saajale tagasisidet.  Soovitud aruanded on õigeaegselt ja korrektselt esitatud.  Juurdepääsupiirangute lõppemiste kohta on tehtud regulaarset seiret. Toimingud (lõpetamine/pikendamine, teavitus) on korrektselt ja õigeaegselt vormistatud. 3.4 Kasutajate juhendamine, nõustamine ja  DHSi kasutajatugi on tagatud ja vastab koolitamine. teenuse saaja ootustele.  Kasutajad on saanud vajalikku koolitust ja juhendamist DHSi kasutamisel ning muudel dokumendihalduse teemadel.  Koostatud on juhised kasutajate abistamiseks ja töö lihtsustamiseks. 3.5 Vigade ja intsidentide raporteerimine ja  Tehnilised tõrked on edastatud IT-abile parandamisprotsessi jälgimine. või DHSi arendajale. 3.7 DHSis tekkinud digitaaldokumentide  Digitaaldokumendid on DHSis arhiveerimine, hävitamine ja üleandmine arhiveeritud, säilitustähtaja ületanud Rahvusarhiivi. dokumendid hävitatud ning arhiiviväärtuslikud dokumendid on üle antud Rahvusarhiivi koostöös arhivaari ning teeuse saajaga. 3.8 Muude vahetu juhi töökorralduste täitmine Korrektselt täidetud ülesanded. pädevuse piires. 4 ÕIGUSED 4.1 Saada oma tööks vajalikku informatsiooni ja dokumente vahetult juhilt, osakonna- ja talituse juhatajatelt ning teistelt Keskuse töötajatelt. 4.2 Teha ettepanekuid vahetule juhile töö paremaks korraldamiseks. 4.3 Saada ametialaselt vajalikku täienduskoolitust. 5 VASTUTUS 5.1 Ametijuhendis ettenähtud tööülesannete nõuetekohane ja tähtaegne täitmine. 5.2 Tööülesannete täitmisega teatavaks saanud ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse ja kaitstuse tagamine. 5.3 Oma kasutuses oleva riigivara heaperemehelik kasutamine. 6 AMETIKOHAL TÖÖTAMISEKS EELDAV KVALIFIKATSIOON 6.1 HARIDUS 6.1.1 Erialane kutse- või kõrgharidus (soovitavalt dokumendihalduse, infoteaduse või infokorralduse valdkonnas). 6.1.2 Ametialane enesetäiendamine. 6.2 TÖÖKOGEMUS 6.2.1 Töökogemus dokumendihalduse valdkonnas vähemalt 2. a. 2(3) 6.3 ARVUTIOSKUS 6.3.1 Tööks vajaliku arvutitarkvara ja andmekogude ning DHSi kasutamise/administreerimise oskus. 6.4 KEELTEOSKUS 6.4.1 Eesti keel Mõistmine ja rääkimine C1 Kirjutamine C1 6.4.2 Inglise keel Mõistmine ja rääkimine B2 Kirjutamine B1 6.4.3 Vene keel Mõistmine ja rääkimine B2 Kirjutamine B1 6.5 MUUD NÕUDED 6.5.1 Dokumendihalduse valdkonnaga seotud olulisemate õigusaktide, standardite ja juhiste põhjalik tundmine. 6.5.2 Teenistuskohal vajalikud teadmised teenindatava(te) asutuste põhivaldkondadest ja struktuurüksuste ülesannetest; 6.5.3 Avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku teenistust reguleerivate õigusaktide tundmine. 6.5.4 Usaldusväärsus, sh kvaliteedile orienteeritus, vastutusvõime, kokkulepetest ja tähtaegadest kinni pidamine, läbipaistev ja aus tegutsemine ning korrektse infovahetuse ja andmete konfidentsiaalsuse tagamine. 6.5.5 Kompetentsus, sh tulemustele ja uutele lahendustele orienteeritus, valmisolek jagada oma teadmisi, otsuste langetamine tuginedes asjakohasele infole ja enese pidev täiendamine. 6.5.6 Koostöö, sh avatus, abivalmidus ja lahenduste leidmine erinevate osapoolte vajadustest lähtuvalt, meeskonnatöö väärtustamine, lugupidav suhtumine endasse ja teistesse. /allkirjastatud digitaalselt/ 3(3)