Hea kolleeg ! D okumendihalduse konsolideerimise projekti üheks eesmärgiks on asutuste dokumendihalduse praktikate ühtlustamine ja teabe dubleerimise vähendamine erinevates infosüsteemides . Ü heks tegevussuunaks selles on teabe liigitamise standardimine . Ühesuguste põhimõtete alusel loodud teabe liigitamine võimaldab lihtsustada sarnaste tegevuste käigus tekkiva teabe elukäigu haldamist riigis tervikuna ning muuta haldamise toimingud omavahel võrreldavaks . Projekti liigitusskeemi töörühm as töötas ime välja raamliigitusskeemi (edaspidi RLS) , mis sisaldab juhtimise funktsiooni ja tugifunktsioonide kirjeldusi ning teabe rühmitamise tulemusel moodustatud sarj u . RLS hõlmab asutuse säilivusväärtusega tea vet , mis juhtimis- ja tugifunktsioonide käigus luuakse sõltumata formaadist või süsteemist , kus see asub . Samas j uhime tähelepanu, et RLS ei sisalda s arju ega dokumendiliike, mis on õigusaktidest või juhtimisest tulenevalt ainuomased Teie asutuse le . Selline teave kajastub asutuse individuaalses liigitusskeemi. Liigitusskeemi töörühm töötas välja üldpõhimõtted RLS-s rakendamiseks. Samas tuuakse välja ka erisused asutuse individuaalse liigitusskeemi koostamiseks. RLS loomisel ühtlustasime : juhtimise ja tugifunktsioonide nimetus i ja kirjeldasime funktsiooni täitmise käigus tehtavad tegevus i ; sarjade moodustamise aluse i d, nimetus i , säilitustähta egu , juurdepääsupiirangu i d ja viiteid nende alus tele. Töörühma koosseis : Ingrid Kakspeit (Ku ltuuriministeerium ) ; Hille Oidema (Välisministeerium) ; Kersti Mustsaar (Statistikaamet) ; Kristel Tammik (Rahvusarhiiv) ; Kristi Madismäe (R iigi Tugiteenuse Keskus ) ; Kristiina Laius (Keskkonnaministeerium) ; Kärt Allert ( Rahandusministeerium ) ; Kätlin Tilk (R iigi Tugiteenuste Keskus ) ; Külli Vanaselja (Maaeluministeerium) ; Mariko Männa (T arbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet ) ; Pille Noodapera (Rahvusarhiiv) ; Sille Uusleer (S iseministeerium ) . Käesolevaga saadame Teile ettepanekute tegemiseks esimese versiooni liigitusskeemi töörühmas valminud RLS-st. Täname personalitöötajatest kolleege, kes on juba avamuse andnud RLS personalifunktsiooni osale. Teie ettepanekuid on osaliselt arvestatud praeguses versioonis. Dokumendiga tutvumisel palume hinnata : Üldpõhimõt teid ja RLS vastavust sellele . Millised teabe liigitamise aspektid on Üldpõhimõtetest välja jäänud ja kuidas see võiksid kajastuda RLS-s. Milliseid erisusi asutute liigitusskeemi loomisel oleks vaja üldpõhimõtetes täiendavalt välja tuua. Funktsioonide nimetuste mõistetavust. Milline funktsiooni nimetus annaks kõige paremini edasi funktsiooni mõtet - eesmärki ja ülesandeid. Funktsiooni kirjeldus te täielikkust . Kas funktsiooni all toodud tegevused hõlmavad kogu valdkonda? Vajadusel täiendage/parandage. Säilitusväärtusega teabe kajastamise ja sarjade moodustamise loogikat Täiendage ja parandage, kui funktsiooni kirjeldavad tegevused pole dokumenteeritud ja säilivusväärtusega teave liigitusskeemis kajastatud . Sarjade nimetuste mõistetavust ja täielikkust. Täiendage ja parandage, kui s arja nimetus ei kajasta sarjas olevat teavet ja/ või kui sisu ning kirjeldus ei ole täielik. S arja de säilitustähtaeg u. RLS-s on arvestatud võimalikult lühikese säilitustähtajaga. Kui leiate, et säilitustähtajale lisatud viide õigusaktile on vale või tuleb arvestada veel täiendavate alustega, siis täiendage RLS-i. Muud RLS-s toodud teavet. J uurdepääsupiirang ute ja nende aluste vastavust õigusaktide nõuetele . T eabe hoiukoht a , teabe formaat i , seos eid funktsiooni kirjeldustega . Vajadusel täiendage. Palume tagasiside andmiseks kasutada lisatud vormi. Arvamusküsitluse tähtaeg: 31.10.2023. Täname ! Kristi Madismäe Osakonnajuhataja Telefon: +372 663 1858 www.rtk.ee
[email protected] Lisa 1 TAGASISIDE VORM Üldised tähelepanekud: Tähelepanekud sarjade kohta: Sarja nimetus Tähelepanekud/ettepanekud
Kristi Madismäe
Saatja: Kristi Madismäe
Saatmisaeg: esmaspäev, 2. oktoober 2023 08:47
Adressaat: Kärt Allert; Kristiina Laius; Ingrid Kaskpeit; 'Hille Oidema';
'
[email protected]'; Sille Uusleer; 'Kaire Karp'; 'Aila Soroka'
Koopia:
[email protected]; Kersti Mustsaar; Kätlin Tilk; 'Külli Vanaselja'; 'Pille
Noodapera'; 'Kristel Tammik'; Elve Adamson
Teema: Raamliigitusskeemi arvamusküsitlus 02.10-31.10.2023
Manused: Arvamuskusitlus_02.10.2023.docx; Liigitusskeem.xlsx
Tere!
Liigitusskeemi töörühmas on valminud raamliigitusskeemi kavand, mis sisaldab juhtimise ja tugifunktsioonidega
seotud teavet.
Selgitav kaaskiri koos liigitusskeemi kavandiga on manuses.
Palun teie abi kavandi levitamisel hallatavatesse asutustesse ning ootame väga asutuste teabehaldurite,
dokumendihaldurite, arhivaaride jt erialaspetsialistide aktiivset kaasamõtlemist ning tagasisidestamist!
Arvamusküsitluse tähtaeg: 31.10.2023.
Heade soovidega
Kristi Madismäe
osakonnajuhataja
Telefon: +372 663 1858
www.rtk.ee
[email protected]
1