1. RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021-2027
VERSIOON 11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1 1. ÜLDOSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.1.1 1.1. LÜHENDID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.1.2 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.1.2.1 1.2.1. Eesmärk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.2.2 1.2.2. Kasutusulatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.2.3 1.2.3. Vastutajad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.2.4 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.1.2.5 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.1.2.5.1 Töökorra lisad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.1.3 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.1.4 Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.2 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.2.1 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.2.1.1 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC
teavitamine süsteemi valmisolekust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.2.1.2 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO
ülesannete täitmiseks loa andmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.2.1.3 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise
protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.2.1.4 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . 33
1.2.1.5 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess
34
1.2.1.6 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
1.2.1.7 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee)
asutamise ja rakendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
1.2.1.8 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
1.2.1.9 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
1.2.1.10 2.1.10 Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee ja taotluste hindamise komitee asutamine . . . . 42
1.2.1.11 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu
ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
1.2.2 2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
1.2.2.1 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning
EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
1.2.2.2 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK TA
meetme MT menetlus ja finantsaruandlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
1.2.2.3 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
1.2.2.4 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste
teostamise tagamise ja kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
1.2.2.5 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja
erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
1.2.2.6 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse
tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
1.2.2.7 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . 71
1.2.2.8 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
1.2.2.9 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
1.2.2.10 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess . . 75
1.2.2.11 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . 76
1.2.2.12 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess . . . . . . . 77
1.2.3 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . 79
1.2.3.1 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
1.2.3.2 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
1.2.3.3 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja muutmise protsess
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
1.2.3.4 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
1.2.3.5 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
1.2.3.6 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane
tulemuslikkuse hindamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
1.2.3.7 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
1.2.3.8 2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020 . . . . . . . 89
1.2.3.9 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . 90
1.2.3.10 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
1.2.3.11 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess . . . 92
1.2.3.12 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
1.2.3.13 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess . . . . . . . . . . . . . . 95
1.2.3.14 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
1.2.3.15 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
1.2.3.16 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja
parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
1.2.3.17 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
1.2.3.18 2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise protsess . . . . . . 110
1.2.3.19 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
1.2.3.20 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi tasandil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
1.3 3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
1.3.1 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
1.3.1.1 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
1.3.1.2 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
1
1.3.1.3 3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega seotud
dokumentide kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
1.3.1.4 3.1.4. Otsustusprotsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
1.3.1.5 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti
SFOSi sisestamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
1.3.1.6 3.1.6. Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
1.3.2 3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
1.3.2.1 3.2.1. Maksete protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
1.3.2.1.1 3.2.1.1. Maksetaotluste prognoosi kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
1.3.2.1.2 3.2.1.2. Ettemakse taotluse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
1.3.2.1.3 3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
1.3.2.1.4 3.2.1.4. Rahastamisvahendite ettemaksetaotluste ja maksetaotluste menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . 141
1.3.2.1.5 3.2.1.5. Makse RTK algatusel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
1.3.2.2 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
1.3.2.3 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
1.3.2.4 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
1.3.2.5 3.2.5. Andmekorje protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
1.3.2.6 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
1.3.2.7 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
1.3.3 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
2
RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA
TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021-
2027 VERSIOON 11
Info
Versioon: 11
1. ÜLDOSA
1.1. LÜHENDID
1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED
1.2.1. Eesmärk
1.2.2. Kasutusulatus
1.2.3. Vastutajad
1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele
1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid
Töökorra lisad
1.3. ASUTUSE STRUKTUUR
Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta
2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA
2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID
2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi
valmisolekust
2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa
andmise protsess
2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess
2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess
2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess
2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess
2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja
rakendamise protsess
2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele
2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine
2.1.10 Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee ja taotluste hindamise komitee asutamine
2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine
2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID
2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ
järelevalve protsess ning koolitustegevus
2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK TA meetme MT menetlus
ja finantsaruandlus
2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess
2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise
tagamise ja kontrollimise protsess
2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega
tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess
2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning
väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess
2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess
2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess
2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess
2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess
2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess
2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess
2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID
2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess
2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess
2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja muutmise protsess
2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess
2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess
2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine
2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess
2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020
2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess
2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess
2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess
2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess
3
2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess
2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess
2.3.15. Vaiete menetlemise protsess
2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning
andmekvaliteedi kontrolli protsess
2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess
2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise protsess
2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess
2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi tasandil
3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA
3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID
3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine
3.1.2. Taotluste menetlemise protsess
3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega seotud dokumentide
kooskõlastamise protsess
3.1.4. Otsustusprotsess
3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine
3.1.6. Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine
3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID
3.2.1. Maksete protsess
3.2.1.1. Maksetaotluste prognoosi kontrollimise protsess
3.2.1.2. Ettemakse taotluse menetlemise protsess
3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd)
3.2.1.4. Rahastamisvahendite ettemaksetaotluste ja maksetaotluste menetlemise protsess
3.2.1.5. Makse RTK algatusel
3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess
3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess
3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess
3.2.5. Andmekorje protsess
3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess
3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess
3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD
4
1. ÜLDOSA
1.1. LÜHENDID
1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED
1.2.1. Eesmärk
1.2.2. Kasutusulatus
1.2.3. Vastutajad
1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele
1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid
1.3. ASUTUSE STRUKTUUR
Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta
5
1.1. LÜHENDID
AA – auditeeriv asutus. EŠK korral on AA programmi auditeerimisüksuseks.
Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks
AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service
AK- asutusesiseseks kasutamiseks
Arendustsükkel – kokkulepitud ajaperiood, mille jooksul realiseeritakse kokkulepitud arendused
AvTS- Avaliku teabe seadus
Confluence – dokumentide töötlemise keskkond
DHO – Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond
DHS – dokumendihaldussüsteem
DNSH- Ei kahjusta oluliselt põhimõte
Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra
e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond
ECA – Euroopa Kontrollikoda
EGF – Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fond
EIF – Euroopa Investeerimisfond
EIS- Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus
EK – Euroopa Komisjon
EL- Euroopa Liit
EMT – ettemakse taotlus
ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond
ESF – Euroopa Sotsiaalfond
ESF+ – Euroopa Sotsiaalfond+
EŠK – Eesti-Šveitsi koostööprogramm
EŠK raamkokkulepe – Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise EL-s majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks EL valitud
liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe
EŠK regulatsioon – EL-s majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise
regulatsioon
FKO – finantskorrektsiooni otsus
FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee poolt (Financial Mechanism Committee)
FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism
Office). Kui õigusaktist tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt materjalid FMO-le
GRACE – FMO infosüsteem
HL- hankeleping
IMS – Irregularity Management System
IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority)
IKT- Info-ja kommunikatsioonitehnoloogia
Infospetsialist- Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakonna infospetsialist
ISO - Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakond
JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade tööülesannete täitmise haldamine
JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem
6
JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds)
KA – struktuurivahendite korraldusasutus
KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele
Kaudne abisaaja - ettevõtja, kes saab projekti raames mitterahalises vormis riigiabi või vähese tähtsusega abi
KD - kuludokumendid
KL - kontroll-leht
Kliima meetmed - RTK poolt rakendatavad meetmed kohaliku omavalitsuse hoonete energiatõhusaks muutmiseks, KOV haridushoonete energiatõhusaks
muutmiseks, KOV-i hoolekandeasutuste hoonetes energiatõhususe ja taastuvenergia kasutuse edendamiseks ja keskvalitsuse hoonete energiatõhususe
parandamiseks ja RTK poolt rakendatavad Moderniseerimisfondi TAT-d
KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond
MARO – Maakondlik arendusorganisatsioon
MATA meetmed- Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmed (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3)MKM – Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium
MoF - Moderniseerimisfond
MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of
Understanding)
MT – maksetaotlus
NMFA – Norra välisministeerium (Norwegian Ministry of Foreign Affairs)
Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid
Norra/EMP SA - Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus
OJ – osakonnajuhataja
OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office)
OP – Ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava
Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendid - Valitsuse 15. detsembri 2022 Ühtekuuluvuspoliitika fondide 2021-2027 meetmete nimekirjas (kinnitatud VV
15.12.2022 istungi protokollilise otsusega) ette nähtud poliitikaeesmärgi „Nutikam Eesti“ prioriteetse suuna 3 „VKE-de kestliku majanduskasvu ja
konkurentsivõime tõhustamine ning VKE-des töökohtade loomine, muu hulgas tootlike investeeringute kaudu“ meede 21.1.3.4 „Rahastamisvahendite
pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)"
PL – Partnerluslepe
PO – Norra/EMP programmioperaator/EŠK programmioperaator
PDA – peadirektori asetäitja
PO- personali-ja haldusosakond
Projektihaldustarkvara – tarkvara, milles hallatakse tööülesandeid
RA – rakendusasutus
RAR – riigiabi ja vähese tähtsusega abi register
RHAD – Riigihanke alusdokumendid
RE- riigieelarvelised
RHS – riigihangete seadus
RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides
RKÜ- Eesti- Šveitsi koostööprogrammi riiklik koordineerimisüksus
RM – Rahandusministeerium
RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond
RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond
RM RRO – Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakond
RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus
7
RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus
RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija
SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st
SAP – raamatupidamisprogramm
SFCS – struktuuritoetuse registri analüüsi ja aruandlussüsteem ehk kesksüsteem
SFC2014/ SFC2021 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem
SFOS – struktuuritoetuse register
Sharepoint - dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal
SIS- SFOS andmekorje moodul, kus korjatakse andmeid füüsiliste ja juriidiliste isikute kohta ning muid andmeid (registri määruse järgi sündmuste
infosüsteem).
SIS koordineerija – SFOS andmekorje koordinaator, kes saab töödelda sündmuses osaleja andmeid
STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus
SV – struktuurivahendid
TA - Tehniline abi
Tarkvara versioon – Koosneb ühe või mitme arendustsükli töödest, mis jõuab kasutajateni
TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond
TAT – toetuse andmise tingimused, sh. määrused ja käskkirjad.
Teostaja - struktuuritoetuse registrit arendav ettevõte
Teostaja projektijuht – isik, kes juhib välise arenduspartneri poolt projekti
TJ – talituse juhataja
TMM_2014 - VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse
andmise tingimuste määruse kehtestamiseks"
TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond
TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-2020/2021-2027, mis sisaldab KA/RKA ja RTK RÜ
tööprotseduuride kirjeldusi
TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond
TS – toetuse saaja
Töökord – RA/RÜ tööprotseduuride kirjeldus
VTA - vähese tähtsusega abi
VV – Vabariigi Valitsus
VÄM- Välisministeerium
ÜF – Ühtekuuluvusfond
ÜGEM- Euroopa Komisjoni grupierandi määrus (EL) nr 651/2014, mida on muudetud 10.07.2017 määrusega (EL) 2017/1084
ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika
ÜM_2014 - Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide
tegemise tingimused ja kord
ÜM_2022- Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise
üldised tingimused
ÜSM_2013 - Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013 (täiendatud Komisjoni delegeeritud määrusega (EL) nr 480
/2014, 3.3.2014), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu
Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa
Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006
ÜSM_2021- Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi,
Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-
, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid
8
ÜSS- Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus
9
1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED
10
1.2.1. Eesmärk
Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) kui struktuurivahendite (SV) korraldusasutuse (KA) ning Norra
ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (Norra/EMP) riikliku kontaktasutuse (RKA) ja sertifitseerimisasutuse (SA) ülesannete, Eesti- Šveitsi
Koostööprogrammi (EŠK) riikliku koordineerimisüksuse (RKÜ) ja makseasutuse ülesannete, riigieelarveliste (RE)/ Kliima meetmete rakendamise
ülesannete korrektne ja kvaliteetne täitmine. Töökorras sisalduvates protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste osapooltega.
11
1.2.2. Kasutusulatus
Töökord kohaldub ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 ning enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020
ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile ning ÜSM_2021 artikli 21 tähenduses ühtekuuluvuspoliitika fondide majanduskasvu ja tööhõive
investeeringute eesmärgi rakenduskavale „Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2021–2027”. Töökord kohaldub ka RTK poolt rakendatavatele RE
ja kliima meetmetele. Samuti kohaldub töökord Norra/EMP toetuste ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi (EŠK) rakendamisele, kui vastava protsessi
sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti. Töökord kohaldub perioodi 2021-2027 rahastamisvahenditele, mille rakendamisel RTK on RÜ ülesannetes.
Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud üksnes RE, SV, rahastamisvahendid või Norra/EMP või EŠK, kehtivad vastavalt üksnes nimetatud osapoolele.
Abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile (EGF) ei kohaldu töökorra järgmised peatükid:
3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi määrusega nõutud. Finantsaruande koostamise protsess ei
kohaldu EGF-le, sest selle aruande esitamine ei ole EGF korraldusega nõutud.[1]
3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi ja Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames seda ei tehta.[2]
3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames eraldi arendusi ei tehta ning
kasutatakse registris olemasolevaid võimalusi.
Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA ning EŠK RKÜ koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise osakonnale (edaspidi TAO) ja toetuste maksete
osakonnale (edaspidi TMO), toetuste rakendamise osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO). Samuti juhinduvad
töökorrast RTK infosüsteemide arendamise osakonna (edaspidi ISO) struktuurivahendite arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja.
TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenuste disaini talitusele ning riskijuhtimise ja järelevalve talitusele ning piiriülese koostöö
programmide korraldamise talitusele. TRO-s kohaldub töökord elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse, avaliku taristu talituse, hariduse- ja teaduse talituse,
elukestva õppe ja IT arenduse talituse ning tööelu ja hoolekande talituse struktuurivahenditest rahastatavate nii perioodi 2007-2013[3] kui ka perioodi 2014-
2020, perioodi 2021-2027 meetmete rakendamisele ning Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse ja TRO elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse RE
meetmete rakendamisele, avaliku taristu talituse ning hariduse- ja teaduse talituse kliima meetmete rakendamisele ning tööelu ja hoolekande talituse EŠK
meetmete rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub töökord kogu osakonnale.
Vastavalt Vabariigi Valitsuse korraldusele nr 449 (vastu võetud 23.12.2021) “Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirjale” täidab TRO
perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid prioriteetses suunas nr 1 „Ühiskonna vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks tööturul“, nr 2
„Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“, nr 3 „Tööturule juurdepääsu parandamine ja tööturult väljalangemise ennetamine“, nr 4 „Kasvuvõimeline ettevõtlus
ja seda toetav teadus- ja arendustegevus“, nr 5 „Väikese ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja piirkondade konkurentsivõime tugevdamine“, nr
9 „Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“, nr 10 „Jätkusuutlik transport“, nr 11 IKT teenuste taristu, nr 12 „Haldusvõimekus“ ja nr 13 „Tehniline abi“ ning
perioodil 2007–2013 Vabariigi Valitsuse 19.04.2007 määruse nr 111 kohaselt elukeskkonna arendamise rakenduskava prioriteetses suunas nr 4
„Piirkondade terviklik ja tasakaalustatud areng” ja nr 6 „Tervishoiu ja hoolekande infrastruktuuri arendamine”. Samuti täidab TRO Abifondi ja Abifondi
tehnilise abi RÜ ülesandeid ning EGF rakendusüksuse ülesandeid. TMO täidab EGF sertifitseerimisasutuse ülesandeid.
TRO täidab perioodil 2021–2027 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja alusel. Sealjuures täidab TRO perioodi 2021-2027
rahastamisvahendite RÜ ülesandeid vastavalt ÜSS2021_2027 §-s 4 lõikele 2.
Perioodil 2014-2020 ÜSM_2013 artikli 125 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b, artikli 56 lõikes 3 ning abifondi määruse artikli 32 (KA ülesanded) lõike
2 punktides a ja b toodud ülesandeid täidab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (edaspidi RM RO) ning need on reguleeritud töökorras
„Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel perioodiks 2014-2020
/2021“.
Perioodil 2021-2027 ÜSS § 6 lõike 1 alusel Rahandusministeerium täidab ÜSM_2021-s sätestatud liikmesriigi ülesandeid, välja arvatud ÜSS § 6 lõikes 4 ja
ÜSS § 8 lõike 2 p. 5 nimetatud ülesandeid, ning ÜSM_2021 artiklites 42, 44 ja 75 nimetatud ülesandeid.
Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande
täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule), ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja
selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning
artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.
ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.
EŠK rakendamise raamkokkuleppe järgi RTK toetuste arendamise osakond tegutseb EŠK riikliku koordineerimisüksusena (RKÜ). Toetuste arendamise
osakond allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale, kes tegutseb EŠK RKÜ juhina. RKÜ ülesanded ja kohustused on sätestatud EŠK regulatsioonis.
Lisaks täidab RKÜ makseasutuse ülesandeid, seejuures täidab EŠK makseasutuse ülesandeid RTK-s TMO. RTK TRO täidab EŠK RÜ ülesandeid, kui nii
näeb ette EŠK TAT või mõni muu õigusakt. RKÜ juhina on RTK peadirektori asetäitja aruandekohustuslik rahandusministri ees.
Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad (tegevuse eest vastutajad on näidatud
protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli osakond ning riigihangete ja riigiabi osakond (edaspidi RM RRO). Samuti on kaasatud
Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna
rakenduste toe talitus ning infosüsteemide arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus.
[1] 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le, kliima meetmetele, EŠK meetmetele sest selle aruande
esitamine ei ole vastavate meetmete määrustega nõutud.
[2] 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele ja kliima meetmetele.
[3] Perioodi 2007-2013 projektid on lõppenud, mistõttu peamiselt lähtutakse projekti tegevuste järelkontrolli protsessist.
12
1.2.3. Vastutajad
KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires, sh nende KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt
täidetakse RM-is. RE meetmete/Kliima meetmete protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RTK peadirektori asetäitja oma volituste piires. Norra
/EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht oma volituste piires. EŠK RKÜ protsesside järgimise ja rakendamise eest
vastutab RKÜ juht oma volituste piires.
13
1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele
Jr Õigusak Pealkiri Kellele kohaldub
k ti/
nr
dokume
ndi tüüp S S N E A E R Kli E
V V or MP bi- GF E ŠK
ima
20 20 ra fo
14 21 nd
-2 -2 m
020 027 ee
tm
ed
1. EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa X X
õigusakt Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa
Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi
ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 (edaspidi ÜSM_2013)
2. EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Sotsiaalfondi ja millega X X
õigusakt tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1081/2006 (edaspidi ESF määrus)
3. EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondi ja X X
õigusakt majanduskasvu ja tööhõivesse investeerimise eesmärgiga seonduvaid erisätteid ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr
1080/2006 2006 (edaspidi ERF määrus)
4. EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Ühtekuuluvusfondi ja millega tunnistatakse X X
õigusakt kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006 (edaspidi ÜF määrus)
5. EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudustkannatavate isikute jaoks X
õigusakt (edaspidi abifondi määrus)
6. EL Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1255/2014, 17. juuli 2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr X
õigusakt 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate isikute jaoks, määrates kindlaks rakenduskava elluviimise aasta- ja
lõpparuannete sisu, sealhulgas ühiste näitajate loetelu (edaspidi abifondi delegeeritud määrus)
7. EL Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014, 3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 1303 X
õigusakt /2013 (ÜSM_2013), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi,
Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa
Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta.
8. EL Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28. juuli 2014, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr X
õigusakt 1303/2013 rakenduseeskirjad seoses programmist tehtavate maksete ülekandmise ja haldamise ning rahastamisvahendite aruandluse
üksikasjaliku korraga, toiminguga seotud teabe- ja teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning andmete kirjendamise ja
salvestamise süsteemiga (edaspidi perioodi 2014-2020 rakendusmäärus).
9. EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) nr 1309/2013, mis käsitleb Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi (2014– X
õigusakt 2020) ja millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1927/2006 (ELT)
1 EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid X
0. õigusakt finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002
1 EL Komisjoni määrus (EL) nr 651/2014, 17. juuni 2014, ELi aluslepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta, millega teatavat liiki abi
1. õigusakt tunnistatakse siseturuga kokkusobivaks (edaspidi ÜGEM)
X X
1 EL Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu X
2. õigusakt Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta
ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes
kohaldatavad finantsreeglid (edaspidi ÜSM_2021)
1 EL Euroopa Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2020/1001, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2003/87/EÜ X
3. õigusakt üksikasjalikud rakenduseeskirjad seoses moderniseerimisfondi tegevusega, millega toetatakse investeeringuid teatavate liikmesriikide
energiasüsteemide moderniseerimiseks ja energiatõhususe suurendamiseks (ELT L 221, 10.07.2020, lk 107–121)
1 EL Komisjoni määrus (EL) nr 1407/2013, 18. detsember 2013, milles käsitletakse EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist X X X X X X X X X
4. õigusakt vähese tähtsusega abi suhtes
1 EL Komisjoni otsus, 20. detsember 2011, EL toimimise lepingu artikli 106 lõike 2 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid x x x x x x x x x
5. õigusakt teenuseid osutavatele ettevõtjatele avalike teenuste eest makstava hüvitisena antava riigiabi suhtes
1 EL Komisjoni määrus (EL) nr 360/2012, 25. aprill 2012, EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta üldist majandushuvi x x x x x x x x x
6. õigusakt pakkuvaid teenuseid osutavatele ettevõtjatele antava vähese tähtsusega abi suhtes
1 Rahvus- Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) x
7. vahelise
d
õigusakt
id
1 Rahvus- EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) X
8. vahelise
d
õigusakt
id
1 Rahvusv Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X
9. aheline
õigusakt
2 Rahvusv EMP finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X
0. aheline
õigusakt
14
2 Rahvusv EL-s majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise X
1. aheline regulatsioon (edaspidi EŠK regulatsioon)
õigusakt
2 Rahvusv Vastastikuse mõistmise memorandum majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks ja rändealaseks koostööks Euroopa x
2. aheline Liidus, sõlmitud Euroopa Liidu ja Šveitsi vahel 30.06.2022
õigusakt
2 Rahvusv Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks X
3. aheline Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe (VV poolt vastu võetud 21.11.2022)
õigusakt (edaspidi EŠK raamkokkulepe)
(Välislep
ing)
2 Rahvusv RTK ja Šveitsi Arengu- ja Koostööameti vahel sõlmitud Tehnilise abi leping, allkirjastatud 22.02.2023 X
4. aheline
õigusakt
2 Riigisise Välissuhtlemisseadus X X X X
5. ne
seadus
2 Riigisise Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus (edaspidi STS) X X
6. ne
seadus
2 Riigisise Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus (edaspidi ÜSS) X
7. ne
seadus
2 Riigisise Haldusmenetluse seadus (edaspidi HMS) X X X X X X X X
8. ne
seadus
2 Riigisise Hasartmängumaksu seadus X
9. ne
seadus
3 Riigisise Riigieelarve seadus X X
0. ne sead
us
3 Riigisise Riigihangete seadus (edaspidi RHS) X X X X X X X X
1. ne
seadus
3 Riigisise Vabariigi Valitsuse seadus (edaspidi VV seadus) X X
2. ne
seadus
3 Riigisise Võlaõigusseadus X
3. ne
seadus
3 Riigisise Atmosfääriõhu kaitse seadus X
4. ne
seadus
3 VV VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse X X
5. määrus andmise tingimuste määrusekehtestamiseks“ (edaspidi TMM_2014)
3 VV Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide X X X X
6. määrus tegemise tingimused ja kord (edaspidi ÜM_2014)
3 VV Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi määrus) X X
7. määrus
3 VV Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide tähistamise ning EL osalusele X X
8. määrus viitamise nõuded ja kord (edaspidi teavitamismäärus)
3 VV Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus (edaspidi registri määrus) X X X X X X X X
9. määrus
4 VV Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi VV reservi määrus) X X X X X X
0. määrus
4 VV VV korraldus nr 449 “Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirja” kinnitamine (edaspidi SV meetmete nimekiri), vastu X X
1. korraldus võetud 23.12.2021
4 VV Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise X X
2. määrus tingimused ja kord (edaspidi VV NO/EMP määrus)
4 VV Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määrus nr. 55 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide X
3. määrus rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused (ÜM_2022)
4 VV VV 12.05.2022 määrus nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse X
4. määrus teavitamine“
4 VV VV 12.05.2022 määrus nr 53 „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide vahendite kasutamise auditeerimine“ X
5. määrus
4 VV VV 10.03.2022 määrus nr 25 "Moderniseerimisfondi raha kasutamise ja aruandluse üldtingimused" X
6. määrus
4 VV VV 10.05.2007 määrus nr 140 „Euroopa Liidu toetuse ja välisabi taotlemise ning kasutamise tingimused ja kord” x
7. määrus
4 VV VV 22.12.2006 määrus nr 278 „Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise ning toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud rikkumisest x
8. määrus teabe edastamise tingimused ja kord”
15
4 Muud Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-4/146 „2007-2013 ja 2014-2020 perioodi struktuuritoetuse korraldusasutuse ja sertifitseerimis X X
9. õigusakt (makse)asutuse ülesannete täitja määramine“
id ja
dokume
ndid
5 Muud Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X X X X X X X X
0. õigusakt
id ja
dokume
ndid
5 Muud RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje kord X X X X X X X X X
1. õigusakt
id ja
dokume
ndid
5 Muud RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“ (edaspidi RTK ülesannete käskkiri) X X X X X X X X X
2. õigusakt
id ja
dokume
ndid
5 Muud RTK teabehalduse kord X X X X X X X X X
3. õigusakt
id ja
dokume
ndid
5 Muud Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga ning EŠK-ga seotud ülesannete X X X X X x
4. õigusakt täitmisel
id ja
dokume
ndid
5 Muud RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X X X X X X X X
5. õigusakt
id ja
dokume
ndid
5 Muud VV 24.03.2016 korraldus nr 108 „Volituste andmine Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi vahendite taotlemiseks ja X
6. õigusakt haldamiseks"
id ja
dokume
ndid
Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest EK ning KA, RKA, SA ning Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud
juhendmaterjalidest, mis on kättesaadavad veebilehe www.rtk.ee ekstranetis.
Eesti õigusaktid on kättesaadavad lingil https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/euroopa-liidu-valisvahendid/oigusaktid. EL õigusaktid, EK
delegeeritud ja rakendusaktid on kättesaadavad lingil: Cohesion Policy legislation 2021-2027 - Regional Policy - European Commission (europa.eu).
Põhimõte on see, et www.rtk.ee veebis on kättesaadavad need juhendmaterjalid, mis a) on EK määruste järgi kohustuslikud avalikustada; b) mis on otse
taotlejale ja toetuse saajale vajalikud. Muud KA väljatöötatud juhendmaterjalid on kättesaadavad Ekstranetist: SF EKSTRANET - RTK SF ekstranet -
Confluence (rmit.ee).
16
1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid
Töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid, metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja
täpsustamise õigus on vastavalt oma vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal[1]. Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik või vastavalt oma
vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad
versioonid oleks kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid teavitatud.
Lisa 1 – Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht
Lisa 2 – Riigieelarveliste ja kliima meetmete maksetaotluste ja riigieelarveliste meetmete ettemaksetaotluste kontroll-leht
Lisa 3 - Tagastuse kontroll-leht
Lisa 4 – Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika
Lisa 5 – Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames
Lisa 6- Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika
Lisa 7 – Projekti tegevuste kontrolli akt
Lisa 8 – Aruande kontroll-leht
Lisa 9 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika
Lisa 10 – Rahastamisvahendi kuludokumentide kontroll-leht
Lisa 11 – Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika
Lisa 12 – Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed
Lisa 13 – Kohapealne projekti tegevuste järelkontrolli akt
Lisa 14 – Koordinaatori kontroll-leht "IKT teenuste taristu" prioriteedi meetme tegevuse nr. 2014-2020.11.2.1 ning „Haldusvõimekuse“ prioriteedi meetme
tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 hankedokumentide kooskõlastamiseks
[1] Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad TAO või TRO juhataja. Varasemalt töökorra
lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei kinnitata.
17
Töökorra lisad
Töökorra lisad ja täiendavad juhendid/juhised
File Modified
Microsoft Word Document Lisa 4_v7__valimimetoodika.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 12_v3_MT_kontroll-leht.xlsx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Lisa 9_v2_Meetmepõhise riskihindamise metoodika.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 8_v3_aruande KL.xlsx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Lisa_6_v2_Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 3_v1_Tagastuse kontroll-leht.xlsx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Excel Spreadsheet Lisa_2_v2_MT_EMT_kontroll- leht.xlsx 9 minutes ago by Maarja Käis
PNG File Lepingute täitmise kontrolli MT KL4vooskeem.png 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Excel Spreadsheet TPK protsesside tabel TPK 11.xlsx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Toimingust_teavitamise_kiri.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Juhend rakendusdokumentide kinnitamiseks JIRAs 21.04.2023.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 1_v1_Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi KL.xlsx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Lisa 5_v1_Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Lisa 7 projekti tegevuste kontrolli akt.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 10_v1_Rahastamisvahendite KD kontroll-lehed.xlsx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Lisa 11_v1_Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika (4).docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Lisa 13_v1_ Kohapealne tegevuste järelkontrolli akt.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 14_v1_Koordinaatori HL KL (1).xlsx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Hankeeksperdi KAMINa RH kontroll-leht 25.05.2022.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word 97 Document 28.09.2020VTA juhend.doc 9 minutes ago by Maarja Käis
PDF File Juhis toetuse saajale RHS § 3 nõuete järgimiseks_2020 (1).pdf 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Nextcloud RTK sisene.docx 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Powerpoint 97 Slideshow Excelis juhuvalimi võtmine.ppt 9 minutes ago by Maarja Käis
Microsoft Word Document Kiri TSle hankelepingu muudatustest (2).docx 9 minutes ago by Maarja Käis
File 1-2_0060_Toetuse_andjate_ja_kontrollijate_määramine (1).asice 9 minutes ago by Maarja Käis
Drag and drop to upload or browse for files
Download All
18
19
1.3. ASUTUSE STRUKTUUR
Vastavalt STS-ile vastutab RTK perioodil 2014-2020 struktuurivahendite rakendamisel KA ja SA ülesannete, aga ka RÜ ülesannete täitmise eest. KA
ülesanded struktuurivahendite rakendamisel on sätestatud ÜSM_2013 artiklis 125 (KA ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art 56 lg 3, art 114 lg 2 ning
abifondi määruse artiklis 32 (KA ülesanded), v.a art 32 lg 2 p a ja b. Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi
delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud
ÜSM_2013 artiklis 125 toodud ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra peatükis 1.2.2 ning nende
rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise osa“.
Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule, täidab KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA
ülesandeid.
Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA
ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule). RTK täidab ka ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud
raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka
ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.
ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.
Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on
toodud Norra/EMP rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud rakendusmääruse artiklis 5.4 ning neid täidab
TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el.
EŠK toetuste kontekstis RKÜ vastutab toetusmeetmete kindlaksmääramise, kavandamise ja heakskiitmise eest ning toetusmeetmete seire,
finantsjuhtimise, kontrolli, hindamise, nähtavuse, aruandluse ja elluviimise järgse seire eest EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 3 alusel. RKÜ hindab EŠK
käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 6 alusel. EŠK makseasutuse
ülesanded on toodud EŠK regulatsiooni artiklis 3.5. Rikkumiste raporteerimise kohustus Šveitsi toetuste büroole on EŠK raames RKÜ-l. RKÜ siseselt
vastutab Šveitsi toetuste büroole raporteerimise eest TAO.
AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st ning on täiesti
sõltumatu nii RKÜ-st kui ka selle makseasutusest.
RTK siseselt on erinevate KA/RKA, Norra/EMP SA, RKÜ ülesannete ja RE meetmete ülesannete täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK
põhimääruse § 201 punkti 1 alapunktile 2 on KA/RKA juhiks RTK peadirektori asetäitja. RTK peadirektori asetäitja on RKÜ juht vastavalt EŠK
raamkokkuleppe artiklile 2.1. RKÜ juht on vahetult aruandekohustuslik riigihalduse ministri ees EŠK raamkokkuleppe artikli 2.1 järgi.
KA/RKA ja RKÜ ülesandeid täidavad neli RTK peadirektori asetäitja alluvuses olevat osakonda – TAO, TMO, TRO ja KO. Vastavalt RTK põhimääruse § 173
lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK peadirektor.
KA/RKA ja Norra/EMP SA ning RKÜ ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt:
TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli ning RTK RE/Kliima meetmete rakendajarolli täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh
struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni nõustamine
nende rakendamisel, TAT õigusaktide kooskõlastamine, KA ning RE/Kliima meetmete protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de
ja RÜ-de vastavushindamise läbiviimine, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-de tegevuse üle, KA
kontrollide läbiviimine, EK-le ja NMFA/FMC/FMO-le kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-le, vajadusel TS-tele tehtavate maksete
peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine. TAO allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale.
TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire
teostamiseks partnerlusleppe, SV rakenduskava ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel osalemine. TAO on peamiseks
kontaktiks EKle erinevates rakendamist puudutavates küsimustes ning EK ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud teostavad
struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride optimeerimiseks ärianalüüse.
TAO ülesandeks RKÜ-na on pädeva asutusena kanda üldvastutust EŠK eesmärkide saavutamise eest ja anda Šveitsile aru kooskõlas raamkokkuleppega,
seejuures on TAO RKÜ-na programmiga seotud küsimustes Šveitsi jaoks kontaktpunkt.
TMO vastutab ÜSM_2013 artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning perioodi 2014-2020 rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide
täitmise eest ning TMO vastutab perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artiklis 76 toodud raamatupidamisülesannete eest, sh. ÜSM_2021 artikli 76 lõikes 1
märgitud maksetaotluse koostamise ja esitamise eest EK-le kooskõlas ÜSM_2021 artiklitega 91 ja 92. TMO koostab raamatupidamise aastaaruande EK-
le vastavalt ÜSM_2021 artiklile 98. EŠK regulatsiooni artikli 3.5 järgi TMO EŠK makseasutusena teeb EŠK programmi üle asjakohast finantskontrolli,
kohaldades partnerriigi standardeid ja menetlust, mis käsitlevad avalikke vahendeid. TMO EŠK makseasutusena vastutab selle eest, et RKÜ,
vahendusasutused ja elluviivad asutused kohaldavad partnerriigi standardeid ja menetlust, mis käsitlevad avalikke vahendeid ning vastutab
maksetehingute tegemise eest partnerriigi nimel.
TRO vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi, teostab TAT-de ja rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi
kontrollitoiminguid TS poolt esitatud maksetaotlustes, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning projekti tegevuste kontrolle. TRO kaasab
kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete kontrollis, järelevalve eksperte maksetaotluste, tegevuste kohapealsete kontrollide ja
nõuetele mittevastavuse menetluses ja juriste.
KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse tõstmise tegevuste eest.
Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad KA-le/RKA-le/RKÜ-le IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (edaspidi RMIT) ja ISO.
RMIT korraldab arenduskeskkondade ja andmebaasi haldust, andmete varundamist. ISO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja aruannete loomise ja
kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK
finantsarvestuse osakond. Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d/RKÜ-d RM RRO.
Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO.
20
KA/RKA, Norra/EMP SA, RKÜ ning RE/Kliima meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK
personali värbamise ja valiku, töösuhete vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi Tugiteenuste Keskuse arendamise ja koolitustel osalemise
kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi. Samuti kohalduvad uuele
töötajale tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid.
Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuur alates 18.07.2023.a (kliki, et teha vajadusel suuremaks)
21
Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise
kohta
Staatus Kinnitamise Muudatuse kirjeldus
(algne kuupäev
/täiendatud)
Versioon 9 17.10.2022
1. lühendite osa on täiendatud
2. seoses peatse SIS kasutuselevõtuga on täiendatud protsessipunkte 3.1.1 „Toetusskeemi ettevalmistamine“
ning 3.2.5 „Andmekorje protsess“.
3. täiendatud on oluliselt protsessipunkti 2.1.8. “RA-de ja RÜ-de töökordade ja Norra_EMP PO-de JKS kirjelduste
muudatuste vastavus KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele” (sh on lisatud alapunkt 2 “RTK toetuste
valdkonna töökordade loomise ja muutmise protsess”).
4. täpsustatud on protsessipunkti 3.2.1.2 ettemakse taotluse menetlemise protsessi tegevuste tähtaegu.
5. koostöös Rahandusministeeriumiga on kaasajastatud protsessipunkti 2.3.3. "VV poolt kinnitatud meetmete
nimekirja muutmise protsess", protsessipunkti 2.3.4. "Rakenduskava seire andmete koondamise protsess" ning
protsessipunkti 2.3.5. "Rakenduskava seire komisjonil osalemise protsess."
Versioon 10 27.12.2022
1. lühendite osa on täiendatud
2. RTK TPK 1-3. osas on EŠK raamkokkuleppe ja EŠK regulatsiooni alusel läbivalt täiendatud kõiki
protsessipunkte, mis kohalduvad EŠK-le.
3. RTK TPK lisade nimekirjast on kustutatud TPK lisa 3 kontroll-leht seoses riigiabi/VTA analüüsi protsessi
muutmisega TAO õigusüksuses.
4. TAO juristid teevad vajaduse korral riigiabi/VTA analüüsi ja koostavad vastava memo.
5. Võttes arvesse Riigiabi ja vähese tähtsusega abi registri (RAR) liidese arendusprojekti, on täiendatud RTK TPK
1-3. osas protsesse, mis on seotud riigiabi/VTA andmete sisestamisega RARi.
6. Muudatused TPKs on märgitud sinise tekstina.
7. Alates 01.01.2023. a luuakse RTK struktuuri uus osakond DHO, viited täiendatud uue osakonna ülesannetele.
22
Versioon 11 Kinnitamine RTK TPK hakkab kohalduma Kliima (sh. Moderniseerimisfondi) meetmetele, perioodi 2021-2027
käskkirja rahastamisvahenditele ning Eesti- Šveitsi Koostööprogrammile (edaspidi EŠK). Sellest tulenevalt on muudetud
alusel. nende meetmete rakendamisega seotud TPK 2. ja 3. osa protsesse. Uue perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite
rakendamisel RTK on RÜ ülesannetes meetme 21.1.3.4 sekkumises "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele
(laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)" ning toetuse saajaks on Ettevõtluse ja Innovatsiooni SA (edaspidi
EIS). Perioodil 2021-2027 tuleb maksete tegemisel lähtuda ÜSM_2021 artiklist 92 ning rahastamisvahendi
rahastamislepingus sätestatust. Rahastamisvahendi rakendaja esitab RÜ-le MT-d ja pärast viimast MT-t
kuluaruande ning maksetaotluseid menetleb RTK vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 alamprotsessile 3.2.1.4.
Rahastamisvahendite ettemaksetaotluste ja maksetaotluste menetlemise protsess. 3. osa alapeatükis 3.1 on
täiendatud protsessi "3.1.6. Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine", et
kirjeldada tootetingimuste väljatöötamise protsessi.
TPK 2. osa alapeatükis 2.1 on lihtsustatud protsessi "2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ
ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess" ja protsessi "2.1.9.
Projektide dokumentide säilitamine". Samas alapeatükis on täiendatud protsessi "2.1.3. Toetuse andmise tingimuste
(TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess", kuhu on lisatud punkt 2
"KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta".
Alapeatükki 2.1 on lisatud uued protsessid: sh. "2.1.10 Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee
ja taotluste hindamise komitee asutamine" EŠK RKÜ poolt ja "2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK
toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine". Alapeatükis 2.2 on täpsustatud
protsessi "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku
kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus", seejuures on lisatud selgitus, et SFOS-i
tagastuste kontrolliks kasutatakse TPK lisa 3 "Tagastuse kontroll-lehte". Alapeatükki 2.2 on lisatud uus protsess 2.2.1
2 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess ning alapeatükis
2.2. on TMO täpsustanud protsessi "2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja
sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli
protsess." TPK 2. osa alapeatükki 2.3 on lisatud uus protsess "2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi
Koostööprogrammi tasandil." TPK 3. osa alapeatüki 3.1. protsessi "3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine" on
lisatud juhis, et juhul, kui taotlusvorm/aruandevorm on seotud TAT määrustega, kus puutumus soolise võrdõiguslikku
se, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse edendamisse on tuvastatud, siis vajadusel tuleb saata see vorm
kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele. TPK 3. osa alapeatükis 3.2 on
protsessipunkti 3.2.1 pealkirjaks märgitud 3.2.1. Maksete protsess ning sinna on lisatud uus alamprotsess "3.2.1.5.
Makse RTK algatusel", mis kohaldub RE meetmetele, kus TAT järgi RTK algatab makse näiteks taotluse
rahuldamise otsuse alusel. RTK kontrollib tegevuste elluviimist pärast makse teostamist aruande alusel ning kasutab
TPK lisa 8 aruande kontroll-lehte aruande kontrollimiseks. Täiendatud on protsessi "3.2.1.3. Maksetaotluse
menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd)", kuhu on lisatud nõuded ostu-ja hankelepingute täitmise
kontrolliks.
Seoses EŠK regulatsiooni muudatusega on samas alapeatükis 3.2 kaasajastatud 3.2.2. Riigihangete kontrolli
protsess", kus on täpsustatud, kuidas EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole
kooskõlastamiseks RHAD vastavalt punktis 1 "Riigihanke eelnõustamine" toodud korrale.
TPK 3. osa alapeatükki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD on lisatud EŠK programmi ja kliima meetmete ning
perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite järeltoimingud.
Seoses RTK põhimääruse muudatusega on TPK-s muutunud RTK majandustarkvara osakonna (MTO) nimi
infosüsteemide arendamise osakonnaks (ISO-ks).
23
2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA
2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID
2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi
valmisolekust
2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa
andmise protsess
2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess
2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess
2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess
2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess
2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja
rakendamise protsess
2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele
2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine
2.1.10 Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee ja taotluste hindamise komitee asutamine
2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine
2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID
2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ
järelevalve protsess ning koolitustegevus
2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK TA meetme MT menetlus
ja finantsaruandlus
2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess
2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise
tagamise ja kontrollimise protsess
2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega
tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess
2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning
väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess
2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess
2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess
2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess
2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess
2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess
2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess
2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID
2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess
2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess
2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja muutmise protsess
2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess
2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess
2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine
2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess
2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020
2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess
2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess
2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess
2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess
2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess
2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess
2.3.15. Vaiete menetlemise protsess
2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning
andmekvaliteedi kontrolli protsess
2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess
2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise protsess
2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess
2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi tasandil
24
2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD
PROTSESSID
2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi
valmisolekust
2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise
protsess
2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess
2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess
2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess
2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess
2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja
rakendamise protsess
2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele
2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine
2.1.10 Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee ja taotluste hindamise komitee asutamine
2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine
25
2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja
kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja
EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust
Protsess kirjeldab KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja
kontrollisüsteemi vastavusauditi ning rakendusperioodi jooksul läbiviidavate KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite
läbiviimise raames.
Perioodil 2014-2020 KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis ÜSM_2013 artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid
31 ja 35. Norra/EMP SA määramist ja vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4.
Perioodil 2021-2027 KA peab tagama ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise.
Protsessipunkt 2.1.1. ei kohaldu KA-le perioodil 2021-2027, sest KA vastavusauditi pole vaja teha vastavalt ÜSS §9 lõikele 3.
Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5 paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt
rakendusmääruse artiklist 5.7 lisada liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele vastavuse kohta.
EŠK kontekstis käsitleb RKÜ ülesandeid EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 ning EŠK juhtimis- ja kontrollisüsteemide audit viiakse läbi kooskõlas riiklike
süsteemiauditi nõuetega, mida tavaliselt kohaldatakse EL või EMP/Norra toetuste puhul. EŠK ja makseasutuse JKSe auditeeritakse vähemalt üks kord
vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 9.1.
Antud protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele/Kliima meetmetele.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatamine
1.1 TAO teenuse arendamise ekspert Koostab KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatuskirja esitamiseks AAle ning edastab selle koos KA 10 Algatuskiri AA-le DHS-s
(edaspidi protseduuride koordinaator) tööprotseduuride kirjelduse või RKA JKKga/RKÜ JKKga DHS-i kaudu kooskõlastamiseks TAO juhatajale. tööpäeva
/TAO teenuse arendamise ekspert, kes (edaspidi
vastutab Norra/EMP valdkonna tp)
eest (edaspidi Norra/EMP
koordinaator)/EŠK programmi ekspert
1.2 TAO juhataja Kooskõlastab algatuskirja ning edastab selle KA/RKA/RKÜ juhile DHS-i kaudu allkirjastamiseks. 2 tp Kooskõlastatud
algatuskiri AA-le DHS-s
1.3 KA juht/RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab ja edastab DHS-i kaudu KA/RKA vastavusauditi algatuskirja ning KA tööprotseduuride 2 tp Allkirjastatud algatuskiri
kirjeldused või RKA JKK/RKÜ JKK AA-le (teadmiseks TMO juhatajale). AA-le DHS-s
1.4 Norra/EMP koordinaator/ Salvestab RKA/RKÜ vastavusauditi algatuskirja Sharepointi. 2 tp Algatuskiri Sharepointis
EŠK programmi ekspert
2. KA vastavusauditi või KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA JKS auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamine
2.1 AA Viib läbi vastavusauditi, JKS-ide auditi või järelauditi. Esitab auditi aruande projekti e-kirja teel KA/RKA Vastavalt E-kiri auditi aruande
/RKÜ-le kommenteerimiseks. jooksvale projektiga DHSs
vajadusele
2.2 TAO juhataja Määrab auditi kontaktisiku ja teavitab teda auditi aruande projektist. 2 tp E-kiri
2.3 Protseduuride koordinaator/KA Koordineerib auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates TAO, TMO ja vajadusel RM RO-d AAga Seisukohad auditi
eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt. kokkulepit aruande projektile
EŠK programmi ekspert või mõnu muu ud lisatud Sharepointi
määratud kontaktisik tähtaeg
2.4 TAO juhataja Kooskõlastab KA/RKA/RKÜ seisukohtadega auditi aruande projekti. 3 tp E-kiri kooskõlastatud
auditi aruande
projektiga
2.5 Protseduuride koordinaator/KA Edastab AA-le e-kirja teel KA/RKA/RKÜ kommentaaridega auditi aruande projekti vastavalt AA-ga kokku AAga E-kiri kommenteeritud
eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ lepitud tähtajale. kokkulepit auditi aruande
EŠK programmi ekspert ud projektiga
tähtaeg
2.6 AA Esitab allkirjastatud auditi lõpparuande KA/RKA/RKÜ-le ning sisestab lõpparuandes toodud Osapoolt E-kiri auditi
järeltegevused SFOS JKS auditite moodulisse. e vahel lõpparuandega;
kokkulepit kanded SFOS-s
ud
tähtaeg
2.7 TAO juhataja Määrab tähelepaneku järeltegevuste elluviijad, kaasates vajadusel RM RO-d ja TMO juhataja. 5 tp Auditi järeltegevuste
elluviijad määratud
2.8 Protseduuride koordinaator/ KA Koordineerib auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegset elluviimist kaasates asjakohaseid Osapoolt E-kirjad; kanded SFOS-
eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ TAO, TMO ja RM RO-d ja tagab järeltegevuste info kandmise SFOS-i JKS auditi moodulisse. Vajadusel e vahel s
EŠK programmi ekspert või mõnu muu küsib täpsustusi AA-lt. kokkulepit
määratud kontaktisik ud
tähtaeg
2.9 TMO finantsekspert Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA või Norra/EMP SA funktsioonide täitmisele, annab auditi aruande Osapoolt Auditi aruande
projektile seisukohad kooskõlastades need eelnevalt TMO juhatajaga. e vahel projektile seisukohad
kokkulepit esitatud; kanded SFOS-
Tagab auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegse elluviimise ning seotud info kandmise SFOS-i ud s
JKS auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt. tähtaeg
26
2. AA Annab SFOS JKS mooduli vahendusel kinnituse järeltegevuste piisavusele. Juhul kui AA ei hinda Osapoolt Kanded SFOS-s
10 järeltegevusi piisavaks, alustatakse uuesti järeltegevuste elluviimisest. e vahel
kokkulepit
ud
tähtaeg
3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks
3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, Osapoolt VV KA vastavaks
valmistab VV istungiks ette KA vastavaks tunnistamise korralduse materjalid ning esitab need ametlikuks e vahel tunnistamise
kooskõlastamiseks asjakohastele RA-dele ja Riigikantseleile. Salvestab materjalid Sharepointi. kokkulepit korralduse materjalid
ud Sharepointis
tähtaeg
3.2 Protseduuride koordinaator Koostab pärast VV poolset KA vastavaks tunnistamist ametliku kirja KA vastavaks tunnistamisest EK-le 5 tp Kirja eelnõu KA
esitamiseks. vastavaks
tunnistamisest EK-le
esitamiseks
3.3 KA juht Allkirjastab EK-le edastatava kirja. 2 tp Allkirjastatud kiri KA
vastavaks
tunnistamisest EK-le
DHS-s
3.4 AA Edastab EK vastava nõude esitamisel EK-le (koopia KA juht, TMO juhataja) KA vastavusauditi Osapoolt KA vastavusauditi
lõpparuande ning arvamuse KA vastavuse kohta ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 e poolt lõpparuanne EK-le
sätestatud nõuetele, EK nõudmisel ka tööprotseduuride kirjeldused. kokkulepit esitatud
ud
Teavitab EK-d juhul kui perioodil 2014-2020 JKS auditi tulemusena tuvastatakse, et KA ei vasta tähtajal
ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele või kui perioodil 2021-2027 JKS
auditi tulemusel tuvastatakse, et KA ei taga ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja
töökohustustega seotud JKS nõuetekohast toimimist
3.5 Protseduuride koordinaator Kui EK esitab vastavusauditi kohta kirjalikult märkusi kahe kuu jooksul alates dokumentide 15 tp EK kiri; KA vastuskirja
kättesaamisest, koordineerib koordinaator vastuskirja koostamist EK märkustega arvestamise või eelnõu DHS-s
põhjendatud mittearvestamise kohta kaasates asjakohaseid ametnikke (nt TMO, RM RO jne). Lisab
vastuskirja DHS-i, lisades kooskõlastusringi TAO juhataja.
3.6 KA juht Allkirjastab vastuskirja ning edastab EK-le. 3 tp Allkirjastatud vastuskiri
EK-le DHS-s
3.7 Protseduuride koordinaator Edastab kirja DHS-i kaudu TMO juhatajale teadmiseks. Salvestab materjalid Sharepointi. 2 tp Allkirjastatud vastuskiri
EK-le DHS-s edastatud
teadmiseks TMO-le
4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis
4.1 Protseduuride koordinaator Pärast muudatuste toimumist rakendussüsteemis uuendab andmeid infosüsteemis SFC2014/SFC2021. 10 tp Muudatuste kanded
infosüsteemis
SFC2014/ SFC2021
5. Norra/EMP JKK FMO-le esitamine kinnitamiseks hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest ja EŠK JKK Šveitsi toetuste büroole esitamine
5.1 Norra/EMP koordinaator/ EŠK Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, 10 tp Kirja eelnõu FMO-le
programmi ekspert valmistab ette ametliku kirja RKA vastavaks tunnistamisest FMO-le esitamiseks/ kirja RKÜ vastavaks DHS-s/ Kirja eelnõu
tunnistamisest Šveitsi toetuste büroole. Kirjale lisatakse AA arvamus JKK nõuetele vastavuse kohta. Šveitsi toetuste
büroole DHS-s
5.2 DHO dokumendihalduse spetsialist Loob DHS töövoo kirja TAO juhatajale kooskõlastamiseks ja RKA juhile/RKÜ juhile kinnitamiseks ning 2 tp Kiri DHS-s
teadmiseks TMO juhatajale.
5.3 RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab kirja DHS-is. 3 tp Allkirjastatud kiri FMO-
le DHS-s/ allkirjastatud
kiri Šveitsi toetuste
büroole DHS-s
5.4 Norra/EMP koordinaator/ EŠK Salvestab kõik asjakohased Norra/EMP JKK /EŠK materjalid Sharepointi vastavasse kausta. 2 tp Norra/EMP JKK /EŠK
programmi ekspert JKK kiri koos JKK
materjalidega Sharepoi
nti vastavas kaustas
27
2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA,
RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO
ülesannete täitmiseks loa andmise protsess
Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja Norra/EMP PO JKS-de KA juhendites seatud minimaalsetele
nõuetele vastavuse hindamiseks ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks.
Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikele 6 ja abifondi määruse artikli 31 lõikele 6 võib liikmesriik delegeerida osa KA ülesandeid RÜ-dele/RA-dele, kuid
vastavalt ÜSM_2013 artiklile 122 lg 1 peab KA tagama, et JKS on vastavuses ÜSM_2013 artiklites 72, 73 ja 74 ning abifondi määruse artiklis 30 tooduga.
Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes peab tagama samas määruses artiklites 72-75 kehtestatud
ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või
isikule) ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid.
Vastavalt STS § 10 lõikele 2 ja vastavalt ÜSS § 9 lõikele 2 teostab KA vastavushindamise. Vastavalt STS § 10 lõikele 2 toimub KA käskkirja alusel RA ja
RÜ määramine. ÜSS § 9 lõike 2 alusel KA annab hinnangu TPK vastavuse kohta.
Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu
kooskõlastatakse Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis
kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP toetuste raames ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks
seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.
Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste
menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –asutusele tööprotseduuride kirjelduse
koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on kõik RA-d ja
RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes
aspektides (Norra/EMP puhul võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud RÜ protseduuridele, kus
asjakohane):
üldine struktuur ja tööjaotus asutuses;
taotluste menetlemine;
vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine;
maksetaotluste kontroll;
riigihangete kontroll;
kohapealne tegevuste kontroll;
rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll;
projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll;
tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja nendest teavitamine;
finantskorrektsiooni otsuse tegemine;
SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus;
vaidemenetlus;
auditi järeltoimingute tegevused;
Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine.
Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel.
EŠK raames vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.2 (kui raamkokkuleppe lisas 1 ei ole kokku lepitud teisiti), määrab Eesti koostööprogrammiga seotud
kohustused ja ülesanded järgmistele riiklikele üksustele: RKÜ, makseasutus ja AA. EŠK AA-na tegutseb EV Rahandusministeeriumi finantskontrolli
osakond EŠK raamkokkuleppe artikli 2.3 alusel. EŠK raames AA vastutab auditistrateegia koostamise ja auditite tegemise eest, et kontrollida
koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemi tulemuslikku toimimist, samuti toetusmeetmete auditite eest vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.6.
Antud protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele/Kliima meetmetele.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de JKS-de vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess
1.1 TAO teenuse Informeerib RA/RÜ-sid juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada. Saadab uuele RA-le/RÜ-le 5 tp Juhendmaterjalid edastatud
arendamise ekspert vastavushindamise raames enesekontrolli kontroll-lehe, kus on välja toodud KA kehtestatud minimaalsed nõuded
(edaspidi töökordade protsesside koostamiseks.
koordinaator)
1.2 RA või RÜ (edaspidi Asutus, kes soovib saada RA-ks või RÜ-ks, koostab KA kõiki juhendmaterjale arvesse võttes oma protseduurid ja Vastavalt RA/RÜ protseduurid KA-le
vastavushindamise esitab need KA vastavushindamiseks e-kirja teel. Uus RA/RÜ esitab täidetud vastavushindamise kontroll-lehe. vajadusele edastatud; täidetud KL
taotleja)
1.3 TAO teenuse Laeb üles Sharepointi RA/RÜ vastavushindamise dokumendid ja loob JIRA taski TAO valdkonna ekspertidele 5 tp KA hinnang edastatud RA-le
arendamise ekspert /juristile ja RM RO-le dokumentide kommenteerimiseks (teadmiseks TAO talituse juhatajatele). /RÜ-le; KL
1.4 TAO valdkonna Kommenteerivad dokumente JIRA-s/Sharepointis. 10 tp Kommentaarid Sharepointis
eksperdid/TAO jurist/ /JIRA-s
RM RO
28
1.5 TAO teenuse Puuduste korral saadab e-kirja vastavushindamise taotlejale, tuues välja, milline osa protseduuridest vajab 5 tp Dokumendid DHS-s
arendamise ekspert korrigeerimist, andes tähtaja uuendatud protseduuride hindamiseks esitamiseks. Puuduste korral protsess jätkub
vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2.
a) Perioodil 2014-2020 valmistab ette RA/RÜ vastavushindamise käskkirja DHS-s ning loob DHS-s töövoo
dokumentide kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Kooskõlastajad: TAO jurist, TAO OJ. Allkirjastaja: KA juht.
b) Perioodil 2021-2027 koostab vastuskirja DHS-s ja lisab lisad (KL; töökord) DHS-i ning loob DHS-s töövoo
dokumentide kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Kooskõlastajad: TAO jurist, TAO juhataja. Allkirjastaja: KA juht.
1.6 TAO jurist/TAO OJ Kooskõlastab dokumendid DHS-s.
1.7 KA juht a) Perioodil 2014-2020 allkirjastab DHS-is RA või RÜ positiivse vastavushindamise läbimise käskkirja; 3 tp RA/RÜ vastavus-hindamise
läbimise lõpphinnang (käskk
b) Perioodil 2021-2027 allkirjastab DHS-is RA või RÜ positiivse vastavushindamise läbimise lõpphinnangu iri/vastuskiri) DHS-s allkirjast
vastuskirja. atud
1.8 TAO teenuse Salvestab Sharepointi DHS-s allkirjastatud dokumendid vastavasse kataloogi. 1 tp Töökorra dokumendid/
arendamise ekspert Sharepointis
RÜ/RA töökorra tööversioonid, KA tagasiside, kooskõlastatud töökorra ning vastavushindamise kontroll-lehe ning
kinnitatud töökorra salvestab Sharepointi vastavasse kataloogi.
1.9 TAO teenuse Kannab info perioodil 2014-2020 tegutsemisloa saanud asutuse kohta infosüsteemi SFC2014. 5 tp Kanded infosüsteemis
arendamise ekspert SFC2014
2. Norra/EMP vahendite ning Eesti-Šveitsi koostööprogrammi PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise protsess
2.1 Norra/EMP Informeerib PO-sid nõuetest ja/või juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada. 5 tp E-kiri PO-dele
koordinaator/
EŠK programmi
ekspert
2.2 PO või RÜ (edaspidi Asutus, kes soovib saada PO-ks või RÜ-ks, koostab RKA/RKÜ kõiki nõudeid/juhendmaterjale arvesse võttes oma Vastavalt E-kiri
vastavushindamise PO JKK/ RÜ töökorra ja esitab need RKA Norra/EMP koordinaatorile/ RKÜ EŠK programmi eksperdile vajadusele
taotleja) Sharepointis
vastavushindamiseks.
Kui RÜ töökord sisaldab mitme erineva fondi muudatusi, siis RÜ saadab töökorra TAO teenuse arendamise
eksperdile (edaspidi töökordade koordinaator) ja koopia teadmiseks Norra/EMP koordinaatorile/ EŠK programmi
eksperdile.
2.3 Norra/EMP Koordineerib PO JKK/ RÜ töökorra vastavushindamise läbiviimist. Loob vastava JIRA taski ja kaasab 10 tp JIRA task
koordinaator/ vajalikud RKA ja Norra-EMP SA/ EŠK RKÜ eksperdid ja muud vajalikud osapooled.
EŠK programmi
ekspert
2.4 RKA ja Norra-EMP Kommenteerivad PO JKK-d/ RÜ töökorda. Kommentaarid JIRA taski
SA/RKÜ eksperdid/ juures ja Sharepointis
Muud kaasatud
osapooled
2.5 Norra/EMP Veendub, kas JKK/töökord vastab RKA/RKÜ kehtestatud nõuetele, kaasates vajadusel TAO valdkonna eksperte 10 tp E-kiri
koordinaator/ /juristi/talituse juhatajat.
Sharepointis
EŠK programmi
ekspert/ *Töökordade
koordinaator Kui JKK/töökord vajab korrigeerimist, saadab puuduste kõrvaldamiseks ja/või täiendamiseks selle
vastavushindamise taotlejale e-kirja koos tähtajaga uuendatud JKK/töökorra esitamiseks. Seejärel kontrollib
uuesti korrigeeritud JKK/töökorda.
*Juhul, kui töökorra
muudatus sisaldab
erinevate fondide
muudatusi.
2.6 Norra/EMP Informeerib e-kirjaga vastavushindamise taotlejat RKA/RKÜ lõpphinnangust ning palub e-kirjaga esitada RKA-le 5 tp E-kiri
koordinaator/ /RKÜ-le kinnitatud versiooni asutuse töökorrast või JKK-st.
Sharepointis
EŠK programmi
ekspert/ *Töökordade
koordinaator Edastab PO JKK ja RÜ töökorra AA-le vastavusauditi läbiviimiseks.
*Juhul, kui töökorra
muudatus sisaldab
erinevate fondide
muudatusi.
2.7 Norra/EMP Salvestab PO JKK ja PO/RÜ töökorra tööversioonid või kinnitatud versioonid, RKA/RKÜ tagasiside, 3 tp JKK/ töökord Sharepointis
koordinaator/ kooskõlastatud JKK/töökorra ning kontroll-lehe Sharepointi.
EŠK programmi EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.
ekspert/
Töökordade
koordinaator)*
*Juhul, kui töökorra
muudatus sisaldab
erinevate fondide
muudatusi.
2.8 Norra/EMP Valmistab kolme kuu jooksul arvates PO JKK RKA-le kooskõlastamisele saabumisest ette kirja FMO-le (vastavalt 3 kuud E-kiri FMO-le
koordinaator rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 2) teavitamaks, et PO JKK vastab nõuetele. Teavituskirjale tuleb lisada AA
arvamus (the report and the opinion vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 3) PO JKK nõuetele vastavuse Sharepointis
kohta.
29
2.9 Norra/EMP FMO nõudmisel (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 4) esitab FMO-le lisaks AA arvamusele ka inglise 2 kuud E-kiri
koordinaator keelse PO JKK. FMO-l on õigus esitada PO JKK-le kommentaare kuni kahe kuu jooksul dokumentide esitamiseks + 2
kättesaamisest. kuud FMO Sharepointis
kommentaaride
ks
2. Norra/EMP Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi seoses PO JKK-ga, korraldab neile vastamise. Vastavalt E-kiri
10 koordinaator vajadusele
Sharepointis
2. EŠK programmi Teavitab Šveitsi toetuste bürood, et PO JKK vastab RKÜ nõuetele. Šveitsi toetuste büroo nõudmisel esitab lisaks Koheselt E-kiri
11 ekspert AA arvamusele PO JKK osas ka inglise keelse PO JKK. Kui Šveitsi toetuste bürool on täiendavaid küsimusi pärast PO JKK
seoses PO JKK-ga, korraldab neile vastamise. vastavaks Sharepointis
tunnistamist
30
2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle
muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise
protsess
Protsessi punkti 1 "Meetmete TAT eelnõude ettevalmistamise ja muutmise protsess" eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks
esitatud SV TAT eelnõu kokkusobivust rakenduskavaga, ÜSM_2013-ga ja ÜSM_2021-ga, komisjoni määrustega ja asjakohase fondi määrusega, STS
/ÜSS-ga, meetmete nimekirjaga, ÜM_2014-ga ja ÜM_2022-ga, taotluste menetlemise määrusega ja muude asjakohaste õigusaktidega ning
proportsionaalsuse põhimõtetega.
Protsessi punkti 1 eesmärgiks on ka hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud riigieelarvelise toetuse TAT eelnõu ja EŠK TAT eelnõude
kokkusobivust asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega.
Samuti on koostatud TAT määruse ja käskkirja ja seletuskirja näidis koos TAT juhendiga, mida samuti tuleb nende koostamisel arvesse võtta.
Kooskõlastamisel tuvastatakse eelnõu eelnimetatud õigusaktidele ja juhendile vastavus. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, siis koostab selle kohta
märkuse. Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku, talituse juhi või RM RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest
vastutajale teada. TPK-st juhindutakse TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul kooskõlastamisel.
Kooskõlastajate vastutusalad jagunevad järgnevalt:
TAO jurist annab hinnangu SV TAT eelnõu vastavusele õigusaktidele: EL ÜKP regulatsioonid, STS/ÜSS ja selle alusel antud VV määrused, vajadusel
muud asjakohased õigusaktid (va see osa, millele annavad hinnangu teised TAO valdkonna eksperdid või RM RO) ning toetuse andmise rakendatavusele
ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.
RE/Kliima meetmete ja EŠK TAT eelnõude korral TAO jurist annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: toetuse andmise rakendatavusele ja
menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.
TAO valdkonna eksperdid annavad hinnangu eelnõus kirjeldatud tingimustele vastavalt vastutusvaldkonnale: kulude abikõlblikkusele ja lihtsustatud
kuluhüvitamisviiside korrektsele rakendamisele, sh kaudsete kulude, kindlasummaliste maksete ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise metoodika
arusaadavusele ja sobivusele; toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele; toetuse maksetingimuste õiguspärasusele; rakendamise alustele ja
põhimõtetele ning nende kooskõlale programmdokumendiga; perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi rahastamislepingu puhul annab hinnangu
valikuprotsessi korrektsusele, investeerimisstrateegia selgusele ja piisavusele rakendamiseks ning muude rahastamislepingu tingimuste, sh toetuse
andjale ja rakendajale sätestatud õiguste ja kohustuste sobivusele ja piisavusele ÜSM_2021 alusel; hangete läbiviimiseks seatud nõuetele; riskijuhtimise
läbiviimiseks seatud nõutele; riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmiseks seatud nõuetele ja DNSH ehk "ei-kahjusta oluliselt" põhimõtte nõuetele ja
taristuinvesteeringute kliimakindluse tagamisele.
TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete toetuste andmise tingimuste eelnõu ettevalmistamises. TAT
koordinaator koordineerib RTK-s TAT eelnõu kommenteerimist, kaasates TRO-st seotud isikud. TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik hindab TAT
kirjelduse asjakohasust, terviklikkust ja rakendatavust infosüsteemis ning teeb vajadusel ettepanekuid TAT kirjelduste, sh nõuete ühtlustamisel.
EŠK programmi raames saadab PO RKÜ-le kooskõlastamiseks TAT-d, sh. ka eeldefineeritud projektide käskkirjade eelnõud, vastavalt antud protsessi
punktile 1.
Antud protsessi punkt 2 reguleerib KA teavitamist ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta ning
kohaldub ainult EL struktuurivahendite toetusskeemidele perioodil 2021-2027 EL määruse 2021/1060 järgi. EL toimise leping Artikkel 258 sätestab, et kui
EK on arvamusel, et liikmesriik ei ole täitnud aluslepingutest tulenevat kohustust, esitab ta selle kohta oma põhjendatud arvamuse, olles andnud riigile
võimaluse esitada oma seisukoht. Kui riik ei järgi esitatud arvamust komisjoni seatud tähtaja jooksul, võib komisjon anda asja EL Kohtusse.
Nr Vastutaja Tegevus Tähta Kontrolljälg
eg
1. Meetmete TAT eelnõude ettevalmistamise ja muutmise protsess
1.1 DHO dokumendihalduse Registreerib TAT-i DHS-s ja suunab edasi tööülesandena TAT koordinaatorile. 1 tp TAT DHS-s
spetsialist jooksul
1.2 Teenuse disaini talituse Loob JIRA-s TAT eelnõu ettevalmistamise tööülesande üldjuhul TAO valdkonna ekspertidele ning TRO kontaktisikule 1 tp Tööülesanne ja
teenuse arendamise ekspert/ juhul, kui RTK on TAT alusel meetme RÜ. jooksul dokumendid JIRA-s
ärianalüütik (edaspidi TAT
koordinaator) EŠK TAT korral kaasab EŠK programmi eksperdi.
1.3 TAO valdkonna eksperdid/ Kommenteerivad TAT-i JIRA-s. Kokku Kommentaarid JIRA-s
lepitud
TRO kontaktisik/ EŠK tähtaj
programmi ekspert aks
1.4 TAT koordinaator Koondab kommentaarid TAT-i kohta. Koostab ja saadab vastuse TAT koostajale ning vajadusel teadmiseks TRO Mõistli E-kiri või ametlik kiri JIRA-
talituse juhatajale. EŠK TAT vastused saadab teadmiseks ka EŠK programmi eksperdile. Sulgeb tööülesande ku aja s;
JIRA-s. jooksul
Ametlik kiri DHS-s
1.5 KO kommunikatsioonispetsialist Paneb TAT-i üles RTK kodulehele. Kokku TAT RTK kodulehel
lepitud
tähtaj
aks
2. KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta
(Kohaldub 2021/1060 EL määruse järgi EL struktuurivahenditele perioodil 2021-2027)
31
2.1 Välisministeeriumi juriidiline Saadab teavituse RTK aadressile:
[email protected] ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase EK põhjendatud Jooks E-kiri
osakond arvamuse rikkumise kohta. valt
2.2 TAT koordinaator Tutvub rikkumise teavitusega, teeb JIRA rikkumisest teavitamise taski ja edastab rikkumise teavituse seisukoha 2 tp JIRA task
võtmiseks KA eksperdile ja KA juristile.
2.3 KA ekspert (toetuse andmise ja Tutvub rikkumise teavitusega ja lisab oma kommentaarid JIRA rikkumisest teavitamisest taski juurde. Vajadusel 10 tp Kommentaarid JIRA taski
rakendussüsteemide ekspert)/ konsulteerib teiste KA ekspertidega. juures
KA jurist
2.4 TAT koordinaator Koostab rikkumise teavituse kokkuvõtte ja edastab RA-le seisukoha võtmiseks, kas antud kaasus mõjutab 3 tp E-kiri
toetusmeetmete ettevalmistamist ja või rakendamist.
2.5 RA Võtab seisukoha rikkumise teavituse osas ja teavitab KA-d. 10 tp E-kiri
2.6 TAT koordinaator Tutvub RA seisukohaga, salvestab JIRA rikkumisest teavitamise taski juurde RA vastuse ja teavitab KA eksperti 2 tp a) Lõpetatud JIRA
(toetuse andmise ja rakendussüsteemide ekspert)/KA juristi RA seisukohast sama JIRA taski kaudu. rikkumisest teavitamise
task;
a) Juhul, kui rikkumine ei mõjuta toetuskeemide ettevalmistamist/rakendamist, siis lõpetab JIRA-s rikkumisest
teavitamise taski; b) DHS-s registreeritud
RA seisukoht; RM e-kiri
b) Juhul, kui rikkumine mõjutab toetuskeemide ettevalmistamist/rakendamist, siis korraldab RA seisukoha salvestatud JIRA taski
registreerimise DHS-s ja teavitab RM RO-d aadressil:
[email protected]. Salvestab e-kirja RM-le JIRA taski juurde
juurde. Teavitab rikkumisest KA eksperti (toetuse andmise ja rakendussüsteemide eksperti) .
2.7 KA ekspert (toetuse andmise ja Tutvub RA seisukohaga, vajadusel konsulteerib KA juristiga ning lisab täiendavad kommentaarid. Teavitab TAO 2 tp JIRA taski kaudu
rakendussüsteemide ekspert) juhatajat. Menetlus jätkub TPK protsessi 2.2.4. "Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite
aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess" järgi.
32
2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste
kirjelduse kooskõlastamise protsess
Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused (calls for proposals) vastavad õigusraamistikule (sh
rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud miinimum nõuetele).
Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab
mitteametliku kommenteerimise mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. PO Koostab toetuse andmise tingimuste kirjeldused (taotlusvooru tekstid) jm sellega seonduvad Vastavalt TAT-d koostatud Sharepoint
dokumendid vastavalt KA/RKA juhenditele ja FMO poolt edastatud kontroll-lehele ning edastab e- vajadusele vastavas kaustas ja Jiras
kirja teel esmased versioonid RKA-le ja FMO-le kommenteerimiseks.
2. Norra Vaatab üle taotlusvooru teksti jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab TAO valdkonna Mõistliku aja Taotlusvooru tekst jm seotud
/EMP eksperte. Edastab e-kirjaga RKA kommentaarid PO-le. jooksul lisad Sharepoint vastavas
koordinaat kaustas ja Jiras
or/ FMO
3. PO Edastab e-kirja teel parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja PO e-kiri Sharepointis
jooksul
4. Norra Vaatab täiendatud dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, kinnitab e-kirjaga PO-le dokumentide Mõistliku aja E-kiri PO-le Sharepoint
/EMP vastavust. jooksul vastavas kaustas ja Jiras
koordinaat
or/ FMO
5. PO Edastab lõplikud dokumendid e-kirjaga RKA-le. Mõistliku aja PO e-kiri Sharepoint
jooksul vastavas kaustas ja Jiras
6. Norra RKA edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos taotlusvooru avamise infoga vastavalt Hiljemalt 2 E-kiri FMO-le Sharepoint
/EMP rakendusmääruse artiklile 7.3.5 FMO-le. nädalat enne vastavas kaustas ja Jiras
koordinaat taotlusvooru
or avamist
7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui FMO-l ei ole 2 nädala jooksul peale teavitust (rakendusmääruse 2 nädalat peale Taotlusvoor avatud;
artikkel 7.3.5) kommentaare. FMO teavitamist taotlusvooru tekstid
Sharepoint vastavas kaustas
ja Jiras
33
2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide
üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess
Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt
rakendusmääruste artiklist 6.2.
Nr Vast Tegevus Tähtaeg Kontroll-
utaja jälg
1. PO Esitab programmi kohta üldise kirjelduse (Concept note) kavandi RKA-le kooskõlastamiseks. Hiljemalt 5 e-kiri
kuu jooksul Sharepointi
arvates PO s ja X kettal
määramisest
2. Norra Korraldab RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kommenteerimise kooskõlastades kavandi asjakohaste osapooltega 10 tp e-kiri
/EMP (sh RM). Tagastab vajadusel PO-le täienduste tegemiseks või selgituste andmiseks. Täienduste esitamiseks antakse tähtaeg Sharepointi
koord arvestades rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud tähtaega. s ja X kettal
inaat
or
3. PO Esitab RKA-le selgitused ja parandatud programmi üldise kirjelduse. 5 tp e-kiri
Sharepointi
s ja X kettal
4. Norra Korraldab RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kooskõlastuse asjakohaste osapooltega (sh RM). 3 tp e-kiri
/EMP Sharepointi
koord s ja X kettal
inaat
or
5. Norra Valmistab ette ametliku kirja PO edastatud programmi üldise kirjelduse FMO-le esitamiseks. 2 tp Ametlik kiri
/EMP DHS-is,
koord Sharepointi
inaat s ja X kettal
or
6. TAO Kooskõlastab kirja DHS-is ning edastab RKA juhile allkirjastamiseks. 2 tp Ametlik kiri
juhat DHS-is,
aja
Sharepointi
s ja X kettal
7. RKA Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-le. 2 tp Ametlik kiri
juht DHS-is,
Sharepointi
s ja X kettal
8. Norra Salvestab kõik asjakohased materjalid Sharepointi vastavasse fondi kausta. 3 tp Materjalid
/EMP Sharepointis
koord
inaat
or
9. FMO Hindab programmi üldist kirjeldust ning edastab oma kommentaarid või otsuse programmi üldise kirjelduse vastu võtmisest 2 kuud Ametlik kiri
keeldumise kohta RKA-le. või e-kiri
Sharepointi
s ning X
kettal
1 Norra Edastab FMO-lt saadud otsuse ja kommentaarid vastavale PO-le kes peab tehtud kommentaarid edasises programmi 5 tp e-kiri
0. /EMP ettevalmistamise protsessis arvesse võtma. Juhul kui FMO keeldus programmi üldist kirjeldust vastu võtmast, võib PO kahe
koord kuu jooksul edastada parandatud ja täiendatud programmi üldise kirjelduse uuesti läbi RKA FMO-le edastada. Sellisel juhul Sharepointi
inaat protseduur jätkub punkti 2 kohaselt. s ja X kettal
or
1 Norra Alternatiivselt on RKA-le rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 lubatud FMO keeldumise otsuse kättesaamisest arvates 2 kuud e-kiri
1. /EMP kahe kuu jooksul otsustada Norra/EMP vahendite kasutamine muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on esitanud PO programmi Sharepointi
koord üldise kirjelduse suhtes keelduva otsuse korraldab vajadusel RKA seiskoha võtmise, kas on vajalik alternatiivi kasutamine. s ja X kettal
inaat Kaasab seisukoha kujundamisse TAO juristi.
or
1 Norra Kui RKA seisukoht on, et tuleb rakendada rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 nimetatud alternatiivi, siis koordineerib 2 kuud e-kiri
2. /EMP vastavate tegevuste elluviimist. Sharepointi
koord s ja X kettal
inaat
or
34
2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme
agreement) sõlmimise protsess
Antud protsessipunkt kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks
esitamisel. Programmileping peab vastama programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise kirjelduse
kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud
peale programmi üldise kirjelduse esitamist.
Nr Vastut Tegevus Tähtaeg Kontroll-
aja
jälg
Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel
1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse kinnitamist edastab programmilepingu esialgse versiooni RKA-le. Vastavalt e-kiri Sharepointis
rakendus- ja X kettal
määruse
artiklile 6.3
2. Norra Edastab programmilepingu esialgse versiooni vastavale PO-le, TMO-le ning teistele asjakohastele osapooltele Vastavalt e-kiri Sharepointis
/EMP kommentaaride esitamiseks. Seab vastamiseks tähtaja. rakendus- ja X kettal
koordin määruse
aator artiklile 6.3
3. Norra Juhul kui peale kommentaaride edastamist jäävad üles endiselt küsimused, korraldab asjakohaste asutuste vahel Vastavalt e-kiri Sharepointis
/EMP vajadusel kohtumise, et probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le ametliku rakendusmä ja X kettal
koordin vastuse kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edastab need e-kirja teel. äruse
aator artiklile 6.3
4. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO lepingu ettevalmistamise Vastavalt Originaalleping
paberkandjal ja lepingu allkirjastamise osapoolte vahel. rakendusmä paberkandjal, DHS-
äruse s, Sharepointis ja X
artiklile 6.3 kettal
5. Norra Korraldab programmilepingu allkirjastamise. 3 tp Originaalleping
/EMP paberkandjal, DHS-
koordin s, Sharepointis ja X
aator kettal
6. RKA Allkirjastab programmilepingu paberkandjal. 1 tp Originaalleping
juht paberkandjal, DHS-
s, Sharepointis ja X
kettal
7. Norra Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari FMO-le ja koopia vastavale PO-le. 3 tp Originaalleping
/EMP paberkandjal, DHS-
koordin s, Sharepointis ja X
aator kettal
35
2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi
lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint
Committee) asutamise ja rakendamise protsess
Protsess kirjeldab:
Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6).
Tehnilise abi fondi kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5).
Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist:
1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning
2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi.
RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete
fondi.
Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised:
1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning välja valida/tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee
tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud ja programmide ülesed algatused/projektid (initiatives);
2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan;
3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on kokkulepitud tööplaanis.
Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljä
lg
1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine. Tehnilise abi lepingu kinnitamine.
1.1 FMO Edastab Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi lepingu (the Bilateral Fund Agreement)/tehnilise abi lepingu (Tech Vastavalt e-kiri
nical Assistance Agreement) esialgse versiooni RKA-le. rakendus-
määruse peatükile Sharepoint
4 ja artiklile 8.11 is ja
X kettal
1.2 Norra/EMP Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu lisa ettevalmistamise. Lepingu lisas fikseeritakse ühiskomitee Vastavalt e-kiri
koordinaator koosseis, roll ja funktsioonid. Lisa ettevalmistamisel teeb vajadusel koostööd TAO ja teiste vastavate ametnikega. rakendus-
määruse peatükile Sharepoint
4 is ja
X kettal
1.3 Norra/EMP Edastab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu esialgse versiooni TMO-le ning teistele Vastavalt e-kiri
koordinaator asjakohastele osapooltele kooskõlastamiseks. Seab vastamiseks tähtaja. rakendus-
määruse peatükile Sharepoint
4 ja artiklile 8.11 is ja
X kettal
1.4 Norra/EMP Juhul kui lepingu eelnõud ei kooskõlastata ja jäävad üles seda takistavad küsimused, korraldab asjakohaste Vastavalt e-kiri
koordinaator asutuste vahel vajadusel kohtumise, et probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud kommentaaridest FMO- rakendus-
le ametliku vastuse kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edastab need e-kirja teel. määruse peatükile Sharepoint
4 ja artiklile 8.11 is ja
X kettal
1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu sõnastuse osas kokku leppinud Vastavalt Originaalle
korraldab FMO lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu allkirjastamise osapoolte vahel. rakendus- ping
määruse peatükile paberkand
4 ja artiklile 8.11 jal DHS-s,
Share-
pointis ja
X kettal
36
1.6 Norra/EMP Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu allkirjastamise. 3 tp Originaalle
koordinaator ping
paberkand
jal DHS-s,
Sharepoint
is ja
X kettal
1.7 RKA juht Allkirjastab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu paberkandjal. 1 tp Originaalle
ping
paberkand
jal DHS-s,
Sharepoint
is ja
X kettal
1.8 Norra/EMP Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari FMO-le. 3 tp Originaalle
koordinaator ping
paberkand
jal DHS-s,
Sharepoint
is ja X
kettal
2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine.
Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee kohtumine võib toimuda ka kirjalikult.
2.1 Norra/EMP Nõustab kahepoolsete suhete fondist toetuse taotlejaid projektitaotluse esitamisel. Palub potentsiaalsetel toetuse Jooksvalt E-kiri,
koordinaator saajatel esitada projektitaotlus RKA etteantud vormil vähemalt 2 nädalat enne kahepoolsete suhete fondi
ühiskomitee koosolekut RKA-le. projektitaot
lus DHSs
Reeglina hinnatakse projekte ühiskomitee koosolekul. Vajadusel korraldab projektitaotluse kinnitamise ja
koosolekuväliselt. Sharepoint
is
2.2 Norra/EMP Edastab kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele kutse osaleda ühiskomitee koosolekul koos esialgse Hiljemalt 2 nädalat E-kiri
koordinaator päevakava ettepanekuga ja muude vajalike dokumentidega (tööplaan, projekti ettepanekud). Vajadusel enne planeeritud
korrigeerib osalejate tagasisidest lähtuvalt päevakava. kohtumist Sharepoint
is
2.3 Norra/EMP Planeerib ning korraldab kohtumise. Vastavalt E-kiri
koordinaator ajakavale
2.4 RKA juht Juhib kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumist. 1 tp Otsused
Share-
2.5 Kahepoolsete Kui päevakavas on projekti ettepanekud kahepoolsete suhete fondi kasutamise osas, siis otsustatakse vastavalt pointis
suhete fondi tööplaanis ettenähtud põhimõtetele projektide rahastamine, mitterahastamine või projekti ettepaneku muutmise
ühiskomitee vajadus.
liikmed
2.6 Norra/EMP Korraldab ühiskomitee protokolli koostamise ning edastab osalejatele kommenteerimiseks. 2 nädala jooksul E-kiri
koordinaator peale ühiskomitee
kohtumise Sharepoint
toimumist is
2.7 Norra/EMP Peale protokolli kooskõlastamist osalejatega edastab lõpliku kinnitatud protokolli kõigile ühiskomitee liikmetele Hiljemalt 4 nädalat E-kiri
koordinaator teadmiseks. peale kohtumise
toimumist Sharepoint
Juhul kui päevakavas olid ka projekti ettepanekud, siis nende rahastamine või mitterahastamine saab kinnitatud is
koosoleku lõpliku kinnitatud protokolliga. Kui projekti ettepanekut on vaja muuta või täiendada, jätkub
kooskõlastamise protsess kirjalikult.
2.8 Norra/EMP Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul tehakse kahepoolsete suhete tööplaani (the Work Plan) kommentaare, 2 nädalat E-kiri
koordinaator edastab kommentaarid kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele teadmiseks võtmiseks.
Sharepoint
is
2.9 Norra/EMP Kui projekti ettepanekut on vajalik muuta või täiendada, suhtleb projekti ettepaneku esitajaga ja koordineerib Koosoleku-väliselt E-kiri
koordinaator ühiskomitee liikmete vahelist suhtlust. vastavalt
vajadusele Sharepoint
Peale projekti ettepaneku kinnitamist/ mittekinnitamist teavitab sellest projekti ettepaneku esitajat. mõistliku aja is
jooksul
37
2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste
muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele
Originaalpealkiri
2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride kirjelduste ja Norra_EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduste
muudatuste KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te meetme
Protsessipunkti punkt 1 kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra/EMP PO-de JKK-des ning EŠK RKÜ tegevusi EŠK
PO-de JKK-des ja RÜ töökorras tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks. Protsessipunkti punkt 2 kirjeldab RTK toetuste valdkonna
töökordade (sh. nende lisade) loomist ja muutmist.
RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi korrektse ja asjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et
programme rakendatakse vastavuses Norra/EMP rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped, Norra/EMP juhendid)
tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused. Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis
kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud,
siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.
EŠK RKÜ tagab rahaliste vahendite tõhusa ja korrektse kasutamise ning kehtivate õigusaktide, eelkõige riigiabi eeskirjade järgimise vastavalt EŠK
regulatsiooni artiklile 3.3.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. RÜ töökorra/PO JKK muutmise kooskõlastamine KA/RKA/RKÜ-ga
1.1 RA/RÜ/PO RÜ töökorra/PO JKK muudatused (va tehnilised muudatused) tuleb alati saata enne kinnitamist Vastavalt vajadusele E-kiri
kooskõlastusele KA-le/RKA-le/RKÜ-le. RE/Kliima meetmete protseduuride muudatused tuleb saata enne
kinnitamist kooskõlastusele TAOle.
RA töökorra muutmisel tuleb muudatused saata enne kinnitamist kooskõlastamiseks KA-le üksnes nende
töökorra protsesside muutmisel, kus RA täidab STS §-s 8 lõikes 2/ÜSS §-s 8 lõikes 2 toodud RÜ funktsioone
(nt finantskorrektsioonide tegemine) ja kui tegemist on rahastamisvahendi RA-ga.
Saadab nõutud RÜ töökorra või PO JKK muudatused KA/RKA/RTK/RKÜ TAO kontaktisikule (TAO teenuse
arendamise eksperdile struktuurivahendite ja RE/Kliima meetmete puhul ning Norra/EMP koordinaatorile Norra
/EMP puhul ja RKÜ programmi eksperdile EŠK puhul) enne töökorra või PO JKK kinnitamist e-kirja teel:
1) ülevaatliku selgituse (e-kirjas või memona), kus on kirjeldatud, mida muudetakse ja mis põhjustel;
2) töökorra või JKK versiooni, kus on selgelt välja toodud muudatused (kasutades MS Word funktsiooni „Tra
ck Changes“ või muud muudatuste eristamise viisi).
1.2 TAO teenuse arendamise Laeb kooskõlastamiseks esitatud materjalid Sharepointi vastava asutuse kataloogi või JIRA-sse ja edastab 2 tp Materjalid
ekspert (edaspidi töökorda lingi viitega materjalidele TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale, andmekorje/seire teemal RM Sharepointis/ lingid
de koordinaator)/ Norra RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks ja TMO-le määrates ühtlasi tähtaja kommentaaride viitega
/EMP koordinaator/ EŠK esitamiseks. materjalidele; JIRA
programmi ekspert task
1.3 TAO valdkonna ekspert Kontrollib esitatud materjale tuginedes KA/RKA/RKÜ poolt kehtestatud juhenditele ja annab oma 8 tp E-kiri ja
/jurist/riskijuhtimise ja vastutusvaldkonnas hinnangu, kas RÜ töökord või PO JKK vastab KA/RKA/RKÜ kehtestatud minimaalsetele kommentaarid
järelevalve talituse juhataja nõuetele. RE/Kliima meetmete korral kontrollib, kas töökord vastab vastava meetmete määrustele. Annab Sharepointis
/RM RO nõunik vastava tagasiside töökordade koordinaatorile/ Norra/EMP koordinaatorile/ EŠK programmi eksperdile.
1.4 Töökordade koordinaator/ Kui RÜ töökorras või PO JKK-s ei ole mõnda nõuet piisavalt arvestatud või ei ole võimalik RÜ töökorrale või 10 tp E-kiri
Norra/EMP koordinaator PO JKK-le kirjelduse järgi hinnangut anda, saadab RA/RÜ/PO-le e-kirja, tuues välja, mis vajab korrigeerimist
/EŠK programmi ekspert ning palub saata uuendatud töökorra või PO JKK. Juhul kui tagasiside ei ole võimalik 10 tööpäeva jooksul
anda (ennekõike suuremahuliste muudatuste korral), teavitab RA/RÜ/PO kontaktisikut orienteeruvast
tagasiside andmise ajast.
1.5 Töökordade koordinaator/ Uuendatud RÜ töökorra või PO JKK saamisel kontrollib KA/RKA/RKÜ/RTK tähelepanekutega arvestamist ise 10 tp JIRA task; E-kiri
Norra/EMP koordinaator või edastab uuendatud töökorra või PO JKK TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale/RM RO
/EŠK programmi ekspert nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks.
Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO suhelda TAO valdkonna eksperdi/juristi/talituse juhatajaga/RM RO nõunikuga.
Sellisel juhul informeerib valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse juhataja/RM RO nõunik töökordade
koordinaatorit/Norra/EMP koordinaatorit/EŠK programmi eksperti kommentaaridele vastamise seisust ning
annab teada sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud kommentaarid arvesse võtnud. EŠK korral menetlus jätkub
vastavalt punkti 1 alapunktile 1.7.
Kui esitatud töökord vastab kehtestatud KA/RTK minimaalsetele nõutele, saadab töökordade koordinaator e-
kirjaga KA/RTK kooskõlastuse (cc TAO juhataja) ning palub esitada KA-le/RTK-le kinnitatud uuendatud
tööprotseduuride kirjeldused.
1.6 Norra/EMP koordinaator Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKA kehtestatud AA-le hinnangu E-kiri
minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga RKA kooskõlastuse (cc TAO juhataja ja RKA juht) ning palub andmiseks vaja
esitada RKA-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK muudatuse minev aeg
teavituse.
Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edastab eelnevalt RKA ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA-
le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab olulisest
muudatusest ka FMO-d.
Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile1.4.
38
1.7 EŠK programmi ekspert Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKÜ kehtestatud 2 tp E-kiri
minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga RKÜ kooskõlastuse (cc TAO juhataja ja RKÜ juht) ning palub
esitada RKÜ-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK muudatuse
teavituse.
Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edastab eelnevalt RKÜ ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA-
le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab olulisest
muudatusest ka Šveitsi toetuste bürood.
Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.
1.8 Töökordade koordinaator/ Salvestab töökorra või PO JKK tööversiooni ning kinnitatud töökorra või PO JKK Sharepoint vastava asutuse 2 tp Dokumendid
Norra/EMP koordinaator/ kausta ning märgib kooskõlastuse kuupäeva PlanPro-sse ja JIRA-sse. Sharepointis;
EŠK programmi ekspert kanded JIRAs ja
PlanPros
2. RTK toetuste valdkonna töökordade (edaspidi RTK töökordade) loomine ja muutmine
2.1 Muudatuse algataja Teavitab TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikut e-kirja teel RTK töökorra või töökorra lisa loomise Vajaduse korral E-kiri
/muutmise vajadusest ja lisab vastava põhjenduse.
2.2 TAO teenuse disaini Hindab RTK töökorra/töökorra lisa muutmise vajadust. Vajadusel konsulteerib TAO teenuse disaini talituse 2 tp jooksul E-kiri; Tööülesanne
talituse ärianalüütik juhatajaga. JIRA-s
1) Kui RTK töökord/töökorra lisa vajab muutmist, siis loob JIRA taski ja teavitab sellest TAO/ TRO OJ-t e-kirja
teel ja palub määrata kontaktisikud RTK töökorra/ töökorra lisa muutmiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2
alapunktile 2.3.
2) Kui RTK töökord/töökorra lisa ei vaja muutmist, siis annab tagasisidet muudatuse algatajale, et RTK
töökorda/töökorra lisa ei ava muutmiseks ja lisab selgituse.
2.3 TAO/TRO OJ Määrab TAO/TRO isikud RTK töökorra/töökorra lisa muutmiseks. 3 tp jooksul E-kiri
2.4 TAO teenuse disaini Saadab teavituse RTK kvaliteedijuhile RTK töökorra või töökorra lisa töölehe ettevalmistamiseks Confluences. 3 tp jooksul E-kiri
talituse ärianalüütik
2.5 RTK kvaliteedijuht Vajaduse korral valmistab ette uue töölehe Confluences RTK töökorra/ töökorra lisa jaoks ning saadab 2 tp jooksul RTK töökorra
Confluence lingi TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikule. /töökorra lisa
tööleht
Confluences; E-kiri
2.6 TAO teenuse disaini Valmistab ette RTK töökorra/töökorra lisa Confluences/Sharepointis. Korraldab koosolekud kaasates punkti 2 Tööülesandes RTK töökorra
talituse ärianalüütik alapunktis 2.3 määratud isikud ning RTK toetuste valdkonna protsesside omanikud. Vajadusel kaasab määratud tähtajaks /töökorra lisa
eksperte ja RM RO esindajad töösse. tööversioon
Confluences
Saadab RTK töökorra/töökorra lisa JIRA kaudu kommenteerimiseks punkti 2 alapunktis 2.3 määratud isikutele, /Sharepointis; JIRA
TAO/TRO TJ-le ning teadmiseks TAO/TRO OJ-le. Vajaduse korral saadab RTK töökorra/töökorra lisa RM RO- tööülesanne; E-kiri
le kommenteerimiseks.
Confluence tehniliste küsimuste korral pöördub RTK kvaliteedijuhi poole.
2.7 TAO/TRO esindajad/RTK Kommenteerivad RTK töökorda/töökorra lisasid Confluence/Sharepoint keskkonnas. Üldjuhul 5 tp jooksul Kommenteeritud
toetuste valdkonna või JIRA RTK töökord/
protsesside töörühm tööülesandes töökorra lisad
/Kaasatud eksperdid/vajad määratud tähtajaks Confluence
usel RM RO /Sharepoint
keskkonnas
2.8 TAO teenuse disaini a) Täiendab RTK töökorda ja töökorra lisasid kommentaaride alusel. Edastab RTK töökorra/töökorra lisa TAO Üldjuhul 2 tp jooksul; Täiendatud RTK
talituse ärianalüütik töökordade koordinaatorile KA/RKA/RKÜ/RTK poolseks kommenteerimiseks. Juhul, kui RTK TPK sisaldab menetlus pikeneb, kui töökord Confluence
Norra/EMP protsesside muudatusi, siis saadab RTK TPK teadmiseks Norra/EMP koordinaatorile ja juhul, kui on vaja kaasata /Sharepoint
see sisaldab EŠK protsesside muudatusi, siis saadab teadmiseks EŠK programmi eksperdile ja menetlus toetuste valdkonna keskkonnas; E-kiri
jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. protsesside töörühm
b) Vajadusel teeb vajalikud parandused RTK töökorras/ töökorra lisas KA/RKA/RKÜ/RTK kommentaaride järgi
(sh kaasab vajadusel toetuste valdkonna protsesside töörühma).
c) Kui väljatöötamisel on RTK töökord, siis edastab töökorra lõppversiooni RTK kvaliteedijuhile RTK töökorra
kinnitamise korraldamiseks saates RTK töökorra Confluence lingi/ töökorra ja menetlus jätkub vastavalt punkti
2 alapunktile 2.9.
d) Kui väljatöötamisel on RTK töökorra lisa, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.14.
2.9 RTK kvaliteedijuht Valmistab ette RTK töökorra kinnitamiseks ja algatab vastava DHS töövoo RTK töökorra kooskõlastamiseks ja 2 tp jooksul Töövoog DHS-s
kinnitamiseks.
2. RTK OJ-d/ KA/RKA juht Kooskõlastavad RTK töökorra muudatuse DHS-s. 2 tp jooksul Kooskõlastused
10 DHS-s
2. RTK peadirektor Kinnitab RTK töökorra DHS-s. 2 tp jooksul Kinnitatud RTK
11 töökord DHS-s
2. RTK kvaliteedijuht Edastab kinnitatud RTK töökorra lingi teadmiseks TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikule. 1 tp jooksul E-kiri
12
2. TAO teenuse disaini Saadab teavituse RTK töökorra muudatusest TRO/TAO/TMO listi ja teavitab teisi seotud osapooli RTK Koheselt pärast E-kiri
13 talituse ärianalüütik töökorra muudatusest. teavituse saamist
2. TAO teenuse disaini Valmistab ette RTK töökorra lisa (sh. märgib juurde lisa versiooni jrk. numbri) ja kaaskirja DHS-s kinnitamiseks 2 tp jooksul E-kiri
14 talituse ärianalüütik ning edastab dokumendid DHO dokumendihalduse spetsialistile.
2. DHO dokumendihalduse Algatab töövoo DHS-s RTK töökorra lisa kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. 1 tp jooksul DHS töövoog
15 spetsialist
2. RTK TRO/TAO talituste Kooskõlastavad DHS-s RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 5 tp jooksul Kooskõlastatud
16 juhatajad RTK töökorra lisa
DHS-s
2. TAO/TRO OJ Kinnitab RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 2 tp jooksul Kinnitatud RTK
17 töökorra lisa DHS-s
39
2. TAO teenuse disaini Salvestab RTK töökorra lisa serverikettale (X:\Yld) protseduuride kausta ja laeb üles kinnitatud RTK töökorra 1 tp jooksul RTK töökorra lisa
18 talituse ärianalüütik lisa RTK töökordade Confluence lehele. X kettal ja RTK
töökorra lisa
Confluence lehel.
2. TAO teenuse disaini Saadab teavituse RTK töökorra lisa kinnitamise kohta TAO/TRO listi ja vajadusel teistele osapooltele. 1 tp jooksul E-kiri
19 talituse ärianalüütikut.
40
2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine
Antud protsess kohaldub nende toetusmeetmetega seotud projektide dokumentide säilitamiseks, millele kohaldub TPK (sh. Norra/EMP
finantsmehhanismile ja EŠK-le).
Perioodi 2014-2020 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35 lõikele 1 (ÜSM_2013 art 140) neli aastat, alates selle
aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus
õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg.
Perioodi 2021-2027 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt ÜSS § 18 lõikele 1 (ÜSM_2021 art 82 lõige 1) viis aastat TS-le
tehtud lõppmakse tegemise aasta 31. detsembrist arvates, välja arvatud juhul, kui riigiabi reeglitest tuleneb teisiti.
ÜGEM artikkel 12 „Järelevalve“ lõike 1 alusel säilitavad liikmesriigid üksikasjalikud andmed koos teabe ja vajalike lisadokumentidega kümme aastat alates
kuupäevast, mil sihtotstarbeline üksikabi anti või mil anti abikava kohaselt viimane abi.
Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid
antakse peale säilitamistähtaega üle Rahvusarhiivile.
Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta
lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid
ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohuslane säilitama
seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt.
Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste
kohaselt vähemalt 3 aastat pärast viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt.
RE/Kliima meetmete rakendamisega seotud dokumente säilitab RTK vastavalt TPK protsessides ette nähtud korrale ja RTK teabehalduse korrale ning TS-
d vastavalt meetmete määrustele.
Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja
jooksul.
KA liikmesriigi ülesannetes kasutab süsteeme ja menetlusi, millega tagatakse vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lisa XIII kohase kontrolljälje jaoks nõutavate
dokumentide hoidmine vastavalt sama määruse artiklis 82 sätestatud nõuetele.
EŠK korral RKÜ tagab, et programmi dokumente säilitatakse 10 aastat pärast toetusmeetme lõppemist regulatsiooni artikli 4.15 järgi. Eestis on planeeritud
rakendada EŠK toetusmeetmed hiljemalt 31.12.2027 ning EŠK dokumentide säilitamiskohustus on kuni 31.12.2038.
RTK peab säilitama toetuste valdkonna dokumendid vastavalt RTK teabehalduse korrale.
41
2.1.10 Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi toetusmeetme
juhtkomitee ja taotluste hindamise komitee asutamine
Antud protsess 2.1.10 kohaldub EŠK programmile. Eesti võib moodustada EŠK programmi projektide või programmkomponentide valikuprotsessi
korraldamiseks riikliku komitee vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.5 "Nõuandekomiteed". EŠK programmi voorude raames viib läbi taotluste hindamise
taotluste hindamise komitee EŠK programmi regulatsiooni artikli 4.5 "Nõuandekomiteed" ja 4.6 "Taotlusvoorud" järgi.
RKÜ asutab EŠK toetusmeetme juhtkomitee vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.11 "Toetusmeetme juhtkomitee" iga toetusmeetme jaoks (välja arvatud
tehniline abi). Toetusmeetme juhtkomitee kinnitab programmikomponendid ning teeb järelevalvet rakendamise edusammude üle ning kinnitab
toetusmeetme muudatused kooskõlas EŠK regulatsiooniga. "Toetusmeetme juhtkomitee" koosseis ja hääleõigused määratakse toetusmeetme lepingus.
Toetusmeetme juhtkomitee tuleb kokku vähemalt kord aastas. Erandjuhtudel ja juhtkomiteede vahel võib toetusmeetme juhtkomitee koosoleku
korraldamiseks kasutada kirjalikku menetlust. Toetusmeetme juhtkomitee sekretär korraldab ja protokollib koosolekuid vastavalt EŠK regulatsiooni artikli
4.11 lg 7.
Jrk Ametinimetus Tegevus Tähtaeg Kontroll-
jälg
1. EŠK toetusmeetme juhtkomitee/ taotluste hindamise komitee (edaspidi komitee) asutamine ja komitee koosoleku korraldamine
1.1 EŠK programmi Valmistab ette kirja eelnõu PO-dele ja Šveitsi toetuste büroole DHS-s ja EŠK toetusmeetme juhtkomitee Kirja eelnõu
ekspert palub kirjas määrata PO-l komitee liikmed ning palub Šveitsi toetuse bürool asutamise korral 10 tp jooksul pärast DHS-s
määrata vaatleja. Seadistab DHS töövoo kirja eelnõu kooskõlastamiseks toetusmeetme lepingu allkirjastamist;
TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale ja Taotluste hindamise komitee asutamine
allkirjastamiseks TAO OJ-le. TAT-s ette nähtud tähtajaks
1.2 TAO piiriülese Kooskõlastab kirja. 2 tp Kooskõlastatud
koostöö kiri DHS-s
programmide
talituse juhataja
1.3 TAO osakonna Allkirjastab kirja. 2 tp Allkirjastatud
juhataja kiri DHS-s
1.4 PO-d/ Šveitsi PO määrab komitee liikmed. Šveitsi toetuse büroo määrab vaatleja. 10 tp Vastuskirjad
toetuse büroo registreeritud
DHS-s
1.5 EŠK programmi Koostab komitee käskkirja eelnõu. Saadab käskkirja eelnõu TAO talituse 5 tp E-kiri
ekspert juristile kommenteerimiseks.
1.6 TAO talituse jurist Kommenteerib komitee käskkirja eelnõud. 5 tp E-kiri
1.7 EŠK programmi Täiendab komitee käskkirja eelnõud ja lisab käskkirja eelnõu DHS-i. 2 tp Käskkirja
ekspert Seadistab DHS töövoo kooskõlastamiseks TAO talituse juristile, TAO eelnõu DHS-s
piiriülese koostöö programmide talituse TJ-le, TAO OJ-le ning
allkirjastamiseks RKÜ juhile.
1.8 TAO talituse Kooskõlastavad komitee käskkirja eelnõu. 5 tp Kooskõlastatud
jurist, TAO käskkiri DHS-s
piiriülese koostöö
programmide
talituse juhataja,
TAO OJ
1.9 RKÜ juht Allkirjastab komitee käskkirja. 2 tp Digitaalselt
allkirjastatud
käskkiri DHS-s
1.10 EŠK programmi Salvestab allkirjastatud komitee käskkirja X kettale EŠK programmi kausta. 2 tp Komitee
ekspert Saadab käskkirja teadmiseks komitee liikmetele. käskkiri X
kettal EŠK
programmi
kaustas; E-kiri
1.11 Komitee sekretär Korraldab komitee koosoleku saates kutse ja dokumendid enne koosoleku EŠK toetusmeetme juhtkomitee korral Komitee
toimumist komitee liikmetele. hiljemalt 10 tp enne koosolekut; koosoleku
Taotluste hindamise komitee korral dokumendid X
hiljemalt 5 tp enne koosolekut kettal EŠK
programmi
kaustas
1.12 RKÜ poolt Juhib komitee koosolekut. Komitee koosoleku päeval RKÜ esimees
määratud esimees märgitud
koosoleku
kutses
1.13 Komitee liikmed Osalevad komitee koosolekul. Taotluste hindamise komitee liikmed hindavad Komitee koosoleku päeval Kinnitatud
ja kinnitavad ennetavalt taotlusvoorude dokumentatsiooni (sh taotlusvoorude
valikukriteeriumid) ning tagantjärele hindavad ja kinnitavad korraldatud dokumentatsio
valikuprotsessi EŠK regulatsiooni artikkel 4.5 järgi. on; Kinnitatud
valikuprotsess
42
1.14 Komitee sekretär Protokollib komitee koosoleku ja edastab protokolli kõigile komitee liikmetele Hiljemalt 5 tp jooksul pärast koosolekut Protokolli
kommenteerimiseks. kavand
Confluences;
E-kiri
1.15 Komitee liikmed Kommenteerivad komitee koosoleku protokolli. Hiljemalt 10 tp jooksul protokolli Kommenteeritu
/vaatleja saamisest d protokoll; E-
kirjad
1.16 Komitee sekretär Koostab lõplikult vormistatud protokolli ja edastab selle kõigile komitee Lõplikult vormistatud protokolli edastab E-kiri
liikmetele. Edastab vajadusel taotluse hindamise aruande Šveitsi toetuse komitee liikmetele hiljemalt 20 tp jooksul
büroole teadmiseks. pärast koosolekut; taotluse hindamise
aruande esitab 20 tp jooksul infopäringu
saamisest
43
2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK
toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu
ettevalmistamine
Protsessi punkti 1 eesmärgiks on kirjeldada EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamist vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.7. Protsessi
punkti 2 eesmärgiks on kirjeldada EŠK programmi toetusmeetme lepingu ettevalmistamise protsessi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklitele 4.8. EŠK
toetusmeetme leping on pädevate asutuste ja vajaduse korral täiendavate lepingupoolte leping toetusmeetme rakendamise kohta (nagu on määratletud
raamkokkuleppes). Toetusmeetme leping sõlmitakse RKÜ ning asjakohasel juhul Šveitsi Arengu- ja Koostööameti või Riikliku Majandusasjade
Sekretariaadi ning vajaduse korral täiendavate lepingupoolte vahel. Protsessi punkti 3 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas RKÜ sõlmib toetusmeetme
lepingu alusel toetusmeetme rakendamise lepingu elluviiva asutusega ning vajaduse ja sellekohase soovi korral vahendusasutusega (v.a tehnilise abi
puhul) vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.9. Toetusmeetme rakendamise lepingus sätestatakse toetuse andmise tingimused ning asjaomaste poolte
ülesanded ja kohustused.
1. EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamine
Iga kindlaks määratud toetusmeetme kohta koostatakse toetusmeetme taotlus, kasutades Šveitsi esitatud vormi. Toetusmeetme taotlused esitatakse Šveitsi toetuste
büroole. Iga toetusmeetme kiidab kõigepealt heaks partnerriik ja seejärel Šveits. Esimese etapi taotluses kirjeldatakse põhiliselt toetusmeetme üldist raamistikku ja selle
üldist ülesehitust. Teise etapi taotlus sisaldab üksikasjalikku teavet toetusmeetme eesmärkide ja ulatuse ning nende saavutamiseks vajalike protsesside ja ressursside
kohta.
1.1 EŠK programmi Saadab PO-le I etapi toetusmeetme taotluse vormi, mis on Šveitsi poolt ette Hiljemalt 2024.a alguses E-kiri
ekspert antud.
1.2 PO Koostab toetusmeetme kohta I etapi toetusmeetme taotluse, kasutades 5 kuu jooksul E-kiri
Šveitsi esitatud vormi, suhtleb taotluse täitmiseks Šveitsi toetuste bürooga ja s
aadab taotluse RKÜ-le.
1.3 EŠK programmi Tutvub I etapi toetusmeetme taotlusega ja edastab selle RM RO-le 5 tp E-kiri
ekspert kommenteerimiseks.
1.4 RM RO Kommenteerib I etapi toetusmeetme taotlust. 5 tp Kommenteeritud
toetusmeetme taotlus
1.5 EŠK programmi Edastab parandusettepanekud I etapi toetusmeetme taotluse kohta PO-le. 5 tp E-kiri
ekspert
1.6 PO Parandab I etapi toetusmeetme taotlust ja saadab selle RKÜ-le. 10 tp E-kiri
1.7 EŠK programmi Veendub, et PO on I etapi toetusmeetme taotlust täiendanud vastavalt I etapi taotlus esitatud hiljemalt DHS kaudu edastatud I
ekspert parandusettepanekutele ning seadistab DHS-i töövoo taotluse 2024.a I poolaastal etapi toetusmeetme
kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks. taotlus
1.8 RKÜ juht Allkirjastab I etapi toetusmeetme taotluse. 2 tp Allkirjastatud I etapi
toetusmeetme taotlus
DHS-s
1.9 EŠK programmi Edastab toetusmeetme taotluse DHS-i kaudu Šveitsi toetuste büroole. 2p E-kiri salvestatud EŠK
ekspert programmi kaustas X
kettal
1. Šveitsi toetuste Esitab vajadusel parandusettepanekud I etapi toetusmeetme taotluse kohta ja Vajaduse korral 1 kuu jooksul E-kiri
10 büroo või täiendavad tingimused.
1. EŠK programmi Annab PO-dele ülesande täita ja esitada II etapi toetusmeetme taotluse Hiljemalt 2024.a II poolaastal E-kiri
11 ekspert taotlusvorm ning võtta Šveitsi toetuste büroo poolt esitatud tingimusi arvesse
selle täitmisel.
1. PO Suhtleb taotluse täitmiseks ja täiendamiseks Šveitsi toetuste bürooga ning 80 tp jooksul E-kiri
12 esitab II etapi toetusmeetme taotluse RKÜ-le.
1. EŠK programmi Kontrollib, kas toetusmeetme taotlus on täidetud vastavalt vormile ja saadab 5 tp E-kiri
13 ekspert parandusettepanekud PO-le.
1. PO Parandab II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab parandatud II etapi 10 tp E-kiri
14 toetusmeetme taotluse RKÜ-le.
1. EŠK programmi Saadab II etapi toetusmeetme taotluse kommenteerimiseks RM RO-le. 10 tp E-kiri
15 ekspert
1. RM RO Tutvub taotlusega ja esitab kommentaarid II etapi toetusmeetme taotlusele. 10 tp E-kiri
16
1. EŠK programmi Edastab RM RO kommentaarid PO-le. 2 tp E-kiri
17 ekspert
1. PO Parandab II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab toetusmeetme taotluse 10 tp E-kiri
18 lõppversiooni EŠK programmi eksperdile.
44
1. EŠK programmi Kontrollib üle, kas toetusmeetme taotlus vastab nõuetele. Juhul, kui taotlusel 5 tp II etapi toetusmeetme
19 ekspert on puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või taotlus DHS-s; E-kiri
ligipääsetavuse edendamisega, siis vajadusel saadab taotluse
kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele e-
kirja teel, kes kommenteerib 5 tp jooksul. [1]
Loob DHS-s toetusmeetme taotluse allkirjastamiseks töövoo AK märkega
AvTS § 35 lg 2 p.2. , sh. lisab partnerriigi kinnituse, et esimese etapi
tingimused on nende olemasolul täidetud.
1. RKÜ juht Allkirjastab II etapi toetusmeetme taotluse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud II etapi
20 toetusmeetme taotlus
DHS-s
1. EŠK programmi Saadab Šveitsi toetuste büroole lõpliku täidetud toetusmeetme taotluse vormi. Enne 2024.a lõppu E-kiri Šveitsi toetuste
21 ekspert II etapi toetusmeetme taotluse esitamisel lisab partnerriigi kinnituse, et büroole registreeritud
esimese etapi tingimused on nende olemasolul täidetud. Saadab koopia RM DHS-s; Toetusmeetme
RO-le. taotlus EŠK programmi
kaustas X kettal
1. Šveitsi toetuse Menetleb II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab vajaduse korral oma Vastavalt vajadusele Kiri DHS-s
22 büroo tingimused selle täiendamiseks EŠK programmi eksperdile. Juhul, kui esitab
tingimused toetusmeetme taotluse parandamiseks jätkub menetlus vastavalt
punkti 1 alapunktile 1.11.
2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu ettevalmistamise protsess
Iga EŠK programmi toetusmeetme lepingu RKÜ valmistab ette vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.8.
2. EŠK programmi Valmistab ette toetusmeetme lepingu kavandi Šveitsi esitatud vormi alusel ja 2 tp jooksul pärast toetusmeetme Toetusmeetme lepingu
1. ekspert saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile. Võtab arvesse lõplikult heaks kiitmist Šveitsi kavand Sharepointis, E-
toetusmeetme taotluse sisu ja Šveitsi esitatud tingimusi. Vajadusel poolt kiri
konsulteerib PO-dega.
2.2 TAO talituse jurist Kommenteerib toetusmeetme lepingu kavandit. Puuduste korral lisab 2 tp E-kiri; Kommenteeritud
kommentaarid toetusmeetme lepingu kavandisse ning teavitab EŠK toetusmeetme lepingu
programmi eksperti. kavand Sharepointis
2.3 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme lepingu kavandit. Saadab toetusmeetme lepingu 2 tp E-kiri
ekspert kavandi teistele osapooltele kooskõlastamiseks.
2.4 Toetusmeetme Kommenteerivad toetusmeetme lepingu kavandit ja esitavad kommentaarid 5 tp E-kiri
lepingu osapooled EŠK programmi eksperdile.
2.5 EŠK programmi Tutvub kommentaaridega ja täiendab toetusmeetme lepingu kavandit. 2 tp E-kiri
ekspert Edastab toetusmeetme lepingu kavandi Šveitsi toetuste büroole
kommenteerimiseks.
2.6 Šveitsi toetuste Kommenteerib toetusmeetme lepingu kavandit ja edastab oma kommentaarid 5 tp E-kiri
büroo EŠK programmi eksperdile.
2.7 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme lepingu kavandit, et see vastaks nõuetele ja laeb 3 tp Toetusmeetme lepingu
ekspert selle üles DHS-i. kavand DHS-s
2.8 TAO talituse jurist/ Kooskõlastavad toetusmeetme lepingu kavandi DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud
TAO piiriülese toetusmeetme lepingu
koostöö kavand DHS-s
programmide
korraldamise
talituse TJ/TAO OJ
2.9 EŠK programmi Korraldab toetusmeetme lepingu allkirjastamise lepingu osapoolte poolt Šveitsi toetuste bürooga kokku
ekspert vastavalt nõuetele koostöös Šveitsi toetuste bürooga. lepitud ajal; vormistamine Allkirjastatud
hiljemalt 2 kuu jooksul pärast toetusmeetme leping
2. RKÜ juht/Šveitsi Allkirjastavad toetusmeetme lepingu. seda, kui Šveits on
10 esindaja toetusmeetme lõplikult heaks
kiitnud.
2. EŠK programmi Korraldab allkirjastatud lepingu üles laadimise DHS-i. 1 tp Allkirjastatud leping
11 ekspert DHS-s
2. EŠK programmi Salvestab toetusmeetme lepingu EŠK programmi kausta. 2 tp Toetusmeetme leping X
12 ekspert kettal EŠK programmi
kaustas
3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine
3.1 EŠK programmi Valmistab ette toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi Confluences ja Vastavalt vajadusele Toetusmeetme
ekspert saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile. Võtab arvesse rakendamise lepingu
toetusmeetme lepingu sisu ja toetuse andmise tingimusi. kavand Confluences; E-
kiri
3.2 TAO talituse jurist Puuduste korral lisab kommentaarid toetusmeetme rakendamise lepingu 5 tp Kommenteeritud
kavandisse ning teavitab EŠK programmi eksperti. toetusmeetme
rakendamise lepingu
kavand Confluences
45
3.3 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit. Saadab e-kirja teel 2 tp Täiendatud
ekspert toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi kommenteerimiseks PO-le kui toetusmeetme
elluviivale asutusele ja teistele Eesti osapooltele. rakendamise lepingu
kavand Confluences; E-
kiri
3.4 Toetusmeetme Kommenteerivad toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit Confluences. 5 tp Kommenteeritud
rakendamise toetusmeetme
lepingu Eesti rakendamise lepingu
osapooled ja PO kavand Confluences; E-
kiri
3.5 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit. Loob töövoo DHS-s 5 tp Toetusmeetme
ekspert toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi lõppversiooni kooskõlastamiseks rakendamise lepingu
ja allkirjastamiseks. kavandi töövoog DHS-s
3.6 TAO talituse jurist/ Kooskõlastavad toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud
TAO piiriülese toetusmeetme lepingu
koostöö kavandi DHS-s
programmide
korraldamise
talituse TJ/ TAO OJ
3.7 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme rakendamise lepingu DHS-s. 2 tp Allkirjastatud leping
DHS-s
3.8 EŠK programmi Korraldab toetusmeetme rakendamise lepingu allkirjastamise elluviiva asutuse 1 kuu jooksul E-kirjad
ekspert ja vajadusel teiste lepingu osapooletega.
3.9 Elluviiv asutus ja Allkirjastavad toetusmeetme rakendamise lepingu. 2 tp Osapoolte allkirjadega
vajadusel teised toetusmeetme
lepingu osapooled rakendamise leping
3. EŠK programmi Laeb üles DHS-i toetusmeetme rakendamise lepingu ja kõik selle lisad. 2 tp Toetusmeetme
10 ekspert rakendamise leping
koos lisadega DHS-s
[1] ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskuse kontaktandmed: https://kompetentsikeskus.sm.ee/et/kontakt.
46
2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD
PROTSESSID
2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve
protsess ning koolitustegevus
2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK TA meetme MT menetlus ja
finantsaruandlus
2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess
2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja
kontrollimise protsess
2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega
tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess
2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning
väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess
2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess
2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess
2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess
2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess
2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess
2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess
47
2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess
delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku
kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning
koolitustegevus
SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada
kindlust juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimivuse kohta.
Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli 5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja
kontrollisüsteemid on vastavuses regulatsiooniga.
EŠK kontekstis antud protsessiga täidetakse EŠK rakendamise määruse 3. peatüki artikli 3.1. "Üldsätted" sätestatud kohustust tagades, et juhtimis- ja
kontrollisüsteemid on vastavuses EŠK regulatsiooniga. EŠK RKÜ kasutab võimalikust või tegelikust rikkumisest teatamiseks Šveitsi toetuste büroo poolt
esitatud teatamisvormi ning rikkumisjuhtumitest teavitab RKÜ Šveitsi toetuste bürood kvartaalselt vastavalt EŠK rakendamise määruse artiklile 11.3.
Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on administratsiooni ja TS-te kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani
koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja TS-te kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke
koolitus- ja arendustegevusi, mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse.
Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA/RKA/EŠK RKÜ töötajad hoolimata osakonnast.
Antud protsessipunkti alapunkt 1 ja alapunkt 2 kohalduvad perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite, EŠK ning Norra/EMP
toetusskeemidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. SV ja Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüside koostamine
1.1 TAO valdkonna ekspert/talituse juhataja Pärast aruandlusaasta lõppu 30. juunil alustab materjalide koondamist iga-aastase Jooksvalt Materjalid
struktuurivahendite, Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi toimivus-
(edaspidi toimivusanalüüs) ja kontrollide aastaaruande koostamiseks. analüüsiks
Toimivusanalüüs on aluseks protsessipunktis 2.2.3 nimetatud kontrollide koondatud
aastaaruande koostamiseks. Sharepointi
1.2 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi Uuendab toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos ajakavaga algavaks 31. august Uuendatud
toimivusanalüüsi koordinaator) järelevalvetsükliks, milles määratleb toimivusanalüüsi koostamise detailse ajakava, toimivus-
vajaliku sisendmaterjali loetelu ning analüüsitavad teemad. Kooskõlastab analüüsi
põhimõtted ja ajakava TAO juhatajaga. Vastavalt ajakavale loob toimivusanalüüsi koostamise
projektiplaani JIRA-sse. põhimõtted ja
ajakava,
*EŠK administratsiooni esimese toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos projektiplaan
ajakavaga järelevalvetsükliks esitab TAO juhatajale kooskõlastamiseks hiljemalt 31. JIRA-s
augustil 2024. Seni kuni EŠK toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted pole
kinnitatud, on järelevalve kontrolli ulatus 100%.
1.3 Toimivusanalüüsi koordinaator Loob toimivusanalüüsi kirjutamiseks keskkonna. Kokkulepitud Koosoleku
tähtpäeval kutse;
keskkond
toimivusanalü
üsi
kirjutamiseks
Sharepointis
1.4 TAO valdkonna ekspert/rikkumiste tagastuste valdkonnas Analüüsib aruandlusperioodil 01.07.-30.06. toimunud arenguid valdkonnas 31. detsember Analüüsi
TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja vastavalt toimivusanalüüsis kokku lepitud põhimõtetele, tuues välja KA/RKA/EŠK kinnitatakse eelnõu tulemused
järelevalve ekspert (maksete kontrollija)/ TAO riskijuhtimise RKÜ poolsed tegevused parendamiseks. Perioodi 2014-2020 SV analüüs hõlmab projekt; (sh.
ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert (edaspidi ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 ja abifondi rakenduskava tööülesanded
järelevalve riskiekspert)/ TAO teenuse disaini talituse 2014-2020. Norra/EMP finantsmehhanismi (2014-2021) analüüs koostatakse eraldi 28. veebruar JIRA-s)
juhataja/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert dokumendina. EŠK analüüs koostatakse eraldi dokumendina. kinnitatakse lõplik
versioon. [2] Põhj
Kajastab analüüsi tulemused JIRA-s. endatud juhtudel
võivad Norra/EMP
toimivusanalüüsi
tähtajad olla
hilisemad
1.5 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/ Vahendab informatsiooni toimivusanalüüsi koostamiseks vajaliku sisendmaterjali Jooksvalt Info JIRA-s
EŠK programmi ekspert osas. Koondab sisendmaterjaliks olevad dokumendid toimivusanalüüsi Sharepointi edastatud
leheküljele, info materjalide osas JIRA-sse ning edastab selle kohta informatsiooni
valdkonna ekspertidele.
1.6 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve Sisestab valminud analüüsi toimivusanalüüsi Sharepointi lehekülgedele 31. detsember Toimivusanal
talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/ järelevalve vastavatesse peatükkidesse. üüs
ekspert (maksete kontrollija)/TAO teenuse disaini talituse 28. veebruariks Sharepointis
juhataja vajadusel täiendatud
täiendatakse
Põhjendatud juhtudel
võivad Norra/EMP
toimivusanalüüsi
tähtajad olla
hilisemad
48
1.7 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Vaatab üle ja ühtlustab ekspertide poolt lisatud info ning vajadusel annab Jooksvalt/ osapoolte Toimivusanal
/EŠK programmi ekspert tagasiside täiendamist vajavate punktide osas. vaheline üüsi info
kokkulepitud tähtaeg Sharepointis
ühtlustatud
1.8 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Edastab toimivusanalüüsi eelnõu projekti teadmiseks TMO juhatajale. Norra/EMP 28. veebruar lõplik E-kiri
/EŠK programmi ekspert koordinaator edastab Norra/EMP toimivusanalüüsi eelnõu projekti teadmiseks RKA versioon Põhjendatud toimivusanalü
juhatajale. juhtudel võivad Norra üsiga
/EMP
toimivusanalüüsi
tähtajad olla
hilisemad.
1.9 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Edastab toimivusanalüüsi eelnõu projekti kommenteerimiseks TAO juhatajale. 2 tp E-kiri
/EŠK programmi ekspert toimivusanalü
üsiga
1. TAO juhataja Annab e-kirja teel või kohtumisel tagasisidet toimivusanalüüsi ja kavandatavatele 5 tp E-kiri
10 tegevustele. kommenteerit
ud failiga
1. Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Viib vajadusel sisse TAO juhataja/RKA juhi poolt tehtud parandusettepanekud ning 5 tp E-kiri
11 /EŠK programmi ekspert vormistab toimivusanalüüsi allkirjastamiseks, lisades dokumendi lisaks ka parandatud
toimivusanalüüsi koostamise aluseks olevad põhimõtted ning edastab seejärel toimivusanalü
kooskõlastamiseks TAO juhatajale ja allkirjastamiseks KA juhile/RKA juhile/EŠK üsiga;
RKÜ juhile. Toimivusanal
üüsi töövoog
DHS-s
1. KA juht/RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab toimivusanalüüsi lõpliku versiooni digitaalselt. 3 tp Toimivusanal
12 üüs allkirjasta
tud
1. Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator Salvestab allkirjastatud toimivusanalüüsi JIRA-sse, Sharepointi ning edastab 10 tp Allkirjastatud
13 /EŠK programmi ekspert informatsiooniks TMO ja TRO juhatajatele, TAO talituste juhtidele ja ekspertidele, toimivus-
RM RO-le ja AA-le. analüüs JIRA-
s ning
Sharepointis
1. Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Viib läbi planeeritud järelevalvetegevused vastavalt toimivusanalüüsi tegevuskavas 10 tp JIRA-s
14 valdkonna töötaja. toodud ajakavale. Jälgib JIRA-s järelevalve tegevuste täitmist ja märgib täidetud järelevalve
ülesanded lõpetatuks. Lisab tõendusmaterjalid JIRA-sse või vastavasse tegevused
ühiskasutatavasse kausta. täidetud
2. SV ja Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimine
2.1 Toimivusanalüüsi koordinaator Algatab toimivusanalüüsis kavandatud järelevalvetegevuste täitmise Jooksvalt kuid mitte Vahekokkuvõt
vahekokkuvõtte koostamise kaks korda aastas, mille eesmärgiks on täpsustada hiljem kui 1. mai ja 1. et käsitlev
järelevalvetegevusi jooksva kalendriaasta teiseks poolaastaks. Loob november dokument
vahekokkuvõtet käsitleva dokumendi Sharepointis. Sharepointis
2.2 Toimivusanalüüsi koordinaator Informeerib toimivusanalüüsiga seotud TAO eksperte ja talituse juhatajaid 2 tp E-kiri; teated
tegevuskava tegevuste muutmise ajakavast ja võimalikest täiendavatest JIRA-s
sisendmaterjalidest e-kirja teel või JIRA kaudu.
2.3 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve Koostab vahekokkuvõtte toimivusanalüüsi täitmisest vastavas valdkonnas. Esitab 20 tp Vahekokkuvõt
talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/ järelevalve vajadusel täiendavaid järelevalvetegevusi või täpsustab varasemaid seatud e toimivus-
ekspert (maksete kontrollija)/TAO teenuse disaini talituse tähtaegu. Salvestab vahekokkuvõtte Sharepointis. analüüsi
juhataja/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert täitmisest
Sharepointis
2.4 Toimivusanalüüsi koordinaator Ühtlustab tehtud vahekokkuvõtte ning esitab selle kommenteerimiseks TAO 5 tp Vahekokkuvõt
juhatajale. e ühtlustatud
2.5 Toimivusanalüüsi koordinaator Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt tehtud parandusettepanekud ning 3 tp Vahekokkuvõt
vormistab vahekokkuvõtte kinnitamiseks ning edastab seejärel kinnitamiseks TAO e koostatud
juhatajale.
2.6 TAO juhataja Kinnitab vahekokkuvõtte. Hiljemalt määratud Vahekokkuvõt
tähtajaks 15. juuni; e kinnitatud
15. november JIRA-s
2.7 Toimivusanalüüsi koordinaator Salvestab kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte Sharepointi ning edastab 5 tp Kinnitatud
informatsiooniks seotud TAO ekspertidele ja talituse juhatajatele, TMO ja TRO toimivus-
juhatajatele ning RM RO-le. Uuendab tegevuskava info JIRA-s. Norra/EMP ja analüüsi
EŠK administratsiooni kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte edastab AA-le. vahekokkuvõt
e
Sharepointis;
Vahekokkuvõt
e JIRA-s; E-
kiri
2.8 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Viib läbi planeeritud tegevused vastavalt uuendatud ajakavale. Osapoolte vahel JIRA kanded,
valdkonna töötaja. kokkulepitud tähtaeg. et tegevused
on teostatud.
3. Koolitustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis
3.1 Toetuste valdkonna töötaja (RTK PDA haldusala) Tuvastab koolitusteemad ja sihtgrupi, mille osas üritust planeerida toimivusanalüüsi Osapoolte vahel Koolitusteema
ja või RTK koolitusvajaduste alusel. Vajadusel küsib sisendit võrgustikult ja/või TRO kokkulepitud tähtaeg d tuvastatud
talituse juhtidelt. Vajadusel täiendab ja ajakohastab toimivusanalüüsi järelevalve
tegevuskava saadud sisendi põhjal.
3.2 Toetuste valdkonna töötaja Korraldab, kaasates vajadusel TRO infospetsialisti, võimaliku koolitaja (nt. TAIEX), Osapoolte vahel Üritus
ruumid ja vajadusel toitlustuse võttes selleks vajadusel pakkumused (kui kaasneb kokkulepitud tähtaeg. ettevalmistatud
kulu, siis peab olema võetud 3 võrreldavat pakkumust vastavalt RTK hankekorrale,
seejuures tuleb järgida TAT nõudeid). Koolitusinfo paneb üles Ekstranetti. [3]
49
3.3 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Kui üritusega kaasneb kulu, vormistab RTIP-s majanduskulude taotluse. Manusena 3 tp Majanduskulu
valdkonna töötaja/ TA kulujuht/ TJ/OJ lähevad kaasa: de taotlus
lisadega
pakkumuskutse RTIP-s
pakkumused
ürituse päevakava märkuse lahtrisse kirjutab käsitsi juurde ürituse
planeeritavad kuupäevad ja ürituse nime.
märgib kulujuhiks tehnilise abi kulujuhi
märgib kinnitajaks otsese juhi.
3.4 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Kui majanduskulude taotlus on kinnitatud, edastab ürituse korraldaja ürituse info 3 tp E-kiri ürituse
valdkonna töötaja, projektijuht/ TRO infospetsialist projektijuhile RTIP-i kutse üleslaadimiseks järgmise infoga: infoga
ürituse nimi
lühikirjeldus, mis läheb kutsesse
sihtgrupp sh kohtade arv, sh kas on n.ö suunatud kutse või kõigile huvilistele
toimumise aeg ja koht
päevakava
kuupäev, mis ajaks peab registreerimine lõppenud olema, et nt toitlustuse arv
teenusepakkujale öelda.
3.5 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Edastab e-posti teel skanneeritud registreerimislehed koos osalejate allkirjadega 5 tp E-kiri nõutud
valdkonna töötaja kontaktse ürituse korral kulujuhile ning TRO infospetsialistile. Virtuaalürituse korral dokumentidega
edastab kontroll-jäljeks dokumendid vastavalt KA juhendile „Korraldusasutuse
juhised virtuaalüritustel osalemise kontrolljälje tagamiseks“ kulujuhile ning TRO
infospetsialistile.
3.6 Projektijuht/ TRO infospetsialist Peale ürituse toimumist viib RTIP-s läbi eelseadistatud vormil tagasisideküsitluse. 5 tp Tagasisideküs
itlus läbi
viidud RTIP-s
3.7 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste Peale tagasiside küsitluse lõppemist märgib tegevuse projektihalduskeskkonnas 5 tp Tegevus
valdkonna töötaja lõppenuks. projekti-
halduskeskko
nnas
lõpetatud
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid
1. KA/RKA/EŠK RKÜ kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimine
1.1 TAO valdkonna ekspert/TAO Enne kontrolliga alustamist mõtleb läbi kavandatud kontrolli teostamise kaasates vajadusel teisi KA/RKA/EŠK RKÜ 20 tp Kontrolli
riskijuhtimise ja järelevalve talituse eksperte ja otsustab, kas kontrolli läbiviimiseks on vajalik kasutada KL-te ning kas saab kasutada (vajadusel vajadus
juhataja või järelevalve riskiekspert uuendades) mõnda varem kasutatud KL-e. Vajadusel koostab koostöös kontrolli teostajaga uued KL-d. Juhul kui kirjeldatud
/teenuse arendamise ekspert/ Norra/EMP KA/RKA/EŠK RKÜ kontroll hõlmab ka projektide kontrolli, koostab iga kontrolli kohta koostöös kontrolli teostajaga tegevuskavas
koordinaator/EŠK programmi ekspert/ valimi, mille moodustamise metoodika fikseerib kirjalikult. Kontrollivalimi koostamisel konsulteerib vajadusel või JIRA-s
RM RO (edaspidi kontrolli eest vastutaja) järelevalve riskieksperdiga.
Kui kontrolli läbiviimiseks on vajalik kaasata TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert (edaspidi k
ontrolli teostaja), kaasab kontrolli teostaja, selgitab kontrolli sisu ning lepib kokku kontrolli teostamise ajakava,
kaasates vajadusel ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga. Nõustab kontrolli läbiviimisel kontrolli
teostajat. Kontrollivalim/
KL
Kui kontrolli eest vastutaja teostab kontrolli ise, on allpool loetletud kontrolli teostaja ülesanded kontrolli eest
vastutaja ülesanded.
1.2 Kontrolli eest vastutaja Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli puhul saadab kontrollitavale kontrolli toimumise kohta teate (koopia 3 tp E-kiri
TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja, TMO juhataja), kus märgib ära:
· kontrolli eesmärgi,
· kontrolli teostamise aja,
· kontrollitava valimi (kui see on asjakohane),
· kontrolli teostaja nime.
RTK-siseselt saadab kontrolli toimumise kohta teate TRO juhile.
SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul kontrollitavatele teavitust ei saadeta, sest kontroll
teostatakse SFOS-is oleva info alusel.
1.3 Kontrolli teostaja Sisestab informatsiooni planeeritavast kontrollist JIRA-sse ja lisab ülesandele sildi KA_kontrollid või RKA_kontroll 3 tp Ülesanne
või RKÜ_kontroll. JIRA ülesandel lisab vaatlejaks kontrolli eest vastutaja, TAO juhataja ning TMO juhataja. JIRA-s
1.4 Kontrolli teostaja Täidab kontrolli kohta KL-(d) (kui see on asjakohane), mis on kontrollija töövahend ja ei kuulu üldjuhul Kokku- KL, teavitus
avaldamisele kontrollitavale. KL kinnitamisega kinnitab, et tal ei esine kontrollitava suhtes taandamise aluseid lepitud JIRA-s
HMS § 10 mõistes. Edastab täidetud KL kontrolli eest vastutajale, kelleks on tema otsene juht. kontrolli-
perioodi
lõppkuu-
päevaks
1.5 Kontrolli eest vastutaja Vaatab KL(d) üle ja kooskõlastab. Kui KL-e on vaja täiendada, annab kontrolli teostajale sellekohase tagasiside. 5 tp Teavitus
JIRA-s
50
1.6 Kontrolli teostaja Koostab protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli tulemuste kohta kontrollakti ning SFOS-i andmete alusel Kokku- Kontroll-akt,
tehtavate tsentraalsete kontrollide tulemuste kohta kontrolli kokkuvõtte, kus märgib ära: lepitud teavitus JIRA-
kontrolli- s
· kontrolli teostamise kuupäeva või kontrolli perioodi, perioodi
lõpp-
· kontrolli teostaja, kuupäev
aks
· kontrolli eesmärgi,
· kontrolli valimimetoodika kirjelduse,
· lühikirjelduse kontrollitegevustest (kui asjakohane),
· kontrollitud projektide loetelu (kui asjakohane),
· kontrolli tulemusena tehtud tähelepanekud koos soovitustega olukorra parandamiseks,
· vajadusel tähtaeg soovitus(t)e elluviimiseks.
Edastab kontroll-akti kontrolli eest vastutajale ülevaatamiseks.
1.7 Kontrolli eest vastutaja Vaatab kontroll-akti üle, vajadusel lisab omapoolsed täiendused. Annab kooskõlastuse. 5 tp Teavitus
JIRA-s
1.8 Kontrolli teostaja Edastab vajadusel kontroll-aktis fikseeritud tähelepanekud enne kontrollitulemuste lõpliku kinnitamist Üldjuhul Allkirjastatud
kontrollitavale kommenteerimisele, andes kommentaaride esitamise tähtajaks 10 tööpäeva. kuni 20 kontroll-akt
tp
Peale kontrollitava poolt kommentaaride saamist täiendab vajadusel kontroll-akti. Allkirjastab kontroll-akti, edastab jooksul
kontrolli eest vastutajale. peale
kontrolli
teostami
st
1.9 Kontrolli eest vastutaja Allkirjastab kontroll-akti. 5 tp Allkirjastatud
kontroll-akt
1. Kontrolli eest vastutaja Edastab kinnitatud kontrollakti e-kirja teel kontrollitavale, teadmiseks kontrolli teostajale ja toetuste korraldamise 3 tp E-kiri, märge
10 talituse juhatajale. RTK-sisese kontrolli puhul edastatakse kontrollakt TRO juhile. Kui kontrollitav peab teostama JIRA-s
järeltegevusi, lepitakse kokku tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks.
SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul, kui puuduseid ei tuvastatud, kontroll-akti
kontrollitavale ei edastata.
1. Kontrolli teostaja Lisab kontrolli lõppemisel kontrolli info koos seotud dokumentatsiooniga (sh kontroll-leht, kontroll-akt, kontrolli 5 tp Dokumendid
11 kokkuvõte jms) JIRA-sse. JIRA-s
1. Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks, veendub tähtaja saabudes, Osapool Dokumendid/
12 et soovituse rakendamisega on saavutatud soovitud olukord. te vahel kanne JIRA-s
kokku-
Kujundab oma seisukoha soovituse rakendamise kohta, vajadusel teostab täiendava kontrolli. Mittekohase lepitud
täitmise korral annab kirjaliku tagasiside ning lepitakse kokku uus tähtaeg. tähtaeg
Sisestab järeltegevustega seotud teabe JIRA-sse. Edastab info kontrolli lõppemise kohta kontrolli eest vastutajale.
1. Kontrolli eest vastutaja Erimeelsuste korral kutsub kokku ümarlaua, kus lepitakse kokku edasised tegevused. Koostab toimunud ümarlaua 20 tp Memo
13 kohta memo, mille lisab JIRA-sse kontrolli juurde.
Kui finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, lahendatakse kaasust edasi vastavalt protsessipunkti 2.2.5 p.
2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite
tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine “.
1. Kontrolli eest vastutaja Vaatab üle JIRA-sse lisatud dokumendid ja annab omapoolse kinnituse, et kontrolli saab lugeda teostatuks. 5tp Kinnitus JIRA-
14 s
1. Kontrolli teostaja Lõpetab JIRA-s töö. 2tp Märge JIRA-s
15
2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid
2.1. SFOS-i maksete kontroll
2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine
2. KA juht/TAO juhataja/RKÜ juht Edastab projekti- või süsteemiauditi aruande ning muud asjakohased dokumendid TAO riskijuhtimise ja järelevalve Vastaval E-kiri;
1. talituse juhatajale ja järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) tutvumiseks. t projekti- või
1.1 jooksval süsteemiauditi
e aruanne
vajadus
ele
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele. Koheselt Projekt SFOS-
1. is
1.2 Registreerib kontrollitavad projektid KA/RKA/RKÜ vastavas arvestuses. kontrollitavaks
määratud
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgib, et RÜ esitab projekti- või süsteemiauditis toodud projekti kohta 10 tp E-kiri
1. rikkumise aruande SFOSi 10 tööpäeva jooksul. Vajadusel saadab RÜ-le meeldetuletuse rikkumise aruande auditi
1.3 sisestamiseks. aruande
saamise
RTK rakendatavates meetmetes teavitab aruande puudumisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve eksperti, kes st
finantsmõjuga tähelepaneku lahendamise eest vastutab.
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtete või probleemi lahenemisel eemaldab projekti SFOS-is kontrollitavate Jooksev Kanne KA
1. projektide hulgast ja märgib vastava info KA/RKA/RKÜ vastavasse arvestusse. tegevus /RKA/RKÜ
1.4 sisemises
arvestuses
2.1.2. SFOS-i maksete kontroll
51
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele või muul põhjusel kontrolli lisatud projektide Esimese Kanded
1. MT-d SFOS-is, aktsepteerib MT ja lisab teostatud kontrolli kohta info kokkulepitud KA/RKA/RKÜ sisemisse l SFOS-s;
2.1 arvestusse. võimalus kanne KA
el, kuid /RKA/RKÜ
Kui andmete kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi, teeb järelepäringu RÜ-le (RTK maksetaotluste korral TRO- mitte sisemises
le). Küsib vastused e-kirja teel. Vajadusel arutab tekkinud küsimusi teiste KA/RKA/RKÜ ekspertidega. Fikseerib hiljem arvestuses
tekkinud küsimused ja tehtud järeldused KA/RKA/RKÜ sisemises arvestuses. kui 4 tp
jooksul
Kui SFOS-i sisestatud andmete aktsepteerimiseks on vajalik kolmanda osapoole arvamus (nt kuludokument on
seotud auditi aruandes potentsiaalselt mitteabikõlblike kuludega vms), teavitab järelevalve ekspert RÜ-d/TRO-d e-
kirjaga.
Kui makse jääb aktsepteerimata, saadab makse RÜ-le/TRO-le tagasi, lisades tagasisaatmise põhjuse. Peab
tuvastatud vigade ja mitteabikõlblike kulude osas arvestust KA/RKA/RKÜ sisemise arvestuse tabelis.
Korrektse väljamakse puhul aktsepteerib makse SFOS-is, lisab kontrollipõhimõtetes kokkulepitud info KA/RKA
/RKÜ sisemisse arvestusse.
2.1.3. SV, Norra/EMP ja EŠK väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine
2. TAO valdkonna ekspert/ TAO STS § 30 lg 4-6 / ÜSS § 8 lg 2 p. 4 või VV Norra/EMP määrus § 9 lg 2 või EŠK regulatsiooni artikli 12.2 kohaselt Osapool Dokumendid
1. riskijuhtimise ja järelevalve talituse nimetatud asjaolude ja rikkumisjuhtude sh auditi raport, EK otsuse ning rikkumise või mitteabikõlblike kulude te vahel väljamakse
3.1 juhataja /Norra/EMP koordinaator/EŠK ilmnemisel tuvastab väljamakse peatamise asjaolud ja kogudes lisainfot peatamise koosseisu osas, sh kaasab kokkulep peatamise
programmi ekspert vajadusel TAO juristi. Kujundab esialgse seisukoha edasiste tegevuste ja maandamismeetmete osas. Vajadusel itud asjaolude
konsulteerib ka TMO juhataja/eksperdiga. tähtaeg kohta
Kui seisukoha kujundaja on TAO valdkonna ekspert või Norra/EMP koordinaator või EŠK programmi ekspert, siis
kaasab täiendavalt ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja.
2. TAO valdkonna ekspert/ TAO Vajadusel korraldab väljamaksete peatamise (ja/või väljamaksetest keeldumise) arutamiseks koosoleku Osapool Väljamaksete
1. riskijuhtimise ja järelevalve talituse asjassepuutuvate osapooltega (nt KA, RKA, RKÜ, AA, RA ja/või RÜ, PO). Koosolekul tehtud otsus edastatakse te vahel peatamisest/
3.2 juhataja / Norra/EMP koordinaator/EŠK teadmiseks TMO-le. kokku- keeldumisest
programmi ekspert lepitud teavitamise
Vajadusel valmistab ette väljamaksete peatamisest/keeldumisest teavitamise kirja RÜ-le või PO-le, kooskõlastab tähtaeg kiri DHS-s
selle vahetu juhi ja TAO juhatajaga ning edastab välja saatmiseks KA/RKA/RKÜ juhatajale (koopia kirjast TMO
juhatajale).
Probleemi lahenemisel valmistab ette väljamaksete taastamisest teavitamise kirja RÜ-le või PO-le ning määrab
peatatud maksed kontrollitavaks (vastavalt ulatusele RÜ, meede, toetuse saaja) või edastab info maksete kontrolli
määramiseks järelevalve eksperdile.
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib igapäevase kontrolli raames peatatud makseid. Vajadusel saadab esitatud maksed tagasi RÜ-le. Jooksev Vajadusel RÜ-
1. tegevus le tagasi
3.3 saadetud
maksed
2.2. SFOS-i tagastuste kontroll
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse projektile lisatud tagastuse kohta (tagastuse sisestamise lõpetamisel). Vaatab Jooksev E-kiri; kanded
2.1 info läbi ning lisab projekti vajadusel SFOS-is kontrollitavate projektide hulka. tegevus SFOS-s;
kontroll-leht;
Tagastuse kontrollimisel täidab tagastuse kontroll-lehe (TPK lisa 3)[1] vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kanne KA
kontrollipõhimõtetele ja laeb KL SFOSi tagastuse moodulisse. Vajadusel palub tagastuse sisestajal esitada /RKA
täiendavat infot ja konsulteerib KA/RKA/RKÜ teiste ametnikega. Tuvastatud vead märgib sisemises KA/RKA/RKÜ /RKÜ sisemis
arvestuses ja informeerib tuvastatud puudustest tagastuse sisestajat, kui on vaja parandusi teha otsuses või es arvestuses
SFOS-is.
Vajadusel eemaldab projekti SFOS-ist alati kontrollitavate projektide nimekirjast ning märgib vastava info KA/RKA
/RKÜ sisemisse arvestusse.
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib ja kinnitab RTK raamatupidajalt saadud info RÜ-le edastatud, RÜ poolt SFOS-i sisestatud ja KA-le/RKA- 4 tp E-kiri, kanded
2.2 le/RKÜ-le kinnitamiseks edastatud tagastuste laekumise kohta. Edastab kinnituse vajaliku infoga RTK SFOS-s
raamatupidamisele, et laekumised oleks RA/PO raamatupidamises õigesti kajastatud. Eksimuste tuvastamisel
annab RÜ-le tagasisidet andmete parandamiseks.
RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel tagasimakse laekumisel sisestab järelevalve ekspert (maksete
kontrollija) laekumise SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud
järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Teeb vähemalt kord aastas või kui toimivusanalüüs näeb ette sagedama kontrolli intervalli, siis tihedamalt Kokkule Kanded
2.3 aruandeaasta tagastuste osas tsentraalse kontrolli vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele. pitud JIRAs; E-kiri
Fikseerib kontrolli tulemused JIRA-s. tähtajaks
Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d, kui SFOS-is on vaja teha parandusi. Vajadusel palub RÜ-l esitada
täiendavat infot.
RTK poolt rakendavates meetmete tagastustes puuduste tuvastamisel edastab info paranduste tegemiseks
tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile.
2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine [4]
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse projektile (sh EŠK projekti kohta) lisatud rikkumise aruande kohta. Vaatab info Jooksev E-kiri; kanded
3.1 läbi ning vajadusel lisab projekti (sh EŠK projekti) SFOS-is kontrolli. Tuvastatud puuduse kohta lisab märkuse tegevus SFOS-s;
SFOSi rikkumise aruandesse. Hankerikkumiste korral kontrollib, kas sama hankega seotud kulusid võib esineda kanne KA
ka teistes projektides ning selle tuvastamisel teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. /RKA/RKÜ
sisemises
Norra/EMP projekti rikkumise aruande teavituse järgselt lisab vastava projekti SFOS-is kontrolli, et väljamaksete arvestuses;
kontrolli raames tuvastada võimalikud mitteabikõlblikud kulud (sisulist rikkumise aruande andmete kontrolli ei kanded JIRA-
teosta). s
Teostab rikkumise aruannete jooksvaid, kvartaalseid ja tsentraalseid kontrolle vastavalt toimivusanalüüsis (v.a
Norra-EMP) kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja kontrolliplaanile.
Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d kas SFOS-i vahendusel või e-kirja teel, kui rikkumise aruandes on vaja
teha parandusi (v.a Norra-EMP). RTK sisestatud rikkumise aruannete puhul informeerib rikkumise aruande
sisestanud järelevalve eksperti.
Jälgib, et puudused saavad etteantud tähtajaks korrigeeritud. Vajadusel edastab meeldetuletuse.
52
2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Saades teavituse, et tuvastatud on sama hankerikkumisega seotud kulude esinemine mõnes teises RTK projektis, 3 tp E-kiri
3.2 juhataja edastab info hankerikkumist menetlevale järelevalve eksperdile.
Kui hankerikkumisega seotud kulud esinevad mõne teise RÜ rakendatavas projektis, teavitab RÜ-d tuvastatud
rikkumistest ning vajadusest algatada järelevalvemenetlus.
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Koostab rikkumiste statistilise analüüsi (sh avalikustamisele kuuluvad rikkumised) vastavalt toimivusanalüüsis Kokkule Kanded JIRA-
3.3 kokku lepitud ajavahemiku tagant, aga mitte harvem kui 2 korda aastas. Avalikustamisel lähtub põhimõttest, et pitud s
avalikustada tuleb kõik rikkumise aruanded, mis on avalikustamisele eelneval kuu seisuga lõpetatud. tähtajaks
Enne avalikustamist edastab analüüsi ja avalikustamisele kuuluvad rikkumised ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise
ja järelevalve talituse juhatajale.
2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Vaatab avalikustamisele kuuluva informatsiooni üle. Vajadusel teeb täiendusi või palub järelevalve eksperdil infot 3 tp E-kiri
3.4 juhataja täiendada.
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Peale kooskõlastuse saamist edastab info kommunikatsioonispetsialistile avalikustamiseks. 1 tp E-kiri
3.5
2. Kommunikatsioonispetsialist Lisab avalikustamisele kuuluva informatsiooni www.rtk.ee kodulehele. 2 tp Info kodulehel
3.6
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib 2 kuu jooksul peale kvartali lõppu üle raporteerimisele kuuluvad rikkumise aruanded ja sisestab EL Kokku- Kanded
3.7 struktuurivahendite rikkumise andmed OLAF-i andmebaasi IMS ning EŠK rikkumiste aruanded koondab ja lepitud SFOS-s;
edastab EŠK programmi eksperdile JIRA kaudu. tähtajaks Kanne IMS-s,
Kanne JIRA-s
Teavitab kinnitamisõigustega TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat, kui aruanded on OLAF-ile
raporteerimiseks ette valmistatud.
2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Kinnitab ettevalmistatud ja andmebaasi IMS sisestatud EL struktuurivahendite rikkumise aruanded. 2 tp Aruanded
3.8 juhataja kinnitatud
IMS-s
2. Programmi ekspert Edastab rikkumiste aruande Šveitsi toetuste büroole ja salvestab saadetud e-kirja JIRA taski juurde. 2 tp E-kiri JIRA
3.9 taski juures
2.4. Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine [5]
2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Peab ülevaadet laekunud pettuste ja rikkumiste kahtluste kohta. Jooksev Ülevaade
4.1 juhataja tegevus pettuste ja
Vajadusel laseb TAO järelevalve eksperdil lisada projekt SFOS-is kontrolli. rikkumiste
kahtluste
Edastab laekunud vihje RÜ-le või RTK meetmes vihjega tegelema määratud järelevalve eksperdile kohta
lahendamiseks. Vajadusel küsib RÜ-lt/TRO-lt täpsustusi ja tagasisidet edastatud juhtumi asjaolude ning
lahenduste kohta.
Vihjed võivad laekuda listi
[email protected] kaudu, AFCOS-e poolt hallatava e-kirja aadressi r
[email protected] kaudu või muul moel.
2. AFCOS-e nõunik Edastab talle laekunud pettusekahtluste ja rikkumiste info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. Jooksev E-kiri
4.2 tegevus
Lähtudes kahtluse sisust otsustab edasise tegevuse, sealhulgas politseisse või kaitsepolitseisse pöördumise.
Teavitab edasisest tegevusest AA, TAO ja TMO juhatajat.
2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Informatsiooni saamisel otsustab täiendavate tegevuste vajaduse, koordineerib nende elluviimist. Jooksev E-kiri
4.3 juhataja tegevus
2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Vaatab üle Ametlike Teadannete elektroonilises väljaandes avalikustatud teated ja võrdleb isikuid registrikoodi Jooksev Kanne KA
5.1 alusel infosüsteemis SFOS toetuse saajatega. Kontrolli teostatakse järgmiste teadaannete alaliikide lõikes: tegevus sisemises
arvestuses; E-
· Äriühingu kustutamishoiatuse teade; kiri
· Pankrotiavalduse läbivaatamise aja ja koha teade;
· Pankrotimenetluse kulude katteks deposiidi maksmise teade;
· Pankroti väljakuulutamise teade;
· Raugemise tõttu pankrotiavalduse menetluse lõpetamise teade.
Kui tuvastab, et teates toodud isikul on toetatud projekte, siis
juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „rahastatud“ seisundis, teavitab koheselt RÜ-d, kes toetuse
projekti menetleb. RTK menetlustes olevate projektide korral teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve
talituse juhatajat ning projekti- koordinaatorit.
· juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „lõpetatud“ seisundis, kontrollib (vajadusel suhtleb RÜ-ga, RTK
rakendatavas meetmes TRO-ga), kas projektile kohaldub kestvusnõue, mille lõpptähtaeg ei ole saabunud. Kui
kestvusnõude lõpptähtaeg on möödunud, teavitab kontrolli tulemusest projektikoordinaatorit. Kui kestusnõude
lõpptähtaeg ei ole saabunud, teavitab koheselt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ja projekti-
koordinaatorit.
kui tuvastab, et teates toodud isikul on rohkem kui üks positiivse rahastamisotsuse saanud projekt ja see on
teise RÜ kui RTK poolt menetletud, edastab vastava info RÜ-le kontrollimiseks ja vajalike jätkutegevuste
elluviimiseks.
2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Saades teavituse tuvastatud juhtumi kohta RTK menetluses olevas projektis, määrab juhtumi järelevalve Kokkule e-kiri
5.2 juhataja eksperdile lahendamiseks. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena (vastavalt pitud
TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2). tähtajaks
53
2. Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Peab tuvastatud juhtumite kohta ülevaadet KA sisemises arvestuses ja teeb vähemalt kord aastas juhtumi Kokkule Kanne KA
5.3 hetkeseisu kohta kokkuvõtte. Saadab kokkuvõtte TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale tutvumiseks. pitud sisemises
tähtajaks arvestuses
2. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Otsustab täiendavate tegevuste vajaduse, koordineerib nende elluviimist. Jooksev E-kiri
5.4 juhataja tegevus
[1] EŠK-i FKO kontroll-lehe kontroll-kohad lisatakse TPK lisasse 3 pärast seda, kui jõustub EŠK programmi siseriiklik õigusakt.
[2] SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüs koostatakse eraldi. SV analüüsi koostamise vastutaja on
toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil koostamise vastutaja on Norra/EMP koordinaator ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi
vastutaja on EŠK programmi ekspert. Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet
erinevate aruannete osas.
[3] Koolitus-ja arendustegevuse kava RTK Ekstranetis https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?spaceKey=RTK0031&title=Koolitus-
+ja+arendustegevuste+kava.
[4] Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5).
[5] Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5).
54
2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi
koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK
TA meetme MT menetlus ja finantsaruandlus
Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO-
le aruandluse esitamisel. RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning anda igal aastal sisend
riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning tehnilise abi leping
(Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping (Bilateral Fund Agreement).
Protsess kirjeldab ka TAO tegevusi EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi"
vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le hüvitistaotluse esitamisel. RKÜ-l on kohustus pidada eraldi arvestust EŠK TA meetme 1.3
meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" vahendite kasutamise üle ning anda igal aastal sisend
riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on EŠK regulatsiooni 5. peatükk "Tehniline abi" ja RKÜ ning Šveitsi vahel sõlmitud TA leping, mis on
aluseks toetusmeetme ettevalmistamise fondi ja tehnilise abi fondi loomiseks. Protsessipunkt ei kohaldu teistele TPK meetmetele.
Nr Vast Tegevus Tähtaeg Kontroll-
utaja
jälg
1. Maksetaotluste kontrollid
1.1. Maksetaotluse kontroll SFOSis meetme nr 2014-2021.1.1 "Kahepoolsete suhete fond" kulude hüvitamisel ja EŠK TA SFOS meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme
ettevalmistamise fondi" kulude hüvitamisel
1. Norra Teostab SFOS-i edastatud MT andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli vastavalt kuludokumentide valimimetoodikale (TPK lisa MT-st menetletakse kokku SFOS; KL
1.1 /EMP 4) ja kasutab MT menetlemiseks MT KL-le (TPK lisa 12). MT kuludokumentide loetelu kontrollib seejuures 100% esitamisest kuni kinnitamiseni SFOS-s
koord ulatuses. MT menetlemine toimub vastavalt TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile "3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise mitte kauem kui 90
inaat protsess". Suunab riigihangete korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. kalendripäeva. E-kiri,
or/ osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. „Riigihangete kontrolli protsess“.
Juhul kui MT-s on puudusi või Sharepoint;
EŠK Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. kulude abikõlblikkuse üle JIRA task
progr otsustamiseks on vaja lisateavet, igale eraldi
ammi võib RKA/RKÜ pikendada MT maksele
eksp menetlemise tähtaega puuduste
ert kõrvaldamise või dokumentide
või teabe esitamise aja võrra,
teatades sellest TS-le
1. TAO Rikkumise kahtluse korral suunab mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesande järelevalve eksperdile. Menetlus TPK 3. osa alapeatüki 3.3 Kanded JIRA-
1.2 riskij jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetluse algatamisega (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile protsessi alapunktis 2 ettenähtud s;
uhtim 2). tähtaegadele
ise E-kiri
ja Vastavalt Norra/EMP rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise võrra
järele vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid.
valve
talitu
se
juhat
aja
1.2. Maksetaotluse kontroll TA kasutamisel
Kohaldub SFOS meetmele nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusele "TA fond".
1. Norra Kinnitab Norra/EMP TA kulud/ EŠK TA fondi kulud RTIPis/FITEKis, kuhu lisatakse ka vastav tõendusmaterjal. Jooksvalt Kanded RTIP-
2.1 /EMP s;
koord
inaat Kanded
or/ FITEK-s;
EŠK Materjalid
progr Sharepointis
ammi
eksp
ert
1. Norra Võtab aruande SAP BO keskkonnast ja täiendab/parandab vastavalt e-toetuse impordivormile. Edastab läbi E-toetuse Ühe kuu jooksul peale MT e-
2.2 /EMP keskkonna MT-e. aruandlusperioodi lõppu toetuses,
koord
inaat Vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07 (30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01 (31.12 seisuga). Sharepointis;
or/
EŠK Jira task
progr
ammi
eksp
ert
1. Norra Teostab SFOS-i edastatud MT andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli ja kasutab MT menetlemiseks KL-te (TPK lisa 12). MT Ühe kuu jooksul peale SFOS;
2.3 /EMP kuludokumentide loetelu kontrollib seejuures 100% ulatuses. Ei teosta kuludokumentide kontrolli MT KL2 alusel, ei teosta aruandlusperioodi lõppu
koord lepingute täitmise kontrolli MT KL4 alusel ja ei kasuta KD valimimetoodikat MT menetlemisel. MT menetlemine toimub Sharepoint;
inaat vastavalt TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile "3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess". MT menetlemise käigus
or SFOSis kontrollib sisestatud andmete korrektsust ja kooskõla SAPi andmetega. Riigihangete korral veendub, et hankeleping E-kiri
/EŠK on SFOSi sisestatud ja kuludega seotud. Suunab riigihangete korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS
progr töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. „Riigihangete kontrolli protsess“.
ammi
eksp Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.
ert
55
1. TAO Rikkumise kahtluse korral suunab mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesande järelevalve eksperdile. Menetlus Vastavalt ptk-s 3.3 ettenähtud JIRA kanded;
2.4 riskij jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetluse algamisega (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2). tähtaegadele
uhtim E-kiri
ise Norra/EMP korral vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise
ja võrra vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid. Kuna antud juhul on Norra/EMP korral nii
järele TS kui ka RÜ RKA, võib finantskorrektsiooni otsuse vormistada lihtsustatud kujul.
valve
talitu
se
juhat
aja
2. Aruandlus
2.1. Norra/EMP finantsvahearuande ja EŠK hüvitistaotluse koostamine
Kohaldub Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi finantsvahearuande koostamisele ja EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme
tegevuse "TA fondi" hüvitistaotluste koostamisele.
2. Norra Norra/EMP programmi korral SAP BO keskkonnas genereerib aruande (RP007) ja koostab Norra/EMP finantsvahearuande Ühe kuu jooksul peale Finantsvahear
1.1 /EMP vastavalt ette antud vormile FMO infosüsteemis Grace. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise aruandlusperioodi lõppu uanne Graces;
koord kohta koostab eraldi aruanded.
inaat Hüvitistaotlus
or/ EŠK korral SAP BO keskkonnas genereerib finantsaruande (RP007), koostab hüvitistaotluse vastavalt Šveitsi toetuse DHS-s allkirjas
bürooga kokku lepitud vormile, korraldab DHSs hüvitistaotluse töövoo loomise ja allkirjastab DHS-s ning saadab täitmiseks tatud
EŠK TMO finantsspetsialistile. EŠK puhul menetlus jätkub TMO-s vastavalt TPK protsessile "2.2.6. Rahavoogude planeerimise,
progr toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja
ammi SFOS-i andmete kontrolli protsess".
eksp
ert Igas kalendriaastas on kaks programmi finantsvahearuande/hüvitistaotluse perioodi: 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31.
detsember.
2. RKA Norra/EMP programmi korral RKA juht allkirjastab paberil finantsvahearuande. 3 tp Norra/EMP
1.2 juht programmi
korral
allkirjastatud
originaaldoku
ment paberil
säilitatud
kaustas; doku
ment
Sharepointis
2. Norra Kinnitab finantsvahearuande FMO infosüsteemis Grace ja esitab DHS kaudu allkirjastatud finantsvahearuande Norra/EMP SA 31. juuliks ja 31. jaanuariks Kinnitatud fina
1.3 /EMP juhatajale. nts-
koord vahearuanne
inaat Graces; DHS-
or s ja Sharepoin
tis
2.2. Norra/EMP strateegiline aruanne (Strategic Report)
2. Norra Koostab igal kalendriaastal vastavalt rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2, 6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete suhete fondi Kord aastas hiljemalt 2 kuud E-kiri;
2.1 /EMP lepingu (Bilateral Fund Agreement) artiklile 2.6 ja tehnilise abi fondi lepingu (Technical Assistance Agreement) artiklile 2.5 enne aastakoosoleku toimumist
koord FMO ette antud vormil Norra/EMP strateegilise aruande (vt ka peatükki 2.3.10), kus on toodud ka info kahepoolsete suhete Norra/EMP
inaat fondi ja tehnilise abi fondi kasutamise kohta. strateegiline
or aruanne
Sharepointis
2. FMO Annab oma tagasiside Aastakoosolekul Aastakoosolek
2.2 u protokoll
Share-pointis;
RTK veeb
56
2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande
koostamise ja esitamise protsess
Vastavalt määruse (EL, EURATOM) nr 966/2012 artiklile 59(5) tuleb EK-le nii SV kui abifondi rakenduskava raames esitada iga aasta 15. veebruariks
aruandeaasta kohta järgnevas tabelis toodud aruanded.
Antud protsess ei kohaldu RE/Kliima meetmetele, Norra/EMP-le ja EŠK-le.
Aruande nimi K Al Sisu T
o lki ä
o rj ht
s as a
t ta eg
aja ja
Kulude sertifitseerimise K T Aruandlusaastal EK-le esitatud rahataotluste koondaruanne, kus on toodud ka ülevaade aruandest maha arvatud 1
aastaaruanne (ingl k. annual A M nõuetele mittevastavatest kuludest. 5.
accounts) ( O v
T ju e
M ha e
O) taja br
u
ar
Juhtkonna kinnitus (ingl k. man K K 1) Juhtkonna kinnitusega kinnitatakse, et TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruanne on korrektne, juhtimis- 1
agement declaration) ja A A ja kontrollisüsteemid toimivad. 5.
kontrollide aastaaruanne (ingl ( ju v
k. annual summary)[1] T ht 2) Perioodi 2014-2020 kontrollide aastaaruandes (Annual Summary) antakse ülevaade aruandlusaastal tehtud RÜ-de e
A ja KA kontrollidest, tehtud audititest (viide AA auditeerimise aastaaruandele), TMO sertifitseeritud kulude e
O) aastaaruandest maha arvatud kuludest (viide TMO kulude sertifitseerimise aastaaruandele) ning antakse hinnang br
süsteemi toimimisele ja vajalikele parendusmeetmetele. u
ar
Auditeeriva asutuse arvamus A A 1) Tehakse ülevaade süsteemiaudititest ning aruandlusaasta sertifitseeritud kuludega seotud projektiaudititest. 1
(ingl k. audit opinion) ja A A 5.
auditeerimise aastaaruanne R ju 2) Antakse hinnang TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruandele ning KA koostatud juhtkonna kinnitusele ja v
(ingl k. annual control report) M) ht kontrollide aastaaruandele. e
e
3) Antakse hinnang juhtimis- ja kontrollisüsteemi toimimisele. br
u
ar
Aruandeaasta kestab 01.07.N-1 kuni 30.06.N. 2014-2020 programmperioodi esimene aruandeaasta on tavapärasest pool aastat pikem, kestes
01.01.2014- 30.06.2015.
Administratsioonisisesed tähtajad aastaaruannete koostamiseks on järgmised:
9.N¹ 31.12.N² 15.01.N+1³ 31.01.N+1 4 10.02.N+15 15.02.
N+16
¹TAO kontrollide aastaaruande ja TMO kulude aastaaruande koostamisega alustamine.
²Aruandeaastaga seotud auditite lõpptähtaeg.
³TMO kulude aastaaruande projekt TAO-le ja AA-le.
TAO kontrollide aastaaruande projekt AA-le ja TMO-le.
4AA auditeerimise aastaaruande projekt AA-lt TMO-le ja TAO-le
5TAO/TMO ja AA vahel tagasiside andmine aruannete projektidele. Aruannete korrigeerimine ja täiendamine.
6TMO kulude aastaaruanne EK-le. TAO juhtkonna kinnitus ja kontrollide aastaaruanne EK-le. Auditi arvamus ja aastaaruanne EK-le
57
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg
1. TAO järelevalve ekspert Kontrollib ja vajadusel palub RÜ-del täiendada SFOS-i sisestatud lootusetute Jooksvalt SFOS kanded
(rikkumised- tagastused) tagasinõuete infot, mis on sisendiks TMO poolt koostatavale kulude sertifitseerimise
aastaaruandele (vt protsessipunkt 2.2.6).
2. TMO ekspert Koostab kulude sertifitseerimise aastaaruande projekti vastavalt töökorra 15. jaanuar Kulude sertifitseerimise
protsessipunktile 2.2.6 ning esitab selle TAO ja AA juhile. aasta-aruande projekt
TMO võrgukettal
3. TAO teenuse arendamise Koostab töökorra protsessipunkti 2.2.1 kohaselt koostatud toimivusanalüüsi alusel: 15. jaanuar Kontrollide aastaaruande
ekspert (edaspidi MD/AS projekt;
koordinaator) 1) kontrollide aastaaruande projekti;
juhtkonna kinnituse
2) juhtkonna kinnituse projekti. projekt Sharepointis
Kooskõlastab dokumentide projektid TAO juhatajaga ning edastab need tähtpäevaks
TMO, RM RO ja AA juhile.
4. AA Koostab auditeerimise aastaaruande ja auditi arvamuse projekti ning esitab selle TAO 31. jaanuar E-kiri auditeerimise aasta-
ja TMO juhile. aruande ja auditi
arvamuse projektiga
5. MD/AS koordinaator, TMO Annavad e-kirja teel vastastikkust tagasisidet aastaaruannete projektidele. 10. veebruar E-kirjad
ekspert ja AA
6. MD/AS koordinaator Täiendab vastavalt tagasisidele juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruannet ning 10 tp Täiendatud aastaaruanne
edastab selle DHS-i menetluses TAO juhatajale kooskõlastamiseks ning KA juhile Sharepointis
allkirjastamiseks.
7. MD/AS koordinaator, TMO Sisestavad aruanded SFC2014/SFC2021 infosüsteemi[2]. 2 tp Aruanne SFC2014/
ekspert ja AA SFC2021 infosüsteemis
8. KA juht, AA või TMO Valideerib[3] aastaaruanded SFC2014/SFC2021süsteemis. 2 tp Valideeritud
aastaaruanded SFC2014
/SFC2021 süsteemis
9. MD/AS koordinaator Saadab valideeritud aastaaruanded tähtpäevaks SFCS2014/SFC2021 kaudu EK-le[4]. 15. veebruar Aastaaruanded saadetud
SFC2014/SFC2021
süsteemis
1 MD/AS koordinaator Edastab EK-le saadetud aastaaruanded e-kirja teel RM RO-le ning TAO, TMO ja TRO 2 tp E-kiri
0. juhatajatele ja vastavalt vajadusele infoks RÜ ja RA kontaktidele.
1 MD/AS Vajadusel korraldab järeltegevuste elluviimise seoses EK-lt tulnud lisaküsimuste või Osapoolte E-kirjad
1. kommentaaridega. vahel kokku-
koordinaator lepitud tähtaeg.
[1] Koostatakse SV puhul vastavalt ÜSM 2013 määruse art 125 lg 4 punktile (e) ja EK juhendile „Guidance for Member States on the Drawing of
Management Declaration and Annual Summary. Programming period 2014-2020. Revision 2018“, EGESIF_15-0008-05, 03/12/2018 ning abifondi puhul
vastavalt määruse (EL) nr 223/2014 artiklile 32(4) ning abifondi vastavale juhendile.
[2] Aastaaruandluse SFC2014 süsteemi sisestamise juhend asub siin https://ec.europa.eu/sfc/en/2014/support-ms/ACCIGJ?qt_support_pages=0
[3] SFC2014-s/SFC 2021-s peab aastaaruande (koosneb TMO, TAO ja AA aruannetest) valideerima aruannete saatjast erinev isik. Kuna aruanded
saadab TAO ekspert, valideerib aruanded kas TMO või AA poolt info sisestanud ametnik.
[4] Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast.
58
2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning
projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning
järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise
protsess
Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA/RTK/RKÜ osaleb auditi aruannete projektide koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist
RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja
järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest „Perioodi
2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine“ ning KA juhendist „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite
järeltegevuste menetlemiseks.“
Nr Vastutaja Tegevus Täht Kontrollj
aeg älg
1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine
1. TAO juhataja Kui RTK-d on teavitatud JKS auditi läbiviimise alustamisest ning auditeeritav on KA/RKA/RKÜ, edastab TAO juhataja algatamiskirja TAO vastutavale 2 tp E-kiri
1. /TRO juhataja eksperdile/ juristile/TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale (edaspidi TAO auditi kontaktisik). Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete
/TMO juhataja täitmisel või RKÜd RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi
kontaktisik).
EK, NMFA, FMC, Euroopa Kontrollikoja, Riigikontrolli vm (edaspidi välisaudit) poolt teostatavate auditite puhul on kontaktisikuks TAO teenuse
arendamise ekspert või TMO ekspert (üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul on kontaktisik TMO-st).
1. TAO/TRO Teavitab auditeerijaid enda kontaktisikuks olemisest ning vastab JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi Ettea E-kiri
2. /TMO auditi TAO/TRO töötajaid. ntud
kontaktisik tähtaj
aks
1. TAO juhataja Kui RTK-le on saadetud auditi lõpparuande projekt kommenteerimiseks ja auditeeritav on KA/RKA, edastab TAO juhataja aruande projekti auditi eest 2 tp Tööülesa
3. /TRO juhataja vastutavale TAO kontaktisikule kommenteerimiseks. Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja aruande projekti auditi nne JIRA-
/TMO juhataja eest vastutavale TRO auditi kontaktisikule kommenteerimiseks. s
Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või PO, kes peab vajalikuks kaasata KA-d/RKA-d/RKÜ-d auditi aruande projekti kommenteerimise faasis (juhul, kui
auditi lõpparuande projektis on antud lõpphinnang kategooria III või IV), edastab TAO juhataja auditi lõpparuande projekti TAO valdkonna eksperdile
ja teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.
1. TAO/TRO/ Korraldab auditi lõpparuande projekti kommenteerimise, kaasates vajadusel teisi TAO/TRO töötajaid. 5 tp Tööülesa
4. TMO auditi enne nne ja
kontaktisik Kujundab RTK seisukoha auditi lõpparuande projekti kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga. auditi kooskõlas
le tus JIRA-
Kui välisauditi korral on auditeeritavaks on RA, RÜ või PO, edastab auditi lõpparuande tööversiooni auditeeritavale e-kirja teel. Koordineerib auditi esita s; Auditi
aruande projektile seisukohtade andmist kaasates vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA/RKÜ eksperte. mise lõpparuan
tähta de
ega projekt
Sharepoin
tis
1. TAO Veendub, et auditi lõpparuande projekti kommenteerimisse on kaasatud olnud kõik asjakohased TAO/TRO osapooled ja kooskõlastab RTK ühtse 3 tp Tööülesa
5. riskijuhtimise seisukoha ja edastab AA-le. nne JIRA-
ja järelevalve s; Auditi
talituse lõpparuan
juhataja de
projekt
Sharepoin
tis
2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine
2.1 TAO Tutvub JKS auditi lõpparuandega ning hindab selles toodud tähelepanekute ja soovituste asjakohasust, kaasates vajadusel teisi asjassepuutuvaid KA Osap JIRA
riskijuhtimise /RKA/RKÜ/RTK osapooli. Juhul kui on vajalik täiendavate tegevuste teostamine, siis korraldab täiendavate KA/RKA/RKÜ poolsete tegevuste oolte kanded;
ja järelevalve elluviimise ning kui järeltegevusi peab ellu viima auditeeritav, tagab järeltegevuste täitmise vastavalt kehtestatud juhenditele. vahel Kanded
talituse kokk SFOS-is
juhataja Tähelepanekuga JKS auditi osas avab tööülesande JIRA-s ning suunab auditi lõpparuande järeltegevuste teostamiseks vastutavale TAO eksperdile ulepit
/Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile, infoks järelevalve eksperdile (maksete kontrollija). Saadab järelevalve eksperdile (maksete ud
kontrollija) välisauditi lõpparuande SFOS-i lisamiseks. tähta
eg.
2.2 Järelevalve Lisab välisauditi lõpparuande SFOS-i JKS auditite moodulisse ning vajadusel avab SFOS-is järeltegevused. 5tp Kanded
ekspert SFOS-is
(maksete
kontrollija)
2.3 TAO ekspert Salvestab JKS auditi lõpparuande toimivusanalüüsi sisendmaterjalide kataloogi ning kasutab auditi lõpparuandes toodud informatsiooni 5 tp JKS
/Norra/EMP toimivusanalüüsi koostamisel. auditi
koordinaator lõpp-
/EŠK aruande
programmi toimivus-
ekspert analüüsi
sisend-
materjalid
e
kataloogis
59
2.4 Järelevalve Jälgib auditi järeltegevuste täitmist. Edastab auditeeritud RA-le või RÜ-le või PO-le tähtaega meelde tuletava sisuga e-kirja tähelepanekute kohta, Jook E-kiri
ekspert mille osas pole järeltegevusi SFOS-i sisestatud, arvestades piisava ajavaruga enne järeltegevuse tähtaja saabumist (soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt sev
(maksete audiitori määratud tähtaja pikkusest). tegev
kontrollija) us
Kui auditeeritud on KA-d/RKA-d/RKÜ-d või on järeltegevusi KA-le/RKA-le/RKÜ-le tehtud mõne muu asutuse JKS auditi raames, uurib järeltegevuste
seisu kohta vastutavalt TAO eksperdilt või Norra/EMP koordinaatorilt või EŠK programmi eksperdilt.
Kui auditeeritav on järeltegevused SFOSi sisestanud, kaasab hinnangu andmiseks TAO valdkonna eksperdi. Annab vastutavaks määratud TAO
eksperdile hinnangu andmiseks aega esialgu 20 tp.
2.5 TAO ekspert/ Analüüsib ja annab hinnangu järeltegevuste piisavusele SFOS-i sisestatud info ning tõendusmaterjali alusel, kaasates hinnangu andmisel vajadusel 20 tp E-kiri;
Norra/EMP TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskieksperdi ja teisi valdkonna eest vastutavaid KA/RKA/RKÜ eksperte/juriste. Küsimuste korral Kanded
koordinaator/ suhtleb vajadusel auditeeritava, AA või teiste asjasse puutuvate asutustega. Tagab KA/RKA/RKÜ seisukoha soovituse rakendamise kohta üldjuhul 20 SFOS-s;
teenuse tp jooksul alates auditi saamisest. Järeltegevuste mittepiisavuse korral palub auditeeritaval esitada täiendavaid tõendeid või saadab auditeeritavale
arendamise tagasi täiendavateks tegevusteks. Salvestab täiendavalt saadud tõendusmaterjali, mida SFOS-i ei ole võimalik lisada, Sharepointi auditite kasuta või Tõendus
ekspert/TMO JIRA-sse. Vastab järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) e-kirja teel ning annab teada, kas järeltegevused on olnud piisavad või mittepiisavad. materjal
ekspert/ EŠK Kinnitab järeltegevused SFOS-is ja suunab tähelepaneku AA-le hindamiseks. Sharepoin
programmi tis;
ekspert Kanded
JIRA-s
2.6 TAO ekspert/ Kui järeltegevuste vastutajaks on TAO ekspert/Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert/TMO ekspert/ ise, teostab vastavad järeltegevused Täht JIRA
Norra/EMP ja edastab teate järeltegevuste teostamise kohta kooskõlastamiseks JIRA kaudu oma otsesele juhile ja teavituse TAO riskijuhtimise ja järelevalve aeg
koordinaator talituse juhatajale. Kooskõlastuse saamisel kinnitab järeltegevused SFOS-is. Suunab tähelepaneku AA-le hindamisele. Salvestab tõendusmaterjali vasta Kanded;
/TMO ekspert/ SFOS-i ja Sharepointi auditite kausta või JIRA-sse. valt Kanded
EŠK auditi SFOS-is
programmi järelt
ekspert egev
use
tähtaj
ale
2.7 TAO teenuse Koondab välisauditis auditeeritavatelt laekunud vastused ja koostab auditi läbiviijale vastuskirja tähelepanekute järeltegevuste teostamise (sh E-kiri
arendamise tõendusmaterjalid) või eriarvamusele jäämise osas, kooskõlastades hinnangu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhiga.
ekspert/Norra
/EMP
koordinaator/
EŠK
programmi
ekspert
2.8 Järelevalve Kui AA jaoks ei ole järeltegevused piisavad ning AA esitab täiendavad nõuded, koordineerib KA/RKA/RKÜ poolset osalemist täiendavate 5 tp E-kiri;
ekspert parendustegevuste planeerimisel ning edastab täiendavad tõendusmaterjalid TAO valdkonna eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi
(maksete eksperdile piisavuse hindamiseks. kanded
kontrollija) SFOS-s
Piisavuse hindamine toimub vastavalt antud tabeli punktides 2.5 ja 2.6 kirjeldatule.
Kui järeltegevused on piisavad ja AA sulgeb tähelepaneku, edastab e-kirja teel info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning auditi
tähelepanekute eest vastutanud TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile/TMO eksperdile.
Välisauditite korral auditi läbiviijalt järeltegevuste lõpetamise kirja saabudes lisab selle Sharepointi auditi kausta ning kinnitab ja sulgeb KA/RKA/RKÜ
poolt auditi).
Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul viib tegevusi ellu TMO ekspert.
2.9 TAO Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab ja koordineerib kaasuse lahendamatuks Osap JIRA
riskijuhtimise kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti 2.2.5 alapunktile 2 „Lahendamatuks oolte kanded
ja järelevalve erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise vahel
talituse korraldamine“. kokk
juhataja ulepit
ud
tähta
eg.
2. Järelevalve Peab ülevaadet ja vajadusel ajakohastab 3 korda aastas (vastavalt KA poolt koostatud auditite läbiviimist reguleerivas juhendis toodud tähtaegadele) 3 JIRA
10 ekspert ülevaate JKS auditite järeltegevuste hetkeseisust ja võimalikest probleemidest, mis takistavad JKS tähelepanekute sulgemist. Koostöös TAO kord kanded;
(maksete riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja teiste seotud osapooltega mõtleb välja tegevused, mis viib tähelepanekute sulgemiseni. Vajadusel a
kontrollija) kooskõlastatakse tegevused TAO OJ-ga. aastas E-kiri
2. TAO Edastab ülevaate hetkeseisust koos planeeritavate tegevustega informatsiooniks TMO-le ning vajadusel RM RO-le ja AA-le. 3 JIRA
11 riskijuhtimise kord kanded;
ja järelevalve a
talituse aastas E-kiri
juhataja
3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine
3.1 AA Teavitab RTK-d projektiauditi läbiviimise alustamisest. E-kiri
3.2 TRO juhataja Edastab algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi kontaktisik), teadmiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse 2 tp E-kiri
juhatajale.
3.3 TRO auditi Teavitab AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning vastab projektiauditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi TAO Ettea E-kiri
kontaktisik /TRO töötajaid, sh hangetega seotud küsimustes kaasab vastamisse TAO riigihangete kontrollüksuse juhi. ntud
tähtaj
aks
3.4 AA Edastab projektiauditi lõpparuande projekti RTK-le kommenteerimisele. Kokk E-kiri
u-
lepitu
d
tähtaj
aks
3.5 TRO juhataja Edastab projektiauditi lõpparuande projekti TRO auditi kontaktisikule ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kommenteerimiseks. 2 tp E-kiri
60
3.6 TAO Korraldab auditi lõpparuande projekti kommenteerimise, kaasates asjakohased TAO/TRO töötajad, sh hangetega seotud tähelepanekute Ettea JIRA
riskijuhtimise kommenteerimisel kaasab alati TAO riigihangete kontrollüksuse juhi. ntud kanded;
ja järelevalve tähtaj
talituse Kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ning esitab lõpparuande kommentaarid AA-le. aks E-kiri
juhataja
Kui etteantud tähtajaks RTK poolse seisukohta kujundada pole võimalik, taotleb tähtaja pikendamist.
3.7 TAO Kui auditi lõpparuande projekti kommenteerimisele järgneb AA poolt kokkukutsutud ümarlaud, tagab, et ümarlaual osalevad asjakohased osapooled 3 tp Protokoll
riskijuhtimise (lisaks asjakohasele RTK ja auditi esindajale teavitatakse ümarlauast ka meetme RA esindajat, kelle osalemine on vabatahtlik). JIRA
ja järelevalve kaustas;
talituse Tagab vajaduse korral, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, mis sisaldab osapoolte seisukohti
juhataja (vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte säilitatakse JIRA auditi kaustas. Saadab ümarlaua E-kiri
protokolli/kokkuvõtte e-kirja teel kõikidele osapooltele ning teadmiseks SA-le.
3.8 AA Edastab RTK-le projektiauditi lõpparuande RKA-le/KA-le/RKÜ-le DHS-s. Kokk E-kiri
u- DHS-s
lepitu
d
tähtaj
aks
3.9 TRO juhataja Edastab saabunud lõpparuande teadmiseks TRO talituse juhatajale/TRO auditi kontaktisikule/TRO juhatajale ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve 2 tp E-kiri
/TRO auditi talituse juhatajale või muule vajalikule osapoolele.
kontaktisik
/TAO juhataja
3. TAO Finantsmõjuga tähelepanekuga lõpparuande osas edastab lõpparuande KA kontrolle teostavale järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) projekti 2 tp E-kiri
10 riskijuhtimise alati kontrolli määramiseks ning määrab juhtumi lahendamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdile (menetlus jätkub TPK
ja järelevalve 3. osa alapeatüki 3.3 protsessis kirjeldatud järelevalvemenetlusena). JIRA
talituse
juhataja Kui projektiauditi raames on tähelepanekuid tehtud KA/RKA-le/RKÜ-le/RTK-le, suunab tähelepaneku lahendamiseks TAO eksperdile/ Norra/EMP
koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile/ RTK vastava valdkonna eksperdile.
3. Järelevalve Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele. Kohe Kanded
11 ekspert selt SFOS-s;
(maksete Lisab projekti kontrolli ning jälgib, et juhtumi kohta esitatakse 10 tööpäeva jooksul SFOSi rikkumise aruanne. Vajadusel saadab juhtumit lahendavale
kontrollija) järelevalve eksperdile meeldetuletuse. E-kiri
10
tp
auditi
arua
nde
saam
isest
4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja kontrollimine
4.1 AA Teostab projektiauditite järeltegevuste piisavuse hindamist kolm korda aastas vastavalt juhendis „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning 3 E-kiri
projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh arvestades TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdi kord
(maksete kontrollija) poolt e-kirja teel saadud sisendit järeltegevuste teostamise hetkeseisu kohta. a
aastas
4.2 Järelevalve Edastab hiljemalt 2 nädalat enne auditite järeltegevuste tähtaega RÜ-le/TRO-le (vajadusel RA-le) või PO-le meeldetuletuse järeltegevuste 10 tp JIRA
ekspert sisestamiseks SFOS-si.
(maksete E-kiri
kontrollija) Kui RTK projektiauditi järeltegevuse teostamine on suunatud järelevalve eksperdile lahendamiseks, uurib järeltegevuste hetkeseisu kohta järelevalve
eksperdilt ja annab teada lähenevast järeltegevuste SFOS-si sisestamise tähtajast. Kui järeltegevused on teostatud, aga infot ei ole SFOS-i
sisestatud, palub need nõuetekohaselt sisestada.
Kui järeltegevuste teostaja ei jõuta tähtajaks SFOS-si järeltegevusi sisestada, annab korralduse paluda AAlt tähtaja pikendamist.
Hindab järeltegevuse teostamise piisavust SFOS-is, kaasates hinnangu andmiseks vajadusel TAO valdkonna eksperdi, Norra/EMP koordinaatori,
EŠK programmi eksperdi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskieksperdi.
Saadab AA-le e-kirja teel info, palvega AA-l hinnata SFOS-i sisestatud järeltegevuste piisavust.
Kui järeltegevuste teostamise ja selle vajalikkuse osas jäävad osapooled eriarvamusele, edastab info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse
juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga lepib kokku erimeelsuse lahendamise eest vastutava(d) KA/RKA/RKÜ ametniku(d).
4.3 TAO Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada kaasuses KA/RKA/RKÜ/RTK seisukohta, koordineerib seisukoha kujundamist, kaasates seisukoha 30 tp Kanded
riskijuhtimise kujundamiseks asjakohaseid osapooli TAO-st. Edastab seotud osapooltele KA/RKA/RKÜ lõpliku seisukoha üldjuhul 30 päeva jooksul. JIRAs;
ja järelevalve
talituse Suhtleb tekkinud erimeelsuse osas osapooltega (AA, KA, RKA, RKÜ, RA, RÜ/PO) ning juhul kui on näha, et osapooled ei suuda omavahel E-kiri
juhataja kokkuleppele jõuda, korraldab ümarlaua, arutamaks erimeelsusega seotud tähelepaneku lahendamisvõimalusi. Kaasab ümarlaua koosolekule
asjakohase TAO valdkonna eksperdi(d) ja juristi(d). Hangetega seotud küsimuses TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.
4.4 TAO Kujundab erimeelsuse osas KA/RKA/RKÜ/RTK seisukoha, kooskõlastades selle oma vahetu juhi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Kokk Kanded
valdkonna ning TAO juhiga. ulepit JIRA-s;
ekspert / TAO ud
riigihangete Ümarlaua toimumise korral kujundab KA/RKA/RKÜ/RTK seisukoha ümarlaua arutelu toimumise ajaks. tähtaj protokoll/
kontrollüksuse aks
juht/jurist Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, fikseerides erimeelsuse sisu, järeltegevused ja kokkuvõte
võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh vajadusel fikseeritakse mitteabikõlblike kulude korral ka katteallikas, kui toetust toetuse saajalt tagasi nõuda ei
saa ning selguma peab, kas vajalik on katte taotlemine Vabariigi Valitsuse sihtotstarbelistest reservist või on tegemist valdkonna eest vastutava
ministeeriumi oma kuluga). Vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid.
Kooskõlastab protokolli osapooltega. Peale kooskõlastamist edastab protokolli järelevalve eksperdile.
4.5 Järelevalve Lisab protokolli JIRA-sse projektiauditi juurde ning edastab teadmiseks TMO-le. 2 tp, Kanded
ekspert jooks JIRA-s;
(maksete Peab ülevaadet ümarlaua arutelul olnud juhtumitest ja jälgib, et juhtumid saavad lahendatud ümarlaual kokkulepitud viisil. Vajadusel saadab RÜ/RA ev
kontrollija) /PO-le meeldetuletuse. Kui juhtumit ei lahendata ümarlaual kokkulepitud viisil, teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. tegev E-kiri
us
61
4.6 TAO Saades info, et juhtumit ei lahendatud kokkulepitud viisi ning on näha, et erimeelsust ei ole võimalik lahendada, algatab kaasuse lahendamatuks 5 tp Kanded
riskijuhtimise kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunktile 2 „Lahendamatuks JIRA-s
ja järelevalve erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise
talituse korraldamine“.
juhataja
62
2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste
likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni
vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate
finantskorrektsioonide menetlemise protsess
Protsessi eesmärgiks on:
Sätestada KA/RKA/RKÜ/ RTK tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille
tulemusel on maksed peatatud või on oht maksete peatamiseks.
Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute tasumise korraldamist.
Antud protsessipunkt kohaldub vahendatavatele välistoetustele; seejuures vahendatavate välistoetuste all mõeldakse siinkohal riigisisest
rakendussüsteemi omavaid toetusskeeme, kus välistoetuse vahendaja annab riigisiseselt kokku lepitud valdkondade tegevustele määratletud tingimustel
välistoetuse edasi. Vahendatavateks välistoetusteks on näiteks: ERF, ESF, Ühtekuuluvusfond, EMP- Norra Finantsmehhanismid, EŠK, uuel perioodil
lisandunud Õiglase Ülemineku Fond, EGF ja Moderniseerimisfond.
Protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele (välja arvatud Moderniseerimisfondi meetmetele).
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine
1.1 TAO EK poolt maksete peatamise ohu, maksete peatamise korral või olulise finantsmõjuga JKS puuduse tuvastamisel kutsub kokku koosoleku 10 tp JIRA
riskijuhtimise ja seotud osapooltega (KA/RKA/RKÜ, AA, RA, RÜ) probleemi ulatuse, vastutavate asutuste ja edasise tegevuskava kokku leppimiseks. kanded;
järelevalve Korraldab koosoleku protokollimise, edastab protokolli osalejatele ja salvestab selle JIRA-sse või Sharepointi auditite kausta. Protokoll
talituse juhataja Sharepointi
Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-d olulise mõjuga administratsiooni veast koheselt e-kirjaga. s; E-kiri
Koordineerib tegevuskava koostamise protsessi ja tegevuskava täitmist ning tagab tegevuskava esitamise vajalikele asutustele, kaasates
teisi RTK siseseid osapooli.
Vajadusel esitab KA/RKA/RKÜ juhile kooskõlastamiseks ettepaneku AA-le erakorralise auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK juhtkonnale või
VV-le arutamiseks esitamiseks. Teavitab tehtud ettepanekust ka TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-t ja Norra
/EMP koordinaatorit/ EŠK programmi eksperti.
KA/RKA/RKÜ juhi ja TAO OJ nõusolekul annab järelevalve eksperdile ülesande algatada vajadusel väljamaksete siseriikliku keelamise
vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja
Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus" alapunktile 2.1.3 „SV, Norra/EMP ja EŠK
väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine“.
2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine
2.1 Finantshuvide Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d erimeelsuse lahendamatuks tunnistamisest teavitava e-kirja projekti, milles sisaldub: 5 tp E-kiri
kaitse ekspert
1) lahendamatuks tunnistatud kaasuse info;
2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-le/PO-le) finantskorrektsiooni teostamiseks ja info SFOS-i sisestamiseks ning rikkumise aruande SFOS-i
sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab kirja info, et tagastuse saab märkida laekunuks ja rikkumise aruande sulgeda alles siis, kui summad on
eelarvest tagasi makstud. Riigieelarvest katmisele minevale tagastusele palub sisestamisel staatuse „Tasumata“ juurde lisada märkus
„Summa kaetakse riigieelarvest“.
Edastab e-kirja projekti TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le. RTK poolt rakendavate meetmete osas edastab vaid lahendamatuks
tunnistatud kaasuse info.
2.2 TAO Edastab erimeelsuse lahendamatuks tunnistamise e-kirja RÜ-le (teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le ja AA-le). 3 tp E-kiri
riskijuhtimise ja
järelevalve 1) RTK poolt rakendatavate meetmete (v.a EŠK meetmete) osas saadab kinnituse TRO OJ-le, TAO OJ-le;
talituse juhataja
2) RTK poolt rakendatavate EŠK meetmete osas saadab kinnituse TRO OJ-le, TAO OJ-le, TAO piiriülese koostöö programmide
korraldamise TJ-le ja EŠK programmi eksperdile.
Teadmiseks: KA juht/RKA juht/RKÜ juht.
2. TAO Peale juhtumi lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamist annab RTK poolt rakendatavate meetmete korral juhtumiga tegelenud järelevalve 2 tp Tööülesann
3. riskijuhtimise ja eksperdile ülesande punktis 2.1 toodud tegevuste teostamiseks. e
järelevalve järelevalve
talituse juhataja eksperdile
2. Järelevalve RTK poolt rakendatavate meetmete korral sisestab SFOS-i finantskorrektsiooni ja uuendab rikkumise aruande punktis 2.1 kirjeldatud viisil. 5 tp SFOS
4. ekspert kanded
2.5 Tagasimaksmis Vastutab tagasimaksmisele kuuluvate vahendite leidmise eest ning kannab finantskorrektsiooniga seotud vahendid määratud tähtajaks KA Osapoolte Kanded
e eest vastutav /RKA/RKÜ poolt määratud kontole. vahel kontole
asutus kokkulepit
ud
tähtajaks
63
2.6 Finantshuvide Valmistab ette sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse eelnõu järgmiste laekumata mitteabikõlblike kulude katmiseks: 1 kord E-kiri
kaitse ekspert aastas otsuse
1. Lootusetuks tunnistatud tagasinõuete katmiseks, mida ei ole võimalik EK-le või muule doonorile tagasinõudega seotud kulude jagamiseks eelnõuga
esitada või mille osas on EK või doonori otsus osaliselt või täielikult mitte jagada;
2. Kuni 1000-euro suuruse mitteabikõlbliku toetuse osaga rikkumiste katmiseks, mida pole TS-lt sisse nõutud, kuigi esineb STS §-s 45
nimetatud finantskorrektsiooni tegemise alus (ÜM_2014 § 23 lg 4 erand; ÜM_2022 § 37 lg 5).
3. Muude erijuhtumite katmiseks, kus on otsustatud nõuet TS-le mitte esitada või ei ole võimalik esitada, kuid kus kulusid ei ole võimalik EK
-le või muule doonorile sertifitseerida (sh punktis 2.2 lahendamatuks erimeelsuseks tunnistatud juhtumid).
Edastab taotluse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kooskõlastamiseks.
2.7 TAO Vaatab üle taotluse eelnõus fikseeritud juhtumid ja summad, küsides vajadusel finantshuvide kaitse eksperdilt täiendavat informatsiooni. 5 tp Otsuse
riskijuhtimise ja Kooskõlastab eelnõus fikseeritud juhtumid. eelnõu
järelevalve
talituse juhataja
2.8 Finantshuvide Kooskõlastuse saamisel saadab RM riigieelarve osakonnale esitatava taotluse KA/RKA/RKÜ juhile allkirjastamisele, lisades 2 tp Otsuse
kaitse ekspert kooskõlastusringi nii TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ kui TAO OJ ning RKA/RKÜ taotluse korral TAO piiriülese koostöö eelnõu DH
programmide korraldamise talituse TJ ning seadistab DHS töövoo teadmiseks EŠK programmi eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile. S-s
2.9 KA juht/RKA Allkirjastab sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse. 5 tp Allkirjastatu
juht/RKÜ juht d taotlus
DHS-s
2. RTK Teostab raha eraldamisel vajaliku(d) kande(d) e-riigikassas. Osapoolte Kanded e-
10 finantsarvestuse vahel riigikassas
osakonna RMi kokkulepit
valitsemisala ud
talitus tähtajaks
2. Järelevalve Peale RTK raamatupidamise poolt vajalike kannete teostamist RA/PO kontodele, teavitab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) RÜ-d Jooksvalt Kanded
11 ekspert summade laekumisest, et RÜ saaks SFOS-is tagastuse laekunuks märkida ja rikkumise aruande sulgeda. Kontrollib, kas laekumised on SFOS-s; E-
(maksete SFOS-i sisestatud. kiri
kontrollija)
RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) laekumise SFOS-i. Vajadusel edastab info
tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile.
64
2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude
esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse
tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i
andmete kontrolli protsess
TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite, EŠK ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine, sh struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud
abikõlblike kulude katteks vahendite kandmine ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine. Samuti täidab TMO EGFi sertifitseeriva
asutuse ülesandeid. Kulude sertifitseerimise protsessis kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on:
kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 126, abifondi määruse artikliga 33 ja ÜSM_2021 artikliga 76 kulude esitamine (s.o vahemaksetaotluste esitamine),
sertifitseerimine ja maksetaotluste koostamine EK-le;
EŠK toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas programmi raamlepingu lisa 1 artikliga 2.2 ja 4 ning EŠK regulatsiooni artiklitega 3.5, 8.1-8.4 ja
artikli 11.4 lõikega 3.
Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4;
EGFi kulude sertifitseerimine kooskõlas finantsmääruse artikli 59 lõike 5 punktiga a;
Toetuse EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 147, abifondi määruse artikliga 57
ja ÜSM_2021 artikliga 88.
Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ÜSM_2013 artikli 126 punktis d, abifondi määruse artikli 33 punktis d ja
ÜSM_2021 artikli 76 lõike 1 punktis b nõutud peakontode raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega.
TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist.
Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. Rahavoogude planeerimise protsess
1.1. Struktuurivahendite, EŠK ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike e-riigikassa kontode avamine
1. TMO Uue e-konto avamiseks koostab e-kirja RKO-le palvega vastav e-konto e-riigikassas avada. Jooksvalt vastavalt E-kirjad
1.1 finantsspetsia vajadusele
list TMO e-konto avamise e-kirja edastab TMO finantsspetsialist RM RKO-le, koopia TMO juhatajale.
Norra/EMP toetuste puhul lisatakse kirja, et kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja 5.6.1 m peavad e-kontod intressi teenima.
1. RM RKO Avab e-riigikassas konto vastavalt taotlusele. Teavitab TMO-d konto avamisest. Esimesel võimalusel E-riigikassas konto avatud
1.2
1.2. Norra/EMP programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le
Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja 20. novembriks.
1. TMO Saadab vajadusel vähemalt kaks nädalat enne FMO-le esitamise tähtaega RKA ja PO-dele e-kirjaga meeldetuletuse väljamaksetaotluste Vajadusel vähemalt E-kiri; prognoos FMO
2.1 finantsspetsia prognoosi esitamise kohta ning sätestab e-kirjas tähtaja prognoosi esitamiseks TMO-le. 2 nädalat enne süsteemis
list prognoosi esitamise
/finantsekspert Vaatab üle laekunud prognoosid ning võttes arvesse eelnevate perioodide väljamaksete mahtu toetuse saajatele, korrigeerib vajadusel tähtaega
prognoose.
Sisestab prognoosid FMO süsteemi vähemalt üks päev enne väljamaksetaotluste prognoosi esitamise tähtaega FMO-le.
Prindib prognoositabeli välja.
1. Norra/EMP Esitab TMO-le TA ja kahepoolsete suhete fondi prognoosid tähtaegselt. TMO määratud Esitatud prognoosid
2.2 koordinaator tähtajaks
1. TMO juhataja Vaatab sisestatud andmed üle. 1 tp Sisestatud andmed
2.3 kontrollitud
1. Norra/EMP Allkirjastab prognoositabeli paberil. 1 tp Allkirjastatud prognoositabel
2.4 SA juht
1. TMO Laeb paberil allkirjastatud prognoositabeli FMO süsteemi. Saadab FMO süsteemis oleva väljamaksetaotluste prognoosi FMO-le 20. veebruariks, 20. Prognoos FMO süsteemis
2.5 finantsspetsia rakendusmääruses toodud tähtajaks. aprilliks, 20.
list septembriks ja 20.
/finantsekspert novembriks
1.3. Laekunud vahendite kandmine RA toetuste toetuskontole ja PO toetusekontole
Toetuste väljamaksed tehakse TS-le läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/PO kontolt. TMO kannab vahendid RA-de/PO-de kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse andjalt.
1. TMO Toetuse laekumisel kannab SF vahendid vastavalt EK maksetaotluses kajastatud meetme tegevuse summadele vastava RA e-kontole. 20 tp SF vahendid kantud RA e-
3.1 finantsspetsia kontole
list
1. TMO Norra/EMP toetuste ning EŠK toetuse laekumisel kannab vahendid TMO vastava programmi kontole. Norra/EMP toetuste puhul tuvastab SFOS- 14 tp Norra ja EMP toetus kantud
3.2 finantsspetsia st (SFCS väljavõtte alusel) TS-tele tehtud väljamaksete summa ja kannab selle koos juhtimiskuludeks laekunud summaga vastava PO e- TMO programmi kontol; EŠK
list kontole. Kahepoolsete suhete katteks laekunud vahendid kannab PO e-kontole vastavalt SFOSis kajastatud maksetele. TA-le laekunud summa toetus kantud TMO
kannab täies mahus PO e-kontole. programmi kontole ja sealt
PO e-kontole
EŠK toetuste osas kannab TS-tele tehtud väljamaksete summa vastava PO e-kontole vastavalt vahemaksetaotlusega esitatud summale.
1. TMO Aktsepteerib toetuse edasikanded e-riigikassas. 1 tp Toetuse edasikanded e-
3.3 finantsekspert riigikassas aktsepteeritud
2. Toetuse andjatele kulude esitamise [1] ja sertifitseerimise protsess
2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine
2. TMO Töötab välja kulude esitamise ja sertifitseerimise põhimõtted ning aruannete vormid. Esitab need TMO juhatajale kinnitamiseks JIRA-s. Uuendab Jooksvalt vastavalt Sertifitseerimise põhimõtted
1.1 finantsekspert dokumente vastavalt vajadusele. vajadusele ja aruannete vormid kinnitatu
d JIRA-s
65
2. TMO juhataja Kinnitab JIRA-s põhimõtted, aruannete vormid. 5 tp Põhimõtted ja aruannete
1.2 vormid allkirjastatud
Aruannete vorme uuendatakse vastavalt vajadusele aruannete koostamisel.
2.2. Kontrollide vahearuande koostamine
Et koondada ja analüüsida RÜ-de ja PO-de süsteemide kohta käivat infot ning kontrollide tulemusi, koondab TMO iga RÜ või PO kohta tehtud kontrollide ja auditite tulemused kokkuvõtvasse kontrollide vahearuandesse.
Aruanne koostatakse ja kinnitatakse struktuurivahendite puhul vähemalt kaks korda aastas, reeglina 30.09 ja 31.12 seisuga, Norra/ EMP toetuste puhul vähemalt kord aastas ja EGF-i puhul üks kord enne kulude
sertifitseerimist ning EŠK puhul 1 kord aastas seisuga 31.12 kahele allprogrammile eraldi.
Kontrollide vahearuandes tuuakse välja RÜ-de või PO-de lõikes tuvastatud olulised finantsmõju omavad probleemid, vajalikud järeltegevused ning probleemsete kulude vahemaksetaotlusest, kulude sertifitseerimise
aastaaruandest või finantsvahearuandest välja arvamisega (edaspidi kulude peatamine) seotud info.
2. TMO Genereerib SFCS-is vajalikud aruanded pärast aruandlusperioodi lõppu ja edastab need RÜ või PO eest vastutavale TMO ametnikule 5 tp SFCS aruanded
2.1 finantsekspert analüüsimiseks.
2. RÜ või PO Täiendab oma vastutusalas olevat kontrollide vahearuannet vastavalt kulude esitamise põhimõtetele auditite, kontrollide, järelevalve ja 15 tp Kontrollide vahearuanne
2.2 eest vastutav analüüside tulemuste ning muu asjakohase infoga nende saamisel.
TMO ametnik
Koondab RÜ-de või PO-de lõikes kontrollide vahearuandesse lisatud info terviklikuks analüüsiks ning hindab tuvastatud puuduste finantsmõju
avaldumist vastavalt kulude esitamise põhimõtetele.
Kulude esitamisele olulist mõju omavate probleemide korral teavitab TMO juhatajat ja TMO finantseksperti, et tagada täiendavate meetmete
rakendamine vastavalt töökorra protsessipunkti 2.2.5 punktile 1 „Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine“. EGFi puhul teavitab
Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes tagab täiendavate meetmete rakendamise.
Edastab kontrollide vahearuande kinnitamiseks TMO finantseksperdile.
2. TMO Vaatab üle kogu aruande, vajadusel ühtlustab stiili ja sisu ning täiendab järeldusi. Vajadusel laseb teha täpsustusi, lisada infot. Juhul kui 10 tp Kontrollide vahearuanne
2.3 finantsekspert kontrollide vahearuande koostamise käigus selgub, et läbiviidud kontrollid, järelevalve ja auditid ei anna piisavat kindlust kulude parandatud
sertifitseerimiseks, annab sellest teada TMO juhatajale.
TMO juhataja teavitab sellest TAO juhatajat, kes korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise. Juhul kui täiendavaid kontrolle TAO, RÜ või PO
poolt läbi ei viida, võib TMO ise kontrolli läbi viia edastades kontrolli tulemused teadmiseks ka TAO-le. EGFi puhul teavitab
Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise.
2. TMO Veendub, et töökorra protsessipunkti 2.2.5 punkt 1 „Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine“ kohaselt rakendatud täiendavad 5 tp Täiendatud kontrollide
2.4 finantsekspert meetmed on piisavad kulude esitamise jätkamiseks vahemaksetaotluste või vahefinantsaruannete raames. EGFi puhul veendub, et vahearuanne
/ RÜ või PO Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, tegevused on piisavad.
eest vastutav
TMO ametnik Kajastab rakendatavad täiendavad meetmed ja rakendamise tulemused kontrollide vahearuandes.
Edastab lõpliku kontrollide vahearuande TMO OJ-le kinnitamiseks.
2. TMO juhataja Vaatab üle lõpliku aruande, vajadusel täiendab/ palub täiendada. 3 tp Täiendatud kontrollide vahe-
2.5 aruanne
Kinnitab lõpliku kontrollide vahearuande.
2. TMO RÜ või Edastab RÜ-le, PO-le, RA-le, AA-le ja teistele KA/RKA ametnikele kinnitatud kontrollide vahearuande infoks ja tagasiside/kommentaaride 1 tp Täiendatud kontrollide
2.6 PO eest esitamiseks. vahearuanne
vastutav
ametnik
2.3. Vahemaksetaotlus EK-le
Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist:
1. RÜ põhine alusandmete kontroll;
2. EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades kontrollide vahearuande tulemusi.
Kooskõlas ÜSM_2021 artikli 91 lõikega 1 võib perioodil 2021-2027 igal aastal esitada ühe maksetaotluse ajavahemikel, mis jäävad järgmiste kuupäevade vahele: 28. veebruar, 31. mai, 31. juuli, 31. oktoober, 30.
november ja 31. detsember. 31. juuliks esitatud viimane maksetaotlus loetakse 30. juunil lõppenud aruandeaasta lõppmaksetaotluseks.
2. TMO Perioodi 2014-2020/perioodi 2021-2027 alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab RÜ alusandmete kontrolli KL vormi ja EK Jooksvalt vastavalt KL vormid
3.1 finantsekspert vahemaksetaotluse KL vormi ja edastab need kinnitamiseks TMO juhatajale. vajadusele
2. TMO juhataja Kinnitab KL-d digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud KL-d
3.2
2. TMO Sisestab SFOS-i vahemaksetaotluse perioodi (üldjuhul kvartal) ja genereerib RÜ alusandmete kontrolliks vajalikud aruanded. 3 tp SFCS aruanded
3.3 finantsekspert
2. TMO Sisestab SFOS-i vastavalt kontrollide vahearuandes kajastatud infole vajadusel kulude peatamised. 2 tp SFOS kanded
3.4 finantsekspert
2. TMO Kontrollib RÜ alusandmeid e-riigikassa (SAP-i info alusel SFCS väljavõte) ja SFOS-i (SFOSi info alusel SFCS väljavõte) andmetega vastavalt 7 tp E-riigikassa ja SFOS
3.5 finantsspetsia KL-le. Kui RÜ alusandmed ei vasta e-riigikassa ja SFOS-i andmetele, esitab vajadusel järelepärimise RÜ-le. andmed kontrollitud; täidetud
list/ KL
finantsekspert Kui RÜ alusandmed on korrektsed, kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks II kontrollile.
2. TMO Võrdleb RÜ alusandmeid SFCS väljavõtetega ja digitaalallkirjastab korrektse KL. 5 tp Allkirjastatud KL
3.6 finantsspetsia
list/
finantsekspert
2. TMO Kontrollib (SFOS-i info alusel SFCS väljavõte), kas SFOS-i sisestatud kulude peatamistele on finantskorrektsioon nõutud summas lisatud või on 5 tp SFOS kanded
3.7 finantsspetsia kulude sertifitseerimisest maha arvamise põhjus muul kujul lahendatud.
list
/finantsekspert Lõpetab SFOS-is kulude peatamise, kui põhjus kulude sertifitseerimise peatamiseks on lahendatud.
2. TMO Genereerib SFCS-ist EK vahemaksetaotluse aruanded ja koostab EK vahemaksetaotluse fondide lõikes ning kontrollib seda vastavalt EK 7 tp SFCS aruanded; vahe-
3.8 finantsspetsia vahemaksetaotluse KL-le võttes arvesse kontrollide vahearuandest tulenevat peatamiste infot. maksetaotlus SFC2014/
list/
finantsekspert Sisestab korrektse vahemaksetaotluse andmed SFC2014/SFC2021 süsteemi. Koostab KL ja edastab kinnitamiseks TMO OJ-le. SFC2021 süsteemis
2. TMO juhataja Vajadusel küsib EK vahemaksetaotluse koostajalt selgitusi. Digitaalallkirjastab korrektse KL. 2 tp Allkirjastatud KL
3.9
2. TMO Kinnitab EK vahemaksetaotluse SFC2014/SFC2021 süsteemis. 1 tp Kinnitatud vahemakse-
3. finantsspetsia taotlus SFC2014/
10 list/
finantsekspert SFC2021 süsteemis
2. TMO juhataja Saadab EK vahemaksetaotluse SFC2014/SFC2021 süsteemis EK-le. 1 tp vahemaksetaotlus SFC2014/
3.
11 SFC2021 süsteemis
saadetud
2. TMO Laeb EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi kuluaruannete moodulisse. 1 tp EK vahemaksetaotluse
3. finantsekspert dokumendid SFOSi
12 kuluaruannete moodulis
66
2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le)
KA esitab EK-le kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 137 ja ÜSM_2021 artikliga 98 kulude sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta 01.07-30.06 kohta koos nõutud dokumentidega („kinnituspakett“) hiljemalt
aruandlusaastale järgneva aasta 15. veebruariks. Kulude sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta täiendava vahemakse summa või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset ja
esialgseid eelmakseid.
Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames esitatud kulud võttes arvesse kontrollide vahearuannete, AA auditeerimise aastaaruande ja TAO kontrollide aastaaruande infot.
Kulude sertifitseerimise aastaaruande esitab EK-le KA (Sotsiaalministeerium) koos lõpparuandega. Lõpparuanne tuleb EK-le esitada kuus kuud pärast abikõlblikkus perioodi lõppu. Abikõlblikkuse periood on 24 kuud
alates EGF-i taotluse esitamisest.
2. TMO Perioodi 2014-2020/ 2021-2027 alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab kulude sertifitseerimise aastaaruande kontrollimiseks KL vormi Jooksvalt vastavalt KL vorm
4.1 finantsekspert ning edastab e-kirja teel kinnitamiseks TMO juhatajale. vajadusele
EGF-i puhul kajastab kontrollikohad kontrollide vahearuandes.
2. TMO juhataja Kinnitab KL vormi digitaalallkirjaga. 5 tp Allkirjastatud KL vorm
4.2
2. TMO Lisab SFOS-i aruandlusaasta kuludele täiendavad peatamised vastavalt kontrollide vahearuandest, TAO-lt ja AA-lt saadud infole. 7 tp SFOS kanded
4.3 finantsekspert
Info olemasolul arvestab ka põhjendatud arvamustega.
2. TMO Genereerib SFCS-s kulude sertifitseerimise aastaaruande. Kui lisandub kulude peatamisi, genereerib uue aruande. 2 tp SFCS kulude
4.4 finantsekspert sertifitseerimise
EGF-i puhul genereerib SFCS-s kulude väljavõtte ja lisab sellele võimalikud kulude peatamised. aastaaruanne
2. TMO Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid EK vahemaksetaotluste, kontrollide vahearuannete, TAO kontrollide aastaaruande ja 5 tp Täidetud KL
4.5 finantsspetsia AA auditeerimise aastaaruande andmetega vastavalt KL-le. Vajadusel küsib lisainfot. Toob KL-l välja põhjused kulude peatamisteks ning
list/ edastab II kontrollile (teisele finantsspetsialistile või finantseksperdile).
finantsekspert
EGF-i puhul kontrollib andmeid KA lõpparuande ja AA auditi andmetega ja kajastab tulemused kontrollide vahearuandes.
2. TMO Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid arvestades kogu asjaomase informatsiooniga. Edastab korrektse kulude 5 tp Kulude sertifitseerimise
4.6 finantsspetsia sertifitseerimise aastaaruande projekti TMO juhatajale. aastaaruande projekt
list/
finantsekspert
2. TMO juhataja Esitab e-kirja teel sertifitseeritud kulude aastaaruande projekti TAO juhatajale ning AA juhatajale. Võib delegeerida ülesande finantseksperdile. 1 tp E-kiri sertifitseeritud kulude
4.7 aastaaruande projektiga
EGF-i puhul teavitab SOM-i kui EGF-i KA-d.
2. TAO ja AA; Edastavad omapoolsed kommentaarid kulude sertifitseerimise aastaaruande projektile. 5 tp E-kiri
4.8 EGF-i puhul
SOM kui KA
2. TMO Vajadusel lisab SFOS-i täiendavad mahaarvamised vastavalt TAO-lt ja AA-lt saadud infole ning genereerib SFCS-s kulude sertifitseerimise 5 tp SFOS kanded; SFCS kulude
4.9 finantsspetsia aastaaruande uuesti. sertifitseerimise aasta-
list/ aruanne
finantsekspert Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande ja täidab KL (vastavalt teise veeru). Toob KL-l välja põhjused kulude peatamiseks ja summad.
EGF-i puhul lisab vajadusel kulude peatamised kulude väljavõttele ja kajastab need kontrollide vahearuandes.
Sisestab sertifitseeritud kulude aastaaruande info SFC2014/SFC2021 süsteemi.
Kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks TMO juhatajale.
2. TMO juhataja Vajadusel küsib KL täitjalt selgitusi. Allkirjastab korrektsete KL ja edastab sertifitseeritud kulude aastaaruande hiljemalt 10. veebruariks TAO 10.02/ E-kiri; allkirjastatud KL;
4. juhatajale ning AA juhatajale. kinnitatud kulude
10 15.02 sertifitseerimise
Kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande SFC2014/ SFC2021 süsteemis hiljemalt 15. veebruariks. aastaaruanne SFC2014/
SFC2021 süsteemis
EGF-i puhul kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande SFC2014/SFC 2021 süsteemis hiljemalt 6 kuud pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu.
2.5. Norra/EMP programmi sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le ja EŠK sertifitseeritud hüvitistaotluse esitamine Šveitsi toetuste büroole
Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et FMO-le esitatud finantsvahearuannetes ja Šveitsi toetuste büroole esitatud hüvitistaotlustes toodud andmed on õiged.
2. TMO Perioodi alguses koostab JIRA-s ja edaspidi vajadusel uuendab finantsvahearuande/hüvitistaotluse KL vormi ja edastab selle kinnitamiseks TM Jooksvalt vastavalt Finantsvahearuande/hüvitista
5.1 finantsekspert O OJ-le. [3] vajadusele otluse KL vorm JIRA-s
2. TMO OJ Kinnitab finantsvahearuande/hüvitistaotluse KL vormi JIRA-s. 5 tp Finantsvahearuande
5.2 /hüvitistaotluse KL vorm
kinnitatud JIRA-s
2. PO/ RÜ [2] Norra/EMP programmi korral sisestab finantsvahearuanded FMO süsteemi ja esitab need TMO-le sertifitseerimiseks 2 korda aastas perioodide 31.07/ 31.01 Norra/EMP
5.3 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande perioodi lõpust. finantsvahearuanded FMO
süsteemis
Deklareerib igal aastal finantsvahearuande osana kooskõlas Norra/EMP programmi rakendusmääruse artikliga 9.7.2 e-riigikassa kontodel
teenitud intressi.
Esitab allkirjastatud EŠK hüvitistaotluse Šveitsi esitatud vormil DHS-i kaudu RTK-le 2 korda aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli –
31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande perioodi lõpust.
Kui toetusmeede ei alga aruandeperioodi esimesel päeval, kulgeb esimene hüvitamisperiood toetusmeetme lepingu allkirjastamise kuupäevast
kuni järgmise hüvitamisperioodi lõpuni. Viimane hüvitamisperiood kestab eelviimase hüvitamisperioodi lõpust toetusmeetme lõpuni, välja
arvatud juhul, kui toetusmeede lõpeb aruandeperioodi viimasel päeval.
31.07/31.01 PO/RÜ poolt allkirjastatud
Norra/EMP puhul jätkub menetlus vastavalt punkti 2.5 alapunktile 2.5.5 EŠK hüvitistaotlus
2. DHO Registreerib EŠK hüvitistaotluse ja loob töövoo DHS-s täitmiseks peatäitjale, TMO finantsspetsialistile, ja kaastäitjale, TAO EŠK programmi 2 tp EŠK hüvitistaotlus
5.4 dokumendihal eksperdile. EŠK hüvitistaotluse menetlus jätkub TMO-s vastavalt 2.5.6 ja TAO-s vastavalt 2.5.9. registreeritud DHS-s
duse
spetsialist
67
2. TMO Perioodi 1. jaanuar – 30. juuni finantsvahearuande edastab ka Norra/EMP koordinaatorile infoks. 10 tp Finantsvahearuanne; KL
5.5 finantsspetsia täidetud DHS-s
list Kontrollib finantsvahearuande SAPi (SFCS väljavõtted) ja SFOSi (SFOSi info alusel SFCS väljavõtted) andmetega kooskõla vastavalt KL-le. Kui
finantsvahearuande info ei vasta SAPi ja SFCS andmetele, esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub teha vajadusel parandused.
Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste fikseerimisel arvesse kontrollide vahearuande tulemusi. Kui kontrollide vahearuandes on väljatoodud
mittesertifitseeritavad kulud, siis võtab vastavad kulud finantsvahearuandest välja. KL-l toob välja kulude mittesertifitseerimise põhjused ja
mittesertifitseeritava summa.
Kajastab TMO e-kontodel teenitud intressi kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 tehnilise abi finantsvahearuandes.
Kui andmed on korrektsed, kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks finantseksperdile. Norra/EMP programmi finantsvahearuande korral menetlus
jätkub vastavalt punkti 2.5. alapunktile 2.5.7.
2. TMO Kontrollib EŠK hüvitistaotluse SAPi (SFCS väljavõtted) ja SFOSi (SFOSi info alusel SFCS väljavõtted) andmete kooskõla KL alusel. Kui EŠK 30 tp Kinnitatud EŠK KL DHS-s; E-
5.6 finantsspetsia hüvitistaotluse info ei vasta SAPi ja SFCS andmetele, esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub teha vajadusel parandused. kirjad; DHS-s töövoog
list hüvitistaotluse
Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste fikseerimisel arvesse kõiki kontrolli põhimõtteid ja tulemusi. Kui esineb mitteabikõlblikke kulusid, siis võtab allkirjastamiseks
vastavad kulud EŠK hüvitistaotlusest välja. Sh küsib Šveitsi frangi vahetuskurssi RM-i RKO-lt e-kirjaga. Saab EŠK hüvitistaotlusele kooskõlastu
se EŠK programmi eksperdilt DHS-s.
a) Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt 2.5.3;
b) Kui andmed on korrektsed, laeb üles KL DHS-i ning allkirjastab EŠK hüvitistaotluse KL DHS-s. DHS-s loob uue töövoo hüvitistaotluse
järjestikku allkirjastamiseks RKÜ juhile ja TMO OJ-le (sh. teadmiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-le ja EŠK
programmi eksperdile). EŠK hüvitistaotluse menetlus jätkub vastavalt 2.5.10.
2. Norra/EMP Vaatab üle Norra/EMP finantsvahearuande indikaatorite täitmise osa, sealjuures võtab arvesse eelmises aastaaruandes toodud indikaatorite 10 tp E-kiri
5.7 koordinaator täitmisi ja nende selgitusi. Vajadusel küsib PO-lt lisaselgitusi. Teavitab TMO-d, kui andmed on üle vaadatud.
2. TMO Kontrollib Norra/EMP finantsvahearuannet. Vajadusel küsib selgitusi finantsspetsialistilt ja digiallkirjastab korrektse Norra/EMP KL. Norra/EMP fi 5 tp Digiallkirjastatud KL
5.8 finantsekspert nantsvahearuande menetlus jätkub vastavalt 2.5.11.
2. EŠK Vaatab üle EŠK hüvitistaotluse sisulise edenemise osa. Vajadusel küsib PO-lt ja seotud osapooltelt selgitusi e-kirja teel/Confluence 10 tp; puuduste E-kirjad; kommenteeritud
5.9 programmi keskkonnas. Kooskõlastab DHS-s hüvitistaotluse. Menetlus jätkub TMO-s vastavalt 2.5.6. kõrvaldamisega hüvitistaotlus Confluences;
ekspert seotud järelpäringu Kooskõlastuse märge DHS-s
korral menetlus
pikeneb kuni 5 tp
2. RKÜ juht/TM Allkirjastavad järjestikku EŠK hüvitistaotluse DHS-s. Menetlus jätkub vastavalt 2.5.14. DHS-s ette nähtud Allkirjastatud EŠK
5. O OJ päeval hüvitistaotlus DHS-s
10
2. TMO OJ Vaatab üle Norra/EMP KL ja finantsvahearuande. Digiallkirjastab Norra/EMP KL. 3 tp Allkirjastatud Norra/EMP KL
5.
11
2. Norra ja EMP Norra/EMP puhul digiallkirjastab korrektse KL ja allkirjastab finantsvahearuande paberil. 1 tp Digiallkirjastatud KL;
5. SA juht Allkirjastatud
12 finantsvahearuanne paberil
2. Programmi Kinnitab FMO GRACE süsteemi sisestatud info hiljemalt 2,5 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu. Põhjendatud juhtudel võib 15.09/ 15.03 Finantsvahearuanne FMO
5. eest vastutav finantsvahearuande kinnitada ka hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu. süsteemis esitatud
13 TMO ametnik
2. TMO Salvestab EŠK hüvitistaotluse digiallkirjad pdf.na DHS-i Šveitsi toetuste büroole saadetava kirjaga seotud dokumentide juurde. Saadab EŠK 2 korda aastas EŠK E-kiri DHS-s
5. finantsspetsia hüvitistaotluse Šveitsi toetuste büroole DHS-s. Märgib DHS-s töövoo täidetuks. Vajadusel saadab büroole täiendavat infot. hüvitistaotluse DHS-
14 list s allkirjastamise
päeval
2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja PO juhtimiskulude kontrollimine
Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt.
2. TMO Norra ja EMP toetuste puhul analüüsib TAO kulusid ja programmide juhtimiskulusid vähemalt kord aastas. Analüüsi tulemused kajastatakse 31.12 Vajadusel riskipõhine valim
6.1 finantsspetsia kontrollide vahearuandes. Analüüsi tulemustest lähtudes koostab vajadusel riskipõhise valimi TAO kulude ja programmide juhtimiskulude
list kontrollimiseks kuludokumentide alusel.
/finantsekspert
2. TMO Koostab KL võttes aluseks juhendi „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise Jooksvalt vastavalt KL
6.2 finantsspetsia kontrollimisele“ lisas olevad KL-d ja edastab selle kinnitamiseks TMO juhatajale. vajadusele
list
/finantsekspert
2. TMO OJ Kinnitab KL digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud KL
6.3
2. TMO Küsib TAO-lt ja PO-lt valimisse sattunud kuludokumendid või leiab need SFOS-ist. 17 tp E-kiri; kuludokumendid
6.4 finantsspetsia
list Kontrollib kuludokumente vastavalt KL-le, toob välja puudused. Vajadusel küsib TAO-lt ja PO-lt selgitusi. Digitaalallkirjastab KL. Norra/EMP
puhul edastab KL finantseksperdile kontrolli.
2. TMO Norra/EMP puhul kontrollib KL-l kajastatud infot. Vajadusel küsib KL täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjastab korrektse KL. 3 tp Allkirjastatud KL
6.5 finantsspetsia
list/
finantsekspert
2. TMO OJ Vaatab KL üle. Allkirjastab digitaalselt korrektse KL. 2 tp Allkirjastatud
6.6
KL
68
2. TMO Vajadusel palub TAO juhatajal ja PO-l teha korrektsioonid. 1 tp Korrektsioonid
6.7 finantsspetsia
list/
finantsekspert
2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle
Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-de üle.
2. TMO Analüüsib RKA teostatud kontrolle vähemalt kord aastas. Valib riskipõhiselt RKA läbiviidud kontrollid, et teha neile Norra/EMP SA järelkontroll. 31.12/ vastavalt KL vorm; riskipõhine valim
7.1 finantsspetsia Töötab välja kontrollakti ja KL vormi. Võimalusel kasutab RKA KL-i. vajadusele
list
2. TMO Kooskõlastab kontrollakti ja KL vormi ning kontrolli valimi. 5 tp KL vorm
7.2 finantsekspert
2. TMO OJ Kinnitab kontrolli valimi. Digiallkirjastab kontrollakti ja KL vormi. 5 tp Allkirjastatud kontrollakt ja
7.3 KL vorm
2. TMO Viib läbi Norra/EMP SA kontrolli. Tekkinud küsimused ja tuvastatud probleemid räägib läbi TMO finantseksperdi ja TMO juhatajaga. Vormistab 20 tp Kontrollakt
7.4 finantsspetsia kontrolli tulemused kontrollaktis tuues välja tähelepanekud ja vajalikud järeltegevused. Saadab kontrolli tulemused RKA juhatajale
list kommenteerimiseks.
2. TMO Analüüsib RKA kommentaare, vajadusel vastab nendele ja täiendab kontrollakti ja KL-e. Saadab kontrollakti ja KL kooskõlastamiseks TMO 10 tp Täiendatud kontrollakt ja KL
7.5 finantsspetsia finantseksperdile ja kinnitamiseks TMO juhatajale.
list
2. TMO Veendub, et tehtud tähelepanekud ja järeltegevused on asjakohased ning et olemas on piisav kontroll-jälg. Veendub, et pärast järeltegevuste 5 tp Kooskõlastatud kontrollakt ja
7.6 finantsekspert elluviimist saab TMO piisava kindluse kulude sertifitseerimiseks. Kooskõlastab kontrollakti ja KL. KL
2. TMO OJ Digiallkirjastab kontrollakti ja KL. 5 tp Allkirjastatud kontrollakt ja KL
7.7
2.8 Norra/EMP programmi sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le
Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide lõpparuanded rakendusmääruses sätestatud tähtajaks. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12.2,
nelja kuu jooksul pärast programmi juhtimiskulude abikõlblikkuse lõppu.
Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja selle kohta antakse aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt etteantud vormil.
Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud (võttes arvesse varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse maha ette- ja vahemaksed programmile, kaasrahastus muudest
allikatest, FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele projektidele või tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu
jooksul peale lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse on negatiivne, teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul.
Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra finantsvahearuande sertifitseerimise tööprotsessist.
2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess
Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 147 lg 1 ja ÜSM_2021 artikli 88 lg 1 tuleb toetus tagasi maksta tagasimaksenõude koostamisele järgneva teise kuu viimaseks päevaks. Kohaldub Norra/EMP/EŠK-le (3 kuud)
2. TMO Juhul kui tagasimaksenõude summat ei ole tagasimaksmise eest vastutav asutus TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunkti 2. „L Toetuse Taotlus RM-i;
9.1 finantsspetsia ahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud tagasimaksmise maksekorraldus; vastuskiri
list/ finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“ kirjeldatud protsessi käigus leidnud ja määratud kontole kandnud, valmistab ette taotluse RM-i tähtajaks toetuse andjale
finantsekspert finantsosakonnale vahendite VV sihtotstarbelisest reservist või vajadusel erakorralisest reservist taotlemiseks kooskõlas VV reservi määrusega.
Kui ei ole selge või puudub kokkulepe, kes tagasinõude täitmise eest vastutab, kutsub seotud osapooled koosolekule, eesmärgiga kokku
leppida, kelle eelarvest tagasinõue täidetakse. Kui kokkuleppele ei jõuta, viib koostöös TAO-ga teema RTK juhtkonda edasise tegevuskava
koostamiseks.
Sisestab maksekorralduse tagasinõutud summa ja toetuse andja nõudel viivise tähtaegseks ülekandmiseks määratud kontole peale seda kui
vastav asutus on vahendid üle kandnud või VV on reservist vahendid eraldanud.
Koostab toetuse andjale vastuskirja tagasimaksenõude täitmise kohta.
2. TMO Vaatab üle reservi taotluse materjalid, teeb vajadusel täiendused. Aktsepteerib korrektse maksekorralduse e-riigikassas. 1 tp Maksekorraldus e-
9.2 finantsekspert riigikassas aktsepteeritud
2. TMO OJ Saadab tagasimaksenõude vastutavale asutusele või kooskõlastab reservi taotluse. Allkirjastab toetuse andjale vastuskirja tagasimaksenõude 1 tp Tagasimaksenõue saadetud/
9.3 täitmise kohta. kooskõlastatud reservi
taotlus; allkirjastatud
vastuskiri toetuse andjale
2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud mitteabikõlblike kulude tagasimaksmise protsess
Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus on teinud välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel väljamakseid suuremas summas, kui laekub välistoetust või
välistoetuse kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema kõrgemalseisev ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium, kelle vastutusalas on vastava välistoetuse
väljamaksmise ülesande täitmine 1) katma puudujääva summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema puudujäägi katmist VV reservist.
Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti 2.2.5 „Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni
vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess“ alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite
tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.
2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess
RTK finantsarvestuse osakond teeb raamatupidamiskanded lähtudes raamatupidamise seadusest, rahandusministri määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ ja iga RA/PO valitsemisala
raamatupidamise sise-eeskirjast. RTK finantsarvestuse osakond edastab raamatupidamisprogrammi väljavõtte vähemalt kord aastas seisuga 31. detsember TMO-le tähtajaga 15. jaanuar. Välisvahendite finantstabelit
koostab TMO kord kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise juhendist.
2. Väljavõtete Võrdleb peakontode e-riigikassa väljavõtteid ja raamatupidamisprogrammi väljavõtteid. 31.12 Peakontode e-riigikassa
11 võrdlemise väljavõtted ja
.1 eest vastutav Erinevuste tuvastamisel teavitab RTK finantsarvestuse osakonda ja annab korralduse vea parandamiseks raamatupidamisprogrammis. raamatupidamisprogrammi
TMO ametnik väljavõtted võrreldud
2. Finantstabeli Sisestab finantstabelisse aruandluskuu väljamaksed SFCS2014/SFC2021 andmete alusel. Edastab tabeli vastava fondi eest vastutavale 3 tp Täidetud finantstabel
11 täitmise eest ametnikule andmete esitamiseks ja sisestatud andmete kontrollimiseks.
.2 vastutav
TMO ametnik
2. Vastava fondi Sisestab finantstabelisse aruandluskuul EK-lt, FMO-lt ja Šveitsilt laekunud summad. Kontrollib finantstabelisse sisestatud väljamaksete info 3 tp/ 2 tp Täidetud finantstabel
11 eest vastutav vastavust e-riigikassa RÜ ja PO kontodel toimunud väljamaksetele (SAPi info alusel SFCS väljavõte alusel). Ebatäpsuste tuvastamisel teavitab
.3 TMO ametnik RÜ-d, PO-d ja vajadusel teisi KA/RKA/RKÜ ametnikke puudustest. Vajadusel parandab finantstabeli andmed. Teavitab finantstabeli täitmise
eest vastutavat TMO ametnikku e-kirja teel korrektsete andmete sisestamisest finantstabelisse.
2. Finantstabeli Saadab finantstabeli e-kirjaga infoks hiljemalt kuu 10. tööpäeval vastavale sihtgrupile. 10 tp E-kirjaga saadetud
11 täitmise eest finantstabel
.4 vastutav
TMO ametnik
[1] s.o EL struktuurivahendite vahemaksetaotluste esitamine
[2] RÜ- TAO, kes on RÜ-ks järgmistele meetmetele: SFOS meede nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi", SFOS meetme nr 2014-2021.1.1
"Kahepoolsete suhete fond" ja EŠK TA SFOS meede 1.3.
69
[3] Norra/EMP programmi KL vorme, mis on kinnitatud RTK DHS-s enne RTK TPK versiooni 11 kehtima hakkamist, ei kinnitata üle JIRA-s.
70
2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja
uuendamise ning tõlgendamise protsess
Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA/RKÜ/RTK toetuste valdkonna ekspertide poolt toetuste valdkonna
administratsioonile välja töötatud õigusaktide ja juhendmaterjalide asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna
õigusakti(d) või juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise või muutmise ning tagab, et uuendustest
on administratsioonis vajalikele inimestele kompetentsi tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt toimivusanalüüsi
koostamise protsessi raames kooskõlas TPK protsessipunkti "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP
riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus" p.1. „SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine“.
Nr Vastutaja Tegevus Tähta Kontrolljälg
eg
1. KA/RKA/RKÜ/ RTK toetuste valdkonna ekspertide poolt juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise protsess
1.1 TAO Analüüsib vähemalt kord aastas oma vastutusalaga seotud KA/RKA/RKÜ poolt välja töötatud juhendi asja- ja ajakohasust 1 Analüüs
ekspert/ tuginedes aasta jooksul kogunenud parandusettepanekutele ja hinnates süsteemis tuvastatud puudusi. Vajadusel algatab kord
talituse juhendi uuendamise või uue juhendi koostamise protsessi, informeerides sellest TAO teenuse arendamise eksperti, kes peab aastas
juhataja ülevaadet juhendite seisust. Kajastab kokkuvõtte juhendi muutmisest või uue koostamisest toimivusanalüüsis (vt
(edaspidi protsessipunkti 2.2.1). Planeeritavad muudatused ja uuendused kajastab valdkonna analüüsis/järelevalve tegevuskavas.
juhendi
omanik)
1.2 Juhendi Sõnastab juhendi eelnõu ning kooskõlastab selle seotud KA/RKA/RKÜ osapooltega ja või RTK toetuste valdkonna ekspertidega, Osap Juhendi
omanik vastutava talituse juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel täiendab juhendit saadud kommentaaridele tuginedes. Saadab oole eelnõu
juhendi vajadusel kommenteerimiseks RM-ile, RA-dele ja RÜ-dele ning PO-dele. vahel
kokku
Selgitab kavandatud muudatusi või uut juhendit e-kirja teel või kohtumisel ning annab kirjalikult tagasiside esitatud lepitu
kommentaaridele. d
tähta
eg
1.3 Juhendi Kogub ja analüüsib administratsioonilt saadud tagasisidet ning teeb täiendused juhendisse. Kooskõlastab e-kirja teel või JIRA 30 tp E-kiri; JIRA
omanik taski kaudu juhendi uue versiooni asjakohaste KA/RKA/ RTK toetuste valdkonna ekspertide ja juristidega ning TAO OJ-ga. task
1.4 Juhendi Edastab juhendi asjakohastele kontaktidele ning kommunikatsioonispetsialistile kuukirja ja Ekstranetti lisamiseks. Salvestab 2 tp E-kiri; juhend
omanik juhendi Sharepointi ja paneb juhendi Ekstranetti ning vastutab juhendi aja- ja asjakohasuse eest Ekstranetis
1.5 Kommuni Saadab infot kuukirjas. 3 tp Kuukiri
katsioonis
petsialist
2. KA/RKA/RKÜ õigusaktide koostamise ja muutmise protsess
2.1 TAO Algatab vajadusel õigusakti koostamise või muutmise, sh täiendamise protsessi. Osap Eelnõu
õigusakti oolte kavand; E-
valdkonn Sõnastab eelnõu kavandi, räägib läbi seotud isikutega TAO-s ning edastab eelnõu ettepaneku heakskiitmiseks TAO juhatajale. vahel kirjad
a eest Räägib kavandi läbi RM RO, RA-de ja RÜ-de või PO-dega või teiste asjasse puutuvate osapooltega ning vastavalt saadud kokku
vastutav tagasisidele parandab või täiendab eelnõud. Kui kavand on vajalike osapooltega läbi räägitud, esitab ettepanekud TAO juristile lepitu
ekspert eelnõu vormistamiseks. d
/jurist tähta
eg
2.2 TAO Koostab õigusakti eelnõu ja seletuskirja ning saadab need asjakohastele TAO ekspertidele e-kirja teel kommenteerimiseks, sh Osap Õigusakti
jurist vahetule juhile, TAO juhatajale ja KA/RKA/RKÜ juhile ja RM RO-le. oolte eelnõu ja
vahel seletuskiri
kokku Sharepointis;
lepitu E-kiri
d
tähta
eg
2.3 TAO jurist Saadab e-kirja teel õigusakti eelnõu koos seletuskirjaga asjakohastele TAO ametnikele ja teistele asjasse puutuvatele Osap E-kiri
osapooltele kommenteerimiseks. Vajadusel viib läbi mitteametliku kooskõlastamisvooru ja saadab eelnõu RA/RÜ/PO juristidele oolte
kommenteerimiseks. Hindab saadud kommentaare ja viib eelnõusse muudatused, kui arvestatakse kommentaariga. vahel
Kommenteerijatele saadetakse tagasiside kommentaaridega arvestamise kohta e-kirjaga. kokku
lepitu
d
tähta
eg
2.4 TAO jurist Vormistab eelnõu lõpliku versiooni ning edastab DHS-is eelnõu RM RO-le kooskõlastamiseks, kes saadab eelnõu Osap Eelnõude
Riigikantseleile Vabariigi Valitsuse istungile edastamiseks. oolte infosüsteem
vahel (EIS) https://e
kokku elnoud.
lepitu valitsus.ee
d
tähta
eg
71
2.5 TAO jurist Õigusakti jõustumisel edastab selle koos seletuskirjaga teavituse listidesse
[email protected] ja teistele asjasse puutuvatele 3 tp Teavitus
osapooltele ja KA infokirjas esitamiseks. listis; E-kiri
Edastab avaldatud õigusakti Riigi Teataja lingi ja seletuskirja kommunikatsioonispetsialistile RTK kodulehel rtk.ee (sh. lehel http
s://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused) uuendamiseks.
Salvestab jõustunud õigusakti koos seletuskirjaga Sharepointi.
2.6 TAO Korraldavad teabepäeva, kus tutvustavad õigusakti muudatusi. Järgm Teabepäeva
valdkonn ise materjalid
a eest kuu
vastutav jooks
ekspert Väiksemate muudatuste korral, kui teabepäeva korraldamine pole mõistlik, edastab info valdkonna võrgustikule. ul
/jurist
2.7 Kommuni Uuendab kodulehel rtk.ee jõustunud õigusakti linki ja lisab seletuskirja. 5 tp Koduleht
katsioonis
petsialist
3. EL kohtu menetlustes osalemise protsess
3.1 TAO jurist Tutvub eelotsusega, analüüsib seda ning otsustab koos valdkonna eksperdiga, kas esitada eelotsuse taotluse kohta seisukoht. Osap E-kiri
oolte
vahel
kokku
lepitu
d
tähta
eg
3.2 TAO jurist Vastavalt seisukohale, edastab sekkumise vajaduse kohta otsuse VÄM-le ja RM RO-le. Kui otsustab esitada arvamuse Osap E-kiri;
eelotsuse küsimuste kohta, koostab seisukoha koostöös VÄM-ga ja RM RO-ga. Euroopa Kohtule esitab seisukoha VÄM. oolte Eelotsuste
vahel menetlemise
kokku andmebaas h
lepitu ttps://rakendu
d sed.vm.ee
tähta /eelo
eg
3.3 TAO Kohtuistungi toimumisel ja kui Eesti on esitanud oma arvamuse eelotsuse küsimuses, osaleb Euroopa Kohtu istungil koos VÄM Vasta Kohtu istungi
jurist või esindajaga. valt dokumendid
valdkonn vajad
a ekspert usele
72
2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess
Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP MoU lisade A ja B muutmisel. Rakendusmääruse artikkel 2.5 alusel kinnitatakse NMFA/FMC ja liikmesriigi
vahel vastastikuse mõistmise memorandum ehk MoU, milles fikseeritakse kõik rakendussüsteemi osapooled koos asjakohaste funktsioonidega,
rakendamiseks vajalik juhtimis- ja kontrollisüsteem (Lisa A) ning rakendamise raamistik (kokku lepitud programmid, rahastamise osakaalud, eesmärgid,
PO funktsioonide täitjad, partnerid jne) (Lisa B).
Rakendusmääruse artikkel 2.5 paragrahv 3 võimaldab muuta MoU lisasid A ja B RKA ja NMFA/FMC vahelise kirjavahetuse teel.
Nr Vastut Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
aja
1. Norra_EMP MoU muutmise protsess
1. Norra Kui on selgunud vajadus MoU lisa A või lisa B muutmiseks, võtab mitteametlikult ühendust 10 tp E-kiri; Dokumendid
/EMP FMO-ga ja teeb selgeks, kuidas protsess käima peab. Reeglina algatab MoU muutmise FMO.
koordin Sharepointis
aator
2. Norra MoU lisa A või lisa B muutmise protsessi kaasab kindlasti TAO juhataja ja juristi, vajadusel ka 3 tp E-kiri; Dokumendid
/EMP teisi osapooli.
koordin Sharepointis
aator
3. TAO Kooskõlastab MoU lisa muudatuse lõpliku sõnastuse. 5 tp E-kiri;
juhataja
/jurist Dokumendid
Sharepointis
4. Norra Koostab ametliku kirja, mis edastatakse ametlikult RKA juhi allkirjaga FMO-le. 3 tp Kiri FMO
/EMP infosüsteemis/ Grace-s;
koordin /
aator
Sharepointi kaustas/
DHS-s; vanemad
muudatused RM DHS-
s ja füüsilistes
kaustades
5. RKA Allkirjastab ametlikud muudatused. 5 tp Muudatused
juht allkirjastatud
6. Norra Edastab nõutud dokumendid FMO-le. 2 tp Grace süsteemis e-kiri/
/EMP ametlik kiri
koordin
aator
7. Norra Kui FMO-l on kommentaare või märkusi MoU muudatuse sõnastusele korraldab neile FMO maksimaalselt 2 kuud + Grace, e-kiri/ametlik kiri
/EMP vastamise. meie vastamine 10 tp
koordin
aator
8. Norra Kui MoU lisade muudatuses on kokku lepitud edastab info kõigile siseriiklikele asjasse FMO poolt meie e-kiri; dokumendid
/EMP puutuvatele asutustele teadmiseks ning edastab muudetud MoU koos lisadega kommentaaride üle vaatamine Sharepointis
koordin kommunikatsioonispetsialistile palvega see kodulehele www.rtk.ee üles laadida. 10 tp + 2 tp kõigile info
aator edastamiseks
73
2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess
Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmilepingute muutmisel.
Nr Vastut Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
aja
1. PO Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks RKA-le. Vastavalt vajadusele e-kiri
Sharepointis
2. Norra Korraldab programmilepingu muudatuse kooskõlastamise vastavate osapoolte vahel. Kõik osapooled peavad 10 tp; lisandub aeg, e-kiri
/EMP muudatusi hindama mh arvestades nende mõju programmi tulemustele ja eesmärkidele. Peale ühisele mis kulub lisaks kui
koordi seisukohale jõudmist edastab PO-le e-kirja teel vastuse muudatuse aktsepteerimiseks või täienduste kellelgi on Sharepointis
naator tegemiseks. kommentaare PO-le
3. PO Edastab lõpliku programmilepingu muudetud versiooni RKA-le. 3 tp e-kiri
Sharepointis
4. Norra Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks FMO-le. 3 tp e-kiri
/EMP
koordi Sharepointis
naator
5. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu muutmise sõnastuse osas kokku leppinud, algatab ametlikult Kuni 2 kuud Dokumendid
programmilepingu muutmise. Edastab RKA-le kinnitamiseks. Graces/
Sharepointis
6. Norra Korraldab RKA poolt programmilepingu muutmise kinnitamise. Kinnitamine käib vastavalt FMO juhistele FMO 3 tp Dokumendid
/EMP infosüsteemis (Grace) ja/või FMO infosüsteemi väliselt. Graces/
koordi
naator Sharepointis
7. RKA Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, allkirjastab programmilepingu muutmise. 1 tp Allkirjastatud
juht programmileping
u muudatus
Sharepoint
DHS
paberkaust
8. Norra Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, edastab kinnitatud programmilepingu muutmise FMO-le 3 tp Infosüsteemis:
/EMP ja koopia vastavale PO-le ning teistele asjasse puutuvatele osapooltele. Juhul kui kinnitamine käib FMO Grace
koordi infosüsteemis, edastab kinnitamise kohta info asjasse puutuvatele osapooltele (sh PO, AA, IA, SA, RM RO).
naator Sharepoint e-kiri
Infosüsteemi
väliselt:
Sharepoint
DHS paberkaust
74
2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide
positiivse vastavushindamise teavitamise protsess
Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3 teavitab RKA FMO-d eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise osas.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Ko
ntr
oll-
jälg
1. PO Edastab e-kirjaga FMO-le/RKA-le kommenteerimiseks eeldefineeritud projekti dokumendid (projekti detailne eelarve ja Kui eeldefineeritud E-
vajadusel ka täiendav informatsioon). projekti esialgsed kiri
dokumendid on valmis
Sha
rep
ointis
2. Norra Vaatab üle eeldefineeritud projekti detailse eelarve jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab teisi Mõistliku aja jooksul E-
/EMP valdkonna eksperte. Edastab e-kirja teel oma kommentaarid PO-le. kiri
koordinaat
or/ FMO Sha
rep
ointis
3. PO Edastab e-kirjaga parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja jooksul E-
kiri
Sha
rep
ointis
4. Norra Vaatab uuesti dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, siis annab oma lõpliku kinnituse PO-le. Mõistliku aja jooksul E-
/EMP kiri
koordinaat
or/ FMO Sha
rep
ointis
5. PO Edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos vastavushindamise kontroll-lehega RKA-le. Mõistliku aja jooksul E-
kiri
Sha
rep
oint
6. Norra RKA vaatab dokumendid üle (eelkõige vastavus programmilepingule ja üldistele reeglitele). Kui dokumendid vajavad 5 tööpäeva jooksul E-
/EMP täpsustamist, siis küsib lisainfot PO-lt. Kui kõik vastab nõutule, siis teavitab e-kirjaga FMO-d positiivsest korrektsete kiri
koordinaat vastavushindamisest vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3 dokumentide saamisest
or Sha
rep
oint
75
2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides
(Selection Committee) osalemise protsess
Protseduur kajastab PO poolt korraldatavates programmide valikukomisjonides vaatlejana osalemist (rakendusmääruse artikkel 7.4.3).
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg
1. PO Teavitab e-kirja teel RKA-d koosoleku toimumise ajast ning kohast. Hiljemalt 1 E-kiri
nädal enne
Valikukomisjon koguneb esimesel võimalusel peale projektitaotluste eksperthindamise lõppemist. toimumist Sharepointis
2. Norra Osaleb programmi valikukomisjonis vaatlejana. 1 tp Ettepanekud
/EMP programmi
koordinaat Valikukomisjoni liikmetele tutvustatakse vastavushindamise ning sisuhindamise tulemusi. Valikukomisjon analüüsib valiku
or projektide pingerida ning võib mõjuvate põhjuste ilmnemisel pingerida korrigeerida eksperthindamise läbinud
projektide osas. komisjonile
3. PO Edastab e-kirja teel kohtumise protokolli. 2 nädala E-kiri
jooksul peale
kohtumist Sharepointis
4. Norra Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt E-kiri
/EMP sätestatud
koordinaat tähtajaks Sharepointis
or
76
2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja
toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess
Protsessi punkti 1 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas toimub EŠK programmi toetusmeetme lepingu muutmise protsess. EŠK programmi toetusmeetme
lepingu ametlik muutmine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.12. Kui toetusmeetme muudatust ei pea kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12.
lõikega 4 kõigepealt heaks kiitma partnerriik ja seejärel Šveits, vormistatakse muudatus toetusmeetme juhtkomitee protokolliga. Vastasel juhul
vormistatakse muudatus toetusmeetme lepingu muutmise teel. Kui toetusmeetme muutmine vormistatakse juhtkomitee protokolliga kooskõlas EŠK
regulatsiooni artikli 4.12 lõikega 8, teavitatakse Šveitsi muudatusest artikli 8.2 lõike 3 kohase järgmise hüvitistaotlusega ja toetusmeetme järgmise
aastaaruandega. Protsessi punkti 2 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas toimub EŠK programmi toetusmeetme lepingu peatamise protsess juhul, kui algatus
tuleb RKÜ-st või PO-lt vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.16. Protsessi punkt 3 kirjeldab EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise
protsessi.
1. EŠK programmi toetusmeetme lepingu muutmise protsess
Kui toetusmeetme muudatust ei pea kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12. lõikega 4 kõigepealt heaks kiitma partnerriik ja seejärel Šveits, vormistatakse muudatus
toetusmeetme juhtkomitee protokolliga. Vastasel juhul vormistatakse muudatus toetusmeetme lepingu muutmise teel.
1. EŠK programmi Valmistab ette toetusmeetme lepingu muudatuse (lisab versiooni numbri) vastavalt vajadusele (sh 2 tp Toetusmeetm
1 ekspert arvestab PO ettepanekuid) ja saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile e-kirjaga. Võtab e lepingu
arvesse toetusmeetme taotluse sisu ja Šveitsi esitatud tingimusi. muudatus
Sharepointis
1.2 TAO talituse jurist Tutvub toetusmeetme lepingu muudatusega ka esitab oma kommentaarid EŠK programmi eksperdile. 5 tp e-kiri
1.3 EŠK programmi Korraldab toetusmeetme lepingu muudatuse kooskõlastamise vastavate osapoolte (sh. 10 tp; lisandub e-kirjad
ekspert PO) vahel. Edastab ettepaneku toetusmeetme lepingu muudatuse kohta Šveitsi toetuste büroole. aeg, mis kulub
lisaks, kui
kellelgi on
kommentaare
PO-le
1.4 Šveitsi toetuste Kommenteerib toetusmeetme lepingu muudatust. Kokkulepitud e-kiri
büroo tähtajaks
1.5 EŠK programmi Täiendab toetusmeetme lepingu muudatuse vastavalt Šveitsi toetuste büroo ettepanekutele. Vajaduse 10 tp jooksul Täiendatud
ekspert korral konsulteerib täiendavalt seotud osapooltega (sh PO-ga). Laeb üles toetusmeetme lepingu toetusmeetme
muudatuse dokumendid DHS-i. lepingu
muudatus
Sharepointis
ja töövoog
DHS-s
1.6 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme lepingu muudatuse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud
dokument
DHS-s
1.7 EŠK programmi Edastab toetusmeetme lepingu muudatuse Šveitsi toetuste büroole kinnitamiseks. 2 tp E-kiri
ekspert
2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu peatamise ja lõpetamise protsess juhul, kui algatus tuleb RKÜ-st või PO-lt
Lepingupool võib toetusmeetme lepingu peatada, kui ta leiab, et selle eesmärke ei ole enam võimalik saavutada või et teine lepingupool ei täida oma kohustusi vastavalt
EŠK regulatsiooni artiklile 4.16.
2.1 PO Juhul, kui PO algatab toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise, teavitab RKÜ juhti sellest Põhjendatud PO kiri DHS-s
kavatsusest ja esitab vastavad põhjendused. juhul
2.2 RKÜ juht Juhul, kui toetusmeetme lepingu peatamine või lõpetamine on põhjendatud, annab tööülesande EŠK 2 tp jooksul E-kiri
programmi eksperdile alustada dialoogi toetusmeetme lepingu peatamise ja lõpetamise osas ning saadab
koopia teavitusest TAO OJ-le ja TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale.
2.3 EŠK programmi Aitab korraldada dialoogi toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise osas. Kui dialoogi tulemusel Põhjendatud Töödokumend
ekspert selgub lõplik toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise vajadus, siis valmistab ette DHS-s kirja juhul id salvestatud
toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kohta väljasaatmiseks Šveitsi toetuste büroole. lepingupoolte X kettale
Konsulteerib TAO talituse juristiga ja seadistab töövoo kooskõlastamiseks TAO talituse juristile, TAO omavahelisel
piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale, TAO OJ-le, TRO talituse juhatajale ja kokkuleppel
TRO OJ-le. Allkirjastamiseks RKÜ juhile. Teadmiseks TAO OJ-le ja TRO OJ-le ning PO-le. või ühepoolsel
teatamisel 3
kuud ette
2.4 TAO talituse jurist, Kooskõlastavad toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja. 2 tp jooksul Kooskõlastatu
TAO piiriülese d kiri DHS-s
koostöö
programmide
korraldamise talituse
juhataja, TAO OJ,
TRO talituse
juhataja ja TRO OJ
2.5 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud
kiri DHS-s
77
2.6 EŠK programmi Salvestab digiallkirja pdf.na DHS-i kirjaga seotud dokumentide juurde. Saadab allkirjastatud DHS-s 2 tp jooksul DHS-s välja
ekspert toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja koos lisadokumentidega Šveitsi toetuste saadetud kiri;
büroole. Salvestab DHS-s allkirjastatud toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja programmi Allkirjastatud
kausta. kiri ja e -kiri
salvestatud X
kettale
programmi
kausta
3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess
3.1 EŠK programmi ekspert Valmistab ette toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandi Vasta Toetusmeetme rakendamise lepingu
Confluences ja saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile. valt muudatuse kavand Confluences; E-
vajad kiri
usele
3.2 TAO talituse jurist Puuduste korral lisab kommentaarid toetusmeetme rakendamise lepingu 5 tp Kommenteeritud toetusmeetme
muudatuse kavandisse ning teavitab EŠK programmi eksperti. rakendamise lepingu muudatuse
kavand Confluences
3.3 EŠK programmi ekspert Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandit. Saadab e- 2 tp Täiendatud toetusmeetme
kirja teel toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandi rakendamise lepingu muudatuse
kommenteerimiseks PO-le kui elluviivale asutusele ja teistele Eesti osapooltele. kavand Confluences; E-kiri
3.4 Toetusmeetme rakendamise Kommenteerivad toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandit 5 tp Kommenteeritud toetusmeetme
lepingu Eesti osapooled, sh PO Confluences. rakendamise lepingu muudatuse
kavand Confluences; E-kiri
3.5 EŠK programmi ekspert Kontrollib üle, kas toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand 5 tp Toetusmeetme rakendamise lepingu
vastab EŠK programmi nõuetele. Loob töövoo DHS-s toetusmeetme muudatus DHS-s
rakendamise lepingu muudatuse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks.
3.6 TAO talituse jurist/ TAO Kooskõlastavad toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud toetusmeetme
piiriülese koostöö programmide rakendamise lepingu muudatus DHS-
korraldamise talituse juhataja/ s
TAO OJ/
3.7 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud toetusmeetme
rakendamise lepingu muudatus DHS-
s
3.8 EŠK programmi ekspert Korraldab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse allkirjastamise teiste 1 kuu E-kiri
lepingu osapooletega. jooks
ul
3.9 Teised lepingu osapooled Allkirjastavad toetusmeetme rakendamise lepingu. 2 tp E-kirjad; Osapoolte allkirjadega
toetusmeetme rakendamise leping
salvestatud X kettale programmi
kausta
3. EŠK programmi ekspert Laeb üles DHS-i osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise lepingu 2 tp Osapoolte poolt allkirjastatud
10 muudatuse ja kõik selle lisad. toetusmeetme rakendamise lepingu
muudatus koos lisadega DHS-s
78
2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA
HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD
PROTSESSID
2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess
2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess
2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja muutmise protsess
2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess
2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess
2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine
2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess
2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020
2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess
2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess
2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess
2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess
2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess
2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess
2.3.15. Vaiete menetlemise protsess
2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning
andmekvaliteedi kontrolli protsess
2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess
2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise protsess
2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess
2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi tasandil
79
2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi
koostamise protsess
Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 112 lõige 1 peab KA esitama EK-le 31. detsembri; 30. juuni ja 30. septembri seisuga võetud kohustuste ja toetuse saajate
esitatud abikõlblike kulude kohta info tähtaegadega 31. jaanuar; 31. juuli ja 31. oktoober. ÜSM_2013 artikli 112 (2) kohaselt peab 31. detsembri seisuga
info sisaldama infot sekkumiskategooriate lõikes, mis on sisendiks ÜSM_2013 artikli 57 lõike 2 kohasele seirearuandele. ÜSM_2013 artikli 112 (3) kohaselt
kaasneb 31. jaanuariks ja 31. juuliks esitatavate andmete edastamisega ka väljamaksete prognoosi esitamine.
Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10 KA koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal esitatavate maksetaotluse summa
kohta 31. jaanuariks ja 31. juuliks vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale.
Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele. Antud protsess ei kohaldu RKA-le/RKÜ-le.
Nr Vast Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
utaja
Finantsaruande koostamise protsess
1. TMO Võtab seisuga 30. juuni ja 30. september SFCS-st ÜSM_2013 artikli 112 punkti 1 kohase info, sisestab selle EK 2 korda aastas. Andmed
amet infosüsteemi SFC2014 ja kinnitab aruande SFC2014s hiljemalt 31. juuli ja 31. oktoober. 31. juuli ja 31. SFC2014/
nik oktoober infosüsteemis
2. TMO Võttes arvesse eelnevate aastate väljamaksete mahtu ja vahendite kogumahtu, koostab vastavalt ÜSM_2013 artiklile 2 korda aastas. Prognoosid
amet 112 (3) iga aasta prognoosi jooksva ja järgneva aasta kohta ja sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 hiljemalt 31. 31. jaanuar ja SFC2014/
nik jaanuar ja 31. juuli. 31. juuli.
SFC2021
Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10 koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal infosüsteemis.
esitatavate maksetaotluse summa kohta 31. jaanuariks ja 31. juuliks vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale.
Saadab prognooside info e-kirja teel RKO-le.
80
2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess
Protsess kirjeldab tegevusi, mis on vajalikud, et viia OP ja vajadusel PL kooskõlla Eesti muutunud sotsiaal-majanduslikust olukorrast tulenevate
vajadustega vastavalt ÜSM_2013 artiklitele 16 ja 30, abifondi määruse artiklile 9 ning arvestades EL struktuurivahenditele kohalduvate määruste
piirangutega.
Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele/ Norra/EMP programmile/ EŠK programmile.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmine
1. RM RO Algatab vajadusel ettepaneku PL ja/või OP muudatuse osas. Koostöö KA-ga. Jooksvalt OP muudatusettepanek
(liikmesriik) vastavalt
vajadusele
2. Seirekomisjon Kooskõlastab RM poolt ette valmistatud PL ja/või OP muudatusettepaneku ulatuse, Vastavalt Seirekomisjoni protokoll
sisu, vajalikkuse ja põhjendused. KA kooskõlastab ettepanekud seirekomisjoni liikmena. ajakavale
3. RM RO OP muudatuse edastab EK-le infosüsteemi kaudu. Vastavalt OP muudatus EK-le infosüsteemi kaudu
ajakavale edastatud
4. Kommunikats Peale EK heakskiitva otsuse saamist PL ja/või OP muudatuse osas paneb muudetud 3 tp Muudetud PL/OP struktuurivahendite
ioonispetsiali materjalid struktuurivahendite kodulehele üles. kodulehel; Muudetud PL/OP säilitatud
st RM-s
81
2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL
struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja
muutmise protsess
Protsessis kirjeldatud tegevuste eesmärgiks on tagada valitsemisalade vahelise tööjaotuse selgus ja koordineeritud tegevus PL ning SV ja abifondi OP
elluviimisel. Meetmete nimekirja muudetakse vastavalt vajadusele, aga üldjuhul mitte sagedamini kui kord kvartalis.
Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele. Antud protsess ei kohaldu RKA-le/RKÜ-le.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmine
1. TRO OJ/TAO OJ poolt määratud Osaleb koostöös RA-dega meetmete nimekirja muudatuse ettevalmistamisel. Osapoolte E-kiri muudatus-
kontaktisik vahel ettepanekutega
kokkulepitud
tähtaeg
2. KA juht/TRO OJ/TAO OJ/ TRO OJ Kooskõlastab täiendavalt muudatusettepanekud pärast RA-delt või Vastavalt Kooskõlastab meetmete
poolt määratud kontaktisik/TAO OJ valdkondlikelt komisjonidelt tulnud arvamuste saamist. Vajadusel küsib kokku lepitud nimekirja muudatuse e-
poolt määratud isik lisainfot RM RO-st planeeritavate muudatuste kohta. ajakavale kirjaga
3. KA juht/TRO OJ/TAO OJ/ TRO OJ Kooskõlastavad VV-le esitatavad materjalid. 10 tp VV materjalid
poolt määratud kontaktisik/TAO OJ kooskõlastatud
poolt määratud kontaktisik
4. Kommunikatsioonispetsialist Pärast meetmete nimekirja muudatuse kinnitamist VV poolt paneb muudetud 3 tp VV poolt muudetud
materjalid struktuurivahendite kodulehele üles. meetmete nimekiri
struktuurivahendite
kodulehel.
82
2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess
Struktuurivahendite seireprotsess (sh. OP seirearuannete ja OP tulemusaruande koostamine) toimub RM, KA ja RA-de vahel kokku lepitud töökorra „Seire
juhend perioodil 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele“ (seire juhend) alusel, ulatuses ja tähtaegadel (kättesaadav
ekstranetis). Käesolevas dokumendis tööprotseduuri kirjeldust ei korrata.
Perioodil 2021-2027 Korraldusasutuse (RM RO) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on OP lõpliku tulemusaruande koostamine
koostöös KA-ga, RA-ga ja RÜ-ga. RM RO koordineerib tulemusaruande koostamist ja esitamist EK-le. Korraldusasutuse (RTK) ülesandeks ÜSS § 6 ja
ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on KA ülesannetes koos RM RO-ga OP lõpliku tulemusaruande esitamine EK-le 15. veebruariks 2031.
Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele ja RKA-le/RKÜ-le.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. OP seirearuande koostamine ja esitamine EK-le
1.1 RM RO Esitab vastavalt seire juhendile seirearuande sisendi päringu KA juhile ja KA Vastavalt seire E-kirjaga
kontaktisikutele. ajakavas
toodud tähtajale
1.2 TAO valdkonna Koondab ja ühtlustab TAO sisendi ja esitab selle RM RO-le vastavalt seire ajakavas Vastavalt seire Seirearuande sisend koondatud; e-
ekspert toodud tähtajale. ajakavas kiri RM RO-le
(edaspidi KA toodud tähtajale
seire kontaktisik)
1.3 RM RO Esitab 2014-2020 seirearuande esimese tööversiooni kommenteerimiseks ja täienduste Vastavalt Perioodil 2014-2020 seirearuanne
tegemiseks KA seire kontaktisikule. osapoolte vahel (versioon 1 koos lisadega) KA-le e-
kokkulepitud kirjaga; Perioodil 2021-2027 SAP
Perioodi 2021-2027 seirearuande (tabelid ja aruande (SAP BO) vormid) esitab tähtajale. BO aruanded
kommenteerimiseks KA seire kontaktisikutele.
1.4 KA seire Edastab aruande tööversiooni kommenteerimiseks kommunikatsiooni-spetsialistile ja Vastavalt seire Ettepanekud RM RO-le e-kirjaga;
kontaktisik TAO valdkonna ekspertidele. Edastab KA ühtlustatud täiendus- ja arendusettepanekud ajakavas Töödokumendid säilitatakse RM
RM RO-le vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale. toodud tähtajale. võrgukettal.
1.5 Seirekomisjoni Esitab seirearuande lõppversiooni seirekomisjoni liikmetele, sh KA juhile tutvumiseks ja Vähemalt kolm E-kiri seirearuandega (lõppversioon)
sekretariaat vajadusel kirjalike kommentaaride esitamiseks. nädalat enne
seire-komisjoni
toimumist.
1.6 RM RO Edastab seirearuande lõppversiooni KA seire kontaktisikule tutvumiseks. Vajadusel on Hiljemalt 2 Seirearuanne (lõppversioon) e-
võimalik esitada täiendavad kirjalikud kommentaarid. nädala jooksul kirjaga
materjalide
saamisest
1.7 KA seire Kommenteerib seirearuande lõppversiooni. Vastavalt kokku- E-kiri koos kommentaaridega
kontaktisik leppele seirearuandele
1.8 RM RO Kinnitab ja saadab EK-le SFC2014/SFC2021 süsteemis OP seirearuande Vastavalt seire SFC2014/ SFC2021 süsteemis OP
ajakavas seirearuanded saadetud
toodud tähtajale
2. OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande koostamine ning esitamine EK-le
2.1 RM RO Koostab perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande, küsides Vastavalt seire E-kirja teel
selleks mh sisendit KA kontaktisikutelt. ajakavas
toodud tähtajale
2.2 TAO valdkonna Tutvub OP vahehindamise aruandega ja tulemusaruandega, edastab aruannete Vastavalt seire OP vahehindamise aruande ja
ekspert (KA tööversioonid kommenteerimiseks kommunikatsioonispetsialistile ja TAO valdkonna ajakavas tulemusaruande sisend koondatud;
seire ekspertidele. Koondab OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande KA sisendi ja toodud tähtajale
kontaktisik) esitab selle RM RO-le. E-kiri RM RO-le
2.3 RM RO ja Saadavad EK-le perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruande ning tulemusaruande Vastavalt seire SFC2021
SFC2021 süsteemis, kinnitus kahel tasandil. ajakavas
KA juht toodud tähtajale
83
2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess
Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida struktuurivahendite perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 OP elluviimisega seotud
seirekomisjoni korraldust.
Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 15 RM täidab koostöös KA, RA-te ja RÜ-tega ÜSM_2021 artiklites 18 ja 41–43 nimetatud OP elluviimise seirega
seotud ülesandeid. RM võib anda RA-tele ja RÜ-tele rakenduskava tõhusamaks elluviimiseks suuniseid ja EK tähelepanekute alusel soovitusi. KA, RA-d ja
RÜ-d annavad RM-ile OP seire ülesannete täitmiseks vajalikku teavet. OP seirekomisjoni asutab RM perioodil 2014-2020 ja perioodil 2021-2027 hiljemalt
kolme kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt.
Perioodil 2014-2020 OP seirekomisjon täidab ÜSM_2013 artiklites 49 ja 110 nimetatud ülesandeid, koosolekud toimuvad vähemalt üks kord
kalendriaastas. Kiireloomuliste või üksikküsimuste korral, mis ei vaja OP seirekomisjoni kokkukutsumist, võib OP seirekomisjoni esimees või aseesimees
otsuste vastuvõtmise korraldada elektronposti teel. Seirekomisjoni tööd reguleerib seirekomisjoni töökord. Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS §15 ja
ÜSM_2021 artiklile 38 vastutab RM OP seirekomisjoni moodustamise eest ja korraldab selle asjaajamise, koos KA ja RA-dega. Perioodi 2021-2027 OP
seirekomisjon täidab ÜSM_2021 artiklis 40 nimetatud ülesandeid. Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. Rakenduskava seirekomisjoni moodustamine
1. RM RO Saadab algatuskirja OP seirekomisjoni moodustamiseks Hiljemalt kahe kuu jooksul Kiri RM-lt DHS-is
1. alates OP kinnitamisest EK
poolt.
1.2 KA juht Esitab ettepanekud OP seirekomisjoni koosseisu osas RM RO-le. Liikme muutumisel kokku- e-kiri ettepanekuga OP
lepitud tähtpäevaks seirekomisjoni koosseisu osas
1.3 KO Paneb kinnitatud OP seirekomisjoni töökorra ja koosseisu üles 2 tp OP seirekomisjoni töökord ja
kommunikatsioonispetsiali struktuurivahendite kodulehele www.rtk.ee seire osasse. koosseis struktuurivahendite
st kodulehele
2. Rakenduskava seirekomisjoni koosolekute korraldamine[1]
2.1 RM RO Esitab ettepaneku OP seirekomisjoni koosolekuks seotud Vastavalt vajadusele E-kirjad; RM võrgukettal
osapooltele (sh KA-le) ja organiseerib ning protokollib koosoleku.
2.2 KA juht ja tema poolt Osaleb seirekomisjoni liikmena OP seirekomisjoni koosolekul. Seirekomisjoni koosoleku OP seirekomisjonil osaletud
määratud TAO talituse juht toimumise aeg
/ekspert
2.3 KA seirekomisjoni liikmed Esitavad täiendusettepanekud seirekomisjoni koosoleku protokolli Vastavalt seirekomisjoni Seirekomisjoni koosoleku
kohta. ajakavas toodud tähtajale. protokoll kooskõlastatud.
2.4 KA juht Tagab koostöös RM-iga OP seirekomisjoni liikmete ja EK esitatud Vastavalt seirekomisjoni Märkustele vastuskirjad
märkustele vastamise ja administratsioonile suunatud ettepanekute ajakavas toodud tähtajale. saadetud ja säilitatud RM RO
täitmise. võrgukettal
RM juhib järeltegevusi, vajalik võib olla KA sisend.
2.5 Kommunikatsioonispetsiali Pärast seirekomisjoni toimumist ja protokolli kinnitamist paneb OP 3 tp OP seirekomisjoni materjalid
st seirekomisjoni materjalid üles struktuurivahendite kodulehele. struktuurivahendite kodulehel.
[1] Seirekomisjoni otsuseid on võimalik vastu võtta kirjaliku kooskõlastamise teel kirjaliku koosoleku puhul.
84
2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise
aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane
tulemuslikkuse hindamine
Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida LR ja EK vahelist aastakoosoleku koordineerimist ja korraldust ning tagada
aastakoosolekul tehtud märkuste/vastu võetud otsuste elluviimine ning EK ja OP seirekomisjoni vastavatest tegevustest teavitamine vastavalt ÜSM_2013
artiklile 51 ja ÜSM_2021 artiklile 41. Koosoleku toimumise aja ja päevakorra esitab EK. Koosolekut juhib EK, seda teenindab LR.
Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg
1. KA juht Võtab EK poolt esitatud päevakava teatavaks ja korraldab sisendi andmise RM RO- Vastavalt aasta- Sisend antud RM RO-le ning
le aastakoosoleku materjalide ettevalmistamiseks. koosoleku ajakavale sisend säilitatud
RM võrgukettal
2. KA juht või tema Osaleb aastakoosolekul. Aastakoosoleku Aastakoosolekul osaletud;
poolt määratud isik toimumise aeg nimetatud kokkuvõttes osalejana
3. KA juht Kooskõlastab aastakoosoleku kokkuvõtte. Tagab koostöös RM RO-ga Vastavalt Aastakoosoleku kokkuvõte
aastakoosoleku järgselt administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise. aastakoosoleku kooskõlastatud
ajakavale
85
2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess
Protsessi punktis 1 kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on perioodil 2014-2020 vastavalt ÜSM_2013 artikli 56 lõikele 3 ja artikli 114 lõikele 2 ning
vastavalt STS § 34-le ning perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSM_2021 artiklile 44 ning vastavalt ÜSS § 17 tagada EL struktuurivahendite hindamiste
läbiviimine ja hindamiskava alusel järelmeetmete elluviimine tähtaegne esitamine.
Protsessi punktis 2 kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on EŠK-i hindamine. EŠK-i hindamisi korraldavad väliseksperdid või RKÜ-st, makseasutusest
ja elluviivatest asutustest sõltumatud üksused, seejuures hindamised peavad vastama Majanduskoostöö ja Arengu Organisatsiooni arenguabi komitee/
Majanduskoostöö ja Arengu Organisatsiooni standarditele ning Šveitsil või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda partnerriigi tellitud hindamises
vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 10.3 "Partnerriigi poolne hindamine". Osalemise ulatuse ja liigi lepivad Eesti ja Šveits kokku iga kord eraldi.
Juhul, kui EŠK regulatsiooni artikkel 10.4 järgi Šveits korraldab hindamise, siis EŠK-i rakendamise ajal toimuvate hindamiste puhul RKÜ tagab Šveitsi
taotlusel, et hindajatega teeb koostööd EŠK programmi ekspert ning alati RM RO esindaja ning, et nad saavad kogu vajaliku teabe ja abi. EŠK programmi
ekspert teavitab hindamisest PO-sid ning PO-d annavad sisendit hindamisse. Šveitsil või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda Eesti riigi poolt
tellitud hindamises, eelkõige EŠK koostööprogrammi ja või programmide tasandil tehtud hindamises.
Norra_EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. EL struktuurivahendite hindamise protsess
1.1 KA juht Osaleb läbi OP seirekomisjoni töö hindamiskava kinnitamises ja muutmisprotsessis. Vastavalt Hindamiskava ja hindamiste
hindamiste tulemuse kokkuvõte kinnitatud
protsessi
ajakavale
1.2 KO Paneb OP seirekomisjoni poolt kinnitatud planeeritavate hindamiste ajakava üles struktuurivahendite kodulehele. 3 tp Hindamiste ajakava
kommunikatsioonispets struktuurivahendite kodulehel
ialist www.rtk.ee
1.3 KA hindamiste Osaleb hindamiste juhtkomisjoni töös, tagades KA poolse sisendi andmise läbiviidavatesse hindamistesse ja Vastavalt E-kirjad KA sisendiga
kontaktisik nende järeltegevustesse. Annab KA juhile ja KA valdkonna ekspertidele ülevaateid hindamiste seisust. hindamiste hindamisteks antud
protsessi
ajakavale
1.4 KA juht Kinnitab SFC2014 infosüsteemi sisestatud aruande õigsust ja edastab aruande SFC2014 infosüsteemi kaudu EK- Hiljemalt Kinnitatud aruanne SFC2014-
le hiljemalt 31.12.2022.[1] 31.12.2022 s- EK-le saadetud
1.5 KO Panustab vajadusel avalikkuse informeerimisse hindamiste tulemustest koostöös RM RO hindamiste nõunikuga. Vastavalt Avalikuks teavitamiseks
kommunikatsioonispets vajadusele sõnumid edastatud
ialist
2. EŠK hindamise protsess
2.1 EŠK seire-ja hindamiskava koostamine
2. EŠK programmi Koostab koostöös PO-dega ja RM RO-ga ja Šveitsi toetuste bürooga esialgse EŠK seire- ja hindamiskava Hiljemalt Esialgne seire- ja
1.1 ekspert Confluence keskkonnas ja lisab sellele versiooni numbri (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise esimese hindamiskava Confluences; E-
koostööprogrammi hindamise). Märgib ära kaasatud asutused (sh Šveitsi toetuste büroo) iga hindamise juures koostööpr kiri
seire-ja hindamiskavas. Vajadusel konsulteerib TAO ekspertidega, TRO OJ-ga/TRO talituse TJ-ga ja PO-dega. Loo ogrammi
b JIRA taski seire-ja hindamiskava kommenteerimiseks RTK TAO ja TRO töötajatele, saadab e-kirja teel (sh. aastaarua
Confluence link) kommenteerimiseks PO-dele/RM RO-le ning Šveitsi toetuste büroo esindajale e-kirja teel. nde
koostamis
el
2. TAO eksperdid/TAO Tutvuvad seire- ja hindamiskavaga ning lisavad oma parandusettepanekud ning kommentaarid seire- ja 10 tp Eesti riigi esindajate
1.2 piiriülese koostöö hindamiskavasse ning edastavad kommentaarid EŠK programmi eksperdile. jooksul kommentaarid seire-ja
programmide hindamiskava
korraldamise talituse Confluences; Toetusmeetme
juhataja/TRO OJ/TRO juhtkomitee koosseisu
talituse juhataja/PO-d kuuluva Šveitsi esindaja e-kiri
/Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega salvestatud
X-kettal
2. EŠK programmi Koostab seire-ja hindamiskava lõppversiooni ja lisab seire- ja hindamiskava (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava 10 tp E-kiri
1.3 ekspert üldise koostööprogrammi hindamise) koostööprogrammi aastaaruandesse. Saadab seire- ja hindamiskava enne
kinnitamiseks toetusmeetme juhtkomiteele, sh Šveitsi toetuste büroole. Palub Šveitsi toetuste bürool ära otsustada toetusmee
hindamised, kus büroo soovib osaleda. tme
juhtkomite
e
aastakoos
oleku
toimumist
2. EŠK programmi Tutvustab seire-ja hindamiskava toetusmeetme juhtkomiteele. juhtkomite Ettekanne juhtkomitee
1.4 ekspert e koosolekul salvestatud X-
aastakoos kettale
olekul
2. Toetusmeetme Vajadusel esitab parandused seire- ja hindamiskava täiendamiseks. Kinnitab EŠK seire- ja hindamise kava koos juhtkomite Juhtkomitee koosolekul
1.5 juhtkomitee osalevate osapooltega (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise koostööprogrammi hindamise) ja koos e protokollitud otsus EŠK seire-
koostööprogrammi aastaaruandega. aastakoos ja hindamise kava kinnitamise
olekul kohta
2. Toetusmeetme Protokollib juhtkomitee otsused. Hiljemalt Juhtkomitee koosoleku
1.6 juhtkomitee sekretär 20 protokoll registreeritud DHS-
tööpäeva s;
pärast
koosoleku E-kiri kõigile juhtkomitee
toimumist liikmetele salvestatud X kettal
86
2.2 EŠK koostööprogrammi/toetusmeetme(te) Eesti poolne mõju hindamine
EŠK programmi/toetusmeetme(te) Eesti poolne mõju hindamine toimub EŠK regulatsiooni artikkel 10.3 "Partnerriigi poolne hindamine" järgi.
2. EŠK programmi Koostab hindamise lähteülesande ja saadab selle kommenteerimiseks PO-dele ja RM RO-le. Korraldab vajadusel Vastavalt Confluences hindamise
2.1 ekspert hindamise lähteülesande tõlkimise ning saadab selle Šveitsi toetuste büroole. EŠK lähteülesande eelnõu; E-kiri
seire- ja
hindamisk
avas ette
nähtud
tähtajale
2. PO/RM RO/Šveitsi Annavad sisendit ja kommenteerivad hindamise lähteülesannet. 15 tp Kommenteeritud hindamise
2.2 toetuste büroo jooksul lähteülesanne Confluences; E-
kiri
2. EŠK programmi Koostab hindamise lähteülesande lõppversiooni ja saadab ülevaatamiseks RM RO-le. 10 tp Lähteülesande lõppversioon
2.3 ekspert jooksul Confluences; E-kiri
2. RM RO Tutvub lähteülesande lõppversiooniga ja vajaduse korral esitab muudatusettepanekud. 10 tp Kommenteeritud
2.4 jooksul lähteülesande lõppversioon
Confluences; E-kiri
2. EŠK programmi Tutvub lähteülesande lõppversiooni kohta esitatud kommentaaridega, vormistab lähteülesande lõplikul kujul ja 10 tp E-kiri
2.5 ekspert saadab selle teadmiseks PO-dele/RM RO-le. jooksul
2. EŠK programmi Moodustab EŠK programmi hankekomisjoni (edaspidi hankekomisjoni) nendele hindamistele, mis on ette nähtud Vastavalt E-kiri
2.6 ekspert seire-ja hindamiskavas. Konsulteerib hankekomisjoni moodustamiseks PO-dega, RM RO-ga ja vajadusel Šveitsi EŠK
toetuste bürooga, kui nii näeb ette kinnitatud seire-ja hindamiskava. seire- ja
hindamisk
avas ette
nähtud
tähtajale
2. EŠK programmi Lisab hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-i. 2 tp Käskkirja eelnõu DHS-s
2.7 ekspert
2. TAO piiriülese Kooskõlastab hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-s. 2 tp Kooskõlastatud
2.8 koostööprogrammide hankekomisjoni käskkirja
korraldamise talituse eelnõu DHS-s
juhataja/ TAO
piiriülese
koostööprogrammide
korraldamise talituse
jurist/ TAO OJ
2. RKÜ juht Allkirjastab digitaalselt hankekomisjoni käskkirja DHS-s. 2 tp Digitaalselt allkirjastatud
2.9 hankekomisjoni käskkiri DHS-
s
2. EŠK programmi Saadab hankekomisjoni käskkirja hankekomisjoni liikmetele teadmiseks. 2 tp E-kiri
2. ekspert
10
2. EŠK programmi Teavitab Šveitsi toetuste bürood hankekomisjoni asutamisest vajaduse korral kui nii näeb ette EŠK seire-ja Vastavalt E-kiri salvestatud X kettale
2. ekspert hindamiskava. EŠK
11 seire- ja
hindamisk
ava
tähtajale
2. EŠK programmi Korraldab riigihanke vastavalt RTK hankekorrale. Saadab riigihanke alusdokumendid ja pakkumused Vastavalt Riigihanke alusdokumendid ja
2. ekspert hankekomisjonile. RTK pakkumused ning e-kirjad
12 hankeplaa säilitatud X kettal
nile ja
EŠK
seire- ja
hindamisk
avale
2. Hankekomisjon Hindab pakkumusi ja valib välja programmi mõju hindaja. Vastavalt Hindamisprotokoll X-kettal
2. RTK
13 hankeplaa
nile ja
EŠK
seire- ja
hindamisk
avale
2. EŠK programmi Korraldab hankelepingu allkirjastamise vastavalt RHS-le ja RTK hankekorrale. Vastavalt Allkirjastatud hankeleping X-
2. ekspert RHS-le ja kettal
14 RTK
hankekorr
ale
2. Sõltumatu hindaja Viib läbi hindamise, koostab hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu ning esitab selle RKÜ-le. Vastavalt E-kiri
2. /välisekspert hankelepin
15 gus
seatud
tähtaegad
ele
2. EŠK programmi Saadab hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu PO-dele/ RM RO-le/ vajadusel Šveitsi toetuste Vastavalt E-kiri
2. ekspert büroole kommenteerimiseks. hankelepin
16 gus
seatud
tähtaegad
ele
87
2. PO-d/ RM RO/ Kooskõlastavad hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu, kui see vastab nõuetele. Puuduste korral esitavad Vastavalt Kommenteeritud vahearuanne
2. vajaduse korral Šveitsi kommentaarid EŠK programmi eksperdile. hankelepin /lõpparuanne; E-kiri
17 toetuste büroo gus
seatud
tähtaegad
ele
2. EŠK programmi Koondab kommentaarid hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu kohta. Edastab märkused hindajale. Vastavalt X-kettal
2. ekspert hankelepin
18 gus
seatud
tähtaegad
ele
2. Sõltumatu hindaja Vormistab hindamise vahearuande/lõpparuande lõppversiooni ja esitab selle RKÜ-le. Vastavalt E-kiri
2. /välisekspert hankelepin
19 gus
seatud
tähtaegad
ele
2. EŠK programmi Kontrollib, kas hindamise vahearuande /lõpparuande lõppversioon vastab nõuetele ning edastab selle RM RO-le 10 tp Vahearuande/lõpparuande
2. ekspert kooskõlastamiseks. jooksul lõppversioon X-kettal
20
2. RM RO Kooskõlastab hindamise vahearuande/lõpparuande lõppversiooni. 5 tp E-kiri
2. jooksul
21
2. EŠK programmi Korraldab hindamise vahearuande/lõpparuande ja tööde vastuvõtmise akti allkirjastamise. 10 tp DHS-s
2. ekspert jooksul
22
2. EŠK programmi Esitab allkirjastatud hindamise vahearuande/lõpparuande PO-dele ning RM RO-le. 10 tp E-kiri salvestatud X kettale
2. ekspert jooksul
23 pärast
hindamise
vahearuan
de
/lõpparuan
de
vastuvõtmi
st
2. RM RO Edastab hindamise lõpparuande Šveitsi toetuste büroole koos juhtkonna kinnitusega. 3 kuu Lõpparuanne ja juhtkonna
2. jooksul kinnitus säilitatud vastavalt
24 pärast RM protseduuridele.
hindamise
lõpetamist
2. EŠK programmi Koostab järeltegevuste tabeli hindamise lõpparuande alusel ja edastab RM RO-le ning PO-dele järeltegevuste 5 tp Järeltegevuste tabel
2. ekspert otsustamiseks. jooksul Confluences
25 pärast
hindamise
lõpparuan
de saamist
2. PO-d/RM RO/ teised Annavad sisendi järeltegevuste tabeli koostamiseks. 10 tp Järeltegevuste tabel
2. seotud osapooled Confluences
26
2. EŠK programmi Jälgib, et kõik kokku lepitud järeltegevused saaksid tehtud. Jooksvalt E-kiri salvestatud X kettale;
2. ekspert/ PO Täidetud järeltegevuste tabel
27 Confluences
2. PO Saadab EŠK programmi eksperdile kinnituse järeltegevuste teostamise kohta. 10 tp E-kiri; Täidetud järeltegevuste
2. jooksul tabel Confluences
28 pärast
vastava
järeltegevu
se
teostamist
2. EŠK programmi Tutvub järeltegevuste kinnitustega. Teavitab TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse juhatajat, 2 tp E-kiri X kettal
2. ekspert TAO OJ-t, RKÜ juhti ja RM RO-d, kui kõik järeltegevused on lõpetatud. jooksul
29
[1] 2021-2027 perioodil EL struktuurivahendite hindamiste koondaruande esitamist ei ole ette nähtud Euroopa Komisjonile.
88
2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste
kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020
Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on vastavalt ÜSM_2013 artiklile 114 ja STS § 34 esitada EK-le detsembris 2022 hindamistulemuste
kokkuvõtlik aruanne, mis sisaldab ülevaadet kõigist programmperioodi jooksul toimunud hindamistest ja koondhinnangut rakenduskava peamistele
väljunditele ja tulemustele.
Antud protsess ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele perioodil 2014-2020[1] ning ei kohaldu TPK toetusskeemidele (sh. EL struktuurivahendite
toetusskeemidele) programmperioodil 2021-2027.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. KA juht Kooskõlastab hindamistulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise ajakava RM RO- Vastavalt Ajakava kooskõlastatud e-
ga. vajadusele. kirjaga
2. KA juht/ KA Tagab vajadusel sisendi andmise kokkuvõtliku aruande koostamiseks. Esitab Vastavalt aruande Sisend antud aruandesse e-
hindamiste kommentaarid ja täiendusettepanekud RM RO poolt koostatud aruande eelnõule. koostamise kirjaga
juhtkomisjoni liige ajakavale
3. Seirekomisjon (sh Arutab ja kiidab heaks kokkuvõtlikku aruannet. Vastavalt aruande Protokoll koos aruandega RM
KA juht) koostamise võrgukettal
ajakavale
4. RM RO Sisestab SFC2014. Vastavalt aruande SFC2014-s aruanne
koostamise
ajakavale
5. Kommunikatsioonisp Paneb kinnitatud kokkuvõtliku aruande koos seirekomisjoni protokolliga üles 3 tp Kinnitatud aruanne
etsialist struktuurivahendite kodulehele. struktuurivahendite kodulehel w
ww.rtk.ee
[1] Norra/EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras.
89
2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual
programme report) koostamise protsess
Protsess kirjeldab seire korraldust rakendusmääruse artikli 1.6 ja 6.11 mõistes. Seire on protsess, mille raames jälgitakse programmi ja projektide
rakendamise edenemist. Seire eesmärk on tagada kokkuleppeliste protseduuride täitmine, et saavutada määratletud väljundid ja tulemused ja
identifitseerida õigeaegselt võimalikud probleemid ning võtta kasutusele korrigeerivad meetmed.
Ülaltoodud eesmärgi saavutamiseks vastutab seire teostamise eest nii sisuliselt kui korralduslikult RKA koostöös RM-ga.
Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.
Nr Vastutaj Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
a
Norra-EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess
1. PO Koostab ja edastab oma programmi kohta seirearuande (aastaaruande) RKA-le. 1 kord aastas Ametlik kiri
15. jaanuariks
DHS-s/
Sharepointis
2. Norra Hindab aruande vastavust FMO poolt kehtestatud nõuetele ja edastab selle teistele asjaomastele ametnikele 10 tp E-kiri
/EMP (nt TMO, RM) kommenteerimiseks ja määrab tähtaja. Vajadusel korraldab osapoolte vahel kohtumise esile
koordina kerkinud probleemide arutamiseks. Sharepointis
ator
3. Norra Peale tagasiside saamist kujundab ühtse seisukoha, mis edastatakse PO-le e-kirja teel. 2 tp E-kiri
/EMP
koordina Sharepointis
ator
4. PO Kui seirearuanne vajab parandamist, viib parandused sisse ja edastab RKA-le ametliku kirjaga parandatud 5 tp Ametlik kiri
seirearuande.
DHS-s/
Sharepointis
5. Norra Korraldab seirearuande kontrollimise asjasse puutuvate osapoolte vahel (nt TMO, RM) ning koostab RKA 3 tp E-kiri
/EMP vastuse seirearuande kinnitamise kohta.
koordina Sharepointis
ator
6. PO Kinnitab seirearuande FMO infosüsteemis. 1 kord aastas Kinnitatud
15. veebruariks seirearuanne
infosüsteemis Grace/
Sharepointis
7. FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid PO-le ja RKA-le kahe kuu jooksul programmi seirearuande 2 kuud
kättesaamisest. Juhul kui FMO ei vasta kahe kuu jooksul, siis loetakse aruanne kinnitatuks.
Kinnitatud
seirearuanne
infosüsteemis Grace/
8. PO Edastab saadud FMO kommentaarid RKA-le koos täiendatud aastaaruandega. Osapoolte E-kiri
vahel
kokkulepitud Sharepointis
tähtajaks
9. Norra Veendub, et PO on täiendanud aastaaruannet vastavalt FMO kommentaaridele. Vajadusel kaasab teisi 5 tp E-kiri
/EMP asjaomaseid ametnikke (nt TMO, RM). Kui midagi vajab selgitamist, võtab ühendust PO-ga.
koordina Sharepointis
ator
1 PO Kinnitab täiendatud seirearuande FMO infosüsteemis. Osapoolte Täiendatud
0. vahel seirearuanne
kokkulepitud kinnitatud
tähtajaks infosüsteemis Grace/
Sharepointis
90
2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja
doonoritele esitamise protsess
Protsess kirjeldab TAO tegevusi rakendusmääruse artiklis 2.6 nõutud strateegilise aruande koostamisel. Strateegilise aruande arutelu ning selle
kinnitamine toimub doonorite poolt aastakoosolekul. Strateegiline aruanne esitatakse FMO-le vähemalt 2 kuud enne aastakoosolekut.
Strateegiline aruanne koosneb Norra/EMP finantsmehhanismi programmide, kahepoolsete suhete ja tehnilise abi fondi rakendamise, riskide ja nende
maandamistegevuste ning saavutatud tulemuste ülevaatest ja hinnangust (v.t rakendusmääruse artikkel 2.6), aruande vormi annab ette FMO.
Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.
Nr Vastut Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
aja
1. Strateegilise aruande koostamine
1.1 Norra Koostab programmide aasta seirearuannete ja/või PO edastatud info põhjal doonorite etteantud vormil 1 kuu Strateegiline aruanne
/EMP Norra/EMP finantsmehhanismi kohta ühe strateegilise aruande. Sisend strateegilisse aruandesse antakse infosüsteemis Grace/
koordin asjasse puutuvate osapoolte poolt (nt TAO, TMO, RM jt) määratud tähtajaks.
aator Sharepointis
Koostamist alustatakse hiljemalt 3 kuud enne aastakoosolekut. Esitatavad andmed peavad olema mitte
rohkem kui kuu aega vanad.
1.2 Norra Peale sisendi saamist, uuendab strateegilise aruande ning vajadusel korraldab kohtumise lahtiste teemade 5 tp E-kiri Sharepointis
/EMP läbi arutamiseks. Edastab lõpliku aruande RKA juhile kooskõlastamiseks.
koordin
aator
1.3 RKA Kooskõlastab strateegilise aruande. Juhul kui aruanne vajab täiendamist, saadab aruande koordinaatorile 3 tp E-kiri Sharepointis
juht tagasi ja protsess jätkub punktis 1.2.
2. Strateegilise aruande FMO-le esitamine
2.1 Norra Edastab FMO infosüsteemi (Grace) kaudu FMO-le strateegilise aruande hiljemalt 2 kuud enne Norra/EMP 1 tp Strateegiline aruanne
/EMP aastakoosoleku toimumist juhul kui ei ole teisiti kokku lepitud. infosüsteemis Grace;
koordin
aator Teavitab e-kirjaga kõiki teisi asjasse puutuvaid osapooli (aastakoosolekul osalejaid) strateegilise aruande e-kiri Sharepointis
esitamisest.
2.2 FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid strateegilisele aruandele aastakoosolekuks. 2 kuud E-kiri Sharepointis
2.3 Norra Vajadusel muudab strateegilist aruannet FMO infosüsteemis (Grace) arvestades aastakoosolekul toodud 2 tp peale Muudetud
/EMP märkusi. aastakoosoleku strateegiline aruanne
koordin protokolli infosüsteemis Grace
aator kinnitamist /Sharepointis
2.4 FMO Kinnitab lõpliku strateegilise aruande FMO infosüsteemis (Grace). Vastavalt FMO Kinnitatud
protseduuridele strateegiline aruanne
infosüsteemis Grace
2.5 Norra Edastab kommunikatsioonispetsialistile lõpliku kinnitatud strateegilise aruande koos aastakoosoleku lõpliku 1 kuu jooksul E-kiri; Strateegiline
/EMP kooskõlastatud protokolliga, et see üles laadida kodulehele www.rtk.ee (https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja- peale aruanne RTK
koordin programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused) aastakoosoleku kodulehel
aator protokolli
kinnitamist
91
2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi
koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess
Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruse artikkel 2.7 kohase aastakoosoleku korraldamisel ning EŠK
aastakoosoleku korraldamisel EŠK rakendusmääruse artikkel 3.9 järgi.
Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosolek korraldatakse NMFA/FMC ja RKA vahel ning selle eesmärk on anda ülevaade finantsmehhanismide
rakendamise efektiivsusest ja kvaliteedist ning et otsustada vajadusel täiendavate tegevuste üle, et rakendamist edendada.
Eesti ja Šveits peavad aastakoosolekuid EŠK regulatsiooni artikkel 3.9 alusel, et tagada EŠK tulemuslikkus ja et arutada EŠK aastaaruannet (vt artikkel
3.11) ning see kinnitada, hinnata tehtud edusamme ja seonduvaid riske ning esitada eelseisva aasta vaheeesmärgid.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosoleku korraldamine
1.1 Norra/ EMP Lepib FMO-ga kokku aastakoosoleku toimumise kuupäeva vähemalt 4 kuud enne aastakoosoleku toimumist. 1 kord aastas E-kiri
koordinaator (jaanuar-
veebruar) Sharepointis
1. Norra/ EMP Koordineerib aastakoosoleku päevakorra kokkuleppimist (lõplik versioon peab olema kinnitatud vähemalt 1 nädal Pidev E-kiri
2. koordinaator enne koosoleku toimumist) ja materjalide ettevalmistust FMO-ga vastavalt FMO poolt esitatud või siseriiklikult protsess 4
tõstatunud teemadele. Teavitab RKA juhatajat ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning kuu vältel Sharepointis
päevakorrast. Edastab RM-le ülesande korraldada programmide tulemusi kajastava päevakorra punkti
materjalide ettevalmistamine.
1. RM RO Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande sotsiaalmajanduslike trendide ja hindamiste teemal ning annab Vastavalt Ettekanne
3. aastakoosolekul ülevaate. Norra/EMP Sharepointis
koordinaatorig
a kokku-
lepitud
aegadele
1. Kommunikatsio Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande teavituse ja kommunikatsiooni teemal ja annab aastakoosolekul Vastavalt Ettekanne
4. oni-spetsialist ülevaate. Norra/EMP Sharepointis
koordinaatorig
a kokku-
lepitud
aegadele
1. Programmi Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande oma programmi osas ja annab aastakoosolekul ülevaate. Vastavalt Ettekanne
5. Operaator Norra/EMP Sharepointis
koordinaatorig
a kokku-
lepitud
aegadele
1. Norra/EMP Korraldab RKA juhataja ja teiste koosolekul osalevate ametnike päevakorra ja ettevalmistatud materjalidega Vähemalt 1 E-kiri
6. koordinaator kurssi viimise. koosolek 4
kuu vältel
1. Norra/EMP Korraldab koosoleku tehnilise poole ja vajadusel kohakülastused. Pidev E-kiri
7. koordinaator protsess 4
kuu vältel Sharepointis
1.8 Norra/EMP Saadab e-kirjaga ametliku kutse aastakoosolekul osalemiseks koos lõpliku kinnitatud päevakorraga kõigile Hiljemalt 1 E-kiri
koordinaator osalejatele. nädal enne
aastakoosolek Sharepointis
u toimumist
1. Norra/EMP Koostab koosoleku protokolli ja edastab selle osalenutele kommenteerimiseks/ kooskõlastamiseks. Peale 4 nädala Protokoll ja e-
9. koordinaator kommentaaride saamist, täiendab/parandab vajadusel protokolli ja edastab lõpliku protokolli kinnitamiseks. jooksul peale kiri
koosoleku Sharepointis
toimumist
1. Norra/EMP Edastab kommunikatsioonispetsialistile kooskõlastatud protokolli koos lõpliku kinnitatud strateegilise aruandega, 1 kuu jooksul E-kiri;
1 koordinaator et see üles laadida kodulehele www.rtk.ee (https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid peale materjalid
0. /euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused) protokolli
kinnitamist RTK
kodulehel
1. Norra/EMP Koordineerib aastakoosoleku toimumise järgselt RKA-le esitatud märkustele vastamise. Teavitab kahepoolsete Vastavalt E-kiri
1 koordinaator suhete fondi juhtkomisjoni nii märkustest kui rakendatavatest meetmetest. vajadusele
1. Sharepointis
2. EŠK aastakoosoleku korraldamine
2.1 EŠK Koostab aastakoosoleku päevakorra projekti ja esitab selle Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks. hiljemalt 20 E-kiri
programmi tööpäeva
ekspert enne
aastakoosolek
ut
92
2.2 Šveitsi Kooskõlastab aastakoosoleku päevakorra ja lisab vajadusel parandusettepanekud. 5 tööpäeva E-kiri
toetuste büroo jooksul
2.3 EŠK Vajadusel täiendab aastakoosoleku päevakorda. hiljemalt 15 E-kiri
programmi tööpäeva
ekspert enne
aastakoosolek
ut
2.4 EŠK Teavitab RKÜ juhti ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast ja saadab osalejatele hiljemalt 15 E-kiri
programmi lõpliku päevakorra, osalejate nimekirja ning koosoleku töödokumendid. Kutsub EŠK aastakoosoleku vaatlejateks tööpäeva salvestatud
ekspert esindaja EK esindusest ja vajadusel EMP/Norra programmi koordinaatori ning PO-d või muude institutsioonide enne X kettale
esindajad. aastakoosolek
ut
2.5 EŠK Koordineerib aastakoosoleku korraldamist. Pidev E-kirjad
programmi protsess 2
ekspert kuu välte
2.6 RKÜ juht Juhib EŠK aastakoosolekut. Koosoleku EŠK
päeval aastakoosole
ku
päevakorras
märgitud
koosoleku
juhataja
2.7 EŠK Koostab EŠK aastakoosoleku protokolli (seejuures võtab arvesse aastakoosolekul osalenud Eesti poolsete 15 tööpäeva E-kiri
programmi koostööpartnerite (PO-de, RÜ, RKÜ jt) kommentaare ja Šveitsi toetuste büroo jt rahvusvaheliste koostööpartnerite jooksul pärast
ekspert kommentaare) ja esitab aastakoosoleku protokolli Šveitsi toetuste büroole. aastakoosolek
u toimumise
kuupäeva.
2.8 Šveitsi Kommenteerib aastakoosoleku protokolli. 10 tööpäeva E-kiri
toetuste büroo jooksul
2.9 EŠK Täiendab aastakoosoleku protokolli ja korraldab DHS EŠK aastakoosoleku protokolli kooskõlastamise ja 5 tööpäeva EŠK
programmi kinnitamise DHS-s. jooksul aastakoosole
ekspert ku protokolli
eelnõu DHS-s
2. TAO piiriülese Kooskõlastab DHS-s EŠK aastakoosoleku protokolli. 2 tööpäeva EŠK
10 koostöö jooksul aastakoosole
programmide ku protokolli
korraldamise eelnõu DHS-
talituse juhataja s
kooskõlastatud
2. RKÜ juht Kiidab heaks RKÜ poolt EŠK aastakoosoleku protokolli ja allkirjastab selle digitaalselt DHS-s. 2 tööpäeva EŠK
11 jooksul aastakoosole
ku protokoll
DHS-s
digitaalselt
allkirjastatud
2. EŠK Saadab Eesti poolt kinnitatud EŠK aastakoosoleku protokolli Šveitsi Arengu- ja Koostööametile /Riiklikule 2 tööpäeva E-kiri
12 programmi Majandusasjade Sekretariaadile kinnitamiseks. jooksul
ekspert
2. Šveitsi Kinnitab EŠK aastakoosoleku protokolli Šveitsi poolt ja saadab kinnitatud protokolli teadmiseks EŠK programmi 10 tööpäeva E-kiri
13 Arengu- ja eksperdile. jooksul
Koostööamet /
Riiklik
Majandusasjad
e Sekretariaat
2. EŠK Registreerib lõpliku kinnitatud EŠK aastakoosoleku protokolli DHS-s. Edastab lõpliku kinnitatud EŠK 2 tööpäeva Lõplik
14 programmi aastakoosoleku protokolli kõikidele aastakoosolekule kutsutud osalejatele teadmiseks. jooksul kinnitatud
ekspert EŠK aasta-
koosoleku
protokoll
DHS-s; E-kiri
93
2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation
Committee) osalemise protsess
Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll
jälg
1. PO Edastab e-kirja teel RKA-le kutse osaleda koostöö komisjonis koos koosoleku päevakorraga. 1-2 kuud enne E-kiri
koosoleku
toimumist Sharepo
intis
2. Norra/EMP Edastab kutse koos vastavate materjalidega e-kirja teel edasi teistele TAO, TMO, ja teistele asjakohastele ametnikele 5 tp jooksul E-kiri
koordinaator ja küsib sisendi päevakorra punktide suhtes RKA seisukoha kujundamiseks ning määrab tähtaja vastamiseks. kutse saamisest
3. Norra/EMP Vormistab RKA seisukoha arvestades saadud sisendit. Vajadusel korraldab kohtumise eelpool nimetatud osapoolte 5 tp jooksul E-kiri
Koordinaat vahel, et jõuda ühisele arvamusele. Kooskõlastab seisukoha TAO juhatajaga. sisendi saamisest
or Sharepo
intis
4. Norra/EMP Osaleb programmi koostöö komisjonis vaatlejana ning esitab vajadusel RKA seisukoha. 1 tp E-kiri
koordinaator Sharepo
intis
5. PO Edastab kohtumise protokolli kooskõlastamiseks. 2 nädala jooksul E-kiri
peale kohtumist
Sharepo
intis
6. Norra/EMP Edastab protokolli vastavate materjalidega e-kirja teel teistele asjakohastele ametnikele infoks ja küsib kommentaare 3 tp E-kiri
koordinaator ning määrab tähtaja vastamiseks.
7. Norra Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt E-kiri
/EMP sätestatud
koordinaator tähtajaks Sharepo
int
94
2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise
ja maandustegevuste seire protsess
Protsessi eesmärgiks on tuvastada KA/RKA/RTK/RKÜ JKS riskid[1], hinnata nende jääkriski taset, leppida kokku maandustegevused ning jälgida
maandustegevuste elluviimist; tagada ülevaate olemasolu struktuurivahendite, Norra/EMP ja EŠK valdkonna administratsiooniülestest riskidest ning
vajalike maandusmeetmete elluviimine vastavalt kokku lepitud tähtaegadele.
Perioodil 2014-2020 nõue struktuurivahendite JKS riske hinnata tuleneb ÜSM_2013 art 124 punktist 2, sh. ÜSM_2013 lisa XIII punkti toob KA ja SA
määramise aluseks riskijuhtimise raamistiku olemasolu. Norra/EMP rakendusmääruse artiklist 5.3 paragrahvist 3 tuleneb RKA kohustus juhtimis- ja
kontrolli süsteemi riske pidevalt ja struktureeritult hinnata ning võtta kasutusele asjakohased meetmed probleemide lahendamiseks. Perioodil 2021-2027
ÜSM_2021 artikkel 74 alusel juhtimiskontrollid peavad olema riskipõhised ja proportsionaalsed eelnevalt kirjalikult kindlaks määratud riskidega.
RKÜ tagab toetusmeetmete kvaliteedi ja edenemise ning selleks hindab RKÜ korrapäraselt EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke
meetmeid riskide maandamiseks vastavalt EŠK rakendusmääruse artikli 3.3 punktile 6. RKÜ viib läbi riskipõhiseid kohapealseid seiretoiminguid vastavalt
EŠK rakendusmääruse artiklile 10.2.
Riskide hindamisel ja juhtimisel lähtutakse KA/RKA/RKÜ koostatud dokumendist „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“. Protsessi
korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. RM hindab
riske KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi koosseisus. TRO toetuste rakendajana osaleb KA/RKA/RKÜ üldises riskide hindamise protsessis.
Täiendavalt vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus RTK poolt rakendavate toetusmeetmete meetmepõhise riskide hindamise eest. Meetme
põhiseid riske hinnatakse vastavalt Meetmepõhise riskihindamise metoodikale (TPK Lisa 9) ning selle tulemused on aluseks RTK poolt rakendavates
meetmetes valimipõhiste kontrollide kavandamiseks nii TRO-s kui TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituses.
Vastavalt KAMINa juhendi punktile 3.2 taotluste vastavuse kontrolli raames tuleb RÜ-l tagada, et taotluste menetlemisel ja kontrollikohtade planeerimisel
on arvestatud konkreetse taotlusvooru/meetme tegevuse spetsiifikaga, rikkumisvaldkondadega, toetuse taotleja riskitasemega jms. RÜ võib tugineda RA
/PO esitatud riskide hindamise kontroll-lehele ning selle alusel kirjalikult taasesitatavas vormis (nt RA/PO esitatud riskitabeli eraldi veerus) otsustama
kontrolli vajaduse ja ulatuse (s.h kahetasandilise kontrolli vajadus ja ulatus). Maandamistegevused tuleb rakendada, kui RA/PO on andnud mõnele riskile
keskmise või kõrge riskiskoori.
Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. JKS riskide hindamine
1.1 TAO riskijuhtimise ja Koostab algava riskide hindamise tsükli kohta ajakava, milles sätestatakse peamised sammud koos Kord Riskide hindamise
järelevalve talituse tähtaegade ja osalejatega riskide hindamise protsessis. Kooskõlastab selle TAO riskijuhtimise ja järelevalve aastas ajakava
järelevalve talituse juhatajaga ja TAO juhatajaga. hiljemal
riskiekspert t
(edaspidi järelevalve septem
riskiekspert) bri
lõpuks
1.2 Järelevalve Teavitab RA-sid, RÜ-sid, PO-sid ning RM-i riskide hindamise protsessi algusest ning saadab välja vastava e- 5 tp E-kiri
riskiekspert kirja koos riskide hindamise ja juhtimise juhisega ning konkreetse ajakavaga. Vajadusel kutsub kokku riskide jooksul
hindamise avakoosoleku. peale
ajakava
RTK siseselt lepib KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi koosseisu kokku TAO, TMO ja TRO juhatajatega. kokkule
Kaasab ISO esindajad ning RM-i KA/RKA/RKÜ töögruppi. Edastab sama informatsiooni KA/RKA/RKÜ ppimist
riskihindamise töögrupi liikmetele.
1.3 Riskihindamise Sõnastab järgneva kalendriaasta riskid koos toimivate kontrollisüsteemide kirjeldusega. Kokkule Riskid sõnastatud
töögrupp pitud Sharepointis
tähtajaks
1.4 Järelevalve Koostab riskihindamise töögrupi liikmetelt saadud riskide loetelu põhjal esialgse riskide nimekirja. Seejärel 10 tp Riskide nimekiri
riskiekspert kutsub kokku riskihindamise töögrupi liikmete kohtumise, kus vaadatakse üle riskide nimekiri, korrigeeritakse koostatud
sõnastust ning lepitakse kokku nimekiri riskidest, mida hakatakse hindama. Vormistab kohtumise järel Sharepointis
hindamisele mineva riskide nimekirja.
1.5 Järelevalve Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide hindamiseks. 3 tp E-kiri
riskiekspert
1.6 Riskihindamise Hindab ühise arutelu käigus järgneva kalendriaasta suhtes kaardistatud riskide jääkriski (st riski hindamisel Kokkule Riskide jääkrist
töögrupp võetakse arvesse olemasolevaid kontrollisüsteeme selle riski maandamiseks) kokkulepitud metoodika alusel. pitud hinnatud ja
Lõplikud jääkriski tasemed lepitakse kokku konsensuse teel. Sõnastab oluliseks hinnatud riskidele tähtajaks maandusmeetmed
maandusmeetmed ning lepib kokku tähtajad ja vastutajad. sõnastatud
Sharepointis
1.7 Järelevalve Vormistab kohtumise järel lõpliku KA/RKA/RKÜ riskide tabeli koos maandusmeetmete, vastutajate ja 5 tp KA/RKA/RKÜ
riskiekspert tähtaegadega, kooskõlastades see TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga. riskide tabel koos
Vajadusel küsib täpsustusi riskihindamise töögrupi liikmetelt. maandusmeetmete
ga Sharepointis; E-
Salvestab tabeli Sharepointi vastavasse kausta ning saadab töögrupi liikmetele lingi selle asukohaga. kiri
1.8 Järelevalve Koondab RA-telt, RÜ-telt ja PO-delt laekunud riskide hindamise tulemused ning ülevaate jooksval 10 tp Riskide hindamise
riskiekspert kalendriaastal ellu viidud maandusmeetmete seisust. Analüüsib esitatud tulemusi, tuues välja tulemused
administratsiooniülesed riskid ning teemad, mis vajaksid administratsioonisisest arutelu. koondatud
Sharepointis
Saadab tulemused TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale tutvumiseks.
95
1.9 Järelevalve Valmistab ette materjalid administratsioonisiseseks aruteluseminariks, kutsub kokku seminari ning juhib 5 tp E-kiri; Seminari
riskiekspert seminari arutelu koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga. materjalid
1. Järelevalve Sõltuvalt aruteluseminaril kokkulepitust täiendab vajadusel KA/RKA/RKÜ riskide hindamise kokkuvõtet. Novem E-kiri; Täiendatud
10 riskiekspert Koostab lõpliku administratsiooniülese riskide hindamise tulemuste kokkuvõtte, mis sisaldab muuhulgas ka bri KA/RKA/RKÜ
KA/RKA/RKÜ riskide hindamise tulemusi. lõpuks riskide hindamise
kokkuvõte
Esitab kokkuvõtte e-kirja teel RM, RA-te, RÜ-te ja PO-de riskide hindamise eest vastutavatele ametnikele/ Sharepointis
töötajatele ning TAO, TRO, TMO ja ISO ametnikele/töötajatele ning KA/RKA/RKÜ ja AA juhile. Salvestab
kokkuvõtte Sharepointi vastavasse kataloogi.
Sisestab KA/RKA/RKÜ kriitiliseks ja kõrgeks hinnatud riskid, millele on kavandatud maandusmeetmed, JIRA-
sse ning suunab need maandusmeetmete eest vastutavatele TAO, TRO, TMO või ISO ametnikele/töötajatele.
1. TAO valdkonna eest Täiendab toimivusanalüüsi koostamisel oma peatükki riskide hindamist puudutava informatsiooniga, Kokku- Täiendatud
11 vastutav ekspert kavandades asjakohased maandusmeetmed ka KA/RKA/RKÜ järgmise aasta tegevuskavasse. lepitud toimivusanalüüs
tähtajaks
1. Järelevalve Korraldab ja jälgib koostöös maandusmeetmete vastutajatega maandusmeetmete täitmist, tagades seeläbi Jookse E-kirjad;
12 riskiekspert planeeritud maandusmeetmete tähtaegse rakendamise. v maandusmeetmed
tegevus tähtaegselt
rakendatud
1. Järelevalve Küsib järgmise kalendriaasta augusti lõpuks RA-de, RÜ-de, PO-de ja RM tagasisidet riskide Kokku E-kiri
13 riskiekspert maandusmeetmete rakendamise seisust. lepitud
tähtajaks
1. Järelevalve Koostab peale sisendi saamist hetkeseisu RA-de, RÜ-de, PO-de, RM-i ning RTK-siseste maandusmeetmete 10 tp E-kiri
14 riskiekspert rakendamise seisu kohta. Edastab selle ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale maandusmeetmete
ning TAO juhatajale. rakendamise
hetkeseisu
ülevaatega
1. Järelevalve Kui maandustegevuste elluviimine ei ole toiminud kavandatud viisil, küsib vastutajatelt täiendavat infot ning Vastav E-kiri
15 riskiekspert koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve juhataja ning TAO juhiga otsustatakse vajalikud täiendavad alt
tegevused. vajadus
ele
2. Meetmepõhiste riskide hindamine
2.1 Teenusekoordinaator Edastab riskieksperdile info perioodil 2014-2020 meetme tegevuse/perioodil 2021-2027 meetme E-kiri
riskihindamise vajaduse kohta enne avatud vooru alustamist või enne käskkirja avaldamist ja muutmist.
2.2 Järelevalve Saades sisendi uue toetusskeemi ettevalmistamise või toetusskeemi muutmise kohta, lepib TRO TJ / 5 tp Toetusskeemi
riskiekspert teenusekoordinaatoriga kokku konkreetse toetusskeemi riskihindamise ajakava ning töögrupi suuruse. riskihindamise
ajakava
Uue toetusskeemi ettevalmistamisel tutvub enne töögrupi määramist RA poolt koostatud meetme tegevuse
riskihindamise tabeliga ja võtab võimaluse korral arvesse RA soovitusi meetmepõhiste riskide hindamisel RÜ-
s.
Toetusskeemi muutmisel tutvub enne töögrupi määramist toetusskeemi muudatuse sisuga ja otsustab
riskihindamise vajaduse.
2.3 Teenusekoordinaator Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide hindamiseks, sh võib teostada riskide hindamise iseseisvalt 5 tp E-kiri
enne töögrupis ühiselt hindamist.
2.4 Riskihindamise Tutvub enne riskide hindamist toetusmeetme tingimuste ja hindamismetoodikaga. Kokku- Toetusmeetme
töögrupp lepitud riskid hinnatud
Hindab ühise arutelu käigus toetusmeetme riske vastavalt meetmete riskihindamise metoodikale (TPK lisa tähtajaks
9). Kui riskid on eelhinnatud, vaadatakse üheskoos riskidele antud skoorid üle. Lõplik riskiskoor
eeldefineeritud riskile lepitakse kokku konsensuse teel. Võimalusel kirjeldab igale riskile maandusmeetme,
arvestades konkreetse meetme eripärasid ja antakse sisend I ja II tasandi kontrollifookusele.
Juhul kui neid tuvastatakse, toob välja täiendava(d) riski(d) ja kavandab riski(de)le sobivad
maandusmeetmed.
2.5 Järelevalve Vormistab kohtumise järel kokkuvõtte meetme riskihindamise tulemusest (riskiskoor, kontrolliulatus, 3 tp Riskihindamise
riskiekspert täiendavad riskid vms) riskihindamise tabeli dokumenti ning lisab selle JIRA-sse. tabel JIRA-s
Saadab riskihindamise tulemuse infoks JIRA kaudu teenusekoordinaatorile, TRO TJ-le ja vajadusel
riskihindamise töögrupile. Riigiabi/VTA-ga seotud riskide tuvastamisel jätkub tegevus vajadusel muu hulgas
protsessipunkti 3.2.7. punkti 1 alapunkti 1.1 kohaselt.
2.6 Järelevalve Juhul kui toetusmeetme riskihindamise tulemusel kohaldub toetusmeetmele II tasandi kontroll, alustab Kokku- Kontrollivalim; E-
riskiekspert tegevustega valmistada ette kontrollivalim. lepitud kiri
tähtajaks
Kooskõlastab valimi TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga, teavitab TRO TJ valimist.
2.7 TAO riskijuhtimise ja Kooskõlastab valimi ja määrab kontrolli teostamiseks järelevalve eksperdi(d). 5 tp E-kiri; Järelevalve
järelevalve talituse eksperdid
juhataja määratud
2.8 Järelevalve ekspert Sõltuvalt toetusmeetmele määratud kontrolli liigist teostab kontrolli kas MT kontrollina vastavalt TPK 3. osa Kokku- Järelevalve
alapeatüki 3.2 protsessipunkti "3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd)" lepitud eksperdi poolt
alapunktidele 1.18 – 1.22 (Maksetaotluse menetlemise protsess) või kohapealse kontrollina vastavalt TPK 3. tähtajaks teostatud kontrolli
osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti "3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess" alapunktile 3 (Tegevuste dokumendid
kohapealse kontrolli läbiviimine). vastavalt TPK
alapeatükile 3.2.
96
2.9 Järelevalve Minimaalselt 1 kord aastas analüüsib meetme põhiselt teostatud kontrollide tulemusi, meetmes tuvastatud 1 kord E-kiri
riskiekspert rikkumisi, auditi aruannetes tehtud tähelepanekuid ning sõltuvalt tulemustest otsustab meetme tegevuse uue aastas
riskihindamise vajaduse, edastab info teenusekoordinaatorile e-kirja teel.
[1] Administratsiooniülene riskide hindamine toimub vastavalt dokumendile „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“, hõlmates
muuhulgas nii juhtimis- ja kontrollisüsteemide riskide hindamist kui ka pettuseriskide hindamist vastavalt Euroopa Komisjoni juhendis „Guidance Note of
Fraud Risk Assessment and Effective and Proportionate Anti-Fraud Measures“ toodud soovitustele. Pettuseriskide hindamine viidi esmakordselt läbi 2015.
a.
97
2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja
uuendamise protsess
Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mis on vajalikud EL struktuurivahendite ja Norra-EMP kommunikatsioonistrateegia koostamiseks ja uuendamiseks ning
EŠK teavitustegevuseks. KA koostab struktuurivahendite perioodi 2014-2020 rakenduskava kommunikatsioonistrateegia vastavalt ÜSM_2013 artiklile
116. Kommunikatsioonistrateegia lisana koostab KA strateegia elluviimiseks tegevuskava ja nimekirja administratsioonis kommunikatsiooni eest
vastutajatest. Tegevuskava koostatakse aastapõhiselt ja uuendatakse igal aastal. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii KA-le kui ka
RA-dele ja RÜ-dele. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad, sh muudatused, kinnitab rakenduskava seirekomisjon KA ettepanekul.
EL struktuurivahendite perioodil 2021-2027 sisaldub kommunikatsioonistrateegia rakenduskava alapeatükina. Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 49 KA tagab,
et RTK kodulehel oleks töötav perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite rakenduskava veebisait. KA-l on üks teabevahetuskoordinaator (ÜSM__2021 art
48.1), kelleks on KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel. Teabevahetuskoordinaator vastutab fondidest saadava toetuse nähtavus-,
läbipaistvus- ja teavitamistegevuste eest. KA määrab igale fondile teabevahetus-ametniku. Struktuurivahendite ja õiglase ülemineku fondi
teabevahetusametnikuks on RTK KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel.
EMP/Norra toetuste puhul koostab RKA kommunikatsioonistrateegia vastavalt EMP ja Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmääruse Artiklile 3.2
ja lisale 3 – teavitamis- ja avalikustamisnõuded. RKA peab esitama kommunikatsioonistrateegia hiljemalt pool aastat pärast MoU allkirjastamist.
Kommunikatsioonistrateegia koostatakse aastapõhiselt. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii RKA-le kui ka PO-dele ning PO-d
peavad koostama oma kommunikatsioonikava RKA kommunikatsioonistrateegia eesmärkidest lähtuvalt.
EŠK puhul RKÜ koostab vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 13.2 teavituskontseptsiooni vastavalt artiklile 13.1 korraldab EŠK teavitustegevuse Eestis
ning tagab, et elluviivad asutused täidavad oma kohustusi kooskõlas artikliga 13.3. RKÜ kommunikatsioonispetsialist tagab EŠK logo ja Šveitsi
Konföderatsiooni logo korrektse kasutamise kõikidel koostööprogrammiga seotud teabe- ja teavitusmaterjalidel.
Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele.
Nr Va Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
stu
taja
1. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2014-2020
1.1 Ko Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooniametnikega ja Koostada uue OP- Kommunikatsioonistrateegi
m uuendab vastavalt vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga- iga ja uuendamine a eelnõu
mu aastaselt. vastavalt
nik vajadusele ning
atsi tegevuskava
oo uuendada iga
nis aasta detsembriks
pet
sial
ist
1.2 Ko Edastab kommunikatsiooni-strateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused RM-le OP seirekomisjonile heakskiitmiseks Vastavalt Kommunikatsioonistrateegi
m esitamiseks. seirekomisjoni a eelnõu
mu toimumise
nik ajakavale
atsi
oo
nis
pet
sial
ist
1.3 RM Lähtub OP seirekomisjoni korraldamise protsessist. Vastavalt Seirekomisjoni dokumendid
seirekomisjoni
toimumise
ajakavale
1.4 Ko Edastab OP seirekomisjoni poolt kinnitatud kommunikatsiooni-strateegia koos lisadega või selle muudatused RA-de ja RÜ-de Peale strateegia OP seirekomisjoni poolt
m kommunikatsiooniametnikele ning avaldab selle ekstranetis. kinnitamist kinnitatud
mu kommunikatsioonistrateegi
nik a koos lisadega
atsi ekstranetis; E-kiri
oo
nis
pet
sial
ist
1.5 Ko Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud KA tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas Jooksvalt Ülevaade
m RA-dele, RÜ-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate iga-aastasel seirekomisjoni koosolekul aruandeaasta kommunikatsioonistrateegi
mu tegevuskava elluviimisest. a tegevuskava elluviimisest
nik
atsi
oo
nis
pet
sial
ist
2. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2021-2027
98
2.1 Ko Koostab rakenduskava kommunikatsioonistrateegia peatüki koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooni-ametnikega ja Vastavalt EK-ga Rakenduskava
m uuendab vastavalt vajadusele. kokku lepitud kommunikatsiooni-
mu ajakavale strateegia peatükk RTK
nik kodulehel
atsi
oo
nis
pet
sial
ist
2. Ko Koostab koostöös RA-dega teavitamistegevuste kava projektide kogumile, mis on strateegiliselt oluline ja kontrollib, et oleks Iga-aastaselt Teavitamistegevuste kava
2. m korraldatud perioodi 2021-2027 teavitusmääruse § 2 lõikes 4 nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab
mu teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK.
nik
atsi
oo
nis
pet
sial
ist
2.3 Ko Kui projekti kogumaksumus on üle 10 miljoni euro, siis KA poolt kontrollib, et oleks korraldatud teavitusmääruse § 2 lõikes 4 Enne projekti TS poolt esitatud teavitus
m nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK. lõppu ja KA poolt TS käest välja
mu nõutud ürituse läbiviimist
nik tõendavad dokumendid
atsi (sh pressiteated, fotod
oo jms) suhtekorralduse
nis kaustas
pet
sial
ist
3. Norra/EMP kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine
3.1 Kom Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös PO-de kommunikatsiooniametnikega ja uuendab vastavalt Kommunikatsiooni Kommunikatsioonistrateegi
munik vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga-aastaselt. strateegia a suhtekorralduse Norra
atsioo vastavalt kaustas
nispet vajadusele ja
sialist tegevuskava iga-
aastaselt
3.2 Kom Edastab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused FMO-le. Vastavalt E-kiri; registreeritud DHS-is
munik vajadusele või iga-
atsioo aastaselt
nispet
sialist
3. Kom Edastab kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või selle muudatused PO-de kommunikatsiooniametnikele ning Peale E-kiri, registreeritud DHS-
3. munik avaldab selle EMP/Norra kodulehel. kommunikatsiooni- is. Strateegia kodulehel
atsioo strateegia
nispet kinnitamist
sialist
3. Kom Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud RKA tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia Vastavalt Aastakoosoleku protokoll
4. munik tegevuskavas PO-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate aastakoosolekul aruandeaasta tegevuskava elluviimisest. aastakoosoleku kodulehel
atsioo ajakavale
nispet
sialist
4. Eesti- Šveitsi koostööprogrammi (EŠK) teavitustegevus
4.1 EŠK teavituskontseptsiooni koostamine
4. Kom Koostab EŠK esialgse teavituskontseptsiooni (koos esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga) PO-de Programmi E-kiri
1.1 munik kommunikatsiooniametnikega ning saadab selle RKÜ programmi eksperdile. eksperdile saadab
atsioo hiljemalt 15
nispet tööpäeva enne
sialist aastakoosolekut
4. EŠK Tutvub EŠK esialgse teavituskontseptsiooniga (sh. esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga), lisab selle esimesse Hiljemalt 15 E-kiri; aastaaruande
1.2 progr koostööprogrammi aastaaruandesse ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole hiljemalt koos aastaaruande materjalidega. tööpäeva enne materjalid salvestatud X
ammi aastakoosolekut kettale CHF programmi kau
ekspe sta
rt
4. Šveits Tutvub teavituskontseptsiooniga, annab teada, millistel üritustel büroo soovib osaleda ja saadab vajadusel Hiljemalt E-kiri ja või kommentaarid
1.3 i täiendusettepanekud kirjalikult või esitab kommentaarid hiljemalt aastakoosolekul. aastakoosolekul aastakoosoleku protokollis
toetus
te
büroo
4. Aasta Kinnitavad EŠK teavituskontseptsiooni koos aastaaruandega aastakoosolekul. Aastakoosoleku Kinnitatud aastaaruanne
1.4 kooso toimumise ajal koos
lekule teavituskontseptsiooniga
kaasa säilitatud X kettal program
tud mi CHF kaustas ja
osapo avalikustatud RTK
oled kodulehel.
4.2 EŠK teavitustegevuse koordineerimine
EŠK teavitustegevuse koordineerimine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artikli 13.1 nõuetele.
4. Kom Avaldab teavitus- ja teabekäsiraamatus nimetatud teabe Eesti keeles ja inglise keeles RTK kodulehel https://www.rtk.ee/eesti- Hiljemalt 20 tp Programmi teave RKÜ
2.1 munik sveitsi-koostooprogramm . pärast EŠK veebilehel
atsioo töökorra
nispet protsesside
sialist jõustumist.
99
4. Kom Koostab igal aastal EŠK kommunikatsiooni aastakava programmi teavitustegevuse kohta (sh. koostöös PO-de Hiljemalt 20 tp E-kiri; JIRA task (manuses
2.2 munik kommunikatsiooniametnikega kuni programmperioodi lõpuni ning saadab selle teadmiseks EŠK programmi enne aastakava)
atsioo eksperdile. Kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama kõiki vastava aasta projektide ava-ja lõpuüritusi). Programmperioodi aastaaruande
nispet viimane kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama koostööprogrammi lõpuüritust. Loob vastava JIRA taski EŠK materjalide
sialist kommunikatsiooni aastakava koostamiseks ja kaasab vajalikud osapooled. Saadab JIRA taskiga aastakava EŠK programmi esitamist Šveitsi
eksperdile kommenteerimiseks ja esitab EŠK programmi eksperdile aastakava lõppversiooni. toetuste büroole
4. EŠK Tutvub EŠK kommunikatsiooni aastakavaga ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole teadmiseks e-kirja teel ja küsib büroo Hiljemalt 15 E-kiri; aastaaruande
2.3 progr seisukohta, millistel üritustel büroo soovib osaleda. tööpäeva enne materjalid salvestatud X
ammi aastakoosolekut kettale
ekspe
rt
4. Šveits Teavitab EŠK programmi eksperti, millistel üritustel büroo esindaja soovib osaleda. 15 tp jooksul E-kiri
2.4 i
toetus
te
büroo
4. EŠK Tutvub Šveitsi toetuste büroo vastusega. Edastab kommunikatsioonispetsialistile info EŠK kommunikatsiooni aastakava 2 tp jooksul E-kiri
2.5 progr täiendamiseks (sh. info, millistel üritustel Šveitsi toetuste büroo esindaja soovib osaleda).
ammi
ekspe
rt
4. Kom Salvestab EŠK kommunikatsiooni aastakava X kettale. Vajaduse korral täiendab EŠK kommunikatsiooni aastakava. Laeb üles Vastavalt E-kiri; EŠK
2.6 munik JIRA taski juurde muudetud aastakava ja JIRA kaudu teavitab EŠK kommunikatsiooni aastakava muutmisest. vajadusele kommunikatsiooni
atsioo aastakava salvestatud KO
nispet osakonna programmi CHF
sialist kausta X kettal; JIRA task
4. EŠK Teavitab Šveitsi toetuste bürood kommunikatsiooni aastakavas muutunud sündmustest. Menetlus jätkub vastavalt punkti 4.2 2 tp jooksul E-kiri
2.7 progr alapunktile 4.2.4.
ammi
ekspe
rt
100
2.3.15. Vaiete menetlemise protsess
Protsessi eesmärgiks on tagada nende TRO otsuste või toimingute suhtes esitatud vaiete sõltumatu menetlemine ning vaideotsuste tegemine, kus vaide
lahendaja pädevus on RTK-s. Antud protsessipunkti punkti 1 alapunktid 1.4-1.11 kohalduvad üksnes vaietele, mille lahendajaks on RTK.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-
jälg
1. Vaide menetlemine
1.1 TS Esitab vaide RTK-le. Vastavalt Vaie e-
vajadusele kirjaga
1.2 DHO Registreerib vaide DHS-is ja edastab selle TAO õigusüksuse juhile. 2 tp Vaie
dokumendihal DHS-is;
duse E-kirjaga
spetsialist DHS
teavitus
1.3 TAO Määrab juristi, kes hakkab vaiet lahendama. 1 tp E-kiri
õigusüksuse
juht
1.4 TAO jurist Kontrollib vaide vastavust HMS-s sätestatud nõuetele, kaasates vajadusel ja küsimuste tekkimisel algse otsuse ettevalmistaja. Puuduste korral 2 tp E-kiri
palub need e-kirjaga vaide esitajal kõrvaldada.
Edastab vaide e-kirja teel vaidlustatava otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdile ja TAO OJ-le või projekti- või teenusekoordinaatorile, TRO
talituse juhatajale ja TRO OJ-le teadmiseks. Otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdil või TRO projekti-või teenusekoordinaatoril ning TRO
talituse juhatajal on kohustus tutvuda vaidega ning kui vaides on esitatud vastuväited ja esinevad asjaolud, mis viitavad näiteks otsuse
ettevalmistaja vigadele faktiliste asjaolude tuvastamisel või esitamisel, esitab ta juristile omapoolse seisukoha selliste asjaolude kohta.
Kui vaide lahendajaks on ministeerium, edastab nõuetele vastava vaide e-kirja teel lahendamiseks ministeeriumile koos RTK seisukohaga vaidele
ning vaide menetlus RTK-s lõpeb.
Kui vaie ei vasta nõuetele ja vaides esinevaid puudusi ei ole kõrvaldatud, tagastab kirjaga vaide selle esitajale.
1.5 Projektikoordi Lisab vaide SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse. 1 tp Vaie
naator/ SFOS-s
teenusekoordi
naator
1.6 TAO jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, mille tegemiseks kuulab vajaduse olemasolul eelnevalt ära vaidlustatava otsuse ettevalmistaja arvamuse, ning teised 30 Vaideots
vaide lahendamisega seotud asjaomased osapooled või kasutab arvamuse saamiseks välist eksperti. päeva use
või eelnõu;
pikendat
Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik 30 päevase tähtaja jooksul tuvastada võib vajadusel vaide lahendamise tähtaega pikendada, ud E-kiri
teavitades sellest vaide esitajat e-kirjaga. tähtaeg
1.7 TAO jurist Esitab läbi DHS-i vaideotsuse kavandi kooskõlastamiseks TAO õigusüksuse juhile ja TAO OJ-le ning allkirjastamiseks KA juhile. Eelseadistab 2 tp Vaideots
DHS töövoo teadmiseks vaidlustatud otsusega seotud projekti- või teenusekoordinaatorile, järelevalve eksperdile ja TRO talituse juhatajale ning use
TRO OJ-le. eelnõu
DHS-is
1.8 KA juht Allkirjastab vaideotsuse. 3 tp Vaideots
us all-
kirjastatu
d DHS-is
1.9 TAO jurist Edastab vaideotsuse vaide esitajale elektrooniliselt läbi DHS-i, kui TS-ga ei toimu infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. Edastab vaideotsuse 2 tp Vaideots
projektikoordinaatorile/teenuse-koordinaatorile või järelevalve eksperdile. us DHS-
s TS-le
edastatu
d; E-kiri
1. Projektikoordi Edastab vaideotsuse SFOS vahendusel TS-le, kui TS-ga toimub infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. 2 tp SFOS
10 naator/ teavitus
teenusekoordi
naator
/järelevalve
ekspert
1. TAO jurist Lisab vaideotsuse SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse ning vastava info vaiete koondtabelisse. 2 tp Vaideots
11 us
SFOS-s
2. Vaideotsuse vaidlustamine
2.1 DHO Registreerib vaideotsuse vaidlustuse DHS-is ja edastab TAO õigusüksuse juhile. 2 tp Vaideots
dokumendihal use
duse vaidlustu
spetsialist s DHS-is
2.2 TAO Määrab kohtumenetluses osaleva TAO juristi ja vajadusel teised eksperdid. Edastab vaideotsuse vaidlustuse TAO kohtuasja lahendavale juristile. 2 tp E-kiri
õigusüksuse
juht
2.3 TAO Kohtukaebuse saabumisel teavitab kaebusest vaidlustatud otsusega seotud projekti-/teenusekoordinaatorit või järelevalve eksperti ning TRO 2 tp E-kiri;
kohtuasja talituse juhatajat, TRO OJ-t ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. Lisab kohtuotsuse(d) SFOS-i vastava projekti vaiete Kohtu-
lahendav jurist moodulisse. otsused
SFOS-s
2.4 TAO Tutvub kohtuotsuse sisuga ning suunab otsuse järelevalve eksperdile jätkutegevuste teostamiseks. 2 tp E-kiri
riskijuhtimise
ja järelevalve
talituse
juhataja
101
2.5 Järelevalve Vajadusel jätkab menetlust: vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 3 ning teostab vajalikud muudatused SFOS- TPK 3. TPK 3.
ekspert s. peatüki osa
alapeatü alapeatü
ki 3.3 p. ki 3.3 p.
3 3
tähtajad kontrolljälg
102
2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse,
SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja
parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess
Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida SFOS kasutajakontode haldust, registri kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist,
rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme/tegevuse kirjendamisest või selle muutmisest, registri andmekvaliteedi kontrollimise ning projekti andmete
muutmist registris. Antud protsessipunkti punkt 7 kohaldub EL struktuurivahenditele ja Norra-EMP programmile ning ei kohaldu teistele TPK
toetusskeemidele.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. SFOSi RTK-siseselt tavakontode loomise ja haldamise protsess
1.1 TRO töötaja/TAO Edastab info vahetule juhile kasutajakonto avamise vajaduse kohta. Jooksvalt E-kiri
töötaja
1.2 TJ/OJ Hindab konto avamise/sulgemise vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest ja edastab informatsiooni Jooksvalt JIRA kanne
volitatud töötlejale JIRA kaudu (https://jira.rmit.ee/browse/RTK0019-555), kes täidab RÜ administraatori
ülesandeid.
1.3 RTK volitatud töötleja Loob infosüsteemi vajaliku konto/sulgeb konto ning lisab vajalikud õigused kontole. Jooksvalt SFOS-s loodud konto/suletud konto
2. SFOS-i RÜ väliste kasutajakontode, RÜ administraatori kontode ja aruandlusmooduli tavakontode loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess
2.1 RTK väline volitatud Esitab KA/RKA/RKÜ juhatajale taotluse uue kasutajakonto loomiseks, olemasoleva konto muutmiseks või Jooksvalt E-kiri; vajadusel volikiri
töötleja sulgemiseks. Uue konto loomise taotlusele lisab volikirja kohalduvate õigusaktidega tutvumise ja
kasutajatunnuse saamise soovi kohta.
2.2 RTK TJ või OJ Kui RTK töötajal on tööülesannete täitmiseks vaja registris luua või sulgeda kasutajakonto või muuta Vastavalt E-kiri
kasutajakonto õigusi, saadab töötaja otsene juht vastavasisulise palve koos taotleja poolt allkirjastatud vajadusele
volikirjaga e-kirjaga SFOS kasutajatoele.
2.3 ISO rakenduse Tutvub taotlusega ja hindab konto loomise/muutmise/sulgemise põhjendust: 5 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
administraator haldamise keskkond
1. Põhjendatud juhul loob struktuuritoetuse registrisse kasutajakonto, andes kasutajale taotletud rolli ja
sisse logimise juhised ning lisab ka kasutajanime ja esialgse parooli, kui tegemist on aruandlusmooduli
kontoga. Vastus taotlejale edastatakse elektroonselt.
2. Lisab loodud konto omaniku e-kirja aadressi registri teavituslisti
[email protected].
3. Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb struktuuritoetuse registris oleva
kasutajakonto ja edastab vastuse taotlejale elektroonselt.
4. Vaatlejaõiguste (ja teiste erandlike taotluste) korral võtab kooskõlastuse TAO ärianalüütikult.
3. Kasutajakontode inventuuri protsess
3.1 ISO rakenduse Selleks, et teostada kasutajakontode inventuuri saadab asutustele/osakondadele väljavõtted aktiivsetest 31. SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
administraator kontodest ning palub kinnitada kontode ja rollide kehtivust. Saadetud kirjad registreeritakse selleks ette detsembr haldamise keskkond
nähtud pöördumiste haldamise keskkonnas. iks
3.2 RTK volitatud töötleja Kontrollib infosüsteemis olevate RTK kasutajakontode asjakohasust ja korrektsust ning teeb RÜ 31. RÜ kasutaja-kontode osas
kasutajakontode osas vastavalt vajadusele parandused. jaanuariks tehtud parandused
Kinnitab kontode asjakohasust ja edastab SFOS kasutajatoele info kontrolli tulemuste kohta.
3.3 ISO rakenduse Veendub, et volitatud töötlejad on 31. jaanuariks inventuuri teostanud ning registreerib vastused selleks ette 31. SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
administraator nähtud pöördumiste haldamise keskkonnas. jaanuariks haldamise keskkond
3.4 ISO rakenduse Viib nende rollide osas, mida volitatud töötlejad ise ei halda, sisse vajalikud muudatused tulenevalt volitatud 15. SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
administraator töötlejatelt saadud tagasisidele. veebruari haldamise keskkond
ks
4. SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess
4.1 Vastutav või volitatud Teavitab struktuuritoetuse registri kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuge (ISO rakenduse Jooksvalt E-kiri
töötleja administraator) telefoni või e-kirja teel.
4.2 ISO rakenduse Registreerib telefoni või e-kirja teel kasutajalt laekunud palve pöördumiste haldamise keskkonnas (sh Jooksvalt SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
administraator projekti andmete muutmise palved) ja märgib selle pärast lahenduse saamist lahendatuks. haldamise keskkond
4.3 ISO rakenduse Lahendab teeninduspalve kuni 5 tööpäeva jooksul, pikema lahendustähtaja korral teavitab vastutavat või 5 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
administraator volitatud töötlejat edasistest tegevustest ja sulgeb teeninduspalve. haldamise keskkond
Kui lahendamise käigus selgub, et tegemist on süsteemi arendusvajadusega, registreerib
arendusettepaneku arendustarkvaras.
4.4 ISO rakenduse Kui palvega soovitakse teha muudatust projekti andmetes, mida ei ole võimalik muuta kasutajal endal 2 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
rakenduse kaudu, kooskõlastab palve enne selle rahuldamist TAO vastava valdkonna ekspertidega. haldamise keskkond
administraator
4.5 TAO valdkonna Kui kasutaja pöördumine vajab pikemat lahendamist, siis koostöös TAO ärianalüütikutega võtab teema Jooksvalt E-kiri
ekspert lahendada ja teavitab tulemusest SFOS kasutajatuge.
4.6 ISO rakenduse Edastab lahenduse probleemi esitajale. Jooksvalt SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
administraator haldamise keskkond
5. Teabenõude esitamise korral SFOS andmete väljastamise protseduur
5.1 Teabenõude esitaja Esitab kirjaliku teabenõude. Jooksvalt Kirjalik teabenõue
5.2 RTK Registreerib kirja DHS-is. Jooksvalt Registreeritud kiri DHS-is
dokumendihalduse
spetsialist
103
5.3 Vastutav töötleja Vastavalt teabenõudele väljastab registrist andmed kas elektroonselt või kirjalikult. „Avaliku Väljastatud andmed Avaliku teabe
teabe seaduses” sätestatud korras; Vastuskiri
seaduses DHS-is
”
sätestatu
d korras
ja
tähtaja
jooksul.
6. Rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme kirjendamine ja selle muutmine registris ja uue meetme tegevuse kirjendamine ja selle muutmine registris
6.1 RM RO/TAO Hindab struktuurivahendite andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva 2 tp Andmed läbi vaadatud
rakenduskavaga ning edastab teabe SFOS kasutajatoele registrisse sisestamiseks. EMP ja Norra jooksul
finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid töö-
TAO RKÜ-na. Riigieelarveliste ja teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid ülesande
vastutav TAO ärianalüütik. saamisest
6.2 RM RO/ TAO RKA-na Meetme tegevuse avamiseks hindab RM RO struktuurivahendite meetmete tegevuste kohta esitatud Vastavalt Andmed läbi vaadatud
/TAO RKÜ-na/TAO andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva Vabariigi Valitsuse meetmete nimekirja, vajadusele
ärianalüütik rakenduskava, toetuse andmise tingimuste ning EL määrustest tulenevate nõuetega, konsulteerides
vajadusel RA/PO vastutava või volitatud töötlejaga. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas teostab
vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKÜ-na. Teiste
rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav TAO ärianalüütik.
6.3 SFOS-i kasutajatugi Kasutajatugi avab uue rakenduskava, prioriteetse suuna või meetmete konto või muudab olemasolevat 2 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste
kontot registris vastavalt edastatud teabele. jooksul haldamise keskkond; Konto registris
töö-
Vooru avamiseks ja taotluste vastuvõtuks vajalike seadistuste ettevalmiste eest vastutab konkreetne RÜ, ülesande
kes tugineb seadistamisel toetuse andmise tingimustele. saamisest
7. Administratsiooniülene SFOS andmekvaliteedi kontroll
7.1 ISO Algatab iga-aastaselt SV ja Norra/EMP administratsiooniülese andmekvaliteedi kontrollikohtade määramise Hiljemalt Tööülesanded antud SFOS
andmeanalüütik ja analüüsimise. 31. märts andmekvaliteedi kontrolliks
7.2 ISO andmeanalüütik Küsib lähteülesandesse sisendit valdkondade eest vastutajatelt (TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse Vastavalt Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014-
riskiekspert, TAO valdkonna eksperdid ja RM RO nõunikud, Norra/EMP koordinaator). ajakavale 2020 – Järelevalve – SFOS
andmekvaliteet/ Sharepoint -
Välisvahendid – SV 2021-2027 –
Järelevalve – SFOS andmekvaliteet
7.3 Valdkonna eest Kaardistab oma valdkonna andmeväljade riskid ja nendest tuleneva kontrollivajaduse. Sisendina saab Vastavalt Riskid kaardistatud
vastutaja kasutada toimivusanalüüsi kontrollide raames saadud infot. Edastab kontrollivajaduse ISO määratud
andmeanalüütikule. tähtajale
7.4 ISO andmeanalüütik Koondab saadud sisendi. Vajadusel koostab/tellib kontrollide läbiviimiseks vajalikud kesksüsteemi Vastavalt Andmekvaliteedi kontroll teostatud;
aruanded. Analüüsib, mida saab RTK süsteemiüleselt kontrollida ja teostab koostöös ärianalüütikuga ajakavale kontrolljälg Sharepointis - Välisvahendid
vastava andmekvaliteedi kontrolli. – SV 2014-2020 – Järelevalve – SFOS
andmekvaliteet/Sharepoint -
Välisvahendid – SV 2021-2027 –
Järelevalve – SFOS andmekvaliteet
7.5 ISO andmeanalüütik Kirjeldab läbi viidavate kontrollide info dokumenti „SFOS andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhis RÜ-dele“ Juuli Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014-
ning edastab RÜ-dele ja TAO ärianalüütikule ning Norra/EMP puhul ka PO-dele koos nimetatud esimese 2020 – Järelevalve – SFOS
dokumendiga väljavõtted kontrollitavatest andmetest. nädala andmekvaliteet/Sharepoint -
jooksul Välisvahendid – SV 2021-2027 –
Järelevalve – SFOS andmekvaliteet
7.6 TAO ärianalüütik Koordineerib ja vastutab RTK-siseselt punktis 7.8 toodud andmekvaliteedi kontrollitoimingute eest ja 25. Andmekvaliteedi kontrolli-toimingud
(RTK kontrolli vajadusel edastab TRO/TAO talituse juhile või kokkuleppel otse vastutavale RTK töötajale kontrolli septemb teostatud;
teostaja) teostamiseks ülesande. Edastab tuvastatud vead toimingu eest vastutavale RTK töötajale korrigeerimiseks. er või
Vajadusel saadab andmete korrigeerimiseks palve SFOS kasutajatoele. muu E-kiri
juhisest
tulenev
tähtaeg
7.7 TRO/TAO toimingu Teostab RTK konkreetsete andmete osas vajaliku andmekvaliteedi kontrolli ja/või vajadusel andmete Vastavalt Korrigeeritud andmed SFOS-s
eest vastutav töötaja korrigeerimise lähtudes TAO ärianalüütiku edastatud ülesandele. kokku-
(järelevalve ekspert, lepitud
projektikoordinaator, tähtajaks
teenusekoordinaator/
Norra/EMP
koordinaator)
7.8 TAO ärianalüütik Koostab RTK kontrollitoimingu kontroll-akti ja koondab kontrolli tähelepanekud. Saadab kontroll-akti koos 25. RTK kontrollitoimingu kontroll-akt
lisadokumentidega kinnitamiseks TRO OJ-le. Kui Norra/EMP puhul kontrollitakse TAO vastutusvaldkonna septemb
tegevusi, siis TAO OJ-le. er või
muu
juhisest
tulenev
tähtaeg
7.9 TRO OJ/ TAO OJ Tutvub RTK-s teostatud kontrollitoimingute dokumentidega, hindab vajadust jätkutegevusteks või teeb 3 tp Kinnitatud kontrolltulemus
ettepaneku protsessi täiendamiseks. Kinnitab kontrolltulemuse.
7. TAO ärianalüütik Edastab kinnitatud RTK kontrolltulemuse info (nii SV kui NORRA/EMP puhul) koos tähelepanekute ja 01. E-kiri
10 kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega ISO andmeanalüütikule e-kirja teel. oktoober
või muu
juhisest
tulenev
tähtaeg
7. TAO ärianalüütik Jälgib ja tagab RTK andmekvaliteedi kontrolli tähelepanekute õigeaegse täitmise. 01. RTK andmekvaliteedi kontrolli
11 novembri tähelepanekud õigeaegselt täidetud
ks või
muu
juhisest
tulenev
tähtaeg
104
7. RÜ volitatud töötleja Teostab RÜ-s andmekvaliteedi kontrollid ning edastab kinnitatud kontrolltulemuse info (nii SV kui NORRA 01. E-kiri
12 (RTK väline) /EMP puhul) koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega ISO andmeanalüütikule e-kirja oktoober
teel. või muu
juhisest
tulenev
tähtaeg
7. RÜ volitatud töötleja Parandab andmed (vajadusel SFOS kasutajatoe abil). 01. E-kiri
13 (RTK väline) novembri
ks või
muu
juhisest
tulenev
tähtaeg
7. ISO andmeanalüütik Juhendab vajadusel volitatud töötlejaid (sh TAO ärianalüütikut), veendub administratsioonis tehtavate Jooksvalt Kontrolli tulemused Sharepoint kaustas:
14 kontrollide läbiviimise ja andmete parandamise tähtaegsuses. Koondab kontrolli tervik tulemused ning Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014-
esitab need valdkondade eest vastutajatele. 2020 – Järelevalve – SFOS
andmekvaliteet/Sharepoint -
Välisvahendid – SV 2021-2027 –
Järelevalve – SFOS andmekvaliteet
7. Valdkonna eest Analüüsib administratsioonis läbiviidud andmekvaliteedi kontrolli tulemusi oma valdkonnas, kasutab saadud Vastavalt TAO ärianalüütikule edastatud info
15 vastutaja infot sisendina toimivusanalüüsis. Vajadusel algatab tööprotsesside või infosüsteemi andmete kogumise vajadusele
väljade muudatuse edastades selleks info TAO ärianalüütikule.
7. ISO andmeanalüütik Koostöös valdkonna eest vastutajaga hindab vajadust anda RÜ-dele/PO-dele tagasisidet andmekvaliteedi Vastavalt Tagasiside andmekvaliteedi kontrolli
16 kontrolli koondtulemuse kohta. vajadusele tulemuste kohta edastatud; Sharepoint
- Välisvahendid – SV 2014-2020 –
Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/Sha
repoint - Välisvahendid – SV 2021-2027
– Järelevalve – SFOS andmekvaliteet
105
2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess
Protsessiga reguleeritakse SFOS muudatuste ja väiksemate arendustööde algatamist, teostust, üleandmist ning tarkvara uuendamist toodangu
keskkonnas.
Suuremate SFOS arenduste puhul lähtutakse Rahandusministeeriumi valitsemisalas kehtivast asutuse ja RMIT-i vaheline IT teenuste arendamise
põhimõtetest.
Link: https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?pageId=150396521
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrollj
älg
1. SFOS tarkvara muudatuste ja väiksema mahuliste arendustööde algatamise ja läbiviimise protsess
1.1 Algataja Esitab SFOS-i kasutajatoele (
[email protected]), muudatus- või arendusettepaneku kokku lepitud vormil e-kirjaga. Vastav Jooksv SFOS-i
vorm on avalikustatud RTK kodulehel. alt kasutajat
oe
pöördumi
ste
haldamis
e
keskkond
1.2 SFOS kasutajatugi (I Lisab arendusettepaneku TAO ärianalüütikute poolt peetavasse elektroonilisse ettepanekute nimistusse JIRA-s. Jooksv JIRA
SO rakenduse Arendusettepanekud võivad olla nimistusse lisatud ka TAO ärianalüütikute, ISO SFOSi projektijuhi või RMIT poolt. alt
administraator)
1.3 TAO ärianalüütik Jälgib jooksvalt esitatud arendusettepanekuid ja valmistab tehniliselt ette arendusettepaneku hindamise koosoleku. Jooksv JIRA
alt
1.4 Arendusettepanekute Hindab nimistusse lisatud arendusettepanekuid ühtse hindamismetoodika alusel. Kui hindamisel selgub vajadus Jooksv JIRA
hindamis-komisjon (I arendusettepaneku täpsustamiseks, määratakse ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav isik. alt,
SO esindajad, TAO üldjuhul
teenuse disaini Kui hindamise tulemusel ettepanek ei ületanud hindamismetoodikas kehtestatud lävendit, ei ole infosüsteemis vähem
talituse juhataja ja määravatel põhjustel realiseeritav või on juba lahendatav/lahendamisel, määratakse ettepaneku esitajaga alt 1
TAO ärianalüütikute kontakteerumiseks vastav isik. Hindamistulemus skoorina fikseeritakse JIRA tööülesandes. kord 2
esindajad) nädala
jooksul
1.5 Hindamisel Kui hindamisel tekib vajadus, siis küsib ettepaneku algatajalt täpsustusi. Täpsustuste järel rakendub eelnev punkt. Üldjuhu JIRA
määratud isik l enne
järgmist
hindami
se
koosole
kut
1.6 Hindamisel Kui hindamise tulemusel ei ole ettepanek infosüsteemis realiseeritav või ei vaja arendust, siis informeerib sellest Üldjuhu JIRA
määratud isik algatajat. l2
nädala
Kui arendusvajadus on juba infosüsteemis lahendatav, toob vastuskirjas välja vastava lahenduse. Sulgeb tööülesande jooksul
JIRA-s. ettepan
eku
hindami
sest
1.7 TAO teenuse disaini Kui hindamisel hinnati, et arendusettepanek on infosüsteemis realiseeritav, siis määrab JIRA-s ettepaneku eest 5 tp JIRA
talituse juhataja vastutava ärianalüütiku. jooksul
hindami
sest
1.8 TAO ärianalüütik Võtab temale suunatud ettepaneku analüüsi. Täpsustab ettepaneku sisu, vajadust, konsulteerib ettepaneku Jooksv JIRA
algatajaga, teiste võimalike kasusaajatega, vajadusel konsulteerib TAO vastava valdkonna eksperdiga, RM RO ja ISO alt
SFOSi projektijuhiga. Koostab temale suunatud infosüsteemis realiseeritavaks hinnatud ettepaneku kohta arenduste
lähteülesande ja lisab selle JIRA tööülesandesse. Suunab arendusettepaneku hinnastamisele ISO SFOS
projektijuhile. Kui analüüsi käigus on täpsustunud hindamise aluseks olnud aspektid, mis mõjutaksid hindamisel skoori,
viib ettepaneku edasise protsessi konsensuslikuks otsustamiseks hindamise koosolekule.
1.9 ISO SFOS Tekitab analüüsitud töödest prioriseeritud tööde nimekirja teostajale. Jooksv JIRA
projektijuht alt
1. Teostaja projektijuht Annab prioriteetsetele töödele orienteeruvad mahuhinnangud. Üldjuhu JIRA
10 l2
nädalat
1. TAO teenuse disaini Otsustab olemasoleva info põhjal, kas arendus realiseerida või mitte. Vajadusel konsulteerib ISO SFOS projektijuhiga Priorite JIRA
11 talituse juhataja ja TAO ärianalüütikutega. etide
seadmi
se
koosole
kul
1. ISO SFOS Teavitab arendusotsustest teostaja projektijuhti ning lepib kokku arenduste tähtajad. Võimalusel suunab teostajale Jooksv JIRA
12 projektijuht tööd hindamisel selgunud prioriteetsuse järjekorras. alt
106
1. Teostaja projektijuht Esitab e-kirja teel kokkulepitud realiseerimisele kuuluvate tööde kohta allkirjastatud pakkumuse (vormistatuna lepingu Jooksv Digidoc
13 lisana) RMIT IT projektijuhile. alt formaadis
fail
1. RMIT IT projektijuht Korraldab RMIT direktori poolt pakkumuse allkirjastamise. Jooksv Livelink
14 alt
1. Teostaja projektijuht Tekitab projektihaldustarkvaras seosed realiseerimisele kuuluvate tööülesannete ja arendustsükli vahel. Jooksv JIRA
15 alt
1. ISO SFOS Annab e-kirja teel (viitega RTK kodulehele) kasutajatele ülevaate arendus töödest ja eeldatavatest valmimise Hiljema RTK
16 projektijuht tähtaegadest. lt korra koduleht
kvartalis / e-kiri
1. Teostaja projektijuht Korraldab teostuse ja dokumentatsiooni koostamise vastavalt lepinguga kinnitatud projekti teostamise kodukorrale. Vastav JIRA/
17 alt
lepingule Confluen
ce
1. Teostaja Teostab tööülesannete detailanalüüsi ja arenduse vastavalt etteantud nõuetele. Tööülesannete teostamisega Vastav JIRA/
18 arendusmeeskond paralleelselt koostab vajaliku dokumentatsiooni. alt
lepingule Confluen
ce
1. ISO SFOS Detailanalüüsi ja arenduse käigus tekkinud küsimustes konsulteerib analüüsi teinud TAO ärianalüütikuga. Kohese JIRA/
19 projektijuht lt
Confluen
ce
1. Teostaja Teostab valminud arenduse testimise ning parandab selgunud vead. Vastav JIRA/
20 arendusmeeskond alt
lepingule Confluen
ce
1. Teostaja Komplekteerib testitud struktuuritoetuse registri arendustsükli(-te) kohta testversiooni. Vastav JIRA/
21 arendusmeeskond alt
kokku- Confluen
leppele ce
1. Teostaja projektijuht Edastab komplekteeritud dokumentatsiooni (muuhulgas installeerimisejuhendid, täiendatud Vastav JIRA/
22 süsteemidokumentatsiooni, täiendatud kasutajajuhendid) RMIT IT projektijuhile/ISO SFOS projektijuhile. alt
kokku- Confluen
leppele ce
1. ISO SFOS Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid teostaja projektijuhile. 2 E-kiri
23 projektijuht/ RMIT IT nädala
projektijuht jooksult
peale
dokum
entatsio
oni üle
andmist
1. RMIT IT projektijuht Korraldab testversiooni uuendamise. Vastav Testversi
24 alt ooni
kokku- uuendus
leppele korraldat
ud
1. RMIT äriteenuste Uuendab testversiooni. Vastav Testversi
25 osakonna alt oon
peaspetsialist (RMIT kokku- uuendatud
rakenduse leppele
administraator)
1. RMIT rakenduse Juhul kui uuendamine ei õnnestu, ennistab eelmise testversiooni (Rollback) ja informeerib sellest RMIT IT projektijuhti Kohese Eelmine
26 administraator ning ISO SFOS projektijuhti. lt test-
versioon
ennistatud
1. RMIT IT projektijuht Punkti 1 alapunkt 1.24 ebaõnnestumise korral informeerib teostaja projektijuhti, kes korraldab veaparanduse. Kohese E-kiri
27 lt
1. ISO SFOS Korraldab testversiooni testimise koostöös ISO rakenduse administraatori ning TAO ärianalüütikutega. Kohese JIRA
28 projektijuht lt
Confluen
ce
1. TAO ärianalüütik Testib tarkvara ja lisab tulemused projektihaldustarkvarasse. Teavitab testimise tulemustest ISO rakenduse Vastav JIRA
29 administraatorit. alt
lepingule
1. ISO rakenduse Testib tarkvara. Registreerib kõik (ka TAO ärianalüütikult saadud) testimise tulemused projektihaldustarkvarasse. Vastav JIRA
30 administraator alt
lepingule
1. ISO rakenduse Teavitab Skype'i kaudu testimise lõpetamisest ISO SFOS projektijuhti. Teeb lühikokkuvõtte testimise tulemustest. Kohese Skype
31 administraator lt teavitus
107
1. ISO SFOSi Korraldab vigade paranduse, edastades kokkuvõtte viitega JIRA-le teostaja projektijuhile. Kohese JIRA
32 projektijuht lt
1. Teostaja projektijuht Korraldab leitud vigade parandamise vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale. Kohese Vead
33 lt parandat
ud
1. Teostaja projektijuht Positiivsete testimistulemuste korral komplekteerib RMIT-ile tarkvara üleandmiseks vajaliku dokumentatsiooni. Kohese JIRA/
34 lt
Confluen
ce
2. SFOS tarkvara toodangukeskkonnas uuendamise protsess
2.1 ISO SFOSi Kooskõlastab teostaja projektijuhiga toodangukeskkonda viidava arendustsükli (versiooni) sisu koos tähtajaga. Kohese JIRA
projektijuht lt
2.2 RMIT IT projektijuht Korraldab versiooni uuenduse aja toodangukeskkonnas. Vastav Versiooni
alt uuendus
kokku- korraldat
leppele ud
2.3 ISO SFOSi Teeb e-kirja teel teavituse süsteemi kasutajatele. Teavitab uuenduse ajast ja annab ülevaate muudatuste sisust. Enne E-kiri
projektijuht Live’i
uuendu
st
2.4 Teostaja projektijuht Korraldab versiooni ja andmebaasi uuenduse ning installeerimisjuhendid vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale. Vastav Confluen
alt ce
lepingule
2.5 ISO SFOSi Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid teostaja projektijuhile. Kohese E-kiri
projektijuht/ RMIT IT lt
projektijuht
2.6 RMIT IT projektijuht Korraldab versiooni uuendamise toodangukeskkonnas. Vastav Versiooni
alt uuendam
kokku- ine
leppele korraldat
ud
2.7 RMIT Uuendavad prelive ja toodangu keskkonnas rakenduse versiooni. Hiljema Rakendu
infosüsteemide lt 1 se
hoolduse-osakond päev versioon
enne uuendatu
Live’i d prelive
ja
toodangu
keskkonn
as
2.8 RMIT Juhul, kui uuendamine ei õnnestu, ennistavad eelmise rakenduse versiooni (Rollback) ja informeerivad sellest RMIT IT Kohese Eelmise
infosüsteemide projektijuhti. lt rakendus
hoolduse-osakond e
versioon
ennistatud
2.9 RMIT IT projektijuht Korraldab teostajaga veaparanduse. Kohese Vead
lt parandat
ud
2. RMIT rakenduse Veendub, et uuendus on toodangukeskkonnas jõustunud. Kohese Uuendus
10 administraator lt toodangu
-
keskkonn
as
jõustunud
3. SFOS tarkvara muudatuste ja arendustööde üleandmise protsess
3.1 Teostaja projektijuht Esitab ISO projektijuhile ja RMIT IT projektijuhile pakkumuse alusel teostatud tööde üleandmise-vastuvõtu akti Jooksv Tööde
mustandi (e-kirja teel) ja loodud lõpliku dokumentatsiooni kooskõlastamiseks (viide JIRA ja Confluence'ile). alt nimekiri
JIRA/
Dokumen
tatsioon
Confluen
ce
3.2 ISO SFOSi Kooskõlastab e-kirja teel akti mustandi ja esitatud dokumentatsiooni. Esitab vajadusel teostaja projektijuhile parandus- Kohese E-kiri
projektijuht/ RMIT IT ja täiendusettepanekud. lt
projektijuht
3.3 Teostaja projektijuht Esitab allkirjastatuna kooskõlastatud tööde üleandmise-vastuvõtu akti. Kohese Digidoc
lt formaadis
fail
3.4 RMIT IT projektijuht Korraldab tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamise RMITi direktori poolt. Kohese Livelink
lt
108
3.5 Teostaja projektijuht Koostab ja esitab akti alusel vastuvõetud tööde eest e-arve. Kohese Fitek
lt
109
2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise
infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise
protsess
Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida EK struktuurivahendeid puudutava aruandluse elektroonilise infovahetussüsteemi SFC2014
/SFC2021 kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist.
Info ja süsteemide lingid SFC süsteemide kohta leiab aadressidelt http://ec.europa.eu/sfc/2014/ ja https://ec.europa.eu/sfc/en/2021.
Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1. SFC infovahetussüsteemi haldaja ja asehaldaja määramine
1.1 TAO juhataja Määrab SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi haldaja (edaspidi SFC vastutav haldaja) ja Vastav Haldaja/ asehaldaja
asehaldaja. alt määratud SFC2014-s/
vajadus
ele SFC2021-s
1.2 ISO andmeanalüütik Edastab e-kirja teel SFC2014/SFC2021 EK kasutajatoele (koopia Eesti Alaline Esindus) SFC Jooksv SFC andmebaas / Sharepoint
(edaspidi SFC vastutava haldaja ja asehaldaja järgmise info: alt Välisvahendid>SV_20 14-
vastutav haldaja) 20>SFC2014;
First Name: Sharepoint
Last Name: Välisvahendid>SV2021+>SF
Gender (Male/Female): C2021
Preferred Language (English or MS language):
Institution's name:
Address:
E-kiri:
Telephone (direct line):
Fax:
Function:
Indicate if the Liaison Officer is a Deputy or not:
If the Liaison Officer is NOT a Deputy, please indicate the MSL predecessor:
If the Liaison Officer is a Deputy, please indicate the corresponding MSL:
Indicate the concerned SFC2014 EU Fund(s):
ECAS-uid (if existent):
1.3 SFC EK kasutajatugi Loob SFC vastutavale haldajale ja asehaldajale kasutajakontod ning informeerib neid nende Jooksv Kasutajakontod loodud
ülesannetest. alt
2. SFC2014 infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess
2.1 SFC vastutav haldaja Loob, muudab või sulgeb vastavalt KA-lt, AA-lt laekunud palvetele SFC2014/SFC2021 Vastav SFC andmebaas / Sharepoint
infovahetussüsteemi kasutajakontod. alt Välisvahendid>
vajadus
Kasutajakonto loomise ja muutmise palve esitatakse e-kirja teel KA poolt välja töötatud vormil ele SV 2014-20>SFC2014;
/sulgemise palve vabas vormis üldjuhul õigusi taotleva isiku vahetu juhi poolt. Kirjavahetus Sharepoint
säilitatakse elektroonselt. Välisvahendid>SV2021+>SF
C2021
2.2 SFC vastutav haldaja Saadab läbi SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi (Utilities-> Access Requests-> Add ) EK-le 2 tp SFC andmebaas / Sharepoint
uute kasutajakontode taotlused, olemasolevate kontode muutmise taotlused või kontode Välisvahendid>SV_20 14-
sulgemistaotlused. 20>SFC2014;
Sharepoint
Välisvahendid>SV2021+>SF
C2021
2.3 SFC EK kasutajatugi Loob kasutajakonto ning edastab kasutajatunnused kasutajale e-kirjaga. Kasutajakonto muutmise Jooksv Kasutaja-kontod loodud
või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb kasutajakonto. alt /suletud; E-kiri
2.4 SFC vastutav haldaja Teavitab süsteemi kasutajaid kasutusjuhenditest ja kohustusest säilitada süsteemi turvalisus. Jooksv E-kiri
alt
2.5 SFC vastutav haldaja Teavitab EK-d koheselt kahtlastest toimingutest, mis võivad ohustada süsteemi turvalisust. Kohese E-kiri
lt
2.6 SFC vastutav haldaja Viib poolaastale järgneva teise kuu lõpuks läbi kasutajate inventuuri, saates kasutajate info 2 SFC andmebaas / Sharepoint
ülevaatamiseks üldjuhul volitatud isikute juhtidele. Kui õigused vajavad muutmist, saadab EK-le korda Välisvahendid>SV_20 14-
läbi süsteemi vastavad muudatused. aastas 20>SFC2014;
Sharepoint
Inventuuri tulemused säilitatakse elektroonselt. Välisvahendid>SV2021+>SF
C2021
3. SFC2014 infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsess
3.1 SFC vastutav haldaja Teavitab SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest SFC Kohese E-kiri
või kasutajakonto EK kasutajatuge e-kirja teel. lt
omanik
110
3.2 SFC EK kasutajatugi Lahendab teeninduspalve. Jooksv Teeninduspalve lahendatud
alt
3.3 SFC vastutav haldaja Juhul kui kasutajakonto omanik kasutab probleemi EK-le edastamiseks KA SFC2014/SFC2021 Jooksv Lahendus edastatud
vastutavat haldajat, edastab EK lahenduse probleemi esitajale. alt probleemi esitajale
111
2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE
haldamise protsess
Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida Norra/EMP finantsmehhanismide elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE kasutajakontode
haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist. Süsteemi GRACE saab sisse logida aadressilt https://grace.eeagrants.org/
Antud protsessipunkt kohaldub Norra_EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.
Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
1.GRACE infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess
1.1 Norra/EMP Edastab FMO-le ja GRACE kasutajatoele (
[email protected]) e-kirja teel palve luua kasutajakontod Vastava e-kiri Graces/
koordinaator vastavalt PO/RÜ, AA, IA, SA ja RM RO (Grace kasutaja) poolt edastatud esmasele palvele. lt
vajadus JIRAs
ele
Edaspidi saab GRACE kasutajakonto omanik edastada läbi GRACE süsteemi palve oma asutuse töötajate
kasutajakontode avamiseks/ muutmiseks/ sulgemiseks.
Norra/EMP koordinaator kontrollib GRACE kontaktide nimekirja 1x kvartalis. Kui nimekiri vajab
korrigeerimist, siis teavitab sellest vastava asutuse põhikontakti ja annab tähtaja (esimesel võimalusel,
maksimaalselt 5 tööpäeva) muutmiseks.
1.2 GRACE Loob, muudab või sulgeb vastavalt RKA-lt e-kirja teel laekunud palvetele või GRACE süsteemi kaudu Vastava Kasutajakontod
kasutajatugi edastatud palvetele kasutajakontod. lt loodud, muudetud või
vajadus suletud; Grace
ele
2.GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsess
2.1 Norra/EMP Teavitab GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest GRACE kasutajatuge (grace. Vastava e-kiri
koordinaator/
[email protected]) e-kirja teel. lt
GRACE kasutaja vajadus
ele
2.2 GRACE Lahendab teeninduspalve. Vastava Grace
kasutajatugi lt
vajadus
ele
112
2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi
Koostööprogrammi tasandil
Protsessipunkti eesmärgiks on kirjeldada RKÜ poolt EŠK-i aastaaruande ja koostööprogrammi lõpparuande koostamist ja kinnitamist ning TA aruandlust
EŠK-is. Vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.11 RKÜ esitab EŠK aastaaruande Šveitsi toetuste büroole hiljemalt aruandeperioodile järgneva aasta 30.
aprillil. EŠK-i aastaaruande ülesehitus ja sisu peavad vastama Šveitsi esitatud vormile ning seda arutatakse ja see kinnitatakse RKÜ poolt korraldatud EŠK
programmi aastakoosolekul. Kuue kuu jooksul pärast seda, kui Šveits on raamkokkuleppe alusel teinud Eestile viimase väljamakse, kuid mitte hiljem kui 6
kuud pärast raamkokkuleppe artikli 4 lõikes 3 määratletud kulude abikõlblikkuse perioodi, RKÜ esitab Šveitsi toetuste büroole EŠK-i lõpparuande ja
toetuse kasutamist käsitleva lõpliku finantsaruande, mis põhineb toetusmeetmete audititel. EŠK koostööprogrammi lõpparuande ülesehitus ja sisu peavad
vastama Šveitsi esitatud vormil. Vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 5.4 RKÜ esitab TA kohta kord aastas, hiljemalt oktoobri lõpuks, Šveitsi toetuste
büroole arutamiseks ja kinnitamiseks üksikasjaliku aastaplaani ja järgmise aasta eelarve. Esimesel aastal esitatakse see ühe kuu jooksul pärast TA
lepingule alla kirjutamist. Erandina artiklist 4.13 ei esitata TA kohta aastaaruannet. RKÜ esitab TA lõpparuande, järgides EŠK regulatsiooni artiklis 4.14
sätestatud vormingut ja see tuleb esitada RKÜ-l Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 6 kuud pärast TA toetusmeetme lõppemist.
Jrk. Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg
nr.
1. EŠK-i tasandil aastaaruande ja lõpparuande koostamine
1.1 RKÜ programmi ekspert Laeb üles EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande vormi Confluence (sh finantsaruande Aastaaruande vormi hiljemalt EŠK-i aastaaruande/
osa) ja saadab JIRA taski kaudu tööülesande aastaaruande koostamisse kaasatud 5.01 igal aastal (v.a lõpparuande vorm
osapooltele RTK TAO-s ja TRO-s ning TMO-s. Saadab Confluence lingi PO-dele programmi rakendamise Confluences; JIRA task;
aastaruande/lõpparuande vormi täitmiseks. Märgib vormi sisukorra punktide juurde viimasel aastal); Lõpparuande E-kiri PO-dele
vastutajad. vormi hiljemalt 5.01
programmi rakendamise
viimasel aastal
1.2 TAO/TRO/TMO/PO Täidavad EŠK-i aastaaruande/lõpparuande vormi Confluences. TAO/TRO/TMO 10 tp Täidetud EŠK-i
märgivad vastava teavituse tööülesande täitmise kohta JIRA taski juurde EŠK aastaaruande/
programmi eksperdile. PO saadab teavituse tööülesande täitmise kohta e-kirjaga lõpparuande vorm
EŠK programmi eksperdile. Confluences; JIRA
kanne; E-kiri
1.3 EŠK programmi ekspert a) Kontrollib üle, kas kõik vajalikud osapooled on andnud sisendi EŠK-i 2 tp jooksul pärast vormi JIRA kanne; E-kiri
aastaaruandesse/ lõpparuandesse. Puuduste korral saadab parandusettepanekud täitmise tähtaja saabumist
aruande koostajatele ja menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2.
b) Kui EŠK aastaaruande/lõpparuande vorm on täidetud korrektselt edastab selle
RM RO-le.
1.4 RM RO Kommenteerib EŠK-i aastaaruannet/ lõpparuannet ja edastab kommentaarid EŠK 10 tp E-kiri
programmi eksperdile.
1.5 EŠK programmi ekspert Korraldab EŠK-i aastaaruandesse/ lõpparuandesse parandusettepanekute EŠK-i aastaaruanne EŠK-i aastaaruande/
sisseviimise ja vormistab EŠK-i aastaruande/lõpparuande eelnõu võttes arvesse koostatakse 15 tp enne lõpparuande eelnõu
Šveitsiga kokku lepitud põhimõtteid. aastakoosolekut salvestatud programmi
kausta X kettal
EŠK-i aastaaruande menetlus jätkub vastavalt punktile 2 ja EŠK-i lõpparuande
menetlus jätkub vastavalt punktile 3.
2. EŠK-i aastaaruande kinnitamine ja esitamine Šveitsi toetuste büroole
2.1 EŠK programmi ekspert Edastab EŠK-i aastaaruande Eesti esindajale ja Šveitsi esindajale aastakoosolekul 15 tp enne aastakoosolekut; E-kiri koos koosoleku
kinnitamiseks koos koosoleku päevakorra ja muude koosoleku hiljemalt aruandeperioodile kutse, päevakorra, EŠK
töödokumentidega. Edastab koos aasta koosoleku töödokumentidega EŠK-i järgneva aasta 30. aprillil. programmi
aastaaruande teistele aastakoosolekul osalevatele osapooltele. aastaaruandega jm
koosoleku
töödokumentidega
salvestatud X kettale
programmi kausta
2.2 Eesti esindaja ja Šveitsi Arutavad EŠK-i aastaaruannet ja kinnitavad selle aastakoosolekul. Viimase Aastakoosoleku toimumise Aastakoosolekul
esindaja aastaaruande kinnitamise aastakoosolekul lepivad kokku ka EŠK-i lõpparuande sisu päeval kinnitatud EŠK-i
ja vormistamise nõuded. aastaaruanne
salvestatud X kettale
programmi kausta
2.3 EŠK programmi ekspert Korraldab kinnitatud EŠK-i aastaaruande registreerimise DHS-s. Koostab 3 tp jooksul pärast Kinnitatud EŠK
aastakoosoleku otsuste protokolli eelnõu EŠK programmi aastaaruande kinnitamise aastakoosolekut programmi aastaaruanne
kohta ja esitab selle Šveitsi toetuste büroole ning vajadusel teistele aastakoosolekul DHS-s; protokolli eelnõu
osalenud osapooltele kommenteerimiseks. Confluence keskkonnas;
E-kiri
2.4 Šveitsi toetuste büroo/teised Kommenteerivad protokolli eelnõu EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta 10 tp jooksul Kommenteeritud
osapooled ja teevad vajadusel parandusettepanekuid. protokolli eelnõu
Confluence keskkonnas;
E-kiri
2.5 EŠK programmi ekspert Vormistab lõpliku protokolli EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta ja Hiljemalt 15 tp jooksul pärast Aastaaruande
korraldab protokolli registreerimise DHS-s. Saadab protokolli Šveitsi toetuste büroole aastakoosolekut kinnitamise protokoll
ja aastakoosolekul osalenud osapooltele teadmiseks. DHS-s; E-kiri
3. EŠK-i lõpparuande esitamine Šveitsi toetuste büroole
3.1 EŠK programmi ekspert EŠK-i lõpparuande koos finantsaruande osaga esitab Šveitsi toetuste büroole. 6 kuu jooksul pärast Šveitsi E-kiri registreeritud DHS-s
viimast EŠK-i väljamakset,
kuid mitte hiljem kui 6 kuud
pärast EŠK raamkokkuleppe
artikli 4 lõikes 3 määratletud
kulude abikõlblikkuse perioodi.
113
3.2 Šveitsi toetuste büroo Kontrollib, kas EŠK-i lõpparuanne (sh. finantsaruanne) vastab nõuetele ja nõuetele Hiljemalt 2 kuud pärast Šveitsi kinnituskiri
vastavuse korral väljastab sellekohase kinnituskirja. lõpparuande kättesaamise registreeritud DHS-s ja X
kuupäeva, väljastades kettal programmi kaustas
asjakohase kinnistuskirja.
4. Tehnilise abi aruandlus EŠK-is
RKÜ esitab EŠK-i tehnilise abi (TA) lõpparuande (ingl. k TA Support Measure Completion Report) EŠK regulatsiooni artiklis 4.14 sätestatud Šveitsi poolt esitatud vormi järgi. TA lõpparuandes
võrreldakse toetusmeetme kogu rakendamise perioodi tegelikke ja kavandatud tulemusi ning kulusid. RKÜ ei esita TA kohta aastaaruannet.
4.1 EŠK programmi ekspert Laeb üles EŠK-i TA lõpparuande vormi Confluence, eeltäidab selle vormi üldosa ja Hiljemalt 2 nädalat pärast TA TA lõpparuande vormi
saadab JIRA taski kaudu tööülesande TA lõpparuande koostamisse kaasatud TAO toetusmeetme lõppu Confluences; E-kiri
riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale/järelevalve eksperdile/TRO tööturu ja
hoolekande talituse TJ-le/TRO teenusekoordinaatorile/TMO OJ-le. Saadab vajadusel
Confluence lingi PO-dele vormi täitmiseks. Märgib Confluences TA lõpparuande
vormi sisukorra punktide juurde vastutajad.
4.2 TAO riskijuhtimise ja Täidavad TA lõpparuande vormi Confluences. 10 tp Täidetud TA lõpparuande
järelevalve talituse juhataja/ vorm Confluences; E-kiri
TAO järelevalve ekspert/ TRO
tööturu ja hoolekande talituse
TJ/TRO teenusekoordinaator
/TMO OJ/ PO/ jt kaasatud
osapooled
4.3 EŠK programmi ekspert Kontrollib, kas TA lõpparuanne vorm on täidetud vastavalt nõuetele. Koostab TA 2 tp E-kiri
lõpparuande eelnõu ja saadab kommenteerimiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve
talituse juhatajale.
Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.2.
4.4 TAO riskijuhtimise ja Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks järelevalve 2 tp E-kiri
järelevalve talituse juhataja eksperdile.
4.5 TAO riskijuhtimise ja Kooskõlastab TA lõpparuande eelnõu. Puuduste korral saadab 10 tp E-kiri
järelevalve talituse ekspert parandusettepanekud EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti
4 alapunktile 4.3.
4.6 EŠK programmi ekspert Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks TMO OJ-le. 2 tp E-kiri
4.7 TMO OJ Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks TMO 2 tp E-kiri
finantsspetsialistile.
4.8 TMO finantsspetsialist Kooskõlastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu ja saadab kooskõlastuse EŠK 10 tp E-kiri
programmi eksperdile. Puuduste korral edastab parandusettepanekud EŠK
programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.3.
4.9 EŠK programmi ekspert Edastab TA lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks RM RO-le. 2 tp E-kiri
4.10 RM RO Kommenteerib TA lõpparuande eelnõu ja esitab kooskõlastuse EŠK programmi 20 tp E-kiri
eksperdile. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.3.
4.11 EŠK programmi ekspert Vormistab TA lõpparuande lõppversiooni ja esitab Šveitsi toetuste büroole. TA lõpparuanne peab Šveitsi E-kiri koos TA
toetuste büroole laekuma lõpparuandega
hiljemalt 6 kuud pärast TA registreeritud DHS-s
toetusmeetme lõppu
114
3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA
Tööprotsesside kirjeldustes on antud menetlustähtajad, mis võivad olla täpsustatud toetuse andmise tingimustes. Juhul kui menetlusse võetud
dokumendis on puudusi või ilmneb vajadus küsida täiendavaid dokumente või teavet, pikeneb tööprotsessis kirjeldatud toimingu teostamise tähtaeg
puuduste kõrvaldamiseks või dokumentide või teabe esitamiseks kulunud aja võrra. Põhjendatud juhul võib kontrollimise aega pikendada, teavitades
sellest, kui asjakohane, toetuse taotlejat/TS-t. Kui tööprotsess on RTK-sisene, siis ei ole vaja TS-t teavitada. RTK-s teostatakse taustakontroll vähemalt
aastas korra taotluste menetlejate ja taotluse suhtes otsuse tegijate, samuti MT-te menetlejatele ning hankeekspertidele ja järelevalveametnikele ning
ekspertidele, kes on seotud projektide rakendamisega. Taotluse menetleja ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse
alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 2172 või 280 alusel ning kelle karistusandmeid ei ole
karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud.
Tööprotsessides kontrolltoiminguid teostav isik kinnitab oma erapooletust ja sõltumatust, sh et tema puhul ei esine haldusmenetlusest taandamise
asjaolusid (HMS § 10) kas:
kontroll-lehel või muul asjakohasel dokumendil (digi)allkirjaga või
tööülesande lõpetamisega infosüsteemis, sh asjakohase menetlusdokumendi (nt kontroll-leht) kinnitamise ja/või üleslaadimisega. Infosüsteemi
jääb jälg toimingu teostajast ja toimingu teostamise ajast.
Huvide konflikti olukorras või selle ohu tekkimisel, kui isik ei saa oma erapooletust ja sõltumatust kinnitada, siis teavitab ta sellest viivitamatult oma otsest
juhti ja taandab end menetlusprotsessist.
Vastavalt TRO talituse sisesele töökorraldusele võib projektikoordinaator täita teenusekoordinaatori ülesandeid. TJ määratud isik saab tööülesande TJ
suulise või kirjaliku teavitusega. Kui asjakohane, võib vastavalt talituse töökorraldusele TJ rolli täita talituse juhataja asetäitja, v.a erivolituste korral, mis
tulenevad asutusesisesest käskkirjast.
Kontrolltoimingute tegemisel kasutatakse vastavalt kinnitatud vorme ja metoodikaid, mis on viidatud töökorra punktis 1.2.5 Korrale lisanduvad dokumendid
või vastavalt toetusskeemi spetsiifikat arvestades loodud vormile, mis kinnitatakse töökorra protsessipunkti 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine alapunkti
s 1.12 nimetatud korras.[1]
RÜ peab ÜSM_2021 artikkel 9 alusel perioodil 2021-2027 toetuste rakendamisel järgima „Ei-kahjusta oluliselt“ põhimõtet lähtuvalt EK antud valdkonna
juhistest.
[1] Sihtasutuste Innove ja Archimedes rakendatavate toetusmeetmete liitumisel RTK-ga on lubatud 01.04.2020 liitumise hetkel pooleli olnud
kontrollitoimingud lõpetada sihtasutustes loodud ja kinnitatud vormidel.
115
3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID
Pärast TPK 2. osa alapeatüki 2.3 protsessipunktis "2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess" kirjelda
tud meetme tegevuse/meetme riskide hindamise protsess algatab RÜ toetuse taotlemisega seotud protsessid. Toetuse taotlemine algab üldjuhul
taotlemise väljakuulutamisega ning lõppeb haldusotsuste tegemisega, va toetuse andmisel rakendusasutuse tegevusteks ja rahastamisvahendile.
Protsessipunkt "3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine" kirjeldab toetusskeemi ettevalmistamist ning protsessipunkt "3.1.2. Taotluste menetlemise protsess"
kirjeldab taotluse menetlemise protsessi, sh. taotluste hindamist hindamiskomisjonis ning taotluse hindamise tellimist eksperdilt.
Vastavalt KAMINa juhendi punktile 3.2 taotluste vastavuse kontrolli raames tuleb RÜ-l tagada, et taotluste menetlemisel ja kontrollikohtade planeerimisel
on arvestatud konkreetse taotlusvooru/meetme tegevuse spetsiifikaga, rikkumisvaldkondadega, toetuse taotleja riskitasemega jms. RÜ võib tugineda RA
/PO esitatud riskide hindamise kontroll-lehele ning selle alusel kirjalikult taasesitatavas vormis (nt RA/PO esitatud riskitabeli eraldi veerus) otsustama
kontrolli vajaduse ja ulatuse (s.h kahetasandilise kontrolli vajadus ja ulatus). Maandamistegevused tuleb rakendada, kui RA/PO on andnud mõnele riskile
keskmise või kõrge riskiskoori.
Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida. Küll aga tuleb
kontroll-lehele selle nõude juures märkida, millel antud seisukoht põhineb.
RTK-le esitatud taotluse vastavuskontrolli teostatakse üldjuhul ühetasandiliselt, välja arvatud juhul, kui meetme riskide hindamisel on kokkulepitud
vastavuskontrolli teostamine ka II tasandil.
Taotleja ja partneri ning taotluse nõuetele vastavuse kontrolli raames tuvastatud puuduste kõrvaldamise tähtaja andmisel tuleb arvestada taotluse
menetlustähtajaga, mis on sätestatud toetuse andmise tingimustes. Kui puuduste kõrvaldamine mõistliku aja jooksul ei ole võimalik või kui puuduste
kõrvaldamise tähtaja seadmine annab taotlejale olulise eelise võrreldes teiste taotlejatega, siis tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata, taotlus
tunnistatakse mittevastavaks ning taotlus hindamisele ei kuulu.
Erandina ei toimu II tasandi vastavusnõuete kontrolli perioodi 2014-2020 rakenduskava meetmete nr 9.1 ja 9.2 põhitaotlustele, kus hindamine on toimunud
enne linnapiirkondade tegevuskava kinnitamist. Nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse menetlus jätkub vastavalt konkreetsele toetusmeetmele kinnitatud
hindamise metoodikas kirjeldatuga.
Erandina ei ole II tasandi vastavusnõuete kontrolli RE meetmetel ja Kliima meetmetel.
3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine
3.1.2. Taotluste menetlemise protsess
3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega seotud dokumentide kooskõlastamise
protsess
3.1.4. Otsustusprotsess
3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine
3.1.6. Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine
116
3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine
Antud protsessipunkti eesmärgiks on nii avatud taotlusvoorude kui ka käskkirja alusel loodud toetusskeemide ettevalmistamise protsessi kirjeldamine.
Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
(ametikoht)
1. Toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine
1.1 TRO TJ Määrab toetusskeemi ettevalmistaja. Jooksval Suuline või
t kirjalik
vastavalt teavitus
vajaduse
le
1.2 TRO TJ/ Koostab koostöös RA-ga/PO-ga TATi, struktuurivahendite seirekomisjoni kinnitatud valikukriteeriumite ja metoodika põhimõtetest lähtuva Vastaval Valminud
TRO TJ hindamismetoodika.[1] Kui hindamisjuhendi koostab RA/PO, osaleb vastavate dokumentide ettevalmistuses. t hindamismeto
määratud kokkulep odika
isik/ Kaasab hindamismetoodika koostamisse TJ ja vajadusel TAO ärianalüütiku. itud
teenusekoo ajakavale
rdinaator
1.3 TRO TJ Koostab meetme rakendusdokumendid (taotleja ja taotluse vastavuskontrolllehe, taotlusvormi ja aruandevormid[2], hindamismetoodika Vastaval JIRA task;
määratud ja vajadusel muud vormid/juhised (sh. andmekorje juhised) vastavalt TAT-le, mis vastavad SF/riigiabi regulatsioonidele. Kui TAT-st ja/või riigiabi t rakendusdoku
isik/ regulatsioonist tuleneb nõue abi andjale kontrollida abi kasutamist pärast projekti elluviimist, siis näeb ette meetme rakendus-dokumentides ka kokkulep mendid JIRA-
teenusekoo tegevused, mis tagavad vastava nõude täitmise. itud s; E-kiri
rdinaator ajakavale
Avab meetme rakendusdokumentide koostamise tööprotsessi JIRA-s ning kaasab JIRA kaudu dokumentide koostamise protsessi vajadusel oma
talituse TAO juristi, TAO ärianalüütiku ja TAO valdkonna eksperdi ning saadab JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks
rakendusdokumentide järgi. Vajadusel teeb parandused rakendusdokumentidesse. Veendub, et meetmele, mille raames antakse riigiabi ja/või
VTA-d on RAR-is avatud vastav abimeede.
1.4 TRO TJ Teavitab JIRA kaudu RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTA-d. 2 tp JIRA task
määratud Selles teavituses peab olema ka info, kas RA-ga/PO-ga on kokkulepe, et RA/PO esitab grupierandi teatise ja andmed RAR-s abimeetme
isik/ avaldamiseks. Üldjuhul lisab abimeetme RAR-i RA, kui ei ole RÜ-ga kokkulepitud teisiti. Kui abimeetme sisestab RAR-i RÜ, siis teavitab RAR
teenusekoo peakasutajat (volitatud TAO juristi) vajadusest esitada RRO-le riigiabi andmise teatis ja avada RAR-is abimeede antava abi liikide kaupa.
rdinaator
Juhul, kui uus toetusskeem ei sisalda riigiabi/VTA-d, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8.
1.5 RAR a) Vajadusel esitab RRO-le grupierandi teatise. RRO saadab grupierandi teatise EK-le. [3] Vastaval JIRA task
peakasutaja t
(volitatud Pärast EK-lt abikava registreerimise numbri saamist saab RARis avada abimeetme. Kui vastavalt RA-ga/PO-ga kokkuleppele peab RÜ kokkulep
TAO jurist) sisestama abimeetme RARi, siis avab RARis abimeetme. Vajadusel küsib lisainfot toetusskeemi ettevalmistajalt. Abimeede avatakse RAR-is itud
antava abi liikide kaupa. ajakavale
b) Teavitab JIRA kaudu TAO ärianalüütikut RARi sisestamisel olevast abimeetmest ja taotleb SFOS numbrit abimeetme jaoks RARi
sisestamiseks.
1.6 TAO Lisab SFOSi taotlusvooru juurde RAR abimeetme. Saadab RAR peakasutajale (volitatud TAO juristile) SFOS poolt genereeritud numbri 2 tp JIRA task
ärianalüütik abimeetme sisestamiseks ja kinnitamiseks RAR-s. jooksul
1.7 RAR Saab TAO ärianalüütikult SFOS poolt genereeritud numbri abimeetme jaoks ja sisestab SFOS numbri RAR abimeetme juurde. Teavitab 2 tp JIRA task
peakasutaja toetusskeemi ettevalmistajat RAR-s avatud abimeetmest. jooksul
(volitatud
TAO jurist)
1.8 TRO TJ/ Teavitab JIRA-s TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskieksperti uue toetusskeemi ettevalmistamisest. Vastaval Teavitus
TRO TJ t JIRA-s
määratud kokkulep
isik/ itud
teenusekoo ajakavale
rdinaator
1.9 TAO Valmistab ette ja hindab koos TRO TJ määratud isiku/ teenusekoordinaatoriga toetusskeemi riske vastavalt TPK 2. peatüki alapeatüki 2.3 Vastaval Riskide
riskijuhtimis punktile 2.3.13 JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess. t hindamise
e ja kokkulep kohtumine;
järelevalve Määrab riskiskoori ja sellest tuleneva kontrolliulatuse, teavitab riskide hindamise osapooli ja TRO TJ. itud aj kirjalik
talituse akavale teavitus
riskiekspert
1. TAO Seadistab taotlusvooru ja loob testprojekti SFOS-s ja teavitab sellest rakendusdokumentide koostajat. Vastaval Testprojekt; J
10 ärianalüütik t IRA teavitus
kokkulep
itud
ajakaval
e
1. TRO TJ Edastab meetme rakendusdokumendid (kontroll-lehed ja/või hindamisdokumendid, vormid/juhised) kinnitamiseks TRO TJ-le JIRA kaudu. 2 tp Tööülesanne
11 määratud jooksul JIRA-s;
isik/ valmimis Meetme
teenusekoo est rakendusdoku
rdinaator mendid JIRA-
s
1. TRO TJ Kinnitab meetme rakendusdokumendid JIRA-s. 2 tp Kinnitatud
12 jooksul dokumendid
JIRA-s
1. TRO TJ/ 1) Edastab kommunikatsioonisõnumi koostamiseks ja taotlemise avalikustamiseks kommunikatsioonispetsialistile ülesande vastavalt RA/PO võ Vastaval 1)Teavitus
13 TRO TJ i ministeeriumi poolt esitatud tingimustele, ajakavale ja eelarvele. t kommunikatsi
määratud kokkulep oonispetsialist
isik/ 2) RE meetmete korral koostab teavituskirja taotlejatele taotluste vastuvõtmise alustamisest ja taotluse esitamise tähtpäevast, kui TAT-s itud ile
teenusekoo nõutud ning esitab DHS kaudu TJ-le kinnitamiseks. ajakavale
rdinaator 2)
Teavituskiri
DHS-s
117
1. Kommunika Koostab koostöös TRO vastava talitusega kommunikatsioonisõnumid ja vastavalt kokkuleppele avalikustab pressiteate.
14 tsioonispets
ialist a) Kui TAT-is on vastav nõue, siis avaldab teate üleriigilise levikuga päevaleh(ted)es ning korraldab avalikustamise RTK koduleheküljel (v.a. EŠK
korral). Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.17.
a) a) Teade
b) EŠK korral koostab koostöös TRO-ga kommunikatsioonisõnumi eesti keeles ja inglise keeles ning saadab EŠK programmi eksperdile Vastaval väljakuulutami
kooskõlastamiseks ning Šveits toetuste büroole edastamiseks kui nii näeb ette TAT. t se kohta
kokkulep
itud
ajakavale
b) Teade
väljakuulutami
se kohta
b) 5 tp eesti ja
jooksul inglise
keeles; E-kiri
1. EŠK Annab kooskõlastuse kommunikatsioonispetsialistile EŠK vooru kommunikatsioonisõnumi kohta ja edastab taotlusvooru teabe inglise keeles 10 tp E-kiri
15 programmi Šveits toetuste büroole kui nii näeb ette TAT. enne
ekspert taotlusvo
oru
avalikust
amist
1. Kommunika EŠK taotlusvoore käsitleva teabe avaldab RTK kodulehel eesti keeles ja inglise keeles ning eesti keeles üleriigilise levikuga päevalehes ning Vastaval Taotlusvooru
16 tsioonispets saadab kinnituse TRO vastava talituse juhatajale ja teenuse-koordinaatorile ning EŠK programmi eksperdile kodulehel avalikustatud vooru kohta t teave RTK
ialist kui nii näeb ette TAT. kokkulep kodulehel
itud
ajakaval
e pärast
1. TRO TJ/ Vajadusel korraldab koostöös asjaomaste osapooltega (nt TRO TJ, projektikoordinaator, TAO jurist, infospetsialist jt) taotlejatele infopäeva. Vastaval Infopäev
17 TRO TJ t korraldatud
määratud kokkulep
isik/ itud
teenusekoo ajakavale
rdinaator
[1] RE meetmete korral töötab kooskõlastatult ministeeriumiga välja taotluste hindamisjuhendi.
[2] Juhul, kui taotlusvorm/aruandevorm on seotud TAT määrustega, kus puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse
edendamisse on tuvastatud, siis vajadusel saatke see vorm (sh. abitekstid) kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele e-
kirja teel. Vajadusel keskus nõustab abitekstide koostamist (kommenteerimine võtab aega kuni 5 tp). Kontaktandmed: https://kompetentsikeskus.sm.ee/et
/kontakt
[3] Kui meetme raames antakse grupierandiga hõlmatud riigiabi, siis on RAR-is abimeetme avamise eelduseks asjaolu, et Euroopa Komisjonile (EK) on
esitatud hiljemalt 10 tööpäeva enne kavandatava individuaalse riigiabi andmist või abikava rakendamist grupierandi teatis. Grupierandi teatiseks on
teabeleht, kus on esitatud andmed toetusskeemi kohta, mida planeeritakse rakendada grupierandi määruse alusel.
118
3.1.2. Taotluste menetlemise protsess
Nõuded taotlusele ja taotlejale (sh partnerile) tulenevad TAT-ist, ja on kooskõlas horisontaalsetes õigusaktides (eelkõige STS, ÜSM_2013, TMM_2014 ja
ÜSS, ÜM_2022, ÜSM_2021 perioodil 2021-2027) toodud nõuetega taotluse menetlemisele, sealhulgas taotluse, taotleja ja partneri nõuetele vastavaks
tunnistamise kohta.
ÜSM_2013 artikkel 125 lg 3 punkt a alapunkt ii ja ÜSM_2021 artikkel 73 punkti 1 alusel peab toetust saavate tegevuste ja projektide valikuprotsess olema
mittediskrimineeriv ja läbipaistev. Taotluste menetlejad peavad vastama TAT nõuetele ja kinnitavad oma erapooletust ja sõltumatust menetletavast
taotlusest, taotlejast ja tema partneritest taotleja ja taotluse vastavuskontroll-lehtedel.
Vastavalt STS § 21 lg 4 perioodi 2014-2020 taotluse menetleja ja hindaja peab olema kompetentne ja taotleja suhtes erapooletu, vastama TAT-s
sätestatud lisanõutele ning enne uue eksperdi kinnitamist teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus STS § 21 lg 4 alusel eksperti taustakontrolli.
Vastavalt ÜSS § 11 lõikele 2 perioodi 2021-2027 taotluse menetleja (sh taotlust hindav ekspert ja hindamiskomisjoni liige) ja taotluse suhtes otsuse tegija
ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 2172 või 280 alusel ning kelle
karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus teostab ÜSS § 11 lõikele
2 alusel taotluse menetleja taustakontrolli vähemalt kord aastas ja taotlust hindava eksperdi /hindamiskomisjoni liikme taustakontrolli vähemalt kord
aastas ja alati enne uue eksperdi/liikme kinnitamist, v.a juhul kui sama eksperdi/liikme tausta on eelneva aasta jooksul kontrollitud.
Perioodi 2021-2027 toetuste taotluste menetlemisel (sh meetme vooru spetsiifiliste rakendusdokumentide ettevalmistamisel ja taotluste hindamisel) RÜ
võtab arvesse „Ei-kahjusta oluliselt põhimõtet“ kui seda näeb ette TAT. Perioodi 2021-2027 taotluste menetlemise käigus toimub keskkonnavaldkonnaga
seotud dokumendite vastavushindamine, kui TAT-is on kehtestatud nõue taotleja poolt esitada "ei kahjusta oluliselt" põhimõttele vastavuse hindamise
analüüs või kliimakindluse tagamise analüüs või keskkonnamõjude hindamise aruanne. Teenusekoordinaatori/projektikoordinaatori ülesandeks on
vastavuskontrolli käigus kontrollida kas on esitatud nõutud analüüsid vastavalt TAT-is toodud tingimustele. Lisaks teenusekoordinaator
/projektikoordinaator kontrollib, kas analüüsid on esitatud nõutud formaadis vastavalt TAT-is toodud metoodikale (st täidetud on etteantud vorm, analüüsis
on toodud järeldus, kas tegevus vastab nõuetele). Kui tekib kahtlus analüüside sisulise õiguse osas või tulenevalt riskianalüüsist on vajalik kolmanda
osapoole ehk eksperdi hinnangu küsimine, siis võib esitatud analüüside vastavust metoodikale lasta hinnata vastaval eksperdil.
Antud protsess 3.1.2 ei kohaldu RE meetmetele „RE.2.1.3 Noored Setomaale“, „RE.2.1.4 Hajaasustuse programm“ ja „RE.2.3 Kohaliku omaalgatuse
programm“, kus taotlusi menetletakse väljaspool RTK-d.
Antud protsessi alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele, juhul kui ei kasutata tasulist taotluse hindamise teenuse
tellimist. Sel juhul võib küsida eksperdilt lihtkirjalikku tagasisidet ilma ekspertlepingut sõlmimata. RE meetmetele ei kohaldu ka alapunkt 3.3. „Taotluse
konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt.“
Antud protsessi alapunktid 1-2 kohalduvad EŠK-le kui EŠK TAT järgi taotlusi menetleb RTK.
Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
(ametikoh
t)
1. Taotluste vastuvõtmine
1.1 Toetuse Esitab eeltaotluse või taotluse (edaspidi taotluse) koos vajalike lisadega e-toetuse keskkonnas. Jooksvalt või Esitatud taotlus
taotleja hiljemalt taotlemise
tähtpäevaks
(sh. vastavalt
toetuse andmise
tingimustele)
1.2 TJ Taotlusvooru ettevalmistamisel ja/või taotluse RÜ-le esitamisel määrab vastavuse kontrollija taotluse kontrollimiseks. 2 tp taotluse Koordinaator
/teenuseko saabumisest SFOS-s määratud
ordinaator
2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll
2.1 Teenuseko Teostab vastavuskontrolli taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete osas vastavalt SFOS-s seadistatud vastavaks tunnistamise kontroll-lehele. Vastavalt toetuse SFOS-s kontroll-
ordinaator/ andmise tingimustele leht, e-kiri, e-kiri
RA-le/PO-le; RA kiri
projektikoo /PO kiri
rdinaator Vastavuskontrolli käigus konsulteerib vajadusel asjakohaste isikutega (TAO juristid, hankeeksperdid, järelevalve eksperdid, ehitusekspert, küsib RA/PO
hinnangut, kui TAT-s nõutud jt) ning teeb sellekohase märke kontroll-lehe märkuste lahtris. Hindab vajadust täiendava ekspertiisi kaasamiseks ja teavitab
(I tasandi vajaduse korral TJ.
kontrollija)
2.2 Teenuseko Vajadusel suunab taotluse riigiabi/VTA andmise detailanalüüsi. Protsess vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid Vastavalt vajadusele Ülesanne TAO
ordinaator/ protsessipunktile 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess. juristile antud
projektikoo
rdinaator
(I tasandi
kontrollija)
2.3 Teenuseko Kui taotluses esineb VTA lisab RAR-i VTA broneeringu ainult RAR liidese vahendusel. Vastavalt vajadusele Kanne RAR-s
ordinaator/
projektikoo
rdinaator/
119
2.4 Teenuseko Koostab tuvastatud puuduste osas teate, milles kirjeldab selgelt puuduse kõrvaldamiseks vajalikud tegevused ning määrab puuduste kõrvaldamiseks Üldjuhul 5 tp Kiri SFOS-s,
ordinaator/ tähtaja. Väljastab puuduste teate SFOS-i[1] kaudu ja suunab vajadusel taotluse SFOS-s taotlejale täiendamiseks. Teeb vastavasisulise märke kontroll-lehele. jooksul, vasta- märge kontroll-lehel
miseks antud
projektikoo tähtaeg vastavalt
rdinaator toetuse andmise
tingimustele
(I tasandi
kontrollija)
Teenuseko Kui taotleja ei kõrvalda puuduseid talle määratud tähtajaks, hindab võimalust pikendada puuduste kõrvaldamise tähtaega ja teavitab pikendamisest taotlejat, 5 tp jooksul SFOS-s kontroll-
2.5 ordinaator/ kui on tagatud taotluse menetlemine TAT-s toodud tähtaegades. Kui puuduseid siiski tähtajaks ei kõrvaldata ja/või tähtaja pikendamine ei ole võimalik või tuvastamisest leht; SFOS-s
kui tuvastab puudusi, mida pole võimalik kõrvaldada, teeb vastavasisulise märke kontroll-lehele ning algatab taotluse rahuldamata jätmise otsuse kirjavahetus
projektikoo koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess.
rdinaator
(I tasandi
kontrollija)
2.6 Teenuseko a) Juhul kui vastavale meetmele kohaldub ühetasandiline kontrolliulatus, veendub, et kontroll-leht on täidetud ja kinnitab I tasandi vastavuskontrolli 1 tp jooksul Kanne SFOS-s
ordinaator/ tulemuse SFOS-s ning jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7.
projektikoo b) Juhul, kui vastavale meetmele kohaldub kahetasemeline kontrolliulatus, siis veendub, et kontroll-leht on täidetud (sh. lisab kontroll-lehele viite RA-lt
rdinaator saadud hinnangule kui nii on TAT-s nõutud[2]).
(I tasandi I tasand kinnitab oma kontroll-lehe nupuga „suuna 2. tasandi kontrolli“ ja suunab kontroll-lehe II tasandile kontrollimiseks ning II tasandil jätkub menetlus
kontrollija) vastavalt punkti 2 alapunktile 2.8.
2.7 Teenuseko Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele: 1 tp jooksul Tööülesanne
ordinaator/ vastavuskontrolli suunatud
projektikoo a) algatab vastavaks tunnistatud taotluse hindamise vastavalt protsessi punktile 3 Taotluse hindamine või kinnitamisest
rdinaator
b) investeeringute kava[3] korral algatab taotluse rahuldamise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud
protsessid protsessipunktile 3.1.4. Otsustusprotsess.
2.8 TJ/ Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele teostab sisulise vastavuskontrolli II tasandil ja täidab kontroll-lehe. 3 tp; lisandub Tööülesanne
teenuseko vastamiseks antud SFOS-s; Kinnitatud
ordinaator/ a) Puuduste korral suunab vastavuskontrolli kontroll-lehe SFOS-is tagasi I tasandi kontrollijale projektikoordinaatorile täpsustuste või toetuse taotlejale tähtaeg vastavalt kontroll-leht SFOS-
TJ täiendava puuduste kõrvaldamise teate tegemiseks. Juhul, kui puudub TAT-s nõutud RA hinnang, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9. toetuse andmise s
määratud Muude puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10. tingimustele
isik (II
tasandi
b) Kui puuduseid ei tuvasta, siis lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2
kontrollija)
alapunktile 2.11.
c) Juhul, kui vastavalt TAT-le on vaja taotlusi hinnata hindamis- või valikukomisjonis, siis kinnitab täidetud II tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehe. Lõpetab
SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.
2.9 TJ/ Juhul kui vastavalt TAT-le RA/PO peab andma hinnangu taotlusega seotud dokumentidele, kuid vastav RA/PO hinnang puudub, siis suunab 3 tp jooksul alates Tööülesanne
teenuseko vastavuskontrolli kontroll-lehe tagasi I tasandi kontrollijale RA/PO hinnangu küsimiseks. Pärast puuduste kõrvaldamist kinnitab täidetud II tasandi kontrollimiseks SFOS-s; kinnitatud
ordinaator/ vastavuskontrolli kontroll-lehe. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 saamisest; lisandub kontroll-leht SFOS-
TJ alapunktile 2.11. vastamiseks antud s
määratud tähtaeg vastavalt
isik (II Kui II tasandi kontrollija otsustab, et taotlus ei vasta nõuetele, siis vastavuskontrolli kontroll-lehe selgituse lahtrisse märgib, et taotlus ei vasta nõuetele ja TAT-le.
tasandi lisab põhjenduse. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile
kontrollija) 2.11.
2. Teenuseko Kui II tasandi kontrollija saadab taotluse tagasi I tasandile, esitab II tasandi kontrollijale vajalikud selgitused (täpsustus/selgitus SFOS vastavuskontrolli 3 tp Kanne või kiri
10 ordinaator/ moodulis) või edastab toetuse taotlejale puuduste kõrvaldamise teate. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4. SFOS-s
projektikoo
rdinaator
(I tasandi
kontrollija)
2. Teenuseko Kui II tasandi kontrollija kinnitas vastavuskontrollis, et taotlus ei vasta nõutele, algatab taotluse rahuldamata jätmise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. Vastavalt toetuse Otsuse eelnõu;
11 ordinaator osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess. Muudab vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgib andmise tingimuste taotlus hindamisele
/projekti- seisundiks „taotlus mitte vastav.“ tähtaegadele saadetud; kanne
koordinaat SFOS-s
or
(I tasandi
Kui vastavaks tunnistatud taotlusele järgneb taotluse hindamine, jätkub menetlus punkti 3 Taotluse hindamine kohaselt (v.a EŠK taotluste korral) [9]. Kui
kontrollija)
vastavaks tunnistatud taotlusele ei järgne hindamist, algatab nõuetele vastava taotluse korral TRO koostamise vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1.
Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess.
Muudab vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgib seisundiks „taotlus vastavaks tunnistatud“.
3. Taotluse hindamine
3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis või mõnes muus komisjonis (edaspidi komisjonis)
3. Projektikoo Saadab komisjoni liikme andmed (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise- ja järelevalve talituse juhatajale taustakontrolli tegemiseks Koheselt pärast E-kiri
1.1 rdinaator/ enne eksperdi kinnitamist. komisjoni liikmelt
teenuseko nõusoleku saamist
ordinaator komisjoni töös
osalemiseks
3. TAO riskij Teeb komisjoni liikme taustakontrolli STS § 21 lg 4 / ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks. 5 tp Taustakontroll
1.2 uhtimise ja teostatud
järelevalve
talituse
juhataja
3. Projektikoo Valmistab ette RTK komisjoni käskkirja eelnõu. 2 tp E-kiri komisjoni
1.3 rdinaator/ käskkirja eelnõuga
teenuseko
ordinaator
3. Projektikoo Seadistab DHS-s komisjoni käskkirja eelnõu töövoo. Kooskõlastajad: TRO TJ, TRO OJ. Allkirjastaja: KA juht. Täitmiseks: projektikoordinaator 2 tp Töövoog DHS-s
1.4 rdinaator/ /teenusekoordinaator).
teenuseko
ordinaator
3. TRO TJ Kooskõlastab RTK komisjoni käskkirja. 2 tp Kooskõlastatud
1.5 / TRO OJ käskkiri DHS-s
120
3. KA juht Allkirjastab RTK komisjoni käskkirja. 2 tp Allkirjastatud
1.6 käskkiri DHS-s
3. Projektikoo Enne taotluse komisjoni saatmist analüüsib taotlust vastavalt toetusskeemi hindamismetoodikale ja koostab hinnangu vastaval vormil kui seda näeb TAT Vastavalt toetuse Hindamisleht
1.7 rdinaator/ ette. Juriidiliste küsimuste tekkides kaasab õigusarvamuse saamiseks TAO juristi. Projektikoordinaator/teenusekoordinaator täidab hindamislehe vastavalt andmise tingimustes SFOS-s,
nõuetele. määratud menetlus- eksperthinnang, e-
teenuseko tähtaegadele kiri
ordinaator Kui TAT-s on sätestatud, et hindamisse kaasatakse ekspert, siis algatab eksperdi kaasamise vastavalt punkti 3. Taotluse hindamine alapunktile 3.2.
Taotluse hindamise tellimine eksperdilt. Kajastab hindamisvormis eksperthinnangu.
3. Projektikoo Edastab vastavaks tunnistatud taotlused ja kui asjakohane, siis eelnevas alapunktis koostatud hinnangud komisjoni liikmetele. Vastavalt toetuse Hindamismaterjalid
1.8 rdinaator/ andmise tingimustes kättesaadavaks
Komisjoni liikmetele taotluste hindamiseks infosüsteemis vajalike ligipääsude ja õiguste andmiseks kaasab TAO ärianalüütiku. määratud menetlus- tehtud;
teenuseko tähtaegadele;
ordinaator/
TJ
3. Projektikoo Vajadusel osaleb komisjoni koosolekul, kus annab ülevaate taotluse sisust (kui toetusskeemi hindamismetoodikas on nii sätestatud). Vastavalt komisjoni Koosoleku
1.9 rdinaator/ toimumisele dokumendid
teenuseko
ordinaator
3. Projektikoo Vajadusel osaleb komisjoni protokolli koostamisel. Vastavalt Komisjoni protokoll
1. rdinaator/ kokkuleppele
10
teenuseko
ordinaator
3. TJ Edastab vajadusel komisjoni protokolli allkirjastamisele. Vastavalt Allkirjastatud komisj
1. /teenuseko kokkuleppele oni protokoll DHS-
11 ordinaator/ Registreerib protokolli DHS-s ja lisab selle SFOS-i hindamiste moodulisse. Vajadusel sisestab SFOS-i hindamiste moodulisse komisjoni poolt esitatud s ja SFOS-s;
hindamise koondlehed või paremusjärjestused ning kaasab vajadusel TAO ärianalüütiku SFOS-i hindamiste moodulisse dokumentide sisestamisel. Hindamise
projektikoo koondlehed ja
rdinaator paremusjärjestused
Juhul, kui taotluse hindamisele järgneb täistaotluse esitamine, siis koordinaator teavitab toetuse taotlejat hindamise tulemustest ja komisjoni positiivse
SFOS-s
hindamistulemuse korral täistaotluse esitamise tähtajast. Menetlus jätkub vastavalt antud protsessi punkti 4 alapunktile 4.1.
Taotlused, mis on saanud positiivsed hindamistulemused, kantakse investeeringute kavasse ning see kinnitatakse ministri käskkirjaga. Investeeringute kava
alusel tehakse taotluse rahuldamise otsused vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4.
Otsustusprotsess.
3. TJ Teavitab asjakohast(eid) projektikoordinaatorit(eid) komisjoni protokolli ja hindamislehtede allkirjastamisest. 1 tp jooksul Kirjalik teavitus
1. /teenuseko protokolli
12 ordinaator allkirjastamisest
3. Projektikoo Kui komisjonis moodustatakse hinnatud taotluste pingerida või toimub toetuse taotluste rahuldamine lävendipõhiselt, koostab pärast komisjoni esimehe Vastavalt toetus- Otsuse eelnõu
1. rdinaator poolt komisjoni protokolli allkirjastamist[4] taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu vastavalt TPK 3. osa skeemi tähtaegadele
13 / teenus alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess.
ekoordinaa
tor
3. TJ Kui TAT näeb ette pingerea kinnitamise, koostab vastavalt hindamistulemustele ja TAT-le pingerea kuni eelarve täitumiseni. Koostab kinnituskirja eelnõu 2 tp jooksul Koostatud taotluste
1. /teenuseko pingerea kinnitamiseks. protokolli pingerida;
14 ordinaator allkirjastamisest kinnituskirja eelnõu
Vajadusel kaasab TAO juristi.
3. TJ Registreerib pingerea kinnituskirja DHS-s ja edastab vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.14 koostatud pingerea allkirjastamiseks TRO OJ-le. 1 tp jooksul Töövoog algatatud
1. /teenuseko DHS-s
15 ordinaator/
TRO
infospetsial
ist
3. TRO TJ Kookõlastab pingerea kinnituskirja. 2 tp jooksul Kooskõlastatud
1. pingerea
16 kinnituskiri DHS-s
3. TRO OJ Allkirjastab pingerea kinnituskirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud
1. pingerea
17 kinnituskiri DHS-s.
3. TJ Vajadusel edastab allkirjastatud pingerea vastutavale RA-le ja asjaomastele projektikoordinaatoritele ja teenusekoordinaatorile. 1 tp jooksul E-kiri või DHS-s
1. /teenuseko allkirjasta-misest väljaläinud kiri
18 ordinaator/
3. Projektikoo Koostab vastavalt tulemustele taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Vastavalt toetus- Otsuse eelnõu
1. rdinaator/ "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess. skeemide täht-
19 aegadele
teenuseko
ordinaator
3. TJ Tagab komisjoni tulemuste avalikustamise vastavalt toetuse andmise tingimustele. Vastavalt kokku- Tulemused
1. /teenuseko leppele avalikustatud
20 ordinaator
3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt[5]
Üldjuhul tuleb RTK-s võtta võrdlevad pakkumised ekspertide leidmiseks vastavalt TAT-le, seejuures tuleb järgida RTK hankekorda. Eksperditeenuse summeerimisel lähtutakse TAT-s toodud toetatavatest valdkondadest.
Teatud juhtudel võib eelneda taotluse hindamise tellimisele eksperdilt ekspertide nimekirja kinnitamine RA-s, kui nii näeb ette TAT.
3. TRO TJ Kui taotluse hindamine tellitakse eksperdilt, tagab eksperdilepingu koostamise, vajadusel konsulteerib TAO juristiga. Vastavalt vajadusele Eksperdileping
2.1 või TJ
määratud Eksperdi valik toimub vastavalt toetuse andmise tingimustele. Enne uue eksperdi kinnitamist edastab eksperdi andmed (ees- ja perekonnanimi ning
isik isikukood) TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale STS § 21 lg 4 / ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks, kui KA pole varasemalt tema tausta
kontrollinud aasta aja jooksul.
3. TAO Teostab kontrolli STS § 21 lg 4/ ÜSS § 11 lg 2 toodud nõuetele vastavuse osas ja vajadusel teavitab TRO TJ või TRO TJ määratud isikut kontrolli 5 tp Kontrolljälg piiratud
2.2 riskijuhtimi tulemustest. juurdepääsuga
se ja serveriketta
järelevalve kaustas
talituse
juhataja
121
3. Teenuseko Seadistab eksperdilepingu DHS-i töövoo. 2 tp e-kiri
2.3 ordinaator/
TJ poolt
määratud
isik
3. Teenuseko Laeb eksperdilepingu üles DHS-i. Töövoog kooskõlastmiseks TRO TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le. Täitmiseks Teenusekoordinaatorile/ TJ poolt Vastavalt vajadusele Algatatud töövoog
2.4 ordinaator/ määratud isikule.
TJ poolt
määratud
isik
3. TRO TJ Kooskõlastab eksperdilepingu DHS-s 2 tp Kooskõlastus DHS-
2.5 s
3. TRO OJ Allkirjastab eksperdilepingu. 2 tp jooksul Allkirjastatud
2.6 eksperdileping
DHS-s
3. Teenuseko Saadab lepingu eksperdile e-kirjaga allkirjastamiseks. 2 tp E-kiri
2.7 ordinaator/
TJ poolt
määratud
isik
3. Ekspert Allkirjastab eksperdilepingu ja saadab tagasi allkirjastatud lepingu e-kirjaga. 5 tp Kahepoolselt
2.8 allkirjastatud
eksperdileping
3. Teenuseko Laeb üles allkirjastatud eksperdi lepingu DHS-i. Täitmiseks: RTK raamatupidajatele, vajadusel teadmiseks teenusekoordinaatorile. 2 tp Kahepoolselt
2.9 ordinaator/ allkirjastatud
TJ poolt eksperdileping
määratud DHS-s
isik
3. TJ Kui eksperdilepingus ei ole kajastatud, jagab SFOS-s eksperdile/ekspertidele hindamiseks (sh konsensuslikuks hindamiseks) vastavad taotlused. Jooksvalt vastavalt SFOS-s taotlused
2. /teenuseko vajadusele hindaja(te)le
10 ordinaator/ jagatud
projektikoo
rdinaator
3. Projektikoo Võtab vastu eksperdi töö/hindamisaruande/kontroll-lehe vms dokumendid. 3 tp jooksul Vastuvõetud
2. rdinaator/ eksperthinnangu eksperthinnang
11 saamisest
teenuseko
ordinaator/ Veendub, et eksperthinnang vastab kokkulepitud tingimustele, vajadusel küsib eksperdilt täpsustusi.
TRO TJ
3. TRO TJ Kui vastavalt TATile on eksperthinnang tellitud mitmelt eksperdilt (konsensushindamine) ja eksperdid ei jõua konsensusele, korraldab vajalikud Vastavalt vajadusele Kohtumine,
2. /teenuseko järeltegevused (kutsub kokku kohtumise, tellib eksperthinnangu kolmandalt eksperdilt või võtab eraldiseisvad eksperthinnangud vastu) vastuvõetud
12 ordinaator eksperthinnang(ud)
3. Projektikoo Lisab eksperthinnangu dokumendi SFOS-i, kui eksperthinnang ei ole esitatud SFOS-i kaudu. 3 tp jooksul ekspert- Eksperthinnang
2. rdinaator/ hinnangu saamisest SFOS-s
13
teenuseko
ordinaator/
TRO TJ
3. Projektikoo Kui eksperthinnangule järgneb taotluse hindamine komisjonis, jätkub protsess vastavalt punktile 3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis. Vastavalt Hindamiskomisjonil
2. rdinaator/ toetusskeemi e materjalid
14 tähtaegadele edastatud
teenuseko
ordinaator
3. Projektikoo Kui eksperthinnangu vastuvõtmisele ei järgne komisjoni hinnangut, koostab tuginedes eksperthinnangule taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või Vastavalt Otsuse eelnõu
2. rdinaator/ taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile protsessile 3.1.4. toetusskeemi
15 Otsustusprotsess. tähtaegadele
teenuseko
ordinaator
3. TRO TJ Kui eksperthinnangutele järgneb taotluste pingerea koostamine, koostab projektitaotluste pingerea ja korraldab sellekohase kirja koostamise. Lähtub 2 tp jooksul Pingerea kohta
2. /teenuseko paremusjärjestuse koostamisel TAT-s sätestatud nõuetest. Vajadusel kaasab TAO juristi. hinnangute koostatud kiri
16 ordinaator saamisest
3. TRO TJ Edastab DHS-s projektitaotluste pingerea kirja allkirjastamiseks TRO OJ-le. 1 tp Algatatud töövoog
2. /teenuseko DHS-s
17 ordinaator
3. TRO OJ Allkirjastab projektitaotluste pingerea kirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud
2. taotluste pingerida
18 DHS-s
3. Projektikoo Koostab vastavalt punkti 3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt alapunktis 3.2.3.18 allkirjastatud projektitaotluste pingereale, taotluse rahuldamise, Vastavalt Otsuse eelnõu
2. rdinaator/ osalise rahuldamise või kõrvaltingimusega rahuldamise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1 toetusskeemi
19 .4. Otsustusprotsess. tähtaegadele
teenuseko
ordinaator
3.3 Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt[6]
3. TRO TJ Suunab nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse kahele RTK hindajale[7] (projektikoordinaatorid) konsensuslikuks hindamiseks läbi SFOS-i. 3 tp jooksul Märge SFOS-s
3.1 vastavuskontrolli
Hindab vajadust täiendava eksperdi kaasamiseks vastavalt punktile 3.2. Taotluse hindamise tellimine eksperdilt. kontroll-lehe
kinnitamisest
122
3. RTK Hindavad taotlust vastavalt ettevalmistatud hindamisjuhendile ja täidavad hindamisvormi. 12 tp jooksul Täidetud
3.2 hindajad taotluse hindamisele hindamisvorm
suunamist
3. RTK Allkirjastavad konsensusliku hinnangu ja edastavad TJ/teenusekoordinaatorile. E-kiri
3.3 hindajad
3. TJ Kontrollib hinnete ja hinnangute nõuetekohasust ning hindepunktide aritmeetilist korrektsust, vajadusel saadab hindamisvormi hindajatele täiendamiseks 2 tp jooksul Kontrollitud
3.4 /teenuseko tagasi e-kirjaga. hindamisvorm;
ordinaator
E-kiri
3. RTK Vajadusel viivad sisse parandused/täiendused vastavalt TJ/teenusekoordinaatori juhistele. Allkirjastavad lõpliku konsensusliku hindamisvormi ja 2 tp jooksul Allkirjastatud
3.5 hindajad salvestavad SFOS-i. hindamisvorm
SFOS-s
Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess.
4. Täistaotluse hankelepingu projektide ja hankelepingu muudatuste kooskõlastamine. Kohaldub TAT-le „Olemasolevate ja uute infosüsteemide nutikas arendamine (sh analüüs)“ (Meetme tegevuse nr
2014-2020.12.3.1)
4. Toetuse Jooksvalt või Täistaotlus SFOS-
1. taotleja/ hiljemalt täistaotluse s projekti hangete
toetuse 1) Lisab SFOS-s projekti hangete lehele hanke viitenumbri RHR-s ja laeb selle juurde täistaotluse dokumendid [8]. esitamise lehel;
saaja Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, sisestab selle ostuna, mille juurde laadib täistaotluse dokumendid ja kommentaari tähtpäevaks
lahtrisse kirjutab RHR viitenumbri. Hankelepingu
vastavalt TAT-le muudatus SFOS
postkastis
2) Esitab SFOS postkasti kaudu hankelepingu muudatuse eelnõu.
3) Esitab SFOS postkasti kaudu allkirjastatud hankelepingu muudatuse koos seotud dokumentidega (lisab kirja pealkirja hanke riigihangete registri
viitenumbri).
4.2 Teenuseko a) Kontrollib, 2 tp juhul, kui a) Kirjavahetus
ordinaator/ suunab edasi hanke SFOS postkastis,
(i) kas täistaotlus on vastav eeltaotlusele ja TAT-s täistaotlusele esitatud nõuetele; sh. kui kohaldub, siis teostab riigihanke kontrolli koordinaatori riigihangete kontroll- kontroll-leht SFOS-
projektikoo kontroll-lehe (Lisa 14) alusel vastavalt Riigihangete kontrolli ulatuse tabelile 1 (edaspidi Riigihangete tabel 1), kinnitab kontroll-lehe ning salvestab kontroll- üksusele ning 8 tp s
rdinaator lehe SFOS-i hangete lehele. kui teostab kontrolli
kontroll-lehe alusel b)Kirja-vahetus
(ii) kas hankelepingu muudatuse eelnõu vastab TAT-s täistaotlusele esitatud nõuetele ja TRO-s sätestatud nõuetele; sh. teostab riigihanke kontrolli SFOS postkastis;
koordinaatori kontroll-lehe (Lisa 14) alusel vastavalt Riigihangete tabelile 1, kinnitab kontroll-lehe ning salvestab kontroll-lehe SFOS-i hangete lehele. (sh. lisandub
vastamiseks antud c)-f) suunamine
tähtaeg) SFOS-s;
(iii) kas allkirjastatud hankelepingu muudatus vastab hankelepingu muudatuse eelnõule ning TAT-s täistaotlusele esitatud nõuetele ja TRO-s
sätestatud nõuetele.
e) hanke lepingu
b) Kui tuvastab puudused täistaotluse, hankelepingu muudatuse eelnõu või allkirjastatud hankelepingu muudatuse menetlemisel siis edastab toetuse muutmise eelnõu
taotlejale puuduste kõrvaldamise teate SFOS postkasti kaudu ning protsess jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.4; SFOS-is projekti
hangete lehel;
c) Kui ei tuvastanud puuduseid täistaotluses ja kui vastavalt Riigihangete tabelile 1 teeb hankelepingu projektile riigihanke kontrolli riigihangete
kontrollüksus, siis suunab hanke edasi TAO riigihangete kontroll-üksuse juhile riigihanke kontrolli teostamiseks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 f) allkirjastatud
protsessi p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3. Sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida; hankelepingu
muudatus SFOS-is
projekti hangete
d) Erandolukorras, kus hange on sisestatud ostuna ja kui vastavalt Riigihangete tabelile 1 teeb hankelepingu projektile riigihanke kontrolli TAO riigihangete
lehel
kontrollüksus, siis suunab ostu kontrollüksuse juhile riigihanke kontrolli teostamiseks vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2. Riigihangete kontrolli
protsess punkti 2.alapunktile 2.3. Sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida.
e) Laeb üles korrektse hankelepingu muudatuse eelnõu SFOS hanked ja lepingud moodulisse ning seob vastava lepingu külge. Kui ei tuvastanud
puuduseid hankelepingu muudatuse eelnõus ja kui seda hankelepingu projekti eelnevalt kontrollis TAO riigihangete kontrollüksus, siis suunab edasi lepingu
riigihanke eelnõustamiseks hanke-eksperdile, kes on varasemalt täistaotlust kontrollinud vastavalt Riigihangete tabelis 1 toodud korrale; sel juhul
koordinaator kontroll-lehte ei täida. Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 1 alapunktile 1.4.
f) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse muudatuse) korral laeb üles korrektse muudatuse väärtust puudutava info (akti) ja
osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkuleppe SFOS hangete ja lepingute moodulisse ning seob vastava lepingu külge. Kontrollib
allkirjastatud hankelepingu muudatuse vastavust hankelepingu muudatuse eelnõule. Kui ei tuvastanud puuduseid allkirjastatud hankelepingu muudatuses ja
kui seda hankelepingu muudatuse eelnõu eelnevalt eelnõustas TAO riigihangete kontrollüksus, siis suunab edasi lepingu riigihanke kontrolliks vastavalt
TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3 ja vastavalt Riigihangete tabelile 1. Sel juhul koordinaator
kontroll-lehte ei täida.
4.3 Teenuseko a) Kui riigihanke kontrolli käigus puuduseid täistaotluses ei tuvastatud, algatab nõuetele vastava taotluse korral taotluse rahuldamise otsuse koostamise 1 tp a) Otsuse eelnõu
ordinaator vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess. DHS-s
/projekti-
koordinaat b) Kui eelnõustamisel või riigihanke kontrolli käigus ei tuvastatud puuduseid muudatuse eelnõus ja ei ole vaja taotluse rahuldamise otsust muuta, siis b)Teavitus SFOS-s
or teavitab TS-t muudatuse eelnõu kooskõlastamisest.
c) Otsuse eelnõu
c) Kui eelnõustamisel või riigihanke kontrolli käigus ei tuvastatud puuduseid muudatuse eelnõus ja on vaja taotluse rahuldamise otsust muuta siis algatab DHS- ja teavitus
taotluse rahuldamise otsuse muutmise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1." Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. Otsustusprotsess pu SFOS-s
nktile 2. Edastab hankelepingu muudatuse eelnõu kooskõlastuse koos muudetud taotluse rahuldamise otsusega toetuse saajale teadmiseks SFOS
postkasti kaudu.
4.4 Toetuse Puuduste korral parandab täistaotluse või hankelepingu muudatuse ja esitab muudetud dokumendid SFOS postkastis koordinaatorile. Kuni 6 kuud, Muudetud
taotleja/ vajadusel RTK dokumendid SFOS
pikendab tähtaega postkastis
toetuse
saaja
4.5 Teenuseko Lisab muudetud täistaotluse dokumendid projekti hangete lehele vastava lepingu juurde ja menetlus jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.2 1 tp jooksul Muudetud
ordinaator/ täistaotlus SFOS-s
projektikoo
rdinaator
5. RE „MATA meetmete“ eeltaotluste menetlemine
Kohaldub ainult Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmetele (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3)
5.1 Toetuse Esitab ettepanekud taotlemisõigusega projektide nimekirja koostamiseks e-kirja teel teenusekoordinaatorile. Vastavalt TAT-le E-kiri salvestatud
taotleja TRO võrgukettale
(MARO)
123
5.2 Teenuseko Suunab esitatud ettepanekud registreerimisse DHS-i. 2 tp jooksul DHS-s
ordinaator registreeritud
ettepanekud
5.3 Teenuseko Kontrollib ettepanekute vastavust TAT-s toodud nõuetele ja vastavuse korral suunab esitatud ettepanekud hindamiskomisjonile hindamiseks e-kirja teel. 40 tp jooksul Kataloogis pilv.rtk.
ordinaator Koostab hindamiskomisjoni järgselt hindamiskomisjoni protokolli ja taotlemisõigusega projektide nimekirja. Esitab taotlemisõigusega projektide nimekirja ettepanekute ee
kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks RTK peadirektorile DHS-s. esitamisest
5.4 RTK Kinnitab taotlemisõigusega projektide nimekirja. 2 tp Nimekiri DHS-s
peadirektor kinnitatud
5.5 Teenuseko Edastab toetuse taotlejale kinnitatud taotlemisõigusega projektide nimekirja e-kirja teel ja teavitab toetuse saajat põhiprojekti esitamise tähtajast. 2 tp E-kiri salvestatud
ordinaator TRO võrgukettale
[1] Kui projekti eripärast tulenevalt ei ole võimalik kasutada infosüsteemi SFOS postkasti, registreeritakse projektiga seotud dokumentatsioon DHS-s
projekti toimikus. Kohaldub siin ja edaspidi toetuse taotleja/toetuse saajaga igasuguse kirjavahetuse dokumenteerimisel.
[2] RA hinnangu võtmine vastavalt TAT nõuetele kohaldub meetmete tegevustele nr 10.1.1-10.1.4 ja 10.2.2-10.2.4.
[3] Punkt b) kohaldub rakenduskava meetmete nr 9.1 ja 9.2 nõuetele vastavaks tunnistatud taotlustele.
[4] Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne taotluse rahuldamise otsuse vormistamist investeeringute kava kinnitatud ministri
poolt.
[5] Alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele.
[6] Alapunkt 3.3 „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt“ ei kohaldu RE meetmetele.
[7] Kehtib Sotsiaalkaitseministri 23.05.2018 määrus nr 26 „Meetme „Tööturul osalemist toetavad hoolekandeteenused” toetuse andmise tingimused
uudsete lahenduste väljatöötamiseks ja elluviimiseks sotsiaalvaldkonnas“ § 18lg 2 hindamise kohta.
[8] Täistaotlus sisaldab edukat pakkumust ja (allkirjastamata) hankelepingu projekti.
[9] EŠK taotluste hindamine korraldatakse vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.1 protsessile 2.1.10 Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi toetusmeetme
juhtkomitee ja taotluste hindamise komitee asutamine.
124
3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja
hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega seotud
dokumentide kooskõlastamise protsess
Nr Vastut Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
aja
(ameti
koht)
1. Investeeringute kava ettepanekute menetlemine ja hindamine
Investeeringute kava ettepanekud esitatakse kokkulepitud ja avalikustatud kanali kaudu. Investeeringute kava alusel ettepanekute menetlemisel lähtutakse TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud
protsessid protsessis 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess toodud taotluse vormilise ja sisulise vastavuskontrolli ning taotluse hindamise nõuetest. Investeeringute kava ettepanekute menetlusega seotud
dokumentatsioon ja kontrolljälg registreeritakse DHS-i vastavasse dokumendisarja[1].
1.1 Teenus Kui hindamiskomisjon või mõni muu komisjon (edaspidi komisjon) on teinud ettepaneku anda investeerimisettepanekule toetust Hiljemalt 10 tp jooksul komisjoni ettepanekust; 10 Väljaminev ja
ekoordi vähendatud mahus või seadnud kõrvaltingimusi, annab ettepaneku esitajale võimaluse täiendavate seisukohade või nõusoleku tp vastamise tähtaeg saabuv kiri
naator esitamiseks. DHS-s
Vaatab saabunud täiendavad seisukohad/ nõusoleku või täiendatud ettepaneku läbi, vajadusel küsib täiendavaid selgitusi või
konsulteerib komisjoni või vastutava RA-ga.
1.2 Teenus Kui toetuse andmise tingimused näevad ette, siis, koondab RA-le vajalikud andmed investeeringute kava eelnõu koostamiseks. RA-ga kokku lepitud tähtajaks Väljaminev kiri
ekoordi
naator
1.3 Teenus Kui TAT-s on ette nähtud, siis kooskõlastab investeeringute kava eelnõu või esitab vastava seisukoha RA-le. Vastavalt saabunud kirja tähtajale Väljaminev ja
ekoordi saabuv kiri
naator DHS-s
1.4 Teenus Kui TAT-s on ette nähtud, teavitab ettepanekute esitajaid investeeringute kava kinnitamisest Vabariigi Valitsuse poolt, sh teavitab Hiljemalt 10 tp investeeringute kava Kiri DHS-s;
ekoordi investeeringute kavasse kantud projektide esindajaid taotluse esitamise tingimustest. avaldamisest Riigi Teatajas otsuse eelnõu
naator
Kiri DHS-s
1.5 Teenus Kui TAT-s on ette nähtud, teavitab investeeringute kavasse arvamata jätmise otsusest ettepaneku esitajat viivitamatult pärast kavasse
ekoordi arvamata jätmise otsuse tegemist.
naator
1.6 Teenus Kui projekti ei arvata investeeringute kava eelnõusse, teeb rakendusasutus kavasse arvamata jätmise otsuse või vastavalt TAT-le
ekoordi koostab ettepaneku rahuldamata jätmise otsuse ja menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega
naator seotud protsessid punktile 3.1.4. Otsustusprotsess.
2. Taotluste vastuvõtmine investeeringute kavasse kantud projektide osas
Investeeringute kavasse kantud projektide osas toimub taotluste vastuvõtmine ja vormiline ning sisuline vastavuskontroll sarnaselt avatud taotlemise rakendusskeemile vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 Toetuse
taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.2 Taotluste menetlemise protsess (alapunktid 1. Taotluste vastuvõtmine ja 2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll) ja TPK 3. peatüki
alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4. Otsustusprotsess.
2.1 Toetus Esitab investeeringute kavasse kantud projekti taotluse SFOS-i kaudu. Jätkub taotluste menetlus vastavalt meetmele kohalduvale Vastavalt TAT tähtaegadele[2] Taotlus SFOS-
e kontrolliulatusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 protsessi 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess punktile 1. s;
taotleja
2.2 Teenus Kui esitatud taotlus ei vasta ettepanekule ning kui toetuse andmise tingimused näevad ette, siis esitab taotlusega seotud dokumendid 3 tp jooksul alates taotluse kätte-saamisest või e-kiri RA-le või
ekoordi RA-le või juhtkomisjonile hinnangu saamiseks (sh. esitab RA-le TAT-s nõutud dokumendid) vastavalt TAT-le. vastavalt TAT tähtaegadele kiri DHS-s
naator/
projekti
koordin
aator
2.3 RA Edastab RA/komisjoni hinnangu vastavalt TAT tingimustele. 10 tp jooksul või vastavalt TAT tähtaegadele RA kiri
/juhtko
misjon
2.4 Teenus a) Sisestab RA hinnangu SFOS-i vastavuskontrolli moodulisse projekti andmete lehele. 2 tp jooksul RA kiri SFOS-s
ekoordi
naator/ b) Juhul, kui RA hinnangul taotlus ei vastanud nõuetele ning puudused tuleb kõrvaldada, jätkub menetlus vastavalt TPK 3. osa
projekti alapeatüki protsessi 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess punkti 2 alapunktile 2.4.
koordin
aator
c) Juhul, kui RA hinnangul taotlus vastas nõuetele, siis lisab I tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehele kommentaaride lahtrisse viite
RA-lt saadud hinnangule ning juhul, kui vastavale meetmele kohaldub kahetasemeline kontrolliulatus suunab kontroll-lehe II tasandi
kontrollijale. Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 protsessi 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess punkti 2 alapunktile
2.6.
d) Kui RA/komisjon teeb ettepaneku taotlus rahuldamata jätta, siis jätkub menetlus vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 protsessi 3.1
.2. Taotluste menetlemise protsess punkti 2 alapunktile 2.1.
3. Investeeringute kava projektide hangetega seotud dokumentide kooskõlastamine ja kontrollimine vastavalt TAT-le
Kui TAT näeb ette, siis TS esitab investeeringute kava projektide hangetega seonduvad dokumendid (sh. kõik hilisemad hankelepingu muudatuse eelnõud) kohustuslikuks kooskõlastamiseks RTK-le.
3. TS 1) Esitab riigihanke alusdokumendid või hankelepingu muudatuse eelnõu[3] kooskõlastamiseks ning allkirjastatud hankelepingu Vastavalt TAT-le Kooskõlastamis
1. muudatuse kontrollimiseks SFOS postkasti kaudu[4] koordinaatorile. eks esitatud
dokumendid
SFOS
Kui kohaldub, siis esitab RA kooskõlastuse projekti eelarve ridade kooskõlastuse kohta. postkastis või
projekti hanke
2) Lisab SFOS-i projekti hangete lehele hanke viitenumbri RHR-s; hankelepingu puhul lisab hankelepingu projekti faili SFOS-i. lehel
3) Erandolukorras, kui hanget (sh. hankelepingu projekti faili) ei saa lisada, lisab hanke mooduli „hanke või ostu lisamine“ lehele RHR
välise ostu ning lisab juurde hankega seotud dokumendid (kommentaaride osasse kirjutab hanke riigihangete registri viitenumbri).
3.2 Teenus 1) Kontrollib, kas riigihanke alusdokumendid, hankelepingu projekt või hankelepingu muudatuse eelnõu vastavad taotlusele, 2 tp alates dokumentide esitamisest juhul, kui Kirjavahetus
ekoordi taotluse rahuldamise otsusele ja TAT-s esitatud nõuetele. Kui kohaldub, siis teostab hankelepingu projektile või hankelepingu suunab hanke edasi riigihangete kontrollüksusele SFOS
naator/ muudatuse eelnõule riigihanke kontrolli koordinaatori kontroll-lehe (Lisa 14) alusel vastavalt Riigihangete tabelile 1, kinnitab kontroll- ning 10 tp jooksul dokumentide esitamisest juhul, postkastis;
lehe ning salvestab kontroll-lehe SFOS-i hangete lehele. kui toimub kontroll Lisa 14 kontroll-lehe alusel kontroll-leht
projekti (sh. lisandub vastamiseks antud tähtaeg) SFOS-s
koordin
aator
2) Kui tuvastab puudused riigihanke alusdokumentides ja/ või otsuse projektides, hankelepingu projektis või hankelepingu
muudatuse eelnõus, siis edastab TS-le puuduste kõrvaldamise teate SFOS postkasti kaudu ja menetlus jätkub vastavalt punkti 3
alapunktile 3.5.
125
3.3 Teenus a) Juhul kui riigihange pole RHR-is avaldatud, suunab projekti SFOS-s riigihanke eelnõustamiseks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 2 tp alates dokumentide esitamisest, sh. lisandub Suunamine
ekoordi 3.2 protsessi 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess punkti 1 alapunktile 1.2, kui nii näeb ette Riigihangete tabel 1. Sel juhul koordinaator vastamiseks antud tähtaeg SFOS
naator/ kontroll-lehte ei täida.
projekti b) Juhul, kui riigihange on RHR-is avaldatud, suunab hanke SFOS-s riigihanke eelnõustamiseks vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki
koordin 3.2 protsessi 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess punkti 1 alapunktile 1.2 kui nii näeb ette Riigihangete tabel 1; sel juhul koordinaator
aator kontroll-lehte ei täida.
c) Suunab hanke SFOS-i hanke mooduli kaudu edasi riigihanke kontrollimiseks vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 protsessi 3.2.
2. Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3, kui nii näeb ette Riigihangete tabel 1; sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei
täida.
d) Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, suunab SFOS-i hanke mooduli kaudu ostu riigihanke kontrollimiseks vastavalt TPK 3.
peatüki alapeatüki 3.2 protsessi 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3, kui nii näeb ette Riigihangete tabel 1.
Sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida.
e) Laeb üles hankelepingu muudatuse eelnõu SFOS hangete ja lepingute moodulisse ning seob vastava lepingu külge. Kui ei
tuvastanud puuduseid hankelepingu muudatuse eelnõus ja kui eelnevalt seda hankelepingu projekti kontrollis TAO riigihangete
kontrollüksus, siis koordinaator kontroll-lehte ei täida ning suunab edasi lepingu riigihanke eelnõustamiseks vastavalt TPK 3. peatüki
alapeatüki 3.2 protsessi 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess punkti 1 alapunktile 1.2.
f) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse muudatuse) korral laeb üles muudatuse väärtust puudutava info (akti)
ja osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkuleppe SFOS hangete ja lepingute moodulisse ning seob vastava lepingu
külge. Kui ei tuvastanud puuduseid allkirjastatud hankelepingu muudatuses, ja kui eelnevalt seda hankelepingu muudatust eelnõustas
TAO riigihangete kontrollüksus, siis kontroll-lehte ei täida ning suunab edasi lepingu riigihanke kontrolliks vastavalt TPK 3. osa
alapeatüki 3.2 protsessi 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3.
3.4 Teenus 1) Saadab TS-le teavituse hankelepingu projekti või hankelepingu muudatuse eelnõu kooskõlastamise kohta SFOS postkasti kaudu 2 tp; sh. lisandub vastamiseks antud tähtaeg 1)Teade TS-le
ekoordi juhul, kui pole vaja a) taotluse rahuldamise otsust muuta hankelepingu muudatuse eelnõu korral ja SFOS-s
naator/
b) küsida kooskõlastust RA-lt hankelepingu muudatuse eelnõule vastavalt TAT-le. 2)Kiri RA-le
projekti
koordin 2) Kui hankelepingu muudatuse eelnõule on vaja RA kooskõlastust, siis saadab hankelepingu muudatuse eelnõu RA-le kirjalikuks
aator kooskõlastamiseks vastavalt TAT-le. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.7.
3) Kui on vaja taotluse rahuldamise otsust muuta, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.8.
3.5 TS Kõrvaldab puudused riigihanke alusdokumentides ja/ või otsuse projektides, hankelepingu projektis või hankelepingu muudatuse Reeglina 10 tööpäeva jooksul või kuni 6 kuud, Parandatud
eelnõus ja esitab parandatud dokumendid koordinaatorile SFOS postkasti kaudu. vajadusel RTK pikendab tähtaega dokumendid
SFOS
postkastis
3.6 Teenus Koordinaator lisab parandatud hankelepingu projekti dokumendid SFOSi projekti hangete lehele vastava lepingu juurde ja menetlus 1 tp jooksul Parandatud
ekoordi jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.2. dokumendid
naator/ SFOS-s
projekti
koordin
aator
3.7 RA Tutvub kooskõlastamiseks esitatud hankelepingu muudatuse eelnõuga ja saadab kirjaliku kooskõlastuse. Vastavalt TAT-le RA kiri
3.8 Teenus Salvestab kirja RA-le ja RA kooskõlastuse SFOSi hangete ja lepingute moodulisse. 1 tp RA
ekoordi kooskõlastus
naator/ a) Juhul, kui taotluse rahuldamise otsust ei ole vaja muuta, teavitab TS-t, et hankelepingu muudatuse eelnõu on kooskõlastatud SFOS SFOS-s;
postkasti kaudu. Teavitus SFOS
projekti postkastis
koordin b) Juhul, kui taotluse rahuldamise otsust on vaja muuta, algatab taotluse rahuldamise otsuse muutmise vastavalt TPK 3. osa
aator alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4. Otsustusprotsess. Edastab hankelepingu muudatuse eelnõu
kooskõlastuse ja muudetud TRO TS-le teadmiseks SFOS postkasti kaudu.
[1] Ei kohaldu, kui investeeringute kavade ettepanekute menetlus on toiminud erandkorras SFOS kaudu.
[2] Põhjendatud juhtudel ja RTK nõusolekul on võimalik taotluse investeeringute kavas määratud tähtajast hilisem esitamine. Sellisel juhul esitab toetuse
taotleja RTK-le enne investeeringute kavas määratud tähtaja saabumist põhjendatud digitaalselt allkirjastatud avalduse taotluse hilisemaks esitamiseks.
[3] Kui TAT näeb nii ette, siis TS-il on kohustus eelnevalt kooskõlastada RÜ-ga kõik hankelepingu muudatused ning tööde teostamised tellija reservi arvelt.
[4] Kui dokumentide esitamine SFOS postkasti kaudu pole võimalik andmemahu piirangu tõttu, siis TS teavitab sellest koordinaatorit SFOS postkasti
kaudu ja laeb üles dokumendid Nextcloud’i: https://confluence.rmit.ee/display/KB/Nextcloud+RTK. Koordinaator registreeri Nextcloud’i üles laetud
dokumendid DHS-s ja lisab vastava viite kontroll-lehele.
126
3.1.4. Otsustusprotsess
Otsustusprotsess kohaldub taotluse menetlemisel ja taotluse rahuldamise otsuse (TRO) muutmisel või kehtetuks tunnistamisel. Taotluse menetlus
katkestatakse SFOS-is, kui taotleja on esitanud enne taotluse rahuldamise otsuse tegemist avalduse taotluse menetlemise lõpetamiseks. Koordinaator
saadab teavituse taotlejale, milles annab teada, et RTK lõpetab taotleja avalduse alusel taotluse edasise menetluse. TRO tunnistab RÜ osaliselt või
täielikult kehtetuks STS § 22 lõikes 3 ja § 47 lõikes 3 ja ÜSS § 8 lg 2 p. 5 nimetatud juhtudel. Taotlejale antakse võimalus esitada oma seisukohad
(ärakuulamine) enne taotluse osalist rahuldamist ja taotluse rahuldamata jätmist, välja arvatud juhul, kui otsus põhineb taotluses esitatud andmetel ning
puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitustel. Ärakuulamine viiakse läbi muutmistaotluse rahuldamata jätmisel (sh osalisel rahuldamisel) ja
rahuldamisotsuse kehtetuks tunnistamisel. Reeglina viiakse ärakuulamine läbi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
Antud otsustusprotsessi alapunkti 3 „Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine“ kohaselt RE meetmete taotluste
rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel.
Protsessipunkt 3.1.4. "Otsustusprotsess" kohaldub TPK toetusskeemidele, sh RE meetmetele, Kliima meetmetele ja EŠK meetmetele vastavalt protsessi
alapunktides toodud tingimustele. Antud protsessipunkt 3.1.4. ei kohaldu perioodi EL struktuuritoetuste 2014-2020 TA projektidele ja perioodi 2021-2027
struktuurivahendite administratsiooni TA projektidele, Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" ja
meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi". Antud protsessipunkt ei kohaldu ka EŠK TA meetmele 1.3 (sh. meetme tegevusele
"Toetusmeetme ettevalmistamise fond" ja meetme tegevusele "TA fond").
RTK võib teha, kui TAT näeb nii ette, TRO edasilükkava tingimusega (näiteks Kliima meetme TRO), kui toetuse andmine sõltub eelarvesse prognoosi
kohaselt laekuvatest, aga veel laekumata vahenditest.
Antud protsessis vastutajana toodud projektikoordinaator on SFOS-s projektikoordinaatoriks määratud isik.
Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
(ametikoht)
1. Otsustusprotsess
1.1 Projektikoordinaat Kui toetuse taotluse või muutmisettepaneku rahuldamisega antakse TS-le VTA-d, veendub enne rahuldamise otsuse Enne töövoo alustamist Otsuse eelnõu
or allkirjastamisele saatmist, et TS-l on RAR-s piisav vaba jääk abi andmiseks RAR andmete alusel.
1.2 Projektikoordinaat Kui taotluse täies mahus rahuldamine ei ole võimalik või põhjendatud, teeb taotluse osalise rahuldamise ettepaneku taotlejale. 2 tp tööülesande saamisest, lisandub Kiri SFOS-s, taotlus
or vastamiseks määratud tähtaeg on SFOS-s seisundis
a) Saadab taotluse muutmiseks taotlejale. Annab taotlejale tähtaja taotluse muutmiseks ning annab taotlejale võimaluse täiendamiseks
taotluse osalise rahuldamise ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis taotleja teeb saadetud; Muudetud
vastavad muudatused SFOS-is ja esitab muudetud taotluse. taotlus SFOS-s
b) Annab taotlejale võimaluse TRO ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis
vajaduse korral teeb taotluses vastavad muudatused SFOS-s projektikoordinaator. Nõusolek peab olema kinnitatud
esindusõigusliku isiku poolt.
Kui TRO tehakse kõrvaltingimusega, annab taotlejale võimaluse täiendavate seisukohtade ja nõusoleku esitamiseks 5 tp
jooksul.
Taotluse rahuldamata jätmise otsuse korral, kui otsus ei põhine taotluses esitatud andmetel ja puuduste kõrvaldamiseks
esitatud teabel ja selgitusel, koostab teate ja annab taotlejale võimaluse täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.
Kui taotlust ei ole tähtajaks muudetud või muudatused ei vasta taotluse osalise rahuldamise ettepanekule valmistab ette
taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu ja annab taotlejale võimaluse täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.
1.3 Projektikoordinaat a) Koostab otsuse eelnõu valides DHS-s asjakohase malli[1], kui asjakohane siis toetuslepingu. Vastavalt TAT tähtaegadele; lisandub Otsuse eelnõu/toetusl
or kooskõlastamiseks määratud tähtaeg eping DHS-s
vastavalt TAT-le
b) Kui taotleja ei nõustu taotluse osalise rahuldamise ettepanekuga, koostab taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu
valides DHS-s asjakohase malli.
Tagab, et otsuse eelnõu/toetuslepingu sisu ja olulised asjaolud on kajastatud korrektselt.
1.4 Projektikoordinaat Saadab otsuse eelnõu kooskõlastamiseks RA-le vastavalt nõuetele juhul, kui see on TAT-s nõutud. Vastavalt TAT tähtaegadele; lisandub Kiri RA-le DHS-s; e-
or kooskõlastamiseks määratud tähtaeg kiri
vastavalt TAT-le
1.5 RA RA annab kooskõlastuse või keeldub kooskõlastuse andmisest otsuse eelnõule. Vastavalt TAT tähtaegadele RA kiri DHS-s; e-kiri
1.6 Projektikoordinaat Algatab DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT 2 tp Otsus DHS-s, kanded
or nõuab). DHS-s
Kooskõlastajad:
a) kooskõlastajad taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu puhul:
a. valdkonna eest vastutav TAO jurist;
b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.
b) kooskõlastajad TRO/lepingu eelnõu puhul:
a. omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist;
b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.
1.7 TJ/ TRO OJ Teostab otsuse/lepingu eelnõu vormi ja sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontrolli. Allkirjastab otsuse/lepingu või lükkab 1 tp Allkirjastatud otsus
selle tagasi. DHS-s
*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga[2] kinnitatud piirmäärast toetuse summaga
otsuste puhul.
1.8 Projektikoordinaat Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teostab vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus
or jätkub vastavalt punkti 1 Otsustusprotsess alapunktile 1.6.
1.9 Projektikoordinaat Sisestab allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsuse/lepingu SFOS-i. Teeb otsuse/lepingu taotlejale teatavaks SFOS 1 tp Kanne SFOS-s
or vahendusel.
Muudab SFOS-s projekti seisundit.
1. Projektikoordinaat Kui toetuse andmise tingimus näeb ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest RA-d. 1 tp e-kiri DHS-s
10 or
127
1. Projektikoordinaat Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saab otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st ja vastavalt otsusele/lepingule Riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 tööpäeva Kanne infosüsteemis
11 or edastab riigiabi/VTA andmise andmed RAR-i liidese kaudu. jooksul (RAR)
Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisestab andmed RAR-is käsistsi.
2. Toetuse taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse menetlemine
TRO muutmine algatatakse TS ettepanekul või RTK projektikoordinaatori poolt (näiteks kui TAT muudatusega lisatakse soodustustav asjaolu). Kui muutmine algatatakse RTK-s, teavitatakse sellest TS.
2.1 Projektikoordinaat a) Kui TS on esitanud TRO muutmise taotluse, kontrollib seda vastavalt õigusaktidele ning vajadusel hindamise Vastavalt TAT menetlus-tähtajale a) Eksperthinnang,
or toetusskeemi hindamismetoodikale tuginedes. Vajadusel kaasab asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenuse- TRO muutmise
koordinaator, TAO valdkonna ekspert) või välise eksperdi. Koheselt, kui projekti rakendamisel taotlus SFOS-s,
ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti kirjavahetus SFOS-s
TRO muutmise taotluse puhul, mis ei vaja ametlikku TRO muutmise menetlust, piisab TS kirjalikust teavitamisest SFOS-i eesmärkide ning tulemuste saavutamist
kaudu muutmisettepaneku aktsepteerimisest või mitteaktsepteerimisest. Vajadusel teeb muudatused SFOS-s. takistada b) E-kiri TJ-le
b) Kui on vaja ametlikku TRO muutmise menetlust, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3.
c) Juhul, kui projekti rakendamisel ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti eesmärkide ning tulemuste saavutamist takistada,
teeb ettepaneku TJ-le TRO muutmiseks ja lisab põhjenduse TRO muutmiseks.
2.2 TJ Juhul, kui koordinaator tegi TJ-le ettepaneku taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks, 2 tp jooksul E-kiri
a) tutvub koordinaatori poolt saadetud ettepanekuga taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks;
b) teavitab koordinaatorit, kui ta on nõus koordinaatori ettepanekuga taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks. Menetlus
jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3;
c) teavitab koordinaatorit, kui ta ei ole nõus taotluse rahuldamise otsuse muutmisega.
2.3 Projektikoordinaat a) Koostab TRO muutmise eelnõu ning vajadusel kaasab asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO 10 tp (v.a. juhul, kui TAT-s on muu Kiri SFOS-s,
or valdkonna ekspert) või välise eksperdi ning algatab vajadusel riigiabi/VTA andmise kontrolli protsessi vastavalt TPK 3. peatüki menetlus-tähtaeg), vajadusel riigiabi Tööülesanne TAO
alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punktile 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli /VTA andmise kontroll vastavalt p.3.2.7 juristile jt.-le antud
protsess. Vajadusel konsulteerib rakendusasutuse või meetme juhtkomisjoniga. tähtaegadele; lisandub vastamiseks
määratud tähtaeg
b) Kui algatajaks on TS, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6.
c) Kui algatajaks on RÜ[3], siis saadab TS-le TRO muutmise eelnõu SFOS-i postkasti kaudu ning annab TS-le võimaluse
täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.
2.4 TS a) Nõusoleku korral TS kooskõlastab TRO muutmise eelnõu. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6., kui on vaja 5 tp jooksul Kiri SFOS postkastis
otsus kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9, kui pole vaja kooskõlastada
RA-ga või juhtkomisjoniga.
b) Kui TS ei kooskõlasta TRO muutmise eelnõu, siis TS esitab täiendavad seisukohad SFOS-i postkasti kaudu.
c) Puuduste korral parandab puudused ja saadab parandatud taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu.
2.5 Projektikoordinaat Kui ilmnevad uued asjaolud, millest lähtuvalt tuleb taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu oluliselt muuta, edastab 3 tp jooksul Kiri SFOS postkastis
or muudetud eelnõu veel kord kommenteerimiseks TS-le määrates vastamiseks lühema tähtaja kui esmakordselt eelnõu
tutvumiseks saatmisel. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.
2.6 Projektikoordinaat Kooskõlastab TRO muutmise eelnõu RA või meetme juhtkomisjoniga kui TAT näeb seda ette. 5 tp ettepaneku saamisest E-kiri
or
Puuduste tuvastamise korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7.
Kooskõlastuse saamise korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9.
2.7 Projektikoordinaat Puuduste korral koostab teate TS-le koos vastamise tähtaja ja puuduste põhjendustega. Vastavalt TAT menetlus-tähtajale; Kiri SFOS-s
or määrab vastamiseks üldjuhul kuni 10 tp
Kui asjakohane, lisab puuduste teatele RA või meetme juhtkomisjoni hinnangu ning edastab RA-le koopia. Menetlus jätkub
vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.
2.8 Projektikoordinaat a) Kui TS avaldust TRO muutmiseks ei rahuldata ja TS-l ei ole toetuse kasutamist ettenähtud tingimustel võimalik jätkata 3 tp Otsuse eelnõu, kiri
or algatab TRO täielikult või osaliselt kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise vastavalt antud protsessi punktile 3. SFOS-s
b) Kui RÜ algatusel koostatud TRO muutmise eelnõu asjaolud langevad ära, katkestab RÜ TRO muutmise eelnõu menetluse.
2.9 Projektikoordinaat a) Kui TRO muudatuse tegemiseks esitatud info ei ole asjakohane või TS ei ole tähtajaks puudusi kõrvaldanud, algatab DHS-s 2 tp Otsus DHS-s, kanded
or TRO muutmata jätmise otsuse kinnitamise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT DHS-s
nõuab).
Kooskõlastajad:
i. valdkonna eest vastutav TAO jurist;
ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ
b) Korrektse TRO muutmise taotluse korral algatab DHS-s TRO muutmise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid
(sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab).
Kooskõlastajad:
i. omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist;
ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.
2. TJ/ TRO OJ Teostab otsuse/lepingu eelnõu vormi ja sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontrolli. Allkirjastab otsuse/lepingu või lükkab 1tp Allkirjastatud otsus
10 selle tagasi. DHS-s
*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga[4] kinnitatud piirmäärast toetuse summaga
otsuste puhul.
a) Allkirjastatud otsuse/lepingu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.12;
b) Puuduste korral saadab teavituse koordinaatorile puuduste kõrvaldamiseks. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt
punkti 2 alapunktile 2.11.
2. Projektikoordinaat Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teostab vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus
11 or jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9.
2. Projektikoordinaat Muudab taotlust SFOS-s ja sisestab allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsuse/lepingu SFOS-i. Teeb otsuse/lepingu 1 tp Otsus/
12 or taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.
leping SFOS-s;
muudetud taotlus
SFOS-s
2. Projektikoordinaat Kui TAT näeb ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest RA-d/PO-d. 1 tp e-kiri DHS-s
13 or
128
2. Projektikoordinaat Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saab otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st ja edastab riigiabi/VTA andmed riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 tööpäeva Kanne infosüsteemis
14 or RAR-i liidese kaudu. jooksul (RAR)
Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisestab andmed RAR-is käsistsi.
3.Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine
Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine toimub RÜ algatusel või TS taotlusel. Perioodi 2014-2020 SV meetmete taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks
tunnistamisel STS § 22 lg 3 sätestatud asjaolude ilmnemisel võib taotluse rahuldamise otsuse või selle osa kehtetuks tunnistada. 2021-2027 SV meetmete RÜ teeb taotluse rahuldamise otsuse täieliku või osalise
kehtetuks tunnistamise vastavalt ÜM_2022 § 14. RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel. Kliima meetmete ja EŠK meetmete TRO-d
tunnistatakse vajaduse korral kehtetuks, kui seda võimaldab TAT.
3.1. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus ei kuulu tagastamisele
3. TS TS esitab avalduse taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks. Vastavalt vajadusele Avaldus SFOS
1.1 postkastis
Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.3.
3. Projektikoordinaat Kui TAT näeb ette näeb, siis esitab TS avalduse taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks Vastavalt vajadusele koheselt E-kiri registreeritud
1.2 or/teenuse- hindamis- või juhtkomisjonile läbivaatamiseks ja hindamiseks. DHSis; Otsuse eelnõu
koordinaator/TJ/
Algatab taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise.
3. Projektikoordinaat Koostab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Vajadusel kaasab TAO juristi ning kui 3 tp Taotluse rahuldamise
1.3 or kohaldub, siis teavitab juristi hindamis- või juhtkomisjoni seisukohast. otsuse kehtetuks
tunnistamise eelnõu;
E-kiri
3. Projektikoordinaat Kui TAT-s on ette nähtud, siis saadab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu RA-le 1 tp E-kiri RA-le
1.4 or kooskõlastamiseks.
3. RA Vajaduse korral saadab RA kooskõlastuse vastavalt TAT-le. Vastavalt TAT-s sätestatud tähtaegadele RA E-kiri või RA kiri
1.5
3. Projektikoordinaat Saadab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu TS-le ja annab 5 tp seisukoha 1 tp, lisandub vastamiseks määratud Kirjavahetus SFOS-s
1.6 or võtmiseks (v.a juhul, kui kehtetuks tunnistamine toimub TS taotlusel ning tema taotlus rahuldatakse täielikult). tähtaeg
a) kui TS annab kooskõlastuse, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7.
b) kui TS saadab omapoolsed kommentaarid TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõule, siis analüüsib
kommentaare, konsulteerib vajadusel asjaomaste osapooltega (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna ekspert).
(i) kui otsuse tegemise asjaolud langevad ära, siis lõpetab otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu
koostamise;
(ii) vajaduse korral viib sisse täiendused. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7.
3. Projektikoordinaat Algatab DHS-s TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise otsuse kinnitamise töövoo. 2 tp Allkirjastatud otsus
1.7 or DHS-s, kanded DHS-s
Kooskõlastajad:
a) valdkonna eest vastutav TAO jurist;
b) TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.
Allkirjastaja TJ või TRO OJ (Antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga[5] kinnitatud
piirmäärast toetuse summaga otsuste puhul).
3. Projektikoordinaat Sisestab allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsuse/lepingu SFOS-i ja teeb muudatused SFOS-s. Teeb otsuse taotlejale 1 tp Muudetud taotlus
1.8 or teatavaks SFOS vahendusel. SFOS-s; otsus SFOS-
s; teavitus SFOS-s; E-
a) Juhul, kui on otsustatud taotlus täielikult kehtetuks tunnistada, siis muudab SFOS-s projekti seisundit ja märgib projekti kirjad SFOS
seisundiks „katkestatud“. postkastis
b) Juhul, kui on otsustatud taotlus osaliselt kehtetuks tunnistada, siis muudab taotlust SFOS-s.
3. Projektikoordinaat Kui toetuse andmise tingimus näeb ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest RA-d. 1 tp e-kiri DHS-s
1.9 or
3. Projektikoordinaat Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saab otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st ja sisestab vastavalt otsusele Riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 tööpäeva Kanne infosüsteemis
1. or /lepingule antud abi muudatused RAR-i liidese kaudu. jooksul (RAR)
10
Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisestab andmed RAR-is käsistsi.
3.2. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus kuulub tagastamisele
3. TS Esitab avalduse toetuse kasutamisest loobumise kohta. Vastavalt vajadusele Avaldus SFOS
2.1 postkastis
3. Projektikoordinaat Kui TAT näeb ette, siis esitab TS avalduse toetuse kasutamisest loobumise kohta hindamis- või juhtkomisjonile 2 tp jooksul pärast avalduse saamist E-kiri registreeritud
2.2 or läbivaatamiseks ja hindamiseks. DHS-is
/Teenusekoordina
ator/
3. Projektikoordinaat Teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat laekunud TS avaldusest, kui kohaldub, siis ka hindamis- või 1 tp e-kiri
2.3 or/Teenuse- juhtkomisjoni seisukohast ja teeb ettepaneku TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistada.
koordinaator/TJ/
3. TAO Suunab laekunud avalduse järelevalve eksperdile. 1 tp e-kiri
2.4 riskijuhtimise ja
järelevalve
talituse juhataja
3. Järelevalve Sisestab SFOSi rikkumise aruande. 2 tp Rikkumise aruanne
2.5 ekspert SFOS-s
3. Järelevalve Koostab taotluse rahuldamise otsuse/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Riigiabiga/VTA-ga seotud Jooksvalt järelevalve menetluse raames Otsuse eelnõu
2.6 ekspert projekti korral konsulteerib TAO juristiga.
3. Järelevalve Edastab otsuse eelnõu kontrollimiseks TAO juristile 1 tp jooksul valmimisest E-kiri
2.7 ekspert
3. TAO jurist Kontrollib, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud ning vajadusel täiendab eelnõud, sh lisab asja- ja ajakohase 5 tp E-kiri
2.8 kohtupraktika. Tagastab otsuse eelnõu järelevalve eksperdile
3. Järelevalve Edastab otsuse eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile 1 tp jooksul E-kiri
2.9 ekspert
3. Projektikoordinaat Kontrollib, kas otsuse eelnõus kajastatud finantsandmed (mitteabikõlblik kulu, toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, 3 tp E-kiri
2. or tegevuse nimetus, maksetaotluste numbrid, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed.
10 Saadab kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile.
3. Järelevalve Saadab otsuse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks. 1 tp jooksul E-kiri
2. ekspert
11
129
3. TAO Kontrollib, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud, kooskõlastab selle ja saadab kontrollitud otsuse eelnõu tagasi 1 tp jooksul E-kiri
2. riskijuhtimise ja järelevalve eksperdile.
12 järelevalve
talituse juhataja a) Üldjuhul (v.a EŠK otsuse korral) korrektselt vormistatud otsuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2.
alapunktile 3.2.17.
Vajadusel tagastab otsuse eelnõu järelevalve eksperdile paranduste sisseviimiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2.
alapunktile 3.2.6.
b) EŠK otsuse eelnõu korral saadab kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile EŠK programmi eksperdile
edastamiseks. Vajadusel teeb omalt poolt ettepanekud EŠK otsuse eelnõu täiendamiseks.
3. Järelevalve EŠK otsuse eelnõu edastab EŠK programmi eksperdile kooskõlastamiseks. 1 tp jooksul E-kiri
2. ekspert
13
3. EŠK programmi Tutvub EŠK otsuse eelnõuga. Edastab EŠK otsuse eelnõu Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks. 1 tp jooksul E-kiri
2. ekspert
14
3. Šveitsi toetuste Tutvub EŠK otsuse eelnõuga. Kooskõlastab EŠK otsuse eelnõu vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 11.4 1 kuu jooksul vastavalt EŠK E-kiri
2. büroo "Finantskorrektsioonid". Vajadusel saadab täiendusettepanekud EŠK otsuse eelnõule. regulatsiooni artiklile 11.4
15
3. EŠK programmi Tutvub Šveitsi toetuste büroo vastusega (vajadusel kogub täiendavat infot tagastuse kohta ja saadab Šveitsi toetuste büroole 1 tp jooksul E-kiri
2. ekspert täiendavat infot). Edastab Šveitsi toetuste büroo kooskõlastuse järelevalve eksperdile.
16
3. Järelevalve Algatab DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT 2 tp jooksul Kanne DHS-s
2. ekspert nõuab/EŠK otsuse eelnõule lisab Šveitsi toetuste büroo kooskõlastuse ). Kooskõlastajad TRO/lepingu osalise või täieliku
17 kehtetuks tunnistamise eelnõu puhul juhul, kui toetuse summa kuulub tagastamisele: projektikoordinaator, TAO jurist, TRO TJ
ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. Allkirjastaja: TRO OJ või TAO OJ. Lisab töövoo teadmiseks TRO projektikoordinaatorile.
3. Projektikoordinaat Kooskõlastab otsuse. 2 tp jooksul Kanne DHS-s
2. or, TAO jurist,
18 TRO TJ, TAO
riskijuhtimise ja
järelevalve TJ
3. TRO OJ/TAO OJ Allkirjastab otsuse.[6] 3 tp jooksul Allkirjastatud FKO
2. DHS-s
19
3. Järelevalve Peale otsuse allkirjastamist edastab selle SFOS-i postkasti kaudu TS-le. Veendub, et TS saab otsuse kätte. Vajadusel küsib 2 tp jooksul tp e-kiri ja kanded
2. ekspert kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edastab otsuse TS äriregistrisse kantud SFOS-s
20 elektronposti aadressile. Saadab RA-le otsuse vajaduse korral.
3. Järelevalve Teostab vajalikud toimingud SFOS-s (sh. sisestab tagastuse ja seob algdokumendid ning uuendab rikkumise aruande). 10 tp jooksul otsuse all-kirjastamisest Kanded SFOS-
2. ekspert
21
3. Projektikoordinaat Kui otsusega tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud sisestab vastavalt otsusele/lepingule antud abi 1 tp jooksul Kanne infosüsteemis
2. or muudatused RAR-i liidese kaudu koheselt pärast toetuse tagastamist TS poolt. RAR
22
Juhul, kui riigiabi/VTA-d on antud kaudsetele abisaajatele, siis sisestab andmed RAR-is käsistsi.
3. Projektikoordinaat Saab teate TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise kohta DHS töövoo kaudu teadmiseks. 1 tp jooksul Projekti seisund
2. or muudetud SFOS-s
23 Taotluse täielikult kehtetuks tunnistamise otsuse korral muudab SFOS-s projekti seisundit ja märgib projekti seisundiks
„katkestatud“, seejuures kontrollib enne projekti katkestatuks märkimist, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud
FKO-d on koostatud, allkirjastatud ja kõik vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ja tagastatud.
[1] Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne TRO vormistamist Investeeringute kava kinnitatud ministri poolt.
[2] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad.
[3] Kui õigusaktis (näiteks TAT-s) muudetakse TS kohustusi või õigusi, mis väljenduvad ka TRO-s, siis tuleks kaaluda otsuste muutmist RÜ omal algatusel.
[4] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad.
[5] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad.
[6] Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale (nagu kahepoolsete suhete fond, tehniline abi) ning EŠK vahendite korral vastavalt
vastutusvaldkonnale (nagu EŠK TA meetmele 1.3 (sh. meetme tegevusele "Toetusmeetme ettevalmistamise fond" ja meetme tegevusele "TA fond"), kus
võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja.
130
3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti
ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti
SFOSi sisestamine
Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
Perioodi 2021-2027 struktuurivahendite administratsiooni TA ja EŠK TA meetme ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine
1. Projektikoordinaator/ EŠK programmi ekspert Sisestab projekti SFOS-i ja määrab projekti seisundiks rahastatud. TAT-s toodud tähtajaks Projekt avatud SFOS-s
*TA projekti korral sisestab aastapõhise eelarve.
131
3.1.6. Rahastamisvahendist pakutavate toodete
täpsustavate tingimuste menetlemine
Protsessi eesmärgiks on kirjeldada rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemist.
Nr Vastuta Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontr
ja olljälg
(ametik
oht)
Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine
1. Rahasta Saadab RÜ-le toodete täpsustavad tingimused (nn tootetingimused). Jooksvalt Tootet
misvahe ingimu
ndi sed;
rakenda E-kiri
ja
2. Projekti Vaatab rahastamisvahendi rakendaja poolt saadetud pakutavate toodete täpsustavad tingimused (nn tootetingimused) läbi ja küsib 10 tp E-kiri
koordin selgitusi juhul, kui ei ole võimalik hinnata tingimuste kooskõla investeerimisstrateegia, lepingu eesmärkide või eelhindamise jooksul SFOS
aator/ kehtivate järeldustega. Juhul kui tuvastab vastuolu eelhindamise kehtivate järelduste, investeerimisstrateegia või lepingu postka
teenuse eesmärkidega, annab sellest rahastamisvahendi rakendajale teada palvega puudused mõistliku aja jooksul kõrvaldada või stis
koordin täiendavalt selgitada vastuolude puudumist.
aator
3. Rahasta Täiendab tootetingimusi ja saadab parandatud tootetingimused RÜ-le. RA poolt Täien
misvahe määratud datud
ndi tähtajaks tooteti
rakenda ngimu
ja sed;
E-kiri
4. Projekti Kontrollib tootetingimuste nõuetele vastavust ja annab tagasisidet rahastamisvahendi rakendajale. Muudab/täiendab TPK lisa 10 10 tp E-kiri
koordin „Rahastamisvahendi kuludokumentide kontroll-leht“ vastavalt muutunud tootetingimustele ja esitab selle TAO ärianalüütikule jooksul SFOS
aator/ kinnitamiseks. Menetlus jätkub ja TPK lisa 10 kinnitamine toimub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 2.1 protsessi 2.1.8. "RA-de ja RÜ- pärast postka
teenuse de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele" punktile 2. tootetingi stis
koordin muste RÜ-
aator le
esitamist
132
3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID
3.2.1. Maksete protsess
3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess
3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess
3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess
3.2.5. Andmekorje protsess
3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess
3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess
133
3.2.1. Maksete protsess
Maksetaotluse kontrolli ulatus määratakse vastavalt riskide hindamisele (riskihinnangu eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja).
Üldjuhul kontrollitakse maksetaotlusi ühetasandiliselt projektikoordinaatori poolt nii, et kumulatiivselt on alati kontrollitud valimimetoodikas ette nähtud
valimi maht projekti otsestest abikõlblikest kuludest (v.a ühtse määra alusel arvutatud kaudsed kulud). Maksetaotluse suurem või väiksem ning
kahetasandiline kontrolliulatus või muud erandid otsustatakse meetme riskihindamise tulemusel.
Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 "Maksetaotluse ja ettemakse taotluse kontroll-lehed". TPK lisa 12 kohaldub
TPK toetusskeemidele (sh. Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr
2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK programmile. TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele. TPK lisa 2 "Riigieelarveliste
ja kliima meetmete maksetaotluste ja riigieelarveliste meetmete ettemaksetaotluste kontroll-leht" kohaldub TPK lisas 2 märgitud RE meetmetele ja kliima
meetmetele.
134
3.2.1.1. Maksetaotluste prognoosi kontrollimise protsess
Kui TAT-s, TRO-s või lepingus on ette nähtud, esitab TS maksete prognoosi projektikoordinaatorile SFOS-i kaudu.
Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.
Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
(ametikoht)
1. TS Esitab vastavalt TAT tingimustele maksetaotluste prognoosi SFOS-i postkasti kaudu. TS Vastavalt määratud tähtajale Maksete
lisab SFOS postkastis kirja pealkirjaks „Maksete prognoos.“ prognoos
SFOS-s
2. Projektikoord Vajadusel saadab TS-le meeldetuletused prognoosi esitamise nõude täitmiseks. 5 tp jooksul tähtajast Kiri SFOS-s
inaator
3. Projektikoord Kontrollib prognoosi õigsust vastavalt TAT-le ning vajadusel vastavust aastasele 5 tp esitamisest, lisandub Maksete
inaator tegevuskavale. vastamiseks määratud tähtaeg prognoos
SFOS-s,
4. Projektikoord Kui TAT sätestab nõude korrigeerida maksete prognoosi, küsib toetuse TS-lt selgitusi ja
inaator vajadusel uut prognoosi edasise maksete perioodi kohta. Kiri SFOS-s
135
3.2.1.2. Ettemakse taotluse menetlemise protsess
Ettemakse taotluste kontroll teostatakse läbivalt ühetasandiliselt. Ettemakse taotluste kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 ettemakse taotluse kontroll-
lehte (KL3). TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmete ettemakse taotlustele. TPK lisa 2[1] kohaldub lisas märgitud RE meetmete ettemakse taotluse
menetlemisel.
Antud protsess 3.2.1.2 "Ettemakse taotluse menetlemise protsess" ei kohaldu rahastamisvahendite ettemakse taotluse
menetlemiseks. Rahastamisvahendite ettemaksetaotluse menetlemise protsess on kirjeldatud eraldiseisvas TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktis "3.
2.1.4. Rahastamisvahendite ettemaksetaotluste ja maksetaotluste menetlemise protsess."
Nr Vastu Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kont
taja rolljä
(amet lg
ikoht)
Ettemakse taotluse menetlemise protsess
1. TS Esitab e-toetuse keskkonnas ettemakse taotluse (edaspidi EMT). Vastavalt vajadusele Esita
tud
EMT
2. Proje Kontrollib EMT andmete vastavust nõuetele ning täidab kontroll-lehe. 10 tp jooksul EMT Kontr
ktikoo esitamisest, lisandub oll-
rdinaa vastamiseks leht
tor määratud tähtaeg SFO
S-s
3. Proje Kontrolli käigus tuvastatud puudusest teavitab TS-t, kirjeldades puuduseid „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saadab
ktikoo EMT täiendamiseks TS-le. Palub TS-l vastata kommentaari lahtrisse „Taotleja kommentaar“.
rdinaa
tor
4. Proje Kui EMT on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad, siis lisab kontroll-lehe SFOS-i ettemaksetaotluse juurde.
ktikoo
rdinaa
tor
5. Proje Aktsepteerib makse SFOS-s. Kand
ktikoo ed
rdinaa SFO
tor S-s
6. Proje a) Jälgib ettemakse tähtaegset tõendamist TS poolt (TS esitab kuludokumendid, mis süsteemi poolt lähevad automaatselt a) Õigusaktis Kiri
ktikoo ettemakse tõendamiseks). Vajadusel saadab TS-le meeldetuletuse. määratud tähtajal SFO
rdinaa S-s
tor b) Kui TS ei tõenda ettemakset ja ei tagasta tõendamata osa mitteriigiabi ettemakse korral STS § 18 lg 9/ ÜSS § 14 lg 3/ TA b) Koheselt pärast
T-s nõutud tingimustel ja tähtajal ning riigiabi ja VTA ettemakse korral TAT-s või TRO-s nõutud tingimustel ja tähtajal, rikkumise kahtluse
jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2. tekkimist
[1] Lisas 2 on märgitud RE meetmed, millele see kohaldub. Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“.
136
3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a
rahastamisvahendite MTd)
MT kulude abikõlblikkuse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisas 12 "Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed" olevat MT kuludokumentide
nimekirja kontroll-lehte (KL1) ja MT kuludokumentide kontroll-lehte (KL2) ning MT menetlemise raames teostatakse ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll
TPK lisa 12 "Ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll" kontroll-lehe KL4 järgi. TPK lisa 12 kohaldub TPK toetusskeemidele, sh. Norra_EMP programmi
meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK-le.
TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele.
TPK Lisa 2 „Riigieelarveliste ja kliima meetmete maksetaotluste ja riigieelarveliste meetmete ettemaksetaotluste kontroll-leht“ kohaldub lisas 2 märgitud
RE meetmetele ja kliima meetmetele. TPK lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“, kus MT kontroll
toimub meetmespetsiifilise KL alusel. RE meetmete MT-te menetlemisel koordinaatorid ei edasta riigihankeid kontrollimiseks TAO riigihangete
kontrollüksusele. Kliima meetmete MT-te menetlemisel edastatakse riigihanked kontrollimiseks TAO riigihangete kontrollüksusele vastavalt TPK
riigihangete kontrollli protsessile 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess.
MT kuludokumente menetletakse ja MT menetlemise raames teostatakse ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll valimipõhiselt TPK lisa 4 "Maksetaotluste
valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika“ järgi, seejuures võetakse arvesse meetme riskitaset vastavalt valimimetoodikale. TP
K lisa 4 ei kohaldu EL SV perioodi 2021-2027 partnerite TA maksetaotlustele ja Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline
abi" ning EŠK "tehnilise abi meetme 1.3 meetme tegevusele "TA fond".
Nr Vastuta Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
ja
(ametik
oht)
1. Maksetaotluse kontrolliprotsess
1.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas MT. Vastavalt tingimustele MT esitatud
1.2 Projekti- Kui MT ei ole esitatud e-toetuse kaudu, sisestab selle koos nõutud dokumentatsiooniga SFOS-i 3 tp jooksul MT esitamisest MT on SFOS-i sisestatud
koordin (tehnilise abi meetme korral).
aator
1.3 Projekti- Kui MT sisaldab riigihankega seotud kulu(sid), mis eeldavad riigihanke kontrolli tagab, et hankega Esimesel võimalusel MT Kiri SFOS-s, kanded SFOS-s
koordin seotud lepingu failid oleks sisestatud SFOS-i hangete ja lepingute moodulisse. esitamisest
aator
1.4 Projekti- 1) Suunab SFOS-i hangete ja lepingute moodulis hanke (v.a RE meetmetes) riigihangete kontrolli Hiljemalt siis, kui riigihankega Tööülesanne SFOS töölaual
koordin TAO riigihangete kontrollüksusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 p. 3.2.2. Riigihangete kontrolli seotud kulud on ületanud STS
aator protsess punktile 2 (võttes arvesse tabelis 1 toodud korda), kui hange pole eelnevalt läbinud § 28 lõikes 3 sätestatud
riigihangete kontrolli. piirmäära/ ÜM_2022 § 27
lõikes 4 sätestatud
2)Juhul, kui riigihanke kontroll on tehtud enne rahastamise otsust või hankelepingu projekti alusel[1], piirmäära
siis kontrollib esitatud hankelepingu vastavust hankelepingu projektile. Juhul, kui tuvastab kontrolli
käigus erisusi, siis tuleb teavitada TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat e-kirja teel. Kliima ja EŠK meetmetele
rakendub sama ÜM_2022
piirmäär (v. a, kui TAT näeb
ette erineva hanke
korraldamise piirmäära).
1.5 Projekti- Kontrollib MT andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-leh(ted)ele ja täidab TPK lisas 12[9] "Ma MT kuludest võetud valim, kontroll-leht,
koordin ksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed" oleva "Kulude loetelu kontroll-lehe (KL1)“ ja kui 20 tp[5] jooksul MT esimese kanded SFOS-s
aator kulu esitamisest, lisandub
kohaldub TPK lisa 4 järgi, siis täidab TPK lisas 12 „Maksetaotluse kuludokumentide kontroll-lehed
puuduste kõrvaldamise
(KL2)“ ja "Ostu- ja hankelepingu täitmise kontroll-lehe (KL4)". [10] tähtaeg
RE meetmete ja kliima meetmete korral kontrollib MT andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-
lehele täites TPK lisa 2[2] „Riigieelarveliste ja kliima meetmete maksetaotluste kontroll-lehe“ (sh
täidab KL1 (v.a RE meetme KSM korral), ja kui kohaldub vastavalt TPK lisale 4, siis täidab TPK lisa 2
kontroll-lehed KL2 ja KL4). [11]
KD-te, nende tasumist tõendavaid dokumente[3] ning tööde teostamise ja kauba/teenuse
kättesaamist tõendavaid KD-te kontrollib vastavalt konkreetsele toetusskeemile kohalduvale
valimipõhisele KD kontrolli metoodikale (TPK lisa 4), koostades valimi või kui seda ei ole põhjendatud
juhul võimalik, siis kontrollib 100%-liselt[4].
1.6 Projekti- KD-de kontrolli käigus tuvastatud puudusest/ mitteabikõlblikust kulust teavitab TS-t, kirjeldades Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud Puudused märgitud dokumendi „RÜ
koordin puuduseid dokumendi „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saadab KD-d täiendamiseks TS-le. Palub tähtajas, lisandub puuduste kommentaar taotlejale“ lahtris, KD-d
aator TS-l vastata KD-i kommentaari lahtrisse. Kui sama puudus esineb mitmes KD-s korraga, siis võib kõrvalda-miseks üldjuhul kuni saadetud täiendamiseks TS-le, Kiri
saata TS-le puuduse kõrvaldamiseks projekti postkasti kaudu. Palub TS-l mitteabikõlblik kulu välja 10 tp SFOS-s; Vajadusel salvestatud fail
võtta. valimis olevate kuluridade juurde
„Seotud dokumendid“
1.7 Projekti- Kui MT kontrollimisel tekib nõuetele mittevastavuse kahtlus, mida saab kontrollida vaid kohapealse 1 tp kahtluse tuvastamisest E-kiri
koordin kontrolliga, edastab vajaduse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile erakorralise kohapealse
aator kontrolli teostamiseks. Protsess jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile 3.2.3. Tegevuste
kohapealse kontrolli protsess.
1.8 Projekti- Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada, jätkub menetlus rikkumise kahtluse TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktis 2
koordin tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. punktis 2 toodud tähtajas nõutud kontrolljälg
aator JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.
1.9 Projekti- Kui menetluses olev MT on ette nähtud FKO-ga/tagastusega tasaarveldamiseks, siis enne kulude Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud MT seotud automaatselt tagastusega;
koordin maksmisele saatmist veendub SFOSi teavituse „Projektile on lisatud tagastus, mis tasaarveldatakse“ tähtajas kanded SFOS-s
aator ja tagastuse seisund on „Tasumata“ olemasolust.
Jätkab MT abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust vastavalt punkti 1. alapunktile 1.14.
137
1. Projekti- Juhul kui FKO-s pole tasaarveldust ette nähtud ja enne FKO tagasimakse tähtaja saabumist kuulub Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud Kanded SFOS-s, e-kiri
10 koordin menetluses olev MT maksmisele, on võimalik TS nõusolekul laekumata tagastus tasaarveldada. tähtajas; lisandub vastamise
aator aeg
1. teavitab TS-t antud võimalusest ning annab TS-le 5 tp aega nõusoleku andmiseks;
2. TS nõusoleku korral teavitab järelevalve eksperti ja palub SFOS-is laekumata tagastusele lisada
tasaarvelduse märge enne väljamaksmisele saatmist.
Jätkab MT/ abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust punkti 1 alapunktist 1.14.
1. Projekti- Kui menetluses on FKO-ga seotud ja vähendamisele kuuluvad kulud, siis teavitab TS-t kulude Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud Kanne SFOS-s või kirjavahetus SFOS
11 koordin vähendamise toimingust märkides teavituse KD kommentaari lahtrisse või edastades teavituse SFOS tähtajas postkastis, e-kiri; kontroll-leht
aator postkasti kaudu. Abikõlblikku kulu vähendab pärast 3 tp möödumist alates teavituse TS-le
edastamisest või pärast TS vastuse saamist. Teavitab e-kirja või SFOS postkasti kaudu kulu
vähendamisest või vähendamisele kuuluva kulu parandamisest FKO-d koostanud järelevalve
eksperti.
1. Projekti- Kui menetluses oleva kulu raames on algatatud rikkumise kahtluse tuvastamise ja Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud Kanded SFOS-s, kontroll-leht, e-kiri
12 koordin järelevalvemenetlus vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8, analüüsib võimalust jätkata kulu menetlust tähtajas
aator abikõlblikuks määratud osas.
Teavitab TS-t kulu vähendamisest ja annab TS-le 5 tp aega nõusoleku esitamiseks.
TS nõusoleku korral vähendab SFOS-s vastavalt järelevalve eksperdiga kokku lepitud rikkumise
määras kulu ja lisab dokumendile RÜ sisese märkuse, mis sisaldab esialgset abikõlbliku kulu
summat ning, kui palju on kulu vähendatud.
1. Projekti- Kui eelnevas alapunktis nimetatud rikkumise menetlus lõpetatakse ja kulu tunnistatakse abikõlblikuks 5 tp jooksul rikkumise RÜ sisene märkus SFOS-s, uus KD SF
13 koordin (sh FKO-ga osaliselt abikõlblikuks), siis sisestab SFOSi KD-i uuesti liigselt kinni peetud kulu ulatuses menetluse lõpetamisest OS-s
aator vastavalt FKO-le või rikkumise äralangemise memole. KD-le lisab RÜ sisese märkuse, märkides ära,
et liigselt kinni peetud kulu on abikõlblik ning lisab algse KD tunnuse ning kui kohaldub, laeb üles KD-
i juurde rikkumise äralangemise memo. Eraldi kontroll-lehte uuesti sisestatud KD-le ei koosta.
1. Projekti- Kui väljamakse teostamise eelduseks on vahe- või lõpparuande kinnitamine ja/või hangete kontrolli ja Enne makse tasumisele Vastav kontroll-leht/ akt SFOS-s
14 koordin /või kohapealse kontrolli teostamine, veendub nõude täitmises. saatmist
aator
1. Projekti- Kui MT on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpetab kontrolli lisades Lisa 12 KL1, KL2 ja Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud Kontroll-lehed SFOS-s, valimi tabel
15 koordin KL4 ning valimi tabeli SFOS-i. tähtajas SFOS-s
aator
RE meetme korral, kui MT on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpetab kontrolli lisades
Lisa 2[6] (sh. KL1, KL2, KL4) ning valimi tabeli SFOS-i.
1. Projekti- Kui meetme tegevuse riskide hindamise kaardistusega kohaldatakse MT-le II tasandi kontrolli Koheselt pärast I tasandi Tööülesanne suunatud
16 koordin määrab MT-le täiendava kontrolli seisundi „Kuludokumendi II tasandi kontroll“. Suunab MT TAO kontrolli lõpetamist
aator riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale II tasandi kontrolliks.
Kui MT-le ei kohaldu II tasandi kontroll, jätkab menetlust punkti 1 alapunktist 1.23.
1. TAO Suunab järelevalve eksperdile maksetaotluse II tasandi kontrolli. 1 tp Tööülesanne suunatud
17 riskijuhti
mise ja
järeleva
lve
talituse
juhataja
1. Järelev Kontrollib MT-l andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele. 5 tp MT kuludest võetud valim, kontroll-leht
18 alve
ekspert Kui projektikoordinaator on moodustanud valimi, siis kontrollib MT kuludokumente valimi ulatuse
(II piires vastavalt valimi moodustamise metoodikale.
tasandi
kontrollij Kui I tasand on kontrollinud 100%-liselt, teostab MT II tasandi kontrolli vastavalt meetme tegevuse
a) riskide hindamisel määratule kas samas või väiksemas mahus.
1. Järelev Puuduste korral edastab tähelepanekud projektikoordinaatorile ja suunab tööülesande SFOS-s tagasi e-kiri
19 alve projektikoordinaatorile. Menetlus jätkub punkti 1 alapunktist 1.6.
ekspert
1. Järelev Olles veendunud MT korrektsuses, lisab kontroll-lehe ja kui asjakohane siis ka riskianalüüsi ja/või Kanded SFOS-s, kontroll-leht ja valim
20 alve võetud valimi MT juurde SFOS-i. SFOS-s
ekspert
1. Järelev Määrab MT-le seisundi „Lõpeta kontroll“. Kanded SFOS-s
21 alve
ekspert
1. Järelev Suunab SFOS-is kuludokumendid projektikoordinaatorile ning teavitab, et kontroll on lõpetatud. Tööülesanne suunatud
22 alve
ekspert
1. Projekti- Saadab MT maksmisele. 1 tp Kanded SFOS-s
23 koordin
aator
1. Projekti- Kui makse läheb seisundisse „vigane“ ja veateade on seotud SAP-iga (näiteks: „Arvelduskonto Esimesel võimalusel E-kiri, kanne SFOS-s
24 koordin puudub SAP-s“, „Hankija nimi puudub SAP-is“, „SAP-s puudub hankijal IBAN“, „Grant S1GSF-RT14-
aator 02721 does not exist“ vms. ), siis koordinaator teavitab koheselt SFOS kasutajatuge
[email protected]).
1. Projekti- a) Kui väljamakstud MT-s esineb riigiabi/VTA-d ja talituse töökorraldusest lähtuvalt teeb RAR kanded 1 tp jooksul
25 koordin projektikoordinaator, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.26.
aator
b) Kui väljamakstud MT-s esineb riigiabi/VTA-d ja talituse töökorraldusest lähtuvalt teeb RAR kanded
teenusekoordinaator, siis edastab vastava SFOS teavituse talituse töökorraldusest lähtuvalt SFOS teavitus edastatud e-kirjaga
teenusekoordinaatorile.
138
1. Projekti Sisestab RAR-i projektis väljamakstud abi. Väljamakstud abi kindlaks- tegemiseks on võimalik RAR põhimääruse kohaselt Kanded infosüsteemis (RAR-s)
26 koordin kasutada SFCS aruannet SF08 „Projektide maksed“. riigiabi hiljemalt 15 tp
aator/ väljamaksest, VTA hiljemalt 5
Teenus tp jooksul alates väljamaksest
e-
koordin
aator
2. Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed
2.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumendid sooviga teha Vastavalt tingimustele MT esitatud
makse arve väljastajale või TS-le vastavalt RÜ poolt nõutud tingimustele. [7]
2.2 Projekti- Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide puhul veendub esmalt, et: Enne MT sisulist kontrollimist MT, kiri SFOS-s
koordin
aator 1) TS-l on arve väljastajalt kinnitus (kinnitab teadlikkust, et arve tasujaks on RÜ) kui RÜ teeb makse
otse tarnijale või töövõtjale ja
2) maksetaotlust on võimalik menetleda arvel märgitud tähtajaks.
Kui ei ole võimalik arvel märgitud tähtajaks makset teostada, siis teavitab sellest TS-t. Kui TS
kirjalikult nõustub (nt kokkuleppel töövõtja/tarnijaga) arvel märgitust hilisema tähtpäevaga maksega,
võtab maksetaotluse menetlusse. Kui TS ei nõustu pikema tähtajaga, jätab maksetaotluse
menetlusse võtmata ja suunab maksetaotluse tagasi TS-le.
Menetlusse võetud MT korral teostab kontrollitoimingud vastavalt punkti 1 alapunktides 1.3-1.25
toodud protsessile.
2.3 TS Kui makse tehakse TS-le, siis esitab e-toetuse keskkonnas tõendamistaotluse ette antud tähtajaks. RÜ poolt määratud tähtaeg e-toetuse keskkonnas tõendamistaotlus
2.4 Projekti- Kontrollib kulude tasumist ja aktsepteerib tõendamistaotluse. 3 tp jooksul dokumentide Kanne SFOS-s
koordin saamisest
aator
2.5 Projekti- Kui tasumata kuludokumentide kogusumma tasumine ei ole TS poolt tähtajaks tõendatud, saadab TS- 1 tp tähtaja saabumisest Kiri SFOS-s
koordin le meeldetuletuse ja määrab kirjas uue tähtaja.
aator
Kui TS ei ole vastavat summat uueks tähtajaks tasunud ja tõendanud, jätkub menetlus rikkumise
kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.
3. Kulukohtade korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsess
3.1 Projekti- Vigade, kulukohtade või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud kulud[8], Mõistliku aja jooksul info E-kiri
koordin koostab teavituse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale tagastuse „muu kulude saamisest
aator vähendamine“ sisestamiseks.
3.2 Projekti- Kasutamata EMT jäägi tagastamiseks koostab TS-le teavituskirja, kuhu märgib tagastamisele Kiri SFOS-s
koordin kuuluva summa, tagasimakse tegemiseks vajalikud rekvisiidid ja tähtaja. Vajadusel täpsustab
aator rekvisiite järelevalve eksperdiga.
3.3 TAO Annab järelevalve eksperdile tööülesande „muu kulude vähendamise“ sisestamiseks. E-kiri
riskijuhti
mise ja
järeleva
lve
talituse
juhataja
3.4 Järelev Sisestab SFOS-i tagastuse „muu kulude vähendamine“, kaasates vajadusel projektikoordinaatori. Mõistliku aja jooksul info Kanded SFOS-s, dokumendid SFOS-s,
alve saamisest e-kiri
ekspert MT tehnilise korrigeerimise või EMT jäägi sisestamise korral lisab SFOS-is alusdokumendiks kulude
(makset vähendamist/korrigeerimist selgitava dokumentatsiooni (projektikoordinaatori teavituskiri). Informeerib
e projektikoordinaatorit, kui „muu kulude vähendamine“ on SFOS-i sisestatud.
kontrollij
a) Jälgib, et nõue saab tasutud. Kui saab RTK raamatupidajalt teavituse ettemakse jäägi laekumise
kohta, märgib tagastuse laekunuks.
Teavitab projektikoordinaatorit laekumisest/mittelaekumisest.
3.5 Projekti- Vigade, kulukohtade või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud kulud, Kanded SFOS-s
koordin sisestab SFOS-i korrigeeriva MT, mis vajadusel läheb väljamaksmisele või tasaarveldamisele.
aator
[1] Hankelepingu projekti alusel kontrollimine – kogu hankemenetlus on tehtud, sh teavitused.
[2] Lisas 2 on märgitud RE meetmed ja kliima meetmed, millele see kohaldub. Kehtiv TPK lisa 2 on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad. Lisa
2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“.
[3] ÜM_2014 § 11 lõike 4 kohaselt ei pea riigiasutus koos maksetaotlusega esitama kontrolliks kulu tasumist tõendavaid dokumente ning kohaliku
omavalitsuse üksused ja nende asutused ning muud avalik-õiguslikud juriidilised isikud ei pea esitama kontrolliks palga kulu tasumist tõendavaid
dokumente. ÜM_2022 § 24 lõike 3 kohaselt riigiasutus ei pea esitama kulu tasumist tõendavaid dokumente ning kohaliku omavalitsuse üksus ja tema
asutus ning muu avalik-õiguslik juriidiline isik palga ja sellest tasutavate maksude ja maksete tasumist tõendavaid dokumente.
[4] Lihtsustatud kuluhüvitamisviiside kasutamisel kuludokumente ei kontrollita, vaid kontrollitakse kõigi tulemuste/näitajate saavutamist tõendavaid
dokumente.
[5] Maksetaotluse menetlemise tähtajad võivad olla sätestatud TAT-s, sellisel juhul tuleb järgida, et menetlusaeg mahub TAT tähtaja sisse.
[6] TPK Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1.
[7] Kui makse kontroll toimub valimi alusel, esitab valimisse sattunud ridade omafinantseeringu tasumist tõendavad dokumendid.
[8] Infosüsteemis „muude kulude vähendamine“, millele ei ole kohaldu nõuetele mittevastavuse menetluse protsess.
139
[9] Kehtiv TPK lisa 12 on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad.
[10] Riigihangete, mis on alustatud kuni 31.08.2017, HL-te täitmise kontrolliks ei kasuta MT kontroll-lehte KL4. Riigihangete, mis on alustatud alates
01.09.2017 ja mis on kontrollitud RTK TAO riigihangete kontrollüksuse hankeeksperdi poolt, HL-te täitmise kontrolliks kasutatakse MT kontroll-lehte KL4
vastavalt RTK TPK lisa 4 nõuetele. Riigihangete, mis on alustatud alates 01.09.2017 ja mis ei ole kontrollitud RTK TAO riigihangete kontrollüksuse
hankeeksperdi poolt, HL-te täitmise kontrolli ei teostata. Mittehankijate ostulepingute täitmise lõppkontroll tehakse KL4 järgi, kui ostulepingu maksumus on
alates 100 000 eurot ilma KM-ta ja kus ostumenetluse kontroll on teostatud pärast 01.09.2017. Erandina käskkirja alusel kinnitatud projektide raames
sõlmitud sotsiaal- ja eriteenuste HL-ute täitmist kontrollitakse MT kontroll-lehe KL4 järgi ainult siis, kui HL on sõlmitud seisuga alates 01.01.2022.
[11]Riigihangete, mis on alustatud kuni 31.08.2017, HL-te täitmise kontrolliks ei kasuta MT kontroll-lehte KL4. Riigihangete, mis on alustatud alates
01.09.2017 ja mis on kontrollitud RTK TAO riigihangete kontrollüksuse hankeeksperdi poolt, HL-te täitmise kontrolliks kasutage MT kontroll-lehte KL4
vastavalt RTK TPK lisa 4 nõuetele. Riigihangete, mis on alustatud alates 01.09.2017 ja mis ei ole kontrollitud RTK TAO riigihangete kontrollüksuse
hankeeksperdi poolt, HL-te täitmise kontrolli ei teostata. Mittehankijate ostulepingute täitmise lõppkontroll tehakse KL4 järgi, kui ostulepingu maksumus on
alates 100 000 eurot ilma KM-ta ja kus ostumenetluse kontroll on teostatud pärast 01.09.2017. Erandina käskkirja alusel kinnitatud projektide raames
sõlmitud sotsiaal- ja eriteenuste HL-ute täitmist kontrollitakse MT kontroll-lehe KL4 järgi ainult siis, kui HL on sõlmitud seisuga alates 01.01.2022.
140
3.2.1.4. Rahastamisvahendite ettemaksetaotluste ja
maksetaotluste menetlemise protsess
Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“ elluviimiseks on sõlmitud üks siseriiklik
rahastamisvahendi rakendamise leping laenude ja käenduste pakkumiseks. Viidatud lepingu kohaselt tuleb maksete tegemisel lähtuda ÜSM_2013 artiklist
41.
Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ elluviimiseks on sõlmitud rahastamisvahendi
rakendamise leping EIF-ga. Leping EIF-iga kohustab teostama väljamakseid 20 tööpäeva jooksul alates MT saamisest. Kulude abikõlblikkust vastavalt
ÜSM_2013 artiklile 42 tõendab EIF, esitades maksetaotluse tõendamiseks kontrolliaruanded ning samuti esitades iga-aastaseid auditiaruandeid, mille on
koostanud välisaudiitorid. Kontrolliaruande ja iga-aastase auditiaruande näidised on toodud komisjoni rakendusmääruses (EL) 2019/1140. RTK kontrollib
esitatud aruandlust, viib läbi kontrollitoimingud allfondide tasandil ning teavitab TMO-d juhul, kui nõuded, mis võimaldavad Euroopa Komisjonile
rahastamisvahendi kulusid sertifitseerida, on täidetud. EIF-i MT-d edastab RÜ-le Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus, kes esindab liikmesriiki
igapäevases suhtluses EIF-iga.
RTK on perioodil 2021-2027 RÜ ülesannetes meetme 21.1.3.4 sekkumises "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali
investeeringud)" ning toetuse saajaks on EIS. RTK täidab RÜ-na ÜSS §-s 4 lõikes 2 sätestatud RÜ ülesandeid. Perioodil 2021-2027 tuleb maksete
tegemisel lähtuda ÜSM_2021 artiklist 92 ning rahastamisvahendi rahastamislepingus sätestatust.
Rahastamisvahendi rakendaja on kohustatud esitama RÜ-le MT-d ja pärast viimast MT-st kuluaruande ning kontrolli teostamise käigus nõutud
informatsiooni tähtaegselt vastavalt rahastamislepingule.
RTK võib rahastamisvahendi kulusid kontrollida enne maksetaotluse esitamist, teostades nn MT eelkontrolli. Teenusekoordinaator teavitab kontrolli
algatamisest toetuse saajat ning palub tal esitada kuludokumentide nimekiri MT vormil või muul kokku lepitud kujul kindlaksmääratud kuupäeva seisuga.
Selline kuludokumentide kontroll tugineb maksetaotluse kontrolli metoodikale, v.a asjaolu, et reaalset makset ei teostata, koordinaator täidab vaid TPK lisa
10 kontroll-lehe ja TPK lisa 4 "Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika " juurde kuuluva lisa 3
"Rahastamisvahendi MT valimi tabeli vormi" ning lisab need SFOSi. MT kontrolli valimi moodustamisel võetakse arvesse MT eelkontrollis kontrollitud kulud.
TPK lisana (TPK lisa 12) kinnitatud rahastamisvahendi MT kontroll-leht: „Maksetaotluse kulude loetelu kontroll-leht (KL1)“ ja TPK lisana 10 kinnitatud
„Rahastamisvahendi kuludokumentide kontroll-leht“ hõlmavad ÜSM_2013/ ÜSM_2021 ja nendega seotud õigusaktidest ning rahastamisvahendi lepingust
ja tootetingimustest tulenevaid nõudeid.
Perioodil 2021-2027 pärast esimest ettemakset järgmist makset rahastamisvahendisse võib rakendaja taotleda tingimusel, kui eelneva ettemaksetaotluse
eelarve on ammendunud ja kokku lepitud tulemused saavutatud ning abikõlblikud kulud on ÜSM_2021 artikli 68 punkti 1 mõistes lõppsaaja tasandil kulud,
mis on tekkinud kooskõlas lepingu, kohalduvate ühissätete määruse tingimuste ja muude asjaomaste EL ja siseriikliku õiguse sätetega, sh riigiabi
eeskirjadega.
Rahastamisvahendi rakendaja lõpetab struktuurivahenditest tagatud teenuse pakkumise 31.12.2029.a. rahastamisvahendi väljastamise ning hakkab
tagasilaekuvaid vahendeid või kohustuste alt vabanevaid vahendeid RÜ-le tagasi kandma, kui VV pole tulenevalt ÜSS § 5 otsustanud teisiti.
Nr V Tegevuse kirjeldus Tähtaeg[1] Kontrollj
as älg
tu
ta
ja
(a
m
et
ik
o
ht)
1. Rahastamisvahendi ettemaksetaotluse ja maksetaotluse menetlemine
1.1 T Koostab MT vormi ja esitab selle rahastamisvahendi rakendajale. Hiljemalt MT vorm;
ee rahastamisvah E-kiri
nu endi
se rakendamise
- lepingu
ko kehtima
or hakkamise
di kuupäevaks.
na
at
or
1.2 T Kinnitatud või muudetud finantstoote täpsustavate tingimuste ja sinna juurde kuuluva rahastamisvahendi lepingu kohase kinnitatud riigiabi/ VTA kava või riigiabi loa või Enne MT E-kiri
ee grupierandiga hõlmatud riigiabi andmise teate saamisel täiendab vajadusel TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude kontroll-leht“ olevaid kontroll-lehti ja saadab need kinnitamiseks kontrollimist koos
nu TAO ärianalüütikule. asjakohast
se e
- rahastamis
ko vahendite
or kuludokum
di entide
na kontroll-
at lehtedega
or
1.3 TS Esitab MT e-toetuse keskkonnas või e-kirja teel. Kehtiva riigiabi või VTA kava korral, esitab kava RÜ-le/RA-le koheselt teadmiseks. Kokkulepitud MT e-
tähtajaks toetuses;
E-kiri
141
1.4 T Kui MT on esitatud e-kirja teel, siis lisab selle SFOS-i. Periood 2014- MT; MT
ee 2020: 60 tp kuluridade
nu jooksul MT st võetud
Kontrollib esitatud MT-d. I MT (ettemakse) kontrollimisel veendub rahastamisvahendi lepingus kokku lepitud tingimuste ning ühissätete määruse[2] nõuete täitmises, täidab MT
se kontroll-lehe ettemakse osa (TPK lisa 12 MT/EMT kontroll-lehe KL3 (" Ettemaksetaotlus)") ning seejärel suunab MT maksmisele. esitamisest, valim;
- EIF-i makse kontroll-
ko puhul lehed;
or 2021-2027 perioodil võib esimeses MT-s (nn ettemaks) esitatav summa ulatuda kuni 30%-ni vastava rahastamislepingu alusel rahastamisvahendite jaoks eraldatud maksmisele Kanded
di programmimaksete kogusummast. Kuigi sisuliselt on rahastamisvahendi esimene MT ettemaksetaotlus, siis rahastamisvahendi rakendaja esitab selle SFOSi kaudu nagu tavalise suunamine 7 SFOS-s;
na MT ning saadud ettemakset ei asu rahastamisvahendi rakendaja koheselt tõendama, vaid tõendamine toimub alles programmivahendite kasutamise lõpus. tp jooksul. E-kiri
at
or II MT menetlemisel veendub, et TS raamatupidamises toimub kulude eristamine[3], lisaks alates II MT-st kontrollib kuludokumentide nimekirja ning vastavalt valimipõhisele Periood 2021-
kuludokumentide kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente. Täidab valimi tabeli vormi, MT kontroll-lehed (TPK lisa 12 „MT kulude loetelu 2027:
kontroll-lehe (KL1)“ ja TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kuludokumentide kontroll-lehe“), sisestab valimi tabeli ning kontroll-lehed SFOS-i ja ning suunab MT maksmisele. Rahastami ettemakse
skõlblikkuse perioodi jooksul esitatakse alates II MT tegelikult tehtud rahastamiskõlblikud kulud. Kui rahastamisvahendi rakendaja on tõendanud 70% programmivahendite puhul 7 tp,
kasutamise (ilma ettemakseta), ei esita ta enam MT, vaid esitab info ettemaksu kasutamise aluseks olevate dokumentide kohta SFOS-is aruandega. Vajadusel teostab koordinaator järgnevate
aruandega ettemaksu tõendamise osas valimipõhise kontrolli (sarnaselt tavalisele MT kontrollile), täidab MT KL TPK lisa 12 järgi, ning teavitab TMO finantseksperti, kui ettemaksu MT korral 50
kasutamise aluseks olevate kuludokumentide abikõlblikkus on tõendatud ning andmed võib EK-le esitada. tp jooksul MT
esitamisest.
Perioodi 2014-2020 meetme tegevuses 5.2.2 veendub alates II MT-st, et esitatud oleks vormikohane MT, sisestab MT SFOS-i ning suunab MT maksmisele. Kontrollib vastavalt
valimipõhisele kuludokumentide kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente, täidab valimi tabeli vormi, MT kontroll-lehed (TPK lisa 12 „MT kulude loetelu kontroll-lehe (KL1) ja
TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kuludokumentide kontroll-leht“) ja lisab kontroll-lehed koos valimi tabeliga SFOSi. Peale abikõlblikkuse kontrolli lõpetamist teavitab TMO
finantseksperti.
Vigade ilmnemisel MT-s teavitab TS-t[4] puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada.
Juhul kui on tuvastatud finantstoote lõikes nõuetele mittevastavus lõppsaajaga sõlmitud lepingu osas ning TS on valmis lepingut asendama, siis lisab info valimi tabelisse.
Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3.
punktile 2.
2. Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine rahastamisvahendi lõppemisel või peale abikõlblikkusperioodi lõppu
2.1 TS Esitab rahastamisvahendi lõppemisel kuluaruande väljamaksetaotluse vormil või muul kokku lepitud kujul. Periood 2014- Kuluaruan
2020: ne
hiljemalt väljamaks
17.01.2024, e-taotluse
EIF-i puhul vormil või
31.03.2024 muul
kokku
Periood 2021- lepitud
2027: hiljemal kujul e-
t 31.01.2030. toetuses
2.2 T Kontrollib TS poolt esitatud aruannet, kuludokumentide nimekirja ning vastavalt valimipõhisele kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente. 20 tp jooksul Kuluridade
ee aruande st võetud
nu Täidab valimi tabeli, MT kontroll-lehed (TPK lisa 12 „MT kulude loetelu kontroll-lehe (KL1)“ ja TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kuludokumentide kontroll-lehe“[5]). saamisest valim,
se kontroll-
- lehed,
ko Seejärel kannab SFOS-i info kulude abikõlblikkusest ning lisab kontroll-lehed ja valimi tabeli SFOSi. 2014-2020 programmperioodil rakendavate rahastamisvahendite puhul teavitab kanded
or e-kirja teel peale abikõlblikkuse kontrolli lõpetamist TMO finantseksperti. Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite puhul teavitab TMO finantseksperti, kui aruanne sisaldab 30%- SFOS-s,
di lise ettemaksu kasutamist tõendavaid kulusid. e-kiri
na
at Vigade ilmnemisel teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada.
or
Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3.
JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.
2.3 TS Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi rakendaja tagastab RÜ-le hiljemalt 01.03.2030.a. eelarvevahendid, mis on 31.12.2029.a. seisuga kasutamata. Hiljemalt Tagastatu
01.03.2030 d vahendid
[1] ÜM_2014 kohaselt menetletakse maksetaotlust mitte kauem kui 90 kalendripäeva, ÜM_2022 kohaselt mitte kauem kui 80 kalendripäeva.
[2] Perioodil 2014-2020 ÜSM_2013 artikli 41 lõike 1 punktide a ja b ning perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artikli 92 lg 2 punkti a täitmises
[3] 2014-2020 perioodil vastavalt ÜSM_2013 artikkel 38 lõikele 6 ja 2021-2027 perioodil vastavalt ÜSM_2021 artikkel 59 lõikele 2
[4] EIFiga sõlmitud lepingu puhul Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutust.
[5] Juhul kui kulusid on kumulatiivselt ette kontrollitud ja täiendavalt kuludokumente ei kontrollita, siis „Rahastamisvahendi kuludokumentide kontroll-lehte“
ei täida.
142
3.2.1.5. Makse RTK algatusel
Protsess kohaldub RE meetmetele, kus TAT võimaldab RTK-l algatada makse omal algatusel TAT-s ette nähtud tingimustel (näiteks TRO alusel).
Projektikoordinaator ei täida TPK lisa 2 "Riigieelarveliste ja kliima meetmete ettemaksetaotluse kontroll-lehte ja maksetaotluse kontroll-lehte" nende RE
meetmete maksete korral, mis on algatatud RTK omal algatusel vastavalt TAT-le. RTK kontrollib tegevuste elluviimist pärast makse teostamist aruande
alusel ning kasutab TPK lisa 8 aruande kontroll-lehte aruande kontrollimiseks.
Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
(ametikoht)
1 TRO Sisestab ja kinnitab SFOS-s makse vastavalt TRO-le ja saadab makse SFOS-s TRO-s määratud SFOS kanne
projektikoordinaator maksmisele. tähtajaks
143
3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess
Riigihangete korral toimub hankijate eelnõustamine ja riigihangete kontroll.
Eelnõustamine toimub jooksvalt menetluse eri etappides: (a) vajadusel enne hanketeate jt. riigihanke alusdokumentide avaldamist riigihangete registris
(RHR), (b) hanketeate avaldamise järgselt hankemenetluse raames tehtavate otsuste eelnõude faasis ning (c) jooksvalt hankelepingute muudatuste
eelnõude alusel. Riigihanke alusdokumentide alusel eelnõustamine toimub vajadusel alates lihthanke piirmäärast (juhul, kui hankeesemel puudub
lihthanke piirmäär, siis alates riigihanke piirmäärast) ja sellest suurema maksumusega riigihangete korral.
Eelnõustamine toimub TS soovil või on TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tulenev kohustus. Vastavalt RHS-le on riigihanke läbiviimise eest
vastutav isik hankija ja RTK pakutav nõustamistegevus ei vähenda hankija vastutust riigihanke teostamisel. RTK vastab kirjalikult hanke läbiviimisega
seotud küsimustele ja/või teeb ettepanekuid TS hangetega seotud dokumentatsiooni täiendamiseks. Hankeeksperdi poolt tehtud ettepanekutega
arvestamine ei ole TS-le täitmiseks kohustuslik. Hankedokumentide eelnõustamisel on kontroll-jäljeks kirjavahetus TS-ga SFOS-s. Riigihanke
alusdokumentide alusel eelnõustamist ja I tasandi kontrolli teevad erinevad hankeeksperdid. Eelnõustamise raames tugineb hankeekspert tähelepanekute
edastamisel vähemalt KAMIN juhendi lisas olevatele riigihangete kontroll-lehe küsimustele, kuid kontroll-lehte ei täideta.
Riigihangete kontrolli teostatakse vastavalt STS § 26 lg 1 ja ÜM_2022 § 11 lõigetele 1-2 ning § 27 lõikele 4 , võttes aluseks riigihangete seaduse (edaspidi
RHS) ja KAMIN ptk 6.
Hankelepingud alates riigihanke piirmäärast ja nende muudatused kontrollitakse 100%. Hangete kontroll peab olema teostatud enne MT kontrolli
lõpetamist. Kui toetuse saaja hangete kontrollides pole rikkumise kahtluseid tuvastatud, siis on hankelepingute muudatusi võimalik kontrollida ka jooksvalt v
astavalt TPK-le ja TPK lisale 4.
Kontrollimiseks kasutatakse KAMINa lisas olevaid riigihangete kontroll-lehti, mis lisatakse kontrollitoimingu teostamise järgselt SFOS-i. Kui riigihange on
sisestatud SFOS-i, saab projektikoordinaator riigihanke kontrolli suunata varem, kui TS MT-s vastava riigihanke kulud esitab. Kui riigihanke kontroll viiakse
läbi paralleelselt MT menetlusega, peab enne väljamaksmist olema teostatud I tasandi hanke kontroll, va kui on riskide hindamisel teisiti kokku lepitud
(riskide hindamist viib läbi TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus ja tagab vastava kirjaliku teavituse). Kui hankelepingu maksumus on alates
rahvusvahelisest piirmäärast, siis teostatakse enne väljamakset riigihanke kontroll üldjuhul kahetasandiliselt või kui vastavad põhimõtted on välja töötatud,
siis võib II tasandi kontrolli teostada ka riskipõhiselt. Muudel juhtudel otsustatakse II tasandi kontrolli läbiviimine samuti riskipõhiselt ning kui kontrolli
teostamine on vajalik, kirjeldatakse kontrollipõhimõtted TPK lisas 11. Samuti hankelepingutele, mille puhul on riigihanget alustavasse teatesse või
hankelepingu sõlmimise teatesse märgitud, et riigihanke eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist piirmäära, teostatakse enne väljamakset hanke kontroll
kahetasandiliselt (hankeekspert I tasand ja järelevalve ekspert II tasand) vastavalt Tabelile 1. Riigihangete kontrolli ulatus.
Hanke II tasandi kontrolli teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, hinnates dokumente iseseisvalt ja I tasandi kontrollijast
sõltumatult. II tasandi kontroll viiakse üldjuhul läbi kitsama ulatuse ja kindla fookusega, välja arvatud, kui riskide hindamisel on kokkulepitud teisiti. Kindla
fookusega kontrollis täidab II tasandi kontrollija TPK lisa 1 kontroll-lehte, mis sisaldab KAMINa lisas oleva kontroll-lehe kontroll-küsimusi. TAO
riskijuhtimise ja järelevalve talituse juht tagab hangete II tasandi kindla fookusega kontroll-lehe küsimuste ajakohasuse ja laiendamise vastavalt riskide
hindamisele ning algatab vajadusel kontroll-lehe muutmise. Kontrollipõhimõtete muutumisel tagab, et uuendused saavad sisse viidud ka TPK lisasse 11.
RTK-l ei ole kohustust kontrollida hankemenetluse õiguspärasust, juhul kui see on kontrollitud varasemalt mõne teise RÜ poolt ja see kontroll on lisatud
infosüsteemi. Enne riigihanke kontrolli suunamist kontrollib projektikoordinaator infosüsteemist, kas riigihanget on kontrollitud või on kontrollimist alustatud
mõnes teises RÜ-s või projektis. Juhul, kui riigihanke kontrollimisega on juba alustatud RTK-s, siis suunab riigihanke hankekontrolli tegevale
hankeeksperdile. Juhul, kui riigihange on juba kontrollitud, siis projektikoordinaator seob kontrolli infosüsteemis teise RÜ kontrolliga. Kui selgub, et teine
RÜ on tuvastanud tema poolt kontrollitud riigihankes finantsmõjuga tähelepaneku, siis saadab projektikoordinaator riskijuhtimise ja järelevalve talituse
juhile e-kirjaga info, et tema menetluses olevasse projekti on esitatud nimetatud riigihange ning konsulteerib, kuidas käimasoleva projekti raames antud
riigihankega seotud kuludega käituda. Kui teine RÜ on teinud riigihankes finantskorrektsiooniotsuse, siis tuleb RTK-l finantskorrektsiooni otsuse tegemisel
rikkumise asjaolud üle vaadata ja kaalutlus teostada ise. Selleks, et tagada ühesugune korrektsiooni määr erinevates RÜ-des menetletud ja/või
menetletava ühe ja sama rikkumise puhul, tuleb teha koostööd teiste RÜ-dega.
RHS § 3 põhimõtete vastavuse kontrollist jääb jälg MT kontrolli raames MT kontroll-lehele.
Perioodil 2014-2020 STS § 26 lg 6 järgi kui asja, teenuse või ehitustöö eeldatav maksumus on ilma käibemaksuta võrdne 20 000 euroga või sellest
suurem, peab TS või partner, kes ei ole hankija RHS-i tähenduses, järgima RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid. STS § 28 lõike 3 järgi kontrollitakse
hankijast TS riigihangete kooskõla RHS-i nõuetega ja/või kooskõla RHS §-i 3 põhimõtetega, kui riigihanke eeldatav maksumus on võrdne 20 000 euroga
või sellest suurem. STS § 26 lõikes 6 ja § 28 lõikes 3 nimetatud 20 000-eurost piirmäära ilma km-ta rakendatakse alates 18.07.2020 algatatud hangetele;
seda ka juhul, kui toetuse andmise tingimusi sisaldav määrus, käskkiri või taotluse rahuldamise otsus näeb ette madalama piirmäära ning 5 000-eurost
piirmäära ilma km-ta rakendatakse enne 18.07.2020 algatatud hangetele.
Perioodil 2021-2027 ÜM_2022 § 11 lg 3 järgi, kui TS ei ole hankija RHS-i tähenduses, ja asja, teenuse või ehitustöö (edaspidi ost) abikõlblik maksumus
ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, peab ta ostu maksumuse väljaselgitamiseks korraldama ostumenetluse lähtuvalt
ÜM_2022 § 11 lg lõigetest 4–7 ning TAT-s sätestatud nõuetest. ÜM_2022 § 27 lg 4 järgi, kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta
on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, kontrollitakse riigihanke kooskõla riigihangete seaduse §-s 3 nimetatud põhimõtetega või kõnealusele
riigihankele kohalduvate riigihangete seaduse sätetega.
Tabelis 1 toodud riigihangete kontrolli ulatus kohaldub riigihangetele eeldatava maksumusega alates perioodi 2014-2020 STS § 28 lg 3 piirmäärast või kui
ÜM_2022 § 27 lg 4 kohaselt on hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on võrdne
20 000 euroga või sellest suurem.
Tabelis 1 nimetatud ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäära ilma km-ta rakendatakse kliima meetmete ja EŠK meetmete hangetele, kui hankelepingu
abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on alates sellest piirmäärast ilma km-ta sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest (v. a., kui TAT
näeb ette erineva hanke korraldamise piirmäära).
Kui TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tuleb kohustus esitada hankeplaan, edastab hankeplaani osas tähelepanekud SFOS-i kaudu
projektikoordinaator, kes konsulteerib TAO riigihangete kontrollüksuse juhiga. Hankijaks määratlemise osas konsulteerib projektikoordinaator TAO
riigihangete kontrollüksuse juhiga.
144
Antud protsess RE meetmetele ei kohaldu. RE meetmetes teeb riigihangete kontrolli projektikoordinaator vastava RE meetme maksetaotluse kontroll-lehe
alusel.
Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika on kirjeldatud TPK Lisas 11.
EŠK projektide TRO-s EŠK RÜ sätestab TS kohustuse tagada EŠK toetuste büroo esindajale ligipääs RHR-s olevatele hangetele vajalike dokumentidega
tutvumiseks. EŠK toetuste büroo esindaja peab ennast RHR kasutajaks registreerima ja seejärel TS, kes on Eesti hankija lisab ta enda hanke juurde
esindajaks ja seeläbi hakkab esindaja saama teavitusi ja saab RHR protsessi jälgida.
Tabel 1. Riigihangete kontrolli ulatus
Nr Menetlusliik Riigi Riigihanke Riigihanke II tasandi Riigih
han kontrolli kontrollija[1] anke
ke ulatus kontr
olli
I ulatus
tasa
ndi
kont
rollija
1. Alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast kuni lihthankemenetluse Proj Kulude valimi Järelevalve ekspert, kui Riskip
piirmäärani riigihanked[2] (sh. RHR-s tehtud väikehange kuni lihthankemenetluse piirmäärani ja ekti- alusel või kui MT-le kohaldatakse õhine
sotsiaal- ja eriteenuste väikehange kuni riigihanke piirmäärani) koor valimit ei jooksvat II tasandi kontrolli kontro
dina rakendata, ll või
STS § 28 lõikes 3 nimetatud 20 000-eurost piirmäära ilma km-ta rakendatakse alates 18.07.2020 ator[ siis 100%. 100%
algatatud hangetele ning 5 000-eurost piirmäära ilma km-ta rakendatakse enne 18.07.2020 algatatud 3]
hangetele
Kliima ja EŠK meetmetele rakendub sama ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäär (v. a., kui TAT
näeb ette erineva hanke korraldamise piirmäära).
2. Raamlepingu alusel sõlmitud esimene hankeleping[4] abikõlbliku kuluga alates STS § 28 lõikes 3 ja Han 100% kontrolli Järelevalve ekspert, kui Riskip
ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast (juhul kui vastavas maksetaotluses on rohkem kui 1 keek suunatud MT-le kohaldatakse õhine
minikonkurss, siis valitakse kontrolli suurima maksumusega minikonkurss abikõlbliku kuluga alates spert hangetele. jooksvat II tasandi kontrolli kontro
STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast) ll või
100%
3. Raamlepingu alusel tehtud minikonkursid (v.a. antud tabeli punktis 2 hankeeksperdi poolt kontrollitud Proj Kulude valimi Järelevalve ekspert, kui Riskip
esimene hankeleping ) abikõlbliku kuluga alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 ekti- alusel või kui MT-le kohaldatakse õhine
sätestatud piirmäärast koor valimit ei jooksvat II tasandi kontrolli kontro
dina rakendata, ll või
ator siis 100% 100%
4. Teadus ja Arendusteenuse erand (RHS § 11 lg 1 p 19) Proj Kulude valimi Järelevalve ekspert, kui Riskip
ekti- alusel või kui MT-le kohaldatakse õhine
koor valimit ei jooksvat II tasandi kontrolli kontro
dina rakendata, ll või
ator siis 100% 100%
5. Erandid RHS § 11 lg 1 (va RHS § 11 lg 1 p 19 TA erand, § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja Han Valimi alusel Järelevalve ekspert Riskip
kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erand) keek või kui valimit vastavalt hangete II õhine
spert ei rakendata, tasandi kontrolli valimi kontro
siis 100% moodustamise ll
metoodikale (TPK lisa 11)
6. RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu Proj Kulude valimi Järelevalve ekspert, kui Riskip
erand ekti- alusel või kui MT-le kohaldatakse õhine
koor valimit ei jooksvat II tasandi kontrolli kontro
dina rakendata, ll
ator siis 100%
7. Sisetehingud RHS § 12 Han Valimi alusel Järelevalve ekspert Riskip
keek või kui valimit vastavalt hangete II õhine
spert ei rakendata, tasandi kontrolli valimi kontro
siis 100% moodustamise metoodikale ll
(TPK lisa 11)
8. Alates lihthanke piirmäärast kuni riigihanke piirmäärani hanked Han 100% valimi Järelevalve ekspert Riskip
keek alusel kontrolli vastavalt hangete II õhine
spert suunatud tasandi kontrolli valimi kontro
hangetele moodustamise ll
metoodikale (TPK lisa 11)
9. Alates riigihanke piirmäärast hanked kuni rahvusvahelise piirmäärani hanked. Sealhulgas sotsiaal-ja Han 100% kontrolli Järelevalve ekspert Riskip
eriteenuste (erimenetluse) riigihanked, mis on alates sotsiaal-ja eriteenuste (erimenetluse) riigihanke keek suunatud vastavalt hangete II õhine
piirmäärast kuni sotsiaal- ja eriteenuste (erimenetluse) riigihanke rahvusvahelise piirmäärani spert hangetele tasandi kontrolli valimi kontro
moodustamise ll
metoodikale (TPK lisa 11)
145
1 Alates rahvusvahelisest piirmäärast hanked või riigihangetele, mille puhul on riigihanget alustavasse Han 100% kontrolli Järelevalve ekspert Riskip
0. teatesse või hanke-lepingu sõlmimise teatesse märgitud, et riigihanke eeldatav maksumus ületab keek suunatud vastavalt hangete II õhine
rahvusvahelist piirmäära [5] spert hangetele tasandi kontrolli valimi kontro
moodustamise ll või
metoodikale (TPK lisa 11) 100%
Kohustus on kontrollida alla riigihanke piirmäära jäävaid hankeid üksnes siis, kui riigihanke eeldatav maksumus on perioodi 2014-2020 puhul võrdne STS
§ 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse piirmääraga või sellest suurem, ja kui perioodi 2021-2027 puhul on hankelepingu abikõlblike
kulude summa ilma käibemaksuta võrdne 20 000 euroga või sellest suurem. Ülaloleva Tabel 1 juurde kuulub põhimõte, et kui perioodil 2014-2020 jääb
riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis alla STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse
piirmäära, siis riigihanget ei kontrollita (st koordinaator ei kontrolli riigihanke vastavust RHS-le). Kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik
maksumus käibemaksuta projektis jääb alla STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse piirmäära, siis koordinaator kontrollib
riigihanke raames tehtud kulutuste sisulist abikõlblikkust vastavalt TAT-le ja/või ühendmäärusele kuludokumentide valimi alusel või kui valimit ei rakendata,
siis 100% kuludokumentide alusel. Riigihanke võib jätta kontrollimata juhul, kui perioodi 2014-2020 puhul jääb riigihanke raames tehtavate kulutuste
abikõlblik maksumus käibemaksuta kokku alla STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäära. Uuel perioodil 2021-2027 tuleb lähtuda riigihanke kontrolli
võtmisel hankelepingu abikõlblike kulude summast.
Riigihange peab olema kontrollitud vastavalt Tabel 1 toodud kontrollipõhimõtetele hiljemalt siis, kui riigihanke raames esitatavad kulud on ületanud STS §
28 lõikes 3 / ÜM_2022 § 27 lg 4 sätestatud piirmäära.
Perioodi 2014-2020 korral, kui riigihanke eeldatav maksumus on väiksem kui STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäär, kuid riigihanke tegelik maksumus
võrdub STS § 28 lg 3 piirmääraga või on sellest suurem, siis kontrollitakse hanget vastavalt Tabel 1 toodud kontrollipõhimõtetele.
Perioodi 2021-2027 puhul kontrollitakse riigihanget vastavalt Tabel 1 kontrollipõhimõte, kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma KM-ta on võrdne 2
0 000 euroga või sellest suurem sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest.
Juhul kui hankelepingu alusel hüvitatakse kulusid nii lihtsustatud kuluhüvitamisviiside alusel kui ka tegelike kulude alusel (nt hüvitatakse osa lepingust
standardiseeritud ühikuhinna alusel ja ülejäänu tegelike kulude alusel), siis riigihanke kontrolli suunamine tuleb otsustada summa põhjal, mida hüvitatakse
tegelike kulude alusel. Kui tegelike kulude alusel hüvitatav summa on suurem kui STS § 28 lõikes 3/ ÜM_2022 § 27 lg 4 sätestatud piirmäär, siis tuleb
riigihange suunata kontrolli arvestades Tabel 1 riigihangete kontrolli ulatust.
Riigihanke kontrolli vajaduse hindamisel lähtutakse hankija poolt valitud hankemenetluse liigist juhul, kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik
maksumus käibemaksuta on alates STS § 28 lg 3/ ÜM_2022 § 27 lg 4 piirmäärast või sellest suurem ja kui hankija on viinud läbi rangema menetluse, kui
RHS nõuab. Sel juhul kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale menetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll-lehe alusel hankeeksperdi poolt.
Kui hankija kohaldas nende hangete korral, mille maksumus on alates lihthankemenetluse piirmäärast või sellest suurem, rangemat menetlust
vabatahtlikult, siis kontrollitakse valitud menetlusliigi ja valitud tingimuste kohaldamise korrektsust ning kontrollitulemusi võetakse finantskorrektsiooni
tegemisel arvesse, kuid kohaldada tuleb finantskorrektsiooni alust, mis kohalduks siis, kui rangemat menetlust ei oleks läbi viidud.
Hankijast TS alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete hankelepingute summeerimise vajadust hinnatakse RHS § 28 alusel. Mittehankijast TS ostude
summeerimise vajadust tuleb hinnata RHS §-s 3 toodud üldpõhimõtete alusel. Raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimisel tuleb hinnata kulude
summeerimise vajadust muuhulgas lähtuvalt kulu tegemise eesmärgist
RHS § 27 lg 1 kohaselt osadeks jaotatud riigihanke puhul lähtutakse kogu riigihanke maksumusest STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava
maksumuse käibemaksuta piirmäära arvestamisel, mitte ühe osa lepingu maksumusest. Perioodi 2021-2027 puhul lähtutakse aga konkreetse
hankelepingu abikõlblike kulude käibemaksuta summast, mis peab olema võrdne 20 000 euroga ilma KM-ta või enam.
Täiendavalt rakendatakse riigihangete kontrolli ulatuses erandeid järgmistes TAT-des:
1. a) Eesti Töötukassa TAT-s „Tööturuteenuste osutamine töövõimereformi sihtrühmale“ (meetme tegevuse nr 3.1.1; SFOS nr 2014-
2020.3.01.001.01.15-0004), TAT-is „Tööturuteenuste osutamine tagamaks paremaid võimalusi hõives osalemiseks“ (meetme tegevuse nr 3.2.1;
SFOS nr 2014-2020.3.02.001.01.15-0001) ja TAT-is „Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi toetuse kasutamise tingimused“ (meetme
tegevuse nr EGF.1.1.2; SFOS nr EGF.1.01.20-0004) ning TAT-s „Tööturuteenuste osutamine COVID-19 kriisi mõjude leevendamiseks“ (meede:
16.1 P COVID-19; projekt: 2014-2020.16.01.21-0006).
2. b) Sotsiaalministeeriumi TAT-s „Puudega laste tugiteenuste arendamine ja pakkumine, töö- ja pereelu ühildamise soodustamine“ (meetme
tegevuse nr 2.1.1; SFOS nr 2014-2020.2.01.001.01.15-0001), TAT-is „COVID-19 vaktsiini ja vaktsineerimistarvikute soetamine, vaktsineerimise
korraldamine, COVID-19 RT-PCR testimine ja riigi tervishoiuvaru suurendamine“ (meetme tegevused 15.1.1 ja 15.1.2; SFOS nr 2014-
2020.15.01.21-0001);
3. c) Sotsiaalkindlustusameti TAT-s „Sotsiaalse rehabilitatsiooni pakkumine töövõimereformi sihtrühmale ning raske ja sügava puudega 0–15-
aastastele lastele“ (meetme tegevuse nr 3.1.1; SFOS nr 2014-2020.3.01.19-0006 ja meetme tegevuse nr 2.1.1; SFOS nr 2014-2020.2.01.19-
0116).
Vastavad erandid on määratud TPK Lisas 4.
EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks RHAD vastavalt antud 3.2.2. protsessipunkti punktis 1 "Riigihanke
eelnõustamine" toodud korrale ning vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Hindamise tulemusel võib Šveits esitada soovitusi dokumentide
muudatusteks. Neid soovitusi võib arvesse võtta ja vajaduse korral teavitatakse sellest Šveitsi toetuste bürood. RKÜ saadab Šveitsi toetuste büroole
Šveitsis RHAD põhiteavet sisaldava teabevormi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Täidetud teabevorm esitatakse Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 5
tp enne hanke avaldamist. Šveits keskendub seejuures oma valikuprotsessis 500 000 Šveitsi franki ületavatele riigihangetele, kuid võib kaasata ka
väiksemas summas riigihankeid uuringute jaoks. Šveitsi toetuste bürool või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda vaatlejana pakkumuste
hindamisel. RKÜ teatab Šveitsile hindamise koosolekute kuupäevad hiljemalt viis 5 tp enne koosolekuid. Šveitsi toetuste bürool on õigus välja nõuda
riigihangete hindamisaruandeid ja sõlmitud lepinguid ning nõutud dokumendid esitatakse RKÜ poolt hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude
saamist.
146
Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
(ametikoh
t)
1. Riigihanke eelnõustamine
1.1 Taotleja Esitab SFOS-i postkasti kaudu riigihanke alusdokumendid (lisab kirja pealkirjaks hanke riigihangete registri viitenumbri). Vastavalt vajadusele Riigihanke alus-
/TS dokumendid,
lepingu muudatuse
eelnõu või otsuse
eelnõu
1.2 Projekti- Teeb valiku a-c ja EŠK puhul tuleb kontrollida, kas kohaldub ka punkt d). Vastavalt TAT tähtaegadele Suunamine SFOS-
koordinaat s; E-kiri
or a) Juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud suunab projekti riigihangete kontrollüksuse juhile, määrates TAO riigihangete
kontrollüksuse juhi projekti omanikuks.
b) Juhul, kui riigihange on RHR-is avaldatud, siis suunab SFOS-i hanke moodulist hanke TAO riigihangete kontrollüksuse
juhile, määrates ta projekti omanikuks.
c) Hankelepingu muudatuse eelnõu korral suunab edasi lepingu SFOS hangete ja lepingute mooduli kaudu riigihanke
eelnõustamiseks sellele hankeeksperdile, kes on varasemalt kontrollinud sama riigihanget. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1
alapunktile 1.4.
Teavitab TAO riigihangete kontrollüksuse juhti/ hankeeksperti SFOS töölaua kaudu, kas vastavalt TAT-le ja/või toetuse
Vastavalt riigihanke alusdokumentide laekumisele
rahuldamise otsusele on riigihanke alusdokumendid esitatud kohustuslikuks riigihanke alaseks eelnõustamiseks või
vabatahtlikuks riigihangete alaseks nõustamiseks. Suunamise infoks lisab viite, kus asuvad dokumendid, mida tuleb
eelnõustada ning võimalusel ka riigihanke viitenumbri. EŠK puhul lisab juurde märkuse, kas RHAD tuleb kooskõlastada
Šveitsiga.
d) EŠK riigihanke korral juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud ja juhul kui riigihange kuulub RKÜ hangete plaani (vt. RKÜ
hangete plaani CHF programmi üldkaustas X:\Yld\Šveitsi hanked), siis suunab SFOS postkasti RHAD kirja TAO EŠK
programmi eksperdile. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1. alapunktile 1.8.
1.3 TAO Edastab saabunud tööülesande SFOS-is vastavale hankeeksperdile (eelnõustajale). 2 tp jooksul riigihanke alusdokumentide saamisest Suunamine SFOS-s
riigihanget
e
kontrollüks
use juht
1.4 Hankeeks Vaatab riigihanke alusdokumendid, otsuste eelnõud või hankelepingu muudatuse eelnõud üle ja koostab soovitusliku 10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT- Kiri SFOS-s
pert hinnangu esitatud dokumentidele. s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks
(eelnõusta määratud tähtaeg
ja)
1.5 Hankeeks Kui kontroll ja/või tähelepanekute edastamine eeldab RM RRO-ga kontakteerumist, suhtleb RM RRO-ga ja teavitab
pert projektikoordinaatorit ja taotlejat/TS-t tähtaja võimalikust pikenemisest.
(eelnõusta
ja)
1.6 Hankeeks a) Edastab hinnangu ja/või tähelepanekud TS-le SFOSi kaudu (v.a EŠK korral, kui on kohustus kooskõlastada RHAD Šveitsi
pert toetuste bürooga). Teavitab TS-t, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale.[6] Menetlus jätkub
vastavalt punkti 1 alapunktile 1.7.
(eelnõusta
ja) b) EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8.
Kontroll-lehte ei täideta.
1.7 Hankeeks Eelnõustamise lõpetamisel suunab objekti projektikoordinaatorile tagasi.[7] Tööülesanne
pert SFOS-s
(eelnõusta
ja)
1.8 EŠK Saadab RHAD Šveitsi toetuste büroole e-kirja teel ja salvestab TAO võrgukettale programmi kausta. E-kirjad koos
programmi dokumentidega
ekspert CHF programmi
kaustas X kettal
1.9 Šveitsi Kontrollib RHAD-i. Saadab kommentaarid e-kirja teel EŠK programmi eksperdile. Jooksvalt E-kiri
toetuste
büroo
1. EŠK Tutvub Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega RHAD-i kohta ja edastab kommentaarid hankeeksperdile. Saab 2 tp jooksul kommentaaride saamisest E-kiri SFOS
10 programmi hankeeksperdi kontaktandmed X kettalt RTK toetuse valdkonna hangete tabelist. postkastis
ekspert
1. Hankeeks Koondab Eesti ja Šveitsi kommentaarid RHAD kohta ja saadab vastuse TS-le. Teavitab TS-t kohustusest täita vorm RHAD 2 tp jooksul pärast Šveitsi kommentaaride saamist E-kiri SFOS
11 pert kohta. Eelnõustamise lõpetamisel suunab objekti projektikoordinaatorile tagasi. postkastis
1. EŠK Jooksvalt laeb üles Confluence keskkonda EŠK hangete plaani (märgib juurde EŠK hangete plaani versiooni numbri), 1 kuu jooksul pärast vastava toetusmeetme EŠK hangete plaan
12 programmi seejuures muudab EŠK hangete plaani vastavalt vajadusele. Teavitab Šveitsi toetuste bürood pakkumuste hindamisest ette 5 lepingu sõlmimist RKÜ ning asjakohasel juhul Confluence
ekspert tp. Šveitsi Arengu- ja Koostööameti või Riikliku keskkonnas; E-kiri
Majandusasjade Sekretariaadi ning vajaduse
korral täiendavate lepingupoolte vahel. EŠK
hangete plaani muudab vastavalt vajadusele
2. Riigihangete kontroll, sh MT raames
2.1 TS Sisestab hanke SFOS-i hanke moodulis projekti juurde. Loob hanke lisades RHR hanke viitenumbri. Kui tegemist ei ole e- Hiljemalt hankega seotud kulude esitamisel MTs Kanne SFOS-s
menetlusega, siis edastab hankega seotud dokumendid.
Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, lisab hanke mooduli „hanke või ostu lisamine“ lehele RHR välise ostu ning lisab
juurde hankega seotud dokumendid (kommentaaride osasse kirjutab hanke riigihangete registri viitenumbri).
2.2 Projekti- Veendub, et kontrollitav hange on lisatud ning lepingu fail on üles laetud SFOSi hangete ja lepingute moodulisse. Kui tegemist Koheselt, hiljemalt MT menetluse algatamisel Kanne SFOS-s, kiri
koordinaat ei ole e-menetlusega veendub, et kõik vajalikud dokumendid on kättesaadavad. SFOS-s
or
147
2.3 Projekti- Suunab TAO riigihangete kontrollüksuse juhile a)-c)Hiljemalt siis, kui riigihankega seotud kulud on Kanne SFOS-s, kiri
koordinaat ületanud § 28 lõikes 3 /ÜM_2022 § 27 lg SFOS-s
or a) hanke ekspertiisi lähtudes TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktis 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess toodud 4 sätestatud piirmäära tööülesanne SFOS-
kontrollipõhimõtetest (sh Tabel 1). s
b) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse muudatuse) korral laeb üles SFOS hanked ja lepingud E-kiri
moodulisse muudatuse väärtust puudutava info (akti) ja osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkuleppe ning d) Koheselt, sõltumata sellest, kas riigi-hankega
seob vastava lepingu külge ja suunab edasi lepingu sama mooduli kaudu hankeekspertiisi hiljemalt projekti lõpus lõppmakse seotud kulud on ületanud STS § 28 lõikes 3/
menetlemisel. Hanke korduval kontrollimisel (hankelepingu muudatuse ja tellija reservi kasutamise korral) suunab lepingu ÜM_2022 § 27 lg 4 sätestatud piirmäära
varasemalt kontrollinud hankeeksperdile (menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.5) ja lisab tööülesande suunamise
kirjeldusse kontrolliobjekti täpsema info.
Kui tegemist on ehituse hankelepinguga ja kui on kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas, siis konsulteerib ehituseksperdiga ja
lisab juurde, et muudatuse on üle vaadanud (ja heaks kiitnud) ehitusekspert. Kui ehituseksperdi kooskõlastust ei ole veel
tehtud, siis lisab info, kas ja millal seda tehakse. Juhul, kui TAT näeb ette ehituseksperdiga kooskõlastamist, on
ehituseksperdiga kooskõlastamine kohustuslik.
c) Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, suunab SFOS-i hanke mooduli kaudu ostu edasi TAO riigihangete kontrollüksuse
juhile riigihanke kontrolli teostamiseks.
d) Kui teine RÜ on projekti esitatud riigihankes tuvastanud finantsmõjuga tähelepaneku, saadab e-kirjaga vastava info
riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt
TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.
2.4 TAO Suunab hanke SFOS-i kaudu edasi vastavale hankeeksperdile. Tööülesande saabumisel 5 tp jooksul ning 2 tp Tööülesanne
riigihanget jooksul meetme tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 SFOS-s
e korral
kontrollüks
use juht
2.5 Hankeeks Kui hange korraldatakse RHR-s e-menetlusena, küsib hankele vaatlejaõigused. Avab SFOS-is hankekontrolli ja määrab 10 tp jooksul vaatleja õiguste saamisest, lisandub Kontroll-leht¸ kiri
pert kontrolli seisundiks „sisestamisel“. hankijale ja/või teistele osapooltele määratud SFOS-s
päringute vastamise tähtaeg ning 3 tp jooksul
Kontrollib riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist kontroll-lehe alusel (KAMINa meetme tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 korral,
riigihangete kontroll-leht). Vajadusel konsulteerib RM RRO-ga, juristi, järelevalve eksperdi või muu asjaomase osapoolega. lisandub hankijale ja/või teistele osapooltele
määratud päringute vastamise tähtaeg
2.6 Hankeeks Puuduste korral koostab teate ja edastab TS-le teate täiendavate selgituste ja dokumentide saamiseks. Kiri SFOS-s
pert
2.7 Hankeeks Veendudes riigihanke läbiviimise reeglikohasuses sisestab kontroll-lehe SFOS-i ja märgib kontrolli seisundiks „lõpetatud“. Kontroll-leht SFOS-
pert Laeb üles hankelepingu juurde eduka pakkumuse. s
2.8 Hankeeks Kui tuvastab rikkumise, teeb kontroll-lehele märkuse, sisestab hanke kontrolli finantsmõjuga tähelepaneku SFOS-i. Menetlus Kontroll-leht, kanne
pert jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2. SFOS-s
2.9 Hankeeks Kontrollitoimingu lõpetamisel: Tööülesanne
pert SFOS-s
· Kui on tuvastanud rikkumise ja kontrolli lõpetanud, siis edastab e-kirja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale
koos infoga tuvastatud rikkumise kohta ja hanget II tasandi kontrolli ei saada. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise
ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2. Suunab hanke koordinaatorile SFOS- kaudu ja
teavitab tuvastatud rikkumisest.
· Suunab hanke/lepingu/ tagasi projektikoordinaatorile, kui puudusi ei tuvasta ja, kui hankele ei kohaldata jooksvat II
tasandi riigihangete kontrolli.
· Kui puudusi ei tuvasta, siis suunab hanke/lepingu SFOS kaudu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve
riskieksperdile kui hankele kohaldub II tasandi riigihangete kontroll.
2. TAO Otsustab vastavalt TPK lisas 18 kirjeldatud valimimetoodikale riigihanke II tasandi kontrolli vajaduse. Tööülesande saabumisel 2 tp jooksul ning 1 tp Tööülesanne
10 riskijuhtimi jooksul meetme tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 SFOS-s; II tasandi
se ja Kui II tasandi riigihanke kontroll on vajalik, suunab tööülesande SFOS-i kaudu järelevalve eksperdile. Peab tabelit talle I korral riigihanke kontrolli
järelevalve tasandi poolt edasi suunatud hangete kohta, et oleks tagatud kontrolljälg, mis kontrollipõhimõtte alusel hange edasi II tasandi edasi suunatud
talituse kontrolli suunatakse. hangete tabel
järelevalve
riskiekspert
Kui II tasandi riigihanke kontroll pole vajalik, suunab SFOS-i kaudu tööülesande projektikoordinaatorile.
2. Järelevalv Kontrollib riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist vastavalt hangete TPK lisa 10 tp jooksul tööülesande saamisest ning 2 tp Kontroll-leht
11 e ekspert 1 kontroll-lehele ja vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punkti 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess kontrolli-põhimõtetele. jooksul tööülesande saamisest meetme tegevuse
(hangete nr. 2014-2020.12.3.1 korral
II tasandi
kontrollija) (lisandub hankijale ja/või teistele osapooltele
määratud päringute vastamise tähtaeg)
2. Järelevalv Puuduste korral koostab teate ja edastab TS-ile teate täiendavate selgituste saamiseks. Vajadusel suhtleb enne väljastamist I Kiri SFOS-s
12 e ekspert tasandi kontrollijaga.
2. Järelevalv Veendudes riigihanke läbiviimise reeglikohasuses sisestab kontroll-lehe SFOS-i. Kontroll-leht SFOS-
13 e ekspert s
2. Järelevalv Kui tuvastab rikkumise, teeb kontroll-lehele märkuse ja menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja Kontroll-leht
14 e ekspert järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2
2. Järelevalv Suunab kontrollitoimingu lõpetamisel hanke/lepingu projektikoordinaatorile ja märgib juurde, kas puuduseid tuvastati või mitte. Tööülesanne
15 e ekspert SFOS-s
2. Projektiko Tööülesande saabumisel jätkab menetlust vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.1 "Maksete protsess" Vastavalt maksetaotluse menetlemise tähtajale -
16 ordinaator alamprotsessile 3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd).
3. EŠK raames Šveitsi toetuste büroo teavitamine riigihangetest
3.1 TS Täidab RHAD teabevormi kõigi RKÜ poolt nõutud riigihangete kohta: RKÜ poolt määratud tähtajaks; mitte hiljem kui 10 Täidetud RHAD
tp enne avaldamist teabevorm: E-kiri
a) mille maksumus on koos KM-ga üle 500 000 Šveitsi franki. Esitab täidetud pakkumuse põhiteavet sisaldavat teate vormi
RKÜ programmieksperdile;
b) muude riigihangete kohta, mille kohta esitab Šveitsi toetuste büroo vastava infopäringu RKÜ programmieksperdile.
3.2 EŠK Tutvub esitatud täidetud RHAD teabevormiga ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole. Hiljemalt 5 tp enne pakkumuse avaldamist Eestis E-kiri
programmi
ekspert
3.4 Šveitsi Taotleb RHAD ingliskeelse tõlke kättesaadavaks tegemist pakkujatele.[8] Vastavalt vajadusele E-kiri
toetuste
brüoo
3.5 EŠK Saadab Šveitsi toetuste büroole RHAD inglise keeles, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi franki ning Vastavalt vajadusele E-kiri
programmi muud RHAD vastavalt Šveitsi toetuste büroo infopäringule. Küsib TS-lt vajalikud dokumendid.
ekspert
3.6 EŠK progr Saadab RHAD ingliskeelse tõlke Šveitsi toetuste büroole. Hiljemalt 10 tp jooksul pärast Šveitsi toetuste E-kiri salvestatud
ammi büroo infopäringu saamist programmi kausta
ekspert X kettale.
3.7 TS Teavitab EŠK programmi eksperti, mis on pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad. hiljemalt 7 tööpäeva enne koosolekut. E-kiri
148
3.8 EŠK Teatab Šveitsi toetuste büroole pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad. hiljemalt 5 tööpäeva enne koosolekut. E-kiri
programmi
ekspert
3.9 Šveitsi Osaleb vajadusel pakkumuste hindamise koosolekul. Hindamiskoosolekud võivad toimuda kontaktsete kohtumistena või Vastavalt vajadusele Kirjalikud
toetuste toimub pakkumuste hindamist puudutav infovahetus ja otsustused pakkumuse hindamise kohta tehakse kirjalikult. otsustused
büroo või pakkumuse
tema hindamise
määratud kohta säilitatud
kolmas vastavalt TS
isik teabehalduse
korrale
3. TS Koostab hindamisaruande. Üldjuhul 5 tp jooksul või vastavalt EŠK-ga kokku Hindamisaruande
10 lepitud tähtajaks säilitatud vastavalt
TS teabehalduse
korrale
3. Šveitsi Nõuab välja hindamisaruande ja sõlmitud lepingute või nende osade eksemplari. Vastavalt vajadusele E-kiri
11 toetuste
brüoo Šveitsi toetuste bürool on õigus nõuda välja otsused pakkumuse hindamise kohta ja sõlmitud lepingud. Nõutud dokumendid
esitatakse hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist.
3. EŠK Esitab nõutud dokumendid Šveitsi toetuste büroole. Vajadusel esitab büroole lepingu sõlmimisega seotud teabe, mida Šveits Hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude E-kiri salvestatud
12 programmi võib nõuda täiendavate infopäringute alusel. saamist CHF programmi
ekspert kaustas X:
\Yld\Šveitsi hanked
4. RKÜ EŠK hangete plaan koostamine
4.1 EŠK Koostab hangete plaani vormi ja saadab selle TAO riigihangete kontrolliüksuse juhile kommenteerimiseks. Hiljemalt pärast toetusmeetme taotluse E-kiri; Hangete
programmi allkirjastamist plaani vorm CHF
ekspert programmi
üldkaustas X:
\Yld\Šveitsi hanked
4.2 TAO Kooskõlastab hangete plaani vormi ja saadab kooskõlastuse EŠK programmi eksperdile. Puuduste korral saadab 5 tp jooksul E-kiri
riigihanget kommentaarid EŠK programmi eksperdile.
e
kontrolliük
suse juht
4.3 EŠK Vajadusel täiendab hangete plaani vormi. Saadab hangete plaani PO-le täitmiseks. 5 tp jooksul E-kiri
programmi
ekspert
4. PO Täidab hangete plaani vormi EŠK programmi hangete infoga ja saadab EŠK programmi eksperdile. 10 tp jooksul E-kiri
4.
4.5 EŠK Tutvub PO hangete plaaniga. Vajadusel küsib PO-lt täiendavat informatsiooni ning täiendab hangete plaani. 5 tp jooksul Toetusmeetme
programmi taotluse hangete
ekspert plaan koos
versiooni numbriga
CHF programmi
kaustas X:
\Yld\Šveitsi hanked
4.6 PO Vajaduse korral teeb ettepaneku hangete plaani muutmiseks EŠK programmi eksperdile ning lisab põhjenduse. Vastavalt vajadusele E-kiri
4.7 EŠK Tutvub hangete plaani muudatusettepanekuga. Vajaduse korral algatab hangete plaani muutmise ja menetlus jätkub Vastavalt vajadusele ESK hangete
programmi vastavalt punkti 4 alapunktile 4.5. plaani muudatus
ekspert
[1] II tasandi kontroll teeb hangetele kontrolli vastavalt kontrolliplaanile. Riigihangete II tasandi kontroll ei kohaldu Kliima meetmetele.
[2] Punktis 1 nimetatud riigihangete alla kuuluvad näiteks riigihangete registris tehtud väikehanked.
[3] Projektikoordinaator kontrollib alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast kuni lihthankemenetluse piirmäärani hankeid
maksetaotluse kontroll-lehe (sh. RHS § 3 põhimõtetest kinnipidamise kontrollkohtade) alusel, sh. RHR-s tehtud väikehange kuni lihthankemenetluse
piirmäärani ja sotsiaal- ja eriteenuste väikehange alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast kuni sotsiaal- ja eriteenuste
riigihanke piirmäärani.
[4] Sealhulgas sotsiaal-ja eriteenuste erimenetluse riigihanked, mis on alates sotsiaal-ja eriteenuste erimenetluse riigihanke rahvusvahelisest piirmäärast
või mille puhul on riigihanget alustavasse teatesse või hankelepingu sõlmimise teatesse märgitud, et riigihanke eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist
piirmäära. Alates rahvusvahelisest piirmäärast hanke hankelepingu muudatuse korral kontrollib lepingu muudatust a) I tasandi kontrollijana hankeekspert
(kontrolliulatus: 100%); b) II tasandi kontrollijana järelevalve ekspert (kontrolliulatus: riskipõhine kontroll või 100%).
[5] Hankijast TS alla lihthanke piirmäära jäävad riigihanked, mille tegemisel on lähtutud RHS § 3 põhimõtetest.
[6] Eelnõustamise käigus tuleb taotlejaid, TS-id, partnereid igakülgselt teavitada sellest, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale
vaatamata sellele, et hankeekspert on enne hanketeate avaldamist, otsuste tegemist, hankelepingu muutmist või muul juhul riigihanke alusdokumentide
eelnõud üle vaadanud.
[7] Investeeringute kava hankelepingu muudatuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 "3.1.3. Investeeringute kava
ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega seotud dokumentide kooskõlastamise protsess" punkti 3 alapunktile 3.4.
Täistaotluse hankelepingu muudatuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 "3.1.2. Taotluste menetlemise protsess" punkti
4 alapunktile 4.3.
[8] Keskendub oma valikuprotsessis RHAD-dele, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi franki. Võib kaasata ka väiksemas
summas riigihankeid uuringute jaoks, mida rahastatakse EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusest "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi".
149
3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess
Tööprotsess kirjeldab kohapealsete kontrollide teostamist taotluse menetlemise etapis enne rahastamisotsuse tegemist. Kohapealsete kontrollide
teostamise vajadus ja maht taotluse menetlemise etapis kujuneb RTK kaalutlusel, arvestades meetme tegevust (kes on taotlejad, millist laadi tegevusi
toetatakse jms) ning neid viib üldjuhul läbi projektikoordinaator või teenuse- koordinaator, kaasates vajadusel eksperdid (nt ehitusekspert/järelevalve
ekspert). Kohapealsed kontrollid teostatakse taotluse menetlemise etapis enne taotluse rahuldamist fikseerimaks kohapealne olukord (dokumendi koopiad,
fotod, detailne kirjeldus nähtust jms) ning tulemused fikseeritakse vastavalt TPK lisale 5 „Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames) ning
kohapealse kontrolli aktid taotluse menetlemise raames sisestatakse SFOSi.
Kohapealses kontrollis, mis ei ole kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis, osaleb üldjuhul vähemalt kaks läbiviijat – alati TAO riskijuhtimise
ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, kes on kohapealse kontrolli eest vastutajaks ja läbiviijaks. Kokkuleppel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse
juhiga võib erandjuhtudel kontrolli teostada järelevalve ekspert üksinda (nt kui on etteteatamata kohapealne kontroll olukorra fikseerimiseks ja kui
kontrolli läbiviijal on võimalik teha kohapeal tõendavad fotod), lisades põhjenduse kohapealse kontrolli akti märkuste lahtrisse. Projekti eest vastutaval
projektikoordinaatoril või teenusekoordinaatoril on alati õigus osaleda kohapealses kontrollis, sh täita järelevalve eksperdi kõrval teise läbiviija rolli.
Vajadusel kaasatakse kontrolli eksperdid (nt ehitusekspert, hankeekspert, valdkonnaekspert vm).
Kontrollijal on õigus saada juurdepääs toetuse andmise ja kasutamisega seotud teabele, sh. juhtimisotsustele, raamatupidamisele ja varale; saada
dokumentidest koopiaid, sh väljavõtteid raamatupidamisprogrammist ja pangakontost; saada lõppsaajalt või projektiga seotud isikult teavet ja dokumente,
küsida kontrollitava esindajalt kirjalikke ja suulisi selgitusi. Tal on õigus viibida projektiga seotud ruumis ja territooriumil ning sh. tutvuda toetuse abil loodud
objektiga, teha inventuure ning fotografeerida või muul viisil jäädvustada vaadeldavat territooriumi, ehitisi ja esemeid.
Kui projektide tegevuste kohapealsete kontrollide või järelkontrollide kontrolliplaani sattunud projekti on võimalik kontrollida ilma kohapeal käimata, võib
kontrolli teostada dokumendipõhise kinnitamise meetodil (nn. desk-based meetodil), koondades kontrolliakti kõrvale vajalikud tõendusdokumendid. Kui
TAT kohaselt viiakse ellu tegevusi/projekte, mille väljundiks on paberkandja või elektrooniline fail (uuring, analüüs, andmebaas, tarkvara, koduleht vms),
võib tegevuste kontroll toimuda desk-based meetodil. Kui desk-based meetodil kontrollimisel tekib kahtlus, et projektis võib esineda nõuetele
mittevastavuse olukord, tuleb teostada täiendavalt ka projekti tegevuste kohapealne kontroll. Desk-based meetodil tegevuste kontroll toimub reeglina ühe
järelevalve eksperdi poolt.
Taristuprojektide puhul, mis on 1,5 miljoni eurose või suurema toetussummaga ja 2,5 või enam aastat kestvad projektid, tuleb kohapealne kontroll teostada
vähemalt 2 korda, kui esimese ja viimase kohapealse kontrolli vahele jääv aeg on kuni 3 aastat. Kui esimese ja prognoositud viimase kohapealse kontrolli
vahele jääb rohkem kui 3 aastat, tuleks projektis teostada kohapealne kontroll vähemalt iga 2 aasta järel. Soovitav on projekti esimene kohapealne kontroll
teostada projekti (ehitus) tegevuste alustamise järel (või kui 25% toetusest on makstud) ning viimane kohapealne kontroll projekti (või ehituse) lõppedes,
hiljemalt enne viimase makse teostamist.
Taristuprojektide puhul, mille kestvus on alla 2,5 aasta, võib teostada kohapealset kontrolli valimipõhiselt ning kohapealne kontroll teostatakse üldjuhul
projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist.
Taristu projektide osas koostatakse sisend kontrolli plaani aasta alguses. Kontrolliplaani täiendamine toimub 2 korda aastas. Koordinaator teavitab
plaanivälise kohapealse kontrolli vajadusest järelevalve riskieksperti.
Perioodi 2014-2020 tuleks kohapealseid kontrolle teha eeskätt rahastamisvahendit rakendavate asutuste tasandil. Need tuleks teha ka vahendite
lõppsaaja tasandil (nt valimi põhjal) kui leitakse, et see on kindlaks tehtud riskitaset arvesse võttes põhjendatud. Kui puuduvad sellised kontroll-kohad,
mida MT kontrolli käigus ei ole võimalik kontrollida ning varasemate kontrollide või auditite käigus ei ole tuvastatud selliseid rikkumisi, mida oleks vaja
kohapealsete kontrollide raames kontrollida, siis ei ole kohapealseid kontrolle eraldi vaja teostada. Kui ilmneb erandlik vajadus kohapealse kontrolli
läbiviimiseks rahastamisvahendis, siis teostatakse kontroll antud peatüki punkti 3 kohaselt, arvestades, et TS-le sätestatu kohaldub LS-le, kui
kontrollitavaks on LS, ning menetluses kasutatav vorm koostatakse ja kinnitatakse vahetult enne kontrolli läbiviimist vastavalt kontrolli eesmärgile.
2021-2027 perioodil teostatakse kohapealseid kontrolle üksnes rahastamisvahendit rakendavate asutuste tasandil ning tugineda võib ka väliste asutuste
tehtud kontrollidele ja mitte teha kohapealseid kontrolle kui on piisavalt tõendeid nende väliste asutuste pädevuse kohta.
Juhul, kui kohapealne kontroll on seotud lõppenud aruandlusaasta kuludega, tuleb see viia läbi ja tulemused, sh võimalikud rikkumise aruanded, sisestada
SFOSi hiljemalt sama aasta 31. detsembriks, et kontrolli tulemustega saaks arvestada kulude sertifitseerimise aastaaruande koostamisel vastavalt
ÜSM_2021 artikli 74 lõikele 2.
EŠK korral on Šveitsi toetuste büroo esindajal õigus teha kohapealset kontrolli koostöös RKÜ-ga, seejuures peab TS tagama ligipääsu kõikidele
toetusmeetmetega seotud dokumentidele ja teabele vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 10.2. Šveitsi toetuste büroo teavitab RKÜ-d kavandatud
seiretoimingust kaks nädalat ette. Kõikidest kaebustest, mis on seotud rikkumisega, teatatakse Šveitsi toetuste büroole kooskõlas artikliga 11.3.
Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
(ametikoht)
1. Projekti kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis
1.1 Projektikoordinaator/ Teavitab toetuse taotlejat aja ja koha kohta projekti kohapealse kontrolli teostamiseks taotluse Vastavalt vajadusele E-kiri või kiri
teenusekoordinaator menetlemise etapis, vajadusel kaasab asjakohaseid isikuid. SFOS-s
1.2 Projektikoordinaator/ Teostab projekti kohapealse kontroll taotluse menetlemise etapis. Vajadusel kaasab järelevalve Vastavalt kokkulepitud kuupäevale Projekti
teenusekoordinaator eksperdi või ehituseksperdi. kohapealne
kontroll taotluse
Vajadusel võib rahastamiseelne projekti kohapealne kontroll teostamine olla tellitud eksperdilt. menetlemise
Sellisel juhul on välise eksperdiga eelnevalt sõlmitud TRO OJ allkirjaga eksperdileping ja etapis
kokkulepitud projekti kohapealse kontrolli läbiviimise ja tulemuse fikseerimise viis taotluse
menetlemise etapis.
1.3 Projektikoordinaator/ Vormistab kohapealse kontrolli akti taotluse menetlemise raames (TPK lisa 5), vajadusel 3 tp jooksul Allkirjastatud
teenusekoordinaator kooskõlastab kohapealses kontrollis osalenutega. Allkirjastab akti, sisestab akti SFOS-i (sh fotod kontrolli akt;
ja muu tõendusmaterjal) ja saadab infoks TRO TJ-le. kanne SFOS-s; E-
kiri
Kui kohapealse kontrolli taotluse menetlemise raames on läbi viinud ekspert, fikseerib tulemuse
kokkulepitud viisil ja võtab tulemuse vastu.
150
2. Tegevuste kohapealsete kontrollide, sh järelkontrolli valimi moodustamine, tööplaani koostamine ja selle täitmise jälgimine
2.1 TAO riskijuhtimise ja Koostab projektide tegevuste kohapealsete kontrollide plaani vastavalt riskihindamisele (Lisa 6 Kord poolaastas, 15. märtsiks (periood Kohapealsete
järelevalve talituse Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika) ning eelmise perioodi kohapealsete märts-august) ja 15. septembriks kontrollide plaan
riskiekspert kontrollide tulemustele. (periood september-veebruar) ja moodustatud
(edaspidi järelevalve valim JIRA-s
riskiekspert) Enne plaani konsulteerib projektikoordinaatorite ja/või TRO TJ-ga.
2.2 Järelevalve Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. 1 tp jooksul Teavitus JIRA-s
riskiekspert
2.3 TAO riskijuhtimise ja Vaatab üle kohapealsete kontrollide plaani, vajadusel küsib järelevalve riskieksperdilt 3 tp jooksul Suunamine JIRA-
järelevalve TJ täpsustusi. s
2.4 Järelevalve Määrab kontrollide teostamise eest vastutavad järelevalve eksperdid. 5 tp jooksul E-kiri
riskiekspert
Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TRO OJ ja TRO TJ-e.
2.5 Järelevalve Erakorralise kohapealse kontrolli korral lisab kontrolli JIRA-sse kohapealsete kontrollide 3 tp Tööülesanne
riskiekspert kontrolliplaani ja määrab kontrolli teostamise eest vastutava järelevalve eksperdi. suunatud
2.6 Järelevalve Jälgib jooksvalt plaani ajakava täitmist. Vajadusel täiendab plaani või algatab põhjendatud juhul Jooksvalt Vajadusel
riskiekspert tööplaani muutmise (nt tegevusi ei toimu, läbiviimine on plaani perioodil ebamõistlik, projektis täiendatud/
teostatakse audit vms põhjendatud olukord).
muudetud
kohapealsete
kontrollide plaan
3. Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine
3.1 Järelevalve ekspert Järelevalve ekspert ja projektikoordinaator lepivad kokku, kes TS-t kohapealsest kontrollist Vähemalt 5 tp enne kontrolli teostamist E-kiri, kiri SFOS-s
või teavitab. (va etteteatamata kontroll)
projektikoordinaator
Teavitab kontrollitavat kohapealse kontrolli läbiviimisest e-kirja või SFOS-i vahendusel ja lepib
kokku kontrolli aja ning koha. Etteteavitamata kontrolli korral üldjuhul teavitamist ei toimu või
teavitatakse väga lühikese etteteatamisega.
Kontrolli aja ja koha kokku leppimisse ning kohapealse kontrolli teostamisse kaasatakse vajadusel
ka ekspert.
3.2 Järelevalve ekspert Valmistab enne kohapealsesse kontrolli minemist kontrolli ette, kaasab ettevalmistamisse Enne kontrolli läbiviimist, hiljemalt Eeltäidetud
kontrollis osalevad töötajad, sh edastab vajadusel projektikoordinaatorile ja/või kontrollis kohapealsele kontrollile eelneval tp-l kontrollakt,
osalejatele ettevalmistamisel tekkivad küsimused ja/või korraldab koosoleku tekkinud küsimuste vajadusel
lahendamiseks. koosoleku memo
Eeltäidab projekti tegevuste kontrolli akti (TPK Lisa 7), mis on aluseks kontrolli teostamisel.
Kui projektile kohaldub riskihindamisest tulenevalt valimipõhine maksetaotluse kontroll, teostab
võimalusel kontrolli enne kohapealset kontrolli ning fikseerib tulemused kontrollaktis.
3.3 Projektikoordinaator/ Vajadusel osaleb kohapealse kontrolli ettevalmistamisel ja teostamisel. Aitab kaasa järelevalve Jooksvalt E-kiri
teenusekoordinaator eksperdil tekkinud küsimuste lahendamisele.
3.4 Järelevalve ekspert Vastutab kohapealse kontrolli teostamise eest. Fikseerib tuvastatud asjaolud kirjalikult Kohapealse kontrolli teostamise päeval Kohapealse
kontrollaktis. Allkirjastab kontrollakti ning küsib allkirja teiste läbiviija(te) ning toetuse saaja kontrolli osalejate
esindaja poolt (olemasolu ja nõusoleku korral). poolt
allkirjastatud akt
3.5 Kohapealses Allkirjastab kontrollakti. (digitaalne või
kontrollis osaleja paberil)
(projektikoordinaator/
teenusekoordinaator/
ekspert)
3.6 Järelevalve ekspert Kui kontrolli käigus tuvastatakse nõuetele mittevastav olukord ja puuduste kõrvaldamine on Üldjuhul 10tp, mida põhjendatud juhtudel Kontrollaktis on
võimalik, määrab kontrollaktis kontrollitavale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. on võimalik pikendada määratud tähtaeg
3.7 Järelevalve ekspert Kui nõuetele mittevastavust ei ole võimalik kõrvaldada muul moel kui ettekirjutuse või
finantskorrektsiooniga, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena
vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.
3.8 Järelevalve ekspert Lisab täidetud ja allkirjastatud kontrollakti JIRA-sse ja saadab riskieksperdile kinnitamiseks. 1 tp jooksul peale kohapealse kontrolli Kohapealse
teostamist. Kui tegemist on rohkem kui kontrolli akt JIRA-
ühepäevase kohapealsete kontrollide s ja riski-
läbiviimise perioodiga, siis esimesel eksperdile kinnita-
võimalusel miseks saadetud
3.9 Riskiekspert Vaatab kontrollakti üle. 3 tp jooksul peale akti saamist Kinnitatud akt,
vajadusel akti
a) annab JIRA-s kinnituse ja tagastab kontrolli teostajale edasiste toimingute teostamiseks. suunamine
Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.10. järelevalve
eksperdile
b) kui kohapealse kontrolli raames tuvastati puudus, mis eeldab mittevastavusmenetluse
alustamist ja kontrolli teostaja mittevastavusmenetlusega ei tegele, edastab vajadusel juhtumi
menetlemiseks riskihindamise ja järelevalve talituse juhatajale ning jätkub menetlus rikkumise
kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.
3. Järelevalve ekspert Sisestab kontrolli tulemused koos kontrollakti ja lisadokumentidega SFOS-i. Saadab kontrolli 2 tp jooksul pärast akti kinnitamist Kanded SFOS-s
10 tulemused JIRA-st TRO TJ-le ja projekti- koordinaatorile teadmiseks.
3. Järelevalve ekspert Edastab kontrollakti SFOS postkasti kaudu kontrollitavale koos kaaskirjaga. 2 tp jooksul pärast akti kinnitamist Teavitus
11 saadetud SFOS
postkasti kaudu
3. Järelevalve ekspert Kui kontrolli tulemusel anti kontrollitavale puuduste kõrvaldamiseks tähtaeg, jälgib puuduste Vastavalt määratud tähtajale Kanded SFOS-s
12 kõrvaldamise tähtaega. Vajadusel saadab kontrollitavale meeldetuletuse.
Kui kontrollitav ei täida määratud järeltegevusi ja kui tegemist on nõuetele mittevastavusega,
jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3.
peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.
151
3. Järelevalve ekspert Kui kontrolli raames puuduseid ei tuvastatud, lõpetab tööülesande JIRA-s. 2 tp jooksul TJ kinnituse saamisest/ Kanne kontrolli
13 puuduste kõrvalda-misest plaanis, vajadusel
Puudustega kohapealse kontrolli korral edastab pärast puuduste kõrvaldamist toetuse saajale teavitus toetuse
teate menetluse lõpetamisest ja lõpetab tööülesande JIRA-s. saajale
3. Järelevalve Analüüsib enne uue perioodi kohapealsete kontrollide plaani koostamist eelmise perioodi Kord poolaastas, 15. septembriks Vajadusel info
14 riskiekspert kohapealsete kontrollide tulemusi ning vajadusel teeb ettepanekuid muude RÜ kontrollide (periood märts-august) ja 15. märtsiks edastamine TJ-le
tõhustamiseks või TPK muutmiseks. (periood september-veebruar) e-kirjaga
3. TAO riskijuhtimise ja Otsustab koostöös järelevalve riskieksperdi ning teiste seotud TJ-de ja TRO OJ-ga 5 tp jooksul analüüsi saamisest Vajadusel info
15 järelevalve TJ muudatusvajadused. edastamine TPK
koostajale e-
Vajadusel muuta TPK-d edastab info TPK koostajatele muudatuste sisseviimisega alustamiseks. kirjaga.
152
3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess
Antud protsessipunkt 3.2.4. ei kohaldu perioodi 2014-2020 prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ (TA) ja ei kohaldu perioodi 2021-2027
struktuurivahendite administratsiooni TA projektidele ja perioodi 2014-2020 meetme tegevuses 14.2.1 „Euroopa abifond enim puudustkannatavate isikute
jaoks tehniline abi“. Antud protsessipunkt 3.2.4. ei kohaldu Norra_EMP programmi meetmele (SFOS meetme nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline
abi") ja Norra_EMP programmi meetmele (SFOS meetme nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond". Protsessipunkt 3.2.4. ei kohaldu ka EŠK TA
meetmele (SFOS meetme nr. 1.3).
Projekti aruannete kontrolli protsessi käigus on projektikoordinaatoril õigus küsida TS-lt täiendavaid projekti rakendamist puudutavaid dokumente vastavalt
TAT-le.
TS peab teavitama viivitamata RTK-d projekti elluviimise ajal ja pärast projekti lõppemist kõigist asjaoludest, mis võivad mõjutada projekti elluviimist või
toetuse saaja võimet täita asja säilitamise, sihtotstarbelise kasutamise ning taotluses nimetatud eesmärkide saavutamise kohustust (näiteks riigihangete
vaidlustused, kohtumenetlus, tegevuse peatamine, majandusraskused, likvideerimine, ümberkujundamine, omandisuhete muutumine, hoone kasutuse
muutumine jms) vastavalt TAT-le.
MoF TAT [4] kohaselt TS peab võimaldama RTK nimetatud isikutel projekti elluviimise ajal ning 5 aasta jooksul projekti lõppemisest arvates tutvuda kõigi
TS valduses olevate projektiga seotud dokumentidega ning lisaks tagama RÜ-le õiguse TS-ga samadel alustel tutvuda tööde teostaja dokumentidega.
Nr Vastutaj Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
a
(ametiko
ht)
1. Vahe- ja lõpparuannete kontrollimine
1.1 TS Täidab vahe- või lõpparuande vormi SFOS-s. Esitab vahe- või lõpparuande vastavalt seatud tähtaegadele.[1] Vastavalt Aruanne
tingimustele SFOS-s
1.2 Projektik Kui TS ei ole vahe- või lõpparuannet tähtaegselt esitanud, saadab meeldetuletuse. 5 tp tähtajast Kiri SFOS-s
oordinaat
or/
teenusek
oordinaat
or
1.3 Projektik Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt vahe- või lõpparuannet, hindab vajadust algatada ettekirjutuse koostamise Vastavalt -
oordinaat protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punkti 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine. vajadusele
or/
teenusek
oordinaat
or
1.4 Projektik Vahe- või lõpparuande esitamisel kontrollib aruande vormikohasust ning esitatud andmete õigsust ja täielikkust Üldjuhul 15 tp Täidetud KL
oordinaat vastavalt TAT-is, otsuses/lepingus sätestatud tingimustele[2] aruande KL alusel (TPK Lisa 8). Veendub, et projektile jooksul aruande
or/ määratud meetme tegevuse ülesed näitajad ja näitajate saavutatud väärtused on raporteeritud vastavalt näitajate saamisest või
teenusek metoodikale ning veendub, et projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed. vastavalt TAT
oordinaat tingimustele
or Hindab vajadust erakorraliseks kohapealseks kontrolliks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.3
Tegevuste kohapealse kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.5.
Seejuures kontrollib, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus (lisa põhjendus KL-le) on lõpetatud.
1.5 Projektik Kui vahe- või lõpparuanne ei vasta tingimustele ning selles esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid[3], 10 tp, lisandub KL; Kiri SFOS-
oordinaat koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le ning määrab tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. vastamiseks s; RÜ
or/ määratud märkused TS-
tähtaeg üldjuhul le SFOS-s
teenusek kuni 10 tp aruande
oordinaat juures
or
1.6 Projektik Kui TAT-s on ette nähtud, teavitab vajadusel tuvastatud puudustest 3 tp jooksul E-kiri; E-kiri
oordinaat SFOS-s
or/ RA-d. Salvestab E-kirja RA-le SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel
täidab kirjelduse lahtri.
teenusek
oordinaat
or
1.7 Projektik Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, teeb märkuse KL-le. Menetlus jätkub rikkumise Vastavalt Täiendatud KL
oordinaat kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2. alapunktis 1.4
or/ toodud
tähtaegadele
teenusek
oordinaat
or
153
1.8 Projektik Vastavalt TAT E-kiri; KL;
oordinaat Kui TAT näeb ette aruande kooskõlastamist, hindamist juhtkomisjoni või muu institutsiooni poolt, siis: tähtaegadele Suunamine
or/ Edastab aruande kooskõlastamist/ hindamist läbiviivale institutsioonile; SFOS-s
Teostab vajalikud toimingud vastavalt TAT-le ja kokkulepitud protseduuridele;
teenusek Täiendab KL-te lisades viite toimingule punkti 3. Muud kommentaarid;
oordinaat Laeb üles kooskõlastuskirja ja muud seotud dokumendid SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ
or kontroll-leht;
Puuduste korral palub TS-l aruannet parandada;
Veendudes aruande kvaliteedis suunab aruande projektikoordinaatorile.
1.9 Projektik Veendudes aruande kvaliteedis kinnitab KL, sisestab KL SFOS-i ja valib aruande seisundiks „Kinnitatud“. Vastavalt Kinnitatud KL;
oordinaat alapunktis 1.4 SFOS kanne
or Juhul, kui juhtkomisjon tegi ettepaneku pärast lõpparuande hindamist lõppmakse vähendamiseks, edastab info toodud
TAO järelevalve-ja riskihindamise talituse juhatajale finantskorrektsiooni tegemiseks ning rikkumise korral menetlus tähtaegadele
jätkub vastavalt rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3
punktile 2.
1. Projektik Kui väljamakse eelduseks on aruande kinnitamine, jätkab menetlust vastavalt TPK punktile TPK 3. osa alapeatüki Koheselt MT KL
10 oordinaat 3.2 punkti 3.2.1 Maksetaotluse menetlemise protsess alapunktile 3.2.1.3. aruande
or/ kinnitamisest
teenusek
oordinaat
or
1. Projektik Kui TAT näeb ette, teavitab RA-d aruande kinnitamisest või edastab kinnitatud aruande RA-le vastavalt TAT 5 tp jooksul E-kiri; E-kiri
11 oordinaat tingimustele. kinnitamisest SFOS-s
or/
teenusek Kui teavitab RA-d vastavalt TAT tingimustele e-kirja teel, siis salvestab E-kirja RA-le SFOS-i seire üldandmete lehel
oordinaat väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täidab kirjelduse lahtri.
or
1. Projektik a) Kui kinnitas lõpparuande pärast lõppmakset, siis märgib projekti SFOS-s lõpetatuks andes projektile lõpetatud 2 tp jooksul SFOS-s
12 oordinaat seisundi. kinnitamisest projekt
or/ lõpetatuks
teenusek b) Olukorras, kus lõppmakse tehakse pärast lõpparuande kinnitamist, kui projekti viimane makse on seotud FKO- märgitud
oordinaat ga, siis SFOS-is märgib projekti lõpetatuks pärast seda, kui rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-d
or on koostatud, allkirjastatud ja vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ning tasaarveldus on tehtud.
2. Järelaruannete kontrollimine vastavalt TAT-le ja vastavalt TRO-le
2.1 TJ Kui on nõutud järelaruande esitamine pärast projekti lõppu, siis TJ kontrollib, kas SFOS-s on märgitud järelaruande Iga aasta lõpus Muudatus-
eest vastutavad õiged RTK ja TS poolsed kontaktisikud. kanne SFOSs
2.2 Projektik Kui projektis on nõutud järelaruanne, saadab õigeaegselt TS-le meeldetuletuse järelaruande tähtaegseks Vähemalt 1 kuu Kiri SFOS-s
oordinaat esitamiseks. enne
or/ järelaruande
teenusek esitamise
oordinaat tähtaega
or
2.3 Projektik Kontrollib esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT-is või otsuses/ lepingus sätestatud tingimustele KL Vastavalt TAT-s Kanne SFOS-
oordinaat (TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht“) [5] alusel (v.a kliima meetmetes). Kliima meetmete korral lisab oma toodud s; KL
or/ tähelepanekud andmete kohta SFOSi järelaruande juures olevasse lahtrisse ’Märkus rakendusüksuselt’. tähtaegadele
teenusek
oordinaat
or
2.4 Projektik Kui järelaruandes esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, teavitab TS-t puudustest või küsimustest 10 tp, lisandub Täiendatud
oordinaat ning määrab puuduste kõrvaldamise või täiendava informatsiooni esitamise tähtaja. vastamiseks KL; kiri SFOS-
or/ määratud s
teenusek Kui puudus ei ole kõrvaldatav jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt tähtaeg üldjuhul
oordinaat TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2. kuni 10 tp
or
2.5 Projektik Kui järelaruandega esitatakse näitajate uuendatud saavutustase, veendub andmete õigsuses ja usaldusväärsuses. - Kanne
oordinaat Korrigeerib infosüsteemis lõpparuandes toodud näitajate saavutustaset ja lisab näitaja märkustesse andmete
or/ korrigeerimise põhjenduse. SFOS-s
teenusek
oordinaat
or
2.6 Projektik Veendudes järelaruande kvaliteedis täidab KL-i ja lisab SFOS-i. Vastavalt TAT-s Kanne
oordinaat toodud
or/ tähtaegadele SFOS-s; KL
teenusek
oordinaat
or
[1] SFOS saadab TS-le automaatse teavituse aruande esitamise tähtpäevast. Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi rakendaja koostab lõpparuande
vastavalt RÜ poolt esitatud vormile ning esitab selle rakendusasutusele ja RÜ-le pooleteise kuu jooksul pärast rahastamisvahendi rakendamise lõppemist.
154
[2] Seirearuandluse tähtajad on sätestatud TAT-s, aruannete vormid on sätestatud kas TAT-is või koostatud RA/RÜ poolt pärast TAT-i kinnitamist. Igal
juhul hinnatakse projekti eesmärkide saavutamise ja tegevuste elluviimise tulemuslikkust minimaalselt ühel korral projekti lõpparuande ja viimase
väljamaksetaotluse menetlemise raames.
[3] Meetme tegevuses nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“ lisab vajadusel RA kommentaarid/märkused.
[4] MoF TAT - Riigihalduse ministri 05.08.2022 nr. 36 määrus "Keskvalitsuse hoonete energiatõhususe parandamiseks moderniseerimisfondist antava
toetuse kasutamise tingimused ja kord".
[5] TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele.
155
3.2.5. Andmekorje protsess
Vastavalt ÜSS § 21 toimub andmete korje ja haldamine toetuse haldamise registris. Andmekorje registreerimiseks on RTK DHS-s piiratud ligipääsuga
dokumendisari ning piiratud ligipääsuga kaust serverikettal; seejuures ligipääsu õigus on antud andmete töötleja(te)le (infospetsialist ja
projektikoordinaator), vastava TRO talituse juhatajale ja TRO juhatajale. Põhjendatud juhtudel laiendatud õiguste andmise korraldab TRO juhataja.
Perioodi 2014-2020 ESF andmekorje sisendtabelid esitatakse TS poolt vajadusel krüpteeritult (eriliigilised andmed) tavapäraselt e-kirja teel.
RTK teeb vastavalt vajadusele toetuse taotlejatele ja TS-le andmekorje infopäevi, mille raames tutvustatakse toetusega kaasnevaid nõudeid andmekorjele
ja andmete koondamisele.
Perioodi 2021-2027 (sh. ESF+ sündmuste) andmekorjet korraldatakse kui nii näeb ette TAT (määruse või käskkirja järgi) SFOS andmekorje moodulis.
Teenusekoordinaator peab veenduma, et ligipääsu isikuandmetele, sh eriliigilistele andmetele saavad ainult need töötajad ja ametnikud, kes vastutavad
SIS andmekorje eest. Teenusekoordinaatori ülesanne on maandada andmekaitse riske suunates ligipääsu õiguse saanud isikud andmekaitse koolitusele
või tehes TRO talituse juhile ettepanek korraldada koolitus isikutele, kes seda vajavad. Andmekaitse koolituse korraldab RÜ-dele KA vastavalt iga
aastasele koolitusplaanile.
Andmekorje protsess kohaldub EŠK ja teistele TPK toetusskeemidele, kui nii näeb ette TAT.
Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
(ametikoht)
1. Perioodi 2014-2020 ESF andmekorje protsess
1.1 Infospetsial Saadab TS-le andmete õigeaegseks esitamiseks meeldetuletuse ja lisab juurde antud meetmele koostatud Vähemalt 1 E-kiri DHS-s
ist andmekorje lühijuhendi. Vajadusel nõustab TS-t andmekorje tabelite täitmisel ja esitamisel. kuu enne
tähtaega.
1.2 TS Esitab andmekorje tabelid e-kirjaga, vajadusel krüpteeritud kujul. Töötukassa esitab krüpteeritud sisendtabelid Kord kvartalis Sisendtabel
enda andmevahetuskeskkonna kaudu.
1.3 Andmefaili Kui on vajalik ja andmefaili saajal on õigus fail dekrüpteerida, dekrüpteerib ja lisab failid piiratud 1 tp jooksul Dekrüpteeritud
saaja juurdepääsuga serverikettale. Kui andmefaili saaja ei ole infospetsialist, teavitab infospetsialisti sisendtabeli faili saamisest sisendtabel piiratud
esitamisest. ligipääsuga
serverikettal; e-kiri
1.4 Infospetsial Registreerib andmekorje sisendtabeli DHS-i piiratud ligipääsuga ESF andmekorje dokumendisarja. 1 tp jooksul Registreeritud
ist faili saamisest dokument DHS-s
1.5 Infospetsial Kontrollib sisendtabelite andmekvaliteeti. Veendub, et tabelis on kõik lahtrid täidetud ja korrektsed. Üldjuhul 3 tp jooksul Kontrollitud
ist/projekti- kontrollib projektikoordinaator andmete sisulist ja infospetsialist tehnilist õigsust. sisendtabelid
koordinaator
1.6 Infospetsial Kui andmetes esineb puudusi, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le koos kõrvaldamise 3 tp, lisandub E-kiri DHS-s,
ist/projekti- tähtajaga. vastamiseks täiendatud
koordinaator määratud sisendtabeli fail
Kui andmetes ei esine puudusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 10. tähtaeg DHS-i registreeritud
1.7 Infospetsial Kui puuduste kõrvaldamine eeldab sisendtabeli tagastamist TS-le, vajadusel krüpteerib tabeli serverikettal ja Koheselt Krüpteeritud tabel
ist/ edastab tabeli krüpteerituna TS-le. puuduste
tuvastamisel
projektikoor
dinaator
1.8 TS Puuduste korral teeb vajalikud parandused ja menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2 Vastamiseks Parandatud
määratud sisendtabel
tähtajaks
1.9 Infospetsial Järelepäringu korral registreerib vastava kirjavahetuse DHS-i piiratud ligipääsuga ESF andmekorje 1 tp jooksul Dokument
ist/ dokumendisarja. Menetlus jätkub punkti 1 alapunkti 1.4 kohaselt. vastuse registreeritud
saabumisest
projektikoor
dinaator
1. Infospetsial Koondab ja valmistab Statistikaametile esitamiseks ette kontrollitud tabelid. Teisendab Excelis esitatud Hiljemalt 2 tp Ettevalmistatud ja
10 ist andmed CSV faili. enne aruande esitatud
esitamise sisendtabelid
tähtaega
Statistika-
ametile
1. Infospetsial Laadib ja edastab CSV koondfaili elektroonilise andmeedastuskanali eSTAT kaudu Statistikaametile. Vastavalt Tabel õigeaegselt
11 ist Laiendatud sisendtabeli edastab samuti eSTAT kaudu Statistikaametile. andmekorje esitatud
tähtaegadele
1. Infospetsial Kui Statistikaamet küsib täpsustusi, teostab vajalikud järeltegevused. Vastavalt E-kiri DHS-s
12 ist vajadusele
Vajadusel võtab TS-ga täpsustamiseks ühendust.
2. Perioodi 2021-2027 andmekorje protsess
2.1 SIS koordineerija rolli taotlemine
156
2. Teenuseko Hindab SFOS andmekorje mooduli ligipääsu õiguse vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest. Taotleb Vastavalt JIRA kanne
1.1 ordinaator/ vajadusel töötajale SIS koordineerija rolli edastades informatsiooni volitatud töötlejale (kes täidab RÜ vajadusele
TRO TJ administraatori ülesandeid) JIRA kaudu (
RTK0019-555 - SFOS seadistamised, probleemid ja kasutajakontod TÄITMISEL ).
2. RÜ Täidab JIRA taski andes SIS koordineerija rolli. 2 tp SIS koordineerija
1.2 administraa roll antud; Täidetud
tor JIRA task
2.2 Üldine perioodi 2021-2027 andmekorje protsess (v.a Töötukassa)
2. TS/ Sisestab TAT-s ette nähtud andmed SFOS andmekorje moodulisse vastavalt RÜ meetme spetsiifilisele Vastavalt TAT- SIS kanded
2.1 sündmuse andmekorje juhendile, mis peab olema mh kooskõlas ESF+ andmekorje nõuetega. s või
läbi viija/ andmekorje
sündmusel juhendis
osaleja määratud
tähtaegadele
2. SIS Kontrollib SFOS andmete alusel, kas andmete kvaliteet vastab seirejuhendites ette nähtud nõuetele vastavalt 3 tp jooksul, E-kiri SFOS
2.2 koordineerija vajadusele, maksetaotluse või aruande kontrolli raames. lisandub postkastis
vastamiseks
Puuduste korral teavitab TS-t. Kui andmetes esineb puudusi, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab määratud
selle TS-le koos kõrvaldamise tähtajaga. tähtaeg
2. TS Tagab puuduste kõrvaldamise SFOS andmekorje moodulis. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2.2 alapunktile RÜ poolt SIS kanded
2.3 2.2.1. määratud
tähtaeg
2.3 Töötukassa perioodi 2021-2027 andmekorje protsess
2. TS Esitab kvartaalselt krüpteeritud sisendtabelid enda andmevahetuskeskkonna kaudu E-kirjaga (sh. Töötukassa Kord kvartalis E-kiri
3.1 Töötukassa pilve lingi) TRO tööelu ja hoolekande TJ-le või teenusekoordinaatorile.
2. TRO Saades Töötukassa pilve lingi kaudu õigused, laeb sisendtabelid alla, dekrüpteerib sisendtabelid ja lisab failid 2 tp jooksul Dekrüpteeritud
3.2 tööelu ja piiratud juurdepääsuga serverikettale ning saadab vastava teavituse infospetsialistile. tabeli sisendtabel piiratud
hooldekand saamisest juurdepääsuga
e TJ/ serverikettal; E-kiri
teenusekoo
rdinaator
2. Infospetsial Laeb dekrüpteeritud sisendtabelid üles SFOS andmekorje moodulisse. Puuduste korral teavitab Töötukassat. 2 tp jooksul Dekrüpteeritud
3.3 ist Kui andmetes esineb puudusi, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le koos kõrvaldamise sisendtabelite sisendtabeli andmed
tähtajaga. saamisest SFOS andmekorje
moodulis; E-kiri
SFOS postkastis
2.4 Perioodi 2021-2027 andmete Statistikaametile esitamine
2. Infospetsial Koondab ja valmistab Statistikaametile esitamiseks sündmuste andmete tabelid võttes struktuuritoetuste Hiljemalt 2 tp Koondaruande
4.1 ist registri kesksüsteemist koondaruande. Teisendab Excelis esitatud andmed CSV faili. enne aruande tabelid loodud
esitamise kesksüsteemis;
tähtaega Koostatud CSV fail.
Statistika-
ametile
2. Infospetsial Laadib ja edastab koondfaili elektroonilise andmeedastuskanali kaudu Statistikaametile. Vastavalt Andmed õigeaegselt
4.2 ist andmekorje esitatud.
Statistikaameti andmevahetussüsteemis toimuvad 2022.muudatused. Täpsem protseduur, kuidas andmed tähtaegadele
peale muudatusi STATi edastatakse, kirjeldatakse peale muudatuste jõustumist. Seni jälgitakse kehtivat
protseduuri.
2. Infospetsial Kui Statistikaamet küsib täpsustusi, teostab vajalikud järeltegevused. Vastavalt E-kiri
4.3 ist vajadusele
Vajadusel võtab TS-ga täpsustamiseks ühendust.
2. SIS Teavitab SIS kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuge (ISO rakenduse administraatorit telefoni Jooksvalt E-kiri
4.4 koordineerija või e-kirja teel. Menetlus jätkub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki nr. 2.3 protsessipunkti 2.3.16 "SFOS
kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja
parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess" alapunkti 4 "SFOS kasutajate palvete menetlemise
protsess" järgi.
157
3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess
Projektides, millele kohaldub vastavalt TRO-le ja/või vastavalt TAT-le tegevuste järelkontrolli nõue pärast projekti lõppu, viiakse läbi kontroll analoogselt
TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile 3.2.3 Tegevuste kohapealse kontrolli protsess alates alapunktist 3 kirjeldatuga. Järelkontrolli teostab järelevalve ekspert
valimi alusel vastavalt kinnitatud kontrolliplaanile, milles on arvesse võetud meetmete riskihindamise tulemusi. Tegevuste järelkontrolli läbiviimiseks ja
tulemuste fikseerimiseks kasutatakse järelkontrolli akti (TPK lisa 13).
Projekti tegevuste järelkontrollide raames tehakse:
1) Tegevuste kestuse nõude täitmise kontrollimist;
2) tulu teenimise kontrolli (kohaldub ainult perioodile 2014-2020);
3) täiendavad kontrollid, sh. muud TAT-is sätestatud täiendavad kontrollid (näiteks käibe nõue vms);
4) kontrolle, mis tulenevad riigiabireeglitest (nt kontroll liigse hüvitamise üle riigiabi/VTA andmise järgselt).
3.2.6.1 Tegevuste kestuse nõude kontrollid
Programmperioodide 2014–2020 ja 2021-2027 tegevuste kestuse nõude kontrollid on põhimõtteliselt sarnased. Valimi moodustamise põhimõtted
järelkontrollidele on ühesed ning need kohalduvad mõlemale programmperioodile.
Tulu teenimise kontroll
Lisaks tuleb perioodi 2014-2020 üle 1 miljoni euro ERF ja ÜF eelnevalt mittehinnatava tuluga projektide puhul:
1. kui RÜ-d on teavitatud projektis tulu teenimisest, kontrollida, kas TS on teadlik kohustusest koostada tulu-kuluanalüüs 3 aastat ja üks kuu pärast
projekti lõppu, aga mitte hiljem kui 30.09.2023 ning et puhastulu teenimisel on nõutav projekti abikõlbliku kulude vähendamine teenitud puhastulu
osa võrra, mis on proportsionaalne projekti abikõlbliku kulu osale projekti kogukuludest;
2. kus tulust ei ole teavitatud, kontrollida, kas projektis teenitakse tulu. Kontrolli saab teostada, uurides TS kodulehel avaldatud infot (kas projekti
vara eest pakutakse tasulisi teenuseid või tooteid vms) ning küsitledes TS-t. Tulu teenimise avastamisel tuleb esitada tulu-kuluanalüüs ja projekti
abikõlblikke kulusid korrigeerida.
3.2.6.2 Täiendav järelkontroll
Täiendavalt projekti tegevuste kestusnõuete kontrollile pärast projekti lõppu teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus jooksvat kontrolli TS-te üle
Ametlike Teadaannete elektroonilisest väljaandest pankrotimenetluse algatamiste ja äriühingu kustutamishoiatuste kohta. Täpsemalt on kontroll kirjeldatud
TPK 2. peatüki alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1 SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse
järelevalve protsess ning koolitustegevus osa Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid punkti 2
alapunktis 2.5. Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll.
3.2.6.3 Riigiabi reeglitest tulenevad järelkontrollid
Teatud juhtudel näevad riigiabireeglid ette nõude kontrollida projekti tegevusi riigiabi/VTA andmise järgselt. Üldjuhul on TAT-is sätestatud riigiabi/VTA
andmise alused, mistõttu tuleb taotlusvooru rakendusdokumentide koostamisel veenduda kas riigiabireeglitest tuleneb järelkontrolli nõue või mitte. Nt
tegevused, mille elluviimiseks on antud riigiabi/VTA-d ettevõtjatele, kes osutavad üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid ja mille puhul tuleb kontrollida
liigse hüvitise andmist vähemalt iga kolme aasta tagant kümne aasta jooksul. Kui riigiabireeglitest tuleneb järelkontrolli nõue, siis protsessis 3.1.1.
Toetusskeemi ettevalmistamine nimetatud taotlusvooru ettevalmistaja kavandab ka tegevuse, mis tagab riigiabireeglitest tuleneva järelkontrolli kohustuse
täitmise.
3.2.6.4 EŠK regulatsioonist tulenevad järelkontrollid
EŠK regulatsiooni artikkel 4.15 lõike 2 järgi RKÜ tagab, et 5 aasta jooksul pärast projekti või programmikomponendi lõppemist on toetusest rahastatavate
seadmete, paigaldiste või ehitiste puhul täidetud järgmised tingimused: a) neid käitatakse ja kasutatakse toetusmeetme eesmärkide kohaselt; b) need on
nõuetekohaselt kindlustatud kahjujuhtumite, näiteks tulekahju, varguse või muude tavapäraste kahjujuhtumite, vastu ja c) need on korralikult hooldatud,
milleks eraldatakse piisavalt ressursse. EŠK regulatsiooni artikkel 4.15 lõike 9 järgi kui intellektuaalomandi õiguste tulemusel tekib kasum, lepivad selle
tulu kasutamises kokku RKÜ ja Šveits.
158
3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli
protsess
Riigiabi/VTA esinemise ja andmise analüüs toimub meetme koostamisel või muutmisel ja projekti elutsükli erinevates etappides (taotlemisel, elluviimisel ja
järelevalveperioodil). Teenusekoordinaator hindab koos TAO riigiabi eksperdiga ja vajadusel TAO juristiga riigiabi/VTA esinemist esmalt toetusmeetme
disainimisel ja tingimuste koostamisel või muutmisel. RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist) tagab vajadusel suhtluse RM RRO-ga, sh õigeaegse
teatiste esitamise ja abikava avamise RAR-is, kui RA-ga/PO-ga ei ole kokkulepitud teisiti.
Toetuse andmisel kontrollib projektikoordinaator riigiabi/VTA esinemist vastavuskontrolli raames. Kui toetusmeetmes esineb eriliigilist abi, mille valiku
alused ei ole piisavalt selged, või kui abi andmise küsimused eeldavad keerukamat õiguslikku analüüsi, sh ka meetme riskide hindamise tulemuse põhjal,
siis projektikoordinaator pöördub TAO juristi poole, kes teeb riigiabi/VTA esinemise detailanalüüsi. Projekti andmete kajastamine RARis taotluse
menetluses ja väljamaksete teostamisel on toodud TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. "Toetuste taotlemisega seotud protsessid" protsessipunktides 3.1.1,
3.1.2 ja 3.1.4 ja alapeatüki 3.2 "Kontrollitoimingutega seotud protsessid" protsessipunktis 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess. TAO jurist nõustab
vajadusel projektikoordinaatorit projekti elluviimise jooksul.
Nr Va Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontro
stu lljälg
taj
a
(a
me
tik
oht)
1. Riigiabi/VTA analüüs meetme tingimuste koostamisel või muutmisel
1.1 Te Kaasab meetme koostamisel või muutmisel riigiabi/VTA-ga seonduvate küsimuste lahendamiseks või protsessipunkti 2.3.13 punkti Vastavalt JIRA
en 2 alapunkti 2.5 kohase riskihindamise tabelis märgitud juhul TAO riigiabi eksperdi, vajadusel TAO juristi ja TAO ärianalüütiku. vajadusele task; E-
use kiri
- Teavitab RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTA-d
koo vastavalt TPK 3. osa protsessipunkti 3.1.1. "Toetusskeemi ettevalmistamine" punkti 1 alapunktile 1.4.
rdi
na
ator
1.2 TA Kui TAT sisaldab eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, siis analüüsib toetavaid tegevusi ja lubatud abiliike ning Vastavalt Allkirja
O hindab millistel tingimustel eriliigiline abi esineb. teenuse- statud
juri koordinaatori memo;
st Kui TAT toetatava tegevuse osas on riigiabi/VTA esinemine võimalik välistada ja TAT-s või selle seletuskirjas ei ole välistuse ja E-kiri
aluseid piisavalt selgelt välja toodud, siis analüüsib kas ning millistel tingimustel ja põhjustel riigiabi/VTA esineb/ei esine. Analüüsi riskieksperdiga
ja selle tulemused kajastab memos. Olemasoleva meetme muutmisel kontrollib varasemalt koostatud memos toodud põhjenduste kokkulepitud
kehtivust, vajadusel korrigeerib memo. Allkirjastab memo. Edastab allkirjastatud memo teenusekoordinaatorile, TRO TJ, TAO ajakavale
järelevalve riskieksperdile ja TAO ärianalüütikule.
1.3 Te Tutvub memoga ja salvestab selle TRO meetmepõhisesse serveriketta kausta. 3 tp jooksul Dokum
en memo ent
use saamisest serveri
- kettal
koo
rdi
na
ator
1.4 Te Edastab memo toetusskeemiga seotud projektikoordinaatoritele tutvumiseks. 1 tp E-kiri
en
use
-
koo
rdi
na
ator
1.5 Te Lisab koostöös TAO ärianalüütikuga asjakohased kontroll-küsimused vastavusnõuete KL-dele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi Enne Täiend
en eksperdiga ja TAO juristiga. Saadab JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi. taotlemise atud
use avanemist vastav
- usnõue
koo te KL
rdi vorm
na
ator
1.6 TA Seadistab taotlusvooru. Vastavalt Taotlus
O kokkulepitud voor
äri ajakavale seadist
an atud
alü SFOS-
ütik s
159
1.7 Te Meetme vooru KL-d edastab kinnitamiseks TRO TJ-le JIRA-s. 2 tp jooksul Meetm
en valmimisest e
use vooru
- KL-
koo d JIRA
rdi -s
na
ator
1.8 TR Kinnitab meetme vooru KL-d. 2 tp jooksul Kinnitat
O ud KL-
TJ d JIRA-
s
1.9 Te Meetme elluviimise käigus hindab vajadust riigiabi/VTA-ga seonduvat uuesti analüüsida vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. Vastavalt e-kiri
en vajadusele
use
-
koo
rdi
na
ator
2. Riigiabi/VTA analüüs toetuse andmisel ja toetuse andmise otsuse muutmisel
2.1 Pro Teostab taotleja ja taotluse vastavusnõuete kontrolli vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1 Toetuste taotlemisega seotud Vastavalt TAT Täidetu
jekt protsessid. Kui projekti tegevused vastavad TAT-is märgitud abi liikidele või TAO juristi koostatud memos toodud tingimustele või tähtaegadele d KL
i- on veendunud, et projektis riigiabi/VTA ei esine, teeb vastava märke KL-le koos viitega abi andmise õiguslikule alusele. Juristi
koo memo korral lisab märkustesse viite juristi memole.
rdi
na
ator
2.2 Pro Kui projekti tegevused eeldavad keerukamat hinnangut riigiabi/VTA esinemisele, saadab projekti andmed TAO juristile riigiabi/VTA Täidetu
jekt esinemise detailanalüüsi koostamiseks. d KL,
i- e-kiri
koo
rdi
na
ator
2.3 TA Analüüsib projekti eesmärki, tegevusi ja planeeritud kulude vastavust riigiabi/VTA andmise tingimustele ja abiliigi nõuetele. 10 tp Memo
O
juri
st
2.4 TA Vajadusel konsulteerib projektikoordinaatori, RM RRO-ga ja TAO riigiabi eksperdiga.
O
juri
st
2.5 TA Koostab analüüsi kohta memo.
O
juri
st
2.6 TA Allkirjastab memo ja edastab koordinaatorile. e-kiri
O
juri
st
2.7 Pro Tutvub juristi koostatud analüüsi ja järeldustega ja täiendab vastavalt KL-te. Laeb juristi memo üles SFOSi projekti juurde. 3 tp Märkus
jekt ed KL-
i- l
koo SFOS-
rdi s;
na Memo
ator SFOS-
s
2.8 Pro Vastavalt juristi memos toodud järeldustele muudab vajadusel projekti andmeid ja/või eelarvet SFOS-s ning teavitab toetuse Vastavalt Kande
jekt taotlejat riigiabi analüüsi tulemustest. taotluse d
i- menetlemise SFOS-
koo tähtaegadele s
rdi
na
ator
2.9 Pro Toetuse rahuldamise otsuse muutmise avalduse korral analüüsib muutmise vastavust juristi koostatud dokumentidele. Vajadusel Vastavalt Kande
jekt konsulteerib TAO riigiabi analüüsi tegev juristiga või algatab uuesti detailanalüüsi koostamise. vajadusele ja d
i- TAT SFOS-
koo tähtaegadele s;
rdi TRO
na muutmi
ator sotsus
160
3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD
Iga eelpool kirjeldatud kontrolltoimingu juures on viidatud, millal edasine protsess jätkub järelevalvemenetlusena.
Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ elluviimiseks on sõlmitud leping EIF ja MKM
vahel, lepingule kohaldub Inglise õigus. Juhul kui EstFundi rakendamisel tuvastatakse nõuetele mittevastavus teavitab MKM EIF-i, selgitamaks välja
põhjused, tagajärjed, tegevusplaani jms. Juhul kui MKM ja EIF jäävad eriarvamusele, lahendab kaasuse arbitraaž (rahastamislepingu punkt 23.2).
Tuvastatud rikkumise korral on eelduslik, et MKM esitab EIF-le kahjunõude. Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 elluviimiseks sõlmitud leping
pole tavapärane siseriiklikule õigusele alluv toetuse andmise tingimusi hõlmav leping, mistõttu rikkumise kahtlust ei asu uurima RTK, ühtlasi ei koosta RTK
rikkumise tuvastamisel TS-le finantskorrektsiooni otsust ning viimasest tulenevalt ei kohaldu käesoleva alapunktist 3 alates finantskorrektsiooni
menetlemise protsess. EIF-ga sõlmitud lepingu kontekstis on RTK-l kohustus saadud aruandluse ja muu info baasil hinnata lepingu elluviimise
reeglitepärasust, rikkumise kahtluse korral teavitada sellest MKM-i ja koostab rikkumisaruande SFOS-s ning jälgib kaasuse lahenduskäiku, fikseerides
lõpptulemuse. Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite finantskorrektsiooni otsuse teeb RTK RÜ-na vastavalt ÜSS §-dele 28–30.
EŠK programmi raames EŠK programmi ekspert saadab Šveitsi toetuste büroole teadmiseks need FKO eelnõud, mille Šveitsi poolse toetuse summa
ületab 10 000 Šveitsi franki. Kui Šveitsi toetuste büroo ei nõustu kavandatava finantskorrektsiooniga, mis ületab 10 000 Šveitsi franki, alustab Šveits RKÜ-
ga dialoogi ühe kuu jooksul alates ettepaneku saamisest.
Kliima meetmete RHS rikkumise korral, millel on RHS §-des 213-215 sätestatud väärteo tunnused, teavitab RTK TRO sellest Rahandusministeeriumi
riigihangete ja riigiabi osakonda. Ebaseadusliku või väärkasutatud riigiabi tagasinõudmise korral juhindutakse konkurentsiseaduse §-s 42 sätestatust.
Riigiabi andjal on õigus ebaseaduslik või väärkasutatud riigiabi tagasi nõuda kümne aasta jooksul.
Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg
1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine
1. Teenusekoordinaator, projekti- Kui nõuetele mittevastavust on võimalik mõistliku aja jooksul kõrvaldada, koostab toetuse saajale 5 tp jooksul peale Ettekirjutuse
1. koordinaator, järelevalve ekspert[1] ettekirjutuse kohustuse või nõude täitmata jätmisel rikkumise lõpetamiseks ja rikkumise tagajärgede nõuetele mittevastavuse eelnõu, e-kiri
(edaspidi ettekirjutuse koostaja) kõrvaldamiseks, määrates selleks vajalikud toiminguid ja nende täitmise tähtaja (STS § 42 lg 2 p 3/ ÜSS tuvastamist
§ 8 lg 6 või vastavalt TAT nõuetele). Vajadusel kooskõlastab ettekirjutuse juristiga.
1.2 Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse koostamisel arvestab haldusmenetluse seaduses kirjeldatud menetlusosalise selgituste 1 tp jooksul, kiri SFOS-s
andmise ja ärakuulamise põhimõttega – saadab toetuse saajale ettekirjutuse eelnõu tagasiside vastamiseks määratud
saamiseks. tähtaeg üldjuhul 5 tp
1.3 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega. 5 tp Kiri SFOS-s
1.4 Ettekirjutuse koostaja Analüüsib esitatud selgitusi, vajadusel kaasab asjakohaseid eksperte, sh konsulteerib vajadusel 2 tp e-kiri
järelevalve eksperdiga[2] rikkumise asjaolude hindamiseks.
1.5 Ettekirjutuse koostaja Kui saadud selgitustele tuginedes langeb rikkumine ära, lõpetab menetluse ja teavitab sellest toetuse 1 tp Kiri SFOS-s
saajat.
1.6 Ettekirjutuse koostaja Rikkumise puhul vajadusel täpsustab ettekirjutust ja edastab selle allkirjastamiseks TJ-ile. 1 tp Täiendatud
ettekirjutus
1.7 TJ Allkirjastab ettekirjutuse. 2 tp Kanne DHS-s
1.8 Ettekirjutuse koostaja Edastab ettekirjutuse toetuse saajale SFOS-i kaudu, võimalusel teeb SFOS-s muud asjakohased 1 tp Kiri ja kanded
kanded. SFOS-s,
1.9 Ettekirjutuse koostaja Kontrollib ettekirjutuste täitmist vastavalt seatud tähtaegadele. Võimalusel kannab info ettekirjutuse Vastavalt ettekirjutuses Kanne SFOS-
täitmise kohta SFOS-i, muul juhul säilitab info võrguketta kaustas. määratud tähtaegadele s, dokument
võrguketta
kaustas
1. Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse tähtaegselt täitmata jätmisel määrab võimalusel uue tähtaja. Jooksvalt, vastavalt Kiri ja kanded
10 vajadusele SFOS-s
Kui tähtaja pikendamine ei ole tulenevalt rikkumise sisust võimalik või kui pikendatud tähtajaks ei ole
toetuse saaja rikkumise tagajärgede kõrvaldamiseks vajalikke toiminguid teostanud jätkub protsess
nõuetele mittevastavuse menetlusena (antud punkti järgmine protsess).
2. Rikkumise kahtluse tuvastamine ja järelevalvemenetluse algatamine
2. Teenusekoordinaator, projekti- Kui on tuvastatud rikkumise kahtlus, teavitab kahtluse avastaja tekkinud asjaoludest TAO riskijuhtimise Koheselt mittevastavuse E-kiri,
1. koordinaator, TAO riskijuhtimise ja ja järelevalve TJ ning projekti eest vastutavat projektikoordinaatorit. kahtluse tuvastamisest otsesuhtlus
järelevalve TJ, hankeekspert,
järelevalve ekspert, TAO jurist, Viib vajadusel läbi kohapealse tegevuste kontrolli ja esitab vajadusel toetuse saajale järelepäringu
Norra_EMP programmi asjaolude täpsustamiseks. Konsulteerib järelevalve eksperdiga otsustamaks järelevalvemenetluse
koordinaator, EŠK programmi algatamise. Vajadusel kaasab arutellu TAO juristi ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ.
ekspert
Kui arutelu tulemusel jõutakse järeldusele, et nõuetele mittevastavus võib esineda, edastab info TAO
riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le.
2.2 Teenusekoordinaator, Kui rikkumise kahtlusel on pettuse kahtluse või kuriteo tunnused, siis teavitatakse e-kirjaga TAO Koheselt pettuse E-kiri
projektikoordinaator, TJ, riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. kahtluse tuvastamisest
hankeekspert, järelevalve ekspert,
järelevalve riskiekspert, Kui e-kirja teel teavitamine pole juhtumi asjaolusid arvestades mõistlik või võimalik, kutsub rikkumise
kahtluse tuvastaja või tema vahetu juht asjaolude selgitamiseks kokku koosoleku.
2.3 TAO jurist Tuvastades TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punkti 3.2.7 Riigiabi ja Koheselt mitte- Riigiabi
vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsessi raames riigiabi analüüsi teostamisel rikkumise, vastavuse kahtluse analüüs
edastab analüüsi TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le järelevalvemenetluse algatamiseks vastavalt tuvastamisest
antud TPK alapeatüki 3.3 punkti 2 alapunktile 2.1.
2.4 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Annab tööülesande konkreetsele järelevalve eksperdile. Pettuse kahtluse või kuriteo tunnusega 3 tp jooksul info Suunamine
rikkumise korral teeb otsuse, kas teavitada kuriteo või pettuse kahtlusest asjaomaseid uurimisorganeid saamisest infosüsteemis/
(PPA jne). e-kiri
uurimisorganile
161
2.5 Järelevalve ekspert Kui rikkumise kahtluse asjaolud on selged (nt arutatud varasemalt mittevastavuse tuvastajaga läbi, 10 tp jooksul E-kiri, kanne
fikseeritud kontrollaktis vmt), alustab järelevalvemenetlust. Koostab järelevalvemenetluse algatuskirja, tööülesande saamisest SFOS-s; Kinnit
mille edastab toetuse saajale SFOS postkasti kaudu ning sisestab SFOS-i rikkumise aruande. Suunab S atud jooksvad
FOS-s rikkumise esmaaruande ja lõpparuande kinnitamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le. Muu SFOS
del juhtudel kinnitab ise SFOS-s jooksvad rikkumise aruande rikkumise
uuendamised. aruanded
2.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kinnitab SFOS-s rikkumise esmaaruande ja rikkumise lõpparuande. Kui rikkumise aruandes on puudusi, 2 tp jooksul Kanne SFOS-
saadab selle täiendamiseks tagasi, teavitades paranduste tegemise vajadusest. Peale paranduste s; Kinnitatud
tegemist kinnitab rikkumise esmaaruande ja rikkumise lõpparuande. rikkumise
esmaaruanne
ja rikkumise
lõpparuanne
SFOS-s
2.7 Järelevalve ekspert Analüüsib tuvastatud rikkumise kahtlust järelevalvemenetluse raames ja vajadusel konsulteerib erinevate Järelevalvemenetluse E-kiri, memo,
osapooltega arutamaks rikkumise kahtluse asjaolusid, finantskorrektsiooni võimaliku vajaduse ja suuruse kestus 90 kalendripäeva aruanne
üle. Vajadusel koostab koosoleku kohta memo. SFOS-s
2.8 Järelevalve ekspert Küsib toetuse saajalt vajadusel täiendavat informatsiooni veendumaks kõigis rikkumise kahtlusega Vastavalt vajadusele Kiri SFOS-s
seotud asjaoludes ning tegevuste ja kulude võimalikus mitteabikõlblikkuses.
2.9 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega. Tavapäraselt 10 tp Kiri SFOS-s,
jooksul päringu tõendus-
saamisest materjal
2. Järelevalve ekspert Analüüsib esitatud selgitusi ning kui need on piisavad, koostab rikkumise asjaolude äralangemisel Vahetult pärast toetuse Memo
10 memo, kus toob välja kaalutluse, asjaolud jm olulise info ning lõpetab SFOS-s rikkumise aruande. saaja vastust
Vajadusel konsulteerib enne memo koostamist TAO juristiga rikkumise äralangemise põhjendatust. järelevalvemenetluse
raames
2. Järelevalve ekspert Edastab esmalt rikkumise asjaolude äralangemisel memo e-kirja teel või JIRA kaudu TRO Memo SFOS-s
11 koordinaatorile, TAO juristile ja seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le kooskõlastamiseks.
Lisab rikkumise kahtluse äralangemise memo SFOS-i (hangetega seotud juhtumite memo hangete
kontrolli moodulisse).
2. Järelevalve ekspert Teavitab TRO TJ, projektikoordinaatorit edastades rikkumise kahtluse äralangemise memo E-kiri koos
12 koordinaatorile ja TRO TJ-le teadmiseks. memoga
2. Projektikoordinaator Saades eksperdilt teavituse rikkumise puudumise kohta, lisab rikkumise kahtluse äralangemise memo 3 tp jooksul Kanne SFOS-
13 SFOS-i kuludokumendi või hanke juurde ja saadab kulu maksmisele. teavitusest s
2. Järelevalve ekspert Saadab teavituse järelvalvemenetluse lõpetamise kohta TS-le. 3 tp jooksul pärast Kiri SFOS-s
14 lõpetamisest
3. Finantskorrektsiooni otsuse (edaspidi FKO) koostamine või selle koostamata jätmine[3] ja eelarve vähendamine, v.a meetme tegevuses nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi
loomine riskikapitali pakkumiseks“ EIFiga sõlmitud rahastamislepingu raames
3.1 Järelevalve ekspert Kui TS selgitused ei ole piisavad või selgitusi ei esitatud, alustab finantskorrektsiooni otsuse eelnõu Jooksvalt järelevalve- Kanne SFOS-
koostamist. Vajadusel kutsub kokku koosoleku vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7. Riigiabiga seotud menetluse raames s; E-kiri
rikkumise korral küsib riigiabi/VTA sisendi TAO juristilt.
3.2 Järelevalve ekspert Kuni 1000 euro mitteabikõlbliku kuluga rikkumise puhul analüüsib võimalust jätta FKO tegemata, Jooksvalt[4] järelevalve- Kiri SFOS-s,
vajadusel konsulteerib juristiga. Kui FKO jääb tegemata, siis koostab asjaolust memo, sisestab menetluse raames kanded SFOS-
tagastuse koos memoga infosüsteemi SFOS ja märgib liigiks „finantskorrektsioon“ ja isikuks, kes toetuse s, memo, e-kiri
tagasi maksab või hüvitab on „Hüvitatakse riigieelarvest“ (tagastus jääb infosüsteemis laekumata
seisundisse), teavitab TS-t ja projektikoordinaatorit ning lõpetab infosüsteemis rikkumise aruande.
Menetlus toimub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.
3.3 Järelevalve ekspert Koostab FKO eelnõu vastavalt STS § 45 lõikele 1/ ÜSS § 28/ TAT-le. Jooksvalt[5] järelevalve Kiri SFOS-s, ,
menetluse raames memo, FKO
Riigiabiga/VTA-ga seotud FKO korral tugineb otsuse koostamisel punkti 2 alapunkti 2.3 TAO juristi eelnõu,
analüüsile.
Otsuse eelnõu koostamisel kontrollib vastavalt KAMIN juhendi p. 11, et FKO tegemise asjaolud on
kirjeldatud, protsendi alusel finantskorrektsiooni arvutamisel on kohaldatud õiget protsendimäära ja
arvutuse aluseks olev summa on korrektne, arvutatud finantskorrektsiooni summa ja alusetult makstud
toetuse mitteabikõlblik summa on korrektne, arvutuste aluseks on õiged nii ELi toetuse kui
omafinantseeringu proportsioonid.
3.4 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kontrollimiseks TAO juristile. 1 tp jooksul valmimisest E-kiri
3.5 TAO jurist Kontrollib kas FKO eelnõus või memos: 5 tp E-kiri
1) esinevad finantskorrektsiooni tegemise või rikkumise lõpetamise asjaolud;
2) finantskorrektsiooni rakendamisel protsendi alusel on protsendimäär kaalutletud, sh rakendatud
õiguslikud alused on korrektsed.
3) vajadusel täiendab eelnõud, sh lisab asja- ja ajakohase kohtupraktika.
Tagastab kontrollitud memo või FKO eelnõu järelevalve eksperdile.
3.6 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile. 1 tp jooksul E-kiri
3.7 Projektikoordinaator Kontrollib, kas FKO eelnõus kajastatud finantsandmed ( mitteabikõlblik kulu, toetuse ja 3 tp E-kiri
omafinantseeringu proportsioon, tegevuse nimetus, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm
olulised andmed) on korrektsed.
Saadab kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile.
3.8 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale 1 tp jooksul E-kiri
3.9 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlastab FKO eelnõu ja saadab kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul E-kiri
162
3. Järelevalve ekspert a) Üldjuhul esitab FKO eelnõu TS-le seisukohtade esitamiseks vastavalt STS § 23 lg 2 p 3/ ÜSS § 28, Koheselt pärast eelnõu Kiri SFOS-s;
10 määrates vastamise tähtaja (maksimaalselt 14 kalendripäeva) infosüsteemi vahendusel (v.a EŠK valmimist E-kiri
finantskorrektsiooni korral, mis ületab 10000 Šveitsi franki). Menetlus jätkub vastavalt punkti 3
alapunktile 3.15.
b) EŠK finantskorrektsiooni korral, mis ületab 10000 Šveitsi franki, saadab FKO eelnõu EŠK programmi
eksperdile e-kirja teel.
3. EŠK programmi ekspert Tutvub FKO eelnõuga, mis ületab 10000 Šveitsi franki, ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole ning 2 tp jooksul E-kiri; FKO
11 salvestab X-kettale programmi kausta. eelnõu CHF
programmi
kaustas X-
kettal
3. Šveitsi toetuste büroo esindaja Tutvub FKO eelnõuga, mis ületab 10000 Šveitsi franki, ja saadab vajaduse korral kommentaarid. 1 kuu jooksul E-kiri
12
3. EŠK programmi ekspert Tutvub Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega ja edastab kommenteeritud FKO eelnõu, järelevalve 2 tp jooksul E-kiri
13 eksperdile.
3. Järelevalve ekspert Tutvub kommentaaridega ja vajaduse korral täiendab FKO eelnõu. Esitab täiendatud FKO eelnõu TS-le 2 tp jooksul Täiendatud
14 seisukohtade esitamiseks. FKO eelnõu;
Kiri SFOS-s
3. TS Esitab omapoolsed seisukohad (vajadusel esitab täiendava tõendusmaterjali vms). RÜ poolt määratud Kiri SFOS-s,
15 tähtajaks e-kiri, tõendus-
materjal
3. Järelevalve ekspert Analüüsib esitatud selgitusi, kaasates vajadusel asjakohaseid eksperte, põhjendatud juhul lõpetab Esimesel võimalusel Memo, e-kiri,
16 menetluse vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10. pärast TS-lt tagasiside FKO, kiri
saamist SFOS-s
Rikkumise menetluse jätkumisel täiendab TS poolt esitatud info alusel otsuse eelnõud. Vajadusel järelevalvemenetluse
saadab täiendatud eelnõu TAO juristile vastavalt punkti 3 alapunktile 3.5. Kui ilmnevad uued asjaolud, raames
millest lähtuvalt tuleb FKO eelnõud oluliselt muuta, edastab muudetud eelnõu veel kord
kommenteerimiseks TS-le, määrates vastamise tähtaja (vt menetlust punkti 3 alapunktis 3.10), mis on
lühem kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks saatmisel (soovitavalt mitte rohkem kui 5 tp).
3. Järelevalve ekspert Kui FKO eelnõud ei muudeta, esitab selle DHS-s kooskõlastamiseks projektikoordinaatorile, TAO Kanne DHS-s
17 juristile, TRO TJ-le ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ning allkirjastamiseks TRO OJ-le või TAO
OJ-le (Norra/EMP vahendite/EŠK korral vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks TAO
juhataja). Lisab töövoo teadmiseks TRO projektikoordinaatorile. Kui tegemist on hankerikkumist
sisaldava FKO-ga, siis lisab töövoo teadmiseks ka TAO riigihangete kontrollüksuse juhile.
3. Projektikoordinaator, TAO jurist, Kooskõlastab FKO. 2 tp jooksul Kanne DHS-s
18 TRO TJ, TAO riskijuhtimise ja
järelevalve TJ
3. TRO OJ/TAO OJ [6] Allkirjastab FKO. 3 tp jooksul Allkirjastatud
19 FKO
3. Järelevalve ekspert Edastab allkirjastatud FKO SFOS postkasti kaudu TS-le. Veendub, et TS saab otsuse kätte. Vajadusel 2 tp jooksul Kiri SFOS-s
20 küsib kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edastab FKO TS
äriregistrisse kantud elektronposti aadressile.
Kui FKO (sh. alla 1000 euro juhtumid) on tehtud TAT käskkirja osas, siis saadab otsuse koopia e-kirjaga
vastavale RA-le. Muul juhul saadab RA-le otsuse kokkuleppel.
RA-le võib FKO-de info saata kokkuleppeliselt ka teatud pikema ajavahemiku tagant, koondades mitme
FKO info.
3. Järelevalve ekspert Sisestab tagastuse andmed SFOS-i ja täiendab rikkumise aruannet. 10 tp jooksul otsuse all- Kanded
21 kirjastamisest SFOS-s
3. Järelevalve ekspert Kui FKO-ga mitteabikõlblikuks loetud summa on väiksem kui MT-st rikkumise kahtluse tõttu kinni peetud Koheselt E-kiri
22 /välja võetud summa, annab projektikoordinaatorile teada, et kulu abikõlbliku osa võib TS-le välja maksta.
Kui FKO puudutab ka menetluses olevat MT-d, milles rikkumise seotud kulusid pole kinni peetud,
teavitab projektikoordinaatorit, mis summa või milline korrektsioonimäär tuleb rikkumisega seotud kulust
MT-s kinni pidada.
3. Projektikoordinaator 1) Eksperdilt teavituse saamisel jätkab MT menetlemist, pidades MT-st kinni rikkumise tõttu Menetlus jätkub teate Märge
23 mitteabikõlblikuks muutunud osa või edastab väljamaksmisele MT-st välja võetud kulu abikõlbliku osa. saamisest maksetaotluse
Kui FKO-ga tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud, vähendab RAR-is rikkumise kontroll-lehel;
ulatuses abi andmise summat juhul kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded e-kiri; kanded
projektikoordinaator. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.25. SFOS-s; RAR
kanded
2) Kui FKO-ga tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud ja kui vastavalt talituse
sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded teenusekoordinaator, siis saadab tagasi makstud summade
info e-kirja teel teenusekoordinaatorile RARi tagasimakse kande tegemiseks.
3. Teenusekoordinaator Vähendab RAR-is rikkumise ulatuses abi andmise summat juhul kui vastavalt talituse sisesele Koheselt Kanne
24 töökorraldusele teeb RAR kanded teenusekoordinaator. infosüsteemis
(RAR)
3. Järelevalve ekspert Saades projektikoordinaatorilt info, et menetluses olev MT sisaldab rikkumisega seotud uusi kulusid, Jooksvalt 5tp jooksul Kanne SFOS-
25 millega peab kaasnema eelarve vähendamine ja mille kohta on varasemalt juba FKO tehtud, sisestab teavituse saamisest s
MT vähendatud mitteabikõlblike kulude ulatuses SFOS-i tagastuse ja uuendab rikkumise aruannet.
3. Järelevalve ekspert Analüüsib 2 korda aastas lõpetamata rikkumiste aruandeid. 2x aastas (tähtajaga Kanded
26 31.05 ja 30.11) SFOS-s
Kui rikkumise menetlust ei saa lõpetada, ajakohastab rikkumise aruandes kajastatud info ning saadab
aruanded TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kinnitamiseks.
4. Finantskorrektsioonide üle arvestuse pidamine,[7] tasaarveldus ja tagasilaekumine[8]
4.1 Järelevalve ekspert Peab arvestust FKO tähtaegade ja tagasilaekumata summade üle, vajadusel suhtleb kinnituse Jooksvalt Tagasimakse
saamiseks RTK raamatupidajaga. konto
väljavõte, e-kiri
163
4.2 Toetuse saaja Maksab FKO-s nimetatud tagasimaksmisele kuuluva toetuse tagasi. 60 kp jooksul otsuse Kanne e-
kehtima hakkamise riigikassasse,
päevast arvates, avaldus
Kui lähtuvalt makseraskustesse sattumisest ei ole võimalik korraga FKO-s märgitud summat tagastada,
esitab põhjendatud avalduse tagasinõutava summa ajatamise kohta.
4.3 Järelevalve ekspert (maksete Märgib infosüsteemis tagastuse „tasutuks“. Kande teeb 4 tp jooksul Tagasikanne
kontrollija) tagasimakse info meetme
Tagasimakse laekumisel lisab RTK raamatupidajalt saadud info laekunud summa kohta ja laekumise laekumisest; tegevuse
alusdokumendi SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud kontole,
järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.“ kanded
SFOS-s
4.4 Järelevalve ekspert Kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt, edastab meeldetuletuse projekti kontaktisikule. Hiljemalt 2 tp jooksul Kiri SFOS-s
tähtaja saabumisest
4.5 Järelevalve ekspert Kui toetuse saaja on esitanud tagasimaksmisel oleva summa ajatamiseks avalduse, hindab ajatamise Ajatamisega Otsuse eelnõu
põhjendatust ja vajadusel küsib täiendavaid infot, mis tõendab makseraskustesse sattumist. nõustumise või
mittenõustumise kirja
Kui toetuse saaja on taotlenud ajatamist rohkem kui 12 kuud, kooskõlastab selle enne nõustumise kavandi
otsuse andmist TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-ga. Koostab ajatamisega nõustumisel FKO kooskõlastamise
muutmise või mittenõustumise otsuse ning esitab selle kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks vastavalt algatamine DHSis 5 tp
punkti 3 alapunktile 3.17.[9] Menetlus jätkub viidatud punktide kohaselt. jooksul ajatamise
taotluse saamisest
4.6 Järelevalve ekspert Kui ajatatud tagasimakse korral ei tasu TS osamakseid ajatamiskava kohaselt, kaalub toetuse Kui tagasimakse Kiri
tagasimaksmise ajatamise rahuldamise otsuse kehtetuks tunnistamist, vormistades otsuse toetuse tähtpäevast on /meeldetuletus
tagasimaksmiseks 30 kalendripäeva jooksul. Enne otsuse kehtetuks tunnistamist annab TS-le võimaluse möödunud rohkem kui 5 SFOS-s, e-kiri
hilinenud osamakse tasumiseks. tp
Edastab otsuse kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le ja allkirjastamiseks
TRO OJ-le/TAO OJ-le. Menetlus jätkub punkti 3 alapunkti 3.17 kohaselt.
4.7 Järelevalve ekspert Kui TS ei maksa tagasinõutud toetust tagasi tagasimaksmise tähtpäevaks (ega tagasinõutavat summat Kui tagasimakse Kiri SFOS-s,
ei ole võimalik tasaarveldada MTga), annab FKO sundtäitmisele (kohtutäiturile) täitemenetluse tähtpäevast on e-kiri
seadustikus sätestatud korras, arvestades HMS ja riigiasutusest toetuse saajale kohalduvaid erisusi. möödunud rohkem kui 5
tp
Enne sundtäitmiseks esitamist saadab TS-le meeldetuletuse tasumise tähtaja saabumisest, andes
toetuse saajale täiendava võimaluse (tähtaeg 2-3 tööpäeva) laekumata toetus tagasi maksta. Kui TS ei
reageeri, siis antakse nõue sundtäitmisele.
5. Erisused: toetuse vabatahtlik tagastamine ja tagastuse lootusetuks tunnistamine
5.1 Vabatahtlik tagastus
5. Toetuse saaja Teavitab kirjalikult rakendusüksust, et talle on hüvitatud mitteabikõlblik kulu ja annab teada soovist Jooksvalt Kiri SFOS-s
1.1 tagastada vahendid vabatahtlikult.
5. Projektikoordinaator Teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ vabatahtliku tagastuse avalduse esitamisest. 2 tp jooksul kirja E-kiri
1.2 saamisest
5. TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Annab vabatahtliku tagastusega seotud tööülesande konkreetsele järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul teate Tööülesanne
1.3 saamisest
5. Järelevalve ekspert Kontrollib vabatahtliku tagastuse kohustuslike tingimuste täitmist ja üheaegset esinemist: 10 tp ülesande E-kiri
1.4 saamisest vabatahtliku
1. TS avastab ise, et on maksetaotluse andmete esitamisel eksinud; tagastuse
2. TS on sellest omal algatusel RÜ-d teavitanud; nõustumise
3. toetus on välja makstud; või mitte-
4. TS on nõus toetuse 10 tööpäeva jooksul tagastama ja nõustumise
5. RÜ on nõus vabatahtliku tagastamisega. kohta, kiri
SFOS-s
Hindab kas esinevad kõik vabatahtliku tagastuse tingimused (sh ei ole makse osas, milles
mitteabikõlblike kulud esinevad, algatatud auditeerimist) ning kas toetuse saaja poolt välja toodud
korrektsiooni maht on asjakohane (sh veendub, et kas kõik mitteabikõlblikud kulud on sisse arvatud).
Vajadusel küsib projekti- koordinaatorilt ja toetuse saajalt täiendavat infot, et otsustada, kas tegemist on
toetuse vabatahtlikult tagastamise olukorraga.
5. Järelevalve ekspert Koostab ja vajadusel kooskõlastab juristiga vabatahtliku tagastuse nõustumise või mittenõustumise ning
1.5 edastab selle kirjaga infosüsteemist toetuse saajale, teadmiseks projektikoordinaatorile.
Nõustumisel analüüsib võimalust tagastuse tasaarveldamiseks või määrab TS-le vahendite tagastamise
tähtajaks 10 tp nõusoleku saatmisest arvates. Sisestab vabatahtliku tagastuse infosüsteemi SFOS.
Edastab tasaarvelduse teostamiseks info projektikoordinaatorile.
Vabatahtliku tagastuse tähtaegselt mittelaekumisel saadab toetuse saajale meeldetuletuse.
Tagasimakse mittelaekumisel jätkub protsess rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena
vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.
5. Järelevalve ekspert (maksete Tagasimakse laekumisel lisab RTK raamatupidajalt saadud info laekunud summa kohta ja laekumise 4 tp tagasimakse info Tagasikanne
1.6 kontrollija) alusdokumendi SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud laekumisest meetme
järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile. kontole,
kanne SFOS-s
5.2 Tagastuse lootusetuks tunnistamine
5. Järelevalve ekspert Sundtäitmisele saadetud FKO-de osas pöördub kord aastas kohtutäituri poole sundtäitmise kohta info 1x aastas (tähtaeg Otsuse
2.1 saamiseks ning kui kahe aasta jooksul alates täitemenetluse alustamisest ei ole õnnestunud nõuet 31.01) eelnõu, kanne
sundtäita, teavitab sellest TAO riskijuhtumise ja järelevalve TJ ning teeb ettepaneku nõude lootusetuks DHS-s
tunnistamiseks.
Muudel juhtudel, kui tagasimaksmisele kuuluvat toetust ei ole tagasi makstud ja tagasimakse
laekumiseks on tehtud täiendavaid tegevusi (eelnevad meeldetuletused, kohtumised, vajadusel
kohapealne kontroll), kuid toetuse saaja ei ole ikka toetust tagasi maksnud ja ilmnevad muud asjaolud
(kohtuotsus/ kohtumäärus, kohtutäituri või pankrotihalduri akt vms), millest lähtuvalt ei ole võimalik
toetust tagasi maksta, teeb ettepaneku FKO lootusetuks tunnistamiseks.
164
5. Järelevalve ekspert Valmistab ette tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise otsuse eelnõu DHS-s ja esitab selle 1 kord aastas või 10 tp Otsuse
2.2 kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO OJ-le. jooksul alates eelnõu DHS-s
lootusetuks
tunnistamise alustest
teada-saamisest
5. TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlastab otsuse tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta. 2 tp jooksul Kooskõlastus
2.3 DHS-s
5. TRO OJ/TAO OJ Allkirjastab massotsuse tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta. 2 tp jooksul Allkirjastatud
2.4 otsus DHS-s
5. Järelevalve ekspert Teeb SFOS-i märke, et projekti tagasinõue on tunnistatud lootusetuks. Lisab otsuse ja põhjendused 5 tp jooksul Kanne SFOS-
2.5 SFOS-i konkreetse tagastuse juurde. s
Täiendab SFOS-is rikkumise aruannet.
[1] Tegevuste kohapealse kontrolli või järelkontrolli raames tuvastatud puuduste korral teostab vajalikud toimingud järelevalve ekspert.
[2] Nõuetele mittevastavuse ja finantskorrektsiooni menetluse protsessis on viidatud TAO järelevalve talituse eksperdile, kes tegeleb rikkumiste analüüsi ja
finantskorrektsiooni otsuse eelnõu koostamisega.
[3] Vastavalt HMS § 5 lõikele 2 viiakse haldusmenetlus läbi eesmärgipäraselt ja efektiivselt ning võimalikult lihtsalt ja kiirelt. HMS § 35 lg 1 punktile 2
kohaselt algab menetlus haldusakti (finantskorrektsiooni otsuse) andmiseks, kui haldusorgan ehk otsustaja on menetlusosalist ehk toetuse saajat
teavitanud menetluse algatamisest. Kui tagasinõudmise alused on tuvastatud kontrolli või auditi raames, kus järeltegevuste teostamiseks on antud
tähtaeg, siis finantskorrektsiooni otsuse menetlemisel peetakse tähtajast kinni, paludes põhjendatud korral tähtaja pikendamist.
[4] FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).
[5] FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).[
[6] Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi /EŠK tehnilise abi meetmete korral vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks
TAO OJ.
[7] Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ja juhul kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt
teavitab sellest MKMi ning sundtäitmisele kohaldatakse EstFundi lepingu kontekstis asjakohast õigust.
[8] Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ning arvestatakse selles märgitud tagasimaksmise
tähtpäevaga.
[9] RÜ võib tagasimaksmisele kuuluva toetuse ajatada TS põhjendatud taotluse alusel vastavalt STS § 48 lg 3/ ÜSS § 29, kui korraga maksmine seab TS
olulisel määral makseraskustesse.
165
KÄSKKIRI
15.09.2023 nr 1-2/23/55
Riigi Tugiteenuste Keskuse
toetuste valdkonna töökorra kinnitamine
programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027
Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ §
20 lg 1 p 7 alusel:
1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra programmiperioodiks
2014-2020/ 2021-2027.
2. töökorrale lisanduvaid tehnilisi dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused)
ei kinnitata käesoleva käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigused ja
korraldus on kirjeldatud kinnitatava töökorra punktis 1.2.5.
3. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 27.12.2022 a. käskkirja nr 1-
2/0102 „Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine
programmiperioodiks 2014-2020/2021-27“.
4. Töökorra versioon 10 protsessid, mis reguleerivad Eesti- Šveitsi Koostööprogrammi
toetuste korraldamist ja rakendamist, kohaldataks alates Eesti- Šveitsi Koostööprogrammi
rakendamist reguleeriva siseriikliku õigusakti ning juhtimis- ja kontrollisüsteemi
kirjelduse jõustumisest.
5. Käskkiri jõustub allkirjastamise hetkest.
(allkirjastatud digitaalselt)
Pärt-Eo Rannap
peadirektor
Teatavaks teha: Kerli Luts, Anna Zolin, Marge Kõiva, Kertu Sepp, Urve Vool, Ülle Luide,
Imbi Uusjärv, Kadi Raudsepp, Mairi Uusen, Katri Targama, Kersti Kukk, Marek Kübarsepp.
Koostaja: Maarja Käis